Organizacja i zakres działania archiwów zakładowych oraz zasady postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.
Dz.Urz.KGPSP.2009.1.13
Akt obowiązującyDECYZJA Nr 17
KOMENDANTA GŁÓWNEGO PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
z dnia 22 kwietnia 2009 r.
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej
Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX
Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.
..................................................
ZAŁĄCZNIK
INSTRUKCJA
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej
Spis treści
Wykaz obowiązujących aktów prawnych
Rozdział I Postanowienia ogólne
Rozdział II Archiwa
Rozdział III Podział akt na kategorie archiwalne
Rozdział IV Przejmowanie akt przez archiwa
Rozdział V Ewidencja zasobu archiwalnego
Rozdział VI Udostępnianie akt
Rozdział VII Brakowanie akt
Rozdział VIII Personel archiwów
Rozdział IX Pomieszczenia archiwów
Rozdział X Kontrola i sprawozdawczość
Rozdział XI Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej
Rozdział XII Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
Wykaz obowiązujących aktów prawnych
1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.).
2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. Nr 107, poz. 679).
4. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. Nr 156, poz. 970).
5. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198).
6. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284).
7. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.).
8. Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.).
9. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 208, poz. 1741).
10. Zarządzenie nr 49 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 15 grudnia 2005 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych (Dz. Urz. MSWiA z 2006 r. Nr 1, poz. 1).
11. Zarządzenie nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. MSWiA Nr 9, poz. 42).
12. Decyzja nr 113 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KGPSP Nr 1, poz. 19).
13. PN-ISO 11799 z czerwca 2006 r. "Informacja i dokumentacja. Wymagania dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych".
14. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517).
15. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518).
16. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519).
17. Zarządzenie nr 3 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 24 lutego 2006 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez przełożonych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym strażaków Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KGPSP Nr 1, poz. 2).
18. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
Rozdział I
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
Rozdział II
Archiwa
Archiwa
Rozdział III
Podział akt na kategorie archiwalne
Podział akt na kategorie archiwalne
Rozdział IV
Przejmowanie akt przez archiwa
Przejmowanie akt przez archiwa
Materiały te nie podlegają przekazaniu do archiwum, a są niszczone we własnym zakresie w komórce organizacyjnej, która je wytworzyła bądź otrzymała.
a) na środku u góry nazwa jednostki organizacyjnej, poniżej nazwa komórki organizacyjnej, która wytworzyła akta,
b) poniżej po lewej stronie znak akt, złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt oraz jeżeli teczka zawiera dokumentację niejawną, symbolu teczki wynikającej z rejestru teczek, dzienników i książek korespondencyjnych prowadzonych przez kancelarię tajną,
c) poniżej po prawej stronie kategoria archiwalna akt, a przy aktach kategorii "B" i "BE" również okres ich przechowywania oraz symbol określony w § 11 ust. 1, a w przypadku dokumentacji niejawnej - klauzula tajności,
d) na środku tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt), pod którym można zamieścić dodatkowe, uzupełniające informacje dotyczące zawartości dokumentacji zgromadzonej w teczce,
e) pod tytułem daty skrajne - założenia pierwszej sprawy i zakończenia ostatniej (pełne daty roczne - miesięczne i dzienne tylko wtedy, gdy dokumenty podzielone są na kilka tomów),
f) w przypadku akt kat. "A" lub dokumentacji niejawnej - poniżej daty - ilości stron znajdujących się w teczce,
g) lewy dolny róg pozostawia się wolny z przeznaczeniem na wpisanie sygnatury archiwalnej jednostki.
Rozdział V
Ewidencja zasobu archiwalnego
Ewidencja zasobu archiwalnego
Rozdział VI
Udostępnianie akt
Udostępnianie akt
W przypadku akt zawierających informacje niejawne karta udostępniania akt dodatkowo powinna być zatwierdzona przez pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych.
Rozdział VII 4
(uchylony)
(uchylony)
Rozdział VIII
Personel archiwów
Personel archiwów
Rozdział IX
Pomieszczenia archiwów
Pomieszczenia archiwów
Rozdział X
Kontrola i sprawozdawczość
Kontrola i sprawozdawczość
Rozdział XI
Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej
Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej
Rozdział XII
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
Załączniki
Nr 1 - Spis spraw zawartych w teczce
Nr 2 - Spis dokumentów niejawnych zawartych w teczce
Nr 3 - Karta kontrolna
Nr 4 - Wzór opisu zawartości teczki kat. "A"
Nr 5 - Wzór opisu zawartości teczki kat. "B"
Nr 6 - Wzór opisu teczki akt osobowych
Nr 7 - Rejestr spisów zdawczo-odbiorczych
Nr 8 - Spis zdawczo-odbiorczy akt jawnych
Nr 9 - Spis zdawczo-odbiorczy akt niejawnych
Nr 10 - Protokół brakowania akt kat. "BC"
Nr 11 - Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia
Nr 12 - Protokół z ekspertyzy
Nr 13 - Protokół zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej
Nr 14 - Karta udostępnienia akt
Nr 15 - Informacja dla korzystającego
Nr 16 - Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego
Nr 17 - Protokół o braku - uszkodzeniu - udostępnionych akt
Nr 18 - Wzór pieczątki
Załącznik Nr 1
WZÓR
WZÓR
Lp. | Nr sprawy | Treść | Nr str. | Uwagi |
Załącznik Nr 2
WZÓR
WZÓR
Lp. | Nr dokumentu | DOTYCZY | Nr str. | Uwagi | |
korespondencyjny | DEWD*) | ||||
*) nie wpisuje się, jeżeli dokument wpłynął z innej jednostki organizacyjne
Załącznik Nr 3
WZÓR
WZÓR
Każdorazowe zapoznanie się z materiałami winno
być udokumentowane w niniejszym arkuszu.
KARTA KONTROLNA
(wykaz osób, które zapoznały się z materiałami archiwalnymi)
Lp. | Nazwisko i imię | Stanowisko służbowe | Cel zapoznania się z teczką | Data | Podpis |
Załącznik Nr 4
WZÓR
WZÓR
BIURO ORGANIZACJI I NADZORU
WYDZIAŁ ANALIZ
A
"E"
BO-IV-0362
...............................
(klauzula tajności)
TYTUŁ: Analizy, informacje (kompleksowe, problemowe)
ZAWARTOŚĆ: Analiza zbiorcza stanu dodatkowych zajęć zarobkowych podejmowanych poza służbą, przez funkcjonariuszy PSP w 2004 roku
Daty skrajne: 2004-2005 r.
Ilość stron: 124
Załącznik Nr 5
WZÓR
WZÓR
BIURO ORGANIZACJI I NADZORU
WYDZIAŁ ANALIZ
B-5
"Z"
BO-IV-0351
...............................
(klauzula tajności)
TYTUŁ: Statystyczne opracowania cząstkowe
ZAWARTOŚĆ: Dane do Rocznika Statystycznego.
Daty skrajne: 2004 r.
Załącznik Nr 6
WZÓR
WZÓR
BIURO KADR I SZKOLENIA
WYDZIAŁ KADR
BE50
"E"
BO-IV-120
..............................
(klauzula tajności)
Akta osobowe: Jan Michał Kowalski s. Piotra
Daty zatrudnienia: 1995-2005 rok
Ilość stron: 50
Załącznik Nr 7
WZÓR
WZÓR
Nr spisu | Data przyjęcia akt | Nazwa komórki przekazującej akta | Liczba | Uwagi | |
poz. spisu | teczek | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Załącznik Nr 8
WZÓR
WZÓR
(nazwa jednostki organizacyjnej
i komórki organizacyjnej)
Spis zdawczo-odbiorczy nr ......
Lp. | Znak teczki | Tytuł teczki | Daty skrajne od - do | Kat. akt | Liczba teczek | Miejsce przechowywania akt w archiwum | Data zniszczenia lub przekazania do archiwum |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
.................................................................................................
(podpis przekazującego)(data i podpis przyjmującego)
Załącznik Nr 9
WZÓR
WZÓR
(nazwa jednostki organizacyjnej(miejscowość)
i komórki organizacyjnej)
Spis zdawczo-odbiorczy
akt ............................................. Nr ................................................
(klauzula tajności)(nadaje archiwum)
przekazanych do ...............................................................................................
(nazwa archiwum)
dnia .....................................................
(wpisuje archiwum)
Lp. | Nr teczki wg | Tytuł teczki (księgi) | Data | Ilość kart | Kategoria | Nr i data protokołu zniszczenia lub przekazania | Uwagi | ||
wykazu akt | opisu | rozpoczęcia | zakończenia | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
...................................................................
(podpis kierownika komórki organizacyjnej)
Zdał: ..................................................Przyjął: ...............................................
(podpis kierownika kancelarii)(podpis kierownika archiwum)
UWAGA: w razie przekazywania akt spraw karnych w rubryce 3 wpisuje się nr teczki wg repertorium, a w rubryce 4 nazwiska, imiona i imiona ojców obwinionych lub rodzaj przestępstwa. Rubrykę 9 wypełnia archiwum.
Załącznik Nr 10 5
(uchylony)
(uchylony)
Załącznik Nr 11 6
(uchylony)
(uchylony)
Załącznik 12 7
(uchylony)
(uchylony)
Załącznik Nr 13 8
(uchylony)
(uchylony)
Załącznik Nr 14
WZÓR
WZÓR
(pieczątka komórki organizacyjnej)
Karta udostępnienia akt nr ......**)
**)
Data ...................................... ..................................................................
(termin zwrotu)
Proszę o udostępnienie*) - wypożyczenie*) akt powstałych w komórce organizacyjnej .............................................................................. z lat ................................................................
o znakach: ....................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
i upoważniam do ich wykorzystania*) - odbioru*) Ob. ...............................................................
(imię i nazwisko)
..................................
(podpis)
______
Zezwalam na udostępnienie*) - wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt
.....................................
(data i podpis)
Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt - tomów ................................ kart ....................................................................
Data ................................................. Podpis ................................................
Adnotacje o zwrocie akt
.......................................................................................................................................................
Akta zwrócono:
..................................................................................
(podpis oddającego)(podpis odbierającego)
*) niepotrzebne skreślić
**) wypełnia archiwum
Załącznik Nr 15
WZÓR
WZÓR
(nazwa jednostki organizacyjnej)
Informacja
1. Archiwa Państwowej Straży Pożarnej nie potwierdzają prawdziwości wiadomości zawartych w udostępnionej dokumentacji.
2. Wykorzystanie wiadomości uzyskanych z niżej wymienionej, udostępnionej dokumentacji w sposób, który mógłby spowodować naruszenie dóbr osobistych podlega odpowiedzialności wynikającej z przepisów Kodeksu Cywilnego.
Sygnatury udostępnianej dokumentacji:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.................................................................................................................................
(miejscowość i data)(imię i nazwisko osoby zapoznającej się z dokumentacją)
..................................
(podpis)
Załącznik Nr 16
WZÓR
WZÓR
(nazwa jednostki organizacyjnej(miejscowość)
przekazującej materiały archiwalne)
Spis zdawczo-odbiorczy nr .......
materiałów archiwalnych .............................................................................................................
(nazwa jednostki organizacyjnej - twórcy akt)
przekazanych do Archiwum Państwowego w .............................................................................
Lp. | Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) | Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt) | Daty skrajne od-do | Liczba teczek | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
......................................................................................
(podpis odbierającego)(podpis przekazującego)
Załącznik Nr 17
WZÓR
WZÓR
(miejscowość)
Protokół
o braku* - uszkodzeniu* - udostępnionych akt
sporządzony dnia .................................................................................. w sprawie:
1) zaginięcia*, 2) uszkodzenia*, 3) stwierdzonych braków* - wypożyczonych z archiwum zakładowego akt.
Akta o sygnaturze nr ............................................. wypożyczone przez ......................................
.......................................................................................................................................................
(imię i nazwisko - stanowisko służbowe pracownika)
1) zaginęły*
2) uległy uszkodzeniu*
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
3) mają niżej wykazane braki, stwierdzone przy odbiorze tych akt*
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Wyjaśnienie przyczyn zaginięcia*, uszkodzenia* akt: ................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
...............................................................................................
(archiwista)(wypożyczający akta)
...............................................................
(zwierzchnik wypożyczającego akta)
* niepotrzebne skreślić
Załącznik Nr 18 9
(uchylony)
(uchylony)
Załącznik Nr 19
Komenda Główna Państwowej Straży Pożarnej ARCHIWUM ul. Podchorążych 38, 00-463 Warszawa tel. (0-22) 523-33- 44, fax 523-33-50 |