Organizacja i obieg dokumentacji funkcjonującej w ramach współpracy z Krajowym Centrum Informacji Kryminalnych.

Dzienniki resortowe

B.I.LP.2021.7.74

Akt obowiązujący

Wersja od: 31 maja 2021 r.

DECYZJA Nr 46

DYREKTORA GENERALNEGO LASÓW PAŃSTWOWYCH

z dnia 31 maja 2021 r.

w sprawie organizacji i obiegu dokumentacji funkcjonującej w ramach współpracy z Krajowym Centrum Informacji Kryminalnych

GS.2502.7.2021

Na podstawie art. 33 ust. 1 oraz art. 48a ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 6. z późn. zm.) oraz § 6 Statutu Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe, wprowadzonego Zarządzeniem nr 50 Ministra Ochrony Środowiska Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 18 maja 1994 r., postanawia się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Decyzja określa zasady postępowania, organizacji, trybu i obiegu dokumentacji związanej ze współpracą z Krajowym Centrum Informacji Kryminalnych, zwanym dalej "KCIK", w jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań ustawowych, a w szczególności:

1) zapytań kierowanych przez Krajowe Centrum Informacji Kryminalnych do Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych lub Głównego Inspektora Straży Leśnej o udzielenie informacji o osobach w oparciu o posiadane informacje kryminalne przetwarzane w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe,

2) sposobu oraz trybu informowania o pracownikach uprawnionych i upoważnionych do przetwarzania informacji w ramach KCIK, w rozumieniu ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o przetwarzaniu informacji kryminalnych (tj. Dz. U. z 2019 r., poz. 2126 ze zm.).

2. Wprowadzone niniejszą decyzją uregulowania są rozwiązaniami tymczasowymi, przed wprowadzeniem docelowego systemu teleinformatycznego dedykowanego do korzystania przez PGL LP z zasobów KCIK.

3. Ogólne zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych (w zależności od przyjętego w danej jednostce organizacyjnej Lasów Państwowych systemu kancelaryjnego - tradycyjnego lub też elektronicznego zarządzania dokumentacją w ramach EZD), tj. sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ich ochrona przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą do momentu przekazania ich do archiwum, zawarte są w odrębnych regulacjach Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych, w szczególności w Instrukcji kancelaryjnej PGL LP.

4. Przetwarzanie informacji kryminalnej powinno być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne jest do realizacji celów, w których informacje te są przetwarzane. Przetwarzanie to powinno odbywać się z zachowaniem właściwego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w PGL LP, w sposób zapewniający ich odpowiednie bezpieczeństwo, w tym w szczególności ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub/i organizacyjnych.

§ 2. Przez użyte w decyzji określenia i skróty należy rozumieć:

1) ustawa - ustawa z dnia 6 lipca 2001 r. o przetwarzaniu informacji kryminalnych (tj. Dz. U. z 2019 r., poz. 2126 ze zm.);

2) KCIK - Krajowe Centrum Informacji Kryminalnych, komórka organizacyjna w Komendzie Głównej Policji, właściwa w sprawach gromadzenia, przetwarzania i przekazywania informacji kryminalnych, o których mowa w ustawie;

3) podmiot uprawniony (właściwy przełożony) - podmiot uprawniony, zgodnie z art. 19 ustawy, w zakresie swoich zadań ustawowych do otrzymywania informacji kryminalnych z KCIK. Podmiotami uprawnionymi w PGL LP są:

a) Dyrektor Generalny Lasów Państwowych,

b) dyrektorzy regionalnych dyrekcji Lasów Państwowych,

c) nadleśniczowie,

d) Główny Inspektor Straży Leśnej;

4) osoba upoważniona - pracownik Lasów Państwowych upoważniony przez podmiot uprawniony (zgodnie z pkt 3 do przetwarzania informacji z KCIK;

5) informacje kryminalne - określone w art. 13 ust. 1 ustawy dane dotyczące spraw będących przedmiotem czynności operacyjno-rozpoznawczych, wszczętego lub zakończonego postępowania karnego, w tym postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe oraz dotyczące innych postępowań lub czynności prowadzonych na podstawie ustaw przez podmioty określone w art. 19 i 20 ustawy, istotne z punktu widzenia czynności operacyjno-rozpoznawczych lub postępowania karnego;

6) przetwarzanie informacji kryminalnych - oznacza przetwarzanie informacji w rozumieniu art. 4 pkt 14 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r., poz. 125).

Rozdział  2

Obowiązki i zadania podmiotu uprawnionego, pracownicy upoważnieni do współpracy z KCIK

§  3. 

1. W celu nadania osobie upoważnionej upoważnienia do współpracy z KCIK - podmiot uprawniony wydaje indywidualne upoważnienie, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do niniejszej decyzji.

2. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1, zatwierdza, co jest równoznaczne z nadaniem uprawnień:

1) w Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych - Dyrektor Generalny LP na wniosek Głównego Inspektora Straży Leśnej,

2) w Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych - dyrektor RDLP,

3) w nadleśnictwie - nadleśniczy.

3. Informacja o nadanym upoważnieniu przekazywana jest:

1) Głównemu Inspektorowi Straży Leśnej - w przypadku upoważnień wydawanych przez dyrektora RDLP,

2) Dyrektorowi RDLP - w przypadku upoważnień wydawanych przez nadleśniczych.

4. Wskazany pracownik w RDLP prowadzi zbiorczą ewidencję osób upoważnionych w nadleśnictwach oraz w biurze RDLP, o których mowa w ust. 1. Odpowiedni rejestr prowadzony jest także na poziomie DGLP oraz w nadleśnictwie. Wskazanym pracownikiem powinna być osoba upoważniona.

5. Wygaśnięcie upoważnienia następuje w przypadkach:

1) ustania stosunku pracy;

2) powierzenia innych niż dotychczasowe zadań służbowych, niewymagających korzystania z informacji zawartych w KCIK;

3) zaistnienia okoliczności wskazujących na wykorzystywanie informacji kryminalnych w celach innych niż określone w ustawie;

4) utraty rękojmi zachowania tajemnicy, tj. zdolności osoby do spełnienia wymogów dla zapewnienia ochrony informacji kryminalnych przed ich nieuprawnionym ujawnieniem, stwierdzonej w wyniku przeprowadzenia odpowiedniego postępowania (w tym dyscyplinarnego).

6. Podmiot uprawniony:

1) w sposób bieżący, nie rzadziej jednak niż co 12 miesięcy, weryfikuje upoważnienia osób upoważnionych pod względem zgodności z zakresem wykonywanych zadań służbowych;

2) dokonuje aktualizacji danych przekazanych do jednostek organizacyjnych LP oraz KCIK w sposób ustalony z Szefem KCIK.

Rozdział  3

Szczegółowe zasady obiegu i trybu postępowania z zapytaniami KCIK

§  4. 

1. Informacje kryminalne w ramach współpracy z KCIK, o której mowa w § 1 ust. 1 pkt 1, przekazuje się podmiotom upoważnionym i uprawnionym osobom:

1) w formie elektronicznej, za pośrednictwem służbowej poczty email lub też funkcjonującego w LP elektronicznego systemu obiegu dokumentacji EZD, wyłącznie po uprzednim zaszyfrowaniu treści zapytania zgodnie z zasadami przyjętymi w Lasach Państwowych, przy czym hasło przekazuje się przy pomocy innej formy komunikacji;

2) w wyjątkowych, jednostkowych przypadkach za pośrednictwem poczty specjalnej lub też bezpośrednio.

2. Realizując zadania związane ze współpracą z KCIK, należy zachować sprawność działania, a także zapewnić jakość i spójność przetwarzanych danych, mając na uwadze zapewnienie właściwego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych i informacji kryminalnych oraz regulacje, o których mowa w § 1 ust. 3 i 4 niniejszej decyzji.

3. Czynności kancelaryjne w ramach obiegu informacji KCIK odbywają się w zachowaniem następujących zasad:

1) w Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych:

a) kierowane do DGLP przez KCIK zapytanie rejestrowane jest w kancelarii na podstawie skanu koperty (identyfikator RPW umieszczany jest na kopercie), przy czym kancelaria nie otwiera koperty, a tym samym nie wykonuje odzwierciedlenia cyfrowego zawartości koperty - pisma KCIK,

b) korespondencja (skan koperty) przekazywana jest poprzez EZD, z zachowaniem wewnętrznych regulacji, do Inspektoratu Straży Leśnej - Głównego Inspektora Straży Leśnej,

c) dokumentacja odnosząca się do zapytań KCIK gromadzona jest w haśle JRWA - 0172 - Udostępnianie informacji,

d) nazwa sprawy to numer kolejny zapytania KCIK. W przypadku wielu zapytań zawartych w jednym piśmie nazwa sprawy to pierwszy wymieniony w piśmie nr zapytania,

e) w EZD zapytania KCIK zawierające informacje kryminalne są plikami zaszyfrowanymi,

f) w ramach prowadzonej sprawy tworzone jest pismo przewodnie kierowane następnie do właściwej RDLP wraz z zaszyfrowanym załącznikiem, o którym mowa w lit. e,

g) hasło do zaszyfrowanego pliku jest przekazywane do jednostek nadzorowanych innym środkiem komunikacji elektronicznej;

2) w biurach Regionalnych Dyrekcji Lasów Państwowych:

a) dokumentacja odnosząca się do zapytań KCIK gromadzona jest w haśle JRWA - 0172 - Udostępnianie informacji,

b) nazwa sprawy jest tożsama z nazwą pisma otrzymanego z DGLP,

c) w EZD zapytania KCIK zawierające informacje kryminalne są przechowywane w postaci pliku zaszyfrowanego,

d) zapytanie KCIK zawierające dane osobowe w przypadku teczek aktowych prowadzonych w sposób tradycyjny nie jest włączane (w postaci wydrukowanej) do dokumentacji sprawy - teczek aktowych,

e) w sposób i na zasadach ustalonych przez RDLP zapytanie KCIK jest kierowane do nadzorowanych nadleśnictw lub też bezpośrednio do osób uprawnionych lub upoważnionych,

f) zapytanie KCIK jest przesyłane w formie elektronicznej - wyłącznie jako plik zaszyfrowany,

g) hasło do rozszyfrowania pliku jest przekazywane odbiorcy bezpiecznym kanałem komunikacji, tak aby zminimalizować ryzyko jego przejęcia,

h) w ramach prowadzonej sprawy włączane są odpowiedzi otrzymane z nadleśnictw, lub wyłącznie zbiorcze zestawienia zawierające informacje o udzielonych odpowiedziach, a także pismo stanowiące odpowiedź RDLP na zapytanie skierowane przez DGLP,

i) obieg dokumentacji pomiędzy DGLP a RDLP odbywa się wyłącznie poprzez EZD;

3) w ramach obiegu informacji i gromadzenia dokumentacji dot. KCIK w nadleśnictwach stosuje się odpowiednio zasady, o których mowa w pkt 2.

Rozdział  4

Postanowienia przejściowe i końcowe

§ 5. Zachowują moc upoważnienia osób upoważnionych do współpracy z KCIK, wydane na podstawie dotychczasowych przepisów.

§ 6. Zmiany w sposobie prowadzenia dokumentacji, o których mowa w niniejszej decyzji, w szczególności w zakresie określenia odpowiedniego hasła JRWA w ramach współpracy z KCIK, następują z dniem wejścia w życie niniejszej decyzji.

§ 7. Wzory formularzy, o których mowa w niniejszej decyzji, zostaną umieszczone w formie elektronicznych dokumentów w systemie informatycznym LP, w części poświęconej Straży Leśnej.

§ 8. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK Nr  1

........................................................................

(Nazwa jednostki organizacyjnej PGL LP)

	.........................................	.................................
	(Miejscowość)	(Data)

ZATWIERDZAM

................................................

NADANIE UPOWAŻNIENIA DO WSPÓŁPRACY Z KCIK

OSOBA UPOWAŻNIONA
IMIĘ		NAZWISKO
STANOWISKO SŁUŻBOWE		KOMÓRKA ORGANIZACYJNA
SŁUŻBOWY TEL. KONTAKTOWY		ADRES E-MAIL

Jednocześnie zobowiązuje się Pana/Panią do przestrzegania uregulowań ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o przetwarzaniu informacji kryminalnych oraz pozostałych przepisów wykonawczych do tej ustawy, w tym uregulowań Dyrektora Generalnego LP w sprawach odnoszących się do informacji kryminalnej.

	..............................................................................
	(Imię i nazwisko sporządzającego)

__________________________________________________________________________

ODEBRANIE UPOWAŻNIENIA DO WSPÓŁPRACY Z KCIK

DATA ODEBRANIA UPOWAŻNIENIA: ..........................................

ZATWIERDZAM: ..................................................................................

WNIOSEK WYPEŁNIAĆ CZYTELNIE DRUKOWANYMI LITERAMI