Organizacja i funkcjonowanie kontroli zarządczej w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.PKRUS.2011.2.13
Akt obowiązujący Wersja od: 13 kwietnia 2011 r.
ZARZĄDZENIE
PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO
z dnia 8 lutego 2011 r.
w sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
Na podstawie art. 59 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników ( j.t. Dz. U. z 2008 r. Nr 50, poz. 291 z późn. zm.), art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), zarządza się, co następuje:
§ 1.
1.
Prezes Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zwanej dalej Kasą.2.
Dyrektorzy biur i kierujący zespołami Centrali Kasy oraz dyrektorzy oddziałów regionalnych Kasy zapewniają funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanych przez nich komórkach i jednostkach organizacyjnych.3.
W celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Kasie określa się w niniejszym zarządzeniu zasady prowadzenia kontroli zarządczej.§ 2.
1.
Kontrola zarządcza w Kasie to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy mających na celu zapewnienie w szczególności: 1)
zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2)
skuteczności i efektywności działania, 3)
wiarygodności sprawozdań, 4)
ochrony zasobów, 5)
przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6)
efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7)
zarządzania ryzykiem.2.
Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej obejmuje opracowanie systemu kontroli zarządczej, wdrożenie, ciągłą ocenę jego funkcjonowania oraz w miarę potrzeb jego aktualizowanie.§ 3.
Kontrola zarządcza w Kasie składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów wymienionych w Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych określonych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84): 1)
środowiska wewnętrznego, 2)
celów i zarządzania ryzykiem, 3)
mechanizmów kontroli, 4)
informacji i komunikacji, 5)
monitorowania i oceny.§ 4.
1.
Na dokumentację kontroli zarządczej w Kasie składają się regulacje wewnętrzne: 1)
o charakterze organizacyjnym:a)
ogólnym określające strukturę organizacyjną jednostki,b)
indywidualnym określające kompetencje pracowników; 2)
o charakterze proceduralnym:a)
określające przebieg procesów gospodarczych,b)
określające przebieg kontroli/inspekcji/audytów.§ 5.
1.
Prezes Kasy może zobowiązać dyrektorów biur, kierujących zespołami Centrali Kasy oraz dyrektorów oddziałów regionalnych Kasy do przedstawienia informacji o stanie kontroli zarządczej, która będzie podstawą złożenia przez Prezesa Kasy oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok zgodnie z art. 70 ust. 4 ustawy o finansach publicznych.2.
Informacja dla Prezesa Kasy o stanie kontroli zarządczej za dany rok powinna zawierać jednoznaczne sformułowanie o tym, że w podległych komórkach i jednostkach organizacyjnych: 1)
w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza, lub 2)
w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza, należy wskazać czego dotyczą zastrzeżenia, lub 3)
nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza, należy wskazać czego dotyczą zastrzeżenia.§ 6.
Zapewnienie o stanie kontroli zarządczej zawarte w informacji/oświadczeniu jest dokonywane przede wszystkim na podstawie wyników: 1)
monitorowania realizacji celów i zadań, 2)
samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Załącznik nr 1), 3)
systemu zarządzania ryzykiem, 4)
przeprowadzonych audytów, 5)
przeprowadzonych kontroli oraz inspekcji, 6)
przeprowadzonych kontroli zewnętrznych.§ 7.
W celu wsparcia w zapewnieniu adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w Kasie zostaje powołany Zespół ds. kontroli zarządczej. Regulamin działania Zespołu stanowi Załącznik nr 2 do Zarządzenia.§ 8.
Dodatkowo Biuro Audytu pełni funkcję doradczą dla Prezesa Kasy w zakresie realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej, a w szczególności jej adekwatności, skuteczności i efektywności.§ 9.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.ZAŁĄCZNIK Nr 1 1
Ankieta do samooceny kontroli zarządczej - kierownicy komórek organizacyjnych
Ankieta do samooceny kontroli zarządczej - kierownicy komórek organizacyjnych
L.p. | PYTANIE | TAK | NIE | Trudno ocenić | |
1. | Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania? | ||||
2. | Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego? | ||||
3. | Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? | ||||
4. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? | ||||
5. | Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej? | ||||
6. | Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań? - należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK | ||||
7. | Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? | ||||
8. | Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? | ||||
9. | Czy istniejące w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? | ||||
10. | Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? | ||||
11. | Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? | ||||
12. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? | ||||
13. | Czy przekazanie zadań i obowiązków pracownikom w Pani/Pana komórce organizacyjnej następuje zawsze w drodze pisemnej? | ||||
14. | Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej? | ||||
15. | Czy został określony ogólny cel istnienia Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)? | ||||
16. | Czy w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? | ||||
17. | Czy cele i zadania Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? - należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 16 brzmi TAK | ||||
18. | Czy Pani/Pan wyznacza cele do osiągnięcia i zadania do zrealizowania przez pracowników Pani/Pana komórki organizacyjnej w bieżącym roku? | ||||
19. | Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? | ||||
20. | Czy przygotowuje Pani/Pan okresowe informacje nt. stopnia realizacji powierzonych do wykonania zadań? | ||||
21. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? (jeśli TAK - proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 25) | ||||
22. | Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? | ||||
23. | Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? | ||||
24. | Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko)? | ||||
25. | Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (np. poprzez intranet)? | ||||
26. | Czy w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? (jeśli TAK - proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 28) | ||||
27. | Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? | ||||
28. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? | ||||
29. | Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? | ||||
30. | Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego? | ||||
31. | Czy w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? | ||||
32. | Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? | ||||
33. | Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w [jednostce] w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)? | ||||
34. | Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań? | ||||
35. | Czy praca audytu wewnętrznego przyczynia się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego? |
L.p. | PYTANIE | TAK | NIE | Trudno ocenić |
1. | Czy Pani/Pan wie jakie zachowania pracowników uznawane są w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego za nieetyczne? | |||
2. | Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego? | |||
3. | Czy Pani/Pana zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie? | |||
4. | Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? | |||
5. | Czy szkolenia, w których Pan/Pani uczestniczył/a były przydatne na zajmowanym stanowisku? | |||
6. | Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy? | |||
7. | Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)? | |||
8. | Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze? | |||
9. | Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań? | |||
10. | Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań? | |||
11. | Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego? | |||
12. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? | |||
13. | Czy cele i zadania Pani/Pana komórki organizacyjnej na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? - należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 12 brzmi TAK | |||
14. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? | |||
15. | Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej? | |||
16. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej podejmuje się wystarczające działania mające na celu ograniczenie zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk, w szczególności tych istotnych? | |||
17. | Czy posiada Pani/Pan bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (np. poprzez intranet)? | |||
18. | Czy istniejące procedury w wystarczającym stopniu opisują zadania realizowane przez Panią/Pana? | |||
19. | Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)? | |||
20. | Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań? | |||
21. | Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, powodzi, poważnej awarii? | |||
22. | Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw na Pani/Pana stanowisku pracy? | |||
23. | Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem? | |||
24. | Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych Pani/Panu zadań? | |||
25. | Czy postawa osób na stanowiskach kierowniczych w Pani/Pana komórce organizacyjnej zachęca pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji zadań komórki organizacyjnej? | |||
26. | Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc? | |||
27. | Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? | |||
28. | Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego? | |||
29. | Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami) oraz swoje uprawnienia i obowiązki w tym zakresie? | |||
30. | Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? | |||
31. | Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zasad, procedur, instrukcji itp.? |
ZAŁĄCZNIK Nr 2
Regulamin działania Zespołu ds. kontroli zarządczej w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
Regulamin działania Zespołu ds. kontroli zarządczej w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
Podstawowym zadaniem Zespołu ds. kontroli zarządczej, zwanego dalej Zespołem, jest przedstawienie informacji na temat stanu kontroli zarządczej w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz propozycji usprawnień w tym zakresie.
§ 2.
1.
W skład Zespołu wchodzą następujący członkowie: 1)
Janina Pszczółkowska - Zastępca Prezesa Kasy- Przewodniczący Zespołu, 2)
Tadeusz Jabłoński - Dyrektor Biura Strategii i Rozwoju - Zastępca Przewodniczącego, 3)
Jolanta Nerło - Dyrektor Biura Audytu - członek Zespołu. 4) 2
Krystyna Zawitkowska - Dyrektor Biura Finansowo-Księgowego - członek Zespołu, 5)
Jarosław Pucek - Główny Specjalista, Biuro Kontroli -członek Zespołu, 6)
Marcin Walczyk - Specjalista, Biuro Audytu - Sekretarz Zespołu, 7)
Bożena Wizemberg -Audytor Wewnętrzny, Biuro Audytu - członek uczestniczący w pracach Zespołu jako osoba świadcząca usługi doradcze.2.
W razie potrzeby na spotkania Zespołu będą zapraszane osoby nie wchodzące w skład Zespołu, jeżeli ich obecność będzie niezbędna w pracach Zespołu.§ 3.
1.
Zespół sprawuje funkcję doradczą dla Prezesa Kasy w szczególności poprzez: 1)
przedstawianie informacji na temat stanu kontroli zarządczej w Kasie oraz propozycji usprawnień w tym zakresie, 2)
przegląd dokumentacji regulującej funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej, 3)
inicjowanie działań w celu aktualizacji dokumentacji regulującej funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej, 4)
propozycje usprawnień sposobu monitorowania i udoskonalania kontroli zarządczej, 5)
dokonywanie analizy oraz wstępnej oceny informacji o stanie rok kontroli zarządczej wymienionych w § 5 Zarządzenia.§ 4.
1.
Posiedzenia Zespołu zwołuje Przewodniczący.2.
W czasie nieobecności Przewodniczącego Zespołu jego zadania wykonuje Zastępca Przewodniczącego.§ 5.
Do podstawowych obowiązków i uprawnień Przewodniczącego Zespołu należy w szczególności: 1)
koordynacja prac nad zadaniami Zespołu określonymi w § 3 Regulaminu, 2)
określanie i przyporządkowywanie zadań poszczególnym członkom Zespołu, 3)
powoływanie podzespołów tematycznych odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych zadań w trakcie prac Zespołu, 4)
wstępne akceptowanie wypracowanych informacji i dokumentacji w celu ich zatwierdzenia przed przedłożeniem Prezesowi Kasy, 5)
wnioskowanie do dyrektorów biur, kierujących zespołami Centrali Kasy (dyrektorów oddziałów regionalnych Kasy) o udział w pracach Zespołu innych pracowników Kasy.§ 6.
1.
Informacje wymienione w § 5 Zarządzenia o stanie kontroli zarządczej gromadzi Sekretarz, a następnie przekazuje je Przewodniczącemu Zespołu.2.
Posiedzenia Zespołu dokumentowane są przez Sekretarza w formie protokołu sporządzanego w dwóch egzemplarzach.3.
Protokół podpisuje osoba, która przewodniczyła posiedzeniu wraz z Sekretarzem Zespołu. Jeden egzemplarz przekazywany jest Prezesowi Kasy, natomiast drugi przechowywany jest przez Sekretarza.§ 7.
Zobowiązuję dyrektorów Biur, kierujących Zespołami Centrali Kasy, dyrektorów oddziałów regionalnych Kasy oraz pracowników Kasy do: 1)
udzielania Zespołowi wszelkiej pomocy w wykonywaniu zadań określonych niniejszym regulaminem, opracowywania na prośbę Przewodniczącego Zespołu, stosownej dokumentacji, niezbędnej do realizacji zadań Zespołu, 2)
delegowania podległych pracowników, na wniosek Przewodniczącego Zespołu, do wzięcia udziału w posiedzeniach Zespołu.1 Załącznik nr 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 13 kwietnia 2011 r. (Dz.Urz.PKRUS.11.2.21) zmieniającej nin. zarządzenie z dniem 13 kwietnia 2011 r.
2 Załącznik nr 2 § 2 ust. 1 pkt 4 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia z dnia 13 kwietnia 2011 r. (Dz.Urz.PKRUS.11.2.21) zmieniającej nin. zarządzenie z dniem 13 kwietnia 2011 r.