Organizacja i funkcjonowanie kontroli zarządczej w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2011.2.13

Akt obowiązujący
Wersja od: 13 kwietnia 2011 r.

ZARZĄDZENIE
PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO
z dnia 8 lutego 2011 r.
w sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

Na podstawie art. 59 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników ( j.t. Dz. U. z 2008 r. Nr 50, poz. 291 z późn. zm.), art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), zarządza się, co następuje:
§  1.
1.
Prezes Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zwanej dalej Kasą.
2.
Dyrektorzy biur i kierujący zespołami Centrali Kasy oraz dyrektorzy oddziałów regionalnych Kasy zapewniają funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanych przez nich komórkach i jednostkach organizacyjnych.
3.
W celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Kasie określa się w niniejszym zarządzeniu zasady prowadzenia kontroli zarządczej.
§  2.
1.
Kontrola zarządcza w Kasie to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy mających na celu zapewnienie w szczególności:
1)
zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2)
skuteczności i efektywności działania,
3)
wiarygodności sprawozdań,
4)
ochrony zasobów,
5)
przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6)
efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7)
zarządzania ryzykiem.
2.
Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej obejmuje opracowanie systemu kontroli zarządczej, wdrożenie, ciągłą ocenę jego funkcjonowania oraz w miarę potrzeb jego aktualizowanie.
§  3.
Kontrola zarządcza w Kasie składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów wymienionych w Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych określonych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84):
1)
środowiska wewnętrznego,
2)
celów i zarządzania ryzykiem,
3)
mechanizmów kontroli,
4)
informacji i komunikacji,
5)
monitorowania i oceny.
§  4.
1.
Na dokumentację kontroli zarządczej w Kasie składają się regulacje wewnętrzne:
1)
o charakterze organizacyjnym:
a)
ogólnym określające strukturę organizacyjną jednostki,
b)
indywidualnym określające kompetencje pracowników;
2)
o charakterze proceduralnym:
a)
określające przebieg procesów gospodarczych,
b)
określające przebieg kontroli/inspekcji/audytów.
§  5.
1.
Prezes Kasy może zobowiązać dyrektorów biur, kierujących zespołami Centrali Kasy oraz dyrektorów oddziałów regionalnych Kasy do przedstawienia informacji o stanie kontroli zarządczej, która będzie podstawą złożenia przez Prezesa Kasy oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok zgodnie z art. 70 ust. 4 ustawy o finansach publicznych.
2.
Informacja dla Prezesa Kasy o stanie kontroli zarządczej za dany rok powinna zawierać jednoznaczne sformułowanie o tym, że w podległych komórkach i jednostkach organizacyjnych:
1)
w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza, lub
2)
w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza, należy wskazać czego dotyczą zastrzeżenia, lub
3)
nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza, należy wskazać czego dotyczą zastrzeżenia.
§  6.
Zapewnienie o stanie kontroli zarządczej zawarte w informacji/oświadczeniu jest dokonywane przede wszystkim na podstawie wyników:
1)
monitorowania realizacji celów i zadań,
2)
samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Załącznik nr 1),
3)
systemu zarządzania ryzykiem,
4)
przeprowadzonych audytów,
5)
przeprowadzonych kontroli oraz inspekcji,
6)
przeprowadzonych kontroli zewnętrznych.
§  7.
W celu wsparcia w zapewnieniu adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w Kasie zostaje powołany Zespół ds. kontroli zarządczej. Regulamin działania Zespołu stanowi Załącznik nr 2 do Zarządzenia.
§  8.
Dodatkowo Biuro Audytu pełni funkcję doradczą dla Prezesa Kasy w zakresie realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej, a w szczególności jej adekwatności, skuteczności i efektywności.
§  9.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1 1

Ankieta do samooceny kontroli zarządczej - kierownicy komórek organizacyjnych

L.p.PYTANIETAKNIETrudno ocenić
1.Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania?
2.Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego?
3.Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?
4.Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)?
5.Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej?
6.Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań? - należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK
7.Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy?
8.Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań?
9.Czy istniejące w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności?
10.Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań?
11.Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana?
12.Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki?
13.Czy przekazanie zadań i obowiązków pracownikom w Pani/Pana komórce organizacyjnej następuje zawsze w drodze pisemnej?
14.Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej?
15.Czy został określony ogólny cel istnienia Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)?
16.Czy w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)?
17.Czy cele i zadania Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? - należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 16 brzmi TAK
18.Czy Pani/Pan wyznacza cele do osiągnięcia i zadania do zrealizowania przez pracowników Pani/Pana komórki organizacyjnej w bieżącym roku?
19.Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań?
20.Czy przygotowuje Pani/Pan okresowe informacje nt. stopnia realizacji powierzonych do wykonania zadań?
21.Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? (jeśli TAK - proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 25)
22.Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować?
23.Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej?
24.Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko)?
25.Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (np. poprzez intranet)?
26.Czy w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? (jeśli TAK - proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 28)
27.Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii?
28.Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników?
29.Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej?
30.Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego?
31.Czy w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej?
32.Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)?
33.Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w [jednostce] w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)?
34.Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań?
35.Czy praca audytu wewnętrznego przyczynia się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego?
Ankieta do samooceny kontroli zarządczej - pracownicy jednostki
L.p.PYTANIETAKNIETrudno ocenić
1.Czy Pani/Pan wie jakie zachowania pracowników uznawane są w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego za nieetyczne?
2.Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego?
3.Czy Pani/Pana zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie?
4.Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?
5.Czy szkolenia, w których Pan/Pani uczestniczył/a były przydatne na zajmowanym stanowisku?
6.Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy?
7.Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)?
8.Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze?
9.Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań?
10.Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań?
11.Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego?
12.Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)?
13.Czy cele i zadania Pani/Pana komórki organizacyjnej na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? - należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 12 brzmi TAK
14.Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)?
15.Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej?
16.Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej podejmuje się wystarczające działania mające na celu ograniczenie zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk, w szczególności tych istotnych?
17.Czy posiada Pani/Pan bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (np. poprzez intranet)?
18.Czy istniejące procedury w wystarczającym stopniu opisują zadania realizowane przez Panią/Pana?
19.Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)?
20.Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań?
21.Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, powodzi, poważnej awarii?
22.Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw na Pani/Pana stanowisku pracy?
23.Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem?
24.Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych Pani/Panu zadań?
25.Czy postawa osób na stanowiskach kierowniczych w Pani/Pana komórce organizacyjnej zachęca pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji zadań komórki organizacyjnej?
26.Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc?
27.Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej?
28.Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego?
29.Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami) oraz swoje uprawnienia i obowiązki w tym zakresie?
30.Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)?
31.Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zasad, procedur, instrukcji itp.?

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Regulamin działania Zespołu ds. kontroli zarządczej w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

Podstawowym zadaniem Zespołu ds. kontroli zarządczej, zwanego dalej Zespołem, jest przedstawienie informacji na temat stanu kontroli zarządczej w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz propozycji usprawnień w tym zakresie.
§  2.
1.
W skład Zespołu wchodzą następujący członkowie:
1)
Janina Pszczółkowska - Zastępca Prezesa Kasy- Przewodniczący Zespołu,
2)
Tadeusz Jabłoński - Dyrektor Biura Strategii i Rozwoju - Zastępca Przewodniczącego,
3)
Jolanta Nerło - Dyrektor Biura Audytu - członek Zespołu.
4) 2
Krystyna Zawitkowska - Dyrektor Biura Finansowo-Księgowego - członek Zespołu,
5)
Jarosław Pucek - Główny Specjalista, Biuro Kontroli -członek Zespołu,
6)
Marcin Walczyk - Specjalista, Biuro Audytu - Sekretarz Zespołu,
7)
Bożena Wizemberg -Audytor Wewnętrzny, Biuro Audytu - członek uczestniczący w pracach Zespołu jako osoba świadcząca usługi doradcze.
2.
W razie potrzeby na spotkania Zespołu będą zapraszane osoby nie wchodzące w skład Zespołu, jeżeli ich obecność będzie niezbędna w pracach Zespołu.
§  3.
1.
Zespół sprawuje funkcję doradczą dla Prezesa Kasy w szczególności poprzez:
1)
przedstawianie informacji na temat stanu kontroli zarządczej w Kasie oraz propozycji usprawnień w tym zakresie,
2)
przegląd dokumentacji regulującej funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej,
3)
inicjowanie działań w celu aktualizacji dokumentacji regulującej funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej,
4)
propozycje usprawnień sposobu monitorowania i udoskonalania kontroli zarządczej,
5)
dokonywanie analizy oraz wstępnej oceny informacji o stanie rok kontroli zarządczej wymienionych w § 5 Zarządzenia.
§  4.
1.
Posiedzenia Zespołu zwołuje Przewodniczący.
2.
W czasie nieobecności Przewodniczącego Zespołu jego zadania wykonuje Zastępca Przewodniczącego.
§  5.
Do podstawowych obowiązków i uprawnień Przewodniczącego Zespołu należy w szczególności:
1)
koordynacja prac nad zadaniami Zespołu określonymi w § 3 Regulaminu,
2)
określanie i przyporządkowywanie zadań poszczególnym członkom Zespołu,
3)
powoływanie podzespołów tematycznych odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych zadań w trakcie prac Zespołu,
4)
wstępne akceptowanie wypracowanych informacji i dokumentacji w celu ich zatwierdzenia przed przedłożeniem Prezesowi Kasy,
5)
wnioskowanie do dyrektorów biur, kierujących zespołami Centrali Kasy (dyrektorów oddziałów regionalnych Kasy) o udział w pracach Zespołu innych pracowników Kasy.
§  6.
1.
Informacje wymienione w § 5 Zarządzenia o stanie kontroli zarządczej gromadzi Sekretarz, a następnie przekazuje je Przewodniczącemu Zespołu.
2.
Posiedzenia Zespołu dokumentowane są przez Sekretarza w formie protokołu sporządzanego w dwóch egzemplarzach.
3.
Protokół podpisuje osoba, która przewodniczyła posiedzeniu wraz z Sekretarzem Zespołu. Jeden egzemplarz przekazywany jest Prezesowi Kasy, natomiast drugi przechowywany jest przez Sekretarza.
§  7.
Zobowiązuję dyrektorów Biur, kierujących Zespołami Centrali Kasy, dyrektorów oddziałów regionalnych Kasy oraz pracowników Kasy do:
1)
udzielania Zespołowi wszelkiej pomocy w wykonywaniu zadań określonych niniejszym regulaminem, opracowywania na prośbę Przewodniczącego Zespołu, stosownej dokumentacji, niezbędnej do realizacji zadań Zespołu,
2)
delegowania podległych pracowników, na wniosek Przewodniczącego Zespołu, do wzięcia udziału w posiedzeniach Zespołu.
1 Załącznik nr 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 13 kwietnia 2011 r. (Dz.Urz.PKRUS.11.2.21) zmieniającej nin. zarządzenie z dniem 13 kwietnia 2011 r.
2 Załącznik nr 2 § 2 ust. 1 pkt 4 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia z dnia 13 kwietnia 2011 r. (Dz.Urz.PKRUS.11.2.21) zmieniającej nin. zarządzenie z dniem 13 kwietnia 2011 r.