Organizacja i funkcjonowanie kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - obrona narodowa oraz w Ministerstwie Obrony Narodowej.
Dz.Urz.MON.2021.287
Akt obowiązującyDECYZJA Nr 204/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 31 grudnia 2021 r.
w sprawie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - obrona narodowa oraz w Ministerstwie Obrony Narodowej
ZAŁĄCZNIK
REGULAMIN SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ
REGULAMIN SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ
Rozdział 1
Cele kontroli zarządczej
Cele kontroli zarządczej
Rozdział 2
System kontroli zarządczej
System kontroli zarządczej
Rozdział 3
Standardy kontroli zarządczej
Standardy kontroli zarządczej
Rozdział 4
Procedury funkcjonowania działu i Ministerstwa zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, podział kompetencji
Procedury funkcjonowania działu i Ministerstwa zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, podział kompetencji
W celu zapewnienia wszystkim osobom dostępu do niezbędnych informacji oraz lepszego zrozumienia celów, zadań i funkcjonowania działu i Ministerstwa przez jego otoczenie, realizowane są w dziale i Ministerstwie procesy komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Załączniki:
1. Wzór planu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.
2. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
Załącznik Nr 1
WZÓR PLANU POPRAWY FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ
WZÓR PLANU POPRAWY FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ
MINISTER OBRONY NARODOWEJ
.....................................................................
Plan poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej
Lp. | Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym* | Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej ** | Termin realizacji | Odpowiedzialny Współwykonawca | Uwagi |
1. | 2. | 3. | 4. | 5. | 6. |
1. | * Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu pionu/jednostki/komórki organizacyjnej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem. | 1) ** Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń (Jeśli sytuacja tego wymaga, należy opisać czynności podejmowane w ramach poszczególnych działań). | |||
2) | |||||
2. | 1) |
OPRACOWAŁ
KOORDYNATOR SYSTEMU
KONTROLI ZARZĄDCZEJ
...........................................................
Załącznik Nr 2
WZÓR OŚWIADCZENIA O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ
WZÓR OŚWIADCZENIA O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ
........................................................................... 1)
za rok ..........................................................................
(rok, za który składane jest oświadczenie)
Dział I2)
Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:
- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
- skuteczności i efektywności działania,
- wiarygodności sprawozdań,
- ochrony zasobów,
- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
- efektywności i skuteczności przepływu informacji,
- zarządzania ryzykiem,
oświadczam, że w kierowanym/kierowanej przeze mnie pionie/jednostce/komórce organizacyjnej*
.....................................................................................................................................................
(nazwa pionu/komórki organizacyjnej3))
Część A4)
w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Część B5)
w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część C6)
nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część D
Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:<odn>7)</odn1)
- wyników monitorowania kontroli zarządczej,
- sprawozdania z wykonania planu pionu/jednostki/komórki organizacyjnej,
- oświadczeń cząstkowych o stanie kontroli zarządczej pionu/jednostki/komórki organizacyjnej,
- wyników procesu zarządzania ryzykiem,
- wyników samooceny kontroli zarządczej,
- wyników zadań audytowych,
- ustaleń kontroli przeprowadzonych przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawie instytucjonalnej kontroli wewnętrznej i instytucje zewnętrzne,
- wyników analiz wpływających skarg i wniosków,
- innych źródeł informacji: ....................................................................................................
Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.
..................................................................................................
(miejscowość, data)(podpis)
______
* Niepotrzebne skreślić.
Dział II8)
1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym.
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu pionu/jednostki/komórki organizacyjnej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.
2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej i terminu ich realizacji.
Dział III9)
Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.
1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie.
2. Pozostałe działania:
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte.
Objaśnienia:
1) Należy podać nazwę funkcji pełnionej przez osobę składającą oświadczenie.
2) W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.
3) Osoba kierująca pionem składa jedno oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie wszystkich podległych jej jednostek/komórek organizacyjnych.
4) Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.
5) Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6.
6) Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.
7) Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić.
8) Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C.
9) Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.