Organizacja archiwum wyodrębnionego w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.CBA.2007.2.37

Akt obowiązujący

Wersja od: 20 listopada 2007 r.

ZARZĄDZENIE Nr 14/07

SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO

z dnia 20 listopada 2007 r.

w sprawie organizacji archiwum wyodrębnionego w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym

Na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Zarządzenie określa organizację i zakres działania archiwum wyodrębnionego, zwanego dalej "archiwum" utworzonego na potrzeby jednostek organizacyjnych Centralnego Biura Antykorupcyjnego, zwanego dalej "CBA".

2. Archiwum działa w ramach Zarządu Analiz i Ewidencji CBA, zwanego dalej "ZAE CBA".

3. Nadzór nad działalnością archiwum sprawuje Dyrektor ZAE CBA albo upoważniony pisemnie przez Szefa CBA funkcjonariusz ZAE CBA.

§  2.

1. Do zadań ogólnych archiwum należy:

1) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

2) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

3) wydawanie uwierzytelnionych wypisów, odpisów, wyciągów, kopii oraz zaświadczeń z przechowywanych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w zakresie zgodnym z właściwością rzeczową CBA;

4) umożliwianie korzystania z materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby służbowe jednostek i komórek organizacyjnych CBA;

5) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych;

6) inicjowanie brakowania lub zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.

2. Korzystanie z materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby służbowe w CBA, odbywa się za zgodą dyrektora ZAE CBA lub pisemnie przez niego upoważnionego do kierowania archiwum funkcjonariusza CBA.

3. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby inne, niż wymienione w ust. 1 pkt 5, regulują odrębne przepisy.

§ 3. Do zadań szczegółowych archiwum należy:

1) w zakresie kształtowania i nadzoru nad zasobem archiwum wyodrębnionego:

a) opiniowanie projektów aktów prawnych dotyczących zagadnień związanych z pracą archiwum, w tym w szczególności jednolitego rzeczowego wykazu akt,

b) nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z jednostek i komórek organizacyjnych CBA do archiwum,

c) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz nadzór nad prawidłowością niszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej,

d) prowadzenie szkoleń i konsultacji w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną;

2) w zakresie przejmowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z jednostek i komórek organizacyjnych CBA:

a) przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

b) przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz zapewnianie im optymalnych warunków przechowywania,

c) profilaktyka i konserwacja materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

d) ochrona materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przed zniszczeniem bądź utratą;

3) w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej:

a) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

b) opracowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z zasadami archiwistyki,

c) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych;

4) w zakresie przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych:

a) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania,

b) przygotowywanie ewidencji materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania.

§  4.

1. Dyrektor ZAE CBA albo upoważniony pisemnie przez Szefa CBA funkcjonariusz ZAE CBA kieruje całokształtem działalności archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją zadań.

2. Do zakresu działania podmiotów, o których mowa w ust. 1, należą w szczególności:

1) kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych i metodycznych;

2) nadzór nad materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną;

3) wydawanie regulaminów, instrukcji i wytycznych.

§ 5. Szef CBA określa w drodze decyzji:

1) warunki techniczne archiwum wyodrębnionego konieczne dla zagwarantowania ochrony przechowywanych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

2) tryb funkcjonowania archiwum w szczególności w zakresie przyjmowania, przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania przechowywanych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej jednostkom organizacyjnym CBA.

§ 6. Kierownicy jednostek organizacyjnych CBA posiadający w podległych sobie komórkach materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną, są odpowiedzialni za właściwe ich przechowywanie i zabezpieczenie do czasu przekazania ich do archiwum.

§ 7. Archiwum wykonuje, na polecenie Szefa CBA, okresowe sprawozdania dotyczące stanu fizycznego oraz ewidencji zasobu archiwalnego.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.