Opracowywanie i obieg dokumentów podczas sporządzania opisów i wartościowania stanowisk pracy w Komendzie Głównej Straży Granicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2009.5.30

Akt utracił moc

Wersja od: 2 lipca 2010 r.

WYTYCZNE Nr 106

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 21 kwietnia 2009 r.

w sprawie opracowywania i obiegu dokumentów podczas sporządzania opisów i wartościowania stanowisk pracy w Komendzie Głównej Straży Granicznej

W związku z art. 5a ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2005 r., Nr 234, poz. 1997, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711 i Nr 170, poz. 1218, z 2007 r. Nr 57, poz. 390 i Nr 82, poz. 558, z 2008 r. Nr 86, poz. 521, Nr 195, poz. 1199, Nr 216, poz. 1367 i Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 22, poz. 120) ustala się, co następuje:

Przepisy ogólne

§ 1. Wytyczne regulują opracowywanie i obieg dokumentów w trakcie sporządzania i aktualizacji opisów stanowisk pracy oraz wartościowania i aktualizacji wyników wartościowania stanowisk pracy w Komendzie Głównej Straży Granicznej, prowadzonych na podstawie zarządzenia nr 81 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2007 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej (M.P. Nr 48, poz. 566 oraz z 2008 r. M.P. Nr 15, poz. 163), zwanego dalej "zarządzeniem".

§ 2. Użyte w wytycznych określenia oznaczają:

1) KGSG - Komendę Główną Straży Granicznej;

2) komórka organizacyjna - komórkę organizacyjną KGSG;

3) struktura organizacyjno-etatowa - strukturę organizacyjno-etatową komórki organizacyjnej wynikającą z przepisów dotyczących organizacji wchodzących w skład Straży Granicznej komend oddziałów, placówek, dywizjonów i ośrodków szkolenia, określającą liczbę i rodzaj stanowisk służbowych;

4) stanowisko pracy bez "x" - stanowisko służbowe występujące w strukturze organizacyjno-etatowej komórki organizacyjnej, przewidziane do zatrudnienia członka korpusu służby cywilnej;

5) stanowisko pracy z "x" - stanowisko służbowe występujące w strukturze organizacyjno-etatowej komórki organizacyjnej przewidziane dla funkcjonariusza Straży Granicznej, na którym może zostać zatrudniony członek korpusu służby cywilnej, oznaczone w przepisach dotyczących organizacji wchodzących w skład Straży Granicznej komend oddziałów, placówek, dywizjonów i ośrodków szkolenia, znakiem "x" w rubryce "uwagi";

6) stanowisko pracy - stanowisko pracy wymienione w pkt 4 i 5;

7) pracownik - członka korpusu służby cywilnej;

8) kierownik komórki organizacyjnej - kierownika komórki organizacyjnej, w której strukturze organizacyjno-etatowej występuje stanowisko pracy;

9) droga służbowa - występowanie na piśmie osoby bezpośrednio nadzorującej stanowisko pracy do kierownika komórki organizacyjnej, w której strukturze organizacyjno-etatowej występuje stanowisko pracy, za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego;

10) Zespół - powołany w KGSG zespół wartościujący, o którym mowa w § 5 ust. 1 zarządzenia;

11) Przewodniczący Zespołu - osoba wyznaczona przez Komendanta Głównego Straży Granicznej na przewodniczącego Zespołu;

12) Biuro - Biuro Kadr i Szkolenia KGSG;

13) Dyrektor Biura - dyrektora Biura, który posiada upoważnienie Komendanta Głównego Straży Granicznej do zatwierdzania sporządzonych w KGSG opisów stanowisk pracy.

Opracowywanie i obieg dokumentów podczas sporządzania opisu stanowiska pracy oraz procedura postępowania z opisem po dokonaniu wartościowania opisanego stanowiska pracy ¹

§  3.

1. 2 Projekt opisu:

1) stanowiska pracy bez "x" sporządza się w terminie 14 dni roboczych od daty wydania przepisów dotyczących organizacji wchodzących w skład Straży Granicznej komend oddziałów, placówek, dywizjonów i ośrodków szkolenia, o utworzeniu danego stanowiska;

2) stanowiska pracy z "x" sporządza się na polecenie kierownika komórki organizacyjnej, w terminie umożliwiającym dokonanie wartościowania stanowiska, przed:

a) rozpoczęciem naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej,

b) przeniesieniem pracownika - na dane stanowisko.

1a. 3 W przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających sporządzenie projektu opisu stanowiska pracy bez "x" w terminie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, Dyrektor Biura, na pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej, może wyrazić zgodę na przedłużenie terminu sporządzenia projektu opisu, o czas niezbędny na jego wykonanie.

2. Osoba bezpośrednio nadzorująca opisywane stanowisko pracy, przedkłada projekt opisu danego stanowiska pracy drogą służbową kierownikowi komórki organizacyjnej, niezwłocznie po jego sporządzeniu i podpisaniu.

2a. 4 W przypadku braku zatrudnienia osoby określonej w ust. 2, czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, wykonuje osoba pośrednio nadzorująca opisywane stanowisko pracy.

3. Kierownik komórki organizacyjnej dokonuje sprawdzenia prawidłowości sporządzonego projektu opisu stanowiska pracy, w szczególności pod względem jego zgodności ze stanem faktycznym, a następnie niezwłocznie przesyła projekt, za pismem przewodnim, Dyrektorowi Biura.

§  4.

1. Dyrektor Biura zapoznaje się z otrzymanym projektem opisu stanowiska pracy i przekazuje projekt do komórki wewnętrznej Biura właściwej w sprawach osobowych, w celu dokonania jego analizy pod względem formalnym.

2. Dyrektor Biura w przypadku stwierdzenia niezgodności sporządzonego projektu opisu stanowiska pracy pod względem formalnym, nanosi na projekcie propozycje zmian wraz z uzasadnieniem i następnie zwraca projekt, za pismem przewodnim, kierownikowi komórki organizacyjnej.

3. Dyrektor Biura w przypadku stwierdzenia zgodności sporządzonego projektu opisu stanowiska pracy pod względem formalnym, dokonuje jego zatwierdzenia i niezwłocznie przekazuje zatwierdzony opis stanowiska pracy, za pismem przewodnim, Przewodniczącemu Zespołu.

4. Czynności, o których mowa w ust. 1-3, dokonuje się w terminie 5 dni roboczych od daty otrzymania przez Biuro projektu opisu stanowiska pracy.

§ 5. W przypadku, o którym mowa w § 4 ust. 2, kierownik komórki organizacyjnej zleca osobie bezpośrednio nadzorującej opisywane stanowisko, niezwłoczne poprawienie projektu opisu stanowiska pracy i jego przedłożenie Dyrektorowi Biura na zasadach określonych w § 3 ust. 2 i 3 oraz § 4.

§  6.

1. Przewodniczący Zespołu, po dokonaniu wartościowania stanowiska pracy przez Zespół, przesyła, za pismem przewodnim, opis stanowiska pracy Dyrektorowi Biura.

2. Dyrektor Biura niezwłocznie zapoznaje pracownika z zatwierdzonym opisem jego stanowiska pracy.

3. Dyrektor Biura może zatwierdzony opis stanowiska pracy przesłać, za pismem przewodnim, kierownikowi komórki organizacyjnej, upoważnionemu do zapoznania pracownika zajmującego opisane stanowisko pracy z zatwierdzonym opisem stanowiska, w celu zapoznania z nim pracownika.

4. Pracownik potwierdza fakt zapoznania się z opisem stanowiska pracy poprzez złożenie podpisu opatrzonego datą.

5. Kierownik komórki organizacyjnej niezwłocznie przekazuje Dyrektorowi Biura, za pismem przewodnim, opis stanowiska pracy podpisany przez pracownika.

Opracowywanie i obieg dokumentów podczas aktualizacji opisu stanowiska pracy

§  7.

1. Osoba bezpośrednio nadzorująca dane stanowisko pracy, na bieżąco ocenia, czy na podległym stanowisku pracy nie wystąpiły zmiany uzasadniające aktualizację opisu tego stanowiska.

2. W przypadku wystąpienia zmian w zakresie stanowiska pracy, osoba bezpośrednio nadzorująca dane stanowisko pracy niezwłocznie informuje drogą służbową kierownika komórki organizacyjnej o potrzebie aktualizacji opisu tego stanowiska, podejmując jednocześnie działania w zakresie jego aktualizacji.

3. Kierownik komórki organizacyjnej występuje pisemnie z wnioskiem do Dyrektora Biura o udostępnienie, przechowywanego w komórce wewnętrznej Biura właściwej w sprawach osobowych, opisu stanowiska pracy.

4. 5 Dyrektor Biura przesyła, w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, za pismem przewodnim, kierownikowi komórki organizacyjnej opis stanowiska pracy, celem dokonania aktualizacji.

5. Do aktualizacji opisu stanowiska pracy, przepisy § 3-6 stosuje się odpowiednio.

6. 6 Kierownik komórki organizacyjnej, po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 4, odsyła, za pismem przewodnim, Dyrektorowi Biura otrzymany opis stanowiska pracy.

§  8.

1. Opis stanowiska pracy sporządzony dla stanowiska pracy z "x" pozostaje aktualny do czasu zaistnienia okoliczności uzasadniających dokonanie jego aktualizacji.

2. Okoliczności, o których mowa w ust. 1, nie stanowi powstanie wakatu na stanowisku pracy z "x", a także mianowanie na to stanowisko funkcjonariusza Straży Granicznej.

§  9.

1. Zatrudnienie innego pracownika na stanowisku pracy, którego zatwierdzony opis jest przechowywany w komórce wewnętrznej Biura właściwej w sprawach osobowych, następuje po stwierdzeniu zgodności opisu stanowiska pracy ze stanem faktycznym i dokonaniu aktualizacji opisu tego stanowiska pracy wyłącznie w części dotyczącej osoby zajmującej opisywane stanowisko pracy.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, kierownik komórki wewnętrznej Biura właściwej w sprawach osobowych lub osoba przez niego wyznaczona, na opisie stanowiska pracy dokonuje adnotacji, stosując klauzulę o następującej treści: "Dokonano aktualizacji opisu stanowiska pracy w części dotyczącej osoby zajmującej opisywane stanowisko pracy".

2a. 7 W przypadku zmiany osoby bezpośrednio nadzorującej opisywane stanowisko pracy, do aktualizacji zatwierdzonego opisu stanowiska, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.

3. W przypadku aktualizacji opisu stanowiska pracy w związku z wystąpieniem zmian, o których mowa w § 7 ust. 2, kierownik komórki wewnętrznej Biura właściwej w sprawach osobowych lub osoba przez niego wyznaczona, na opisie stanowiska pracy dokonuje adnotacji, stosując klauzulę o następującej treści: "Opis stanowiska pracy zastąpiono opisem stanowiska pracy zatwierdzonym w dniu ...".

Opracowywanie i obieg dokumentów podczas wartościowania oraz aktualizacji wyników wartościowania stanowiska pracy

§  10.

1. 8 Przewodniczący Zespołu zwraca się pisemnie do osoby bezpośrednio nadzorującej stanowisko pracy o uzupełnienie danego opisu stanowiska pracy na podstawie § 12 ust. 1 pkt 1 zarządzenia, za pośrednictwem kierownika komórki organizacyjnej, któremu osoba ta podlega.

2. Uzupełnienie opisu stanowiska pracy, o którym mowa w ust. 1, następuje poprzez sporządzenie nowego projektu opisu danego stanowiska pracy, z uwzględnieniem wskazówek Zespołu.

3. Do nowego projektu opisu danego stanowiska pracy załącza się sporządzony uprzednio opis tego stanowiska.

4. Do opracowanego, nowego projektu opisu, o którym mowa w ust. 2, przepisy § 3-6 stosuje się odpowiednio.

§  11.

1. Zasięgnięcie opinii kierującego komórką organizacyjną, o którym mowa w § 17 ust. 1 zarządzenia, następuje w drodze pisemnej bezpośrednio pomiędzy Przewodniczącym Zespołu a kierownikiem komórki organizacyjnej, w której znajduje się wartościowane stanowisko pracy. Kierownik komórki organizacyjnej przedstawia Przewodniczącemu Zespołu pisemną opinię w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania pisma Przewodniczącego Zespołu w tej sprawie.

2. Przewodniczący Zespołu niezwłocznie przedstawia Komendantowi Głównemu Straży Granicznej wyniki wartościowania stanowisk pracy wraz z opinią właściwego kierownika komórki organizacyjnej, przesyłając je, za pismem przewodnim, za pośrednictwem Dyrektora Biura.

3. Zasięgnięcie opinii, o której mowa w § 17 ust. 2 zarządzenia, odbywa się w drodze pisemnej. Przepisy ust. 1 w zakresie terminu sporządzenia opinii stosuje się odpowiednio.

4. 9 W przypadku, gdy zatwierdzenie wyników, o których mowa w ust. 2, nie może nastąpić w terminie 30 dni roboczych, Dyrektor Biura informuje pisemnie Przewodniczącego Zespołu oraz właściwego kierownika komórki organizacyjnej o przyczynach zainstniałej sytuacji, wskazując przewidywany termin załatwienia sprawy.

§  12.

1. Zatwierdzone przez Komendanta Głównego Straży Granicznej wyniki wartościowania stanowisk pracy, Dyrektor Biura niezwłocznie przesyła, za pismem przewodnim, kierownikowi komórki organizacyjnej, w której strukturze organizacyjno-etatowej znajduje się dane stanowisko pracy.

2. Kierownik komórki organizacyjnej, w której znajduje się dane stanowisko pracy, z zatwierdzonymi wynikami wartościowania stanowiska pracy niezwłocznie zapoznaje pracownika, który zajmuje dane stanowisko pracy oraz osobę bezpośrednio nadzorującą to stanowisko.

§  13.

1. Aktualizację wyników wartościowania stanowisk pracy przeprowadza się na polecenie Komendanta Głównego Straży Granicznej lub na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, niezwłocznie w przypadku wystąpienia zmian w zakresie stanowiska pracy.

2. Do aktualizacji wyników wartościowania stanowisk pracy, o których mowa w ust. 1, przepisy § 3-7 oraz § 10 i 11 stosuje się odpowiednio.

Przepisy końcowe

§  14.

1. Dyrektor Biura po wykonaniu czynności, o których mowa w § 12, zatwierdzone przez Komendanta Głównego Straży Granicznej wyniki wartościowania stanowisk pracy, przekazuje Przewodniczącemu Zespołu.

2. 10 Przewodniczący Zespołu sporządza kopię wyników, o których mowa w ust. 1. Kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem, Przewodniczący Zespołu przekazuje, za pismem przewodnim, do wiadomości kierownikowi komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansów.

3. 11 Obsługę kancelaryjno-biurową Przewdniczącego Zespołu zapewnia Biuro.

§  15.

1. Komórka wewnętrzna Biura właściwa w sprawach osobowych przechowuje opisy stanowisk pracy.

2. Kierownik komórki wewnętrznej Biura właściwej w sprawach organizacji i naboru lub osoba przez niego wyznaczona, w terminie 5 dni roboczych od daty wydania przepisów dotyczących organizacji wchodzących w skład Straży Granicznej komend oddziałów, placówek, dywizjonów i ośrodków szkolenia, informuje pisemnie Przewodniczącego Zespołu o utworzeniu lub likwidacji stanowisk pracy w komórce organizacyjnej.

3. 12 W przypadku likwidacji stanowisk pracy w komórce organizacyjnej, dla kórych został zatwierdzony opis stanowiska pracy, a następnie utworzenia w to miejsce tej samej liczby nowych stanowisk pracy, opisom nowo utworzonych stanowisk pracy nadaje się symbole opisów stanowisk pracy, kóre uległy likwidacji.

§ 16. Wytyczne wchodzą w życie po upływie 7 dni od dnia podpisania.

¹ Tytuł zmieniony przez § 1 pkt 1 decyzji nr 155 z dnia 2 lipca 2010 r. (Dz.Urz.KGSG.10.8.40) zmieniającej nin. wytyczne z dniem 2 lipca 2010 r.

² § 3 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. a) decyzji nr 155 z dnia 2 lipca 2010 r. (Dz.Urz.KGSG.10.8.40) zmieniającej nin. wytyczne z dniem 2 lipca 2010 r.

³ § 3 ust. 1a dodany przez § 1 pkt 2 lit. b) decyzji nr 155 z dnia 2 lipca 2010 r. (Dz.Urz.KGSG.10.8.40) zmieniającej nin. wytyczne z dniem 2 lipca 2010 r.

⁴ § 3 ust. 2a dodany przez § 1 pkt 2 lit. c) decyzji nr 155 z dnia 2 lipca 2010 r. (Dz.Urz.KGSG.10.8.40) zmieniającej nin. wytyczne z dniem 2 lipca 2010 r.

⁵ § 7 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. a) decyzji nr 155 z dnia 2 lipca 2010 r. (Dz.Urz.KGSG.10.8.40) zmieniającej nin. wytyczne z dniem 2 lipca 2010 r.

⁶ § 7 ust. 6 dodany przez § 1 pkt 3 lit. b) decyzji nr 155 z dnia 2 lipca 2010 r. (Dz.Urz.KGSG.10.8.40) zmieniającej nin. wytyczne z dniem 2 lipca 2010 r.

⁷ § 9 ust. 2a dodany przez § 1 pkt 4 decyzji nr 155 z dnia 2 lipca 2010 r. (Dz.Urz.KGSG.10.8.40) zmieniającej nin. wytyczne z dniem 2 lipca 2010 r.

⁸ § 10 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 5 decyzji nr 155 z dnia 2 lipca 2010 r. (Dz.Urz.KGSG.10.8.40) zmieniającej nin. wytyczne z dniem 2 lipca 2010 r.

⁹ § 11 ust. 4 dodany przez § 1 pkt 6 decyzji nr 155 z dnia 2 lipca 2010 r. (Dz.Urz.KGSG.10.8.40) zmieniającej nin. wytyczne z dniem 2 lipca 2010 r.

¹⁰ § 14 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 7 lit. a) decyzji nr 155 z dnia 2 lipca 2010 r. (Dz.Urz.KGSG.10.8.40) zmieniającej nin. wytyczne z dniem 2 lipca 2010 r.

¹¹ § 14 ust. 3 dodany przez § 1 pkt 7 lit. b) decyzji nr 155 z dnia 2 lipca 2010 r. (Dz.Urz.KGSG.10.8.40) zmieniającej nin. wytyczne z dniem 2 lipca 2010 r.

¹² § 15 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 8 decyzji nr 155 z dnia 2 lipca 2010 r. (Dz.Urz.KGSG.10.8.40) zmieniającej nin. wytyczne z dniem 2 lipca 2010 r.