Określenie zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.CBA.2008.1.5

Akt utracił moc

Wersja od: 26 października 2010 r.

ZARZĄDZENIE Nr 2/08

SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO

z dnia 11 stycznia 2008 r.

w sprawie określenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym

.................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Zmiany nin. zarządzenia, wprowadzone przez § 6 zarządzenia Nr 21/10 z dnia 22 października 2010 r. - Przepisy wprowadzające zarządzenia Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego (Dz.Urz.CBA.10.2.48), nie zostały naniesione na tekst, gdyż data wejścia w życie tych zmian jest późniejsza od daty utraty mocy przez nin. zarządzenie.

.................................................

Na podstawie § 1 statutu Centralnego Biura Antykorupcyjnego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 32 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 marca 2007 r. w sprawie nadania statutu Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu (M. P. Nr 21, poz. 244), zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Ustala się instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. Ustala się instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Delegaturach Zarządu Operacji Regionalnych Centralnego Biura Antykorupcyjnego zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Tracą moc:

1) zarządzenie nr 6/06 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 25 września 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. Urz. CBA z 2007 r. Nr 1, poz. 5);

2) zarządzenie nr 13/06 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 29 grudnia 2006 r. zmieniające zarządzenie w sprawie, wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. Urz. CBA z 2007 r. Nr 1, poz. 12).

3) zarządzenie nr 8/07 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 22 maja 2007 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. Urz. CBA Nr 2, poz. 31);

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 1 września 2007 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

Instrukcja

obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym

Rozdział  I

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja ustala zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, zwanym dalej "CBA".

§  2.

1. Pracownicy i funkcjonariusze CBA z tytułu powierzonych im obowiązków powinni zapoznać się z treścią instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.

2. Sprawy nieobjęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi przepisami m.in.:

1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.);

2) ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.);

3) aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw wymienionych w pkt 1 i 2;

4) zarządzeń Szefa CBA dotyczących polityki finansowej CBA.

Rozdział  II

Dowody księgowe

§  3.

1. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Właściwie sporządzony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go we właściwej ewidencji.

2. Dowód księgowy sporządza się w związku z dokonaniem: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zamiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych - gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi), w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych.

3. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań.

§  4.

1. Dowody księgowe dzieli się na:

1) zewnętrzne;

2) wewnętrzne.

2. Podstawą zapisów rachunkowych mogą być sporządzone przez jednostkę organizacyjną, o której jest mowa w § 3 ust. 1 statutu Centralnego Biura Antykorupcyjnego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 32 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 marca 2007 r. w sprawie nadania statutu Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, zwaną dalej "jednostką", dowody księgowe:

1) zbiorcze;

2) korygujące;

3) zastępcze;

4) rozliczeniowe.

3. Przy zapisie komputerowym dozwolone jest korzystanie z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo lub komputerowo. Po rozpoczęciu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy w nim mogą być dokonane również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych pod warunkiem, że podczas rejestracji uzyskują one trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego, a ponadto będzie możliwe stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu.

§  5.

1. Właściwie sporządzony dowód księgowy:

1) jest sporządzony w języku polskim;

2) jest sporządzony pod względem:

a) merytorycznym (co do zasadności dokonania operacji gospodarczej),

b) formalnym (co do zgodności z przepisami prawa),

c) rachunkowym (co do prawidłowości obliczeń);

3) zawiera zapisy na dokumencie dokonane w sposób trwały, czytelny, ręcznie (piórem, długopisem), maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu;

4) jest kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) są naniesione pismem starannym, bez błędów i w sposób poprawny, niebudzący żadnych wątpliwości;

5) posiada rubryki (pola) wypełnione zgodnie z przeznaczeniem;

6) jest sporządzony rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, bez błędów oraz zawiera wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji, którą dokumentuje;

7) jest pozbawiony jakichkolwiek przeróbek i wymazywania.

2. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, kierownik jednostki wskazuje, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu.

§  6.

1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu, tj. podanie pełnej nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub kodu;

2) określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, poprzez podanie ich nazw i adresów;

3) opis operacji oraz jej wartości - określonej jeżeli to możliwe także w jednostkach naturalnych, tj. umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej oraz wartości tej operacji (jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych, podaje się ich liczbę);

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, w razie dokonania zapłaty zaliczkowej również datę otrzymania zaliczki;

5) podpis wystawcy dowodu;

6) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej; dane te są nanoszone na dowodzie księgowym przez deklarację na podstawie zakładowego planu kont;

7) numer identyfikacyjny dowodu (kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej i organizacyjnej; numer powinien identyfikować konkretny dowód).

2. Dowód księgowy wystawiony w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie wartości na walutę polską według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Wynik przeliczenia powinien być zapisany na dowodzie, chyba że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem. Waluty obce w kasie przelicza się po kursie kupna stosując zasadę "pierwsze weszło pierwsze wyszło".

3. Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika majątkowego, przeniesienia własności lub użytkowania wieczystego gruntu, albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób na tym dowodzie mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób.

§  7.

1. Zaciągnięcie przez CBA zobowiązań finansowych i dokonanie wydatków:

1) do wysokości 5 tys. zł nie wymaga formy pisemnej, lecz każdorazowego wystąpienia z zapotrzebowaniem na zaangażowanie środków;

2) powyżej 5 tys. zł wymaga wcześniejszego zawarcia umowy na piśmie.

2. Zaciągnięcie przez CBA zobowiązań finansowych i dokonanie wydatków przekraczających równowartość 14 tys. euro netto wymaga uwzględnienia zasad i trybu wynikających z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655).

3. Przekroczenie wartości umowy do 1% nie wymaga sporządzania aneksu do umowy.

4. 1 Dopuszcza się dokonanie zakupu bez zawierania umowy w formie pisemnej w przypadkach gdy jej stroną jest jednostka sektora finansów publicznych, transakcji dokonuje się w punktach sprzedaży detalicznej, gdzie nie praktykuje się zawierania umów z kupującymi, gdy przedmiotem zakupu jest sporządzenie ekspertyzy, przeprowadzenie szkolenia, albo w razie działania nagłego i nieprzewidzianego, gdy wyrazi na to zgodę Szef CBA. W takim przypadku sporządza się zapotrzebowanie/zlecenie zakupu.

§  8.

1. Błędy w dokumentach księgowych przekazanych zewnętrznym odbiorcom koryguje się przez wystawienie i przekazanie kontrahentowi:

1) noty księgowej korygującej błędne zapisy dotyczące treści dokumentu;

2) faktury albo rachunku korygującego, jeżeli błąd dotyczy danych ilościowo-wartościowych.

2. Błędy w dowodach gotówkowych i czekach koryguje się przez unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego, właściwego dowodu.

3. Błędy w pozostałych dokumentach koryguje się przez przekreślenie, z całkowitym zachowaniem ich czytelności, wpisanie wersji poprawionej i daty dokonania korekty oraz złożenie podpisu przez osobę, która dokonała poprawki.

§  9.

1. Dokument księgowy podlega sprawdzeniu pod względem legalności, rzetelności i prawidłowości zadań odzwierciedlonych w tym dokumencie.

2. W celu sprawdzenia, czy dokument odpowiada stawianym wymogom, musi on być skontrolowany pod względem merytorycznym i pod względem formalno-rachunkowym.

3. Kontrola pod względem merytorycznym polega na zbadaniu, czy wyrażona w dowodzie księgowym operacja gospodarcza rzeczywiście została dokonana, czy była celowa z punktu widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującymi przepisami oraz czy dane jakościowe, ilościowe i wartościowe zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości.

4. Kontrola pod względem formalno-rachunkowym polega na sprawdzeniu, czy dokument zawiera określenie wystawcy, wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji, datę wystawienia dokumentu i datę dokonania operacji, właściwe określenie przedmiotu operacji, jej wartości i ilości oraz podpisy osób odpowiedzialnych za jej dokonanie.

5. Osoba dokonująca kontroli potwierdza jej przeprowadzenie poprzez złożenie na dokumencie księgowym podpisu i daty.

Rozdział  III

Obieg i kontrola dokumentów zewnętrznych

§  10.

1. Dokument wpływający do kancelarii ogólnej rejestruje się w księdze korespondencji i zaznacza w sposób trwały datę wpływu i bezzwłocznie doręcza go do właściwej jednostki celem sprawdzenia pod względem merytorycznym.

2. Dokument wpływający bezpośrednio do właściwej jednostki, opatruje się pieczęcią wpływu z oznaczeniem daty i liczby dziennika korespondencji, w którym jest rejestrowany. Na dokumencie podpisuje się osoba upoważniona do odbioru przedmiotu umowy i dokumentu rozliczeniowego.

3. Kierownik jednostki albo osoba przez niego upoważniona sprawdza prawidłowość wykonania przedmiotu umowy pod względem merytorycznym i zatwierdza dokument składając podpis wraz z pieczątką imienną pod pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji. Pracownik jednostki odpowiedzialny za realizację przedmiotu umowy jest obowiązany stwierdzić, czy przedmiot został wykonany zgodnie z treścią umowy. W tym celu pracownik składa podpis wraz z pieczątką imienną pod klauzulą o treści stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji.

4. Pracownik właściwej jednostki opisuje cel dokonanego wydatku oraz tryb, w jakim udzielono zamówienia publicznego. Treść opisu określa załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.

5. Do dokumentów rozliczeniowych nie załącza się umów. Umowy są ewidencjonowane przez Departament Finansów CBA w rejestrze papierowym i rejestrze komputerowym.

6. Jeżeli dokument dotyczy środków trwałych lub zakupów bieżących, pracownik Departamentu Logistyki CBA podpisuje się pod pieczęciami o treści określonej w załączniku nr 4 do niniejszej instrukcji.

7. Dokumenty opisane i sprawdzone przekazuje się wraz z kompletem załączników do Departamentu Finansów CBA w terminie dwóch dni, licząc od daty wpływu do jednostki, jednak nie później niż trzy dni robocze przed upływem terminu płatności. W razie kwestionowania dokumentu lub wstrzymania realizacji płatności jednostka powiadamia na piśmie Departament Finansów CBA, podając przyczynę takiej decyzji. W przypadku zagrożenia terminu realizacji faktury należy dołączyć pisemne oświadczenie kontrahenta, że opóźnienie nie spowoduje zapłaty odsetek za zwłokę.

8. Pracownik Departamentu Finansów CBA sprawdza dokument pod względem formalno-rachunkowym i umieszcza swój podpis z pieczątką imienną pod pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 5 do niniejszej instrukcji.

9. Dyrektor Departamentu Finansów CBA lub osoba przez niego upoważniona oraz Szef CBA lub osoba przez niego upoważniona na dowód akceptacji umieszczają podpisy z pieczątką imienną pod klauzulą, której treść określa załącznik nr 6 niniejszej instrukcji.

10. Sprawdzenie prawidłowości dokumentu i kompletności podpisów, które potwierdzają dokonanie kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, nadanie kwalifikacji i kolejnego numeru odbywa się w Departamencie Finansów CBA.

11. Dekretacja dokumentu polega na nadaniu kolejnego numeru identyfikacyjnego przez zaksięgowanie w księdze głównej.

12. 2 Rozliczenia należności kontrahenta dokonuje się poleceniem przelewu albo gotówkowo, zgodnie z warunkami określonymi w dokumencie i w terminie wynikającym z treści umowy. W razie nieokreślenia terminu zapłaty, wynosi on 21 dni od daty przedłożenia do CBA faktury, rachunku lub innego stosownego dokumentu.

13. Polecenie przelewu przed złożeniem w banku w celu realizacji należności opatrują podpisem elektronicznym osoby zatwierdzające:

1) Szef CBA albo osoba przez niego upoważniona, oraz

2) Dyrektor Departamentu Finansów CBA albo osoba przez niego upoważniona

- zgodnie ze złożonymi w banku wzorami podpisów.

14. 3 Jednostki organizacyjne CBA dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów obowiązane są do:

1) posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej poprzedzonym kodem PL (PL 7010025324);

2) pobierania od dostawców faktur w kwocie netto;

3) przekazywania faktur do Departamentu Finansów CBA w terminie do 5 dnia miesiąca, następującego po miesiącu dokonania zakupu.

Rozdział  IV

Obieg i kontrola dokumentów wewnętrznych

§  11.

1. Wyciągi bankowe są generowane i pobierane drogą elektroniczną przez upoważnionego pracownika Departamentu Finansów CBA. Następnie w Departamencie tym dokonywana jest ich kontrola rachunkowa, dekretacja i ewidencja analityczna.

2. Raporty kasowe są sporządzane na bieżąco przez kasjera. Kontroli rachunkowej raportów, dekretacji księgowej oraz ewidencji analitycznej i syntetycznej dokonują pracownicy Departamentu Finansów CBA. Wysokość pogotowia kasowego ustala się do kwoty 10 tys. zł, korygując co miesiąc stan wydatków (klasyfikacja).

3. Polecenia księgowania są opracowywane i sporządzane w Departamencie Finansów CBA. Dokumenty opatruje się pieczątką imienną i podpisem, a ich dekretacja i ewidencja księgowa jest dokonywana według klasyfikacji budżetowej.

4. Listy płac sporządza Wydział Rozrachunkowo-Rozliczeniowy Departamentu Finansów CBA, który dokonuje również ich kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej, czego potwierdzeniem jest pieczątka imienna i podpis właściwego pracownika. Dokumenty te przekazywane są do Wydziału Finansowo-Księgowego Departamentu Finansów CBA, który dokonuje ich dekretacji i ewidencji. Listy płac są zatwierdzane przez Naczelnika Wydziału Rozrachunkowo-Rozliczeniowego, Dyrektora Departamentu Finansów CBA i Szefa CBA lub osobę przez niego upoważnioną, którzy składają podpisy i pieczątkę imienną. Zatwierdzone listy płac stanowią podstawę do sporządzenia elektronicznych przelewów bankowych.

5. Przelewy bankowe są opracowywane i sporządzane w elektronicznym systemie bankowym przez merytorycznych pracowników Departamentu Finansów CBA, opatrywane podpisem elektronicznym przez Szefa CBA lub osobę przez niego upoważnioną i Dyrektora Departamentu Finansów CBA lub osoby upoważnione zgodnie ze złożonymi w banku kartami wzorów podpisów. W szczególnych wypadkach z powodu np. awarii systemu bankowego, dopuszcza się dokonywanie płatności przy pomocy przelewów papierowych, które po podpisaniu przez upoważnione osoby podpisem zgodnym z bankową kartą wzorów, upoważniony pracownik Departamentu Finansów CBA przedkłada w banku celem realizacji.

6. Listę wypłat ryczałtów samochodowych przygotowuje na podstawie umów i oświadczeń pracowników Departament Logistyki CBA. Pracownik tego departamentu dokonuje kontroli formalnej i merytorycznej listy, podpisuje ją wraz z pieczątką imienną i przekazuje do Departamentu Finansów CBA. W departamencie tym jest ona sprawdzana pod względem rachunkowym i podpisywana (wraz z pieczątką imienną) przez pracownika merytorycznego. Lista podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora Departamentu Logistyki CBA, Dyrektora Departamentu Finansów CBA i Szefa CBA lub osobę przez niego upoważnioną, którzy składają podpisy i pieczątkę imienną. Na podstawie zatwierdzonej listy Departament Finansów CBA sporządza w formie elektronicznej przelewy bankowe, za pośrednictwem których realizowane są zobowiązania wynikające z ryczałtów samochodowych.

7. 4 Wnioski o zaliczkę sporządza się w jednostkach merytorycznych, w których dokonywana jest ich kontrola merytoryczna. Potwierdzeniem dokonanej kontroli jest podpis i pieczątka imienna dyrektora tej jednostki lub osoby przez niego upoważnionej. Departament Finansów CBA dokonuje kontroli rachunkowej wniosku i przedstawia do zatwierdzenia dyrektorowi tego departamentu i Szefowi CBA lub osobie przez niego upoważnionej. Zatwierdzony wniosek stanowi podstawę do realizacji zaliczki w kasie.

8. 5 Dyrektor jednostki lub osoba przez niego upoważniona zleca wyjazd podległym funkcjonariuszom i pracownikom podpisując się pod pieczątką imienną na druku polecenia wyjazdu służbowego, jak również dokonuje kontroli merytorycznej tego dokumentu, czego dowodem jest jego podpis i pieczątka imienna. Departament Finansów CBA dokonuje sprawdzenia dokumentu pod względem rachunkowym, czego potwierdzeniem jest podpis z pieczątką imienną merytorycznego pracownika. Dyrektor Departamentu Finansów CBA i Szef CBA lub osoba przez niego upoważniona zatwierdzają rozliczenie, składając podpisy i pieczątki imienne. Realizacji rozliczenia dokonuje się przez wypłatę w kasie lub przelewem elektronicznym na podane konto. Wydział Finansowo-Księgowy Departamentu Finansów CBA dekretuje i ewidencjonuje dokument według podziałki klasyfikacji budżetowej.

9. Do pozostałych dokumentów wewnętrznych, przepis ust. 8 stosuje się odpowiednio.

10. W przypadku gdy dokument wewnętrzny wywołuje skutki finansowe dla CBA, podlega on zatwierdzeniu przez Dyrektora Departamentu Finansów CBA i Szefa CBA lub osobę przez niego upoważnioną, poprzez złożenie podpisu i pieczątki imiennej.

Załącznik  Nr 1

Wzór pieczęci

poświadczającej prawidłowość wykonania umowy pod względem merytorycznym

"Zatwierdzono pod względem merytorycznym

Wydatek jest uzasadniony pod względem

celowości, gospodarności i legalności

Kwota ................. mieści się w planie

finansowym dział 754 rozdział 75420 § .....

Data .............. podpis ............."

Załącznik  Nr 2

Wzór pieczęci

poświadczającej wykonanie umowy zgodnie z jej treścią

"Faktura/Rachunek obejmuje należność dla

........................................

za .....................................

dla Centralnego Biura Antykorupcyjnego

zgodnie z umową/zleceniem nr ...........

z dnia ......... podpis ..............."

Załącznik  Nr 3

Wzór pieczęci

poświadczającej tryb, w jakim udzielono zamówienia publicznego

"Zamówienia publicznego udzielono

w trybie art. .....................

ustawy o zamówieniach publicznych

Podpis ..........................."

Załącznik  Nr 4

Wzór pieczęci

poświadczającej zakup środków trwałych lub zakupów bieżących

"Nadano numer/y inwentarzowy/e

................................

i zaewidencjonowano w programie.

................................

Data ....... Podpis ..........."

Załącznik  Nr 5

Wzór pieczęci

poświadczającej prawidłowość dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym

"Sprawdzono pod względem

formalnym i rachunkowym

Data ....................

Podpis ................."

Załącznik  Nr 6

Wzór pieczęci

poświadczającej akceptację wypłaty ze środków CBA

"Zatwierdzono do wypłaty ze środków CBA.

Dział 754 rozdział 75420 § ....... zł ................

§ ....... zł ................

§ ....... zł ................

Razem zł ....................

Do wypłaty/zwrotu zł .................................

Słownie zł............................................

Dyrektor Departamentu Finansów CBA Szef CBA"

Załącznik  Nr 7

Wzór pieczęci

poświadczającej uregulowanie faktury przelewem

"Zapłacono przelewem dnia ..................."

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Instrukcja

obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Delegaturach Zarządu Operacji Regionalnych Centralnego Biura Antykorupcyjnego

Rozdział  I

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja ustala zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Delegaturach Zarządu Operacji Regionalnych CBA, zwanych dalej "Delegaturami".

§  2.

1. Funkcjonariusze i pracownicy Delegatur z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.

2. Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi przepisami, w tym:

1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.);

2) ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.);

3) aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw wymienionych w pkt 1 i 2;

4) zarządzeń Szefa CBA dotyczących polityki finansowej CBA.

§  3.

1. Delegatury posiadają subkonta, zasilane raz w miesiącu środkami finansowymi w wysokości 5 tys. zł.

2. Zasilenie subkonta następuje na podstawie pisemnego wniosku Dyrektora Delegatury składanego do Departamentu Finansów CBA.

3. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor Delegatury może wystąpić z pisemnym wnioskiem o zwiększenie środków. Wniosek taki wymaga zatwierdzenia przez Dyrektora Departamentu Finansów CBA i Szefa CBA lub osoby przez nich upoważnione.

§ 4. Dyrektor Delegatury, na podstawie imiennego upoważnienia wydanego przez Szefa CBA, ma prawo do zaciągania zobowiązań w imieniu i na rzecz CBA do wysokości 5 tys. zł, w tym do prowadzenia rozliczeń z tytułu podatków lokalnych.

Rozdział  II

Zasady rozliczania kwot przekazanych na subkonto Delegatury

§  5.

1. Rozliczanie gotówki pobranej z banku czekami następuje raportem kasowym. W przypadku przelewów z subkonta Delegatury wydatki ujmuje się w zestawieniu wydatków.

2. Opisane i sprawdzone dokumenty wraz z kompletem załączników należy niezwłocznie, nie rzadziej niż 2 razy w miesiącu, a po zakończeniu miesiąca kalendarzowego do 5 dnia następnego miesiąca przekazać do Departamentu Finansów CBA, gdzie są ewidencjonowane w księgach rachunkowych. Faktury dotyczące zakupów z zaliczek przedkładane są Departamentowi Logistyki CBA celem ustalenia trybu zamówienia publicznego i ewentualnej ewidencji, co potwierdza pracownik tego departamentu, składając podpisy i pieczątki imienne.

3. Wyciągi bankowe są pobierane z banku przez upoważnionego funkcjonariusza lub pracownika Delegatury i wraz z raportem kasowym są przekazywane do Wydziału Finansowo-Księgowego Departamentu Finansów CBA.

4. Podpisany przez kasjera i zatwierdzony przez dyrektora Delegatury lub osobę przez niego upoważnioną oryginał raportu kasowego wraz z dowodami kasowymi oraz dokumentami księgowymi przekazuje się do Departamentu Finansów CBA, pozostawiając kopie raportu kasowego w kasie Delegatury.

5. Dokumentami księgowymi stanowiącymi podstawę wypłaty z kasy Delegatury są:

a) dokumenty zewnętrzne, np. faktury lub rachunki, prawidłowo wystawione na CBA, bądź w uzasadnionych przypadkach na funkcjonariusza lub pracownika Delegatury,

b) dokumenty wewnętrzne, np. zaliczki, druki polecenia wyjazdu, kosztów stawiennictwa świadka, noty obciążeniowe.

6. Funkcjonariusz lub pracownik Delegatury odpowiedzialny za realizację płatności jest obowiązany stwierdzić, czy praca lub usługa została wykonana zgodnie z umową lub zleceniem. Fakt sprawdzenia dokumentuje się pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji.

7. Upoważniony funkcjonariusz lub pracownik Delegatury sprawdza dokument pod względem formalno-rachunkowym i umieszcza swój podpis z pieczątką imienną pod pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 2 do niniejszej instrukcji.

8. Dyrektor Delegatury lub osoba przez niego upoważniona potwierdza prawidłowość wykonania usługi lub zakupu pod względem merytorycznym i zatwierdza dokument do wypłaty składając podpis z pieczątką imienną pod pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 3 do niniejszej instrukcji.

Rozdział  III

Wyjazdy służbowe

§  6.

1. Delegatury prowadzą wewnętrzną ewidencję poleceń wyjazdów służbowych.

2. Dyrektor Delegatury lub osoba przez niego upoważniona zleca wyjazd podległym funkcjonariuszom podpisując się pod pieczęcią imienną na druku polecenia wyjazdu. Delegowany funkcjonariusz lub pracownik Delegatury przedkłada do rozliczenia wypełniony druk polecenia wyjazdu służbowego zatwierdzony pod względem merytorycznym przez dyrektora Delegatury. Funkcjonariusz lub pracownik Delegatury dokonuje rozliczenia i kontroli formalno-rachunkowej dokumentu, której potwierdzeniem jest podpis z pieczątką imienną.

3. Faktura, rachunek lub paragon załączony do rozliczenia kosztów podróży służbowej opisuje się zgodnie z przepisami § 5 ust. 6-8.

4. Dyrektor Delegatury lub osoba przez niego upoważniona zatwierdza rozliczenie, składając podpis i pieczątkę imienną i przekazuje je do kasy Delegatury celem realizacji.

5. Polecenie wyjazdu służbowego za granicę wystawia, wypłaca walutę obcą i rozlicza Departament Finansów CBA.

Rozdział  IV

Umowy

§  7.

1. Umowę zawiera się przed rozpoczęciem wykonywania pracy.

2. W przypadku zatrudnienia przez dyrektora Delegatury osób na umowę zlecenie lub o dzieło kopię umowy należy bezzwłocznie przekazać do Wydziału Rozrachunkowo-Rozliczeniowego Departamentu Finansów CBA. Do kopii umowy należy dołączyć oświadczenie dla celów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz oświadczenie podatkowe zleceniobiorcy. Wydział Rozrachunkowo-Rozliczeniowy Departamentu Finansów CBA na podstawie złożonych dokumentów dokonuje zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od daty zawarcia umowy.

3. Po wykonaniu czynności określonych w umowie zleceniobiorca wystawia rachunek zawierający sposób dokonania wypłaty. Zatwierdzony merytorycznie rachunek należy niezwłocznie przekazać do Wydziału Rozrachunkowo-Rozliczeniowego Departamentu Finansów CBA, gdzie po zweryfikowaniu nalicza się należności z obciążeniami wynikającymi ze złożonych oświadczeń, dotyczących Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i podatku dochodowego.

4. Dyspozycja wypłaty w kasie będzie realizowana za pośrednictwem właściwej Delegatury po uzgodnieniu z Wydziałem Rozrachunkowo-Rozliczeniowym Departamentu Finansów CBA kwoty do wypłaty należności wynikającej z umowy. Wzory wymaganych oświadczeń, dotyczących Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i podatku dochodowego oraz rachunku udostępnia na wniosek Wydział Rozrachunkowo-Rozliczeniowy Departamentu Finansów CBA.

5. Dokument wytworzony w Delegaturze, który wywołuje skutki finansowe dla CBA, musi być zatwierdzony merytorycznie, a jeśli jest realizowany w kasie Delegatury - również zatwierdzony do wypłaty przez dyrektora właściwej Delegatury lub osobę przez niego upoważnioną, składających podpisy z pieczątką imienną. Dotyczy to również zwrotu kosztów stawiennictwa świadka, refundacji itp.

6. Zakupione pozostałe środki trwałe, stanowiące wyposażenie, takie jak meble, lodówki, kuchenki, telewizory, szafy pancerne itp., o wartości powyżej 500 zł należy ewidencjonować w księgach inwentarzowych dostarczonych przez Departament Logistyki CBA.

Załącznik  Nr 1

Wzór pieczęci

poświadczającej wykonanie pracy lub usługi zgodnie z umową lub zleceniem

"Faktura/Rachunek obejmuje należności dla

...............................................

za ............................................

dla Centralnego Biura Antykorupcyjnego

zgodnie z umową/zleceniem nr ..... z dn. ....."

Załącznik  Nr 2

Wzór pieczęci

poświadczającej prawidłowość dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym

"Sprawdzono pod względem

formalnym i rachunkowym

Data .....................

Podpis .................."

Załącznik  Nr 3

Wzór pieczęci

poświadczającej prawidłowość wykonania umowy pod względem merytorycznym

"Zatwierdzono pod względem merytorycznym.

Wydatek jest uzasadniony pod względem celowości,

legalności i gospodarności i mieści się w planie finansowym CBA

Dział 754 rozdział 75420 § ....... zł ......................

§ ....... zł ......................

§ ....... zł ......................

Razem zł ..........................

Do wypłaty/ zwrotu zł ......................................

Słownie zł..................................................

Dyrektor Delegatury Zarządu Operacji Regionalnej w/we ......"

¹ Załącznik nr 1 § 7 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 7/08 z dnia 21 sierpnia 2008 r. (Dz.Urz.CBA.08.3.30) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 sierpnia 2008 r.

² Załącznik nr 1 § 10 ust. 12 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 7/08 z dnia 21 sierpnia 2008 r. (Dz.Urz.CBA.08.3.30) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 sierpnia 2008 r.

³ Załącznik nr 1 § 10 ust. 14 dodany przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 7/08 z dnia 21 sierpnia 2008 r. (Dz.Urz.CBA.08.3.30) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 sierpnia 2008 r.

⁴ Załącznik nr 1 § 11 ust. 7 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia nr 7/08 z dnia 21 sierpnia 2008 r. (Dz.Urz.CBA.08.3.30) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 sierpnia 2008 r.

⁵ Załącznik nr 1 § 11 ust. 8 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia nr 7/08 z dnia 21 sierpnia 2008 r. (Dz.Urz.CBA.08.3.30) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 sierpnia 2008 r.