Określenie zasad i trybu kontroli przetwarzania danych osobowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.CBA.2011.1.24

Akt utracił moc

Wersja od: 3 stycznia 2011 r.

DECYZJA Nr 3/11

SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO

z dnia 3 stycznia 2011 r.

w sprawie określenia zasad i trybu kontroli przetwarzania danych osobowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym

Na podstawie § 1 statutu Centralnego Biura Antykorupcyjnego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 72 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie nadania statutu Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu (M. P. Nr 76, poz. 953), postanawia się, co następuje:

§ 1. Decyzja określa szczegółowe zasady i tryb prowadzenia kontroli przez pełnomocnika do spraw kontroli przetwarzania przez Centralne Biuro Antykorupcyjne danych osobowych, zwanego dalej "pełnomocnikiem" oraz osób przez niego upoważnionych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, zwanym dalej "CBA".

§  2.

1. Kontrola przetwarzania danych osobowych w CBA, zwana dalej "kontrolą", polega na sprawdzeniu zgodności przetwarzania danych osobowych gromadzonych przez CBA z przepisami ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. Nr 104, poz. 708 z późn. zm.¹⁾) oraz przepisami aktów powszechnie obowiązujących i wewnętrznych CBA w zakresie danych osobowych.

2. Kontrolę prowadzi się w oparciu o następujące kryteria przetwarzania danych osobowych:

1) legalności - oznaczające obowiązek przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującym prawem;

2) celowości - oznaczające obowiązek zbierania danych osobowych dla oznaczonych, zgodnych z obowiązującym prawem celów;

3) merytorycznej poprawności - oznaczające obowiązek dbałości o to, aby przetwarzane dane osobowe były aktualne, zgodne z prawdą i kompletne, a ich treść była zgodna ze stanem faktycznym;

4) adekwatności - oznaczające obowiązek przetwarzania danych osobowych tylko takiego rodzaju i takiej treści, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania;

5) ograniczenia czasowego - oznaczające obowiązek przechowywania danych w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż to jest niezbędne dla realizacji obowiązków służbowych.

§  3.

1. Kontrola ma na celu ustalenie stanu faktycznego dotyczącego działalności kontrolowanych jednostek organizacyjnych CBA, w zakresie przetwarzania danych osobowych, rzetelne jego udokumentowanie i dokonanie oceny pod względem przestrzegania kryteriów wskazanych w § 2 ust. 2.

2. Kontrolę prowadzi się w sposób rzetelny, obiektywny i niezależny.

§  4.

1. Pełnomocnik realizuje kontrolę przy pomocy upoważnionych funkcjonariuszy Departamentu Ochrony CBA.

2. W przypadku konieczności wykorzystania wiadomości specjalnych lub wiedzy fachowej, pełnomocnik może realizować kontrolę również przy pomocy upoważnionych funkcjonariuszy i pracowników innych jednostek organizacyjnych CBA, za uprzednią zgodą kierownika jednostki organizacyjnej CBA, w której pełnią oni służbę lub wykonują pracę.

3. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 1.

4. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 2, stanowi załącznik nr 2.

§  5.

1. Kontrolę prowadzi się w trybie kontroli:

1) planowej - obejmującej zagadnienia ujęte w rocznym planie kontroli;

2) doraźnej - obejmującej zagadnienia wskazane przez Szefa CBA, Zastępców Szefa CBA, kierowników jednostek organizacyjnych CBA lub na podstawie decyzji pełnomocnika;

3) sprawdzającej - polegającej na sprawdzeniu sposobu wykorzystania uwag, wykonania wniosków i zaleceń pokontrolnych z wcześniejszych kontroli.

2. Kontrola może być prowadzona w formie:

1) kontroli kompleksowej - dotyczącej całej działalności kontrolowanej jednostki organizacyjnej CBA w zakresie przetwarzania danych osobowych;

2) kontroli problemowej - dotyczącej wybranych zagadnień z działalności kontrolowanej jednostki organizacyjnej CBA związanych z przetwarzaniem danych osobowych lub poszczególnych aspektów przetwarzania danych osobowych.

§  6.

1. W celu oceny zasadności przeprowadzenia kontroli w trybie doraźnym i sprawdzającym, pełnomocnik po pisemnym poinformowaniu Szefa CBA, może zarządzić przeprowadzenie czynności przedkontrolnych, polegających w szczególności na ustaleniu stanu rzeczywistego oraz na analizie dokumentów dotyczących działalności kontrolowanych jednostek organizacyjnych CBA w zakresie przetwarzania danych osobowych.

2. Z przeprowadzonych czynności sporządza się notatkę służbową, ze wskazaniem potrzeby wszczęcia lub odstąpienia od wszczęcia kontroli w badanym zakresie.

§  7.

1. Kontrolę planową pełnomocnik podejmuje w oparciu o roczny plan kontroli, po uprzednim poinformowaniu Szefa CBA.

2. Pełnomocnik sporządza i informuje Szefa CBA o rocznym planie kontroli w terminie do 30 grudnia roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy.

3. Kontrolę doraźną i sprawdzającą można prowadzić po uprzednim poinformowaniu Szefa CBA o terminie jej rozpoczęcia.

4. Podjęcie kontroli planowej, doraźnej lub sprawdzającej musi zostać poprzedzone sporządzeniem programu kontroli, który zawiera w szczególności: temat i zakres przedmiotowy kontroli, okres objęty kontrolą oraz termin jej przeprowadzenia.

§ 8. Przy opracowaniu rocznego planu kontroli, o którym mowa w § 7 ust. 1, uwzględnia się w szczególności:

1) wyniki wcześniejszych kontroli i audytów;

2) wyniki analiz określonych problemów, w tym przeprowadzonych analiz ryzyka oraz skarg i wniosków;

3) informacje pochodzące od organów państwowych i samorządowych oraz organizacji pozarządowych;

4) propozycje zgłaszane przez jednostki organizacyjne CBA.

§  9.

1. Kontrola jest przeprowadzana sprawnie, w sposób jak najmniej zakłócający pracę kontrolowanej jednostki organizacyjnej CBA, po uprzednim poinformowaniu jej kierownika.

2. Wszystkie czynności kontrolne są dokumentowane w formie akt kontroli.

§  10.

1. Ustalenia dokonane w toku kontroli są zamieszczane w protokole kontroli.

2. Protokół zawiera opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli oraz ocenę ustalonych nieprawidłowości, w tym naruszeń przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych.

3. Protokół podpisuje pełnomocnik, kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej CBA oraz funkcjonariusze lub pracownicy, o których mowa w § 4 ust. 1 i 2.

§  11.

1. Kierownikowi kontrolowanej jednostki organizacyjnej CBA przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do zawartych w nim ustaleń, w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

2. W celu zanalizowania zastrzeżeń, o których mowa w ust. 1, mogą zostać podjęte dodatkowe czynności kontrolne.

§ 12. Po analizie zastrzeżeń, o których mowa w § 11 ust. 1, pełnomocnik bądź funkcjonariusz lub pracownik, o których mowa w § 4 ust. 1 i 2:

1) zmienia lub uzupełnia odpowiednią część protokołu kontroli, w przypadku stwierdzenia ich zasadności;

2) sporządza na protokole adnotację o ich nieuwzględnieniu, załączając do protokołu wynik przeprowadzonej analizy.

§  13.

1. Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej CBA może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie tej odmowy.

2. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w § 11 ust. 1, termin do złożenia wyjaśnienia o odmowie podpisania protokołu liczy się od dnia otrzymania ostatecznego stanowiska w sprawie rozpatrzenia tych zastrzeżeń.

3. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej CBA nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu kontroli przez pełnomocnika oraz funkcjonariuszy lub pracowników, o których mowa w § 4 ust. 1 i 2.

§  14.

1. Na podstawie protokołu kontroli pełnomocnik sporządza wystąpienie pokontrolne, które zawiera w szczególności:

1) podsumowanie i ocenę zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa w ramach działalności kontrolowanej jednostki organizacyjnej CBA, wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli;

2) polecenia usunięcia stwierdzonych uchybień, w przypadku stwierdzenia ich wystąpienia.

2. Wystąpienie pokontrolne sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden przekazuje się kierownikowi kontrolowanej jednostki organizacyjne CBA, a drugi włącza do akt kontroli, po zapoznaniu się z nim przez Szefa CBA.

§ 15. Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej CBA, któremu pełnomocnik wydał polecenie usunięcia stwierdzonych uchybień, niezależnie od obowiązku, o którym mowa w art. 22 b ust. 6 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, informuje pełnomocnika o jego wykonaniu lub przyczynie niewykonania.

§ 16. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

______

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. Nr 158, poz. 1122 i Nr 218, poz. 1592, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056, z 2009 r. Nr 18, poz. 97, Nr 85, poz. 716 i Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 151, poz. 1014 i Nr 182, poz. 1228.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

UPOWAŻNIENIE Nr ...../......

(pieczęć nagłówkowa Centralnego Biura Antykorupcyjnego)

Warszawa, dnia ...............................................

Na podstawie § 4 ust. 1 decyzji nr 3/11 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 3 stycznia 2011 r. w sprawie określenia zasad i trybu kontroli przetwarzania danych osobowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, upoważniam:

.......................................................................................................................................................

(imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe funkcjonariusza)

do przeprowadzenia kontroli w ....................................................................................................

(oznaczenie jednostki organizacyjnej CBA)

w zakresie .....................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Upoważnienie jest ważne za okazaniem legitymacji służbowej.

.............................................................................................................................................

(data i podpis pełnomocnika do spraw kontroli przetwarzania przez CBA danych osobowych)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

UPOWAŻNIENIE Nr ...../......

(pieczęć nagłówkowa Centralnego Biura Antykorupcyjnego)

Warszawa, dnia ........................................

Na podstawie § 4 ust. 2 decyzji nr 2/11 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 3 stycznia 2011 r. w sprawie określenia zasad i trybu kontroli przetwarzania danych osobowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, upoważniam:

.......................................................................................................................................................

(imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe funkcjonariusza/pracownika^*)

do przeprowadzenia kontroli w ....................................................................................................

(oznaczenie jednostki organizacyjnej CBA)

w zakresie .....................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

(data i podpis pełnomocnika do spraw kontroli przetwarzania przez CBA danych osobowych)

Wyrażam zgodę na udział ........................................................
		(imię i nazwisko funkcjonariusza/pracownika^*)
w kontroli prawidłowości przetwarzania danych osobowych prowadzonej przez pełnomocnika do spraw kontroli przetwarzania przez CBA danych osobowych.
	...................................................... (data i podpis kierownika jednostki organizacyjnej CBA, w której funkcjonariusz/pracownik^* pełni służbę/wykonuje pracę^*)

______

^* niepotrzebne skreślić