Określenie procedur kontroli finansowej w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.CBA.2009.1.9

Akt obowiązujący

Wersja od: 11 marca 2009 r.

DECYZJA Nr 28/09

SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO

z dnia 11 marca 2009 r.

w sprawie określenia procedur kontroli finansowej w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym

Na podstawie z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.¹⁾) postanawia się, co następuje:

§ 1. Decyzja określa procedury kontroli finansowej w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.

§ 2. Procedury kontroli finansowej, zwane dalej "procedurami kontroli", dotyczą przeprowadzania kontroli finansowej stanowiącej część systemu kontroli wewnętrznej, w zakresie gromadzenia i dysponowania środkami publicznymi oraz gospodarowania mieniem w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.

§ 3. Procedury kontroli to działania podejmowane przez upoważnionych funkcjonariuszy i pracowników obejmujące:

1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;

2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym przepisami prawa oraz aktów wewnętrznych obowiązujących w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym;

3) zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków ze środków publicznych;

4) udzielanie zamówień publicznych;

5) zwrot środków publicznych;

6) racjonalne gospodarowanie mieniem;

7) dostarczanie informacji niezbędnych do podejmowania prawidłowych decyzji finansowo-gospodarczych;

8) inicjowanie kierunków prawidłowego działania oraz zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości w gospodarce finansowej i gospodarowaniu mieniem.

§  4.

1. Procedury kontroli realizowane są poprzez bieżące sprawdzanie wykonywanych czynności oraz dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych w zakresie, o którym mowa w § 2.

2. Zadania w zakresie procedur kontroli są realizowane na etapach:

1) planowania;

2) udzielania zamówień publicznych;

3) prowadzenia ewidencji księgowej oraz dokumentacji;

4) gospodarowania mieniem;

5) sprawozdawczości.

3. Realizacja procedur kontroli, o której mowa w ust. 1, polega na:

1) wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych, pod względem ich zgodności z planem finansowym;

2) wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, między innymi pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym;

3) kontroli sporządzania planu wydatków finansowych;

4) informowaniu przełożonych o zagrożeniach związanych z realizacją planowanych wydatków;

5) kontroli realizacji wydatków budżetowych przewidzianych w planie;

6) kontroli terminowego regulowania zobowiązań finansowych jednostki;

7) ocenie zawieranych umów;

8) kontroli ustalania dochodów budżetowych (należności) i ich terminowego odprowadzania;

9) kontroli udzielania zamówień publicznych zgodnie z przepisami prawa oraz z przepisami aktów wewnętrznych obowiązujących w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym;

10) kontroli prowadzenia rachunkowości pod względem zgodności z rozwiązaniami wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.²⁾) oraz z przyjętej przez Centralne Biuro Antykorupcyjne polityki rachunkowości;

11) kontroli sporządzania sprawozdawczości finansowej i budżetowej;

12) kontroli gospodarowania mieniem, w tym:

a) prowadzenia ewidencji mienia i nakładów inwestycyjnych,

b) przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.

§  5.

1. Procedury kontroli pod względem legalności obejmują sprawdzenie, czy dokumenty potwierdzają działalność zgodną z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, przepisami aktów wewnętrznych obowiązujących w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym oraz zawartymi umowami cywilnoprawnymi.

2. Procedury kontroli pod względem gospodarności obejmują sprawdzenie, czy podejmowane działania są zgodne z zasadami efektywnego gospodarowania, tzn. czy oszczędnie i wydajnie wykorzystane będą (lub wykorzystano) środki publiczne. W kryterium gospodarności uwzględnia się również uwarunkowania ekonomiczno-organizacyjne, w jakich działa Centralne Biuro Antykorupcyjne, wraz z zasadami oszczędności i zapobiegliwości ewentualnego powstawania szkód.

3. Procedury kontroli pod względem celowości (zasadności) obejmują sprawdzenie, czy wydatkowanie środków finansowych wynika z celów określonych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym oraz sprawdzenie, czy zastosowane metody i środki są odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów.

4. Procedury kontroli pod względem przejrzystości obejmują badanie klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych, stosowanie do obowiązujących zasad rachunkowości oraz wykonywanie sprawozdawczości.

5. Procedury kontroli pod względem jawności obejmują badanie udostępnienia sprawozdań dotyczących finansów i działalności jednostki oraz udostępnienie innych informacji dotyczących funkcjonowania Centralnego Biura Antykorupcyjnego i podejmowanych działań.

6. Procedury kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym obejmują ustalenie rzetelności danych, w tym sprawdzenie, czy występuje zgodność operacji gospodarczej lub finansowej ze stanem rzeczywistym oraz sprawdzenie, czy treść słowna i dane liczbowe określają dokładnie istotę tej operacji, a dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki, jak również ustalenie celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych.

7. Procedury kontroli dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym obejmują sprawdzenie kompletności i poprawności dokumentów, zgodności działań arytmetycznych, a ponadto sprawdzenie czy dokument odpowiada wymaganej formie, został sporządzony przez osobę uprawnioną, jest czytelny, opatrzony datą, numeracją, zawiera podpisy osób upoważnionych i właściwe pieczęcie, nie zawiera śladów poprawek, a poprawki wniesione są w sposób prawidłowy.

§ 6. Procedury kontroli finansowej realizowane są poprzez kontrolę funkcjonalną opartą na podziale funkcji, polegającą na bieżącym sprawdzaniu toku lub efektów pracy podległych funkcjonariuszy i pracowników. Jest ona dokonywana przez odpowiednie sprawdzenie lub zaakceptowanie dokumentów oraz udokumentowanie tych czynności. Wykonują ją osoby zajmujące stanowiska kierownicze, samodzielne lub wykonawcze, których podstawowym zadaniem nie jest kontrola, lecz wykonywanie innych czynności określonych zakresami obowiązków i uprawnień.

§ 7. Procedury kontroli finansowej, o których mowa w § 6, realizowane są przez:

1) Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego;

2) zastępców Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego;

3) kierowników jednostek organizacyjnych Centralnego Biura Antykorupcyjnego;

4) głównego księgowego Centralnego Biura Antykorupcyjnego;

5) kierowników komórek organizacyjnych i kierowników wyodrębnionych w ramach ich struktury, sekcji i zespołów;

6) funkcjonariuszy i pracowników Centralnego Biura Antykorupcyjnego, którym obowiązki kontrolne określone zostały w ich zakresach obowiązków i uprawnień.

§ 8. Potwierdzeniem realizacji procedur kontroli, wynikających z § 4, jest w zakresie kontroli wykonywanej przez osoby wymienione w § 7, złożenie na odwrocie dokumentu: pieczęci imiennej, daty oraz podpisu przez osobę wykonującą czynności kontrolne, zgodnie z zarządzeniem nr 6/06 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 25 września 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. Urz. CBA z 2007 r. Nr 1, poz. 5, z późn. zm.), zarządzeniem nr 5/06 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 25 września 2006 r., w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli umów zawieranych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. Urz. CBA z 2007 r. Nr 1, poz. 4, z późn. zm.), decyzją nr 2/07 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 15 marca 2007 r. w sprawie wprowadzenia w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym regulaminu udzielania zamówień publicznych (Dz. Urz. CBA Nr 2, poz. 39, z późn. zm.) oraz decyzją nr 3/07 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 15 marca 2007 r. w sprawie zasad i trybu udzielania w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym zamówienia publicznego, które może być udzielane w trybie art. 4 pkt 5 ustawy - Prawo zamówień publicznych (Dz. Urz. CBA Nr 2, poz. 40, z późn. zm.).

§ 9. W przypadku zagrożeń w gospodarowaniu środkami publicznymi, kierownik jednostki organizacyjnej Centralnego Biura Antykorupcyjnego dokonuje wraz z kierownikami podległych komórek organizacyjnych analizy oraz identyfikacji ryzyka, a następnie niezwłocznie przedstawia w formie pisemnej propozycje działań naprawczych Szefowi Centralnego Biura Antykorupcyjnego.

§ 10. Kierownicy jednostek organizacyjnych Centralnego Biura Antykorupcyjnego zapewniają przestrzeganie i stosowanie procedur kontroli finansowej, określonych niniejszą decyzją.

§ 11. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

______

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 169, poz. 1420, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i 1218, Nr 187, poz. 1381 i Nr 249, poz. 1832, z 2007 r. Nr 82, poz. 560, Nr 88, poz. 587, Nr 115, poz. 791 i Nr 140, poz. 984, z 2008 r. Nr 180, poz. 1112, Nr 209, poz. 1317, Nr 216, poz. 1370 i Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 19, poz. 100.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 60, poz. 535, Nr 124, poz. 1152, Nr 139, poz. 1324, Nr 229, poz. 2276, z 2004 r. Nr 96, poz. 959, Nr 145, poz. 1535, Nr 146, poz. 1546, Nr 213, poz. 2155, z 2005 r. Nr 10, poz. 66, Nr 184, poz. 1539, Nr 267, poz. 2252, z 2006 r. Nr 157, poz. 1119, Nr 208, poz. 1540 oraz z 2008 r. Nr 63, poz. 393, Nr 144, poz. 900, Nr 171, poz. 1056 i Nr 214, poz. 1343.