Ochrona tajemnicy państwowej i służbowej w resorcie pracy i polityki socjalnej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MPiPS.1998.2.1

Akt utracił moc

Wersja od: 12 października 1998 r.

ZARZĄDZENIE Nr 191

MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ

z dnia 8 października 1998 r.

w sprawie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w resorcie pracy i polityki socjalnej.

Na podstawie art. 3 ust. 2, art. 6 ust. 1, art. 18 ust. 2 i art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 1982 r o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej (Dz. U. Nr 40, poz. 271, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i z 1997 r. Nr 110, poz. 714) zarządza się, co następuje:

§ 1. Przepisy zarządzenia dotyczą:

1. Komórek organizacyjnych Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej.

2. Jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministra Pracy i Polityki Socjalnej:

1) Ochotniczych Hufców Pracy,

2) Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych,

3) Centralnego Instytutu Ochrony Pracy,

4) Głównej Biblioteki Pracy i Zabezpieczenia Społecznego,

5) Centrum Partnerstwa Społecznego "DIALOG",

6) Instytutu Rozwoju Służb Społecznych,

7) Zakładu Wydawniczo-Poligraficznego, zwanych dalej "jednostkami organizacyjnymi".

§  2.

1. Koordynacja i kontrola ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w jednostkach i komórkach organizacyjnych wymienionych w § 1 należą do właściwości Biura Spraw Obronnych Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej.

2. W jednostkach organizacyjnych wymienionych w § 1 ust. 2, w których jest powołana komórka lub stanowisko pracy do spraw obronnych, zadania ochrony tajemnicy państwowej i służbowej włącza się do zakresu czynności tej komórki (stanowiska).

3. W jednostkach organizacyjnych wymienionych w § 1 ust. 2, w których nie została powołana komórka lub stanowisko pracy do spraw obronnych, zadania o których mowa w ust. 2 włącza się do zakresu czynności wyznaczonego pracownika, upoważnionego do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową i służbową.

§ 3. W Ministerstwie Pracy i Polityki Socjalnej działa kancelaria tajna. W jednostkach organizacyjnych wymienionych w § 1 ust. 2 można odstąpić od tworzenia kancelarii tajnej, a wykonywanie czynności przewidzianych dla prowadzącego tę kancelarię, włączyć do zakresu czynności wyznaczonego pracownika.

§ 4.

1. Ustala się:

1) wykaz rodzajów wiadomości stanowiących tajemnicę państwową występujących w zakresie działania Ministra Pracy i Polityki Socjalnej oraz w działalności jednostek podległych i nadzorowanych, które zawiera załącznik nr 1 do zarządzenia,

2) wykaz rodzajów wiadomości stanowiących tajemnicę służbową występujących w zakresie działania Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej, które zawiera załącznik nr 2 do zarządzenia,

3) zasady postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową w Ministerstwie Pracy i Polityki Socjalnej, które zawiera załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych w Ministerstwie Pracy i Polityki Socjalnej i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 1 ust. 2, są zobowiązani do bieżącego zgłaszania zmian do wykazów w celu ich aktualizacji.

§ 5. Kierownicy jednostek organizacyjnych wymienionych w § 1 ust. 2 zobowiązani są składać Ministrowi Pracy i Polityki Socjalnej, w terminie do 31 marca, sprawozdanie za rok ubiegły z przestrzegania przepisów v ochronie tajemnicy państwowej i służbowej w podległej jednostce.

§ 6. Dyrektor Biura Spraw Obronnych zobowiązany jest:

- w terminie do 30 kwietnia przygotować sprawozdanie za rok ubiegły z analizy stanu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w jednostkach organizacyjnych wymienionych w § 1,

- w terminie do 10 maja przygotować dla Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji projekt sprawozdania z analizy stanu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w jednostkach organizacyjnych wymienionych w § i za rok ubiegły.

§ 7. Traci moc zarządzenie nr 14 Ministra Pracy, Płac i Spraw Socjalnych z dnia 19 kwietnia 1984 roku w sprawie ustalania wykazów rodzajów wiadomości stanowiących tajemnicę państwową oraz wiadomości stanowiących tajemnicę państwową o szczególnie ważnym znaczeniu dla obronności Państwa, Sił Zbrojnych i bezpieczeństwa Państwa występujących w zakresie działania Ministra Pracy, Płac i Spraw Socjalnych i w jednostkach podległych.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 15 października 1998 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr 1

WYKAZ RODZAJÓW WIADOMOŚCI STANOWIĄCYCH TAJEMNICE PAŃSTWOWĄ WYSTĘPUJĄCYCH W ZAKRESIE DZIAŁANIA MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ ORAZ W DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTEK PODLEGŁYCH I NADZOROWANYCH

1. Treść instrukcji negocjacyjnych do zawarcia umów międzynarodowych, należących do zakresu działania lub w części pozostających w zakresie działania Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, których ujawnienie mogłoby narazić na szkodę interes Państwa.

2. Wiadomości występujące w stosunkach międzynarodowych, jeżeli tajność tej wiadomości została zastrzeżona co najmniej przez jedną ze stron.

3. Wiadomości o przygotowaniach obronnych prowadzonych w komórkach i w jednostkach organizacyjnych, a w szczególności dotyczące:

1) struktury organizacyjnej komórek i jednostek organizacyjnych na okres zagrożenia bezpieczeństwa Państwa i wojny;

2) szczegółowego zakresu zadań i czynności w zakresie obronności wszystkich jednostek i komórek organizacyjnych resortu pracy i polityki socjalnej na okres zagrożenia bezpieczeństwa Państwa i wojny;

3) uszczegółowionych zestawów zadań dla jednostek i komórek organizacyjnych resortu pracy i polityki socjalnej na okres zagrożenia bezpieczeństwa Państwa i wojny;

4) zakresu i treści prac obronnych resortu związanych z osiąganiem podwyższonej gotowości obronnej Państwa i w czasie wojny;

5) przygotowań, organizacji, lokalizacji i funkcjonowania stanowiska kierowania Ministra Pracy i Polityki Socjalnej na okres zagrożenia bezpieczeństwa Państwa i wojny.

ZAŁĄCZNIK Nr 2

WYKAZ RODZAJÓW WIADOMOŚCI STANOWIĄCYCH TAJEMNICĘ SŁUŻBOWĄ WYSTĘPUJĄCYCH W ZAKRESIE DZIAŁANIA MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ

1. Projekty aktów prawnych w zakresie:

1) polityki płac, w tym systemów wynagrodzeń,

2) polityki zatrudnienia, w tym przeciwdziałania bezrobociu,

3) świadczeń socjalnych i ubezpieczeń społecznych,

4) zasad i warunków kierowania obywateli polskich do pracy za granicą,

5) zasad i warunków zatrudnienia i szkolenia cudzoziemców w kraju,

do czasu ich konsultacji ze związkami zawodowymi i uzgodnień międzyresortowych, których ujawnienie mogłoby narazić na szkodę interes społeczny lub interes urzędu.

2. Kompleksowe oceny warunków pracy w odniesieniu do działów gospodarki narodowej o szczególnym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa.

3. Sprawozdania przygotowywane dla organów międzynarodowych, których złożenie jest obowiązkiem wynikającym z przyjętych zobowiązań międzynarodowych.

4. Wiadomości dotyczących porozumień i rozliczeń międzynarodowych w zakresie ubezpieczeń społecznych, obrotów płatniczych z zagranicą z tytułu przekazywanych świadczeń emerytalno-rentowych, jeżeli tajność tych wiadomości została zastrzeżona co najmniej przez jedną ze stron.

5. Prawa dostępu do serwerów, urządzeń sieciowych, baz danych oraz systemów bezpieczeństwa.

6. Wiadomości o stanie gotowości formacji obrony cywilnej i służby ochrony obiektów Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej i jednostkach podległych.

7. Wiadomości o terminach, trasach przewozu i środkach zabezpieczających przewóz znacznych wartości pieniężnych, przeznaczonych do obrotu w Ministerstwie i jednostkach podległych.

8. Wiadomości dotyczące szczegółowych ustaleń w sprawie organizacji ochrony tajemnicy państwowej i służbowej, w tym: protokoły z kontroli kancelarii tajnych, analizy stanu ochrony tajemnicy, protokoły zniszczenia dokumentów niejawnych. '

9. Wiadomości dotyczące danych osobowych pracowników i ich wynagrodzeń.

10. Informacje o stanie finansowym jednostek organizacyjnych resortu pracy i polityki socjalnej.

11. Dokumentacja dotycząca upoważnień do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową.

12. Informacje z zakresu udzielania zamówień publicznych przez jednostki organizacyjne resortu pracy i polityki socjalnej.

13. Wybrane sprawozdania (protokoły) z kontroli wewnątrzresortowej (zgodnie z decyzją członków Kierownictwa MPiPS).

ZAŁĄCZNIK Nr 3

ZASADY POSTĘPOWANIA Z WIADOMOŚCIAMI STANOWIĄCYMI TAJEMNICĘ PAŃSTWOWĄ I SŁUŻBOWĄ W MINISTERSTWIE PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ

I. 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§  1.

1. Osobę podejmującą pracę w Ministerstwie Pracy i Polityki Socjalnej Dyrektor Biura Spraw Obronnych, zapoznaje z obowiązkami wynikającymi z ustawy o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej oraz z innych przepisów dotyczących ochrony tajemnicy państwowej i służbowej, obowiązującymi w Ministerstwie Pracy i Polityki Socjalnej, a także o odpowiedzialności karnej za ujawnienie tajemnicy państwowej i służbowej.

2. Postępowanie w sprawie upoważnienia do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową lub służbową odbywa się za wiedzą i zgodą zainteresowanej osoby.

3. Zapoznanie się z przepisami, o których mowa w ust. 1 oraz wyrażenie zgody, o której mowa w ust. 2, pracownik potwierdza pisemnymi oświadczeniami. Oświadczenia te załącza się do jego akt osobowych.

4. Wnioski w sprawie upoważnienia pracownika do dostępu do wiadomości zawierających tajemnicę państwową, kierownicy komórek organizacyjnych kierują do Dyrektora Biura Spraw Obronnych.

5. Dyrektor Generalny wydaje upoważnienie do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową i służbową. Upoważnienia te przechowuje się w kancelarii tajnej. Drugi egzemplarz upoważnienia załącza się do akt osobowych pracownika.

6. Dyrektor Biura Spraw Obronnych zapoznaje osoby zajmujące stanowiska, których pełnienie uprawnia do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową bez potrzeby uzyskiwania upoważnień z obowiązkami wynikającymi z ustawy o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej oraz z innych przepisów dotyczych ochrony tajemnicy państwowej, obowiązujących w Ministerstwie Pracy i Polityki Socjalnej.

7. Pracownik, z którym rozwiązano stosunek pracy lub cofnięto upoważnienie do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową lub służbową, po rozliczeniu się z dokumentów i materiałów, składa pisemne oświadczenie o zachowaniu w tajemnicy uzyskanych wiadomości, które załącza się do jego akt osobowych.

§ 2. Dyrektor Biura Spraw Obronnych:

1) szkoli pracowników sekretariatów,

2) co najmniej raz w kwartale przeprowadza kontrolę przestrzegania przepisów o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej w poszczególnych komórkach organizacyjnych.

§ 3.

1. Pracownikowi mogą być udostępnione wyłącznie te wiadomości stanowiące tajemnicę państwową i służbową, które wchodzą w zakres wykonywanych przez niego obowiązków służbowych.

2. Udostępnienie przez pracownika innemu pracownikowi tej samej lub innej jednostki wiadomości stanowiących tajemnicę państwową odbywa się wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia Dyrektora Generalnego. Pracownicy ci powinni posiadać upoważnienie do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową.

3. Udostępnienie wiadomości stanowiących tajemnicę państwową lub służbową biegłym, rzeczoznawcom oraz innym osobom spoza Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej wymaga pisemnej zgody Dyrektora Generalnego. Osoby te powinny posiadać upoważnienie do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową.

§ 4. Pracownik, któremu powierzono wiadomości stanowiące tajemnicę państwową lub służbową, obowiązany jest wszelkimi dostępnymi mu sposobami i środkami ochraniać te wiadomości, a w szczególności:

1) ściśle przestrzegać przepisów określających zasady postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową,

2) dokonywać co najmniej raz w miesiącu kontroli posiadanych dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę państwową i służbową, zgodnie z ewidencją dokumentów w kancelarii tajnej.

II. 

KWALIFIKOWANIE WIADOMOŚCI I SPORZĄDZANIE DOKUMENTÓW

§  5.

1. Pracownik sporządzający dokument kwalifikuje go i oznacza odpowiednią klauzulą. Ostateczna decyzja w tym zakresie należy do osoby podpisującej dokument.

2. W przypadku niewłaściwego zakwalifikowania dokumentu, do zmiany kwalifikacji uprawniony jest:

1) w odniesieniu do dokumentów własnych i wysyłanych - kierownik komórki organizacyjnej,

2) w odniesieniu do dokumentów otrzymywanych - Dyrektor Generalny, na wniosek Dyrektora Biura Spraw Obronnych, za zgodą nadawcy.

3. O zmianie kwalifikacji dokumentu należy powiadomić jednostki organizacyjne posiadające egzemplarze tych dokumentów oraz odnotować zmianę kwalifikacji w "Dzienniku ewidencji wykonywanych dokumentów" oraz w "Dzienniku korespondencji".

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 powinny zawierać:

1) w lewym górnym rogu - nazwę jednostki organizacyjnej, numer rejestracyjny (kolejny numer "Dziennika korespondencji"),

2) w prawym górnym rogu, nazwę miejscowości i datę, klauzulę tajności, a poniżej numer egzemplarza oraz pełną nazwę adresata,

3) w lewym dolnym rogu pod treścią - określenie liczby załączników oraz arkuszy, liczbę wykonanych egzemplarzy rozdzielnik, inicjały osoby sporządzającej dokument oraz liczbę porządkową "Dziennika ewidencji wykonywanych dokumentów",

4) w prawym dolnym rogu pod treścią - stanowisko, imię i nazwisko osoby podpisującej dokument (nadruk lub pieczęć) oraz jej podpis.

§  6.

1. Decyzję w sprawie sporządzenia kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentu zawierającego tajemnicę służbową, wydaje kierownik komórki organizacyjnej, w formie odpowiedniej adnotacji na dokumencie.

2. Decyzję w sprawie sporządzenia kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentu zawierającego tajemnicę państwową, wydaje Dyrektor Biura Spraw Obronnych, w formie odpowiedniej adnotacji na dokumencie.

3. Odpis (kopia) powinien posiadać tę samą klauzulę tajności co dokument, a wyciąg - w zależności od zawartej w nim treści.

4. Fakt sporządzenia odpisu, kopii lub wyciągu należy odnotować na dokumencie, z którego odpis, kopię lub wyciąg sporządzono.

5. Wykonane odpisy kopie lub wyciągi powinny zawierać w górnej części napis "odpis-kopia", natomiast w lewym dolnym rogu określenie liczby wykonanych egzemplarzy, rozdzielnik i liczbę porządkową "Dziennika wykonanych dokumentów".

§  7.

1. Na dokumentach stanowiących załączniki, na pierwszym arkuszu w górnej jego części umieszcza się napis: "Załącznik nr ........ do pisma nr ...........:"

2. Jeżeli adresatowi wysyła się inną liczbę załączników niż pozostawia w aktach, to na piśmie przewodnim należy odnotować dane o załącznikach wysyłanych oraz dane o załącznikach pozostających w aktach. Jeżeli natomiast załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania w aktach, wówczas na piśmie przewodnim przy adnotacji o załącznikach dopisuje się "Tylko adresat".

3. Jeżeli przesłane załączniki mają być zwrócone, na piśmie przewodnim przy adnotacji o załącznikach dopisuje się "Do zwrotu".

§  8.

1. Wprowadzanie danych zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę państwową na elektroniczne nośniki informacji jest możliwe wyłącznie w warunkach zapewniających zachowanie wymogów bezpieczeństwa.

2. Dokumenty zawierające tajemnicę państwową lub służbową mogą drukować (przepisywać, kopiować) wyłącznie osoby upoważnione do dostępu do tych wiadomości, w warunkach gwarantujących ochronę tajemnicy.

III. 

OBIEG DOKUMENTÓW STANOWIĄCYCH TAJEMNICĘ PAŃSTWOWĄ

§  9.

1. Prawidłowy obieg dokumentów zawierających tajemnicę państwową zapewnia kancelaria tajna.

2. Kancelaria tajna przyjmuje, rejestruje, przekazuje, przechowuje, rozdziela i wysyła dokumenty zawierające tajemnicę . państwową.

3. Zabronione jest przekazywanie dokumentów oznaczonych jako "Tajne" bezpośrednio między komórkami organizacyjnymi.

4. Kierownik kancelarii tajnej oraz pracownik sekretariatu komórki organizacyjnej nie otwierają bez upoważnienia przesyłek adresowanych "Do rąk własnych", wpisując do "Dziennika korespondencji" dane z opakowania. Na opakowaniu przesyłki wpisuje się datę wpływu, pozycję i numer, pod którym zarejestrowano przesyłkę w "Dzienniku korespondencji". Następnie przesyłkę przekazuje bezpośrednio adresatowi lub w razie jego nieobecności - osobie przez niego wyznaczonej do odbioru - za pokwitowaniem w "Dzienniku korespondencji".

§  10.

1. Dokumenty własne zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową, ewidencjonuje się w "Dzienniku wykonanych dokumentów", który znajduje się w kancelarii tajnej.

2. Dokumenty zawierające tajemnicę państwową po ich załatwieniu kompletuje się w teczki spraw i przechowuje w kancelarii tajnej. W "Dzienniku korespondencji" odnotowuje się numer teczki, do której dokument włączono.

§  11.

1. Pracownik, który stwierdził fakt utraty dokumentu zawierającego tajemnicę państwową lub służbową, ujawnienia znanej mu informacji tajnej albo innego naruszenia zasad ochrony tajemnicy, obowiązany jest natychmiast powiadomić o tym kierownika komórki organizacyjnej, w której jest zatrudniony.

2. Kierownik komórki organizacyjnej, po otrzymaniu informacji o zdarzeniu, o którym mowa w ust. 1, podejmuje natychmiastowe działania zmierzające do odnalezienia dokumentu lub ustalenia sprawcy ujawnienia :tajemnicy. O fakcie tym powiadamia Dyrektora Biura Spraw Obronnych.

§  12.

1. Korzystanie z dokumentów zawierających tajemnicę państwową, a nie będących w toku opracowywania, powinno odbywać się wyłącznie w kancelarii tajnej - w obecności kierownika tej kancelarii - z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Minister, sekretarze stanu, podsekretarze stanu, kierownicy komórek organizacyjnych mogą przechowywać dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową poza kancelarią tajną w szafach metalowych zamykanych z odciśniętą pieczęcią numerową.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu zgody Dyrektora Generalnego, pracownicy upoważnieni do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową, mogą wypożyczać dokumenty z kancelarii tajnej - za pokwitowaniem. Dokumenty te zwraca się codziennie do kancelarii tajnej.

§  13.

1. Dokumenty zawierające tajemnicę państwową można wynosić w celach służbowych, za zgodą Dyrektora Generalnego.

2. Dokumenty zawierające tajemnicę państwową w celu doręczenia adresatowi, winny być odpowiednio zabezpieczone. Zabrania się przewożenia tych dokumentów publicznymi środkami komunikacji. Pracownik wynoszący dokumenty odpowiada za ich ochronę.

§  14.

1. Wydawnictwa i publikacje tajne podlegają takiej samej ochronie jak dokumenty tajne.

2. Tryb korzystania z wydawnictw i publikacji określają osoby opracowujące te materiały, z uwzględnieniem zasad terminowego zwrotu i ścisłej kontroli.

IV. 

OBIEG DOKUMENTÓW STANOWIĄCYCH TAJEMNICĘ SŁUŻBOWĄ

§ 15. Sekretariaty komórek organizacyjnych przyjmują, rejestrują, przekazują, przechowują, rozdzielają i wysyłają dokumenty zawierające tajemnicę służbową. Dokumenty ewidencjonuje się w "Dzienniku korespondencji" zarejestrowanym w kancelarii tajnej.

§ 16.

1. Dokumenty własne zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, ewidencjonuje się w "Dzienniku wykonanych dokumentów" zarejestrowanym w kancelarii tajnej, który znajduje się w sekretariacie komórki organizacyjnej wykonującej dokument.

2. Dokumenty zawierające tajemnicę służbową mogą być przechowywane w szafach drewnianych, zamykanych w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z ich treścią, przez osoby nieupoważnione. Po zakończeniu pracy szafy powinny być zamknięte i opieczętowane.

3. Dokumenty zawierające tajemnicę służbową po ich załatwieniu kompletuje się w teczki spraw i przechowuje w sekretariacie komórki organizacyjnej. W "Dzienniku korespondencji" odnotowuje się numer teczki, do której dokument włączono.

§  17.

1. Otwarcia szafy, w której przechowywane są dokumenty zawierające tajemnicę służbową, podczas nieobecności pracownika, dokonuje się komisyjnie na polecenie kierownika komórki organizacyjnej.

2. Komisja ze swoich czynności sporządza protokół z wyszczególnieniem dokumentów i osób, które zapoznały się z ich treścią. Protokół zawiera także numer pieczątki, która będzie odciśnięta po zamknięciu szafy.

3. Zamknięcia i opieczętowania dokonuje pracownik wyznaczony przez kierownika komórki organizacyjnej.

V. 

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§  18.

1. Niszczenia dokumentów zawierających tajemnicę służbową, które utraciły swoje praktyczne lub przedmiotowe znaczenie i nie podlegają trwałemu przechowywaniu dokonuje komisja powołana decyzją kierownika komórki organizacyjnej, w której te dokumenty są przechowywane - w obecności kierownika kancelarii tajnej. Z dokonanych czynności komisja sporządza protokół, który przedstawia do zatwierdzenia kierownikowi komórki organizacyjnej.

2. Niszczenia dokumentów zawierających tajemnicę państwową lub służbową, które znajdują się w kancelarii' tajnej, dokonuje komisja powołana decyzją Dyrektora Biura Spraw Obronnych. Z dokonanych czynności komisja sporządza protokół, który przedstawia do zatwierdzenia Dyrektorowi Biura Spraw Obronnych. Kierownik kancelarii tajnej dokonuje adnotacji o zniszczeniu dokumentów w "Dzienniku korespondencji" w rubryce - Uwagi.

3. Materiały pomocnicze, zbędne kopie dokumentów itp. oraz brudnopisy projektów dokumentów wykonane ręcznie lub przy użyciu środków technicznych zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową lub służbową - mogą być niszczone przez pracownika odpowiedzialnego za te materiały w obecności kierownika kancelarii tajnej. Fakt ten należy odnotować w ewidencji, składając czytelne podpisy.

§ 19. Kancelaria tajna prowadzi ewidencję pieczęci numerowych i herbowych Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej.

§ 20.

1. Dyrektor Generalny powołuje raz w roku, nie później niż do dnia 31 stycznia, komisję - spośród pracowników upoważnionych do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową - dla przeprowadzenia kontroli pracy kancelarii tajnej za rok ubiegły.

2. W skład komisji nie mogą wchodzić pracownicy kancelarii tajnej.

3. Komisja, po przeprowadzeniu szczegółowej kontroli obowiązana jest w terminie nie później niż do dnia 31 marca sporządzić protokół i przedstawić do akceptacji Dyrektorowi Generalnemu.