Ochrona przesyłek i organizacja obsługi pocztowej w Straży Granicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2013.24

Akt obowiązujący

Wersja od: 1 października 2023 r.

ZARZĄDZENIE Nr 19

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 27 marca 2013 r.

w sprawie ochrony przesyłek i organizacji obsługi pocztowej w Straży Granicznej

Na podstawie art. 9c ust. 1 ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2011 r. Nr 116, poz. 675, z poźn. zm.) ustala się, co następuje:

Rozdział  1.

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Zarządzenie określa działania służące ochronie przesyłek oraz organizację obsługi pocztowej w Straży Granicznej.

2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) 1  jednostka organizacyjna - Komendę Główną Straży Granicznej, Wyższą Szkołę Straży Granicznej, Biuro Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej, oddział Straży Granicznej, ośrodek szkolenia Straży Granicznej i ośrodek Straży Granicznej;

2) 2  komórka organizacyjna - komórkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej, Wyższej Szkoły Straży Granicznej, Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej, komendy oddziału, ośrodka szkolenia lub ośrodka Straży Granicznej, placówkę lub dywizjon Straży Granicznej;

3) PS - pocztę specjalną, wewnętrzną komórkę organizacyjną komórki organizacyjnej lub stanowisko, odpowiedzialne za zapewnienie w jednostce organizacyjnej ochrony przesyłek oraz obsługi pocztowej;

4) funkcjonariusz - funkcjonariusza Straży Granicznej;

5) pracownik - osobę zatrudnioną w Straży Granicznej;

6) przesyłka - materiał w postaci listu lub paczki prawidłowo opakowanej, zabezpieczonej, zaadresowanej i oznaczonej.

§ 2. Obsługę pocztową i ochronę przesyłek w Straży Granicznej można realizować przez PS lub bez udziału PS.

Rozdział  2.

Realizowanie obsługi pocztowej oraz ochrony przesyłek przez PS

§  3. 

1. Obsługa pocztowa polega na:

1) nadawaniu, przyjmowaniu i wydawaniu przesyłek;

2) konwojowaniu przesyłek;

3) ewidencjonowaniu przesyłek;

4) prowadzeniu ewidencji wydatków związanych z nadawaniem przesyłek przekazywanych za pośrednictwem przedsiębiorcy uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej.

2. Ochrona przesyłek polega na:

1) usytuowaniu pomieszczenia lub pomieszczeń, w których są realizowane zadania PS, w strefie ochronnej i zabezpieczeniu ich odpowiednimi środkami bezpieczeństwa fizycznego;

2) zabezpieczeniu przyjętych przesyłek przed utratą, uszkodzeniem, zniszczeniem lub ujawnieniem informacji w nich zawartych, z uwzględnieniem przepisów § 7;

3) realizowaniu zadań związanych z konwojowaniem przesyłek, z uwzględnieniem następujących warunków:

a) przesyłkę zawierającą informacje niejawne o klauzuli "ściśle tajne" przewozi i ochrania konwój złożony z co najmniej dwóch uzbrojonych w broń palną funkcjonariuszy lub pracowników, posiadających odpowiednie poświadczenia bezpieczeństwa, zwanych dalej "konwojentami",

b) przesyłkę zawierającą informacje niejawne o klauzuli "tajne" przewozi i ochrania co najmniej jeden uzbrojony w broń palną konwojent, posiadający odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa,

c) odstępstwo od warunku posiadania broni palnej, o którym mowa w lit. a i b, jest dopuszczalne, gdy przesyłka jest przekazywana od nadawcy do adresata lub na terenie tej samej miejscowości,

d) przesyłkę zawierającą informacje niejawne o klauzuli "poufne" lub "zastrzeżone" przewozi i ochrania co najmniej jeden konwojent posiadający odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 182, poz. 1228),

e) konwojenci powinni posiadać środki łączności umożliwiające kontakt z nimi podczas przewozu przesyłek,

f) kierowcę pojazdu wykorzystywanego do przewozu przesyłki można wyznaczyć do składu konwoju, pod warunkiem, że jest to funkcjonariusz lub pracownik PS posiadający odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie, o którym mowa w lit. d.

3. Kierownik PS lub bezpośredni przełożony osoby zajmującej stanowisko odpowiedzialne za zapewnienie w jednostce organizacyjnej ochrony przesyłek oraz obsługi pocztowej, organizuje i nadzoruje obsługę i ochronę, o których mowa w ust. 1 i 2.

4. Do obowiązków kierownika PS lub bezpośredniego przełożonego osoby zajmującej stanowisko, odpowiedzialne za zapewnienie w jednostce organizacyjnej ochrony przesyłek oraz obsługi pocztowej należy w szczególności:

1) planowanie i organizowanie zadań związanych z nadawaniem, przyjmowaniem, konwojowaniem, ewidencjonowaniem i wydawaniem przesyłek;

2) wyznaczanie składu konwoju w "Książce wyznaczania funkcjonariuszy lub pracowników poczty specjalnej do konwojowania", której wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia;

3) sprawowanie nadzoru nad realizowaniem zadań przez funkcjonariuszy i pracowników PS;

4) sprawowanie nadzoru nad realizacją zawartych umów o świadczeniu usług pocztowych;

5) niezwłoczne meldowanie przełożonemu o naruszeniu przepisów z zakresu ochrony przesyłek lub obsługi pocztowej;

6) podejmowanie działań zmierzających do doskonalenia metod i form ochrony konwojowanych przesyłek;

7) opracowanie dla konwoju "Instrukcji postępowania z przesyłkami";

8) wyznaczanie tras przejazdu dla konwoju;

9) wykonywanie, w uzasadnionych przypadkach, innych czynności niezbędnych dla prawidłowej realizacji zadań przez PS.

5. Instrukcja, o której mowa w ust. 4 pkt 7, powinna, z uwzględnieniem ust. 2 pkt 3, określać:

1) uprawnienia i obowiązki konwoju;

2) rodzaj stosowanych środków ochrony i zabezpieczenia przesyłek w czasie ich konwojowania;

3) wyposażenie konwoju;

4) sposób nawiązywania łączności w czasie konwojowania;

5) sposób postępowania konwoju w sytuacjach nadzwyczajnych, a w szczególności w przypadku:

a) awarii pojazdu wykorzystywanego do konwoju,

b) wypadku drogowego, w którym uczestniczy pojazd wykorzystywany do konwoju,

c) pożaru pojazdu wykorzystywanego do konwoju,

d) zatrzymania pojazdu wykorzystywanego do konwoju przez Policję lub inne uprawnione do tego służby,

e) napadu na konwój,

f) uszkodzenia przesyłki;

6) graficzny plan stałych tras konwojowania przesyłek (w co najmniej dwóch wariantach);

7) harmonogram konwojów wykonywanych w systemie planowanym.

6. 3  Instrukcję, o której mowa w ust. 4 pkt 7, zatwierdza w Wyższej Szkole Straży Granicznej Rektor-Komendant Wyższej Szkoły Straży Granicznej, a w pozostałych jednostkach organizacyjnych właściwy komendant oddziału, ośrodka szkolenia lub ośrodka Straży Granicznej.

§  4. 

1. Nadawanie i odbiór przesyłek, PS realizuje za pośrednictwem:

1) upoważnionego przedstawiciela nadawcy lub adresata;

2) poczty specjalnej podlegającej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych działającej w jednostkach organizacyjnych Policji;

3) przedsiębiorcy uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, zwanego dalej "operatorem pocztowym".

2. 4  Upoważnienia do nadawania i odbioru przesyłek funkcjonariuszom lub pracownikom realizującym zadania PS udziela w Wyższej Szkole Straży Granicznej Rektor-Komendant Wyższej Szkoły Straży Granicznej, a w pozostałych jednostkach organizacyjnych właściwy komendant oddziału, ośrodka szkolenia lub ośrodka Straży Granicznej.

3. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 2, określają przepisy dotyczące nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne.

4. PS przyjmuje przesyłki na podstawie wykazu przesyłek nadanych, którego wzór określają przepisy dotyczące organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych, albo na podstawie dokumentów stosowanych przez operatora pocztowego.

5. PS wydaje przesyłki na podstawie wykazu przesyłek wydanych, którego wzór określają przepisy, o których mowa w ust. 3.

6. Dopuszcza się wykonywanie czynności, o których mowa w ust. 4 i 5, na podstawie książki doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określają przepisy, o których mowa w ust. 4.

7. PS ewidencjonuje przesyłki w:

1) wykazie przychodu przesyłek, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

2) wykazie rozchodu przesyłek, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

§  5. 

1. Reklamację w sprawie uszkodzenia, zniszczenia lub utraty przesyłek przez operatora pocztowego, a nadawanych lub wydawanych przez PS wnosi na piśmie nadawca lub adresat do kierownika PS lub bezpośredniego przełożonego osoby zajmującej stanowisko odpowiedzialne za zapewnienie w jednostce organizacyjnej ochrony przesyłek oraz obsługi pocztowej.

2. W reklamacji, o której mowa w ust. 1, należy podać:

1) formę przesyłki (np. list lub paczka);

2) nazwę i adres nadawcy oraz adresata;

3) datę nadania lub wydania przesyłki przez PS;

4) numer wykazu przesyłek nadanych lub wydanych i liczbę porządkową reklamowanych przesyłek zaewidencjonowanych w tym wykazie.

3. Kierownik PS lub bezpośredni przełożony osoby zajmującej stanowisko odpowiedzialne za zapewnienie w jednostce organizacyjnej ochrony przesyłek oraz obsługi pocztowej, podejmuje działania zmierzające do wyjaśnienia złożonej reklamacji.

Rozdział  3.

Realizowanie obsługi pocztowej i ochrony przesyłek bez udziału PS

§  6. 

1. W sytuacji wymagającej nadania (doręczenia) lub odbioru przesyłki niejawnej obsługa, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 1-3, i ochrona, o której mowa w § 3 ust. 2 pkt 2, może być realizowana na terytorium kraju z pominięciem PS, przez konwój złożony z funkcjonariuszy lub pracowników, przy spełnieniu odpowiednio warunków, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 3 lit. a - d.

2. Przesyłkę, której nie nadano klauzuli tajności przewozi co najmniej jeden funkcjonariusz lub pracownik.

3. 5  Obsługę i ochronę, o których mowa w ust. 1 i 2, może zorganizować: Rektor-Komendant Wyższej Szkoły Straży Granicznej, Komendant Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej, komendant oddziału, ośrodka szkolenia, ośrodka, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej, kierownik komórki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, naczelnik wydziału Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej lub naczelnik wydziału Biura Lotnictwa Straży Granicznej.

4. Funkcjonariusze lub pracownicy wykonujący zadania o którym mowa w ust. 1 i 2, powinni posiadać co najmniej jeden środek łączności umożliwiający kontakt z nimi, a gdy w przewozie bierze udział więcej niż jeden pojazd, to również środki łączności umożliwiające kontakt pomiędzy pojazdami.

5. Do składu konwoju, którym mowa w ust. 1, można wyznaczyć funkcjonariusza lub pracownika, który jest kierowcą pojazdu przewożącego przesyłkę, a także innych funkcjonariuszy lub pracowników, jeżeli ich obecność jest związana z przewożoną przesyłką.

6. Podmiot, o którym mowa w ust. 3, organizując ochronę i obsługę, o której mowa w ust. 1 i 2, określa w decyzji, w rozkazie dziennym lub w "Książce wyznaczania funkcjonariuszy lub pracowników do konwojowania lub przewozu przesyłek", której wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia:

1) klauzulę przesyłki jeżeli jest możliwe jej określenie;

2) dane funkcjonariuszy lub pracowników konwojujących lub przewożących przesyłkę;

3) uzbrojenie konwojentów;

4) wyposażenie w środki łączności;

5) środek transportu;

6) trasę przejazdu;

7) miejsce nadania i odbioru przesyłki;

8) osobę odpowiedzialną za udzielenie instruktażu.

7. 6  Instruktaż, o którym mowa w ust. 6 pkt 8, powinien zawierać omówienie trasy konwoju oraz elementów określonych w § 3 ust. 5 pkt 1 - 5.

8. Przesyłka, o której mowa w ust. 1 i 2, przekazywana jest upoważnionemu przedstawicielowi adresata.

9. Upoważnienia do nadania, przewozu i odbioru przesyłki, o której mowa w ust. 1 i 2, udziela podmiot, o którym mowa w ust. 3, lub osoba przez niego upoważniona. Wzór upoważnienia określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

10. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 9, po wykorzystaniu, jest niszczone po złożeniu podpisów w "Książce wyznaczania funkcjonariuszy lub pracowników do konwojowania lub przewozu przesyłek" przez osobę posiadającą upoważnienie i osobę, która prowadzi tę książkę, a jeżeli taka książka nie jest prowadzona, jest niszczone zgodnie z odrębnymi przepisami jako dokument niearchiwalny oznaczony symbolem "Bc".

Rozdział  4.

Zabezpieczenie przesyłek niejawnych

§  7. 

1. Przesyłki zawierające informacje niejawne przewozi się pojazdami służbowymi w sposób uniemożliwiający dostęp osób nieuprawnionych do przesyłek, przy zapewnieniu ciągłego dozoru nad przesyłkami przez konwojentów.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1, przewozi się w zamkniętej paczce, worku lub innego rodzaju pojemniku, na którym zamieszcza się pouczenie o treści: "Nie otwierać. Przekazać do najbliższej jednostki Straży Granicznej lub Policji.".

3. Sposób opakowania i zabezpieczenia przesyłek, o których mowa w ust. 1, oraz sposób postępowania w przypadku ich uszkodzenia lub stwierdzenia śladów otwarcia, regulują przepisy dotyczące nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne.

Rozdział  5.

Przepisy końcowe

§ 8. Traci moc zarządzenie nr 49 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 20 marca 2008 r. w sprawie ochrony transportowanych przesyłek służbowych oraz organizacji obsługi pocztowej w Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG Nr 7, poz. 48, z 2009 r. Nr 15, poz. 91, z 2010 r. Nr 12, poz. 59 oraz z 2011 r. Nr 8, poz. 32).

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2013 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

KSIĄŻKA WYZNACZANIA FUNKCJONARIUSZY LUB PRACOWNIKÓW

POCZTY SPECJALNEJ DO KONWOJOWANIA

…………………………………………………………………………………..

Data rozpoczęcia...........................r.

Data zakończenia ..........................r.

L.p.	Data i czas konwojowania	Dowódca konwoju (nazwisko i imię)	Konwojent (nazwisko i imię)	Trasa Konwoju	Uwagi	Podpis i pieczęć kierownika poczty specjalnej
		Uzbrojenie (rodzaj, seria i nr broni)	Uzbrojenie (rodzaj, seria i nr broni)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

WYKAZ Nr ............/................

PRZYCHODU PRZESYŁEK W dniu .....................................

Nr wykazu	Nadawca przesyłek	Ilość przesyłek							UWAGI
		NIEJAWNE			JAWNE
		Książka doręczeń	Wykaz	RAZEM	Książka doręczeń	Wykaz	Przesyłki polecone	RAZEM
Razem

Sporządził:....................................

(nazwisko i imię)

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR

WYKAZ Nr ............/................

ROZCHODU PRZESYŁEK z dnia ..............................

Nr wykazu	Adresat przesyłek	Ilość przesyłek		Uwagi
		Niejawne	Jawne
Razem

Sporządził:....................................

(nazwisko i imię)

ZAŁĄCZNIK Nr  4  ⁷  

WZÓR- Strona tytułowa

KSIĄŻKA WYZNACZANIA FUNKCJONARIUSZY LUB PRACOWNIKÓW ... DO KONWOJOWANIA LUB PRZEWOZU PRZESYŁEK

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  5

WZÓR

………..………….….

(miejscowość i data)

Upoważnienie

Upoważniam .......................................................................................................................

(stopień, imię i nazwisko funkcjonariusza lub imię i nazwisko pracownika)

legitymującego się ...................................................................................................................

(nr legitymacji służbowej, dowodu osobistego lub innego dokumentu

stwierdzającego tożsamość)

do: nadania i odbioru przesyłki^* (-łek) w dniu (-ach)

………………………………………………………………………………………………...

Upoważnienie ważne jest w dniu (-ach) ....................................................................................

……..………..……………………………………..

(stopień, imię i nazwisko osoby udzielającej

upoważnienia)

* niepotrzebne skreślić

¹ § 1 ust. 2 pkt 1:

- zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 5 z dnia 20 stycznia 2014 r. (Dz.Urz.KGSG.2014.7) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 lutego 2014 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 10 z dnia 24 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.KGSG.2018.7) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 27 stycznia 2018 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 59 z dnia 6 września 2023 r. (Dz.Urz.KGSG.2023.53) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 października 2023 r.

² § 1 ust. 2 pkt 2:

- zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 5 z dnia 20 stycznia 2014 r. (Dz.Urz.KGSG.2014.7) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 lutego 2014 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 10 z dnia 24 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.KGSG.2018.7) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 27 stycznia 2018 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 59 z dnia 6 września 2023 r. (Dz.Urz.KGSG.2023.53) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 października 2023 r.

³ § 3 ust. 6:

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 5 z dnia 20 stycznia 2014 r. (Dz.Urz.KGSG.2014.7) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 lutego 2014 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 59 z dnia 6 września 2023 r. (Dz.Urz.KGSG.2023.53) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 października 2023 r.

⁴ § 4 ust. 2:

- zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 5 z dnia 20 stycznia 2014 r. (Dz.Urz.KGSG.2014.7) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 lutego 2014 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 59 z dnia 6 września 2023 r. (Dz.Urz.KGSG.2023.53) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 października 2023 r.

⁵ § 6 ust. 3:

- zmieniony przez § 1 pkt 4 lit. a zarządzenia nr 5 z dnia 20 stycznia 2014 r. (Dz.Urz.KGSG.2014.7) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 lutego 2014 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 10 z dnia 24 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.KGSG.2018.7) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 27 stycznia 2018 r.

- zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 42 z dnia 1 września 2020 r. (Dz.Urz.KGSG.2020.39) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 2 września 2020 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 59 z dnia 6 września 2023 r. (Dz.Urz.KGSG.2023.53) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 października 2023 r.

⁶ § 6 ust. 7 zmieniony przez § 1 pkt 4 lit. b zarządzenia nr 5 z dnia 20 stycznia 2014 r. (Dz.Urz.KGSG.2014.7) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 lutego 2014 r.

⁷ Załącznik nr 4:

- zmieniony przez § 1 pkt 5 zarządzenia nr 5 z dnia 20 stycznia 2014 r. (Dz.Urz.KGSG.2014.7) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 lutego 2014 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 10 z dnia 24 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.KGSG.2018.7) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 27 stycznia 2018 r.