Obieg i kontrola dokumentów finansowych w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w okresie obowiązywania stanu epidemii z powodu COVID-19.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MRPiPSp.2020.11

Akt obowiązujący

Wersja od: 1 kwietnia 2020 r.

ZARZĄDZENIE Nr 9

MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

z dnia 17 kwietnia 2020 r.

w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w okresie obowiązywania stanu epidemii z powodu COVID-19

Na podstawie art. 68 ust. 1 i ust. 2 pkt 6 w związku z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. W okresie obowiązywania stanu epidemii z powodu COVID-19 dopuszcza się elektroniczną formę przekazywania, podpisywania oraz zatwierdzania do wypłaty dokumentów finansowych, o których mowa w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 18 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 maja 2019 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. Urz. Min. Rodz. Prac. i Pol. Społ. poz. 20), zwanych dalej "dokumentami finansowymi".

§ 2. Obieg dokumentów finansowych w formie elektronicznej, o którym mowa w § 1, następuje za pośrednictwem elektronicznej poczty wewnętrznej Lotus lub systemu eDok.

§ 3. Za podpis, o którym mowa w Instrukcji wymienionej w § 1, zwanej dalej "Instrukcją", uznaje się również zeskanowany odręczny podpis na dokumencie finansowym, podpis złożony w formie elektronicznej, w tym podpis cyfrowy oraz podpis certyfikatem kwalifikowanym w systemie eDok. Dopuszcza się również uznanie za podpis przekazania dokumentu finansowego za pośrednictwem elektronicznej poczty wewnętrznej Lotus z adresu osoby uprawnionej na podstawie Instrukcji do składania właściwych podpisów.

§ 4. Podpis, o którym mowa w § 3, złożony w formie podpisu certyfikatem kwalifikowanym, podpisu cyfrowego w systemie eDok lub złożony z wykorzystaniem elektronicznej poczty wewnętrznej Lotus odwzorowuje się na załączniku do dokumentu finansowego przez naniesienie we właściwych miejscach danych osoby podpisującej ze wskazaniem stanowiska służbowego oraz adnotacją "podpisano elektronicznie".

§ 5. Elementy wynikające z Instrukcji, które powinny znaleźć się na dokumencie finansowym, w szczególności pieczątka wpływu do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, mogą zostać opisane w treści opisu merytorycznego dokumentu.

§ 6. Dokumenty oryginalne będące w posiadaniu poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w formie papierowej podlegają przekazaniu, zgodnie z Instrukcją, niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności umożliwiających ich przekazanie.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, z mocą od dnia 1 kwietnia 2020 r.