Nadanie statutu państwowej jednostce budżetowej Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej PHARE.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MSWiA.2006.14.70
Akt utracił moc Wersja od: 23 października 2006 r.
ZARZĄDZENIE Nr 54
MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 23 października 2006 r.
w sprawie nadania statutu państwowej jednostce budżetowej Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej PHARE
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 i Nr 169, poz. 1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i 1218 i Nr 187, poz. 1381) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej PHARE nadaje się statut, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.§ 2.
Traci moc regulamin organizacyjny Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej PHARE stanowiący załącznik do decyzji Nr 156 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 października 2003 r. w sprawie utworzenia państwowej jednostki budżetowej - Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej PHARE (Dz. Urz. Min. Spraw Wewn. i Ad. Nr 11, poz. 33, z 2004 r. Nr 8, poz. 18 i Nr 14, poz. 38 oraz z 2005 r. Nr 3, poz. 9).§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.ZAŁĄCZNIK
Statut
Statut
Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej PHARE
§ 1.
1.
Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej PHARE, zwana dalej "Władzą Wdrażającą", jest państwową jednostką budżetową podległą Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji.2.
Siedzibą Władzy Wdrażającej jest Warszawa.3.
Władza Wdrażająca realizuje w imieniu Rządu Rzeczypospolitej Polskiej zadania związane z zarządzaniem środkami pochodzącymi z bezzwrotnej pomocy zagranicznej oraz środkami innych programów powierzonych jej do realizacji, w tym środkami przeznaczonymi na cele współpracy transgranicznej, regionalnej i międzyregionalnej, zapewnienia bezpieczeństwa wewnętrznego, uszczelnienia polskiej granicy wschodniej jako granicy Unii Europejskiej, środkami programów INTERREG, ESPON, INTERACT oraz środkami Europejskiego Funduszu Uchodźczego i Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego.4.
Władza Wdrażająca zarządza programami powierzonymi jej do realizacji zgodnie z postanowieniami umów międzynarodowych dotyczących poszczególnych programów, w tym programu PHARE oraz zasad obowiązujących przy realizacji tych programów.5.
Władza Wdrażająca realizuje zadania określone w Programie Dostosowania Organów Administracji Państwowej do Współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem Informacji Wizowej (VIS) - MasterPlan SIS II i VIS PL, zwanego dalej "Programem SIS II i VIS", zapewnia obsługę Pełnomocnika Rządu do Spraw Przygotowania Organów Administracji Państwowej do Współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i System Informacji Wizowej (VIS), zwanego dalej "Pełnomocnikiem", ustanowionego rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 20 grudnia 2004 r. w sprawie ustanowienia Pełnomocnika Rządu do Spraw Przygotowania Organów Administracji Państwowej do Współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i System Informacji Wizowej (VIS) (Dz. U. Nr 281, poz. 2788 oraz z 2005 r. Nr 48, poz. 449 i Nr 196, poz. 1629), a także zapewnia obsługę Międzyresortowego Zespołu do spraw Informatyzacji w zakresie przygotowania organów administracji państwowej do współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem Informacji Wizowej (VIS).§ 2.
1.
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji sprawuje nadzór nad działalnością Władzy Wdrażającej.2.
W zakresie określonym przez procedury realizacji programu PHARE działalność Władzy Wdrażającej nadzorowana jest przez Pełnomocnika do Spraw Realizacji Programu, zwanego dalej "PAO".3.
Przepis ust. 1 nie narusza prawa do kontroli Władzy Wdrażającej, sprawowanej przez inne podmioty na podstawie obowiązujących przepisów, umów międzynarodowych lub z upoważnienia PAO.§ 3.
1.
W ramach wykonywania zadań określonych w § 1 ust. 3, Władza Wdrażająca, w szczególności: 1)
koordynuje realizację powierzonych jej programów, w tym programu współpracy przygranicznej PHARE; 2)
planuje, rozlicza i kontroluje płatności i gospodarkę środkami finansowymi w ramach tych programów w zakresie nie przekazanym innym podmiotom; 3)
odpowiada za przygotowywanie i ogłaszanie przetargów, ocenę ofert, zawieranie umów, nadzór nad pracami i ich odbiór w zakresie nie przekazanym innym podmiotom; 4)
administruje rachunkami bankowymi; 5)
monitoruje realizację projektów.2.
W ramach wykonywania zadań określonych w § 1 ust. 5, Władza Wdrażająca, w szczególności: 1)
dokonuje czynności związanych z gromadzeniem informacji o stanie realizacji poszczególnych zadań wynikających z realizacji Projektów w ramach Programu SIS II i VIS; 2)
realizuje działania związane ze wspieraniem Pełnomocnika w administrowaniu Programem SIS II i VIS w zakresie przygotowania a następnie zarządzania i wykorzystywania Biblioteki Programu zawierającej dokumentację związaną z przygotowaniami organów administracji państwowej do współpracy z SIS II i VIS; 3)
prowadzi merytoryczną, organizacyjno-prawną, techniczną i kancelaryjno-biurową obsługę Pełnomocnika Rządu do Spraw Przygotowania Organów Administracji Państwowej do Współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem Informacji Wizowej (VIS); 4)
zapewnia merytoryczną obsługę prac Międzyresortowego Zespołu do spraw Informatyzacji w zakresie przygotowania organów administracji państwowej do współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem Informacji Wizowej (VIS).3.
Szczegółową strukturę etatową Władzy Wdrażającej, zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych oraz obowiązków pracowniczych określa Dyrektor Władzy Wdrażającej.§ 4.
1.
W skład Władzy Wdrażającej wchodzą: 1)
Kierownictwo Władzy Wdrażającej:a)
Dyrektor,b)
Zastępca Dyrektora do Spraw Funduszy Europejskich,c)
Zastępca Dyrektora do Spraw Monitoringu, Ewaluacji i Inicjatywy INTERREG,d)
Zastępca Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS),e)
Główny Księgowy; 2)
Zespół do Spraw Projektów Infrastrukturalnych; 3)
Zespół do Spraw Projektów Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Integracji Społecznej, w skład którego wchodzi:a)
Sekcja do Spraw Europejskiego Funduszu Uchodźczego,b)
Sekcja do Spraw Funduszu Schengen; 4)
Zespół do Spraw Rozwoju Regionalnego, w skład którego wchodzi Sekcja do Spraw Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego; 5)
Zespół do Spraw Monitoringu; 6)
Zespół do Spraw Ewaluacji i Promocji; 7)
Zespół do Spraw Programu Sąsiedztwa Polska-Białoruś-Ukraina, INTERREG IIIA/TACIS CBC, Wspólny Sekretariat Techniczny; 8)
Zespół do Spraw Programu INTERREG IIIA Polska-Słowacja, Wspólny Sekretariat Techniczny; 9)
Zespół Instytucji Doradczej do Spraw Inicjatywy INTERREG IIIA; 10)
Zespół Administratora Programu SIS II i VIS; 11)
Zespół Wsparcia i Ekspertów Dziedzinowych Programu SIS II i VIS; 12)
Zespół Koordynacji Współpracy w ramach Unii Europejskiej w zakresie Programu SIS II i VIS; 13)
Zespół Obsługi Organizacyjnej Programu SIS II i VIS; 14)
Zespół do Spraw Finansowo-Księgowych, w skład którego wchodzi:a)
Sekcja Finansów,b)
Sekcja Księgowości,c)
Sekcja Certyfikacji; 15)
Zespół Audytu Wewnętrznego; 16)
Zespół do Spraw Obsługi Administracyjnej; 17)
Zespół Prawny; 18)
Sekretariat.§ 5.
1.
Dyrektora oraz jego Zastępców powołuje i odwołuje Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji.2.
Powołanie i odwoływanie Zastępcy Dyrektora następuje na wniosek Dyrektora.3.
Władzą Wdrażającą kieruje Dyrektor przy pomocy Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego oraz kierowników komórek organizacyjnych, o których mowa w § 4.4.
W razie nieobecności Dyrektora pracą Władzy Wdrażającej kieruje upoważniony przez niego Zastępca Dyrektora.5.
Dyrektor jednoosobowo reprezentuje Władzę Wdrażającą i jest pracodawcą - w rozumieniu przepisów prawa pracy - w stosunku do pracowników Władzy Wdrażającej.6.
Dyrektor może zlecać podległym pracownikom wykonywanie innych zadań niż określone w zakresie czynności na zajmowanym stanowisku przez okres niezbędny do realizacji tych zadań.7.
Dyrektor może upoważnić Zastępców Dyrektora i kierowników komórek organizacyjnych, o których mowa w § 4, do podejmowania w jego imieniu decyzji w określonych sprawach.§ 6.
Do zadań Dyrektora, w szczególności, należy: 1)
planowanie, organizowanie, koordynowanie i nadzór nad wykonywaniem zadań przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy Wdrażającej; 2)
wypełnianie obowiązków ciążących na dysponencie środków budżetu państwa trzeciego stopnia, podległym dysponentowi głównemu; 3)
realizowanie zadań kierownika państwowej jednostki budżetowej wynikających z przepisów ustaw: o finansach publicznych i rachunkowości; 4)
bezpośrednie nadzorowanie pracy Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego, Zespołu Audytu Wewnętrznego, Zespołu do Spraw Obsługi Administracyjnej, Zespołu Prawnego oraz Sekretariatu; 5)
określenie zakresu czynności na poszczególnych stanowiskach pracy; 6)
ustalanie przepisów wewnętrznych; 7)
prowadzenie spraw kadrowych pracowników; 8)
prowadzenie polityki informacyjnej; 9)
kontrola i akceptacja prac wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy Wdrażającej; 10)
współdziałanie z Komisją Europejską; 11)
wykonywanie zadań zleconych przez PAO, w zakresie właściwości Władzy Wdrażającej; 12)
występowanie z wnioskami w sprawach wymagających decyzji PAO lub Rządu Rzeczypospolitej Polskiej; 13)
podejmowanie działań na rzecz podnoszenia kwalifikacji pracowników, zapewnienia wyposażenia technicznego oraz właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy; 14)
zapewnienie przestrzegania przez podległych pracowników właściwego porządku i dyscypliny pracy, ochrony informacji niejawnych oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.§ 7.
Do zadań Zastępcy Dyrektora do Spraw Funduszy Europejskich należy: 1)
kierowanie, koordynowanie i nadzór bieżącej pracy Zespołu do Spraw Projektów Infrastrukturalnych, Zespołu do Spraw Projektów Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Integracji Społecznej oraz Zespołu do Spraw Rozwoju Regionalnego; 2)
przygotowywanie projektów umów dotyczących programów powierzonych do realizacji komórkom organizacyjnym Władzy Wdrażającej, o których mowa w pkt 1; 3)
kontrola i nadzór nad przestrzeganiem procedur przetargowych dotyczących programów powierzonych do realizacji komórkom organizacyjnym Władzy Wdrażającej, o których mowa w pkt 1; 4)
przygotowywanie informacji, opinii i projektów odpowiedzi na korespondencję kierowaną do Władzy Wdrażającej, w zakresie kompetencji; 5)
wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora; 6)
podejmowanie decyzji w powierzonym przez Dyrektora zakresie; 7)
w zastępstwie Dyrektora, w zakresie udzielonego upoważnienia, kontrola i akceptacja prac wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy Wdrażającej, a w szczególności opinii, uwag i innych pism sporządzanych w zakresie właściwości Władzy Wdrażającej.§ 8.
Do zadań Zastępcy Dyrektora do Spraw Monitoringu, Ewaluacji i Inicjatywy INTERREG należy: 1)
kierowanie, koordynowanie i nadzór bieżącej pracy Zespołu do Spraw Monitoringu, Zespołu do Spraw Ewaluacji i Promocji, Zespołu do Spraw Programu Sąsiedztwa Polska-Białoruś-Ukraina, INTERREG IIIA/TACIS CBC, Wspólny Sekretariat Techniczny, Zespołu do Spraw Programu INTERREG IIIA Polska-Słowacja, Wspólny Sekretariat Techniczny oraz Zespołu Instytucji Doradczej do Spraw Inicjatywy INTERREG IIIA; 2)
przygotowywanie narad, spotkań oraz wyjazdów związanych z działalnością podległych Zespołów Władzy Wdrażającej; 3)
przygotowywanie informacji, opinii i projektów odpowiedzi na korespondencję kierowaną do Władzy Wdrażającej w zakresie kompetencji; 4)
sporządzanie raportów okresowych dotyczących programów powierzonych do realizacji komórkom organizacyjnym Władzy Wdrażającej, o których mowa w pkt 1; 5)
wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora; 6)
podejmowanie decyzji w powierzonym przez Dyrektora zakresie; 7)
w zastępstwie Dyrektora, w zakresie udzielonego upoważnienia, kontrola i akceptacja prac wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy Wdrażającej, a w szczególności opinii, uwag i innych pism sporządzanych w zakresie właściwości Władzy Wdrażającej.§ 9.
Do zadań Zastępcy Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS) należy: 1)
planowanie, koordynowanie i nadzór bieżącej pracy Zespołu Administratora Programu SIS II i VIS, Zespołu Wsparcia i Ekspertów Dziedzinowych Programu SIS II i VIS, Zespołu Koordynacji Współpracy w ramach Unii Europejskiej w zakresie Programu SIS II i VIS, Zespołu Obsługi Organizacyjnej Programu SIS II i VIS; 2)
monitorowanie realizacji przedsięwzięć dotyczących Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS); 3)
opiniowanie projektów dokumentów dotyczących Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS) oraz współudział w ich przygotowywaniu pod względem merytorycznym; 4)
zapewnienie obsługi Pełnomocnika za pośrednictwem Zespołów, o których mowa w pkt 1; 5)
wykonywanie zadań zleconych przez Pełnomocnika; 6)
przygotowywanie informacji, opinii i projektów odpowiedzi na korespondencję kierowaną do Władzy Wdrażającej, w zakresie kompetencji; 7)
wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora; 8)
podejmowanie decyzji w powierzonym przez Dyrektora zakresie; 9)
w zastępstwie Dyrektora, w zakresie udzielonego upoważnienia, kontrola i akceptacja prac wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy Wdrażającej, a w szczególności opinii, uwag i innych pism sporządzanych w zakresie właściwości Władzy Wdrażającej.§ 10.
Do zadań Głównego Księgowego należy: 1)
prowadzenie gospodarki finansowej Władzy Wdrażającej zgodnie z przepisami ustaw: o rachunkowości i o finansach publicznych; 2)
kierowanie, koordynowanie i nadzór nad bieżącą pracą Zespołu do Spraw Finansowo-Księgowych; 3)
koordynowanie działalności poszczególnych komórek organizacyjnych w zakresie niezbędnym do prowadzenia prawidłowej gospodarki finansowej; 4)
opracowywanie wewnętrznych dokumentów normujących prowadzenie rachunkowości, kontroli i obiegu dokumentów, zasad prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji; 5)
kontrolowanie zasadności i celowości wykorzystania środków finansowych; 6)
prowadzenie analiz ekonomiczno-finansowych działalności jednostki oraz przedstawianie Dyrektorowi wniosków w tym zakresie; 7)
opiniowanie spraw z zakresu działania Władzy Wdrażającej wywołujących lub mogących wywołać skutki finansowe; 8)
sporządzanie sprawozdań budżetowych i okresowych informacji finansowych; 9)
nadzorowanie i kontrolowanie wydatków i dochodów Władzy Wdrażającej; 10)
przestrzeganie dyscypliny budżetowej oraz zapewnienie warunków organizacyjnych niezbędnych do prawidłowego prowadzenia rachunkowości, przestrzegania zasad rozliczeń i ochrony wartości pieniężnych; 11)
nadzór nad prawidłowością i rzetelnością danych wprowadzonych do systemu raportowego PERSEUS; 12)
przygotowywanie informacji, opinii i projektów odpowiedzi na korespondencję kierowaną do Władzy Wdrażającej, w zakresie kompetencji; 13)
sporządzanie raportów finansowych dotyczących programów powierzonych do realizacji Władzy Wdrażającej; 14)
kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione przez polskich partnerów w projektach realizowanych w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIB, INC, ESPON i INTERACT; 15)
wydawanie certyfikatów kwalifikowalności kosztów poniesionych przez polskich partnerów w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIB, IIIC, ESPON oraz INTERACT; 16)
kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione w ramach Funduszu Schengen, Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego, a także innych funduszy; 17)
wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora; 18)
w zastępstwie Dyrektora, w zakresie udzielonego upoważnienia, kontrola i akceptacja prac wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne i pracowników Władzy Wdrażającej, a w szczególności opinii, uwag i pism sporządzanych w zakresie właściwości Władzy Wdrażającej.§ 11.
Do zadań Zespołu do Spraw Projektów Infrastrukturalnych należy: 1)
ocena formalna i techniczna wniosków i projektów infrastrukturalnych składanych w ramach funduszy nadzorowanych przez Władzę Wdrażającą; 2)
nadzorowanie i kontrolowanie przebiegu procedur przetargowych oraz kontraktowanie projektów infrastrukturalnych; 3)
ocena i weryfikacja dokumentacji przetargowych przygotowywanych w ramach nadzorowanych projektów oraz uzgadnianie ich treści z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej; 4)
monitorowanie projektów finansowanych w ramach grantów infrastrukturalnych Phare, w tym Funduszu Małych Projektów Infrastrukturalnych (SIPF) oraz Funduszu Projektów Infrastruktury Okołobiznesowej (BRIPF); 5)
współpraca z beneficjentami projektów; 6)
przygotowywanie danych planistyczno-sprawozdawczych dotyczących planów pracy Zespołu, w tym harmonogramów przetargowych; 7)
prowadzenie szkoleń dla beneficjentów związanych z realizacją projektów w zakresie zadań Zespołu; 8)
współpraca z konsultantami zewnętrznymi; 9)
współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.§ 12.
1.
Do zadań Zespołu do Spraw Projektów Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Integracji Społecznej należy: 1)
pełnienie funkcji jednostki pośredniczącej w zarządzaniu Funduszem Schengen; 2)
zarządzanie Europejskim Funduszem Uchodźczym, w tym przygotowanie wniosku krajowego, organizacja naboru wniosków, organizacja obrad Komisji Selekcyjnej, przygotowywanie umów grantowych, monitorowanie realizacji projektów oraz autoryzowanie płatności pod względem merytorycznym; 3)
nadzorowanie i kontrolowanie przebiegu procedur przetargowych oraz kontraktowanie projektów instytucjonalnych związanych z bezpieczeństwem wewnętrznym; 4)
ocena i weryfikacja dokumentacji przetargowych przygotowywanych w ramach nadzorowanych projektów oraz uzgadnianie ich treści z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej; 5)
przygotowywanie danych planistyczno-sprawozdawczych dotyczących planów pracy Zespołu, w tym harmonogramów przetargowych; 6)
prowadzenie szkoleń dla wnioskodawców i beneficjentów związanych z realizacją projektów w zakresie zadań Zespołu; 7)
współpraca z konsultantami zewnętrznymi; 8)
współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.2.
Do zadań Sekcji do Spraw Europejskiego Funduszu Uchodźczego należy: 1)
przygotowywanie i konsultowanie wniosku krajowego o dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Uchodźczego; 2)
organizacja naboru wniosków; 3)
przygotowanie umów grantowych; 4)
monitorowanie realizacji projektów; 5)
autoryzacja płatności pod względem merytorycznym.3.
Do zadań Sekcji do Spraw Funduszu Schengen należy: 1)
pomoc w przygotowywaniu i konsultowaniu projektów o dofinansowanie z Funduszu Schengen; 2)
weryfikacja i zatwierdzanie dokumentów przetargowych; 3)
nadzór procesu wyboru wykonawców i zatwierdzanie umowy z wybranym wykonawcą; 4)
monitorowanie procesu realizacji projektów; 5)
autoryzacja płatności pod względem merytorycznym.§ 13.
1.
Do zadań Zespołu do Spraw Rozwoju Regionalnego należy: 1)
pełnienie funkcji jednostki wspomagającej w zarządzaniu Mechanizmem Finansowym EOG oraz Norweskim Mechanizmem Finansowym, w zakresie określonym we właściwych porozumieniach; 2)
nadzorowanie i kontrolowanie przebiegu procesu kontraktowania projektów instytucjonalnych; 3)
monitorowanie projektów usługowych Phare, w tym autoryzacja płatności pod względem merytorycznym; 4)
monitorowanie projektów euroregionalnych w ramach Funduszu Małych Projektów Phare, w tym współpraca z Euroregionami w zakresie realizacji Funduszu Małych Projektów Phare, nadzór nad realizacją małych grantów, autoryzacja płatności pod względem merytorycznym dla projektów objętych monitoringiem oraz koordynowanie działań w przypadku wprowadzenia zmian w umowach w ramach małych projektów euroregionalnych; 5)
ocena i weryfikacja dokumentacji przetargowych przygotowywanych w ramach nadzorowanych projektów oraz uzgadnianie ich treści z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej; 6)
przygotowywanie danych planistyczno-sprawozdawczych dotyczących planów pracy Zespołu, w tym harmonogramów przetargowych; 7)
prowadzenie szkoleń dla wnioskodawców i beneficjentów związanych z realizacją projektów w zakresie zadań Zespołu do Spraw Rozwoju Regionalnego; 8)
współpraca z konsultantami zewnętrznymi; 9)
współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.2.
Do zadań Sekcji do Spraw Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego należy: 1)
ogłaszanie o możliwości składania projektów i zbieranie wniosków projektowych; 2)
identyfikowanie projektów kwalifikowanych; 3)
prowadzenie oceny przekazanych wniosków i przygotowywanie listy wybranych projektów; 4)
monitorowanie wdrażania projektów, w szczególności przygotowywanie okresowych raportów z monitorowania; 5)
wykrywanie nieprawidłowości i raportowanie o nich; 6)
weryfikacja wykorzystania środków finansowych, włącznie z przeprowadzaniem kontroli na miejscu; 7)
informowanie opinii publicznej o Programie Norweskim.§ 14.
Do zadań Zespołu do Spraw Monitoringu należy: 1)
monitorowanie projektów infrastrukturalnych, w tym nadzór nad realizacją inwestycji; 2)
monitorowanie projektów instytucjonalnych; 3)
planowanie i organizacja wizytacji terenowych projektów objętych monitoringiem; 4)
nadzór nad konsultantami zewnętrznymi przeprowadzającymi wizytacje terenowe; 5)
nadzór nad wykonaniem rekomendacji wynikających z przeprowadzonych wizytacji terenowych; 6)
autoryzacja płatności pod względem merytorycznym dla projektów objętych monitoringiem; 7)
koordynowanie działań w przypadku wprowadzania zmian do kontraktu w projektach objętych monitoringiem; 8)
prowadzenie szkoleń dla beneficjentów związanych z realizacją projektów w zakresie zadań Zespołu do Spraw Monitoringu; 9)
współpraca z konsultantami zewnętrznymi; 10)
współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.§ 15.
Do zadań Zespołu do Spraw Ewaluacji i Promocji należy: 1)
koordynowanie działań związanych z przeprowadzaniem ewaluacji projektów i programów zarządzanych przez Władzę Wdrażającą, w tym:a)
przygotowywanie rocznego planu ewaluacji programów realizowanych przez Władzę Wdrażającą,b)
prowadzenie własnych badań ewaluacyjnych, zgodnych z rocznym planem ewaluacji programów wdrażanych przez Władzę Wdrażającą,c)
zlecanie badań ewaluacyjnych, zgodnie z rocznym planem ewaluacji, wykonawcom zewnętrznym i nadzór nad ich prawidłową realizacją,d)
promocja wyników ewaluacji,e)
udział w grupach eksperckich i doradczych związanych z ewaluacją,f)
opracowywanie oraz aktualizowanie wskaźników monitorowania; 2)
sporządzanie informacji i sprawozdań dla uprawnionych instytucji z postępów w realizacji programów nadzorowanych przez Władzę Wdrażającą; 3)
koordynowanie działań związanych z promocją Władzy Wdrażającej oraz realizowanych przez nią programów; 4)
planowanie płatności w ramach programów realizowanych przez Władzę Wdrażającą; 5)
sporządzanie wniosków o przekazanie środków na realizację projektów i programów wdrażanych przez Władzę Wdrażającą; 6)
prowadzenie szkoleń dla beneficjentów związanych z realizacją projektów w zakresie zadań Zespołu do Spraw Ewaluacji i Promocji; 7)
współpraca z konsultantami zewnętrznymi; 8)
współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.§ 16.
Do Zadań Zespołu do Spraw Programu Sąsiedztwa Polska-Białoruś-Ukraina, INTERREG IIIA/TA-CIS CBC, Wspólnego Sekretariatu Technicznego należy: 1)
wspieranie Instytucji Zarządzającej, Instytucji Płatniczej, Komitetów Monitorujących i Sterujących w ich działaniach zgodnie z ustaleniami Programu Sąsiedztwa, w tym:a)
przyjmowanie i rejestracja wniosków złożonych do Programu Sąsiedztwa,b)
ocena formalna i techniczna wniosków złożonych do Programu Sąsiedztwa,c)
ewaluacja i kontrola merytoryczna realizacji projektów Programu Sąsiedztwa; 2)
współpraca z Przedstawicielstwem Unii Europejskiej na Ukrainę, Białoruś i Mołdawię w zakresie:a)
przyjmowania i oceny projektów finansowanych ze środków TACIS CBC, składanych do Programu Sąsiedztwa,b)
upowszechniania wiedzy na temat Programu na terenie Białorusi i Ukrainy; 3)
współpraca z Euroregionami, Punktami Kontaktowymi i innymi instytucjami, o których mowa w Programie Sąsiedztwa, zaangażowanymi w wybór i realizację projektów; 4)
zarządzanie budżetem Pomocy Technicznej dla Programu Sąsiedztwa; 5)
upowszechnianie wiedzy i promocja programów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III; 6)
organizowanie i prowadzenie szkoleń dla wnioskodawców i beneficjentów w zakresie przygotowania i realizacji projektów; 7)
nadzór merytoryczny nad biurami Wspólnego Sekretariatu Technicznego na obszarze Białorusi i Ukrainy; 8)
udzielanie wsparcia instytucjom zarządzającym i realizującym na obszarze Polski inne programy Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA.§ 17.
Do zadań Zespołu do Spraw Programu INTERREG IIIA Polska-Słowacja, Wspólnego Sekretariatu Technicznego należy: 1)
wspieranie Instytucji Zarządzającej, Instytucji Płatniczej, Komitetów Monitorujących i Sterujących w ich działaniach, zgodnie z ustaleniami Programu Polska-Słowacja, w tym:a)
przyjmowanie i rejestracja wniosków złożonych do Programu Polska-Słowacja,b)
ocena formalna i techniczna wniosków złożonych do Programu Polska-Słowacja,c)
ewaluacja i kontrola merytoryczna realizacji projektów Programu Polska-Słowacja; 2)
współpraca z Euroregionami, Punktami Kontaktowymi i innymi instytucjami, o których mowa w Programie Polska-Słowacja, zaangażowanymi w wybór i realizację projektów; 3)
zarządzanie budżetem Pomocy Technicznej dla Programu Polska-Słowacja; 4)
upowszechnianie wiedzy i promocja programów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III; 5)
organizowanie i prowadzenie szkoleń dla wnioskodawców i beneficjentów w zakresie przygotowywania i realizacji projektów; 6)
współpraca z Narodowym Punktem Kontaktowym w Bratysławie; 7)
udzielanie wsparcia instytucjom zarządzającym i realizującym na obszarze Polski inne programy Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA.§ 18.
Do zadań Zespołu Instytucji Doradczej do Spraw Inicjatywy INTERREG IIIA należy: 1)
sprawdzanie zgodności wniosków projektowych z prawem krajowym i prawem wspólnotowym przed przekazaniem ich do Wspólnych Sekretariatów Technicznych Programów: Polska (województwo zachodniopomorskie) - Meklemburgia Pomorze Przednie/Brandenburgia, Polska (województwo lubuskie) - Brandenburgia, Polska (województwo dolnośląskie) - Saksonia, Polska - Czechy oraz Polska - Litwa - Rosja (Obwód Kaliningradzki); 2)
sprawdzanie kwalifikowalność i wydatków; 3)
potwierdzanie formalno-prawnej prawidłowości dokumentów załączonych do wniosków projektowych, o których mowa w pkt 1; 4)
zbadanie oświadczenia wnioskodawcy o zapewnieniu środków; 5)
udzielanie wsparcia instytucjom zarządzającym i realizującym na obszarze Polski programy Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA; 6)
współudział w przygotowywaniu dokumentów programowych dla przyszłej perspektywy finansowej 2007-2013.§ 19.
Do zadań Zespołu Administratora Programu SIS II i VIS należy: 1)
utworzenie, prowadzenie oraz aktualizacja Biblioteki Programu poprzez gromadzenie, przetwarzanie, udostępnianie i archiwizację informacji o Programie SIS II i VIS oraz o realizowanych w ramach Programu SIS II i VIS Projektach; 2)
umożliwienie Pełnomocnikowi monitorowania od strony merytorycznej, organizacyjnej i jakościowej stanu realizacji poszczególnych Projektów w ramach Programu SIS II i VIS, w tym dokumentacji potwierdzającej stan realizacji głównych zadań w poszczególnych Projektach i osiągnięte parametry jakościowe, poprzez zgromadzone i przetworzone dane, otrzymywane bezpośrednio od Kierowników i Administratorów Projektów oraz od Zespołu Wsparcia i Ekspertów Dziedzinowych Programu SIS II i VIS; 3)
realizacja innych zadań zleconych przez Zastępcę Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS).§ 20.
Do zadań Zespołu Wsparcia i Ekspertów Dziedzinowych Programu SIS II i VIS należy: 1)
wspieranie działalności Pełnomocnika, związanej z merytorycznym, organizacyjnym i jakościowym monitoringiem i wsparciem jednostek pracujących nad przygotowaniem i realizacją poszczególnych Projektów, aktualizacją Programu SIS II i VIS oraz stałą analizą i sygnalizowaniem zagrożeń w zakresie nadzorowanych Projektów i całego Programu SIS II i VIS; 2)
udział w pracach międzynarodowych gremiów roboczych w zakresie swojej odpowiedzialności; 3)
organizowanie oraz współpraca z zewnętrznym zapleczem eksperckim w celu zapewnienia sprawnego rozwiązywania problemów merytorycznych i organizacyjnych; 4)
wspieranie pod względem merytorycznym Międzyresortowego Zespołu do spraw Informatyzacji w przygotowywaniu lub opiniowaniu projektów dokumentów w sprawach związanych z przygotowaniem organów administracji państwowej do współpracy z Systemem Informacyjnym Schengen II (SIS II) i Systemem Informacji Wizowej (VIS); 5)
opracowywanie materiałów analitycznych i raportów oraz ocen merytorycznych dokumentów; 6)
opracowywanie oraz współudział w opracowywaniu procedur zapewnienia jakości, wewnętrznych standardów monitoringu Projektów oraz innych szczegółowych standardów i procedur na potrzeby realizacji Programu SIS II i VIS; 7)
współpraca z Zespołem Administratora Programu SIS II i VIS w zakresie przepływu niezbędnych informacji i skutecznego wykonywania swoich zadań; 8)
realizacja innych zadań zleconych przez Zastępcę Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS).§ 21.
Do zadań Zespołu Koordynacji Współpracy w ramach Unii Europejskiej w zakresie Programu SIS II i VIS należy: 1)
pozyskiwanie, aktualizowanie i udostępnianie informacji o pracach prowadzonych na forum międzynarodowym w obszarze Programu SIS II i VIS; 2)
zbieranie informacji na potrzeby Biblioteki Programu, o której mowa w § 19 pkt 1 w obszarze działań Zespołu; 3)
przygotowywanie materiałów analitycznych oraz gromadzenie i analiza sprawozdań i innych materiałów z obszaru działań Zespołu; 4)
wspomaganie obsługi spraw związanych z wyjazdami zagranicznymi i przyjazdami osób zagranicznych do Pełnomocnika, w tym także zapewnienie odpowiedniego powiadamiania oraz terminowego przygotowywania propozycji prezentowanych stanowisk; 5)
tłumaczenie lub zapewnianie tłumaczenia dokumentów; 6)
realizacja innych zadań zleconych przez Zastępcę Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS).§ 22.
Do zadań Zespołu Obsługi Organizacyjnej Programu SIS II i VIS należy: 1)
zapewnianie obsługi technicznej i organizacyjnej Zespołów, o których mowa w § 9 pkt 1; 2)
zapewnienie właściwej organizacji i obsługi powierzonych do przygotowania spotkań Pełnomocnika; 3)
zapewnianie rejestracji przebiegu - wskazanych przez Zastępcę Dyrektora do spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS) - spotkań, narad i konferencji oraz sporządzenie z nich odpowiedniej dokumentacji; 4)
wspieranie organizacyjne Zespołów, o których mowa w § 9 pkt 1; 5)
obsługa sekretarska Pełnomocnika w ustalonym przez niego zakresie oraz Zastępcy Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS); 6)
realizacja innych zadań zleconych przez Zastępcę Dyrektora do Spraw Systemu Informacyjnego Schengen II (SIS II) i Systemu Informacji Wizowej (VIS).§ 23.
1.
Zespół do Spraw Finansowo-Księgowych realizuje zadania związane z wykonywaniem przez Dyrektora Władzy Wdrażającej funkcji dysponenta środków budżetowych trzeciego stopnia oraz bieżącą obsługą finansowo-księgową.2.
Do zadań Zespołu do Spraw Finansowo-Księgowych należy w szczególności: 1)
opracowywanie planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych; 2)
prowadzenie gospodarki finansowej i rachunkowości Władzy Wdrażającej i programów, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami; 3)
bieżące i prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych; 4)
prowadzenie kontroli formalnej i rachunkowej dowodów księgowych; 5)
prowadzenie prawidłowych i terminowych rozliczeń płatności w ramach programów nadzorowanych przez Władzę Wdrażającą; 6)
prowadzenie działań w ramach windykacji należności, w tym rejestrowanie należności w Księdze Dłużników; 7)
prowadzenie systemów raportowania z realizowanych płatności; 8)
weryfikacja raportów finansowych przygotowywanych przez beneficjentów środków w zakresie współfinansowania oraz otrzymanych od Władzy Wdrażającej środków; 9)
kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione przez polskich partnerów w projektach realizowanych w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III: Programu INTERREG III B BSR, Programu INTERREG III B CADSES, Programu INTERREG III C Wschód, Programu INTERREG III C Południe, Programu INTERREG III C Północ, Programu INTERREG III C Zachód, ESPON, INTERACT; 10)
wydawanie certyfikatów kwalifikowalności kosztów poniesionych przez polskich partnerów w projektach realizowanych w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III; 11)
kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione w ramach Funduszu Schengen oraz innych funduszy; 12)
prowadzenie szkoleń dla beneficjentów w zakresie rozliczeń finansowych realizowanych projektów; 13)
nadzór nad gospodarowaniem mieniem Władzy Wdrażającej; 14)
prowadzenie planowej gospodarki zasobami finansowymi na rachunkach bankowych; 15)
prowadzenie kasy; 16)
przygotowywanie wniosków o dotacje ze środków budżetowych; 17)
naliczanie i wypłacanie pracownikom wynagrodzeń i innych należności; 18)
prowadzenie rozliczeń z pracownikami; 19)
terminowe rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych; 20)
prowadzenie rozliczeń z tytułu podatków, składek na ubezpieczenia społeczne i innych należności budżetowych; 21)
prowadzenie prawidłowych i terminowych księgowań w zakresie otrzymanych środków budżetowych oraz rozliczeń; 22)
prowadzenie ewidencji i umorzenia wartości niematerialnych, środków trwałych i niskocennych składników rzeczowych stanowiących majątek Władzy Wdrażającej; 23)
sprawozdawczość w zakresie środków budżetowych; 24)
sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie rachunkowości; 25)
archiwizacja dokumentów finansowo-księgowych oraz płacowych; 26)
współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.3.
Do zadań Sekcji Finansów należy: 1)
prowadzenie prawidłowych i terminowych rozliczeń płatności w ramach programów nadzorowanych przez Władzę Wdrażającą; 2)
przygotowywanie wniosków o dotacje ze środków budżetowych; 3)
dokonywanie płatności z tytułu podatków i innych świadczeń; 4)
prowadzenie działań w ramach windykacji należności, w tym rejestrowanie należności w Księdze Dłużników; 5)
prowadzenie systemów raportowania z realizowanych płatności; 6)
weryfikacja raportów finansowych przygotowywanych przez beneficjentów środków w zakresie współfinansowania oraz otrzymanych środków Phare.4.
Do zadań Sekcji Księgowości należy: 1)
sprawozdawczość w zakresie środków budżetowych; 2)
prowadzenie prawidłowych i terminowych księgowań w zakresie otrzymanych środków budżetowych oraz rozliczeń programów finansowanych z innych źródeł; 3)
prowadzenie ewidencji i umorzenia wartości niematerialnych, środków trwałych i niskocennych składników rzeczowych stanowiących majątek Władzy Wdrażającej, prowadzenie kasy; 4)
prowadzenie rozliczeń z pracownikami; 5)
terminowe rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych.5.
Do zadań Sekcji Certyfikacji należy: 1)
kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione przez polskich partnerów w projektach realizowanych w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III B, C, ESPON i INTERACT; 2)
wydawanie certyfikatów kwalifikowalności kosztów poniesionych przez polskich partnerów w ramach Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG B, C, ESPON oraz INTERACT; 3)
kontrola finansowa dokumentów potwierdzających koszty poniesione w ramach Funduszu Schengen oraz innych funduszy.§ 24.
Do zadań Zespołu Audytu Wewnętrznego należy: 1)
badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej; 2)
realizacja czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania Władzy Wdrażającej; 3)
przygotowywanie rocznych planów audytu wewnętrznego; 4)
realizacja zadań audytowych zgodnie z planem audytu, w tym:a)
przygotowywanie programu zadania audytowego,b)
przeprowadzanie czynności audytowych oraz ich dokumentowanie,c)
przygotowywanie sprawozdania wstępnego oraz końcowego z przeprowadzonego zadania audytowego,d)
monitorowanie wykonania zaleceń i rekomendacji przedstawionych w sprawozdaniu końcowym; 5)
realizacja zadań audytowych poza planem audytu wewnętrznego, na wniosek Dyrektora Władzy Wdrażającej; 6)
składanie uprawnionym podmiotom rocznego sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni; 7)
współpraca z audytorami i kontrolerami zewnętrznymi; 8)
współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej.§ 25.
Do zadań Zespołu do Spraw Obsługi Administracyjnej należy: 1)
prowadzenie spraw administracyjnych oraz dbanie o prawidłowe funkcjonowanie biur Władzy Wdrażającej; 2)
zlecanie odpowiednim instytucjom zewnętrznym określonych zadań związanych z konserwacją, naprawą i wymianą infrastruktury technicznej; 3)
zaopatrzenie biura w artykuły niezbędne do jego funkcjonowania poprzez organizowanie przetargów prowadzonych zgodnie z Prawem zamówień publicznych; 4)
utrzymywanie ciągłości pracy sieci oraz stacji roboczych w ramach systemu informatycznego Władzy Wdrażającej; 5)
bieżąca pomoc techniczna i wsparcie informatyczne dla pracowników; 6)
wykonywanie czynności wspierających Dyrektora Władzy Wdrażającej w pełnieniu przez niego funkcji pracodawcy - w rozumieniu przepisów prawa pracy - w stosunku do pracowników Władzy Wdrażającej; 7)
bieżąca obsługa administracyjno-kadrowa pracowników Władzy Wdrażającej; 8)
organizacja szkoleń, narad, posiedzeń i spotkań; 9)
organizacja kontroli warunków pracy, przestrzegania przepisów oraz zasad, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, w tym organizowanie szkoleń i doradztwo w zakresie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych; 10)
prowadzenie gospodarki samochodowej; 11)
obsługa transportowa.§ 26.
Do zadań Zespołu Prawnego należy: 1)
obsługa prawna i legislacyjna Władzy Wdrażającej; 2)
obsługa prawna w ramach przygotowania i realizacji projektów; 3)
opiniowanie i weryfikacja pod względem prawnym umów zawieranych w ramach projektów zarządzanych przez Władzę Wdrażającą; 4)
dbanie o zgodną z przepisami prawa realizację programów; 5)
opracowywanie projektów zarządzeń Dyrektora Władzy Wdrażającej; 6)
ocenianie zgodności z przepisami prawa działania komórek organizacyjnych Władzy Wdrażającej; 7)
reprezentowanie Władzy Wdrażającej przed sądami powszechnymi i arbitrażem.§ 27.
Do zadań Sekretariatu należy: 1)
prowadzenie sekretariatu Dyrektora; 2)
rejestrowanie i przechowywanie dokumentów przychodzących i wychodzących; 3)
archiwizacja dokumentów; 4)
rozdzielanie korespondencji zgodnie z dekretacją Dyrektora.§ 28.
Kierownicy zespołów oprócz zadań określonych w odrębnych przepisach: 1)
dokonują w zastępstwie i w imieniu Dyrektora (Zastępców Dyrektora) dekretacji pracownikom Zespołów wszelkich prac; 2)
koordynują prace wykonywane w Zespołach; 3)
uzgadniają i parafują treść opracowanych przez pracowników Zespołów opinii, uwag i innych pism sporządzonych w zakresie właściwości Zespołu; 4)
przedkładają projekty, opinie, uwagi i inne pisma Dyrektorowi i właściwym Zastępcom Dyrektora; 5)
wykonują polecenia Dyrektora i właściwych Zastępców Dyrektora.§ 29.
W przypadku nieobecności pracowników kierujących poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Władzy Wdrażającej Dyrektor wyznacza ich zastępców.