Nadanie regulaminu Komitetowi Audytu w Ministerstwie Infrastruktury.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MI.2018.36
Akt obowiązujący Wersja od: 16 stycznia 2021 r.
ZARZĄDZENIE Nr 11
MINISTRA INFRASTRUKTURY 1
z dnia 11 września 2018 r.
w sprawie nadania regulaminu Komitetowi Audytu w Ministerstwie Infrastruktury
Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 oraz z 2018 r. poz. 62, 1000 i 1366) zarządza się, co następuje:
§ 1. 2
Komitetowi Audytu w Ministerstwie Infrastruktury nadaje się regulamin stanowiący załącznik do zarządzenia. ;§ 2.
Traci moc zarządzenie nr 24 Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 10 czerwca 2016 r. w sprawie nadania regulaminu Komitetowi Audytu w Ministerstwie Infrastruktury i Budownictwa (Dz. Urz. Min. Inf. i Bud. poz. 44).§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.ZAŁĄCZNIK
Regulamin Komitetu Audytu w Ministerstwie Infrastruktury
Regulamin Komitetu Audytu w Ministerstwie Infrastruktury
§ 1.
Zakres zadań Komitetu Audytu1. 3
Komitet Audytu świadczy doradztwo na rzecz Ministra Infrastruktury, zwanego dalej "Ministrem", w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Infrastruktury, zwanym dalej "Ministerstwem" oraz w jednostkach w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Infrastruktury, zwanych dalej "jednostkami w działach.2.
Do zadań Komitetu Audytu, zwanego dalej "Komitetem" należy w szczególności:1)
sygnalizowanie Ministrowi istotnych ryzyk;2)
sygnalizowanie Ministrowi istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień;3)
wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego;4)
przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie stanu ich wdrożenia;5)
przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej;6)
monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;7)
wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego.§ 2.
Tryb pracy Komitetu1.
Komitet obraduje na posiedzeniach.2.
Posiedzenia są zwoływane z inicjatywy Przewodniczącego Komitetu lub na wniosek członka Komitetu.3.
Posiedzenia prowadzi Przewodniczący Komitetu.4.
Przewodniczącego Komitetu, w razie jego nieobecności na posiedzeniu, zastępuje osoba wyznaczona przez Przewodniczącego Komitetu.5.
Posiedzenia odbywają się stosownie do potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na 6 miesięcy.5a. 4
W szczególnych przypadkach Przewodniczący Komitetu Audytu może podjąć decyzję o organizacji posiedzenia lub udziale w posiedzeniu członków Komitetu lub innych uczestników posiedzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej do bezpośredniego porozumiewania się na odległość.6.
W przypadku braku możliwości udziału w posiedzeniu, członek Komitetu zawiadamia o tym Przewodniczącego Komitetu, podając przyczyny swojej nieobecności.7.
Członek Komitetu, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu, może nadesłać pisemne oceny lub opinie w zakresie objętym porządkiem obrad.8.
W posiedzeniu mogą brać udział pracownicy komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz osoby spoza składu Komitetu zaproszone z inicjatywy Przewodniczącego Komitetu lub na wniosek członka Komitetu.9.
Uczestnicy posiedzenia potwierdzają swoją obecność podpisem na liście obecności.10. 5
W przypadku organizacji posiedzenia lub udziału członka Komitetu w sposób, o którym mowa w pkt 5a, potwierdzenie obecności następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.§ 3.
Sposób podejmowania uchwał i innych rozstrzygnięć1.
Komitet w uzasadnionych przypadkach może podejmować uchwały.2.
Uchwały są podejmowane zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, przy obecności co najmniej 3 członków Komitetu, w tym Przewodniczącego Komitetu lub osoby wyznaczonej przez Przewodniczącego Komitetu.3.
W przypadku równej liczby głosów podczas głosowania, decyduje głos Przewodniczącego Komitetu, a w razie jego nieobecności na posiedzeniu, głos osoby wyznaczonej przez Przewodniczącego Komitetu.4.
Członek Komitetu wstrzymuje się od głosu, w przypadku wystąpienia okoliczności mogących budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.5.
Uchwały podpisuje Przewodniczący Komitetu lub w przypadku jego nieobecności osoba wyznaczona przez Przewodniczącego Komitetu.6.
W sprawach niewymagających podjęcia uchwały, w przypadku różnicy stanowisk członków Komitetu dotyczących zgłoszonego wniosku lub opinii, decyzje podejmuje Przewodniczący Komitetu, a w razie jego nieobecności na posiedzeniu, osoba wyznaczona przez Przewodniczącego Komitetu.7.
Przewodniczący Komitetu może podjąć decyzję o wyrażeniu stanowiska przez Komitet poprzez podjęcie uchwały w trybie obiegowym drogą elektroniczną.8.
Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest ważna, gdy wszyscy członkowie Komitetu otrzymali jej projekt i został on uzgodniony.9.
W razie zgłoszenia uwag, które nie zostaną uwzględnione lub wyjaśnione, projekt uchwały, o której mowa w ust. 8, wymaga rozpatrzenia przez Komitet Audytu na posiedzeniu.10.
Treść uchwały, o której mowa w ust. 8, jest włączana do protokołu ustaleń z najbliższego posiedzenia.10a. 6
W przypadku organizacji posiedzenia lub udziału członka Komitetu w sposób, o którym mowa w § 2 w pkt 5a, Komitet Audytu może podejmować uchwały przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.11.
Projekt uchwały, o której mowa w ust. 1, może być doręczony członkom Komitetu drogą elektroniczną.§ 4.
Sposób dokumentowania posiedzeń i sprawozdawczość Komitetu1.
Z posiedzenia Komitetu sporządza się protokół, który zawiera:1)
kolejny numer posiedzenia;2)
datę posiedzenia;3)
porządek obrad;4)
imiona i nazwiska osób uczestniczących w posiedzeniu;5)
ustalenia Komitetu;6)
treść uchwał w przypadku ich podjęcia.2.
Projekt protokołu z posiedzenia sporządza komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.3.
Projekt protokołu z posiedzenia jest przesyłany za pośrednictwem poczty elektronicznej członkom Komitetu w celu zapoznania się z jego treścią oraz zgłoszenia ewentualnych uwag i uzupełnień.4.
Uzgodniony protokół z posiedzenia podpisuje Przewodniczący Komitetu, a w przypadku jego nieobecności osoba wyznaczona przez Przewodniczącego Komitetu.5.
Protokoły z posiedzeń Komitetu oraz dokumenty związane z funkcjonowaniem Komitetu przechowuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.6.
Do końca lutego każdego roku Komitet składa Ministrowi oraz Ministrowi Finansów sprawozdanie z realizacji zadań Komitetu w roku poprzednim.7.
Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 7, podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.§ 5.
Zadania i obowiązki Przewodniczącego i członków Komitetu1.
Przewodniczący Komitetu kieruje pracami Komitetu.2.
Do zadań Przewodniczącego Komitetu należy w szczególności:1)
ustalanie planu pracy Komitetu;2)
zwoływanie posiedzeń i przewodniczenie posiedzeniom;3)
wyznaczanie terminów i miejsca oraz określanie porządku posiedzeń;4)
przekazywanie Ministrowi informacji o ustaleniach Komitetu;5)
podpisywanie uchwał, protokołów z posiedzeń oraz sprawozdań z realizacji zadań Komitetu.3.
Do obowiązków członków Komitetu należy w szczególności:1)
czynny udział w pracach Komitetu;2)
współpraca z komórką audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz komórkami audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.§ 6.
Wynagrodzenie członków Komitetu1.
Przewodniczący Komitetu i członkowie Komitetu, będący pracownikami Ministerstwa, nie otrzymują dodatkowego wynagrodzenia z tytułu zadań realizowanych w związku z powołaniem w skład Komitetu.2.
Członkowie niezależni Komitetu, w rozumieniu § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie powołania komitetu audytu (Dz. U. z 2016 r. poz. 2049), wykonują swoje obowiązki za wynagrodzeniem.3.
Wynagrodzenie członka niezależnego Komitetu jest ustalane po każdym posiedzeniu Komitetu w wysokości określonej zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia, o którym mowa w ust. 2.§ 7.
Sposób współpracy Komitetu z jednostkami w działach1.
Członkowie Komitetu mają prawo dostępu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i jednostkach w działach, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.2.
Członkowie Komitetu otrzymują dokumenty, informacje i inne materiały, o których mowa w ust. 1, za pośrednictwem kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.3.
Współpracę członków Komitetu, w celu wykonania zadań Komitetu, z kierownikami i pracownikami jednostek w działach organizuje i koordynuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.4.
Kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie ma prawo zwrócić się do kierowników komórek audytu wewnętrznego w działach o przekazanie dokumentów i informacji niezbędnych do realizacji zadań Komitetu.§ 8.
Obsługa organizacyjna Komitetu i związane z nią zadania komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie1.
Komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie zapewnia obsługę organizacyjną Komitetu, a także:1)
gromadzi plany, sprawozdania z wykonania planów oraz inne, niezbędne dla Komitetu informacje z jednostek w działach;2)
przygotowuje na potrzeby Komitetu zbiorcze informacje o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej oraz proponowanych usprawnieniach kontroli zarządczej;3)
zawiadamia członków Komitetu oraz zaproszonych gości o terminie i miejscu oraz planowanym porządku posiedzenia Komitetu;4)
sporządza protokoły z posiedzeń Komitetu;5)
prowadzi listy obecności;6)
gromadzi i przechowuje dokumentację z prac Komitetu;7)
przygotowuje projekt sprawozdania z realizacji zadań Komitetu;8)
przekazuje do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa sprawozdanie z realizacji zadań Komitetu;9)
prowadzi inne działania mające na celu wsparcie prac Komitetu.§ 9.
Tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego1.
Rozwiązanie stosunku pracy albo zmiana warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach nie może nastąpić bez zgody Komitetu.2.
Decyzję o wyrażeniu zgody lub niewyrażeniu zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, Komitet podejmuje w drodze uchwały.3.
Pisemny wniosek o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego wraz z uzasadnieniem, składa kierownik jednostki, w której jest zatrudniona osoba, której dotyczy wniosek, a w przypadku urzędów, w których utworzono stanowisko Dyrektora Generalnego, Dyrektor Generalny.4.
Komitet umożliwia kierownikowi komórki audytu wewnętrznego, którego dotyczy wniosek oraz wnioskodawcy przekazanie dodatkowych wyjaśnień dotyczących wniosku.1 Minister Infrastruktury kieruje działami administracji rządowej - łączność i transport, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Infrastruktury (Dz. Urz. poz. 101 i 176).
2 § 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 2 z dnia 15 stycznia 2021 r. (Dz.Urz.MI.2021.3) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 stycznia 2021 r.
3 Załącznik § 1 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 2 z dnia 15 stycznia 2021 r. (Dz.Urz.MI.2021.3) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 stycznia 2021 r.
4 Załącznik § 2 ust. 5a dodany przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 18 z dnia 13 sierpnia 2020 r. (Dz.Urz.MI.2020.32) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 sierpnia 2020 r.
5 Załącznik § 2 ust. 10 dodany przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 18 z dnia 13 sierpnia 2020 r. (Dz.Urz.MI.2020.32) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 sierpnia 2020 r.
6 Załącznik § 3 ust. 10a dodany przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 18 z dnia 13 sierpnia 2020 r. (Dz.Urz.MI.2020.32) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 sierpnia 2020 r.