Dz.Urz.MI.2018.36

| Akt obowiązujący
Wersja od: 12 września 2018 r.

ZARZĄDZENIE Nr 11
MINISTRA INFRASTRUKTURY 1
z dnia 11 września 2018 r.
w sprawie nadania regulaminu Komitetowi Audytu w Ministerstwie Infrastruktury

Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 oraz z 2018 r. poz. 62, 1000 i 1366) zarządza się, co następuje:
§  1.  Komitetowi Audytu powołanemu dla działów administracji rządowej:
1) łączność,
2) transport

- nadaje się regulamin stanowiący załącznik do zarządzenia.

§  2.  Traci moc zarządzenie nr 24 Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 10 czerwca 2016 r. w sprawie nadania regulaminu Komitetowi Audytu w Ministerstwie Infrastruktury i Budownictwa (Dz. Urz. Min. Inf. i Bud. poz. 44).
§  3.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

Regulamin Komitetu Audytu w Ministerstwie Infrastruktury

§  1.  Zakres zadań Komitetu Audytu
1.  Komitet Audytu świadczy doradztwo na rzecz Ministra Infrastruktury, zwanego dalej "Ministrem", w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Infrastruktury, zwanym dalej "Ministerstwem" oraz w jednostkach w działach administracji rządowej łączność i transport, zwanych dalej "jednostkami w działach".
2.  Do zadań Komitetu Audytu, zwanego dalej "Komitetem" należy w szczególności:
1) sygnalizowanie Ministrowi istotnych ryzyk;
2) sygnalizowanie Ministrowi istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień;
3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego;
4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie stanu ich wdrożenia;
5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej;
6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;
7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego.
§  2.  Tryb pracy Komitetu
1.  Komitet obraduje na posiedzeniach.
2.  Posiedzenia są zwoływane z inicjatywy Przewodniczącego Komitetu lub na wniosek członka Komitetu.
3.  Posiedzenia prowadzi Przewodniczący Komitetu.
4.  Przewodniczącego Komitetu, w razie jego nieobecności na posiedzeniu, zastępuje osoba wyznaczona przez Przewodniczącego Komitetu.
5.  Posiedzenia odbywają się stosownie do potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na 6 miesięcy.
6.  W przypadku braku możliwości udziału w posiedzeniu, członek Komitetu zawiadamia o tym Przewodniczącego Komitetu, podając przyczyny swojej nieobecności.
7.  Członek Komitetu, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu, może nadesłać pisemne oceny lub opinie w zakresie objętym porządkiem obrad.
8.  W posiedzeniu mogą brać udział pracownicy komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz osoby spoza składu Komitetu zaproszone z inicjatywy Przewodniczącego Komitetu lub na wniosek członka Komitetu.
9.  Uczestnicy posiedzenia potwierdzają swoją obecność podpisem na liście obecności.
§  3.  Sposób podejmowania uchwał i innych rozstrzygnięć
1.  Komitet w uzasadnionych przypadkach może podejmować uchwały.
2.  Uchwały są podejmowane zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, przy obecności co najmniej 3 członków Komitetu, w tym Przewodniczącego Komitetu lub osoby wyznaczonej przez Przewodniczącego Komitetu.
3.  W przypadku równej liczby głosów podczas głosowania, decyduje głos Przewodniczącego Komitetu, a w razie jego nieobecności na posiedzeniu, głos osoby wyznaczonej przez Przewodniczącego Komitetu.
4.  Członek Komitetu wstrzymuje się od głosu, w przypadku wystąpienia okoliczności mogących budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.
5.  Uchwały podpisuje Przewodniczący Komitetu lub w przypadku jego nieobecności osoba wyznaczona przez Przewodniczącego Komitetu.
6.  W sprawach niewymagających podjęcia uchwały, w przypadku różnicy stanowisk członków Komitetu dotyczących zgłoszonego wniosku lub opinii, decyzje podejmuje Przewodniczący Komitetu, a w razie jego nieobecności na posiedzeniu, osoba wyznaczona przez Przewodniczącego Komitetu.
7.  Przewodniczący Komitetu może podjąć decyzję o wyrażeniu stanowiska przez Komitet poprzez podjęcie uchwały w trybie obiegowym drogą elektroniczną.
8.  Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest ważna, gdy wszyscy członkowie Komitetu otrzymali jej projekt i został on uzgodniony.
9.  W razie zgłoszenia uwag, które nie zostaną uwzględnione lub wyjaśnione, projekt uchwały, o której mowa w ust. 8, wymaga rozpatrzenia przez Komitet Audytu na posiedzeniu.
10.  Treść uchwały, o której mowa w ust. 8, jest włączana do protokołu ustaleń z najbliższego posiedzenia.
11.  Projekt uchwały, o której mowa w ust. 1, może być doręczony członkom Komitetu drogą elektroniczną.
§  4.  Sposób dokumentowania posiedzeń i sprawozdawczość Komitetu
1.  Z posiedzenia Komitetu sporządza się protokół, który zawiera:
1) kolejny numer posiedzenia;
2) datę posiedzenia;
3) porządek obrad;
4) imiona i nazwiska osób uczestniczących w posiedzeniu;
5) ustalenia Komitetu;
6) treść uchwał w przypadku ich podjęcia.
2.  Projekt protokołu z posiedzenia sporządza komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.
3.  Projekt protokołu z posiedzenia jest przesyłany za pośrednictwem poczty elektronicznej członkom Komitetu w celu zapoznania się z jego treścią oraz zgłoszenia ewentualnych uwag i uzupełnień.
4.  Uzgodniony protokół z posiedzenia podpisuje Przewodniczący Komitetu, a w przypadku jego nieobecności osoba wyznaczona przez Przewodniczącego Komitetu.
5.  Protokoły z posiedzeń Komitetu oraz dokumenty związane z funkcjonowaniem Komitetu przechowuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.
6.  Do końca lutego każdego roku Komitet składa Ministrowi oraz Ministrowi Finansów sprawozdanie z realizacji zadań Komitetu w roku poprzednim.
7.  Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 7, podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.
§  5.  Zadania i obowiązki Przewodniczącego i członków Komitetu
1.  Przewodniczący Komitetu kieruje pracami Komitetu.
2.  Do zadań Przewodniczącego Komitetu należy w szczególności:
1) ustalanie planu pracy Komitetu;
2) zwoływanie posiedzeń i przewodniczenie posiedzeniom;
3) wyznaczanie terminów i miejsca oraz określanie porządku posiedzeń;
4) przekazywanie Ministrowi informacji o ustaleniach Komitetu;
5) podpisywanie uchwał, protokołów z posiedzeń oraz sprawozdań z realizacji zadań Komitetu.
3.  Do obowiązków członków Komitetu należy w szczególności:
1) czynny udział w pracach Komitetu;
2) współpraca z komórką audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz komórkami audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.
§  6.  Wynagrodzenie członków Komitetu
1.  Przewodniczący Komitetu i członkowie Komitetu, będący pracownikami Ministerstwa, nie otrzymują dodatkowego wynagrodzenia z tytułu zadań realizowanych w związku z powołaniem w skład Komitetu.
2.  Członkowie niezależni Komitetu, w rozumieniu § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie powołania komitetu audytu (Dz. U. z 2016 r. poz. 2049), wykonują swoje obowiązki za wynagrodzeniem.
3.  Wynagrodzenie członka niezależnego Komitetu jest ustalane po każdym posiedzeniu Komitetu w wysokości określonej zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia, o którym mowa w ust. 2.
§  7.  Sposób współpracy Komitetu z jednostkami w działach
1.  Członkowie Komitetu mają prawo dostępu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i jednostkach w działach, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.
2.  Członkowie Komitetu otrzymują dokumenty, informacje i inne materiały, o których mowa w ust. 1, za pośrednictwem kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.
3.  Współpracę członków Komitetu, w celu wykonania zadań Komitetu, z kierownikami i pracownikami jednostek w działach organizuje i koordynuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.
4.  Kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie ma prawo zwrócić się do kierowników komórek audytu wewnętrznego w działach o przekazanie dokumentów i informacji niezbędnych do realizacji zadań Komitetu.
§  8.  Obsługa organizacyjna Komitetu i związane z nią zadania komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie
1.  Komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie zapewnia obsługę organizacyjną Komitetu, a także:
1) gromadzi plany, sprawozdania z wykonania planów oraz inne, niezbędne dla Komitetu informacje z jednostek w działach;
2) przygotowuje na potrzeby Komitetu zbiorcze informacje o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej oraz proponowanych usprawnieniach kontroli zarządczej;
3) zawiadamia członków Komitetu oraz zaproszonych gości o terminie i miejscu oraz planowanym porządku posiedzenia Komitetu;
4) sporządza protokoły z posiedzeń Komitetu;
5) prowadzi listy obecności;
6) gromadzi i przechowuje dokumentację z prac Komitetu;
7) przygotowuje projekt sprawozdania z realizacji zadań Komitetu;
8) przekazuje do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa sprawozdanie z realizacji zadań Komitetu;
9) prowadzi inne działania mające na celu wsparcie prac Komitetu.
§  9.  Tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego
1.  Rozwiązanie stosunku pracy albo zmiana warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach nie może nastąpić bez zgody Komitetu.
2.  Decyzję o wyrażeniu zgody lub niewyrażeniu zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, Komitet podejmuje w drodze uchwały.
3.  Pisemny wniosek o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego wraz z uzasadnieniem, składa kierownik jednostki, w której jest zatrudniona osoba, której dotyczy wniosek, a w przypadku urzędów, w których utworzono stanowisko Dyrektora Generalnego, Dyrektor Generalny.
4.  Komitet umożliwia kierownikowi komórki audytu wewnętrznego, którego dotyczy wniosek oraz wnioskodawcy przekazanie dodatkowych wyjaśnień dotyczących wniosku.
1 Minister Infrastruktury kieruje działami administracji rządowej - łączność i transport, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Infrastruktury (Dz. Urz. poz. 101 i 176).