Nadanie regulaminu komitetowi audytu dla działu administracji rządowej oświata i wychowanie.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MEN.2020.18
Akt utracił moc Wersja od: 9 czerwca 2020 r.
ZARZĄDZENIE Nr 18
MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ 1
z dnia 9 czerwca 2020 r.
w sprawie nadania regulaminu komitetowi audytu dla działu administracji rządowej oświata i wychowanie
Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Komitetowi audytu dla działu administracji rządowej oświata i wychowanie nadaje się regulamin, który stanowi załącznik do zarządzenia.§ 2.
Traci moc zarządzenie nr 4 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 19 marca 2010 r. w sprawie nadania regulaminu Komitetu Audytu dla działu administracji rządowej oświata i wychowanie (Dz. Urz. MEN poz. 12).§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.ZAŁĄCZNIK
REGULAMIN KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ OŚWIATA I WYCHOWANIE
REGULAMIN KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ OŚWIATA I WYCHOWANIE
§ 1.
1.
Komitet audytu, zwany dalej "komitetem", jest ciałem doradczym i opiniodawczym ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, zwanego dalej "Ministrem", w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Edukacji Narodowej, zwanym dalej "Ministerstwem", i w jednostkach w dziale administracji rządowej oświata i wychowanie, zwanych dalej "jednostkami w dziale".2.
Do zadań komitetu należy w szczególności:1)
sygnalizowanie istotnych ryzyk zidentyfikowanych w obszarach funkcjonowania Ministerstwa i jednostek w dziale;2)
sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej w Ministerstwie i w jednostkach w dziale oraz proponowanie jej usprawnień;3)
wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego opracowywanych w Ministerstwie i w jednostkach w dziale;4)
przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale oraz monitorowanie ich wdrożenia;5)
przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej opracowanych w Ministerstwie i w jednostkach w dziale;6)
monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale;7)
wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale.3.
W celu realizacji zadań, o których mowa w ust. 2, komitet:1)
proponuje rozwiązania oraz promuje dobre praktyki przyczyniające się do usprawnienia funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale;2)
analizuje informacje dotyczące bieżących i istotnych problemów w prowadzeniu audytu wewnętrznego oraz wspiera komórkę audytu wewnętrznego w Ministerstwie i komórki audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale w realizacji audytu wewnętrznego;3)
inicjuje, w porozumieniu z audytorami wewnętrznymi, działania mające na celu podniesienie efektywności i skuteczności kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale.4.
Komitet składa Ministrowi oraz Ministrowi Finansów do końca lutego każdego roku sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim. Sprawozdanie podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra Edukacji Narodowej.§ 2.
1.
Przewodniczący komitetu, zwany dalej "przewodniczącym", kieruje pracami komitetu i reprezentuje go na zewnątrz.2.
W przypadku nieobecności przewodniczącego jego zadania wykonuje zastępca przewodniczącego, zwany dalej "zastępcą".3.
Przewodniczący może upoważnić zastępcę do wykonywania zadań przewodniczącego określonych w niniejszym zarządzeniu, z zastrzeżeniem § 4 ust. 1-5 oraz § 8 ust. 5.4.
Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:1)
wyznaczanie terminów posiedzeń komitetu;2)
ustalanie porządku posiedzeń komitetu;3)
przekazywanie Ministrowi ustaleń i stanowisk komitetu.5.
Do obowiązków członków komitetu należy w szczególności:1)
udział w pracach komitetu;2)
współpraca z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz z komórkami audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale.6.
Funkcję sekretarza komitetu pełni kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub inny, wyznaczony przez kierownika komórki audytu wewnętrznego, pracownik tej komórki.7.
Do obowiązków sekretarza komitetu należy w szczególności:1)
dokumentowanie czynności i uchwał podejmowanych przez komitet;2)
organizowanie, w uzgodnieniu z przewodniczącym, posiedzeń komitetu i przekazywanie zaproszeń członkom komitetu oraz osobom spoza składu komitetu, zaproszonych na posiedzenie komitetu zgodnie z § 3 ust. 5;3)
opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez komitet w zakresie określonym przez przewodniczącego;4)
prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego.§ 3.
1.
Komitet obraduje na posiedzeniach.2.
Posiedzenia komitetu odbywają się stosownie do potrzeb, nie rzadziej niż dwa razy w roku.3.
Posiedzenia komitetu zwołuje przewodniczący, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka komitetu albo kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.4.
Zaproszenia na posiedzenia komitetu, wraz z ustalonym przez przewodniczącego porządkiem posiedzenia oraz niezbędnymi dokumentami, są przekazywane członkom komitetu, w formie pisemnej, nie później niż na 7 dni przed planowanym posiedzeniem komitetu, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż 2 dni przed planowanym posiedzeniem komitetu.5.
Przewodniczący, z własnej inicjatywy albo na wniosek członka komitetu, może zapraszać na posiedzenia komitetu osoby spoza jego składu.6.
Sekretarz komitetu oraz osoby spoza składu komitetu zaproszone na posiedzenie komitetu zgodnie z ust. 5 uczestniczą w posiedzeniu komitetu bez prawa głosu.7.
Uczestnicy posiedzenia komitetu potwierdzają swoją obecność na posiedzeniu komitetu podpisem na liście obecności.8.
Posiedzenia komitetu są prowadzone przez przewodniczącego.9.
W przypadku braku możliwości wzięcia udziału w posiedzeniu komitetu członek komitetu niezwłocznie zawiadamia o tym komórkę audytu wewnętrznego w Ministerstwie, podając powód swojej nieobecności.10.
Członek komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu komitetu, może nadesłać pisemne oceny lub opinie w sprawach objętych porządkiem posiedzenia komitetu.11.
Członkowie niezależni komitetu wykonują swoje zadania za wynagrodzeniem ustalanym zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu (Dz. U. z 2016 r. poz. 2049). Wynagrodzenia członków niezależnych komitetu są wypłacane na wniosek przewodniczącego, zawierający informację o liczbie posiedzeń w danym kwartale, w których uczestniczył członek niezależny komitetu.§ 4.
1.
Komitet podejmuje decyzje w formie uchwał, zapadających zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej połowy składu komitetu, w tym przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy. W przypadku głosowania, w którym oddano równą liczbę głosów "za" i "przeciw" głos rozstrzygający przysługuje przewodniczącemu, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy.2.
Członkowie komitetu mogą głosować nad podjęciem uchwały wyłącznie osobiście.3.
Na wniosek członka komitetu, przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności - zastępca, może zarządzić głosowanie tajne.4.
Członek komitetu może zgłosić do protokołu zdanie odrębne w sprawie objętej głosowaniem.5.
Uchwałę podejmowaną na posiedzeniu komitetu podpisuje przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności na posiedzeniu - zastępca.6.
Przewodniczący może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy w trybie obiegowym, w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.7.
Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest dołączana do protokołu z najbliższego posiedzenia komitetu.8.
W trybie obiegowym nie mogą być rozpatrywane sprawy dotyczące wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale.§ 5.
1.
Z posiedzenia komitetu sporządzany jest protokół, który zawiera w szczególności:1)
datę posiedzenia komitetu;2)
listę uczestników posiedzenia komitetu;3)
ustalenia komitetu wraz z informacją o podjętych uchwałach oraz informację dotyczącą zdania odrębnego, o ile zostało zgłoszone;4)
inne wnioski i rozstrzygnięcia.2.
Protokół z posiedzenia komitetu podpisuje przewodniczący.3.
Załączniki do protokołu stanowią: porządek posiedzenia komitetu oraz lista obecności uczestników posiedzenia komitetu.§ 6.
Członkowie komitetu mają dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania zadań komitetu, a w szczególności do dokumentacji audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale, a także dostęp do informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa i jednostek w dziale, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.§ 7.
1.
Członkowie komitetu współpracują z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie.2.
Komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie zapewnia obsługę organizacyjną komitetu oraz przechowuje dokumenty związane z jego pracami.3.
Członkowie komitetu, w związku z realizacją zadań komitetu, mogą występować do kierowników i pracowników Ministerstwa oraz jednostek w dziale o udzielenie informacji i wyjaśnień w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i jednostkach w dziale, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.4.
Kierownicy i pracownicy Ministerstwa oraz jednostek w dziale są obowiązani do udzielania informacji i wyjaśnień, o których mowa w ust. 3.5.
Obieg informacji i wyjaśnień, o których mowa w ust. 3 oraz informacji, danych, dokumentów i innych materiałów, o których mowa w § 6, odbywa się za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.6.
Członkowie komitetu informują na bieżąco przewodniczącego lub zastępcę o prowadzonych działaniach.§ 8.
1.
Uchwała komitetu w sprawie wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie następuje na pisemny wniosek Ministra lub Dyrektora Generalnego Ministerstwa, a w przypadku kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale, na pisemny wniosek kierownika tej jednostki.2.
Wniosek, o którym mowa w ust. 1, jest rozpatrywany na pierwszym posiedzeniu komitetu przypadającym po dniu jego złożenia.3.
Komitet może żądać dodatkowych informacji w przypadku, gdy informacje zawarte we wniosku, o którym mowa w ust. 1, są niewystarczające do podjęcia uchwały.4.
Postępowanie, o którym mowa w ust. 1, jest prowadzone z udziałem zainteresowanego kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale oraz wnioskodawcy, w sposób zapewniający tym osobom możliwość wyrażenia opinii lub przedstawienia stanowiska w sprawie.5.
Komitet podejmuje uchwałę, o której mowa w ust. 1, zwykłą większością głosów w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej połowy składu komitetu, w tym przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy, biorąc pod uwagę zebrane opinie oraz stanowiska w sprawie, a także inne dokumenty oceniające pracę kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale. W przypadku głosowania, w którym oddano równą liczbę głosów "za" i "przeciw", głos rozstrzygający przysługuje przewodniczącemu, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy.1 Minister Edukacji Narodowej kieruje działem administracji rządowej - oświata i wychowanie, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Edukacji Narodowej (Dz. U. poz. 2268).