Dziennik resortowy

Dz.Urz.MTBiGM.2013.15

| Akt obowiązujący
Wersja od: 14 marca 2013 r.

ZARZĄDZENIE Nr 4
MINISTRA TRANSPORTU, BUDOWNICTWA I GOSPODARKI MORSKIEJ1)
z dnia 14 marca 2013 r.
w sprawie nadania regulaminu Komitetowi Audytu dla działów administracji rządowej budownictwo, lokalne planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, gospodarka morska i transport

Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:
§  1. Komitetowi Audytu nadaje się regulamin, stanowiący załącznik do zarządzenia.
§  2. Traci moc zarządzenie Nr 29 Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 13 kwietnia 2012 r. w sprawie nadania regulaminu Komitetowi Audytu dla działów administracji rządowej budownictwo, gospodarka przestrzenna i mieszkaniowa, gospodarka morska i transport (Dz. Urz. MTBiGM poz. 22).
§  3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.
______

1) Minister Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej kieruje działami administracji rządowej -budownictwo, lokalne planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, gospodarka morska i transport, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej (Dz. U. Nr 248, poz. 1494 oraz z 2012 r. poz. 1396);

2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123 poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578, Nr 257, poz. 1726, z 2011 r. Nr 185, poz. 1092, Nr 201, poz. 1183, Nr 234, poz. 1386, Nr 240, poz. 1429, Nr 291, poz. 1707 i oraz z 2012 r. poz. 1456, 1530 i 1548.

ZAŁĄCZNIK

Regulamin

Komitetu Audytu dla działów administracji rządowej budownictwo, lokalne planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, gospodarka morska i transport

I.

 POSTANOWIENIA OGÓLNE

§  1. Regulamin Komitetu Audytu, zwany dalej "Regulaminem", określa:
1) szczegółowy zakres zadań Komitetu Audytu, zwanego dalej "Komitetem";
2) sposób działania Komitetu;
3) sposób i tryb dostępu członków Komitetu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w jednostkach, o których mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.), zwanych dalej "jednostkami w działach";
4) sposób i tryb współpracy członków Komitetu z kierownikami oraz pracownikami jednostek w działach;
5) sposób i tryb współpracy Komitetu z kierownikami komórek audytu wewnętrznego;
6) tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego.
§  2. Celem Komitetu jest doradztwo świadczone na rzecz Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej, zwanego dalej "Ministrem", w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej, zwanym dalej "Ministerstwem", oraz w jednostkach w działach.

II.

 SZCZEGÓŁOWY ZAKRES ZADAŃ KOMITETU

§  3. Do zadań Komitetu należy w szczególności:
1) sygnalizowanie Ministrowi istotnych ryzyk;
2) sygnalizowanie Ministrowi istotnych słabości kontroli zarządczej w działach administracji rządowej, którymi kieruje Minister oraz proponowanie jej usprawnień;
3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego;
4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia;
5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej;
6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;
7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego.

III.

 SPOSÓB DZIAŁANIA KOMITETU

§  4.
1. Komitet pracuje na posiedzeniach, które prowadzi Przewodniczący Komitetu, zwany dalej "Przewodniczącym".
2. Posiedzenia Komitetu odbywają się stosownie do potrzeb, nie rzadziej jednak niż dwa razy w roku.
3. Posiedzenia Komitetu są zwoływane przez Przewodniczącego z inicjatywy własnej lub na wniosek członka Komitetu lub Zastępcy Dyrektora Departament Kontroli, kierującego Pionem Audytu Wewnętrznego Ministerstwa, zwanego dalej "Zastępcą dyrektora kierującym Pionem Audytu".
4. W przypadku, gdy nie jest możliwe zwołanie posiedzenia przez Przewodniczącego, posiedzenie zwołuje i prowadzi członek Komitetu, wyznaczony przez Przewodniczącego.
5. W przypadku nieobecności Przewodniczącego, posiedzenie prowadzi członek Komitetu wyznaczony przez Przewodniczącego.
6. W posiedzeniu Komitetu mają obowiązek uczestniczyć wszyscy jego członkowie. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu, powinien niezwłocznie zawiadomić o tym Przewodniczącego.
7. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu Komitetu, może nadesłać pisemne oceny lub opinie w sprawach objętych porządkiem posiedzenia.
§  5.
1. Zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia wraz z planowanym porządkiem posiedzenia Komitetu przekazuje się członkom Komitetu oraz pozostałym uczestnikom posiedzenia nie później niż 7 dni przed planowanym posiedzeniem Komitetu, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż 2 dni przed planowanym posiedzeniem Komitetu.
2. Przewodniczący może zdecydować o zdjęciu lub przesunięciu sprawy z porządku obrad, w szczególności w celu uzupełnienia lub przygotowania dodatkowych materiałów.
§  6.
1. Przewodniczący może zapraszać na posiedzenia Komitetu przedstawicieli komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz inne osoby.
2. W posiedzeniach Komitetu uczestniczy Zastępca dyrektora kierujący Pionem Audytu.
3. Członkowie Komitetu oraz inne osoby obecne na posiedzeniu podpisują listę obecności.
§  7.
1. Komitet wyraża swoje stanowisko, w tym zawierające wnioski, rekomendacje i oceny, w drodze uchwał.
2. Uchwały Komitetu zapadają zwykłą większością głosów w głosowaniu jawnym przy obecności co najmniej 2/3 członków Komitetu. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności - głos zastępującego go członka Komitetu.
3. Na wniosek członka Komitetu, Przewodniczący może zarządzić głosowanie tajne.
4. Uchwałę podjętą na posiedzeniu Komitetu podpisują członkowie Komitetu obecni na posiedzeniu.
5. W przypadku zgłoszenia przez członka Komitetu zdania odrębnego, dołącza się je do uchwały.
6. Przewodniczący może podjąć decyzję o wyrażeniu stanowiska przez Komitet poprzez podjęcie uchwały w trybie obiegowym, z zastrzeżeniem § 16.
7. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest ważna, gdy wszyscy członkowie Komitetu otrzymali jej projekt i nie zgłosili uwag w wyznaczonym terminie.
8. W razie zgłoszenia uwag, które nie zostaną uwzględnione lub wyjaśnione, projekt uchwały wymaga rozpatrzenia przez Komitet Audytu na posiedzeniu.
9. Uchwały podjęte w trybie obiegowym są załączane do protokołu ustaleń z najbliższego posiedzenia Komitetu.
10. Uchwały doręczane są niezwłocznie wszystkim członkom Komitetu w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
§  8.
1. Z każdego posiedzenia Komitetu sporządzany jest protokół.
2. Protokół zawiera:
1) kolejny numer;
2) datę posiedzenia Komitetu;
3) listę uczestników posiedzenia;
4) ustalony porządek obrad;
5) ustalenia Komitetu wraz z informacją o podjętych uchwałach oraz informację dotyczącą zdania odrębnego, o ile zostało zgłoszone;
6) inne wnioski i rozstrzygnięcia.
3. Protokół, o którym mowa w ust. 1, po podpisaniu przez Przewodniczącego, przekazywany jest niezwłocznie wszystkim członkom Komitetu w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
§  9.
1. Do końca lutego każdego roku Komitet składa Ministrowi oraz Ministrowi Finansów sprawozdanie z realizacji swoich zadań w roku poprzednim.
2. Sprawozdanie z realizacji zadań podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.
§  10.
1. Pion Audytu Wewnętrznego, funkcjonujący w Departamencie Kontroli Ministerstwa, zwany dalej "Pionem Audytu" zapewnia obsługę organizacyjną Komitetu, w tym:
1) przygotowuje, w uzgodnieniu z Przewodniczącym, projekt porządku posiedzenia Komitetu;
2) zawiadamia członków Komitetu oraz zaproszonych gości o terminie i miejscu oraz planowanym porządku posiedzenia Komitetu;
3) sporządza protokoły ustaleń z posiedzenia Komitetu i przekazuje je wraz z kopiami podjętych uchwał członkom Komitetu;
4) prowadzi listy obecności;
5) przygotowuje projekt sprawozdania z realizacji zadań Komitetu, o którym mowa w § 9;
6) gromadzi plany audytu, sprawozdania z wykonania planów oraz inne, niezbędne dla Komitetu, informacje z jednostek w działach;
7) przygotowuje na potrzeby Komitetu zbiorcze informacje o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej oraz o proponowanych usprawnieniach kontroli zarządczej;
8) prowadzi inne działania mające na celu wsparcie Komitetu.
2. Dokumentacja związana z pracami Komitetu przechowywana jest w Pionie Audytu.

IV.

 SPOSÓB I TRYB DOSTĘPU CZŁONKÓW KOMITETU DO DOKUMENTÓW I INFORMACJI

§  11. W celu wykonywania swoich zadań członkowie Komitetu mają nieograniczony dostęp do dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również mogą sporządzać kopie, odpisy, wyciągi, zestawienia lub wydruki tych dokumentów, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

V.

 SPOSÓB I TRYB WSPÓŁPRACY CZŁONKÓW KOMITETU Z KIEROWNIKAMI ORAZ PRACOWNIKAMI JEDNOSTEK W DZIAŁACH

§  12.
1. Członkowie Komitetu mogą występować do kierowników oraz pracowników jednostek w działach z wnioskiem o udzielanie informacji i wyjaśnień w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w tych jednostkach, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.
2. Kierownicy i pracownicy jednostek w działach są obowiązani udzielać informacji i wyjaśnień, o których mowa w ust. 1.
3. Wnioski oraz informacje i wyjaśnienia, o których mowa w ust. 1 i 2, przekazywane są za pośrednictwem Pionu Audytu.

VI.

 SPOSÓB I TRYB WSPÓŁPRACY KOMITETU AUDYTU Z KIEROWNIKAMI KOMÓREK AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

§  13. Przewodniczący ma prawo zapraszać na posiedzenia Komitetu kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.
§  14. Kierownicy komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach mogą z własnej inicjatywy przekazywać Komitetowi informacje dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w tych jednostkach, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.
§  15. Kierownicy komórek audytu w jednostkach w działach udostępniają oraz przekazują dokumenty, materiały, informacje i wyjaśnienia dla Komitetu w zakresie związanym z obiektywną i niezależną oceną systemu kontroli zarządczej i prowadzeniem audytu wewnętrznego w jednostkach w działach, za pośrednictwem Zastępcy dyrektora kierującego Pionem Audytu.

VII.

 POSTĘPOWANIE W SPRAWACH O WYRAŻENIE ZGODY NA ROZWIĄZANIE STOSUNKU PRACY ALBO ZMIANĘ WARUNKÓW PRACY I PŁACY KIEROWNIKA KOMÓRKI AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

§  16.
1. Rozwiązanie stosunku pracy albo zmiana warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach nie może nastąpić bez zgody Komitetu.
2. Uchwała w sprawie, o której mowa w ust. 1, nie może być podjęta w trybie obiegowym.
§  17. Pisemny wniosek o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego składa kierownik jednostki w dziale, w której zatrudniona jest osoba, której dotyczy wniosek, a w przypadku urzędów, w których utworzono stanowisko Dyrektora Generalnego, Dyrektor Generalny.
§  18.
1. Wniosek, o którym mowa w § 17, wskazuje przyczyny planowanego rozwiązania stosunku pracy albo zmiany warunków pracy i płacy oraz podstawę prawną rozwiązania albo zmiany stosunku pracy.
2. Komitet może zażądać dodatkowych informacji, w przypadku gdy informacje zawarte we wniosku są niewystarczające do podjęcia uchwały.
3. Komitet umożliwia kierownikowi komórki audytu wewnętrznego, którego dotyczy wniosek, oraz wnioskodawcy przekazanie dodatkowych wyjaśnień dotyczących wniosku.
§  19.
1. Członkowie Komitetu, przed przystąpieniem do rozpatrywania wniosku, o którym mowa w § 17, składają na ręce Przewodniczącego oświadczenie o braku konfliktu interesów w rozumieniu standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, ogłoszonych przez Ministra Finansów zgodnie z art. 273 ustawy o finansach publicznych.
2. Komitet wyłącza członka Komitetu z rozpatrywania wniosku, o którym mowa w § 17, na jego wniosek lub z własnej inicjatywy, jeżeli jego udział może powodować zaistnienie konfliktu interesów.