Nadanie regulaminu Komitetowi Audytu.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MSWiA.2017.67
Akt obowiązujący Wersja od: 27 listopada 2020 r.
ZARZĄDZENIE Nr 50
MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI 1
z dnia 29 listopada 2017 r.
w sprawie nadania regulaminu Komitetowi Audytu
Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Komitetowi Audytu dla działów administracji rządowej - administracja publiczna oraz sprawy wewnętrzne, kierowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, nadaje się regulamin, stanowiący załącznik do zarządzenia.§ 2.
Traci moc zarządzenie Nr 27 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 czerwca 2016 r. w sprawie nadania regulaminu Komitetowi Audytu (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. poz. 34).§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.ZAŁĄCZNIK
REGULAMIN
KOMITETU AUDYTU
dla działów administracji rządowej - administracja publiczna oraz sprawy wewnętrzne, kierowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
REGULAMIN
KOMITETU AUDYTU
dla działów administracji rządowej - administracja publiczna oraz sprawy wewnętrzne, kierowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
§ 1.
Niniejszy regulamin określa organizację i tryb pracy Komitetu Audytu dla działów administracji rządowej - administracja publiczna oraz sprawy wewnętrzne, kierowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanego dalej "Komitetem", utworzonego na mocy zarządzenia Nr 40 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 września 2017 r. w sprawie powołania Komitetu Audytu (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. poz. 55).§ 2.
Do zadań Komitetu należy:1)
doradztwo na rzecz Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanego dalej "Ministrem", w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego;2)
sygnalizowanie Ministrowi istotnych ryzyk (na podstawie zbiorczych informacji dotyczących istotnych ryzyk i słabości kontroli zarządczej oraz proponowanych jej usprawnieniach) przygotowanych przez Zespół Audytu Wewnętrznego Departamentu Kontroli i Nadzoru w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwany dalej "komórką audytu wewnętrznego Ministerstwa";3)
sygnalizowanie Ministrowi istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień na podstawie analizy informacji zbiorczych, o których mowa w pkt 2, oraz sprawozdań, o których mowa w pkt 5;4)
wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego;5)
przegląd sprawozdań z wykonania planów audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej;6)
przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia;7)
monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;8)
wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych lub jednostkach sektora finansów publicznych obsługujących organy podległe lub nadzorowane przez Ministra, zwanych dalej "jednostkami w dziale";9)
składanie Ministrowi oraz Ministrowi Finansów sprawozdań z realizacji zadań Komitetu w roku poprzednim, w terminie do końca lutego każdego roku;10)
kierowanie sprawozdań, o których mowa w pkt 9, do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra;11)
wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.§ 3.
1.
Komitet obraduje na posiedzeniach.2.
Posiedzenia Komitetu odbywają się nie rzadziej niż raz na kwartał.3.
Posiedzenia Komitetu odbywają się w siedzibie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanego dalej "Ministerstwem", przy ul. Batorego 5 w Warszawie, chyba że przewodniczący Komitetu wskaże inne miejsce.4.
Posiedzenia Komitetu zwołuje przewodniczący Komitetu z inicjatywy własnej lub na wniosek Ministra albo na wniosek przynajmniej dwóch członków Komitetu.5.
Zwoływanie posiedzeń następuje w formie zawiadomień, w których są wskazywane:1)
termin posiedzenia i planowany czas jego trwania;2)
miejsce posiedzenia;3)
ustalony porządek posiedzenia.6.
Zawiadomienia są przesyłane drogą elektroniczną na adresy poczty elektronicznej członków Komitetu, przynajmniej na 7 dni przed planowanym terminem posiedzenia. Zawiadomienie uznaje się za dokonane z chwilą jego skutecznego wysłania.7.
Do zawiadomienia dołącza się w formie elektronicznej dokumenty, które mają być przedmiotem obrad. Jeżeli ze względów technicznych przekazanie dokumentów w formie elektronicznej nie jest możliwe, przekazuje się informację o miejscu i terminie, w którym będzie możliwe zapoznanie się z dokumentami.8.
Przekazanie zawiadomienia może nastąpić w terminie krótszym, niż ustalony w ust. 6, jeżeli wszyscy członkowie Komitetu otrzymają informację o posiedzeniu i nie zgłoszą sprzeciwu w ciągu jednego dnia.9.
Posiedzenia Komitetu uważa się za ważnie zwołane, jeżeli pomimo braku zawiadomienia obecni są wszyscy członkowie Komitetu.10.
W posiedzeniach Komitetu mogą brać udział bez prawa głosu również osoby spoza składu Komitetu zaproszone przez przewodniczącego Komitetu.11.
Potwierdzenie obecności na posiedzeniu następuje przez złożenie podpisu na liście obecności.12. 2
Przewodniczący Komitetu może zdecydować o zwołaniu posiedzenia, które odbędzie się w trybie zdalnym przy wykorzystaniu środków technicznych umożliwiających bezpośrednie porozumiewanie się na odległość.13. 3
Sekretarz Komitetu potwierdza na liście obecności udział członków Komitetu w posiedzeniu Komitetu, które odbywa się w trybie zdalnym, na podstawie ich zgłoszeń.§ 4.
1.
Pracami Komitetu kieruje przewodniczący Komitetu.2.
Do zadań przewodniczącego Komitetu należy:1)
wyznaczanie terminów posiedzeń Komitetu i ustalanie ich porządków;2)
przewodniczenie posiedzeniom Komitetu;3)
podział prac pomiędzy członków Komitetu;4)
reprezentowanie Komitetu na zewnątrz;5)
informowanie Ministra o zadaniach realizowanych przez Komitet;6)
prowadzenie innych działań związanych z pracami Komitetu, jeżeli niniejszy regulamin nie zastrzega inaczej.3.
W razie nieobecności przewodniczącego Komitetu pracami Komitetu kieruje wskazany przez niego członek Komitetu, który wykonuje w całości zadania przewodniczącego Komitetu, o których mowa w ust. 2, chyba że przewodniczący Komitetu zastrzegł inaczej.§ 5.
1.
Komitet podejmuje rozstrzygnięcia na posiedzeniu w formie uchwał przyjmowanych zwykłą większością głosów, w obecności co najmniej czterech członków Komitetu.2.
W przypadku równej liczby głosów, decyduje głos przewodniczącego Komitetu.3.
Podjęte uchwały stanowią załącznik do protokołu z posiedzenia i podpisywane są przez obecnych na posiedzeniu członków Komitetu.4.
Uchwały mogą być podejmowane w trybie obiegowym za pośrednictwem poczty elektronicznej, jeżeli przewodniczący Komitetu tak zadecyduje. Projekt uchwały powinien zostać przesłany wszystkim członkom Komitetu na wskazane adresy poczty elektronicznej. Uchwałę uważa się za podjętą w trybie obiegowym, jeżeli we wskazanym terminie żaden z członków Komitetu nie zgłosi sprzeciwu.5.
Uchwały podjęte w trybie obiegowym są podpisywane przez przewodniczącego Komitetu i dołączane do protokołu z najbliższego posiedzenia Komitetu wraz z informacją o ich przyjęciu w trybie obiegowym.6.
Informację o podjęciu uchwały w trybie obiegowym sekretarz Komitetu przesyła za pośrednictwem poczty elektronicznej wszystkim członkom Komitetu.7.
Uchwała w przedmiocie wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmiany warunków płacy i pracy kierowników komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz komórek audytu wewnętrznego jednostek w działach jest podejmowana na pierwszym posiedzeniu wyznaczanym po wpływie wniosku Dyrektora Generalnego Ministerstwa albo kierownika jednostki w dziale. W przypadkach spornych, Komitet może wezwać i wysłuchać Dyrektora Generalnego Ministerstwa albo kierownika jednostki w dziale oraz kierownika komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa lub jednostki w dziale. Decyzję o wysłuchaniu podejmuje przewodniczący Komitetu.8.
Nieusprawiedliwiona nieobecność kierownika komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa lub jednostki w dziale nie wstrzymuje podjęcia uchwały.§ 6.
1.
Komitet jest uprawniony do uzyskiwania informacji niezbędnych do realizacji zadań od Członków Kierownictwa Ministerstwa, a także kierowników:1)
komórek organizacyjnych Ministerstwa, w tym komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa;2)
jednostek w działach;3)
komórek organizacyjnych jednostek w działach, w tym komórek audytu wewnętrznego.2.
W celu uzyskania informacji, o których mowa w ust. 1, Komitet zwraca się na piśmie do Członka Kierownictwa Ministerstwa, kierownika właściwej jednostki lub komórki, wskazując zakres niezbędnych informacji, formę udostępnienia oraz termin ich dostarczenia.3.
Czynności, o których mowa w ust. 2, podejmuje przewodniczący Komitetu albo działający z jego upoważnienia - sekretarz Komitetu.4.
Dokumenty, opinie lub inne informacje stanowiące informacje niejawne są przekazywane Komitetowi w trybie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.5.
Kierownicy jednostek w działach oraz kierownicy komórek organizacyjnych jednostek w działach, w tym kierownicy komórek audytu wewnętrznego jednostek w działach, kontaktują się z Komitetem za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa.§ 7.
Członkowie Komitetu mają prawo do podejmowania działań niezbędnych dla realizacji swojej funkcji, a w szczególności do:1)
wglądu do wszystkich akt prowadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa, związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego, w tym w komórce audytu wewnętrznego Ministerstwa, a także w komórkach organizacyjnych jednostek w działach, w tym ich komórek audytu wewnętrznego, z zastrzeżeniem przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych;2)
dostępu do wszystkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa oraz jednostek w działach, dotyczących kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych;3)
przedstawiania pisemnych ocen lub opinii w sprawach objętych porządkiem obrad, w szczególności w razie niemożności wzięcia udziału w posiedzeniu Komitetu.§ 8.
1.
Posiedzenia Komitetu są protokołowane, chyba że przewodniczący Komitetu zarządzi inaczej.2.
Protokół zawiera:1)
kolejny numer protokołu;2)
datę posiedzenia i porządek posiedzenia, chyba że załącznikiem do protokołu jest zawiadomienie zawierające te dane - wówczas protokół wskazuje na zawiadomienie;3)
listę uczestników posiedzenia;4)
przebieg posiedzenia Komitetu, w tym przedmiot prezentowanych stanowisk;5)
treść uchwał poddanych pod głosowanie i wyniki głosowania, chyba że uchwała jest ujęta w odrębnym dokumencie - wówczas w protokole zaznacza się jedynie fakt podjęcia takiej uchwały;6)
podpis przewodniczącego Komitetu albo osoby, o której mowa w § 4 ust. 3, oraz protokolanta.§ 9.
1.
Obsługę organizacyjną prac Komitetu zapewnia komórka audytu wewnętrznego Ministerstwa.2.
Do obowiązków komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa w zakresie, o którym mowa w ust. 1, należy, w szczególności:1)
gromadzenie i przedstawianie Komitetowi planów audytu w jednostkach w działach oraz sprawozdań z wykonania tych planów;2)
gromadzenie i przedstawianie innych, niezbędnych dla Komitetu, informacji z jednostek w działach;3)
sporządzanie zbiorczej informacji o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej oraz proponowanych jej usprawnieniach w jednostkach w działach;4)
pośredniczenie w kontaktach jednostek w działach, w tym ich komórek audytu wewnętrznego, z Komitetem;5)
przygotowanie projektu sprawozdania z realizacji zadań Komitetu;6)
przechowywanie dokumentacji z prac Komitetu.3.
Sekretarzem Komitetu jest kierownik komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa albo wyznaczony przez niego pracownik tej komórki.4.
Sekretarz Komitetu, w zakresie obsługi prac Komitetu, podlega przewodniczącemu Komitetu.5.
Do obowiązków sekretarza Komitetu należy, w szczególności:1)
pełnienie funkcji protokolanta;2)
opracowywanie projektów dokumentów Komitetu;3)
przygotowanie projektów korespondencji w imieniu Komitetu i przewodniczącego Komitetu;4)
podpisywanie korespondencji w zakresie udzielonych upoważnień przez przewodniczącego Komitetu;5)
przyjmowanie i wysyłanie korespondencji;6)
wykonywanie poleceń przewodniczącego Komitetu lub członków Komitetu.1 Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działami administracji rządowej - administracja publiczna oraz sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 1897 i 2088 oraz z 2017 r. poz. 1140).
2 Załącznik § 3 ust. 12 dodany przez § 1 zarządzenia nr 89 z dnia 26 listopada 2020 r. (Dz.Urz.MSWiA.2020.112) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 27 listopada 2020 r.
3 Załącznik § 3 ust. 13 dodany przez § 1 zarządzenia nr 89 z dnia 26 listopada 2020 r. (Dz.Urz.MSWiA.2020.112) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 27 listopada 2020 r.