Dz.Urz.WUG.2018.141 t.j.

| Akt obowiązujący
Wersja od: 28 czerwca 2018 r.

ZARZĄDZENIE Nr 4
DYREKTORA GENERALNEGO WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO
z dnia 17 lutego 2012 r.
w sprawie naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej w Wyższym Urzędzie Górniczym

Na podstawie art. 25 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1889 i 2203 oraz z 2018 r. poz. 106) zarządza się, co następuje:
§  1.  Zarządzenie określa tryb realizacji zadań w zakresie naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwanym dalej "WUG", na stanowiska inne niż wyższe stanowiska w służbie cywilnej, określonych w art. 26-32 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, uwzględniający wymagania określone w art. 113, art. 183a oraz art. 94 pkt 2b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, 1000 i 1076).
§  2.  Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) "dyrektorze do spraw kadr" - rozumie się przez to kierującego Samodzielnym Wydziałem Kadr i Szkolenia w WUG;
2) "dyrektorze komórki" - rozumie się przez to kierującego komórką organizacyjną albo samodzielnym wydziałem w WUG;
3) "kandydacie" - rozumie się przez to kandydata do korpusu służby cywilnej w WUG, który złożył ofertę;
4) "komisji" - rozumie się przez to komisję przeprowadzającą nabór;
5) "komórce" - rozumie się przez to komórkę organizacyjną albo samodzielny wydział w WUG;
6) "komórce kadrowej" - rozumie się przez to Samodzielny Wydział Kadr i Szkolenia w WUG;
7) "naborze" - rozumie się przez to nabór kandydata (kandydatów) do korpusu służby cywilnej na stanowisko (stanowiska) w WUG;
8) "nadzorującym Wiceprezesie WUG" - rozumie się przez to Wiceprezesa WUG sprawującego bezpośredni nadzór merytoryczny nad komórką;
9) "ofercie" - rozumie się przez to zespół dokumentów składanych przez kandydatów w związku z ogłoszeniem;
10) "ogłoszeniu" - rozumie się przez to ogłoszenie o naborze, sporządzone i upowszechnione w sposób określony w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;
11) "opisie stanowiska" - rozumie się przez to opis stanowiska pracy, o którym mowa w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;
12) "protokole" - rozumie się przez to protokół z przeprowadzonego naboru, o którym mowa w art. 30 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;
13) (uchylony)
14) "upowszechnieniu" - rozumie się przez to umieszczenie w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie WUG, w Biuletynie Informacji Publicznej WUG oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;
15) "wniosku" - rozumie się przez to wniosek o wszczęcie naboru.
§  3. 
1.  Wszystkie etapy naboru są dokumentowane.
2.  Wzory dokumentów dla potrzeb poszczególnych etapów naboru są opracowywane przez komórkę kadrową.
3.  Wzory, o których mowa w ust. 2, są akceptowane przez Dyrektora Generalnego WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.
§  4.  Decyzję o wszczęciu naboru podejmuje Dyrektor Generalny WUG:
1) na wniosek dyrektora komórki;
2) z własnej inicjatywy.
§  5. 
1.  Wniosek zawiera:
1) określenie kodu klasyfikacji zadaniowej, zgodnie z klasyfikacją kosztów działalności WUG w układzie zadaniowym;
2) określenie stanowiska pracy;
3) uzasadnienie wszczęcia naboru;
4) symbol opisu stanowiska i jego wartość punktową;
5) propozycję przedziału wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.
2.  Do wniosku załącza się kopię zatwierdzonego i zwartościowanego opisu stanowiska.
§  6.  Wniosek jest opiniowany przez:
1) dyrektora do spraw kadr, w zakresie celowości wszczęcia naboru;
2) dyrektora Biura Budżetowo-Finansowego w WUG, w zakresie propozycji przedziału wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego w powiązaniu z wynikami wartościowania opisu stanowiska;
3) nadzorującego Wiceprezesa WUG, w przypadku naboru do komórki, nad którą sprawuje bezpośredni nadzór merytoryczny.
§  7. 
1.  Decyzję o wszczęciu naboru oraz o ustaleniu przedziału wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego podejmuje Dyrektor Generalny WUG.
2.  Dyrektor do spraw kadr informuje dyrektora komórki o podjętej decyzji w sprawie wszczęcia naboru, podając w przypadku decyzji pozytywnej informację dotyczącą ustalonego przedziału wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.
§  8.  W przypadku, o którym mowa w § 4 pkt 2, Dyrektor Generalny WUG:
1) określa stanowisko pracy;
2) sporządza uzasadnienie wszczęcia naboru;
3) określa symbol opisu stanowiska i jego wartość punktową oraz załącza kopię zatwierdzonego i zwartościowanego opisu stanowiska;
4) proponuje przedział wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, w powiązaniu z wynikami wartościowania opisu stanowiska;
5) występuje o opinię do nadzorującego Wiceprezesa WUG, w przypadku naboru do komórki, nad którą ten Wiceprezes sprawuje bezpośredni nadzór merytoryczny.
§  9.  Nabór jest przeprowadzany w następujących etapach:
1) (uchylony)
2) powołanie komisji;
2a) ustalenie szczegółowych reguł obowiązujących podczas naboru oraz szczegółowego sposobu oceny kandydatów;
2b) sporządzenie ogłoszenia i jego upowszechnienie;
3) przyjmowanie ofert;
4) selekcja dokumentów i sporządzenie listy kandydatów, których oferty spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu;
5) dokonanie oceny kandydatów i wyłonienie nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe, ze wskazaniem kandydatów niepełnosprawnych, o ile do przeprowadzanego naboru stosuje się art. 29a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;
6) sporządzenie protokołu;
7) podjęcie decyzji o wyborze kandydata albo o nierozstrzygnięciu naboru;
8) upowszechnienie informacji o wyniku naboru.
§  10. 
1.  Dyrektor do spraw kadr sporządza ogłoszenie w oparciu o zatwierdzony i zwartościowany opis stanowiska, w uzgodnieniu z dyrektorem komórki wnioskującej.
2.  Treść ogłoszenia podlega akceptacji Dyrektora Generalnego WUG.
3.  Komórka kadrowa upowszechnia ogłoszenie w siedzibie WUG oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
4.  Komórka kadrowa informuje Biuro Komunikacji Społecznej w WUG o zamieszczeniu ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, w celu upowszechnienia tego ogłoszenia przez Biuro Komunikacji Społecznej w WUG w Biuletynie Informacji Publicznej WUG.
5.  W ogłoszeniu zawiera się informacje o określonych przez komisję metodach i technikach naboru oraz o obowiązku składania ofert w zamkniętych kopertach z dopiskiem jednoznacznie wskazującym, jakiego naboru dotyczą.
6.  Dokumenty potwierdzające upowszechnienie ogłoszenia przechowuje się razem z dokumentacją naboru.
§  11. 
1.  Niezwłocznie po podjęciu decyzji o wszczęciu naboru Dyrektor Generalny WUG powołuje komisję, wyznaczając spośród jej członków przewodniczącego i sekretarza.
1a.  Komisja składa się z 3 osób, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach - z 4 osób.
2.  Przewodniczącym i członkami komisji mogą być osoby, których wiedza i doświadczenie dają rękojmię wyłonienia najlepszych kandydatów.
§  12. 
1.  W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w przypadku określonym w ust. 2, Dyrektor Generalny WUG może zmienić skład komisji w trakcie trwania naboru.
2.  W skład komisji nie może wchodzić osoba, która jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym do drugiego stopnia włącznie kandydata albo pozostaje z nim w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności.
3.  O zaistniałej przesłance wyłączenia osoba wchodząca w skład komisji zawiadamia pisemnie Dyrektora Generalnego WUG, który wyłącza tę osobę oraz wyznacza do składu komisji inną osobę spełniającą wymagania określone w § 11 ust. 2.
§  13. 
1.  Do zadań komisji należy w szczególności:
1) opracowanie dokumentów dla potrzeb poszczególnych etapów naboru;
2) ustalenie, przed sporządzeniem ogłoszenia, szczegółowych reguł obowiązujących podczas naboru, umożliwiających sprawdzenie spełniania przez kandydatów wszystkich wymagań niezbędnych oraz wymagań dodatkowych określonych w ogłoszeniu, w tym określenie metod i technik naboru, liczby etapów naboru, mierników i wag dotyczących poszczególnych etapów naboru oraz stosowanych narzędzi naboru;
3) ustalenie, przed sporządzeniem ogłoszenia, szczegółowego sposobu oceny kandydatów, gwarantującego porównywalność otrzymanych wyników, z uwzględnieniem obowiązku stosowania w odniesieniu do wszystkich kandydatów pytań lub zadań umożliwiających ocenę tych samych kompetencji w oparciu o określone przez komisję metody i techniki naboru oraz z uwzględnieniem określonych przez komisję poszczególnych mierników i wag;
4) dokonanie oceny ofert złożonych przez kandydatów według kryterium spełniania wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu;
5) dokonanie oceny kandydatów i wyłonienie nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe, ze wskazaniem kandydatów niepełnosprawnych, o ile do przeprowadzanego naboru stosuje się art. 29a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;
6) sporządzenie protokołu.
2.  Osoba niewchodząca w skład komisji nie może uczestniczyć w pracach komisji.
§  14.  Przewodniczący komisji:
1) określa terminy posiedzeń komisji;
2) prowadzi posiedzenia komisji;
3) akceptuje szczegółowe propozycje prac komisji;
4) zatwierdza przygotowane przez komisję dokumenty dla potrzeb poszczególnych etapów naboru;
5) odpowiada za realizację zadań określonych w § 13 ust. 1.
§  15.  Sekretarz komisji prowadzi sprawy organizacyjne i dokumentacyjne dotyczące prac komisji, w tym protokołuje prace komisji.
§  16. 
1.  Osoba wchodząca w skład komisji ma obowiązek zachowania w tajemnicy, uzyskanych w trakcie naboru, informacji o kandydatach.
2.  Oświadczenie dotyczące zachowania tajemnicy składa się w formie pisemnej przewodniczącemu komisji na pierwszym posiedzeniu komisji.
§  17. 
1.  Po upływie terminu do składania ofert komisja:
1) dokonuje ustalenia terminu złożenia poszczególnych ofert; termin do złożenia oferty uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem oferta została nadana w placówce przedsiębiorcy uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej albo złożona w siedzibie WUG;
2) otwiera koperty zawierające oferty, które wpłynęły w terminie;
3) przeprowadza selekcję dokumentów w celu ustalenia listy kandydatów, których oferty spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu.
2.  W przypadku stwierdzenia braku jednomyślności w ocenie ofert, przewodniczący komisji zarządza dyskusję i głosowanie w celu przyjęcia jednolitej metodologii oceny.
3.  O wyniku głosowania rozstrzyga zwykła większość głosów osób wchodzących w skład komisji. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego komisji.
4.  Osoba wchodząca w skład komisji niezgadzająca się z wynikiem głosowania zgłasza pisemnie zdanie odrębne z uzasadnieniem.
5.  Przebieg dyskusji, wynik głosowania oraz przyjętą w drodze głosowania metodologię oceny odnotowuje się w protokole. Zgłoszone zdania odrębne stanowią załączniki do protokołu.
§  18. 
1.  Oferta niezawierająca dokumentu wymaganego w ogłoszeniu o naborze, potwierdzającego spełnianie wymagań niezbędnych, jest odrzucana.
2.  W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Dyrektora Generalnego WUG, przewodniczący komisji wzywa kandydatów do uzupełnienia braków formalnych, o których mowa w ust. 1.
§  19. 
1.  Stosuje się następujące metody i techniki naboru:
1) do sprawdzenia wiedzy - test wiedzy;
2) do sprawdzenia doświadczenia zawodowego - rozmowa kwalifikacyjna przeprowadzona w sposób ustrukturyzowany.
2.  Do sprawdzenia wymagań określonych w opisie stanowiska, niewymienionych w ust. 1, w tym kompetencji i umiejętności, dopuszcza się stosowanie metod i technik naboru niewymienionych w ust. 1.
§  20.  (uchylony)
§  21. 
1.  Osoby wchodzące w skład komisji dokonują oceny poziomu spełniania przez kandydatów wymagań niezbędnych oraz wymagań dodatkowych określonych w ogłoszeniu, w sposób umożliwiający obiektywne sprawdzenie spełnienia tych wymagań, zgodnie z ustalonymi szczegółowymi regułami obowiązującymi podczas naboru oraz ustalonym szczegółowym sposobem oceny kandydatów.
2.  Przewodniczący komisji powiadamia pisemnie kandydatów, których oferty spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu, o terminach kolejnych etapów naboru; dopuszcza się możliwość powiadomienia drogą elektroniczną.
3.  Przewodniczący komisji informuje kandydatów, na równych zasadach, o sposobie oceny kandydatów, o warunkach zakwalifikowania do kolejnego etapu naboru, o zakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru oraz o metodach i technikach stosowanych podczas tego etapu.
§  22. 
1.  Protokół jest podpisywany przez osoby wchodzące w skład komisji i przekazywany przez przewodniczącego komisji Dyrektorowi Generalnemu WUG.
1a.  W protokole dokumentuje się wszystkie czynności i zdarzenia mające wpływ na przebieg naboru oraz jego wynik, w tym ustalone szczegółowe reguły obowiązujące podczas naboru, ustalony szczegółowy sposób oceny kandydatów, treść pytań lub zadań oraz, dokonane w trakcie naboru, oceny poziomu spełniania przez kandydatów wymagań niezbędnych oraz wymagań dodatkowych określonych w ogłoszeniu.
1b)  (uchylony)
2.  Dyrektor Generalny WUG zatwierdza protokół.
§  22a. 
1.  Komisja zostaje zniesiona z dniem zatwierdzenia protokołu.
2.  W przypadku nierozstrzygnięcia naboru Dyrektor Generalny WUG, zatwierdzając protokół, może wyłączyć stosowanie zasady określonej w ust. 1 i jednocześnie polecić ponowne upowszechnienie ogłoszenia o tej samej treści.
3.  Jeżeli Dyrektor Generalny WUG zastosował mechanizm określony w ust. 2, nie wykonuje się ponownie zadań określonych w § 9 pkt 2 i 2a oraz § 13 ust. 1 pkt 1-3.
§  23. 
1.  Jeżeli Dyrektor Generalny WUG nie zastosował mechanizmu określonego w § 22a ust. 2:
1) po zatwierdzeniu protokołu kompletna dokumentacja z naboru jest przekazywana dyrektorowi do spraw kadr;
2) sprawa dotycząca naboru jest ostatecznie zakończona z dniem upowszechnienia w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów informacji o wyniku naboru.
2.  Komórka kadrowa jest komórką merytoryczną w rozumieniu załączników do zarządzenia nr 7 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. WUG poz. 13).
§  24. 
1.  Dyrektor do spraw kadr w uzgodnieniu z dyrektorem komórki wnioskującej składa do Dyrektora Generalnego WUG, za pośrednictwem nadzorującego Wiceprezesa WUG, wniosek o zatrudnienie łącznie z protokołem oraz ofertą wybranego kandydata, proponując termin jego zatrudnienia oraz wysokość miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, a także, w przypadku osoby, która ma zostać zatrudniona na stanowisku inspekcyjno-technicznym, rodzaj specjalnego wynagrodzenia miesięcznego, jaki może ona otrzymać po spełnieniu wymagań przewidzianych w przepisach prawa.
2.  Termin, o którym mowa w ust. 1, nie może być krótszy niż 14 dni od dnia przekazania wniosku i powinien uwzględniać czas niezbędny do załatwienia formalności związanych z podjęciem zatrudnienia.
3.  Dyrektor Generalny WUG podejmuje w uzgodnieniu z Prezesem WUG decyzję w sprawie zatrudnienia wybranego kandydata.
4.  Informacja o wynikach naboru podlega upowszechnieniu. Przepisy § 10 ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio.
5.  Informację o wyniku naboru umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej WUG oraz w siedzibie WUG na okres 3 miesięcy.
§  25.  Dyrektor do spraw kadr powiadamia pisemnie kandydatów uczestniczących w ostatnim etapie naboru o jego wyniku; dopuszcza się możliwość powiadomienia drogą elektroniczną.
§  26.  Kandydatom uczestniczącym w naborze zapewnia się dostęp do uzyskanych przez nich wyników w trakcie poszczególnych etapów naboru.
§  27.  (uchylony)
§  28.  Traci moc "Procedura naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej w Wyższym Urzędzie Górniczym", wprowadzona zarządzeniem nr 22 Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 29 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania "Procedury naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej w Wyższym Urzędzie Górniczym" (Dz. Urz. WUG z 2011 r. poz. 11).
§  29.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.