Metody i formy wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji.
Dz.Urz.KGP.2008.16.95
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE Nr 920
KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI
z dnia 11 września 2008 r.
w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
- zwanego dalej "działalnością archiwalną".
Rozdział 2
Kwalifikowanie dokumentacji powstającej w toku działania jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych
Kwalifikowanie dokumentacji powstającej w toku działania jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych
Rozdział 3
Przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez archiwa i składnice akt Policji
Przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez archiwa i składnice akt Policji
Rozdział 4
Ewidencjonowanie i porządkowanie zasobu archiwum i składnicy akt Policji
Ewidencjonowanie i porządkowanie zasobu archiwum i składnicy akt Policji
Rozdział 5
Przechowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez archiwa i składnice akt Policji
Przechowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez archiwa i składnice akt Policji
Rozdział 6 6
(uchylony).
(uchylony).
Rozdział 7
Udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej
Udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej
Rozdział 8
Kontrola i sprawozdawczość
Kontrola i sprawozdawczość
Rozdział 9
Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej
Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej
Rozdział 10
Przepis końcowy
Przepis końcowy
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
PODSTAWOWE POJĘCIA STOSOWANE W DZIAŁALNOŚCI ARCHIWALNEJ
PODSTAWOWE POJĘCIA STOSOWANE W DZIAŁALNOŚCI ARCHIWALNEJ
ZAŁĄCZNIK Nr 2
Sygnatura akt ........
KARTA KONTROLNA
(wykaz osób, które zapoznały się z materiałami)
Lp. | Stopień, imię i nazwisko | Stanowisko służbowe i nazwa jednostki/komórki organizacyjnej | Data zapoznania z aktami | Podpis osoby zapoznającej się z aktami | Cel zapoznania (numer sprawy) |
ZAŁĄCZNIK Nr 3
SPOSÓB PORZĄDKOWANIA AKT PRZEKAZYWANYCH DO ARCHIWÓW LUB SKŁADNIC AKT POLICJI
SPOSÓB PORZĄDKOWANIA AKT PRZEKAZYWANYCH DO ARCHIWÓW LUB SKŁADNIC AKT POLICJI
ZAŁĄCZNIK Nr 4
SPIS AKT PRZEKAZANYCH ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE
............................... ..........., data .....
(nazwa jednostki organizacyjnej
lub komórki organizacyjnej)
L.dz. .................
..................
(klauzula)
Po odłączeniu akt spis pozostaje JAWNY
egz. nr .....................
SPIS
akt przekazanych nr ..........................................
(nadaje archiwum / składnica akt* Policji)
Do............................................................
(nazwa archiwum / składnicy akt* Policji)
w ............................................................
(nazwa siedziby archiwum / składnicy akt* Policji)
Dnia..........................................................
(wpisuje archiwum / składnica akt* Policji)
Symbol teczki według: | Daty skrajne: | Nr, data, postanowienie protokołu brakowania / przekazania | ||||||||
wykazu akt - 1995** - 2007** | opisu | początkowa | końcowa | |||||||
Spis zawiera .......... jednostek archiwalnych, co stanowi
........ teczek.
............................. .............................
(podpis osoby sporządzającej (pieczęć imienna i podpis
spis akt przekazanych) kierownika jednostki/komórki
organizacyjnej przekazującej
akta)
.................... ...............................
(podpis archiwisty) (pieczęć imienna i podpis osoby
kierującej archiwum / składnicą
akt* Policji)
* niepotrzebne skreślić
** wstawić właściwą datę
Wykonano w 3 egzemplarzach (dla kategorii "A" w 4 egz.)
egz. nr 1 - 2: archiwum lub składnica akt Policji
egz. nr 3 - aa
egz. nr 4 - Główne Archiwum Policji
opracował ................
nr telefonu sł. ..........
ZAŁĄCZNIK Nr 5
SPIS AKT PRZEKAZANYCH ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE JAWNE
............................... ............., data .....
(nazwa jednostki organizacyjnej
lub komórki organizacyjnej)
L.dz. .........................
egz. nr .....
SPIS
akt przekazanych nr ..........................................
(nadaje archiwum / składnica akt* Policji)
do ...........................................................
(nazwa archiwum / składnicy akt* Policji)
w ............................................................
(nazwa siedziby archiwum / składnicy akt* Policji)
dnia .........................................................
(wpisuje archiwum / składnica akt* Policji)
Symbol teczki według: | Daty skrajne: | Nr, data, postanowienie protokołu brakowania / przekazania | |||||||
wykazu akt - 1995** - 2007** | opisu | początkowa | końcowa | ||||||
Spis zawiera .......... jednostek archiwalnych, co stanowi
........ teczek.
............................ ............................
(podpis osoby sporządzającej (pieczęć imienna i podpis
spis akt przekazanych) kierownika jednostki/komórki
organizacyjnej przekazującej
akta)
................... ...............................
(podpis archiwisty) (pieczęć imienna i podpis osoby
kierującej archiwum / składnicą
akt* Policji)
* niepotrzebne skreślić
** wstawić właściwą datę
Wykonano w 3 egzemplarzach (dla kategorii "A" w 4 egz.)
egz. nr 1 - 2: archiwum lub składnica akt
egz. nr 3 - aa
egz. nr 4 - Główne Archiwum Policji.
Opracował ................
nr telefonu sł. ..........
ZAŁĄCZNIK Nr 6
REJESTR SPISÓW AKT PRZEKAZANYCH DO ARCHIWUM / SKŁADNICY AKT* POLICJI
..........................................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
w ........................................
(nazwa siedziby)
Numer spisu (według kolejności wpływu) | Data rejestracji spisu akt przekazanych | Nazwa jednostki, komórki przekazującej (l.dz. i data spisu; l.dz. archiwum /składnicy akt Policji) | Daty skrajne | Liczba akt przyjętych | Rozliczenie akt | Uwagi | ||||
j.a. | t. | zniszczono | przekazano | |||||||
j.a. | t. | j.a. | t. | |||||||
* niepotrzebne skreślić
Objaśnienia:
j.a. - jednostka archiwalna
t. - teczka
ZAŁĄCZNIK Nr 7
............................... ............, data .....
(nazwa jednostki organizacyjnej
lub komórki organizacyjnej)
L.dz. ......................
egz. nr ....
ANEKS DO SPISU
akt przekazanych nr ..........................................
(numer spisu akt przekazanych, wobec
którego dokonywane są zmiany)
..............................................................
(nazwa archiwum / składnicy akt* Policji)
w ............................................................
(nazwa siedziby archiwum / składnicy akt* Policji)
z dnia .......................................................
(data sporządzenia aneksu)
Numer pozycji spisu, wobec którego dokonywane są zmiany | Symbol teczki według: | Daty skrajne: | Uwagi - informacje o zmianach i podstawie ich dokonania (numer i data protokołu brakowania, podstawa podjęcia decyzji, art.) | |||||
wykazu akt -1995** -2007** | opisu | początkowa | końcowa | |||||
Spis zawiera .......... jednostek archiwalnych, co stanowi
........ teczek.
.................................. .........................
(podpis archiwisty sporządzającego (pieczęć imienna i podpis
aneks do spisu akt przekazanych) osoby kierującej
archiwum/składnicą akt*
Policji)
* niepotrzebne skreślić
** wstawić właściwą datę
Wykonano w 2 egzemplarzach (dla kategorii "A" w 3 egz.)
egz. nr 1 - 2: archiwum lub składnica akt Policji
egz. nr 3 - Główne Archiwum Policji
opracował ................
nr telefonu sł. ..........
ZAŁĄCZNIK Nr 8
REJESTR PROTOKOŁÓW BRAKOWANIA DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "B" I "BE"
ARCHIWUM / SKŁADNICY AKT* POLICJI
.......................................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
w ...................................................
(nazwa siedziby archiwum / składnicy akt* Policji)
Nr protokołu brakowania według kolejności sporządzenia L. dz. | Data | Nazwa jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, której akta są brakowane oraz numery spisów brakowanych akt | Daty skrajne | Liczba akt wg wykazu | Postanowienie | Uwagi | ||||||
zniszczono | przekwalifikowano na kategorię "A" | przedłużono okres przechowywania | ||||||||||
j.a. | t. | |||||||||||
j.a. | t. | j.a. | t. | j.a. | t. | |||||||
* niepotrzebne skreślić
Objaśnienia:
j.a. - jednostka archiwalna
t. - teczka
ZAŁĄCZNIK Nr 9 7
(uchylony)
(uchylony)
ZAŁĄCZNIK Nr 10
WARUNKI PRZECHOWYWANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH I DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ W POMIESZCZENIACH ARCHIWALNYCH
WARUNKI PRZECHOWYWANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH I DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ W POMIESZCZENIACH ARCHIWALNYCH
ZAŁĄCZNIK Nr 11 8
(uchylony)
(uchylony)
ZAŁĄCZNIK Nr 12
KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT Z ARCHIWUM/SKŁADNICY AKT* POLICJI
w ...........
..............................
(nazwa komórki organizacyjnej)
L.dz.............. ................., data ........
Proszę o wypożyczenie/udostępnienie do wglądu na
miejscu/przekazanie kopii/wyciągu/* akt oznaczonych sygnaturą
archiwalną:
1. ..............................,
2. ..............................,
3. ...............................
Do odbioru/wykorzystania na miejscu/* upoważniam .............
(imię i nazwisko policjanta/pracownika*) nr legitymacji
sł. ...................., posiadającego stosowne poświadczenie
bezpieczeństwa.
Telefon kontaktowy do osoby upoważnionej do odbioru/
skorzystania z /* akt: .............
(Upoważniona powyżej osoba pobiera akta dla ..............)*.
...........................................
(podpis kierownika jednostki organizacyjnej
lub komórki organizacyjnej
______________________________________________________________
L.dz. ................. .........., data ........
Zgoda na udostępnienie:
................................ data ................
podpis osoby kierującej archiwum
lub składnicą akt Policji
nr identyfikacyjny z rejestru wypożyczeń: .............
* niepotrzebne skreślić
ZAŁĄCZNIK Nr 13
REJESTR UDOSTĘPNIEŃ AKT Z ARCHIWUM / SKŁADNICY AKT* POLICJI
............................................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
w .................................
(nazwa siedziby)
Lp. | Wypożyczenie akt | Data skorzystania z akt (na miejscu, udzielenie informacji, przekazanie kopii) | Tytuł teczki | Sygnatura akt | Liczba teczek | Nazwa jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, której akta są udostępniane Imię i nazwisko osoby wypożyczającej, korzystającej | L.dz. karty udostępnienia, lub pisma | Uwagi | |
data pobrania | data zwrotu | ||||||||
* - niepotrzebne skreślić
ZAŁĄCZNIK Nr 14
KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT ................................
(sygnatura archiwalna)
Tytuł teczki
..............................................................
..............................................................
Lp. | Data wydania | Komu wydano (imię nazwisko, komórka organizacyjna) | Pokwitowanie odbioru (podpis pobierającego akta) | Data zwrotu | Potwierdzenie zwrotu | |
zdał (podpis zdającego akta) | odebrał (podpis odbierającego akta) | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
- zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 27 z dnia 6 października 2014 r. (Dz.Urz.KGP.2014.72) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 9 października 2014 r.
- zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 49 z dnia 29 kwietnia 2019 r. (Dz.Urz.KGP.2019.77) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 5 kwietnia 2019 r.
- zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 15 z dnia 25 lutego 2022 r. (Dz.Urz.KGP.2022.86) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 marca 2022 r.
- zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 35 z dnia 4 sierpnia 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.65) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 sierpnia 2023 r.
- zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. a zarządzenia nr 49 z dnia 29 kwietnia 2019 r. (Dz.Urz.KGP.2019.77) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 5 kwietnia 2019 r.
- zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. a zarządzenia nr 15 z dnia 25 lutego 2022 r. (Dz.Urz.KGP.2022.86) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 marca 2022 r.
- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 35 z dnia 4 sierpnia 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.65) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 sierpnia 2023 r.
- zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. b zarządzenia nr 49 z dnia 29 kwietnia 2019 r. (Dz.Urz.KGP.2019.77) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 5 kwietnia 2019 r.
- zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. b zarządzenia nr 15 z dnia 25 lutego 2022 r. (Dz.Urz.KGP.2022.86) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 marca 2022 r.