Metody i formy prowadzenia sprawozdawczości w Policji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGP.2020.67

Akt obowiązujący

Wersja od: 29 marca 2023 r.

ZARZĄDZENIE Nr 37

KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI

z dnia 30 grudnia 2020 r.

w sprawie metod i form prowadzenia sprawozdawczości w Policji

Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2020 r. poz. 360, 956, 1610, 2112 i 2320) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Zarządzenie określa metody i formy wykonywania w Policji zadań w zakresie:

1) sprawozdawczości zawierającej informacje jawne, prowadzonej w Systemie Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji, zwanym dalej "SESPol";

2) sprawozdawczości zawierającej informacje jawne, prowadzonej poza SESPol;

3) sprawozdawczości zawierającej informacje niejawne.

2. Przepisy zarządzenia nie naruszają obowiązków Policji w zakresie sprawozdawczości określonych w odrębnych przepisach.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) akceptacji - należy przez to rozumieć zaakceptowanie odpowiednio przez kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub jego zastępcę, kierownika komórki organizacyjnej KGP lub jego zastępcę albo innego pracownika, posiadających nadane w SESPol uprawnienie do funkcji "akceptacja", wniosku o korektę danych sprawozdawczych, dotyczącego odpowiednio tej jednostki lub jednostki jej podległej, tej komórki organizacyjnej KGP, w celu umożliwienia dalszego procedowania tego wniosku przez podmiot posiadający w SESPol funkcję "kontrola" dla danego zestawienia sprawozdawczego;

2) BOA - należy przez to rozumieć Centralny Pododdział Kontrterrorystyczny Policji BOA;

3) BSWP - należy przez to rozumieć Biuro Spraw Wewnętrznych Policji;

4) CBŚP - należy przez to rozumieć Centralne Biuro Śledcze Policji;

4a) 1  CBZC - należy przez to rozumieć Centralne Biuro Zwalczania Cyberprzestępczości;

5) CLKP - należy przez to rozumieć Centralne Laboratorium Kryminalistyczne Policji;

6) informacji sprawozdawczej - należy przez to rozumieć cyklicznie gromadzone dane, których gromadzenie wynika z istotnych, bieżących potrzeb służby albo następuje na wniosek uprawnionego organu; podstawą gromadzenia informacji sprawozdawczych jest pisemne polecenie wydane albo zaaprobowane przez Komendanta Głównego Policji lub jego zastępcę;

7) kierowniku komórki organizacyjnej KGP - należy przez to rozumieć dyrektora biura KGP lub kierownika równorzędnej komórki organizacyjnej KGP;

8) komendancie wojewódzkim Policji - należy przez to rozumieć także Komendanta Stołecznego Policji;

9) komendzie wojewódzkiej Policji - należy przez to rozumieć także Komendę Stołeczną Policji;

10) KGP - należy przez to rozumieć Komendę Główną Policji;

11) kontroli - należy przez to rozumieć czynności wykonywane przez pracownika posiadającego nadaną w SESPol funkcję "kontrola" dla danego zestawienia sprawozdawczego, polegające na:

a) sprawdzaniu poprawności i modyfikacji danych w SESPol, w zatwierdzonym zestawieniu sprawozdawczym,

b) systematycznym monitorowaniu wpływu i realizacji wniosków o korektę danych sprawozdawczych,

c) zatwierdzaniu zaakceptowanych wniosków o korektę danych sprawozdawczych dla danego zestawienia sprawozdawczego;

12) odczycie - należy przez to rozumieć przeglądanie zestawień sprawozdawczych lub ich wydruk z SESPol w postaci raportu;

13) pracowniku - należy przez to rozumieć pracownika oraz funkcjonariusza Policji;

14) SWOP - System Wspomagania Obsługi Policji, o którym mowa w decyzji nr 102 Komendanta Głównego Policji z dnia 3 marca 2014 r. w sprawie określenia zadań jednostek i komórek organizacyjnych Policji w zakresie wdrożenia i eksploatacji Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz. Urz. KGP poz. 22 i 108, z 2016 r. poz. 70 oraz z 2018 r. poz. 33);

15) wprowadzaniu i modyfikacji - należy przez to rozumieć wpisywanie danych do SESPol, ich modyfikację lub usunięcie przed zatwierdzeniem zestawienia sprawozdawczego;

16) WSPol - należy przez to rozumieć Wyższą Szkołę Policji w Szczytnie;

17) zastępcy Komendanta Głównego Policji - należy przez to rozumieć zastępcę Komendanta Głównego Policji nadzorującego działania właściwej w danej sprawie komórki organizacyjnej KGP lub jednostki organizacyjnej Policji, w tym także I Zastępcę Komendanta Głównego Policji;

18) zatwierdzaniu - należy przez to rozumieć sprawdzanie poprawności danych przez porównanie danych w SESPol z danymi źródłowymi i nadanie zestawieniu sprawozdawczemu statusu "zatwierdzone";

19) zestawieniu sprawozdawczym - należy przez to rozumieć systematycznie gromadzone dane, o których mowa w odrębnej decyzji Komendanta Głównego Policji w sprawie ustalenia zestawień sprawozdawczych i informacji sprawozdawczych gromadzonych w Systemie Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji oraz decyzji Komendanta Głównego Policji w sprawie ustalenia zestawień sprawozdawczych gromadzonych poza Systemem Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji;

20) zestawieniu sprawozdawczym archiwalnym - należy przez to rozumieć dane zgromadzone w SESPol na podstawie zarządzenia, o którym mowa w § 31, a których nie gromadzi się już na podstawie niniejszego zarządzenia.

Rozdział  2

Sprawozdawczość w Policji

§  3. 

1. Sprawozdawczość w Policji, zwana dalej "sprawozdawczością", obejmuje:

1) zestawienia sprawozdawcze;

2) informacje sprawozdawcze.

2. Sprawozdawczość jest prowadzona w SESPol, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4.

3. Sprawozdawczość zawierająca informacje niejawne jest prowadzona poza SESPol.

4. Sprawozdawczość zawierająca informacje jawne może być prowadzona poza SESPol, jeżeli jest spełniony co najmniej jeden z następujących warunków:

1) prowadzenie sprawozdawczości w SESPol nie jest możliwe ze względu na charakter gromadzonych informacji;

2) prowadzenie sprawozdawczości w SESPol jest utrudnione lub niemożliwe ze względów technicznych.

5. Zestawienia sprawozdawcze i informacje sprawozdawcze, o których mowa w ust. 1, przechowywane są przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, za który były sporządzane. Po upływie tego okresu dane te są usuwane.

Rozdział  3

Sprawozdawczość prowadzona w SESPol

§ 4. W SESPol jest prowadzona sprawozdawczość zawierająca informacje jawne oraz służbowe dane osobowe zawierające imię i nazwisko oraz identyfikator służbowy pracowników tożsame w SWOP.

§  5. 

1. Zestawienia sprawozdawcze oraz informacje sprawozdawcze gromadzone w SESPol określa odrębna decyzja Komendanta Głównego Policji w sprawie ustalenia zestawień sprawozdawczych i informacji sprawozdawczych gromadzonych w Systemie Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji.

2. Decyzja, o której mowa w ust. 1, określa w szczególności:

1) terminy wprowadzania i zatwierdzania danych oraz okresy sprawozdawcze dla zestawień sprawozdawczych i informacji sprawozdawczych;

2) zakresy danych dla zestawień sprawozdawczych i informacji sprawozdawczych;

3) komórki organizacyjne KGP lub jednostki organizacyjne Policji właściwe merytorycznie dla zestawień sprawozdawczych i informacji sprawozdawczych;

4) wykaz funkcji dla zestawień sprawozdawczych i informacji sprawozdawczych;

5) wykaz archiwalnych zestawień sprawozdawczych w SESPol wraz ze wskazaniem zakresu danych w nich zawartych oraz komórek organizacyjnych KGP lub jednostek organizacyjnych Policji właściwych merytorycznie dla tych zestawień.

§  6. 

1. 2  Kierownik komórki organizacyjnej KGP, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, Dowódca BOA i Dyrektor CLKP, w ramach właściwości merytorycznej kierowanej komórki organizacyjnej KGP lub jednostki organizacyjnej Policji, dokonują corocznej weryfikacji zagadnień, o których mowa w § 5 ust. 2.

2. 3  Kierownik komórki organizacyjnej KGP, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, Dowódca BOA i Dyrektor CLKP, po przeprowadzeniu weryfikacji, o której mowa w ust. 1, sporządzają oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, przekazuje się Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji w terminie do dnia 15 stycznia roku następującego po roku, za który składane jest oświadczenie.

4. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, może stanowić podstawę do rozpoczęcia prac dotyczących nowelizacji lub wydania nowej decyzji Komendanta Głównego Policji, o której mowa w § 5 ust. 1.

§  7. 

1. Za poprawność danych, kompletność oraz terminowość ich wprowadzania i zatwierdzania w SESPol odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP, która jest obowiązana wprowadzić dane.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP sprawuje nadzór nad realizacją zadań w zakresie określonym w ust. 1, odpowiednio w podległych jednostkach organizacyjnych Policji lub komórkach organizacyjnych jednostek organizacyjnych Policji, zwanych dalej "komórkami organizacyjnymi Policji".

3. Zatwierdzenia danych dokonuje kierownik, o którym mowa w ust. 1, lub inny pracownik, którzy posiadają nadane w SESPol uprawnienie do funkcji zatwierdzanie.

4. Pracownik, który wprowadził dane do SESPol, nie może ich zatwierdzić.

5. Przepisu ust. 4 nie stosuje się do:

1) kierowników jednostek organizacyjnych Policji,

2) kierowników komórek organizacyjnych Policji,

3) zastępców kierowników, o których mowa w pkt 1 i 2

- wprowadzających dane do SESPol.

§  8. 

1. 4  Kierownik komórki organizacyjnej KGP, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, Dowódca BOA i Dyrektor CLKP:

1) mogą proponować dodanie, zmianę lub usunięcie funkcjonalności w SESPol, występując w tej sprawie z wnioskiem, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia;

1a) 5  mogą proponować dodanie, zmianę lub usunięcie funkcjonalności w SESPol, dotyczącej więcej niż jednego formularza SESPol w zakresie zmiany funkcjonalności ogólnej, polegającej na zmianach związanych z ergonomią, wyglądem lub ułatwieniami w korzystaniu z aplikacji, występując w tej sprawie z wnioskiem, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia;

2) mogą proponować zmianę zakresu danych gromadzonych w SESPol w zestawieniach sprawozdawczych i informacjach sprawozdawczych oraz terminów i zasad wprowadzania danych, występując w tej sprawie z wnioskiem, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia;

3) mogą proponować zmianę zakresu danych gromadzonych w SESPol w zakresie wprowadzenia nowej informacji sprawozdawczej do SESPol, występując w tej sprawie z wnioskiem, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia;

4) sprawują nadzór merytoryczny nad danymi gromadzonymi w SESPol;

5) przygotowują i aktualizują w formie elektronicznej szczegółowe instrukcje do poszczególnych zestawień sprawozdawczych oraz informacji sprawozdawczych w SESPol w zakresie właściwości merytorycznej kierowanej jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej Policji;

6) przekazują do zaopiniowania Dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP wnioski, o których mowa w pkt 1-3;

7) przedkładają do rozpatrzenia Komendantowi Głównemu Policji lub jego zastępcy wnioski, o których mowa w pkt 2 i 3;

8) przekazują do realizacji Dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP oraz do wiadomości Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji zaaprobowane wnioski, o których mowa w pkt 2 i 3 oraz instrukcje, o których mowa w pkt 5.

2. Instrukcję, o której mowa w ust. 1 pkt 5, przekazuje się Dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP co najmniej na 5 dni roboczych przed uruchomieniem wersji produkcyjnej formularza zestawienia sprawozdawczego lub informacji sprawozdawczej.

3. Nieprzekazanie instrukcji, w terminie określonym w ust. 2, skutkuje wstrzymaniem realizacji złożonego wniosku do czasu przekazania aktualnej instrukcji.

4. 6  W przypadku, gdy wniosek, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, dotyczy funkcjonalności SESPol w zakresie zestawienia sprawozdawczego lub informacji sprawozdawczej należących do właściwości innej, niż wnioskująca, komórki organizacyjnej KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, BOA lub CLKP, niezbędne jest uzyskanie zgody właściwego kierownika komórki organizacyjnej KGP, Komendanta CBŚP, Komendanta BSWP, Komendanta CBZC, Dowódcy BOA lub Dyrektora CKLP.

5. 7  W przypadku, gdy wniosek, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, dotyczy zmiany zakresu danych gromadzonych w SESPol w zakresie zestawienia sprawozdawczego lub informacji sprawozdawczej należących do właściwości innej, niż wnioskująca, komórki organizacyjnej KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, BOA lub CLKP, niezbędne jest uzyskanie zgody właściwego kierownika komórki organizacyjnej KGP, Komendanta CBŚP, Komendanta BSWP, Komendanta CBZC, Dowódcy BOA lub Dyrektora CLKP.

6. 8  W przypadku, gdy wniosek, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, dotyczy informacji sprawozdawczej należącej do właściwości innej, niż wnioskująca, komórki organizacyjnej KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, BOA lub CLKP, niezbędne jest uzyskanie zgody właściwego kierownika komórki organizacyjnej KGP, Komendanta CBŚP, Komendanta BSWP, Komendanta CBZC, Dowódcy BOA lub Dyrektora CLKP.

§ 9. Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Policji:

1) rozpatruje, zaopiniowane przez Dyrektora Biura Łączności i Informatyki KGP, wnioski, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 1;

2) opiniuje wnioski, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 i 3, i odsyła je wnioskodawcy w celu realizacji czynności określonych w § 8 ust. 1 pkt 7 i 8;

3) przekazuje do realizacji Dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP zaaprobowane wnioski, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 1;

4) informuje pisemnie Dyrektora Biura Łączności i Informatyki KGP o terminie odebrania uprawnień zatwierdzania, akceptacji i kontroli do formularzy przenoszonych do archiwum;

5) 9  rozpatruje zaopiniowane przez Dyrektora Biura Łączności i Informatyki KGP wnioski, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 1a, i przekazuje je do realizacji Dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP.

§ 10. Dyrektor Biura Łączności i Informatyki KGP:

1) sprawuje nadzór techniczny nad funkcjonowaniem i utrzymaniem SESPol;

2) prowadzi w SESPol rejestr zmian;

3) opiniuje wnioski, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 1-3;

4) przekazuje do zaopiniowania Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji wnioski, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 i 3;

5) przekazuje do rozpatrzenia Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji wnioski, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 1;

6) realizuje wnioski, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 8;

7) publikuje w SESPol instrukcje, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 5;

8) odbiera uprawnienia zatwierdzania, akceptacji i kontroli użytkownikom w przypadku formularzy przenoszonych do archiwum;

9) 10  może wydać Instrukcję nadania uprawnień do SESPol, w której zawarte są informacje dotyczące nadawania uprawnień do SESPol;

10) 11  może wystąpić z wnioskiem o dodanie, zmianę lub usunięcie funkcjonalności w SESPol, o którym mowa w § 8 ust. 1 pkt 1a;

11) 12  opiniuje złożone wnioski, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 1a, i przekazuje je do rozpatrzenia Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji.

§  11. 

1. Jednostki organizacyjne Policji przetwarzają informacje dla poszczególnych zestawień sprawozdawczych i informacji sprawozdawczych zgodnie z wykazem funkcji, określonym w odrębnej decyzji Komendanta Głównego Policji w sprawie ustalenia zestawień sprawozdawczych i informacji sprawozdawczych gromadzonych w Systemie Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji.

2. Ze względów organizacyjnych lub technicznych, jednostki organizacyjne Policji mogą wprowadzać do SESPol dane podległych jednostek lub komórek organizacyjnych Policji, z uwzględnieniem przyporządkowania tych danych jednostkom lub komórkom, których dane dotyczą.

3. 13  Komendanci wojewódzcy Policji, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, Dowódca BOA, Dyrektor CLKP, Komendant-Rektor WSPol i komendanci szkół policyjnych określą, w drodze decyzji, właściwe komórki organizacyjne Policji, które wykonują zadania kontroli w zakresie poszczególnych zestawień sprawozdawczych, zgodnie z wykazem funkcji, o którym mowa w ust. 1 oraz sposób egzekwowania od kierowników podległych im jednostek organizacyjnych Policji poprawności, kompletności oraz terminowości wprowadzania i zatwierdzania danych w SESPol.

§  12. 

1. Uprawnienia do SESPol są nadawane w zakresie:

1) odczytu;

2) wprowadzania i modyfikacji, przy czym uprawnienie to obejmuje również możliwość odczytu i usuwania niezatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego lub informacji sprawozdawczej;

3) zatwierdzania, przy czym uprawnienie to obejmuje również możliwość odczytu oraz złożenia wniosku o korektę danych sprawozdawczych;

4) kontroli, przy czym uprawnienie to obejmuje również możliwość odczytu, zatwierdzania i usuwania zatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego lub informacji sprawozdawczej oraz zatwierdzenia złożonego i zaakceptowanego wniosku o korektę danych sprawozdawczych;

5) akceptacji, przy czym uprawnienie to obejmuje również możliwość odczytu zestawienia sprawozdawczego lub informacji sprawozdawczej.

2. W przypadku formularzy zawierających służbowe dane osobowe pracowników nadając uprawnienia do SESPol należy dodatkowo wypełnić "Wniosek o nadanie/odebranie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych SWOP", którego wzór zawarty jest w odrębnych przepisach.

§  13. 

1. Z wnioskiem o nadanie, zmianę lub odebranie uprawnień do SESPol występuje:

1) kierownik komórki organizacyjnej KGP - dla pracownika komórki organizacyjnej KGP;

2) bezpośredni przełożony - dla pracownika:

a) komendy wojewódzkiej Policji lub podległej jej jednostki organizacyjnej Policji,

b) 14  CBŚP, BSWP, CBZC, BOA, CLKP, WSPol lub szkoły policyjnej.

2. Wzór wniosku o nadanie, zmianę lub odebranie uprawnień do SESPol stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.

3. W przypadku nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do SESPol w zakresie zatwierdzania, akceptacji lub kontroli, wniosek, o którym mowa w ust. 1, jest aprobowany przez kierownika wnioskującej jednostki organizacyjnej Policji, jego zastępcę lub upoważnionego na piśmie pracownika, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Przepisu ust. 3 nie stosuje się do wniosku dotyczącego kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub jego zastępcy oraz pracownika komórki organizacyjnej KGP.

5. W przypadku wniosku, o którym mowa w ust. 1, w zakresie nadania uprawnień do zestawienia sprawozdawczego, które nie pozostaje we właściwości merytorycznej wnioskującej komórki organizacyjnej Policji, niezbędne jest uzyskanie aprobaty kierownika komórki organizacyjnej Policji właściwej dla danego zestawienia sprawozdawczego, z zastrzeżeniem ust. 6 i 7.

6. W przypadku wniosku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 w zakresie nadania uprawnień odczytu do zestawienia sprawozdawczego, które nie pozostaje we właściwości merytorycznej wnioskującej komórki organizacyjnej KGP, nie jest wymagane uzyskanie aprobaty kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej dla danego zestawienia sprawozdawczego.

7. Uzyskanie aprobaty, o której mowa w ust. 5, nie jest wymagane w przypadku wniosku, o którym mowa w ust. 1, dotyczącego kierownika komórki organizacyjnej KGP lub Komendanta BSWP oraz ich zastępców, a także w przypadku uprawnień do zestawienia sprawozdawczego, które nie pozostaje we właściwości wnioskującej komórki organizacyjnej Policji, a do którego jednostka organizacyjna Policji lub komórka organizacyjna Policji jest zobowiązana wprowadzać dane.

8. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień do SESPol następuje po przekazaniu wniosku, o którym mowa w ust. 1, do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach łączności i informatyki odpowiednio w KGP lub komendzie wojewódzkiej Policji.

9. Odebranie uprawnień zatwierdzania, akceptacji, kontroli w przypadku formularzy przenoszonych do archiwum realizowane jest przez Biuro Łączności i Informatyki KGP i odbywa się w terminie wskazanym w piśmie przez Dyrektora Gabinetu Komendanta Głównego Policji.

§  14. 

1. W przypadku zmiany zakresu zadań realizowanych przez pracownika, związanych ze zmianą uprawnień do SESPol, sporządza się wniosek, o którym mowa w § 13 ust. 1, adekwatnie do nowych zadań pracownika. Przepisy § 13 stosuje się odpowiednio.

2. W przypadku pracownika posiadającego uprawnienia do SESPol i odchodzącego ze służby lub pracy w Policji, przenoszonego do służby lub pracy w innej jednostce organizacyjnej Policji lub komórce organizacyjnej Policji, oddelegowanego do pełnienia zadań służbowych poza Policją albo zawieszonego w czynnościach służbowych, sporządza się wniosek, o którym mowa w § 13 ust. 1, o odebranie uprawnień do SESPol.

§ 15. Kierownik komórki organizacyjnej Policji, którego pracownicy posiadają uprawnienia do SESPol, jest obowiązany do weryfikacji tych uprawnień co najmniej raz w roku. Przeprowadzenie weryfikacji uprawnień dokumentuje się w formie notatki służbowej.

§  16. 

1. Korekty danych w niezatwierdzonym zestawieniu sprawozdawczym dokonuje pracownik, który wprowadził dane lub jego bezpośredni przełożony, posiadający uprawnienie w zakresie wprowadzania i modyfikacji danych.

2. Bezpośredni przełożony, posiadający uprawnienie w zakresie wprowadzania i modyfikacji danych, może usunąć, uznane za niezgodne ze stanem faktycznym lub powielone, niezatwierdzone zestawienie sprawozdawcze.

3. Pracownik posiadający uprawnienie do zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego kieruje elektroniczny wniosek o korektę danych sprawozdawczych do komórki organizacyjnej jednostki Policji posiadającej w SESPol funkcję kontrola dla danego zestawienia sprawozdawczego w przypadku:

1) uznania zatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego za niezgodne ze stanem faktycznym;

2) uznania zatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego za powielone;

3) zablokowania możliwości zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego z powodu niewprowadzenia go do SESPol, w terminie określonym w odrębnej decyzji Komendanta Głównego Policji w sprawie ustalenia zestawień sprawozdawczych i informacji sprawozdawczych gromadzonych w SESPol;

4) zablokowania możliwości zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego z powodu braku jego zatwierdzenia, w terminie określonym w odrębnej decyzji Komendanta Głównego Policji w sprawie ustalenia zestawień sprawozdawczych i informacji sprawozdawczych gromadzonych w SESPol;

5) zablokowania możliwości zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego wprowadzonego dla zlikwidowanej jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej jednostki Policji.

4. Wniosek, o którym mowa w ust. 3, jest:

1) akceptowany odpowiednio przez kierownika wnioskującej jednostki organizacyjnej Policji lub jego zastępcę, kierownika komórki organizacyjnej KGP lub jego zastępcę albo innego pracownika, posiadających nadane w SESPol uprawnienie do akceptacji, albo

2) zatwierdzany przez pracownika komórki organizacyjnej Policji, posiadającego nadane w SESPol uprawnienie w zakresie kontroli dla danego zestawienia sprawozdawczego, albo

3) odrzucany wraz z podaniem uzasadnienia na etapie akceptacji lub zatwierdzania wniosku przez uprawnionego pracownika.

5. W przypadku określonym w ust. 3 pkt 1, w terminie 10 dni od dnia zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 4 pkt 2:

1) pracownik posiadający uprawienie we wnioskującej jednostce organizacyjnej Policji w zakresie wprowadzania i modyfikacji zestawienia sprawozdawczego, dokonuje korekty zestawienia sprawozdawczego,

2) kierownik wnioskującej jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP albo inny pracownik posiadający nadane w SESPol uprawnienie do zatwierdzania

- zatwierdza skorygowane zestawienie sprawozdawcze.

6. W przypadku braku zatwierdzenia w terminie wskazanym w ust. 5, sprawozdanie ponownie jest blokowane, zgodnie z ust. 3 pkt 4.

7. Usunięcie, zatwierdzenie lub anulowanie zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego, o którym mowa w ust. 3 pkt 2-5, następuje automatycznie po zatwierdzeniu wniosku, w ramach funkcjonalności SESPol.

§  17. 

1. W zakresie danych dotyczących jednostki organizacyjnej Policji podległej komendzie wojewódzkiej Policji, kontrola jest realizowana przez właściwą komórkę organizacyjną komendy wojewódzkiej Policji.

2. 15  W przypadku danych dotyczących komendy wojewódzkiej Policji, CBŚP, BSWP, CBZC, BOA, CLKP, WSPol, szkoły policyjnej i KGP, funkcja kontrola jest realizowana przez właściwe komórki organizacyjne KGP, zgodnie z wykazem funkcji, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. 16  Przepisu ust. 2 nie stosuje się w przypadku określenia w wykazie funkcji uprawnień kontroli na poziomie komendy wojewódzkiej Policji, CBŚP, BSWP, CBZC, BOA, CLKP, WSPol i szkoły policyjnej. W takim przypadku kontrola jest realizowana przez właściwą komórkę organizacyjną tych jednostek.

§  18. 

1. Wniosek o korektę danych sprawozdawczych może być złożony i zaakceptowany w terminie do 30 dni od ostatniego dnia, w którym należało wprowadzić dane, określonego w odrębnej decyzji Komendanta Głównego Policji w sprawie ustalenia zestawień sprawozdawczych i informacji sprawozdawczych gromadzonych w Systemie Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji, z wyjątkiem zestawień sprawozdawczych nr III/l do III/10, XIII/1 do XIII/7, dotyczy to również części wspólnej zestawień III/9 i XIII/2 pn. "czas służby i absencja, dla których termin ten wynosi 14 dni.

2. W szczególnie uzasadnionym przypadku, wniosek, o którym mowa w ust. 1, może być złożony i zaakceptowany w terminie późniejszym.

§  19. 

1. Zestawienia sprawozdawcze archiwalne mają w SESPol tylko funkcję odczytu.

2. Przepisy dotyczące odczytu zestawień sprawozdawczych stosuje się odpowiednio do odczytu zestawień sprawozdawczych archiwalnych.

§ 20. Zasady funkcjonowania informacji sprawozdawczych w SESPol określają zatwierdzone przez Komendanta Głównego Policji lub jego zastępcę wnioski o wyrażenie zgody na wprowadzenie informacji sprawozdawczej w ramach SESPol, których część A wraz z wykazem funkcji jest publikowana w SESPol przez Dyrektora Biura Łączności i Informatyki KGP.

§ 21. Przepisy dotyczące zestawień sprawozdawczych stosuje się odpowiednio do informacji sprawozdawczych, z wyjątkiem § 7 ust. 4.

Rozdział  4

Zestawienia sprawozdawcze i informacje sprawozdawcze gromadzone poza SESPol

§  22. 

1. Zestawienia sprawozdawcze zawierające informacje niejawne oraz zestawienia sprawozdawcze zawierające informacje jawne gromadzone poza SESPol określa odrębna decyzja Komendanta Głównego Policji w sprawie ustalenia zestawień sprawozdawczych gromadzonych poza Systemem Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji.

2. Decyzja, o której mowa w ust. 1, określa w szczególności:

1) wykaz zestawień sprawozdawczych zawierających informacje niejawne, terminy ich przekazywania, okresy sprawozdawcze oraz komórki organizacyjne KGP lub jednostki organizacyjne Policji właściwe merytorycznie dla tych zestawień;

2) wzory formularzy zestawień sprawozdawczych zawierających informacje niejawne;

3) wykaz zestawień sprawozdawczych zawierających informacje jawne gromadzone poza SESPol.

§  23. 

1. 17  Kierownik komórki organizacyjnej KGP, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, Dowódca BOA i Dyrektor CLKP, w ramach właściwości merytorycznej kierowanej komórki organizacyjnej KGP lub jednostki organizacyjnej Policji, dokonują corocznej weryfikacji wykazów, o których mowa w § 22 ust. 2 pkt 1 i 3 oraz wzorów formularzy, o których mowa w § 22 ust. 2 pkt 2.

2. 18  Kierownik komórki organizacyjnej KGP, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, Dowódca BOA i Dyrektor CLKP, po przeprowadzeniu weryfikacji, o której mowa w ust. 1, sporządza oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.

3. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, przekazuje się Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji w terminie do dnia 15 stycznia roku następującego po roku, za który składane jest oświadczenie.

4. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, może stanowić podstawę do rozpoczęcia prac dotyczących nowelizacji lub wydania nowej decyzji Komendanta Głównego Policji, o której mowa w § 22 ust. 1.

5. Do oświadczenia, o którym mowa w ust. 2, zawierającego informacje o potrzebie usunięcia lub dodania zestawień sprawozdawczych zawierających informacje niejawne lub zestawień sprawozdawczych zawierających informacje jawne gromadzonych poza SESPol dołącza się wniosek w tej sprawie, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do zarządzenia.

§  24. 

1. 19  Zmiany wykazów, o których mowa w § 22 ust. 2 pkt 1 i 3 oraz wzorów formularzy, o których mowa w § 22 ust. 2 pkt 2, dokonuje się na wniosek kierownika komórki organizacyjnej KGP, Komendanta CBSP, Komendanta BSWP, Komendanta CBZC, Dowódcy BOA lub Dyrektora CLKP, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do zarządzenia.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, aprobuje Komendant Główny Policji lub jego zastępca.

§  25. 

1. 20  W razie konieczności pilnego pozyskania informacji sprawozdawczej zawierającej informacje jawne poza SESPol, kierownik komórki organizacyjnej KGP, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, Dowódca BOA lub Dyrektor CLKP, występuje do jednostek organizacyjnych Policji w sprawie gromadzenia niezbędnych informacji do końca roku kalendarzowego lub wskazanego w wystąpieniu terminu zakończenia gromadzenia informacji.

2. Wystąpienie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać:

1) nazwę informacji sprawozdawczej;

2) zakres gromadzonych informacji;

3) okres sprawozdawczy;

4) terminy przekazywania informacji sprawozdawczej;

5) uzasadnienie gromadzenia informacji sprawozdawczej.

3. Wystąpienie, o którym mowa w ust. 1, musi być zaaprobowane przez Komendanta Głównego Policji lub jego zastępcę.

4. Wystąpienie, o którym mowa w ust. 1, przekazuje się do wiadomości Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji.

§  26. 

1. 21  Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Policji prowadzi rejestr informacji sprawozdawczych gromadzonych w danym roku przez komórki organizacyjne KGP, Komendanta CBŚP, Komendanta BSWP, Komendanta CBZC, Dowódcę BOA oraz Dyrektora CLKP, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do zarządzenia.

2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) nazwę informacji sprawozdawczej;

2) nazwę komórki organizacyjnej KGP lub jednostki organizacyjnej Policji odpowiedzialnej merytorycznie za gromadzenie informacji sprawozdawczej;

3) zakres gromadzonych informacji;

4) okres sprawozdawczy;

5) terminy przekazywania informacji sprawozdawczej.

§  27. 

1. 22  Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Policji przesyła kierownikom komórek organizacyjnych KGP, Komendantowi CBŚP, Komendantowi BSWP, Komendantowi CBZC, Dowódcy BOA i Dyrektorowi CLKP, w terminie do dnia 10 grudnia każdego roku, rejestr, o którym mowa w § 26 ust. 1.

2. 23  Kierownicy komórek organizacyjnych KGP, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, Dowódca BOA i Dyrektor CLK, w ramach właściwości merytorycznej kierowanej komórki organizacyjnej KGP lub jednostki organizacyjnej Policji, dokonują corocznej weryfikacji rejestru, o którym mowa w § 26 ust. 1, w zakresie potrzeby dalszego gromadzenia informacji zawartych w tym rejestrze. Przeprowadzenie weryfikacji dokumentuje się w oświadczeniu, o którym mowa w § 23 ust. 2.

3. 24  W razie potwierdzenia potrzeby dalszego gromadzenia informacji w latach następnych, kierownik komórki organizacyjnej KGP, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, Dowódca BOA lub Dyrektor CLKP sporządza wniosek o wprowadzenie zestawienia sprawozdawczego, według wzoru, o którym mowa w § 23 ust. 5.

§  28. 

1. Za poprawność danych, kompletność oraz terminowość ich przekazania odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej Policji przekazującej dane.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP sprawuje nadzór nad realizacją zadań w zakresie określonym w ust. 1, odpowiednio w podległych jednostkach organizacyjnych Policji lub komórkach organizacyjnych Policji.

Rozdział  5

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 29. Uprawnienia do SESPol wydane przed dniem wejścia w życie zarządzenia, zachowują ważność przez okres na jaki zostały wydane albo do czasu ich zmiany lub cofnięcia.

§  30. 

1. Dane za 2020 r. są gromadzone w SESPol według przepisów dotychczasowych.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do zestawień sprawozdawczych, w stosunku do których zostały złożone i zaaprobowane wnioski o zaprzestanie dalszego gromadzenia danych w SESPol, przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

3. Dane gromadzone na podstawie zarządzenia, o którym mowa w § 31, przechowuje się przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, za który są gromadzone. Po upływie tego okresu dane te są usuwane.

§ 31. Traci moc zarządzenie nr 3 Komendanta Głównego Policji z dnia 6 lutego 2017 r. w sprawie metod i form prowadzenia sprawozdawczości w Policji (Dz. Urz. KGP poz. 8 i 86 oraz z 2018 r. poz. 47 i 85).

§ 32. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1  ²⁵  

Oświadczenie o stanie zestawień sprawozdawczych i informacji sprawozdawczych gromadzonych w Systemie Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2  ²⁶  

WZÓR

WNIOSEK o zmianę/dodanie/usunięcie¹⁾ funkcjonalności SESPol

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2a  ²⁷  

WZÓR

WNIOSEK o zmianę/dodanie/usunięcie¹⁾ ogólnej funkcjonalności w SESPol

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  3  ²⁸  

WZÓR

WNIOSEK o dodanie/zmianę/usunięcie¹⁾ zakresu danych gromadzonych w SESPol oraz terminów i zasad wprowadzania danych

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  4  ²⁹  

WZÓR

WNIOSEK o wyrażenie zgody na wprowadzenie informacji sprawozdawczej w ramach Systemu Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  5  ³⁰  

WZÓR

Wniosek o nadanie, ZMIANĘ, ODEBRANIE UPRAWNIEŃ do SESPol2)

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  6  ³¹  

Oświadczenie o stanie zestawień sprawozdawczych zawierających: informacje niejawne gromadzone poza SESPol oraz informacje sprawozdawcze zawierające informacje jawne gromadzone poza SESPol

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  7  ³²  

WZÓR

WNIOSEK o dodanie/zmianę/usunięcie¹⁾ zakresu danych gromadzonych poza SESPol oraz terminów i zasad wprowadzania danych

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  8

Rejestr informacji sprawozdawczych gromadzonych w okresie

L.p.	Nazwa komórki organizacyjnej KGP lub jednostki organizacyjnej Policji odpowiedzialnej merytorycznie za gromadzenie	Nazwa informacji sprawozdawczej	Zakres gromadzonych informacji	Okres sprawozdawczy	Terminy przekazywania informacji sprawozdawczych

¹ § 2 pkt 4a dodany przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

² § 6 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

³ § 6 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

⁴ § 8 ust. 1 zdanie wstępne zmienione przez § 1 pkt 3 lit. a tiret pierwsze zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

⁵ § 8 ust. 1 pkt 1a dodany przez § 1 pkt 3 lit. a tiret drugie zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

⁶ § 8 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. a tiret trzecie zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

⁷ § 8 ust. 5 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. a tiret trzecie zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

⁸ § 8 ust. 6 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. a tiret trzecie zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

⁹ § 9 pkt 5 dodany przez § 1 pkt 4 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

¹⁰ § 10 pkt 9 dodany przez § 1 pkt 5 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

¹¹ § 10 pkt 10 dodany przez § 1 pkt 5 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

¹² § 10 pkt 11 dodany przez § 1 pkt 5 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

¹³ § 11 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 6 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

¹⁴ § 13 ust. 1 pkt 2 lit. b zmieniona przez § 1 pkt 7 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

¹⁵ § 17 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 8 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

¹⁶ § 17 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 8 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

¹⁷ § 23 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 9 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

¹⁸ § 23 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 9 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

¹⁹ § 24 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 10 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

²⁰ § 25 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 11 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

²¹ § 26 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 12 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

²² § 27 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 13 lit. a zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

²³ § 27 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 13 lit. b zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

²⁴ § 27 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 13 lit. b zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

²⁵ Załącznik nr 1 zmieniony przez § 1 pkt 14 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

²⁶ Załącznik nr 2 zmieniony przez § 1 pkt 15 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

²⁷ Załącznik nr 2a dodany przez § 1 pkt 16 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

²⁸ Załącznik nr 3 zmieniony przez § 1 pkt 17 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

²⁹ Załącznik nr 4 zmieniony przez § 1 pkt 18 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

³⁰ Załącznik nr 5 zmieniony przez § 1 pkt 19 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

³¹ Załącznik nr 6 zmieniony przez § 1 pkt 20 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.

³² Załącznik nr 7 zmieniony przez § 1 pkt 21 zarządzenia nr 9 z dnia 27 marca 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2023 r.