Metody i formy brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Policji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGP.2018.34

Akt obowiązujący

Wersja od: 1 sierpnia 2023 r.

ZARZĄDZENIE Nr 26

KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI

z dnia 19 lutego 2018 r.

w sprawie metod i form brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Policji

Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2017 r. poz. 2067 i 2405 oraz z 2018 r. poz. 106 i 138) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa metody i formy brakowania dokumentacji niearchiwalnej w komórkach i jednostkach organizacyjnych Policji, przeprowadzanego w szczególności z zastosowaniem przepisów zarządzenia nr 43 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28 września 2017 r. w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu ministrowi lub przez niego nadzorowane (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. poz. 59).

§  2. 

1. 1  Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o "dokumentacji niearchiwalnej" - należy przez to rozumieć dokumentację niestanowiącą materiałów archiwalnych w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), zakwalifikowaną do kategorii archiwalnej "B" oznaczonej symbolem "B", "BE" i "BC", zgodnie z przepisami zarządzenia nr 93 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji (Dz. Urz. MSWiA z 2008 r. poz. 1, z 2012 r. poz. 58 oraz z 2015 r. poz. 12) oraz zarządzenia nr 10 Komendanta Głównego Policji z dnia 15 maja 2020 r. w sprawie Jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji (Dz. Urz. KGP z 2020 r. poz. 21).

2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) 2  jednostka organizacyjna - Komendę Główną Policji, Centralne Biuro Śledcze Policji, Biuro Spraw Wewnętrznych Policji, Centralny Pododdział Kontrterrorystyczny Policji "BOA", Centralne Laboratorium Kryminalistyczne Policji, Centralne Biuro Zwalczania Cyberprzestępczości, komendę wojewódzką (Stołeczną) Policji, komendę powiatową (miejską, rejonową) Policji, komisariat Policji, komisariat specjalistyczny Policji, oddział prewencji Policji, samodzielny pododdział prewencji Policji, samodzielny pododdział kontrterrorystyczny Policji, Akademię Policji w Szczytnie, szkołę policyjną oraz ośrodek szkolenia Policji;

2) komórka organizacyjna - wyodrębnioną część jednostki organizacyjnej Policji.

§ 3. Do zadań archiwów i składnic akt Policji w zakresie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "B" lub "BE" należy w szczególności:

1) wydzielenie dokumentacji, dla której upłynął okres przechowywania wskazany w jednolitym rzeczowym wykazie akt Policji;

2) sporządzenie wykazu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, którego wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia;

3) przekazanie wykazu, o którym mowa w pkt 2, kierownikowi komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, której dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu, lub jego następcy prawnemu, w celu dokonania oceny jej przydatności oraz zgłoszenia w formie pisemnej uwag lub wniosków dotyczących brakowania tej dokumentacji;

4) komisyjne niszczenie dokumentacji niearchiwalnej;

5) sporządzenie protokołu zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej;

6) naniesienie zmian w ewidencji archiwalnej, wynikających z protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "B" lub "BE".

§  4. 

1. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "B" lub "BE" dokonuje się nie wcześniej niż po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.

2. Brakowania, o którym mowa w ust. 1:

1) dokonuje się w sposób systematyczny wyłącznie w archiwach oraz składnicach akt Policji;

2) dokonuje komisja w składzie co najmniej trzech osób, powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub osobę przez niego upoważnioną. W skład komisji wchodzą policjanci i pracownicy archiwum lub składnicy akt Policji oraz wytwórców akt lub ich następców prawnych.

3. W przypadku brakowania dokumentacji niejawnej, wszyscy członkowie komisji oraz osoby uprawnione do zatwierdzania protokołów, powinni posiadać aktualne uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, o klauzuli równej lub wyższej od klauzuli tajności dokumentów podlegających brakowaniu oraz aktualne zaświadczenia o odbyciu szkolenia z zakresu ochrony informacji niejawnych.

§  5. 

1. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "BE" komisja, o której mowa w § 4 ust. 2 pkt 2, przeprowadza ekspertyzę archiwalną.

2. Ekspertyza archiwalna może być przeprowadzona również w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "B".

3. Ekspertyzę archiwalną:

1) przeprowadza się w sytuacji nadzwyczajnej;

2) można przeprowadzić w trakcie porządkowania zasobu archiwum lub składnicy akt Policji.

4. Sposób i tryb przeprowadzania ekspertyzy archiwalnej w przypadkach, o których mowa w ust. 3, określa kierownik jednostki organizacyjnej Policji, będącej dysponentem dokumentacji, lub osoba przez niego pisemnie upoważniona. Przepis § 6 pkt 1 stosuje się odpowiednio.

§ 6. Do zadań komisji, o której mowa w § 4 ust. 2 pkt 2, należy w szczególności:

1) w przypadku przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej - sporządzenie protokołu ekspertyzy archiwalnej, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

2) sporządzenie protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "B" lub "BE", którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia;

3) przekazanie protokołu, o którym mowa w pkt 2, do zatwierdzenia, zgodnie z właściwością określoną w § 7 ust. 1.

§  7. 

1. 3  Protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w § 6 pkt 2, zatwierdzają:

1) dla Głównego Archiwum Policji - Komendant Główny Policji lub osoba pisemnie przez niego upoważniona;

2) dla archiwów komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji i składnic akt Policji podległych komendom wojewódzkim (Stołecznej) Policji - komendant wojewódzki (Stołeczny) Policji lub osoba przez niego pisemnie upoważniona;

3) dla archiwum Akademii Policji w Szczytnie - Komendant-Rektor Akademii Policji w Szczytnie lub osoba przez niego pisemnie upoważniona;

4) dla archiwów szkół policyjnych - komendant szkoły policyjnej lub osoba przez niego pisemnie upoważniona.

2. Zatwierdzenie protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "B" lub "BE" oznacza zgodę na zniszczenie tej dokumentacji.

§  8. 

1. Komisyjnego zniszczenia, o którym mowa w § 3 pkt 4, dokonuje się z udziałem policjantów lub pracowników archiwum albo składnicy akt Policji pod nadzorem członka komisji, o której mowa w § 4 ust. 2 pkt 2. Zabrania się pozostawiania dokumentacji bez nadzoru.

2. Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej może być dokonane w siedzibie podmiotu zewnętrznego.

3. Pomoc techniczną, w tym transport, załadunek i wyładunek dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, zapewniają komórki organizacyjne właściwe do spraw logistyki.

4. Konwojowanie transportu dokumentacji niejawnej do miejsca niszczenia oraz ochronę podczas procesu niszczenia, organizuje się zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. poz. 1603).

5. Po zakończeniu procesu niszczenia dokumentacji niearchiwalnej członek komisji nadzorujący niszczenie sporządza protokół zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

§  9. 

1. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "BC" dokonuje się w komórkach lub jednostkach organizacyjnych Policji, będących dysponentami tej dokumentacji.

2. Brakowania, o którym mowa w ust. 1, dokonuje komisja powołana przez kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, który zatwierdza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.

3. Do zadań komisji, o której mowa w ust. 2, należy w szczególności dokonanie oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.

§  10. 

1. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "BC" przeznaczonej do zniszczenia sporządza się w dwóch egzemplarzach. W protokole umieszcza się liczby dzienne dokumentów lub numery teczek z rejestru teczek. Egzemplarz nr 1 przechowuje się w komórce lub jednostce organizacyjnej Policji, będącej dysponentem tej dokumentacji. W przypadku umieszczenia na protokole numerów teczek z rejestru teczek, do egzemplarza nr 1 i 2 protokołu dołącza się spisy zawartości, spisy spraw tych teczek lub przeglądy akt, na których umieszczone są liczby dzienne dokumentów. Egzemplarz nr 2 protokołu przechowuje archiwum lub składnica akt Policji.

2. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 1, zawierający dokumentację jawną określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

3. W przypadku brakowania dokumentacji oznaczonej klauzulą tajności, wzór protokołu określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

§  11. 

1. Zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 9 ust. 1, wydaje kierownik komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, w strukturach której znajduje się archiwum lub składnica akt Policji, albo osoba przez niego pisemnie upoważniona, po uprzedniej kontroli brakowanej dokumentacji przez policjanta lub pracownika archiwum albo składnicy akt Policji.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej klauzulą tajności, podlega ona również ocenie kierownika kancelarii tajnej albo pracownika innej niż kancelaria tajna komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przetwarzanie informacji niejawnych, wyznaczonego przez kierownika tej komórki organizacyjnej.

§ 12. Zatwierdzenia protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "BC" przeznaczonej do zniszczenia i wydania zgody na zniszczenie tej dokumentacji nie może dokonywać ta sama osoba.

§  13. 

1. Zniszczenia dokumentacji, o której mowa w § 9 ust. 1, dokonuje się w komórce będącej dysponentem dokumentacji w urządzeniu technicznym, w sposób uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie treści dokumentu.

2. Członkowie komisji, o której mowa w § 9 ust. 2, lub pracownicy wyznaczeni przez kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji zapewniają stały nadzór nad procesem niszczenia dokumentacji do czasu jego zakończenia. Zabrania się pozostawiania dokumentacji bez nadzoru.

3. Zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej może być dokonane w siedzibie podmiotu zewnętrznego, z zachowaniem warunków, o których mowa w ust. 1 i 2.

4. W przypadku brakowania dokumentacji niejawnej stosuje się wymogi określone w § 4 ust. 3.

§  14. 

1. Po zakończeniu procesu niszczenia dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa § 9 ust. 1, sporządza się protokół zniszczenia tej dokumentacji według wzoru określonego w załączniku nr 4 do zarządzenia.

2. Protokoły zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej sporządza się w dwóch egzemplarzach i dołącza odpowiednio do protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "BC" przeznaczonej do zniszczenia.

§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą od dnia 1 marca 2017 r. ⁴

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

 ......................., ...........

 (miejscowość, data)

L. dz. ..................Egzemplarz pojedynczy

WYKAZ DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ PRZEZNACZONEJ DO BRAKOWANIA

w ...................................................................................................................................................

(nazwa archiwum lub składnicy akt Policji)

dokonano wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolami "B" lub "BE", dla której upłynął okres przechowywania wskazany w jednolitym rzeczowym wykazie akt Policji, w celu dokonania oceny jej przydatności do celów praktycznych.

Lp.	Sygnatura archiwalna	Symbol z JRWAP^1)1995* 2007* kategoria archiwalna	Tytuł teczki	Daty skrajne	Klauzula tajności**	Liczba teczek	Uwagi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9
10
...

Wykaz zawiera ... pozycje (-i), co stanowi ... jednostek (-ki) archiwalnych (-e) i ... teczek (-ki).

 Podpis sporządzającego

 ......................................

¹⁾ Jednolity rzeczowy wykaz akt Policji

* niepotrzebne skreślić

** dla akt jawnych pola nie wypełnia się

Opinia kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji wytwórcy akt albo następcy prawnego lub osoby przez niego pisemnie upoważnionej - w zakresie sposobu dalszego postępowania z dokumentacją niearchiwalną przeznaczoną do brakowania

1. Dokumentacja niearchiwalna wymieniona na wykazie:

1) * stanowi dokumentację oznaczoną symbolem "B" nieprzydatną do celów praktycznych i upłynęły terminy jej przechowywania określone w JRWAP¹⁾ (wymienić pozycje wykazu załącznika nr 1) - można ją brakować:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

2) * stanowi dokumentację, wobec której należy przeprowadzić ekspertyzę archiwalną:

a) dokumentacja oznaczona symbolem "BE"* (w całości);

b) dokumentacja oznaczona symbolem "B"* (wymienić pozycje wykazu załącznika nr 1):

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

2. Do komisji brakującej i do oceny dokumentacji niearchiwalnej jawnej lub niejawnej* oznaczonej symbolem "BE"* lub "B"*, w tym dokonania ekspertyzy* - wyznaczam: (stopień, imię, nazwisko, stanowisko oraz - w przypadku dokumentacji niejawnej - numer i data ważności poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone", rodzaj klauzuli tajności, data przeszkolenia z zakresu ochrony informacji niejawnych):

1) ....................................................................................................................

2) ....................................................................................................................

3) ....................................................................................................................

............................................................................................................

 (podpis kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji)

¹⁾ Jednolity rzeczowy wykaz akt Policji

* niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

L.dz. ............................................., ..........................

 (miejscowość, data)

Egz. nr ...

PROTOKÓŁ EKSPERTYZY ARCHIWALNEJ

...........................................................................

(nazwa archiwum lub składnicy akt Policji)

...................................................................................................................................................

(nazwa komórki/jednostki organizacyjnej Policji, której dokumentację poddano ekspertyzie,

np. Wydział... .../Komisariat ...... /KPP/KMP/KWP...)

I. Data przeprowadzenia ekspertyzy:

......................................................................................................................................................

II. Skład komisji przeprowadzającej ekspertyzę: (stopień, imię i nazwisko, stanowisko pracownika(ów) archiwum lub składnicy akt Policji i wyznaczonych do ekspertyzy pracowników komórki merytorycznej)

1) ....................................................................................................................

2) ....................................................................................................................

3) ....................................................................................................................

III. Cel wykonania ekspertyzy:

.......................................................................................................................................................

(np. przeprowadzenie procedury brakowania, zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w wyniku sytuacji nadzwyczajnej np. pożar, powódź itp.)

IV. Zakres ekspertyzy:

.......................................................................................................................................................

(np. ekspertyzę przeprowadzono w zakresie dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej w okresie od ........ do ........ dotyczącej... - wymienić rodzaj dokumentacji)

V. W szczególności przeglądowi poddano:

(wskazać sygnatury archiwalne, symbole klasyfikacyjne, kategorie archiwalne, rodzaj dokumentacji - przy aktach postępowań przygotowawczych należy podać nr RSD lub inny symbol identyfikujący sprawę np. l. dz. oraz kwalifikację prawną czynu itp.)

.......................................................................................................................................................

Lp.	Sygnatura akt	Symbol z JRWAP^1) 1995* 2007* kategoria archiwalna	Tytuł teczki	Daty skrajne	Liczba teczek
1.
2.
3.
...

VI. Ustalenia komisji i wnioski:

W wyniku przeprowadzonej ekspertyzy komisja podjęła decyzję o dalszym sposobie postępowania z dokumentacją niearchiwalną, o której mowa w pkt. V:

1) opiniowana dokumentacja niearchiwalna kategorii "B" oznaczona symbolami "B" lub "BE" wskazana w pozycjach nr .... - nie wymaga dalszego przechowywania ani przekwalifikowania - można ją brakować;

2) opiniowana dokumentacja niearchiwalna kategorii "B" oznaczona symbolami "B" lub "BE" wskazana w (należy wskazać dla każdej pozycji oddzielnie):

pozycja nr.... - należy wydłużyć okres jej przechowywania w archiwum lub składnicy akt Policji do roku ........, po czym przeprowadzić ponowną ekspertyzę lub brakowanie;

3) opiniowana dokumentacja niearchiwalna kategorii "B" oznaczona symbolami "B" lub "BE" wskazana w (należy wskazać dla każdej pozycji oddzielnie):

pozycja nr ..... - należy przekwalifikować ją na kategorię "A";

4) uzasadnienie lub inne ustalenia:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

 Podpisy członków komisji:

1) .............................................

2) .............................................

3) .............................................

........................................................................................................................

(akceptacja i podpis kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji

- wytwórcy lub następcy prawnego opiniowanych materiałów)

Wyk. w... egz.

Sporządził: ..................

(imię, nazwisko, tel. sł.)

¹⁾ Jednolity rzeczowy wykaz akt Policji

* niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR

.........................., ......................

ZATWIERDZAM (miejscowość, data)

........................................................................

(podpis kierownika komórki lub jednostki

organizacyjnej Policji)

Egz. nr ...

.....................................................................................

(nazwa komórki lub jednostki organizacyjnej Policji)

L.dz. .............................

PROTOKÓŁ BRAKOWANIA DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "B" OZNACZONEJ SYMBOLEM "B" lub "BE"

NR ..........................

Komisja w składzie: (stopień, imię, nazwisko, stanowisko, komórka lub jednostka organizacyjna Policji)

1) ............................................................................................................................

2) ............................................................................................................................

3) ............................................................................................................................

dokonała wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolami "B" lub "BE", której okres przechowywania zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Policji upłynął, wymienionej w poniższym wykazie.

Wykaz dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania:

Lp.	Sygnatura archiwalna	Symbol z JRWAP^1)1995* 2007* kategoria archiwalna	Tytuł teczki	Daty skrajne	Klauzula tajności**	Liczba teczek	Uwagi
1.
2.
3.
4.
...

Wykaz zawiera ... pozycje (-i), co stanowi ... jednostek (-ki) archiwalnych (-e) i ... teczek (- ki).

¹⁾ Jednolity rzeczowy wykaz akt Policji

* niepotrzebne skreślić

** dla akt jawnych pola nie wypełnia się

OCENA DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "B" OZNACZONEJ SYMBOLEM "B" lub "BE"

Komisja W składzie: (stopień, imię, nazwisko, stanowisko, komórka lub jednostka organizacyjna Policji)

1) ..............................................................................................................................

2) ..............................................................................................................................

3) ..............................................................................................................................

w dniu ............. dokonała oceny przeznaczonej do brakowania dokumentacji niearchiwalnej ............................................................................................................... z lat ..............................

(nazwa komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, której akta są brakowane)

i po uwzględnieniu opinii kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, będącej wytwórcą akt lub następcą prawnym, i protokołu ekspertyzy archiwalnej* z dnia ........................ stwierdziła, że:

a) ... pozycji tj. ... jednostek archiwalnych, ... teczek stanowi dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej Policji, akta nie wnoszą wartości poznawczych ani historycznych, upłynęły terminy ich przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt Policji, akta te można zniszczyć,

b) należy przekwalifikować na kategorię "A" (należy wpisać każdą pozycję wykazu oddzielnie):

pozycję nr ... wykazu, tj. sygn. arch. ... w liczbie ... teczek,

pozycję nr ... wykazu, tj. sygn. arch. ... w liczbie ... teczek,

pozycję nr ... wykazu, tj. sygn. arch. ... w liczbie ... teczek,

c) należy przedłużyć okres przechowywania (należy wpisać każdą pozycję wykazu oddzielnie):

pozycję nr ... wykazu, tj. sygn. arch. ... w liczbie ... teczek,

pozycję nr ... wykazu, tj. sygn. arch. ... w liczbie ... teczek,

pozycję nr ... wykazu, tj. sygn. arch. ... w liczbie ... teczek,

d) inne postanowienia (np. podział teczek, przekazanie do innych archiwów itp.):

......................................................................................................................................................

* niepotrzebne skreślić

PODSUMOWANIE

W wyniku prac, z zasobu archiwum lub składnicy akt* Policji - komisja przeznaczyła:

- ... jednostek archiwalnych, ... teczek - do zniszczenia,

- ... jednostek archiwalnych, ... teczek - do przekwalifikowania na kategorię "A",

- ... jednostek archiwalnych, ... teczek - do dalszego przechowywania.

Podpisy członków komisji :

1) .....................................................

2) .....................................................

3) .....................................................

Wyk w ... egz.

Sporządził: ......................................

(imię, nazwisko, tel. sł.)

* niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK Nr  4

WZÓR

.........................., ......................

(miejscowość, data)

.....................................................................................

(nazwa komórki lub jednostki organizacyjnej Policji)

L.dz. ............................. Egz. nr ...

PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Komisja w składzie:

1) .....................................................

2) .....................................................

3) .....................................................

w dniu .................. dokonała, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej wymienionej w protokole brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "B" lub "BE"/protokole oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "BC" przeznaczonej do zniszczenia*

nr ..., zatwierdzonym przez ..........................................................................................................

w ilości: .......................................................................................................................................

(teczek/dokumentów/kart*)

Dokumentację niearchiwalną zniszczono w ................................................................................

 (wskazać miejsce zniszczenia)

Podpisy członków komisji:

1) .....................................................

2) .....................................................

3) .....................................................

Wyk. w.... egz.

Sporządził: ......................................

(imię, nazwisko, tel. sł.)

* niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK Nr  5

WZÓR

.........................., ......................

ZATWIERDZAM (miejscowość, data)

........................................................................

(podpis kierownika komórki lub jednostki

organizacyjnej Policji)

Egz. nr ...

.....................................................................................

(nazwa komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, l. dz.)

 ...................................................

 (adresat)

PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "B" OZNACZONEJ SYMBOLEM "BC" PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA NR ...

Komisja w składzie (stopień, imię, nazwisko, stanowisko członków komisji):

1) ..............................................................................................................................

2) ..............................................................................................................................

3) ..............................................................................................................................

w dniu ................... dokonała wydzielenia i oceny, zgodnie z załączonym spisem, przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "BC":

Lp.	Sygnatura literowo- cyfrowa akt lub numer z rejestru teczek	Symbol z wykazu akt i kategoria archiwalna	Nazwa dokumentu lub tytuł teczki	Daty skrajne	Liczba kart /dokumentów /teczek	Uwagi
1.
2.
3.
...

Spis zawiera ... pozycji, co stanowi ...dokumentów (teczek, kart, pism*).

Komisja wnosi o wydanie zgody na zniszczenie wskazanej w spisie dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "BC".

Podpisy członków komisji: 1) ...............................................

2) ...............................................

3) ...............................................

............................................................................................

(l. dz. archiwum lub składnicy akt Policji, data wpływu)

SPRAWDZONO:

............................................................................................

(podpis pracownika archiwum lub składnicy akt Policji)

ZGODA NA ZNISZCZENIE:

............................................................................................

(podpis kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji,

w strukturach której znajduje się archiwum lub składnica akt Policji)

Załączniki:

Wyk. w 2 egz.

Egz. nr 1 - komórka prowadząca ewidencję dokumentów,

Egz. nr 2 - archiwum lub składnica akt Policji.

Sporządził .....................................................

(imię, nazwisko, tel. sł.)

* niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK Nr  6

WZÓR

KLAUZULA TAJNOŚCI

.........................., ......................

ZATWIERDZAM (miejscowość, data)

........................................................................

(podpis kierownika komórki lub jednostki

organizacyjnej Policji)

Egz. nr ...

(po odłączeniu załączników jawne)

.....................................................................................

(nazwa komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, l. dz.)

 ...................................................

(adresat)

PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "B" OZNACZONEJ SYMBOLEM "BC" PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA NR ...

Komisja w składzie (stopień, imię, nazwisko, stanowisko członków komisji)'.

1) ..............................................................................................................................

2) ..............................................................................................................................

3) ..............................................................................................................................

w dniu dokonała wydzielenia i oceny, zgodnie z załączonym spisem, przeznaczonej

do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "BC":

Lp.	Sygnatura literowo- cyfrowa akt lub numer z rejestru teczek	Symbol z wykazu akt i kategoria archiwalna	Nazwa dokumentu lub tytuł teczki	Daty skrajne	Klauzula tajności	Liczba kart /dokumentów /teczek	Uwagi
1.
2.
3.
...

Spis zawiera ... pozycji, co stanowi ... dokumentów (teczek, kart, pism*).

Komisja wnosi o wydanie zgody na zniszczenie wskazanej w spisie dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "BC".

Podpisy członków komisji:

1) .....................................................

2) .....................................................

3) .....................................................

KLAUZULA TAJNOŚCI

L. dz. ...................Egz. nr ...

 (po odłączeniu załączników jawne)

.........................................................................................

(l.dz. archiwum lub składnicy akt Policji, data wpływu)

SPRAWDZONO:

............................................................... ..............................................................

(podpis pracownika archiwum (podpis kierownika kancelarii tajnej

lub składnicy akt Policji) lub pracownika innej niż kancelaria tajna

 komórki organizacyjnej odpowiedzialnej

 za przetwarzanie informacji niejawnych

 wyznaczonego przez jej przełożonego)

ZGODA NA ZNISZCZENIE:

.......................................................................................................

(podpis kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji,

w strukturach której znajduje się archiwum lub składnica akt Policji)

Załączniki:

Wyk. w 2 egz.

Egz. nr 1 - komórka prowadząca ewidencję dokumentów

Egz. nr 2 - archiwum lub składnica akt Policji

Wykonał: .................................................

(imię, nazwisko, tel. sł.)

* niepotrzebne skreślić

¹ § 2 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 16 z dnia 25 lutego 2022 r. (Dz.Urz.KGP.2022.87) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 marca 2022 r.

² § 2 ust. 2 pkt 1:

- zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 48 z dnia 29 kwietnia 2019 r. (Dz.Urz.KGP.2019.76) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 5 kwietnia 2019 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 16 z dnia 25 lutego 2022 r. (Dz.Urz.KGP.2022.87) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 marca 2022 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 29 z dnia 3 sierpnia 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.59) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 sierpnia 2023 r.

³ § 7 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 29 z dnia 3 sierpnia 2023 r. (Dz.Urz.KGP.2023.59) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 sierpnia 2023 r.

⁴ Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 8 Komendanta Głównego Policji z dnia 14 lipca 2016 r. w sprawie metod i form brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP poz. 41), które utraciło moc z dniem 1 marca 2017 r. w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1948 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 379, 1537, 1926 i 2409).