Metodologia kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości.
Dz.Urz.MS.2011.1.3
Akt utracił mocZARZĄDZENIE
MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI
z dnia 3 grudnia 2010 r.
w sprawie metodologii kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości
1 Zmiany tekstu wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835 i Nr 152, poz. 1020.
ZAŁĄCZNIK
Metodologia kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości
Metodologia kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości
DZIAŁ I
PRZEPISY OGÓLNE
PRZEPISY OGÓLNE
DZIAŁ II
ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE
ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE
Rozdział 1
Struktura organizacyjna i delegowanie uprawnień
Struktura organizacyjna i delegowanie uprawnień
Rozdział 2
Kompetencje zawodowe
Kompetencje zawodowe
Rozdział 3
Przestrzeganie wartości etycznych
Przestrzeganie wartości etycznych
DZIAŁ III
CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM
CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM
Rozdział 1
Misja
Misja
Rozdział 2
Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji
Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji
Rozdział 3
Zarządzanie ryzykiem - identyfikacja, analiza i reakcja na ryzyko
Zarządzanie ryzykiem - identyfikacja, analiza i reakcja na ryzyko
DZIAŁ IV
MECHANIZMY KONTROLI
MECHANIZMY KONTROLI
Rozdział 1
Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej
Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej
Rozdział 2
Nadzór
Nadzór
Rozdział 3
Ciągłość działalności
Ciągłość działalności
Rozdział 4
Ochrona zasobów
Ochrona zasobów
Rozdział 5
Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych oraz systemów informatycznych
Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych oraz systemów informatycznych
DZIAŁ V
INFORMACJA I KOMUNIKACJA
INFORMACJA I KOMUNIKACJA
Rozdział 1
Bieżąca informacja oraz komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
Bieżąca informacja oraz komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
DZIAŁ VI
MONITOROWANIE I OCENA
MONITOROWANIE I OCENA
Rozdział 1
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej
Rozdział 2
Samoocena
Samoocena
Rozdział 3
Audyt wewnętrzny
Audyt wewnętrzny
Rozdział 4
Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej
Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej
DZIAŁ VII
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Załącznik Nr 1
Dokumentacja systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości
Dokumentacja systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości
1. Przestrzeganie wartości etycznych
- Kodeks Etyki Służby Cywilnej (Zarządzenie nr 114 Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 października 2002 r. w sprawie ustanowienia Kodeksu Etyki Służby Cywilnej, M.P. Nr 46, poz. 683),
- zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 lutego 2007 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania pracowników Ministerstwa Sprawiedliwości z podmiotami wykonującymi działalność lobbingową,
- System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym, System Zarządzania Jakością (SZJ) w Ministerstwie Sprawiedliwości obejmuje zintegrowane wymagania zawarte w normie PN-EN ISO 9001:2009 oraz wymagania dodatkowe "Systemu odpowiedzialności społecznej i przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym" (zwanego dalej Systemem Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym); dokumentacja SZJ w procesie C.5 Zarządzanie ryzykiem wystąpienia zjawisk o charakterze korupcyjnym.
2. Kompetencje zawodowe
- dokumentacja SZJ w ramach procesu C.2 Zarządzanie zasobami ludzkimi w MS: proces C.2.1 Prowadzenie rekrutacji, proces C.2.3. Prowadzenie oceny okresowej, proces C.2.4 Podnoszenie kompetencji zawodowych.
3. Struktura organizacyjna
- Regulamin organizacyjny Ministerstwa Sprawiedliwości (Zarządzenie nr 33/10/BDG Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 marca 2010 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Sprawiedliwości),
- wewnętrzne regulaminy organizacyjne poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości,
- opisy stanowisk lub zakresy czynności uwzględniające aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności określone dla każdego pracownika; w SZJ proces C.2.1 Prowadzenie rekrutacji, w nim procedura C.2.1.1 Sporządzanie opisów stanowisk pracy.
4. Delegowanie uprawnień
- zarządzenie nr 35/10/BM Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 kwietnia 2010 r. w sprawie ustalenia zakresu czynności członków Kierownictwa Ministerstwa Sprawiedliwości oraz Dyrektora Generalnego Urzędu,
- opisy stanowisk lub zakresy czynności uwzględniające aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności określone dla każdego pracownika; w SZJ proces C.2.1 Prowadzenie rekrutacji, w nim procedura C.2.1.1 Sporządzanie opisów stanowisk pracy.
B. Cele i zarządzanie ryzykiem
5. Misja
- Misja Ministerstwa Sprawiedliwości określona została jako:
"sprawna obsługa Ministra Sprawiedliwości - Prokuratora Generalnego w celu odpowiedniego wykonywania przez niego ustawowych zadań dotyczących resortu sprawiedliwości, zapewnianie resortowi sprawiedliwości warunków umożliwiających podnoszenie na wyższy poziom ochrony prawnej i bezpieczeństwa obywateli oraz dążenie do spełnienia wymagań klientów Ministerstwa".
6. Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji
- cele podstawowe i szczegółowe Ministerstwa Sprawiedliwości określone zostały planie strategicznym na lata 2007-2010, cele resortu sprawiedliwości zostały uwzględnione w projekcie dokumentu Wyzwania strategii "Sprawne Państwo 2011-2020",
- procedury określone w ramach procesu C.4.2 Dokonywanie przeglądu Systemu Zarządzania Jakością oraz monitorowanie realizacji celów jakości, (procedura C.4.2.1 Dokonywanie przeglądu Systemu Zarządzania Jakością oraz monitorowanie realizacji celów jakości).
7. Identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, reakcja na ryzyko
- ww. punkty w pewnym zakresie regulowane są przez: procedury określone w ramach SZJ w procesach: C.4.3 Postępowanie z nieprawidłowościami (procedura C.4.3.1 Postępowanie z nieprawidłowościami), C.4.4 Realizacja działań doskonalących (procedura C.4.4.1 Realizacja działań doskonalących, w C.5 Zarządzanie ryzykiem wystąpienia zjawisk o charakterze korupcyjnym (procedura C.5.0.1 Analiza ryzyka zagrożenia korupcyjnego).
C. Mechanizmy kontroli
8. Nadzór
- procedury w ramach procesu B.07 Procesy kontroli i nadzoru jednostek resortu, proces B.7.1 Wykonywanie zadań kontrolnych przez Wydział Kontroli MS (B.7.1.1 Wykonywanie zadań kontrolnych przez Wydział Kontroli Biura Ministra).
9. Ciągłość działalności
- procedura w procesie C.2.1 Prowadzenie rekrutacji C.2.1.1 Sporządzanie opisów stanowisk pracy - w zakresie ustalenia zastępstw nieobecnych pracowników,
- zarządzenie nr 69/2004 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 9 grudnia 2004 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w Ministerstwie Sprawiedliwości.
10. Ochrona zasobów
- regulacje w zakresie ochrony informacji niejawnych proces B.14 Ochrona informacji niejawnych, proces B.14.1 Postępowanie sprawdzające (Instrukcja B.14.1.0.1 Zwykłe postępowanie sprawdzające), proces B.14.2 Ochrona systemów i sieci teleinformatycznych (procedura B.14.2.1 Organizacja i zarządzanie systemami teleinformatycznymi do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone", proces B.14.3 Wytwarzanie, ewidencja i nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych (Instrukcja B.14.3.0.1 Wytwarzanie i ewidencja niejawnych dokumentów wychodzących - dokumenty wytwarzane na BSK, Instrukcja B.14.3.0.2 Wytwarzanie i ewidencja niejawnych dokumentów wychodzących - dokumenty wytwarzane techniką ksero, Instrukcja B.14.3.0.3 Ewidencja i ekspedycja niejawnych dokumentów wychodzących, Instrukcja B.14.3.0.4 Ewidencja i obieg niejawnych dokumentów wychodzących), proces B.7.3 Kontrola ochrony informacji niejawnych (Instrukcja B.7.3.0.1 Okresowa kontrola ewidencji i obiegu dokumentów niejawnych o klauzuli "zastrzeżone", Instrukcja B.7.3.0.2 Kontrola komputerów przetwarzających informacje niejawne o klauzuli "zastrzeżone"),
- zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 kwietnia 2007 r. w sprawie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w Ministerstwie Sprawiedliwości,
- regulacje w zakresie eksploatacji i ochrony zasobów informatycznych: proces B.4.1 Instalacja, konfiguracja i utrzymywanie w ruchu Systemu Informatycznego (aspekt techniczny (procedura B.4.1.1 Instalacja, konfiguracja i utrzymywanie w ruchu Systemu Informatycznego (aspekt techniczny) proces B.4.2 Administracja oprogramowania (systemy informatyczne centralne) (procedura B.4.2.1 Nadawanie użytkownikom uprawnień do systemów informatycznych, procedura B.4.2.2 Obsługa zgłoszeń z helpdesku dotyczących wdrożonych aplikacji, procedura B.4.2.3 Odbiór nowej wersji oprogramowania, procedura B.4.2.4 Tworzenie instrukcji, standardów i wytycznych), proces B.4.4 Zarządzanie POPD i ZOPD (procedura B.4.4.1 Zarządzanie Podstawowym i Zapasowym Ośrodkiem Przetwarzania Danych Ministerstwa Sprawiedliwości (POPD i ZOPD MS) oraz proces B.4.5 Administrowanie zasobami informatycznymi (procedura B.4.5.1 Administrowanie zasobami informatycznymi),
- uregulowania w zakresie ochrony zasobów KRK: proces B.19 Administracja zasobami informatycznymi KRK (procedura B.19.0.1 Administracja zasobami informatycznymi i utrzymanie w ruchu Systemu Informatycznego Krajowego Rejestru Karnego),
- zarządzenie nr 33/2007 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 27 kwietnia 2007 r. w sprawie regulaminu pracy w Ministerstwie Sprawiedliwości,
- regulacje w zakresie gospodarki nieruchomościami: proces B.1.2 Administrowanie nieruchomościami (procedura B.1.2.1 Konserwacje wyposażenia, urządzeń i instalacji, procedura B.1.2.2 Usuwanie awarii, naprawy urządzeń, wyposażenia i instalacji, remonty, procedura B.1.2.3 Kwaterowanie osób delegowanych do pracy w Ministerstwie, procedura B.1.2.4 Zarządzanie umowami i dokumentami dotyczącymi obiektów, powierzchni biurowej, mieszkalnej, archiwalnej i garażowej znajdujących się w dyspozycji Ministerstwa Sprawiedliwości),
- regulacje wewnętrzne w zakresie ruchu osobowego i ochrony mienia Ministerstwa Sprawiedliwości proces B.1.10 Ochrona fizyczna obiektów Ministerstwa Sprawiedliwości (instrukcja B.1.10.1.1 Wydawanie kart identyfikacyjnych, procedura B.1.10.2 Nadzór nad ochroną obiektów MS, instrukcja B.1.10.3.1 Pełnienie służby i postępowanie w sytuacjach awaryjnych), proces B.1.5 Transportowa gospodarka i obsługa MS (procedura B.1.5.1 Obsługa transportowa M.S.),
- zarządzenie nr 11 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 3 marca 2003 r. w sprawie wykonywania zadań przez funkcjonariuszy Służby Więziennej oddelegowanych do pełnienia służby w Ministerstwie Sprawiedliwości,
- zarządzenie nr 67/2006 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 11 października 2006 r. w sprawie zasad ruchu osobowego, samochodowego i materiałowego na terenie siedziby Ministerstwa Sprawiedliwości,
- zarządzenie nr 68/2006 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 11 października 2006 r. w sprawie zasad gospodarowania kluczami do pomieszczeń i wejść w budynku Ministerstwa Sprawiedliwości (wraz z Książką ewidencji kluczy),
- zarządzenie nr 69/2006 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 11 października 2006 r. w sprawie zasad wewnętrznej organizacji w budynku Ministerstwa Sprawiedliwości przy ul. Krasińskiego 65,
- zarządzenie nr 30 /2008 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 6 czerwca 2008 r. w sprawie warunków ustalania i zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy oraz zasad korzystania z pojazdów służbowych w Ministerstwie Sprawiedliwości,
- zarządzenie nr 67/2009 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 27 października 2009 r. w sprawie zasad ruchu osobowego, samochodowego, materiałowego oraz gospodarowania kluczami do pomieszczeń budynku Ministerstwa Sprawiedliwości przy ul. Czerniakowskiej 100 w Warszawie,
- zarządzenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości nr 7/2009 z dnia 5 marca 2009 r. w sprawie instrukcji bezpieczeństwa pożarowego w budynkach Ministerstwa Sprawiedliwości,
- zarządzenie nr 4/2003 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 17 stycznia 2003 r. w sprawie zasad kwaterowania w zasobach lokalowych będących w dyspozycji Ministerstwa Sprawiedliwości,
- zarządzenie nr 16/2005 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 11 kwietnia 2005 r. w sprawie regulaminu Biblioteki Ministerstwa Sprawiedliwości, proces B.10 Gromadzenie i udostępnianie zbiorów bibliotecznych,
- regulacje dotyczące ochrony i bezpieczeństwa danych wytworzonych w MS: proces B.11 Gromadzenie i zabezpieczanie zasobu archiwalnego Ministerstwa Sprawiedliwości (przekazywanie akt przez komórki organizacyjne do Archiwum Zakładowego) oraz eliminowanie dokumentacji zbędnej (B.11.0.0.1 Instrukcja w sprawie zapewnienia właściwych warunków wilgotności i temperatury w pomieszczeniach Archiwum Zakładowego, w których jest przechowywana dokumentacja na nośniku papierowym),
- regulacje wewnętrzne w zakresie gospodarowania zużytymi i zbędnymi składnikami majątku ruchomego: zarządzenie nr 3 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 31 stycznia 2008 r. w sprawie powołania Komisji do Oceny Przydatności i Likwidacji Zużytych i Zbędnych Składników Majątku Ruchomego oraz ustalenia sposobu i trybu gospodarowania zużytymi i zbędnymi składnikami majątku ruchomego Ministerstwa Sprawiedliwości, wraz z załącznikiem określającym sposób postępowania z dyskami twardymi sprzętu komputerowego, który będzie przedmiotem przekazania, darowizny, sprzedaży, oddania w najem lub dzierżawę albo likwidacji,
- regulacje dotyczące ewidencjonowania środków trwałych i wyposażenia: proces B.1.3 Obsługa gospodarcza (procedura B.1.3.2 Ewidencja ilościowo-wartościowa rzeczowych składników majątkowych).
11. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych
- zarządzenie nr 79/2009 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości,
- zarządzenie nr 72/2009 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 12 listopada 2009 r. w sprawie zasad klasyfikacji wydatków budżetowych do wydatków strukturalnych i ich ewidencji oraz sporządzania sprawozdania Rb-WS,
- proces B.1.1 Pełnienie funkcji dysponenta środków budżetowych III stopnia dla Ministerstwa Sprawiedliwości (procedura B.1.1.1 Planowanie budżetu oraz opracowanie projektu planu finansowego dla Centrali Ministerstwa Sprawiedliwości, procedura B.1.1.2 Realizacja budżetu - Dokumentowanie operacji finansowo-księgowych w Centrali Ministerstwa Sprawiedliwości, procedura B.1.1.3 Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych, procedura B.1.1.4 Ewidencja dochodów budżetowych i innych wpłat, procedura B.1.1.5 Sprawozdawczość oraz analiza i monitoring wykonania budżetu w Centrali Ministerstwa Sprawiedliwości, B.1.1.6 Zasady i tryb zawierania umów cywilnoprawnych w Ministerstwie Sprawiedliwości),
- proces B.1.4 Zakup towarów i usług (procedura B.1.4.1 Planowanie zamówień publicznych, procedura B.1.4.2 Udzielanie zamówień publicznych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych, procedura B.1.4.3 Zakup towarów i usług bez konieczności stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych), proces B.1.3 Obsługa gospodarcza (procedura B.1.3.2 Ewidencja ilościowo-wartościowa rzeczowych składników majątkowych),
- zarządzenie nr 12/2010/BDG Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 24 lutego 2010 r. w sprawie regulaminu administrowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Ministerstwie Sprawiedliwości,
- proces B.1.7 Świadczenie pomocy socjalnej (procedura B.1.7.1 Planowanie środków finansowych zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla Ministerstwa Sprawiedliwości, planowanie wydatków, z podziałem na różne rodzaje świadczeń oraz opracowanie zasad przyznawania środków socjalnych, procedura B.1.7.2 Zapewnienie wypoczynku dzieciom i młodzieży, uprawnionym osobom dorosłym, rekreacji kulturalno-sportowej i dofinansowanie pobytu dziecka w żłobku, przedszkolu lub innej formie wychowania, procedura B.1.7.3 Udzielanie zapomóg i pożyczek mieszkaniowych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Ministerstwa Sprawiedliwości, procedura B.1.7.4 Przygotowanie dokumentacji i sporządzanie umów pożyczek na zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych sędziów zatrudnionych w Ministerstwie Sprawiedliwości oraz prezesów sądów apelacyjnych).
12. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych
- proces B.4. Eksploatacja systemów informatycznych.
D. Informacja i komunikacja
13. Bieżąca informacja i komunikacja wewnętrzna
- proces A.1 Zarządzanie informacją publiczną i wewnętrzną (procedura A.1.0.2 Zarządzanie informacją wewnętrzną),
- elektroniczny system obiegu dokumentów w Ministerstwie Sprawiedliwości - EODMS,
- elektroniczny system informacji kadrowej - EIK,
- foldery publiczne, w których zamieszczone zostały m.in. dokumentacja związana z Systemem Zarządzania Jakością w Ministerstwie Sprawiedliwości (dostępne wszystkie procedury, opis procesów, cele, informacje z auditów itd.),
- intranet - z zakładkami zawierającymi wewnętrzne regulacje, regulaminy, zarządzenia Ministra Sprawiedliwości, zarządzenia Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości, plan strategiczny, misję Ministerstwa, statystyki dotyczące resortu sprawiedliwości itd.,
- strona internetowa MS - gdzie zamieszczane są bieżące informacje związane z funkcjonowaniem Ministra Sprawiedliwości i Ministerstwa Sprawiedliwości, w tym również projekty aktów prawnych opracowywanych w Ministerstwie, statystyki resortowe itp.,
- cykliczne, regularne posiedzenia Kierownictwa Ministerstwa Sprawiedliwości.
14. Komunikacja zewnętrzna
- proces A.1 Zarządzanie informacją publiczną i wewnętrzną (procedura A.1.0.1 Udostępnianie informacji publicznej), proces A.02 Rozpatrywanie skarg i wniosków (procedura A.2.0.1 Rozpatrywanie korespondencji wpływającej do Wydziału Skarg i Wniosków, procedura A.2.0.2 Opracowanie rocznego sprawozdania dotyczącego wpływu i sposobu załatwiania skarg i wniosków skierowanych do resortu sprawiedliwości, procedura A.2.0.3 Przyjmowanie interesantów przez pracowników Wydziału Skarg i Wniosków i Członków Kierownictwa Ministerstwa),
- strona internetowa MS - gdzie zamieszczane są bieżące informacje związane z funkcjonowaniem Ministra Sprawiedliwości i Ministerstwa Sprawiedliwości, w tym również projekty aktów prawnych opracowywanych w Ministerstwie, statystyki resortowe itp.,
- konferencje prasowe.
E. Monitorowanie i ocena
15. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej, samoocena, audyt wewnętrzny, uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej
- proces B.08 Audyt wewnętrzny (procedura B.8.0.1 Realizacja audytu wewnętrznego (zadań audytowych).