Kontrola zarządcza w Straży Granicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2016.6

Akt utracił moc

Wersja od: 16 lutego 2016 r.

ZARZĄDZENIE Nr 10

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 16 lutego 2016 r.

w sprawie kontroli zarządczej w Straży Granicznej

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) oraz w związku z § 4 ust. 4 zarządzenia nr 21 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 11 sierpnia 2015 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - sprawy wewnętrzne (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. poz. 34) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa funkcjonowanie kontroli zarządczej w Straży Granicznej w zakresie nieuregulowanym w odrębnych przepisach, a w szczególności:

1) obowiązki w zakresie kontroli zarządczej:

a) kierowników jednostek organizacyjnych Straży Granicznej,

b) kierowników komórek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej;

2) tryb sporządzania dokumentów dotyczących kontroli zarządczej;

3) wzory stosowanych dokumentów, o których mowa w pkt 2.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministrze - rozumie się przez to ministra właściwego do spraw wewnętrznych;

2) Komendancie Głównym SG - rozumie się przez to Komendanta Głównego Straży Granicznej;

3) KGSG - rozumie się przez to Komendę Główną Straży Granicznej;

4) Szefie Sztabu - rozumie się przez to Dyrektora-Szefa Sztabu Komendanta Głównego Straży Granicznej;

5) kierowniku jednostki organizacyjnej SG - rozumie się przez to komendanta oddziału, ośrodka szkolenia i ośrodka Straży Granicznej;

6) kierowniku komórki organizacyjnej KGSG - rozumie się przez to dyrektora zarządu, biura, inspektoratu oraz Szefa Sztabu;

7) ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

8) planie działalności Komendanta Głównego SG - rozumie się przez to plan działalności Straży Granicznej na dany rok kalendarzowy, opracowany na podstawie art. 70 ust. 4 ustawy;

9) sprawozdaniu z wykonania planu działalności Komendanta Głównego SG - rozumie się przez to sprawozdanie opracowane na podstawie art. 70 ust. 4 ustawy;

10) analizie ryzyka - rozumie się przez to analizę ryzyka, o której mowa w § 12 zarządzenia nr 21 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 11 sierpnia 2015 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, sporządzaną dla potrzeb związanych z realizacją planu działalności Komendanta Głównego SG;

11) doskonaleniu kontroli zarządczej - rozumie się przez to doskonalenie systemu kontroli zarządczej jako procesu ciągłego, realizowanego przy uwzględnieniu wniosków wynikających z bieżącego funkcjonowania jednostki organizacyjnej SG lub komórki organizacyjnej KGSG, jak również oceny funkcjonowania rozwiązań określonych zarządzeniem;

12) standardach kontroli zarządczej - rozumie się przez to standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych określone w załączniku do komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84);

13) pracowniku KGSG - rozumie się przez to funkcjonariusza i pracownika Komendy Głównej Straży Granicznej;

14) kierowniku Audytu Wewnętrznego - rozumie się przez to Audytora Wewnętrznego - Kierownika Audytu Wewnętrznego Inspektoratu Kontroli i Audytu Wewnętrznego Komendanta Głównego Straży Granicznej.

§  3.

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych SG organizują i realizują kontrolę zarządczą w jednostkach, którymi kierują w oparciu o standardy kontroli zarządczej oraz zarządzenie.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych KGSG zapewniają realizację standardów kontroli zarządczej w komórkach, którymi kierują.

3. Kierownicy, o których mowa w ust. 1 i 2, są odpowiedzialni za doskonalenie systemu kontroli zarządczej oraz dokonują bieżącego przeglądu i aktualizacji dokumentacji kontroli zarządczej w jednostkach i komórkach, którymi kierują.

§  4.

1. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG w terminie do dnia 10 grudnia każdego roku, przesyła Szefowi Sztabu propozycje celów, mierników i zadań komórki organizacyjnej KGSG do planu działalności Komendanta Głównego SG na rok następny, dotyczące przedsięwzięć Straży Granicznej w zakresie działalności merytorycznej kierowanej komórki organizacyjnej lub informację o ich braku.

2. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG przygotowując propozycje celów, mierników i zadań, o których mowa w ust. 1, może zaprosić kierowników jednostek organizacyjnych SG do udziału w ich przygotowaniu wskazując jednocześnie zakres tego udziału.

3. Propozycje celów, mierników i zadań, o których mowa w ust. 1, powinny być przygotowane z uwzględnieniem celów przyjętych do realizacji w planie działalności Ministra i w projekcie budżetu Straży Granicznej w układzie zadaniowym na rok następny oraz postanowień "Koncepcji funkcjonowania Straży Granicznej w latach 2016-2022".

4. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG właściwej do spraw finansów informuje w formie pisemnej kierowników komórek organizacyjnych KGSG oraz kierowników jednostek organizacyjnych SG o celach, zadaniach i miernikach przyjętych do projektu budżetu Straży Granicznej w układzie zadaniowym na rok następny nie później niż do dnia 5 grudnia każdego roku.

5. Dopuszcza się przedstawienie propozycji celów innych, niż określone w planie lub projekcie, o których mowa w ust. 3, pod warunkiem wskazania źródła finansowania ich realizacji.

6. Propozycje celów, mierników i zadań, o których mowa w ust. 1, zawierają dodatkowo:

1) mierniki określające stopień realizacji każdego ze wskazanych celów wraz z podaniem nazwy oraz wartości bazowej i docelowej, planowanej do osiągnięcia na koniec roku, w którym cel powinien zostać zrealizowany;

2) osoby odpowiedzialne za ich realizację;

3) najważniejsze zadania służące realizacji celów;

4) odniesienia do dokumentów o charakterze strategicznym;

5) źródło finansowania.

7. Wzór propozycji celów, mierników i zadań, o których mowa w ust. 1, określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

8. Szef Sztabu w terminie do dnia 15 grudnia każdego roku, na podstawie otrzymanych propozycji celów, mierników i zadań, o których mowa w ust. 1, opracowuje zestawienie celów i mierników określających stopień realizacji każdego celu i najważniejszych zadań służących ich osiągnięciu, a następnie przedstawia Komendantowi Głównemu SG, który wskazuje cele przeznaczone do realizacji w planie działalności Komendanta Głównego SG.

9. Szef Sztabu, niezwłocznie po wskazaniu przez Komendanta Głównego SG celów do realizacji, opracowuje plan działalności Komendanta Głównego SG i przedstawia Komendantowi Głównemu SG do zatwierdzenia.

§  5.

1. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG, której cele, mierniki i zadania zostały ujęte w planie działalności Komendanta Głównego SG, dokonuje identyfikacji i oceny ryzyka dla poszczególnych celów ujętych w tym planie, a także ustala postępowanie z ryzykiem i określa działania zaradcze w celu jego zmniejszenia do akceptowalnego poziomu lub wyeliminowania.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej SG, który brał udział w przygotowaniu propozycji celów, mierników i zadań w trybie § 4 ust. 2, zapewnia właściwemu kierownikowi komórki organizacyjnej KGSG pomoc w procesie identyfikacji i analizy ryzyka, w zakresie ustalonym przez kierownika komórki organizacyjnej KGSG.

3. Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 1, kierownik komórki organizacyjnej KGSG sporządza dokumentację w formie arkusza analizy ryzyka oraz planu postępowania z ryzykiem, których kopię przesyła Szefowi Sztabu w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku.

4. Wzór arkusza analizy ryzyka określa załącznik nr 2 do zarządzenia, natomiast wzór planu postępowania z ryzykiem określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

5. Szef Sztabu przedstawia Komendantowi Głównemu SG do akceptacji zbiorczą analizę ryzyka w terminie 30 dni od dnia opublikowania planu działalności Komendanta Głównego SG w Biuletynie Informacji Publicznej.

§  6.

1. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG, której cele, mierniki i zadania zostały ujęte w planie działalności Komendanta Głównego SG w zakresie swojej właściwości na bieżąco monitoruje ich realizację.

2. W przypadku istotnej zmiany warunków funkcjonowania komórki organizacyjnej KGSG, jednostki organizacyjnej SG lub wystąpienia innych okoliczności mających wpływ na realizację celów, mierników i zadań ujętych w planie działalności Komendanta Głównego SG, kierownik komórki organizacyjnej KGSG dokonuje bez zbędnej zwłoki czynności, o których mowa w § 5 ust. 1.

3. Wszelkie informacje dotyczące ryzyk ewidencjonuje się na bieżąco w rejestrze ryzyk zidentyfikowanych przez komórkę organizacyjną KGSG dotyczących planu działalności Komendanta Głównego SG, a w przypadku wystąpienia zmian, przesyła się niezwłocznie Szefowi Sztabu.

4. Wzór rejestru ryzyk, o którym mowa w ust. 3, określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

§  7.

1. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG, której cele zostały ujęte w planie działalności Komendanta Głównego SG, opracowuje:

1) półroczną informację określającą stopień realizacji celów, mierników i zadań i przesyła Szefowi Sztabu wraz z uaktualnionym rejestrem ryzyk, o którym mowa w § 6 ust. 3, w terminie do dnia 15 lipca każdego roku;

2) sprawozdanie z realizacji celów za rok poprzedni w terminie do dnia 5 lutego każdego roku.

2. Wzór informacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

3. Szef Sztabu przedstawia Komendantowi Głównemu SG do akceptacji:

1) półroczną informację, o której mowa w ust. 1 pkt 1, w terminie do dnia 31 lipca każdego roku;

2) sprawozdanie z wykonania planu działalności Komendanta Głównego SG, sporządzone na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 1, w terminie do dnia 10 lutego każdego roku.

§  8.

1. Kierownicy komórek organizacyjnych KGSG dokonują weryfikacji sposobu funkcjonowania kontroli zarządczej za rok poprzedni w komórkach, którymi kierują, poprzez wypełnienie kwestionariusza samooceny.

2. Pracownicy KGSG mogą dokonywać samooceny kontroli zarządczej w komórkach, w których realizują zadania służbowe, poprzez wypełnienie kwestionariusza samooceny przy użyciu aplikacji informatycznej samooceny kontroli zarządczej w KGSG, dostępnej na portalu wewnętrznym Straży Granicznej, w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku.

3. Szef Sztabu opracowuje wzory kwestionariuszy, o których mowa w ust. 1 i 2, w konsultacji z kierownikiem Audytu Wewnętrznego, a następnie zamieszcza je na portalu wewnętrznym Straży Granicznej jednocześnie informując o tym fakcie kierowników komórek organizacyjnych KGSG w terminie:

1) do dnia 30 listopada każdego roku dla kierowników komórek organizacyjnych KGSG;

2) do dnia 31 grudnia każdego roku dla pracowników KGSG.

4. Szef Sztabu przesyła do wiadomości i służbowego wykorzystania kierownikowi Audytu Wewnętrznego wypełnione kwestionariusze samooceny, o których mowa w ust. 1 i 2.

§  9.

1. Szef Sztabu dokonuje zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni, stanowiącej zestawienie informacji dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej w obszarach:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

2. Analizy, o której mowa w ust. 1, Szef Sztabu dokonuje z uwzględnieniem sprawozdania z wykonania planu działalności Komendanta Głównego SG, zbiorczej informacji z realizacji planu budżetu Straży Granicznej w układzie zadaniowym na dany rok, zbiorczej analizy ryzyka, o której mowa w § 5 ust. 5, a także dokumentów, o których mowa w ust. 3-5.

3. W celu dokonania analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG, kierownik komórki organizacyjnej KGSG przekazuje Szefowi Sztabu następujące dokumenty:

1) sprawozdania i wystąpienia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w komórce organizacyjnej KGSG przez instytucje zewnętrzne i przez komórki organizacyjne KGSG uprawnione do przeprowadzania kontroli;

2) protokoły z kontroli przeprowadzonych w komórce organizacyjnej KGSG przez instytucje zewnętrzne, po których nie są sporządzane wystąpienia pokontrolne;

3) informacje o sposobie wykonania zaleceń i wykorzystania wniosków z kontroli, o których mowa w pkt 1 i 2 oraz informacje o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia - jeżeli dokumenty takie zostały sporządzone;

4) sprawozdania z audytów przeprowadzonych w komórkach organizacyjnych KGSG przez instytucje zewnętrzne;

5) informacje o sposobie wykonania zaleceń zawartych w sprawozdaniach, o których mowa w pkt 4 oraz informacje o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia - jeżeli dokumenty takie zostały sporządzone;

6) kwestionariusz samooceny, o którym mowa w § 8 ust. 1;

7) informacje dotyczące obowiązywania i przestrzegania procedur kontrolnych w zakresie gospodarki finansowej - w przypadku komórek organizacyjnych KGSG:

a) właściwych do spraw finansów, łączności i informatyki, techniki i zaopatrzenia, kadr i szkolenia, lotnictwa Straży Granicznej,

b) podejmujących działania dotyczące planowania, rozdysponowania i nadzoru nad wydatkowaniem środków finansowych przez jednostki organizacyjne SG w ramach zadań związanych z pozyskiwaniem, wydatkowaniem i rozliczaniem zagranicznych środków finansowych,

c) realizujących czynności związane z wydatkowaniem środków finansowych z funduszu operacyjnego;

8) informacje z dokonanych ocen prawidłowości ustalenia i stosowania w KGSG procedur kontrolnych w zakresie gospodarki finansowej - w przypadku komórki organizacyjnej KGSG właściwej do spraw kontroli i audytu wewnętrznego;

9) informacje skargowe na nieprzestrzeganie wartości etycznych w KGSG - w przypadku komórki właściwej do przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz komórki właściwej do gromadzenia i analizowania danych o naruszeniach dyscypliny służbowej i postępowaniach dyscyplinarnych prowadzonych w stosunku do pracowników KGSG;

10) informacje o przeprowadzonej w danym roku ocenie stopnia realizacji założonych celów w ramach kontroli zarządczej zapewniającej monitorowanie postępów prowadzonych prac inwestycyjnych - w przypadku komórki właściwej do współdziałania z jednostkami organizacyjnymi SG w zakresie realizacji budowlanych zadań inwestycyjnych oraz ich koordynowania.

4. Na wniosek Szefa Sztabu do analizy, o której mowa w ust. 1, kierownik komórki organizacyjnej KGSG przekazuje również inne dane i dokumenty dotyczące kontroli zarządczej z zakresu właściwości merytorycznej kierowanej komórki.

5. Kierownik Audytu Wewnętrznego przekazuje na bieżąco Szefowi Sztabu ocenę kontroli zarządczej, sporządzaną na podstawie wyników przeprowadzonych audytów wewnętrznych.

6. Z przekazywanych dokumentów, o których mowa w ust. 2-5, wyłącza się informacje, dane, sprawozdania i inne materiały uzyskane w związku z realizacją czynności operacyjno-rozpoznawczych i dochodzeniowo-śledczych.

7. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 1-5, udostępnia się w oryginale za pośrednictwem kancelarii, z obowiązkiem zwrotu po wykorzystaniu.

8. Jeżeli przekazanie dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt 1-5, stanowi znaczne, uzasadnione utrudnienie realizacji zadań przez komórkę organizacyjną KGSG, kierownik tej komórki, po uzgodnieniu z Szefem Sztabu, może poprzestać na przesłaniu notatki obejmującej:

1) przedstawienie uwag, zaleceń i wniosków wskazanych w sprawozdaniach z kontroli, wystąpieniach pokontrolnych, protokołach kontroli, sprawozdaniach z audytu lub innej dokumentacji kontrolnej;

2) podanie nazwy podmiotu kontrolującego, zakresu i okresu kontroli lub audytu oraz nazwy i numeru dokumentu, z którego pochodzą te informacje;

3) oświadczenie o sposobie wykonania zaleceń i wykorzystania wniosków z kontroli lub audytu wraz z informacją o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia.

§ 10. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG przekazuje Szefowi Sztabu dokumenty, o których mowa w § 9 ust. 3:

1) pkt 1, 2 i 4 - na bieżąco, po zapoznaniu się z dokumentami;

2) pkt 3 i 5 - na bieżąco, po przesłaniu wskazanej informacji zarządzającemu kontrolę lub audyt;

3) pkt 6 - do dnia 15 lutego każdego roku;

4) pkt 7 i 8 - do 10 dnia miesiąca po zakończeniu kwartału;

5) pkt 9 i 10 - do dnia 20 lutego każdego roku.

§ 11. Wyniki dokonanej zbiorczej analizy, o której mowa w § 9 ust. 1, Szef Sztabu przedstawia w formie pisemnej Komendantowi Głównemu SG, w terminie do dnia 10 marca każdego roku.

§  12.

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych SG składają Komendantowi Głównemu SG oświadczenia cząstkowe o stanie kontroli zarządczej w jednostkach, którymi kierują za poprzedni rok, w terminie do dnia 1 marca każdego roku.

2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w szczególności na podstawie:

1) wyników monitorowania realizacji celów i zadań;

2) wyników zarządzania ryzykiem;

3) wyników samooceny kontroli zarządczej dokonanej z uwzględnieniem wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych;

4) wyników audytów wewnętrznych i audytów przeprowadzonych przez instytucje zewnętrzne;

5) wyników kontroli zrealizowanych przez instytucje zewnętrzne i komórki wyodrębnione w strukturze jednostek organizacyjnych SG uprawnione do przeprowadzenia kontroli;

6) innych źródeł informacji.

3. Wzór oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

4. Podpisane oświadczenia o stanie kontroli zarządczej podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej jednostki organizacyjnej SG.

§  13.

1. Wyniki analizy, o której mowa w § 9 ust. 1, oraz oświadczenia, o których mowa w § 12 ust. 1, stanowią podstawę do podpisania przez Komendanta Głównego SG oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Straży Granicznej.

2. Szef Sztabu przygotowuje projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Straży Granicznej i przedkłada Komendantowi Głównemu SG do podpisu w terminie do dnia 10 marca każdego roku.

§  14.

1. Dokumenty sporządzone na podstawie przepisów zarządzenia, o którym mowa w § 16, zachowują moc obowiązującą.

2. Wyniki dokonanej zbiorczej analizy, o których mowa w § 10 zarządzenia wymienionego w ust. 1, Szef Sztabu przedstawia w formie pisemnej Komendantowi Głównemu Straży Granicznej w terminie do dnia 10 marca 2016 r.

§ 15. Przepis § 14 ust. 2 stosuje się od dnia 9 lutego 2016 r.

§ 16. Traci moc zarządzenie nr 65 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 23 maja 2014 r. w sprawie kontroli zarządczej w Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG poz. 82).

§ 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Wzór

Propozycje celów, mierników i zadań ........................................

(nazwa komórki organizacyjnej KGSG)

do planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej na rok .....

Lp.	Cel	Mierniki określające stopień realizacji celu			Koordynator celu/osoba odpowiedzialna za realizację celu	Najważniejsze zadania służące realizacji celu	Źródło finansowania	Odniesienie do dokumentu o charakterze strategicznym (jeżeli realizacja wskazanego celu wynika z dokumentu o charakterze strategicznym)
		Nazwa	Wartość bazowa ^1	Wartość docelowa ^2
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.
2.
3.

........................................................ ......................................................................................

Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Wzór

Arkusz analizy ryzyka

Cel	Zadanie	Identyfikacja ryzyka			Ocena ryzyka			Istotność ryzyka	Postępowanie z ryzykiem
		Zdarzenie	Następstwo (N) ^3	Prawdopodobieństwo (P) ^4	Ocena (N) ^5	Ocena (P) ^6	Poziom ryzyka = N x P
		(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)

(1) Zdarzenie - wystąpienie lub zmiana konkretnego zestawu okoliczności.

(2) Następstwo - konsekwencje, rezultat zdarzenia mający wpływ na cele.

(3) Prawdopodobieństwo - możliwość, szansa wystąpienia zdarzenia.

Elementy, które należy wziąć pod uwagę przy określaniu skali oddziaływania (następstwa):

* Skala potencjalnych strat finansowych (dodatkowych kosztów), zobowiązań finansowych.

* Wartość majątku narażonego na utratę bądź uszkodzenie.

* Odpowiedzialność prawna wynikająca z niezgodności z przepisami prawa, z postanowieniami umów, istnienie (bądź nie) procedur regulujących dany proces.

* Skala zakłóceń organizacyjnych - wpływ na możliwość realizacji celów i zadań, np. brak zachowania ciągłości procesów działania, utrzymania funkcjonalności systemu niezbędnych do wykonywania podstawowych celów.

* Wpływ na wizerunek (np. w kontekście odbioru społecznego, zainteresowania mediów, zasięg oddziaływania tych mediów).

* Stosowane (bądź nie) mechanizmy kontroli oraz ich skuteczność.

Elementy, które należy wziąć pod uwagę przy określaniu prognozowanej skali prawdopodobieństwa:

* Dotychczasowe doświadczenia - częstość występowania danego zdarzenia.

* Duża liczba i intensywność działań podejmowanych w ramach procesu - np. obliczenia dokonywane pod presją czasu, przygotowywanie sprawozdań i raportów, wzrost intensywności pracy w pewnych okresach.

* Liczba komórek organizacyjnych i innych podmiotów zaangażowanych w realizację zadań w danym obszarze - potrzeba współdziałania, współpracy przepływu informacji.

* Zmiany technologiczne, organizacyjne, kadrowe w danym obszarze (ich częstość, zakres, istotność), wchodzące zmiany przepisów prawnych.

* Poziom uregulowania prawnego danego obszaru regulacjami o różnym charakterze (ustawy, rozporządzenia, uchwały, zarządzenia).

(4) Następstwo powinno zostać ocenione w skali od 1 do 5 gdzie:

Poziom	Ocena (N)	Opis
1	Nieznaczne	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje nieznaczną stratę finansową lub krótkotrwałe zakłócenia lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na wizerunek. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć.
2	Małe	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje niewielką stratę finansową, niewielkie zakłócenia lub opóźnienia w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na reputację. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć.
3	Średnie	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje znaczną stratę posiadanych zasobów, ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, reputację. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem może się wiązać trudny proces przywracania stanu poprzedniego.
4	Poważne	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje brak realizacji kluczowego zadania lub osiągnięcia konkretnego założonego celu, poważną stratę finansową i reputacji, ciężki uszczerbek na zdrowiu osób. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego.
5	Katastrofalne	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje brak realizacji kluczowych zadań albo osiągania założonych celów - poważny uszczerbek w zakresie jakości wykonywanych zadań, poważna strata finansowa albo na reputacji, utratę życia osób. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego.

(5) Prawdopodobieństwo powinno zostać ocenione w skali od 1 do 5 gdzie:

Poziom	Ocena (P)	Opis
1	Znikome	Zdarzenie objęte ryzykiem może wystąpić jedynie w wyjątkowych okolicznościach.
2	Mało prawdopodobne	Istnieje niewielkie prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia objętego ryzykiem.
3	Prawdopodobne	Zdarzenie objęte ryzykiem może wystąpić w określonych przypadkach.
4	Bardzo prawdopodobne	Wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem jest bardzo prawdopodobne.
5	Prawie pewne	Oczekuje się, że zdarzenie objęte ryzykiem wystąpi.

(6) Poziom ryzyka - wielkość ryzyka lub kombinacji ryzyk, wyrażony w postaci kombinacji następstw oraz ich prawdopodobieństwa.

Poziom ryzyka wyrażany jest jako iloczyn oceny następstw (N) i prawdopodobieństwa (P).

Następstwo (N)	1	2	3	4	5
Prawdopodobieństwo (P)
1	1	2	3	4	5
2	2	4	6	8	10
3	3	6	9	12	15
4	4	8	12	16	20
5	5	10	15	20	25

(7) Istotność ryzyka

Kryteria
Poziom	Ryzyko
1-5	Małe
6-9	Średnie
10-16 oraz gdzie P=1 a N=5	Duże
20-25	Bardzo duże

(8) Postępowanie z ryzykiem

Poziom	Ryzyko	Postępowanie z ryzykiem według kolejności rozważanych do podjęcia działań
1-5	Małe	1. Tolerowanie
6-9	Średnie	1. Tolerowanie 2. Zapobieganie
10-16 oraz gdzie P=1 a N=5	Duże	1. Zapobieganie 2. Przeniesienie 3. Tolerowanie (wraz z pisemnym uzasadnieniem) 4. Unikanie
20-25	Bardzo duże	1. Zapobieganie 2. Przeniesienie 3. Tolerowanie (wraz z pisemnym uzasadnieniem) 4. Unikanie

Słowniczek:

- zapobieganie - działania polegające na zmniejszeniu poziomu ryzyka, tj. zmniejszenie prawdopodobieństwa czyli eliminacja podatności lub następstw,

- przeniesienie - działanie polegające na przeniesieniu ryzyka na inną jednostkę, w tym ubezpieczyciela,

- unikanie - rozumiane jako zaprzestanie działań wywołujących ryzyko przekraczające akceptowany poziom ryzyka,

- tolerowanie (akceptowanie) ryzyka - w przypadku, gdy istnieją określone trudności w przeciwdziałaniu ryzykom lub gdy koszty planowanych działań doskonalących mogą przekroczyć przewidywane korzyści lub w celu wykorzystania szansy. W przypadku, gdy w ramach postępowania z ryzykiem podjęto decyzję o tolerowaniu ryzyka przekraczającego akceptowalny poziom ryzyka, decyzja taka, powinna być uzasadniona i udokumentowana.

........................................................... .................................................................................

Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Wzór

Plan postępowania z ryzykiem

Cel	Zadanie	Zdarzenie	Istotność ryzyka	Postępowanie z ryzykiem	Działania	Terminy ^7	Odpowiedzialni ^8	Informacje o realizacji działań
1	2	3	4	5	6	7	8	9

................................................... ...................................................................................

Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

ZAŁĄCZNIK Nr  4

Wzór

Rejestr ryzyk zidentyfikowanych przez ......................................

(nazwa komórki organizacyjnej KGSG)

dotyczących planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej na ..... r.

Cel	Zadanie	Zdarzenie (należy wskazać wszystkie zidentyfikowane zdarzenia)	Informacja o zmaterializowaniu się ryzyka i podjętych działaniach ^9
1	2	3	4

Rejestr ryzyka stanowi podstawę zarządzania ryzykiem w komórce organizacyjnej i musi być dokumentem zmieniającym się tak, aby odzwierciedlał dynamiczny charakter ryzyka oraz sposób zarządzania nim. W sytuacji zidentyfikowania więcej niż jednego ryzyka do celu/zadania należy tabelę wypełnić oddzielnie dla każdego ryzyka.

................................................... ......................................................................................

Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

ZAŁĄCZNIK Nr  5

Wzór

Informacja półroczna określająca stopień realizacji celów, mierników i zadań ......................

(nazwa komórki organizacyjnej KGSG)

z planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej

Lp.	Cel	Mierniki określające stopień realizacji celu					Informacja czy istnieje ryzyko nieosiągnięcia zaplanowanej wartości miernika (tak/nie)	Najważniejsze zadania służące realizacji celu	Informacja o zaistniałych zagrożeniach niezrealizowania zadania	Informacja o działaniach zapobiegawczych (podjętych lub planowanych)
		Wartość bazowa miernika	Planowana wartość do osiągnięcia	I kwartał	II kwartał	III kwartał
1.
2.
3.

................................................... ......................................................................................

Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

ZAŁĄCZNIK Nr  6

Wzór

Oświadczenie cząstkowe o stanie kontroli zarządczej

................................................................................................................................

(jednostka organizacyjna SG)

za rok ......................................

(rok, za który składane jest oświadczenie)

Dział I¹

Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, w szczególności dla zapewnienia:

- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

- skuteczności i efektywności działania,

- wiarygodności sprawozdań,

- ochrony zasobów,

- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

- efektywności i skuteczności przepływu informacji,

- zarządzania ryzykiem,

oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce organizacyjnej SG

.......................................................................................................................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej SG)

Część A²

□ w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Część B³

□ w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w Dziale II oświadczenia.

Część C⁴

□ nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w Dziale II oświadczenia.

Część D

Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z⁵:

□ monitoringu realizacji celów i zadań,

□ samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej,

□ procesu zarządzania ryzykiem,

□ audytu wewnętrznego,

□ kontroli wewnętrznych,

□ kontroli zewnętrznych,

□ innych źródeł informacji: ...........................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

............................................. ..................................................................................

(miejscowość, data) (podpis kierownika jednostki organizacyjnej SG)

Dział II⁶

1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.

Dział III⁷

Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie.

2. Pozostałe działania :

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte.

OBJAŚNIENIA

¹W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną z części - albo A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.

²Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.

³Część В wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6.

⁴Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.

⁵Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze.

⁶Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część В albo C.

⁷Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część В albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.

¹ Wartość bazowa - wartość osiągnięta na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok, w którym sporządzany jest wykaz celów na rok kolejny (np. na dzień 31 grudnia 2014 r. w przypadku sporządzania wykazu na 2016 r. natomiast jeżeli miernik nie występował w latach poprzednich wartość bazową szacuje się indywidualnie).

² Wartość docelowa - wartość planowana do osiągnięcia na koniec roku, którego dotyczy propozycja celów.

³ Należy odpowiednio wskazać (nieznaczne, małe, średnie, poważne, katastrofalne).

⁴ Należy odpowiednio wskazać (znikome, mało prawdopodobne, prawdopodobne, bardzo prawdopodobne, prawie pewne).

⁵ Należy odpowiednio wskazać (1, 2, 3, 4, 5).

⁶ Należy odpowiednio wskazać (1, 2, 3, 4, 5).

⁷ Należy wskazać termin realizacji działań (dzień, miesiąc, rok).

⁸ Należy wskazać osoby odpowiedzialne za realizacje zaplanowanych działań.

⁹ Należy wypełnić, w przypadku zmaterializowania się (wystąpienia) ryzyka.