Kontrola zarządcza w Straży Granicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2014.82

Akt utracił moc

Wersja od: 26 maja 2014 r.

ZARZĄDZENIE Nr 65

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 23 maja 2014 r.

w sprawie kontroli zarządczej w Straży Granicznej

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, 938 i 1646 oraz z 2014 r. poz. 379) oraz w związku z § 4 ust. 1 zarządzenia nr 59 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 6 września 2012 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - sprawy wewnętrzne (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. poz. 64) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa funkcjonowanie kontroli zarządczej w Straży Granicznej w zakresie nieuregulowanym w odrębnych przepisach, a w szczególności:

1) obowiązki w zakresie kontroli zarządczej:

a) kierowników jednostek organizacyjnych Straży Granicznej,

b) kierowników komórek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej;

2) tryb sporządzania dokumentów dotyczących kontroli zarządczej;

3) wzory stosowanych dokumentów, o których mowa w pkt 2.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministrze - rozumie się przez to Ministra Spraw Wewnętrznych;

2) Komendancie Głównym SG - rozumie się przez to Komendanta Głównego Straży Granicznej;

3) KGSG - rozumie się przez to Komendę Główną Straży Granicznej;

4) Szefie Sztabu - rozumie się przez to Dyrektora-Szefa Sztabu Komendanta Głównego Straży Granicznej;

5) kierowniku jednostki organizacyjnej SG - rozumie się przez to komendanta oddziału, ośrodka szkolenia i ośrodka Straży Granicznej;

6) planie działalności SG - rozumie się przez to plan działalności Straży Granicznej na następny rok kalendarzowy;

7) sprawozdaniu z wykonania planu działalności SG - rozumie się przez to sprawozdanie z wykonania planu działalności SG za rok poprzedni;

8) analizie ryzyka - rozumie się przez to analizę ryzyka, o której mowa w § 2 pkt 23 zarządzenia nr 59 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 6 września 2012 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, sporządzaną dla potrzeb związanych z realizacją planu działalności SG;

9) standardach kontroli zarządczej - rozumie się przez to standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych określone w załączniku do komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84).

§  3.

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych SG organizują i realizują kontrolę zarządczą w jednostkach, którymi kierują w oparciu o standardy kontroli zarządczej oraz zarządzenie.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych KGSG zapewniają realizację standardów kontroli zarządczej w komórkach, którymi kierują.

3. Kierownicy, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonują bieżącego przeglądu i aktualizacji dokumentacji kontroli zarządczej w jednostkach i komórkach, którymi kierują.

§  4.

1. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG w terminie do dnia 10 grudnia każdego roku, przesyła Szefowi Sztabu propozycje celów do planu działalności SG, dotyczące przedsięwzięć Straży Granicznej w zakresie działalności merytorycznej kierowanej komórki organizacyjnej lub informację o ich braku.

2. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG przygotowując propozycje celów, o których mowa w ust. 1, może zapewnić kierownikom jednostek organizacyjnych SG udział w ich przygotowaniu, wskazując jednocześnie zakres tego udziału.

3. Propozycje celów, o których mowa w ust. 1, powinny być przygotowane z uwzględnieniem celów przyjętych do realizacji w planie działalności Ministra oraz w projekcie budżetu Straży Granicznej w układzie zadaniowym na rok następny.

4. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG właściwej do spraw finansów informuje w formie pisemnej kierowników komórek organizacyjnych KGSG oraz kierowników jednostek organizacyjnych SG o celach, zadaniach i miernikach przyjętych do projektu budżetu Straży Granicznej w układzie zadaniowym na rok następny.

5. Dopuszcza się przedstawienie propozycji celów innych, niż określone w planie lub projekcie, o których mowa w ust. 3, pod warunkiem wskazania źródła finansowania ich realizacji.

6. Propozycje celów, o których mowa w ust. 1, zawierają dodatkowo:

1) mierniki określające stopień realizacji każdego ze wskazanych celów wraz z podaniem nazwy oraz wartości bazowej i docelowej, planowanej do osiągnięcia na koniec roku, w którym cel powinien zostać zrealizowany;

2) osoby odpowiedzialne za ich realizację;

3) najważniejsze zadania służące realizacji celów;

4) odniesienia do dokumentów o charakterze strategicznym;

5) źródło finansowania.

7. Wzór propozycji celów, o których mowa w ust. 1, określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

8. Szef Sztabu w terminie do dnia 15 grudnia każdego roku, na podstawie otrzymanych propozycji celów, o których mowa w ust. 1, opracowuje zestawienie celów, mierników określających stopień realizacji każdego celu i najważniejszych zadań służących ich osiągnięciu, a następnie przedstawia Komendantowi Głównemu SG, który wskazuje cele przeznaczone do realizacji w planie działalności SG.

9. Szef Sztabu, niezwłocznie po wskazaniu przez Komendanta Głównego SG celów do realizacji, opracowuje plan działalności SG i przedstawia Komendantowi Głównemu SG do akceptacji.

§  5.

1. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG, której cele zostały ujęte w planie działalności SG, dokonuje identyfikacji i oceny ryzyka dla poszczególnych celów ujętych w planie działalności SG, a także ustala postępowanie z ryzykiem i określa działania zaradcze w celu jego zmniejszenia do akceptowalnego poziomu.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej SG, który brał udział w przygotowaniu propozycji celów w trybie § 4 ust. 2, zapewnia właściwemu kierownikowi komórki organizacyjnej KGSG pomoc w procesie identyfikacji i oceny ryzyka, w zakresie ustalonym przez kierownika komórki organizacyjnej KGSG.

3. Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 1, kierownik komórki organizacyjnej KGSG sporządza dokumentację w formie arkusza oceny ryzyka, którego kopię przesyła Szefowi Sztabu w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku.

4. Wzór arkusza oceny ryzyka, określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

5. Szef Sztabu przedstawia Komendantowi Głównemu SG do akceptacji zbiorczą analizę ryzyka w terminie 30 dni od dnia opublikowania planu działalności SG w Biuletynie Informacji Publicznej.

§  6.

1. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG, której cele zostały ujęte w planie działalności SG, w zakresie swojej właściwości na bieżąco monitoruje ich realizację.

2. W przypadku istotnej zmiany warunków funkcjonowania komórki organizacyjnej KGSG, jednostki organizacyjnej SG lub wystąpienia innych okoliczności mających wpływ na realizację celów ujętych w planie działalności SG, kierownik komórki organizacyjnej KGSG dokonuje bez zbędnej zwłoki czynności, o których mowa w ust. § 5 ust. 1.

3. Wszelkie informacje dotyczące ryzyk ewidencjonuje się na bieżąco w rejestrze ryzyk zidentyfikowanych przez komórkę organizacyjną KGSG dotyczących planu działalności SG, a w przypadku wystąpienia zmian, przesyła się niezwłocznie Szefowi Sztabu.

4. Wzór rejestru ryzyk, o którym mowa w ust. 3, określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

§  7.

1. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG, której cele zostały ujęte w planie działalności SG, opracowuje:

1) półroczną informację określającą stopień realizacji celów i przesyła Szefowi Sztabu wraz z uaktualnionym rejestrem ryzyk, o którym mowa w 6 ust. 3, w terminie do dnia 15 lipca każdego roku;

2) roczną informację określającą stopień realizacji celów za rok poprzedni w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku.

2. Wzór informacji, o których mowa w ust. 1, określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

3. Szef Sztabu przedstawia Komendantowi Głównemu SG do akceptacji:

1) półroczną informację, o której mowa w ust. 1 pkt 1, w terminie do dnia 31 lipca;

2) sprawozdanie z wykonania planu działalności SG, sporządzone na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 2, w terminie do dnia 5 lutego.

§  8.

1. Kierownicy komórek organizacyjnych KGSG dokonują weryfikacji sposobu funkcjonowania kontroli zarządczej w roku poprzednim w komórkach, którymi kierują, poprzez wypełnienie kwestionariusza samooceny.

2. Szef Sztabu opracowuje wzór kwestionariusza, o którym mowa w ust. 1, i zamieszcza na portalu wewnętrznym Straży Granicznej w terminie do dnia 30 listopada każdego roku oraz informuje o tym fakcie kierowników komórek organizacyjnych KGSG.

§  9.

1. Szef Sztabu dokonuje zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni, stanowiącej zestawienie informacji dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej w obszarach:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

2. Analizy, o której mowa w ust. 1, Szef Sztabu dokonuje z uwzględnieniem sprawozdania z wykonania planu działalności SG, zbiorczej informacji z realizacji budżetu Straży Granicznej w układzie zadaniowym na dany rok, zbiorczej analizy ryzyka, o której mowa w § 5 ust. 5, a także dokumentów, o których mowa w ust. 3-5.

3. W celu dokonania analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG, kierownik komórki organizacyjnej KGSG przekazuje Szefowi Sztabu następujące dokumenty:

1) sprawozdania i wystąpienia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w komórce organizacyjnej KGSG przez instytucje zewnętrzne i przez komórki organizacyjne KGSG uprawnione do przeprowadzania kontroli;

2) protokoły z kontroli przeprowadzonych w komórce organizacyjnej KGSG przez instytucje zewnętrzne, po których nie są sporządzane wystąpienia pokontrolne;

3) informacje o sposobie wykonania zaleceń i wykorzystania wniosków z kontroli, o których mowa w pkt 1 i 2, oraz informacje o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia - jeżeli dokumenty takie zostały sporządzone;

4) sprawozdania z audytów przeprowadzonych w komórkach organizacyjnych KGSG przez instytucje zewnętrzne;

5) informacje o sposobie wykorzystania zaleceń zawartych w sprawozdaniach, o których mowa w pkt 4 oraz informacje o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia - jeżeli dokumenty takie zostały sporządzone;

6) kwestionariusz samooceny, o którym mowa w § 8 ust. 1;

7) informacje dotyczące obowiązywania i przestrzegania procedur kontrolnych w zakresie gospodarki finansowej - w przypadku komórek organizacyjnych KGSG:

a) właściwych do spraw finansów, łączności i informatyki, techniki i zaopatrzenia, kadr i szkolenia, lotnictwa Straży Granicznej,

b) podejmujących działania dotyczące planowania, rozdysponowania oraz nadzoru nad wydatkowaniem środków finansowych przez jednostki organizacyjne SG w ramach zadań związanych z pozyskiwaniem, wydatkowaniem i rozliczaniem zagranicznych środków finansowych,

c) realizujących czynności związane z wydatkowaniem środków finansowych z funduszu operacyjnego;

8) informacje z dokonanych ocen prawidłowości ustalenia i stosowania w KGSG procedur kontrolnych w zakresie gospodarki finansowej - w przypadku komórki organizacyjnej KGSG właściwej do spraw kontroli i audytu wewnętrznego.

4. Na wniosek Szefa Sztabu do analizy, o której mowa w ust. 1, kierownik komórki organizacyjnej KGSG przekazuje również inne dane i dokumenty dotyczące kontroli zarządczej z zakresu właściwości merytorycznej kierowanej komórki.

5. Audytor wewnętrzny kierujący Audytem Wewnętrznym w KGSG przekazuje na bieżąco Szefowi Sztabu ocenę kontroli zarządczej, sporządzaną na podstawie wyników przeprowadzonych audytów wewnętrznych.

6. Z przekazywanych dokumentów, o których mowa w ust. 2-5, wyłącza się informacje, dane, sprawozdania i inne materiały uzyskane w związku z realizacją czynności operacyjno-rozpoznawczych i dochodzeniowo-śledczych.

7. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 1-5, udostępnia się w oryginale za pośrednictwem kancelarii, z obowiązkiem zwrotu po wykorzystaniu.

8. Jeżeli przekazanie dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt 1-5, stanowi znaczne, uzasadnione utrudnienie realizacji zadań przez komórkę organizacyjną KGSG, kierownik tej komórki, po uzgodnieniu z Szefem Sztabu, może poprzestać na przesłaniu notatki obejmującej:

1) przedstawienie uwag, zaleceń i wniosków wskazanych w sprawozdaniach z kontroli, wystąpieniach pokontrolnych, protokołach kontroli lub sprawozdaniach z audytu;

2) podanie nazwy podmiotu kontrolującego, zakresu i okresu kontroli lub audytu oraz nazwy i numeru dokumentu, z którego pochodzą te informacje;

3) oświadczenie o sposobie wykonania zaleceń i wykorzystania wniosków z kontroli lub audytu wraz z informacją o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia.

§ 10. Wyniki dokonanej zbiorczej analizy, o której mowa w § 9 ust. 1, Szef Sztabu przedstawia w formie pisemnej Komendantowi Głównemu SG, w terminie do dnia 10 lutego każdego roku.

§ 11. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG przekazuje Szefowi Sztabu dokumenty, o których mowa w § 9 ust. 3:

1) pkt 1, 2 i 4 - na bieżąco, po zapoznaniu się z dokumentami;

2) pkt 3 i 5 - na bieżąco, po przesłaniu wskazanej informacji zarządzającemu kontrolę lub audyt;

3) pkt 6 - do dnia 20 stycznia każdego roku;

4) pkt 7 i 8:

a) za I półrocze - do dnia 10 lipca każdego roku,

b) za trzy pierwsze kwartały - do dnia 10 października każdego roku.

§  12.

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych SG składają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w jednostkach, którymi kierują, za rok poprzedni, w terminie do dnia 5 lutego.

2. Źródło oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, stanowią w szczególności wyniki:

1) monitorowania realizacji celów i zadań;

2) zarządzania ryzykiem;

3) samooceny kontroli zarządczej dokonanej z uwzględnieniem wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych;

4) audytów wewnętrznych i audytów przeprowadzonych przez instytucje zewnętrzne;

5) kontroli zrealizowanych przez instytucje zewnętrzne i komórki wyodrębnione w strukturze jednostek organizacyjnych SG uprawnione do przeprowadzania kontroli.

3. Wzór oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

4. Podpisane oświadczenia o stanie kontroli zarządczej podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej jednostki organizacyjnej SG.

§  13.

1. Wyniki analizy, o której mowa w § 9 ust. 1, oraz oświadczenia, o których mowa w § 12 ust. 1, stanowią podstawę do podpisania przez Komendanta Głównego SG oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Straży Granicznej.

2. Szef Sztabu przygotowuje projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Straży Granicznej i przedkłada Komendantowi Głównemu SG do podpisu w terminie do dnia 10 lutego.

§ 14. Traci moc decyzja nr 186 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG Nr 12, poz. 44 i Nr 13, poz. 45).

§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Wzór

Propozycje celów ...................................... do planu działalności SG na rok ...

(nazwa komórki organizacyjnej KGSG)

Lp.	Cel	Mierniki określające stopień realizacji celu			Najważniejsze zadania służące realizacji celu	Osoba (osoby) odpowiedzialne za realizację celu	Odniesienie do dokumentu o charakterze strategicznym	Źródło finansowania /uwagi
		Nazwa	Wartość bazowa^1	Wartość docelowa^2
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.
2.
3.

......................................................... .............................................................................

Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

______

¹ Wartość bazowa - wartość osiągnięta na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok, w którym sporządzany jest wykaz celów (np. na dzień 31 grudnia 2012 r. w przypadku sporządzania wykazu na 2014 r.), a jeżeli miernik nie występował w latach poprzednich wartość bazową szacuje się indywidualnie - można nie wypełniać, jeżeli wartości nie da się oszacować.

² Wartość docelowa - wartość planowana do osiągnięcia na koniec roku, którego dotyczy propozycja celów.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Wzór

Arkusz oceny ryzyka

Cel	Zadanie	Identyfikacja ryzyka			Analiza ryzyka			Ewaluacja ryzyka (7)	Postępowanie z ryzykiem (8)
		Zdarzenie (1)	Następstwo (2) (N)	Prawdopodobieństwo (3) (P)	Ocena (4) (N)	Ocena (5) (P)	Poziom ryzyka = (6) N x P

Ryzyko - możliwość wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację założonych celów i zadań.

(1) Zdarzenie - wystąpienie lub zmiana konkretnego zestawu okoliczności.

(2) Następstwo - konsekwencje, rezultat zdarzenia mający wpływ na cele.

(3) Prawdopodobieństwo - możliwość, szansa wystąpienia zdarzenia.

(4) Następstwo powinno zostać ocenione w skali od 1 do 5 gdzie:

Poziom	Ocena (N)	Czynniki oceny następstw
		Finansowe	Organizacyjne	Zdrowie i bezpieczeństwo ludzkie	Reputacja (zaufanie i wizerunek)
1	Nieznaczne	Nieznaczna strata	Krótkotrwałe zakłócenia w działalności	Nieznaczne obrażenia	Nieznaczne pogorszenie reputacji
2	Małe	Mała strata	Niewielkie zakłócenia w działalności	Niewielkie obrażenia	Małe pogorszenie reputacji
3	Średnie	Średnia strata	Zakłócenia w działalności	Poważne obrażenia	Średnie pogorszenie reputacji
4	Poważne	Poważna strata	Częściowy brak realizacji celu	Poważne i trwałe obrażenia	Poważne pogorszenie reputacji
5	Katastrofalne	Katastrofalna strata	Brak realizacji celu	Utrata życia	Poważne i długotrwałe pogorszenie reputacji

Czynniki oceny następstw, gdzie:

- czynniki finansowe - związane są z gospodarowaniem środkami finansowymi pod kątem planowania i ich wydatkowania,

- czynniki organizacyjne - wynikają np. z niewłaściwie funkcjonujących zasad zarządzania lub niewłaściwej organizacji czy też trudności w zapewnieniu koordynacji działań,

- czynniki zdrowotne - związane ze zdrowiem i bezpieczeństwem ludzkim, tj. czynniki dotyczące zapobiegania wypadkom oraz kwestii ochrony zdrowia i bezpieczeństwa osób,

- czynniki tzw. reputacyjne - związane z zaufaniem i wizerunkiem SG.

(5) Prawdopodobieństwo powinno zostać ocenione w skali od 1 do 5 gdzie:

Ocena (N)	Środek kontroli	Podatności	Dane historyczne
1	W pełni skuteczne	Brak podatności	Nie wystąpiło
2	Skuteczne	Nieistotna podatność	Jednostkowe wystąpienia
3	Skuteczne ale nie pełne	Kilka nieistotnych podatności	Wystąpienia
4	Nieliczne	Istotna podatność	Częste wystąpienia
5	Brak	Kilka istotnych podatności	Bardzo częste wystąpienia

Oceniając prawdopodobieństwo należy przeanalizować:

- Środek kontroli - wszystko, co modyfikuje ryzyko (działanie lub rozwiązanie, w szczególności organizacyjne lub techniczne, które ogranicza prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia lub minimalizuje jego negatywne następstwa oraz daje racjonalne zapewnienie osiągnięcia celów).

- Podatność - słabość lub wrażliwość, która tworzy pozytywne środowisko do wystąpienia zagrożenia.

- Dane historyczne - informacje o występowaniu zdarzenia w przeszłości.

(6) Poziom ryzyka - wielkość ryzyka lub kombinacji ryzyk, wyrażony w postaci kombinacji następstw oraz ich prawdopodobieństwa.

Poziom ryzyka wyrażany jest jako iloczyn oceny następstw (N) i prawdopodobieństwa (P) wystąpienia zdarzenia i jego następstwa przy osiąganiu zadania.

Następstwo (N)	1	2	3	4	5
Prawdopodobieństwo (P)
1	1	2	3	4	5
2	2	4	6	8	10
3	3	6	9	12	15
4	4	8	12	16	20
5	5	10	15	20	25

(7) Ewaluacja ryzyka

Ewaluacja ryzyka - dokonanie przeglądu wyników analizy ryzyka i porównanie z kryteriami w celu stwierdzenia, czy ryzyko jest akceptowalne.

Wyznaczanie poziomu ryzyka stanowi podstawę do podjęcia decyzji co do tego, na ile dane ryzyko jest dla komórki istotne, a także czy należy je przyjąć. Ewaluowanie ryzyka określa się według poniższego kryterium:

Kryteria		Ewaluacja
Poziom	Ryzyko
1-5	Małe	Akceptowalne
6-9	Średnie	Akceptowalne, wymagające decyzji kierownictwa
10-16 oraz gdzie P=1 a N=5	Duże	Nieakceptowalne wymagające decyzji kierownictwa
20-25	Bardzo duże

(8) Postępowanie z ryzykiem

Postępowanie z ryzykiem obejmuje planowane działania modyfikujące ryzyko i realizację tych działań.

Z ryzykiem postępuje się wg poniższego kryterium:

Poziom	Ryzyko	Postępowanie z ryzykiem według kolejności rozważanych do podjęcia działań
1-5	Małe	1. Tolerowanie
6-9	Średnie	1. Tolerowanie 2. Zapobieganie
10-16 oraz gdzie P=1 a N=5	Duże	1. Zapobieganie 2. Przeniesienie 3. Tolerowanie (wraz z pisemnym uzasadnieniem) 4. Unikanie
20-25	Bardzo duże	1. Unikanie 2. Przeniesienie 3. Zapobieganie 4. Tolerowanie (wraz z pisemnym uzasadnieniem)

Słowniczek:

- zapobieganie - czyli działania polegające na zmniejszeniu poziomu ryzyka, tj. zmniejszenie prawdopodobieństwa czyli eliminacja podatności lub następstw,

- przeniesienie - ryzyka na inną jednostkę, w tym ubezpieczyciela,

- unikanie - rozumiane jako zaprzestanie działań wywołujących ryzyko przekraczające akceptowany poziom ryzyka,

- tolerowanie (akceptowanie) ryzyka - w przypadku, gdy istnieją określone trudności w przeciwdziałaniu ryzykom lub gdy koszty planowanych działań doskonalących mogą przekroczyć przewidywane korzyści lub w celu wykorzystania szansy. W przypadku, gdy w ramach postępowania z ryzykiem podjęto decyzję o tolerowaniu ryzyka przekraczającego akceptowalny poziom ryzyka, decyzja taka, powinna być uzasadniona i udokumentowana.

................................................. .........................................................................................

Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Wzór

Rejestr ryzyk zidentyfikowanych przez ............................... dotyczących planu działalności SG na ...... r.

(nazwa komórki organizacyjnej KGSG)

Numer identyfikacyjny ryzyka	Cel	Zadanie	Zdarzenie	Przyczyna zdarzenia	Ewaluacja ryzyka	Postępowanie z ryzykiem	Działania zaradcze/ minimalizacja	Zmiany na przestrzeni roku	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Instrukcja:

1. Należy nadać kolejny numer - (skrót nazwy komórki organizacyjnej KGSG/kolejny nr).

2. Należy wpisać cel określony w planie działalności SG.

3. Należy wpisać zadanie, za pomocą którego dany cel zostanie osiągnięty.

4. Należy krótko scharakteryzować zidentyfikowane zdarzenie.

5. Należy wskazać przyczynę ryzyka.

6. Ewaluacja ryzyka wynikająca z arkusza oceny ryzyka (załącznik nr 2 do zarządzenia).

7. Postępowanie z ryzykiem wynikające z arkusza oceny ryzyka (załącznik nr 2 do zarządzenia).

8. Należy wpisać działania, które powinno się podjąć w celu ograniczenia ryzyka do akceptowalnego poziomu. Za akceptowalny poziom ryzyka przyjmuje się wartości 5,4,3,2 i 1 stanowiące iloczyn prawdopodobieństwa i następstwa ryzyka oznaczonego kolorem zielonym w tab. nr 7 ewaluacja ryzyka (zał. nr 2 do zarządzenia).

9. Należy odnotować wszystkie zidentyfikowane zmiany, które mogą oddziaływać na poziom ryzyka na przestrzeni roku (wypełnia się na bieżąco).

Rejestr ryzyka stanowi podstawę zarządzania ryzykiem w komórce organizacyjnej KGSG i musi być dokumentem zmieniającym się tak, aby odzwierciedlał dynamiczny charakter ryzyka oraz sposób zarządzania nim. W sytuacji zidentyfikowania więcej niż jednego ryzyka do celu/zadania należy tabelę wypełnić oddzielnie dla każdego ryzyka.

.............................................. ..........................................................................................

Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

ZAŁĄCZNIK Nr  4

Wzór

Informacja półroczna/roczna1 określająca stopień realizacji celów ...................................

(nazwa komórki organizacyjnej KGSG)

Lp.	Cel	Mierniki określające stopień realizacji celu			Najważniejsze podjęte zadania służące realizacji celu	Osoba (osoby) odpowiedzialne za realizację celu	Odniesienia do dokumentu o charakterze strategicznym	Źródło finansowania /uwagi
		nazwa	Wartość osiągnięta na dzień ...	Wartość docelowa^2 na ... r.
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.
2.
3.

.............................................. .........................................................................................

Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

______

¹ Niepotrzebne skreślić

² Wartość docelowa - planowana wartość do osiągnięcia na koniec roku, którego dotyczy propozycja celów.

ZAŁĄCZNIK Nr  5

Wzór

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej

.......................................................................................................................................................

(kierownika jednostki organizacyjnej SG)

za rok ...........

(rok, za który składane jest oświadczenie)

Dział I¹

Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a szczególności dla zapewnienia:

- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

- skuteczności i efektywności działania,

- wiarygodności sprawozdań,

- ochrony zasobów,

- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

- efektywności i skuteczności przepływu informacji,

- zarządzania ryzykiem,

oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce organizacyjnej SG

.......................................................................................................................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej SG)

Część A²

 w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Część B³

 w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.

Część C⁴

 nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.

Część D

Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z⁵:

 monitoringu realizacji celów i zadań,

 samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej,

 procesu zarządzania ryzykiem,

 audytu wewnętrznego,

 kontroli wewnętrznych,

 kontroli zewnętrznych,

 innych źródeł informacji:

................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

................................ ...............................................................................

(miejscowość, data) (podpis kierownika jednostki organizacyjnej SG)

Dział II⁶

1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.

Dział III⁷

Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie.

2. Pozostałe działania:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte.

OBJAŚNIENIA

¹W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną z części - albo A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.

²Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.

³Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6.

⁴Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.

⁵Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze.

⁶Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C.

⁷Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.