Kontrola zarządcza w Ministerstwie Finansów.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MF.2023.81

Akt obowiązujący

Wersja od: 29 sierpnia 2023 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA FINANSÓW ¹

z dnia 28 sierpnia 2023 r.

w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Finansów

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, 1273, 1407, 1429, 1641 i 1693) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa sposób organizacji kontroli zarządczej w Ministerstwie Finansów.

§ 2. Użyte w zarządzeniu pojęcia i skróty oznaczają:

1) dyrektor generalny - Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

2) kadra kierownicza w zakresie zarządzania komórką organizacyjną - dyrektorów komórek organizacyjnych i ich zastępców oraz naczelników wydziałów, a także osoby kierujące zespołami;

3) KAS - Krajową Administrację Skarbową;

4) kierownictwo Ministerstwa - Ministra, sekretarzy stanu w Ministerstwie, podsekretarzy stanu w Ministerstwie i dyrektora generalnego;

5) komórka organizacyjna - komórkę organizacyjną określoną w statucie Ministerstwa;

6) komórka wewnętrzna - wydział, wydział terenowy, zespół, zespół terenowy, wieloosobowe lub jednoosobowe stanowisko pracy, wieloosobowe terenowe lub jednoosobowe terenowe stanowisko pracy i sekretariat w ramach komórki organizacyjnej;

7) komórka KZ - komórkę organizacyjną właściwą do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie;

8) kontrola zarządcza - kontrolę zarządczą w rozumieniu art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej "ustawą";

9) kwartalny plan komórki organizacyjnej - plan zawierający najważniejsze cele, mierniki i zadania przewidziane do realizacji przez komórkę organizacyjną w danym kwartale;

10) Minister - ministra właściwego do spraw budżetu, finansów publicznych i instytucji finansowych;

11) Ministerstwo - Ministerstwo Finansów;

12) plan działalności Ministerstwa - plan działalności Ministerstwa na dany rok kalendarzowy zawierający najważniejsze cele oraz nieujęte w planie działalności Ministra mierniki i zadania przewidziane do realizacji przez komórki organizacyjne;

13) plan działalności Ministra - plan działalności, o którym mowa w art. 70 ust. 1, 2 i 5 ustawy;

14) pracownik - pracownika Ministerstwa, funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej pełniącego służbę w komórce organizacyjnej oraz funkcjonariusza oddelegowanego do Ministerstwa, o którym mowa w art. 2 ust. 2a ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 615, z późn. zm.);

15) właściciel celu - odpowiedzialnego za realizację celu dyrektora komórki organizacyjnej.

§  3. 

1. Kontrolę zarządczą w Ministerstwie stanowi ogół działań podejmowanych przez kierownictwo Ministerstwa, kadrę kierowniczą w zakresie zarządzania komórką organizacyjną oraz pracowników dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Obowiązki w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej realizuje odpowiednio w:

1) Ministerstwie - Minister,

2) pionie nadzorowanym przez członka kierownictwa Ministerstwa - członek kierownictwa Ministerstwa zgodnie z merytorycznym zakresem nadzoru określonym w zarządzeniu w sprawie podziału kompetencji w kierownictwie Ministerstwa,

3) komórce organizacyjnej - dyrektor komórki organizacyjnej

- podejmując w szczególności bieżące działania, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej wyznacza koordynatora kontroli zarządczej, który wspiera kadrę kierowniczą w zakresie zarządzania komórką organizacyjną przy realizacji obowiązków w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

§  4. 

1. System kontroli zarządczej w Ministerstwie tworzą regulacje wewnętrzne, zasady i mechanizmy wspomagające zarządzanie, dla uzyskania racjonalnego zapewnienia, że cele i zadania Ministerstwa zostaną zrealizowane w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych sprawuje dyrektor generalny przy pomocy dyrektorów komórek organizacyjnych, w porozumieniu z Szefem KAS w zakresie właściwych w sprawach KAS komórek organizacyjnych w urzędzie obsługującym Ministra.

3. System kontroli zarządczej w Ministerstwie obejmuje w szczególności:

1) planowanie, monitorowanie i sprawozdawczość z realizacji planu działalności Ministra, planu działalności Ministerstwa i kwartalnych planów komórek organizacyjnych w Ministerstwie;

2) zarządzanie ryzykiem;

3) kontrolę wewnętrzną;

4) audyt wewnętrzny;

5) zarządzanie portfelem programów i projektów;

6) zarządzanie bezpieczeństwem informacji;

7) zarządzanie ciągłością działania;

8) zapewnianie zgodności działalności Ministerstwa z przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi;

9) przeciwdziałanie nieprawidłowościom;

10) zarządzanie finansami;

11) zarządzanie zasobami ludzkimi;

12) zarządzanie majątkiem;

13) zarządzanie komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną.

4. Za funkcjonowanie, koordynację i monitorowanie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie odpowiadają dyrektorzy komórek organizacyjnych w ramach posiadanych kompetencji określonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa lub innych regulacjach wewnętrznych, którzy na bieżąco współpracują w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania i usprawniania systemu kontroli zarządczej. Dyrektorzy komórek organizacyjnych przekazują kierownictwu Ministerstwa informacje o funkcjonowaniu systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie.

5. System kontroli zarządczej podlega ocenie w szczególności w zakresie jego adekwatności, skuteczności i efektywności.

Rozdział  2

Planowanie działalności Ministerstwa w ujęciu rocznym

§ 5. Komórka KZ przekazuje, w terminie do dnia 31 sierpnia, do akceptacji kierownictwa Ministerstwa, propozycję celów do realizacji na kolejny rok wraz ze wskazaniem ich właścicieli i propozycji mierników określających stopień realizacji tych celów oraz zadań służących ich realizacji, z uwzględnieniem w szczególności:

1) czteroletnich kierunków działania i rozwoju Ministerstwa;

2) czteroletnich kierunków działania i rozwoju KAS;

3) propozycji celów zgłoszonych do budżetu zadaniowego w ramach planowania finansowego;

4) programów i projektów realizowanych w Ministerstwie zgodnie z zasadami zarządzania portfelem programów i projektów w działach;

5) rządowych dokumentów strategicznych, których zakres obejmuje właściwość Ministra.

§  6. 

1. Dyrektor komórki organizacyjnej, w porozumieniu z nadzorującym członkiem kierownictwa Ministerstwa, przygotowuje propozycje:

1) najważniejszych zadań służących realizacji celów wraz z ich przypisaniem do działań ujętych w czteroletnich kierunkach działania i rozwoju Ministerstwa lub czteroletnich kierunkach działania i rozwoju KAS,

2) mierników, wraz z ich definicjami i planowanymi wartościami docelowymi,

3) przypisania zadań i mierników, o których mowa w pkt 1 i 2, do projektu planu działalności Ministra lub projektu planu działalności Ministerstwa

- i przekazuje, w terminie do dnia 30 września, do uzgodnienia do komórki KZ.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej może wskazać propozycje w zakresie, o którym mowa w ust. 1, także dla celów innych niż te, dla których został zaproponowany jako właściciel celu przez komórkę KZ, zgodnie z § 5.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej może złożyć, za pośrednictwem komórki KZ, wniosek do dyrektora generalnego dotyczący odstąpienia od przekazywania propozycji, o których mowa w ust. 1, wraz z uzasadnieniem.

4. W przypadku nieuwzględnienia przez dyrektora generalnego wniosku, o którym mowa w ust. 3, dyrektor komórki organizacyjnej niezwłocznie przekazuje propozycje, o których mowa w ust. 1, do komórki KZ.

§  7. 

1. Komórka KZ, w uzgodnieniu z właścicielami celów, opracowuje projekt planu działalności Ministra oraz projekt planu działalności Ministerstwa.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej pełni rolę właściciela co najmniej jednego celu w zatwierdzonym planie działalności Ministra lub planie działalności Ministerstwa, chyba że wniosek, o którym mowa w § 6 ust. 3, został uwzględniony.

§ 8. Komórka KZ przekazuje do akceptacji dyrektorów komórek organizacyjnych i nadzorujących ich członków kierownictwa Ministerstwa, a następnie do zatwierdzenia:

1) Ministrowi - projekt planu działalności Ministra, w terminie do dnia 31 października;

2) dyrektorowi generalnemu - projekt planu działalności Ministerstwa, w terminie do dnia 31 grudnia.

§ 9. W przypadku gdy projekt planu działalności Ministerstwa nie zostanie zatwierdzony do końca roku poprzedzającego rok, którego dotyczy, dyrektor komórki organizacyjnej realizuje projekt planu przekazany do jego akceptacji.

§ 10. Dyrektor komórki organizacyjnej, w terminie do 15. dnia pierwszego miesiąca danego kwartału, określa planowane wartości do osiągnięcia na koniec kwartału dla mierników ujętych w planie działalności Ministra lub planie działalności Ministerstwa oraz uszczegóławia zadania przewidziane do realizacji w danym kwartale.

§  11. 

1. W przypadku konieczności aktualizacji planu działalności Ministerstwa, dyrektor komórki organizacyjnej składa do komórki KZ wniosek o aktualizację planu działalności Ministerstwa wraz z uzasadnieniem.

2. Komórka KZ przekazuje wniosek, o którym mowa w ust. 1, wraz z opinią i projektem zmiany planu działalności Ministerstwa dyrektorowi generalnemu.

3. W przypadku akceptacji wniosku, o którym mowa w ust. 1, dyrektor generalny zatwierdza zmianę planu działalności Ministerstwa.

4. W przypadku gdy wniosek, o którym mowa w ust. 1, dotyczy zmiany właściciela celu wynikającej ze zmiany struktury organizacyjnej Ministerstwa, aktualizacja planu działalności Ministerstwa jest zatwierdzana przez dyrektora komórki KZ.

Rozdział  3

Planowanie działalności komórek organizacyjnych w ujęciu kwartalnym

§  12. 

1. Kwartalny plan komórki organizacyjnej zawiera w szczególności:

1) cele komórki organizacyjnej na dany kwartał, wybrane spośród zaakceptowanych celów, o których mowa w § 5;

2) mierniki wraz z definicjami sposobu ich pomiaru;

3) planowane do osiągnięcia kwartalne wartości mierników.

2. Naczelnik wydziału, naczelnik wydziału terenowego, osoba kierująca zespołem, osoba kierująca zespołem terenowym, wyznaczony przez dyrektora komórki organizacyjnej pracownik wieloosobowego stanowiska pracy lub pracownik wieloosobowego terenowego stanowiska pracy, w porozumieniu z dyrektorem komórki organizacyjnej, opracowuje dla właściwej komórki wewnętrznej składowe planu, o których mowa w ust. 1.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej może zobowiązać pracowników jednoosobowego stanowiska pracy, jednoosobowego terenowego stanowiska pracy lub sekretariatu do opracowania dla właściwej komórki wewnętrznej składowych planu, o których mowa w ust. 1.

4. Dyrektor komórki organizacyjnej, w terminie do 15. dnia pierwszego miesiąca danego kwartału, przekazuje, do uzgodnienia, do komórki KZ projekt kwartalnego planu komórki organizacyjnej.

5. Dyrektor komórki organizacyjnej może złożyć, za pośrednictwem komórki KZ, wniosek do dyrektora generalnego o odstąpienie od przygotowania kwartalnego planu komórki organizacyjnej w danym roku wraz z uzasadnieniem.

6. W przypadku nieuwzględnienia przez dyrektora generalnego wniosku, o którym mowa w ust. 5, dyrektor komórki organizacyjnej niezwłocznie przekazuje projekt kwartalnego planu komórki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 4, do uzgodnienia do komórki KZ.

7. Dyrektor komórki organizacyjnej zatwierdza uzgodniony z komórką KZ kwartalny plan komórki organizacyjnej.

§  13. 

1. W przypadku konieczności aktualizacji kwartalnego planu komórki organizacyjnej dyrektor komórki organizacyjnej składa do komórki KZ wniosek o aktualizację kwartalnego planu komórki organizacyjnej wraz z uzasadnieniem.

2. W przypadku akceptacji wniosku, o którym mowa w ust. 1, przez komórkę KZ dyrektor komórki organizacyjnej zatwierdza aktualizację kwartalnego planu komórki organizacyjnej.

Rozdział  4

Monitorowanie realizacji planów

§  14. 

1. Naczelnik wydziału, naczelnik wydziału terenowego, osoba kierująca zespołem, osoba kierująca zespołem terenowym, wyznaczony przez dyrektora komórki organizacyjnej pracownik wieloosobowego stanowiska pracy lub wieloosobowego terenowego stanowiska pracy oraz pracownicy, o których mowa w § 12 ust. 3, w porozumieniu z dyrektorem komórki organizacyjnej, monitorują na bieżąco realizację kwartalnego planu komórki organizacyjnej.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej, zgodnie z właściwością, monitoruje na bieżąco realizację planu działalności Ministra lub planu działalności Ministerstwa.

§  15. 

1. Dyrektor komórki organizacyjnej sporządza i przekazuje do komórki KZ informację o realizacji planu działalności Ministra oraz planu działalności Ministerstwa, za pierwszy, drugi i trzeci kwartał danego roku w terminie do ostatniego dnia miesiąca danego kwartału. Informacja jest sporządzana narastająco za okres od 1 stycznia danego roku do końca danego kwartału.

2. W przypadku braku dostępności danych dotyczących osiągniętej wartości miernika, dyrektor komórki organizacyjnej przekazuje informację o przewidywanym terminie ich przekazania.

3. Komórka KZ przekazuje członkom kierownictwa Ministerstwa kwartalną informację o realizacji planu działalności Ministra oraz planu działalności Ministerstwa, w terminie do ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.

Rozdział  5

Sprawozdawczość z realizacji planów, ocena systemu kontroli zarządczej i oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie

§  16. 

1. Dyrektor komórki organizacyjnej przekazuje do komórki KZ:

1) informację z wykonania planu działalności Ministra oraz planu działalności Ministerstwa za rok poprzedni, w terminie do dnia 5 lutego;

2) sprawozdanie z wykonania kwartalnego planu komórki organizacyjnej w terminie do:

a) ostatniego dnia ostatniego miesiąca danego kwartału za pierwszy, drugi i trzeci kwartał danego roku,

b) dnia 25 listopada za czwarty kwartał danego roku;

3) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie za rok poprzedni, w zakresie kierowanej komórki organizacyjnej, w terminie do dnia 5 lutego.

2. Komórka KZ może zwrócić się do dyrektorów komórek organizacyjnych o przekazanie sprawozdania z wykonania kwartalnego planu za czwarty kwartał danego roku według stanu na dzień 31 grudnia.

§  17. 

1. Komórka organizacyjna właściwa do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie, na podstawie przeprowadzonych w Ministerstwie zadań audytowych, dokonuje oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie i przekazuje jej wyniki komórce KZ.

2. Jeżeli ocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie zawiera informacje o istotnych słabościach kontroli zarządczej w Ministerstwie, komórka organizacyjna właściwa do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie wskazuje propozycje jej usprawnień wraz ze wskazaniem komórek organizacyjnych, których one dotyczą.

3. Komórka organizacyjna właściwa do spraw kontroli wewnętrznej w Ministerstwie na podstawie wyników:

1) kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w komórkach organizacyjnych,

2) kontroli przeprowadzonych w Ministerstwie przez zewnętrzne organy kontrolne

- przekazuje komórce organizacyjnej KZ zbiorczą informację o istotnych stwierdzonych uchybieniach i nieprawidłowościach w Ministerstwie oraz zadeklarowanym przez kontrolowane komórki organizacyjne stanie realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych wraz ze wskazaniem komórek organizacyjnych, których one dotyczą.

4. Informacje, o których mowa w ust. 1-3, są przekazywane w terminie do dnia 1 marca.

§  18. 

1. Komórka KZ sporządza projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie za rok poprzedni z uwzględnieniem:

1) informacji o realizacji planu działalności Ministra oraz planu działalności Ministerstwa za rok poprzedni,

2) oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie zawierającej informacje o istotnych słabościach kontroli zarządczej w Ministerstwie,

3) wyników samooceny systemu kontroli zarządczej za rok poprzedni,

4) raportu rocznego na temat funkcjonowania ryzyka operacyjnego w Ministerstwie,

5) zbiorczej informacji o istotnych stwierdzonych uchybieniach i nieprawidłowościach w Ministerstwie

- i przedstawia dyrektorowi generalnemu do zatwierdzenia.

2. Dyrektor generalny zatwierdza projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie za rok poprzedni w terminie do dnia 15 marca.

3. Jeżeli w zatwierdzonym przez dyrektora generalnego oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie zostały wskazane zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie, komórka KZ przekazuje to oświadczenie dyrektorowi komórki organizacyjnej, której te zastrzeżenia dotyczą.

4. Dyrektor komórki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 3, planuje szczegółowe działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie.

5. Do ostatniego dnia ostatniego miesiąca danego kwartału za pierwszy, drugi i trzeci kwartał danego roku oraz do 5 lutego za rok poprzedni, dyrektor komórki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 3, sporządza i przesyła do komórki KZ informację o szczegółowych działaniach podjętych w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

6. Na podstawie informacji, o której mowa w ust. 5, komórka KZ przygotowuje informację o działaniach podejmowanych w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej i przedstawia je dyrektorowi generalnemu w terminie do ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.

Rozdział  6

Przepis przejściowy i przepisy końcowe

§ 19. Przepisy zarządzenia stosuje się po raz pierwszy do sporządzania:

1) planu działalności Ministra i planu działalności Ministerstwa na rok 2024;

2) informacji, o których mowa w § 15, za trzeci kwartał 2023 r.;

3) informacji i oświadczeń, o których mowa w § 16, za 2023 r.;

4) kwartalnego planu komórki organizacyjnej, o którym mowa w § 12, na czwarty kwartał 2023 roku i sprawozdania z jego wykonania, o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 2, za trzeci kwartał 2023 r.

§ 20. Traci moc zarządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 30 sierpnia 2021 r. w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Finansów (Dz. Urz. Min. Fin., Fun. i Pol. Reg. poz. 130).

§ 21. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

¹ Minister Finansów kieruje działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne oraz instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1-3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 kwietnia 2022 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 939).