Kontrola wewnętrzna z zakresu bezpieczeństwa i higieny służby oraz pracy i ochrony przeciwpożarowej.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.ABW.2022.32
Akt obowiązujący Wersja od: 13 października 2022 r.
ZARZĄDZENIE Nr 61
SZEFA AGENCJI BEZPIECZEŃSTWA WEWNĘTRZNEGO
z dnia 12 października 2022 r.
w sprawie kontroli wewnętrznej z zakresu bezpieczeństwa i higieny służby oraz pracy i ochrony przeciwpożarowej
Na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2022 r. poz. 557 i 1488) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Zarządzenie określa sposób i tryb kontroli wewnętrznej w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej "kontrolą", przeprowadzanej w zakresie:1)
bezpieczeństwa i higieny służby oraz pracy przez Biuro Kadr Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej "ABW";2)
ochrony przeciwpożarowej przez Biuro Logistyki ABW.§ 2.
Kontrolę przeprowadza się w celu dokonania oceny działalności jednostek organizacyjnych ABW oraz funkcjonariuszy pełniących w nich służbę i pracowników w nich zatrudnionych, zwanych dalej "jednostkami kontrolowanymi", w szczególności pod względem:1)
przestrzegania przepisów działu dziesiątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 i 1700) oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie;2)
przestrzegania przepisów ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2057) oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie;3)
przestrzegania przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2021 r. poz. 2351 oraz z 2022 r. poz. 88, 1557, 1768, 1783 i 1846) oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie;4)
ustalenia prawidłowości i kompletności dokumentacji odzwierciedlających stan faktyczny w zakresie kontrolowanych zagadnień;5)
sformułowania wniosków i zaleceń pokontrolnych.§ 3.
1.
Kontrole przeprowadza się:1)
na podstawie rocznego planu kontroli;2)
doraźnie.2.
Roczny plan kontroli jest przedstawiany do akceptacji Szefowi ABW w terminie do końca roku kalendarzowego poprzedzającego rok, którego dotyczy plan kontroli.3.
Roczny plan kontroli wskazuje planowaną tematykę kontroli, jednostki kontrolowane, zakres i cel kontroli oraz przewidywane terminy, w których mają być przeprowadzone kontrole.4.
Dyrektor Biura przeprowadzającego kontrolę, w uzasadnionym przypadku, może zmienić termin przeprowadzenia kontroli, ustalony w rocznym planie kontroli.5.
W uzasadnionych przypadkach, za pisemną zgodą Szefa ABW, dyrektorzy Biur mogą przeprowadzać kontrole, o których mowa w ust. 1 pkt 2, nieprzewidziane w rocznym planie kontroli.§ 4.
1.
Kontrole, o których mowa w § 3 ust. 1, przeprowadza komisja powołana przez dyrektora Biura przeprowadzającego kontrolę.2.
W skład komisji wchodzą - jako członkowie - funkcjonariusze i pracownicy Biura, zwani dalej "kontrolerami", pisemnie upoważnieni przez dyrektora Biura przeprowadzającego kontrolę.3.
Dyrektor Biura przeprowadzającego kontrolę wyznacza spośród kontrolerów przewodniczącego komisji.4.
Przewodniczący komisji:1)
kieruje kontrolą, zapewniając jej przebieg zgodny z planem tej kontroli;2)
dokonuje podziału czynności kontrolnych pomiędzy kontrolerów, uwzględniając czynności kontrolne wykonywane osobiście;3)
kieruje i nadzoruje prace komisji przez czas trwania kontroli.§ 5.
1.
Nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia kontroli, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 1, dyrektor Biura przeprowadzającego kontrolę, przesyła kierownikowi jednostki kontrolowanej zawiadomienie o kontroli, zwane dalej "zawiadomieniem", sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, zarejestrowanego w systemie ESOD2, zawierające w szczególności:1)
oznaczenie jednostki kontrolowanej;2)
podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;3)
zakres kontroli;4)
miejsce prowadzenia kontroli;5)
przewidywany termin kontroli.2.
Wraz z zawiadomieniem dyrektor Biura przeprowadzającego kontrolę przesyła kierownikowi jednostki kontrolowanej upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, zwane dalej "upoważnieniem", sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, zarejestrowanego w systemie ESOD2, zawierające w szczególności:1)
numer i datę wystawienia upoważnienia;2)
stanowisko, imię, nazwisko i numer legitymacji służbowej lub pracowniczej przewodniczącego;3)
stanowisko, imię, nazwisko i numer legitymacji służbowej lub pracowniczej każdego kontrolera;4)
termin ważności upoważnienia;5)
informację o posiadaniu przez kontrolera ważnego poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "ściśle tajne".3.
Upoważnienie dotyczące kontroli, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, przesyłane jest w dniu poprzedzającym rozpoczęcie tej kontroli.4.
W przypadku konieczności przedłużenia czasu trwania kontroli określonego w zawiadomieniu, dyrektor Biura przeprowadzającego kontrolę, informuje o tym kierownika jednostki kontrolowanej pismem, sporządzonym w postaci dokumentu elektronicznego, zarejestrowanego w systemie ESOD2.5.
W przypadku kontroli dotyczącej więcej niż jednej jednostki kontrolowanej, dyrektor Biura przeprowadzającego kontrolę, przed jej rozpoczęciem, przekazuje odrębnie wszystkim kierownikom jednostek kontrolowanych zawiadomienie.§ 6.
1.
Kontrolę przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej oraz w innych miejscach, w których jednostka kontrolowana wykonuje czynności służbowe, a także w miejscach, w których realizują zadania służbowe funkcjonariusze i pracownicy jednostki kontrolowanej.2.
Czynności kontrolne mogą być wykonywane w obecności kierownika jednostki kontrolowanej albo funkcjonariusza lub pracownika przez niego wyznaczonego.3.
Kontrolę przeprowadza się w godzinach pełnienia przez funkcjonariuszy służby w jednostce kontrolowanej.4.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach można przeprowadzić czynności kontrolne, po wcześniejszym uzyskaniu zgody kierownika jednostki kontrolowanej, poza godzinami pełnienia służby w tej jednostce.§ 7.
Kierownik jednostki kontrolowanej albo funkcjonariusz lub pracownik przez niego wyznaczony jest obowiązany, w zakresie kontroli, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3, umożliwić kontrolerowi dokonanie czynności kontrolnych, w szczególności:1)
umożliwić wstęp na teren jednostki kontrolowanej;2)
udostępnić obiekty i miejsca oraz urządzenia i inne składniki majątkowe będące przedmiotem kontroli;3)
udostępnić dokumenty i zapewnić wgląd w dokumentację i prowadzone ewidencje niezbędne do przeprowadzenia kontroli;4)
umożliwić sporządzenie kopii dokumentów wskazanych przez kontrolera (w przypadku dokumentów zawierających informacje niejawne - po uzyskaniu zgody osób do tego upoważnionych) oraz dokumentowanie czynności kontrolnych w formie uzgodnionej z kierownikiem jednostki kontrolowanej, w szczególności poprzez filmowanie i fotografowanie oraz dokonywanie nagrań dźwiękowych, jeżeli film, fotografia lub nagranie mogą stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie objętej zakresem kontroli;5)
zapewnić warunki do przeprowadzenia kontroli, w tym poprzez udostępnienie samodzielnego pomieszczenia, miejsca do przechowywania dokumentów oraz stanowiska komputerowego z dostępem do sieci ABWAN;6)
na żądnie kontrolera udzielić wyczerpujących informacji i wyjaśnień, w tym pisemnych;7)
udostępnić środki łączności, a także inne konieczne środki techniczne, jakimi dysponuje jednostka kontrolowana, w zakresie niezbędnym do wykonywania czynności kontrolnych.§ 8.
Kierownik jednostki kontrolowanej albo podległy mu funkcjonariusz lub pracownik wezwany przez kontrolera do udzielenia wyjaśnień może odmówić ich złożenia jedynie w przypadku, gdy wyjaśnienia mogą dotyczyć faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić go na odpowiedzialność karną lub dyscyplinarną albo porządkową. Odmowę udzielenia wyjaśnień kontroler odnotowuje w protokole kontroli, załączając oświadczenie wezwanego o odmowie udzielenia wyjaśnień.§ 9.
Kontroler w szczególności ma prawo do:1)
poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, po uprzednim uzgodnieniu tego faktu z kierownikiem tej jednostki;2)
wstępu do obiektów i pomieszczeń jednostki kontrolowanej;3)
badania dokumentów i ewidencji;4)
dokonywania wizji lokalnej i oględzin;5)
żądania złożenia, w wyznaczonym terminie, ustnych lub pisemnych wyjaśnień od kierownika jednostki kontrolowanej oraz podległych mu funkcjonariuszy i pracowników;6)
zasięgania opinii biegłych i osób posiadających wiedzę specjalistyczną;7)
zbierania i zabezpieczenia, w sposób uzgodniony z kierownikiem jednostki kontrolowanej, dokumentów lub innych materiałów, mających znaczenie dowodowe dla wyników kontroli;8)
wnioskowania, jeżeli jest to niezbędne, o wydanie przez kierownika jednostki kontrolowanej określonych poleceń funkcjonariuszom lub pracownikom tej jednostki.§ 10.
Jeżeli przedmiotem kontroli z zakresu ochrony przeciwpożarowej są zadania nałożone na dyrektora Biura Logistyki ABW przez Szefa ABW, o których mowa w § 3 pkt 1-9 zarządzenia nr 73 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 15 listopada 2011 r. w sprawie organizacji ochrony przeciwpożarowej w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego zmienionego zarządzeniem nr 122 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 16 października 2018 r. oraz zarządzeniem nr 14 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 16 marca 2022 r., kontroler ma prawo do:1)
poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, po uprzednim uzgodnieniu tego faktu z kierownikiem tej jednostki;2)
wstępu do obiektów i pomieszczeń jednostki kontrolowanej;3)
badania dokumentów i ewidencji;4)
dokonywania wizji lokalnej i oględzin;5)
zasięgania opinii biegłych i osób posiadających wiedzę specjalistyczną;6)
zbierania i zabezpieczania, w sposób uzgodniony z dyrektorem Biura Logistyki ABW, dokumentów lub innych materiałów, mających znaczenie dowodowe dla wyników kontroli;7)
wnioskowania, jeżeli jest to niezbędne, o wydanie przez kierownika jednostki kontrolowanej określonych poleceń funkcjonariuszom lub pracownikom tej jednostki.§ 11.
1.
Kontroler obowiązany jest do:1)
rzetelnego i obiektywnego wykonywania swoich zadań;2)
obiektywnego ustalania stanu faktycznego;3)
ustalania przyczyn powstałych uchybień i nieprawidłowości, w przypadku ich stwierdzenia;4)
wykonywania czynności kontrolnych w sposób w jak najmniejszym stopniu zakłócający służbę i pracę w kontrolowanej jednostce;5)
przyjmowania od funkcjonariuszy i pracowników ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie spraw objętych kontrolą.2.
Kontroler ustala stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych w toku kontroli, w szczególności zgromadzonych dokumentów, przeprowadzonych oględzin lub zebranych pisemnych wyjaśnień i oświadczeń funkcjonariuszy i pracowników kontrolowanej jednostki.§ 12.
1.
Na pisemny wniosek dyrektora Biura przeprowadzającego kontrolę, kierownicy jednostek organizacyjnych ABW, które nie podlegają kontroli, są obowiązani do przekazania informacji i materiałów będących w ich dyspozycji, mających znaczenie dla prowadzonej kontroli.2.
Na wniosek przewodniczącego komisji funkcjonariusze i pracownicy jednostek organizacyjnych ABW, o których mowa w ust. 1, są obowiązani do udzielenia wyczerpujących informacji i wyjaśnień, w tym pisemnych, mających znaczenie dla prowadzonej kontroli, z zastrzeżeniem § 8.3.
Pisemne wyjaśnienia, o których mowa w ust. 2, przesyłane są niezwłocznie dyrektorowi Biura przeprowadzającego kontrolę, za pośrednictwem właściwego kierownika jednostki organizacyjnej ABW, o której mowa w ust. 1.§ 13.
1.
Po zakończeniu kontroli, komisja zapoznaje kierownika jednostki kontrolowanej z ustaleniami i omawia z nim wynik kontroli.2.
W terminie 21 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli komisja sporządza protokół z przebiegu kontroli, zwany dalej "protokołem".3.
Protokół sporządza się w jednym egzemplarzu, który po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej zostaje włączony do akt kontroli.4.
Podpisany przez kierownika jednostki kontrolowanej protokół podlega odwzorowaniu cyfrowemu w systemie ESOD<odn>2</odn>, z którym zapoznawany jest ten kierownik.5.
Dyrektor Biura przeprowadzającego kontrolę, może wyrazić zgodę na odstąpienie od wykonywania czynności, o których mowa w ust. 1-4, jeżeli w wyniku kontroli nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.6.
W przypadku, o którym mowa w ust. 5, fakt przeprowadzenia kontroli jest dokumentowany notatką służbową, zarejestrowaną w postaci dokumentu elektronicznego w systemie ESOD2, z którą zapoznaje się kierownika jednostki kontrolowanej.7.
Protokół zawiera w szczególności:1)
miejsce i datę sporządzenia;2)
skład komisji przeprowadzającej kontrolę - stanowisko, imię i nazwisko kontrolera oraz numer i datę udzielenia upoważnienia dla tej osoby;3)
oznaczenie kontrolowanej jednostki ABW, stopień służbowy, imię i nazwisko kierownika tej jednostki;4)
datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;5)
określenie zakresu kontroli, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3;6)
wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli;7)
opis przeprowadzonych czynności kontrolnych i zebranych dowodów;8)
opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, ustalonych uchybień i nieprawidłowości, ze wskazaniem przepisów, które zostały naruszone;9)
parafy kontrolerów i kierownika jednostki kontrolowanej na każdej stronie protokołu;10)
informację o sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu oraz o prawie do odmowy podpisania protokołu;11)
podpisy kontrolerów oraz kierownika jednostki kontrolowanej na ostatniej stronie protokołu.8.
W przypadku, gdy protokół zawiera informacje niejawne oznacza się go odpowiednią klauzulą tajności, zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.9.
Materiały wytworzone w związku z kontrolą gromadzone są w aktach kontroli i stanowią uporządkowany zbiór dokumentów, oznaczony klauzulą tajności, zgodnie z wymogami określonymi w przepisach o ochronie informacji niejawnych.10.
W skład akt kontroli wchodzą w szczególności:1)
plan kontroli;2)
wydruk zawiadomienia o kontroli oraz upoważnienia, zarejestrowanych w systemie ESOD2;3)
protokół;4)
wystąpienie pokontrolne;5)
odpowiedź kierownika jednostki kontrolowanej na wystąpienie pokontrolne;6)
dokumentacja dotycząca dodatkowych ustaleń, korespondencji, wniosków, związanych z przedmiotem kontroli.11.
W skład akt kontroli, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, wchodzą w szczególności:1)
wydruk upoważnienia zarejestrowanego w systemie ESOD2;2)
protokół;3)
wystąpienie pokontrolne;4)
odpowiedź kierownika jednostki kontrolowanej na wystąpienie pokontrolne;5)
dokumentacja dotycząca dodatkowych ustaleń, korespondencji, wniosków, związanych z przedmiotem kontroli.§ 14.
1.
W terminie 21 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli, o której mowa w § 10, komisja sporządza protokół.2.
Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu, który po podpisaniu przez dyrektora Biura Logistyki ABW, włączany jest do akt kontroli.3.
Wyniki kontroli są przedstawiane w rocznym sprawozdaniu o stanie ochrony przeciwpożarowej w ABW.4.
W zakresie odstąpienia od wykonywania czynności kontrolnych przepisy § 13 ust. 5 i 6 stosuje się odpowiednio.5.
Protokół, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:1)
miejsce i datę sporządzenia;2)
skład komisji przeprowadzającej kontrolę - stanowisko, imię i nazwisko kontrolera;3)
miejsce prowadzenia kontroli;4)
datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;5)
określenie zakresu kontroli, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3;6)
wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli;7)
opis przeprowadzonych czynności kontrolnych i zebranych dowodów;8)
opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, opis ustalonych uchybień i nieprawidłowości ze wskazaniem przepisów, które zostały naruszone;9)
wnioski i zalecenia pokontrolne dla dyrektora Biura Logistyki ABW;10)
podpisy kontrolerów.§ 15.
1.
Kierownik jednostki kontrolowanej przed podpisaniem protokołu, ma prawo w terminie 14 dni roboczych od dnia doręczenia mu protokołu, złożyć dyrektorowi Biura przeprowadzającego kontrolę pisemnie, w postaci dokumentu elektronicznego zarejestrowanego w systemie ESOD2, zastrzeżenia do treści protokołu.2.
Dyrektor Biura przeprowadzającego kontrolę rozpatruje zastrzeżenia, o których mowa w ust. 1, w terminie 14 dni roboczych od dnia ich otrzymania.3.
W przypadku nieuwzględnienia w całości zastrzeżeń, o których mowa w ust. 1, dyrektor Biura przeprowadzającego kontrolę przekazuje pisemne stanowisko w tej sprawie kierownikowi jednostki kontrolowanej, sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, zarejestrowanego w systemie ESOD2.4.
W przypadku częściowego uwzględnienia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 1, dyrektor Biura przeprowadzającego kontrolę:1)
przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej pisemne stanowisko dotyczące nieuwzględnienia zastrzeżeń, sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, zarejestrowanego w systemie ESOD2;2)
poleca komisji w szczególności przeprowadzenie czynności wyjaśniających lub dokonanie zmian w treści protokołu w zakresie wynikającym z uwzględnionych zastrzeżeń, poprzez sporządzenie aneksu do protokołu, który jest podpisywany przez członków komisji albo dyrektora Biura przeprowadzającego kontrolę.5.
W przypadku uwzględnienia w całości zastrzeżeń, o których mowa w ust. 1, dyrektor Biura przeprowadzającego kontrolę poleca komisji w szczególności przeprowadzenie czynności wyjaśniających lub dokonanie zmian w treści protokołu w zakresie wynikającym z uwzględnionych zastrzeżeń, poprzez sporządzenie aneksu do protokołu, który jest podpisywany przez członków komisji albo dyrektora Biura przeprowadzającego kontrolę.6.
Czynności wyjaśniające, o których mowa w ust. 4 pkt 2 i w ust. 5 komisja dokumentuje notatką służbową sporządzoną w postaci dokumentu elektronicznego, zarejestrowanego w systemie ESOD2.7.
W przypadkach, o których mowa w ust. 3-5, kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu oraz aneksu do protokołu, uzasadniając odmowę jego podpisania pisemnie, w postaci dokumentu elektronicznego, zarejestrowanego w systemie ESOD2.8.
W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej, przewodniczący komisji sporządza odręcznie w protokole adnotację o odmowie podpisania protokołu oraz przyczynach tej odmowy uzyskanych pisemnie od kierownika jednostki kontrolowanej. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolerów i sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.§ 16.
1.
W przypadku odnotowania w protokole uchybień lub nieprawidłowości, dyrektor Biura przeprowadzającego kontrolę sporządza pisemne wystąpienie pokontrolne.2.
Wystąpienie pokontrolne sporządza się w jednym egzemplarzu, zatwierdzonym przez Szefa ABW, którego odwzorowanie cyfrowe za pośrednictwem systemu ESOD2 otrzymuje kierownik jednostki kontrolowanej.3.
Wystąpienie pokontrolne zawiera wnioski i zalecenia mające na celu usunięcie stwierdzonych uchybień lub nieprawidłowości oraz wskazuje termin na wdrożenie wniosków i zaleceń.4.
Wnioski i zalecenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym są wiążące dla kierownika jednostki kontrolowanej.§ 17.
Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany, w terminie wskazanym w wystąpieniu pokontrolnym, poinformować pisemnie, w postaci dokumentu elektronicznego zarejestrowanego w systemie ESOD2, dyrektora Biura przeprowadzającego kontrolę, o sposobie, terminie usunięcia uchybień lub nieprawidłowości oraz wykonaniu zaleceń, a także o podjętych działaniach zapobiegających powstaniu nieprawidłowości lub przyczynach niewykonania wniosków i zaleceń pokontrolnych.§ 18.
Do kontroli, o której mowa w § 10, przepisów § 15-17 nie stosuje się.§ 19.
Kompetencje dyrektora Biura oraz kierownika jednostki kontrolowanej, o których mowa w niniejszym zarządzeniu, mogą wykonywać również ich zastępcy.§ 20.
Traci moc zarządzenie nr 44 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 8 grudnia 2014 r. w sprawie kontroli wewnętrznej w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z zakresu bezpieczeństwa i higieny służby oraz pracy i ochrony przeciwpożarowej zmienione zarządzeniem nr 39 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 22 października 2015 r. (Dz. Urz. ABW poz. 38 oraz z 2015 r. poz. 21).§ 21.
Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.