Kontrola wewnętrzna z zakresu bezpieczeństwa i higieny służby oraz pracy, a także ochrony przeciwpożarowej w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego wykonywanej przez Biuro Logistyki.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.ABW.2014.16

| Akt utracił moc
Wersja od: 23 kwietnia 2014 r.

ZARZĄDZENIE Nr 19
SZEFA AGENCJI BEZPIECZEŃSTWA WEWNĘTRZNEGO
z dnia 23 kwietnia 2014 r.
w sprawie kontroli wewnętrznej z zakresu bezpieczeństwa i higieny służby oraz pracy, a także ochrony przeciwpożarowej w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego wykonywanej przez Biuro Logistyki

Na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2010 r. Nr 29, poz. 154, z późn. zm.) w związku z § 2 pkt 8 zarządzenia nr 65 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Biura Logistyki Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego zarządza się, co następuje:
§  1.
Zarządzenie określa sposób i tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej z zakresu bezpieczeństwa i higieny służby oraz pracy, a także ochrony przeciwpożarowej, zwanej dalej "kontrolą", w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej "ABW", przez Biuro Logistyki, zwane dalej "Biurem".
§  2.
Celem kontroli jest:
1)
dokonanie oceny działalności jednostek organizacyjnych ABW oraz funkcjonariuszy pełniących w nich służbę i pracowników w nich zatrudnionych, zwanych dalej "jednostkami kontrolowanymi", pod względem przestrzegania w szczególności:
a)
działu dziesiątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie,
b)
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie warunków bezpieczeństwa i higieny służby oraz zakresu stosowania przepisów działu dziesiątego Kodeksu pracy w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (Dz. U. z 2013 r. poz. 962),
c)
ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2009 r. Nr 178, poz. 1380, z późn. zm.) oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie,
d)
ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2013 r. poz. 1409 oraz z 2014 r. poz. 40) oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie,
e)
przepisów wewnętrznych obowiązujących w ABW, dotyczących bezpieczeństwa i higieny służby oraz pracy, a także ochrony przeciwpożarowej;
2)
ustalanie prawidłowości i kompletności dokumentów odzwierciedlających stan faktyczny w zakresie kontrolowanych zagadnień;
3)
sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych.
§  3.
1.
Kontrola prowadzona przez Biuro obejmuje:
1)
kontrole prowadzone na podstawie rocznego planu kontroli,
2)
kontrole doraźne

- zatwierdzane przez Szefa ABW.

2.
Roczny plan kontroli jest przedstawiany do akceptacji Szefowi ABW w terminie do końca roku kalendarzowego poprzedzającego rok, którego dotyczy plan kontroli.
3.
Kontrole, o których mowa w ust. 1 pkt 1, są prowadzone na podstawie odrębnych planów dla kontroli z zakresu bezpieczeństwa i higieny służby oraz pracy, a także kontroli z zakresu ochrony przeciwpożarowej.
4.
Roczny plan kontroli wskazuje planowaną tematykę kontroli, podmioty kontrolowane oraz przewidywane terminy przeprowadzenia kontroli.
5.
Termin przeprowadzenia kontroli, ustalony w planie kontroli, w uzasadnionych przypadkach może ulec zmianie.
6.
Zmiany terminu przeprowadzenia kontroli dokonuje dyrektor Biura.
7.
W uzasadnionych przypadkach, za pisemną zgodą Szefa ABW, dyrektor Biura może przeprowadzić kontrolę doraźną, nie przewidzianą w planach kontroli.
§  4.
1.
Kontrole, o których mowa w § 3 ust. 1, przeprowadza komisja powoływana przez dyrektora Biura.
2.
W skład komisji wchodzą, jako członkowie, pisemnie upoważnieni przez dyrektora Biura, funkcjonariusze Biura, zwani dalej "kontrolerami".
3.
Upoważnienie, o którym mowa w ust. 2, sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowany, a drugi kontrolujący.
4.
Upoważnienie, o którym mowa w ust. 2, ważne jest z legitymacją służbową kontrolera.
5.
Dyrektor Biura, spośród członków komisji, wybiera przewodniczącego komisji.
6.
Przewodniczący komisji:
1)
kieruje kontrolą zapewniając jej przebieg zgodny z planem kontroli;
2)
dokonuje podziału czynności kontrolnych pomiędzy członków komisji, uwzględniając czynności kontrolne wykonywane osobiście;
3)
kieruje i nadzoruje pracę komisji przez czas jej trwania.
7.
Kontrole, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1, są przeprowadzane w oparciu o szczegółowy plan kontroli, zatwierdzany przez dyrektora Biura, określający w szczególności:
1)
podmiot kontrolowany;
2)
miejsce prowadzenia kontroli;
3)
zakres kontroli;
4)
przewidziany czas trwania kontroli;
5)
cel kontroli.
§  5.
1.
Przed rozpoczęciem kontroli, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1, przynajmniej na 7 dni przed ich planowanym terminem, dyrektor Biura przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej pisemne zawiadomienie o kontroli, zawierające w szczególności:
1)
oznaczenie jednostki kontrolowanej;
2)
podstawę prawną przeprowadzania kontroli;
3)
zakres kontroli;
4)
miejsce prowadzenia kontroli;
5)
przewidziany czas trwania kontroli;
6)
imienną pieczątkę i podpis dyrektora Biura.
2.
Przed rozpoczęciem kontroli, o których mowa w § 3 ust. 1, kontrolerzy przedstawiają kierownikowi jednostki kontrolowanej upoważnienia, o których mowa w § 4 ust. 3, zawierające w szczególności:
1)
numer i datę wystawienia upoważnienia;
2)
stanowisko służbowe, stopień, imię, nazwisko i numer legitymacji służbowej przewodniczącego komisji;
3)
stanowisko służbowe, stopień, imię, nazwisko i numer legitymacji służbowej każdego kontrolera;
4)
oznaczenie jednostki kontrolowanej;
5)
zakres kontroli;
6)
miejsce prowadzenia kontroli;
7)
podstawę prawną przeprowadzania kontroli;
8)
termin ważności upoważnienia;
9)
informację o posiadaniu przez kontrolującego ważnego poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "ściśle tajne";
10)
imienną pieczątkę i podpis dyrektora Biura.
3.
W przypadku konieczności przedłużenia czasu trwania kontroli, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, dyrektor Biura informuje o tym kierownika jednostki kontrolowanej.
4.
W przypadku kontroli dotyczącej więcej niż jednej jednostki kontrolowanej, dyrektor Biura, przed rozpoczęciem kontroli, przekazuje odrębnie wszystkim kierownikom jednostek kontrolowanych zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1.
§  6.
1.
Kontrolę przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej oraz w innych miejscach, w których jednostka kontrolowana wykonuje czynności służbowe, a także w miejscach, w których realizują zadania służbowe funkcjonariusze i pracownicy jednostki kontrolowanej.
2.
Czynności kontrolne mogą być wykonywane w obecności kierownika jednostki kontrolowanej albo funkcjonariusza lub pracownika przez niego upoważnionego.
3.
Kontrolę przeprowadza się w godzinach pełnienia przez funkcjonariuszy służby w jednostce kontrolowanej. W szczególnie uzasadnionych przypadkach można przeprowadzić czynności kontrolne, po wcześniejszym uzyskaniu zgody kierownika jednostki kontrolowanej, poza godzinami pełnienia służby, o których mowa w ust. 3.
§  7.
Kierownik jednostki kontrolowanej albo funkcjonariusz lub pracownik przez niego upoważniony jest obowiązany, w zakresie kontroli, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3 oraz ust. 2 pkt 5, umożliwić kontrolerowi dokonanie czynności kontrolnych, a w szczególności:
1)
umożliwić wstęp na teren jednostki kontrolowanej;
2)
udostępnić obiekty, urządzenia i inne składniki majątkowe będące przedmiotem kontroli;
3)
udostępnić dokumenty i zapewnić wgląd w dokumentację i prowadzone ewidencje niezbędne do przeprowadzenia kontroli;
4)
umożliwić sporządzenie kopii dokumentów wskazanych przez kontrolera (w przypadku dokumentów zawierających informacje niejawne - po uzyskaniu zgody osób do tego upoważnionych) oraz umożliwić dokumentowanie czynności kontrolnych w formie uzgodnionej z kierownikiem jednostki kontrolowanej, w szczególności poprzez filmowanie i fotografowanie oraz dokonywanie nagrań dźwiękowych, jeżeli film, fotografia lub nagranie mogą stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej w zakresie kontroli;
5)
zapewnić warunki do przeprowadzenia kontroli, w szczególności poprzez udostępnienie samodzielnego pomieszczenia, miejsca do przechowywania dokumentów oraz stanowiska komputerowego z dostępem do sieci ABWAN;
6)
na żądanie kontrolera udzielić wyczerpujących informacji i wyjaśnień, w tym pisemnych;
7)
udostępnić środki łączności, a także inne konieczne środki techniczne, jakimi dysponuje jednostka kontrolowana, w zakresie niezbędnym do wykonywania czynności kontrolnych.
§  8.
1.
Kierownik jednostki kontrolowanej albo podległy mu funkcjonariusz lub pracownik wezwany przez kontrolera do udzielenia wyjaśnień może odmówić ich złożenia jedynie w przypadku, gdy wyjaśnienia mogą dotyczyć faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić go na odpowiedzialność karną lub dyscyplinarną.
2.
Odmowę udzielenia wyjaśnień kontroler odnotowuje w protokole kontroli, załączając oświadczenie wezwanego o odmowie udzielenia wyjaśnień.
§  9.
W zakresie kontroli, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3 oraz ust. 2 pkt 5, kontroler w szczególności ma prawo do:
1)
poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, po uprzednim uzgodnieniu tego faktu z kierownikiem tej jednostki;
2)
wstępu do obiektów i pomieszczeń jednostki kontrolowanej;
3)
badania dokumentów i ewidencji;
4)
dokonywania wizji lokalnych i oględzin;
5)
żądania złożenia, w wyznaczonym terminie, ustnych lub pisemnych wyjaśnień od kierownika jednostki kontrolowanej oraz podległych mu funkcjonariuszy i pracowników;
6)
zasięgania opinii biegłych i osób posiadających wiedzę specjalistyczną;
7)
zbierania i zabezpieczenia, w sposób uzgodniony z kierownikiem jednostki kontrolowanej, dokumentów lub innych materiałów, mających znaczenie dowodowe dla wyników kontroli;
8)
wnioskowania, jeżeli jest to niezbędne, o wydanie przez kierownika jednostki kontrolowanej określonych poleceń funkcjonariuszom lub pracownikom tej jednostki.
§  10.
1.
Kontrolujący obowiązany jest do:
1)
rzetelnego i obiektywnego wykonywania zadań objętych zakresem kontroli;
2)
obiektywnego ustalania stanu faktycznego;
3)
ustalania przyczyn stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości;
4)
wykonywania czynności kontrolnych w sposób w jak najmniejszym stopniu zakłócający służbę w kontrolowanej jednostce;
5)
przyjmowania od funkcjonariuszy i pracowników ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie spraw objętych kontrolą.
2.
Kontrolujący ustala stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych w toku kontroli, w szczególności zgromadzonych dokumentów, przeprowadzonych oględzin lub zebranych pisemnych wyjaśnień i oświadczeń funkcjonariuszy oraz pracowników kontrolowanej jednostki.
§  11.
1.
W zakresie kontroli, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3 oraz ust. 2 pkt 5, na pisemny wniosek dyrektora Biura, kierownicy jednostek organizacyjnych ABW, które nie podlegają kontroli, są obowiązani do przekazania dla potrzeb kontroli i informacji i materiałów będących w ich dyspozycji.
2.
W zakresie kontroli, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3 oraz ust. 2 pkt 5, na wniosek przewodniczącego komisji funkcjonariusze i pracownicy jednostek organizacyjnych ABW, o których mowa w ust. 1, są obowiązani do udzielania wyczerpujących informacji i wyjaśnień, w tym pisemnych, z zastrzeżeniem § 8.
3.
Pisemne wyjaśnienia, o których mowa w ust. 2, przesyłane są niezwłocznie dyrektorowi Biura za pośrednictwem właściwego kierownika jednostki organizacyjnej ABW, o której mowa w ust. 1.
§  12.
1.
Po zakończeniu kontroli, komisja zapoznaje kierownika jednostki kontrolowanej z ustaleniami i omawia z nim wyniki kontroli.
2.
W terminie 14 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli komisja sporządza protokół z przebiegu kontroli, zwany dalej "protokołem".
3.
Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje jednostka kontrolowana, a drugi dyrektor Biura.
4.
Dyrektor Biura może wyrazić zgodę na odstąpienie od wykonania czynności, o których mowa w ust. 1-3, jeżeli w wyniku kontroli nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.
5.
W przypadku, o którym mowa w ust. 4, fakt przeprowadzenia kontroli jest dokumentowany notatką służbową, z którą zapoznaje się kierownika jednostki kontrolowanej.
6.
Protokół zawiera w szczególności:
1)
miejsce i datę sporządzenia;
2)
skład komisji przeprowadzającej kontrolę - stanowisko służbowe, stopień, imię i nazwisko kontrolującego oraz numer i datę udzielenia upoważnienia dla tej osoby;
3)
oznaczenie kontrolowanej jednostki organizacyjnej ABW, stopień służbowy, imię i nazwisko kierownika tej jednostki;
4)
datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
5)
określenie zakresu kontroli;
6)
wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli;
7)
opis przeprowadzonych czynności kontrolnych i zebranych dowodów;
8)
opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, ustalonych uchybień i nieprawidłowości, ze wskazaniem przepisów, które zostały naruszone;
9)
wykaz załączników do protokołu;
10)
parafy kontrolerów i kierownika jednostki kontrolowanej na każdej stronie protokołu;
11)
sposób doręczenia kierownikowi jednostki kontrolowanej protokołu;
12)
informację o sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu oraz o prawie do odmowy podpisania protokołu;
13)
podpisy kontrolerów oraz kierownika jednostki kontrolowanej na ostatniej stronie protokołu.
7.
W przypadku, gdy protokół zawiera informacje niejawne oznacza się go odpowiednią klauzulą tajności, zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.
8.
Materiały wytworzone w związku z kontrolą gromadzone są w aktach kontroli i stanowią uporządkowany zbiór dokumentów, oznaczony klauzulą tajności, zgodnie z wymogami określonymi w przepisach o ochronie informacji niejawnych.
9.
W skład akt kontroli wchodzą w szczególności:
1)
plan kontroli;
2)
zawiadomienie o kontroli;
3)
upoważnienia, o których mowa w § 4 ust. 2;
4)
protokół kontroli wraz z załącznikami;
5)
wystąpienie pokontrolne;
6)
odpowiedź kierownika jednostki kontrolowanej na wystąpienie pokontrolne;
7)
dokumentacja dotycząca w szczególności dodatkowych ustaleń, korespondencji, wniosków, związanych z przedmiotem kontroli.
10.
W skład akt kontroli doraźnych wchodzą w szczególności:
1)
upoważnienia, o których mowa w § 4 ust. 2;
2)
protokół kontroli wraz z załącznikami;
3)
wystąpienie pokontrolne;
4)
odpowiedź kierownika jednostki kontrolowanej na wystąpienie pokontrolne;
5)
dokumentacja dotycząca dodatkowych ustaleń, korespondencji, wniosków związanych z przedmiotem kontroli.
§  13.
1.
Kierownik jednostki kontrolowanej przed podpisaniem protokołu, ma prawo w terminie 14 dni roboczych od dnia doręczenia mu protokołu, złożyć pisemne zastrzeżenia do treści protokołu dyrektorowi Biura.
2.
Dyrektor Biura, rozpatruje zastrzeżenia, o których mowa w ust. 1, w terminie 14 dni roboczych od dnia ich otrzymania.
3.
W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 1, w całości lub części, dyrektor Biura przekazuje pisemne stanowisko w tej sprawie kierownikowi jednostki kontrolowanej. W powyższym przypadku kierownik kontrolowanej jednostki może odmówić podpisania protokołu, pisemnie uzasadniając odmowę jego podpisania.
4.
W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej, przewodniczący komisji sporządza odręcznie w protokole adnotację o odmowie podpisania protokołu oraz przyczynach tej odmowy uzyskanych pisemnie od kierownika jednostki kontrolowanej. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu kontroli przez kontrolerów i sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.
5.
W przypadku uznania zastrzeżeń, o których mowa w ust. 1, komisja podejmuje czynności wyjaśniające.
§  14.
1.
W przypadku stwierdzenia w toku kontroli uchybień lub nieprawidłowości, dyrektor Biura sporządza pisemne wystąpienie pokontrolne.
2.
Wystąpienie pokontrolne sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, zatwierdzanych przez Szefa ABW, z których jeden otrzymuje kierownik jednostki kontrolowanej, a drugi dyrektor Biura.
3.
Wystąpienie pokontrolne zawiera wnioski i zalecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień lub nieprawidłowości oraz terminu do ich usunięcia.
4.
Wnioski i zalecenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym są dla kierownika jednostki kontrolowanej wiążące.
§  15.
Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany, w terminie wskazanym w wystąpieniu pokontrolnym, pisemnie poinformować dyrektora Biura o sposobie i terminie usunięcia uchybień lub nieprawidłowości oraz wykonaniu zaleceń, a także o podjętych działaniach zapobiegających ich powstawaniu lub przyczynach niewykonania wniosków i zaleceń pokontrolnych.
§  16.
Traci moc zarządzenie nr Z-12 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 7 marca 2012 r. w sprawie kontroli wewnętrznej z zakresu bezpieczeństwa i higieny służby oraz pracy, a także ochrony przeciwpożarowej w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego wykonywanej przez Biuro Logistyki.
§  17.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.