Kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.NDAP.2020.32

Akt obowiązujący

Wersja od: 7 grudnia 2020 r.

ZARZĄDZENIE Nr 32

NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

z dnia 7 grudnia 2020 r.

w sprawie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych

DKN.402.1.2020

Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 3 oraz ust. 2 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa:

1) tryb zarządzania kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, zwanej dalej "kontrolą", o której mowa w art. 28 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą";

2) sposób postępowania podczas powierzania przeprowadzania kontroli na podstawie art. 28 ust. 2 ustawy.

§ 2. Do wspomagania działań, o których mowa w § 1, służy system teleinformatyczny "NiKA - Nadzór i Kontrola Archiwalna", wprowadzony w archiwach państwowych na podstawie zarządzenia nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 lutego 2016 r. w sprawie systemu teleinformatycznego "NiKA - Nadzór i Kontrola Archiwalna", zmienionego zarządzeniem nr 30 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 27 listopada 2020 r. (Dz. Urz. NDAP poz. 30).

§ 3. Kontrolę zarządza i sprawuje nad nią nadzór dyrektor archiwum państwowego, zgodnie z właściwością określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy.

§  4. 

1. Kontrolę przeprowadza się nie rzadziej niż raz na 4 lata.

2. W przypadku braku zaleceń pokontrolnych wydanych podczas ostatniej kontroli i braku zmian organizacyjnych w jednostce organizacyjnej, można kontrolę przeprowadzić w innym terminie, nie później jednak niż przed upływem 6 lat od zakończenia ostatniej kontroli.

§ 5. Kontrolę w archiwum państwowym przeprowadza inne archiwum państwowe.

§  6. 

1. Powierzenie innemu archiwum państwowemu przeprowadzenia kontroli wymaga zgody Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

2. Dyrektor archiwum państwowego powierzającego przeprowadzenie kontroli, w terminie do dnia 31 października roku poprzedzającego rok, w którym kontrola powinna zostać przeprowadzona, składa do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych wniosek o powierzenie kontroli innemu archiwum państwowemu.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, zawiera w szczególności:

1) nazwę jednostki organizacyjnej, w której ma zostać przeprowadzona kontrola;

2) uzasadnienie konieczności powierzenia przeprowadzenia kontroli;

3) w przypadku powierzenia kontroli innej niż określona w § 5 - nazwę archiwum państwowego, któremu miałoby zostać powierzone jej przeprowadzenie.

4. W terminie do dnia 15 listopada roku poprzedzającego rok, w którym kontrola powinna zostać przeprowadzona, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych:

1) w przypadku powierzenia kontroli, o której mowa w § 5 - przesyła do dyrektora archiwum państwowego odpowiedź na wniosek, o którym mowa w ust. 2, przy czym jeżeli jest ona pozytywna, zawiera wskazanie archiwum państwowego, któremu zostaje powierzona kontrola oraz jednocześnie jest przesyłana do wiadomości dyrektora tego archiwum;

2) w przypadku powierzenia kontroli innej niż określona w § 5 - przesyła do dyrektora archiwum państwowego odpowiedź na wniosek, o którym mowa w ust. 2, jednocześnie przesyłając ją do wiadomości dyrektora archiwum państwowego, któremu planowano powierzyć przeprowadzenie kontroli.

§  7. 

1. Na czas kontroli, archiwum państwowe powierzające przeprowadzenie kontroli udostępnia archiwum państwowemu ją przeprowadzającemu materiały z ostatniej kontroli w kontrolowanej jednostce organizacyjnej.

2. Archiwum państwowe, któremu powierzono przeprowadzenie kontroli, konsultuje jej ustalenia z archiwum państwowym, które powierzyło jej przeprowadzenie.

3. Akta kontroli gromadzi archiwum państwowe, któremu powierzono jej przeprowadzenie.

4. Kopie akt kontroli, poświadczone za zgodność z oryginałem lub dokumentem źródłowym, przekazuje się archiwum państwowemu powierzającemu przeprowadzenie kontroli.

5. Przepisów ust. 2 i 4 nie stosuje się do kontroli, o której mowa w § 5.

§  8. 

1. Kontrole, rozpoczęte przez archiwa państwowe we własnych siedzibach i niezakończone do dnia wejścia w życie zarządzenia skierowaniem wystąpienia pokontrolnego, ulegają zakończeniu z tym dniem.

2. Archiwa państwowe mają obowiązek złożyć wnioski o powierzenie kontroli, o której mowa w § 5, w terminie do dnia 31 października 2022 r.

3. Kolejne kontrole, o których mowa w § 5, przeprowadza się w terminach określonych w § 4.

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 4 stycznia 2021 r.

UZASADNIENIE

Celem zarządzenia jest uregulowanie zagadnień związanych ze sprawowaniem nadzoru nad kontrolami, zmianą terminów ich przeprowadzania, a także powierzaniem przeprowadzania kontroli zarówno w archiwach państwowych, jak i innych jednostkach organizacyjnych. W przypadku kontroli w archiwum państwowym, wskazanie innego archiwum państwowego, któremu powierza się jej przeprowadzenie, należy do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Pierwszy wniosek o powierzenie takiej kontroli archiwum państwowe musi złożyć do 31 października 2022 r.