Kontrola ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie Infrastruktury.
Dz.Urz.MI.2007.1.2
Akt utracił mocZARZĄDZENIE Nr 6
MINISTRA INFRASTRUKTURY
z dnia 18 grudnia 2007 r.
w sprawie kontroli ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie Infrastruktury
ZAŁĄCZNIK Nr 1
PROTOKÓŁ
PROTOKÓŁ
niejawnych u wykonawców dokumentów niejawnych
przeprowadzonej przez ........................................
w dniu .........................
1. Kontrolę przeprowadzono w .................................
(nazwa komórki organizacyjnej
Ministerstwa)
2. Kontrolą nie objęto niżej wymienionych wykonawców
dokumentów niejawnych:
1) ........................ z powodu ......................
2) ........................ z powodu ......................
3. W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono braku
dokumentów niejawnych (w razie stwierdzenia braku
dokumentów niejawnych należy podać nazwę dokumentu,
klauzulę tajności, numer ewidencyjny, osobę odpowiedzialną
za zagubienie, okoliczności zagubienia).
4. Stwierdzono u wykonawców dokumentów niejawnych następujące
niedociągnięcia w zakresie przestrzegania przepisów o
ochronie informacji niejawnych (wyszczególnienie wykonawców
dokumentów niejawnych oraz stwierdzonych u nich
niedociągnięć).
5. Wnioski i propozycje mające na celu usunięcie stwierdzonych
braków i niedociągnięć lub podjęte w tym zakresie
przedsięwzięcia.
.....................................
(stanowisko służbowe, imię i
nazwisko, data i podpis prowadzącego
kontrolę)
ZAŁĄCZNIK Nr 2
Zakres oraz procedura organizowania, prowadzenia i dokumentowania wyników kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych
Zakres oraz procedura organizowania, prowadzenia i dokumentowania wyników kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych
1. Sprawdzenie przestrzegania w Ministerstwie przepisów o ochronie informacji niejawnych, ze szczególnym uwzględnieniem postanowień przepisów regulujących postępowanie z informacjami stanowiącymi tajemnicę państwową.
2. Sprawdzenie zgodności stanu faktycznego materiałów niejawnych ze stanem ewidencyjnym.
3. Sprawdzenie prawidłowości wydzielenia materiałów niejawnych posiadających wartość archiwalną.
4. Niszczenie materiałów niejawnych nie posiadających wartości archiwalnych.
II. Organizacja kontroli
1. Kontrolę przeprowadza komisja wyznaczona zarządzeniem Pełnomocnika ochrony, zawierającym następujące dane:
1) skład osobowy komisji (co najmniej 3 osoby);
2) termin rozliczenia wykonawców z materiałów niejawnych;
3) termin przygotowania do kontroli kancelarii materiałów zastrzeżonych (komórek organizacyjnych Ministerstwa) prowadzących ewidencję materiałów niejawnych;
4) termin przygotowania do kontroli Kancelarii Tajnej i systemu BSK;
5) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli.
2. W skład komisji wyznacza się osoby posiadające poświadczenia bezpieczeństwa (certyfikaty bezpieczeństwa) o klauzulach równych lub wyższych niż materiały podlegające kontroli.
3. W skład komisji nie wyznacza się kierownika Kancelarii Tajnej, Administratora systemu BSK oraz osób prowadzących ewidencję materiałów zastrzeżonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa.
4. Członkowie komisji powinni być zapoznani z celem i zakresem kontroli wynikającymi z ustaleń z Ministrem Infrastruktury.
5. Pełnomocnik ochrony zobowiązany jest do przeszkolenia członków komisji w zakresie metodyki prowadzenia kontroli.
III. Zakres kontroli
1. Postępowanie z materiałami niejawnymi w Kancelarii Tajnej oraz komórkach organizacyjnych Ministerstwa prowadzących ewidencję materiałów, w tym:
1) szczegółowe sprawdzenie stanu faktycznego i porównanie ze stanem ewidencyjnym;
2) przestrzeganie zasad ewidencjonowania wytwarzanych materiałów niejawnych;
3) przestrzeganie zasad wytwarzania, przechowywania, udostępniania i niszczenia materiałów niejawnych.
2. Postępowanie z materiałami niejawnymi przez wykonawców:
1) znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych;
2) przestrzeganie zasad klasyfikowania informacji i oznaczania ich klauzulami tajności;
3) przestrzeganie zasad wytwarzania materiałów niejawnych, w tym również sporządzania notatek, odpisów, wyciągów, kopii i tłumaczeń;
4) przestrzeganie zasad selektywnego udostępniania informacji niejawnych i dokumentowanie faktu zapoznania się z informacjami stanowiącymi tajemnicę państwową;
5) przestrzeganie zasad przechowywania, przekazywania i niszczenia materiałów niejawnych;
6) prawidłowość dokonywania weryfikacji klauzul tajności informacji niejawnych;
7) zabezpieczenie informacji niejawnych w czasie pracy i po godzinach pracy.
3. Działalność Kancelarii Tajnej:
1) urządzenie Kancelarii Tajnej oraz stan zabezpieczenia pomieszczeń kancelaryjnych;
2) przygotowanie fachowe osób wykonujących zadania w Kancelarii Tajnej;
3) organizacja pracy Kancelarii Tajnej;
4) sposób prowadzenia ewidencji kancelaryjnej;
5) skuteczność nadzoru kierownika Kancelarii Tajnej nad wytwarzaniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem i zabezpieczeniem dokumentów niejawnych.
4. Postępowanie z dokumentami niejawnymi w Kancelarii Głównej Ministerstwa Infrastruktury, kancelariach materiałów zastrzeżonych Ministerstwa ewidencjonujących materiały niejawne, a w szczególności:
1) przyjmowanie przesyłek niejawnych;
2) sposób prowadzenia ewidencji dokumentów niejawnych;
3) przekazywanie korespondencji do komórek organizacyjnych Ministerstwa;
4) wysyłanie korespondencji;
5) sposób zlecania dokumentów niejawnych do powielania;
6) zgodność klauzul dokumentów przekazanych do technicznego opracowania (brudnopisów) z dokumentami wytworzonymi;
7) ewidencjonowanie dokumentów wytworzonych i ich przekazywanie.
5. Sposób realizacji zadań związanych z ochroną fizyczną informacji niejawnych.
6. Przestrzeganie zasad ochrony informacji niejawnych w systemach i sieciach teleinformatycznych.
IV. Dokumentowanie wyników kontroli
1. Dokumentowanie wyników kontroli rocznej następuje w formie sprawozdania zawierającego protokół oraz wnioski i propozycje.
2. Sprawozdanie z przeprowadzonej kontroli rocznej powinno zawierać następujące dane:
1) w części ogólnej:
a) numer i datę zarządzenia powołującego komisję,
b) imiona, nazwiska, numery, klauzule tajności i terminy ważności poświadczeń bezpieczeństwa przewodniczącego i członków komisji,
c) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
d) wykaz komórek organizacyjnych Ministerstwa objętych kontrolą,
e) podpisy członków komisji.
2) w części merytorycznej:
a) wyszczególnienie urządzeń ewidencyjnych oraz pozycji zapisów w tych urządzeniach, na podstawie których sprawdzono stan faktyczny materiałów niejawnych,
b) dane dotyczące stanu faktycznego poszczególnych rodzajów materiałów niejawnych obejmujące w szczególności:
- zgodność lub niezgodność ze stanem ewidencyjnym,
- wyszczególnienie materiałów brakujących nie przedstawionych do kontroli z podaniem ich klauzul i numerów ewidencyjnych oraz osób, które je pokwitowały,
- wyszczególnienie materiałów utraconych lub uznanych za utracone z podaniem ich klauzul tajności, numerów ewidencyjnych, okoliczności zagubienia, osób odpowiedzialnych za utratę oraz wykonanych przez komisję przedsięwzięć poszukiwawczych,
- wyszczególnienie w załączniku do sprawozdania numerów ewidencyjnych dokumentów niejawnych za rok kontrolowany i lata ubiegłe, które zostały przez komisję sprawdzone lecz nie zostały wszyte do właściwych teczek lub zostały przerejestrowane do dzienników ewidencyjnych roku następnego,
- fakty ujawnienia informacji niejawnych osobom nieupoważnionym,
- okoliczności wskazujące na możliwość naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych mogące spowodować ujawnienie informacji niejawnych,
- ocenę przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.
3. Wnioski i propozycje dotyczące ochrony informacji niejawnych określane są w wyniku ustaleń dokonanych w sprawozdaniu z przeprowadzonej kontroli rocznej. W tej części sprawozdania należy również odnieść się do wniosków i propozycji zgłoszonych w wyniku pozostałych kontroli przeprowadzonych w danym roku w zakresie informacji niejawnych, tj. bieżących i doraźnych.