Karta Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie Cyfryzacji.
Dz.Urz.MC.2016.9
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE Nr 9
MINISTRA CYFRYZACJI 1
z dnia 5 kwietnia 2016 r.
w sprawie Karty Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie Cyfryzacji
ZAŁĄCZNIK 3
Karta Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie Cyfryzacji
Karta Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie Cyfryzacji
I.
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
Szczegółowe działania audytu wewnętrznego reguluje ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.), zwana dalej "ustawą" oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz. U. poz. 1480).
II.
Cele i zasady audytu wewnętrznego
Cele i zasady audytu wewnętrznego
2. Ocena dokonywana przez audytora wewnętrznego dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności oraz efektywności kontroli zarządczej w Ministerstwie.
3. Rola audytu wewnętrznego polega na identyfikowaniu i szacowaniu potencjalnego ryzyka mogącego się pojawiać w ramach działalności Ministerstwa przez przeprowadzanie analizy ryzyka.
4. Audyt wewnętrzny obejmuje przede wszystkim czynności o charakterze usług zapewniających i doradczych. Podstawowe znaczenie w prowadzeniu audytu wewnętrznego mają zadania zapewniające. Czynności doradcze mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres nie naruszają zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego.
5. Zadania zapewniające mają na celu dostarczenie Ministrowi niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej, w szczególności pod względem jej adekwatności, skuteczności i efektywności.
6. Czynności doradcze mają na celu przyczynianie się do usprawniania funkcjonowania Ministerstwa i mogą być realizowane przez:
1) wydawanie opinii;
2) przygotowanie i przeprowadzanie szkoleń;
3) udział w pracach zespołów;
4) udzielanie konsultacji.
7. Dopuszcza się możliwość przeprowadzenia zadania audytowego, które łączy w sobie elementy zadań zapewniających i czynności doradczych.
8. Minister może upoważnić audytora wewnętrznego do dokonania czynności w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra oraz w urzędzie obsługującym organ nadzorowany przez Ministra w przypadku, gdy dokonanie tych czynności jest konieczne do przeprowadzenia audytu wewnętrznego.
9. Audytor wewnętrzny postępuje zgodnie z przepisami prawa, Standardami audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, Księgą Procedur Zespołu Audytu Wewnętrznego Ministerstwa oraz uznaną praktyką audytu wewnętrznego.
III.
Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego
Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego
1) jest uprawniony do przeprowadzania zadań zapewniających oraz czynności doradczych we wszystkich obszarach działalności Ministerstwa;
2) ma zagwarantowane prawo dostępu do wszelkich dokumentów i materiałów, do kontaktów z pracownikami Ministerstwa oraz dostępu do wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, w tym utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;
3) ma prawo wstępu do pomieszczeń Ministerstwa, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;
4) ma prawo żądać od kierowników i pracowników komórek organizacyjnych informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego;
4a) ma prawo uzyskiwać od kierowników i pracowników komórek organizacyjnych informacje oraz wyjaśnienia, a także potwierdzone kopie, odpisy, wyciągi lub zestawienia, na potrzeby realizacji czynności audytowych;
5) może z własnej inicjatywy składać Ministrowi, Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa oraz kierownikom komórek organizacyjnych Ministerstwa wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania Ministerstwa;
6) w zakresie wykonywania swoich zadań współdziała z kontrolerami Biura Ministra w celu uzyskania informacji i materiałów dotyczących planowanych i przeprowadzanych w Ministerstwie kontroli wewnętrznych i zewnętrznych;
7) nie może przyjmować takich zadań lub uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania Ministerstwem;
8) nie może być zaangażowany w działalność Ministerstwa;
9) w uzgodnieniu z Dyrektorem Generalnym Ministerstwa, może korzystać z pomocy rzeczoznawcy na zasadach obowiązujących w Ministerstwie;
10) ma obowiązek rzetelnego, obiektywnego i niezależnego ustalenia stanu faktycznego, oceny kontroli zarządczej, w tym wskazania słabości, przeanalizowania ich przyczyn, wskazania skutków lub ryzyk wynikających ze słabości kontroli zarządczej oraz przygotowania zaleceń w sprawie wyeliminowania słabości kontroli zarządczej lub wprowadzenia usprawnień;
11) ma obowiązek pogłębiania wiedzy w drodze samokształcenia oraz udziału w szkoleniach i seminariach.
2. Komórka audytu wewnętrznego współpracuje z Komitetem Audytu powołanym przez Ministra w zakresie określonym w obowiązujących przepisach.
IV.
Niezależność organizacyjna i operacyjna
Niezależność organizacyjna i operacyjna
2. Audytor wewnętrzny ma zapewnioną niezależność operacyjną rozumianą jako niezależność w planowaniu, przeprowadzaniu zadań audytowych oraz formułowaniu ocen, uwag, wniosków i zaleceń wynikających z audytu wewnętrznego.
3. Zakres audytu wewnętrznego nie może być przez kogokolwiek ograniczany.
4. O wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu wewnętrznego Kierownik Zespołu powiadamia niezwłocznie Ministra.
5. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka.
V.
Zakres audytu wewnętrznego
Zakres audytu wewnętrznego
1) przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli zarządczej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych;
2) ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej;
3) ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych Ministerstwa oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy;
4) ocenę zabezpieczenia mienia Ministerstwa;
5) ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów Ministerstwa;
6) przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania Ministerstwa z planowanymi wynikami i celami;
7) ocenę dostosowania działań Ministerstwa do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu wewnętrznego.
VI.
Sprawozdawczość
Sprawozdawczość
2. Kierownik Zespołu informuje Ministra na bieżąco o istotnych ustaleniach audytu wewnętrznego oraz o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej.
3. Kierownik Zespołu, w terminie do końca stycznia każdego roku, składa Ministrowi sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni.
4. Minister, w terminie do końca stycznia, przedstawia Ministrowi Finansów informację o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego w roku poprzednim, przygotowaną przez audytora wewnętrznego.
5. Kierownik Zespołu przedstawia Ministrowi i Ministrowi Finansów w każdym czasie, na ich wniosek, informacje i dokumenty związane z prowadzeniem audytu wewnętrznego.
6. Jeżeli w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny dostrzeże znamiona czynów, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub o wykroczenie skarbowe, ma obowiązek o tym fakcie zawiadomić niezwłocznie właściwe organy.
VII.
Koordynacja działalności komórki audytu wewnętrznego
Koordynacja działalności komórki audytu wewnętrznego
2. Kierownik Zespołu jest odpowiedzialny za:
1) rzetelne i profesjonalne wykonanie zadań audytowych przewidzianych w planie audytu wewnętrznego, jak również zadań pozaplanowych;
2) koordynację działalności komórki audytu wewnętrznego zgodnie ze Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i uznaną praktyką;
3) zapewnienie, że Zespół nie ponosi bezpośredniej odpowiedzialności za działania objęte audytem wewnętrznym ani ich nie nadzoruje;
4) opracowanie, na podstawie wyników analizy ryzyka, długoterminowego (strategicznego) planu audytu wewnętrznego obejmującego wszystkie obszary działania Ministerstwa;
5) opracowanie rocznego (operacyjnego) planu audytu wewnętrznego na podstawie wyników analizy ryzyka;
6) opracowanie planu doskonalenia zawodowego podległych mu pracowników.
3. Kierownik Zespołu jest niezależny w zakresie planowania pracy Zespołu.
VIII.
Relacje z Najwyższą Izbą Kontroli i innymi instytucjami kontrolnymi oraz komórkami organizacyjnymi Ministerstwa
Relacje z Najwyższą Izbą Kontroli i innymi instytucjami kontrolnymi oraz komórkami organizacyjnymi Ministerstwa
2. Przy dokonywaniu analizy ryzyka audytor wewnętrzny uwzględnia wyniki czynności kontrolnych i sprawdzających dokonanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa, Najwyższą Izbę Kontroli i inne instytucje kontrolne.
IX.
Postanowienia końcowe
Postanowienia końcowe
2. Program obejmuje wewnętrzne i zewnętrzne oceny jakości oraz bieżące monitorowanie działalności Zespołu.
3. Postanowienia dotyczące audytu wewnętrznego w Ministerstwie stosuje się odpowiednio do prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra oraz w urzędzie obsługującym organ nadzorowany przez Ministra.
4. Szczegółowe procedury dotyczące sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz Program zapewnienia i poprawy jakości w Ministerstwie określa Księga Procedur Zespołu Audytu Wewnętrznego, stanowiąca wewnętrzny dokument Zespołu.