Jednolity rzeczowy wykaz akt w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i jednostkach podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2017.74

Akt obowiązujący

Wersja od: 1 stycznia 2023 r.

ZARZĄDZENIE Nr 43

MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH ¹

z dnia 8 grudnia 2017 r.

w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i jednostkach podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych

Na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 2 i ust. 2e pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086) zarządza się co następuje:

§  1. 

1. Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, zwanym dalej "MSZ" oraz w jednostkach podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych, z wyłączeniem urzędów konsularnych kierowanych przez konsulów honorowych, jednolity rzeczowy wykaz akt, zwany dalej "JRWA", stanowiący załącznik do zarządzenia.

2. JRWA stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw albo jej grupowania jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.

3. JRWA nie stosuje się do dokumentacji medycznej osób zatrudnionych w MSZ albo w jednostkach podległych, o których mowa w ust. 1.

4. Kierownicy jednostek nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych, w porozumieniu z właściwym terytorialnie archiwum państwowym, określają dla jednostek nadzorowanych własne JRWA.

§ 2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych MSZ oraz kierownicy jednostek podległych, o których mowa § 1 ust. 1, informują dyrektora komórki organizacyjnej MSZ właściwej do spraw archiwum i zarządzania informacją o sprawach, dla dokumentowania których wymagane jest wprowadzenie nowej klasy do JRWA - przed wytworzeniem dokumentacji dotyczącej tych spraw. Decyzję o konieczności

aktualizacji JRWA podejmuje dyrektor komórki organizacyjnej MSZ właściwej do spraw archiwum i zarządzania informacją.

§ 3. Użyte w JRWA symbole oznaczają:

1) "A" - kategoria archiwalna materiałów archiwalnych;

2) "B" - kategoria archiwalna dokumentacji niearchiwalnej;

3) "E" - akta spraw podlegające ewakuacji na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa lub wojny;

4) "Z" - akta spraw podlegające fizycznemu zniszczeniu na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa lub wojny;

5) "P" - akta spraw mogące pozostać w miejscu przechowywania na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa lub wojny.

§ 4. W zarządzeniu nr 20 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 1 lipca 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. poz. 22 i 69, z 2016 r. poz. 28 oraz z 2017 r. poz. 24) wprowadza się następujące zmiany:

1) tytuł zarządzenia otrzymuje brzmienie:

"w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji archiwalnej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych";

2) uchyla się § 1 pkt 2;

3) uchyla się § 4;

4) w załączniku nr 1 do zarządzenia:

a) w § 2 po pkt 8 dodaje się pkt 8a w brzmieniu:

"8a) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) - sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji określony w przepisach wydanych na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086);",

b) § 3 otrzymuje brzmienie:

"§ 3. W MSZ i placówkach zagranicznych obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na JRWA.";

5) uchyla się załącznik nr 2 do zarządzenia;

6) w załączniku nr 3 do zarządzenia w § 2 pkt 5 otrzymuje brzmienie:

"5) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) - sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji określony w przepisach wydanych na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086);".

§  5. 

1. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w MSZ i jednostkach podległych, o których mowa w § 1 ust. 1, przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w JRWA, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą kategorię archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.

2. Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, powinna być przeprowadzona w terminie 24 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

3. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas JRWA, jest kwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych na podstawie JRWA wprowadzanego niniejszym zarządzeniem.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2018 r.

ZAŁĄCZNIK ²  

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

Symbol klasyfikacyjny				Hasło klasyfikacyjne	Oznaczenie kategorii archiwalnej	Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego	Status zagrożenia
I	II	III	IV
0				Zarządzanie
	00			ORGANY KOLEGIALNE		dokumentację każdego organu kolegialnego gromadzi się w odrębnych teczkach	E
		000		Posiedzenia kierownictwa MSZ	A	materiały na posiedzenia, porządek obrad, listy obecności, wystąpienia, uchwały, protokoły z posiedzeń	E
		001		Posiedzenia kierowników komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych podległych MSZ	A	jak przy klasie 000	E
		002		Zespoły koordynacyjne	A	jak przy klasie 001	E
		003		Komisje, zespoły, inne organy kolegialne		stałe lub doraźne	E
			0030	Powoływanie komisji, zespołów, innych organów kolegialnych	A	zarządzenia, decyzje, uchwały	E
			0031	Ewidencja komisji, zespołów, innych organów kolegialnych	A	rejestry, wykazy	E
			0032	Ewidencja prowadzonych postępowań	A		E
			0033	Realizacja polityki zagranicznej państwa w ramach komisji, zespołów i organów kolegialnych	BE10		E
		004		Pełnomocnicy, specjalni wysłannicy i specjalni doradcy Ministra SZ		dla każdej instytucji pełnomocnika, wysłannika, doradcy prowadzi się odrębne teczki	P
			0040	Koordynacja prac dotyczących realizacji przedsięwzięć podejmowanych przez pełnomocników, wysłanników, doradców Ministra SZ	BE5		Z
		005		Komisje międzyresortowe, rady, zespoły i komitety
			0050	Udział przedstawicieli Ministra SZ w pracach międzyresortowych komisji, rad, zespołów i komitetów	B10	dotyczy komisji, zespołów i komitetów powołanych przez inne organy	Z
			0051	Udział w pracach międzyresortowych komisji, rad, zespołów i komitetów powoływanych przez Ministra SZ, Prezesa Rady Ministrów lub Radę Ministrów, których obsługę zapewnia MSZ	A	w tym prowadzenie obsługi administracyjnej	Z
	01			Organizacja i zarządzanie
		010		Organizacja organów nadrzędnych i współdziałających	B5	ustawy, statuty, zakresy działania, wykazy imienne obsady stanowisk kierowniczych	Z
		011		Organizacja resortu spraw zagranicznych			E-w centrali Z - w placówce
			0110	Podstawy prawne działania MSZ	A	akty normatywne, dokumenty rejestracyjne MSZ, tj. NIP, REGON	E
			0111	Struktura i zakres działania MSZ	A	statut, regulamin organizacyjny	E
			0112	Struktura i zakres działania komórek organizacyjnych i placówek zagranicznych	A	wewnętrzne regulaminy organizacyjne, w tym placówek zagranicznych	E
			0113	Reorganizacja MSZ, powołanie lub likwidacja komórek organizacyjnych i placówek zagranicznych jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra SZ	A		E
			0114	Działalność związana z zapewnieniem nadzoru Ministra SZ nad fundacjami na mocy ustawy o fundacjach	BE20	rejestracja i sprawozdania z działalności fundacji	E
			0115	Pełnomocnictwa i upoważnienia Ministra SZ, wzory podpisów, podpisy elektroniczne	B10	w tym rejestr upoważnień i pełnomocnictw. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pełnomocnictw lub upoważnienia	E
			0116	Pełnomocnictwa i upoważnienia Dyrektora Generalnego SZ, Szefa Służby Zagranicznej, pełnomocników, dyrektorów komórek organizacyjnych, kierowników placówek zagranicznych, wzory podpisów, podpisy elektroniczne	B10	w tym rejestr upoważnień i pełnomocnictw. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pełnomocnictw lub upoważnienia	E
			0117	Identyfikacja wizualna	A		E
		012		Organizacja biurowości
			0120	Przepisy z zakresu obsługi kancelaryjnej, administracyjnej, bibliotecznej	A	instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja organizacji i zakresu funkcjonowania archiwum zakładowego, instrukcja postępowania z informacjami jawnymi	E
			0121	Doradztwo i monitorowanie przestrzegania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych	B10		E
			0122	Formularze i druki	B10		E
			0123	Ewidencja pieczęci, pieczątek oraz ich odcisków	A		E
			0124	Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi	A	protokoły przekazania spraw jawnych i dokumentów niejawnych	E
			0125	Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i dokumentów	B5	dotyczy obiegu przesyłek jawnych	Z
			0126	Obsługa przesyłek krajowych i zagranicznych	B5	spedycja przesyłek pocztowych, dyplomatycznych do adresatów, krajowych i zagranicznych, w tym do placówek zagranicznych za pośrednictwem kurierów dyplomatycznych, poczty, przewoźnika komercyjnego, wymiana międzyresortowa. Wykazy przesyłek, książki pocztowe, opłaty pocztowe.	Z
			0127	Przesłanie korespondencji zgodnie z kompetencją	Bc		Z
			0128	Tłumaczenia pisemne i ustne	B2		Z
		013		Archiwum
			0130	Gromadzenie zasobu aktowego	A	księga nabytków i ubytków	E
			0131	Ewidencja i opracowywanie zasobu	A	wykazy spisów zdawczo-odbiorczych, karty zespołów, inwentarze, skorowidze, w tym pamiątek historycznych, przekazywanych do archiwum zakładowego	E
			0132	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	A	całość dokumentacji związanej z brakowaniem	E
			0133	Udostępnianie dokumentacji z zasobu archiwum	B5	decyzje, zezwolenia, karty	Z
			0134	Odtajnianie dokumentów z zasobu archiwum	B20		Z
			0135	Kwerendy w archiwum	BE5		Z
			0136	Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum	A		P
			0137	Zagubienie lub utrata dokumentacji	A		E
			0138	Wycofywanie dokumentacji z archiwum	A		E
			0139	Skontrum zasobu archiwum	A		E
		014		Biblioteka
			0140	Ewidencja zbiorów bibliotecznych	A	księgi inwentarzowe, katalogi analogowe i cyfrowe, protokoły skontrum, księgi ubytków, protokoły zniszczenia, protokoły przekazywania, komputerowe programy biblioteczne	E
			0141	Gromadzenie zbioru bibliotecznego MSZ i placówek zagranicznych	BE5		P
			0142	Udostępnianie zasobu biblioteki	B5	rejestr korzystających	Z
			0143	Wypożyczenia międzybiblioteczne	B2		P
			0144	Skontrum zasobu bibliotecznego	A		E
		015		Ochrona informacji niejawnych
			0150	Zwykłe postępowania sprawdzające	BE*	*) okres przechowywania postępowań zakończonych wynosi 20, okres przechowywania postępowań umorzonych wynosi 5 lat; w tym zgody na dostęp do informacji niejawnych do czasu zakończenia	E
						postępowania sprawdzającego
			0151	Postępowania sprawdzające poszerzone	BE*	*) okres przechowywania postępowań zakończonych wynosi 20, okres przechowywania postępowań umorzonych wynosi 5 lat; w tym zgody na dostęp do informacji niejawnych do czasu zakończenia postępowania sprawdzającego	E
			0152	Plan ochrony informacji niejawnych	BE10	dokumentacja dotycząca oceny zagrożeń, szacowania ryzyka oraz zarządzania ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych	E
			0153	Czynności wyjaśniające z związku z naruszeniem przepisów o ochronie informacji niejawnych	BE10		E
			0154	Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnych i PODN w placówkach zagranicznych	A	decyzje o utworzeniu/likwidacji. Protokoły zdawczo-odbiorcze	E
			0155	Rejestry dzienników ewidencji i teczek	A		E
			0156	Urządzenia używane do ewidencji i obiegu materiałów niejawnych	BE10	w tym dzienniki ewidencyjne, rejestry wydanych przedmiotów, książki doręczeń przesyłek miejscowych i inne urządzenia	E
			0157	Wykazy osób zatrudnionych w resorcie posiadających dostęp do informacji niejawnych	A		E
			0158	Przegląd materiałów niejawnych	A	w tym notatki z przeglądu	Z
			0159	Profilaktyka w zakresie ochrony informacji niejawnych	B10	w tym sprawozdania	Z
		016		Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
			0160	Ochrona danych osobowych	A	dokumentacja związana z ochroną danych osobowych, aktualizacja Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych, dokumentacja dotycząca prowadzenia i aktualizacji rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, postępowań wyjaśniających naruszenia zasad ochrony danych osobowych	E
			0161	Informacje prawnie chronione	A	inne informacje prawnie chronione z wyłączeniem danych osobowych i informacji niejawnych	E
			0162	Upoważnienia i oświadczenia w zakresie danych osobowych	B10	dokumentacja formalna w zakresie ochrony danych osobowych: upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych	E
			0163	Przetwarzanie danych osobowych	B10	w tym wnioski o usunięcie danych osobowych	E
			0164	Rejestr udostępnień danych osobowych	BE20		E
			0165	Realizacja ustawy o dostępie do informacji publicznej	BE5		Z
			0166	Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej	A		Z
			0167	Bezpieczeństwo publiczne - potwierdzanie profilu zaufanego ePUAP	B20		E
		017		Systemy zarządzania
			0170	Zarządzanie Projektami i Zadaniami Projektowymi	BE10	dokumentacja związana z zarządzaniem projektami i funkcjonowaniem EPM	E
			0171	Zarządzanie procesami	BE10	dokumentacja związana z zarządzaniem procesowym, w tym z identyfikacją, mapowaniem i usprawnianiem procesów, zarządzanie modelem procesowym resortu oraz pracami związanymi z wdrażaniem procesów dedykowanych w systemach elektronicznych do zarządzania dokumentacją	E
			0172	Pozostałe systemy zarządzania	BE10	dokumentacja dotycząca pozostałych systemów zarządzania	E
			0173	Koordynacja kontroli zarządczej	A	opinie, opracowania, w tym oświadczenia o stanie kontroli zarządczej i źródła informacji wykorzystywane do jego przygotowania, w tym zarządzanie ryzykiem	E
	02			Legislacja. Opinie i porady prawne
		020		Zbiór zewnętrznych aktów normatywnych
			0200	Przepisy prawne Rady Ministrów	BE10	niepublikowane	E
			0201	Przepisy prawne dotyczące resortu	A		E
			0202	Pozostałe zewnętrzne akty normatywne	B5		E
		021		Zewnętrzne akty normatywne opracowywane w MSZ		projekty przygotowywane w MSZ wraz z korespondencją prowadzoną w ramach uzgodnień międzyresortowych oraz z Sejmem, Senatem i Kancelarią Prezydenta
			0210	Projekty ustaw	A		E
			0211	Projekty założeń projektów	A		E
				ustaw
			0212	Projekty rozporządzeń Rady Ministrów	A		E
			0213	Projekty rozporządzeń Prezesa Rady Ministrów	A		E
			0214	Projekty zarządzeń Prezesa Rady Ministrów	A		E
		022		Akty prawne Ministra SZ		założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowaniem danego aktu następuje we właściwych klasach z wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu; każdy rodzaj aktu grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy	E- w centrali Z- w placówce
			0220	Rozporządzenia Ministra SZ	A		E
			0221	Zarządzenia Ministra SZ	A		E
			0222	Decyzje Ministra SZ	A		E
		023		Akty prawne kierownictwa MSZ oraz jednostek podległych i nadzorowanych przez MSZ	A	jak w klasie 022	E- w centrali Z- w placówce
		024		Rejestry przepisów prawnych MSZ. Dziennik urzędowy MSZ '	A		E
		025		Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnych, dokumentów rządowych
			0250	Uzgodnienia międzyresortowe dotyczące projektów aktów normatywnych i innych dokumentów rządowych	A	nie dotyczy uzgodnień i opinii w zakresie zgodności z prawem UE	E
			0251	Opinie i stanowiska w zakresie aktów normatywnych i dokumentów rządowych oraz ich projektów, poza procesem	A		E
				uzgodnień międzyresortowych
			0252	Materiały źródłowe do opracowania opinii i stanowisk	B5		E
		026		Obsługa prawna
			0260	Opinie i porady prawne	BE10
			0261	Wyjaśnienia i interpretacje	A	ustalenia własne oraz inne ustalenia dotyczące własnych aktów normatywnych i działalności	E
			0262	Krajowe porozumienia międzyresortowe	A		E- w centrali Z- w placówce
			0263	Zagraniczne porozumienia międzyresortowe	A		E- w centrali Z- w placówce
		027		Sprawy sądowe		wyroki, apelacje, ugody, postanowienia, zażalenia oraz korespondencja w tych sprawach. Okres przechowywania liczy się od daty uprawomocnienia się wyroku. Pełnomocnictwa procesowe, pisma procesowe.
			0270	Sprawy sądowe przed sądami powszechnymi i Sądem Najwyższym	BE10		E
			0271	Sprawy sądowe przed sądami administracyjnymi	BE10		E
			0272	Rejestr spraw sądowych	BE10		E
		028		Rejestr umów i porozumień	A	jeden egzemplarz umowy i porozumienia rejestruje się w komórce organizacyjnej, która przygotowała umowę lub porozumienie, w odpowiedniej klasie, zgodnie z JRWA	E
		029		Zgłoszenia naruszenia prawa w MSZ	A	całość postępowań związanych z realizacją przepisów ustawy o ochronie	E
						osób zgłaszających naruszenia prawa
	03			Planowanie i statystyka
		030		Prognozowanie i planowanie perspektywiczno-strategiczne		strategie i wieloletnie programy działania MSZ; programy, działania kierowników placówek zagranicznych, w tym strategia ppz
			0300	Projekty wstępne, opracowania robocze strategii i programów	B5		Z
			0301	Wersje ostateczne strategii i programów	A		E
			0302	Opracowania jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra SZ	A		P
			0303	Opracowania innych resortów	BE5		P
		031		Plany i sprawozdania roczne		wersje ostateczne planów i zmiany ustaleń oraz sprawozdań rocznych
			0310	Plany i sprawozdania roczne MSZ	A		E
			0311	Plany i sprawozdania roczne komórek organizacyjnych MSZ	A		E
			0312	Plany i sprawozdania roczne placówek zagranicznych	A		E
			0313	Plany i sprawozdania roczne jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra SZ	A		E
			0314	Plany i sprawozdania roczne - zbiorcze resortu	A		E
		032		Plany i sprawozdania okresowe	BE5		E
		033		Statystyka		w tym statystki wizowe
			0330	Źródłowe materiały	BE5	ankiety, karty i inne formularze	Z
				statystyczne		statystyczne
			0331	Statystyczne opracowania cząstkowe	B5		Z
			0332	Statystyczne opracowania końcowe	A		Z
		034		Analizy kompleksowe i problemowe			E- w centrali Z- w placówce
			0340	Własne analizy kompleksowe i problemowe	A		E
			0341	Analizy jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez MSZ	BE10		E
	04			Informatyka i informatyzacja. Bezpieczeństwo teleinformatyczne.
		040		Projektowanie, wdrażanie i eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania	BE10	dokumentacja projektowa, instrukcje eksploatacji systemów, ewidencjonowanie informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych, dokumentacja bezpieczeństwa dla systemów	E
			0400	Systemy biurowe MSZ	A		E
			0401	Systemy zarządzania zasobami MSZ	A		E
			0402	Systemy konsularne w MSZ	A		E
			0403	Systemy do przetwarzania informacji niejawnych w MSZ	A		E
			0404	Wdrażanie i użytkowanie systemów oraz programów w MSZ	BE5		Z
			0405	Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne w MSZ	B10		E
			0406	Serwis techniczny, przegląd sprzętu	B2		P
		041		Koordynacja działalności resortowych sieci teleinformatycznych i informatycznych			Z
			0410	Dane teleadresowe	B5		Z
			0411	Obsługa zapytań do systemów informatycznych i zleceń	B2		Z
		042		Administrowanie oprogramowaniem oraz sprzętem komputerowym	B5		P
		045		Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych		dotyczy incydentów IT. Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia eksploatacji systemu lub daty wprowadzenia nowej wersji
			0450	Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach normalnych funkcjonowania państwa	BE10	w tym zalecenia i wytyczne dotyczące wdrożenia środków ochrony mających podnieść poziom bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych	E
			0451	Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach zagrożenia państwa	BE10		E
			0452	Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów	BE10	w tym: kody i hasła do systemów	Z
			0453	Certyfikaty kwalifikacyjne dla systemów i sieci teleinformatycznych	BE20		Z
			0454	Kontrola systemów teleinformatycznych	BE5		P
			0455	Zabezpieczenie kryptograficzne systemów teleinformatycznych	A	certyfikaty, decyzje ABW	E
	05			Obsługa prasowa. Zarządzanie informacją. Działalność promocyjna
		050		Informacje w środkach masowego przekazu
			0500	Monitoring środków publicznego przekazu	A	przeglądy i analiza doniesień medialnych wykonywanych wewnętrznie i zlecanych na zewnątrz	P
			0501	Przygotowywanie artykułów kierownictwa MSZ w mediach krajowych i zagranicznych oraz odpowiedzi na krytykę prasową	A		Z
			0502	Akredytacja zagranicznych dziennikarzy w Polsce	B10		P
			0503	Koordynacja działań internetowych	BE10		P
			0504	Promocja działalności MSZ	BE10	w tym sprawy związane z prowadzeniem akcji promujących i popularyzujących działania podejmowane przez Ministerstwo, udział w akcjach promocyjnych prowadzonych przez inne podmioty, opracowywanie materiałów promocyjnych	Z
			0505	Patronaty i nagrody MSZ	A		E
			0506	Konkursy MSZ	*)	*) do kategorii A należy zakwalifikować prace nagrodzone, zgłoszenia uczestników i prace nienagrodzone kat. B5	E
			0507	Intranet MSZ	B5		Z
			0508	Przeglądy informacyjne i biuletyny MSZ	B5		Z
			0509	Organizacja i obsługa spotkań i wystąpień oraz konferencji prasowych	B2		Z
		051		System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji			E
			0510	Polityka Bezpieczeństwa Informacji	A	opracowanie wewnętrznych regulacji, formułowanie wytycznych, zaleceń i opinii w sprawach przetwarzania informacji jawnych i udostępniania informacji podmiotom zewnętrznym	Z
			0511	Zarządzanie ryzykiem w zakresie bezpieczeństwa informacji	BE10	w tym dokumentacja dotycząca analiz ryzyka o raz oceny skutków	Z
			0512	Czynności wyjaśniające i sprawdzające w zakresie bezpieczeństwa informacji	BE20	w tym dokumentacja dotycząca zarządzania incydentami bezpieczeństwa informacji	Z
	06			Wydawnictwa. Prace naukowo-badawcze
		060		Wydawnictwa własne oraz udział w obcych wydawnictwach (teki wydawnicze)	A	każdy tytuł (w tym glosariusze) stanowi odrębną sprawę, w obrębie której gromadzi się karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne; opinie, recenzje, projekty graficzne, opinie o wydanym tytule oraz 1 egz. wydawniczy	P
		061		Prace naukowo-badawcze
			0610	Kierunki rozwoju działalności naukowo-badawczej resortu	A	polityka badawczo-rozwojowa	E
			0611	Programy badawcze	A		E
			0612	Prace naukowo-badawcze	A	analizy, prace studialne, ekspertyzy własne lub na zlecenie Msz	E
			0613	Wykonanie poligraficzne wydawnictw i ich upowszechnianie	B2		P
			0614	Umowy licencyjne, przeniesienia praw autorskich	A		E
	07			Petycje, skargi i wnioski
		070		Skargi dotyczące działalności MSZ i jednostek podległych Ministrowi SZ załatwiane	A		Z
				bezpośrednio
		071		Wnioski dotyczące działalności MSZ i jednostek podległych Ministrowi SZ załatwiane bezpośrednio	A		Z
		072		Skargi i wnioski dotyczące działalności innych polskich organów przekazywane do załatwienia według właściwości	B2		Z
		073		Ewidencja petycji, skarg i wniosków	A		E
		074		Petycje dotyczące działalności MSZ i jednostek podległych Ministrowi SZ załatwiane bezpośrednio	A		Z
		075		Petycje dotyczące działalności innych polskich organów przekazywane do załatwienia według właściwości	B2		Z
		076		Sygnały obywateli i organów niezakwalifikowane jako petycje lub skargi	BE2		Z
	08			Kontrola
		080		Kontrole zewnętrzne przeprowadzane w MSZ i jednostkach podległych lub nadzorowanych przez Ministra SZ oraz w podmiotach, które otrzymały środki budżetowe z części budżetu państwa, której dysponentem jest Minister SZ przez inne uprawnione organy i instytucje kontroli	A	całość dokumentacji kontroli; każda kontrola stanowi odrębną sprawę	E
		081		Kontrole wewnętrzne przeprowadzane w MSZ	BE5	w tym audyty i kontrole wewnętrzne w zakresie	E
						danych osobowych
		082		Kontrole przeprowadzane w jednostkach podległych lub nadzorowanych przez Ministra SZ oraz w podmiotach, które otrzymały środki budżetowe z części budżetu państwa, której dysponentem jest Minister SZ	BE10		Z
		083		Kontrole sprawdzające	BE10	w tym nadzór nad realizacją zaleceń pokontrolnych, monitoring zaleceń	Z
	09			Audyt
		090		Audyt wewnętrzny
			0900	Komitet Audytu	A	protokoły z posiedzeń Komitetu Audytu, dokumentacja z prac Komitetu,	Z
			0901	Zadania audytowe zapewniające	BE10	programy zadań audytowych, sprawozdania z zadań audytowych oraz bieżące akta audytu; każdy audyt stanowi odrębną sprawę	Z
			0902	Czynności doradcze audytu	B5	wyniki czynności doradczych oraz dokumenty związane z wykonywaniem czynności doradczych	Z
			0903	Czynności sprawdzające. Monitorowanie realizacji zaleceń	BE10	notatki informacyjne z czynności sprawdzających oraz dokumenty związane z monitorowaniem realizacji zaleceń audytowych	Z
		091		Audyt zewnętrzny	A		E
1				SPRAWY KADROWE
	10			Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia
		100		Rekrutacja	B2	w tym ogłoszenia o rekrutacji, aplikacje kandydatów usuwane są w sposób określonych w przepisach szczególnych	Z
		101		Konkursy na stanowiska	BE5		Z
		102		Obsługa zatrudnienia
			1020	Zmiana warunków zatrudnienia w umowach o pracę	B5	akta dotyczące poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika	E
			1021	Ocena pracowników	B5		E
			1022	Klasyfikacja i opis stanowisk pracy, wartościowanie stanowisk pracy	BE5		Z
			1023	Protokoły przekazania stanowiska pracy	B10		Z
			1024	Oświadczenia lustracyjne, majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin	B*)	okres przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym wypadku wynosi 6 lat	Z
		103		Staże, wolontariat, praktyki	B10		Z
		104		Prace zlecone		umowy cywilno-prawne	E
			1040	Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne	B10	okres przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanej przed dniem 1.01.1999 oraz w okresie po dniu 31.12.1998 a przed dniem 1.01.2019, w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50	E
			1041	Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne	B5		E
		105		Nagradzanie, odznaczanie i karanie
			1050	Nagrody	BE10		Z
			1051	Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne	BE10		Z
			1052	Wyróżnienia	BE10		Z
			1053	Karanie	B*)	okres przechowywania uzależniony od obowiązujących przepisów prawa	Z
			1054	Postępowanie dyscyplinarne	B*)	okres przechowywania uzależniony od obowiązujących przepisów prawa	Z
			1055	Postępowania w sprawach mobbingu	BE10	postępowania wewnętrzne	Z
		106		Sprawy wojskowe osób zatrudnionych	BE10		Z
	11			Dokumentacja pracownicza
		110		Akta osobowe osób zatrudnionych	BE10	dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę, przy czym dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika nawiązanej przed dniem 1.01.1999 oraz w okresie po dniu 31.12.1998 a przed dniem 1.01.2019, w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50	E
		111		Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy	BE10	dla każdego pracownika prowadzi się oddzielna teczkę	E
		112		Pomoce ewidencyjne do dokumentacji pracowniczej	BE10	w tym rejestry, księgi ewidencyjne, itp.	E
		113		Identyfikatory pracownicze	B5	w tym rejestr wydanych identyfikatorów, sprawy duplikatów, zwroty, itp.	E
		114		Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu	B5		Z
	12			Bezpieczeństwo i higiena pracy
		120		Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy	A		Z
		121		Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka pracy	A	w tym ocena ryzyka zawodowego	E
		122		Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy	BE10		Z
		123		Wypadki ciężkie, śmiertelne, zbiorowe	A		E
		124		Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
			1240	Warunki szkodliwe	B10		Z
			1241	Rejestr czynników szkodliwych	B40		E
			1242	Choroby zawodowe	B10		Z
	13			Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych
		130		Indywidualny program rozwoju zawodowego	BE10		Z
		131		Szkolenia organizowane we własnym zakresie	BE10	w tym przy pomocy podmiotów zewnętrznych, ewaluacja szkoleń	Z
		132		Dokształcanie pracowników	BE10		Z
		133		Egzamin resortowy z języków obcych, dyplomatyczno-konsularny	B10		Z
		134		Ewidencja uczestników szkoleń	B50		Z
		135		Protokoły egzaminacyjne i zaświadczenia dotyczące szkoleń, egzaminów i innych form rozwoju zawodowego	B50		E
		136		Wydanie duplikatu certyfikatu zaświadczenia lub potwierdzenia zdania egzaminów	B5		Z
		137		Współpraca zagraniczna w zakresie szkolenia i rozwoju zawodowego			Z
			1370	Współpraca zagraniczna w zakresie szkoleń i staży	BE10		Z
			1371	Programy wymiany dyplomatów	BE10		Z
			1372	Koordynacja naboru do Kolegium Europejskiego	B10		Z
	14			Dyscyplina pracy
		140		Czas pracy
			1400	Dowody obecności w pracy	B10		Z
			1401	Absencje w pracy	B10		Z
			1402	Rozliczenia czasu pracy	B10		Z
			1403	Delegacje służbowe	B5	w tym ewidencja	Z
			1404	Ustalanie i zmiany czasu pracy	B10		Z
			1405	Praca w godzinach nadliczbowych	B10		Z
		141		Urlopy osób zatrudnionych			Z
			1410	Urlopy wypoczynkowe	B10		Z
			1411	Urlopy macierzyńskie, ojcowskie, wychowawcze, dla poratowania zdrowia, itp..	B10		Z
			1412	Urlopy bezpłatne	B10		Z
		142		Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych	B10	w tym umowy o zakazie konkurencji
	15			Działalność socjalna
		150		Pożyczki mieszkaniowe	B10		E
		151		Dofinansowanie do wypoczynku, opieki oraz działalności kulturalno-światowej pracowników i ich dzieci, emerytów	B5		Z
		152		Pomoc rzeczowa i finansowa dla pracowników, emerytów, rencistów, innych uprawnionych oraz osób z niepełnosprawnościami	BE5		Z
	16			Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna
		160		Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego	B10		Z
		161		Obsługa ubezpieczenia społecznego	B5	w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS	E
		162		Dowody uprawnień do zasiłków	B5		Z
		163		Emerytury i renty	B10		Z
		164		Ubezpieczenia pracownicze	B10		Z
		165		Opieka zdrowotna
			1650	Infrastruktura medyczna	B10	w tym gospodarka lekami, sprzętem medycznym	E
			1651	Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej	B10	w tym decyzje o dofinansowaniu do usług medycznych	E
			1652	Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy	B10		Z
			1653	Indywidualna dokumentacja medyczna	B20		E
		166		Pracownicze plany kapitałowe	B10		Z
	17			Zapewnienie dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami	BE10		Z
2				Gospodarowanie mieniem. Administracja nieruchomości
	20			Realizacja prac inwestycyjno-budowlanych i remontowych
		200		Przygotowanie inwestycji i kapitalnych remontów	B5	wnioski, opinie, zezwolenia	Z
		201		Realizacja inwestycji i remontów	B5	wykonawstwo i odbiór inwestycji; dla każdej inwestycji zakłada się odrębną teczkę	Z
		202		Remonty i naprawy	B5		Z
		203		Ewidencja inwestycji i remontów	A		Z
		204		Nadzór techniczno-budowlany	BE5		Z
	21			Administrowanie i eksploatowanie obiektów
		210		Stan prawny nieruchomości MSZ	A	ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń	E
		211		Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości, lokali i pomieszczeń	A		E
		212		Wynajem obiektów i lokali	B5	w tym udostępnianie pomieszczeń ministerstwa na potrzeby firm zewnętrznych i osób prywatnych	E
		213		Użyczanie, wynajem, dzierżawa lub udostępnianie nieruchomości własnych na podstawie innego tytułu prawnego	B5	okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy najmu	E
		214		Dokumentacja techniczna nieruchomości	A	w tym książka obiektu	E
		215		Podatki i opłaty publiczno-prawne związane z utrzymaniem nieruchomości	B10	w tym podatek od nieruchomości, opłata za użytkowanie, abonament RTV, deklaracje i korekty deklaracji	E
	22			Utrzymanie nieruchomości, lokali i pomieszczeń		w tym umowy na konserwację, zaopatrzenie w energię, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie, protokoły z przeglądów stanu technicznego
		220		Eksploatacja nieruchomości, lokali i pomieszczeń	B5		P
		221		Eksploatacja urządzeń techniczno-instalacyjnych	B5		P
		222		Utrzymanie czystości	B5		P
		223		Gospodarka energetyczna. Ogrzewanie lokali i pomieszczeń.	B5		P
		224		Woda i kanalizacja	B5		P
		225		Dekoracja, flagowanie, estetyka nieruchomości	B5		P
		226		Miejsca parkingowe	B5		P
	23			Gospodarka rzeczowymi składnikami mienia		dotyczy środków trwałych i nietrwałych
		230		Zaopatrzenie
			2300	Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i artykuły biurowe	B5		Z
			2301	Zaopatrzenie w artykuły spożywcze do celów reprezentacyjnych	B5		Z
			2302	Zakupy i magazyn upominków	B5		Z
			2303	Zaopatrzenie materiałowe i wyposażeniowe	B5		Z
		231		Wartości i ewidencja środków trwałych
			2310	Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych	B5	w tym spisy stanów początkowych, dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo wartościowe, zestawienia wyposażenia, depozyty	Z
			2311	Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych	B10	w tym dowody przyjęcia do użytkowania, przesunięcia między komórkami, wnioski likwidacyjne i protokoły zniszczenia/zagubienia	E
			2312	Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników	B10		E
			2313	Ewidencja dzieł sztuki	A	depozyty i dzieła sztuki będące własnością ministerstwa	E
			2314	Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych	B10	w tym kontrole i przeglądy techniczne	E
			2315	Przeceny i wyceny majątku	B10		Z
		232		Gwarancje i instrukcje obsługi	B5	okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji urządzenia	E
		233		Gospodarka odpadami i surowcami	B5	w tym utylizacja odpadów niebezpiecznych	Z
	24			Środki transportu i łączności
		240		Gospodarka samochodowa
			2400	Eksploatacja własnych środków transportu	B5	w tym: zapotrzebowanie na wykorzystanie samochodu służbowego, wnioski o przydzielenie samochodu służbowego do czasowej dyspozycji komórki organizacyjnej MSZ/pracownika MSZ, protokoły zdawczo-odbiorcze samochodu służbowego, oświadczenia o wykorzystaniu samochodu służbowego do celów prywatnych, karty drogowe pojazdów, karty eksploatacji pojazdów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, przepustki samochodowe	Z
			2401	Użytkowanie obcych środków transportu	B5	W tym dystrybucja biletów ZTM	Z
			2402	Wypadki i uszkodzenia samochodów. Sprawy odszkodowań.	B10		Z
		241		Łączność
			2410	Organizacja i funkcjonowanie systemów kryptografii	B10		E
			2411	Organizacja i funkcjonowanie łączności rządowej	B10		E
			2412	Opisy organizacyjne i schematy działania różnych rodzajów i systemów łączności	B20		E
			2413	Zabezpieczenie łączności w sytuacjach kryzysowych i dużych operacji	B10		E
			2414	Ewidencja sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnych	B10		E
			2415	Świadectwa homologacyjne urządzeń	B10		E
				telekomunikacyjnych
			2416	Eksploatacja środków bezprzewodowych	B10		Z
			2417	Eksploatacja środków przewodowych	B10		Z
			2418	Zapotrzebowanie na usługi łączności i usługi telekomunikacyjne, usługi pocztowe i kurierskie	B5		Z
			2419	Telefonia stacjonarna i komórkowa	B5	w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności, umowy z pracownikami na korzystanie z telefonów komórkowych	E
	25			Informatyzacja
		250		Projektowanie, wdrażanie eksploatacja oprogramowania systemów informatycznych	BE10	w tym systemów ewidencjonowania informacji oraz sprawy bezpieczeństwa systemów	E
		251		Ewidencja systemów informatycznych i oprogramowania	B10		E
		252		Licencje i gwarancje na systemy informatyczne i oprogramowanie	B5		E
		253		Dostęp do systemów, programów, baz danych	B10	okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu	Z
		254		Projektowanie, eksploatacja stron i narzędzi internetowych	BE10		E
	26			Bezpieczeństwo dyplomatyczne. Ochrona osób i mienia
		260		Stan bezpieczeństwa dyplomatycznego
			2600	Kategoryzacja bezpieczeństwa dyplomatycznego	A		E
			2601	Koordynacja bezpieczeństwa dyplomatycznego	B10		Z
		261		Polityka bezpieczeństwa osobowego ministerstwa		plany rejestruje się w grupie 03, szkolenia rejestruje się w grupie 13
			2610	Monitorowanie bezpieczeństwa osobowego	B10	w tym kontrola ruchu osobowego	Z
			2611	Monitorowanie procesów kadrowych	B10		Z
			2612	Monitorowanie projektów infrastrukturalnych i przeciwdziałanie zagrożeniom korupcyjnym	B10		Z
			2613	Ewidencja naruszeń przepisów i standardów bezpieczeństwa osobowego	B10		Z
			2614	Ewidencja wydanych przepustek, kart magnetycznych	B10		Z
		262		Ochrona mienia
			2620	Bezpieczeństwo obiektów i mienia ruchomego	BE10	w tym dokumentacja służby ochrony, prośby o wydawanie materiałów z monitoringu, wnioski i protokoły przekazania kart dostępu do budynku, protokoły plombowania kluczy	Z
			2621	Ochrona obiektów	B10		Z
			2622	Ochrona przeciwpożarowa i bezpieczeństwo pożarowe	B10		Z
		263		Techniczne aspekty bezpieczeństwa obiektów
			2630	Systemy bezpieczeństwa ministerstwa	A		E
			2631	Systemy zabezpieczania technicznego obiektów krajowych MSZ	A		E
			2632	Systemy zabezpieczania technicznego obiektów zagranicznych MSZ	A		E
			2633	Nadawanie uprawnień w systemach technicznego zabezpieczenia obiektów	B10		E
		264		Ubezpieczenia majątku	B5	W tym umowy ubezpieczenia mienia, w tym umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej OC i ubezpieczenia autocasco AC, likwidacja szkód. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia polisy	E
	27			Zamówienia publiczne		plany i sprawozdania w grupie 03
		270		Postępowania o udzielenie zamówień publicznych do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych	B5		Z
		271		Postępowania o udzielenie zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od zawartych zobowiązań	Z
		272		Postępowania o udzielenie zamówień publicznych do których nie stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych	B5		Z
		273		Postępowania o udzielenie zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej do których nie stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych	B5		Z
		274		Rejestr zamówień publicznych	B10		E
		275		Nadzór nad realizacją zamówień publicznych	B10		E
	28			Sprawy obronne, zarządzanie kryzysowe i obrona cywilna
		280		Przygotowanie obronne
			2800	Planowanie operacyjne	A		E
			2801	Programowanie obronne	A		E
			2802	Uczestnictwo MSZ w narodowych programach obronnych	A		E
			2803	Ewidencja przydziałów mobilizacyjnych	B10	w tym pracownicy reklamowani od obowiązku czynnej służby wojskowej	E
		281		Zarządzanie kryzysowe
			2810	Organizacja monitorowania zagrożeń	BE10		E
			2811	Infrastruktura krytyczna	BE10		E
			2812	Ćwiczenia obrony cywilnej	B5		Z
		282		Obrona cywilna	A		E
3				SŁUŻBA KONSULARNA
	30			Organizacja Służby konsularnej
		300		Upoważnienia
			3000	Upoważnienia do wykonywania czynności konsularnych wydawane przez Ministra Spraw Zagranicznych	A	w tym udzielanie zgody KRP na pisemne upoważnienie do wykonywania czynności konsularnych	E
			3001	Upoważnienia do wykonywania czynności konsularnych wydawane	A		E
				przez konsula
		301		Ewidencja czynności konsularnych	A	rejestr w którym odnotowywane są wszystkie dokonane czynności konsularne (m.in.. przyjęcie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, przyjęcie wniosku o nadanie obywatelstwa polskiego, ewidencja pobranych opłat konsularnych)	E
		302		Ewidencja druków konsularnych	A		E
		303		Remanenty druków konsularnych	B5		Z
		304		Raporty i sprawozdania konsularne	A		E
		305		Opłaty konsularne	B5		Z
		306		Funkcje konsularne	B20		E
		307		Wymiana informacji w sprawach konsularnych	B5	W tym z urzędami i interesantami	Z
		308		Urzędy Konsularne RP	A		E
		309		Konsulaty Honorowe	A		E
	31			Pomoc prawna obywatelom polskim za granicą
		310		Rekwizycje sądowe i administracyjne
			3100	Przesłuchania w ramach rekwizycji	B5		Z
			3101	Doręczenia w ramach dotyczących rekwizycji	B5		Z
			3102	Wnioski o pomoc prawną kierowane do państw obcych	B5		Z
			3103	Informacje udzielane w sprawach dotyczących rekwizycji	B5		Z
			3104	Informacje o ustawodawstwie państwa przyjmującego	B5		Z
		311		Pomoc prawna udzielana przez podmioty trzecie	BE5		Z
		312		Sprawy wojskowe obywateli polskich	B10	m.in. sprawy kombatanckie	E
		313		Wydobycie dokumentów i ich legalizacja
			3130	Przekazanie dokumentów nadesłanych przez organ krajowy	B2	okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia sprawy	Z
			3131	Wydobycie dokumentów z zagranicy	B2	okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia sprawy	Z
			3132	Legalizacja dokumentów	B2		Z
			3133	Rejestry - legalizacja	A		E
			3134	Przyjęcie pisma i przekazanie do kraju drogą urzędową	B5	przyjęcie pisma i przekazanie do kraju drogą urzędową jeżeli złożenie tego pisma u konsula skutkuje, zgodnie z przepisami odrębnymi, zachowaniem terminu w postępowaniu	Z
			3135	Udzielanie informacji w sprawach legalizacji	B2	W tym urzędom i interesantom	Z
		314		Sprawy stanu cywilnego
			3140	Zawarcie związku małżeńskiego przed konsulem	B50	okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia sprawy	E
			3141	Uznanie ojcostwa	B10		Z
			3142	Wydanie zaświadczenia z zakresu stanu cywilnego	B10	okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia sprawy	Z
			3143	Zmiana imienia i nazwiska	B10	okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia sprawy	Z
			3144	Narodziny, zgony, małżeństwa za granicą	B10	okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia sprawy	Z
			3145	Transkrypcja aktu stanu cywilnego w Polsce	B10	okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia sprawy	Z
			3146	Inne sprawy stanu cywilnego	B10		Z
		315		Sprawy spadkowe i inne sprawy majątkowe	A		E
		316		Sporządzenie tłumaczenia dokumentów, poświadczenie tłumaczenia, wydanie wielojęzycznego standardowego formularza	B5		Z
		317		Zaświadczenia
			3170	Zaświadczenia na przewóz/przywóz przez terytorium Polski broni i amunicji	B5		Z
			3171	Inne zaświadczenia	B5	z wyłączeniem wymienionych w klasach 3220, 345	Z
		318		Sprawy notarialne
			3180	Akty notarialne	B10	po 10 latach od sporządzenia przekazuje się do dalszego przechowywania do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego m.st. Warszawy	E
			3181	Inne czynności notarialne	B2		E
			3182	Wydanie uwierzytelnionego odpisu lub kopii dokumentu z akt sprawy	B2		Z
		319		Udzielanie informacji o prawie	B2		Z
	32			Obywatelstwo polskie, dokumenty paszportowe, dowody osobiste
		320		Obywatelstwo polskie
			3200	Ustalanie, potwierdzanie posiadania obywatelstwa polskiego	B20	z wyłączeniem dokumentacji wytworzonej do dnia 12 sierpnia 2021 r. (kat. A)	E
			3201	Nabywanie, nadanie, wybór i przywrócenie obywatelstwa polskiego	B20	z wyłączeniem dokumentacji wytworzonej do dnia 12 sierpnia 2021 r. (kat. A)	E
			3202	Utrata obywatelstwa polskiego	B20	z wyłączeniem dokumentacji wytworzonej do dnia 12 sierpnia 2021 r. (kat. A)	E
			3203	Obywatelstwo innych państw	A		E
			3204	Udzielanie informacji w sprawach obywatelstwa polskiego	B5		Z
		321		Sprawy paszportowe
			3210	Wydanie dokumentu paszportowego	B50	W tym paszportu dyplomatycznego MSZ i służbowego MSZ; okres przechowywania liczy się od momentu złożenia wniosku	E
			3211	Dokumenty paszportowe odnalezione, dostarczone przez podmioty kraju urzędowania	B10		Z
			3212	Odmowa wydania dokumentu paszportowego	B10	Wnioski sądów lub organów prowadzących postępowanie przygotowawcze/wykonawcze	Z
			3213	Zgłoszenia: utraty, uszkodzenia dokumentu paszportowego i nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych posiadacza dokumentu paszportowego	B10		Z
			3214	Wydanie tymczasowego dokumentu podróży obywatelowi państwa członkowskiego EU	B10		Z
			3215	Zezwolenie konsula RP na wydanie obywatelowi polskiemu tymczasowego dokumentu podróży przez konsula państwa członkowskiego UE	B10		Z
			3216	Wydanie tymczasowego polskiego dokumentu podróży dla cudzoziemca	B10		Z
			3217	Paszporty, dokumenty podróży, dokumenty innych państw	B10		Z
			3218	Uznawanie dokumentów podróży państw obcych	B10		Z
			3219	Unieważnienie dokumentu paszportowego na wniosek obywatela	B10		Z
		322		Dowody osobiste
			3220	Utrata, zniszczenie dowodu osobistego	B5		Z
			3221	Dowody osobiste odnalezione, przekazane do urzędu przez podmioty kraju urzędowania	B5	zwrócone przez osoby, które utraciły obywatelstwo polskie	Z
		323		Udzielanie informacji w sprawach dokumentów tożsamości	B10	W tym urzędom i interesantom	Z
		324		Organizacja wyborów za granicą	BE5		Z
	33			Ruch osobowy
		330		Wizy
			3300	Wydawanie wiz jednolitych Schengen	B*	czas przechowywania akt w formie elektronicznej wynika z odrębnych przepisów, akta papierowe wniosku przechowuje się przez 1 rok licząc od dnia wydania decyzji	Z
			3301	Outsourcing i umowy o reprezentacji wizowej	A	po 10 latach od zawarcia umowy przekazuje się do MSZ do komórki właściwej w sprawach konsularnych	E
			3302	Wydawanie wiz repatriacyjnych	B10		Z
			3303	Wydawanie wiz krajowych	B*	czas przechowywania akt w formie elektronicznej wynika z odrębnych przepisów, akta papierowe wniosku przechowuje się przez 1 rok licząc od dnia wydania decyzji	Z
			3304	Ponowne rozpatrzenie wniosku o wizę Schengen lub wizę krajową	B*	czas przechowywania akt w formie elektronicznej wynika z odrębnych przepisów, akta papierowe wniosku przechowuje się przez 1 rok licząc od dnia wydania	Z
						ponownej decyzji
			3305	Informacje udzielane w sprawach wizowych	B5	korespondencja w sprawach wizowych z urzędami i interesantami	Z
		331		Ruch osobowy między Polską a krajem urzędowania	B5		Z
		332		Mały ruch graniczny		MRG
			3320	Zezwolenia na przekroczenia granicy w ramach małego ruchu granicznego	B2	zezwolenia MRG; akta każdego wniosku przechowuje się przez 2 lata licząc od dnia wydania decyzji	Z
			3321	Ponowne rozpatrzenie wniosku o zezwolenie na przekroczenie granicy w ramach małego ruchu granicznego	B2	wniosek MGR; akta każdego wniosku przechowuje się przez 2 lata licząc od dnia wydania decyzji	Z
			3322	Informacje udzielane w sprawach małego ruchu granicznego	B5		Z
		333		Cudzoziemcy
			3330	Polityka migracyjna państw obcych i Polski	B10	przepisy prawne rejestruje się w grupie 02	Z
			3331	Wniosek o wpisanie do wykazu osób niepożądanych	BE5		E
			3332	Uchodźcy i azylanci	B5		E
			3333	Imprezy masowe w Polsce	B5		Z
			3334	Handel ludźmi	B5		Z
		334		Wizy - sprawy europejskie
			3340	Realizacja umów o ułatwieniach wizowych	B5	liberalizacja wizowa
			3341	Ocena wdrażania przepisów Schengen	B5		Z
			3342	Wielkoskalowe systemy informacyjne UE	B5		Z
			3343	Swoboda przepływu osób	B5		Z
	34			Udzielanie pomocy konsularnej
		340		Aresztowania
			3400	Aresztowania obywateli	B5		Z
				Polski za granicą
			3401	Aresztowania obywateli państw obcych w Polsce	B5		Z
		341		Wydalenia i deportacje
			3410	Wydalenia i deportacje obywateli polskich	B5		Z
			3411	Wydalenia i deportacje obywateli państw obcych z Polski	B5		Z
		342		Ekstradycja i Europejski Nakaz Aresztowania	B5		Z
		343		Nielegalne przekroczenie granicy	B5		Z
		344		Nieszczęśliwe wypadki	B5		Z
		345		Zgony, ekshumacje, przywóz/przewóz zwłok lub szczątków ludzkich	B5		Z
		346		Pomoc konsularna
			3460	Lokalna Współpraca Konsularna	B5		Z
			3461	Interwencje, pomoc udzielona polskiemu obywatelowi za granicą	B5		Z
			3462	Pomoc finansowa udzielona obywatelowi polskiemu za granicą	B5		E
			3463	Pomoc finansowa udzielona obywatelowi UE	B5		E
			3464	Przekazanie kwoty pieniężnej za pośrednictwem konsula	B5		Z
			3465	Pomoc finansowa w sytuacjach nadzwyczajnych	B5		Z
		347		Sprawy dotyczące odpowiedzialności rodzicielskiej	B10		Z
	35			Czynności morskie
		350		Opieka nad marynarzami	B5		Z
		351		Wystawienie książeczki żeglarskiej	B10		Z
		352		Pozostałe czynności morskie	B5		Z
	36			Opieka społeczna i zdrowotna obywateli polskich
		360		Przyznawanie emerytur i rent	B5		Z
		361		Leczenie obywateli polskich za granicą	B5		Z
		362		Przyznawanie zapomóg	B5		Z
	37			Pośrednictwo w przekazywaniu informacji o charakterze prywatnym, depozyty
		370		Poszukiwanie osób i instytucji, ustalanie adresów osób i instytucji	B5		Z
		371		Poszukiwanie osób w Polsce	B5		Z
		372		Depozyty	A		Z
		373		Rzeczy odnalezione	B5		Z
4				FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
	40			Budżet i jego realizacja
		400		Opracowania i materiały dotyczące projektowania budżetu	B15	w układzie tradycyjnym i zadaniowym	Z
		401		Budżet - zmiany i realizacja	B15	Realizacja w zakresie m.in.: przygotowania limitów, zestawień planów, limitów wg ustawy budżetowej na poziomie resortu w zakresie części, których dysponentem jest Minister SZ, informacji komórek/jednostek organizacyjnych o kwotach dochodów i wydatków, w tym wynagrodzeń	Z
		402		Plany finansowe	B10		E
		403		Opracowania i materiały dotyczące wykonania budżetu, przekazywania środków i realizacji pozostałych wydatków	B5	dokumentacja dotycząca przekazywania środków budżetowych, realizacji wydatków pozabudżetowych, realizacji wydatków i dochodów budżetowych oraz	Z
						środków i wydatków pozabudżetowych w układzie tradycyjnym i zadaniowym
		404		Sprawozdawczość
			4040	Roczne sprawozdania finansowe	A	w tym bilans	E
			4041	Sprawozdania budżetowe	B10		Z
			4042	Sprawozdania statystyczno-budżetowe	B5		Z
			4043	Inne sprawozdania finansowe	B5	pozostałe sprawozdania dotyczące realizacji wydatków i dochodów, w tym sprawozdania komórek organizacyjnych oraz opisowe sprawozdania dotyczące wykonania budżetu w zakresie części, których dysponentem jest Minister SZ	E
		405		Finansowanie i kredytowanie
			4050	Finansowanie działalności	B5	w tym TV i Radia	Z
			4051	Finansowanie inwestycji	B5		Z
			4052	Finansowanie remontów	B5		Z
			4053	Gospodarka pozabudżetowa	B5		Z
	41			Informacje udzielane jednostkom krajowej administracji skarbowej	B5		Z
	42			Egzekucja i windykacja	B10	w tym windykacja konsularnej pomocy finansowej	E
	43			Rachunkowość
		430		Dowody księgowe	B10*	lub dłuższy, jeżeli wymóg taki wynika z zawartych przez MSZ umów; raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury, rachunki, polecenia księgowania, listy wypłat wynagrodzeń bezosobowych	E
		431		Obsługa rachunków bankowych	B5	w tym sprawy związane z otwieraniem, prowadzeniem i likwidacją kont	E
		432		Obsługa kasowa	B5	kontrola kasy, protokoły zdawczo-odbiorcze kasy,	E
						grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat, kwitariuszy, blankiety czeków anulowanych, KP, KW
		433		Potwierdzenia sald, weryfikacja sald	B5		E
		434		Rozliczenia z pracownikami
			4340	Rozliczanie delegacji służbowych	B5		Z
			4341	Zaliczki pracownicze	B5		Z
			4342	Sprawy związane z rozliczeniem umów cywilno-prawnych	B5		E
	44			Dokumentacja płac i potrąceń z płac
		440		Listy płac	B10		E
		441		Kartoteki wynagrodzeń	B10		E
		442		Dokumentacja pomocnicza do list płac	B5		Z
		443		Deklaracje na PFRON	B5		Z
		444		Deklaracje rozliczeniowe z ZUS	B10		E
	45			Deklaracje podatkowe
		450		Deklaracje VAT	B5		E
		451		Deklaracje podatku dochodowego od osób fizycznych	B5		E
		452		Deklaracje podatkowe od osób prawnych	B5		E
		453		Deklaracje dotyczące nierezydentów	B5	w tym zagranicznych osób prawnych i fizycznych	E
	46			Inwentaryzacja	B10	w tym spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, różnice inwentaryzacyjne, realizacja zaleceń poinwentaryzacyjnych	E
	47			Dyscyplina finansowa	BE10		E
	48			Pomnażanie kapitału
		480		Zakup skarbowych papierów wartościowych na rynku krajowym	BE5		E
		481		Lokaty kapitału	BE5		E
	49			Dotacje na realizację zadań publicznych
		490		Opracowania i materiały dotyczące dotacji	B10	w tym umowy dotacji	E
		491		Rozliczenie dotacji	B10		E
5				PROTOKÓŁ DYPLOMATYCZNY
	50			Akredytowanie i odwołanie przedstawicieli dyplomatycznych i konsularnych
		500		Akredytacja i odwoływanie	A	w tym: udzielanie agrément, składanie listów uwierzytelniających, udzielanie exequator, przyjmowanie listów komisyjnych, odwoływanie, uznanie za persona non grata	E
		501		Obsada personalna zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych w Polsce	BE5		E
		502		Księga Cech	A		E
	51			Uroczystości, przyjęcia, imprezy organizowane w ramach protokołu dyplomatycznego
		510		Życzenia, gratulacje, kondolencje	BE5		Z
		511		Księgi kondolencyjne	A		E
		512		Materiały na wizyty, konsultacje, spotkania i rozmowy z przedstawicielami rządów państw obcych	A		E
		513		Przebieg przyjęć, uroczystości	BE10		Z
		514		Obsługa protokolarna wizyt członków korpusu dyplomatycznego	BE10	sprawy organizacyjno-techniczne	Z
		515		Organizacja kontaktów członków korpusu dyplomatycznego z terenową administracją rządową i instytucjami samorządowymi	BE10	jak w klasie 112	Z
	52			Ordery i odznaczenia
		520		Ordery i odznaczenia polskie nadawane obywatelom państw obcych	A		E
		521		Ordery i odznaczenia państw obcych nadawane obywatelom polskim	A		E
	53			Przywileje i immunitety dyplomatyczne i konsularne
		530		Status i zakres przywilejów i immunitetów dyplomatycznych i konsularnych	A		E
		531		Status instytutów kultury państw obcych w Polsce	A		E
	54			Ułatwienia dla zagranicznych i polskich przedstawicielstw dyplomatycznych
		540		Użytkowanie samochodów przez zagraniczne i polskie przedstawicielstwa dyplomatyczne	B5		Z
		541		Ułatwienia celne dla zagranicznych i polskich przedstawicielstw dyplomatycznych	B3		Z
		542		Ułatwienia dotyczące podatków i opłat dla zagranicznych i polskich przedstawicielstw dyplomatycznych
			5420	Porozumienia i uzgodnienia w sprawach podatków i opłat	A		E
			5421	Ułatwienia w sprawach podatkowych i opłatach	B5		Z
		543		Ułatwienia dotyczące spraw lotniskowych i broni	B5		Z
		544		Inne ułatwienia i zwolnienia dla zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych w Polsce	B5		Z
	55			Nieruchomości zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych w Polsce
		550		Ewidencja nieruchomości zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych w Polsce	A		E
		551		Ułatwienia w nabywaniu i użytkowaniu nieruchomości przez zagraniczne przedstawicielstwa dyplomatyczne i konsularne w Polsce	A		E
	56			Opieka lekarska i ubezpieczenia pracowników zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych w Polsce	B5		Z
	57			Sprawy policyjne
		570		Ochrona zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych w Polsce	BE10		Z
		571		Sprawy wykroczeń i przestępstw	BE5		Z
	58			Legitymacje pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych	B5	całość dokumentacji związanej z obrotem legitymacjami	Z
	59			Sprawy zatrudnienia
		590		Zatrudnienie polskich pracowników w zagranicznych przedstawicielstwach dyplomatycznych i konsularnych w Polsce	BE10		E
		591		Umowy o zatrudnienie członków rodzin pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych	BE10		E
6				POLSKA POLITYKA ZAGRANICZNA
	60			Nawiązywanie kontaktów z krajowymi jednostkami organizacyjnymi
		600		Sejm i Senat RP
			6000	Expose Ministra	A		E
			6001	Interpelacje, zapytania poselskie, dezyderaty	A		E
			6002	Wystąpienia poselskie i wystąpienia senatorów dotyczące spraw zagranicznych i działalności resortu	A		Z
			6003	Oświadczenia senatorskie	A		Z
			6004	Opracowania i informacje MSZ dla Sejmu RP	A		E
			6005	Opiniowanie strategii w sprawie polityki	A		E
		601		Kontakty z jednostkami samorządu terytorialnego i ich stowarzyszeniami	BE5		Z
		602		Nawiązywanie kontaktów ze stowarzyszeniami, fundacjami i partiami
			6020	Kontakty z partiami politycznymi, organizacjami społecznymi i gospodarczymi	BE5		Z
			6021	Kontakty z organizacjami pozarządowymi, innymi jednostkami organizacyjnymi i obywatelami	BE5		Z
			6022	Kontakty ze społecznymi ciałami doradczymi przy Ministrze MS	A		Z
			6023	Kontakty z instytucjami nadzorowanymi przez Ministra SZ	BE10		Z
	61			Stosunki dyplomatyczne Polski
		610		Stosunki bilateralne	A	korespondencja dyplomatyczna, notatki ze spotkań i rozmów z przedstawicielami korpusu dyplomatycznego	E
		611		Reprezentowanie państw przez inne państwa i wspólne placówki	A		E
		612		Wizyty, konsultacje, spotkania i rozmowy z przedstawicielami rządów państw obcych	A		E
		613		Opracowania własne dotyczące sytuacji państw obcych
			6130	Informacje o międzynarodowej sytuacji politycznej	A		E
			6131	Informacje o sytuacji wewnętrznej państw obcych	BE10		E
			6122	Informacje o sytuacji gospodarczej państw obcych	BE10		E
			6123	Informacje o stosunkach zewnętrznych państw obcych	A	opracowania opisujące stosunki polityczne, ekonomiczne poszczególnych państw z Polską	E
	62			Współpraca transgraniczna i międzyregionalna. Koordynacja współpracy zagranicznej jednostek samorządu terytorialnego
		620		Inicjatywy wielostronne	A	dla każdego podmiotu działalności zakłada się i prowadzi odrębne teczki	E
		621		Współpraca podmiotów samorządowych z partnerami państw sąsiedzkich	A		E
		622		Współpraca podmiotów samorządowych z partnerami innych państw	A	inne niż wymienione w grupie 631	E
		623		Komisje i Rady Międzyrządowe do spraw Współpracy Regionalnej i Przygranicznej	A		Z
		624		Jednostki samorządu terytorialnego w międzynarodowych zrzeszeniach społeczności lokalnych i regionalnych	A		E
		625		Euroregiony	A		E
		626		Europejskie ugrupowanie współpracy terytorialnej - EUWT	A		E
		627		Strategie makroregionalne	A		E
		628		Wzajemne roszczenia o odszkodowania	A	protesty polityczne, polemiki w sprawach politycznych, konflikty regionalne, akty terrorystyczne; odszkodowania z tytułu nacjonalizacji, sprawy o zajęte obiekty, ruchomości należą do spraw konsularnych	E
	63			Polityka bezpieczeństwa
		630		Strategiczne aspekty polityki bezpieczeństwa	A		E
		631		Zagrożenia dla bezpieczeństwa międzynarodowego i konflikty międzynarodowe
			6310	Współpraca bilateralna Polski w dziedzinie zwalczania terroryzmu	A		E
			6311	Walka z terroryzmem, ekstremizmem i radykalizmem w ramach ONZ, UE, NATO, OBWE, Rady Europy oraz koalicji antyterrorystycznych, udział Polski praz sprawy ogólnopolityczne	A		E
			6312	Współpraca w zakresie polityki bezpieczeństwa z pozaeuropejskimi organizacjami i inicjatywy lokalne w tym zakresie	A	Organizacja Państw Amerykańskich, Stowarzyszenie Państw Azji Południowo-Wschodniej, Forum Regionalne Stowarzyszenia Narodów Azji Południowo-Wschodniej, Forum Współpracy Gospodarczej Azji Pacyfiku, Unia Afrykańska i pozostałe	E
			6313	Regionalny wymiar polityki bezpieczeństwa	A	M. Bałtyckie, Europa Środkowa, Arktyka/Daleka Północ, region b. ZSRR	E
			6314	Zagrożenia o charakterze hybrydowym	A		E
			6315	Zagrożenia o charakterze dezinformacji, manipulacji informacjami i operacji wpływu	BE5		E
			6316	Operacje i ćwiczenia NATO i UE	BE5		Z
			6317	Zarządzanie kryzysowe i planowanie w ramach NATO i UE	BE5		Z
			6318	Rozwój cywilnych i	A		E
				wojskowych zdolności w zakresie zarządzania kryzysowego
		632		NATO
			6320	Kontakty z Radą Północnoatlantycką	A	spotkania ministerialne i na szczycie	E
			6321	Procesy planistyczne i strategiczne	A		E
			6322	Zgromadzenie Parlamentarne NATO	A		Z
			6323	Polityka partnerstw i rozszerzenia NATO oraz projekcja stabilności	A		Z
			6324	Aspekty obronne i wojskowe transformacji NATO	A		Z
		633		Wspólna Polityka Bezpieczeństwa i Obrony
			6330	Działania Komitetu Politycznego i Bezpieczeństwa	A		E
			6331	Prace komitetów i grup roboczych Rady w zakresie WPBiO	A		E
			6332	Inicjatywy polityczne WPBiO	A	stałe, doraźne, cykliczne i ad hoc	E
			6334	Europejskie Kolegium ds. Bezpieczeństwa i Obrony (ESDC)	B5		Z
			6335	Instytut Studiów nad Bezpieczeństwem UE w Paryżu	A		Z
		634		Wymiar bezpieczeństwa Narodów Zjednoczonych
			6340	Rada Bezpieczeństwa	A		E
			6341	Operacje pokojowe ONZ	A		E
			6342	Komisja budowania pokoju	A		E
			6343	Bezpieczeństwo humanitarne	A		E
		635		OBWE
			6350	Wymiar polityczno-wojskowy OBWE	A		Z
			6351	Wymiar ekonomiczno-środowiskowy OBWE	A		Z
			6352	Wymiar ludzki OBWE	A		Z
			6453	Przewodnictwo OBWE. Stała Rada. Forum Bezpieczeństwa OBWE-FSC	A		E
			6354	Misje OBWE w terenie	A		E
			6355	Konflikty regionalne	A		E
			6356	Obserwacje wyborów	A		Z
		636		Kontrola zbrojeń konwencjonalnych
			6360	Traktat o konwencjonalnych siłach zbrojnych w Europie	A	CFE	E
			6361	Traktat o otwartych przestworzach	A	open skies	E
			6362	Środki Budowy Zaufania i Bezpieczeństwa	A	CSBMS, Dokument Wiedeński 2011	E
		637		Nieproliferacja i rozbrojenie globalne
			6370	Nieproliferacja środków przenoszenia broni masowego rażenia	A	Reżim Kontrolny Technologii Rakietowych mTcR, Haski Kodeks Postępowania przeciw proliferacji rakiet balistycznych HCOC, bezpieczeństwo w przestrzeni kosmicznej	E
			6371	Nieproliferacja i rozbrojenie globalne na forach wielostronnych	A	ONZ, NATO, UE, OBWE, Globalne Partnerstwo, Inicjatywa Krakowska	E
			6372	Obrona przeciwrakietowa. Współpraca strategiczna z USA.	A	umowa SOFA Supplemental	E
			6373	Broń biologiczna i chemiczna	A	BTWC, CWC, OPCW, Grupa Australijska	E
			6374	Broń jądrowa - kwestie regionalne	A	NPT, MAEA, CTBT, grupa Dostawców Jądrowych, Globalna Inicjatywa Zwalczania Terroryzmu Jądrowego	E
		638		Rozbrojenie konwencjonalne i obrót dobrami o znaczeniu strategicznym
			6380	Kontrola eksportu uzbrojenia, sprzętu wojskowego i usług	A		E
			6381	Rozbrojenie konwencjonalne	A	Konwencja Ottawska, Konwencja o amunicji kasetowej, Konwencja CC W	E
			6382	Udział w działaniach na rzecz zapobiegania nielegalnemu handlowi bronią strzelecką i lekką	A	UE, ONZ, OBWE	E
			6383	Realizacja współpracy przemysłów obronnych	A		E
			6384	Kontrola obrotu bronią konwencjonalną	A	Porozumienie z Wassenaar, ATT, UNROCA	E
			6385	Europejska współpraca przemysłów obronnych	A	EDA, EDF	Z
			6386	Realizacja umów offsetowych	BE10		Z
	64			Sprawy Polonii i Polaków za granicą
		640		Nawiązywanie kontaktów z urzędami i organizacjami społecznymi zaangażowanymi w sprawy Polonii i Polaków za granicą	BE10	dla każdego rodzaju podmiotu zakłada się i prowadzi odrębne teczki	E
		641		Kontakty z Polonią i Polakami za granicą
			6410	Monitorowanie sytuacji Polonii i Polaków za granicą	A	ochrona mniejszości polskich, aktywność gospodarcza Polonii	E
			6411	Informacje na temat Polonii	A	w tym: infrastruktura polonijna, edukacja, media	E
			6412	Działalność stowarzyszeń polonijnych	A	w tym rejestr stowarzyszeń	E
		642		Reakcje na wystąpienia antypolskie	A	w tym dialog polsko-żydowski	E
		643		Repatriacja
			6430	Procedura repatriacyjna	A	dokumentacja osobowa i postępowanie w sprawie wydania wizy repatriacyjnej	E
			6431	Udzielanie informacji dotyczących procedury repatriacyjnej	B5		Z
		644		Karta Polaka
			6440	Rejestr Kart Polaka	A		E
			6441	Procedura przyznawania Karty Polaka	B10		E
			6442	Unieważnienie Karty Polaka	B10		E
			6443	Zgłoszenie utraty, zniszczenia, odnalezienia Karty Polaka	B2		Z
			6444	Udzielanie informacji dotyczących procedury przyznania Karty Polaka	B5		Z
		645		Uprawnienia do korzystania z ulgowych przejazdów na terenie Polski	B5		E
		646		Opieka nad miejscami pamięci narodowej, cmentarzami
			6461	Groby polskie za granicą	A		E
			6462	Groby cudzoziemców w Polsce	B10		Z
			6463	Miejsca pamięci narodowej, pomniki, tablice pamiątkowe	A		E
	65			Prawo traktatowe
		650		Umowy międzynarodowe	A	całość dokumentacji związanej z procedurami traktatowymi, opinie prawne w szczególności w zakresie obowiązywania i wykonywania umów międzynarodowych	E
		651		Umowy polityczne	A		E
		652		Umowy ekonomiczne	A		E
		653		Umowy dotyczące pracy, zabezpieczenia społecznego, ochrony zdrowia i praw człowieka	A		E
		654		Umowy w sprawach	A		E
				prawnych i konsularnych
		655		Umowy graniczne	A		E
		656		Umowy dotyczące rolnictwa, rybołówstwa, ochrony środowiska, energii jądrowej	A		E
		657		Umowy dotyczące transportu, komunikacji i łączności
			6570	Umowy w sprawach wojskowych, dziedzinie obronności, likwidacji skutków konfliktów zbrojnych	A		E
			6571	Umowy w sprawie nauki, edukacji, kultury, turystyki i sportu	A		E
			6572	Umowy zawarte w ramach Unii Europejskiej	A		E
		658		Przegląd stosunków traktatowych
			6580	Sukcesja traktatów	A		E
			6581	Sprzeciwy do zastrzeżeń i deklaracje	A		E
			6582	Depozytariat RP	A		E
			6583	Rejestracja umów międzynarodowych w ONZ	A		E
	66			Prawo międzynarodowe
		660		Prawno-międzynarodowe aspekty dotyczące terytorium	A	dla każdego obszaru zakłada się odrębną teczkę	E
		661		Prawo lotnicze i kosmiczne	B10		E
		662		Prawo morza
			6620	Prawo morza - aspekty krajowe	A	notatki, opinie, noty werbalne	E
			6621	Prawo morza - kwestie ogólne	A		P
		663		Prawno-międzynarodowe aspekty ochrony środowiska	B10		P
		664		Prawno-międzynarodowe aspekty atomistyki	A	w tym współpraca z Międzynarodową Agencją Energii Atomowej	P
		665		Prawo organizacji międzynarodowych	B10		P
		666		Prawo międzynarodowe handlowe	B10	WTO, UNCITRAL, OECD itp..	P
		667		Prawo międzynarodowe - zagadnienia dotyczące bezpieczeństwa i sporów, roszczenia	B10		P
		668		Prawo międzynarodowe prywatne	B10		P
	67			Sądownictwo międzynarodowe
		670		Międzynarodowy Trybunał Sprawiedliwości	B10		Z
		671		Międzynarodowy Trybunał Karny	B10		Z
		672		Stały Trybunał Arbitrażowy	B10		Z
		673		Pozostałe Trybunały ad hoc	B10		Z
		674		Grupa robocza Rady UE	B10	COJUR ICC	Z
		675		Współpraca Międzynarodowa w zakresie wymiaru sprawiedliwości	A		Z
		676		Prawo konfliktów zbrojnych	A		Z
			6760	Analizy i opinie dotyczące międzynarodowego prawa humanitarnego	A		Z
			6761	Międzynarodowa Komisja do Spraw Międzynarodowej Służby Poszukiwań	B5		Z
		677		Roszczenia
			6770	Roszczenia obywateli polskich	B10		E
			6771	Roszczenia obce wynikające z uregulowań powojennych	B10		E
			6772	Problematyka umów indemnizacyjnych	B10		P
		678		Opiniowanie spraw dotyczących nieruchomości dyplomatycznych w stosunkach PR z innymi państwami	A		E
		679		Informacje o zezwoleniach na przeloty i lądowanie samolotów oraz rejsy statków polskich i obcych
			6790	Zezwolenia na przeloty samolotów z materiałami niebezpiecznymi na pokładzie	B5		Z
			6791	Zezwolenia na przeloty i lądowanie na terytorium Polski samolotów wojskowych	B5		Z
			6792	Zezwolenia na rejsy statków polskich i statków obcych	B5		Z
7				UDZIAŁ POLSKI W PRACACH INSTYTUCJI MIĘDZYNARODOWYCH
	70			Organizacje i instytucje międzynarodowe		dla każdej organizacji zakłada się odrębną teczkę
		700		Rada Europy	A		Z- w placówce
		701		Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju	A		Z- w placówce
			7010	Rada OECD na szczeblu ministerialnym	BE5		Z
			7011	Rada OECD	BE5		Z
			7012	Grupa do spraw Strategii Globalnej	BE5		Z
			7013	Komitet Wykonawczy OECD	BE5		Z
			7014	Komitet Budżetowy OECD	BE5		Z
			7015	Komitet Stosunków Zewnętrznych OECD	BE5		Z
			7016	Komitet Pomocy Rozwojowej	BE5		Z
			7017	Centrum Rozwoju	BE5		Z
			7018	Inne organy pomocnicze OECD	BE5	w tym EPC, EDRC, EPOC, TC, INV, WGB, CSTP, ELSAC, IEA, NEA, ITF, współpraca parlamentarna	Z
		702		Światowa Organizacja Handlu	A		E - w centrali Z - w placówce
		703		Międzynarodowe organizacje finansowe	A		Z - w placówce
		704		Organizacje państw afrykańskich, arabskich, niezaangażowanych	A		E
		705		Inne organizacje międzynarodowe	A		E
		706		Zatrudnienie obywateli polskich w instytucjach i organizacjach międzynarodowych, delegowanie ekspertów narodowych	A	zatrudnienie oraz delegowanie ekspertów narodowych w instytucjach	E
		707		Wymiana poparć w wyborach do instytucji i organizacji międzynarodowych	A		E
	71			Organizacje i instytucje wyznaniowe
		710		Kontakty z Kościołem Katolickim	A		E
		711		Kontakty z kościołami innych wyznań	A		E
		712		Kontakty z organizacjami wyznaniowymi	A		E
	72			Organizacja Narodów Zjednoczonych
		720		Zgromadzenie Ogólne ONZ	A		E
		721		Rady, komisje i agendy ONZ	A	w tym własne raporty i opracowania	E
		722		Reforma systemu ONZ	A	w tym własne raporty i opracowania	E
		727		Udział w programach i funduszach ONZ	A		E
		728		Naukowe instytuty ONZ	A		E
	73			Prawa człowieka i promocja demokracji
		730		Działania na rzecz rozwoju demokracji	A	w tym własne programy i inicjatywy, udział w inicjatywach zewnętrznych (np. Warszawskie Forum na Rzecz Demokracji Europejski Fundusz na Rzecz Demokracji)	E
		731		Postępowanie przed międzynarodowymi organami ochrony praw człowieka	A	w tym wykonywanie orzeczeń, dokonywanie zasądzonych płatności, konsultacje w sprawie wszczęci lub przystąpienia do postępowań	E
		732		Wybory do międzynarodowych organów ochrony praw człowieka	A	w tym udział i prowadzenie	E
		733		Udział w międzynarodowych gremiach ds. ochrony praw człowieka	A	dla każdej organizacji zakłada się odrębną teczkę	E
		734		Organizacja Bezpieczeństwa i Współpracy w Europie
			7340	Wysoki Komisarz ds. Mniejszości Narodowych i Przedstawiciel OBWE ds. Wolnych Mediów	A		E
			7341	Biuro Instytucji Demokratycznych i Praw Człowieka	A		E
		735		Realizacja projektów w ramach Wspólnoty Demokracji	A		E
		736		Promowanie i rozwijanie standardów praw człowieka	A		E
	74			Pomoc humanitarna i rozwojowa
		740		Informacja i promocja w zakresie pomocy humanitarnej i współpracy rozwojowej	A	własne programy i materiały	E
		741		Projekty dwustronnej pomocy humanitarnej i rozwojowej	A		E
		742		Finansowanie pomocy humanitarnej i rozwojowej	B10	w tym środki z rezerwy budżetowej	Z
		743		Edukacja globalna	B10		Z
		744		Ewaluacja pomocy humanitarnej i rozwojowej	B10		Z
		745		Pomoc humanitarna i rozwojowa kanałami wielostronnymi
			7450	Programy w zakresie pomocy humanitarnej i rozwojowej udzielanej za pośrednictwem instytucji Systemu NZ i innych organizacji międzynarodowych	BE10		Z
			7451	Programy w zakresie pomocy humanitarnej i rozwojowej udzielanej za pośrednictwem banków rozwoju i funduszy globalnych	BE10		Z
			7452	Programy w zakresie pomocy żywnościowej	BE10		Z
		746		Udział w pomocowych organizacjach międzynarodowych, UE i państw członkowskich	BE10	dla każdej organizacji zakłada się odrębną teczkę	Z
		747		Pomoc bilateralna i pomoc organizacji międzynarodowych
			7470	Koordynacja projektów z różnych źródeł pomocy bilateralnej	BE10	projekty realizowane w ramach współpracy bilateralnej	Z
			7471	Pozyskiwanie dofinansowania z budżetu w zakresie pomocy bilateralnej	BE5		Z
			7472	Zaangażowanie sektora prywatnego w pomoc rozwojową	BE5		Z
			7473	Koordynacja i nadzór nad wdrażaniem i realizacją programów współpracy bliźniaczej	BE10		Z
		748		Organizacje i stowarzyszenia dla popierania rozwoju stosunków między Polską a innymi krajami	BE10		Z
		749		Wolontariat realizowany w ramach pomocy rozwojowej	BE5		Z
8				DYPLOMACJA PUBLICZNA I KULTURALNA
	80			Organizacja dyplomacji publicznej i kulturalnej
		800		Umowy międzyrządowe	A	w tym dotyczące instytutów kultury	E
		801		Przygotowanie i uzgadnianie dokumentacji w sprawie negocjacji oraz podpisania międzyrządowych umów i programów wykonawczych w dziedzinie nauki, kultury i edukacji	BE5		Z
	81			Dyplomacja publiczna
		810		Projekty realizowane w ramach dyplomacji naukowej	A		Z
		811		Projekty realizowane w ramach dyplomacji językowej	A		Z
		812		Projekty realizowane w ramach dyplomacji kulturalnej	A		Z
		813		Projekty realizowane w ramach dyplomacji historycznej	A		Z
		814		Projekty realizowane w ramach dyplomacji sportowej i turystycznej	A		Z
		815		Projekty realizowane w ramach Innych działów	A	publicznej i kulturalnej	Z
				dyplomacji
	82			Wizyty studyjne	A	W tym umowy ramowe, umowy wykonawcze, ustalenia z wykonawcą, kosztorysy, protokoły realizacji itp	E
9				UNIA EUROPEJSKA		UE
	90			Komitet do Spraw Europejskich		udział
		900		Posiedzenia Komitetu do Spraw Europejskich	B10
		901		Uzgodnienia dokumentów w ramach trybu obiegowego Komitetu do Spraw Europejskich	B10
		902		Materiały przekazywane członkom Komitetu do Spraw Europejskich	B5	dokumenty przekazywane z resortów oraz pisma sekretarza KSE
		903		Wykonywanie prawa Unii Europejskiej
		904		Opiniowanie projektów aktów prawnych pod kątem ich zgodności z prawem UE	B10
		905		Wsparcie eksperckie w zakresie prawa UE	A	inne niż związane z opiniowaniem projektów aktów prawnych pod kątem ich zgodności z prawem UE
		906		Koordynacja spraw dotyczących postępowań Komisji Europejskiej w sprawie naruszeń prawa przez Polskę	A	w sprawach zarzutów formalnych i uzasadnionych opinii z KE oraz z systemem UE-Pilot
		907		Udział w komitetach grupach roboczych	B10	w tym CODEV, COHOM itp.
	91			Koordynacja współpracy z instytucjami i organami Unii Europejskiej
		910		Reforma traktatowa	A
		911		Organizacja prac Rady Unii Europejskiej	A
		912		Komitet Stałych Przedstawicieli Rządów Państw Członkowskich przy Unii Europejskiej do spraw ekonomicznych	A	COREPERI
		913		Komitet Stałych Przedstawicieli Rządów Państw Członkowskich przy Unii Europejskiej do spraw polityki unijnej	A	COREPER II
		914		Komitet Polityczny i Bezpieczeństwa	A
		915		Materiały dotyczące prac organów przygotowawczych Rady UE	B5
		916		Instytucje UE
			9160	Rada Europejska	B10
			9161	Parlament Europejski	B10
			9162	Komisja Europejska	B10
			9163	Pozostałe instytucje UE	B10
			9164	Zatrudnianie obywateli polskich w instytucjach UE oraz delegowanie ekspertów narodowych	B10	informacje na KSE, delegowanie ekspertów, procedury rekrutacji, promocja zatrudnienia, listy pracowników, dossier kandydatów
			9165	Przedstawiciele Polski w organach pomocniczych Rady, Komisji Europejskiej, agencji UE oraz eksperci zgłoszeni do systemu Extranet	B5	wykaz przedstawicieli Polski
			9166	Mechanizm wymiany poparć	A
		917		Organy doradcze UE
			9170	Udział w pracach Komitetu Regionów	A
			9171	Udział w pracach Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego	A
			9172	Udział w pracach organów wspierających Radę UE	A
			9173	Prezydencja państw w Radzie UE	A
			9174	Obsługa udziału przedstawicieli Polski w spotkaniach Rady UE i jej organów pomocniczych	B5	w tym obsługa zamówień na tłumaczenia podczas posiedzeń grup roboczych Rady UE oraz wniosków refundacyjnych kosztów podróży przedstawicieli Polski na posiedzenia Rady i jej organów pomocniczych
	92			Polityki Unii Europejskiej		stanowiska ostateczne ministerstwa i materiały źródłowe z placówek zagranicznych niezbędne do opracowania stanowiska
		920		Działania w obszarach polityk Unii Europejskiej
			9200	Polityka rozszerzenia UE	A
			9201	Polityka arktyczna	A
			9202	Polityka kosmiczna	A
		921		Polityki sektorowe
			9210	Sprawy gospodarcze, finansowe, podatki	BE10
			9211	Stosunki zewnętrzne i sprawy zagraniczne	BE10
			9212	Zatrudnienie, polityka społeczna, zdrowie i sprawy konsumenckie	BE10
			9213	Konkurencyjność	BE10
			9214	Transport, telekomunikacja i energia, zasoby naturalne	BE10
			9215	Rolnictwo, rybołówstwo i żywność	BE10
			9216	Środowisko	BE10
			9217	Edukacja, młodzież i kultura	BE10
			9218	Nauka, badania i rozwój	BE10
			9219	Wymiar sprawiedliwości, sprawy wewnętrzne i prawa obywateli	BE10
		922		Polityki horyzontalne UE	A
		923		Strategie UE	A	w tym makroregionalne
	93			Relacje z państwami członkowskimi Unii Europejskiej, inicjatywy europejskie o charakterze wewnętrznym
		930		Podstawy prawne uczestnictwa	A
		931		Stosunki dwustronne państw członkowskich UE	A
		932		Inicjatywy regionalne i ogólnoeuropejskie	B10
	94			Sprawy zagraniczne Unii Europejskiej
		940		Wspólna Polityka Zagraniczna i Bezpieczeństwa	A
		941		Europejska Służba Działań Zewnętrznych	A	procedury zatrudnienia, promocja zatrudnienia, ustalenia w sprawach delegowania ekspertów
		942		Instrumenty Stabilności	A
		943		Europejska Polityka Sąsiedztwa	A	EPS
		944		Stosunki Unii Europejskiej z państwami trzecimi	A
		945		Relacje Unia Europejska - organizacje międzynarodowe	B10

¹ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej - sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 1899 oraz z 2016 r. poz. 131).

² Załącznik zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 50 z dnia 29 grudnia 2022 r. (Dz.Urz.MSZ.2022.79) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2023 r.