Jednolite zasady rachunkowości bankowej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.NBP.1983.1.1

Akt utracił moc

Wersja od: 1 stycznia 1989 r.

ZARZĄDZENIE

PREZESA NARODOWEGO BANKU POLSKIEGO

z dnia 10 lutego 1983 r.

w sprawie jednolitych zasad rachunkowości bankowej

Na podstawie art. 52 pkt 3 ustawy z dnia 26 lutego 1982 r. Prawo Bankowe (Dz. U. Nr 7, poz. 56) zarządza się, co następuje:

DZIAŁ  I

Przepisy ogólne

§ 1. Przepisy zarządzenia dotyczą banków państwowych, państwowo-spółdzielczych, spółdzielczych i banków w formie spółek akcyjnych działających na podstawie ustawy z dnia 26 lutego 1982 r. Prawo Bankowe (Dz. U. Nr 7, poz. 56) - zwanych dalej bankami.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu użyto określenia:

1) "prezes banku" - należy przez nie rozumieć osobę kierującą działalnością banku a w banku kierowanym kolegialnie jego zarząd;

2) "jednostka" - należy przez nie rozumieć samodzielnie bilansujące jednostki organizacyjne banków;

3) "kierownik jednostki" - należy przez nie rozumieć dyrektora lub inaczej nazwaną osobę sprawującą jednoosobowe kierownictwo jednostki organizacyjnej;

4) "konta syntetyczne" - należy przez nie rozumieć konta bilansowe i pozabilansowe rejestrujące zbiorcze obroty dotyczące operacji o jednakowej treści ekonomicznej;

5) "konta analityczne" - należy przez nie rozumieć konta oaz rachunki bankowe w bankach powstałe w wyniku podziału kont syntetycznych, na których prowadzi się ewidencję zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego;

6) "księgi rachunkowe" - należy przez nie rozumieć konta, rejestry, dzienniki oraz inne urządzenia ewidencji księgowej prowadzone w formie ksiąg oprawnych lub na luźnych kartach, w których dokonuje się zapisów księgowych pismem ręcznym lub maszynowym oraz zestawienia liczbowe (tabulogramy) otrzymane jako rezultat przetwarzania danych za pomocą elektronicznych maszyn cyfrowych lub też innych maszyn do przetwarzania danych;

7) "okres sprawozdawczy" - należy przez nie rozumieć poszczególne miesiące roku, kwartał lub cały rok kalendarzowy;

8) "plan kont" - należy przez nie rozumieć obowiązujący branżowy plan kont danego banku, opracowany na podstawie typowego planu kont dla banków;

9) "sprawozdanie finansowe" - należy przez nie rozumieć zestawienia liczbowe sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych, zgodnie z przepisami w sprawie sprawozdawczości bankowej.

DZIAŁ  II

Podstawowe zasady prowadzenia księgowości

Rozdział  1

Zasady ogólne

§  3.

1. Jednostki obowiązane są prowadzić księgi rachunkowe w walucie polskiej, rzetelnie, to jest zgodnie z prawdą materialną, na podstawie planu kont i przy zastosowaniu racjonalnych rozwiązań organizacyjno-technicznych.

2. Zapisy księgowe dotyczące zagranicznych środków płatniczych oraz wszelkiego rodzaju należności i zobowiązań, weksli, papierów wartościowych itp. w walutach obcych prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie ich wartości w walucie obcej (nominalnej) oraz w złotych - przy zastosowaniu obowiązujących kursów.

3. Zapisy księgowe powinny obejmować wszystkie dokonane przez jednostkę operacje gospodarcze, z podziałem na lata kalendarzowe oraz krótsze od lat okresy sprawozdawcze.

4. Zapisy księgowe powinny być dokonywane codziennie przy stosowaniu prawidłowej techniki księgowości, na podstawie prawidłowych dowodów, w księgach rachunkowych dla danego roku kalendarzowego.

5. Księgi rachunkowe należy otwierać i zamykać w terminach ustalonych w zarządzeniu.

§  4.

1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych według zasad ustalonych w planie kont polega w szczególności na:

1) ewidencji analitycznej operacji gospodarczych, w sposób pozwalający na prawidłowe sporządzenie zestawienia sald wszystkich kont analitycznych oraz obrotów tych kont analitycznych, których obroty podlegają wykazaniu w sprawozdaniach finansowych;

2) ewidencji syntetycznej operacji gospodarczych, przy zachowaniu zasady podwójnego księgowania, w sposób pozwalający na sporządzenie zestawienia sald wszystkich kont syntetycznych oraz ustalenie obrotów tych kont syntetycznych, których obroty podlegają wykazaniu w sprawozdaniach finansowych;

3) ewidencji pozabilansowej ze szczegółowością przewidzianą w planie kont, przy zastosowaniu zasady zapisu jednostronnego, w sposób pozwalający na ustalenie sald wszystkich kont pozabilansowych;

4) objęciu niektórych rzeczowych składników majątku ewidencją ilościową i wartością w zależności od wymogów zawartych w planie kont;

5) objęciu zagranicznych środków pieniężnych, czeków, weksli, papierów wartościowych itp. oraz wszelkiego rodzaju należności i zobowiązań w walutach obcych ewidencją umożliwiającą ustalenie ich wartości w walucie obcej przy zastosowaniu obowiązujących kursów.

2. Analityczna ewidencja księgowa prowadzona jest ze szczegółowością określoną planem kont i polega na codziennej rejestracji wszystkich prawidłowo zadekretowanych i zaakceptowanych dowodów księgowych.

3. Syntetyczna ewidencja księgowa jest ewidencją zbiorczą, rejestrującą obroty dotyczące operacji o jednakowej treści ekonomicznej na kontach syntetycznych bilansowych i pozabilansowych. Zapisy na tych kontach stanowią sumę dokonanych uprzednio zapisów analitycznych.

Rozdział  2

Dowody księgowe

§  5.

1. Dowodem księgowym, stanowiącym podstawę dokonania operacji bankowej, jest dyspozycja wystawiona przez klienta banku oraz dyspozycja własna jednostki sporządzona we właściwej formie.

2. Za prawidłowy uważa się dowód księgowy:

1) stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co następuje:

a) określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy oraz określenie numerów rachunków, na których ma być dokonany zapis księgowy; na dowodach własnych, wystawianych przez jednostkę dokonującą księgowania dla obiegu wewnętrznego nazwy stron zastępują nazwy komórek organizacyjnych, których dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej pokrywa się z datą wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji,

d) kwotę wyrażoną cyframi i słownie, jeżeli to wynika z przepisów szczegółowych lub z układu formularza. Jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych dowód powinien zawierać również jej ilościowe określenie. Na własnych dowodach księgowych dotyczących operacji zagranicznymi środkami płatniczymi oraz należności i zobowiązań, weksli, papierów wartościowych itp. w walutach obcych, obok kwoty w walucie obcej można podawać kwotę jej równowartości w złotych, w zaokrągleniu do pełnych złotych,

e) podpis wystawcy i pieczęć (stempel), jeżeli to przewiduje układ formularza względnie regulują odrębne przepisy. Jeżeli dowód księgowy nie jest związany z przejęciem lub przekazaniem odpowiedzialności materialnej, podpis i pieczęć wystawcy można zastąpić innymi danymi, umożliwiającymi identyfikację tych osób (np. odbitka stempla dziennego),

f) dodatkowe informacje wynikające z ustaleń i przepisów szczegółowych poszczególnych banków, np. symbol sprawozdawczy, podziałka klasyfikacji budżetowej, data waluty itp.;

2) sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione.

3. Jednostka dokonująca księgowania dowodu jest właściwa do wystawienia dowodów księgowych dla udokumentowania:

1) wewnętrznych operacji gospodarczych to jest operacji, w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód;

2) pomiary kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów, ustalenia wysokości poniesionych strat i osiągniętych zysków, korekty różnic inwentaryzacyjnych, przemieszczeń składników majątkowych itp.;

3) zewnętrznych operacji gospodarczych to jest operacji, w których uczestniczą również inne jednostki, jednostki gospodarki uspołecznionej i nie uspołecznionej, osoby fizyczne.

Dowody wymienione w pkt 1 i 2 nazywa się dowodami własnymi wewnętrznymi, a wymienione w pkt 3 dowodami własnymi zewnętrznymi.

4. Jednostki dokonujące księgowania właściwe są do wystawiania dowodów własnych wewnętrznych dla udokumentowania operacji gospodarczych, dla których wymagane są dowody obce, jeżeli jest to niezbędne dla zachowania kompletności zapisów księgowych, a dowód obcy nie wpłynął w czasie zezwalającym na sporządzenie w wyznaczonym terminie sprawozdania finansowego.

§  6.

1. Za dowody księgowe uważa się również:

1) zestawienie dowodów księgowych sporządzone dla zaksięgowania ich zbiorczym zapisem (np. zbiorczy dowód uznaniowy lub obciążeniowy, wykaz operacji kasowych, awizy itp.);

2) noty memoriałowe.

2. Zestawienie dowodów księgowych:

1) powinno się składać co najmniej z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty, kwoty do księgowania, podpisu osoby sporządzającej oraz zawierać elementy uwierzytelniające (np. podpis osoby sprawdzającej, odbitka stempla dziennego itp.) o ile przewidują to przepisy wewnętrzne poszczególnych banków;

2) może obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części;

3) powinno zapewnić powiązanie ujętych w nim kwot z dowodami, na których podstawie zostało sporządzone.

3. Noty memoriałowe sporządza się:

1) w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. wystornowanie błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia i zamknięcia ksiąg);

2) w innych wypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowości.

§ 7. Dowody księgowe dzielą się:

1) pod względem rodzaju operacji na:

a) dowody kasowe (tj. dowody realizowane we własnych kasach jednostki),

b) dowody memoriałowe,

2) w zależności od jednostki uprawnionej do wystawiania dowodu na:

a) dowody obce - obejmujące dyspozycje wystawiane przez klientów banku. Do dowodów obcych zalicza się również rachunki, faktury i wezwania płatnicze kontrahentów jednostki dot. czynności z zakresu gospodarki własnej jednostki,

b) dowody własne - obejmujące dyspozycje wystawiane przez właściwe komórki jednostki w zakresie obsługi klientów jak też gospodarki własnej jednostki.

3) pod względem źródeł ich powstania na:

a) dowody pierwotne, tj. dowody, na których po raz pierwszy ujęto dokonaną operację,

b) dowody wtórne, tj. dowody wystawiane na podstawie danych, z jednego lub kilku dowodów pierwotnych.

Dla udokumentowania zapisów księgowych w zakresie uznań lub obciążeń rachunków innych banków wystawia się zbiorcze dowody uznaniowe lub obciążeniowe bez względu na ilość dowodów pierwotnych.

§  8.

1. Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała. W treści dowodów dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. W dowodach mogą być także symbole liczbowe lub literowe, jeżeli jednostki uczestniczące w obrocie posiadają wykaz wyjaśniający znaczenie tych symboli.

2. Dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały, ręcznie (atramentem, ołówkiem kopiowym, długopisem), za pomocą maszyn do pisania, maszyn liczących, elektronicznych maszyn cyfrowych.

Dane zamieszczone na dowodach nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami.

Dowody księgowe wieloodcinkowe powinny wykazywać pełną zgodność.

3. Podpisy na dowodach składa się odręcznie atramentem, długopisem lub ołówkiem kopiowym.

4. Błędy w dowodach księgowych można poprawiać przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub kwoty i wpisanie tekstu lub kwoty właściwej. Skreślenia dokonuje się w taki sposób, aby można było odczytać tekst lub kwotę pierwotną. Poprawka tekstu lub kwoty dowodu księgowego powinna być zaopatrzona w podpis osoby upoważnionej.

Powyższe zasady poprawiania błędów mają zastosowanie wyłącznie do tych dowodów, dla których nie został ustalony przepisami szczegółowymi zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek oraz nie stosują się do dowodów obcych (wystawianych przez inne jednostki), które mogą być poprawiane jedynie przez wystawienie i przesłanie wystawcy dowodu korygującego. Również dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawiane tylko przez wysłanie dowodu korygującego.

§  9.

1. W wypadkach szczególnych, np. dla udokumentowania operacji gospodarczych polegających na skupie, operacji dokonywanych z nieokreślonymi kontrahentami, główni księgowi poszczególnych banków mogą udzielić zezwolenia na sporządzenie dowodów księgowych w sposób uproszczony, to jest z pominięciem niektórych elementów dowodu księgowego oraz wystawienie dowodów własnych dla operacji, które powinny być udokumentowane dowodami obcymi, pod warunkiem, że w zezwoleniu tym zostanie określony:

1) rodzaj operacji gospodarczych, które mogą być udokumentowane w sposób uproszczony;

2) sposób wystawienia oraz tryb kontrolowania dowodów księgowych w sposób uproszczony.

2. Jeżeli sprawność postępowania tego wymaga, kierownik jednostki może uznać za prawidłowe dowody księgowe pisemne oświadczenia pracowników jednostki o dokonaniu wydatków finansowych ze środków funduszu reprezentacyjnego w związku z korzystaniem z usług (transportowych, gastronomicznych, telekomunikacyjnych i innych).

Uznanie oświadczeń za prawidłowe dowody księgowe następuje przez ich podpisanie na dowód aprobaty wyliczonych w oświadczeniu rodzaju wydatków i ich kwot.

3. W dowodach własnych wewnętrznych, zawierających ilościowe określenie operacji gospodarczych może być pominięta wartość operacji, jeżeli zostanie podana w zestawieniach dowodów lub sporządzonych tabulogramach.

4. Zakupy rzeczowych składników majątku, z wyjątkiem wypadków określonych w § 9 ust. 1, mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami (rachunkami) dostawców.

Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników majątku paragony, asygnaty kasowe, pokwitowania itp. dokumenty.

Jeżeli jednak dla zapewnienia nieprzerwanej działalności jednostki bądź z innych społecznie lub ekonomicznie uzasadnionych przyczyn jest niezbędne dokonanie zakupu rzeczowych składników majątku w punktach sprzedaży detalicznej lub w innych punktach sprzedaży nie wystawiających faktur, to za prawidłowy dowód księgowy uważa się pisemne oświadczenie pracownika jednostki dokonującej zakupu, pod warunkiem, że:

1) zakupiono rzeczowe składniki majątku w ilości przyjętej w obrocie detalicznym i w dozwolonym asortymencie;

2) w treści oświadczenia podano ilość, cenę i wartość poszczególnych rodzajów zakupionych rzeczowych składników majątku;

3) oświadczenie podpisał kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona na dowód aprobaty zakupu.

§  10.

1. Dowody stanowiące podstawę rozliczeń pieniężnych jednostki powinny zawierać stwierdzenie wykonania robót, usług względnie przyjęcia materiałów oraz powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

2. Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu prawidłowości ich danych, celowości, gospodarności i zgodności z przepisami operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także stwierdzeniu, że dowody wystawione zostały przez właściwe jednostki.

3. Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz, że dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Można nie dokonywać kontroli rachunkowej dowodów własnych, w których treści zawarte są rezultaty obliczeń dokonanych i wypisanych przez przystosowane do tego maszyny.

4. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawienia błędów w dowodach księgowych.

§ 11. Zasady prawidłowego obiegu dowodów księgowych w jednostkach powinny być ściśle określone przez kierowników tych jednostek.

Zasady powinny przede wszystkim określać:

1) sposób i terminy wystawiania oraz komórki organizacyjne jednostki obowiązane do wystawiania i osoby uprawnione do podpisywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych oraz wzory ich podpisów;

2) dowody księgowe, do których nie ma zastosowania obowiązek ich podpisywania przez uprawnione osoby;

3) komórki organizacyjne jednostki uprawnione do przyjmowania dowodów od kontrahentów (klientów) oraz obowiązane do rejestracji poszczególnych rodzajów dowodów obcych podlegających księgowaniu;

4) komórki organizacyjne oraz osoby obowiązane do sprawdzania dowodów księgowych określonych rodzajów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym;

5) sposób oznaczania lub kompletowania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych (własnych i obcych), zezwalający na ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym oraz zabezpieczający przed opuszczeniem księgowania poszczególnych dowodów, przyjmowaniem do realizacji i księgowania dowodów wystawionych przez osoby nie upoważnione oraz innymi prawidłowościami;

6) terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów do zaksięgowania, po ich odpowiednim opracowaniu i skontrolowaniu przez właściwe komórki organizacyjne jednostki;

7) sposób oznaczania dowodów księgowych, uniemożliwiający wielokrotne księgowanie tego samego dowodu.

Rozdział  3

Księgi rachunkowe

§ 12. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone w sposób umożliwiający co najmniej:

1) usystematyzowanie wszystkich operacji gospodarczych według kont przewidzianych w planie kont, w ujęciu analitycznym i syntetycznym;

2) zarejestrowanie wszystkich operacji gospodarczych w porządku chronologicznym - dziennym;

3) sprawdzenie prawidłowości i kompletności zapisów księgowych.

§ 13. Księgi rachunkowe mogą być prowadzone w formie kart kontowych, rejestrów, ksiąg wiązanych, zestawień liczbowych (tabulogramów). Można nie prowadzić ksiąg rachunkowych służących do ewidencji analitycznej wkładów oszczędnościowych ludności. Prezes banku, na wniosek głównego księgowego banku, może zezwolić na nie prowadzenie ksiąg rachunkowych dla innych działów ewidencji analitycznej, jeżeli:

1) obroty i salda poszczególnych kont (rachunków) analitycznych będą ujęte w magnetycznych nośnikach informacji (taśmach magnetycznych, dyskach itp.),

2) zmiany informacji ujętych w magnetycznych nośniach informacji dokonywane będą w terminach i na podstawie dowodów określonych dla prowadzenia ksiąg rachunkowych,

3) przy sporządzaniu magnetycznych nośników informacji stosowane będą ujęte na piśmie zasady zapewniające:

a) ustalenie kompletności ich danych oraz prawidłowość ich przetwarzania,

b) możliwość sporządzania tabulogramu (wydruku) danych określonego konta (rachunku) analitycznego lub określonej ich grupy co najmniej według stanu na koniec każdego miesiąca oraz na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji,

4) magnetyczne nośniki informacji będą sporządzane przez własne elektroniczne ośrodki obliczeniowe i przechowywane w sposób zabezpieczające przed zatarciem lub zniekształceniem ich danych.

§  14.

1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie luźnych kart kontowych należy przestrzegać następujących zasad:

1) karty (rejestry) poszczególnych kont powinny być zaopatrzone w bieżącą numerację stron, począwszy od cyfry 1 w każdym roku kalendarzowym; jeżeli konta analityczne zgodnie z przepisami § 18 ust. 3 nie są zakładane odrębnie na każdy rok, wówczas zmiana bieżącej numeracji kart kontowych następuje w chwili zakładania pierwszych nowych kart kontowych w danym roku kalendarzowym;

2) na kartach kontowych należy zamieszczać w sposób trwały nazwę rachunku (konta) i jego pełny numer.

W odniesieniu do rachunków osób fizycznych należy podawać dodatkowo elementy identyfikacyjne wynikające z przepisów szczegółowych np. nazwisko i imię posiadacza rachunku, jego datę urodzenia, adres itp.;

3) luźne karty kontowe stanowiące księgi rachunkowe powinny być utrzymane w ustalonej kolejności i przechowywane w odpowiednich urządzeniach (np. skrzynkach kartotekowych).

2. Jednostka prowadząca księgi rachunkowe na luźnych kartach kontowych powinna posiadać wykaz kont prowadzonych w formie luźnych kart. Wykaz taki sporządza się według poszczególnych jednakowych urządzeń księgowych w taki sposób, aby można było udowodnić kompletność ksiąg rachunkowych. Wykaz ten może być prowadzony w formie księgi wiązanej z zachowaniem przepisów § 16, bądź na luźnych kartach; do wykazu stosuje się wówczas odpowiednio przepisy niniejszego paragrafu.

3. Wykaz założonych luźnych kart ewidencji syntetycznej i analitycznej może być powiązany z zestawieniem sald. Wykaz założonych luźnych kart ewidencji analitycznej może być również powiązany z innymi urządzeniami księgowymi.

§  15.

1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie tabulogramów i magnetycznych nośników informacji obowiązuje posiadanie bieżąco uzupełnianego wykazu rodzaju sporządzanych tabulogramów, taśm magnetycznych, dysków itp. zawierającego nazwę, określenie częstotliwości sporządzania i treść każdego ich rodzaju.

2. Jeżeli w treści tabulogramów nie podaje się poszczególnych zapisów księgowych, lecz tylko końcowe rezultaty przetwarzania danych (salda zapisów księgowych) oraz przy prowadzeniu analitycznych ksiąg rachunkowych w formie magnetycznych nośników informacji, warunkiem uznania ksiąg rachunkowych za prawidłowe jest stosowanie przez jednostkę sporządzonych na piśmie zasad przetwarzania danych, przewidujących sporządzanie tabulogramów i magnetycznych nośników informacji w sposób pozwalający na ustalenie kompletności danych objętych przetwarzaniem oraz kontrolę prawidłowości systemu przetwarzania.

3. Do ksiąg rachunkowych prowadzonych w formie tabulogramów i magnetycznych nośników informacji mają odpowiednie zastosowanie przepisy § 14.

§  16.

1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie ksiąg wiązanych należy przed rozpoczęciem zapisów ponumerować każdą stronę począwszy od cyfry 1, a ogólną ilość stron uwidocznić na końcu księgi.

2. Przepis ust. 1 odnosi się także do ksiąg wiązanych, w których zapisów dokonuje się z kopią. Numeracja kart oryginału powinna ściśle odpowiadać numeracji kart kopii.

§ 17. Księgi rachunkowe (poszczególne luźne karty, poszczególne tabulogramy, taśmy magnetyczne, dyski itp., poszczególne księgi wiązane) należy w części nagłówkowej (karcie tytułowej, pierwszej stronie, opakowaniu) trwale oznaczyć nazwą jednostki, która w nich prowadzi swą księgowość.

Rozdział  4

Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych

§  18.

1. Otwarcie ksiąg rachunkowych dokonuje się:

1) na początek roku kalendarzowego - w jednostkach kontynuujących działalność;

2) na dzień rozpoczęcia likwidacji jednostki - w jednostkach likwidowanych;

3) na dzień rozpoczęcia działalności - w jednostkach nowo powstałych.

2. Jeżeli na dzień rozpoczęcia działalności jednostka nie posiada ani składników majątkowych ani zobowiązań, otwiera swe księgi rachunkowe według stanu aktywów i pasywów na dzień otrzymania jakiegokolwiek składnika majątku lub zaciągnięcia zobowiązania.

3. Otwarcie ksiąg rachunkowych polega na rozpoczęciu bieżącej ewidencji operacji gospodarczych - w księgach rachunkowych zakładanych odrębnie dla każdego roku.

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe w formie luźnych kart kontowych lub ksiąg wiązanych mogą zaniechać zakładania odrębnych dla każdego roku kalendarzowego kont analitycznych.

4. Karty kontowe powinny zawierać bieżącą numerację zgodnie z przepisami § 14 ust. 1 pkt 1.

5. Pierwszą nowo otwartą kartę kontową opatruje swoim podpisem główny księgowy lub pracownik upoważniony, na dowód kontroli prawidłowości jej założenia.

§  19.

1. W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe w formie luźnych kart kontowych lub ksiąg wiązanych należy wprowadzić na konta syntetyczne oraz konta analityczne, jeżeli je założono na nowo dla danego roku kalendarzowego, stan początkowy poszczególnych aktywów i pasywów.

W stosunku do kont uzgadnianych pozycjami otwartymi jako stan początkowy aktywów i pasywów wprowadza się poszczególne pozycje nie rozliczone w poprzednim roku kalendarzowym.

2. W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe w formie tabulogramów należy sporządzić tabulogram zawierający stan początkowy poszczególnych kont aktywów i pasywów.

3. Wprowadzenie na konta (ust. 1) lub sporządzenie tabulogramu stanu początkowego aktywów i pasywów (ust. 2) powinno być dokonane w terminie zapewniającym bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych.

§  20.

1. Stan aktywów i pasywów, o których mowa w § 19, powinien wynikać:

1) ze sprawozdania finansowego (w razie potrzeby po dokonaniu przekształceń, określonych przepisami szczegółowymi), sporządzonego na koniec poprzedniego roku kalendarzowego - w jednostkach kontynuujących działalność;

2) ze sprawozdania finansowego (w razie potrzeby po dokonaniu przekształceń, określonych przepisami szczegółowymi), sporządzonego na dzień rozpoczęcia likwidacji - w jednostkach likwidowanych;

3) z wycenionego spisu z natury składników majątkowych i wykazu należności i zobowiązań, sporządzonych na dzień rozpoczęcia działalności - w jednostkach nowo powstałych.

2. Jeżeli w wyniku zatwierdzenia sprawozdań finansowych wymienionych w ust. 1 ulegnie zmianie stan początkowy aktywów i pasywów, wprowadzone do ksiąg lub ujęte w tabulogramie stany początkowe należy skorygować w ciągu 14 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

§  21.

1. Zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno być dokonane:

1) na koniec każdego roku kalendarzowego;

2) na dzień poprzedzający dzień rozpoczęcia likwidacji oraz na dzień zakończenia likwidacji jednostki - przez jednostki postawione w stan likwidacji.

2. Jeżeli między dniem rozpoczęcia likwidacji jednostki a dniem jej zakończenia przypada koniec roku, jednostka, która znajduje się w stanie likwidacji dokonuje zamknięcia ksiąg także na ostatni dzień roku.

§  22.

1. Zamkniecie ksiąg rachunkowych polega na przeniesieniu sald kont kosztów i dochodów, a także innych kont wskazanych na planie kont na konta służące do ustalania wyniku działalności jednostki lub końcowego stanu jej aktywów i pasywów, a następnie na:

1) wpisaniu (ewent. podkreśleniu) sald końcowych na poszczególnych kontach przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie luźnych kart kontowych lub ksiąg wiązanych;

2) sporządzeniu tabulogramu zawierającego wykaz sald końcowych poszczególnych kont - przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie tabulogramów lub magnetycznych nośników informacji.

Terminy zamknięć ksiąg rachunkowych określają przepisy szczegółowe banków.

2. Zamknięcie rachunku klienta banku wymaga umieszczenia na karcie kontowej (tabulogramie) adnotacji podającej decyzję (podstawę) zamknięcia rachunku i sposób likwidacji salda. Adnotację tę podpisuje główny księgowy jednostki lub osoba upoważniona.

Rozdział  5

Zapisy księgowe

§  23.

1. Zapis księgowy powinien składać się co najmniej z:

1) daty księgowania;

2) treści zapisu;

3) kwoty operacji;

4) salda rachunku (konta).

2. Treść zapisu księgowego należy podawać słownie lub w postaci symboli tylko w tych wypadkach, w których jest ona niezbędna do prowadzenia rachunku (konta).

3. 1 Zapisów księgowych dokonuje się w pełnych złotych.

4. 2 Dowody księgowe wystawione w złotych i groszach podlegają zaokrągleniu do pełnych złotych według ogólnych zasad zaokrąglania (do 50 groszy w dół, powyżej 50 groszy w górę).

Zaokrąglone kwoty zamieszcza się na dowodach księgowych w sposób ustalony dla dokonywania poprawek w treści dowodów księgowych.

§  24.

1. Zapisy księgowe powinny być dokonywane w sposób trwały, staranny i czytelny, ręcznie (atramentem, ołówkiem kopiowym, długopisem), przy pomocy maszyn liczących (maszyn do księgowania, elektronicznych maszyn cyfrowych itp.).

2. W księgach rachunkowych niedopuszczalne jest pozostawienie nie wypełnionych wierszy, jak również zamazywanie, przerabianie, wycieranie, wyskrobywanie, bądź usuwanie innymi środkami dokonanych zapisów księgowych.

§ 25. Poprawianie błędnego zapisu księgowego może być dokonywane przez:

1) skreślenie błędnej treści lub kwoty i wpisanie treści lub kwoty prawidłowej w ten sposób, aby treść i kwotę błędnego zapisu można było odczytać. Osoba dokonująca poprawki powinna obok zapisu poprawionego zamieścić swój podpis (skrót podpisu) oraz datę dokonania poprawki;

2) wniesienie zapisu korygującego (storno), czyli wyksięgowanie pozycji błędnej i zaksięgowanie pozycji prawidłowej.

§  26.

1. Zapisy księgowe powinny być dokonywane codziennie, w porządku chronologicznym.

2. Porządek chronologiczny uważa się za zachowany, jeżeli operacje gospodarcze księgowane są z podziałem przynajmniej na kolejne okresy sprawozdawcze, z tym że w ilościowej ewidencji rzeczowych składników majątkowych, szczegółowej ewidencji gotówki, wkładów oszczędnościowych, środków pieniężnych na rachunkach bankowych i kredytów, operacje powinny być ewidencjonowane z podziałem na kolejne dni.

3. Dowody księgowe podlegają zaksięgowaniu pod datą ich otrzymania, najpóźniej w następnym dniu po ich zaakceptowaniu do realizacji.

§ 27. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być kompletne, tzn. że wszystkie operacje gospodarcze jednostki dokonane w roku kalendarzowym powinny być ujęte w zapisach księgowych tego roku. Zasada ta dotyczy również odsetek i prowizji pobranych i zapłaconych przez bank w ciągu roku kalendarzowego oraz ustalonych za ten okres różnic kursowych wynikających z wyceny sald w walutach obcych o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

§ 28. Podstawę do dokonywania zapisów księgowych stanowią odpowiednie odcinki pojedynczych i zbiorczych dowodów księgowych. W systemach elektronicznego przetwarzania danych podstawę do dokonania zapisów księgowych stanowią nośniki informacji dla elektronicznych maszyn cyfrowych sporządzone na podstawie dowodów księgowych pojedynczych lub zbiorczych.

§  29.

1. Zapisy wniesione do ksiąg rachunkowych powinny być codziennie podsumowane. Sumy wynikających z nich sald, wpisane do ksiąg, stanowią podstawę do sporządzenia sprawozdania finansowego.

2. Obowiązek podsumowywania obrotów na poszczególnych kontach i wpisania ich do ksiąg rachunkowych dotyczy tylko tych wypadków, gdy przewiduje to stosowana technika ewidencji bądź przepisy szczegółowe banków.

§  30.

1. Salda kont syntetycznych wprowadza się do zestawienia sald przed złożeniem sprawozdania finansowego.

Zestawienie sald powinno zawierać co najmniej:

1) określenie roku, którego dotyczy;

2) symbol kont syntetycznych;

3) salda poszczególnych kont syntetycznych na koniec każdego okresu sprawozdawczego;

4) sumę sald wykazanych w zestawieniu sald.

2. Salda poszczególnych kont analitycznych ujmuje się przed złożeniem sprawozdania finansowego w zestawieniach liczbowych, odpowiednio oznaczonych taśmach maszynowych, tabulogramach lub w inny wiarygodny i sprawdzalny sposób, umożliwiający ustalenie zgodności ich sum z zestawieniem sald kont syntetycznych, nie rzadziej niż raz w ciągu roku kalendarzowego.

Terminy i częstotliwość wykonywania tych czynności w stosunku do poszczególnych kont określają przepisy szczegółowe banków.

3. Zestawienia sald kont syntetycznych (ust. 1) oraz stanowiące jego integralną część zestawienia sald kont analitycznych (ust. 2) uważa się za część składową ksiąg rachunkowych jednostki.

DZIAŁ  III

Inwentaryzacja

Rozdział  1

Zasady ogólne

§  31.

1. Celem inwentaryzacji, polegającej na ustaleniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, jest:

1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych;

2) rozliczenie osób majątkowo odpowiedzialnych za powierzone im mienie;

3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku jednostki;

4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom stwierdzonym w toku inwentaryzacji.

2. Inwentaryzacja składników bilansowych banków polega na:

1) ustaleniu z natury stanów:

a) środków pieniężnych i pozostałych wartości przechowywanych w kasach i skarbcach,

b) rzeczowych składników majątkowych, tj. środków trwałych, przedmiotów nietrwałych i materiałów;

2) uzgodnieniu z klientami i kontrahentami banków stanów:

a) rachunków bankowych,

b) należności i zobowiązań z tytułu dostaw, robót i usług;

3) przeprowadzeniu pełnej inwentaryzacji ciągłej lub okresowej stanów rachunków analitycznych (syntetycznych).

§  32.

1. Inwentaryzacja może być przeprowadzana metodą:

1) pełnej inwentaryzacji okresowej;

2) pełnej inwentaryzacji ciągłej;

3) wyrywkowej inwentaryzacji okresowej lub ciągłej.

2. Pełna inwentaryzacja okresowa polega na ustaleniu rzeczywistego stanu na dzień inwentaryzacji wszystkich składników objętego inwentaryzacją aktywu lub pasywu.

3. Pełna inwentaryzacja ciągła polega na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników objętego inwentaryzacją aktywu lub pasywu, tak aby w wyznaczonym okresie stan ten został ustalony dla wszystkich składników stanowiących całość danego aktywu lub pasywu.

4. Wyrywkowa inwentaryzacja okresowa lub ciągła polega na ustaleniu stanu rzeczywistego części składników objętych inwentaryzacją aktywu lub pasywu.

§ 33. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Obowiązany jest on zapewnić odpowiednie środki umożliwiające stwierdzenie prawidłowości, kompletności i terminowości inwentaryzacji.

Rozdział  2

Inwentaryzacja rzeczowych składników majątku

§ 34. Inwentaryzacja rzeczowych składników majątku obejmuje:

1) dokonanie ich spisu z natury oraz kontrolę prawidłowości spisu;

2) wycenę i ustalenie wartości spisanych z natury składników majątku oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych;

3) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych;

4) postawienie i umotywowanie wniosków co do sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;

5) ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i rozliczenia inwentaryzacji;

6) ocenę przydatności gospodarczej objętych spisem składników majątku oraz postawienie i umotywowanie wniosków dotyczących zagospodarowania zapasów zbędnych i nadmiernych, usunięcia nieprawidłowości w przechowywaniu zapasów oraz wszelkich innych nieprawidłowości w gospodarce składnikami majątku, stwierdzonych w czasie spisu.

Czynności inwentaryzacyjne wymienione w pkt 1, 3, 4 i 6 należą do obowiązków komisji inwentaryzacyjnej, pozostałe czynności należą do obowiązków głównego księgowego jednostki.

§  35.

1. Komisję inwentaryzacyjną powołuje kierownik jednostki na wniosek głównego księgowego w składzie zapewniającym sprawny i prawidłowy przebieg inwentaryzacji.

2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zostaje wyznaczony - na wniosek głównego księgowego - przez kierownika jednostki; nie może nim być główny księgowy ani pracownik księgowości.

3. W skład komisji inwentaryzacyjnej nie mogą wchodzić pracownicy odpowiedzialni za stan składników majątkowych objętych spisem,

§  36.

1. Jednostka nadrzędna może delegować dodatkowo do składu komisji inwentaryzacyjnej osoby spoza danej jednostki.

2. Jednostka nadrzędna może również ustalić wykaz rzeczowych składników majątku, których spis powinien być przeprowadzony przy udziale osób delegowanych spoza jednostki.

§  37.

1. Spisem z natury należy objąć rzeczowe składniki majątku zaliczone do:

a) środków trwałych wraz z przynależnym do nich stałym wyposażeniem,

b) przedmiotów nietrwałych,

c) zapasów materiałowych.

2. Spisem objąć należy także środki nie stanowiące własności jednostki, jeżeli są one na przechowaniu lub w użytkowaniu jednostki. W takim wypadku jednostki obowiązane są do pisemnego zawiadomienia właścicieli środków o wynikach inwentaryzacji.

3. Spis z natury powinien być tak zorganizowany, aby normalna działalność jednostki nie została przerwana.

§  38.

1. Rzeczywistą ilość spisywanych z natury rzeczowych składników majtku ustala się przez przeliczenie, zważenie lub zmierzenie. Stan rzeczowych składników majątku przechowywanych w opakowaniu może być określony przez przeliczenie opakowań i uwzględnienie ich zawartości, pod warunkiem, że opakowanie znajduje się w stanie nie naruszonym oraz, że ilość i rodzaj składników w opakowaniu zostały oznaczone w toku ich przyjęcia przez jednostkę lub wynikają z rodzaju opakowania stosowanego jako typowe w obrocie danym składnikiem majątku.

2. Jeżeli ilościowy stan rzeczowych składników majątku nie może być ustalony w drodze przeliczenia, zważenia lub zmierzenia przepisy szczegółowe banków wskażą sposób inwentaryzacji tych składników majątku, stosownie do istniejących warunków oraz zasady ustalania i rozliczania powstałych różnic inwentaryzacyjnych.

§  39.

1. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za całość i stan składników majątku objętych spisem powinna złożyć pisemne oświadczenie, stwierdzające, że wszelkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji szczegółowej oraz przekazane do zaksięgowania.

2. Liczenia, ważenia i pomiarów składników majątku dokonuje członek komisji inwentaryzacyjnej w obecności osoby odpowiedzialnej za całość i stan składników majątku lub osoby przez nią upoważnionej.

W spisie z natury, przeprowadzanym na skutek zmiany osoby majątkowo odpowiedzialnej, liczenie, ważenie i pomiar składników majątku powinny być dokonane w obecności osoby przekazującej i osoby przejmującej odpowiedzialność lub osób przez nią upoważnionych.

3. Wpis do arkuszy (kart) spisu powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składników majątku w sposób umożliwiający osobie majątkowo za niego odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu. Wpis do arkuszy (kart) spisu z natury może być również dokonany w terminie późniejszym na podstawie odczytu rzeczywistego stanu składnika majątku zarejestrowanego wstępnie na taśmie magnetycznej lub w inny sprawny technicznie sposób i pod warunkiem, że taśma magnetyczna lub inne urządzenia, w których wstępnie zarejestrowano wynik spisu w okresie od jego dokonania aż do sporządzenia arkuszy (kart) spisu, przechowywane będą w sposób zapewniający ich nienaruszalność i umożliwiający osobie majątkowo odpowiedzialnej stwierdzenie, że nie dokonano w nich jakichkolwiek zmian.

4. Jeżeli w spisie z natury nie może z ważnego powodu uczestniczyć osoba majątkowo odpowiedzialna i nie upoważniła do tego innej osoby, spis z natury może być przeprowadzony w obecności osoby reprezentującej prawa osoby majątkowo odpowiedzialnej wyznaczonej przez kierownika jednostki w porozumieniu z czynnikiem społecznym jednostki (organizacją związkową).

§ 40. Składniki majątku objęte spisem nie mogą być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu. Gdyby ze względów techniczno-ruchowych było to konieczne, wówczas należy zawiadomić o tym przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który może zarządzić, aby przyjęcie lub wydanie składników majątku uwzględnić w spisie na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania.

§ 41. Jeżeli spis z natury składników majątku nie może być przeprowadzony w dniu, na który przypada termin inwentaryzacji, dane spisu z natury należy skorygować o udokumentowane przychody i rozchody, dokonane w okresie między terminem inwentaryzacji składników majątku a dniem spisu.

§  42.

1. Wyniki spisu z natury rzeczowych składników majątku powinny być ujęte przy zachowaniu przepisów § 39 ust. 3 na arkuszach bądź oddzielnych dla każdego składnika kartach, zawierających co najmniej następujące dane:

1) nazwę jednostki (lub odbitkę pieczątki firmowej);

2) określenie miejsca przechowania;

3) numer kolejny arkusza (karty) oraz oznaczenia uniemożliwiające zmianę arkusza lub karty (np. podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej);

4) datę dokonania spisu oraz termin, jeżeli różni się on od daty spisu, na jaki przeprowadza się inwentaryzację, a także rodzaj inwentaryzacji;

5) numer kolejny pozycji (dotyczy arkuszy spisu);

6) symbol identyfikujący spisywany składnik majątku, np. numer inwentarzowy;

7) szczegółowe określenie przedmiotu inwentaryzowanego;

8) jednostkę miary;

9) ilość stwierdzoną w czasie spisu;

10) imiona, nazwiska i podpisy osób dokonujących spisu;

11) cenę za jednostkę miary i wartość wynikającą z przemnożenia ilości składników majątku stwierdzonej w czasie spisu przez cenę jednostkową z wyjątkiem wypadków określonych w § 48 ust. 2;

12) imię i nazwisko osoby majątkowo odpowiedzialnej za stan zapasów oraz jej podpis złożony na dowód niezgłoszenia żadnych zastrzeżeń co do złożenia spisu.

2. Arkusze (karty) spisów z natury do momentu ich ponumerowania traktuje się jako formularze ewidencjonowane, objęte ilościową kontrolą zużycia. Ponumerowanie arkuszy (kart) spisów oraz oznaczenie w sposób uniemożliwiający ich zamianę powinno nastąpić przed wydaniem arkuszy (kart) spisów członkom komisji inwentaryzacyjnej. Za prawidłowe rozliczenie się z otrzymanych przez członków komisji arkuszy (kart) spisów odpowiada przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

§ 43. Arkusze (karty) spisów z natury należy sporządzać w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według miejsca przechowywania i według osób majątkowo odpowiedzialnych, a także wyodrębnienie składników własnych od obcych z dalszym ich podziałem na pełnowartościowe i uszkodzone, zepsute lub takie, których wartość na skutek długotrwałego przechowywania lub z innych powodów uległa zmniejszeniu; nie dotyczy to jednak składników majątku zużywających się stopniowo (środki trwałe, przedmioty nietrwałe).

§ 44. Dane na arkuszach (kartach) spisów z natury wpisuje się w sposób trwały atramentem, długopisem, ołówkiem kopiowym, lub pismem maszynowym. Przepisy § 24 i 25 stosuje się odpowiednio, z tym że obok zapisu poprawnego zamieścić powinien swój podpis członek komisji inwentaryzacyjnej i osoba majątkowo odpowiedzialna.

§ 45. Przy sporządzaniu arkuszy (kart) spisu z natury stosuje się nazwy i inne szczegółowe określenia składników majątku przyjęte w indeksie materiałów, środków trwałych itp., a w razie braku indeksu - używane w księgowości; również ilości powinny być wyrażone w tych samych jednostkach miary, w jakich są ujmowane ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej.

§  46.

1. Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub osobę przez niego wyznaczoną. W toku kontroli należy zbadać, czy członkowie komisji działają zgodnie z przepisami niniejszego zarządzenia, a zwłaszcza kompletność spisu, prawidłowość ustalenia z natury ilości spisywanych składników majątku oraz prawidłowość sporządzania arkuszy (kart) spisów. Wyrywkową kontrolą należy objąć również ustalenie ilości składników majątku zawartych w opakowaniach (§ 38). Z wyników kontroli należy sporządzić protokół. Ponadto na arkuszu (karcie) spisu z natury sprawdzający oznaczyć ma swym podpisem pozycje, które zostały skontrolowane pod względem prawidłowości ustalenia ilości spisywanych składników majątku.

2. W razie stwierdzenia w toku kontroli lub w późniejszym terminie, że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, kierownik jednostki obowiązany jest zarządzić ponowne przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.

§ 47. Po zakończeniu spisu z natury członkowie komisji obowiązani są złożyć przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej na piśmie:

1) rozliczenie z przydzielonych im arkuszy (kart) spisu z natury;

2) informację o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach w zakresie gospodarki składnikami majątku (magazynowania, konserwacji itp.).

§  48.

1. Arkusze spisowe podlegają przekazaniu głównemu księgowemu jednostki (lub osobie upoważnionej), który zarządza:

1) wycenę spisanych składników majątku bezpośrednio na arkuszach (kartach) spisów i ustalenie ich wartości z podziałem według kont syntetycznych, na których są one ewidencjonowane;

2) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek), wynikających z porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku ustalonych w toku spisu z natury, z ilością i wartością wynikającą z ewidencji tych składników.

2. Można jednak:

1) nie dokonywać wyceny składników majątku bezpośrednio na arkuszach (kartach) spisów, jeżeli w zbiorczych zestawieniach spisu z natury ujęte będą wszystkie spisane składniki majątku z określeniem ich ilości, ceny i wartości;

2) zaniechanie wyceny rzeczowych składników majątku na arkuszach (kartach) spisu, jeżeli składniki te są ujęte w urządzeniu ewidencyjnym podającym ich ilość i wartość na dzień inwentaryzacji, a więc zezwalającym na ustalenie również wartościowych różnic inwentaryzacyjnych.

3. Wycena składników majątku kontrolowanych wyłącznie wartościowo powinna nastąpić równocześnie ze spisem z natury; nie dotyczy to jednak ustalenia ich wartości.

4. Wycena spisu z natury, jak też obliczanie wartości spisanych składników majątku może być powierzone właściwym fachowo komórkom organizacyjnym jednostki lub komisji inwentaryzacyjnej.

5. Różnice inwentaryzacyjne należy ująć w zestawieniach sporządzonych w sposób pozwalający na:

1) ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych z podziałem jej według poszczególnych kont syntetycznych przewidzianych w planie kont oraz według stanu odpowiedzialnych za stan powierzonych ich pieczy składników majątku;

2) powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy (kart) spisu lub pozycjami zbiorczych zestawień spisu z natury wykazującymi różnice.

6. Dla składników majątku kontrolowanych wyłącznie wartościowo ustala się jedynie wartościową różnicę inwentaryzacyjną - niedobór albo nadwyżkę - przez porównanie ogólnej wartości składników majątku wynikającej ze spisu z ich wartością wynikającą z ksiąg rachunkowych.

§  49.

1. Przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych określa komisja inwentaryzacyjna w protokóle, w którym stawia także umotywowane wnioski co do sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych, uzasadnia powstanie tych niedoborów bądź wskazuje, kto zdaniem komisji powinien być obciążony tym niedoborem. Osoby odpowiedzialne za powstanie zawinionego niedoboru obciąża się wartością niedoboru obliczonego po aktualnej cenie sprzedaży, nie niższej jednak od ceny detalicznej; wartość tę dla używanych składników majątku zużywających się stopniowo należy zmniejszyć o kwotę wynikającą ze stopnia ich zużycia.

2. Przy ustalaniu różnic inwentaryzacyjnych ujawnione niedobory oraz nadwyżki mogą być kompensowane, jeżeli odpowiadają równocześnie wszystkim następującym warunkom:

1) zostały stwierdzone w ramach jednego (tego samego) spisu z natury;

2) dotyczą jednej osoby majątkowo odpowiedzialnej;

3) zostały stwierdzone w podobnych asortymentach lub składnikach majątku, w podobnych opakowaniach, co może uzasadnić możliwość omyłek ze strony osoby majątkowo odpowiedzialnej.

Ilość i wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składnika majątku wykazującego różnicę inwentaryzacyjną.

3. Przepisy ust. 2 nie mają zastosowania do środków trwałych i przedmiotów nietrwałych w użytkowaniu.

§  50.

1. Różnice inwentaryzacyjne należy ująć w księgach rachunkowych nie później niż w ciągu miesiąca od daty inwentaryzacji. Jeżeli jednak data inwentaryzacji przypada na miesiąc kończący rok kalendarzowy, różnice inwentaryzacyjne należy ująć w księgach rachunkowych nie później niż pod datą ostatniego dnia roku.

2. Różnice inwentaryzacyjne odpisuje się w sposób określony w planie kont na podstawie decyzji kierownika jednostki, podjętej na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez głównego księgowego.

§ 51. Można uznać za rzeczywisty stan składników majątku ich stan wynikający z ewidencji a nie ustalony w drodze spisu z natury, to jest nie ujmować w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych, jeżeli:

1) są to różnice drobne, mieszczące się w uznanych przez kierownika jednostki granicach dopuszczanych błędów pomiaru ilości spisywanych z natury składników majątku;

2) różnice między stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ewidencji zostaną ujęte w odrębnym zestawieniu różnic inwentaryzacyjnych.

§ 52. Przepisy §§ 48-51 mają odpowiednio zastosowanie w razie ujawnienia niedoborów lub nadwyżek podczas kontroli lub rewizji.

Rozdział  3

Inwentaryzacja środków pieniężnych i pozostałych wartości skarbcowych

§ 53. Inwentaryzacja środków pieniężnych i pozostałych wartości przechowywanych w kasach skarbcach obejmuje:

1) dokonanie ich spisu z natury oraz kontrolę prawidłowości spisu;

2) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i ich przyczyn;

3) postawienie i umotywowanie wniosków co do sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;

4) ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych.

§ 54. Tryb i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji środków pieniężnych i pozostałych wartości skarbcowych określają przepisy szczegółowe banków, uwzględniając odpowiednio przepisy Rozdziału 2.

Rozdział  4

Inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych, kredytów bankowych oraz innych należności i zobowiązań

§  55.

1. Uzgodnienie stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych i kredytów bankowych przeprowadza się bieżąco, na podstawie sporządzonych i wysłanych (bieżąco lub okresowo) wyciągów bankowych. Wyciągi bankowe podlegają uwierzytelnieniu poprzez zamieszczenie odbitki stempla dziennego, z tym że nie uwierzytelnia się wyciągów sporządzanych przez elektroniczne maszyny cyfrowe. Posiadacz rachunku bankowego obowiązany jest na podstawie odrębnych przepisów na każde żądanie banku uzgodnić salda rachunków bankowych oraz należności i zobowiązań inkasowych i potwierdzić na piśmie ich wysokość lub zgłosić zastrzeżenie.

Obowiązek uzgadniania nie dotyczy stanu należności i zobowiązań regulowanych w trybie inkasa bezpośredniego.

2. Roczna inwentaryzacja rachunków bankowych polega na uzgodnieniu z posiadaczami stanów rachunków na koniec roku kalendarzowego, w trybie i zakresie określonym w przepisach szczegółowych banków.

3. Inwentaryzację rachunków analitycznych (syntetycznych) przeprowadza się metodą pełnej inwentaryzacji ciągłej lub okresowej. Zakres pełnej inwentaryzacji ciągłej lub okresowej oraz jej częstotliwość i terminy przeprowadzania określone są w przepisach szczegółowych banków.

4. W celu uzgodnienia stanu rachunków z dostawcami i odbiorcami oraz innych należności i zobowiązań banku, jednostki bilansujące mają obowiązek:

1) wezwać dłużników do potwierdzenia na piśmie zgodności sald na ostatni dzień roku kalendarzowego;

2) potwierdzić wierzycielom zgodność sald zobowiązań banku wobec nich.

Obowiązek uzgodnienia sald nie dotyczy sald zerowych oraz sal należności i zobowiązań uregulowanych do dnia sporządzenia bilansu rocznego. Można nie uzgodnić sald rozrachunków z jednostkami gospodarki uspołecznionej mniejszych od 30.000,- zł oraz sald rozrachunków z osobami fizycznymi i jednostkami gospodarki nie uspołecznionej nie prowadzącymi ksiąg handlowych. Za stan rzeczywisty tych sald uważa się stan wynikający z ksiąg rachunkowych.

§ 56. Stwierdzone w toku uzgadniania z posiadaczami rachunków bankowych różnice w stanie środków pieniężnych na rachunkach bankowych, kredytów bankowych oraz wszelkich innych należności zobowiązań podlegają wyjaśnieniu i ujęciu w księgach rachunkowych w terminie określonym w § 50.

Rozdział  5

Inwentaryzacja innych aktywów i pasywów

§  57.

1. Inwentaryzację aktywów i pasywów, których stan rzeczywisty nie może być ustalony lub nie podlega ustaleniu w drodze spisu z natury lub uzgodnienia z kontrahentami (klientami) jednostki, przeprowadza się w drodze weryfikacji ich stanu ewidencyjnego.

2. Weryfikacją stanu ewidencyjnego obejmuje się w szczególności:

1) rzeczowe składniki majątku przejściowo znajdujące się poza jednostką (np. środki trwałe wydzierżawione, materiały w drodze, itp.) oraz trudno dostępne;

2) place, grunty i tereny;

3) rozliczenia międzyokresowe kosztów;

4) wartości niematerialne i prawne;

5) fundusze specjalne, rezerwy i dochody przyszłych okresów;

6) roszczenia z tytułu niedoborów i szkód oraz roszczenia sporne;

7) rozpoczęte inwestycje;

8) zobowiązania i należności warunkowe, np. z tytułu udzielonych lub otrzymanych gwarancji, jak również wszelkie inne aktywa i pasywa objęte ewidencją na kontach pozabilansowych;

9) należności i zobowiązania wobec organów finansowych, dla których jednostka jest płatnikiem w rozumieniu przepisów o postępowaniu podatkowym.

§  58.

1. Inwentaryzacja aktywów i pasywów w drodze weryfikacji należy do obowiązków głównego księgowego i polega na ustaleniu realności ich stanu ewidencyjnego przez porównanie go z odpowiednimi dowodami.

2. W wypadkach uzasadnionych weryfikacja aktywów i pasywów może być zlecona właściwym branżowo komórkom organizacyjnym jednostki lub innym rzeczoznawcom.

3. Weryfikacja realności stanu aktywów i pasywów, których wartość podlega sukcesywnemu zmniejszeniu na skutek zużycia lub zarachowania na koszy, zwanych dalej rozliczeniami, obejmuje obok porównania, o którym mowa w ust. 1 również ustalenie, czy:

1) nie upłynął termin rozliczeń bądź czy dalsze rozliczenie znajduje gospodarcze uzasadnienie;

2) rozliczenie przebiega w sposób prawidłowy, tzn. czy pierwotnie przyjęta wysokość stawek odpisów jest dostosowana do wysokości sumy pozostającej do rozliczenia oraz do zamierzonego czasu rozliczenia bądź do przyjętej podstawy rozliczeniowej.

§ 59. Rezultaty weryfikacji należy ująć w odpowiednim protokóle. Ujawnione w toku weryfikacji różnice między rzeczywistym stanem aktywów lub pasywów a ich stanem ewidencyjnym podlegają wyjaśnieniu i ujęciu w księgach rachunkowych w terminie określonym w § 50, z tym, że w wypadku stwierdzenia nieprawidłowego przebiegu rozliczeń (§ 58 ust. 3) należy poddać również rewizji dotychczasowe stawki odpisów, dotyczy to nie tylko przyszłych, lecz także bieżącego okresu sprawozdawczego.

Rozdział  6 ³

Uproszczona inwentaryzacja

§  60.

1. Na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, zaopiniowany przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika jednostki, inwentaryzacja trwale oznaczonych numerami inwentarzowymi środków trwałych oraz przedmiotów nietrwałych w użytkowaniu na terenie jednostki może być przeprowadzona w sposób uproszczony.

2. Inwentaryzacja środków trwałych oraz przedmiotów nietrwałych użytkowanych na terenie jednostki według uproszczonych zasad polega na sprawdzeniu prawidłowości ich ewidencji księgowej przez bezpośrednie porównanie jej danych ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu różnic ilościowych.

3. Ujawnione różnice (niedobory, nadwyżki) ujmuje się na odrębnych arkuszach (kartach) spisowych. Przepisy §§ 37-51 stosuje się odpowiednio.

4. Fakt dokonania sprawdzenia oraz data sprawdzenia powinny być potwierdzone w ewidencji analitycznej podpisami członków komisji inwentaryzacyjnej oraz osoby majątkowo odpowiedzialnej albo w sporządzonym w tym celu protokóle, w którym należy podać numery inwentarzowe objętych uproszczoną inwentaryzacją środków trwałych i przedmiotów nietrwałych.

§  61.

1. Na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, zaopiniowany przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika jednostki, przedmioty nietrwałe wydane do stałego użytkowania określonym pracownikom jednostki, jak też inne składniki majątku wydane poza jednostkę, mogą być inwentaryzowane w sposób uproszczony; sposób ten polega na porównaniu stanu składników majątku według danych ewidencji z dokumentami zawierającymi pokwitowanie ich pobrania, pod warunkiem jednak wprowadzenia systemu nie zapowiedzianych kontroli stanu posiadania składników majątku przez poszczególne odpowiedzialne za nie osoby. Kontrola ta powinna być dokonywana wyrywkowo z częstotliwością i w zakresie zapewniającym weryfikację danych ewidencji, a jej wyniki należy ujmować w odpowiednim protokole.

2. Stwierdzone w czasie inwentaryzacji niedobory lub nadwyżki powinny być ujęte na odrębnych arkuszach (kartach) spisowych. Przepisy §§ 37-51 stosuje się odpowiednio.

§  62.

1. Na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, zaopiniowany przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika jednostki, inwentaryzacja książek, czasopism i innych druków wchodzących w skład biblioteki jednostki może być przeprowadzona według uproszczonych zasad.

2. Inwentaryzacja książek, czasopism i innych druków według uproszczonych zasad polega na sprawdzeniu prawidłowości ich ewidencji przez porównanie zapisów w księdze inwentarzowej biblioteki ze stanem rzeczywistym i kartami książek lub kartami czytelników oraz na wyrywkowym sprawdzeniu zgodności zapisów w kartach książek lub kartach czytelników ze stanem rzeczywistym.

3. Stwierdzone w czasie inwentaryzacji niedobory lub nadwyżki powinny być ujęte na odrębnych arkuszach, zawierających wszelkie dane przewidziane w księdze inwentarzowej biblioteki. Przepisy §§ 37-51 stosuje się odpowiednio.

4. Fakt dokonania sprawdzenia oraz data sprawdzenia powinny być potwierdzone w księdze inwentarzowej podpisami członków komisji inwentaryzacyjnej oraz osoby majątkowo odpowiedzialnej lub ujęte w sporządzonym w tym celu protokóle.

5. Zasady ustalone w ust. 1-4 nie dotyczą książek, czasopism i innych druków, dla których przepisy szczególne ustalają odmienne zasady inwentaryzacji materiałów bibliotecznych.

§ 63. Na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, zaopiniowany przez głównego księgowego, kierownik jednostki może zezwolić na posługiwanie się przez członków komisji inwentaryzacyjnej danymi ewidencji analitycznej o stanie spisywanych z natury określonych imiennie składników majątku, jeżeli:

1) uzasadniają to warunki ich przechowywania lub pomiaru;

2) stworzony zostanie sprawnie działający system kontroli, zapewniający ujęcie w arkuszach (kartach) spisu z natury rzeczywistego stanu tych składników.

§  64.

1. Na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, zaopiniowany przez głównego księgowego, kierownik jednostki może zezwolić na przeprowadzenie zamiast inwentaryzacji pełnej inwentaryzacji materiałów metodą wyrywkową.

2. Metoda wyrywkowa inwentaryzacji polega na ustaleniu rzeczywistego stanu na dzień inwentaryzacji niektórych tylko składników objętego inwentaryzacją aktywu przy takim ich doborze, aby cel inwentaryzacji, o którym mowa w § 31 ust. 1 pkt 2, został spełniony (np. wyrywkowo inwentaryzuje się niektóre składniki aktywu "materiały" o wartości stanowiącej znaczną część tego aktywu, zużywanych w dużych ilościach itp.).

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien określać zasady doboru składników majątku do objęcia inwentaryzacją metodą wyrywkową.

4. Przy dokonywaniu inwentaryzacji metodą wyrywkową za rzeczywisty stan składników majątku nie objętych inwentaryzacją uważa się ich stan ewidencyjny.

5. Inwentaryzacja metodą wyrywkową nie może być stosowana w wypadku przekazania materiałów innej jednostce lub zmiany osoby majątkowo za nie odpowiedzialnej. Przekazywane składniki majątku inwentaryzować należy stosując zasady inwentaryzacji pełnej.

Rozdział  7

Terminy i częstotliwość inwentaryzacji

§ 65. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji określają przepisy szczegółowe banków.

§ 66. Przy ustalaniu terminów i częstotliwość inwentaryzacji należy stosować następujące zasady:

1) inwentaryzację budynków i budowli należy przeprowadzać nie rzadziej niż co 4 lata, a pozostałych środków trwałych oraz przedmiotów nietrwałych w użytkowaniu nie rzadziej niż co drugi rok, z tym jednak, że inwentaryzację materiałów bibliotecznych należy przeprowadzać w terminach określonych w przepisach szczegółowych banków;

2) inwentaryzację pozostałych aktywów i pasywów należy przeprowadzać nie rzadziej niż raz w roku;

3) składniki majątku wymagające szczególnej ochrony należy inwentaryzować częściej niż raz w roku, w terminach nie zapowiedzianych, tak aby zapewniona została skuteczna ochrona mienia społecznego;

4) inwentaryzację składników majątku należy przeprowadzać na dzień zmiany osoby majątkowo za nie odpowiedzialnej, a także na dzień w którym na skutek wypadków losowych lub innych przyczyn, np. kradzieży, część z nich została zniszczona i uszkodzona lub przywłaszczona.

Jeżeli zakres takiej inwentaryzacji oraz termin jej przeprowadzenia na to pozwala, zastępuje ona inwentaryzację, jaką w danym okresie należałoby przeprowadzić na podstawie przepisów niniejszego rozdziału. Można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątku na dzień zmiany osoby majątkowo za nie odpowiedzialnej, jeżeli zmiana następuje na krótki okres (np. urlop), a osoby przekazujące i przejmujące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na wspólną odpowiedzialność za powierzone im składniki majątku;

5) składniki majątku inwentaryzowane w danym roku metodą wyrywkową objęte być muszą w roku następnym inwentaryzacją pełną;

6) inwentaryzację przeprowadzić należy na dzień kończący okres sprawozdawczy; dozwolone jest również przeprowadzanie inwentaryzacji na inny dzień, jeżeli ewidencja danego aktywu lub pasywu zezwala na ustalenie na dzień inwentaryzacji różnic inwentaryzacyjnych;

7) terminy inwentaryzacji powinny być tak ustalone, aby takie same składniki majątku powierzone jednej osobie majątkowo odpowiedzialnej objęte zostały spisem z natury w jednym terminie. W jednym terminie mają być inwentaryzowane również takie same składniki majątku powierzone różnym osobom majątkowo odpowiedzialnym, lecz znajdujące się w położonych w pobliżu siebie komórkach organizacyjnych jednostki, chyba że stworzone zostaną warunki wykluczające samowolne przesuwanie składników majątku (poufny termin rozpoczęcia spisu, odpowiednio zabezpieczone pomieszczenia, w których dokonuje się spisu, itp.); w komórkach organizacyjnych jednostki wszystkie składniki majątku kontrolowane wyłącznie wartościowo (np. środki pieniężne), należy objąć spisem z natury w jednym terminie;

8) jeżeli określone składniki majątku inwentaryzowane są tylko raz w roku, okres, jaki upływa między dwoma kolejnymi inwentaryzacjami, powinien być tak ustalony, aby zapewniał skuteczną ochronę mienia i realność rocznego sprawozdania finansowego.

Rozdział  8

Szczegółowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej

§ 67. Inwentaryzację ciągłą materiałów oraz trwale oznaczonych numerami inwentarzowymi przedmiotów nietrwałych i środków trwałych, zwanych w dalszym ciągu niniejszego rozdziału "środkami", mogą stosować jednostki, które:

1) osiągnęły poziom organizacji gospodarki zapasami środków, ich ewidencji oraz przeprowadzania spisów z natury zapewniający prawidłowe stosowanie inwentaryzacji ciągłej, a w szczególności:

a) prowadzą bieżąco ilościową ewidencję środków na podstawie sprawnie działającego systemu sporządzania i kontroli dokumentacji źródłowej, z tym że przepis ten dla jednostek prowadzących, zgodnie z planem kont, ewidencję środków wyłącznie wartościowo w cenach sprzedaży należy rozumieć w ten sposób, że ewidencja ma zapewnić bieżące ustalenie wartości środków w każdym punkcie ich przechowywania,

b) prowadzą ewidencję ilościowo-wartościową środków w sposób umożliwiający ustalenie nie tylko ilości, lecz również wartości na dzień inwentaryzacji każdej inwentaryzowanej grupy środków, a tym samym na wyprowadzenie ilościowych i wartościowych różnic inwentaryzacyjnych. Warunek ten może nie być zachowany dla różnic wartościowych, jeżeli nie wcześniej niż na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego koniec każdego roku zostanie przeprowadzona weryfikacja stanu wartościowego poszczególnych środków, tj. zostanie ustalone, czy wartość stanu końcowego danego środka równa się ilości pomnożonej przez właściwe ceny, a ewentualne różnice zostaną rozliczone według zasad ustalonych dla różnic inwentaryzacyjnych,

c) co miesiąc lub bieżąco uzgadniają ewidencję ilościowo-wartościową z ewidencją ilościową objętych inwentaryzacją ciągłą grup środków,

d) posiadają bieżąco aktualizowany wykaz miejsc przechowywania i znajdujących się tam środków;

2) zapewniają prawidłowe stosowanie inwentaryzacji ciągłej, zgodnie z poufnym planem - w myśl przepisów szczegółowych banków.

§ 68. Inwentaryzacja ciągła środków polega na:

1) dokonywaniu spisów z natury poszczególnych składników środków systematycznie w ciągu okresu inwentaryzacyjnego w różnych, planowo określonych terminach w taki sposób, aby wszystkie środki (inwentaryzacja pełna) lub ważniejsze z nich (inwentaryzacja wyrywkowa) w ciągu tego okresu objęte zostały inwentaryzacją z wyznaczoną częstotliwością;

2) bieżącym ustalaniu i rozliczaniu ilościowych i wartościowych różnic inwentaryzacyjnych, z tym że:

a) różnic ilościowych nie ustalają jednostki prowadzące w cenach sprzedaży wyłącznie wartościową ewidencję środków (§ 67 pkt 1, lit. a),

b) jednostki dokonujące weryfikacji wartości środków raz w roku (§ 67 pkt 1 lit. b) mogą ustalać wartościowe różnice inwentaryzacyjne tylko na dzień tej weryfikacji.

§ 69. Do przeprowadzenia inwentaryzacji ciągłej kierownik jednostki na wniosek głównego księgowego powołuje stałą komórkę inwentaryzacji ciągłej, do której obowiązków należy:

1) sporządzanie rocznego planu inwentaryzacji ciągłej i jego bieżące aktualizowanie;

2) kierowanie pracą osób wyznaczonych do przeprowadzania inwentaryzacji, a zwłaszcza kontrola wykonania wyznaczonych im zadań;

3) bieżące prowadzenie ewidencji realizacji rocznego planu inwentaryzacji ciągłej;

4) wyrywkowa kontrola prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej.

§  70.

1. Plan inwentaryzacji ciągłej zatwierdza kierownik jednostki.

2. Przy ustalaniu planu inwentaryzacji ciągłej, jego aktualizacji i wyznaczaniu częstotliwości oraz terminów spisów poszczególnych środków należy uwzględniać warunki składowania, wartość spisywanych środków i techniczne ułatwienia w dokonaniu spisu.

3. Plan inwentaryzacji ciągłej jest poufny, i może być udostępniony tylko kierownikowi jednostki, głównemu księgowemu, przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej oraz kierownikowi komórki inwentaryzacji ciągłej.

§ 71. Do inwentaryzacji ciągłej stosuje się również odpowiednio przepisy Rozdziałów 1-7.

DZIAŁ  IV

Wycena aktywów i pasywów

Rozdział  1

Ogólne zasady wyceny aktywów i pasywów

§  72.

1. Wartość przychodu rzeczowych składników majątku ustala się jako iloczyn ilości i cen, po jakich je kupiono. Wartość składników majątku otrzymanych nieodpłatnie jednostka otrzymująca ustala jako iloczyn ilości i cen ich kupna przez jednostkę przekazującą.

2. Przy ustalaniu wartości rozchodu (wydania, zużycia itp.) jednakowych składników majątku, nabytych po różnych cenach można przyjmować ceny:

1) przeciętne, tj. ustalone w wysokości średniej ważonej cen danego składnika majątku w roku sprawozdawczym lub w ostatnim kwartale poprzedzającym datę, na którą sporządza się sprawozdanie finansowe, obejmujące wyceniany składnik majątku;

2) ustalone według zasady "pierwsze weszło, pierwsze wyszło", tj. przy założeniu, że przy rozchodowaniu lub zużyciu składników majątku wycenia się je kolejno po cenie dla tych składników majątku, które jednostka najpóźniej nabyła lub otrzymała;

3) ustalone według zasady "ostatnie weszło, pierwsze wyszło", tj. przy założeniu, że przy rozchodowaniu lub zużyciu składników majątku wycenia się je kolejno po cenie dla tych składników majątku, które jednostka najpóźniej nabyła lub otrzymała;

4) inne ceny (np. wynikające z cenników obowiązujących w dniu dokonywania wyceny (ustalone w przepisach odrębnych).

3. Wartość ujętych w księgach rachunkowych składników majątku zużywających się stopniowo zmniejsza się o odpisy z tytułu ich zużycia.

§ 73. Środki pieniężne ewidencjonuje się w księgach rachunkowych w ich wartości nominalnej, z tym, że jeżeli są to waluty obce, należy je przeliczyć na walutę polską według obowiązujących kursów.

§ 74. Należności i zobowiązania ujmuje się w księgach rachunkowych w wartości ustalonej przy ich powstaniu (zaciągnięciu), z tym że jeżeli są wyrażone w walucie obcej, należy je przeliczyć na walutę polską według obowiązujących kursów.

§ 75. Składniki majątku wyrażone w walutach obcych podlegają okresowej wycenie w celu uaktualnienia ich równowartości w złotych. Terminy okresowej wyceny określają przepisy szczegółowe banków, przy zachowaniu zasady, że wyceny tej należy dokonywać nie rzadziej niż raz na kwartał.

§ 76. Fundusze własne banków ujmuje się w księgach rachunkowych w wysokości ustalonej zgodnie ze statutami banków.

§ 77. Przyjęte za podstawę ujęcia w księgach rachunkowych zasady ustalania wartości aktywów i pasywów nie mogą być zmieniane w ciągu roku.

§ 78. Odstępstwo od zasady wyceny określonych przepisami niniejszego działu może nastąpić jedynie w razie dokonania urzędowej zmiany cen.

§ 79. Przy ewidencjonowaniu w księgach rachunkowych składników majątku należy stosować również szczegółowe zasady ustalania ich wartości określone w dalszych przepisach zarządzenia.

Rozdział  2

Szczegółowe zasady wyceny niektórych składników majątku

§  80.

1. Środki trwałe, w tym także inwestycje w obcych środkach trwałych wycenia się w ich wartości początkowej zmniejszonej o wartość umorzenia.

2. Wartość początkową nowego lub zakupionego używanego środka trwałego ustala się w wysokości poniesionych kosztów inwestycji, w wyniku której ten środek został nabyty lub wytworzony.

3. Wartość początkową zmodernizowanego środka trwałego, którego unowocześnienie sfinansowano ze środków funduszu inwestycyjnego, ustala się w kwocie równiej jego wartości początkowej przed modernizacją, zwiększonej o nadwyżkę kosztów unowocześnienia nad jego umorzeniem do czasu modernizacji.

4. Wartość początkową używanego środka trwałego otrzymanego nieodpłatnie ustala się w kwocie równej jego wartości początkowej, ujętej w księgach rachunkowych jednostki przekazującej.

§  81.

1. Jednostki ustalają umorzenie własnych środków trwałych według określonych przepisami zasad i stawek amortyzacyjnych. Inwestycje w obcych środkach trwałych umarza się na podstawie stawek wprowadzonych w drodze podzielenia wartości początkowej inwestycji w obcym obiekcie przez przewidywane lata jego użytkowania; przyjęty do tych wyliczeń okres nie może być dłuższy niż 10 lat.

2. Umorzenie środków trwałych zmniejsza się o koszty ich modernizacji pokryte ze środków funduszu inwestycyjnego.

3. Umorzenie używanego środka trwałego otrzymanego nieodpłatnie ustala się w wysokości wynikającej z ksiąg rachunkowych jednostki przekazującej, a w wypadku braku odpowiednich danych, w drodze komisyjnego szacunku.

§  82.

1. Wartości niematerialne i prawne wycenia się w wartości początkowej zmniejszonej o umorzenie.

2. Wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych ustala się w wysokości poniesionych kosztów inwestycji, a ich umorzenie według określonych przepisami zasad i stawek amortyzacyjnych.

§ 83. Inne wartości trwałe wycenia się według ceny nabycia.

§ 84. Rozpoczęte inwestycje wycenia się w kwocie równej kosztom poniesionym na realizację obejmującego je zadania inwestycyjnego i zmniejszonych o koszt przekazanych do eksploatacji zakończonych środków trwałych lub innych efektów uzyskanych z tego zadania inwestycyjnego.

§ 85. Zakupione materiały, przedmioty nietrwałe oraz maszyny i urządzenia nie będące środkami trwałymi jednostki wycenia się według ceny nabycia. Przez cenę nabycia rozumie się cenę zakupu podaną w fakturze dostawcy, zwiększoną o koszty zakupu. Przez cenę nabycia rozumie się także stałą cenę ewidencyjną, skorygowaną o odchylenia ceny ewidencyjnej od ceny nabycia, jeżeli plan kont przewiduje rozliczanie w czasie tych odchyleń. Gdy stała cena ewidencyjna ustalona jest na poziomie cen zakupu, za cenę nabycia uważa się cenę ewidencyjną skorygowaną o koszty zakupu i odchylenia ceny ewidencyjnej od ceny zakupu, jeżeli plan kont przewiduje rozliczanie w czasie kosztów zakupu odchyleń od cen ewidencyjnych.

§ 86. Odpadki użytkowe wycenia się według cen skupu płaconych przez ich odbiorców.

§  87.

1. Przedmioty nietrwałe w użytkowaniu wycenia się w cenie nabycia, zwanej dalej "wartością początkową", pomniejszonej o odpisy z tytułu zużycia, z tym, że przepisy § 85 mają odpowiednie zastosowanie.

2. Odpisu z tytułu zużycia przedmiotów nietrwałych dokonuje się w pełnej wartości początkowej przedmiotów, pod datę rozpoczęcia ich użytkowania, przy jednoczesnym obciążeniu pełną ich wartością kont kosztów lub innych wskazanych w planie kont.

3. W księgach rachunkowych jednostek należy ujmować wartość początkową oraz odpisy z tytułu zużycia przedmiotów nietrwałych do czasu ich fizycznej likwidacji, mimo, iż odpisy równają się wartości początkowej przedmiotów.

Przedmioty te należy również inwentaryzować według zasad określonych w dziale III.

§  88.

1. Towary wycenia się według cen zakupu. Przez cenę zakupu rozumie się także stałą cenę ewidencyjną skorygowaną o odchylenia ceny ewidencyjnej od ceny zakupu.

2. Towary mogą być wyceniane również według cen nabycia, jeżeli plan kont to przewiduje.

§ 89. Materiały i towary w drodze wycenia się w sposób określony w §§ 85 i 88.

§ 90. Niepełnowartościowe składniki majątku wycenia się w wartości ustalonej szacunkowo. Przepisy § 86 mają odpowiednie zastosowanie.

§ 91. Obce składniki majątku znajdujące się w dyspozycji jednostki, jeżeli są objęte wartościową ewidencją jednostki, wycenia się według ich wartości ustalonej w porozumieniu z właścicielem, a w wypadku jej braku - na podstawie oszacowania.

DZIAŁ  V

Zasady wykazywania aktywów, pasywów i finansowych wyników działalności w sprawozdaniach finansowych

§  92.

1. Podstawą sporządzania sprawozdań finansowych są prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe.

2. W sprawozdaniach finansowych wykazuje się aktywa i pasywa według stanu w ostatnim dniu okresu sprawozdawczego, a koszty, dochody, wyniki działalności (oraz wpływy i wydatki budżetowe) narastająco na okres od pierwszego dnia roku do dnia kończącego każdy okres sprawozdawczy w danym roku kalendarzowym.

§ 93. Aktywa i pasywa wykazuje się w sprawozdaniach finansowych w wartości ustalonej zgodnie z przepisami działów III i IV zarządzenia.

§ 94. Finansowy wynik działalności (zysk lub strata) wykazuje się w sprawozdaniach finansowych jednostek, które zobowiązane są do jego ustalania, w pełnej wysokości przypadającej na czas od początku roku do końca każdego roku kalendarzowego.

Oznacza to, że:

1) przy ustalaniu wyniku uwzględnić należy pełne osiągnięte i przypadające na rzecz jednostki dochody oraz odpowiadające im koszty własne ich uzyskania, a także poniesione straty i osiągnięte zyski nadzwyczajne;

2) nie zalicza się do wyniku finansowego:

a) wątpliwych dochodów oraz wątpliwych strat i zysków nadzwyczajnych (np. z tytułu naliczonych kar do czasu ich zainkasowania lub opłacenia),

b) kosztów i dochodów przyszłych okresów sprawozdawczych.

§ 95. Zasady dokonywania rozliczeń międzyokresowych kosztów dla spełnienia przepisów § 94, jak też ich ujmowania w rocznych sprawozdaniach finansowych określane są przepisami szczegółowymi banków.

§ 96. Zasady klasyfikacji i ewidencji strat i zysków nadzwyczajnych określają odrębne przepisy.

§ 97. Elementy podziału wyniku finansowego oraz finansowania działalności banku mogą być, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, wykazywane w sprawozdaniach finansowych za okresy nie kończące roku w wysokości dokonywanych wpłat lub otrzymanych dotacji; w rocznych sprawozdaniach finansowych należy je wykazywać w wysokości przypadającej na dany rok.

§  98.

1. Wszystkie jednostki obowiązane są sporządzać na koniec każdego roku w złotych i groszach co najmniej:

1) bilans;

2) rachunek wyników;

3) zestawienie stanów kont pozabilansowych.

§ 99. Zasady sporządzania sprawozdań, o których mowa w ust. 1 określają przepisy szczegółowe banków.

DZIAŁ  VI

Przechowywanie dowodów, ksiąg rachunkowych, spisów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych

§  100.

1. Wszelkie dowody księgowe i ich zestawienia, które stanowiły podstawę księgowań, arkusze (karty) i zestawienia spisów z natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych należy układać w porządku i kolejności dostosowanych do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak też do czasu przechowywania dowodów i umieszczać w teczkach (segregatorach, skoroszytach itp.) w sposób zabezpieczający przed ich wymianą, zaginięciem, zniszczeniem lub powtórnym zaksięgowaniem.

Sprawozdania finansowe należy przechowywać w teczkach specjalnie na ten cel przeznaczonych bądź w formie oprawnych ksiąg.

Dowody księgowe, po uzgodnieniu operacji danego dnia księgowego, następnego dnia podlegają skompletowaniu i zbroszurowaniu.

2. Skompletowane według dat księgowania dowody księgowe dotyczące kont bilansowych i pozabilansowych można broszurować łącznie z taśmami maszynowymi zawierającymi obroty Winien i Ma (primanotami, taśmami uzgodnieniowymi, wydrukami kontrolnymi z perfosumatora, tabulogramem zawierającym szczegółowy wydruk pozycji w ramach każdej partii dowodów zarejestrowanych uprzednio na taśmie magnetycznej - szpulowej lub kasetowej) lub odrębnie - w zależności od przyjętych wewnętrznych zasad organizacji pracy.

Minimalnym podziałem klasyfikacyjnym w ramach dat księgowania jest podział na dowody kasowe i dowody memoriałowe.

3. Oryginalne dowody księgowe stanowiące podstawę księgowań mogą być dla celów archiwalnych filmowane (na taśmach filmowych, mikrofiszach itp.). W takim wypadku oryginały dowodów księgowych mogą być przekazane na makulaturę w terminie ustalonym dla najniższej kategorii akt, natomiast dalszemu przechowaniu podlegają filmy (mikrofisze) z zastosowaniem przepisów niniejszego działu. Zasady postępowania w tym zakresie określają szczegółowe przepisy banków.

4. Poszczególne zapisy księgowe, dokonane w analitycznych księgach rachunkowych w ciągu roku kalendarzowego, mogą być dla celów archiwalnych przeniesione przy zastosowaniu elektronicznej techniki obliczeniowej na magnetyczny nośnik informacji (taśmę magnetyczną, dysk itp.). W takim wypadku oryginały analitycznych kart kontowych mogą być przekazane na makulaturę w terminie ustalonym dla najniższej kategorii akt, natomiast dalszemu przechowywaniu podlegają magnetyczne nośniki informacji, z zastosowaniem przepisów niniejszego działu.

Warunkiem uznania zapisów przeniesionych na magnetyczne nośniki informacji za prawidłowe jest stosowanie przez jednostkę sporządzonych na piśmie zasad ich przenoszenia, przewidujących wykonanie tej czynności w sposób pozwalający na zachowanie chronologii, prawidłowości i kompletności zapisów dokonanych uprzednio w analitycznych księgach rachunkowych.

Zasady postępowania w tym zakresie określają przepisy szczegółowe banków.

5. Na okładkach teczek (segregatorach, skoroszytach itp.) należy zamieścić:

1) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej prowadzącej księgi rachunkowe jednostki;

2) znak kancelaryjny teczki, składający się z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła określającego rodzaj akt umieszczonych w teczce;

3) określenie kategorii akt (A lub B) z podaniem przy kategorii B terminu przechowywania;

4) okres, którego dotyczą akta (rok i miesiąc);

5) termin, po którego upływie akta mają być przekazane do archiwum państwowego ewentualnie na makulaturę.

§  101.

1. Teczki oraz oprawne księgi rachunkowe (filmy, magnetyczne nośniki informacji) należy przechowywać w sposób zabezpieczający je przed uszkodzeniem, zagubieniem lub zniszczeniem.

2. Teczki oraz oprawne księgi rachunkowe (filmy, magnetyczne nośniki informacji) należy przekazać do składnicy akt (wspólnej dla całej jednostki) nie później niż po upływie roku po zakończeniu roku kalendarzowego.

3. Sposób zabezpieczenia dowodów księgowych określają kierownicy jednostek.

§  102.

1. Wgląd do archiwowanych akt księgowych obejmujących: dowody księgowe, księgi rachunkowe, spisy i taśmy inwentaryzacyjne, filmy, magnetyczne nośniki informacji itp. - może nastąpić tylko za zgodą głównego księgowego lub pracownika upoważnionego.

2. Wydanie akt księgowych jednostce nadrzędnej lub rewizyjnej wymaga pisemnego potwierdzenia.

3. Wydanie lub udostępnienie do wglądu akt księgowych innym uprawnionym organom (o których jest mowa w art. 89 ust. 1 ustawy z dnia 26 lutego 1982 r. - Prawo bankowe) następuje wyłącznie na pisemne polecenie kierownika właściwej jednostki organizacyjnej.

Wydanie dowodów oryginalnych wymaga protokolarnego potwierdzenia oraz włączenia na miejsce wydanych materiałów uwierzytelnionych wewnętrznie ich opisów.

§ 103. W wypadku zniszczenia lub zaginięcia akt księgowych należy niezwłocznie sporządzić odpowiedni protokół i zawiadomić właściwą jednostkę nadrzędną.

W wypadku podejrzenia nadużycia należy zawiadomić drogą służbową organy powołane do ścigania przestępstw.

§  104.

1. Ustala się następujące terminy przechowywania poszczególnych akt księgowych (kategoria B):

1) odcinki paragonowe i inne dowody stanowiące dowód wpływów kasowych ze sprzedaży detalicznej - do dnia ostatecznego rozliczenia osoby majątkowo odpowiedzialnej za okres, w którym zostały wystawione;

2) wszelkie dowody księgowe - 3 lata pod warunkiem, że uprzednio ostatecznie rozliczono osoby majątkowo odpowiedzialne;

3) listy płac lub karty wynagrodzeń bądź inne dowody, na podstawie których następuje obliczenie podstawy wymiaru rent - 12 lat;

4) księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe za okresy nie kończące roku oraz inne akta - 5 lat.

2. W odniesieniu do tabulogramów otrzymywanych z ośrodków obliczeniowych należy odpowiednio stosować ustalenia przyjęte dla terminów przechowywania akt, o których mowa w ust. 1.

3. Dowody księgowe sfilmowane dla celów archiwalnych oraz analityczne księgi rachunkowe, z których zapisy przeniesiono na magnetyczne nośniki informacji podlegają przechowywaniu przez okres 1 roku.

4. Terminy ustalone w ust. 1 i 3 oblicza się od początku roku następnego po roku, którego dany dokument dotyczy, z tym że dowody dotyczące wieloletnich zadań inwestycyjnych, kredytów, kontraktów handlowych, spraw kierowanych na drogę postępowania sądowego lub arbitrażowego będącego przedmiotem dochodzeń w sprawach karnych itp., należy przechowywać również po upływie wyznaczonych terminów do końca roku następującego po roku, w którym objęte nimi zadania, kredyty, kontrakty lub sprawy zostaną ostatecznie zakończone, spłacone i rozliczone.

5. Po upływie ustalonego okresu przechowywania dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 2, należy przekazać na makulaturę stosownie do trybu określonego w przepisach szczegółowych banków wydanych w porozumieniu z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych.

6. Roczne sprawozdania finansowe są aktami przeznaczonymi do trwałego przechowywania (kategoria A).

7. Prezesi banków mogą w stosunku do określonych akt, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów odnoszących się do operacji i umów w obrocie zagranicznym, ustalać inne terminy przechowywania tych akt w porozumieniu z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych.

DZIAŁ  VII

Przepisy końcowe

§ 105. Prezesi banków mogą w wypadkach uzasadnionych potrzebami racjonalnego zarządzania ustalić odmienne zasady rachunkowości za zgodą Prezesa Narodowego Banku Polskiego.

§ 106. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

¹ § 23 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 1/89 z dnia 14 stycznia 1989 r. (Dz.Urz.NBP.89.1.1) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 1989 r.

² § 23 ust. 4 dodany przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 1/89 z dnia 14 stycznia 1989 r. (Dz.Urz.NBP.89.1.1) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 1989 r.

³ Rozdział 6 zmieniony przez komunikat z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie sprostowania błędu (Dz.Urz.NBP.85.2.5).