Nowość Inwentaryzacja w formie spisu z natury.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MF.2024.47
Akt obowiązujący Wersja od: 24 kwietnia 2024 r.
ZARZĄDZENIE
MINISTRA FINANSÓW 1
z dnia 23 kwietnia 2024 r.
w sprawie inwentaryzacji w formie spisu z natury
Na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
§ 1.
Zarządzenie określa:1)
tryb przeprowadzania inwentaryzacji w formie spisu z natury, zwanej dalej "spisem z natury";2)
skład i zadania Komisji inwentaryzacyjnej w Ministerstwie Finansów powoływanej do przeprowadzania spisu z natury, zwanej dalej "Komisją" oraz zespołów spisowych przeprowadzających czynności spisowe, zwanych dalej "zespołami spisowymi";3)
zakres i sposób wykonywania kontroli przeprowadzania czynności spisowych.§ 2.
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:1)
Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Finansów;2)
Dyrektorze Generalnym - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Ministerstwa;3)
kierowniku jednostki - rozumie się przez to ministra właściwego do spraw budżetu, finansów publicznych i instytucji finansowych;5)
planie inwentaryzacji - rozumie się przez to plan inwentaryzacji na dany rok, opracowany zgodnie z polityką rachunkowości;6)
polu spisowym - rozumie się przez to wydzielony obszar oznaczony pozwalającymi na jego identyfikację nazwą lub numerem, w którym czynności spisowe są przeprowadzane w ciągu jednego dnia roboczego;7)
pracowniku - rozumie się przez to również funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej pełniącego służbę w Ministerstwie oraz funkcjonariusza, o którym mowa w art. 2 ust. 2a ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 615, z późn. zm. 2 ), oddelegowanego do Ministerstwa;8)
pracowniku odpowiedzialnym materialnie - rozumie się przez to magazyniera i kasjera;9)
pracowniku odpowiedzialnym za ewidencję - rozumie się przez to pracownika, któremu powierzono obowiązki i odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji składników majątkowych;10)
pracowniku odpowiedzialnym za gospodarowanie mieniem - rozumie się przez to pracownika, któremu powierzono obowiązki i odpowiedzialność za gospodarowanie mieniem w zakresie wydawania i rozliczania składników majątkowych.Rozdział 2
Komisja
Komisja
§ 3.
1.
W skład Komisji wchodzą:1)
Przewodniczący Komisji;2)
Zastępca Przewodniczącego Komisji - dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania nieruchomościami Ministerstwa;3)
członkowie - dyrektorzy komórek organizacyjnych właściwych do spraw gospodarowania mieniem, z wyłączeniem dyrektora komórki organizacyjnej, o którym mowa w pkt 2.2.
Przewodniczącego Komisji wyznacza, z upoważnienia kierownika jednostki, Dyrektor Generalny.3.
Dyrektor komórki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, może upoważnić pracowników tej komórki organizacyjnej do wykonywania zadań odpowiednio Zastępcy Przewodniczącego Komisji albo członka Komisji, o czym niezwłocznie informuje Przewodniczącego Komisji.4.
W skład Komisji nie może wchodzić:1)
główny księgowy;2)
pracownik odpowiedzialny materialnie;3)
pracownik odpowiedzialny za ewidencję;4)
pracownik odpowiedzialny za gospodarowanie mieniem.5.
Przewodniczący Komisji wyznacza spośród jej członków kontrolerów spisowych do wykonywania kontroli, o której mowa w § 24 ust. 1.6.
Obsługę administracyjną Komisji zapewnia komórka organizacyjna właściwa do spraw zarządzania nieruchomościami Ministerstwa.§ 4.
Komisja przygotowuje i przeprowadza spis z natury, gromadzi dokumentację z jego przebiegu oraz nadzoruje prace zespołów spisowych, w tym przeprowadza wyrywkową kontrolę przebiegu spisu z natury.§ 5.
1.
Do zadań Przewodniczącego Komisji należy:1)
kierowanie pracami Komisji;2)
przydzielanie zadań poszczególnym członkom Komisji;3)
zapewnienie przeszkolenia członków Komisji oraz zespołów spisowych w zakresie przeprowadzania spisu z natury.2.
Zadania Przewodniczącego Komisji w czasie jego nieobecności wykonuje Zastępca Przewodniczącego Komisji.Rozdział 3
Zespoły spisowe
Zespoły spisowe
§ 6.
1.
W skład zespołu spisowego wchodzi co najmniej trzech pracowników wskazanych przez dyrektorów komórek organizacyjnych, zwanych dalej "członkami zespołów spisowych".2.
Członków zespołów spisowych wyznacza, z upoważnienia kierownika jednostki, Dyrektor Generalny na wniosek Przewodniczącego Komisji. Przepis § 3 ust. 4 stosuje się odpowiednio.Rozdział 4
Spis z natury
Spis z natury
§ 7.
1.
Spis z natury, z upoważnienia kierownika jednostki, zarządza Dyrektor Generalny, na wniosek Przewodniczącego Komisji, określając datę jego rozpoczęcia i zakończenia. W przypadku spisu z natury przeprowadzanego zgodnie z planem inwentaryzacji wniosek składa się w terminie umożliwiającym jego przeprowadzenie zgodnie z tym planem.2.
W przypadku inwentaryzacji doraźnych, o których mowa w polityce rachunkowości, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw gospodarowania mieniem podlegającym spisowi z natury, występuje do Przewodniczącego Komisji z wnioskiem o przeprowadzenie spisu z natury. Przepis ust. 1 zdanie pierwsze stosuje się.3.
Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, dołącza się:1)
przygotowany przez Komisję harmonogram spisu z natury określający terminy przeprowadzenia poszczególnych czynności spisowych;2)
wniosek o wyznaczenie składów osobowych zespołów spisowych.§ 8.
Po zarządzeniu spisu z natury Komisja:1)
przyporządkowuje pola spisowe do poszczególnych zespołów spisowych;2)
zawiadamia:a)
pracowników użytkujących składniki majątkowe podlegające spisowi z natury zgodnie z ustalonym harmonogramem, w tym pracowników odpowiedzialnych materialnie, pracowników odpowiedzialnych za gospodarowanie mieniem i pracowników odpowiedzialnych za ewidencję - o zakresie i terminie spisu z natury,b)
pracowników odpowiedzialnych materialnie i pracowników odpowiedzialnychza gospodarowanie mieniem - o obowiązku uporządkowania użytkowanych przez nich pól spisowych objętych spisem z natury,
c)
członków zespołów spisowych - o zakresie i terminach czynności spisowych.§ 9.
Zespół spisowy przeprowadza czynności spisowe zgodnie z ustalonym harmonogramem.§ 10.
1.
W czynnościach spisowych w magazynie lub kasie, oprócz zespołu spisowego, uczestniczy pracownik odpowiedzialny materialnie albo osoba wskazana pisemnie przez tego pracownika.2.
W przypadku nieobecności pracownika odpowiedzialnego materialnie oraz osoby, o której mowa w ust. 1, czynności spisowe przeprowadza co najmniej dwóch członków zespołu spisowego.§ 11.
1.
Czynności spisowe są przeprowadzane przy użyciu:1)
kolektorów danych lub czytników kodów kreskowych, współpracujących z systemem służącym do ewidencji środków trwałych w Ministerstwie;2)
czytników RFID współpracujących z systemem dedykowanym do obsługi zbiorów bibliotecznych w Ministerstwie - w przypadku zbiorów bibliotecznych;3)
papierowych formularzy arkuszy spisowych wypełnianych ręcznie - w przypadku braku możliwości przeprowadzenia czynności spisowych przy użyciu urządzeń, o których mowa w pkt 1 i 2.2.
W przypadku spisu z natury przeprowadzanego w kasie uzyskane dane ujmuje się w protokole spisu z natury gotówki w kasie. Przepisu ust. 1 nie stosuje się.§ 12.
1.
W przypadku, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 3, Przewodniczący Komisji lub wyznaczony przez niego członek Komisji przed wydaniem papierowego formularza arkusza spisowego, parafuje go, numeruje i oznacza adnotacją o treści "Druk ścisłego zarachowania" oraz nazwą jednostki "Ministerstwo Finansów, ul. Świętokrzyska 12, 00-916 Warszawa". Oznaczenia papierowych formularzy arkuszy spisowych mogą mieć formę odpowiednich pieczęci.2.
Komisja prowadzi ewidencję papierowych formularzy arkuszy spisowych oraz ilościową kontrolę ich zużycia.3.
Ewidencja zawiera w szczególności dane dotyczące:1)
wydania papierowych formularzy arkuszy spisowych, w tym datę wydania, liczbę wydanych formularzy i ich numery oraz pokwitowanie odbioru;2)
zwrotu papierowych formularzy arkuszy spisowych, w tym datę zwrotu oraz wyszczególnienie formularzy wykorzystanych, niewykorzystanych i anulowanych oraz pokwitowanie zwrotu.§ 13.
Przed przystąpieniem do czynności spisowych członkowie zespołów spisowych są szkoleni w zakresie przeprowadzania tych czynności, w szczególności co do sposobu posługiwania się urządzeniami, o których mowa w § 11 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz wypełniania i zabezpieczania papierowych formularzy arkuszy spisowych. Potwierdzeniem odbycia szkolenia jest zaświadczenie o jego odbyciu.§ 14.
Na dzień poprzedzający rozpoczęcie spisu z natury zgodnie z planem inwentaryzacji administrator systemu służącego do ewidencji środków trwałych lub zapasów magazynowych w Ministerstwie lub administrator systemu dedykowanego do obsługi zbiorów bibliotecznych w Ministerstwie, generuje z tego systemu raport obejmujący składniki majątkowe podlegające spisowi z natury i udostępnia go w postaci elektronicznej Przewodniczącemu Komisji.§ 15.
Przed rozpoczęciem czynności spisowych:1)
Komisja przyjmuje od pracowników odpowiedzialnych za ewidencję, pracowników odpowiedzialnych za gospodarowanie mieniem lub pracowników odpowiedzialnych materialnie oświadczenia wstępne, sporządzone zgodnie ze wzorem określonym odpowiednio w załączniku nr 1-3 do zarządzenia;2)
główny księgowy przekazuje Komisji informacje o uzgodnieniu ewidencji ilościowo-wartościowej z ewidencją syntetyczną według stanu na dzień poprzedzający rozpoczęcie spisu z natury.§ 16.
Zespół spisowy przeprowadza czynności spisowe w wyznaczonych polach spisowych, w tym:1)
ustala rzeczywistą ilość (liczbę) poszczególnych składników majątkowych;2)
uczestniczy w zamykaniu na czas przerw w czynnościach spisowych pomieszczeń magazynów i kasy objętych spisem z natury oraz ich otwieraniu;3)
weryfikuje stan zabezpieczenia pomieszczeń.§ 17.
1.
Składniki majątkowe objęte spisem z natury, znajdujące się w polu spisowym, nie mogą być przemieszczane do czasu zakończenia czynności spisowych.2.
W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Komisji może wyrazić zgodę na przemieszczenie składnika majątkowego objętego spisem z natury, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Ministerstwa.§ 18.
Po zakończeniu czynności spisowych pracownik odpowiedzialny materialnie składa oświadczenie końcowe dotyczące przebiegu spisu z natury. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 4 do zarządzenia.§ 19.
Po zakończeniu czynności spisowych zespół spisowy przekazuje Komisji urządzenia, o których mowa w § 11 ust. 1 pkt 1 lub 2 oraz za pokwitowaniem niewykorzystane papierowe formularze arkuszy spisowych.§ 20.
1.
Komisja porównuje przekazane przez zespół spisowy dane ze stanem ewidencyjnym, wycenia i ustala ewentualne różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazywanym w księgach rachunkowych oraz powiadamia o nich:1)
pracownika odpowiedzialnego materialnie, przekazując mu za pokwitowaniem zestawienie tych różnic - w przypadku spisu z natury przeprowadzanego w kasie lub magazynie;2)
pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem - oraz wyjaśnia z tym pracownikiem przyczyny ich powstania i sporządza wnioski dotyczące sposobu rozliczenia tych różnic.2.
Komisja ustalając przyczyny powstania różnic, o których mowa w ust. 1, może w szczególności:1)
żądać dokonania ustaleń i pisemnych wyjaśnień na okoliczność powstałych różnic, w szczególności od pracownika odpowiedzialnego materialnie lub pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem;2)
korzystać z opinii rzeczoznawców, członków zespołów spisowych i innych osób;3)
zarządzić ponowne przeprowadzenie czynności spisowych - na uzasadniony wniosek pracownika odpowiedzialnego materialnie lub pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem.§ 21.
1.
Na pisemny i uzasadniony wniosek pracownika odpowiedzialnego materialnie lub pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem Komisja może zaakceptować kompensatę niedoborów nadwyżkami, jeżeli nadwyżki i niedobory:1)
zostały ustalone na podstawie tych samych czynności spisowych i powstały w tym samym okresie objętym spisem z natury;2)
dotyczą tego samego pracownika odpowiedzialnego materialnie lub tego samego pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem;3)
powstały w pokrewnych asortymentach składników majątkowych podlegających spisowi z natury.2.
Zaakceptowane przez Komisję kompensaty niedoborów nadwyżkami są przedstawiane we wnioskach końcowych protokołu ze spisu z natury, a po jego zatwierdzeniu są udostępniane komórce organizacyjnej właściwej w sprawach ewidencji składników majątkowych Ministerstwa.§ 22.
1.
Komisja sporządza:1)
sprawozdanie ze spisu z natury zawierające w szczególności opis przebiegu spisu z natury oraz wnioski końcowe z przeprowadzonego spisu z natury;2)
protokół ze spisu z natury zawierający zestawienie różnic inwentaryzacyjnych oraz informację o sposobie ich rozliczenia.2.
Przewodniczący Komisji przekazuje do zaopiniowania głównemu księgowemu dokumenty, o których mowa w ust. 1.3.
Dyrektor Generalny, z upoważnienia kierownika jednostki, zatwierdza dokumenty, o których mowa w ust. 1, po zaopiniowaniu przez głównego księgowego.§ 23.
Przewodniczący Komisji:1)
przekazuje głównemu księgowemu zatwierdzone dokumenty, o których mowa w § 22 ust. 1;2)
przekazuje właściwym komórkom organizacyjnym wnioski końcowe z przeprowadzonego spisu z natury, celem ich realizacji w terminie wskazanym w sprawozdaniu ze spisu z natury;3)
powiadamia podmioty powierzające Ministerstwu składniki majątkowe do użytkowania o spisanych w trakcie spisu z natury składnikach majątkowych powierzonych przez te podmioty;4)
przekazuje do właściwej komisji majątkowej wykaz składników majątkowych zakwalifikowanych podczas spisu z natury jako uszkodzone, celem podjęcia dalszych działań.Rozdział 5
Kontrola
Kontrola
§ 24.
1.
Przewodniczący Komisji lub wyznaczony przez niego kontroler spisowy dokonują wyrywkowej kontroli prawidłowości i kompletności przeprowadzania czynności spisowych.2.
Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje w szczególności sprawdzenie:1)
pracy zespołów spisowych;2)
prawidłowości i kompletności wypełnionych arkuszy spisowych lub zapisu pamięci urządzeń, o których mowa § 11 ust. 1 pkt 1 i 2.3.
Kontrolujący sporządza protokół z przeprowadzonej wyrywkowej kontroli czynności spisowych.§ 25.
W przypadku stwierdzenia, że czynności spisowe nie są przeprowadzane prawidłowo, Przewodniczący Komisji może zarządzić ich ponowne przeprowadzenie.Rozdział 6
Przepis końcowy
Przepis końcowy
§ 26.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 24 kwietnia 2024 r.ZAŁĄCZNIKI
1 Minister Finansów kieruje działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 2710).
2 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 556, 558, 641, 658, 760, 996, 1059, 1193, 1195, 1234, 1598, 1723 i 1860.