Instrukcja w sprawie zarządzania dokumentacją w archiwum wyodrębnionym komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze.
Dz.Urz.MRiF.2017.217
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE
MINISTRA ROZWOJU I FINANSÓW 1
z dnia 26 października 2017 r.
w sprawie instrukcji w sprawie zarządzania dokumentacją w archiwum wyodrębnionym komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze
ZAŁĄCZNIK
Instrukcja w sprawie zarządzania dokumentacją w archiwum wyodrębnionym komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze
Instrukcja w sprawie zarządzania dokumentacją w archiwum wyodrębnionym komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
Rozdział 2
Przejmowanie dokumentacji do archiwum
Przejmowanie dokumentacji do archiwum
Rozdział 3
Przechowywanie, zabezpieczanie oraz ewidencjonowanie zgromadzonej dokumentacji
Przechowywanie, zabezpieczanie oraz ewidencjonowanie zgromadzonej dokumentacji
Rozdział 4
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum
Rozdział 5
Wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum
Wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum
Rozdział 6
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
Rozdział 7
Sprawozdawczość archiwum
Sprawozdawczość archiwum
Załącznik Nr 1
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT NR ...........
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT NR ...........
..........................................................
nazwa komórki wewnętrznej/komórki terenowej
Lp. | Oznaczenie komórki wewnętrznej/komórki terenowej i symbol klasyfikacyjny z jrwa | Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z jrwa i rodzaj akt) | Rok założenia teczki aktowej | Rok najpóźniejszego pisma w teczce | Liczba teczek | Kat. akt | Miejsce przechowywania akt w archiwum | Data zniszczenia lub przekazania do archiwum |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
...................................................................... ................................................
podpis funkcjonariusza Służby Celno- podpis archiwisty
Skarbowej/pracownika (imię i nazwisko)
przygotowującego spis
(imię i nazwisko)
....................................... .......................................................
data przekazania spisu podpis kierownika komórki
wewnętrznej/komórki terenowej
Załącznik Nr 2
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH NR .....
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH NR .....
..........................................................
nazwa komórki wewnętrznej/komórki terenowej
Lp. | Znak sprawy lub symbol jrwa z którym powiązany jest nośnik | Tytuł nośnika | Typ nośnika | Data wykonania zapisu | Oprogramowanie i urządzenia użyte do wykonania zapisu | Numer seryjny nośnika | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
...................................................................... ................................................
podpis funkcjonariusza Służby Celno- podpis archiwisty
Skarbowej/pracownika (imię i nazwisko)
przygotowującego spis
(imię i nazwisko)
.......................................
data przekazania spisu
Załącznik Nr 3
REJESTR SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH
REJESTR SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH
Lp. | Data przyjęcia akt | Nazwa komórki wewnętrznej/terenowej przekazującej akta | Liczba | Uwagi | |
Poz. spisu | Teczek | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Załącznik Nr 4
REJESTR SPISÓW DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA
REJESTR SPISÓW DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA
Lp. | Nazwa komórki wewnętrznej/komórki terenowej | Brakowane roczniki | Liczba pozycji | Liczba teczek | Liczba metrów bieżących akt | Data zgody | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Załącznik Nr 5
REJESTR SPISÓW DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "BC" PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA
REJESTR SPISÓW DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "BC" PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA
Lp. | Brakowane roczniki | Liczba | Metry bieżące | Zgoda na brakowanie | Uwagi | |
pozycji | teczek | data | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Załącznik Nr 6
REJESTR SPISÓW MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH PRZEKAZANYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO
REJESTR SPISÓW MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH PRZEKAZANYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO
Lp. | Data sporządzenia spisu | Nazwa archiwum państwowego, do którego przekazano materiały archiwalne | Nazwa wytwórcy/rodzaj przekazywanych materiałów archiwalnych | Daty skrajne dokumentacji | Liczba przekazanych jednostek archiwalnych | Sygnatura materiałów archiwalnych nadana po przekazaniu | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Załącznik Nr 7
REJESTR UDOSTĘPNIEŃ DOKUMENTACJI
REJESTR UDOSTĘPNIEŃ DOKUMENTACJI
Lp. | Imię | Nazwisko | Komórka wewnętrzna/ komórka terenowa | Data udostępnienia/ wypożyczenia | Data planowanego zwrotu | Sygnatura akt | Uwagi | Liczba wypożyczonych teczek | Data zwrotu |
Załącznik Nr 8
REJESTR KOPII DOKUMENTACJI
REJESTR KOPII DOKUMENTACJI
Lp. | Data wykonania kopii | Data sporządzenia dokumentu, z którego wykonano kopię | Numer dokumentu, z którego wykonano kopię | Ilość stron wykonanej kopii | Nazwisko osoby wykonującej kopię | Nazwisko osoby odbierającej skopiowany dokument | Uwagi |
Załącznik Nr 9
REJESTR WYNIKÓW POMIARU TEMPERATURY I WILGOTNOŚCI POWIETRZA
REJESTR WYNIKÓW POMIARU TEMPERATURY I WILGOTNOŚCI POWIETRZA
Data | Godzian pomiaru | Temperatura (°C) | Wilgotność (%) | Podjęto działania korygujące | Podpis osoby upoważnionej | Uwagi |
.......................................................................................................................................................
Sprawdził: ................................................... Zatwierdził: .....................................
Data: ................................................... Data: ...............................................
Podpis: ................................................... Podpis: ............................................
Załącznik Nr 10
Wniosek o udostępnienie akt nr ... **)
Wniosek o udostępnienie akt nr ... **)
Termin zwrotu akt .........................
Data .........................
___________________________________________________________________________
Proszę o udostępnienie*) - wypożyczenie*) akt powstałych w komórce wewnętrznej/ terenowej .......................................................................................................................................................
z lat ...................................................... o znakach ........................................................................
i upoważniam do ich wykorzystania*) - odbioru*)
Panią/Pana .....................................................................................................................................
(Imię i nazwisko)
....................................................................................
(podpis kierownika komórki wewnętrznej/ terenowej)
___________________________________________________________________________
Zezwalam na udostępnienie*) - wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt
....................................................................
(data i podpis)
......................................................................................................................................................
(wypełnia archiwum)
___________________________________________________________________________
Potwierdzam odbiór wymienionych akt - tomów
.....................................................................................
................. .......................................
(data) (podpis)
___________________________________________________________________________
Adnotacje o zwrocie akt:
......................................................................................................................................................
...................................... | ................................ | .............................................. |
(podpis oddającego) | (data) | (podpis odbierającego) |
___________________________________________________________________________
*) zbędne skreślić **) wypełnia archiwum