Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MS.2018.348

Akt obowiązujący

Wersja od: 28 grudnia 2018 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 14 grudnia 2018 r.

w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych

Na podstawie z art. 6 ust. 2 pkt 3 i ust. 2e pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217 i 650) zarządza się, co następuje:

§ 1. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) dokumentacja - wszelkiego rodzaju akta, urządzenia ewidencyjne oraz inne materiały, w tym księgi dawne, które utraciły moc prawną na podstawie § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 lipca 1986 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych założonych przed dniem 1 stycznia 1947 r. oraz utraty mocy prawnej niektórych takich ksiąg (Dz. U. poz. 141), niezależnie od klauzuli tajności, techniki wytworzenia i postaci fizycznej, w szczególności tekstowe, graficzne, fotograficzne, filmowe, dźwiękowe albo audiowizualne, z wyjątkiem:

a) ksiąg wieczystych, w tym ksiąg wieczystych zamkniętych na innej podstawie niż § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 lipca 1986 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych założonych przed dniem 1 stycznia 1947 r. oraz utraty mocy prawnej niektórych takich ksiąg, akt ksiąg wieczystych, zbiorów dokumentów, dokumentów i urządzeń ewidencyjnych dotyczących tego typu ksiąg oraz zbiorów dokumentów,

b) akt spraw sądów wojskowych oraz pozostałej dokumentacji powstałej przed objęciem przez Ministra Sprawiedliwości zwierzchniego nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi sądownictwa wojskowego w zakresie organizacji i działalności administracyjnej;

2) kierownik jednostki organizacyjnej - osobę kierującą jednostką organizacyjną podległą Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowaną, w tym prezesa lub dyrektora sądu, odpowiednio do kompetencji przyznanych im w przepisach odrębnych, albo osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;

3) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną oraz osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy albo osoby upoważnione do wykonywania ich zadań;

4) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część jednostki organizacyjnej, w tym dział, ośrodek szkolenia, zakład, wydział, pracownię, zespół, referat, oddział, samodzielną sekcję, sekcję, samodzielne stanowisko pracy;

5) skład chronologiczny - zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;

6) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej.

§  2. 

1. Dokumentacja powstająca w wyniku działalności jednostki organizacyjnej podległej Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanej, zwanej dalej "jednostką organizacyjną", w której wytwarzane są materiały archiwalne podlegające przekazaniu do archiwum państwowego, jest przechowywana w archiwum zakładowym, zwanym dalej "archiwum", po zakończeniu postępowania, w którym została wytworzona i upływie określonego w przepisach odrębnych okresu przechowywania w komórce organizacyjnej, która ją wytworzyła.

2. Dopuszcza się, po uzgodnieniu z dyrektorem właściwego terytorialnie archiwum państwowego, utworzenie w jednej z jednostek organizacyjnych wspólnego archiwum dla niektórych bądź wszystkich jednostek organizacyjnych mających siedzibę w tej samej miejscowości (archiwum międzyzakładowe).

3. Organizację i zakres działania archiwum oraz tryb postępowania z dokumentacją przejmowaną na przechowanie albo pozostającą w przechowaniu archiwum w jednostce organizacyjnej określa instrukcja stanowiąca załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 3. Nadzór nad realizacją przepisów zarządzenia powierza się kierownikom jednostek organizacyjnych.

§ 4. Nadzór merytoryczny nad działalnością archiwów utworzonych w jednostkach organizacyjnych sprawuje dyrektor właściwego archiwum państwowego.

§ 5. Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją powstałą w Instytucie Wymiaru Sprawiedliwości oraz Centralnym Zarządzie Służby Więziennej i innych jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej oraz organizację i zakres działania archiwów w tych jednostkach regulują odrębne przepisy.

§ 6. Środki ewidencyjne sporządzone w archiwum przed dniem wejścia w życie zarządzenia zachowują ważność.

§ 7. Archiwa międzyzakładowe istniejące przed dniem wejścia w życie zarządzenia stają się archiwami w rozumieniu przepisu § 2 ust. 2.

§ 8. Traci moc zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie ustalenia instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. poz. 55 oraz z 2018 r. poz. 183).

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

ZAŁĄCZNIK

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych

grafika