Instrukcja kancelaryjna oraz rzeczowy wykaz akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.KGPSP.2001.1.2
Akt utracił moc Wersja od: 1 stycznia 2001 r.
Decyzja nr 7
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 2 lutego 2001 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej
Na podstawie § 3 ust. 1 zarządzenia nr 6 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 1998 r. w sprawie organizacji pracy kancelaryjnej w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 3, poz. 12) ustala się, co następuje:
§ 1.
1.
Wprowadza się do stosowania: 1)
"Instrukcję kancelaryjną dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej", stanowiącą załącznik nr 1 do decyzji, 2)
"Rzeczowy wykaz akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej", stanowiący załącznik nr 2 do decyzji.2.
Instrukcja kancelaryjna, o której mowa w ust. 1 pkt 1, nie obowiązuje w komendach wojewódzkich i powiatowych (miejskich) Państwowej Straży Pożarnej, w których sprawy te regulują odrębne przepisy.§ 2.
Kierownicy jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej odpowiedzialni są za stosowanie przepisów kancelaryjnych w praktyce biurowej, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.§ 3.
Kierownicy jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej nadzorowanych przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej oraz kierownicy komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej sporządzą szczegółowe wyciągi z rzeczowego wykazu akt dla tych jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej (komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej) dostosowane do własnych potrzeb. Jeden egzemplarz wyciągu z rzeczowego wykazu akt przekażą do użytku służbowego do archiwum Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.§ 4.
Akta spraw nie zakończonych przed wejściem w życie decyzji ulegają przeklasyfikowaniu zgodnie z rzeczowym wykazem akt wprowadzonym niniejszą decyzją.§ 5.
Traci moc decyzja nr 30 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 11 sierpnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.§ 6.
Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 stycznia 2001 roku.ZAŁĄCZNIKI
..................................................
Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"
Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.
..................................................
ZAŁĄCZNIK Nr 1
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
DLA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
SPIS TREŚCI
I. Postanowienia ogólne
II. System kancelaryjny. Wykaz akt. Podział akt na kategorie archiwalne
III. Podział czynności kancelaryjnych
IV. Obieg korespondencji
V. Przyjmowanie, sprawdzanie i rozdział korespondencji
VI. Oznaczanie i rejestrowanie korespondencji i akt spraw. Zakładanie teczek aktowych
VII. Załatwianie spraw
VIII. Sporządzanie czystopisów
IX. Sporządzanie odpisów i kserokopii. Powielanie dokumentów
X. Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej
XI. Doręczanie i wysyłanie korespondencji
XII. Przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych
XIII. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
XIV. Przekazywanie akt do archiwum jednostki organizacyjnej
XV. Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub zniesienia komórki organizacyjnej
XVI. Kontrola pracy biurowej
XVII. Postanowienia końcowe
ZAŁĄCZNIKI
| Załącznik nr 1 | - Dziennik korespondencyjny |
| Załącznik nr 2 | - Dziennik podawczy |
| Załącznik nr 3 | - Skorowidz alfabetyczny |
| Załącznik nr 3a | - Skorowidz spraw dotyczących nieruchomości Skarbu Państwa |
| Załącznik nr 3b | - Alfabetyczny spis nieruchomości na terenie Polski |
| Załącznik nr 3c | - Alfabetyczny spis nieruchomości na terenie Warszawy |
| Załącznik nr 4 | - Spis spraw zawartych w teczce |
| Załącznik nr 4a | - Zawartość segregatora |
| Załącznik nr 5 | - Wzór zawiadomienia nadawcy o przesłaniu pisma właściwemu odbiorcy (adresatowi) |
| Załącznik nr 6 | - Książka doręczeń przesyłek miejscowych |
| Załącznik nr 7 | - Rejestr korespondencji wpływającej do kancelarii tajnej z Poczty Specjalnej |
| Załącznik nr 8 | - Rejestr korespondencji wychodzącej z kancelarii tajnej na Pocztę Specjalną |
| Załącznik nr 8a | - Wykaz przesyłek nadanych |
| Załącznik nr 9 | - Wykaz przesyłek poleconych |
| Załącznik nr 10 | - Terminarz |
| Załącznik nr 11 | - Wzory opisów teczek |
| Załącznik nr 12 | - Spis zdawczo-odbiorczy |
| Załącznik nr 13 | - Karta udostępnienia akt |
I.
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
1.
Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa organizację, metody i system prac kancelaryjnych oraz normuje tryb postępowania z aktami od chwili wpływu akt lub ich powstania do momentu przekazania do archiwum lub składnicy akt.2.
Tryb postępowania z aktami niejawnymi regulują odrębne przepisy.3.
Użyte w instrukcji określenia oznaczają: 1)
akta - wszelkiego rodzaju dokumentację, w tym pisaną techniczną, kartograficzną, audiowizualną, elektroniczną, stanowiącą utrwalony na nośnikach informacji wynik działalności jednostek organizacyjnych PSP, niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej tych nośników (np. rękopis, maszynopis, kserokopia, druk, odbitka światłoczuła, rysunek techniczny, mapa, fotografia, film, mikrofilm, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dysk magnetyczny i optyczny, taśma magnetyczna), lub też projekt aktu legislacyjnego i jego wersję ostateczną, plan, sprawozdanie, analizę, meldunek sytuacyjny, raport, notatkę informacyjną, szyfrogram, korespondencję itp.; 2)
akta sprawy - całokształt lub wybór akt (dokumentów) dotyczących tego samego zagadnienia; 3)
akta osobowe - dokumenty osobowe byłych funkcjonariuszy pożarnictwa, pracowników cywilnych zatrudnionych w jednostkach ochrony przeciwpożarowej, funkcjonariuszy pożarnictwa i pracowników cywilnych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej; 4)
akta o charakterze obronnym - wszelkie dokumenty związane z przygotowaniem jednostek organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych i administracji do działań na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny; 5)
aktotwórca - urząd, instytucję, osobę fizyczną, w wyniku działalności której powstają akta; 6)
dokument (akt) - zapis, bez względu na jego postać, mający znaczenie dowodu, stwierdzający prawdziwość zawartych w nim danych lub zdarzeń, opatrzony datą, pieczęcią i podpisem; 7)
dziennik korespondencyjny - książkę służącą sekretariatom komórek organizacyjnych do rejestracji przychodzącej i wychodzącej korespondencji jawnej; wzór dzienników korespondencyjnych określa załącznik nr 1 do instrukcji kancelaryjnej; 8)
dziennik podawczy - książkę służącą kancelarii ogólnej do rejestracji wpływów i potwierdzenia ich odbioru przez wydziały; wzór dziennika podawczego określa załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej; 9)
kancelaria ogólna - komórkę organizacyjną lub stanowisko pracy zajmujące się rejestrowaniem w dziennikach podawczych i korespondencyjnych oraz rozdzielaniem pism wpływających i ekspedycją pism wychodzących; 10)
indeks (skorowidz) - dodatkową pomoc ewidencyjno-informacyjną, stosowaną w kancelarii i archiwach, zawierającą zestawienia haseł osobowych, rzeczowych, geograficznych i tym podobnych w układzie alfabetycznym, informujących o zawartości akt zawartych w zespole lub jego części; wzór skorowidza określają załączniki nr 3 - 3c do instrukcji kancelaryjnej; 11)
komórka organizacyjna - biuro, wydział, zakład lub samodzielne stanowisko pracy, powołane do wykonywania określonych zadań i mające swoje miejsce w strukturze organizacyjnej Państwowej Straży Pożarneja)
komórka macierzysta - komórkę organizacyjną, do której zadań należy, ostateczne pod względem merytorycznym, opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych akt,b)
inna komórka - inną komórkę organizacyjną, wykonującą pomocnicze czynności w określonej sprawie lub otrzymującą tylko dalsze egzemplarze akt spraw do wiadomości; 12)
przesyłka - "zakopertowane" dokumenty (dokument), przeznaczone dla określonego adresata; 13)
referent - pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę; 14)
wykaz akt - jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej i ich archiwalną kwalifikację, oznaczoną w poszczególnych pozycjach: symbolem klasyfikacyjnym, hasłem rzeczowym i kategorią archiwalną; 15)
spis spraw - formularz służący do rejestrowania akt spraw (a nie pism pojedynczych) objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt; wzory spisu spraw określa załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej; 16)
sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagające podjęcia i wykonania czynności urzędowych; 17)
symbol komórki organizacyjnej - zestaw oznaczeń literowych (i cyfrowych), z reguły obejmujący pierwsze litery jej nazwy i stanowiący jej znak rozpoznawczy; 18)
teczka aktowa - skoroszyt lub teczkę wiązaną służącą do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z rzeczowego wykazu akt Komendy Głównej; 19)
załącznik - każde pismo, opracowanie itp. akta, zawierające treści odnoszące się do pisma przewodniego; 20)
zbiór dokumentacji (akt) - wynik gromadzenia przez jednostkę organizacyjną dokumentów (akt) różnej proweniencji, dotyczących określonej problematyki lub trudnych do wyodrębnienia; 21)
zespół dokumentacji (akt) - organicznie powiązany ze sobą całokształt akt powstających w wyniku działalności jednostki organizacyjnej (aktotwórczy); 22)
znak akt (teczki) - zespół symboli składający się z symboli komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt; 23)
znak pisma - symbol komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej, łamany przez kolejny numer sprawy, łamany przez dwie cyfry roku kalendarzowego; 24)
znak sprawy - zespół symboli oznaczających przynależność poszczególnych pism (akt) do danej sprawy, złożony z symbolu komórki organizacyjnej, ze znaku akt (symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej), numeru kolejnego sprawy ze spisu spraw, ostatnich cyfr roku kalendarzowego; 25)
jednostka organizacyjna - Komendę Główną Państwowej Straży Pożarnej, komendy wojewódzkie, komendy powiatowe (miejskie), szkoły i ośrodki szkolenia Państwowej Straży Pożarnej, Centrum Naukowo-Badawcze Ochrony Przeciwpożarowej oraz Centralne Muzeum Pożarnictwa; 26)
Komenda Główna - Komendę, Główną Państwowej Straży Pożarnej; 27)
dyrektor - kierownika komórki organizacyjnej, o której mowa w pkt. 11; 28)
archiwum (zakładowe) - komórkę organizacyjną powołaną do przejmowania, przechowywania, opracowywania i udostępniania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej do czasu przekazania jej do jednostki nadrzędnej lub właściwego archiwum państwowego, sprawującą nadzór w zakresie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego we własnej jednostce organizacyjnej i jednostkach jej podległych; 29)
dokumentacja archiwalna - akta o znaczeniu wieczystym i czasowym, zgromadzone w archiwum Komendy Głównej oraz w archiwach zakładowych i składnicach akt jednostek organizacyjnych; 30)
dokumentacja niearchiwalna - akta o czasowym znaczeniu praktycznym, które podlegają brakowaniu po upływie obowiązującego okresu ich przechowywania.II.
System kancelaryjny. Wykaz akt. Podział akt na kategorie archiwalne
System kancelaryjny. Wykaz akt. Podział akt na kategorie archiwalne
1.
W jednostkach organizacyjnych obowiązuje system rejestracji akt według kolejnych numerów dziennika podawczego oraz dziennika korespondencyjnego, układ akt rzeczowy z zachowaniem symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt.2.
Dzienniki podawcze i korespondencyjne stanowią kancelaryjną pomoc ewidencyjną, służącą do rejestracji korespondencji wpływającej do jednostek organizacyjnych i korespondencji wychodzącej oraz pokwitowania odbioru. Dzienniki te nie wywierają wpływu na klasyfikację akt.3.
Akta spraw podlegają rejestracji w spisach spraw.4.
W spisach spraw rejestruje się tylko sprawę, a nie poszczególne pisma dotyczące tej sprawy.5.
Akta tematycznie jednorodne (dotyczące tego samego zagadnienia lub rodzaju dokumentacji) występujące w różnych komórkach organizacyjnych posiadają te same symbole i hasła klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt, z wyjątkiem symboli oznaczających nazwę danej komórki organizacyjnej.6.
Wykaz rzeczowy akt oparty jest na systemie dziesiętnym. Całość zagadnień została podzielona na 10 klas symboli haseł głównych, od 0 do 9 (klasy I rzędu). Każda z klas głównych podzielona została na dalsze 10 klas, rzędu od 00 do 99. Z kolei każda z klas II rzędu została podzielona na klasy III rzędu, od 000 do 999, które dzieli się również na klasy IV rzędu, od 0000 do 9999.7.
Akta dzieli się pod względem ich wartości archiwalnej na dwie kategorie: 1)
materiały archiwalne posiadające wartość historyczną, stanowiące część składową narodowego zasobu archiwalnego, oznaczone w wykazie akt symbolem "A"; 2)
dokumentację niearchiwalną, oznaczoną w wykazie akt symbolem "B", z tym że:a)
symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (np. B5) oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez tę dokumentację praktycznego znaczenia dla jednostek organizacyjnych lub dla celów kontrolnych. Brakowania dokonuje się w archiwum po przekazaniu tej dokumentacji przez komórki organizacyjne, które ją wytworzyły,b)
symbolem BC oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu może być przekazana na makulaturę przez komórkę organizacyjną za wiedzą i zgodą archiwum. Tryb brakowania akt kat. BC określają odrębne przepisy,c)
symbolem BE oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np. BE 5) podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza odpowiednio powołana komisja, złożona z przedstawicieli archiwum, dyrektora Biura Organizacji i Nadzoru (ew. merytorycznego pracownika), komórki organizacyjnej, która te akta wytworzyła i ewentualnie innych ustalonych osób. Komisja może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne kat. A. Ekspertyzę przeprowadza się bezpośrednio przed planowym przekazaniem akt do archiwum.8.
Rzeczowy wykaz akt określa kategorie archiwalne odrębnie dla komórki macierzystej i dla innych komórek, dla których określona dokumentacja stanowi materiał cząstkowy lub pomocniczy.9.
Tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia lub wojny został określony w kolumnie 9 jednolitego rzeczowego wykazu akt Państwowej Straży Pożarnej. Dokumentację podlegającą ewakuacji oznaczono symbolem "E"; zniszczeniu - symbolem "Z"; pozostawieniu na miejscu - symbolem "P".10.
Na potrzeby poszczególnych komórek organizacyjnych (np. biura, wydziału itp.) ustala się wyciąg z rzeczowego wykazu akt, obejmujący wybrane symbole i hasła klasyfikacyjne oraz określone dla nich oznaczenia kategorii archiwalnych i okresy ich przechowywania.11.
Wyciąg z rzeczowego wykazu akt, o którym mowa w ust. 8, w zależności od uzasadnionych potrzeb może: 1)
zawierać nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne), utworzone przez bardziej szczegółową rozbudowę określonych haseł wykazu akt (tj. ustalenie klas odpowiednio niższego stopnia klasyfikacyjnego, przy zachowaniu obowiązujących oznaczeń kategorii archiwalnych i okresów przechowywania wprowadzonych w klasie macierzystej wykazu akt), 2)
obejmować pozycje oznaczone w wykazie akt symbolem klas bezpośrednio wyższego stopnia klasyfikacyjnego (trzeciego lub nawet drugiego), w wyniku ograniczenia rozbudowy tematycznej określonego hasła klasyfikacyjnego (cyfrowego).12.
Wewnętrzny układ dokumentacji zaklasyfikowanej w wykazie akt do jednego symbolu klasyfikacyjnego może się opierać na podziale terytorialnym, adresowym, podmiotowym, alfabetycznym, chronologicznym itp., który ułatwi kompletowanie i wykorzystywanie akt spraw w pracy komórek organizacyjnych.13.
Zmiany w wykazie akt, które miałyby polegać na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego i drugiego stopnia klasyfikacyjnego, mogą być dokonane tylko na podstawie zarządzenia ministra właściwego do spraw wewnętrznych, po uzgodnieniu z Archiwum MSWiA, zaopiniowaniu przez Departament Prawny MSWiA.III.
Podział czynności kancelaryjnych
Podział czynności kancelaryjnych
1.
Do czynności kancelaryjnych należy: 1)
przyjmowanie korespondencji wpływającej, 2)
rejestrowanie wpływów i przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych, 3)
ekspedycja korespondencji wychodzącej.2.
W zależności od wewnętrznej struktury jednostki organizacyjnej, czynności kancelaryjne wykonują: 1)
kancelaria ogólna, 2)
kancelaria tajna, 3)
sekretariaty, 4)
hala maszyn lub maszynistki, 5)
w komórkach organizacyjnych wyznaczeni pracownicy.3.
Zakres działania Poczty Specjalnej Komendy Głównej Policji (obejmujący tylko korespondencję niejawną) określają odrębne przepisy.4.
Do zakresu działania kancelarii ogólnej należy: 1)
przyjmowanie wpływów (przesyłek), Poczty Polskiej oraz od interesantów, rejestrowanie wpływów w dziennikach podawczych, 2)
rozdzielanie i doręczanie wpływów do poszczególnych sekretariatów biur, 3)
ekspedycja korespondencji wychodzącej za pośrednictwem Poczty Polskiej, 4)
w przypadkach tego wymagających kancelaria ogólna Komendy Głównej zapoznaje się z treścią korespondencji w celu ustalenia adresata i kieruje ją do właściwej komórki organizacyjnej.5.
Do zakresu działania sekretariatów biur należy: 1)
rejestracja wpływów z kancelarii w dzienniku korespondencyjnym, 2)
prowadzenie, w uzasadnionych przypadkach, skorowidzów do dzienników korespondencyjnych, 3)
przedkładanie wpływów (korespondencji przychodzącej) kierownikowi komórki organizacyjnej do dekretacji, 4)
przedkładanie zadekretowanej korespondencji przychodzącej właściwym naczelnikom, za pokwitowaniem odbioru w dzienniku korespondencyjnym, 5)
naczelnicy dekretują korespondencję wpływającą właściwym referentom, za pokwitowaniem w dzienniku podawczym założonym dla każdego wydziału biura.IV.
Obieg korespondencji
Obieg korespondencji
1.
W zakresie obiegu korespondencji należy przestrzegać zasady, że krótki obieg pisma i szybkie załatwienie sprawy jest równie ważne, jak załatwienie jej w sposób właściwy pod względem merytorycznym.2.
Korespondencja w sprawach pilnych po jej zadekretowaniu powinna być przekazywana niezwłocznie do załatwienia.3.
Obieg korespondencji między komórkami organizacyjnymi odbywa się bezpośrednio (bez udziału kancelarii ogólnej) przez uprawnionych pracowników, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym.4.
W przypadku, gdy przejrzana przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej (Szefa Obrony Cywilnej Kraju) i jego zastępców korespondencja zawiera dyspozycję dostarczenia jej do załatwienia przez kilka biur, obowiązek powielenia dokumentów spoczywa na sekretariacie osoby dekretującej korespondencję.V.
Przyjmowanie, sprawdzanie i rozdział korespondencji
Przyjmowanie, sprawdzanie i rozdział korespondencji
1.
Korespondencję (przesyłki) przeznaczoną dla jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem niejawnej, przyjmuje kancelaria ogólna.2.
Poczta Specjalna kieruje wszystkie otrzymane przesyłki do kancelarii tajnej.3.
Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania jednostek organizacyjnych i w dni wolne od pracy przyjmuje dyżurny operacyjny kraju i przekazuje ją następnego dnia roboczego do kancelarii ogólnej za pokwitowaniem. O nadejściu pilnych przesyłek dyżurny operacyjny kraju niezwłocznie powiadamia adresata.4.
Delegowani pracownicy mogą przyjmować korespondencję podczas podróży służbowych.5.
Przyjmując przesyłki specjalne, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria ogólna sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria ogólna sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.6.
Kancelaria ogólna otwiera otrzymane przesyłki (wpływy), z wyjątkiem: 1)
adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, 2)
wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem, 3)
zastrzeżonych dodatkowo przez komendanta jednostki.7.
Korespondencję mylnie nadesłaną do jednostek organizacyjnych kancelaria ogólna przesyła niezwłocznie właściwemu adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę; wzór zawiadomienia określa załącznik nr 5 do instrukcji kancelaryjnej.8.
Po otwarciu koperty sprawdza się: 1)
czy została wyjęta cała zawartość koperty, 2)
czy przy piśmie znajdują się wskazane w nim załączniki (brak załączników należy odnotować na danym piśmie).9.
Koperty dołącza się do pism: 1)
stanowiących środek prawny oznaczony terminem, 2)
wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia, 3)
stanowiących skargę lub wniosek, 4)
w których brak jest nazwy (nazwiska) i adresu nadawcy lub daty pisma, 5)
w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością oraz gdy koperta zawiera załączniki bez pisma przewodniego, 6)
przy których przesłano pieniądze lub inne przedmioty.10.
Na każdym wpływającym piśmie kancelaria ogólna, sekretariaty odciskają pieczęć wpływu zawierającą: nazwę, symbol kancelarii, datę wpływu, symbol komórki organizacyjnej będącej odbiorcą, nr dziennika podawczego, liczbę załączników i liczbę arkuszy.11.
Pieczęć wpływu korespondencji odciska się na: 1)
kopercie - w przypadku przekazania adresatom bez otwierania kopert, 2)
pierwszej stronie pism - w pozostałych przypadkach.12.
Na telegramach i przesyłkach pilnych oznacza się także godzinę ich otrzymania.13.
Nie odciska się pieczęci wpływu na: 1)
załącznikach, 2)
czasopismach, książkach itp., 3)
dokumentach stanowiących osobistą własność (świadectwa, dyplomy itp.), 4)
korespondencji prywatnej.14.
Kancelaria ogólna oraz sekretariaty prowadzą: 1)
dzienniki podawcze, korespondencyjne, według wzorów określonych w załącznikach nr 1 i 2 do instrukcji kancelaryjnej, 2)
książki doręczeń przesyłek miejscowych, według wzoru określonego załącznikiem nr 6 do instrukcji kancelaryjnej, 3)
wykaz przesyłek poleconych, według wzoru określonego załącznikiem nr 9 do instrukcji kancelaryjnej.15.
Kancelaria tajna prowadzi: 1)
rejestr korespondencji wpływającej z Poczty Specjalnej, według wzoru określonego załącznikiem nr 7 do instrukcji kancelaryjnej, 2)
rejestr korespondencji wychodzącej na Pocztę Specjalną, według wzoru określonego załącznikiem nr 8 do instrukcji kancelaryjnej, 3)
wykaz przesyłek nadanych, według wzoru określonego załącznikiem nr 8a do instrukcji kancelaryjnej.16.
Przyjętą i zarejestrowaną w dziennikach podawczych korespondencję kancelaria ogólna rozdziela na członków kierownictwa lub poszczególne komórki organizacyjne, wpisując wymagane dane do książek doręczeń, i dostarcza adresatom za pokwitowaniem odbioru.17.
Sekretariat komórki organizacyjnej: 1)
sprawdza, czy w otrzymanej korespondencji nie ma pisma mylnie skierowanego; w przypadku stwierdzenia pomyłki przekazuje pismo właściwej komórce organizacyjnej, 2)
pisma mylnie skierowane, nie dotyczące Państwowej Straży Pożarnej, zwraca do kancelarii ogólnej, 3)
rejestruje wpływającą i wychodzącą korespondencję w dzienniku podawczym, prowadzonym odrębnie dla każdego roku kalendarzowego, 4)
przedkłada dyrektorowi lub jego zastępcy do wglądu całą otrzymaną korespondencję lub tylko przez dyrektora zastrzeżoną do dekretacji.18.
Dekretujący korespondencję umieszcza na pierwszej stronie pisma dyspozycję imienną dotyczącą sposobu lub terminu załatwienia sprawy oraz swoją parafę i datę.19.
W Komendzie Głównej kancelaria ogólna po dokonaniu oznaczeń i segregacji wpływów przekazuje korespondencję: 1)
Komendantowi Głównemu (Szefowi Obrony Cywilnej Kraju):a)
adresowaną do komendanta (szefa),b)
dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,c)
od organów nadrzędnych,d)
zaproszenia,e)
dotyczącą skarg i wniosków,f)
protokoły z kontroli i zarządzenia pokontrolne,g)
dotyczącą spraw osobistych,h)
inną zastrzeżoną dodatkowo przez komendanta; 2)
zastępcom Komendanta Głównego:a)
imiennie do nich adresowaną,b)
adresowaną na Komendę Główną, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji; 3)
dyrektorom biur - adresowaną do biur.20.
W pozostałych jednostkach organizacyjnych kancelaria ogólna po dokonaniu oznaczeń i segregacji wpływów przekazuje korespondencję komendantom (dyrektorom) tych jednostek.21.
Na przekazywanej (zadekretowanej) korespondencji można stosować następujące skróty:"p.m." - "proszę mówić" - oznacza, że przed załatwieniem sprawy należy ją omówić z wydającym dyspozycję,
"p.r." - "proszę referować" - oznacza, że po przygotowaniu projektu załatwienia należy zreferować go wydającemu dyspozycję,
"m.a." - "moja aprobata" - oznacza, że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczną aprobatę załatwienia sprawy,
"m.p." - "mój podpis" - oznacza, że wydający dyspozycję podpisuje pismo,
"a.a." - "ad acta" - oznacza, że należy dołączyć do akt sprawy.
VI.
Oznaczanie i rejestrowanie korespondencji i akt spraw. Zakładanie teczek aktowych
Oznaczanie i rejestrowanie korespondencji i akt spraw. Zakładanie teczek aktowych
1.
Sekretariaty rejestrują korespondencję wpływającą i wychodzącą pod jednym numerem porządkowym dziennika korespondencyjnego.2.
Jeśli korespondencja dotycząca tej samej sprawy zarejestrowana jest pod różnymi numerami w dzienniku korespondencyjnym, ostatni numer w dzienniku łamie się przez pierwszy numer nadany tej sprawie.3.
Zapisu w dziennikach korespondencyjnych dokonuje się długopisem lub piórem, a zmiany zapisu kolorem czerwonym, z datą i podpisem dokonującego zmiany. Wycieranie i zamazywanie zapisów jest niedozwolone.4.
Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw. Symbol sprawy należy wpisać również w dzienniku korespondencyjnym podawczym w rubryce zatytułowanej "Przedmiot sprawy".5.
Sprawy rejestruje się w spisach tylko raz, na podstawie pierwszego pisma otrzymanego w danej sprawie z zewnątrz lub sporządzonego w określonej komórce organizacyjnej. Każde pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak i numer. Rejestracji podlegają akta spraw kat. A i kat. B dłuższego okresu przechowywania (np. kat. B50).6.
Ustala się następującą literową symbolikę oznakowania spraw załatwianych w komórkach organizacyjnych Komendy Głównej: 1)
BO - Biuro Organizacji i Nadzoru, 2)
BK - Biuro Kadr, 3)
BS - Biuro Szkolenia, 4)
BZ - Biuro Rozpoznawania Zagrożeń, 5)
BWM - Biuro Współpracy Międzynarodowej i Integracji Europejskiej, 6)
BF - Biuro Finansów, 7)
BT - Biuro Kwatermistrzowskie, 8)
BAG - Biuro Administracyjno-Gospodarcze, 9)
CKR - Krajowe Centrum Koordynacji Ratownictwa i Ochrony Ludności, 10)
GK - Gabinet Komendanta Głównego, 11)
ZP - Zespół Prawny, 12)
IO - Inspektorat Ochrony Informacji Niejawnych i Spraw Obronnych.7.
Znak sprawy składa się zasadniczo z czterech części, a mianowicie: 1)
symbolu komórki organizacyjnej, 2)
cyfry rzymskiej oznaczającej wydział komórki organizacyjnej, 3)
liczbowego symbolu hasła klasyfikującego według wykazu akt, 4)
kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 5)
ostatnich dwu cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw, np. wg wzoru: BO.I-0000/1/01.8.
Przy oznaczaniu symbolu komórki organizacyjnej nie wolno używać oznaczeń "00" i "0", np. BO.00-xxxx/l/01 lub BO.0-xxxx/l/01 z uwagi na fakt, że oznaczenia te zastrzeżone są do korespondencji niejawnej.9.
Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej według wykazu akt i zawierającej akta o wartości historycznej (akta kat. A).10.
Dla dokumentacji niearchiwalnej (akta kat. B) prowadzenie spisu spraw uzależnione jest od potrzeb.11.
Dla akt osobowych, legislacyjnych, nieruchomości itp. prowadzi się dodatkowe rejestry w układzie alfabetycznym (według nazwisk), adresowym (według miejscowości) itp.12.
Rejestracja spraw w spisach spraw należy do obowiązków pracownika, który opracowuje je pod względem merytorycznym (referent sprawy). W uzasadnionych przypadkach czynności te wykonują, zgodnie z decyzją dyrektora, sekretariaty komórek organizacyjnych lub wyznaczeni do tego celu pracownicy.13.
Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt spraw, zgodnie z wykazem akt. Każdej końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka zawierająca akta spraw o tym samym symbolu klasyfikacyjnym i kategorii archiwalnej. Nie można łączyć w jednej teczce akt kategorii archiwalnej A i B.14.
Każda teczka aktowa powinna na okładce zawierać oznaczenia według wzoru określonego w załączniku nr 11 do instrukcji kancelaryjnej, tj.: 1)
na środku u góry - nazwę jednostki organizacyjnej, poniżej nazwę biura (równorzędnej komórki organizacyjnej) oraz wydziału, 2)
w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i hasła według wykazu akt, 3)
w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną akt, a przy aktach kat. B również okres ich przechowywania, 4)
na środku - tytuł akt, tj. pełne hasło z wykazu akt, uzupełnione o rodzaje akt zawarte w teczce, 5)
pod tytułem - daty rozpoczęcia i zakończenia sprawy; jeżeli teczka zawiera dokumentację z jednego roku kalendarzowego, należy wpisać tylko dany rok i ewentualnie numer tomu, 6)
w lewym górnym rogu - numer archiwalny nadawany przy ewidencjonowaniu akt przed ich przekazaniem do archiwum (kolejna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym), 7)
w prawym dolnym rogu - rok przekazania akt do archiwum lub brakowania, 8)
pod kategorią archiwalną - oznaczenie sposobu postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny.15.
Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw dla każdej teczki, z zastrzeżeniem ust. 14.16.
Dla spraw objętościowo niedużych można prowadzić jedną teczkę aktową przez dwa lub więcej lat.17.
Dokumenty dotyczące jednej sprawy, bez względu na klauzulę tajności, wszywa się do teczki zgodnie z klasyfikacją wprowadzoną w jednolitym rzeczowym wykazie akt jednostek organizacyjnych.VII.
Załatwianie spraw
Załatwianie spraw
1.
Przy pisemnym załatwieniu sprawy należy przestrzegać następujących zasad: 1)
każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem, 2)
w odpowiedziach podaje się znak i datę sprawy, której odpowiedź dotyczy, 3)
adresy pisze się w pierwszym przypadku, 4)
każde pismo oznacza się znakiem sprawy, 5)
udziela się dyspozycji co do sposobu sporządzania maszynopisu (liczba kopii, odstępy, termin itp.) i sposobu wysłania pisma (nad adresem), 6)
pod treścią, po lewej stronie, podaje się liczbę załączników oraz adresatów (jeżeli pismo ma być przesłane do wiadomości innym zainteresowanym).2.
Projekty pism podlegają zatwierdzeniu (aprobacie) przez zwierzchnika, zgodnie z wewnętrznym regulaminem pracy.3.
W przypadku ustnego załatwienia sprawy sporządza się notatki o przedmiocie sprawy i sposobie jej załatwienia.VIII.
Sporządzanie czystopisów
Sporządzanie czystopisów
1.
Przy sporządzaniu maszynopisów przez sekretariaty i referentów należy przestrzegać następujących zasad: 1)
czystopisy pism wychodzących na zewnątrz sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem (nazwą jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej), 2)
format papieru powinien być dostosowany do wielkości tekstu, 3)
w dacie pisma należy wpisać tylko rok i miesiąc, 4)
w lewym dolnym rogu oryginału umieszcza się inicjały referenta (autora pisma) i osoby sporządzającej czystopis.IX.
Sporządzanie odpisów i kserokopii. Powielanie dokumentów
Sporządzanie odpisów i kserokopii. Powielanie dokumentów
1.
Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z zachowaniem dokładnego tekstu oryginału.2.
Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie, nad tekstem, umieszcza się napis "odpis", jeżeli z odpisu, umieszcza się napis "odpis z odpisu".3.
Jeżeli na oryginale odciśnięta jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP", a dalej wpisuje się treść pieczęci.4.
Przed nazwiskiem osoby podpisywanej na oryginale umieszcza się na odpisie znak (-), a następnie wpisuje się imię i nazwisko podpisanego lub "podpis nieczytelny".5.
Zgodność odpisów lub wyciągów z oryginałem dokumentów potwierdza naczelnik wydziału lub pracownik załatwiający sprawę, przytaczając formułę "Za zgodność z oryginałem" oraz odciskając pieczęć - trójkątną (do użytku służbowego), jeżeli odpis przeznaczony jest dla resortu spraw wewnętrznych i administracji lub okrągłą (urzędową), jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów i instytucji.6.
Przy braku zastrzeżeń natury proceduralnej zamiast odpisów sporządza się reprodukcje kserograficzne.7.
Uwierzytelnienia kserokopii dokonują sekretariaty tych komórek organizacyjnych, których dokumenty były reprodukowane.8.
Wszystkie dokumenty powielane i drukowane podlegają ewidencji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów (wzór WKT-102).9.
Oryginały dokumentów, które stanowiły podstawę powielania (druku), łącznie z nakładem gotowych dokumentów, zwraca się zleceniodawcy, za pokwitowaniem w karcie obiegowej realizowanego zamówienia.10.
Materiały źle powielone (wydrukowane) podlegają zniszczeniu po uzyskaniu zezwolenia archiwum Komendy Głównej.X.
Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej
Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej
1.
Podpis aprobanta umieszcza się w obrębie maszynowego napisu określającego jego tytuł naukowy, stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. Podpis powinien być pełny. Parafy mogą być umieszczane tylko na kopiach lub rękopisach. W przypadku stosowania blankietów firmowych w podpisie wystarczy imię i nazwisko.2.
Referent sprawy umieszcza swój podpis na pozostającej w aktach kopii pisma z lewej strony pod tekstem.3.
Urzędową pieczęć okrągłą umieszcza się na pismach posiadających charakter dokumentów (np. decyzje, dyplomy, akty mianowania, legitymacje itp.).XI.
Doręczanie i wysyłanie korespondencji
Doręczanie i wysyłanie korespondencji
1.
Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje sekretariat komórki organizacyjnej, który: 1)
sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki (w wypadku stwierdzenia braku zwraca się pismo referentowi do uzupełnienia); zasada ta nie obowiązuje, gdy pismo wysyłane jest za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, którego kopię dołącza się do pisma; 2)
dokonuje w dzienniku korespondencyjnym adnotacji o wysłaniu pisma (stwierdza na kopii pisma jego wysłanie); 3)
sprawdzoną korespondencję wkłada do kopert z odpowiednim nadrukiem (przy braku nadruku odciska się na kopercie pieczęć nagłówkową), pod którym umieszcza się:a)
znak pisma, ewentualnie znak (symbol) sprawy,b)
nazwę (nazwisko) adresata,c)
dokładny adres (łącznie z numerem kodu pocztowego),d)
cechę pilności, 4)
zwraca kopię właściwemu referentowi lub włącza pismo do odpowiedniej teczki rzeczowej (w przypadku, gdy sekretariat komórki organizacyjnej gromadzi akta spraw załatwionych) do czasu przekazania ich do archiwum Komendy Głównej; 5)
pisma przeznaczone dla innych komórek organizacyjnych przekazywane są bezpośrednio za pokwitowaniem odbioru w książce doręczeń przesyłek miejscowych.2.
Przesyłki przekazywane są adresatom za pośrednictwem Poczty Specjalnej w przypadku korespondencji niejawnej, międzynarodowego punktu wymiany korespondencji, urzędów pocztowych, względnie doręczane bezpośrednio adresatowi.3.
Za pośrednictwem urzędów pocztowych wysyła się przesyłki polecone.4.
Kancelaria ogólna przyjmuje i nadaje telegramy, telefonogramy, teleksy i faksy (tylko dla biur nie posiadających własnych faksów).XII.
Przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych
Przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych
1.
Akta spraw przechowuje się w biurach, archiwach lub składnicach akt.2.
Korespondencję (akta spraw) do załatwienia przechowują referenci w teczkach oznaczonych napisem "Do załatwienia". Akta te układa się w kolejności wpływu.3.
Poza kolejnością załatwia się sprawy pilne.4.
Sprawy w toku załatwiania (czekające na odpowiedź, wymagające wznowienia w określonym terminie itp.) przechowuje się w terminatce.5.
Terminatkę prowadzą referenci dla załatwianych przez siebie spraw lub wyznaczeni do tego pracownicy (np. sekretariaty), którzy w wyznaczonym terminie wyłączają akta z terminatki i wręczają właściwemu referentowi do dalszego załatwienia.6.
W przypadkach braku odpowiedzi w terminie wyznaczonym do ostatecznego załatwienia sprawy referent sporządza ponaglenie.7.
Akta spraw załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych, tj. u referentów (względnie u osób wyznaczonych), w teczkach prowadzonych według wykazu akt, przez okres jednego roku od zakończenia sprawy. W spisach spraw odnotowuje się fakt ostatecznego załatwienia sprawy.8.
W teczce składa się akta spraw w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy w układzie chronologicznym (pismo rozpoczynające sprawę na wierzchu).9.
Dla skarg i wniosków prowadzi się odrębną ewidencję, zawierającą informację o dacie ich wpływu, przedmiocie oraz sposobie i terminie załatwienia.XIII.
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
1.
Dopuszcza się szerokie wykorzystywanie informatyki, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.2.
Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: 1)
przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej; 2)
przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną; 3)
prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących wewnętrznego obiegu dokumentów; 4)
udostępniania upoważnionym pracownikom:a)
zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności edytorów tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych i oprogramowania antywirusowego,b)
zakupionych baz danych prawnych, adresowych i statystycznych,c)
utworzonych w jednostce baz danych; 5)
współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez jednostki organizacyjne PSP; 6)
tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów; 7)
tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza zajęć kierowników komórek organizacyjnych; 8)
monitorowania zaleceń Komendanta Głównego PSP; 9)
monitorowania wewnętrznego obiegu dokumentów; 10)
umieszczania na stronach internetowych stale aktualizowanej informacji o działalności, kadrze kierowniczej i kompetencjach PSP.3.
Dane przechowywane w pamięci komputerów powinny być zabezpieczone przez: 1)
dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, 2)
odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.4.
Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach powinien być zabezpieczony przez: 1)
system haseł identyfikacyjnych pracownika, 2)
system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień, 3)
zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przy użyciu kart magnetycznych lub kart obiegowych.5.
Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: 1)
przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania operacyjnego, narzędziowego i aplikacyjnego, 2)
archiwizowanie w cyklach kilkudniowych danych przechowywanych w pamięci komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu, 3)
archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklach tygodniowych wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.6.
Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi, przy całkowitym zakazie używania nośników nieoznakowanych. W innych przypadkach stanowiska komputerowe muszą mieć zainstalowane programy antywirusowe, sukcesywnie aktualizowane.7.
W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczania należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.8.
Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych stanowiskach komputerowych.XIV.
Przekazywanie akt do archiwum jednostki organizacyjnej
Przekazywanie akt do archiwum jednostki organizacyjnej
1.
Każdego roku dokonuje się przeglądu akt w komórkach organizacyjnych celem przekazania akt spraw załatwionych do archiwum (składnicy akt) jednostki organizacyjnej, zwanego dalej "archiwum".2.
Akta przekazuje się kompletnymi rocznikami, po upływie 1 roku od zakończenia sprawy, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych w 3 egzemplarzach, odrębnie dla akt kat. A i dla akt kat. B; wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 12 do instrukcji kancelaryjnej. Zgodę na przekazanie akt wydaje kierownik komórki organizacyjnej.3.
Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe otrzymuje archiwum. Spisy podpisują: dyrektor komórki organizacyjnej zdającej akta i archiwista przyjmujący.4.
Akta spraw zakończonych kat. A potrzebne nadal do pracy bieżącej pozostawia się w komórce organizacyjnej na podstawie karty udostępnienia. Akta wypożyczone ewidencjonuje się w spisie zdawczo-odbiorczym; wzór karty udostępnienia określa załącznik nr 13 do instrukcji kancelaryjnej.5.
Akta, które utraciły klauzulę tajności, przed przekazaniem do archiwum podlegają rekwalifikacji.6.
Do przekazywanych do archiwum akt dołącza się związane z nimi rejestry, skorowidze, kartoteki itp.7.
Archiwum przyjmuje akta uporządkowane zgodnie z postanowieniami rozdziału VI ust. 11-13 i rozdziału XII ust. 8.8.
Poszczególne pozycje przekazywanych akt ewidencjonuje się w kolejności haseł wykazu akt.XV.
Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub zniesienia komórki organizacyjnej
Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub zniesienia komórki organizacyjnej
1.
W wypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje do archiwum.2.
Akta spraw nie zakończonych przekazuje się protokolarnie tej komórce organizacyjnej, która przejmuje zadania likwidowanej komórki.3.
Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje do wiadomości archiwum.4.
W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska obowiązkiem przełożonego jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt.5.
Przekazywanie akt zawierających tajemnicę państwową i służbową następuje na postawie protokołu zdawczo-odbiorczego.XVI.
Kontrola pracy biurowej
Kontrola pracy biurowej
1.
Kierownicy komórek organizacyjnych przeprowadzają systematyczną kontrolę (raz w miesiącu) podległych im stanowisk pracy, dotyczącą: 1)
stanu i terminu załatwiania spraw, 2)
rejestrowania akt spraw w spisach spraw i grupowania akt spraw załatwionych w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt, 3)
stanu opracowania i kompletności akt przygotowanych do przekazania do archiwum.2.
Sekretariaty biur w terminie do 1 stycznia każdego roku sprawdzają wykazy spraw nie załatwionych, które stanowią podstawę do podjęcia przez kierownictwo niezbędnych czynności zmierzających do przyśpieszenia ostatecznego załatwienia zaległych spraw.XVII.
Postanowienia końcowe
Postanowienia końcowe
1.
Czynności związane z pracą kancelaryjną i obiegiem akt, które nie zostały uregulowane niniejszą instrukcją lub wymagają uszczegółowienia, mogą być uzupełnione przez komendantów jednostek organizacyjnych w wewnętrznie wydanej instrukcji kancelaryjnej.2.
Za prawidłową organizację pracy kancelaryjnej oraz obieg akt odpowiedzialni są: dyrektor Biura Administracyjno-Gospodarczego w Komendzie Głównej, a w pozostałych jednostkach organizacyjnych PSP komendanci i dyrektorzy tych jednostek.3.
Instrukcja kancelaryjna dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej stanowiąca załącznik nr 1 do decyzji nr 7 z dnia 2 lutego 2001 r. obowiązuje we wszystkich jednostkach nadzorowanych przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.4.
W komendach wojewódzkich i powiatowych (miejskich) obowiązuje instrukcja kancelaryjna ustalona odpowiednio dla zespolonej administracji rządowej szczebla wojewódzkiego i powiatowego.5.
Wykaz rzeczowy akt stanowiący załącznik nr 2 do decyzji nr 7 z dnia 2 lutego 2001 r. Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej obowiązuje we wszystkich jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.ZAŁĄCZNIK Nr 3b
ALFABETYCZNY SPIS NIERUCHOMOŚCI NA TERENIE POLSKI
ALFABETYCZNY SPIS NIERUCHOMOŚCI NA TERENIE POLSKI
(wg nazw miejscowości urzędów rejonowych)
ZAŁĄCZNIK Nr 5
Wzór zawiadomienia nadawcy o przesłaniu pisma właściwemu odbiorcy (adresatowi)*
Wzór zawiadomienia nadawcy o przesłaniu pisma właściwemu odbiorcy (adresatowi)*