Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGPSP.2012.5

| Akt obowiązujący
Wersja od: 27 marca 2012 r.

DECYZJA Nr 12
KOMENDANTA GŁÓWNEGO PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
z dnia 27 marca 2012 r.
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej

Na podstawie § 3 ust. 1 zarządzenia nr 6 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych ustala się, co następuje:
§  1.
1. Wprowadza się do stosowania:
1) "Instrukcję kancelaryjną dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej", stanowiącą załącznik nr 1 do decyzji;
2) "Jednolity rzeczowy wykaz akt dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej", stanowiący załącznik nr 2 do decyzji.
§  2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej odpowiedzialni są za stosowanie przepisów kancelaryjnych w praktyce biurowej, w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.
§  3.
1. Każda komórka organizacyjna Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej sporządza na własne potrzeby wyciąg z jednolitego rzeczowego wykazu akt, zawierający symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji, występujące w działalności tej komórki.
2. Wyciąg z jednolitego rzeczowego wykazu akt, o którym mowa w ust. 1, należy uzgodnić z komórką organizacyjną Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej właściwą w sprawach archiwum.
§  4. Akta spraw niezakończonych przed wejściem w życie decyzji ulegają przeklasyfikowaniu zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt wprowadzonym niniejszą decyzją.
§  5. Traci moc decyzja nr 113 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KG PSP Nr 1, poz. 19).
§  6. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

grafika

dla

Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej

Warszawa, 2012 r.

Spis treści

1. Postanowienia ogólne

2. Podział czynności kancelaryjnych

3. Przyjmowanie i rejestrowanie przesyłek

4. Obieg korespondencji

5. Załatwianie spraw

6. Sporządzanie i podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej

7. Wysyłanie i doręczanie korespondencji

8. Sporządzanie odpisów i kserokopii

9. Spis spraw i zakładanie teczek aktowych

10. Przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych oraz archiwizowanie akt

11. Ochrona wewnętrznego obiegu dokumentacji oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach danych

12. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

13. Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej PSP lub komórki organizacyjnej

Rozdział  1.

Postanowienia ogólne.

§  1.
1. Instrukcja kancelaryjna dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej (KG PSP), określa szczegółowe zasady, sposób i tryb postępowania z dokumentacją jawną w KG PSP i zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów jawnych oraz ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą do momentu przekazania ich do archiwum.
2. Tryb postępowania z aktami niejawnymi regulują odrębne przepisy.
§  2.
1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w KG PSP sprawuje Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej.
2. Za prawidłową organizację pracy kancelaryjnej oraz obieg dokumentów odpowiedzialny jest dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego.
§  3. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
1) akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma;
2) akta sprawy - całą dokumentację, niezależnie od jej formy, zawierającą dane lub informacje, które były, są lub mogą być niezbędne przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej sprawy;
3) archiwum (zakładowe) - komórkę organizacyjną powołaną do przejmowania, przechowywania, opracowywania i udostępniania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej do czasu przekazania jej do jednostki nadrzędnej lub właściwego archiwum państwowego oraz sprawującą nadzór w zakresie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego we własnej jednostce organizacyjnej i jednostkach jej podległych;
4) dekretacja - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wskazanej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;
5) dekretacja zastępcza - adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym i potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;
6) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjno- kartograficznej, itp. - niezależnie od techniki ich wykonania, np.: rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, nośniki z danymi elektronicznymi, mapy, fotografie;
7) ESP - elektroniczną skrzynkę podawczą, określoną w art. 3 pkt. 17 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
8) ewidencjonowanie - rejestrowanie elektroniczne i/lub tradycyjne spraw i pism;
9) Kancelaria Ogólna - komórkę organizacyjną zajmującą się rejestrowaniem w systemie elektronicznego obiegu dokumentów pism wpływających i ich rozdzielaniem oraz ekspedycją pism wychodzących;
10) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osoba zastępująca, upoważniona do wykonywania jej zadań;
11) klasyfikacja - podział dokumentacji na grupy rzeczowe, ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt przez nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych;
12) komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną zakładająca sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie;
13) korespondencja - wszelkiego rodzaju dokumentację, każde pismo, list, pakiet, przesyłkę lub inny dokument, wpływające (także drogą elektroniczną) do KG PSP lub wysyłane (także drogą elektroniczną) przez komórkę organizacyjną KG PSP;
14) kwalifikacja archiwalna - ocenę wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych;
15) naturalny dokument elektroniczny - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;
16) nośnik danych - płytę CD, płytę DVD, pendrive, dyskietkę lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma, itp.;
17) odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
18) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę jednostki organizacyjnej PSP, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników;
19) pismo - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;
20) prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwiania sprawy i kompletującą akta sprawy;
21) przesyłka - dokumentację otrzymaną lub wysyłaną, w szczególności za pomocą listu, paczki, telefaksu, środków komunikacji elektronicznej, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej;.
22) rejestr korespondencji - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej w wewnętrznym obiegu dokumentów;
23) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania akt spraw (nie pojedynczych pism) wpływających lub zapoczątkowanych w komórce organizacyjnej, prowadzony odrębnie dla każdego hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt, dla którego zakłada się oddzielną teczkę, w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;
24) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, wyrażone w podaniu, piśmie, dokumencie, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności urzędowych lub przyjęcia do wiadomości;
25) symbol komórki organizacyjnej - zestaw oznaczeń literowych lub literowych i cyfrowych zgodny z Regulaminem Organizacyjnym KG PSP;
26) system kancelaryjny - zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum, ustalające sposób rejestrowania i znakowania oraz metody klasyfikowania i przechowywania pism i akt spraw;
27) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;
28) teczka aktowa - skoroszyt lub teczkę wiązaną służącą do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
29) UPO - urzędowe poświadczenie odbioru, określone w art. 3 pkt. 20 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
30) wykaz akt - jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej i archiwalną ich kwalifikację, oznaczoną w poszczególnych pozycjach: symbolem klasyfikacyjnym, hasłem rzeczowym i kategorią archiwalną;
31) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim;
32) znak sprawy - zespół symboli literowych i cyfrowych określających przynależność dokumentacji do danej sprawy, złożony z symbolu komórki organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, numeru kolejnego sprawy ze spisu spraw i numeru kolejnego pisma w tej sprawie oraz dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego.
§  4. W KG PSP obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej wykazem akt.
§  5.
1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla KG PSP jest tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych.
2. Czynności kancelaryjne prowadzone są z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów.
3. Narzędzia informatyczne stosuje się w celu:
1) przyjmowania i wysyłania korespondencji;
2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości;
3) prowadzenia rejestrów dotyczących wewnętrznego obiegu dokumentów;
4) prowadzenia innych, niż określone w pkt. 4, rejestrów i ewidencji;
5) obiegu dokumentacji, udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz KG PSP;
6) monitorowania zaleceń komendantów (dyrektorów);
7) monitorowania wewnętrznego obiegu dokumentów;
8) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.
4. Wykorzystanie narzędzi informatycznych, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.
5. Nadzór nad zabezpieczeniem danych sprawuje dyrektor Biura Informatyki i Łączności KG PSP.
§  6.
1. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe ewidencje: książki doręczeń przesyłek miejscowych, skorowidze itp., stanowiące kancelaryjną pomoc ewidencyjną i służące do rejestracji korespondencji wpływającej do KG PSP i korespondencji wychodzącej oraz pokwitowania odbioru, nie mające jednak wpływu na znak sprawy.
2. Rejestracji spraw dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z wykazem akt. Pisma rejestruje się w sprawie zarejestrowanej lub nowej, którą należy zarejestrować, jeżeli dane pismo ją wszczyna.
§  7. Dokumentacja nadsyłana i składana w KG PSP PSP oraz w niej powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
1) tworzącą akta spraw;
2) nietworzącą akt spraw.
§  8.
1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.
2. W KG PSP numer pisma w sprawie nadaje elektroniczny system obiegu dokumentów. Znak sprawy nadaje prowadzący sprawę z wykorzystaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów.
3. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w § 3 pkt. 32, i oddziela w następujący sposób: ABC-123/44-5/12, gdzie:
a) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
b) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
c) 44 to liczba określająca czterdziestą czwartą sprawę rozpoczętą w danym roku kalendarzowym w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
d) 5 to kolejny numer pisma w sprawie 44;
e) 12 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
4. W oznaczeniu komórki organizacyjnej dodatkowo może być umieszczony znak rozdzielający minus w następujący sposób: ABC-III-123/44-5/12, gdzie "ABC-III" jest oznaczeniem komórki organizacyjnej.
5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w KG PSP.
§  9.
1. Dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, stanowią w szczególności:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią akt sprawy;
2) niezamawiane przez KG PSP oferty, które nie zostały wykorzystane;
3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności faktury, rachunki, noty, inne dokumenty księgowe;
5) listy obecności;
6) karty urlopowe;
7) dokumentacja magazynowa;
8) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych;
9) środki ewidencyjne archiwum.

Rozdział  2.

Podział czynności kancelaryjnych

§  10.
1. Do czynności kancelaryjnych należy:
1) przyjmowanie korespondencji wpływającej;
2) skanowanie dokumentów;
3) rejestrowanie wpływów i przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych;
4) dekretowanie pism;
5) przygotowanie odpowiedzi w sprawie;
6) zaakceptowanie przygotowanych odpowiedzi;
7) wysyłanie korespondencji (odpowiedzi).
2. W KG PSP czynności kancelaryjne wykonują:
1) Kancelaria Ogólna;
2) sekretariat Komendanta Głównego PSP;
3) sekretariat Zastępców Komendanta Głównego PSP;
4) sekretariaty komórek organizacyjnych;
5) dyrektorzy biur, zastępcy dyrektorów biur;
6) naczelnicy wydziałów i zastępcy naczelników wydziałów;
7) kierownicy sekcji;
8) wyznaczeni pracownicy prowadzący sprawę.
§  11.
1. Do zadań Kancelarii Ogólnej należy:
1) przyjmowanie i rejestrowanie za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów wpływów (przesyłek) od Poczty Polskiej lub innego dostawcy usług pocztowych oraz interesantów;
2) pobieranie ze skrzynki e-PUAP i rejestrowanie dokumentów wpływających do KG PSP poprzez ESP;
3) rozdzielanie i doręczanie lub przekazywanie w przypadku poczty elektronicznej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych KG PSP;
4) odbieranie i nadawanie przesyłek za pośrednictwem Poczty Specjalnej;
5) frankowanie i opłacanie korespondencji wychodzącej;
6) ekspedycja korespondencji wychodzącej za pośrednictwem Poczty Polskiej lub innego dostawcy usług pocztowych;
7) prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru listów poleconych.
2. Do zadań sekretariatu Komendanta Głównego PSP oraz sekretariatu Zastępców Komendanta Głównego PSP należy:
1) przyjęcie z Kancelarii Ogólnej korespondencji elektronicznej i tradycyjnej adresowanej do Komendanta Głównego PSP lub jego zastępców;
2) skanowanie i rejestrowanie za pomocą systemu elektronicznego obiegu dokumentów pism imiennie adresowanych do Komendanta Głównego PSP lub jego zastępców;
3) przekazywanie korespondencji przychodzącej w formie papierowej i elektronicznej Komendantowi Głównemu PSP lub jego zastępcom do dekretacji;
4) przekazywanie zadekretowanej korespondencji w formie papierowej i elektronicznej właściwym sekretariatom biur, za pokwitowaniem odbioru w rejestrze korespondencji wygenerowanym z systemu wewnętrznego obiegu dokumentacji lub na kopii pisma;
5) zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów.
3. Do zadań sekretariatów komórek organizacyjnych KG PSP należy:
1) odbiór korespondencji wpływającej do komórki organizacyjnej drogą elektroniczną i przetwarzanie jej w formę korespondencji papierowej, o ile dyrektor komórki organizacyjnej nie określił innych zasad postępowania w takich przypadkach;
2) odbiór z Kancelarii Ogólnej i rejestracja korespondencji adresowanej do komórki organizacyjnej;
3) sprawdzenie, czy w otrzymanej korespondencji nie ma pisma mylnie skierowanego; w przypadku stwierdzenia pomyłki należy zwrócić pismo do Kancelarii Ogólnej w formie tradycyjnej i/lub elektronicznej;
4) skanowanie i rejestrowanie za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów pism imiennie adresowanych do dyrektorów biur oraz załączników pism wchodzących;
5) rejestrowanie wpływającej i wychodzącej korespondencji w elektronicznym i/lub tradycyjnym rejestrze korespondencji, prowadzonym odrębnie dla każdego roku kalendarzowego;
6) prowadzenie i przechowywanie ewidencji korespondencji wygenerowanej za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów;
7) przedkładanie dyrektorowi lub zastępcy dyrektora otrzymanej korespondencji w formie tradycyjnej i za pomocą systemu elektronicznego obiegu dokumentów do dekretacji;
8) przekazywanie zadekretowanej korespondencji w formie papierowej i elektronicznej właściwym osobom, za pokwitowaniem odbioru w rejestrze korespondencji lub na kopii pisma;
9) wykonywanie prac technicznych związanych z wytwarzaniem i reprodukcją dokumentów na polecenie przełożonego;
10) zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów;
11) przekazywanie do Kancelarii Ogólnej odpowiednio przygotowanej do wysłania korespondencji;
12) w wyjątkowych sytuacjach doręczanie korespondencji bezpośrednio adresatowi za potwierdzeniem odbioru.

Rozdział  3.

Przyjmowanie i rejestrowanie przesyłek.

§  12.
1. Korespondencję (przesyłki) przeznaczoną dla KG PSP przyjmuje Kancelaria Ogólna.
2. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania KG PSP i w dni wolne od pracy przyjmuje dyżurny operacyjny i przekazuje ją następnego lub pierwszym roboczym dniu po dniach wolnych do Kancelarii Ogólnej lub sekretariatu za pokwitowaniem. Dokumentację przychodzącą w formie faksu, dyżurny operacyjny rejestruje w odpowiednim rejestrze przychodzących faksów. O nadejściu pilnych przesyłek dyżurny operacyjny niezwłocznie powiadamia adresata.
3. Pracownicy odbywający podróż służbową mogą przyjmować korespondencję podczas jej odbywania. Po zakończeniu delegacji niezwłocznie przekazują korespondencję do Kancelarii Ogólnej lub sekretariatu, do którego korespondencja ta jest adresowana.
§  13. Kancelaria Ogólna w ustalonych godzinach, odbiera i wysyła korespondencję wpływającą i wychodzącą za pośrednictwem Poczty Specjalnej, której działanie regulują odrębne przepisy.
§  14.
1. Kancelaria Ogólna potwierdza fakt otrzymania przesyłki na żądanie składającego przesyłkę.
2. Przyjmując przesyłki, zwłaszcza polecone i wartościowe, Kancelaria Ogólna sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który mógł umożliwić osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, pracownik Kancelarii Ogólnej sporządza w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego lub kuriera spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
3. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
4. Korespondencję mylnie nadesłaną Kancelaria Ogólna przekazuje niezwłocznie dostarczycielowi korespondencji.
§  15.
1. Kancelaria Ogólna otwiera otrzymane przesyłki (wpływy) z wyjątkiem:
1) adresowanych imiennie lub oznaczonych "do rąk własnych", które przekazuje adresatom lub sekretariatom komórek organizacyjnych KG PSP za pokwitowaniem;
2) niejawnych;
3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub osobie upoważnionej za pokwitowaniem;
4) ofert zamawiającego wpływających w związku z toczącymi się postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego;
5) adresowanych do Odwoławczej Komisji Dyscyplinarnej przy Komendancie Głównym PSP;
6) adresowanych do Biura Kontroli, Skarg i Wniosków KG PSP;
7) zastrzeżonych dodatkowo przez Komendanta Głównego PSP, Zastępcę Komendanta Głównego PSP lub dyrektora biura KG PSP.
2. Jeżeli po otwarciu opakowania nie oznaczonego w sposób sugerujący, że zawiera materiały niejawne okaże się, że zawiera ona dokumentację niejawną, należy bezzwłocznie przekazać ją, w dodatkowej kopercie, osobie upoważnionej do jej odbioru, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.
3. Po otwarciu koperty sprawdza się:
1) czy została wyjęta cała zawartość koperty;
2) czy zostały dołączone wszystkie wymienione załączniki;
3) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;
4) czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole wyszczególniono na kopercie.
4. Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na danym piśmie lub kopercie (opakowaniu), którą dołącza się do pisma.
5. Koperty należy dołączyć do akt w następujących przypadkach:
1) do korespondencji w sprawach sądowych (wraz z dowodem doręczenia), oznaczonej terminem;
2) do przesyłek wartościowych, poleconych i za potwierdzeniem odbioru;
3) do przesyłek w sprawach kontroli, skarg i wniosków oraz krytyki bądź informacji prasowej;
4) do przesyłek, w których brak nazwiska (nazwy) nadawcy, jego adresu, daty pisma lub gdy dane są nieczytelne;
5) w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością oraz gdy koperta zawiera załączniki bez pisma przewodniego.
§  16.
1. Na każdym wpływającym piśmie Kancelaria Ogólna odciska pieczęć wpływu zawierającą nazwę "Kancelaria Ogólna KG PSP" oraz datę wpływu. Osoba rejestrująca pismo w elektronicznym systemie obiegu dokumentów wpisuje w polu pieczęci numer, pod którym została ona zarejestrowana, nadany przez system oraz symbol komórki organizacyjnej będącej odbiorcą.
2. Pieczęć wpływu odciska się na:
1) przedniej stronie koperty - w przypadku korespondencji przekazywanej adresatom bez otwierania;
2) pierwszej stronie pism - w pozostałych przypadkach.
3. Na telegramach, przesyłkach pilnych oraz ofertach oznacza się także godzinę ich otrzymania.
4. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do Kancelarii Ogólnej w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. Obowiązek ten nie dotyczy przesyłek, które zawierają informacje prawnie chronione.
§  17.
1. Wszystkie sprawy w KG PSP rejestrowane są za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów.
2. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde pismo dotyczące danej sprawy otrzymuje ten sam znak sprawy, który jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy, aż do jej ostatecznego załatwienia.
3. Korespondencja dotycząca tej samej sprawy zarejestrowana jest zgodnie z rozwiązaniami narzuconymi przez elektroniczny system obiegu dokumentów.
§  18. Nie podlegają rejestracji i skanowaniu:
1) dokumenty kierowane do Odwoławczej Komisji Dyscyplinarnej przy Komendancie Głównym PSP;
2) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze itp.);
3) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;
4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze;
5) załączniki do pism;
6) dokumenty stanowiące osobistą własność (świadectwa, dyplomy itp.).
§  19. Prenumerowaną prasę codzienną i wydawnictwa specjalistyczne odbierają z Kancelarii Ogólnej pracownicy sekretariatów komórek organizacyjnych w każdym dniu roboczym.
§  20.
1. Dokumentacja finansowo-księgowa (np.: faktury, rachunki, noty księgowe, inne dokumenty księgowe) jest rejestrowana przez Kancelarię Ogólną. Dokumenty nie podlegają skanowaniu w Kancelarii Ogólnej.
2. Rejestrację spraw wymagających specjalnej formy ewidencji np.: wyciągi bankowe, raporty kasowe prowadzi się na podstawie odrębnych przepisów, określonych w Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych).
§  21.
1. Rejestracja spraw w spisach spraw należy do obowiązków prowadzących sprawy. Czynności te mogą wykonywać również sekretariaty komórek organizacyjnych za zgodą dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.
2. Sekretariaty komórek organizacyjnych rejestrują korespondencję wpływającą i wychodzącą dotyczącą tej samej sprawy pod kolejnym numerem porządkowym dziennika korespondencji zgodnie z rozwiązaniami narzuconymi przez elektroniczny system obiegu dokumentów.
3. Numer nadany w komórce organizacyjnej przez prowadzącego sprawę lub sekretariat komendanta głównego PSP (zastępców komendanta głównego PSP) wpisuje się na pierwszej stronie pisma na dole kartki.
§  22. Symbolika literowa oznakowania spraw załatwianych w komórkach organizacyjnych KG PSP jest zależna od struktury organizacyjnej poszczególnych komórek, zawartej w regulaminach wewnętrznych biur KG PSP i na bieżąco aktualizowana w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.
§  23.
1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji, mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zwierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.
2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:
1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z KG PSP;
2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:
a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez jednostkę organizacyjną PSP;
b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez jednostkę organizacyjną PSP;
c) pozostałe.
3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt. 1 i ust. 2 pkt. 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt. 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji bezpośrednio do akt sprawy.
5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt. 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.
§  24.
1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:
1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek systemie teleinformatycznym;
2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.
2. Dokumenty wpływające poprzez ESP do KG PSP oraz UPO pobiera się ze skrzynki za pomocą udostępnionego przez e-PUAP interfejsu obsługiwanego przez przeglądarkę internetową, a następnie rejestruje się je w elektronicznym obiegu dokumentów, gdzie odbywa się dalszy obieg dokumentu.
3. Odpowiedź na dokument wpływający do KG PSP poprzez ESP jest sporządzana w elektronicznym obiegu dokumentów, gdzie przechodzi pełną drogę akceptacji.
§  25.
1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt. 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt. 2, rejestruje się umieszczając pieczęć wpływu oraz odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.
§  26.
1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (np. nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (np. dokument zawierający dużą ilość stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:
1) wydrukować tylko część przesyłki lub jeśli jest to także niemożliwe sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt. 1, aż do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.
2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających.
3. Jeśli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej, zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób, określony w przepisach ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (np. "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu....[data]"; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.
4. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

Rozdział  4.

Obieg korespondencji.

§  27. Korespondencja w sprawach pilnych po jej zadekretowaniu powinna być przekazywana niezwłocznie do załatwienia.
§  28.
1. Obieg korespondencji między komórkami organizacyjnymi odbywa się za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów i/lub w formie tradycyjnej bez udziału Kancelarii Ogólnej, przez uprawnionych pracowników za pokwitowaniem na kopii przekazywanego pisma.
2. W przypadku gdy zadekretowana przez kierownika komórki organizacyjnej PSP lub jego zastępców korespondencja zawiera dyspozycję dostarczenia jej do załatwienia przez kilka komórek organizacyjnych, obowiązek powielenia dokumentów spoczywa na sekretariacie osoby dekretującej korespondencję (forma papierowa lub elektroniczna).
§  29.
1. Obieg korespondencji i dokumentów powinien być bezpośredni; należy je kierować bezpośrednio do miejsca przeznaczenia.
2. Typowy obieg dokumentów uwzględniający konieczne etapy załatwiania sprawy, przedstawia się następująco:
1) przesyłki otrzymane przyjmuje Kancelaria Ogólna (sekretariat);
2) Kancelaria Ogólna wykonuje niezbędne czynności ewidencyjne, segreguje przesyłki, wprowadza do rejestru i rozdziela je na poszczególne komórki organizacyjne;
3) sekretariaty lub osoby wyznaczone odbierają korespondencję z Kancelarii Ogólnej;
4) właściwy przełożony komórki organizacyjnej przegląda wpływające sprawy, dekretuje wpisując dyspozycje odnośnie sposobu ich załatwienia i przydziela je osobom prowadzącym sprawę;
5) prowadzący sprawę podejmuje niezbędne czynności w celu jej właściwego załatwienia i przygotowuje projekt odpowiedzi, który przedstawia przełożonemu do akceptacji;
6) po akceptacji właściwy przełożony lub upoważniona przez niego osoba podpisuje pismo;
7) prowadzący sprawę przygotowuje pismo do wysłania i dostarcza ją do Kancelarii Ogólnej;
8) Kancelaria Ogólna wysyła korespondencję.
§  30. Obsługa elektronicznej formy odpowiedzi na dokumenty wpływające poprzez ESP, przedstawia się następująco:
1) projekt odpowiedzi sporządzany jest w elektronicznym systemie obsługi dokumentów przez prowadzącego sprawę, który podejmuje niezbędne czynności w celu jej właściwego załatwienia i przedstawia przełożonemu do akceptacji;
2) po akceptacji właściwy przełożony lub upoważniona przez niego osoba, przedstawia odpowiedź Komendantowi Głównemu PSP, który ją akceptuje ostatecznie;
3) pismo z dekretacją "wyślij" trafia do prowadzącego sprawę, który pobiera plik z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, przenosi na nośnik danych i dostarcza do Komendanta Głównego PSP;
4) Komendant Główny PSP podpisuje dokument bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem kwalifikowanym;
5) podpisany dokument elektroniczny prowadzący sprawę dołącza do elektronicznego systemu obsługi dokumentów, a następnie dostarcza do Kancelarii Ogólnej;
6) pracownik Kancelarii Ogólnej wysyła dokument do adresata za pomocą ESP e-PUAPu, za pomocą interfejsu, o którym mowa w § 24 ust. 2 lub inną drogą elektroniczną.

Rozdział  5.

Załatwianie spraw.

§  31. W celu ograniczenia ilości korespondencji i liczby dokumentów w Komendzie Głównej PSP, sprawy należy w miarę możliwości załatwiać przez osobiste porozumienie (odprawy, narady, bezpośrednie wyjaśnienia i uzgodnienia) lub za pomocą łączności telefonicznej lub korespondencji w formie wiadomości poczty elektronicznej.
§  32.
1. Forma załatwienia sprawy może być ustna, odręczna lub korespondencyjna.
2. O ustnym załatwieniu sprawy należy sporządzić na pierwszej lub ostatniej stronie pisma bądź dokumentu stosowną adnotację opisującą sposób załatwienia sprawy.
3. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. Załatwienie odręczne należy stosować zwłaszcza w przypadkach przekazywania spraw według właściwości lub w celu zapoznania się, względnie zajęcia stanowiska.
4. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.
§  33. Dekretacja korespondencji polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji dotyczących wskazania osoby prowadzącej sprawę, ewentualnego terminu i sposobu załatwienia sprawy bezpośrednio na przesyłce wraz z datą i podpisem dekretującego.
§  34.
1. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.
2. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.
§  35.
1. Jeżeli korespondencja dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.
2. Jeżeli korespondencja dotyczy kilku spraw, to wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.
§  36.
1. Osoby wyznaczone do prowadzenia sprawy, załatwiają sprawy wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
2. Prowadzący sprawę przygotowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przekłada przełożonemu do akceptacji.
3. Przekazanie projektów pism do akceptacji następuje w postaci elektronicznej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.
4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie sporządza i podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden egzemplarz przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.
5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek lub udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:
1) ustnie;
2) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma,

a następnie sporządza dwa egzemplarze pisma, o których mowa w ust. 4.

6. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z przełożonym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania.
§  37. Z przeprowadzonych w sprawie czynności, jeżeli nie jest wymagana dla nich forma protokołu, sporządza się notatki służbowe. Dopuszcza się również formę odręcznych adnotacji na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości bądź informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki służbowe dołącza się do akt danej sprawy.
§  38.
1. W przypadku nieudzielenia odpowiedzi w terminie, prowadzący sprawę zwraca się telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej do danej jednostki o przyspieszenie załatwienia sprawy.
2. Gdy ponaglenie nie odnosi skutku, prowadzący sprawę przedkłada sprawę do decyzji przełożonego.
§  39. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe:
1) należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu postępowania administracyjnego;
2) gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów, o których mowa w pkt. 1, a sprawa dotyczy organu nadrzędnego, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przyczyny uniemożliwiające załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia.

Rozdział  6.

Sporządzanie i podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej.

§  40. Pisma należy sporządzać zwięźle, logicznie i poprawnie pod względem językowym.
§  41.
1. Dla każdej sprawy załatwianej pisemnie należy przygotować osobne pismo, które poza treścią winno zawierać:
1) imię i nazwisko lub nazwę komórki organizacyjnej;
2) znak rozpoznawczy sprawy;
3) datę wysyłki pisma; w dacie umieszcza się jedynie rok i miesiąc, dzień miesiąca wpisuje podpisujący;
4) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku deklinacji wraz z adresem;
5) powołanie się na znak i datę pisma, której odpowiedź dotyczy;
6) podpis odręczny w obrębie pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko uprawnionego do podpisu;
7) inicjały referenta, który sporządził pismo.
2. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny zawierać również:
1) w przypadku kiedy treść pisma znajduje się na kilku stronach, numerację stron, w stopce strony, po prawej stronie;
2) w przypadku kiedy pismo zawiera załączniki, pod treścią pisma, po lewej stronie, liczbę przesyłanych załączników lub ich zestawienie z podaniem liczb porządkowych (wówczas na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika);
3) w przypadku kiedy treść pisma ma być podana do wiadomości innym osobom, komórkom organizacyjnym lub instytucjom, pod treścią pisma i klauzulą "otrzymują" lub "do wiadomości", po lewej stronie, adresatów, do których będzie przesłana kopia pisma.
§  42.
1. Blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane tylko do sporządzania czystopisów pism wychodzących na zewnątrz.
2. Pisma adresowane poza jednostkę organizacyjną PSP powinny być sporządzane na blankietach urzędowych z nagłówkiem lub pieczęcią nagłówkową jednostki organizacyjnej PSP.
§  43.
1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą prowadzącego sprawę.
2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez prowadzącego sprawę.
§  44. Skargi i wnioski podlegają odrębnej ewidencji zawierającej informacje o dacie ich wpływu, przedmiocie, sposobie i terminie załatwienia, przy czym skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska oraz adresu wnoszącego nie podlegają rozpoznaniu.
§  45. Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.
§  46.
1. Zakres uprawnień do podpisywania pism, w imieniu Komendanta Głównego PSP przez jego zastępców oraz dyrektorów komórek organizacyjnych regulują odrębne przepisy.
2. Jeżeli podpisujący działa z upoważnienia Komendanta Głównego PSP, dyrektora lub naczelnika komórki organizacyjnej, zamieszcza pod stanowiskiem znak "z up.", jeżeli pismo podpisuje pełniący obowiązki znak "p.o.", a jeżeli osoba podpisująca w jego zastępstwie znak "w.z.".
3. Referent sprawy nie umieszcza swojego podpisu na pozostającej w aktach kopii pisma, gdyż definiują go inicjały wygenerowane przez elektroniczny system obiegu dokumentów, umieszczone na oryginale i kopii.
§  47. Pieczęć urzędową okrągłą umieszcza się na pismach posiadających charakter dokumentów (decyzje, umowy, świadectwa, dyplomy, akty mianowania, legitymacje, itp.).

Rozdział  7.

Wysyłanie i doręczanie korespondencji.

§  48.
1. Korespondencja wysyłana na zewnątrz KG PSP może być przekazywana odbiorcy w formie:
1) przesyłki listowej;
2) faksu;
3) korespondencji na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową;
4) wiadomości pocztą elektroniczną.
2. W przypadku przesyłek listowych, pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
3. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją. Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
§  49. Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje prowadzący sprawę lub sekretariat komórki organizacyjnej, który:
1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki;
2) dokonuje w spisie spraw adnotacji o wysłaniu pisma lub stwierdza na kopii pisma jego wysłanie;
3) sprawdzoną korespondencję wkłada do kopert, na których umieszcza:
a) znak pisma, ewentualnie znak (symbol) sprawy,
b) nazwę (nazwisko) adresata,
c) dokładny adres (łącznie z numerem kodu pocztowego),
d) cechę pilności i/lub sposób nadania przesyłki;
4) włącza kopię pisma do odpowiedniej teczki rzeczowej do czasu przekazania jej do archiwum.
§  50. Kancelaria Ogólna przyjmuje z sekretariatów komórek organizacyjnych korespondencję przygotowaną do wysłania w godzinach 8.00-11.00 oraz 13.00-16.00 każdego dnia roboczego. W godzinach 11.00-13.00 Kancelaria Ogólna wykonuje wewnętrzną pracę merytoryczną związaną z przygotowaniem korespondencji. Korespondencja dostarczona po godzinie 10.00 oraz korespondencja dostarczona w dniu poprzedzającym dzień wolny od pracy jest ekspediowana dopiero w następnym dniu roboczym.
§  51. Pisma przeznaczone do wysyłki pracownik Kancelarii Ogólnej:
1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy są dołączone przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo prowadzącemu sprawę do uzupełnienia;
2) potwierdza wysyłkę pisma stemplem Kancelarii Ogólnej z datą;
3) wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych;
4) uzupełnia o odpowiedni formularz i dołącza go do koperty, jeśli pisma te wysyłane są przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
§  52.
1. Pieczęć adresową KG PSP nadaje maszyna frankująca w Kancelarii Ogólnej.
2. W KG PSP korespondencję przeznaczoną do komend wojewódzkich, szkół PSP, CNBOP i CMP przekazuje się do Kancelarii Ogólnej bez wkładania do kopert.
§  53.
1. Kancelaria Ogólna przyjmuje i nadaje faksy (tylko dla biur nie posiadających własnych faksów).
2. Pisma wychodzące, z wyjątkiem kierowanych do obywateli w sprawach indywidualnych, mogą być wysyłane za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (oryginał pisma z odręcznym podpisem osoby upoważnionej znajduje się w aktach).
3. Każdy ze sposobów doręczenia korespondencji powinien być zaznaczony w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.
§  54. Przekazywanie i wysyłanie dokumentów niejawnych odbywa się tylko za pośrednictwem Kancelarii Tajnej.

Rozdział  8.

Sporządzanie odpisów i kserokopii.

§  55.
1. Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z zachowaniem dokładnego tekstu oryginału.
2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie, nad tekstem, umieszcza się napis "odpis", jeżeli z odpisu, umieszcza się napis "odpis z odpisu".
3. Jeżeli na oryginale odciśnięta jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP", a dalej wpisuje się treść pieczęci.
4. Przed nazwiskiem osoby podpisanej na oryginale, na odpisie umieszcza się znak /-/, a następnie wpisuje się imię i nazwisko podpisanego lub "podpis nieczytelny".
5. Zgodność odpisów lub wyciągów z oryginałem dokumentów potwierdza naczelnik wydziału lub pracownik załatwiający sprawę, przytaczając formułę "za zgodność z oryginałem" oraz odciskając pieczęć - trójkątną (do użytku służbowego), jeżeli odpis przeznaczony jest dla resortu spraw wewnętrznych lub okrągłą (urzędową), jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.
§  56.
1. Przy braku zastrzeżeń natury proceduralnej zamiast odpisów sporządza się kopie.
2. Uwierzytelnienia kopii dokonują naczelnicy wydziałów lub pracownicy załatwiający sprawy komórek organizacyjnych, których dokumenty były kopiowane. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "za zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
§  57. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie sekretariaty lub referenci spraw na polecenie dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.

Rozdział  9.

Spis spraw i zakładanie teczek aktowych.

§  58.
1. Spis spraw prowadzony jest w formie elektronicznej oddzielnie dla każdej teczki założonej według wykazu akt.
2. Dla akt osobowych, legislacyjnych, nieruchomości itp. prowadzi się dodatkowe rejestry w układzie alfabetycznym (według nazwisk), adresowym (według miejscowości) itp.
3. Rejestracja spraw w spisach spraw należy do obowiązków pracownika, który opracowuje je pod względem merytorycznym (prowadzący sprawę). W uzasadnionych przypadkach czynności te wykonują, zgodnie z decyzją dyrektora (kierownika komórki organizacyjnej), sekretariaty komórek organizacyjnych lub wyznaczeni do tego celu pracownicy.
§  59.
1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:
1) dotyczy sprawy już wszczętej;
2) rozpoczyna nową sprawę.
2. W przypadku, określonym w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.
3. W przypadku, określonym w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.
4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie lub w obrębie pieczęci wpływu do komórki organizacyjnej.
§  60.
1. Spis spraw zawiera następujące dane:
1) odnoszące się do całego spisu:
a) oznaczenie roku w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,
b) oznaczenie komórki organizacyjnej,
c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;
2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie:
a) liczbę porządkową,
b) tytuł, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,
c) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
f) datę wszczęcia sprawy,
g) datę ostatecznego załatwienia sprawy,
h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.
2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych, zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.
3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.
4. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.
6. W przypadkach, określonych odrębnymi przepisami, zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw, zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe).
7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.
§  61.
1. Sprawę, która nie została zakończona ostatecznie w ciągu roku kalendarzowego, kontynuuje się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw nie zakończonych, przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: "przeniesiono do znaku sprawy ..........." i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy, znaku sprawy.
§  62. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:
1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;
2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;
3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.
§  63. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:
1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących;
2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych w terenie, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;
3) pisma przesłane za pomocą faksu;
4) wydruki treści dokumentów elektronicznych;
5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w § 36 ust. 5, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.
§  64.
1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.
2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
1) pełnej nazwy jednostki organizacyjnej PSP oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej - na środku u góry;
2) części znaku sprawy, tj. oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;
3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kat. B również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;
4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku;
5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce - pod tytułem;
6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego o tym samym symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.
3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 60:
1) ust. 5 - tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;
2) ust. 6 - tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (np. imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);
3) ust. 7 - zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w § 64 ust. 2 pkt. 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

Rozdział  10.

Przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych oraz archiwizowanie akt.

§  65.
1. Korespondencję (akta spraw) do załatwienia przechowują prowadzący sprawę w teczkach oznaczonych napisem "do załatwienia". Akta te układa się w kolejności wpływu.
2. Poza kolejnością załatwia się sprawy pilne.
3. Akta spraw załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych, tj. u prowadzących sprawę (względnie u osób wyznaczonych), w teczkach prowadzonych według wykazu akt, przez okres nie dłuższy niż dwa lata, licząc od pierwszego stycznia następującego po roku zakończenia spraw, które znajdują się w teczce. W spisach spraw odnotowuje się fakt ostatecznego załatwienia sprawy. Po upływie tego okresu dokumentację należy przekazać do archiwum, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.
4. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej, wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum.
5. Dokumentacja wytworzona w toku działalności powinna być ułożona w teczce aktowej w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw - chronologicznie.
6. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, względnie nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.
§  66. Dla skarg i wniosków prowadzi się odrębną ewidencję, zawierającą informację o dacie ich wpływu, przedmiocie oraz sposobie i terminie załatwienia.
§  67. Przechowywanie akt w formie papierowej musi być zgodne z przechowywaniem dokumentów w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.
§  68. Sposób, tryb i warunki przekazywania akt do archiwum określają przepisy instrukcji archiwalnej.

Rozdział  11.

Ochrona wewnętrznego obiegu dokumentacji oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach danych.

§  69.
1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników;
2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:
1) system haseł identyfikacyjnych pracownika;
2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień.
2. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:
1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania operacyjnego, narzędziowego i aplikacyjnego,
2) archiwizowanie w cyklach kilkudniowych danych przechowywanych w pamięci komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,
3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklach tygodniowych wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.
§  70. Wytwarzanie dokumentów niejawnych możliwe jest tylko na wydzielonych stanowiskach komputerowych oraz zgodnie z obowiązującymi w jednostkach organizacyjnych PSP szczególnymi wymogami bezpieczeństwa i procedurami bezpiecznej eksploatacji.
§  71.
1. Obieg nośników informatycznych wiąże się z zainstalowaniem programów antywirusowych sukcesywnie aktualizowanych.
2. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.
3. Nośniki informatyczne, z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami zawartymi w tradycyjnych źródłach informacji (np. w kartotekach), przechowywane są tak długo w komórce organizacyjnej, jak długo potrzebne są użytkownikowi.
4. Do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum przekazuje się wydruki komputerowe z informacjami jednostkowymi albo zbiorczymi.
5. W przypadkach przekazywania nośników informatycznych do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum należy postępować zgodnie z instrukcją archiwalną.
§  72.
1. W przypadkach wprowadzenia do użytku służbowego nowych generacji komputerów, zapis utrwalony na pierwotnych dyskietkach lub innych nośnikach informatycznych, po wprowadzeniu informacji do nowych nośników informatycznych, podlega kasacji.
2. Kasacja zapisów na dyskietkach i innych nośnikach informacyjnych może być prowadzona wyłącznie za zgodą komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum.

Rozdział  12.

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych.

§  73.
1. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników należy do dyrektora (naczelnika) komórki organizacyjnej, który zobowiązany jest zapoznać podległych sobie pracowników z niniejszą instrukcją oraz z innymi przepisami i aktami normatywnymi regulującymi postępowanie z dokumentacją.
2. Dyrektorzy (naczelnicy) komórek organizacyjnych przeprowadzają systematyczną kontrolę prawidłowego wykonywania przez podległych pracowników czynności kancelaryjnych.
3. Dyrektorzy (naczelnicy) komórek organizacyjnych ustalają przyczyny opóźnień w załatwianiu spraw i podejmują niezbędne czynności zmierzające do przyspieszenia ostatecznego ich załatwienia.
4. Sekretariaty biur w terminie do 1 stycznia każdego roku sprawdzają wykazy spraw nie załatwionych, które stanowią podstawę do podjęcia przez kierownictwo niezbędnych czynności zmierzających do przyśpieszenia ostatecznego załatwienia zaległych spraw.
§  74. Kontroli czynności kancelaryjnych podlega realizacja wszystkich postanowień instrukcji kancelaryjnej.
§  75. W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska obowiązkiem przełożonego jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych pism i dokumentów oraz aktów normatywnych, przed podpisaniem karty obiegowej.

Rozdział  13.

Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub likwidacji KG PSP lub komórki organizacyjnej.

§  76.
1. W przypadku, kiedy jest wszczynane postępowanie zmierzające do likwidacji komórki organizacyjnej lub jej reorganizacji, akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje niezwłocznie do archiwum, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.
2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę, kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości archiwum.
3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z § 61 ust. 3.
§  77.
1. W przypadku, kiedy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności KG PSP lub jej reorganizacji, Komendant Główny PSP zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego archiwum.
2. Postępowanie w przypadku akt spraw KG PSP, która ulega likwidacji lub reorganizacji, stosuje się odpowiednio postanowienia § 76 ust. 1 i 2.
§  78. Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przekazanie dokumentacji oraz dołącza do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania informację dotyczącą organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

DLA

KOMENDY GŁÓWNEJ

PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

ZASADY KLASYFIKACJI I KWALIFIKACJI AKT

I. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, niezależną od struktury organizacyjnej instytucji, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku jej działalności oraz zawiera kwalifikację archiwalną. Obejmuje wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

Rzeczowa klasyfikacja oznacza podział dokumentacji na grupy tematyczne (rzeczowe). Symbol klasyfikacyjny oznacza umowny znak do oznaczenia określonego zagadnienia. Hasło wykazu akt oznacza sformułowanie słowne, określające temat grupy spraw, któremu odpowiada właściwy symbol klasyfikacyjny.

Wytworzoną dokumentację dzieli się (kwalifikuje) pod względem jej wartości archiwalnej na dwie zasadnicze kategorie:

1) materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, wchodzące w skład narodowego zasobu archiwalnego, przechowywane wieczyście, niepodlegające brakowaniu, oznaczone w wykazie akt symbolem "A";

2) dokumentację niearchiwalną, oznaczoną w wykazie akt symbolem "B", z tym że:

a) symbolem "B" z dodatkiem cyfr arabskich (np.: "B-2", "B-5", "B-10", "B-25" i "B-50") oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego, po utracie przez tę dokumentację praktycznego znaczenia dla Państwowej Straży Pożarnej,

b) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np.: "BE-5", "BE-10" i "BE-50") podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. W wyniku ekspertyzy teczka z taką kategorią akt może być przekwalifikowana do materiałów archiwalnych albo wybrakowana lub jej okres przechowywania może zostać wydłużony. Ekspertyzy należy przeprowadzać również po upływie 50-letniego okresu przechowywania akt osobowych, ponieważ czasami może okazać się, że niektóre z nich zawierają informacje o ludziach zajmujących znaczące miejsce w historii pożarnictwa,

c) symbolem "BC" oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne (manipulacyjne), która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana przez komórkę organizacyjną za wiedzą i zgodą właściwego archiwum.

Przy budowie rzeczowego wykazu akt stosuje się zazwyczaj klasyfikację dziesiętną opartą na symbolach numerycznych. Klasyfikacja dziesiętna polega na tym, że wszystkie zagadnienia występujące w działalności każdej instytucji dzieli się w pierwszej kolejności na dziesięć klas głównych (grup tematycznych), oznaczonych liczbami jednocyfrowymi od "0" do "9". Klasy główne jednocyfrowe zwane są klasami pierwszego rzędu. Każda z tych klas ulega dalszemu podziałowi na klasy:

1) drugiego rzędu - liczby dwucyfrowe od "00" do "99";

2) trzeciego rzędu - liczby trzycyfrowe od "000" do "999";

3) kolejnego rzędu - jak w pkt 1 i 2.

W klasyfikacji dziesiętnej w układzie pionowym występuje zawsze 10 klas (od "0" do "9" lub od "00" do "99" lub od "000" do "999" itd.).

W układzie poziomym każda klasa może być dowolnie rozbudowana na klasy niższego rzędu.

Podstawą podziału klasy na każdym jej stopniu klasyfikacyjnym stanowi wybrana wspólna cecha (temat) spraw objętych daną klasą. W trakcie klasyfikacji każda klasa otrzymuje swoją nazwę, tak zwane "hasło".

Rzeczowy wykaz musi być zbudowany logicznie, tzn. każde hasło jest tematycznie powiązane z hasłami wyższego i niższego rzędu, czyli jest hierarchicznie uszeregowane w danej grupie tematycznej. Niższe hasło wywodzi się z hasła rzędu wyższego. W praktyce oznacza to, że tematy główne (klasy główne) dzielone są na tematy bardziej szczegółowe, wchodzące w zakres pojęciowy tematu głównego (klasy głównej). Taki sam sposób postępowania obowiązuje również w klasach niższego rzędu. Pozwala to na przechodzenie od pojęć ogólnych do szczegółowych.

Rozbudowa rzeczowego wykazu akt (tak w układzie pionowym, jak i poziomym) zależy od potrzeb, tzn. od zakresu tematycznego realizowanych zadań w danej instytucji, w tym Państwowej Straży Pożarnej.

W klasach głównych oznaczonych symbolem od "0" do "3" klasyfikuje się dokumentację występującą we wszystkich instytucjach związaną z zarządzaniem, kadrami, środkami rzeczowymi oraz ekonomiką. Jest to tak zwana dokumentacja typowa. Tematyka objęta tymi symbolami nie jest powtarzana przy zagadnieniach ujętych w dalszych klasach od "4" do "9", pozostawiając te grupy dla specyfiki działalności każdego aktotwórcy.

II. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej zawiera rubryki o następujących tytułach:

1) symbole klasyfikacyjne - symbole cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw;

2) hasło klasyfikacyjne - grupa zagadnień zdefiniowana za pomocą krótkiej nazwy określająca temat dokumentów. Tytuł teczki powinien ściśle oddawać treść akt znajdujących się w teczce. Oprócz tytułu, będącego odzwierciedleniem hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt, można dodać podtytuł określający zawartość teczki.

Dokładny tytuł teczki formułuje się w oparciu o zapisy wykazu, wyjaśniające i uściślające zakres tematyczny hasła klasyfikacyjnego (dodatkowe określniki, informacje z rubryki "uwagi") oraz przede wszystkim o dokumenty zawarte w teczce. Jest niezmiernie ważne, aby tytuł teczki bardzo dokładnie informował o jej zawartości, ponieważ ułatwia to i upraszcza poszukiwania materiałów złożonych w archiwum. Daty, nazwy miejscowości, nazwiska są zawsze istotną częścią tytułu teczki.

Sposób formułowania tytułu teczki, adekwatnego do jej zawartości, w oparciu o zapisy wykazu rzeczowego zilustrują niżej podane przykłady:

- Plany i sprawozdania roczne KG PSP - Plan pracy na 2010 rok;

- Plany i sprawozdania roczne KG PSP - "Realizacja planu pracy za I-IV kwartał 2010 rok";

- Brakowanie akt - zezwolenia jednorazowe dla jednostek organizacyjnych PSP od nr 1 do 35.

Jeżeli w haśle klasyfikacyjnym wskazano kilka rodzajów spraw, jest to równoznaczne z tym, że dla każdej sprawy należy założyć odrębną teczkę. Wspólną cechą opisu poszczególnych teczek będzie symbol klasyfikacyjny (np.: "092" i "051"), natomiast tytuł będzie dokładnie wskazywał, jakiej sprawy dana dokumentacja dotyczy.

Symbol 092 - Kontrole w trybie zwykłym lub uproszczonym w jednostkach organizacyjnych PSP.

Przykładowy tytuł teczeki:

- Kontrola w trybie uproszczonym przeprowadzona przez KG PSP w KW PSP w Szczecinie - "Realizacja zadań w zakresie gospodarowania zakładowym funduszem socjalnym".

Symbol 051 - Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio.

Przykładowy tytuł teczki:

- Skarga J. Kowalskiego na działanie KW PSP w Opolu dot. zaniechania obowiązku nadzoru oraz na bezczynność organu.

Kategoria archiwalna - rubryka ta wskazuje kwalifikację archiwalną (kat. "A" lub "B"). Odrębną dla komórek wiodących KG PSP i innych komórek, dla których określona dokumentacja stanowi materiał cząstkowy lub pomocniczy oraz okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (zawsze dłuższy w komórce wiodącej), który wskazuje minimalny czas przechowywania. Podział ten przy kwalifikowaniu jest bardzo ważny, ponieważ dokumenty o tej samej tematyce mają inną kategorię lub inny okres przechowywania w komórce wiodącej niż w komórce innej. Faktyczny termin brakowania zależy tylko i wyłącznie od potrzeb wytwórcy lub użytkownika. Z tego względu okres przechowywania można zawsze wydłużyć. Przy kwalifikowaniu dokumentacji zawsze należy dokładnie rozgraniczyć obie komórki, dlatego trzeba pamiętać, że według definicji:

1) komórka wiodąca - to komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym, opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie posiada całość zasadniczych akt;

2) komórka inna - to komórka wykonująca pomocnicze czynności w określonej sprawie lub otrzymująca tylko dalsze egzemplarze akt spraw do wiadomości.

Z definicji "komórki wiodącej" wynika, że w skład jej materiałów mogą wchodzić akta niebędące produktem jej działalności, np.: w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej komórka organizacyjna odpowiedzialna merytorycznie (zgodnie z regulaminem organizacyjnym) za opracowanie sprawozdań komendy, sporządziła sprawozdanie roczne, którego podstawą wykonania były sprawozdania opracowane przez inne komórki organizacyjne. W komórce tej, jako wiodącej, sprawozdanie roczne będzie zakwalifikowane i złożone do archiwum jako dokumentacja archiwalna (kategoria "A"), natomiast sprawozdania "innych" komórek organizacyjnych, których sprawozdania były podstawą do opracowania sprawozdania rocznego, będą stanowiły tylko materiał pomocniczy (kategoria "B"), ponieważ nie były one merytorycznie odpowiedzialne za przygotowanie opracowania finalnego (sprawozdania rocznego).

Uwagi - w tej rubryce umieszczono wszelkie dodatkowe informacje, wyjaśnienia i komentarze, których celem jest ułatwienie prawidłowego sklasyfikowania dokumentów.

Podane objaśnienia dotyczą dokumentów, jakie powinny być zgromadzone w danej teczce oraz kwalifikacji dokumentacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej, np.:

Symbol 011 - Powoływanie, likwidacja i organizacja jednostek organizacyjnych PSP - akty powołania i likwidacji, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, regulaminy. Dokumentacja dot. komórek organizacyjnych - kat. "B-30".

Symbol 0811 - Konferencje międzynarodowe, seminaria - Własne referaty, sprawozdania, z wyłączeniem materiałów dot. obsługi. Opracowania zewnętrzne kat. "B-5".

Stan zagrożenia - tu wskazano tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny. Dokumentację podlegającą ewakuacji oznaczono symbolem "E", zniszczeniu symbolem "Z", pozostawieniu na miejscu symbolem "P". W przypadku zagrożenia, dokumentacja zawierająca informacje niejawne nie podlega pozostawieniu. Sposób postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne określają przepisy o ochronie informacji niejawnych.

Inną kwestię stanowią akty normatywne i akty wewnętrznego kierowania niebędące aktami normatywnymi.

Akty normatywne:

1) będące źródłem prawa powszechnie obowiązującego (Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe oraz rozporządzenia). Wymienione rodzaje aktów prawnych muszą być ogłoszone w Dzienniku Ustaw. Źródłem prawa powszechnie obowiązującego na obszarze działania organów, które je ustanowiły (organy samorządu terytorialnego oraz terenowe organy administracji rządowej), są akta prawa miejscowego;

2) będące źródłem prawa o charakterze wewnętrznym (uchwały i zarządzenia Rady Ministrów, Prezesa Rady Ministrów i ministrów). Obowiązują tylko jednostki organizacyjne podległe organowi wydającemu te akty. Akty te muszą być ogłoszone we właściwym dzienniku urzędowym.

Niezmiernie ważne jest, aby przy wyszukiwaniu tematów posługiwać się całym wykazem akt.

III. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej został przygotowany w związku z ustawowym obowiązkiem zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą dokumentacji powstającej w komórkach organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, co odpowiada zadaniom nałożonym w art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016).

Dokument ten opracowano z wykorzystaniem kilkuletnich doświadczeń w stosowaniu wykazu. Uwzględniono również zmiany w przepisach prawa oraz zmiany organizacyjne w komórkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.

Materiały przechowywane w archiwum Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, które zostały sklasyfikowane na podstawie obowiązującego w danym okresie jednolitego rzeczowego wykazu akt w Państwowej Straży Pożarnej, podlegają wydłużeniu okresu przechowywania akt (np.: z "B-5" na "B-20").

Jeśli zmiana przepisów polega na skróceniu okresu przechowywania akt (np.: z "B-10" na "B-5"), uwzględnia się ją tylko na nowo założonych teczkach spraw, nie można jej zmienić na teczkach już prowadzonych przez referentów.

SPIS HASEŁ KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO STOPNIA

0ZARZĄDZANIE
00Organy kolegialne
01Organizacja i zarządzanie
02Akty normatywne. Pomoc prawna
03Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka. Materiały analityczne
04Informatyka. Koordynacja systemów informatycznych
05Skargi i wnioski
06Wydawnictwa. Informacje. Prace naukowo-badawcze
07Współpraca krajowa
08Współpraca z zagranicą
09Kontrola i nadzór
1KADRY
10Ogólne zasady pracy i płac
11Zatrudnienie. Stosunek służbowy
12Sprawy osobowe
13Bezpieczeństwo i higiena pracy
14Szkolenie i doskonalenie zawodowe. Szkolnictwo resortowe
15Metody i organizacja pracy oraz służby
16Dyscyplina pracy i służby, kary porządkowe i dyscyplinarne
17Sprawy socjalno-bytowe
18Ubezpieczenia osobowe
19Opieka zdrowotna i rehabilitacja
2ŚRODKI RZECZOWE
20Środki trwałe
21Realizacja prac inwestycyjno-budowlanych i remontowych
22Administracja nieruchomości
23Gospodarka materiałowa
24Gospodarka samochodowa. Transport
25Lotnictwo w ramach KSRG
26Łączność (Telekomunikacja)
27Gospodarka energetyczna
28Ochrona zakładu pracy
3FINANSE
30Podstawowe zasady gospodarki finansowej
31Budżet i finanse. Działalność pozabudżetowa
32Księgowość
33Płace
34Fundusze specjalne
35Inwentaryzacja
36Dyscyplina budżetowa
37Kontrola kasy
38Darowizny pieniężne i rzeczowe
4OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA
40Sytuacja polityczno-społeczna i ekonomiczna kraju
44Przygotowania obronne Państwowej Straży Pożarnej
46Współpraca transgraniczna i międzyregionalna
5OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU

PUBLICZNEGO

50Stan bezpieczeństwa publicznego
54Gotowość cywilna i zarządzanie kryzysowe
55Ochrona przeciwpożarowa i ochrona ludności
56Klęski żywiołowe, katastrofy i awarie
6ADMINISTRACJA PUBLICZNA
61Organizacja terytorialna administracji rządowej i samorządu terytorialnego
62Polityka gospodarcza Rządu
63Odwołania od decyzji terenowych organów administracji publicznej w sprawach pracowniczych pracowników
7AUDYT
70Audyt wewnętrzny
71Audyt zewnętrzny
Symbole klasyfikacyjneHasła klasyfikacyjneKategoria

archiwalna

UwagiStan zagrożenia
KG PSP (biuro wiodące)Inne komórki organizacyjne
123456789
0ZARZĄDZANIE
00ORGANY KOLEGIALNE
000Posiedzenia MSWiABCBCMateriały dot. ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności - kat. A.Z
001Posiedzenia kierownictwaE
0010KG PSPABCProtokoły, sprawozdania, analizy, wnioski, referaty,

uchwały, opracowania, programy.

– Materiały pomocnicze do przygotowania posiedzenia i opracowań zbiorczych - kat. B-5.

– Projekty dokumentów - kat. B-2.

– Harmonogramy posiedzeń - kat. BC.

E
0011KW PSPBE-5BCJak w klasie 0010.E
0012KP (KM) PSPBE-5BCJak w klasie 0010.E
0013Inne jednostki organizacyjne PSPBE-5BCJak w klasie 0010.E
002Kolegia
0020Kolegium Komendanta Głównego PSPABCJak w klasie 0010.E
0021Kolegium komendanta wojewódzkiego PSPB-3BCJak w klasie 0010.E
0022Kolegium komendanta powiatowego (miejskiego) PSPB-3BCJak w klasie 0010.E
0023Kolegia kierowników innych jednostek organizacyjnych PSPB-3BCJak w klasie 0010.E
003Odprawy, narady, posiedzenia w wydziałach/komórkach organizacyjnych PSPBE-5BCJak w klasie 0010.E
004Komisje, zespoły doradcze kierownictwa PSPABCDla każdej komisji zakłada się odrębną teczkę

zawierającą akta dot. powołania komisji, listy członków, protokóły posiedzeń, referaty, analizy, wnioski.

– Materiały pomocnicze - kat. B-5.

– Harmonogramy posiedzeń - kat. BC.

E
005Udział w zewnętrznych zjazdach, naradach, odprawach i konferencjachBE-5BCWłasne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe.

Sprawozdania - klasa 03.

E
006Komisja dyscyplinarna
0060Komisja dyscyplinarna I instancjiB-5-Z
0061Komisja dyscyplinarna II instancjiB-5-Z
0062Postępowanie dyscyplinarneBE-50-Wnioski, zarządzenia, protokóły, postanowienia, orzeczenia, notatki; kopie orzeczeń odkłada się do akt osobowych - klasa 120.Z
0063Sekretariat komisji dyscyplinarnejB-5-Z
0064Rzecznicy dyscyplinarniB-5-Z
01ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE
010Organizacja organów nadrzędnych i współdziałającychB-5BCUstawy, dekrety, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, wykazy imienne stanowisk kierowniczych.Z
011Powoływanie, likwidacja i organizacja jednostek organizacyjnych PSPAkty powołania i likwidacji, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, regulaminy.

Dokumentacja dot. komórek organizacyjnych - kat. B-30.

E
0110KG PSPABCJak w klasie 011.E
0111KW PSPABCJak w klasie 011.E
0112KP (KM) PSPABCJak w klasie 011.E
0113SzkółABCJak w klasie 011.E
0114Centralnego Muzeum PożarniczegoABCJak w klasie 011.E
012Organizacja innych jednostek ochrony przeciwpożarowejZ
0121Jednostki zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczychB-20BCZ
0122Powiatowe (miejskie) i gminne zawodowe straże pożarneB-20BCZ
0123Inne jednostki ratowniczeB-20BCZ
013Organizacja krajowego systemu ratowniczo-gaśniczegoE
0130Organizacja i zasady prowadzenia akcji ratowniczychABCE
0131Zestawienia sił i środków ksrgB-5BCZ
0132Krajowe bazy sprzętu specjalistycznego i środków gaśniczychBE-5BCDecyzje i rozkazy - klasa 02.E
0133Odwody operacyjneB-5BCDecyzje i rozkazy - klasa 02.E
0134Ewidencja jednostek OSP wchodzących w skład ksrgBE-20BCE
0135Ewidencja innych jednostek wchodzących w skład ksrgBE-20BCE
0136Ewidencja specjalistów ds. ratownictwa włączonych do ksrgBE-20BCE
0137Podmioty ratownicze spoza ochrony przeciwpożarowejBE-20BCZ
0138Rozliczenie dotacji (finansowania) ksrgBE-5BCZ
0139Wnioski o włączenie/wyłączenie

jednostek organizacyjnych ochrony ppoż. do/z ksrg

BE-20BCDecyzje - kat. A.Z
014Przekazywanie kompetencji. Pełnomocnictwo. UpoważnieniaB-25BCUpoważnienia do wykonywania określonych

czynności, podejmowania decyzji w określonym zakresie. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia, cofnięcia, zmiany upoważnienia (poza upoważnieniami wymienionymi w klasie 09). Upoważnienia o krótkotrwałym znaczeniu np: do odbioru odznaczeń, awansów z KG PSP - kat. B-5.

E
015Organizacja biurowościPrzepisy - klasa 02.E
0150Rejestry wpływu korespondencji

wychodzącej i przychodzącej

B-20-Dzienniki korespondencyjne, dzienniki ewidencji wykonanych dokumentów (DEWD), spisy spraw.P
0151Dowody doręczeń i opłat pocztowychBC-Książki doręczeń, pocztowe, rozdzielcze i wykazy przesyłek.Z
0152Ewidencja pieczęci i stempliA-E
0153Zamówienia pieczęci i stempliB-3-Z
0154Protokoły przekazania pieczęci i stempliB-10-Z
0155Protokoły zniszczeń pieczęci i stempliA-E
0156Tłumaczenia pisemneB-2-Korespondencja, zlecenia, rejestry.P
016Archiwa zakładowe w jednostkach

organizacyjnych PSP

Sprawozdania, plany - klasa 03.

Przepisy - klasa 02.

0160Organizacja i zarządzanie archiwów

zakładowych w jednostkach organizacyjnych PSP

B-10-Wyciąg z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt,

pisma informacyjne.

Okres przechowywania liczony od momentu utraty

ważności w/w wyciągu.

E
0161Gromadzenie zasobu archiwalnego.

Środki ewidencyjne archiwum zakładowego i ewidencja zasobu

A-Spisy zdawczo-odbiorcze, wykaz (rejestr) spisów

zdawczo-odbiorczych.

E
0162Brakowanie aktA-Decyzja o powołaniu komisji, protokoły oceny

dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, ekspertyzy, brakowania akt kat. BC, spisy akt wybrakowanych, zezwolenia na brakowanie, brak

zezwolenia na brakowanie akt, protokoły zniszczenia. Inna dokumentacja - kat. B-5.

E
0163Udostępnianie akt.B-2-Decyzje, zezwolenia i karty udostępnień.

Dla akt niejawnych - kat. B-10.

Z
0164Gromadzenie zasobu archiwalnego zlikwidowanych jednostek organizacyjnych PSP.A-Spisy zdawczo-odbiorcze, wykaz (rejestr) spisów zdawczo-odbiorczych.E
0165Przekazywanie akt przez archiwa do archiwów państwowychA-Zezwolenia, spisy akt przekazanych, notatki i informacje.

Inna dokumentacja kat. B-5.

E
0166Przekazywanie akt między archiwami Państwowej Straży PożarnejA-Jak w klasie 0165.E
0167Zaginięcie dokumentacjiA-Ewidencja, protokóły dochodzeń.E
0168Skontrum zasobu archiwalnegoA-Powołanie komisji, protokół, wyjaśnienia.E
0169KwerendyB-5-Poszukiwania, korespondencja, informacje sporządzone na podstawie zbiorów, wyjaśnienia.Z
018Ochrona informacji niejawnychPrzepisy - klasa 02.
0180Podstawowe zasady polityki ochronnejBE-50-Np. plany ochrony informacji niejawnych, instrukcje itp.E
0181Akta postępowań sprawdzającychBE-50-Dla każdej osoby sprawdzanej zakłada się odrębną teczkę.E
0182Udostępnianie dokumentacji niejawnej w trybie szczególnymB-10BCOdtajnianie akt, zwolnienie z obowiązku zachowania tajemnicy państwowej i służbowej.Z
0183Zmiana klauzuli i okresów ochronyA-Decyzje innych jednostek organizacyjnych PSP -E
kat. BE-5.
0184Analiza zagrożeń i środki ochronyB-5-
fizycznej
02AKTY NORMATYWNE

POMOC PRAWNA

Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej aktu prawnego.

Decyzje i rozkazy personalne - klasa 123 lub 125. Decyzje dotyczące spraw mieszkaniowych - klasa 223 lub 224.

020Zbiór zewnętrznych aktów prawnych, rejestryB-10BCDotyczące ochrony ppoż. i ochrony ludności przechowuje się w kat. A.

- Rejestry - kat. B-15.

E
021Zbiór aktów normatywnych Komendanta

Głównego PSP, rejestry

Dot. przepisów ogłaszanych w dziennikach urzędowych.

Opracowania robocze - kat. B-5.

Komórka organizacyjna odpowiedzialna za kompletowanie aktów normatywnych w danej jednostce przekazuje jeden kompletny rocznik do archiwum.

0210ZarządzeniaABCE
0211DecyzjeABCE
0212WytyczneABCE
0213RozkazyABCE
022Zbiór aktów prawnych Komendanta Wojewódzkiego PSP, rejestryOpracowania robocze - kat. B-5.

Komórka organizacyjna odpowiedzialna za kompletowanie aktów prawnych w danej jednostce przekazuje jeden kompletny rocznik do archiwum.

0220ZarządzeniaB-10BCE
0221DecyzjeB-10BCE
0222WytyczneB-10BCE
0223RozkazyB-10BCE
023Zbiór aktów prawnych kierowników pozostałych jednostek organizacyjnych PSP, rejestryJak w klasie 022.
0230DecyzjeB-10BCE
0231WytyczneB-10BCE
0232RozkazyB-10BCE
024Dokumentacja prawna nie będąca aktami normatywnymiJak w klasie 022. Rejestry - kat. B-25.
0240UmowyB-10BCE
0241PorozumieniaB-10BCE
0242Pozostałe dokumenty prawneB-10BCE
025Opinie prawneB-10BCZ
026Interpretacje przepisów prawnychB-10BCZ
027Sprawy sądoweInformacje - kat. B-2.
0270Sprawy z powództwa cywilnegoABCE
0271Inne sprawy sądoweABCWyroki, rewizje, ugody itp. oraz korespondencja z tym związana.E
028Zbiór aktów normatywnych Szefa Obrony Cywilnej Kraju, rejestry
0280ZarządzeniaABCZ
0281Wytyczne i instrukcjeABCZ
0282RegulaminyABCZ
029Dokumentacja prawna Szefa Obrony Cywilnej Kraju, nie będąca aktami normatywnymiBE-10BCPisma okólne, komunikaty, porozumienia, umowy, kierunki działania, strategie, itp.

Rejestry - kat. B-25.

Z
03PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ, STATYSTYKA, MATERIAŁY ANALITYCZNEObejmuje planowanie i sprawozdawczość dotyczącą całokształtu działalności PSP. Planowanie i sprawozdawczość dot. finansów - okres przechowywania oblicza się od początku roku następnego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa podatkowego
030Metodyka planowania i sprawozdawczości.
0300Opracowania zewnętrzneB-5BCRady Ministrów, GUS itp.Z
0301Opracowania własneABCE
031Prognozowanie i planowanie perspektywiczneE
0310Prognozy i plany perspektywiczne własneABCOpracowania końcowe.

Materiały wstępne, robocze, pomocnicze, opinie - kat. B-5.

P
0311Prognozy i plany perspektywiczne jednostek nadrzędnychB-10BCP
0312Prognozy i plany perspektywiczne jednostek podległych lub nadzorowanychB-10BCE
0313Prognozy i plany perspektywiczne innych resortówB-5BCE
032Plany i sprawozdania wieloletnie
0320KG PSPABCMateriały pomocnicze, uwagi, projekty - kat. B-5.E
0321KW PSPB-10BCJak w klasie 0320.E
0322KP (KM) PSPB-10BCJak w klasie 0320.E
0323Inne jednostki organizacyjne PSPB-10BCJak w klasie 0320.E
033Plany i sprawozdania roczneDo kat. A kwalifikuje się plany i sprawozdania półroczne/kwartalne, gdy brak opracowań rocznych.
0330KG PSPABCJak w klasie 0320.E
0331KW PSPB-10BCJak w klasie 0320.E
0332KP (KM) PSPB-10BCJak w klasie 0320.E
0333Inne jednostki organizacyjne PSPB-10BCJak w klasie 0320.E
034Plany i sprawozdania okresowe jednostek PSPZ
0340Komórek organizacyjnych (wydziały, biura, JRG)B-10BCMiesięczne, kwartalne, półroczne.

Materiały pomocnicze, uwagi, projekty - kat. B-2.

Z
0341Jednostek podległych i nadzorowanychB-5BCJak w klasie 0340.Z
035Statystyka
0350Statystyczne opracowania cząstkoweB-5BCZ
0351Statystyczne opracowania końcoweABCE
0352Publikacje GUSBCBCZ
036Analizy, informacjeSkarg i wniosków, wypadkowości, akcji ratowniczych itp.Z
0360WłasneABCE
0361Jednostek podległych i nadzorowanychB-10BCZ
04INFORMATYKA. KOORDYNACJA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH
040Projektowanie i programowanie
0400Założenia projektowo - programoweABCE
0401Dokumentacja systemów informatycznychABCOpracowania i akty wykonawcze.E
0402Wdrożenia i eksploatacja informatycznych systemów przetwarzania danychABCProtokóły, oceny, opinie, projekty.E
041Bank danychABCE
042Przetwarzanie danych
0420Materiały pomocniczeB-5BCZ
0421Opracowania problemowe, wyniki badańABCDla każdego tematu zakłada się osobną teczkę.E
043Nadzór i koordynacja działalności sieci informatycznej w PSPKorespondencja.
0430Centralny Bank DanychB-5BCZ
0431Terenowe banki danychB-5BCZ
0432Podsieci informatyczne jednostek organizacyjnychB-5BCZ
044Ochrona i bezpieczeństwo systemów informatycznychStandardy i zalecenia.E
0440Bezpieczeństwo systemów informatycznych w warunkach normalnych funkcjonowania państwaABCOceny, opinie, raporty, notatki, korespondencja.

Kody i hasła do systemów po utracie ważności - kat. BC

E
0441Bezpieczeństwo systemów informatycznych w warunkach zagrożenia funkcjonowania państwaABCJak w klasie 0440.

Kody i hasła do systemów po utracie ważności - kat. BC

E
0442Certyfikacja i akredytacja systemów lub sieci teleinformatycznychA-Dokumentacja bezpieczeństwa systemów lub sieci TI (decyzje właściwych służb).E
0443Kontrola systemów teleinformatycznychBE-5BCP
045Standardy informatyczne w PSPJak w klasie 0440.
0450Standardy oprogramowania podstawowegoABCE
0451Standardy oprogramowania użytkowego i baz danychABCE
0452Standardy sprzętu komputerowegoABCE
0453Inne standardyABCE
046Koordynacja budowy, rozwoju i eksploatacji informatyki
0460Założenia i rozwiązania projektowo- programoweABCJak w klasie 0440.E
0461Programy rozwoju informatykiABCE
0462Zasady organizacji i utrzymania systemów informatycznychB-10BCProjekty, opinie, korespondencja.E
047Współdziałanie systemów informatycznych w województwach w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludnościBE-10BCProjekty, statystyka, zalecenia, korespondencja.E
048Systemy wspomagania dowodzeniaB-10BCZ
049Redagowanie stron internetowychABCW tym Biuletyn Informacji Publicznej.Z
05SKARGI I WNIOSKIRozpatrywane wg działu VIII kpa.

Analizy - klasa 036.

050Tryb załatwianiaABCE
051Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednioA-Dla każdej skargi zakładamy osobną teczkę.E
052Skargi i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwościB-3-Z
053AnonimyBE-5-Z
054Rejestry skarg i wnioskówA-Z
06WYDAWNICTWA, INFORMACJE, PRACE NAUKOWO-BADAWCZE
060Plany i programy wydawniczeABCPlany, programy.

Badanie potrzeb, ustalenia tematyki - kat. B-5.

E
061Wydawnictwa własneA-Dla każdego tytułu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: karty wydawnicze, umowy autorskie i wydawnicze, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, projekty graficzne, jeden egzemplarz wydawniczy.

- Wycena materiałów do publikacji - kat. B-5.

- Niewykorzystane artykuły, zdjęcia, materiały pomocnicze itp. - kat. BC

E
0610Kroniki i monografie własneABCE
062Informacje w środkach masowego przekazu
0620Informacje własne dla prasy, radia, telewizjiABCInformacje, sprostowania, oświadczenia itp.E
0621Zewnętrzne informacje o działalności dotyczącej ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności PSPABCM.in. wycinki prasowe.E
0622Wywiady z kierownictwem jednostek organizacyjnychABCE
0623Odpowiedzi na krytykę prasowąABCE
0624Konferencje prasowe rzeczników prasowych jednostek organizacyjnych PSPABCE
063Prace naukowo-badawcze
0630Kierunki rozwoju działalności naukowo- badawczej (polityka badawczo- rozwojowa)BE-10BCE
0631Plany rozwoju nauki i sprawozdania z ich realizacjiBE-10BCE
0632Programy badawczeB-10BCE
0633Prace naukowo-badawczeB-10BCE
0634Certyfikacja zgodnościB-5BCE
0635System jakościB-5BCE
0636WynalazczośćB-5BCE
0637Normalizacja i standaryzacjaB-5BCE
0638Badania kwalifikacyjneB-5BCE
064Popularyzacja ochrony przeciwpożarowejZ
0640Programy, scenariusze, materiały pomocnicze, księgi pamiątkowe o wystawach, pokazach i imprezach własnychABCDokumentacja dot. danej jednostki organizacyjnej. Opracowania zewnętrzne kat. B-5E
0641Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznychABCJak w klasie 0640.E
07WSPÓŁPRACA KRAJOWA
070Współpraca z Prezydentem RP, Kancelarią PrezydentaA-Opracowania, projekty dokumentów. Korespondencja bieżąca - kat. BE-5E
071Współpraca z Sejmem i Senatem RPABCMateriały dot. PSP, interpelacje, zapytania poselskie. Odpowiedzi PSP, oświadczenia. Opracowania własne.

- Wydawnictwa sejmowe i senackie oraz pozostała korespondencja - kat. B-5.

E
072Współpraca z Prezesem Rady Ministrów, Radą Ministrów, Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, komisjamiBE-20BCDla każdego podmiotu zakłada się osobną teczkę. Ustalenia dot. PSP, projekty dokumentów.

- Opracowania własne PSP - kat. A

- Pozostała korespondencja - kat. B-5.

E
073Współpraca z naczelnymi organami kontroli i administracji państwowej i urzędami centralnymiPisma przewodnie bez załączników o krótkotrwałym znaczeniu, przekazywanie pism wg właściwości, korespondencja o charakterze seryjnym - kat. B-5.
0730Najwyższą Izbą KontroliBE-5BCP
0731Ministerstwem Spraw WewnętrznychBE-5BCZ
0732Ministerstwem Obrony NarodowejBE-5BCZ
0733Ministerstwem Spraw ZagranicznychBE-5BCZ
0734Ministerstwem SprawiedliwościBE-5BCZ
0735Prokuraturą GeneralnąBE-5BCZ
0736Sądem NajwyższymBE-5BCZ
0737Trybunałem Konstytucyjnym i NSABE-5BCZ
0738Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencją Wywiadu, Centralne Biuro AntykorupcyjneBE-5BCDla każdego podmiotu zakłada się odrębną teczkę.Z
0739Innymi organamiBE-5BCZ
074Współpraca z jednostkami organizacyjnymi Związku Ochotniczych Straży PożarnychBE-5BCJak w klasie 073.Z
075Współpraca z jednostkami podległymi, nadzorowanymi i podporządkowanymi MSWJak w klasie 073.
0750Komendą Główną Policji i jednostkami terenowymiBE-5BCZ
0751Komendą Główną Straży Granicznej i jednostkami terenowymiBE-5BCZ
0752Biurem Ochrony RząduBE-5-Z
0753ZER MSWBE-5BCZ
0754Jednostkami organizacyjnymi PSPBE-5BCApele o pomoc, informacje o pogrzebach, pisma okólne, komunikaty - kat. BC.Z
0755Rzecznikiem Praw ObywatelskichBE-5BCZ
0756Innymi jednostkamiBE-5BCZ
076Współpraca z organami terenowej administracji rządowej i samorządowejJak w klasie 073.
0760Organami administracji rządowej w województwieBE-5BCZ
0761Organami samorządu terytorialnegoBE-5BCZ
077Współpraca z organizacjami politycznymi, społecznymi, związkami zawodowymi, zakładami pracy, placówkami badawczymi, towarzystwami ubezpieczeniowymi, osobami fizycznym oraz innymi instytucjami i podmiotamiBE-5BCJak w klasie 073.Z
078Współpraca wewnętrznaB-2BCZ
079Reprezentacja
0790Akty nadania sztandarów jednostkom organizacyjnym PSPA-E
0791Ogólnopolskie i terenowe obchody Dnia Strażaka i inne imprezy okolicznościoweB-5BCZ
0792Dokumentacja okolicznościowego Honorowego Medalu im. J. TuliszkowskiegoA-E
0793Zaproszenia, życzenia, gratulacje, podziękowania, kondolencje itp.BCBCZ
0794Udział w obchodach świąt państwowych i innych uroczystościachB-2BCZ
08WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ
080Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowejABCOpracowania własne.

- Opracowania zewnętrzne nie dot. bezpośrednio PSP - kat. B-5.

E
081Współpraca wielostronna
0810Programy, umowy i sprawozdania z ich realizacjiABCUmowy zawarte, sprawozdania z negocjacji.

- Projekty umów, materiały przygotowane w związku z negocjacjami - kat. BE-20.

- Dok. pomocnicza - kat. B-2.

E
0811Konferencje międzynarodowe, seminariaABCWłasne referaty, sprawozdania. Z wyłączeniem materiałów dot. obsługi.

- Opracowania zewnętrzne kat. B-5

E
0812Współpraca w ramach Międzynarodowego Komitetu Technicznego Prewencji i Zwalczania Pożarów (CTIF)ABCJak w klasie 0811.E
0813Współpraca z innymi organizacjami międzynarodowymi niż UEABCJak w klasie 0811.E
082Unia Europejska
0820Ogólne zasady integracji europejskiejBE-20BCE
0821Regulacje prawne - unifikacja aktów prawnych z przepisami Unii EuropejskiejBE-10BCE
0822Współpraca w ramach grup roboczych i komitetów UEBE-10BCE
0823Fundusze strukturalne i pomocoweB-20BCW tym realizacja programów.

Dok. informacyjna - kat. B-5.

E
0824Pomoc ze środków Unii Europejskiej dla PolskiB-20BCE
0825Inne inicjatywy unijneBE-10BCE
083Współpraca dwustronna
0830Zasady współpracyABCUmowy o współpracy, porozumienia, sprawozdania.

- Projekty umów, materiały przygotowane w związku z negocjacjami - kat. BE-20.

- Dok. pomocnicza - kat. BE-5, okres przechowywania liczony od chwili wejścia w życie umowy.

E
084Zagraniczne wyjazdy służbowe
0840Programy pobytu, instrukcje, rejestry wyjazdów i z delegacjiB-5BCSprawozdania - klasa 03.E
0841Wykazy pracowników oddelegowanych służbowo za granicęB-5BCE
0842Sprawy dewizoweB-5BCZ
0843Wnioski wyjazdoweB-5BCZ
085Przyjazdy delegacji zagranicznych
0850Programy pobytu i sprawozdania z ich realizacjiABCE
0851Obsługa delegacji zagranicznychB-2BCZlecenia, wykazy wydatków, przydziały samochodów służbowych, zakwaterowanie w obiektach reprezentacyjnych.Z
09NADZÓR I KONTROLADotyczy całokształtu działalności PSP.

- Przepisy - klasa 02.

- Plany - klasa 03.

- Analizy - klasa 036.

090Zasady i tryb prowadzenia kontroliABCE
091Kontrole wewnętrzne w trybie zwykłym lub uproszczonym w komórkach organizacyjnychB-10BCProgram kontroli, upoważnienia do kontroli, projekt wystąpienia pokontrolnego/wystąpienie pokontrolne, sprawozdanie z kontroli, akta kontroli, informacja o odstąpieniu od kontroli, informacja o realizacji zaleceń, informacja o wynikach kontroli.E
092Kontrole w trybie zwykłym lub uproszczonym w jednostkach organizacyjnych PSPABCDokumentację każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczce.

Zakres dokumentów jak w klasie 091.

E
093Inspekcje gotowości operacyjnejB-25BCJak w klasie 091.Z
094Inspekcje operacyjno-techniczne jednostek OSPB-25BCJak w klasie 091.Z
095Kontrole zewnętrzne w Państwowej Straży PożarnejABCDokumentację każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczce.

Protokoły kontroli, wystąpienia pokontrolne, umotywowane zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w protokołach kontroli lub co do ocen, uwag i wniosków zawartych w wystąpieniach pokontrolnych, informacje o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań, informacje o wynikach kontroli.

E
096Ewidencja kontroli oraz upoważnionych do kontroliB-10-Książka kontroli jednostki, rejestr upoważnień do kontroli.

- Inne rejestry pomocnicze w zakresie działań kontrolnych - kat. B-5.

Z
097Postępowanie wyjaśniająceB-10-Czynności wyjaśniające dot. kontroli w komórkach i jednostkach organizacyjnych PSP. Wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych.E
098Nadzór dydaktyczny i pedagogiczny
0980Zasady sprawowania nadzoru dydaktycznegoA-W tym szczegółowe zasady sprawowania poszczególnych form działalności diagnostyczno- oceniającej.E
0981Plan nadzoru dydaktycznego oraz plan nadzoru pedagogicznegoA-W tym, w nadzorze dydaktycznym priorytety do realizacji badań pedagogicznych na dany rok oraz aneksy do planu nadzoru dydaktycznego i wersje ujednolicone planu nadzoru dydaktycznego.E
0982Działalność wspomagająca w nadzorze dydaktycznymB-10-W przypadku zewnętrznego nadzoru dydaktycznego; programy działalności wspomagającej, sprawozdania z działalności wspomagającej; w przypadku wewnętrznego nadzoru dydaktycznego - programy odpraw metodycznych i tematycznych z kadrą dydaktyczną - kat. B-5.E
0983Działalność diagnostyczno-oceniająca w nadzorze dydaktycznymB-25-Plany wizytacji, plany hospitacji, koncepcje badań pedagogicznych, arkusze hospitacyjne, protokoły z wizytacji, doniesienia z badań pedagogicznych (sprawozdania). Akta każdej z form działalności diagnostyczno-oceniającej grupuje się w osobnej teczce.

W przypadku szkół PSP do kat. B-25 należy zaliczyć plany wizytacji, protokoły z wizytacji, koncepcje badań pedagogicznych i doniesienia z badań pedagogicznych (sprawozdania). Natomiast dokumenty z hospitacji (zarówno w nadzorze dydaktycznym zewnętrznym, jak i wewnętrznym) szkoły PSP zaliczają do kat. B-10.

E
0986Raport z nadzoru dydaktycznego oraz wyniki i wnioski ze sprawowania nadzoru pedagogicznegoA-E
099Inne czynności nadzoruB-5BCUrzędowe badanie dokumentów, lustracja dokumentów, sprawdzenie realizacji zadań w formie notatek służbowych lub urzędowych.Z
0990Kontrola zarządczaB-10BCZgodnie z art. 68 ustawy o finansach publicznych.Z
0991Oświadczenia o stanie kontroli zarządczejABCOraz inne dokumenty dot. przedmiotowego zakresu.E
1KADRYPrzepisy - klasa 02.

Statystyka - klasa 035.

10OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁACYA-Taryfikatory płac, listy przeszeregowań pracowników.P
11ZATRUDNIENIE / STOSUNEK SŁUŻBOWY
110Polityka kadrowaB-5-Limity zatrudnienia, rezerwa kadrowa.P
111Dokumentacja pracownicza
1110Nabór pracownikówBC-Całość dokumentacji z postępowania rekrutacyjnego:

- pracowników przyjętych do pracy (służby) odkłada się do akt osobowych - klasa 120.

- nierozpatrzone, rozpatrzone odmownie - kat. BC.

P
1111Mianowanie, powołanie, umowy o pracęB-5-Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 120.E
1112Zwalnianie pracownikówB-5-Wypowiedzenie stosunku, pracy, decyzje o zwolnieniu ze służby.

Jak w klasie 1111.

E
1113Świadectwa służby (pracy)B-5-Rejestr/ewidencja świadectw.

Jak w klasie 1111.

Z
1114Legitymacje służbowe i karty identyfikacyjne pracowników własnej jednostkiB-10-Rejestry wydanych legitymacji.

- Nieaktualne legitymacje i karty identyfikacyjne - kat. BC.

Z
1115ZaświadczeniaB-2-P
112Staże i praktyki zawodoweB-5-Z
113Etaty
1130KG PSPA-Wykazy ilościowe i jakościowe, okresowe meldunki, analizy.

- Materiały pomocnicze kat. B-5.

E
1131Inne jednostki PSPA-Jak w klasie 1130.E
114Dodatkowe zajęcie zarobkoweB-5-Całość dokumentacji.P
115Umowy cywilnoprawneUmowy zlecenia, o dzieło i inne z własnymi pracownikami i innymi podmiotami.P
1150Ze składką na ZUSB-50-P
1151Bez składki na ZUSB-5-P
116Służba cywilna
1160Służba przygotowawczaB-5-Zaświadczenia o odbyciu służby przygotowawczej odkłada się do akt osobowych - klasa 120.P
1161Opis i wartościowanie stanowiskB-5-P
117Oświadczenia majątkowe pracownikówB-10-Sposób postępowania na podstawie odrębnych przepisów.Z
12SPRAWY OSOBOWE
120Akta osobowe pracowników cywilnych i funkcjonariuszyBE-50-Dla każdego pracownika prowadzi się osobną teczkę.

- Zawartość teczki akt osobowych określają odrębne przepisy.

E
121Ewidencja pracownikówB-10-Spisy, kartotekiE
122Komunikaty dot. zmian personalnych kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych PSPBC-Z
123Awanse, nadanie pierwszego stopnia po ukończeniu kształcenia w zawodzie strażaka i technika pożarnictwaB-5-Korespondencja, wnioski awansowe

Decyzje, rozkazy personalne komendantów itp.; jeden egzemplarz do akt osobowych - klasa 120. Rejestry i listy imienne zbiorcze - kat. B-50.

Z
124Odznaczenia, medale, odznaki itp.B-2-Wnioski.

Kserokopię legitymacji/dyplomu nadania odkłada się do akt osobowych - klasa 120.

Z
125Nagrody, wyróżnienia, zapomogi i inneB-5-Jak w klasie 123.

Rejestry i listy imienne zbiorcze - kat. B-50.

Z
126Odpowiedzialność dyscyplinarna i porządkowa
1260Postępowanie dyscyplinarneB-5-Z
1261Odpowiedzialność porządkowa pracownikówB-5-Z
127Wojskowe sprawy pracowniczeB-5-Z
128Opinie i oceny pracowników cywilnych/funkcjonariuszyB-5-Dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych klasa 120.Z
129Inne sprawy pracownicze
1290Sprawy kadrowe wojskowej ochrony przeciwpożarowejB-5-Z
1291Utrata i przywracanie stopniB-5-Z
1292Skracanie okresu służby przygotowawczejB-5-Z
1293Odstępstwa kwalifikacyjneB-5-Z
1294Rozdział absolwentów szkół PSPB-5-Z
1295Przeniesienia służbowe, oddelegowania do innych jednostek organizacyjnych PSP oraz wyznaczenie poza jednostki organizacyjne PSPB-5-Z
13BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACYPrzepisy - klasa 02.

Plany i sprawozdania - klasa 03.

Analizy - klasa 036.

Kontrole - klasa 09.

130Stan bezpieczeństwa i higieny pracy, służby
1300Analizy, przeglądy, oceny stanu BHPB-5BCZ
1301Protokoły z posiedzeń komisji BHPB-5BCZ
131Wypadki w służbie, pracy
1310Meldunki o zaistniałych wypadkach, protokoły powypadkowe, ewidencja wypadków. Postępowanie wyjaśniające dot. zaistniałego wypadku.B-10BCDecyzje o przyznaniu jednorazowego odszkodowania z tytułu wypadku w służbie. Orzeczenia dotyczące wypadku - jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 120.Z
1311Wypadki śmiertelne, zbiorowe i powodujące trwałe kalectwoABCZ
132Choroby związane ze służbą w PSPBE-50-Z
133Medycyna pracy
1330Badania okresoweB-5-Z
1331Okresowa ocena zdolności do służby strażaka PSPB-5-Z
1332Badania wstępne i specjalistyczne, WKLB-5-Z
1333Orzecznictwo Komisji LekarskiejB-10BCJeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 120.Z
134Zapobieganie zagrożeniom zdrowiaB-5-Z
135Prace w warunkach szkodliwych
1350Dokumentacja dot. stanowisk pracy w warunkach uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia - badania, pomiary środowiskaBE-40BCCzynniki szkodliwe - rejestry, karty badań i pomiarów.

- Inna dokumentacja - kat. B-5.

Z
1351Oceny, analizy dot. pracy w warunkach uciążliwych i szkodliwych dla zdrowiaB-2BCZ
1352Wnioski, decyzje dot. przyznania ekwiwalentu za warunki pracy, służbyB-10BCJeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 120.

Rejestry - B-25.

Z
14SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE. SZKOLNICTWO RESORTOWEPrzepisy - klasa 02.
140Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego dla potrzeb ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności
1400Opracowania własneABCZałożenia systemowe dotyczące kształcenia, szkolenia, doskonalenia zawodowego, w tym i zasady w tej sprawie. Ponadto, analizy, w tym notatki służbowe, dotyczące ewaluacji kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego.

Analiza wyników egzaminów zewnętrznych - kat. B-25.

E
1401Opracowania zewnętrzne przez jednostki organizacyjne spoza PSPB-5B-5Jak w klasie 1400.Z
1402Rozdzielnik na kształcenie i szkolenieB-5-Rozdzielniki na kształcenie w zawodach pożarniczych, szkolenia specjalistyczne itd. Akta każdego rodzaju rozdzielnika grupuje się w osobnej teczce.Z
141Rekrutacja na kształcenie, szkolenie i doskonalenie zawodowe
1414Rekrutacja na pozostałe szkolenia, w tym doskonalenie zawodoweB-2B-2Teczki kandydatów zawierają kompletną dokumentacją, wymaganą programami nauczania.E
142Planowanie kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego
1422Programy nauczaniaA-Programy nauczania zatwierdzane przez Komendanta Głównego PSP oraz pisma Komendanta Głównego PSP korygujące zapisy programowe. Dodatkowo, w przypadku szkół PSP kształcących w zawodzie technika pożarnictwa - programy autorskie.E
143Realizacja kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego
1430Realizacja kształcenia w zawodzie inżyniera pożarnictwaB-5-Korespondencja dotycząca organizacji i realizacji kształcenia, szkolenia i innych form doskonalenia zawodowego, w tym studiów podyplomowych.Z
1431Realizacja programu kształcenia w zawodzie technik pożarnictwaB-5-Jak w klasie 1430.Z
1432Realizacja kształcenia w zawodzie strażakaB-5-Jak w klasie 1430.Z
1433Realizacja szkoleń specjalistycznychB-5-Jak w klasie 1430.Z
1434Realizacja pozostałych szkoleń, w tym doskonalenia zawodowegoB-5-Np.: OSP, BHP, informacji niejawnych, UE, inspektorów ochrony ppoż., OC i OL, itp. Jak w klasie 1430.Z
1435Akredytacja na realizację kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowegoB-10-Procedura akredytacyjna, uzyskanie zgody na realizację w wyniku akredytacji. Pozostałe dokumenty - kat. B-5.Z
145Dokumentacja przebiegu nauczania
1453Protokóły egzaminacyjneB-50-Jeżeli protokół jest elementem dziennika - nie trzeba go osobno archiwizować.E
1454Egzaminacyjne narzędzia diagnostyczneB-10-Z
146Ewidencja
1462Ewidencja zaświadczeńB-20-Zaświadczenia z działalności wspomagającej realizowanej w ramach nadzoru dydaktycznego i pedagogicznego - w szkołach PSP - kat. B-5. W tym duplikaty i odpisy.E
148Ćwiczenia i manewryB-5-Z
149Wychowanie fizyczne
1490Zawody sportoweB-5-W tym sport pożarniczy.Z
1491Testy sprawności fizycznej strażakówB-5-Z
15METODY I ORGANIZACJA PRACY ORAZ SŁUŻBY
150Podstawowe zasadyA-Ustalenia, własne zasady merytoryczno- organizacyjne.E
151Racjonalizacja pracy i służbyB-10BCZ
152System zarządzania jakością
1520Dokumentacja systemu zarządzania jakościąABCPolityka jakości, Misja, Księga Jakości, procedury systemu zarządzania jakością.E
1521Aktualizacje dokumentacji systemu zarządzania jakościąBE-5BE-5Korespondencja związana z aktualizacjami dokumentacji systemu zarządzania jakością.P
1522Audity wewnętrzneBE-5BE-5Listy auditorów, zawiadomienia, plany, harmonogramy, raporty, z auditów, meldunki z realizacji działań korygujących i zapobiegawczy.E
1523Elektroniczny zbiór dokumentów systemu zarządzania jakościąBE-5BCBaza danych systemu, narzędzia udostępniania dokumentacji w środowisku sieciowym itp.Z
1524Badanie satysfakcji klientaBE-5BE-5Ankiety, analizy itp.P
1525Przegląd systemu zarządzania jakościąBE-5BE-5Korespondencja w sprawie przeglądów, protokoły z przeglądów, listy obecności.P
1526Procedury komórek organizacyjnychABE-5Procedury tworzone w komórkach organizacyjnych, załączniki do procedur, korespondencja, wykazy procedur, opisy stanowisk pracy; do kat. A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej.E
1527Polityka informacyjna o systemie zarządzania jakościąB-5BCKorespondencja i materiały informacyjne dotyczące zasad funkcjonowania systemu zarządzania jakością. Informacje własne - kat. A.E
16DYSCYPLINA PRACY I SŁUŻBY
160Dokumentacja obecności w pracyB-5-Listy obecności, ewidencja wyjść w godzinach służbowych.

- Grafiki dyżurów, służby - kat. BC

Z
162AbsencjaB-5-Zwolnienia lekarskie.Z
163UrlopyB-2-Listy i karty urlopoweZ
164Delegacje służboweB-3-Z
165Ewidencja czasu służby i pracyB-5-Z
17SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
170Podstawowe zasadyABCUstalenia własne jednostki organizacyjnej.

- Ustalenia resortowe - kat. B-20.

- Przepisy zewnętrzne - kat. B-5.

E
171Dojazdy do pracyBC-Dotyczy delegowanych czasowo do innych miejscowości.Z
172Wczasy pracownicze - dopłata do wypoczynku, równoważnik 1000 kilometrówB-5-Ewidencja i rezerwacja miejsc, rozdzielniki, rejestry skierowań itp.Z
173Sanatoria - obozy kondycyjneB-5-Jak w klasie 172.Z
174Opieka nad pracownikami, emerytami i rencistami
1740Zakładowy Fundusz Świadczeń SocjalnychB-3-Zapomogi, zwroty za wypoczynek pracowników.P
1741Fundusz Socjalny Emerytów i RencistówB-3-P
18UBEZPIECZENIA OSOBOWEPrzepisy - klasa 02.
180Interpretacja przepisów ubezpieczeniowychB-5-Wyjaśnienia, instrukcje ZUS, PZU, innych ubezpieczycieli.Z
181Ubezpieczenia społeczne i zdrowotneB-10-Dokumentacja zgłoszeniowa do ZUS i NFZ (kopie zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych oraz kopie dokumentów zmieniających, korygujących), wnioski, informacje, zaświadczenia itp.Z
182Legitymacje ubezpieczenioweB-10-Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji i duplikatów.P
183ZasiłkiB-5-Dowody uprawnień do zasiłków chorobowych, rodzinnych, pogrzebowych, pielęgnacyjnych i innych.P
184Emerytury i rentyB-5-Wnioski, wyjaśnienia, interwencje, zażalenia.Z
185Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowychB-10-Okresy przechowywania liczy się od upływu terminu ważności.P
186Deklaracje rozliczeniowe ZUSB-50-P
19OPIEKA ZDROWOTNA I REHABILITACJAPrzepisy - klasa 02.

Kontrola inspekcji sanitarnej - klasa 09.

192Szczepienia ochronneB-5-W tym wykazy imienne.Z
193Opieka psychologicznaB-5-P
2ŚRODKI RZECZOWEPrzepisy - klasa 02.

Planowanie i sprawozdawczość - klasa 03.

20ŚRODKI TRWAŁE
200Ewidencja środków trwałych i pozostałych środków trwałychB-10BCKsięgi inwentarzowe, karty analityczne środków trwałych.Z
201Gospodarka środkami trwałymi i pozostałymi środkami trwałymiB-10BCDowody przychodu, protokóły likwidacji, dowody rozchodu.Z
21REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO - BUDOWLANYCH I REMONTOWYCH
210Przygotowanie inwestycji, remontówB-50BCWnioski na budowę obiektów.

- Analizy potrzeb, założenia, uzasadnienia, oceny projektów dot.:

- inwestycji - kat. B-10

- remontów - kat. B-5.

E
211Dokumentacja techniczna i prawna

inwestycji i remontów

B-99-Dla każdego obiektu/projektu prowadzi się odrębną teczkę przechowywaną u użytkownika.

Dokumentacja projektowa (architektoniczna, branżowa), formalno-prawna obiektów, opinie, uzgodnienia, zezwolenia.

Okres przechowywania liczy się od daty rozbiórki obiektu, w przypadku sprzedaży obiektu dokumentację przekazuje się nowemu użytkownikowi.

Dla obiektów zabytkowych - kat. A.

E
212Wykonawstwo inwestycyjneB-10BCUmowy, harmonogramy robót, protokoły odbioru, sprawozdania.P
213Zaopatrzenie inwestycyjneB-5BCP
214PonagleniaB-5BCRejestr ponagleń.P
215RemontyB-10BCJak w klasie 212.P
22ADMINISTRACJA

NIERUCHOMOŚCI

221Nabywanie i zbywanie nieruchomościBE-25-Nabycie, wywłaszczenie, zbycie, użytkowanie

wieczyste - dokumentacja prawna i techniczna. Regulacja czynności dot. prawa trwałego zarządu, praw rzeczowych do nieruchomości.

- Najem, wynajem, użyczenie - kat. BE-5.

- Ewidencja nieruchomości - kat. BE-25, nieruchomości wpisanych do ewidencji zabytków - kat. A.

Przez cały okres eksploatacji obiektu dokumentacja przechowywania u użytkownika.

Okres przechowywania liczy się od daty przekazania, zbycia, utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu, wynajmu, użyczenia.

E
222Przydział i najem lokali użytkowychB-5BCKorespondencja.Z
223Gospodarka mieszkaniowaB-5BCKorespondencja.Z
2230Przydział/zwolnienie lokali mieszkalnychB-10BCPo przeprowadzeniu postępowania administracyjnego z akt sprawy wyłącza się oryginał decyzji wraz z oświadczeniem mieszkaniowym albo stosownym wnioskiem lub postanowienia o wszczęciu postępowania z urzędu, z przeznaczeniem do akt mieszkaniowych - klasa 225.Z
2231Przydział/zwolnienie kwater tymczasowychB-10BCJak w klasie 2230.Z
2232Ewidencja lokali, kwater wraz z dokumentacją z której wynika prawo jednostki organizacyjnej PSP do tego lokalu/kwatery (dysponowania)B-50BCE
224Świadczenia finansowe związane z prawem do lokalu mieszkalnegoB-5BCKorespondencja.Z
2240Pomoc finansowa na uzyskanie lokalu mieszkalnegoB-10BCJak w klasie 2230.Z
2241Równoważnik za brak lokalu mieszkalnegoB-10BCJak w klasie 2230.Z
2242Równoważnik za remont mieszkaniaB-10BCCałość dokumentacji dotyczącej postępowania administracyjnego wraz z decyzją.Z
225Akta mieszkaniowe strażaka/emerytaB-50-Akta tworzy się od momentu wstąpienia do służby stałej, sukcesywnie dołączając nowe elementy w miarę upływu lat służby. Zawierają one oryginały wszystkich decyzji z klas 2230, 2231, 2240, 2241 wraz z elementami, o których mowa w klasie 2230. Akta należy przesyłać do kolejnych miejsc pełnienia służby.Z
226Obiekty specjalneB-10-E
227Eksploatacja nieruchomościB-2-Korespondencja, bieżące przeglądy techniczne, remonty, usuwanie awarii, konserwacja, media, oświetlenie, ogrzewanie, wywóz nieczystości, utrzymanie czystości w obiektach i na posesjachZ
228Czynsze, podatki, media i inne opłatyB-5-P
23GOSPODARKA MATERIAŁOWAPrzepisy - klasa 02.
230Podstawowe zasady zaopatrzeniaB-5BCTabele, normy należności maszyn i urządzeń oraz innych ruchomości, systemy kwalifikacji i identyfikacji przedmiotowo-podmiotowej. Indeksy materiałowe, katalogi, normy, klasyfikatory itp.Z
231Zaopatrzenie
2310Zaopatrzenie w umundurowanieB-5BCMiędzy innymi umowy z dostawcami.Z
2311Zaopatrzenie w odzież specjalną, ochronną i robocząB-5BCZ
2312Zaopatrzenie w sprzęt kwatermistrzowski, polowy i obrony cywilnejB-5BCZ
2313Dokumentacja techniczna sprzętu silnikowego, maszyn, urządzeń oraz wyposażenia specjalistycznegoB-25-Dokumentacja techniczna, instrukcje obsługi, opisy techniczne, gwarancje, katalogi.

Okres przechowywania liczy się od daty kasacji.

Z
2314RozdzielnikiBC-Protokóły przyjęć i przekazania.Z
2315Gospodarka magazynowaB-5BCDokumenty przychodów- rozchodów, księgi inwentarzowe.Z
2316Analizy i oceny wyposażenia - okresoweABCE
2317Analizy i oceny wyposażenia - doraźneB-5BCZ
2318Ewidencja środków rzeczowychB-10-Karty mundurowe, karty wyposażenia osobistego, karty wyposażenia pomieszczeń.Z
2319Rejestr kart wyposażenia osobistegoB-5-Z
232Eksploatacje
2320Maszyn i urządzeńB-5-Z
2321Sprzętu silnikowego, pożarniczego i obrony cywilnejB-10-Z
2322Zlecenia naprawB-5-Z
233ZapasyB-5-Zestawienia, meldunki i wykresy.Z
234Sprzęt pożarniczy i obrony cywilnej
2340ModernizacjaB-10BCZ
2341Analizy i opinie wyposażenia w sprzętB-5BCZ
2342Wykazy sprzętuB-10-Z
235Dostawy sprzętu
2351Sprzęt importowanyB-10BCZ
2352Sprzęt krajowyB-10BCZ
236ZapotrzebowaniaB-10BCZ
237Zamówienia publiczneOkres przechowywania liczy się od zakończenia postępowania.

Sprawozdania - klasa 03.

2370Dokumentacja zamówień publicznychB-5BCAkta postępowania przetargowego lub zakończenia inwestycji - całość dokumentacji komisji do spraw zamówienia publicznego w tym: oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja techniczna warunków zamówienia, protokóły komisji, odwołania.

- Korespondencja z Urzędem Zamówień Publicznych.

- SPOT oraz pozostałe fundusze strukturalne i pomocowe - kat. B-20.

Z
2371Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznychB-10BCZ
2372Rejestry zamówień publicznychABCE
238Przeciwpożarowe zaopatrzenie wodneB-10BCZ
239Gospodarka żywnościowaB-5BCZ
24GOSPODARKA SAMOCHODOWA. TRANSPORT
240Gospodarka samochodowaB-10BCZarządzenia, decyzje, komunikaty.P
241Wypadki i uszkodzenia samochodów, odszkodowaniaB-10BCP
242Samochody prywatne używane do celów służbowychB-2-P
243Gospodarka paliwowa
2430Okresowe karty pracy pojazdówB-2-Z
2431Okresowe karty pracy sprzętu i urządzeńB-2-Z
244Ewidencja pojazdówB-10-Zapotrzebowanie na pojazdy.Z
245Pojazdy pozyskaneB-10-Z
246Pojazdy zbyteB-10-Z
247Zaplecza techniczne
2470Stacje kontroli pojazdówB-10BCZ
2471Warsztaty naprawy pojazdówB-5BCZ
2472Warsztaty naprawy sprzętu silnikowegoB-5BCZ
25LOTNICTWO W RAMACH KSRGPrzepisy - klasa 02.
250Operacje i zadania lotnictwaABCHarmonogramy, instrukcje, plany działania. Pozostała korespondencja - kat. BC.E
251LotniskaABCE
252Ratownictwo lotniczeB-20BCJak w klasie 250.E
26ŁĄCZNOŚĆ

(TELEKOMUNIKACJA)

260Organizacja i kontrola systemów łącznościABCE
261Zabezpieczenie i funkcjonowanie systemów łączności
2610Urządzenia zabezpieczająceAB-5E
2611Świadectwa homologacyjneAB-5E
2612Opisy organizacyjne i schematy działania różnych rodzajów i systemów łącznościB-20-Z
2613Funkcjonowanie systemów łącznościB-5BCP
2614Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemów kryptografiiB-20BCE
2615Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemu łączności rządowejB-20BCE
262Gospodarka częstotliwościamiB-20-Z
263Rodzaje łączności i jej zabezpieczenie
2630Plany, programy, koncesjeABCE
2631Zabezpieczenie łączności na okres sytuacji kryzysowych i dużych akcji ratowniczo - gaśniczychB-10BCZ
264Ewidencja
2640Świadectw homologacyjnych urządzeń telekomunikacyjnychB-10-Z
2641Sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnychB-20-Z
2642Świadectw operatorów radiowychB-20-Z
265Eksploatacja środków łączności
2650Eksploatacja środków bezprzewodowychBC-P
2651Eksploatacja środków przewodowych i urządzeń komutowanychBC-P
266Opinie i analizy dotyczące systemów, organizacji i sprzętu łącznościB-10BCZ
27GOSPODARKA ENERGETYCZNAB-3-Limity energii.Z
28OCHRONA ZAKŁADU PRACY
280Podstawowe zasady ochronyBE-50BCNp.: plany ochrony fizycznej, plany ewakuacyjne.E
281Mienia PSPB-2-Z
282PrzeciwpożaroweB-5BCZ
283Ubezpieczenia rzeczoweB-10BCOd ognia, kradzieży, AC.Z
284Ochrona i zabezpieczenie transportu środków pieniężnychB-10BCP
285Ochrona i zabezpieczenie środków pieniężnych i innych walorów w kasieB-10BCCzeki, papiery wartościowe itp.E
286Służby dyżurne. Ochrona obiektu
2860Ewidencja przepustekB-2-Z
2861Ewidencja kluczy do pomieszczeń chronionychB-5-Z
2862Grafiki służbyBC-Z
2863Raport dobowyB-2-Z
287Szkody w mieniu PSPB-10BCP
3FINANSEPrzepisy - klasa 02.

Planowanie i sprawozdawczość - klasa 03.

Okres przechowywania oblicza się od początku roku następnego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa podatkowego.

30PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ
300Nadzór finansowyB-10BCInterpretacje, wyjaśnienia, wskazówki - kat. B-5.E
301Systemy ewidencji i planu kontB-5BCZakładowe plany kont i zasady ewidencji gospodarczej. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości.

Okres przechowywania liczony od utraty ważności.

E
31BUDŻET I FINANSE.

DZIAŁALNOŚĆ

POZABUDŻETOWA

Bez względu na rodzaj dokumentu:

- dokumentacja finansowa podlegająca kontroli skarbowej - kat. B-10/E

- dokumentacja finansowa dot. realizacji projektów finansowanych ze środków UE lub innych źródeł zagranicznych - kat. B-20/E.

310Obrót gotówkowyB-5BCPlany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy, raportów kasowych, blankiety czeków anulowanych.Z
311Finansowanie i obrót bezgotówkowyB-5BCP
312Zasady kredytowaniaB-5BCP
313Obrót bezgotówkowyB-5BCW tym umowy, wzory podpisów, uzgodnienia itp.Z
314Zasady prowadzenia działalności pozabudżetowejB-5BCP
315Finansowanie ochrony przeciwpożarowej ze środków otrzymanych z zakładów ubezpieczeńB-5BCP
32KSIĘGOWOŚĆJak w klasie 31.
320Dowody księgowe własne i obceB-5BCDowody stanowiące podstawę do ujęcia w ewidencji księgowej - faktury, rachunki, noty itp. Dowody wpłaty i wypłaty wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów. Dokumentacja księgowa związana z realizacją projektów unijnych zgodnie z warunkami określonymi w umowie o dofinansowaniu danego projektu. Każdy projekt w osobnej teczce.P
321Dokumentacja księgowa
3210DziennikiB-5-P
3211Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)B-5-P
3212Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)B-5-P
3213Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczychB-5-P
322RozliczeniaB-5-Z kontrahentami, z pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi itp.Z
323Windykacja należnościBC-Okres przechowywania liczy się od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym została zakończona sprawa.Z
324Uzgadnianie saldB-5-P
33PŁACEPrzepisy oraz założenia polityki płacowej - klasa 02

Planowanie wydatków - klasa 03.

331Płace
3310KomendantówB-5-Jeden egzemplarz decyzji odkłada się do akt osobowych - klasa 120.E
3311Pozostałych funkcjonariuszy PSPB-5-Jak w klasie 3310.E
3312Pracowników cywilnychB-5-Jak w klasie 3310.E
3313Pracowników innych kategorii zatrudnieniaB-5-Jak w klasie 3310.E
332Rozliczenia płacB-5-Z
333Listy płac, premii i nagródB-50-E
334Kartoteki wynagrodzeńB-50-E
335Zaświadczenia o płacachB-5-Rejestry, kopie zaświadczeń. Otrzymane lub wysłane do innych jednostek w związku z przeniesieniem, o wynagrodzeniu, dla ZUS (Rp-7)

- Wystawione przez inne podmioty do celów podatkowych - kat. BC.

- Zaświadczenia dla ZUS (Rp-7) jeden egz. dołączyć do akt osobowych klasa 120.

Z
336Dowody księgoweB-5-P
337Deklaracje podatkoweB-5-Z
338Dokumentacja księgowa PKZPB-5-P
3380Dokumenty księgowe PKZPB-5-P
3381Kartoteki pracowników PKZPB-5-P
3382Deklaracje byłych członków PKZPB-5-P
3383Dokumentacja związana z prowadzeniem PKZPB-5-P
3384Wnioski o pożyczęB-5-P
34FUNDUSZE SPECJALNEPrzepisy - klasa 02.
340Zasady gospodarowania funduszemABCUstalenia własne.E
341Fundusze specjalneB-5BCRozdzielniki, korespondencja, dalszy podział wg rodzajów np: fundusze dewizowe, operacyjne, finansowanie inwestycji budownictwa, środków specjalnych itp.E
342Rozliczenia funduszy specjalnychB-5BCE
35INWENTARYZACJAPrzepisy - klasa 02.
350Inwentaryzacja składników majątkowych.B-5-Całość dokumentacji związana z zarządzeniem, przeprowadzeniem inwentaryzacji. Decyzje, arkusze spisowe, protokoły, zestawienia różnic, wyjaśnienia.

Sprawozdania z inwentaryzacji.

Z
36DYSCYPLINA BUDŻETOWABE-10BCZawiadomienia o naruszeniu dyscypliny budżetowej, wystąpienia do komisji orzekającej, decyzje komisji.Z
37KONTROLA KASYB-5-Protokoły i zalecenia pokontrolne.Z
38DAROWIZNY PIENIĘŻNE I RZECZOWEB-10BCP
4OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA
40SYTUACJA POLITYCZNO- SPOŁECZNA I EKONOMICZNA KRAJU
400Informacje bieżąceABCE
401Analizy, oceny i prognozy zagrożeń dla ludnościABCE
402Prognozy
4020O zagrożeniach wewnętrznychABCE
4021O zagrożeniach zewnętrznychABCE
403Obrona cywilna i ochrona ludnościABCOrganizacja, opracowania końcowe i plany zbiorcze Pozostała korespondencja kat. BE-5.E
44PRZYGOTOWANIA OBRONNE PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJSprawozdawczość - klasa 03.
440Stanowiska Kierowania
4400Obronnością państwaABE-10Plany, instrukcje, regulaminy. Pozostała dokumentacja kat. BE-10.E
4401Jednostek organizacyjnych PSPABE-10Jak w klasie 4400.E
441Gotowość obronnaAB-5E
442Planowanie obronneAB-10Jak w klasie 4400.E
4420Planowanie operacyjneAB-5Programy, kwestionariusze. Pozostała dokumentacja - kat. B-5E
4421Programowanie obronneAB-5Jak w klasie 4420.E
443Zabezpieczenie potrzeb obronnych
4430KadrowychBE-50B-5E
4431LogistycznychB-10B-5E
4432FinansowychB-10B-5
444Szkolenia obronne
4440Programy i plany szkoleń obronnychBE-10B-2E
4441Ćwiczenia i szkolenia obronneB-5B-5E
445Klasyfikacja obiektów i terenów
4451Obiekty szczególnie ważne dla bezpieczeństwa i obronności państwa i ich szczególna ochronaB-10BCE
4452Tereny zamknięteB-50BCE
446Realizacja zadań na rzecz sił zbrojnychB-10BCE
447Militaryzacja jednostek PSPAB-5Plany, instrukcje, wykazy.

Inna dokumentacja - kat. B-5.

E
46WSPÓŁPRACA TRANSGRANICZNA I MIĘDZYREGIONALNAPrzepisy - klasa 02.

Umowy, porozumienia - klasa 083

461Współpraca transgraniczna i międzyregionalna - dwustronnaOkres przechowywania dok. pomocniczej liczony od chwili wejścia w życie umowy.
4610BiałoruśBE-5BCE
4611CzechyBE-5BCE
4612LitwaBE-5BCE
4613NiemcyBE-5BCE
4614RosjaBE-5BCE
4615SłowacjaBE-5BCE
4616UkrainaBE-5BCE
462Współpraca międzyregionalna z innymi państwamiBE-5BCJak w klasie 461.E
5OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
50STAN BEZPIECZEŃSTWA PUBLICZNEGOABCOceny.E
54GOTOWOŚĆ CYWILNA ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE
540Zarządzanie kryzysowe na szczeblu centralnymB-10BCZ
5400Rządowy Zespół Zarządzania KryzysowegoB-10BCZ
5401Zespół Zarządzania Kryzysowego MSWiAB-10BCZ
5402Zespół Zarządzania Kryzysowego KG PSPB-10BCZ
5403Planowanie cywilneB-10BCZ
541Zarządzanie kryzysowe na szczeblu wojewódzkim
5410Zespół Zarządzania KryzysowegoBCBCZ
5411Planowanie cywilneBCBCZ
5412Sprawozdania wojewodówBCBCZ
5413Centra Zarządzania KryzysowegoBCBCZ
5414Organizacja systemuBCBCZ
542Zarządzanie kryzysowe na szczeblu samorządowymZ
5420Zespół Zarządzania KryzysowegoBCBCZ
5421Organizacja systemuBCBCZ
5422Planowanie cywilneBCBCZ
5423Powiatowe centrum zarządzania kryzysowegoBCBCZ
5424FinansowanieBC-Z
55OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA I OCHRONA LUDNOŚCI
550Sprawy rzeczoznawców ds. zabezpieczeń przeciwpożarowych
5500Nadzór nad działalnością rzeczoznawców ds. zabezpieczeń przeciwpożarowychBE-15BCZawiadomienia o uzgodnieniu oraz protokoły kontroli, wystąpienia w sprawie nieprawidłowości.Z
5501Nadawanie uprawnień rzeczoznawcówBE-5BCAkt powołania odkładamy do dokumentacji osobowej rzeczoznawców - klasa 5503.Z
5502Ewidencja wydanych uprawnieńBE-50BCZ
5503Dokumentacja osobowa rzeczoznawcówB-50BCZ
5504Protokoły komisjiABCE
551Analizy, prognozy i oceny stanu ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności w kraju
5510W obiektach użyteczności publicznej, zamieszkania zbiorowego, administracji rządowej i samorządowejB-5BCZ
5511W rolnictwieB-5BCZ
5512W lasachB-5BCZ
5513W przemyśleB-5BCZ
5514W obiektach technologicznych i instalacjach użytkowychB-5BCZ
5515W pozostałych obiektachB-5BCZ
5516Inne miejscowe zagrożenia, opracowania i analizyB-5BCZ
5517Analiza, prognozy i ocena stanu ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności województwaBE-20BCE
5518Analiza, prognozy i ocena stanu ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności powiatuBE-20BCE
552Monitoring ppoż.B-10BCZ
553Zabezpieczenie operacyjne
5530MiejscowościB-10BCDokumentacja kartograficzna, z zaznaczeniem dróg dojazdowych.Z
5531ObiektówB-10BCZ
5532Zakładów pracyB-10BCZ
5533Obszarów leśnychB-10BCZ
5534TransportuB-10BCZ
5535Obszarów wodnychB-10BCZ
554Zestawienia dobowe zdarzeń
5540Dobowe informacje ze zdarzeń prowadzonych przez PSPB-5BCZ
5541Okresowe zestawienia i analizy ze zdarzeń prowadzonych przez PSPB-10BCZ
555Działania ratowniczeAnalizy - klasa 036.
5550Akcje specjalneABCSprawozdania, plany, korespondencja.E
5551Informacje ze zdarzeń - meldunkiB-20BCE
5552Zestawienia wykorzystania sprzętu w czasie akcji ratowniczychB-10BCZ
5553Służba operacyjno-techniczna, działalność WSKR, PSK, PAB-10BCDziałalność KCKR wojewódzkich i powiatowych (miejskich).Z
5555Działalność ratownicza innych jednostek ochrony przeciwpożarowejB-10BCZ
5556Ewidencja zdarzeńB-50BCE
556Opiniowanie pod względem ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności
5560Opinie w sprawie technicznych zabezpieczeń przeciwpożarowychB-50BCE
5561Opinie w sprawie instalacji użytkowychB-50BCE
557Ratownictwo specjalistyczne jednostek PSP
5570Wodno-nurkoweB-10BCZ
5571WysokościoweB-10BCZ
5572Poszukiwawczo-ratowniczeB-10BCZ
5573MedyczneB-10BCZ
5574Ekologiczno-chemiczneB-10BCZ
5575Inne ratownictwo specjalistyczneB-10BCZ
559Postępowanie administracyjne przed centralnym i wojewódzkim organem administracji publicznej,Całość dokumentacji wraz z decyzjami administracyjnymi.
5590Wnioski o wszczęcie postępowania administracyjnegoB-10BCZ
5591Postępowanie egzekucyjneB-10BCZ
5592Odwołania i zażalenia na akty administracyjneB-10BCZ
5593Postępowanie administracyjne w trybie nadzoruB-10BCZ
5594Odpowiedzi na skargi NSA i WSAB-10BCZ
5595Postanowienia w sprawie spełnienia wymagań w zakresie bezpieczeństwa pożarowego w inny sposób niż określono w przepisach techniczno - budowlanych i rozwiązania zamienne określone w przepisach przeciwpożarowychB-50BCEkspertyzy, pisma rzeczoznawców, upoważnienia, postanowienia itp.E
56KLĘSKI ŻYWIOŁOWE KATASTROFY I AWARIEZ
560Usuwanie skutków klęsk żywiołowych, katastrof i awarii
5600Czynności ratownicze na terenie krajuB-10BCZ
5601Czynności ratownicze poza granicami krajuB-10BCZ
5602Przywracanie do stanu sprzed klęski żywiołowej, katastrofy i awariiB-10BCZ
5603Działania porządkowo-ochronneB-10BCZ
561Informacje dotyczące klęsk żywiołowych, katastrof i awarii
5610Zbiorcze informacje dotyczące klęsk żywiołowych, katastrof i awariiABCZ
5611Informacje z województw dotyczące klęsk żywiołowych, katastrof i awariiB-5BCZ
5612Informacje z innych instytucjiB-5BCZ
562Środki ochrony ludności przed skutkami zagrożeń
5620Budowle ochronneBE-10BCZ
5621Systemy wykrywania i alarmowania oraz systemy wczesnego ostrzeganiaBE-10BCZ
5622Ewakuacja ludziBE-10BCZ
5623Pozostałe środkiBE-10BCZ
6ADMINISTRACJA PUBLICZNA
61ORGANIZACJA TERYTORIALNA ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ I SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
610Urzędy wojewódzkieB-5BCZ
611Organy samorządu terytorialnego
6110Samorząd gminyB-5BCP
6111Samorząd powiatowyB-5BCP
62POLITYKA GOSPODARCZA RZĄDU
620Budżet PaństwaB-5BCZ
621Budżet wojewodówB-5BCZ
622Przekształcenia własnościoweBE-5BCZ
63ODWOŁANIA OD DECYZJI TERENOWYCH ORGANÓW ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ W SPRAWACH PRACOWNICZYCHABCRozstrzygnięcia, opinie, wyjaśnienia, interpretacje.E
7AUDYT
70AUDYT WEWNĘTRZNY
700Bieżące akta audytu wewnętrznego. Stałe akta audytu wewnętrznegoABCE
71AUDYT ZEWNĘTRZNY
710Ocena funkcjonowania kontroli finansowej audytu wewnętrznegoABCE