Instrukcja kancelaryjna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.
Dz.Urz.KGPSP.2007.2.42
Akt utracił mocDECYZJA Nr 63
KOMENDANTA GŁÓWNEGO PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
z dnia 14 listopada 2007 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej
ZAŁĄCZNIK Nr 1
Instrukcja kancelaryjna
Instrukcja kancelaryjna
SPIS TREŚCI
I. Postanowienia ogólne 4*
II. System kancelaryjny. Wykaz akt. Podział akt na kategorie archiwalne 8
III. Podział czynności kancelaryjnych 10
IV. Obieg korespondencji 11
V. Oznaczanie i rejestrowanie korespondencji i akt spraw. Zakładanie teczek aktowych
14
VI. Załatwianie spraw 17
VII. Sporządzanie czystopisów 17
VIII. Sporządzanie odpisów i kserokopii. Powielanie dokumentów 18
IX. Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej 19
X. Doręczanie i wysyłanie korespondencji 19
XI. Przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych 20
XII. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 20
XIII. Przekazywanie akt do archiwum jednostki organizacyjnej 22
XIV. Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub zniesienia komórki organizacyjnej 24
XV. Kontrola pracy biurowej 25
XVI. Postanowienia końcowe 26
ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1 Dziennik korespondencyjny 27
Załącznik nr 2 Dziennik podawczy 30
Załącznik nr 3 Skorowidz alfabetyczny dla potrzeb ewidencji alfabetycznej spraw 33
Załącznik nr 4 Spis spraw zawartych w teczce 35
Załącznik nr 4a Zawartość segregatora 36
Załącznik nr 4b Spis spraw 37
Załącznik nr 5 Wzór zawiadomienia nadawcy o przesłaniu pisma właściwemu odbiorcy (adresatowi) 38
Załącznik nr 6 Książka doręczeń przesyłek miejscowych 39
Załącznik nr 7 Wykaz przesyłek poleconych 40
Załącznik nr 8 Terminarz 41
Załącznik nr 9 Wzory opisów teczek 42
Załącznik nr 9a Wzory opisów teczek 43
Załącznik nr 10 Spis zdawczo-odbiorczy 44
Załącznik nr 10a Spis zdawczo-odbiorczy nr ... 45
Załącznik nr 11 Karta udostępnienia 47
Załącznik nr 12 Rejestr przychodzących faxów 48
______
* Numeracja stron w spisie treści i spisie załączników dotyczy stron w oryginalnej "Instrukcji kancelaryjnej" (przyp. red.)
I.
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
2. Tryb postępowania z aktami niejawnymi regulują odrębne przepisy, z zastrzeżeniem przepisów rozdziału XIV i XV.
3. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
1) akta - dokumentację pisaną powstałą w wyniku działalności jednostek organizacyjnych PSP,
2) akta sprawy - całokształt lub wybór akt (dokumentów) dotyczących tego samego zagadnienia,
3) akta osobowe - dokumenty osobowe byłych funkcjonariuszy pożarnictwa, pracowników cywilnych zatrudnionych w jednostkach ochrony przeciwpożarowej, funkcjonariuszy pożarnictwa i pracowników cywilnych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej,
4) akta o charakterze obronnym - wszelkie dokumenty związane z przygotowaniem jednostek organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych i administracji do działań na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa, kryzysu polityczno-militarnego i wojny,
5) aktotwórca - urząd, instytucja, osoba fizyczna, w wyniku działalności której powstają akta,
6) archiwum (zakładowe) - komórka organizacyjna powołana do przejmowania, przechowywania, opracowywania i udostępniania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej do czasu przekazania jej do jednostki nadrzędnej lub właściwego archiwum państwowego, sprawująca nadzór w zakresie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego we własnej jednostce organizacyjnej i jednostkach jej podległych,
7) dokument (akt) - zapis, bez względu na jego postać lub sposób wytworzenia, mający znaczenie dowodu, stwierdzający prawdziwość zawartych w nim danych lub zdarzeń, opatrzony datą, pieczęcią i podpisem,
8) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjno-kartograficznej itp. - niezależnie od techniki ich wykonania, np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, dyskietki, mapy, fotografie, taśmy magnetofonowe,
9) dokumentacja aktowa - dokumentację dotyczącą tej samej informacji sporządzoną w kilku egzemplarzach; wyróżnia się:
1) dokumentację oryginalną - pierwszy egzemplarz pisma (dokument odtworzony, jego kopia i odpisy),
2) dokumentację wtórną - powielającą dane z pierwszego egzemplarza; może być trwała, przeznaczona dla konkretnego odbiorcy (np. kopie przesyłane do wiadomości lub wykorzystania), sporządzona techniką kserograficzną lub przejściowa, gdy powstaje i ginie w toku przetwarzania informacji,
10) dziennik korespondencyjny - rejestr w kancelariach (sekretariatach) komórek organizacyjnych do ewidencjonowania wpływającej i wychodzącej korespondencji jawnej, jej treści i sposobu załatwienia; wzór dziennika korespondencyjnego określa załącznik nr 1 do instrukcji kancelaryjnej. Wzory dzienników kancelaryjnych dla Kancelarii Tajnej określają odrębne przepisy,
11) dziennik podawczy - rejestr służący kancelarii ogólnej do rejestracji wpływów i potwierdzenia ich odbioru przez komórki organizacyjne jednostek; wzór dziennika podawczego określa załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej,
12) ewidencjonowanie - rejestrowanie, wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych spraw i pism,
13) indeks (skorowidz) - dodatkowa pomoc ewidencyjno-informacyjna, stosowana w kancelarii i archiwach, zawierająca zestawienia haseł osobowych, rzeczowych, geograficznych i tym podobnych w układzie alfabetycznym, informujących o zawartości akt zawartych w zespole lub jego części; wzór skorowidza określa załącznik nr 3 do instrukcji kancelaryjnej,
14) jednostka archiwalna - odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji (teczka, księga, mapa, fotografia, dyskietka itp.),
15) jednostka organizacyjna PSP - Komenda Główna Państwowej Straży Pożarnej, komendy wojewódzkie, komendy powiatowe (miejskie), szkoły Państwowej Straży Pożarnej, Centrum Naukowo-Badawcze Ochrony Przeciwpożarowej oraz Centralne Muzeum Pożarnictwa,
16) kancelaria ogólna - komórkę organizacyjną lub stanowisko pracy zajmujące się rejestrowaniem w dziennikach podawczych i korespondencyjnych oraz rozdzielaniem pism wpływających i ekspedycją pism wychodzących,
17) kancelaria tajna - komórka organizacyjna lub stanowisko pracy podległe bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony, odpowiedzialne za prawidłowe rejestrowanie, przechowywanie i przetwarzanie dokumentów niejawnych oraz nadzorowanie ich obiegu,
18) klasyfikacja - podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt przez nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych,
19) komórka organizacyjna - biuro, wydział, zakład lub samodzielne stanowisko pracy, powołane do wykonywania określonych zadań i mające swoje miejsce w strukturze organizacyjnej jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej,
20) komórka macierzysta - komórkę organizacyjną, do której zadań należy, ostateczne pod względem merytorycznym, opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych akt,
21) inna komórka - inną komórkę organizacyjną, wykonującą pomocnicze czynności w określonej sprawie lub otrzymującą tylko dalsze egzemplarze akt spraw do wiadomości,
22) korespondencja - wszelkiego rodzaju dokumentacja, każde pismo lub inny dokument, list przesyłka, pakiet wpływająca, także drogą elektroniczną, lub wysyłana, także drogą elektroniczną,
23) kwalifikacja archiwalna - ocenę wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych,
24) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,
25) nośnik papierowy - zgodny z Polskimi Normami arkusz papieru, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,
26) plik - kilkanaście pojedynczych pism lub akt stanowiących najczęściej załączniki do pisma przewodniego,
27) referent sprawy - pracownik załatwiający merytorycznie określoną sprawę,
28) rejestracja pism - wpisywanie do dziennika podawczego (korespondencyjnego) pism wpływających i wychodzących, z jednoczesnym nadaniem im kolejnego numeru,
29) rejestracja spraw - wpisywanie do formularza spisu spraw pierwszego pisma wszczynającego daną sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy,
30) spis spraw - formularz służący do rejestrowania akt spraw (a nie pism pojedynczych) objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt; wzory spisu spraw określa załącznik nr 4b do instrukcji kancelaryjnej,
31) spis zdawczo-odbiorczy akt - formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych do archiwum, oddzielnie dla materiałów archiwalnych (kat. A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat. B); wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 10 - 10a do instrukcji kancelaryjnej,
32) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagające podjęcia i wykonania czynności urzędowych,
33) symbol komórki organizacyjnej - zestaw oznaczeń literowych (i cyfrowych), z reguły obejmujący pierwsze litery jej nazwy i stanowiący jej znak rozpoznawczy,
34) system kancelaryjny - zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum, ustalające sposób rejestrowania i znakowania oraz metody klasyfikowania i przechowywania pism i akt spraw,
35) system kancelaryjny bezdziennikowy - system kancelaryjny, w którym rejestrowane są tylko sprawy a nie pojedyncze pisma,
36) teczka spraw (aktowa) - skoroszyt lub teczkę wiązaną służącą do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z rzeczowego wykazu akt Komendy Głównej PSP,
37) wykaz akt - jednolita, rzeczowa klasyfikacja akt powstających w toku działalności jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej i ich archiwalna kwalifikacja, oznaczona w poszczególnych pozycjach: symbolem klasyfikacyjnym, hasłem rzeczowym i kategorią archiwalną,
38) zespół dokumentacji (akt) - powiązany ze sobą całokształt akt powstających w wyniku działalności jednostki organizacyjnej (aktotwórczy),
39) znak akt (teczki) - zespół symboli składających się z symboli komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt,
4. Kancelaryjne pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 3 w pkt. 10, 11 i 13 mogą być prowadzone na komputerowych nośnikach informacji.
II.
System kancelaryjny. Wykaz akt. Podział akt na kategorie archiwalne
System kancelaryjny. Wykaz akt. Podział akt na kategorie archiwalne
2. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe pomoce ewidencyjne: dzienniki podawcze i korespondencyjne, skorowidze itp., stanowiące kancelaryjną pomoc ewidencyjną i służące do rejestracji korespondencji wpływającej do jednostek organizacyjnych PSP i korespondencji wychodzącej oraz pokwitowania odbioru, nie mające jednak wpływu na znak sprawy.
3. Rejestracji spraw dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z wykazem akt. Nie rejestruje się pism dotyczących spraw już zarejestrowanych.
4. Wykaz akt oparty jest na systemie dziesiętnym. Całość zagadnień została podzielona na 10 klas symboli haseł głównych, od 0 do 9 (klasy I rzędu). Każda z klas głównych podzielona została na dalsze, 10 klas rzędu od 00 do 99. Z kolei każda z klas II rzędu została podzielona na klasy III rzędu, od 000 do 999, które dzieli się również na klasy IV rzędu, od 0000 do 9999.
5. Akta dzieli się pod względem ich wartości archiwalnej na dwie kategorie:
1) materiały archiwalne posiadające wartość historyczną, stanowiące część składową narodowego zasobu archiwalnego, oznaczone w wykazie akt symbolem "A",
2) dokumentację niearchiwalną, oznaczoną w wykazie akt symbolem "B", z tym że:
a) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (np. "B5") oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez tę dokumentację praktycznego znaczenia dla jednostek organizacyjnych PSP lub dla celów kontrolnych; brakowania dokonuje się w komórce organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum, po przekazaniu tej dokumentacji przez komórki organizacyjne, które ją wytworzyły; sposób uporządkowania i przekazania tej dokumentacji określone są w rozdziale XIV instrukcji; sposób brakowania określają przepisy instrukcji archiwalnej;
b) symbolem "BC" oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne (manipulacyjne), która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana przez komórkę organizacyjną za wiedzą i zgodą komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum;
c) symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która, po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np. "BE5"), podlega ocenie ze względu na jej charakter, treść i wartość archiwalną; oceny dokonuje komórka organizacyjna właściwa w sprawach archiwum, przy udziale pracownika komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację; z oceny dokumentacji sporządza się protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami "BE" wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami "BE" przeznaczonej do brakowania.
6. Wykaz akt określa kategorie archiwalne odrębnie dla komórki macierzystej i dla innych komórek, dla których określona dokumentacja stanowi materiał cząstkowy lub pomocniczy.
7. Tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny został określony w kolumnie 12 jednolitego rzeczowego wykazu akt Państwowej Straży Pożarnej. Dokumentację podlegającą: ewakuacji oznaczono symbolem "E"; zniszczeniu - symbolem "Z"; pozostawieniu na miejscu - symbolem "P".
8. Komórki organizacyjne jednostek organizacyjnych PSP (np. biura, wydziału itp.) sporządzą w porozumieniu z komórką organizacyjną właściwą do spraw archiwum szczegółowe wyciągi z jednolitego rzeczowego wykazu akt, zawierające symbole i hasła klasyfikacyjne dostosowane do własnych potrzeb oraz kategorie archiwalne dokumentacji występującej w działalności komórki. Jeden jego egzemplarz przekażą do użytku służbowego do komórki organizacyjnej właściwej do spraw archiwum.
9. Wyciąg z jednolitego rzeczowego wykazu akt, o którym mowa w ust. 7, w zależności od potrzeb może zawierać:
1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne), utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe, przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej;
2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.
10. Wewnętrzny układ dokumentacji zaklasyfikowanej w wykazie akt do jednego symbolu klasyfikacyjnego może się opierać na podziale terytorialnym, adresowym, podmiotowym, alfabetycznym, chronologicznym itp., który ułatwi kompletowanie i wykorzystywanie akt spraw w pracy komórek organizacyjnych.
11. Zmiany w wykazie akt, które miałyby polegać na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego i drugiego stopnia klasyfikacyjnego, mogą być dokonane tylko na podstawie zarządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
III.
Podział czynności kancelaryjnych
Podział czynności kancelaryjnych
1) przyjmowanie korespondencji wpływającej,
2) rejestrowanie wpływów i przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych,
3) rejestrowanie i wysyłanie korespondencji wychodzącej.
2. W zależności od wewnętrznej struktury jednostki organizacyjnej PSP czynności kancelaryjne wykonują:
1) kancelaria ogólna,
2) sekretariaty komórek organizacyjnych,
3) w komórkach organizacyjnych wyznaczeni referenci spraw.
3. Do zakresu działania kancelarii ogólnej (sekretariatu) należy:
1) przyjmowanie wpływów (przesyłek) Poczty Polskiej oraz od interesantów, rejestrowanie wpływów w dzienniku podawczym,
2) rozdzielanie i doręczanie lub przekazywanie w przypadku poczty elektronicznej wpływów do poszczególnych sekretariatów komórek organizacyjnych,
3) ekspedycja korespondencji wychodzącej za pośrednictwem Poczty Polskiej,
4) w przypadkach tego wymagających kancelaria ogólna (sekretariat) zapoznaje się z treścią korespondencji w celu ustalenia adresata i kieruje ją do właściwej komórki organizacyjnej.
5) ustalanie adresatów przesyłek mylnie skierowanych lub błędnie zaadresowanych.
4. Do zakresu działania sekretariatów komórek organizacyjnych należy:
1) odbiór korespondencji wpływającej do komórki organizacyjnej drogą elektroniczną i przetwarzanie jej w formę korespondencji papierowej, o ile kierownik komórki organizacyjnej nie określi innych zasad postępowania w takich przypadkach,
2) rejestracja wpływów z kancelarii w dzienniku korespondencyjnym,
3) prowadzenie, w uzasadnionych przypadkach, skorowidzów do dzienników korespondencyjnych,
4) przekazywanie wpływów w formie papierowej lub elektronicznej (korespondencji przychodzącej) kierownikowi komórki organizacyjnej do dekretacji,
5) przekazywanie zadekretowanej korespondencji w formie papierowej lub elektronicznej przychodzącej właściwym naczelnikom, za pokwitowaniem odbioru w dzienniku korespondencyjnym,
6) naczelnicy mogą dekretować korespondencję wpływającą właściwym referentom, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym,
7) wykonywanie prac technicznych związanych z wytwarzaniem i reprodukcją dokumentów na polecenie przełożonego; zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów,
8) przekazywanie do kancelarii odpowiednio przygotowanej do wysłania korespondencji.
5. Wpisów w dziennikach podawczych i korespondencyjnych, prowadzonych w formie papierowej, dokonuje się atramentem lub tuszem koloru czarnego lub niebieskiego, a ich zmian - kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem dokonującego zmiany. Wycieranie i zamazywanie wpisów jest niedozwolone.
6. Do zakresu czynności kancelaryjnych referentów spraw należy:
1) rejestrowanie w odpowiednim formularzu spraw (spis spraw) otrzymanych do załatwienia i nadanie znaku sprawy,
2) zakładanie, zgodnie z wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwionych,
3) załatwianie spraw zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy,
4) przygotowanie projektów pism i przedstawianie ich do akceptacji przełożonym,
5) przygotowanie korespondencji do ostatecznego zatwierdzenia,
6) kompletowanie, przygotowanie przechowywanej dokumentacji i przekazywanie jej do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum.
IV.
Obieg korespondencji
Obieg korespondencji
2. Obieg korespondencji między komórkami organizacyjnymi odbywa się bezpośrednio (bez udziału kancelarii ogólnej) przez uprawnionych pracowników, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym lub za pokwitowaniem na kopii przekazywanego pisma.
3. W przypadku gdy przejrzana przez kierownika jednostki organizacyjnej PSP lub jego zastępców korespondencja zawiera dyspozycję dostarczenia jej do załatwienia przez kilka komórek organizacyjnych, obowiązek powielenia dokumentów spoczywa na sekretariacie osoby dekretującej korespondencję (forma papierowa lub elektroniczna).
4. W Komendzie Głównej PSP kancelaria ogólna przyjmuje z sekretariatów komórek organizacyjnych korespondencję przygotowaną do wysłania w godzinach 800 - 1200 oraz 1400 - 1600 każdego dnia roboczego. Korespondencja dostarczona po godzinie 1200 oraz korespondencja dostarczona w dniu poprzedzającym dzień wolny od pracy będzie ekspediowana dopiero w następnym dniu roboczym.
5. Kancelaria ogólna KG PSP w ustalonych godzinach odbiera i wysyła korespondencję wpływającą i wychodzącą za pośrednictwem Poczty Specjalnej.
6. Korespondencję (przesyłki) przeznaczoną dla jednostek organizacyjnych PSP, z wyjątkiem niejawnych, przyjmuje kancelaria ogólna lub sekretariat.
7. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania Komendy Głównej PSP i w dni wolne od pracy przyjmuje dyżurny operacyjny kraju i przekazuje ją następnego dnia roboczego do kancelarii ogólnej za pokwitowaniem. Dokumentację przychodzącą w formie faxu, dyżurny operacyjny rejestruje w odpowiednim rejestrze przychodzących faxów, a następnie przekazuje Dyrektorowi CKR - wzór rejestru stanowi załącznik nr 12 do instrukcji kancelaryjnej. O nadejściu pilnych przesyłek dyżurny operacyjny kraju niezwłocznie powiadamia adresata. W pozostałych jednostkach organizacyjnych PSP ww. czynności wykonują służby dyżurne.
8. Delegowani pracownicy mogą przyjmować korespondencję podczas podróży służbowych.
9. Przyjmując przesyłki specjalne, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria ogólna sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria ogólna sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
10. Kancelaria ogólna (sekretariat) otwiera otrzymane przesyłki (wpływy) z wyjątkiem:
1) adresowanych imiennie lub oznaczonych "do rąk własnych", które przekazuje adresatom,
2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,
3) zastrzeżonych dodatkowo przez komendanta (dyrektora) jednostki organizacyjnej PSP.
11. Korespondencję mylnie nadesłaną do jednostek organizacyjnych PSP kancelaria ogólna (sekretariat) przesyła niezwłocznie właściwemu adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę; wzór zawiadomienia określa załącznik nr 5 do instrukcji kancelaryjnej.
12. Po otwarciu koperty sprawdza się:
1) czy została wyjęta cała zawartość koperty,
2) czy przy piśmie znajdują się wskazane w nim załączniki (brak załączników należy odnotować na danym piśmie).
13. Koperty dołącza się do pism:
1) stanowiących środek prawny oznaczony terminem,
2) wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia,
3) stanowiących skargę lub wniosek,
4) w których brak jest nazwy (nazwiska) i adresu nadawcy lub daty pisma,
5) w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością oraz gdy koperta zawiera załączniki bez pisma przewodniego,
6) przy których przesłano pieniądze lub inne przedmioty.
14. Na każdym wpływającym piśmie kancelaria ogólna (sekretariat) odciska pieczęć wpływu zawierającą: nazwę, symbol kancelarii (sekretariatu), datę wpływu, symbol komórki organizacyjnej będącej odbiorcą, nr dziennika podawczego, liczbę załączników i liczbę arkuszy.
15. Pieczęć wpływu korespondencji odciska się na:
1) kopercie - w przypadku przekazania adresatom bez otwierania kopert,
2) pierwszej stronie pism - w pozostałych przypadkach.
16. Na telegramach i przesyłkach pilnych oznacza się także godzinę ich otrzymania.
17. Nie podlegają rejestracji:
1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze itp.),
2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
3) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze,
4) załączniki do pism,
5) dokumenty stanowiące osobistą własność (świadectwa, dyplomy itp.).
18. Kancelaria ogólna oraz sekretariaty jednostek organizacyjnych PSP prowadzą:
1) dzienniki podawcze, korespondencyjne według wzorów określonych w załącznikach nr 1 i 2 do instrukcji kancelaryjnej,
2) książki doręczeń przesyłek miejscowych według wzoru określonego załącznikiem nr 6 do instrukcji kancelaryjnej,
3) wykaz przesyłek poleconych, według wzoru określonego załącznikiem nr 7 do instrukcji kancelaryjnej.
19. Przyjętą zarejestrowaną w dziennikach podawczych korespondencję kancelaria ogólna (sekretariat) rozdziela na odpowiednie sekretariaty, wpisując wymagane dane do książek doręczeń i dostarcza adresatom za pokwitowaniem odbioru.
20. W Komendzie Głównej PSP zasady prowadzenia pomocniczych pomocy ewidencyjnych w postaci elektronicznej regulują oddzielne przepisy.
21. Sekretariat komórki organizacyjnej:
1) sprawdza, czy w otrzymanej korespondencji nie ma pisma mylnie skierowanego; w przypadku stwierdzenia pomyłki przekazuje pismo właściwej komórce organizacyjnej,
2) pisma mylnie skierowane, nie dotyczące jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej, zwracane są do kancelarii ogólnej (sekretariatów),
3) rejestruje wpływającą i wychodzącą korespondencję w dzienniku korespondencyjnym, prowadzonym odrębnie dla każdego roku kalendarzowego,
4) przedkłada dyrektorowi (kierownikowi komórki organizacyjnej) lub jego zastępcy do wglądu całą otrzymaną korespondencję lub tylko przez dyrektora zastrzeżoną do dekretacji.
22. Dekretujący korespondencję umieszcza na pierwszej stronie pisma dyspozycję imienną dotyczącą sposobu lub terminu załatwienia sprawy oraz swoją parafę i datę. Dekretacje mogą być dokonywane również w postaci elektronicznej.
23. W Komendzie Głównej PSP kancelaria ogólna po dokonaniu oznaczeń i segregacji wpływów przekazuje korespondencję za pośrednictwem właściwych sekretariatów.
24. W pozostałych jednostkach organizacyjnych kancelaria ogólna (sekretariat) po dokonaniu oznaczeń i segregacji wpływów przekazuje korespondencję komendantom (dyrektorom) tych jednostek.
25. Na przekazywanej (zadekretowanej) korespondencji można stosować następujące skróty:
"p.m." - "proszę mówić" - oznacza, że przed załatwieniem sprawy należy ją omówić z wydającym dyspozycję,
"p.r." - "proszę referować" - oznacza, że po przygotowaniu projektu załatwienia należy zreferować go wydającemu dyspozycję,
"m.a." - "moja aprobata" - oznacza, że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczną aprobatę załatwienia sprawy,
"m.p."- "mój podpis" - oznacza, że wydający dyspozycję podpisuje pismo,
"a.a." - "ad acta" - oznacza, że należy dołączyć do akt sprawy.
V.
Oznaczanie i rejestrowanie korespondencji i akt spraw. Zakładanie teczek aktowych
Oznaczanie i rejestrowanie korespondencji i akt spraw. Zakładanie teczek aktowych
2. Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku kalendarzowego załatwia się w roku następnym, bez wpisywania ich do nowych spisów spraw i bez zmiany dotychczasowego ich znaku.
3. W przypadku wznowienia sprawy ostatecznie załatwionej i odłożonej do właściwej teczki należy ją wyjąć, odnotować pod jej numerem w spisie spraw "przeniesiono do teczki symbol....", rejestrując ją w spisie spraw na rok bieżący i nadając jej nowy znak sprawy.
4. Rejestracją spraw wymagających specjalnej formy ewidencji (np. wyciągi bankowe, raporty kasowe) prowadzi się na podstawie odrębnych przepisów.
5. Jednostki organizacyjne PSP mogą stosować również komputerowy system rejestracji spraw i obiegu pism.
6. Rejestracja spraw w spisach spraw należy do obowiązków referentów spraw. Czynności te mogą wykonywać również sekretariaty komórek organizacyjnych za zgodą dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.
7. Sekretariaty komórek organizacyjnych mogą rejestrować korespondencję wpływającą i wychodzącą dotyczącą tej samej sprawy pod kolejnym numerem porządkowym dziennika korespondencyjnego.
8. Jeśli korespondencja dotycząca tej samej sprawy zarejestrowana jest pod różnymi numerami w dzienniku korespondencyjnym, ostatni numer w dzienniku łamie się przez pierwszy numer nadany tej sprawie.
9. Zapisu w dziennikach korespondencyjnych dokonuje się długopisem lub piórem, a zmiany zapisu kolorem czerwonym, z datą i podpisem dokonującego zmiany. Wycieranie i zamazywanie zapisów jest niedozwolone.
10. Numer porządkowy dziennika korespondencyjnego wpisuje się w obrębie pieczęci wpływu komórki organizacyjnej.
11. Symbolika literowa oznakowania znaków spraw załatwianych w komórkach organizacyjnych jednostek organizacyjnych PSP będzie uzależniona od struktury organizacyjnej poszczególnych jednostek zawartej w regulaminach organizacyjnych.
12. Znak sprawy zawiera:
1) symbol literowy lub literowo - cyfrowy komórki organizacyjnej,
2) liczbowy symbol hasła klasyfikującego według wykazu akt,
3) liczbę porządkową, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4) ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw, np. wg wzoru: BO-0000/1/07; BO-IV-0000/1/07.
13. Znak sprawy może być uzupełniony o numer pozycji z dziennika korespondencyjnego, który umieszcza się na przedostatnim miejscu, np.: BO-IV-0000/1-125/07, lub o numer kolejny pisma w danej sprawie, np.: BO-IV-0000/1-1/07.
14. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej według wykazu akt.
15. Dla akt osobowych, legislacyjnych, nieruchomości itp. prowadzi się dodatkowe rejestry w układzie alfabetycznym (według nazwisk), adresowym (według miejscowości) itp. - wzór stanowi załącznik nr 3 do instrukcji kancelaryjnej.
16. Rejestracja spraw w spisach spraw należy do obowiązków pracownika, który opracowuje je pod względem merytorycznym (referent sprawy). W uzasadnionych przypadkach czynności te wykonują, zgodnie z decyzją dyrektora (kierownik jednostki organizacyjnej), sekretariaty komórek organizacyjnych lub wyznaczeni do tego celu pracownicy.
17. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt spraw, zgodnie z wykazem akt. Każdej końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka zawierająca akta spraw o tym samym symbolu klasyfikacyjnym i kategorii archiwalnej. Nie można łączyć w jednej teczce akt kategorii archiwalnej "A" i "B".
18. Każda teczka aktowa powinna na okładce zawierać oznaczenia według wzoru określonego w załączniku nr 9 i 9a do instrukcji kancelaryjnej, tj.:
1) na środku u góry - nazwę jednostki organizacyjnej, poniżej nazwę biura (równorzędnej komórki organizacyjnej) oraz wydziału,
2) w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i hasła według wykazu akt,
3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną akt, a przy aktach kat. B również okres ich przechowywania,
4) na środku - tytuł akt, tj. pełne hasło z wykazu akt, uzupełnione o rodzaje akt zawarte w teczce,
5) pod tytułem - daty rozpoczęcia i zakończenia sprawy; jeżeli teczka zawiera dokumentację z jednego roku kalendarzowego, należy wpisać tylko dany rok i ewentualnie numer tomu,
6) w lewym górnym rogu - numer archiwalny nadawany przy ewidencjonowaniu akt przed ich przekazaniem do archiwum (kolejna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym),
7) w prawym dolnym rogu rok przekazania akt do archiwum lub brakowania,
8) pod kategorią archiwalną oznaczenie sposobu postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny.
19. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw dla każdej teczki, z zastrzeżeniem ust. 27.
20. Dla spraw objętościowo niedużych można prowadzić jedną teczkę aktową przez dwa lub więcej lat.
21. Dokumenty dotyczące jednej sprawy, bez względu na klauzulę tajności, wszywa się do teczki zgodnie z klasyfikacją wprowadzoną w jednolitym rzeczowym wykazie akt jednostek organizacyjnych.
VI.
Załatwianie spraw
Załatwianie spraw
2. W przypadku ustnego załatwienia sprawy sporządza się notatkę o przedmiocie sprawy i sposobie jej załatwienia.
3. Przy pisemnym załatwieniu sprawy należy przestrzegać następujących zasad:
1) sprawy załatwia się według kolejności ich wpływu i stopnia pilności,
2) każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem,
3) w odpowiedziach podaje się znak i datę sprawy, której odpowiedź dotyczy,
4) adresy pisze się w pierwszym przypadku,
5) każde pismo oznacza się znakiem sprawy,
6) udziela się dyspozycji co do sposobu sporządzania maszynopisu (liczba kopii, odstępy, termin itp.) i sposobu wysłania pisma (nad adresem),
7) pod treścią, po lewej stronie, podaje się liczbę załączników oraz adresatów (jeżeli pismo ma być przesłane do wiadomości innym zainteresowanym).
4. Projekt pisma podlega zatwierdzeniu (aprobacie) przez przełożonego, który udziela również dyspozycji co do sposobu sporządzania czystopisu (liczby kopii, terminu, itp.) i sposobu wysłania pisma.
VII.
Sporządzanie pism (czystopisów)
Sporządzanie pism (czystopisów)
1) pismo wychodzące na zewnątrz sporządza się na blankiecie korespondencyjnym z odpowiednim nadrukiem (nazwą jednostki organizacyjnej PSP i komórki organizacyjnej) lub na papierze opatrzonym pieczęcią nagłówkową,
2) format papieru powinien być dostosowany do wielkości tekstu,
3) w lewym górnym rogu pod nadrukiem lub pieczęcią nagłówkową umieszcza się znak sprawy,
4) w dacie pisma należy wpisać tylko rok i miesiąc, pozostawiając miejsce na wpisanie dnia,
5) w lewym dolnym rogu oryginału umieszcza się pod treścią pisma informację o liczbie załączników, następnie rozdzielnik, pod rozdzielnikiem umieszcza się dane referenta sprawy (autora pisma).
2. Blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane tylko do sporządzania czystopisów pism wychodzących na zewnątrz.
3. Skargi i wnioski podlegają odrębnej ewidencji zawierającej informacje o dacie ich wpływu, przedmiocie, sposobie i terminie załatwienia, przy czym skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska oraz adresu wnoszącego nie podlegają rozpoznaniu.
VIII.
Sporządzanie odpisów i kserokopii. Powielanie dokumentów
Sporządzanie odpisów i kserokopii. Powielanie dokumentów
2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie, nad tekstem, umieszcza się napis "odpis", jeżeli z odpisu, umieszcza się napis "odpis z odpisu".
3. Jeżeli na oryginale odciśnięta jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP", a dalej wpisuje się treść pieczęci.
4. Przed nazwiskiem osoby podpisanej na oryginale, na odpisie umieszcza się znak /-/, a następnie wpisuje się imię i nazwisko podpisanego lub "podpis nieczytelny".
5. Zgodność odpisów lub wyciągów z oryginałem dokumentów potwierdza naczelnik wydziału lub pracownik załatwiający sprawę, przytaczając formułę "za zgodność z oryginałem" oraz odciskając pieczęć - trójkątną (do użytku służbowego), jeżeli odpis przeznaczony jest dla resortu spraw wewnętrznych i administracji, lub okrągłą (urzędową) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.
6. Przy braku zastrzeżeń natury proceduralnej zamiast odpisów sporządza się kopie.
7. Uwierzytelnienia kopii dokonują naczelnicy wydziałów lub pracownicy załatwiający sprawy komórek organizacyjnych, których dokumenty były kopiowane. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
8. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie sekretariaty lub referenci spraw na polecenie dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.
9. Większą ilość kopii na potrzeby komórek organizacyjnych wykonuje wyspecjalizowana komórka (powielarnia). W KG PSP powielanie odbywa się na podstawie zlecenia podpisanego przez dyrektora (naczelnika) zamawiającej komórki organizacyjnej. Wzór zlecenia określi Dyrektor Biura Kwatermistrzowskiego. W pozostałych jednostkach organizacyjnych PSP zasady wykonywania większej ilości kopii określą komendanci (dyrektorzy) poszczególnych jednostek.
IX.
Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej
Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej
2. Zakres uprawnień do podpisywania pism w imieniu Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej przez jego zastępców oraz dyrektorów komórek organizacyjnych regulują odrębne przepisy.
3. Referent sprawy umieszcza swój podpis na pozostającej w aktach kopii pisma z lewej strony pod tekstem.
4. Pieczęć urzędową okrągłą umieszcza się na pismach posiadających charakter dokumentów (decyzje, umowy, świadectwa, dyplomy, akty mianowania, legitymacje, itp.).
X.
Doręczanie i wysyłanie korespondencji
Doręczanie i wysyłanie korespondencji
1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki (w wypadku stwierdzenia braku zwraca się pismo referentowi do uzupełnienia); zasada ta nie obowiązuje, gdy pismo wysyłane jest za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, którego kopię dołącza się do pisma,
2) dokonuje w dzienniku korespondencyjnym - spisie spraw - adnotacji o wysłaniu pisma lub stwierdza na kopii pisma jego wysłanie,
3) sprawdzoną korespondencję wkłada do kopert z odpowiednim nadrukiem (przy braku nadruku odciska się na kopercie pieczęć nagłówkową), pod którym umieszcza się:
a) znak pisma, ewentualnie znak (symbol) sprawy,
b) nazwę (nazwisko) adresata,
c) dokładny adres (łącznie z numerem kodu pocztowego),
d) cechę pilności.
W Komendzie Głównej PSP korespondencję przeznaczoną do komend wojewódzkich, szkół PSP, CNBOP i CMP przekazuje się do kancelarii ogólnej bez wkładania do kopert
4) zwraca kopię właściwemu referentowi lub włącza pismo do odpowiedniej teczki rzeczowej (w przypadku gdy sekretariat komórki organizacyjnej gromadzi akta spraw załatwionych) do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego.
2. Pisma pomiędzy komórkami organizacyjnymi przekazywane są bezpośrednio za pokwitowaniem odbioru w książce kancelaryjnej lub za potwierdzeniem odbioru na kopiach tych pism.
3. Przekazywanie i wysyłanie dokumentów niejawnych odbywa się tylko za pośrednictwem kancelarii tajnej.
4. Przesyłki przekazywane są adresatom za pośrednictwem Poczty Specjalnej w przypadku korespondencji niejawnej, międzynarodowego punktu wymiany korespondencji, urzędów pocztowych, względnie doręczane bezpośrednio adresatowi.
5. Za pośrednictwem urzędów pocztowych wysyła się przesyłki polecone.
6. Kancelaria ogólna przyjmuje i nadaje faksy (tylko dla biur nieposiadających własnych faksów).
7. Pisma wychodzące, z wyjątkiem kierowanych do obywateli w sprawach indywidualnych, mogą być wysyłane za pośrednictwem faxu lub poczty elektronicznej (oryginał pisma z odręcznym podpisem osoby upoważnionej znajduje się w aktach aktotwórcy).
XI.
Przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych
Przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych
2. Poza kolejnością załatwia się sprawy pilne.
3. W wypadku braku odpowiedzi w terminie wyznaczonym do ostatecznego załatwienia sprawy referent sporządza ponaglenie.
4. Akta spraw załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych, tj. u referentów (względnie u osób wyznaczonych), w teczkach prowadzonych według wykazu akt, przez okres dwóch lat od zakończenia sprawy. W spisach spraw odnotowuje się fakt ostatecznego załatwienia sprawy.
5. W teczce składa się akta spraw w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy w układzie chronologicznym (pismo rozpoczynające sprawę na wierzchu).
6. Dla skarg i wniosków prowadzi się odrębną ewidencję, zawierającą informację o dacie ich wpływu, przedmiocie oraz sposobie i terminie załatwienia.
XII.
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
2. Wytwarzanie dokumentów niejawnych możliwe jest tylko na Wydzielonych Stanowiskach Komputerowych oraz zgodnie z obowiązującymi w jednostkach organizacyjnych PSP szczególnymi wymogami bezpieczeństwa i procedurami bezpiecznej eksploatacji.
3. Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w celu:
1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej,
2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną,
3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących wewnętrznego obiegu dokumentów w jednostkach organizacyjnych PSP,
4) udostępniania upoważnionym pracownikom:
a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności edytorów tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych i oprogramowania antywirusowego,
b) zakupionych baz danych prawnych, adresowych i statystycznych,
c) utworzonych w jednostce baz danych,
5) współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez jednostki organizacyjne PSP oraz przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej,
6) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,
7) tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza zajęć kierowników komórek organizacyjnych,
8) monitorowania zaleceń Komendantów (Dyrektorów) jednostek organizacyjnych PSP,
9) monitorowania wewnętrznego obiegu dokumentów,
10) umieszczania na stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o działalności, kadrze kierowniczej i kompetencjach PSP.
4. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,
2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych,
5. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach powinien być zabezpieczony przez system haseł identyfikacyjnych pracownika.
6. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:
1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania operacyjnego, narzędziowego i aplikacyjnego,
2) archiwizowanie w cyklach kilkudniowych danych przechowywanych w pamięci komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,
3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklach tygodniowych wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.
7. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie używania nośników nieoznakowanych, w innych przypadkach stanowiska komputerowe muszą mieć zainstalowane programy antywirusowe sukcesywnie aktualizowane,
8. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) oraz wydane na ich podstawie przepisy wykonawcze.
9. Dyskietki i inne nośniki informatyczne, z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami zawartymi w tradycyjnych źródłach informacji (np. w kartotekach), przechowywane są w komórce organizacyjnej tak długo, jak długo potrzebne są użytkownikowi.
10. Do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum przekazuje się wydruki komputerowe z informacjami jednostkowymi albo zbiorczymi.
11. W przypadku przekazywania dyskietek lub innych nośników informatycznych do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum należy opisać ich zawartość, podać numer sprawy oraz nazwę i wersję zastosowanego edytora tekstu.
12. W przypadku wprowadzenia do użytku służbowego nowych generacji komputerów zapis utrwalony na pierwotnych dyskietkach lub innych nośnikach informatycznych, po wprowadzeniu informacji do nowych dyskietek lub innych nośników informatycznych, podlega kasacji.
13. Kasacja zapisów na dyskietkach i innych nośnikach informacyjnych może być prowadzona wyłącznie za zgodą komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum.
XIII.
Przekazywanie akt do archiwum jednostki organizacyjnej
Przekazywanie akt do archiwum jednostki organizacyjnej
2. Akta spraw zakończonych przekazuje się kompletnymi rocznikami w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt, tj. zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi z wykazu akt i kategorii archiwalnej po upływie dwóch lat od zakończenia sprawy, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (wzór załącznik nr 10 - 10a do instrukcji kancelaryjnej), sporządzonych w 3 egzemplarzach odrębnie dla akt kat. "A" i dla akt kat. "B". Zgodę na przekazanie akt wydaje kierownik komórki organizacyjnej.
3. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe otrzymuje archiwum. Spisy podpisują: dyrektor komórki organizacyjnej zdającej akta i archiwista przyjmujący.
4. Akta spraw przekazanych do archiwum, potrzebnych do pracy bieżącej wypożycza się komórce organizacyjnej na podstawie karty udostępnienia (wzór karty udostępnienia określa załącznik nr 11 do instrukcji kancelaryjnej).
5. Akta, które utraciły klauzulę tajności, przed przekazaniem do archiwum podlegają rekwalifikacji.
6. Do przekazywanych do archiwum akt dołącza się związane z nimi rejestry, skorowidze, kartoteki itp.
7. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach archiwum przyjmuje akta uporządkowane, zgodnie z przepisami instrukcji archiwalnej, a poszczególne pozycje przekazywanych akt ewidencjonuje w księdze nabytków.
8. Przez uporządkowanie akt stanowiących materiały archiwalne (kategoria "A") należy rozumieć:
1) ułożenie akt w obrębie teczek sprawami w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na początku), zwracając uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich, sprawozdań i protokołów; akta powinny więc być ułożone w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. pierwsza sprawa znajduje się na początku teczki, a jej zawartość spisana jest w spisie spraw zawartych w teczce, którego wzór określa załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej;
2) wydzielenie akt kategorii "B" z teczek zawierających akta kategorii "A";
3) wydzielenie dokumentów i pism stanowiących akta kategorii "BC", wyłączenie wtórników;
4) usunięcie wszelkich części metalowych z teczek akt;
5) umieszczenie akt w teczkach wiązanych;
6) opisanie teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej;
7) ponumerowanie kart w prawym górnym rogu akt miękkim ołówkiem, z podaniem ich liczby pod oznaczeniem rocznika na środku wierzchniej okładki teczki, a także - w razie żądania archiwum państwowego - na wewnętrznej stronie spodniej okładki teczki,
8) ułożenie i spisanie teczek aktowych na spisach zdawczo-odbiorczych w kolejności haseł klasyfikacyjnych wykazu akt.
9. Akta przekazywane do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum powinny znajdować się w teczkach, których grubość nie powinna przekraczać 5 cm.
10. Arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych kart. Do przekazywania akt poza spisami zdawczo-odbiorczymi dołącza się wszelkie inne pomoce ewidencyjne (skorowidze, rejestry, kartoteki).
11. Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. "B") sprowadza się również do ww. czynności, a przede wszystkim:
1) opisania teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej,
2) ułożenia oraz spisania teczek aktowych na spisach zdawczo-odbiorczych w kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt.
12. Przestrzeganie w praktyce wyżej omówionych zasad postępowania z narastającą dokumentacją w komórkach organizacyjnych jest konieczne ze względu na potrzebę zabezpieczenia materiałów archiwalnych (akt kategorii "A"), które trafią w przyszłości do archiwum państwowego, tworząc narodowy zasób archiwalny, jak również ze względu na potrzebę właściwego przechowywania innej dokumentacji, o czasowym znaczeniu praktycznym, która zawsze, na żądanie zwierzchników, powinna być szybko odszukana i przedstawiona do wglądu, a której uszkodzenie lub zniszczenie jest zabronione pod groźbą odpowiedzialności karnej określonej w przepisach odrębnych.
13. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach archiwum może odmówić przyjęcia akt nieuporządkowanych, powiadamiając o tym fakcie właściwego dyrektora komórki organizacyjnej.
XIV.
Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub zniesienia komórki organizacyjnej
Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub zniesienia komórki organizacyjnej
2. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją w stan likwidacji, przekazuje akta spraw niezakończonych protokolarnie prawnemu następcy (komórce przejmującej zadania likwidowanej komórki), jedną kopię przekazuje do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum. Pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych przekazuje do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum.
3. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej PSP stosuje się odpowiednio postanowienia ust. 1 i 2.
4. Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przekazanie dokumentacji oraz dołącza do spisu zdawczo-odbiorczcgo materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania informacją dotyczącą organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.
5. W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska obowiązkiem przełożonego jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt przed podpisaniem karty obiegowej.
XV.
Kontrola pracy biurowej
Kontrola pracy biurowej
2. Kontrola czynności kancelaryjnych polega na sprawdzeniu:
1) terminowości załatwiania spraw;
2) prawidłowości obiegu dokumentacji;
3) prawidłowości prowadzenia zapisów w dziennikach korespondencyjnych, rejestrowania i znakowania pism, zakładania teczek aktowych zgodnie z wykazem akt;
4) prawidłowości pobierania i kasowania znaków opłaty skarbowej;
5) terminowości i prawidłowości przekazywania akt do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum.
3. Dyrektorzy (naczelnicy) komórek organizacyjnych ustalają przyczyny opóźnień w załatwianiu spraw i podejmują niezbędne czynności zmierzające do przyspieszenia ostatecznego ich załatwienia.
4. Sekretariaty biur w terminie do 1 stycznia każdego roku sprawdzają wykazy spraw niezałatwionych, które stanowią podstawą do podjęcia przez kierownictwo niezbędnych czynności zmierzających do przyśpieszenia ostatecznego załatwienia zaległych spraw.
5. Nadzór ogólny nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników należy do dyrektora (naczelnika) komórki organizacyjnej, który zobowiązany jest zapoznać podległych sobie pracowników z niniejszą instrukcją oraz z innymi przepisami i aktami normatywnymi regulującymi postępowanie z dokumentacją.
XVI.
Postanowienia końcowe
Postanowienia końcowe
2. Za prawidłową organizację pracy kancelaryjnej oraz obieg akt odpowiedzialni są: Dyrektor Biura Organizacji i Nadzoru w Komendzie Głównej, a w pozostałych jednostkach organizacyjnych PSP komendanci i dyrektorzy tych jednostek.
3. Instrukcja kancelaryjna dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej stanowiąca załącznik nr 1 do decyzji Nr 63 z dnia 14 listopada 2007 r. obowiązuje we wszystkich jednostkach nadzorowanych przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.
4. W komendach wojewódzkich i powiatowych (miejskich) obowiązuje instrukcja kancelaryjna ustalona odpowiednio dla zespolonej administracji rządowej szczebla wojewódzkiego i powiatowego.
5. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowiący załącznik nr 2 do decyzji Nr 63 z dnia 14 listopada 2007 r. Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej obowiązuje we wszystkich jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.
Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX
Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.
..................................................
Załącznik Nr 5
Wzór zawiadomienia nadawcy o przesłaniu pisma właściwemu odbiorcy (adresatowi) *
Wzór zawiadomienia nadawcy o przesłaniu pisma właściwemu odbiorcy (adresatowi) *
ZAŁĄCZNIK Nr 2
Jednolity rzeczowy wykaz akt
Jednolity rzeczowy wykaz akt