Instrukcja kancelaryjna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSWiA.2003.7.23

| Akt utracił moc
Wersja od: 25 sierpnia 2003 r.

ZARZĄDZENIE Nr 19
MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 12 sierpnia 2003 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 6 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 i Nr 241, poz. 2074) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) zarządza się, co następuje:
§  1.
Wprowadza się do użytku w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji:
1)
"Instrukcję kancelaryjną", stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;
2)
"Jednolity rzeczowy wykaz akt", stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.
§  2.
Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji odpowiedzialni są za stosowanie przepisów kancelaryjnych w praktyce biurowej, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.
§  3.
1.
Organy i jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji przystosują instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji do potrzeb własnych i podporządkowanych sobie jednostek organizacyjnych, w szczególności:
1)
dokonają weryfikacji obowiązującej instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, klasyfikując i kwalifikując tę problematykę, która nie znajduje odzwierciedlenia w dotychczas stosowanych przepisach;
2)
opracują nowe przepisy kancelaryjne, w przypadku braku właściwych przepisów.
2.
Projekty zweryfikowanych lub nowych przepisów kancelaryjnych, po uzgodnieniu z komórką organizacyjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwą w sprawach archiwum podlegają zatwierdzeniu przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie zarządzenia.
§  4.
Komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji sporządzą w porozumieniu z komórką organizacyjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwą w sprawach archiwum szczegółowe wyciągi z jednolitego rzeczowego wykazu akt, dostosowane do własnych potrzeb. Jeden jego egzemplarz przekażą do użytku służbowego do komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwej w sprawach archiwum.
§  5.
Akta spraw nie zakończonych przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia, ulegają przeklasyfikowaniu zgodnie z wykazem akt wprowadzonym niniejszym zarządzeniem.
§  6.
Traci moc zarządzenie Nr 6 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 1998 r. w sprawie organizacji pracy kancelaryjnej w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 3, poz. 12 i Nr 9, poz. 103).
§  7.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2004 r.

ZAŁĄCZNIKI

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

ZAŁĄCZNIK Nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

SPIS TREŚCI

I. Postanowienia ogólne

II. System kancelaryjny. Podział akt na kategorie archiwalne. Wykaz akt

III. Podział czynności kancelaryjnych

IV. Obieg dokumentacji (korespondencji)

V. Przyjmowanie, sprawdzanie i segregowanie korespondencji

VI. Rejestrowanie spraw, znakowanie akt i zakładanie teczek aktowych

VII. Załatwianie spraw

VIII. Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej

IX. Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów

X. Doręczanie i wysyłanie korespondencji

XI. Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych

XII. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach informatycznych

XIII. Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum

XIV. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności

XV. Kontrola pracy biurowej i nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Załączniki

Nr 1 Dziennik korespondencyjny

Nr 2 Dziennik podawczy

Nr 3 Skorowidz alfabetyczny

Nr 4 Spis spraw

Nr 5 Spis zdawczo-odbiorczy akt

Nr 6 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B c" przeznaczonej do brakowania

Nr 7 Protokół zniszczenia akt

Nr 8 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B E" przeznaczonej do brakowania

Nr 9 Książka doręczeń przesyłek miejscowych

Nr 10 Wykaz przesyłek nadanych

Nr 11 Wykaz przesyłek poleconych

Nr 12 a, b, c Wzory opisów teczek

Nr 13 Zlecenie

Nr 14 Karta udostępnienia akt

Nr 15 Spis spraw zawartych w teczce przekazywanych do archiwum

Nr 16 Spis zawartości teczki

I.

Postanowienia ogólne

§  1.
1.
Instrukcja kancelaryjna reguluje sposób wykonywania czynności związanych z obiegiem korespondencji oraz określa szczegółowy tryb postępowania z dokumentacją jawną od chwili jej wytworzenia w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanym dalej Ministerstwem, lub wpływu z zewnątrz do czasu przekazania akt spraw ostatecznie załatwionych do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
2.
Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne określają odrębne przepisy, z zastrzeżeniem przepisów rozdziału XIII.
§  2.
1.
Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
1)
akta - dokumentację pisaną powstałą w wyniku działalności Ministerstwa;
2)
akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;
3)
dokument (akt) - zapis, bez względu na jego postać lub sposób wytworzenia, mający znaczenie dowodu, stwierdzający prawdziwość zawartych w nim danych lub zdarzeń, opatrzony datą, pieczęcią i podpisem;
4)
dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjno-kartograficznej itp. - niezależnie od techniki ich wykonania, np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, dyskietki, mapy, fotografie, taśmy magnetofonowe;
5)
dokumentacja aktowa - dokumentację dotyczącą tej samej informacji sporządzoną w kilku egzemplarzach; wyróżnia się:

1) dokumentację oryginalną - pierwszy egzemplarz pisma (dokument odtworzony, jego kopia i odpisy),

2) dokumentację wtórną - powielającą dane z pierwszego egzemplarza; może być trwała, przeznaczona dla konkretnego odbiorcy (np. kopie przesyłane do wiadomości lub wykorzystania) sporządzona techniką kserograficzną lub przejściowa, gdy powstaje i ginie w toku przetwarzania informacji;

6)
dziennik korespondencyjny - rejestr na nośniku papierowym wykorzystywany w kancelariach (sekretariatach) komórek organizacyjnych do ewidencjonowania wpływającej i wychodzącej korespondencji jawnej, jej treści i sposobu załatwienia; wzór dziennika korespondencyjnego określa załącznik Nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;
7)
dziennik podawczy - rejestr służący do ewidencjonowania wpływów i potwierdzeń ich odbioru; wzór dziennika podawczego określa załącznik Nr 2 do instrukcji kancelaryjnej;
8)
ewidencjonowanie - rejestrowanie, wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych spraw i pism;
9)
informacja - utrwalone na rozmaitych nośnikach wiadomości i dane z różnych dziedzin, których gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie stanowi podstawę podejmowania wszelkich decyzji oraz rozwoju myśli ludzkiej;
10)
instrukcja archiwalna - załącznik do Zarządzenia Nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 września 2000 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentami niearchiwalnymi w resorcie spraw wewnętrznych i administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 4, poz. 29);
11)
instrukcja kancelaryjna - akt normatywny wewnętrzny, regulujący sposób wykonywania przez wszystkie komórki organizacyjne instytucji czynności kancelaryjnych oraz postępowanie z dokumentacją do momentu przekazania jej do komórki właściwej w sprawach archiwum;
12)
jednostka archiwalna - odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji (teczka, księga, poszyt, mapa, fotografia, dyskietka itp.);
13)
kancelaria - komórkę organizacyjną lub stanowisko pracy wykonujące czynności kancelaryjne takie jak: przyjmowanie wpływów, przekazywanie ich poszczególnym komórkom organizacyjnym i referentom spraw, ekspedycja przesyłek wychodzących itp.;
14)
klasyfikacja - podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt przez nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych;
15)
komórka organizacyjna - na użytek tej instrukcji - każda komórka organizacyjna wymieniona w zarządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz wydział i samodzielne stanowisko, powołane do wykonania zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa;
16)
komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum -Wydział - Centralne Archiwum w Biurze Dyrektora Generalnego Ministerstwa;
17)
komórka macierzysta - komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne, pod względem merytorycznym, opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych akt;
18)
komórka inna - komórkę organizacyjną, wykonującą pomocnicze czynności w określonej sprawie lub otrzymującą tylko dalsze egzemplarze akt spraw do wiadomości;
19)
księga nabytków - księgę, w której w porządku chronologicznym rejestruje się materiały archiwalne wpływające do archiwum;
20)
kwalifikacja archiwalna - ocenę wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych;
21)
nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.;
22)
nośnik papierowy - zgodny z Polskimi Normami arkusz papieru, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.;
23)
pismo - pisemną formę wypowiedzi urzędu, instytucji lub osoby fizycznej w celu załatwienia określonej sprawy (np. okólne, przewodnie, urzędowe, wpływające, wychodzące);
24)
plik - kilkanaście pojedynczych pism lub akt stanowiących najczęściej załączniki do pisma przewodniego;
25)
przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca itp., a także otrzymywane i nadawane telefaksy;
26)
referent sprawy - pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę;
27)
rejestracja pism - wpisywanie do dziennika podawczego (korespondencyjnego) pism wpływających i wychodzących z jednoczesnym nadaniem im kolejnego numeru;
28)
rejestracja spraw - wpisywanie do formularza spisu spraw pierwszego pisma wszczynającego daną sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy;
29)
skorowidz (indeks) alfabetyczny - dodatkową pomoc ewidencyjno-informacyjną, zawierającą zestawienie haseł osobowych, rzeczowych, geograficznych, adresowych itp. w układzie alfabetycznym, informującą o zawartości akt spraw dotyczących konkretnych osób lub instytucji, przepisów itp.; wzór skorowidza określa załącznik Nr 3 do instrukcji kancelaryjnej;
30)
spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie lub instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt; wzór spisu spraw określa załącznik Nr 4 do instrukcji kancelaryjnej;
31)
spis zdawczo - odbiorczy akt - formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych do archiwum, oddzielnie dla materiałów archiwalnych (kat. A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat. B); wzór spisu zdawczo - odbiorczego określa załącznik Nr 5 do instrukcji kancelaryjnej;
32)
sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych;
33)
symbol komórki organizacyjnej - zestaw oznaczeń literowych i cyfrowych, stanowiący jej znak rozpoznawczy;
34)
system kancelaryjny - zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, ustalające sposób rejestrowania i znakowania oraz metody klasyfikowania i przechowywania pism i akt spraw;
35)
system kancelaryjny bezdziennikowy - system kancelaryjny, w którym rejestrowane są tylko sprawy a nie pojedyncze pisma;
36)
teczka spraw (aktowa) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;
37)
wykaz akt - jednolita, rzeczowa klasyfikacja akt powstających w toku działalności Ministerstwa i archiwalna ich kwalifikacja, oznaczona w poszczególnych pozycjach: symbolem klasyfikacyjnym, hasłem rzeczowym i kategorią archiwalną; służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt;
38)
wystawca - instytucję lub osobę fizyczną, która sporządziła określone pismo, dokument;
39)
załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.);
40)
znak akt (teczki) - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt;
41)
znak sprawy (pisma) - zespół symboli określających przynależność sprawy (pisma) do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw.
2.
Kancelaryjne pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 1 w pkt 7, 8 i 29 mogą być prowadzone na komputerowych nośnikach informacji.

II.

System kancelaryjny. Podział akt na kategorie archiwalne. Wykaz akt

§  3.
1.
W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej wykazem akt.
2.
Rejestracji spraw dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z wykazem akt. Nie rejestruje się pism dotyczących spraw.
3.
W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe pomoce ewidencyjne: dzienniki podawcze i korespondencyjne, skorowidze itp., stanowiące kancelaryjną pomoc ewidencyjną i służące do rejestracji korespondencji wpływającej do Ministerstwa i korespondencji wychodzącej oraz pokwitowania odbioru, nie mające jednak wpływu na znak sprawy.
§  4.
Akta dzieli się pod względem ich wartości archiwalnej na dwie zasadnicze kategorie:
1)
materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego, oznaczone w wykazie akt symbolem "A";
2)
dokumentację niearchiwalną, oznaczoną w wykazie akt symbolem "B", z tym że:
a)
symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (np. "B5") oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która, po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez tę dokumentację praktycznego znaczenia dla Ministerstwa, dla określonej komórki organizacyjnej w Ministerstwie lub dla celów kontrolnych; brakowania dokonuje się w komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, po przekazaniu tej dokumentacji przez komórki organizacyjne, które ją wytworzyły; sposób uporządkowania i przekazania tej dokumentacji określa § 51 i § 53 ust. 5; sposób brakowania określają przepisy instrukcji archiwalnej;
b)
symbolem "BC" oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne (manipulacyjne), która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana przez komórkę organizacyjną za wiedzą i zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum; wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem Bc i spisu dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami Bc przeznaczonej do brakowania określa załącznik Nr 6 do instrukcji kancelaryjnej, a protokół zniszczenia akt - załącznik Nr 7 do instrukcji kancelaryjnej;
c)
symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która, po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np. "BE5"), podlega ocenie ze względu na jej charakter, treść i wartość archiwalną; oceny dokonuje komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum, przy udziale pracownika komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację; z oceny dokumentacji sporządza się protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami "BE" wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami "BE" przeznaczonej do brakowania, którego wzór określa załącznik Nr 8 do instrukcji kancelaryjnej.
§  5.
1.
Akta tematycznie jednorodne (dotyczące tego samego zagadnienia lub rodzaju dokumentacji), występujące w różnych komórkach organizacyjnych, posiadają te same symbole i hasła klasyfikacyjne z wykazu akt, z wyjątkiem symboli oznaczających nazwę danej komórki organizacyjnej.
2.
Wykaz akt określa kategorie archiwalne odrębnie dla komórki macierzystej i dla innych komórek, dla których określona dokumentacja stanowi materiał cząstkowy lub pomocniczy.
3.
Tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny został określony w kolumnie 9 pt. "okres zagrożenia" wykazu akt. Dokumentację podlegającą ewakuacji oznaczono symbolem "E", zniszczeniu - symbolem "Z", pozostawieniu na miejscu - symbolem "P".
§  6.
1.
Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.
2.
W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi /np. 07/ powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, a także podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi /np. 615/ oraz w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi /np. 4310/.
3.
Każda komórka organizacyjna powinna sporządzić na własne potrzeby wyciąg z wykazu akt, zawierający symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tej komórki.
4.
Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:
1)
nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej;
2)
pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.
5.
Wewnętrzny układ dokumentacji, zaklasyfikowanej w wykazie akt do jednego symbolu klasyfikacyjnego, może opierać się na podziale terytorialnym, adresowym, podmiotowym, alfabetycznym, chronologicznym itp., który ułatwia kompletowanie i wykorzystywanie akt spraw w pracy komórek organizacyjnych.
§  7.
Zmiany w wykazie akt, polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego i drugiego rzędu, mogą być dokonane tylko na podstawie zarządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

III.

Podział czynności kancelaryjnych

§  8.
Do czynności kancelaryjnych należy:
1)
przyjmowanie korespondencji i przesyłek wpływających do Ministerstwa;
2)
ewidencjonowanie wpływów i przekazywanie ich adresatom;
3)
ekspedycja korespondencji wychodzącej.
§  9.
W Ministerstwie czynności kancelaryjne wykonują: Kancelaria Główna Ministerstwa, zwana dalej Kancelarią Główną, kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych oraz referenci spraw.
§  10.
Do zakresu działania Kancelarii Głównej należy:
1)
przyjmowanie wpływów (przesyłek) z Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji, zwanego dalej Pocztą Specjalną, oraz od interesantów;
2)
rejestrowanie wpływów w dzienniku podawczym;
3)
rozdzielanie i przekazywanie wpływów do poszczególnych kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych;
4)
ekspedycja korespondencji wychodzącej za pośrednictwem Poczty Specjalnej;
5)
ustalanie adresatów przesyłek mylnie skierowanych lub błędnie zaadresowanych.
§  11.
Do zakresu działania kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych należy odpowiednio:
1)
odbiór wpływów z Poczty Specjalnej, z Kancelarii Głównej oraz z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa;
2)
prowadzenie, w uzasadnionych przypadkach, pomocy ewidencyjnych;
3)
przedkładanie korespondencji wpływającej dyrektorowi (naczelnikowi) komórki organizacyjnej do dekretacji;
4)
przekazywanie zadekretowanej korespondencji właściwym referentom spraw za pokwitowaniem odbioru;
5)
terminowa ekspedycja korespondencji wychodzącej.
6)
wykonywanie prac technicznych związanych z wytwarzaniem i reprodukcją dokumentów na polecenie przełożonego; zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach kancelarii (sekretariatów).
§  12.
Do zakresu czynności kancelaryjnych referentów spraw należy:
1)
rejestrowanie w odpowiednim formularzu (spis spraw) spraw otrzymanych do załatwienia i nadanie znaku sprawy;
2)
zakładanie, zgodnie z wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwionych;
3)
załatwianie spraw zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy;
4)
przygotowanie projektów pism i przedstawianie ich do akceptacji przełożonym;
5)
sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym;
6)
przekazywanie podpisanych czystopisów do kancelarii celem wysłania;
7)
kompletowanie, przygotowanie przechowywanej dokumentacji i przekazywanie jej do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum.
§  13.
1.
Rozliczanie referentów spraw odchodzących z komórki organizacyjnej z pobranych dokumentów następuje na karcie obiegowej, w której odpowiednio kierownik / pracownik kancelarii odnotowuje fakt rozliczenia.
2.
W przypadku stwierdzenia przez kancelarię (sekretariat) braku dokumentu, dyrektor komórki organizacyjnej powołuje komisję do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i na podstawie sprawozdania komisji wyjaśniającego okoliczności utraty (niewłaściwego delegowania do sprawy) zdejmuje ten dokument z ewidencji kancelarii.

IV.

Obieg dokumentacji (korespondencji)

§  14.
1.
Kancelaria Główna, w ustalonych godzinach, odbiera i ekspediuje korespondencję wpływającą i wychodzącą /przesyłki/ za pośrednictwem Poczty Specjalnej.
2.
Korespondencja odbierana przez Kancelarię Główną z Poczty Specjalnej podlega sprawdzeniu w punkcie kontroli pirotechniczno-radiologicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
§  15.
1.
Kancelaria Główna przekazuje przesyłki imienne kierowane do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Sekretarza Stanu - Dyrektorowi Gabinetu Politycznego, a kierowane do Podsekretarzy Stanu - właściwym sekretariatom. Pozostałe przesyłki adresowane do Ministerstwa przedkłada Dyrektorowi Biura Dyrektora Generalnego, do dekretacji.
2.
Pisma zadekretowane przez Ministra, Sekretarza Stanu i Podsekretarzy Stanu oraz przez Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego, Kancelaria Główna przekazuje /za pokwitowaniem/ upoważnionym pracownikom kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych w godzinach 9.00-12.00 każdego dnia roboczego, a oznaczone symbolem PILNE niezwłocznie.
§  16.
Prasę codzienną i wydawnictwa specjalistyczne dla członków Kierownictwa Ministerstwa - pracownicy Kancelarii Głównej doręczają do właściwych sekretariatów do godziny 8.30.
§  17.
1.
Upoważnieni pracownicy kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych obowiązani są odbierać korespondencję przeznaczoną dla tych komórek organizacyjnych odpowiednio z Poczty Specjalnej, z Kancelarii Głównej, a także z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa.
2.
Pracownicy, o których mowa w ust. 1, obowiązani są odbierać korespondencję przeznaczoną dla tych komórek organizacyjnych odpowiednio z Poczty Specjalnej, z Kancelarii Głównej, a także z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa.
2.
Pracownicy, o których mowa w ust. 1, obowiązani są odbierać z Kancelarii Głównej prenumerowaną prasę codzienną i wydawnictwa specjalistyczne, każdego dnia do godziny 10.00.
§  18.
1.
Pracownicy kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych po zarejestrowaniu korespondencji wpływającej przedkładają ją dyrektorom tych komórek, a po jej zadekretowaniu - naczelnikom wydziałów.
2.
Naczelnicy wydziałów kierują otrzymaną korespondencję do referentów spraw, do załatwienia.

V.

Przyjmowanie, sprawdzanie i segregowanie korespondencji

§  19.
1.
Kancelaria Główna oraz kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych dokonują sprawdzenia i segregacji korespondencji wpływającej. Korespondencję kierowaną imiennie do Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz dyrektorów i naczelników wydziałów komórek organizacyjnych, a także listy prywatne, przekazują właściwym adresatom bez otwierania kopert.
2.
Kancelaria Główna przekazuje do Kasy Biura Administracyjno-Gospodarczego, za pokwitowaniem, pieniądze otrzymane na podstawie przekazu pieniężnego lub w korespondencji, natomiast znaki opłaty pocztowej lub skarbowej dołącza do pism dokonując adnotacji obok pieczęci wpływu.
§  20.
1.
Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania Ministerstwa oraz w dni wolne od pracy przyjmuje oficer dyżurny Ministra i przekazuje ją następnego dnia roboczego do Kancelarii Głównej za pokwitowaniem. O nadejściu pilnych przesyłek oficer dyżurny powiadamia niezwłocznie adresatów.
2.
Korespondencję mylnie nadesłaną do Ministerstwa, Kancelaria Główna oraz kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych przesyłają niezwłocznie właściwemu adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę.
§  21.
1.
Przy otwieraniu korespondencji nie należy uszkadzać umieszczonych na kopertach pieczęci-datowników urzędów pocztowych.
2.
Po otwarciu koperty sprawdza się:
1)
całą zawartość koperty;
2)
załączniki wskazane w piśmie (brak załączników należy odnotować na danym piśmie i zawiadomić o tym nadawcę).
3.
Koperty dołącza się do pism:
1)
stanowiących dowód w postępowaniu administracyjnym;
2)
wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia;
3)
stanowiących skargę lub wniosek;
4)
w których brak jest nazwy (imienia i nazwiska) i adresu nadawcy lub daty pisma;
5)
przy których przesłano pieniądze lub inne przedmioty.
§  22.
Kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych umieszczają na każdym wpływającym piśmie pieczęć wpływu zawierającą: nazwę Ministerstwa, nazwę kancelarii (sekretariatu) komórki organizacyjnej będącej odbiorcą pisma, datę wpływu, liczbę załączników i ilość arkuszy, a w przypadku prowadzenia dodatkowych pomocy ewidencyjnych także numer dziennika podawczego (korespondencyjnego).
§  23.
1.
Pieczęć wpływu korespondencji umieszcza się na:
1)
kopertach - w przypadku przekazania adresatom bez otwierania kopert;
2)
pierwszej stronie pism - w pozostałych przypadkach.
2.
Na przesyłkach pilnych oznacza się także godzinę ich otrzymania.
3.
Nie umieszcza się pieczęci wpływu na:
1)
załącznikach;
2)
czasopismach, książkach itp.;
3)
dokumentach stanowiących osobistą własność (świadectwa, dyplomy itp.);
4)
listach prywatnych.
§  24.
Kancelaria Główna oraz kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych mogą dokumentować obieg korespondencji poprzez prowadzenie:
1)
dziennika podawczego (korespondencyjnego);
2)
książki doręczeń przesyłek miejscowych, według wzoru określonego w załączniku Nr 9 do instrukcji kancelaryjnej;
3)
wykazu przesyłek nadanych na Poczcie Specjalnej, według wzoru określonego w załączniku Nr 10 do instrukcji kancelaryjnej;
4)
wykazu przesyłek poleconych, według wzoru określonego w załączniku Nr 11 do instrukcji kancelaryjnej.

VI.

Rejestrowanie spraw, znakowanie akt i zakładanie teczek aktowych

§  25.
1.
Zarejestrowanie sprawy w systemie bezdziennikowym polega na wpisaniu jej do spisu spraw (formularz Pu-kn-4). Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma, w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.
2.
Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku kalendarzowego załatwia się w roku następnym, bez wpisywania ich do nowych spisów spraw i bez zmiany dotychczasowego ich znaku.
3.
Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisem do nowego spisu spraw następuje, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące tej sprawy, w poprzednim spisie spraw należy uczynić odpowiednią adnotację.
4.
W przypadku wznowienia sprawy ostatecznie załatwionej i odłożonej do właściwej teczki, należy ją wyjąć, odnotować pod jej numerem w spisie spraw "przeniesiono do teczki symbol" rejestrując ją w spisie spraw na rok bieżący i nadając jej nowy znak sprawy.
5.
Rejestrację spraw wymagających specjalnej formy ewidencji np. wyciągi bankowe, raporty kasowe prowadzi się na podstawie odrębnych przepisów.
6.
Komórki organizacyjne Ministerstwa mogą stosować również komputerowy system rejestracji spraw i obiegu pism.
7.
Rejestracja spraw w spisach spraw należy do obowiązków referentów spraw. Czynności te mogą wykonywać również sekretariaty komórek organizacyjnych za zgodą dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.
8.
Rejestracji podlegają akta kategorii A i B.
§  26.
1.
W komórkach organizacyjnych Ministerstwa prowadzone pomoce ewidencyjne (dzienniki podawcze, korespondencyjne, kontrolki wpływów, skorowidze itp.) służą do kontroli obiegu pism, nie mając jednak wpływu na znak sprawy.
2.
Kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych mogą rejestrować korespondencję wpływającą i wychodzącą dotyczącą tej samej sprawy pod kolejnym numerem porządkowym dziennika korespondencyjnego.
3.
Jeśli korespondencja dotycząca tej samej sprawy zarejestrowana jest pod różnymi numerami w dzienniku korespondencyjnym, ostatni numer w dzienniku łamie się przez pierwszy numer nadany tej sprawie.
4.
Zapisu w dziennikach korespondencyjnych dokonuje się długopisem lub piórem, a zmiany zapisu kolorem czerwonym z datą i podpisem dokonującego zmiany. Wycieranie i zamazywanie zapisów jest niedozwolone.
5.
Numer porządkowy dziennika korespondencyjnego wpisuje się w obrębie pieczęci wpływu komórki organizacyjnej.
6.
Nie podlegają rejestracji:
1)
publikacje (gazety, czasopisma, książki, prospekty itp.);
2)
potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;
3)
zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze;
§  27.
1.
Znak sprawy (pisma) jest cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się z czterech części:
1)
symbolu literowego/cyfrowego komórki organizacyjnej, określonego decyzją Dyrektora Generalnego w sprawie symboli korespondencyjnych Kierownictwa i komórek organizacyjnych Ministerstwa.
2)
symbolu cyfrowego hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt;
3)
kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;
4)
ostatnich dwóch cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw na przykład:

AB-0000-1/02;

AB-IV-0000-1/02.

2.
Znak sprawy (pisma) może być uzupełniony o numer pozycji z dziennika korespondencyjnego, który umieszcza się na przedostatnim miejscu na przykład:

AB-IV-0000-1-125/02.

§  28.
Dla akt osobowych, paszportowych, normatywnych, nieruchomości itp. prowadzi się dodatkowe rejestry w układzie alfabetycznym (według nazwisk), adresowym (według numerów), itp.
§  29.
1.
Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt spraw, zgodnie z wykazem akt. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw.
2.
W przypadku znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu roku oraz w przypadku akt, których charakter wymaga łączenia przez dłuższy czas np. akty prawne, można prowadzić teczki ze spisami spraw przez kilka lat.
3.
Każdej końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka zawierająca akta spraw o tym samym symbolu klasyfikacyjnym i kategorii archiwalnej. Nie można łączyć w jednej teczce akt kategorii A i B.
4.
Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej zgodnie z wykazem akt.
5.
Każda teczka aktowa powinna być opisana i na stronie tytułowej zawierać oznaczenia, określone w załączniku Nr 12 a, b, c do instrukcji kancelaryjnej:
1)
u góry na środku - nazwę Ministerstwa, poniżej nazwę departamentu (biura) oraz wydziału;
2)
w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu literowego/ cyfrowego komórki organizacyjnej i symbolu cyfrowego hasła według wykazu akt oraz rok kalendarzowy;
3)
w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną z wykazu akt; a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. "B") również okres jej przechowywania; pod kategorią archiwalną oznaczenie sposobu postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny;
4)
na środku-tytuł teczki (akt) tj. pełne hasło z wykazu akt, uzupełnione o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce;
5)
pod tytułem - daty rozpoczęcia i zakończenia sprawy; jeżeli teczka zawiera dokumentację z jednego roku kalendarzowego należy wpisać tylko dany rok i ewentualnie numer tomu.
6.
Dokumenty dotyczące jednej sprawy umieszcza się w teczce założonej zgodnie z klasyfikacją rzeczową wykazu akt.

VII.

Załatwianie spraw

§  30.
1.
Referenci spraw rejestrują wpływy w spisach spraw, załatwiają sprawy i grupują akta spraw w teczkach aktowych.
2.
Referenci spraw kasują znaki opłaty skarbowej w przypadkach i na zasadach określonych w przepisach o opłacie skarbowej.
3.
Referenci spraw mogą prowadzić, dla potrzeb zajmowanych stanowisk, pomocnicze spisy przedmiotowe (np. spisy nieruchomości, wydanych paszportów, itp.).
§  31.
Załatwianie spraw odbywa się z zachowaniem terminów określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach odrębnych.
§  32.
W przypadku ustnego załatwienia sprawy sporządza się notatkę o przedmiocie sprawy i sposobie jej załatwienia.
§  33.
Przy pisemnym załatwianiu spraw należy przestrzegać następujących zasad:
1)
sprawy załatwia się według kolejności ich wpływu i stopnia pilności;
2)
każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem;
3)
w odpowiedziach podaje się znak i datę sprawy, której odpowiedź dotyczy;
4)
adresy pisze się w pierwszym przypadku;
5)
każde pismo oznacza się znakiem sprawy;
6)
pod treścią, po lewej stronie, podaje się liczbę załączników oraz adresatów (jeżeli pismo ma być przesłane do wiadomości innym zainteresowanym).
§  34.
1.
Projekt pisma podlega zatwierdzeniu (aprobacie) przez przełożonego, który udziela również dyspozycji co do sposobu sporządzania czystopisu (liczby kopii, terminu, itp.) i sposobu wysłania pisma.
2.
Przy sporządzaniu czystopisów należy przestrzegać następujących zasad:
1)
czystopisy pism sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem (Minister, Sekretarz Stanu, Podsekretarz Stanu, Ministerstwo z nazwą komórki organizacyjnej) albo na papierze opatrzonym pieczęcią nagłówkową zgodnie z decyzją, o której mowa w § 38;
2)
format papieru powinien być dostosowany do wielkości tekstu;
3)
w lewym górnym rogu pod nadrukiem albo pieczęcią nagłówkową umieszcza się znak sprawy;
4)
w dacie pisma wpisuje się tylko rok i miesiąc (pozostawiając miejsce na wpisanie dnia);
5)
w lewym dolnym rogu umieszcza się inicjały referenta sprawy i osoby sporządzającej czystopis.
3.
Blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane tylko do sporządzania czystopisów pism wychodzących na zewnątrz Ministerstwa.
§  35.
Skargi i wnioski podlegają odrębnej ewidencji zawierającej informacje o dacie ich wpływu, przedmiocie, sposobie i terminie załatwienia, przy czym skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska oraz adresu wnoszącego nie podlegają rozpoznaniu.

VIII.

Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej

§  36.
1.
Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.
2.
Zakres uprawnień do podpisywania pism, w imieniu Ministra, przez Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz dyrektorów komórek organizacyjnych regulują odrębne przepisy.
3.
Referent sprawy umieszcza swój podpis (parafę) na pozostającej w aktach kopii pisma, z lewej strony pod tekstem.
§  37.
Pieczęć urzędową okrągłą umieszcza się na pismach posiadających charakter dokumentów (decyzje, umowy, świadectwa, dyplomy, akty mianowania, legitymacje, itp.).
§  38.
Wzory pieczęci urzędowych i stempli służbowych oraz zasady ich stosowania określa decyzja Nr 49 Dyrektora Generalnego Ministerstwa z dnia 4 września 2002 r. w sprawie pieczęci i stempli oraz tablic urzędowych i informacyjnych używanych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

IX.

Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów

§  39.
1.
Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z dokładnym zachowaniem tekstu oryginału.
2.
Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie, nad tekstem, umieszcza się wyraz "odpis", a jeżeli z odpisu umieszcza się wyrazy "odpis z odpisu".
3.
Jeżeli na oryginale umieszczona jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP", a dalej wpisuje się treść pieczęci.
4.
W miejscu podpisu umieszcza się znak /-/ oraz imię i nazwisko osoby podpisanej na oryginale lub wyrazy "podpis nieczytelny".
§  40.
1.
Zgodność odpisu lub wyciągu z oryginałem dokumentu potwierdza naczelnik wydziału lub referent sprawy, używając formuły "za zgodność z oryginałem" i umieszczając pieczęć imienną, a także pieczęć trójkątną (do użytku wewnętrznego) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla instytucji i komórek organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych i administracji albo okrągłą (urzędową) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.
2.
Jeżeli brak jest zastrzeżeń natury proceduralnej, zamiast odpisów sporządza się kopie.
3.
Uwierzytelnienia kopii dokonują naczelnicy wydziałów, referenci spraw lub sekretariaty komórek organizacyjnych, których dokumenty były kopiowane.
§  41.
1.
Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie referenci spraw na polecenie dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.
2.
Większą ilość kopii na potrzeby komórek organizacyjnych wykonuje wyspecjalizowana komórka (powielarnia) na podstawie zlecenia podpisanego przez dyrektora (naczelnika) zamawiającej komórki organizacyjnej. Wzór zlecenia określa załącznik Nr 13 do instrukcji kancelaryjnej.
3.
Zlecenie, o którym mowa w ust. 2 wymaga akceptacji osoby odpowiedzialnej za pracę powielarni.

X.

Doręczanie i wysyłanie korespondencji

§  42.
Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje kancelaria (sekretariat) komórki organizacyjnej, która:
1)
sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki (w wypadku stwierdzenia braku zwraca pismo referentowi sprawy do uzupełnienia);
2)
dokonuje adnotacji o wysłaniu pisma lub stwierdza na kopii pisma jego wysłanie;
3)
sprawdzoną korespondencję wkłada się do kopert z odpowiednim nadrukiem (przy braku nadruku umieszcza się pieczęć nagłówkową), pod którym umieszcza:
a)
znak sprawy (pisma),
b)
nazwę (nazwisko) adresata,
c)
dokładny adres (wraz z numerem kodu pocztowego),
d)
cechę pilności;
4)
zwraca kopię właściwemu referentowi sprawy lub włącza pismo do odpowiedniej teczki aktowej (w przypadku, gdy kancelaria lub sekretariat komórki organizacyjnej gromadzi akta spraw załatwionych do czasu przekazania ich do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum).
§  43.
1.
Pisma przeznaczone dla komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazywane są bezpośrednio, za pokwitowaniem odbioru w książce doręczeń przesyłek miejscowych lub za potwierdzeniem odbioru na kopiach tych pism.
2.
Pozostałe przesyłki przekazywane są adresatom za pośrednictwem Poczty Specjalnej, urzędów pocztowych, względnie doręczane są bezpośrednio, za pokwitowaniem.
3.
Przesyłki polecone dostarczane są na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek poleconych. Pracownik komórki organizacyjnej wysyłającej przesyłkę wypełnia na druku wykazu przesyłek poleconych rubryki nr 1, 2 i 3. Pozostałe rubryki wypełnia pracownik Poczty Specjalnej.
§  44.
Pisma wychodzące, z wyjątkiem kierowanych do obywateli w sprawach indywidualnych, mogą być wysyłane za pośrednictwem faxu lub poczty elektronicznej.

XI.

Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych

§  45.
Dokumentację (akta spraw) do załatwienia przechowują referenci spraw w teczkach oznaczonych wyrazami "do załatwienia". Akta te układa się w kolejności wpływu; poza kolejnością załatwia się sprawy pilne.
§  46.
1.
Akta spraw załatwionych przechowuje się w kancelariach (sekretariatach) komórek organizacyjnych lub u referentów spraw, w teczkach prowadzonych według wykazu akt, przez okres dwóch lat od zakończenia sprawy. W spisach spraw odnotowuje się fakt ostatecznego załatwienia spraw.
2.
W teczce aktowej składa się akta spraw w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy w układzie chronologicznym (pismo rozpoczynające sprawę umieszcza się jako pierwsze).

XII.

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach informatycznych

§  47.
1.
W celu zwiększenia efektywności pracy biurowej, w szczególności czynności kancelaryjnych, zaleca się szerokie wykorzystanie informatyki, pod warunkiem właściwej ochrony przechowywanych w zbiorze informatycznym danych, w tym zwłaszcza chronionych ustawowo informacji niejawnych i danych osobowych.
2.
W normalnym procesie kancelaryjnym dokumentacja tworzona komputerowo może mieć jedynie charakter roboczy i posługiwanie się nią powinna cechować pełna swoboda. Na końcu tego procesu powinien być tworzony dokument na nośniku papierowym.
3.
Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w celu:
1)
przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej;
2)
przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną;
3)
prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Ministerstwa;
4)
współdziałania z dostępnymi bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej;
5)
tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów.
§  48.
1.
Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1)
dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników;
2)
odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
2.
Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych składowanych na dyskach serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.
3.
W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) oraz wydane na ich podstawie przepisy wykonawcze.
4.
Dyskietki i inne nośniki informatyczne, z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami zawartymi w tradycyjnych źródłach informacji (np. w kartotekach), przechowywane są tak długo w komórce organizacyjnej, jak długo potrzebne są użytkownikowi.
§  49.
1.
Do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum przekazuje się wydruki komputerowe z informacjami jednostkowymi albo zbiorczymi.
2.
W przypadkach przekazywania dyskietek lub innych nośników informatycznych do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum należy opisać ich zawartość, podać numer sprawy oraz nazwę i wersję zastosowanego edytora tekstu.
3.
W przypadkach wprowadzenia do użytku służbowego nowych generacji komputerów, zapis utrwalony na pierwotnych dyskietkach lub innych nośnikach informatycznych, po wprowadzeniu informacji do nowych dyskietek lub innych nośników informatycznych, podlega kasacji.
4.
Kasacja zapisów na dyskietkach i innych nośnikach informatycznych może być przeprowadzona wyłącznie za zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

XIII.

Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum

§  50.
Każdego roku (w I półroczu) w komórkach organizacyjnych dokonuje się przeglądu akt celem przekazania akt spraw załatwionych do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
§  51.
1.
Akta spraw zakończonych przekazuje się kompletnymi rocznikami w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt, tj. zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi z wykazu akt i kategorii archiwalnej po upływie dwóch lat od zakończenia sprawy, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych w 3 egzemplarzach odrębnie dla akt kat. A i dla akt kat. B. Zgodę na przekazanie akt wydaje kierownik komórki organizacyjnej.
2.
Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe otrzymuje komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum. Spis podpisują: dyrektor komórki organizacyjnej zdającej akta i dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum lub ich zastępcy.
3.
W przypadku sporządzenia spisu zdawczo - odbiorczego techniką elektroniczną jego zapis przekazuje się do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym.
4.
Do przekazywanych, do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum akt, dołącza się związane z nimi rejestry, skorowidze, kartoteki, itp.
§  52.
1.
Akta spraw zakończonych kat. A potrzebne nadal do pracy bieżącej pozostawia się w komórce organizacyjnej na podstawie karty udostępnienia akt; wzór karty udostępnienia akt określa załącznik Nr 14 do instrukcji kancelaryjnej.
2.
Akta wypożyczone ewidencjonuje się w spisie zdawczo-odbiorczym.
§  53.
1.
Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum przyjmuje akta uporządkowane, zgodnie z przepisami instrukcji archiwalnej, a poszczególne pozycje przekazywanych akt ewidencjonuje w księdze nabytków.
2.
Przez uporządkowanie akt stanowiących materiały archiwalne (kategoria "A") należy rozumieć:
1)
ułożenie akt w obrębie teczek sprawami w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na początku), zwracając uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich, sprawozdań i protokołów; akta powinny więc być ułożone w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. pierwsza sprawa znajduje się na początku teczki a jej zawartość spisana jest w spisie spraw zawartych w teczce, którego wzór określa załącznik Nr 15 do instrukcji kancelaryjnej;
2)
spisanie dokumentów, nie zarejestrowanych w spisach spraw, w spisie zawartości teczki, którego wzór określa załącznik nr 16 do instrukcji kancelaryjnej;
3)
wydzielenie akt kategorii "B" z teczek zawierających akta kategorii "A";
4)
wydzielenie dokumentów i pism stanowiących akta kategorii "BC", wyłączenie wtórników;
5)
usunięcie wszelkich części metalowych z teczek akt;
6)
umieszczenie akt w teczkach wiązanych;
7)
opisanie teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej;
8)
ponumerowanie kart w prawym górnym rogu akt miękkim ołówkiem, z podaniem ich liczby pod oznaczeniem rocznika na środku wierzchniej okładki teczki, a także - w razie żądania archiwum państwowego - na wewnętrznej stronie spodniej okładki teczki,
9)
ułożenie i spisanie teczek aktowych na spisach zdawczo - odbiorczych w kolejności haseł klasyfikacyjnych wykazu akt.
3.
Akta przekazywane do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum powinny znajdować się w teczkach, których grubość nie powinna przekraczać 5 cm.
4.
Arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych kart. Do przekazywania akt, poza spisami zdawczo - odbiorczymi dołącza się wszelkie inne pomoce ewidencyjne (skorowidze, rejestry, kartoteki).
5.
Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej (Kat. "B") sprowadza się również do ww. czynności a przede wszystkim:
1)
opisania teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej,
2)
ułożenia oraz spisania teczek aktowych na spisach zdawczo - odbiorczych w kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt.
6.
Przestrzeganie w praktyce wyżej omówionych zasad postępowania z narastającą dokumentacją w komórkach organizacyjnych jest konieczne ze względu na potrzebę zabezpieczenia materiałów archiwalnych (akt kategorii "A"), które trafią w przyszłości do archiwum państwowego tworząc narodowy zasób archiwalny, jak również ze względu na potrzebę właściwego przechowywania innej dokumentacji, o czasowym znaczeniu praktycznym, która zawsze, na żądanie zwierzchników, powinna być szybko odszukana i przedstawiona do wglądu, a której uszkodzenie lub zniszczenie jest zabronione pod groźbą odpowiedzialności karnej określonej w przepisach odrębnych.
7.
Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum może odmówić przyjęcia akt nieuporządkowanych powiadamiając o tym fakcie właściwego dyrektora komórki organizacyjnej.

XIV.

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności

§  54.
1.
W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
2.
Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją w stan likwidacji, przekazuje akta spraw nie zakończonych prawnemu następcy (komórce przejmującej zadania likwidowanej komórki) na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych, których jedną kopię przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum. Pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji, na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
§  55.
1.
W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej stosuje się odpowiednio postanowienia § 54.
2.
Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przekazanie dokumentacji oraz dołącza do spisu zdawczo - odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania informację dotyczącą organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.
§  56.
W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska, dotychczasowy przełożony obowiązany jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt przed podpisaniem karty obiegowej.

XV.

Kontrola pracy biurowej i nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§  57.
1.
Dyrektorzy (naczelnicy) komórek organizacyjnych przeprowadzają systematyczną kontrolę prawidłowego wykonywania przez podległych pracowników czynności kancelaryjnych.
2.
Kontrola czynności kancelaryjnych polega na sprawdzeniu:
1)
terminowości załatwiania spraw;
2)
prawidłowości obiegu dokumentacji;
3)
prawidłowości prowadzenia zapisów w dziennikach korespondencyjnych, rejestrowania i znakowania pism, zakładania teczek aktowych zgodnie z wykazem akt;
4)
prawidłowości pobierania i kasowania znaków opłaty skarbowej;
5)
terminowości i prawidłowości przekazywania akt do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
3.
Dyrektorzy (naczelnicy) komórek organizacyjnych ustalają przyczyny opóźnień w załatwianiu spraw i podejmują niezbędne czynności zmierzające do przyspieszenia ostatecznego ich załatwienia.
§  58.
Nadzór ogólny nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników należy do dyrektora (naczelnika) komórki organizacyjnej, który zobowiązany jest zapoznać podległych sobie pracowników z niniejszą instrukcją oraz z innymi przepisami i aktami normatywnymi regulującymi postępowanie z dokumentacją.
§  59.
Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa są odpowiedzialni za przestrzeganie i stosowanie niniejszej instrukcji.
§  60.
Niniejsza instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników Ministerstwa.
§  61.
Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt, nie uregulowane instrukcją, określa dyrektor komórki organizacyjnej.

Załącznik Nr 1

DZIENNIK KORESPONDENCYJNY

Załącznik Nr 2

DZIENNIK PODAWCZY

Załącznik Nr 3

SKOROWIDZ ALFABETYCZNY

dla potrzeb ewidencji alfabetycznej spraw

grafika

Załącznik Nr 4

SPIS SPRAW

Załącznik Nr 5

SPIS

ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT NR ......

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 6

Protokół

oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem Bc* przeznaczonej do brakowania

grafika

Załącznik Nr 7

Protokół zniszczenia akt

Załącznik Nr 8

PROTOKÓŁ

OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ OZNACZONEJ SYMBOLEM "BE", PRZEZNACZONEJ DO BRAKOWANIA1)

grafika

Załącznik Nr 9

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

grafika

Załącznik Nr 10

WYKAZ NR .....

PRZESYŁEK NADANYCH

grafika

Załącznik Nr 11

WYKAZ NR .....

PRZESYŁEK POLECONYCH

grafika

Załącznik Nr 12

WZORY OPISÓW TECZEK

Załącznik Nr 12a

Zarządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji nr 1-45

Załącznik Nr 12b

Decyzje Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji nr 2-15

Załącznik Nr 12c

Opiniowanie zewnętrznych aktów normatywnych

2002-2003

grafika

Załącznik Nr 13

ZLECENIE

Załącznik Nr 14

Karta udostępnienia akt nr ... **)

Załącznik Nr 15

SPIS SPRAW ZAWARTYCH W TECZCE

PRZEKAZYWANYCH DO ARCHIWUM

grafika

Załącznik Nr 16

SPIS ZAWARTOŚCI TECZKI

ZAŁĄCZNIK Nr 2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

WYKAZ HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU
0ZARZĄDZANIE
00ORGANY KOLEGIALNE MSWiA I RESORTU
01ORGANIZACJA
02AKTY NORMATYWNE. POMOC PRAWNA
03PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. STATYSTYKA
04INFORMATYKA
05SKARGI I WNIOSKI
06WYDAWNICTWA. INFORMACJE. PRACE NAUKOWO-BADAWCZE
07WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
08WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ
09KONTROLA
1KADRY
10OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC
11ZATRUDNIENIE
12SPRAWY OSOBOWE
13BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
14SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
15METODY PRACY
16DYSCYPLINA PRACY
17SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
18UBEZPIECZENIA OSOBOWE
19OPIEKA ZDROWOTNA
2ŚRODKI RZECZOWE
20ŚRODKI TRWAŁE
21INWESTYCJE I KAPITALNE REMONTY
22ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
23GOSPODARKA MATERIAŁOWA
24GOSPODARKA SAMOCHODOWA
25LOTNICTWO SŁUŻB PORZĄDKU PUBLICZNEGO
26ŁĄCZNOŚĆ (TELEKOMUNIKACJA)
27GOSPODARKA ENERGETYCZNA
28OCHRONA ZAKŁADU PRACY
29NADZÓR TECHNICZNO-BUDOWLANY
3FINANSE
30PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ
31BUDŻET I FINANSE. DZIAŁALNOŚĆ POZABUDŻETOWA
32KSIĘGOWOŚĆ
33PŁACE
34FUNDUSZE SPECJALNE
35INWENTARYZACJA
36DYSCYPLINA FINANSÓW PUBLICZNYCH
4OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA
40SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA KRAJU
41SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA W ŚWIECIE
42WALKA Z TERRORYZMEM I PRZESTĘPCZOŚCIĄ ZORGANIZOWANĄ
43POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY
44PRZYGOTOWANIA OBRONNE RESORTU SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
45OCHRONA GRANIC PAŃSTWA
46ZAGOSPODAROWANIE GRANICY PAŃSTWOWEJ. WSPÓŁPRACA TRANSGRANICZNA I MIĘDZYREGIONALNA
47CUDZOZIEMCY
5OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
50STAN BEZPIECZEŃSTWA I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
51ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPCZOŚCI I ZJAWISKOM KRYMINOGENNYM
52WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW PRZECIWKO ZDROWIU I ŻYCIU OBYWATELI
53WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW GOSPODARCZYCH
54GOTOWOŚĆ CYWILNA I ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE
55RATOWNICTWO-ZWALCZANIE SKUTKÓW KLĘSK ŻYWIOŁOWYCH, KATASTROF, AWARII
56OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI POLSKICH ZA GRANICĄ
57OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI INNYCH PAŃSTW W POLSCE
58NADZÓR NAD POSTĘPOWANIEM MANDATOWYM
6SPRAWY SPOŁECZNE
60REJESTRACJA STANU CYWILNEGO
61EWIDENCJA LUDNOŚCI
62OBYWATELSTWO POLSKIE
63STOWARZYSZENIA. ZBIÓRKI PUBLICZNE. FUNDACJE
64REPATRIACJA
65MNIEJSZOŚCI NARODOWE
66KONCESJE I ZEZWOLENIA
67WYZNANIA
68PASZPORTY
7ADMINISTRACJA PUBLICZNA
70PRAWO ADMINISTRACYJNE - USTALENIA, WERYFIKACJA
71ORGANIZACJA TERYTORIALNA ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ I SAMORZĄDU
TERYTORIALNEGO
72KOMISJA WSPÓLNA RZĄDU I SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
73POLITYKA GOSPODARCZA RZĄDU
74POLITYKA SPOŁECZNA RZĄDU
75NADZÓR NAD DZIAŁALNOŚCIĄ ORGANÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE
I ORGANÓW SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
76KIEROWNICTWO URZĘDÓW WOJEWÓDZKICH
77ODWOŁANIA OD DECYZJI TERENOWYCH ORGANÓW ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ
78KOMISJA HERALDYCZNA
79WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
8BUDOWNICTWO
80POLITYKA RZĄDU W ZAKRESIE BUDOWNICTWA I ARCHITEKTURY
81TECHNIKA I NORMALIZACJA
82REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO-BUDOWLANYCH
83WYROBY BUDOWLANE. USŁUGI
84KOORDYNACJA DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTEK BADAWCZO-ROZWOJOWYCH
85GOSPODARKA PRZESTRZENNA
9AUDYT
90AUDYT WEWNĘTRZNY
91AUDYT ZEWNĘTRZNY

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

Hasło klasyfikacyjneKategoria archiwalnaUwagiOkres zagrożenia
Symbole klasyfikacyjnew komórce macierzystejw innej komórce
1.2.3.4.5.6.7.8.9.
0ZARZĄDZANIE
00ORGANY KOLEGIALNE MSWIA I RESORTU
000Narady Kierownictwa
0000PosiedzeniaABcSkład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwałE
0001Materiały na posiedzeniaABcDo kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzeniaE
001Komisje własne MSWiA
0010StałeABcDla każdej komisji zakłada się odrębną teczkę zawierającą: zarządzenie Ministra powołujące Komisję, listę imienną członków, protokoły posiedzeń, referaty, analizy, opracowania, wnioski itp.E
0011DoraźneABcJak w klasie 0010E
002Komisje ResortoweABcDo kat. A kwalifikuje się dokumentację tych komisji, których sekretariat prowadzony jest przez MSWiA. W innych przypadkach do kat. A kwalifikuje się teksty wystąpień pracowników MSWiA i ich sprawozdaniaE
003Komisje MiędzyresortoweABcJak w klasie 002P
004Zjazdy, konferencje itp.ABcProgramy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwałZ
005Udział w obcych organach kolegialnychABcWłasne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdaniaP
006Narady pracowniczeABcProtokoły, sprawozdania, wnioskiE
01ORGANIZACJA
010Organizacja organów nadrzędnych i współdziałającychB5BcUstawy, dekrety, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, wykazy imienne obsady stanowisk kierowniczychZ
011Organizacja MSWiA
0110Podstawy prawne działaniaAB5akty normatywne
0111Struktura i zakres działania MinisterstwaAB5Statut, decyzje Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, schematy organizacyjne, zakresy działania, regulaminy itp.E
0112Struktura i zakres działania komórek organizacyjnychABcJak w klasie 0111 oraz uprawnienia dyrektorów, naczelników wydziałów itp.E
0113Reorganizacja lub likwidacja komórek organizacyjnych MinisterstwaABc
012Organizacja jednostek nadzorowanych lub podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i AdministracjiJak w klasie 0111
0120Biura Ochrony RząduABcE
0121Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa TuliszkowskiegoABcE
0122Wyższej Szkoły PolicjiABcE
0123Szkoły Głównej Służby PożarniczejABc
0124Instytutu Technicznych Wyrobów Włókienniczych "Moratex" w ŁodziABcE
0125Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej PHAREABcE
0126Inspekcji Sanitarnej MSWiAABcE
0127Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiAABcE
0128Zarządu Zasobów Mieszkaniowych MSWiAABcE
013Organizacja jednostek ratownictwaDla każdej jednostki zakłada się odrębne teczki
0130Górskiego Ochotniczego Pogotowia RatunkowegoABcE
0131Wodnego Ochotniczego Pogotowia RatunkowegoABcE
0132Tatrzańskiego Ochotniczego Pogotowia RatunkowegoABcE
0133Mazurskiej Służby RatowniczejABcE
014Organizacja innych jednostek organizacyjnych będących we właściwości
0140Komendy Głównej Policji i jednostek terenowychABcE
0141Komendy Głównej Straży Granicznej i jednostek terenowychABcE
0142Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej i jednostek terenowychABcE
0143Biura Szefa Obrony Cywilnej KrajuABcE
0144Urzędu do Spraw Repatriacji i CudzoziemcówABcE
0145Urzędu Zamówień PublicznychABcE
0146Wyższego Urzędu GórniczegoABcE
0147Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiAABcE
0148Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWiAABcE
015Organizacja biurowości
0150Przepisy kancelaryjneAB10Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o postępowaniu z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbowąE
0151Wzory druków i formularzyA-E
0152Ewidencja pieczęci i ich odciski, inwentaryzacjaA-Między innymi rejestry pieczęciE
0153Rejestry wpływów i korespondencji wychodzącejB20-Dzienniki podawcze, dzienniki korespondencyjne, skorowidze do dzienników korespondencyjnych, spisy sprawP
0154Dowody doręczeń i opłat pocztowychBc-Książki doręczeń, książki pocztowe, rozdzielniki, wykazy przesyłek otrzymanych, nadawanych, wydanychZ
016Zarządzanie Archiwum MSWiA
0160Organizacja zarządzaniaA-Regulaminy, instrukcje, wytyczne itp.E
0161Gromadzenie zasobu archiwalnegoA-Protokoły, spisy zdawczo-odbiorcze, księgi nabytków i ubytkówE
0162Opracowywanie i ewidencja zasobu archiwalnegoA-Karty zespołów, wykaz (rejestr) spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarze kartkowe i książkowe, wstępy do inwentarzy, skorowidzeE
0163Brakowanie aktA-Protokóły brakowania, spisy akt wybrakowanych, protokóły Komisji Oceny Wartości Archiwalnej Dokumentacji, zezwolenia (decyzje) na wybrakowanie aktE
0164Udostępnianie akt. Odtajnianie dokumentów udostępnianychB2-Decyzje, zezwolenia i karty udostępniania dla akt tajnych kat. B20Z
0165KwerendyB5-Z
0166Konserwacja aktBE5-P
0167Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowychA-Spisy akt przekazanych, notatki informacyjneE
0168Zaginięcie dokumentacjiA-E
0169Scontrum zasobu archiwalnegoA-E
017Biblioteka
0170Zasady działania bibliotekiA-E
0171Gromadzenie zbiorów bibliotecznychB10-Zakup, wymiana, dary itp.P
0172Ewidencja zbiorów bibliotecznychB50-Księgi inwentarzowe, katalogi. Kwalifikacja zależna od rangi bibliotekiP
0173Udostępnianie zbiorów bibliotecznychB5-Zezwolenia, rewersy itp.Z
018Ochrona informacji niejawnych
0180Podstawowe zasady polityki ochronnejAB5Ustawa, zarządzenia wykonawcze Ministra Spraw Wewnętrznych i AdministracjiE
0181Postępowania sprawdzająceABcAnkiety, oceny itp.E
0182Dostęp osób do informacji niejawnychB10BcDecyzje służb ochrony państwa, pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych albo kierownika jednostki organizacyjnejZ
0183Odmowa dostępu osób do informacji niejawnychB10BcDecyzje służb ochrony państwa, pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych albo kierownika jednostki organizacyjnejZ
0184Zmiana klauzuli tajności dokumentuABcDecyzje Ministra Spraw Wewnętrznych i AdministracjiE
0185Stanowiska i funkcje związane z dostępem do tajemnicy państwowej i służbowejA-WykazyE
0186Świadectwa bezpieczeństwa przemysłowegoB5BcDecyzje służb ochrony państwaZ
0187Wyjaśnienia i uzupełnieniaB5BcP
0188Rodzaje wiadomości stanowiących tajemnicę państwową i służbowąB5BcP
0189Zabezpieczenie kryptograficzne systemówA-E
02AKTY NORMATYWNE. POMOC PRAWNA
020Zbiór zewnętrznych aktów normatywnych
0200Dziennik UstawB10B5P
0201Monitor PolskiB10B5P
0202Przepisy prawne Rady Ministrów (nie publikowane)BE10BcUchwały dotyczące resortu przechowuje się w kat. AE
0203Zbiór aktów prawa miejscowego. Opiniowanie aktów prawa miejscowegoB10BcRozporządzenie i zarządzenia wojewodówZ
0204Inne zewnętrzne przepisy prawneB5BcZ
021Zbiór aktów normatywnych Ministra Spraw Wewnętrznych i AdministracjiObejmuje komplet wtórników podpisanych aktów normatywnych. Oryginały wraz z materiałami źródłowymi przechowuje się w odpowiednich teczkach rzeczowych
0210RozporządzeniaAB10E
0211ZarządzeniaAB10E
0212DecyzjeAB10E
0213WytyczneAB10E
022Zbiór aktów normatywnych dyrektorów departamentów i równorzędnych
0220ZarządzeniaABcE
0221DecyzjeABcE
023Projekty aktów prawnych
0230Projekty aktów prawnych własnychABcKolejne wersje robocze projektów, uwagiE
0231Projekty resortowych aktów normatywnych i uzgodnienie ich z zainteresowanymi jednostkamiABcE
0232Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnychBE5BcObejmuje projekty aktów prawnych innych resortów i uzgadnianie ich z zainteresowanymiP
024Rejestry przepisów prawnych MSWiAABcE
025Interpretacja przepisów prawnych MSWiAABcE
026Opinie prawneB5-P
027Sprawy sądoweBE5Bc
0270Sprawy z powództwa cywilnego przeciwko Ministrowi Spraw Wewnętrznych i AdministracjiABcE
0271Inne sprawy sądoweABcWyroki, apelacje, ugody, postanowienia, zażalenia itp. oraz korespondencja z tym związanaE
0272Decyzje administracyjneABcE
03PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. STATYSTYKA
030Metodyka planowania i sprawozdawczości
0300Opracowania zewnętrzneB5BcRady Ministrów, GUS itp.Z
0301Opracowania własneABcE
031Prognozowanie i planowanie perspektywiczneABcOpracowania, oceny, opinie, uwagi itp.E
0310Projekty wstępneB5BcOpracowania własneP
0311Opracowania roboczeB5BcJak w klasie 0310P
0312Wersja ostatecznaABcJak w klasie 0310 oraz decyzje zatwierdzająceE
0313Oceny, opinie i uwagiABcJak w klasie 0310E
0314Materiały pomocniczeABcDo kategorii A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe - kategoria BP
0315Opracowania jednostek podległych lub nadzorowanychB10BcPodlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktówP
0316Opracowania innych resortów (jednostkowe)B5BcP
032Plany i sprawozdania wieloletnie
0320MinisterstwaABcE
0321Jednostek podległych i nadzorowanychABcE
0322Zbiorcze resortuABcE
033Plany i sprawozdania roczne
0330MinisterstwaABcE
0331Komórek organizacyjnych MinisterstwaABcE
0332Jednostek podległych lub nadzorowanychABcE
0333Zbiorcze resortuABcE
034Plany operacyjne i sprawozdania z ich realizacjiPółroczne, kwartalne, miesięczne, dekadowe i inne
0340Komórek organizacyjnych MinisterstwaBE10BcE
0341Jednostek podległych lub nadzorowanychBE5BcE
0342Zbiorcze resortuBE10BcE
035Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych
0350Plany pracyB5BcP
0351Sprawozdania z działalnościABcTylko sprawozdania komórek merytorycznych. Sprawozdania komórek usługowych (administracyjnych, budżetowych itp.)-kategoria BE
036Statystyka
0360Źródłowe materiały statystyczneBE5-Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego obejmującego całość danych źródłowychZ
0361Statystyczne opracowanie cząstkoweB5BcOpracowanie MSWiAZ
0362Statystyczne opracowanie końcoweABcWłasne i zbiorczeE
0363Publikacje statystyczne Głównego Urzędu StatystycznegoBc-Z
037Analizy (kompleksowe i problemowe)
0370WłasneABcE
0371Jednostek podległych lub nadzorowanychB10BcJak w klasie 0315. Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktówP
0372ZbiorczeABcE
0373Materiały pomocnicze (robocze)ABcE
038Analizy wycinkowe
0380WłasneABcDo kategorii "A" kwalifikuje się te analizy wycinkowe, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe-kategoria B5E
04INFORMATYKA
040Projektowanie i programowanie
0400Założenia projektowo-programoweA-Opracowania i akty wykonawczeE
0401Dokumentacja systemów informatycznychA-E
0402Wdrażanie systemów informacyjnychA-Protokóły, ocenyE
041Bank danychA-E
0410Udostępnianie danychAB5Wnioski o udostępnienie danych, dokumenty i książki ewidencyjneE
042Przetwarzanie danych
0420Wydruki komputeroweBE10-Do kat. A kwalifikują się tylko wyniki badańZ
0421Materiały pomocniczeB5-Z
0422Opracowania problemoweABcDla każdego tematu zakłada się odrębną teczkęE
0423Materiały roboczeBcZ
043Koordynacja działalności resortowe sieci teleinformatycznych i informatycznychB5-Dokumentacja koordynowania, korespondencjaZ
0430Zbiór "PESEL"B5BcZ
0431Terenowe banki danychB5BcZ
0432Podsieci informatyczne służb resortu spraw wewnętrznych i administracjiB5BcZ
044Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznychStandardy, zalecenia
0440Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach normalnych funkcjonowania PaństwaABcAkty normatywne, oceny, opinie, raportyE
0441Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach zagrożenia funkcjonowania PaństwaABcJak w klasie 0440E
0442Certyfikaty kwalifikacyjne dla systemów i sieci teleinformatycznychABcDecyzje "służb ochrony państwa"E
045Standardy informatyczne w administracji publicznejABcAkty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki, korespondencjaE
0450Standardy oprogramowania podstawowegoABcE
0451Standardy oprogramowania użytkowego i baz danychABcE
0452Standardy sprzętu komputerowegoABcE
0453Inne standardyABcE
0454Certyfikacja i weryfikacja systemów ewidencji ludnościB5Z
0455Współpraca z autorami systemów ewidencji ludnościB5-Z
0465Dokumenty certyfikacyjneB10-Z
046Koordynacja budowy rozwoju i eksploatacji informatyki w administracji rządowej
0460Założenia i rozwiązania projektowo-programoweABcAkty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki, korespondencjaE
0461Programy rozwoju informatykiABcE
0462Zasady organizacji i utrzymania systemów informatycznychABcProjekty, opinie, korespondencjaE
0463Krajowy System InformatycznyABcE
0464System Informacji Schengen (SIS)ABcNarodowy Węzeł SIS i Biuro SIRENEE
047Współdziałanie systemów informatycznych w województwachABcProjekty, statystyka, zalecenia, korespondencjaE
048Obsługa zapytań do systemów informatycznych i zleceń organów administracji państwowejB5-Z
0481Obsługa zapytań do systemu PESELB2-Z
0482Obsługa zapytań do systemu OEWiUDOB2-Z
0483Obsługa zapytań do systemu CEPiKB2-Z
049Dokumenty wytworzone z użyciem środków informatykiDla każdego rodzaju dokumentów zakłada się odrębne teczki (dowody osobiste, paszporty, wizy, karty stałego pobytu i inne dokumenty)
0490Założenia, specyfikacjeABcE
0491Podstawa prawnaABcUstawy, normyE
0492Dokumentacja ekonomicznaABcOpracowania, oszacowaniaZ
0493Dokumentacja technicznaA-Projekty, plany, harmonogramyZ
0494Obsługa technicznaB3BcKorespondencjaP
05SKARGI I WNIOSKI
050Tryb załatwianiaABcE
051Skargi i wnioski załatwione bezpośrednioA-W razie masowości tego typu spraw do kategorii A kwalifikuje się przykładowo 5-10%E
052Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwościB5-Z
054AnonimyBE5-Z
055Analizy skarg i wnioskówABcE
056Rejestry skarg, wniosków i anonimówAB25E
06WYDAWNICTWA. INFORMACJE. PRACE NAUKOWO-BADAWCZE
060Polityka wydawniczaABcPlany, programy, badanie potrzeb, ustalenie tematykiE
061Wydawnictwa własne (teki wydawnicze)A-Dla każdego tytułu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne opinie, recenzje i 1 egzemplarz wydawniczyE
062Wykonanie poligraficzneBcBcZ
063Rozpowszechnianie wydawnictwBc-Z
064Ewidencja wydawnictw MSWiAA-E
065Wydawnictwa zewnętrzneB5-Z
066Informacje w środkach masowego przekazuB5-
0660Informacje własne dla prasy, radia i telewizjiABcInformacje, sprostowania, oświadczenia itp.E
0661Zewnętrzne informacje o działalności MSWiAA-Między innymi wycinki prasoweE
0662Zewnętrzne informacje o działalności resortuBE5-Jak w klasie 0661P
0663Wywiady z kierownictwem resortu i przedstawicielami MSWiAABcE
0664Odpowiedzi na krytykę prasowąABcE
0665Konferencje prasowe Rzecznika Prasowego MSWiAABcE
0666Zestawienia informacji zamieszczonych w prasie krajowej oraz publikacjach zagranicznychA-E
067Prace naukowo-badawcze
0670Kierunki rozwoju działalności naukowo-badawczej resortu (polityka badawczo-rozwojowa)ABcWytyczneE
0671Plany rozwoju nauki i sprawozdania z ich realizacjiABcE
0672Programy badawczeABcE
0673Prace naukowo-badawczeABcWłasne opracowania lub na zlecenia MSWiAE
0674Działalność ogólnotechniczna i wspomagająca badaniaB5BcZ
07WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
070Z Prezydentem RP i Kancelarią PrezydentaABcE
071Z Sejmem RP
0710Stenogramy z posiedzeń plenarnych Sejmu RPBE5BcZ
0711Druki sejmoweB5BcInformator Sejmowy i inneZ
0712Uchwały sejmoweBE20BcDo kat. A kwalifikują się uchwały niepublikowane dot. MSWiA i resortu. Pozostałe kat. B20Z
0713Interpelacje poselskie i odpowiedzi na nie MSWiAABcE
0714Zapytania poselskie i odpowiedzi na nie MSWiAABcE
0715Interwencje poselskieABcE
0716Oświadczenia i wnioski poselskie dotyczące Rządu, resortu spraw wewnętrznych i administracji lub obronnych i odpowiedzi na nie MSWiAABcE
0717Opracowania i informacje resortu dla Sejmu RP i komisji sejmowychABcE
072Z Senatem RP
0720Stenogramy z posiedzeń Senatu RPBE5BcZ
0721Uchwały Senatu RPBE20BcDo kat. A kwalifikują się uchwały dotyczące spraw wewnętrznych i obronności, pozostałe kat. B20Z
0722Interwencje i wystąpienia senatorów dotyczące resortuABcE
0723Opracowania i informacje MSWiA i resortu dla Senatu RP i jego komisjiABcE
073Z Prezesem Rady Ministrów. Radą Ministrów, Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, komisjami
0730Protokóły posiedzeń Rady Ministrów i ustaleniaBE20BcDo kat. A kwalifikują się opracowania dotyczące MSWiA, resortu i obronności, pozostałe kat. B20E
0731Komitety, Rady i Komisje Rady MinistrówB5BcProtokoły posiedzeń. Dla każdego organu kolegialnego zakłada się odrębne teczki.Z
0732Karty informacyjne zadań przewidzianych dla Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji zgodnie z protokołami ustaleń Rady MinistrówA-E
0733Poufne meldunki sytuacyjne Kancelarii Prezesa Rady MinistrówA-Z
0734Opracowania i informacje MSWiA i resortu dla Rady Ministrów i Prezesa Rady MinistrówABcE
074Współpraca z naczelnymi organami kontroli, administracją państwową i samodzielnymi urzędami centralnymi
0740Z Najwyższą Izbą KontroliBE5BcP
0741Z Ministerstwem Obrony NarodowejBE5BcZ
0742Z Ministerstwem Spraw ZagranicznychBE5BcZ
0743Z Prokuraturą KrajowąBE5BcZ
0744Z Ministerstwem SprawiedliwościBE5BcZ
0745Z Trybunałem Konstytucyjnym i Naczelnym Sądem AdministracyjnymBE5BcZ
0746Z Sądem NajwyższymBE5BcZ
0747Z Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego i z Agencją WywiaduBE5BcZ
0748Z Ministerstwem Nauki i Informatyzacji (Komitetem Badań Naukowych)B5B5E
0749Z innymi organamiBE5BcZ
075Współdziałanie z organami podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
0750Komendantem Głównym PolicjiBE5BcZ
0751Komendantem Głównym Straży GranicznejBE5BcZ
0752Komendantem Głównym Państwowej Straży PożarnejBE5BcZ
0753Szefem Obrony Cywilnej KrajuBE5BcZ
0754Prezesem Urzędu do Spraw Repatriacji i CudzoziemcówBE5Bc
0755Prezesem Urzędu Zamówień PublicznychBE5BcP
0756Prezesem Wyższego Urzędu GórniczegoBE5BcP
0757Dyrektorem Zakładu Emerytalno-Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i AdministracjiBE5BcP
0758Krajowym Centrum Informacji KryminalnejBE5BcZ
076Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi nadzorowanymi lub podległymi Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji
0760Biurem Ochrony RząduBE5BcP
0761Centralnymi Ośrodkami Naukowo-BadawczymiBE5BcP
0762Wyższą Szkołą PolicjiBE5BcP
0763Szkołą Główną Służby PożarniczejBE5BcP
0764Władzą Wdrażającą Program Współpracy Przygranicznej PHAREBE5BcP
0765Samodzielnymi Publicznymi Zakładami Opieki Zdrowotnej MSWiABE5BcP
0766Inspekcją Sanitarną MSWiABE5BcP
0767Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiABE5BcP
0768Zarządem Zasobów Mieszkaniowych MSWiABE5BcP
0769Pełnomocnikiem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji ds. związków zawodowychBE5-
077Z organami administracjiBE5BcObejmuje sprawy ogólne, niemieszczące się w klasie 7P
0770Z organami administracji rządowej w województwiejak w klasie 077
0771Z organami samorządu terytorialnegojak w klasie 077
078Z organizacjami politycznymi, społecznymi i związkami zawodowymiBE5BcDla każdej organizacji, związku i stowarzyszenia zakłada się odrębne teczkiP
079Z Rzecznikiem Praw ObywatelskichB20BcP
08WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄNie obejmuje współpracy transgranicznej i międzyregionalnej
080Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowejABcOpracowania własne. Opracowania zewnętrzne - kategoria B5E
081Współpraca wielostronna
0810Programy, umowy i sprawozdania z ich realizacjiABcE
0811Konferencje międzynarodoweABcDo kat. A kwalifikują się własne referaty, sprawozdania z udziału w imprezach międzynarodowych itp. Opracowania zewnętrzne kat. B5E
082Integracja europejska
0820Komitet Integracji EuropejskiejABcPrzygotowywane stanowiska Ministra SWiA na posiedzenia KomitetuE
0821Regulacja prawna - unifikacja aktów prawnych z przepisami Unii EuropejskiejBE10BcE
0822Stowarzyszenie Polski z Unią EuropejskąBE10BcAnalizowanie przepisów i umów w zakresie zadań MSWiAE
0823Pomoc ze środków Unii Europejskiej dla PolskiABcNadzór nad realizacją programówE
083Współpraca z cywilnymi strukturami Paktu Północnoatlantyckiego
0831Zasady współpracyA-E
0832Organizacja ćwiczeń, szkoleń, konferencji-sprawozdaniaA-E
0833Opracowania problemoweABcE
084Współpraca dwustronnaDla każdego kraju zakłada się odrębne teczki
0840Zasady współpracyABcUmowy o współpracy, porozumienia o zwalczaniu przestępstw i o zapewnieniu bezpieczeństwa w ruchu drogowym itp.E
0841Informacje zewnętrzneABcE
0842Obsada stanowisk w ministerstwach spraw wewnętrznych innych państwA-Notki biograficzneE
085Zagraniczne wyjazdy służbowe
0850Programy pobytu i sprawozdania z delegacjiABcE
0851Pracownicy oddelegowani służbowoA-WykazyE
0852Sprawy dewizoweB5BcZ
086Przyjazdy delegacji zagranicznych
0860Programy pobytu i sprawozdania z ich realizacjiABcE
0861Obsługa delegacji zagranicznychB5BcZlecenia, wykazy wydatków, przydziały samochodów służbowych, zakwaterowanie w obiektach reprezentacyjnychZ
087ReprezentacjaB2-Życzenia, gratulacje, podziękowania itp.P
09KONTROLA
090Zasady i tryb przeprowadzania kontroliABcE
091Kontrole wewnętrzne kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i AdministracjiAB5Sprawozdania, protokóły, notatki służbowe, oświadczenia i wyjaśnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne i informacje o wykonaniu zaleceń i wnioskówE
092Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające centralnych organów administracji rządowej, nadzorowanych lub podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i AdministracjiABcJak w klasie 091 Akta każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczceE
093Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające innych organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i AdministracjiABcJak w klasie 091 i 092E
094Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające terenowych organów rządowej administracji ogólnejABcJak w klasie 091 i 092E
095Kontrole dotacji udzielonych jednostkom niezaliczonym do sektora finansów publicznych w tym stowarzyszeniom i fundacjomABcJak w klasie 091 i 092
096Kontrole zewnętrzne w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i AdministracjiABcObejmuje protokóły, sprawozdania, wystąpienia i zarządzenia pokontrolne oraz sprawozdania z ich realizacjiE
097Książki kontroliB10-Z
098Upoważnienia do kontroliBc-Z
099Obsługa techniczna kontroli B3 BcZm.in. ustalanie terminów i warunków zawieranych umów
1KADRY
10OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC
100Przepisy zewnętrzneB20BcMinisterstwa Gospodarki Pracy i Polityki Socjalnej i innychP
101Przepisy własneABcTaryfikatory płac, listy przeszeregowań pracownikówE
11ZATRUDNIENIE
110Limity zatrudnieniaB5BcZ
111Nabór pracowników i ich zwalnianieB5-Oferty kandydatów - kat. Bc Oferty dotyczące pracowników przyjętych do pracy odkłada się do akt osobowych (klasa 120)P
112Staże i praktyki zawodoweB5-Z
113EtatyA-E
1130MSWiAA-Wykazy ilościowe i jakościoweE
1131Jednostek podległych lub nadzorowanychA-Okresowe meldunki i analizyE
114Kwalifikacja pracowników
1140Imienne wykazy funkcjonariuszy i pracowników podlegających kwalifikacjiA-E
1141Decyzje Centralnej Komisji KwalifikacyjnejA-E
1142Decyzje wojewódzkich komisji kwalifikacyjnychA-E
1143Odwołanie od decyzji komisjiA-E
115Prace zleconeB10-Umowy, zezwolenia itp.P
1150Ze składką ZUSB50-E
1151Bez składki na ZUSB5-P
12SPRAWY OSOBOWE
120Akta osobowe pracownikówBE50-Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: podanie o pracę, życiorys, ankietę, świadectwa i dyplomy, umowa o pracę, zakres czynności, zaświadczenia o odznaczeniach, nagrodach, awansachE
121Oświadczenia majątkowe pracownikówBE5-
122Ewidencja pracownikówA-Spisy alfabetyczne, kartoteka osobowaE
123Kadra kierownicza MSWiAA-Komunikaty o zmianach personalnychZ
124AwanseB5Wnioski, decyzje, rozkazy personalne Ministra itp. Kopie odkłada się do akt osobowych (klasa 120)Z
125OdznaczeniaB5-Jak w klasie 124Z
126Nagrody, dodatki osłonoweB5-Jak w klasie 124 oraz rejestry i listy imienneZ
127KaryB5-Jak w klasie 124Z
128Wojskowe sprawy pracownikówB5-Z
129Opinie i oceny pracownikówB5-Opinie dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowychZ
13BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
131Podstawowe zasadyBE5-Własne przepisy - kat. A, zewnętrzne (ZUS, PZU, itp.) - kat. B5P
132Wypadki przy pracyBE10-Materiały, notatkiP
1320Wypadki śmiertelne, powodujące inwalidztwoABcDotyczy wypadków przy pracyE
1321Inne wypadkiB10BcZ
1322Analiza wypadków i chorób zawodowychABcZ
14SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
140Szkolnictwo resortowe
1400Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego
1401Własne opracowaniaABcPlany, założenia programowe, programy, formy i metodyE
1402Zewnętrzne opracowaniaB5BcMON, MEN itp.Z
141Rekrutacja uczestnikówB2BcZ
142Realizacja szkoleń
1420Ewidencja szkolonych w krajuB50-Z
1421Ewidencja szkolonych za granicąB50-Z
143Dzienniki zajęćB10-P
144Szkolnictwo resortowe
1440Ogólne założenia polityki w zakresie rozwoju szkolnictwaABcPrzepisy MSWiA - kat. A. Przepisy zewnętrzne - kat. B5E
1441Plany nauczania i sprawozdania z ich realizacjiABcE
1442Programy studiówABcDalszy podział według typów szkół i przedmiotów nauczaniaE
1443PodręcznikiABcWłasne. Zewnętrzne - kat. B5E
1444Pomoce naukowe i dydaktyczneABcJak w klasie 1442E
1445Obiekty do ćwiczeńA-WykazyE
1446Kadra naukowo-dydaktycznaA-Analizy, ocenyE
1447Rekrutacja słuchaczyA-Jak w klasie 1442E
1448Realizacja programu nauczaniaA-Jak w klasie 1442E
145Koordynacja działalności szkół resortowychRegulaminy, plany, sprawozdania, protokóły z kontroli itp.
1450Wyższej Szkoły PolicjiABcE
1451Szkoły Głównej Służby PożarniczejABcE
1452Innych szkółABcE
146Seminaria szkoleniowe dostosowawcze do wejścia Polski do Unii EuropejskiejABcE
147Szkolenie i doskonalenie zawodowe polskich służb za granicą i zagranicznych w PolsceABcP
15METODY PRACY
150Podstawowe zasadyA-Ustalenia MSWiA dotyczące m.in. harmonogramu pracy. Opracowania zewnętrzne -kat. B5E
151Racjonalizacja pracyB10BcP
16DYSCYPLINA PRACY
160Dokumentacja obecności w pracyBc-Listy obecności, ewidencja wyjść w godzinach służbowychZ
161AbsencjaB5-Zwolnienia lekarskie, urlopy okolicznościoweZ
162Urlopy pracowniczeB2-Listy i karty urlopoweZ
163Delegacje służboweB3-Z
17SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
170Podstawowe zasadyABcUstalenia MSWiA. Przepisy zewnętrzne - kat BsE
171Dojazdy do pracyBc-Bilety pracownicze (PKP, PKS, środki komunikacji miejskiej) - zamówieniaZ
172Wczasy pracowniczeB5-Ewidencja miejsc, rozdzielniki, rejestry skierowań itp.Z
173SanatoriaB5-Jak w klasie 172Z
174Kolonie i obozy młodzieżoweB3-Jak w klasie 172P
175Zaopatrzenie rzeczowe pracownikówB3-Stołówki, bilety itp.P
176Opieka nad pracownikamiB3-Rencistami, emerytami, kobietami i dziećmiP
18UBEZPIECZENIA OSOBOWE
180Podstawowe zasadyB5-Przepisy ZUS i PZUZ
181Ubezpieczenia społeczneB5-Z
182Legitymacje ubezpieczenioweB5-RejestryP
183ZasiłkiB5-Dowody uprawnień do zasiłków chorobowych rodzinnych; pogrzebowychP
184Emerytury i rentyB5-WnioskiZ
185Ubezpieczenia zbiorowe w PZUB10-Okres przechowywania liczy się od upływu terminu ważnościP
19OPIEKA ZDROWOTNA
190Podstawowe zasady funkcjonowania resortowej służby zdrowia - kierunki rozwoju świadczeńAB5E
191Świadczenia zdrowotneB5-Z
1910Udzielane osobom zajmującym kierownicze stanowiska państwoweBE5-P
1911Udzielane funkcjonariuszom służby kandydackiejBE5-P
1912Udzielane obywatelom innych państwBE5-P
1913Jakość świadczeń zdrowotnychABcAnalizy, ocenyE
192Gospodarka lekami, aparaturą i sprzętem medycznymB10-P
193Inspekcja sanitarna
1930Ogólne zasady działania inspekcji sanitarnejABcE
1931Higiena środowiskaB10BcP
1932Higiena pracy w zakładach pracyB10BcP
1933Higiena w szkołachB10BcP
1934Nadzór nad warunkami zdrowotnymi żywności i żywieniaB10BcP
194Medycyna pracy
1941Ewidencja osób posiadających uprawnienia do przeprowadzania badań profilaktycznychB10BcZ
1942Orzecznictwo Komisji LekarskichB50Z
195Programy zdrowotneABcDo kategorii A kwalifikuje się własne opracowania zewnętrzne kat. B5
1950Narodowy Program ZdrowiaABcE
1951Program Ochrony SercaABcE
1952Narodowy Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów AlkoholowychA-E
1953Krajowy Program Przeciwdziałania NarkomaniiABcE
1954Inne programyABE
2ŚRODKI RZECZOWEP
20ŚRODKI TRWAŁEP
200Przepisy własneABcE
201Przepisy zewnętrzneB5BcZ
21INWESTYCJE I KAPITALNE REMONTY
210Ogólne zasady prac budowlano-remontowych w resorcie
2100Przepisy własneAB5E
2101Przepisy zewnętrzneB5BcZ
211Dokumentacja techniczna inwestycji i remontówB99-Okres przechowywania liczy się od utraty lub przekazania obiektuE
212Wykonawstwo inwestycyjneB10BcUmowy, harmonogramy robót, protokóły odbioruP
213Zaopatrzenie inwestycyjneB5BcP
22ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
220Ogólne zasady gospodarki nieruchomościami w resorcie
2200Przepisy własneABcE
2201Przepisy zewnętrzneB5BcZ
221Nabywanie i zbywanie nieruchomości przez MinisterstwoBE25-Dokumentacja prawna i techniczna. Okres przechowywania liczy się od utraty lub przekazania obiektuE
222Ogólne zasady gospodarki mieszkaniowej w resorcie
2220Przepisy własneABcE
2221Przepisy zewnętrzneB5BcZ
2222Przydział i najem lokali użytkowych i mieszkalnychB5BcKorespondencjaZ
2223Wykazy potrzeb mieszkaniowychABcP
2224Zakwaterowanie zwartych oddziałów PolicjiABcE
2225Obiekty specjalneB25BcE
223Eksploatacja nieruchomościB10BcKonserwacje, bieżące remonty, ogrzewanie, oświetlenie, utrzymanie czystości w obiektach
2230Obiekty szkolneB2BcZ
2231Szpitale i sanatoriaB2BcZ
2232Ośrodki wczasowe i kolonijneB2BcZ
2233Inne obiektyB2BcZ
224Podatki i opłaty publiczneB10-P
23GOSPODARKA MATERIAŁOWA
230Podstawowe zasady zaopatrzenia
2300Przepisy własneABcE
2301Przepisy zewnętrzneB5BcZ
231Zaopatrzenie
2310Zapotrzebowanie i zamówieniaB5BcMiędzy innymi umowy z dostawcamiZ
2311Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeńB25-P
2312RozdzielnikiBc-Protokóły przyjęć i przekazańZ
2313Gospodarka magazynowaB5-Dokumenty przychodów, rozchodów, księgi inwentarzoweZ
2314Analizy i oceny wyposażenia - okresoweABcE
2315Analizy i oceny wyposażenia - doraźneB5BcZ
2316Analiza środków rzeczowychB10-Kartoteki materiałoweP
2317Rejestry kart wyposażenia osobistegoB5-Z
232Eksploatacja maszynB5-Między innymi naprawyZ
233ZapasyB5-Zestawienia, meldunki, wykazyZ
234Normalizacja
2340Przepisy zewnętrzneBE10BcP
2341Przepisy własneABcE
2342Koordynacja polityki normalizacyjnej w resorcie spraw wewnętrznychABcE
2343Polskie normy wprowadzone do obowiązkowego stosowania przez Ministra Spraw Wewnętrznych i AdministracjiBE10BcOkresowa nowelizacjaP
2344Odstępstwa od obowiązujących Polskich NormBE10BcZezwoleniaP
2345Projekty Polskich NormBE10BcOpinie MSWiAP
2346Notyfikacje zagranicznych przepisów technicznychB5BcP
2347Normalizacja związana z obronnością i bezpieczeństwem państwaAB5E
2348Normy obronneAB5E
235Certyfikacja
2350Przepisy zewnętrzneBE10BcP
2351Przepisy własneABcE
2352Jednostki certyfikujące wyrobyB5BcP
2353Jednostki certyfikujące systemy jakościB5BcP
2354Jednostki certyfikujące personelB5BcP
2355Jednostki akredytujące laboratoriaB5BcP
236Zabezpieczenie meteorologiczneP
2360Przepisy zewnętrzneBE10BcP
2361Przepisy własneABcE
2362Resortowa baza danych sprzętu meteorologicznegoBE10BcOkresowa nowelizacjaP
237Zamówienia Publiczne
2370Przepisy własneABcE
2371Interpretacja przepisówB5-P
2372Rejestry zamówień publicznychA-E
2373OpinieB5-Opinie dotyczące przeprowadzanych w MSWiA postępowań o zamówienia publiczneP
2374Dokumentacja zamówień publicznychB5BcOferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja technicznych warunków zamówienia, protokoły komisji, odwołania. Korespondencja m.in. z Urzędem Zamówień PublicznychP
2375Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznychB10Bc
2375SprawozdaniaBE10BcDot. funkcjonowania systemu zamówień publicznych i dla potrzeb kontroliZ
24GOSPODARKA SAMOCHODOWA
240Zasady gospodarowania sprzętem samochodowymB10BcP
241Eksploatacja własnych środków transportuB2BcZ
242Wypadki i uszkodzenia samochodów. OdszkodowaniaB10BcP
243Samochody prywatne używane do celów służbowychB2BcArkusze ewidencyjne wykorzystania przyznanych limitów, korespondencja
244Kierowcy - ewidencja pracyB2-Z
245Gospodarka paliwowaB2BcZ
25LOTNICTWO SŁUŻB PORZĄDKU PUBLICZNEGO
250Zasady działania i funkcjonowania lotnictwa
2500Przepisy zewnętrzneBE10BcE
2501Przepisy własneABcE
2502OrganizacjaABcE
2503Plany, programy, koncesjeABcE
2504Zezwolenia na działalność lotnicząABcE
251Operacje i zadania lotnictwa
2510PolicyjnegoABcE
2511GranicznegoABcE
2512RatowniczegoABc
252Sprzęt lotniczy
2520Statki powietrzneB20BcE
2521Wyposażenie pokładoweB20BcE
2522Oferty i analizy techniczneB10BcE
2523Eksploatacja sprzętu lotniczegoB20BcCertyfikaty, biuletynyE
253Rejestry sprzętu lotniczego
2530Statków powietrznychABcWnioski, świadectwaE
2531Radiostacji pokładowychAB20Wnioski, homologacje, zezwoleniaE
254Infrastruktura lotnicza
2540Lotniska (Lądowiska)ABcE
2541Systemy osłony lotówABcE
2542Ochrona lotnictwaB20BcE
255Personel lotniczyABcEwidencja, szkolenie lotnicze, uprawnieniaE
256Technika lotniczaABcE
257Ruch lotniczyB20BcZ
258Bezpieczeństwo lotów (BL)B20BcZ
2570Problematyka (BL)B20BcZ
2571Zdarzenia lotniczeABcProtokoły, orzeczenia, wnioskiE
2572Ratownictwo lotniczeB20BcSystemy, organizacjaE
258Nadzór lotniczyB20BcInformacje, decyzje, zleceniaE
26ŁĄCZNOŚĆ (TELEKOMUNIKACJA)
260Organizacja i kontrola systemów łącznościABcE
261Zabezpieczenie i funkcjonowanie systemów łączności
2610Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemów kryptografiiAB20E
2611Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemu łączności rządowejAB20E
2612Opisy organizacyjne i schematy działania różnych rodzajów i systemów łącznościB20-Z
2613Funkcjonowanie systemów łącznościB5BcP
2614Funkcjonowanie wydzielonych systemów łącznościB5BcP
262Gospodarka częstotliwościami i numeracją telekomunikacyjnąB20-E
263Rodzaje łączności i jej zabezpieczenia
2630Plany, programy, koncesjeA-E
2631Zabezpieczenie łączności na okres SGO, sytuacji kryzysowych i dużych operacjiB10-E
264Ewidencja
2640Świadectw homologacyjnych urządzeń telekomunikacyjnychB10-E
2641Sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnychB20-E
2642Świadectw operatorów radiowychB10-P
265Eksploatacja środków łącznościBcBcP
2650Zarządzenia, wytyczne i instrukcje dotyczące eksploatacjiBc-P
2651Eksploatacja środków bezprzewodowychBc-P
2652Eksploatacja środków przewodowych i urządzeń komutowanychBc-P
266Korespondencja bieżąca dotycząca tematyki łącznościB3BcDokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznymP
27Gospodarka energetycznaB3-Przepisy zewnętrzne, limity energii itp.Z
28Ochrona zakładu pracy
280Podstawowe zasady ochronyABcPrzepisy własne. Przepisy zewnętrzne B2E
281Mienia MSWiAB2-Z
282PrzeciwpożaroweB5BcZ
283Ubezpieczenia rzeczoweB10BcOd ognia, kradzieży, autocascoP
284Ochrona i zabezpieczenie transportu środków pieniężnych (z banku i do banku)B10BcPrzepisy własne i zewnętrzneP
285Ochrona i zabezpieczenie środków pieniężnych i innych walorów w kasie MinisterstwaB10BcCzeki i papiery wartościowe i inneP
29Nadzór techniczno-budowlanyObejmuje nadzór nad budownictwem służącym bezpieczeństwu wewnętrznemu
290Zasady zagospodarowania terenów objętych nadzorem resortuABcE
291Zatwierdzenie planów realizacyjnych i rozwiązań architektoniczno-budowlanych projektówBE10-P
292Zezwolenia na budowę lub zamianę sposobu użytkowania obiektów i wykorzystania terenówBE10-P
293Rozbiórki obiektów budowlanychB5-ZgłoszeniaZ
294Katastrofy budowlaneBE10-Postępowania dochodzeniowo-śledczeP
295Nadzór techniczny nad budownictwem w zakresie bezpieczeństwa wewnętrznegoABcMateriały, decyzje, zleceniaE
296Interwencje w zakresie naruszania przepisów budowlanychBE5BcP
3FINANSEPlany i sprawozdania finansowe (budżety i bilanse) klasa 03
30PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ
300Przepisy własneABcE
301Przepisy zewnętrzneB5BcE
302Systemy ekonomiczno-finansoweABcMinisterstwa Finansów i in.Z
303Systemy ewidencji i plan kontABcW tym interwencyjno-finansoweE
31BUDŻET I FINANSE. DZIAŁALNOŚĆ POZABUDŻETOWABudżety, plany finansowe, bilanse - klasa 03
310Obrót gotówkowyBcBcPlany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszyZ
311Finansowanie i obrót bezgotówkowyB5BcP
312Zasady prowadzenia działalności pozabudżetowejBE5BcInterpretacja przepisów, wyjaśnienia, informacje, korespondencjaP
313Finansowanie działalności pozabudżetowejB5-P
314Powołanie i likwidacja działalności pozabudżetowejB5BcP
316Zobowiązania zakładów opieki zdrowotnejB5-P
32KSIĘGOWOŚĆ
320Dowody księgowe własne i obceB5-W tym fakturyP
321Dokumentacja księgowa
3210DziennikiB5-P
3211Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)B5-P
3212Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)B5-P
3213Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczychB5-P
322RozliczeniaB5-Z
323Windykacja należnościBc-Z
324Uzgadnianie saldB5-P
325Zakładowy plan kontB5-P
326Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowychB5BcP
33PŁACE
330Podstawowe założenia polityki płacowej w resorcie
3300Przepisy własneABcE
3301Przepisy zewnętrzneB5BcMON, MENiS, MGPiPS i in.Z
331PłaceDecyzje, opinie Departamentu Prawnego
3310Kierownictwa resortuA-E
3311UrzędnikówBE50-E
3312Funkcjonariuszy, żołnierzyBE50-E
3313Pracowników służby zdrowiaBE50-E
3314NauczycieliBE50-E
3315Innych kategorii zatrudnionychBE50-E
332Rozliczenia płacB5-Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii, potrąceń z płac, (składki itp.)Z
333Listy płacB50-E
334Kartoteki wynagrodzeńB50-E
335Zaświadczenia o płacachBc-Z
336Dowody księgoweB5-P
337Dokumentacja księgowaB5-P
34FUNDUSZE SPECJALNE
340Zasady gospodarowania funduszemABcWłasne ustalenia. Przepisy zewnętrzne kat. B5E
341Fundusze specjalneB5BcRozdzielniki. Korespondencja. Dalszy podział wg rodzajów np. fundusze dewizowe, operacyjne, finansowanie inwestycji budownictwa, środków specjalnych itp.E
35INWENTARYZACJA
350Ogólne zasadyABcJak w klasie 340E
351Główna Komisja Inwentaryzacyjna i zespoły spisoweB5-P
352Spisy z natury oraz protokoły komisji i zespołów spisowych z przeprowadzonych inwentaryzacjiB5-P
353Sprawozdania Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej z przebiegu inwentaryzacji oraz zestawienia różnic z przeprowadzonych inwentaryzacjiB5-Z
354Kontrola kasyB5-Protokóły i zalecenia pokontrolneZ
36DYSCYPLINA FINANSÓW PUBLICZNYCHBE10BcZawiadomienia o naruszeniu dyscypliny, informacje, wystąpienia Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych MSWiA do komisji orzekającej, decyzje komisji orzekającejP
4OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA
40SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA KRAJU
400Informacje bieżąceABcE
401Analizy i oceny sytuacji (problemowe)ABcDla każdego zagadnienia zakłada się odrębną teczkęE
402Analizy i oceny sytuacji (zbiorcze)ABcE
403Prognozy o zagrożeniach wewnętrznychABcE
404Prognozy o zagrożeniach zewnętrznychABcE
405Przestępstwa przeciwko państwuABcE
406Przestępstwa przeciwko obronnościABcE
407Ochrona informacjiABcE
408Przestępstwa przeciwko pokojowi i ludzkościABcE
41SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA W ŚWIECIE
410Sytuacja międzynarodowaABcInformacje, analizy, ocenyE
411Sytuacja w poszczególnych państwachABcJak w klasie 410E
42WALKA Z TERRORYZMEM I PRZESTĘPCZOŚCIĄ ZORGANIZOWANĄABcE
420Prognozy i kierunki rozwoju przestępczości zorganizowanejABcE
421Analiza rozwoju przestępczości zorganizowanejABcE
422Strategia państwa w zwalczaniu przestępczości zorganizowanejABcE
423Struktury i formy działania grup przestępczychABcE
43POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY
430Obowiązek służby wojskowej oraz świadczeńAE
4300Współpraca rsw i a z innymi organami i instytucjamiB10B informacje zbiorczeE
4301Kontrola rejestracjiB5-Protokóły z kontroli dokumentów i przebiegu rejestracjiP
4302Sprawozdania wojewodówBE5-Z
4303Informacje zbiorczeABcE
431Pobór
4310Rejestracja przedpoborowych oraz wytyczne dla wojewodówB5BcWytyczne Ministra
4311Kontrole poboruB5-Protokóły z kontroli dokumentów i przebiegu poboruP
4312Sprawozdania wojewodówBE5-Z
4313Informacje zbiorczeABcE
4314Odroczenia i przedterminowe zwolnienia z zasadniczej służby wojskowej, kierowanie do służby zastępczej oraz określenie zdolności do służby wojskowejBE5-Skargi i wnioski, odwołania, decyzje Ministra SWiAZ
432Służba w obcym wojskuBE5-E
433Natychmiastowe uzupełnienie Sił Zbrojnych
4330Kontrole akcji kurierskiejB5-Protokóły z kontroli dokumentów i przebiegu akcji kurierskiejZ
4331Sprawozdania wojewodów z akcji kurierskiejB5-Z
4332Informacje zbiorczeB10-Z
4333Meldunki z akcjiB2-Z
44PRZYGOTOWANIA OBRONNE RESORTU SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
440Założenia i plany przygotowań obronnychABcMateriały dotyczące prac legislacyjnychE
4400Materiały związane z problematyką terenów zamkniętychABcE
4401Problematyka obiektów szczególnie ważnych dla bezpieczeństwa i obronności państwa oraz przygotowania ich szczególnej ochronyABcE
4402Materiały opracowane na potrzeby stałego komitetu Rady Ministrów i Rady MinistrówABcE
4403Materiały opracowane przez stały komitet Rady Ministrów i Radę MinistrówABcE
4404Plany działalności obronnej rsw i aABcE
4405Koordynacja, kontrola i sprawozdawczość dotycząca przygotowań obronnych rsw i aABcE
4406Pobyt wojsk obcych na terytorium RPB5Bcmateriały do analizyZ
4407Umowy międzynarodowe obejmujące sprawy obronneB5Bcmateriały do analizyE
441Plany obronne Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz kierowników jednostek i komórek organizacyjnychAAE
442Planowanie operacyjno-obronneAB10E
4420Planowanie systemów teleinformatycznych na potrzeby obronnościAB10E
443Zabezpieczenie potrzeb obronnych
4430KadrowychAB10E
4431FinansowychAB10E
4432Logistycznych
4433Wsparcie państwa gospodarza HNSB10BcZ
4434Cele Sił ZbrojnychB10BcZ
4435Organizacje działające na rzecz utrzymania pokojuB10BcZ
444Stanowiska kierowaniaAB10E
4440Obronnością państwaABcE
4441Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i AdministracjiABcE
4442Organów nadzorowanych i podległych MSWiAABcE
445Ćwiczenia i szkolenia obronneBE10B5E
446Gotowość obronna MSWiAAB5Analizy i oceny stanu faktycznego oraz badanie potrzebE
447Obsługa techniczna (kancelaryjna)B5BcZ
45OCHRONA GRANIC PAŃSTWA
450Podstawowe założeniaABcE
451Analizy i oceny sytuacjiABcE
46ZAGOSPODAROWANIE GRANICY PAŃSTWOWEJ. WSPÓŁPRACA TRANSGRANICZNA I MIĘDZYREGIONALNA
460Międzyresortowa Komisja do Spraw Zagospodarowania Granicy PaństwowejABcSkład, protokóły posiedzeń, opinie, wnioski, postulatyE
461Pełnomocnicy Rządu do współpracyOrganizacyjno-techniczna i merytoryczna obsługa
4610Północno-wschodnich województw RP z Obwodem Kaliningradzkim Federacji RosyjskiejABcE
4611Regionów RP z regionem Sankt PetersburgaABcE
462Regulacje prawneABcE
463Programy zagospodarowania granicy państwowejABcopracowanie i nadzór nad ich realizacjąE
464Drogowe przejścia graniczne - budowa, modernizacja, rozbudowaABcKoordynacja pracE
465Współpraca transgraniczna i międzyregionalna -dwustronna z państwami graniczącymi z RPABcUmowy, porozumienia, protokoły ze spotkań ekspertów, tezy do rozmów, opracowania, analizy, informacjeE
4650BiałoruśABcE
4651CzechyABcE
4652LitwaABcE
4653Republika Federalna NiemiecABcE
4654RosjaABcE
4655SłowacjaABcE
4656UkrainaABcE
466Współpraca międzyregionalna z innymi państwamiABcJak w klasie 465. Dla każdego państwa zakłada się odrębne teczki (Chorwacja, Grecja, Łotwa, Rumunia, Turcja, Włochy...)E
467Inicjatywy wielostronne
4670Rada Państw Morza BałtyckiegoABcE
4671Konferencja Peryferyjnych Regionów Morskich EuropyABcE
4672Konferencja współpracy subregionalnej Morza BałtyckiegoABcE
4673Zgromadzenia Regionów EuropejskichABcE
468Euroregiony
4680Euroregion "Niemen"ABcPodstawy prawneE
4681Euroregion "Bug"ABcE
4682Euroregion "Karpacki"ABcE
47CUDZOZIEMCY
470Podstawowe założenia polityki w stosunku do cudzoziemcówABcPrzepisy MSWiAE
471Opieka nad uchodźcamiBE10BcP
472Nabywanie mienia przez cudzoziemców
4720NieruchomościBE100-E
4721Udziałów lub objęcie akcji w spółkach prawa handlowego (kontrolowanych przez cudzoziemców) z siedzibą w Polsce, będących właścicielami lub wieczystymi użytkownikami nieruchomościBE100-
4722Rejestry nabytych nieruchomości, udziałów i akcji przez cudzoziemcówABcE
5OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
50STAN BEZPIECZEŃSTWA PUBLICZNEGO I PORZĄDKUABcOcenyE
51ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPCZOŚCI I ZJAWISKOM KRYMINOGENNYM
510Podstawowe założenia działań profilaktyczno-ochronnychABcE
511Analizy i oceny sytuacji (problemowe)ABcE
512Analizy i oceny sytuacji (zbiorcze)ABc
52WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW PRZECIWKO ZDROWIU I ŻYCIU OBYWATELI
520Podstawowe założenia działań operacyjno-rozpoznawczychBE5BcE
521Zabójstwa lub ich usiłowanieBE5BcDo kat. A kwalifikują się opracowania zbiorcze i 10% spraw jednostkowychE
522Nagłe zgonyBE5BcJak w klasie 521P
523GwałtyBE5BcJak w klasie 521P
524Uprowadzenia osóbBE5BcJak w klasie 521P
525Wypadki w ruchu lądowym, wodnym i powietrznymBE5BcJak w klasie 521P
526Handel dziećmi i kobietamiBE5BcJak w klasie 521P
527Dewiacje seksualne (pedofilia)BE5BcJak w klasie 521P
528Działalność sektBE5BcJak w klasie 521
53WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW GOSPODARCZYCH
530Podstawowe założenia działań operacyjno-rozpoznawczych w zakresie ochrony własności społecznej i prywatnejABcE
531Kradzieże (zagarnięcie mienia)BE5BcJak w klasie 521P
532PrzemytBE5BcJak w klasie 521P
533Nielegalna produkcja i obrót:
5330NarkotykamiBE5BcJak w klasie 521P
5331Bronią i materiałami wybuchowymiBE5BcJak w klasie 521P
5332AlkoholemBE5BcJak w klasie 521P
534OszustwaBE5BcJak w klasie 521P
535FałszerstwaBE5BcJak w klasie 521P
536ŁapownictwoBE5BcJak w klasie 521P
537SpekulacjaBE5BcJak w klasie 521P
54GOTOWOŚĆ CYWILNA I ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE
540Organy kolegialne do spraw zarządzania kryzysowegoABcE
5400Plany pracy-sprawozdaniaABcE
5401Ćwiczenia-sprawozdaniaABcE
541Rządowy Zespół Koordynacji Kryzysowej
5410Roczny plan pracyABcsprawozdaniaE
5411Plany reagowania kryzysowegoABcsprawozdaniaE
5412Plany ćwiczeńABcE
5413Protokoły posiedzeń grup roboczychABcE
5414Raporty bieżące i okresoweABcE
5415Karty zdarzeńABcE
5416Raporty odbudowyABcE
542Zespół Reagowania Kryzysowego MSWiA
5420Zarządzanie kryzysowe-koordynacja działańABcsprawozdaniaE
5421ĆwiczeniaABcsprawozdaniaE
543Zarządzanie kryzysowe na szczeblu wojewódzkim
5430Wytyczne dla wojewodówBE5BcP
5431Planowanie cywilneABcE
5432Sprawozdania wojewodówBE5BcP
5433Centra Zarządzania KryzysowegoBE5BcP
5434Organizacja systemuABcE
544Zarządzanie kryzysowe na szczeblu samorządowym
5440Organizacja systemuABcE
5441Planowanie cywilneABcE
5442Powiatowe centra koordynacji ratownictwaBE5BcP
5443Rada ds. Ratownictwa Ochotniczego-sprawozdaniaABcE
5444FinansowanieBE5BcP
545Współpraca z cywilnymi strukturami Paktu PółnocnoatlantyckiegoABcE
546Współpraca MiędzynarodowaABcE
5460Współpraca z Komisją Europejską ds. Bezpieczeństwa CywilnegoABcE
5461Współpraca z Grupą roboczą ds. Obrony CywilnejABcE
5462Współpraca z podmiotami Rady Państw Morza BałtyckiegoABcE
55RATOWNICTWO - ZWALCZANIE SKUTKÓW KLĘSK ŻYWIOŁOWYCH. KATASTROF, AWARII
550Ochrona przeciwpożarowa
5500Podstawowe założenia działań profilaktyczno-ochronnychABcE
5501Stan zagrożenia pożarowegoABcInformacje, analizy, oceny i wnioskiE
5502Działalność jednostek organizacyjnych ochrony przeciwpożarowejABcJak w klasie 5601E
551Ratownictwo medyczne
5510Organizacja systemuABcE
5511Finansowanie SystemuBE5BcP
5512Centra Powiadamiania RatunkowegoABcE
552Usuwanie skutków klęsk żywiołowych, katastrof, awarii
5520Działania porządkowo-ochronneABcAnalizy, oceny, wnioskiE
5521Czynności ratowniczeBE10BcP
553Współpraca z ratowniczymi organizacjami pozarządowymiABcE
5530FinansowanieABcE
5531Współpraca - sprawozdaniaABcE
554Współpraca międzyresortowaABcE
5640Zespoły międzyresortowe do spraw przygotowania projektów aktów prawnychABcE
555Zarządzanie kryzysowe na szczeblu jednostek samorządu terytorialnego
5550FinansowanieABcE
5551Współpraca - sprawozdaniaABcE
56OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI POLSKICH ZA GRANICĄBE5BcE
57OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI INNYCH PAŃSTW W POLSCEBE5BcE
58NADZÓR NAD POSTĘPOWANIEM MANDATOWYM
580Podstawy prawne nadzoruABcE
581Dystrybucja blankietów mandatowychB2BcP
582Sprawozdania z nałożonych mandatów karnychABcP
583Współdziałanie z jednostkami stosującymi postępowanie mandatoweB5BcP
6SPRAWY SPOŁECZNE
60REJESTRACJA STANU CYWILNEGO
600Nadzór i kontrola
6000Podstawowe zasady - sprawy ogólneABcInterpretacja przepisów prawa, odpowiedzi na zapytania obywateli, wyjaśnienia i opinie prawneE
6001Obrót prawny z zagranicąBE5BcWspółpraca z MSZ, placówkami konsularnymi i organizacjami międzynarodowymiZ
6002Odwołania od decyzjiBE5BcDecyzje w I i II instancji, pisma procesowe NSAZ
61EWIDENCJA LUDNOŚCI
610Nadzór nad ewidencją ludnościABcWytyczne MSWiA, interpretacja przepisówE
6101Podstawowe zasady - sprawy ogólneABcInterpretacja przepisów prawa, odpowiedzi na zapytania, wyjaśnienia i opinie prawneE
6102Odwołania od decyzjiBE5BcDecyzje w I i II instancji, pisma procesowe do NSAP
611Kartoteka adresowaB10-Okres liczony od daty zgonu osoby której dane dotycząE
612Numery PESEL (nadawanie, wymiana, usuwanie)B5-Wnioski o nadanie numeru PESEL, faxy, korespondencjaP
613Kartoteka osób o zastrzeżonych adresachA-E
614Rozbieżności w danych identyfikacyjno-adresowychB5-Korespondencja wyjaśniającaP
6140Materiały pomocniczeBc-Wydruki danych osobowych-adresowych, materiały manipulacyjne (pomocnicze) o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, opracowania, protokoły rozbieżności po technologicznym przetwarzaniu danychP
615Zmiana imion i nazwiskBE5-Interpretacja ustawy, odwołania od decyzjiE
616Zamówienia na wydruki z Centralnego Rejestru Państwowego "PESEL" i podsystemów
6160Umowy - kontraktyB5-P
6161Protokóły odbioruB5-P
6162AnalizyA-E
6163Rozliczenia kosztów i czasu pracy EMCB5-P
6164Rozliczenia finansowe umówB5-P
617Zapytania adresowe
6170Zlecenia krajoweB2-Z
6171Zlecenia zagraniczneB2-Z
618Zasady sporządzania spisów wyborcówABcE
619Dowody osobiste
6190Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistychBE5BcInterpretacja przepisów - korespondencjaZ
6191Odwołania od decyzji odmowy wydania dowodu osobistegoBE5BcDecyzje w I i II instancji, pisma procesowe do NSAP
62OBYWATELSTWO POLSKIE
620Nadzór i kontrolaABcKontrola w oparciu o przepisy i wytyczne MSWiAE
6201Podstawowe zasady - sprawy ogólneABcInterpretacja przepisów ustawy o zmianie imion i nazwisk, odpowiedzi na zapytania obywatelskie oraz opinie prawneE
6202Odwołania od decyzjiBE5BcDecyzje w I i II instancji, pisma procesowe do NSAZ
63STOWARZYSZENIA. ZBIÓRKI PUBLICZNE. FUNDACJE.Stowarzyszenia i fundacje kościelne klasa 67
630Stowarzyszenie i inne organizacjeA-E
631Ustanawianie i używanie odznakA-E
632Zbiórki publiczne o zasięgu ogólnopolskimBE5-P
633FundacjeA-E
634Inne sprawy społeczneBE5-P
6340Pojazdy uprzywilejowane w ruchu drogowymB50BcE
64REPATRIACJAObejmuje problematykę repatriacji osób narodowości i pochodzenia polskiego z Kazachstanu i innych państw b. ZSRR
640Koordynacja pracy innych resortówBE5BcE
65MNIEJSZOŚCI NARODOWE
650Opracowania ogólneA-E
651Poszczególne mniejszości narodoweA-E
6510BiałoruskaE
6511CzeskaA-Stan liczbowy, rozmieszczenieE
6512LitewskaA-E
6513NiemieckaA-E
6514OrmiańskaA-E
6515RosyjskaA-E
6516SłowackaA-E
6517UkraińskaA-E
6518ŻydowskaA-E
6519Inne mniejszościA-E
652Poszczególne mniejszości etniczne
6520KaraimskaA-E
6521ŁemkowskaA-E
6522RomskaA-E
6523TatarskaA-E
6524Inne mniejszości etniczneA-E
653Międzyresortowy Zespół ds. Mniejszości NarodowychA-E
654Konferencje, sympozja i spotkaniaA-E
655Problemy społeczno-kulturalne mniejszości narodowychA-E
6550JęzykABcE
6551KulturaABcE
6552EdukacjaABcE
656Inne sprawy mniejszości narodowychABcE
657Mniejszości narodowe w innych państwachABcE
6570Międzynarodowe rozwiązania dotyczące mniejszości narodowychABcE
6571Koordynacja polityki wobec mniejszości narodowych - kwestie organizacyjneABcE
66KONCESJE I ZEZWOLENIA
660Zasady i warunki udzielania koncesji i zezwoleń na wykonywanie działalności gospodarczejABcPrzepisy MSWiAE
661Udzielanie koncesji i zezwoleń w zakresie:
6610Ochrony osób i mieniaB50-Dokumentacja koncesyjna: wnioski, podania, status prawny przedmiotu, opinie, protokoły, notatki, decyzjeP
6611Wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnymB50-P
6612Usług detektywistycznychB50-P
662Rejestry koncesji i zezwoleńA-Księgi, rejestry alfabetyczne, dyskiE
663Cofnięcia koncesji i zezwoleńBE10BcP
664Odmowy udzielania koncesji i zezwoleńBE5Bc
664Wygaśnięcie koncesji i zezwoleńB5BcP
665Umorzenie postępowaniaB5BcP
666Pozostawienie sprawy bez rozpatrzeniaB5BcP
667Kontrola koncesjonowanej działalności gospodarczejB50-Protokóły, sprawozdania, wnioski, zleceniaP
67WYZNANIA
670Zasady polityki wyznaniowejABcRegulacje prawneE
671KomisjeSkład, protokóły posiedzeń
6710Komisja Wspólna Przedstawicieli Rządu i Episkopatu PolskiABcE
6711Komisje Wspólne Rządu i władz innych kościołów i związków wyznaniowychABcE
6712Rządowa Komisja KonkordatowaABc
672Organizacja kościołów i innych związków wyznaniowychOrganizacja i przekształcenie lub wykreślenie
6720Kościoła Katolickiego w RPABcE
6721Innych kościołów i związków wyznaniowych posiadających ustawowo uregulowany status prawnyABcDla każdego kościoła i związku wyznaniowego zakłada się odrębną teczkęE
6722Kościołów i innych związków wyznaniowych wpisanych do rejestru w dziale AABcDla każdego kościoła i związku wyznaniowego prowadzi się odrębne akta rejestrowe obejmujące akta postępowań o zarejestrowanie, oraz dokonanie dalszych wpisów w rejestrzeE
6723Organizacji międzykościelnych wpisanych do rejestru w dziale BABcJak w klasie 6722E
6724Fundacji i stowarzyszeń związanych z działalnością kościołów i innych związków wyznaniowychABcStatuty, opinie, regulaminy i in.E
6725Wnioski o wpis do rejestruBE10BcP
673Ewidencja
6730Rejestr kościołów i inny związków wyznaniowychA-E
6731Obsługa administracyjna prowadzenia rejestruB5BcWyjaśnienia, odpowiedzi na pytaniaP
6732Wyciągi z rejestru kościołów i innych związków wyznaniowychB5BcP
6733Zaświadczenia i poświadczenia osobowości prawnej kościelnych osób prawnych Kościoła KatolickiegoB5BcP
6734Zaświadczenia i poświadczenia osobowości prawnej kościelnych osób prawnych innych kościołów i związków wyznaniowychB5BcP
6735Powiadomienia o erygowaniu kościelnych osób prawnych w trybie art. 4 ust. 2 KonkordatuA-
674Grupy i nowe ruchy religijne nie wpisane do rejestru działalnośćBE10BcOpracowania analityczne, informacje zewnętrzne korespondencjaE
675Fundusz kościelny
6750Zasady działaniaA-Akty prawneE
6751Zarząd Funduszu KościelnegoA-Protokóły posiedzeń, uchwałyE
6752Budżet Funduszu Kościelnego i jego realizacjaA-Preliminarze, bilanse, okresowe sprawozdaniaE
6753Urządzenia księgowe Funduszu KościelnegoB10-Kartoteki ewidencji księgowej, polecenia księgowania i dokumenty bankoweP
676Dotacje i rozliczenia z wykorzystania dotacjiPodania, opinie, kosztorysy, ankiety, decyzje przyznanych dotacji i zestawienia z wydatków
6760Dotacje na działalność charytatywno-opiekuńcząB10-P
6761Rozliczenia dotacji na działalność charytatywno-opiekuńcząB5-P
6762Dotacje na działalność oświatowo-wychowawcząB10-P
6763Rozliczenia dotacji na działalność oświatowo-wychowawcząB5-P
6764Dotacje na remonty i konserwację zabytkowych obiektów sakralnychB10-P
6765Rozliczenia dotacji na remonty i konserwację zabytkowych obiektów sakralnychBc-P
6766Realizacja dotacji w województwachA-Zestawienie statystyczne i opisowe przyznanych dotacji według celów, kościołów i związków wyznaniowychE
677Ubezpieczenia społeczne duchownych - zobowiązańB10-Kartoteka i roczne sprawozdania ZUS z wypłaconych świadczeńP
678Majątek kościołów i związków wyznaniowych - regulacje
6780Sprawy majątkowe rozstrzygane w trybie administracyjnymA-Decyzje Ministra jako organu I i II instancji kategoria A, decyzje wojewodów kategoria B5E
6781Komisja Majątkowa (do spraw Kościoła Katolickiego)ABcWnioski rewidykacyjne. Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkęE
6782Komisja Regulacyjna (do spraw Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego)ABcJak w klasie 6781E
6783Komisja Regulacyjna do Spraw Gmin Wyznaniowych ŻydowskichABcJak w klasie 6781E
6784Komisja Regulacyjna do Spraw Polskiego Autokefalicznego Kościoła PrawosławnegoA-Jak w klasie 6781E
6785Międzykościelna Komisja RegulacyjnaA-Jak w klasie 6781E
6786Sprawozdania z działalności komisjiA-Dla każdej komisji zakłada się odrębną teczkęE
679Dary dla kościołów i innych związków wyznaniowych-zwolnienia od cła i podatkówB5-WykazyP
68PASZPORTY
680Podstawowe zasady polityki paszportowejABcOpracowania własne MSWiAE
681Akta paszportowe i ich ewidencja
6810Teczki osoboweB60-E
6811KartotekaB60-E
6812Paszporty i paszporty służboweB5-Paszporty sfałszowane, paszporty wydane niezgodnie z prawem, paszporty reklamowane przez obywatela z powodu wady technicznej. Paszporty służbowe, które ustawowo utraciły ważność w dniu 31.12.1992 r.Z
6813Paszporty odnalezione po utracie przez właścicielaB2-Z
6814Ewidencja przyjętych wniosków paszportowychB10-P
6815Rejestry wykonanych paszportówB50-E
6816Przyjmowanie blankietów paszportowychB10-Asygnaty + korespondencjaP
6817Próby paszportowe, specyfikacje dostawB10-Korespondencja
682Ewidencja wniosków o odmowę wydania lub unieważnienia paszportu
6820Rejestry wniosków o odmowę wydania lub unieważnienie paszportuB10-P
6821Wnioski o odmowę wydania lub unieważnienia paszportuB5-P
6822Zawiadomienia o ustaniu przesłanek uzupełniającychB2-Z
683Decyzje
6830Decyzje w I i II instancjiB3-P
6831Odwołania od decyzjiB3-P
6832Wydawanie paszportów z pominięciem właściwości miejscowejB5-Postanowienia Ministra SWiAP
684Inne sprawy paszportowe
6840Fałszerstwa paszportówB5-KorespondencjaP
6841Utrata paszportówB10-P
6842Wady fabryczne blankietów paszportowychB10-KorespondencjaP
6843Wywóz paszportów za granicęBc-UpoważnieniaZ
6844Ustalenia tożsamości osób i potwierdzenie wydawania paszportówB2-Odpowiedzi na zapytania Sądu, Prokuratury, Policji i innych upoważnionych jednostekZ
6845Zgody na wystawienie paszportów metodą ręcznąB10-P
685Obywatele polscy przebywający za granicą
6850Ustalenie tożsamości osóbB2-Nieszczęśliwe wypadki, zgony, zatrzymania w aresztachZ
6851Deportacja obywateli polskichB10-P
7ADMINISTRACJA PUBLICZNA
70PRAWO ADMINISTRACYJNE - USTALENIA, WERYFIKACJA
700Projekty ustawy i aktów wykonawczychBE5BcWnioski, opinie, oceny, projekty i propozycjeP
701Ustawy i akty wykonawczeABcE
71ORGANIZACJA TERYTORIALNA ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ I SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
710Koncepcja organizacji terytorialnej administracji -rządowejBE10BcDo kat. A kwalifikują się zwłaszcza opinie MSWiA i opinie do koncepcji RząduE
711Reforma administracji państwowej i samorządu terytorialnegoABcProgramy prac, projekty rozstrzygnięć prawnychE
712Tworzenie, łączenie, znoszenie jednostek podziału terytorialnego. Zmiany granicABcWnioski, decyzjeE
713Organizacja urzędów wojewódzkichBE10BcStatuty, zakres działaniaP
714Organy samorządu terytorialnego - ustalenie zasad organizacji i funkcjonowaniaABcOpinie, rozstrzygnięcia itp.E
715Organy samorządu terytorialnego
7150Samorząd gminnyABcOpinie, wyjaśnienia, korespondencja, uzgodnieniaE
7151Samorząd powiatowyB5BcOpinie, wyjaśnienia, korespondencja, uzgodnieniaP
7152Samorząd województwaB5BcOpinie, wyjaśnienia, korespondencja, uzgodnieniaP
7153Związki, stowarzyszenia i porozumienia międzygminneA-Statuty, opinie, uzgodnienia, korespondencjaE
7154Związki, stowarzyszenia i porozumienia powiatówABcStatuty, opinie, uzgodnienia, korespondencjaE
7155Stowarzyszenia i porozumienia samorządów województwABcjak w klasie 7154
72KOMISJA WSPÓLNA RZĄDU I SAMORZĄDU TERYTORIALNEGOABcE
73POLITYKA GOSPODARCZA RZĄDU
730Założenia przedsięwzięć gospodarczych RząduBE5BcMeldunki, rozporządzenia, opinieP
731Reformy przemysłu, handlu, budownictwaB5BcOpinie, uwagi, rozporządzenia, korespondencjaP
732Polityka rolna, leśna, ochrona środowiskaB5BcJak w klasie 731P
733Budżet PaństwaB5BcOcenyP
734Budżet wojewodówB5BcP
735Przekształcenia własnościoweBE5BcUwagi, opinie, korespondencjaP
736Regionalne Izby ObrachunkoweB5BcBudżety, wystąpienia, opinieP
737Działalność gospodarcza organów administracji publicznejABcNadzór nad prowadzeniem ewidencji. Rozstrzygnięcia, opinie, wyjaśnienia, interpretacjeE
74POLITYKA SPOŁECZNA RZĄDU
740Założenia polityki społecznej RząduBE5BcP
741Opieka socjalnaBE5BcP
742BezrobocieBE5BcP
75NADZÓR NAD DZIAŁALNOŚCIĄ ORGANÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE I ORGANÓW SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
750Nadzór nad działalnością organów administracji rządowej w województwieBE5BcWystąpienia, interwencje, korespondencjaP
751Nadzór nad działalnością legislacyjną wojewodów i administracji niezespolonejBE5BcWystąpienia, uwagi, opinie, uchylenia, korespondencjaP
752Rozstrzyganie spraw kompetencyjnych i odwołania od decyzji wojewodówBE5BcDecyzje, postanowienia, korespondencjaP
753Nadzór nad działalnością legislacyjną organów jednostek samorządu terytorialnegoBE5BcOpinie, wystąpienia, interpretacje, wyjaśnienia, korespondencjaP
754Samorządowe kolegia odwoławczeBE10BcodwołaniaP
755Nadzór nad współdziałaniem organów administracji rządowej w województwie z jednostkami samorządu terytorialnegoBE5BcOpinie, wystąpienia, interpretacje, wyjaśnienia, korespondencjaP
76KIEROWNICTWO URZĘDÓW WOJEWÓDZKICH
760Powoływanie i odwoływanie osób zajmujących stanowiska kierowniczeANominacje, decyzje, opinie, uzgodnienia, informacjeE
761Urlopy wojewodówBc-Opinie, zezwolenia, korespondencjaZ
77ODWOŁANIA OD DECYZJI ORGANÓW ADMINISTRACJI PUBLICZNEJABcRozstrzygnięcia, opinie, wyjaśnienia, interpretacjaE
78KOMISJA HERALDYCZNAABcOpinie, korespondencjaE
79WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGOBE5BcWyjaśnienia, informacje, korespondencjaE
8BUDOWNICTWO
80POLITYKA RZĄDU W ZAKRESIE BUDOWNICTWA I ARCHITEKTURY
800Sytuacja w budownictwie - stan bieżący i potrzebyBE10BcP
8000Badania statystyczneABcE
8001Okresowe informacjeBE10BcE
8002Analizy i ocenyABcE
8003Stan BHPABcAnalizy, ocenyE
8004Katastrofy budowlaneABcRaporty w zakresie działania Głównego Urzędu Nadzoru BudowlanegoE
801Prawo budowlaneInterpretacja, nowelizacje, aktualizacje
8010Ustawa i akty wykonawczeABcE
8011Projekty nowelizacji aktów wykonawczychBE10BcOpinie MSWiA - kat. AP
8012Interpretacja przepisów techniczno-budowlanychABcE
8013Skutki działania przepisówABcAnalizy, ocenyE
802Zamówienia publiczne na roboty budowlane
8020Ustawa i przepisy wykonawczeABcE
8021Projekty nowelizacjiABcE
8022Interpretacja przepisówABcE
8023Ocena funkcjonowaniaABcE
8024Baza normatywnaABcE
8025System informacjiABcE
803Proces inwestycyjny
8030StandaryzacjaABcE
8031Zasady i metody planowania i organizacjiABcE
8032Zasady i podstawy szacowania kosztówABcE
81TECHNIKA I NORMALIZACJA
810Przepisy techniczno-budowlaneABcPrzepisy o szczegółowych zasadach ustalania geotechnicznych warunków stawiania obiektówE
811Nowe techniki i technologieABcOpracowania, analizy, oceny, wnioskiE
812Polityka normalizacyjna
8120Podstawowe założenia polityki normalizacyjnejABcOpinie MSWiAE
8121Polskie NormyBE10-Przygotowanie i okresowe nowelizacjeP
8122Udział w pracach Polskiego Komitetu NormalizacyjnegoBE10BcP
813Dostosowanie norm do wymogów Unii Europejskiej
8130ProgramyABc
8131Dyrektywy i decyzje o ich wdrażaniuABcWykazy tytułów, programy, sprawozdaniaE
8132Kwestionariusze Komisji EuropejskiejBE5-P
8133Rozliczenia z Ministerstwem Nauki i Informatyzacji (Komitetem Badań Naukowych)BE5-P
82REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO- BUDOWLANYCH
821Rządowe programy strategiczneBE10BcP
8210Program działania na rzecz osób niepełnosprawnychABcE
8211"Oświęcimski Strategiczny Program Rządowy"ABcE
8212Narodowy Program ZdrowiaABcE
8213Inne programyABcE
822Architektura i projektowanie w budownictwieABcPodstawowe zasady projektowe, nadzór nad realizacją pracE
823Warunki techniczne wykonania i odbioru robót budowlanychABcE
824Warunki użytkowania budynkówABcE
825Prace rozbiórkowe w budownictwie oraz prace z użyciem materiałów wybuchowychBE5BcBadanie warunków, określenie metodP
826Prace remontoweBE5BcP
827Eksport i import usług budowlanych
8270Zasady wyceny robót i usług budowlanychABcE
83WYROBY BUDOWLANE. USŁUGI
830Certyfikacja wyrobówB5P
831Dopuszczanie wyrobów budowlanych do obrotu i stosowaniaBE10BcWnioski, decyzje, opinieP
832Targi i wystawyB5-Foldery, prospektyP
84KOORDYNACJA DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTEK BADAWCZO-ROZWOJOWYCHProgramy, plany i sprawozdania z działalności statutowej, protokoły z nadzoru, wnioski, umowy na wykonanie prac
840Instytutu Technicznych Wyrobów Włókienniczych "Moratex" w ŁodziBE10BcP
841Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa TuliszkowskiegoBE10Bc
85GOSPODARKA PRZESTRZENNA
850Podstawowe zasady gospodarki gruntami i nieruchomościami Skarbu PaństwaABcUstawa, jej zmiany, interpretacjaE
851Ewidencja nieruchomościA-Adresy, protokoły, mapy, decyzje, korespondencja
852Przejmowanie nieruchomościBE10BcE
853Przekazywanie gruntów, sprzedaż, dzierżawa, zarządABcE
854Gospodarka nieruchomościami Skarbu Państwa na potrzeby organów państwowych
8540Urzędów centralnychABcE
8541Urzędów wojewódzkichABcE
855Nadzór nad wykorzystaniem nieruchomościABcE
9AUDYT
90AUDYT WEWNĘTRZNY
900Bieżące akta audytu wewnętrznego Stałe akta audytu wewnętrznegoABcakty normatywne, akty prawne, sprawozdania, plany, programy, harmonogramy, notatki służbowe, oświadczenia, imienne upoważnienia, protokoły, wnioski, inneE
91AUDYT ZEWNĘTRZNY
910Ocena funkcjonowania kontroli finansowej audytu wewnętrznegoABcnormatywy, protokoły, inneE