Instrukcja kancelaryjna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSWiA.2003.7.23

Akt utracił moc

Wersja od: 25 sierpnia 2003 r.

ZARZĄDZENIE Nr 19

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 12 sierpnia 2003 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 6 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 i Nr 241, poz. 2074) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się do użytku w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji:

1) "Instrukcję kancelaryjną", stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) "Jednolity rzeczowy wykaz akt", stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji odpowiedzialni są za stosowanie przepisów kancelaryjnych w praktyce biurowej, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.

§  3.

1. Organy i jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji przystosują instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji do potrzeb własnych i podporządkowanych sobie jednostek organizacyjnych, w szczególności:

1) dokonają weryfikacji obowiązującej instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, klasyfikując i kwalifikując tę problematykę, która nie znajduje odzwierciedlenia w dotychczas stosowanych przepisach;

2) opracują nowe przepisy kancelaryjne, w przypadku braku właściwych przepisów.

2. Projekty zweryfikowanych lub nowych przepisów kancelaryjnych, po uzgodnieniu z komórką organizacyjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwą w sprawach archiwum podlegają zatwierdzeniu przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie zarządzenia.

§ 4. Komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji sporządzą w porozumieniu z komórką organizacyjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwą w sprawach archiwum szczegółowe wyciągi z jednolitego rzeczowego wykazu akt, dostosowane do własnych potrzeb. Jeden jego egzemplarz przekażą do użytku służbowego do komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwej w sprawach archiwum.

§ 5. Akta spraw nie zakończonych przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia, ulegają przeklasyfikowaniu zgodnie z wykazem akt wprowadzonym niniejszym zarządzeniem.

§ 6. Traci moc zarządzenie Nr 6 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 1998 r. w sprawie organizacji pracy kancelaryjnej w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 3, poz. 12 i Nr 9, poz. 103).

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2004 r.

ZAŁĄCZNIKI

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

ZAŁĄCZNIK Nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

SPIS TREŚCI

I. Postanowienia ogólne

II. System kancelaryjny. Podział akt na kategorie archiwalne. Wykaz akt

III. Podział czynności kancelaryjnych

IV. Obieg dokumentacji (korespondencji)

V. Przyjmowanie, sprawdzanie i segregowanie korespondencji

VI. Rejestrowanie spraw, znakowanie akt i zakładanie teczek aktowych

VII. Załatwianie spraw

VIII. Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej

IX. Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów

X. Doręczanie i wysyłanie korespondencji

XI. Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych

XII. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach informatycznych

XIII. Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum

XIV. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności

XV. Kontrola pracy biurowej i nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Załączniki

Nr 1 Dziennik korespondencyjny

Nr 2 Dziennik podawczy

Nr 3 Skorowidz alfabetyczny

Nr 4 Spis spraw

Nr 5 Spis zdawczo-odbiorczy akt

Nr 6 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B c" przeznaczonej do brakowania

Nr 7 Protokół zniszczenia akt

Nr 8 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B E" przeznaczonej do brakowania

Nr 9 Książka doręczeń przesyłek miejscowych

Nr 10 Wykaz przesyłek nadanych

Nr 11 Wykaz przesyłek poleconych

Nr 12 a, b, c Wzory opisów teczek

Nr 13 Zlecenie

Nr 14 Karta udostępnienia akt

Nr 15 Spis spraw zawartych w teczce przekazywanych do archiwum

Nr 16 Spis zawartości teczki

I.

Postanowienia ogólne

§  1.

1. Instrukcja kancelaryjna reguluje sposób wykonywania czynności związanych z obiegiem korespondencji oraz określa szczegółowy tryb postępowania z dokumentacją jawną od chwili jej wytworzenia w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanym dalej Ministerstwem, lub wpływu z zewnątrz do czasu przekazania akt spraw ostatecznie załatwionych do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

2. Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne określają odrębne przepisy, z zastrzeżeniem przepisów rozdziału XIII.

§  2.

1. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) akta - dokumentację pisaną powstałą w wyniku działalności Ministerstwa;

2) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;

3) dokument (akt) - zapis, bez względu na jego postać lub sposób wytworzenia, mający znaczenie dowodu, stwierdzający prawdziwość zawartych w nim danych lub zdarzeń, opatrzony datą, pieczęcią i podpisem;

4) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjno-kartograficznej itp. - niezależnie od techniki ich wykonania, np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, dyskietki, mapy, fotografie, taśmy magnetofonowe;

5) dokumentacja aktowa - dokumentację dotyczącą tej samej informacji sporządzoną w kilku egzemplarzach; wyróżnia się:

1) dokumentację oryginalną - pierwszy egzemplarz pisma (dokument odtworzony, jego kopia i odpisy),

2) dokumentację wtórną - powielającą dane z pierwszego egzemplarza; może być trwała, przeznaczona dla konkretnego odbiorcy (np. kopie przesyłane do wiadomości lub wykorzystania) sporządzona techniką kserograficzną lub przejściowa, gdy powstaje i ginie w toku przetwarzania informacji;

6) dziennik korespondencyjny - rejestr na nośniku papierowym wykorzystywany w kancelariach (sekretariatach) komórek organizacyjnych do ewidencjonowania wpływającej i wychodzącej korespondencji jawnej, jej treści i sposobu załatwienia; wzór dziennika korespondencyjnego określa załącznik Nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;

7) dziennik podawczy - rejestr służący do ewidencjonowania wpływów i potwierdzeń ich odbioru; wzór dziennika podawczego określa załącznik Nr 2 do instrukcji kancelaryjnej;

8) ewidencjonowanie - rejestrowanie, wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych spraw i pism;

9) informacja - utrwalone na rozmaitych nośnikach wiadomości i dane z różnych dziedzin, których gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie stanowi podstawę podejmowania wszelkich decyzji oraz rozwoju myśli ludzkiej;

10) instrukcja archiwalna - załącznik do Zarządzenia Nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 września 2000 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentami niearchiwalnymi w resorcie spraw wewnętrznych i administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 4, poz. 29);

11) instrukcja kancelaryjna - akt normatywny wewnętrzny, regulujący sposób wykonywania przez wszystkie komórki organizacyjne instytucji czynności kancelaryjnych oraz postępowanie z dokumentacją do momentu przekazania jej do komórki właściwej w sprawach archiwum;

12) jednostka archiwalna - odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji (teczka, księga, poszyt, mapa, fotografia, dyskietka itp.);

13) kancelaria - komórkę organizacyjną lub stanowisko pracy wykonujące czynności kancelaryjne takie jak: przyjmowanie wpływów, przekazywanie ich poszczególnym komórkom organizacyjnym i referentom spraw, ekspedycja przesyłek wychodzących itp.;

14) klasyfikacja - podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt przez nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych;

15) komórka organizacyjna - na użytek tej instrukcji - każda komórka organizacyjna wymieniona w zarządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz wydział i samodzielne stanowisko, powołane do wykonania zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa;

16) komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum -Wydział - Centralne Archiwum w Biurze Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

17) komórka macierzysta - komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne, pod względem merytorycznym, opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych akt;

18) komórka inna - komórkę organizacyjną, wykonującą pomocnicze czynności w określonej sprawie lub otrzymującą tylko dalsze egzemplarze akt spraw do wiadomości;

19) księga nabytków - księgę, w której w porządku chronologicznym rejestruje się materiały archiwalne wpływające do archiwum;

20) kwalifikacja archiwalna - ocenę wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych;

21) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.;

22) nośnik papierowy - zgodny z Polskimi Normami arkusz papieru, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.;

23) pismo - pisemną formę wypowiedzi urzędu, instytucji lub osoby fizycznej w celu załatwienia określonej sprawy (np. okólne, przewodnie, urzędowe, wpływające, wychodzące);

24) plik - kilkanaście pojedynczych pism lub akt stanowiących najczęściej załączniki do pisma przewodniego;

25) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca itp., a także otrzymywane i nadawane telefaksy;

26) referent sprawy - pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę;

27) rejestracja pism - wpisywanie do dziennika podawczego (korespondencyjnego) pism wpływających i wychodzących z jednoczesnym nadaniem im kolejnego numeru;

28) rejestracja spraw - wpisywanie do formularza spisu spraw pierwszego pisma wszczynającego daną sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy;

29) skorowidz (indeks) alfabetyczny - dodatkową pomoc ewidencyjno-informacyjną, zawierającą zestawienie haseł osobowych, rzeczowych, geograficznych, adresowych itp. w układzie alfabetycznym, informującą o zawartości akt spraw dotyczących konkretnych osób lub instytucji, przepisów itp.; wzór skorowidza określa załącznik Nr 3 do instrukcji kancelaryjnej;

30) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie lub instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt; wzór spisu spraw określa załącznik Nr 4 do instrukcji kancelaryjnej;

31) spis zdawczo - odbiorczy akt - formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych do archiwum, oddzielnie dla materiałów archiwalnych (kat. A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat. B); wzór spisu zdawczo - odbiorczego określa załącznik Nr 5 do instrukcji kancelaryjnej;

32) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych;

33) symbol komórki organizacyjnej - zestaw oznaczeń literowych i cyfrowych, stanowiący jej znak rozpoznawczy;

34) system kancelaryjny - zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, ustalające sposób rejestrowania i znakowania oraz metody klasyfikowania i przechowywania pism i akt spraw;

35) system kancelaryjny bezdziennikowy - system kancelaryjny, w którym rejestrowane są tylko sprawy a nie pojedyncze pisma;

36) teczka spraw (aktowa) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;

37) wykaz akt - jednolita, rzeczowa klasyfikacja akt powstających w toku działalności Ministerstwa i archiwalna ich kwalifikacja, oznaczona w poszczególnych pozycjach: symbolem klasyfikacyjnym, hasłem rzeczowym i kategorią archiwalną; służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt;

38) wystawca - instytucję lub osobę fizyczną, która sporządziła określone pismo, dokument;

39) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.);

40) znak akt (teczki) - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt;

41) znak sprawy (pisma) - zespół symboli określających przynależność sprawy (pisma) do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw.

2. Kancelaryjne pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 1 w pkt 7, 8 i 29 mogą być prowadzone na komputerowych nośnikach informacji.

II.

System kancelaryjny. Podział akt na kategorie archiwalne. Wykaz akt

§  3.

1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej wykazem akt.

2. Rejestracji spraw dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z wykazem akt. Nie rejestruje się pism dotyczących spraw.

3. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe pomoce ewidencyjne: dzienniki podawcze i korespondencyjne, skorowidze itp., stanowiące kancelaryjną pomoc ewidencyjną i służące do rejestracji korespondencji wpływającej do Ministerstwa i korespondencji wychodzącej oraz pokwitowania odbioru, nie mające jednak wpływu na znak sprawy.

§ 4. Akta dzieli się pod względem ich wartości archiwalnej na dwie zasadnicze kategorie:

1) materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego, oznaczone w wykazie akt symbolem "A";

2) dokumentację niearchiwalną, oznaczoną w wykazie akt symbolem "B", z tym że:

a) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (np. "B5") oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która, po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez tę dokumentację praktycznego znaczenia dla Ministerstwa, dla określonej komórki organizacyjnej w Ministerstwie lub dla celów kontrolnych; brakowania dokonuje się w komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, po przekazaniu tej dokumentacji przez komórki organizacyjne, które ją wytworzyły; sposób uporządkowania i przekazania tej dokumentacji określa § 51 i § 53 ust. 5; sposób brakowania określają przepisy instrukcji archiwalnej;

b) symbolem "BC" oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne (manipulacyjne), która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana przez komórkę organizacyjną za wiedzą i zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum; wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem Bc i spisu dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami Bc przeznaczonej do brakowania określa załącznik Nr 6 do instrukcji kancelaryjnej, a protokół zniszczenia akt - załącznik Nr 7 do instrukcji kancelaryjnej;

c) symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która, po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np. "BE5"), podlega ocenie ze względu na jej charakter, treść i wartość archiwalną; oceny dokonuje komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum, przy udziale pracownika komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację; z oceny dokumentacji sporządza się protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami "BE" wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami "BE" przeznaczonej do brakowania, którego wzór określa załącznik Nr 8 do instrukcji kancelaryjnej.

§  5.

1. Akta tematycznie jednorodne (dotyczące tego samego zagadnienia lub rodzaju dokumentacji), występujące w różnych komórkach organizacyjnych, posiadają te same symbole i hasła klasyfikacyjne z wykazu akt, z wyjątkiem symboli oznaczających nazwę danej komórki organizacyjnej.

2. Wykaz akt określa kategorie archiwalne odrębnie dla komórki macierzystej i dla innych komórek, dla których określona dokumentacja stanowi materiał cząstkowy lub pomocniczy.

3. Tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny został określony w kolumnie 9 pt. "okres zagrożenia" wykazu akt. Dokumentację podlegającą ewakuacji oznaczono symbolem "E", zniszczeniu - symbolem "Z", pozostawieniu na miejscu - symbolem "P".

§  6.

1. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.

2. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi /np. 07/ powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, a także podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi /np. 615/ oraz w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi /np. 4310/.

3. Każda komórka organizacyjna powinna sporządzić na własne potrzeby wyciąg z wykazu akt, zawierający symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tej komórki.

4. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:

1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej;

2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.

5. Wewnętrzny układ dokumentacji, zaklasyfikowanej w wykazie akt do jednego symbolu klasyfikacyjnego, może opierać się na podziale terytorialnym, adresowym, podmiotowym, alfabetycznym, chronologicznym itp., który ułatwia kompletowanie i wykorzystywanie akt spraw w pracy komórek organizacyjnych.

§ 7. Zmiany w wykazie akt, polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego i drugiego rzędu, mogą być dokonane tylko na podstawie zarządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

III.

Podział czynności kancelaryjnych

§ 8. Do czynności kancelaryjnych należy:

1) przyjmowanie korespondencji i przesyłek wpływających do Ministerstwa;

2) ewidencjonowanie wpływów i przekazywanie ich adresatom;

3) ekspedycja korespondencji wychodzącej.

§ 9. W Ministerstwie czynności kancelaryjne wykonują: Kancelaria Główna Ministerstwa, zwana dalej Kancelarią Główną, kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych oraz referenci spraw.

§ 10. Do zakresu działania Kancelarii Głównej należy:

1) przyjmowanie wpływów (przesyłek) z Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji, zwanego dalej Pocztą Specjalną, oraz od interesantów;

2) rejestrowanie wpływów w dzienniku podawczym;

3) rozdzielanie i przekazywanie wpływów do poszczególnych kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych;

4) ekspedycja korespondencji wychodzącej za pośrednictwem Poczty Specjalnej;

5) ustalanie adresatów przesyłek mylnie skierowanych lub błędnie zaadresowanych.

§ 11. Do zakresu działania kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych należy odpowiednio:

1) odbiór wpływów z Poczty Specjalnej, z Kancelarii Głównej oraz z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa;

2) prowadzenie, w uzasadnionych przypadkach, pomocy ewidencyjnych;

3) przedkładanie korespondencji wpływającej dyrektorowi (naczelnikowi) komórki organizacyjnej do dekretacji;

4) przekazywanie zadekretowanej korespondencji właściwym referentom spraw za pokwitowaniem odbioru;

5) terminowa ekspedycja korespondencji wychodzącej.

6) wykonywanie prac technicznych związanych z wytwarzaniem i reprodukcją dokumentów na polecenie przełożonego; zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach kancelarii (sekretariatów).

§ 12. Do zakresu czynności kancelaryjnych referentów spraw należy:

1) rejestrowanie w odpowiednim formularzu (spis spraw) spraw otrzymanych do załatwienia i nadanie znaku sprawy;

2) zakładanie, zgodnie z wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwionych;

3) załatwianie spraw zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy;

4) przygotowanie projektów pism i przedstawianie ich do akceptacji przełożonym;

5) sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym;

6) przekazywanie podpisanych czystopisów do kancelarii celem wysłania;

7) kompletowanie, przygotowanie przechowywanej dokumentacji i przekazywanie jej do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum.

§  13.

1. Rozliczanie referentów spraw odchodzących z komórki organizacyjnej z pobranych dokumentów następuje na karcie obiegowej, w której odpowiednio kierownik / pracownik kancelarii odnotowuje fakt rozliczenia.

2. W przypadku stwierdzenia przez kancelarię (sekretariat) braku dokumentu, dyrektor komórki organizacyjnej powołuje komisję do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i na podstawie sprawozdania komisji wyjaśniającego okoliczności utraty (niewłaściwego delegowania do sprawy) zdejmuje ten dokument z ewidencji kancelarii.

IV.

Obieg dokumentacji (korespondencji)

§  14.

1. Kancelaria Główna, w ustalonych godzinach, odbiera i ekspediuje korespondencję wpływającą i wychodzącą /przesyłki/ za pośrednictwem Poczty Specjalnej.

2. Korespondencja odbierana przez Kancelarię Główną z Poczty Specjalnej podlega sprawdzeniu w punkcie kontroli pirotechniczno-radiologicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

§  15.

1. Kancelaria Główna przekazuje przesyłki imienne kierowane do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Sekretarza Stanu - Dyrektorowi Gabinetu Politycznego, a kierowane do Podsekretarzy Stanu - właściwym sekretariatom. Pozostałe przesyłki adresowane do Ministerstwa przedkłada Dyrektorowi Biura Dyrektora Generalnego, do dekretacji.

2. Pisma zadekretowane przez Ministra, Sekretarza Stanu i Podsekretarzy Stanu oraz przez Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego, Kancelaria Główna przekazuje /za pokwitowaniem/ upoważnionym pracownikom kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych w godzinach 9.00-12.00 każdego dnia roboczego, a oznaczone symbolem PILNE niezwłocznie.

§ 16. Prasę codzienną i wydawnictwa specjalistyczne dla członków Kierownictwa Ministerstwa - pracownicy Kancelarii Głównej doręczają do właściwych sekretariatów do godziny 8.30.

§  17.

1. Upoważnieni pracownicy kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych obowiązani są odbierać korespondencję przeznaczoną dla tych komórek organizacyjnych odpowiednio z Poczty Specjalnej, z Kancelarii Głównej, a także z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa.

2. Pracownicy, o których mowa w ust. 1, obowiązani są odbierać korespondencję przeznaczoną dla tych komórek organizacyjnych odpowiednio z Poczty Specjalnej, z Kancelarii Głównej, a także z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa.

2. Pracownicy, o których mowa w ust. 1, obowiązani są odbierać z Kancelarii Głównej prenumerowaną prasę codzienną i wydawnictwa specjalistyczne, każdego dnia do godziny 10.00.

§  18.

1. Pracownicy kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych po zarejestrowaniu korespondencji wpływającej przedkładają ją dyrektorom tych komórek, a po jej zadekretowaniu - naczelnikom wydziałów.

2. Naczelnicy wydziałów kierują otrzymaną korespondencję do referentów spraw, do załatwienia.

V.

Przyjmowanie, sprawdzanie i segregowanie korespondencji

§  19.

1. Kancelaria Główna oraz kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych dokonują sprawdzenia i segregacji korespondencji wpływającej. Korespondencję kierowaną imiennie do Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz dyrektorów i naczelników wydziałów komórek organizacyjnych, a także listy prywatne, przekazują właściwym adresatom bez otwierania kopert.

2. Kancelaria Główna przekazuje do Kasy Biura Administracyjno-Gospodarczego, za pokwitowaniem, pieniądze otrzymane na podstawie przekazu pieniężnego lub w korespondencji, natomiast znaki opłaty pocztowej lub skarbowej dołącza do pism dokonując adnotacji obok pieczęci wpływu.

§  20.

1. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania Ministerstwa oraz w dni wolne od pracy przyjmuje oficer dyżurny Ministra i przekazuje ją następnego dnia roboczego do Kancelarii Głównej za pokwitowaniem. O nadejściu pilnych przesyłek oficer dyżurny powiadamia niezwłocznie adresatów.

2. Korespondencję mylnie nadesłaną do Ministerstwa, Kancelaria Główna oraz kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych przesyłają niezwłocznie właściwemu adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę.

§  21.

1. Przy otwieraniu korespondencji nie należy uszkadzać umieszczonych na kopertach pieczęci-datowników urzędów pocztowych.

2. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) całą zawartość koperty;

2) załączniki wskazane w piśmie (brak załączników należy odnotować na danym piśmie i zawiadomić o tym nadawcę).

3. Koperty dołącza się do pism:

1) stanowiących dowód w postępowaniu administracyjnym;

2) wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia;

3) stanowiących skargę lub wniosek;

4) w których brak jest nazwy (imienia i nazwiska) i adresu nadawcy lub daty pisma;

5) przy których przesłano pieniądze lub inne przedmioty.

§ 22. Kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych umieszczają na każdym wpływającym piśmie pieczęć wpływu zawierającą: nazwę Ministerstwa, nazwę kancelarii (sekretariatu) komórki organizacyjnej będącej odbiorcą pisma, datę wpływu, liczbę załączników i ilość arkuszy, a w przypadku prowadzenia dodatkowych pomocy ewidencyjnych także numer dziennika podawczego (korespondencyjnego).

§  23.

1. Pieczęć wpływu korespondencji umieszcza się na:

1) kopertach - w przypadku przekazania adresatom bez otwierania kopert;

2) pierwszej stronie pism - w pozostałych przypadkach.

2. Na przesyłkach pilnych oznacza się także godzinę ich otrzymania.

3. Nie umieszcza się pieczęci wpływu na:

1) załącznikach;

2) czasopismach, książkach itp.;

3) dokumentach stanowiących osobistą własność (świadectwa, dyplomy itp.);

4) listach prywatnych.

§ 24. Kancelaria Główna oraz kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych mogą dokumentować obieg korespondencji poprzez prowadzenie:

1) dziennika podawczego (korespondencyjnego);

2) książki doręczeń przesyłek miejscowych, według wzoru określonego w załączniku Nr 9 do instrukcji kancelaryjnej;

3) wykazu przesyłek nadanych na Poczcie Specjalnej, według wzoru określonego w załączniku Nr 10 do instrukcji kancelaryjnej;

4) wykazu przesyłek poleconych, według wzoru określonego w załączniku Nr 11 do instrukcji kancelaryjnej.

VI.

Rejestrowanie spraw, znakowanie akt i zakładanie teczek aktowych

§  25.

1. Zarejestrowanie sprawy w systemie bezdziennikowym polega na wpisaniu jej do spisu spraw (formularz Pu-kn-4). Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma, w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

2. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku kalendarzowego załatwia się w roku następnym, bez wpisywania ich do nowych spisów spraw i bez zmiany dotychczasowego ich znaku.

3. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisem do nowego spisu spraw następuje, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące tej sprawy, w poprzednim spisie spraw należy uczynić odpowiednią adnotację.

4. W przypadku wznowienia sprawy ostatecznie załatwionej i odłożonej do właściwej teczki, należy ją wyjąć, odnotować pod jej numerem w spisie spraw "przeniesiono do teczki symbol" rejestrując ją w spisie spraw na rok bieżący i nadając jej nowy znak sprawy.

5. Rejestrację spraw wymagających specjalnej formy ewidencji np. wyciągi bankowe, raporty kasowe prowadzi się na podstawie odrębnych przepisów.

6. Komórki organizacyjne Ministerstwa mogą stosować również komputerowy system rejestracji spraw i obiegu pism.

7. Rejestracja spraw w spisach spraw należy do obowiązków referentów spraw. Czynności te mogą wykonywać również sekretariaty komórek organizacyjnych za zgodą dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.

8. Rejestracji podlegają akta kategorii A i B.

§  26.

1. W komórkach organizacyjnych Ministerstwa prowadzone pomoce ewidencyjne (dzienniki podawcze, korespondencyjne, kontrolki wpływów, skorowidze itp.) służą do kontroli obiegu pism, nie mając jednak wpływu na znak sprawy.

2. Kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych mogą rejestrować korespondencję wpływającą i wychodzącą dotyczącą tej samej sprawy pod kolejnym numerem porządkowym dziennika korespondencyjnego.

3. Jeśli korespondencja dotycząca tej samej sprawy zarejestrowana jest pod różnymi numerami w dzienniku korespondencyjnym, ostatni numer w dzienniku łamie się przez pierwszy numer nadany tej sprawie.

4. Zapisu w dziennikach korespondencyjnych dokonuje się długopisem lub piórem, a zmiany zapisu kolorem czerwonym z datą i podpisem dokonującego zmiany. Wycieranie i zamazywanie zapisów jest niedozwolone.

5. Numer porządkowy dziennika korespondencyjnego wpisuje się w obrębie pieczęci wpływu komórki organizacyjnej.

6. Nie podlegają rejestracji:

1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, prospekty itp.);

2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

3) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze;

§  27.

1. Znak sprawy (pisma) jest cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się z czterech części:

1) symbolu literowego/cyfrowego komórki organizacyjnej, określonego decyzją Dyrektora Generalnego w sprawie symboli korespondencyjnych Kierownictwa i komórek organizacyjnych Ministerstwa.

2) symbolu cyfrowego hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt;

3) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

4) ostatnich dwóch cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw na przykład:

AB-0000-1/02;

AB-IV-0000-1/02.

2. Znak sprawy (pisma) może być uzupełniony o numer pozycji z dziennika korespondencyjnego, który umieszcza się na przedostatnim miejscu na przykład:

AB-IV-0000-1-125/02.

§ 28. Dla akt osobowych, paszportowych, normatywnych, nieruchomości itp. prowadzi się dodatkowe rejestry w układzie alfabetycznym (według nazwisk), adresowym (według numerów), itp.

§  29.

1. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt spraw, zgodnie z wykazem akt. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw.

2. W przypadku znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu roku oraz w przypadku akt, których charakter wymaga łączenia przez dłuższy czas np. akty prawne, można prowadzić teczki ze spisami spraw przez kilka lat.

3. Każdej końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka zawierająca akta spraw o tym samym symbolu klasyfikacyjnym i kategorii archiwalnej. Nie można łączyć w jednej teczce akt kategorii A i B.

4. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej zgodnie z wykazem akt.

5. Każda teczka aktowa powinna być opisana i na stronie tytułowej zawierać oznaczenia, określone w załączniku Nr 12 a, b, c do instrukcji kancelaryjnej:

1) u góry na środku - nazwę Ministerstwa, poniżej nazwę departamentu (biura) oraz wydziału;

2) w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu literowego/ cyfrowego komórki organizacyjnej i symbolu cyfrowego hasła według wykazu akt oraz rok kalendarzowy;

3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną z wykazu akt; a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. "B") również okres jej przechowywania; pod kategorią archiwalną oznaczenie sposobu postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny;

4) na środku-tytuł teczki (akt) tj. pełne hasło z wykazu akt, uzupełnione o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce;

5) pod tytułem - daty rozpoczęcia i zakończenia sprawy; jeżeli teczka zawiera dokumentację z jednego roku kalendarzowego należy wpisać tylko dany rok i ewentualnie numer tomu.

6. Dokumenty dotyczące jednej sprawy umieszcza się w teczce założonej zgodnie z klasyfikacją rzeczową wykazu akt.

VII.

Załatwianie spraw

§  30.

1. Referenci spraw rejestrują wpływy w spisach spraw, załatwiają sprawy i grupują akta spraw w teczkach aktowych.

2. Referenci spraw kasują znaki opłaty skarbowej w przypadkach i na zasadach określonych w przepisach o opłacie skarbowej.

3. Referenci spraw mogą prowadzić, dla potrzeb zajmowanych stanowisk, pomocnicze spisy przedmiotowe (np. spisy nieruchomości, wydanych paszportów, itp.).

§ 31. Załatwianie spraw odbywa się z zachowaniem terminów określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach odrębnych.

§ 32. W przypadku ustnego załatwienia sprawy sporządza się notatkę o przedmiocie sprawy i sposobie jej załatwienia.

§ 33. Przy pisemnym załatwianiu spraw należy przestrzegać następujących zasad:

1) sprawy załatwia się według kolejności ich wpływu i stopnia pilności;

2) każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem;

3) w odpowiedziach podaje się znak i datę sprawy, której odpowiedź dotyczy;

4) adresy pisze się w pierwszym przypadku;

5) każde pismo oznacza się znakiem sprawy;

6) pod treścią, po lewej stronie, podaje się liczbę załączników oraz adresatów (jeżeli pismo ma być przesłane do wiadomości innym zainteresowanym).

§  34.

1. Projekt pisma podlega zatwierdzeniu (aprobacie) przez przełożonego, który udziela również dyspozycji co do sposobu sporządzania czystopisu (liczby kopii, terminu, itp.) i sposobu wysłania pisma.

2. Przy sporządzaniu czystopisów należy przestrzegać następujących zasad:

1) czystopisy pism sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem (Minister, Sekretarz Stanu, Podsekretarz Stanu, Ministerstwo z nazwą komórki organizacyjnej) albo na papierze opatrzonym pieczęcią nagłówkową zgodnie z decyzją, o której mowa w § 38;

2) format papieru powinien być dostosowany do wielkości tekstu;

3) w lewym górnym rogu pod nadrukiem albo pieczęcią nagłówkową umieszcza się znak sprawy;

4) w dacie pisma wpisuje się tylko rok i miesiąc (pozostawiając miejsce na wpisanie dnia);

5) w lewym dolnym rogu umieszcza się inicjały referenta sprawy i osoby sporządzającej czystopis.

3. Blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane tylko do sporządzania czystopisów pism wychodzących na zewnątrz Ministerstwa.

§ 35. Skargi i wnioski podlegają odrębnej ewidencji zawierającej informacje o dacie ich wpływu, przedmiocie, sposobie i terminie załatwienia, przy czym skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska oraz adresu wnoszącego nie podlegają rozpoznaniu.

VIII.

Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej

§  36.

1. Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.

2. Zakres uprawnień do podpisywania pism, w imieniu Ministra, przez Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz dyrektorów komórek organizacyjnych regulują odrębne przepisy.

3. Referent sprawy umieszcza swój podpis (parafę) na pozostającej w aktach kopii pisma, z lewej strony pod tekstem.

§ 37. Pieczęć urzędową okrągłą umieszcza się na pismach posiadających charakter dokumentów (decyzje, umowy, świadectwa, dyplomy, akty mianowania, legitymacje, itp.).

§ 38. Wzory pieczęci urzędowych i stempli służbowych oraz zasady ich stosowania określa decyzja Nr 49 Dyrektora Generalnego Ministerstwa z dnia 4 września 2002 r. w sprawie pieczęci i stempli oraz tablic urzędowych i informacyjnych używanych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

IX.

Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów

§  39.

1. Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z dokładnym zachowaniem tekstu oryginału.

2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie, nad tekstem, umieszcza się wyraz "odpis", a jeżeli z odpisu umieszcza się wyrazy "odpis z odpisu".

3. Jeżeli na oryginale umieszczona jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP", a dalej wpisuje się treść pieczęci.

4. W miejscu podpisu umieszcza się znak /-/ oraz imię i nazwisko osoby podpisanej na oryginale lub wyrazy "podpis nieczytelny".

§  40.

1. Zgodność odpisu lub wyciągu z oryginałem dokumentu potwierdza naczelnik wydziału lub referent sprawy, używając formuły "za zgodność z oryginałem" i umieszczając pieczęć imienną, a także pieczęć trójkątną (do użytku wewnętrznego) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla instytucji i komórek organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych i administracji albo okrągłą (urzędową) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.

2. Jeżeli brak jest zastrzeżeń natury proceduralnej, zamiast odpisów sporządza się kopie.

3. Uwierzytelnienia kopii dokonują naczelnicy wydziałów, referenci spraw lub sekretariaty komórek organizacyjnych, których dokumenty były kopiowane.

§  41.

1. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie referenci spraw na polecenie dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.

2. Większą ilość kopii na potrzeby komórek organizacyjnych wykonuje wyspecjalizowana komórka (powielarnia) na podstawie zlecenia podpisanego przez dyrektora (naczelnika) zamawiającej komórki organizacyjnej. Wzór zlecenia określa załącznik Nr 13 do instrukcji kancelaryjnej.

3. Zlecenie, o którym mowa w ust. 2 wymaga akceptacji osoby odpowiedzialnej za pracę powielarni.

X.

Doręczanie i wysyłanie korespondencji

§ 42. Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje kancelaria (sekretariat) komórki organizacyjnej, która:

1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki (w wypadku stwierdzenia braku zwraca pismo referentowi sprawy do uzupełnienia);

2) dokonuje adnotacji o wysłaniu pisma lub stwierdza na kopii pisma jego wysłanie;

3) sprawdzoną korespondencję wkłada się do kopert z odpowiednim nadrukiem (przy braku nadruku umieszcza się pieczęć nagłówkową), pod którym umieszcza:

a) znak sprawy (pisma),

b) nazwę (nazwisko) adresata,

c) dokładny adres (wraz z numerem kodu pocztowego),

d) cechę pilności;

4) zwraca kopię właściwemu referentowi sprawy lub włącza pismo do odpowiedniej teczki aktowej (w przypadku, gdy kancelaria lub sekretariat komórki organizacyjnej gromadzi akta spraw załatwionych do czasu przekazania ich do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum).

§  43.

1. Pisma przeznaczone dla komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazywane są bezpośrednio, za pokwitowaniem odbioru w książce doręczeń przesyłek miejscowych lub za potwierdzeniem odbioru na kopiach tych pism.

2. Pozostałe przesyłki przekazywane są adresatom za pośrednictwem Poczty Specjalnej, urzędów pocztowych, względnie doręczane są bezpośrednio, za pokwitowaniem.

3. Przesyłki polecone dostarczane są na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek poleconych. Pracownik komórki organizacyjnej wysyłającej przesyłkę wypełnia na druku wykazu przesyłek poleconych rubryki nr 1, 2 i 3. Pozostałe rubryki wypełnia pracownik Poczty Specjalnej.

§ 44. Pisma wychodzące, z wyjątkiem kierowanych do obywateli w sprawach indywidualnych, mogą być wysyłane za pośrednictwem faxu lub poczty elektronicznej.

XI.

Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych

§ 45. Dokumentację (akta spraw) do załatwienia przechowują referenci spraw w teczkach oznaczonych wyrazami "do załatwienia". Akta te układa się w kolejności wpływu; poza kolejnością załatwia się sprawy pilne.

§  46.

1. Akta spraw załatwionych przechowuje się w kancelariach (sekretariatach) komórek organizacyjnych lub u referentów spraw, w teczkach prowadzonych według wykazu akt, przez okres dwóch lat od zakończenia sprawy. W spisach spraw odnotowuje się fakt ostatecznego załatwienia spraw.

2. W teczce aktowej składa się akta spraw w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy w układzie chronologicznym (pismo rozpoczynające sprawę umieszcza się jako pierwsze).

XII.

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach informatycznych

§  47.

1. W celu zwiększenia efektywności pracy biurowej, w szczególności czynności kancelaryjnych, zaleca się szerokie wykorzystanie informatyki, pod warunkiem właściwej ochrony przechowywanych w zbiorze informatycznym danych, w tym zwłaszcza chronionych ustawowo informacji niejawnych i danych osobowych.

2. W normalnym procesie kancelaryjnym dokumentacja tworzona komputerowo może mieć jedynie charakter roboczy i posługiwanie się nią powinna cechować pełna swoboda. Na końcu tego procesu powinien być tworzony dokument na nośniku papierowym.

3. Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w celu:

1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej;

2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną;

3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Ministerstwa;

4) współdziałania z dostępnymi bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej;

5) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów.

§  48.

1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników;

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

2. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych składowanych na dyskach serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.

3. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) oraz wydane na ich podstawie przepisy wykonawcze.

4. Dyskietki i inne nośniki informatyczne, z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami zawartymi w tradycyjnych źródłach informacji (np. w kartotekach), przechowywane są tak długo w komórce organizacyjnej, jak długo potrzebne są użytkownikowi.

§  49.

1. Do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum przekazuje się wydruki komputerowe z informacjami jednostkowymi albo zbiorczymi.

2. W przypadkach przekazywania dyskietek lub innych nośników informatycznych do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum należy opisać ich zawartość, podać numer sprawy oraz nazwę i wersję zastosowanego edytora tekstu.

3. W przypadkach wprowadzenia do użytku służbowego nowych generacji komputerów, zapis utrwalony na pierwotnych dyskietkach lub innych nośnikach informatycznych, po wprowadzeniu informacji do nowych dyskietek lub innych nośników informatycznych, podlega kasacji.

4. Kasacja zapisów na dyskietkach i innych nośnikach informatycznych może być przeprowadzona wyłącznie za zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

XIII.

Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum

§ 50. Każdego roku (w I półroczu) w komórkach organizacyjnych dokonuje się przeglądu akt celem przekazania akt spraw załatwionych do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

§  51.

1. Akta spraw zakończonych przekazuje się kompletnymi rocznikami w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt, tj. zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi z wykazu akt i kategorii archiwalnej po upływie dwóch lat od zakończenia sprawy, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych w 3 egzemplarzach odrębnie dla akt kat. A i dla akt kat. B. Zgodę na przekazanie akt wydaje kierownik komórki organizacyjnej.

2. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe otrzymuje komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum. Spis podpisują: dyrektor komórki organizacyjnej zdającej akta i dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum lub ich zastępcy.

3. W przypadku sporządzenia spisu zdawczo - odbiorczego techniką elektroniczną jego zapis przekazuje się do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym.

4. Do przekazywanych, do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum akt, dołącza się związane z nimi rejestry, skorowidze, kartoteki, itp.

§  52.

1. Akta spraw zakończonych kat. A potrzebne nadal do pracy bieżącej pozostawia się w komórce organizacyjnej na podstawie karty udostępnienia akt; wzór karty udostępnienia akt określa załącznik Nr 14 do instrukcji kancelaryjnej.

2. Akta wypożyczone ewidencjonuje się w spisie zdawczo-odbiorczym.

§  53.

1. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum przyjmuje akta uporządkowane, zgodnie z przepisami instrukcji archiwalnej, a poszczególne pozycje przekazywanych akt ewidencjonuje w księdze nabytków.

2. Przez uporządkowanie akt stanowiących materiały archiwalne (kategoria "A") należy rozumieć:

1) ułożenie akt w obrębie teczek sprawami w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na początku), zwracając uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich, sprawozdań i protokołów; akta powinny więc być ułożone w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. pierwsza sprawa znajduje się na początku teczki a jej zawartość spisana jest w spisie spraw zawartych w teczce, którego wzór określa załącznik Nr 15 do instrukcji kancelaryjnej;

2) spisanie dokumentów, nie zarejestrowanych w spisach spraw, w spisie zawartości teczki, którego wzór określa załącznik nr 16 do instrukcji kancelaryjnej;

3) wydzielenie akt kategorii "B" z teczek zawierających akta kategorii "A";

4) wydzielenie dokumentów i pism stanowiących akta kategorii "BC", wyłączenie wtórników;

5) usunięcie wszelkich części metalowych z teczek akt;

6) umieszczenie akt w teczkach wiązanych;

7) opisanie teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej;

8) ponumerowanie kart w prawym górnym rogu akt miękkim ołówkiem, z podaniem ich liczby pod oznaczeniem rocznika na środku wierzchniej okładki teczki, a także - w razie żądania archiwum państwowego - na wewnętrznej stronie spodniej okładki teczki,

9) ułożenie i spisanie teczek aktowych na spisach zdawczo - odbiorczych w kolejności haseł klasyfikacyjnych wykazu akt.

3. Akta przekazywane do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum powinny znajdować się w teczkach, których grubość nie powinna przekraczać 5 cm.

4. Arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych kart. Do przekazywania akt, poza spisami zdawczo - odbiorczymi dołącza się wszelkie inne pomoce ewidencyjne (skorowidze, rejestry, kartoteki).

5. Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej (Kat. "B") sprowadza się również do ww. czynności a przede wszystkim:

1) opisania teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej,

2) ułożenia oraz spisania teczek aktowych na spisach zdawczo - odbiorczych w kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt.

6. Przestrzeganie w praktyce wyżej omówionych zasad postępowania z narastającą dokumentacją w komórkach organizacyjnych jest konieczne ze względu na potrzebę zabezpieczenia materiałów archiwalnych (akt kategorii "A"), które trafią w przyszłości do archiwum państwowego tworząc narodowy zasób archiwalny, jak również ze względu na potrzebę właściwego przechowywania innej dokumentacji, o czasowym znaczeniu praktycznym, która zawsze, na żądanie zwierzchników, powinna być szybko odszukana i przedstawiona do wglądu, a której uszkodzenie lub zniszczenie jest zabronione pod groźbą odpowiedzialności karnej określonej w przepisach odrębnych.

7. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum może odmówić przyjęcia akt nieuporządkowanych powiadamiając o tym fakcie właściwego dyrektora komórki organizacyjnej.

XIV.

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności

§  54.

1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

2. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją w stan likwidacji, przekazuje akta spraw nie zakończonych prawnemu następcy (komórce przejmującej zadania likwidowanej komórki) na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych, których jedną kopię przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum. Pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji, na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

§  55.

1. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej stosuje się odpowiednio postanowienia § 54.

2. Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przekazanie dokumentacji oraz dołącza do spisu zdawczo - odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania informację dotyczącą organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.

§ 56. W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska, dotychczasowy przełożony obowiązany jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt przed podpisaniem karty obiegowej.

XV.

Kontrola pracy biurowej i nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§  57.

1. Dyrektorzy (naczelnicy) komórek organizacyjnych przeprowadzają systematyczną kontrolę prawidłowego wykonywania przez podległych pracowników czynności kancelaryjnych.

2. Kontrola czynności kancelaryjnych polega na sprawdzeniu:

1) terminowości załatwiania spraw;

2) prawidłowości obiegu dokumentacji;

3) prawidłowości prowadzenia zapisów w dziennikach korespondencyjnych, rejestrowania i znakowania pism, zakładania teczek aktowych zgodnie z wykazem akt;

4) prawidłowości pobierania i kasowania znaków opłaty skarbowej;

5) terminowości i prawidłowości przekazywania akt do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

3. Dyrektorzy (naczelnicy) komórek organizacyjnych ustalają przyczyny opóźnień w załatwianiu spraw i podejmują niezbędne czynności zmierzające do przyspieszenia ostatecznego ich załatwienia.

§ 58. Nadzór ogólny nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników należy do dyrektora (naczelnika) komórki organizacyjnej, który zobowiązany jest zapoznać podległych sobie pracowników z niniejszą instrukcją oraz z innymi przepisami i aktami normatywnymi regulującymi postępowanie z dokumentacją.

§ 59. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa są odpowiedzialni za przestrzeganie i stosowanie niniejszej instrukcji.

§ 60. Niniejsza instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników Ministerstwa.

§ 61. Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt, nie uregulowane instrukcją, określa dyrektor komórki organizacyjnej.

Załącznik Nr 1

DZIENNIK KORESPONDENCYJNY

grafika

Załącznik Nr 2

DZIENNIK PODAWCZY

grafika

Załącznik Nr 3

SKOROWIDZ ALFABETYCZNY

dla potrzeb ewidencji alfabetycznej spraw

grafika

Załącznik Nr 4

SPIS SPRAW

grafika

Załącznik Nr 5

SPIS

ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT NR ......

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 6

Protokół

oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem Bc* przeznaczonej do brakowania

grafika

Załącznik Nr 7

Protokół zniszczenia akt

grafika

Załącznik Nr 8

PROTOKÓŁ

OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ OZNACZONEJ SYMBOLEM "BE", PRZEZNACZONEJ DO BRAKOWANIA¹⁾

grafika

Załącznik Nr 9

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

grafika

Załącznik Nr 10

WYKAZ NR .....

PRZESYŁEK NADANYCH

grafika

Załącznik Nr 11

WYKAZ NR .....

PRZESYŁEK POLECONYCH

grafika

Załącznik Nr 12

WZORY OPISÓW TECZEK

grafika

Załącznik Nr 12a

Zarządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji nr 1-45

2002

grafika

Załącznik Nr 12b

Decyzje Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji nr 2-15

2002

grafika

Załącznik Nr 12c

Opiniowanie zewnętrznych aktów normatywnych

2002-2003

grafika

Załącznik Nr 13

ZLECENIE

grafika

Załącznik Nr 14

Karta udostępnienia akt nr ... **)

grafika

Załącznik Nr 15

SPIS SPRAW ZAWARTYCH W TECZCE

PRZEKAZYWANYCH DO ARCHIWUM

grafika

Załącznik Nr 16

SPIS ZAWARTOŚCI TECZKI

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

WYKAZ HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0		ZARZĄDZANIE
	00	ORGANY KOLEGIALNE MSWiA I RESORTU
	01	ORGANIZACJA
	02	AKTY NORMATYWNE. POMOC PRAWNA
	03	PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. STATYSTYKA
	04	INFORMATYKA
	05	SKARGI I WNIOSKI
	06	WYDAWNICTWA. INFORMACJE. PRACE NAUKOWO-BADAWCZE
	07	WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
	08	WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ
	09	KONTROLA
1		KADRY
	10	OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC
	11	ZATRUDNIENIE
	12	SPRAWY OSOBOWE
	13	BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
	14	SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
	15	METODY PRACY
	16	DYSCYPLINA PRACY
	17	SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
	18	UBEZPIECZENIA OSOBOWE
	19	OPIEKA ZDROWOTNA
2		ŚRODKI RZECZOWE
	20	ŚRODKI TRWAŁE
	21	INWESTYCJE I KAPITALNE REMONTY
	22	ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
	23	GOSPODARKA MATERIAŁOWA
	24	GOSPODARKA SAMOCHODOWA
	25	LOTNICTWO SŁUŻB PORZĄDKU PUBLICZNEGO
	26	ŁĄCZNOŚĆ (TELEKOMUNIKACJA)
	27	GOSPODARKA ENERGETYCZNA
	28	OCHRONA ZAKŁADU PRACY
	29	NADZÓR TECHNICZNO-BUDOWLANY
3		FINANSE
	30	PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ
	31	BUDŻET I FINANSE. DZIAŁALNOŚĆ POZABUDŻETOWA
	32	KSIĘGOWOŚĆ
	33	PŁACE
	34	FUNDUSZE SPECJALNE
	35	INWENTARYZACJA
	36	DYSCYPLINA FINANSÓW PUBLICZNYCH
4		OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA
	40	SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA KRAJU
	41	SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA W ŚWIECIE
	42	WALKA Z TERRORYZMEM I PRZESTĘPCZOŚCIĄ ZORGANIZOWANĄ
	43	POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY
	44	PRZYGOTOWANIA OBRONNE RESORTU SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
	45	OCHRONA GRANIC PAŃSTWA
	46	ZAGOSPODAROWANIE GRANICY PAŃSTWOWEJ. WSPÓŁPRACA TRANSGRANICZNA I MIĘDZYREGIONALNA
	47	CUDZOZIEMCY
5		OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
	50	STAN BEZPIECZEŃSTWA I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
	51	ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPCZOŚCI I ZJAWISKOM KRYMINOGENNYM
	52	WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW PRZECIWKO ZDROWIU I ŻYCIU OBYWATELI
	53	WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW GOSPODARCZYCH
	54	GOTOWOŚĆ CYWILNA I ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE
	55	RATOWNICTWO-ZWALCZANIE SKUTKÓW KLĘSK ŻYWIOŁOWYCH, KATASTROF, AWARII
	56	OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI POLSKICH ZA GRANICĄ
	57	OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI INNYCH PAŃSTW W POLSCE
	58	NADZÓR NAD POSTĘPOWANIEM MANDATOWYM
6		SPRAWY SPOŁECZNE
	60	REJESTRACJA STANU CYWILNEGO
	61	EWIDENCJA LUDNOŚCI
	62	OBYWATELSTWO POLSKIE
	63	STOWARZYSZENIA. ZBIÓRKI PUBLICZNE. FUNDACJE
	64	REPATRIACJA
	65	MNIEJSZOŚCI NARODOWE
	66	KONCESJE I ZEZWOLENIA
	67	WYZNANIA
	68	PASZPORTY
7		ADMINISTRACJA PUBLICZNA
	70	PRAWO ADMINISTRACYJNE - USTALENIA, WERYFIKACJA
	71	ORGANIZACJA TERYTORIALNA ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ I SAMORZĄDU
		TERYTORIALNEGO
	72	KOMISJA WSPÓLNA RZĄDU I SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
	73	POLITYKA GOSPODARCZA RZĄDU
	74	POLITYKA SPOŁECZNA RZĄDU
	75	NADZÓR NAD DZIAŁALNOŚCIĄ ORGANÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE
		I ORGANÓW SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
	76	KIEROWNICTWO URZĘDÓW WOJEWÓDZKICH
	77	ODWOŁANIA OD DECYZJI TERENOWYCH ORGANÓW ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ
	78	KOMISJA HERALDYCZNA
	79	WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
8		BUDOWNICTWO
	80	POLITYKA RZĄDU W ZAKRESIE BUDOWNICTWA I ARCHITEKTURY
	81	TECHNIKA I NORMALIZACJA
	82	REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO-BUDOWLANYCH
	83	WYROBY BUDOWLANE. USŁUGI
	84	KOORDYNACJA DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTEK BADAWCZO-ROZWOJOWYCH
	85	GOSPODARKA PRZESTRZENNA
9		AUDYT
	90	AUDYT WEWNĘTRZNY
	91	AUDYT ZEWNĘTRZNY

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

				Hasło klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna		Uwagi	Okres zagrożenia
Symbole klasyfikacyjne					w komórce macierzystej	w innej komórce
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.	9.
0				ZARZĄDZANIE
	00			ORGANY KOLEGIALNE MSWIA I RESORTU
		000		Narady Kierownictwa
			0000	Posiedzenia	A	Bc	Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał	E
			0001	Materiały na posiedzenia	A	Bc	Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia	E
		001		Komisje własne MSWiA
			0010	Stałe	A	Bc	Dla każdej komisji zakłada się odrębną teczkę zawierającą: zarządzenie Ministra powołujące Komisję, listę imienną członków, protokoły posiedzeń, referaty, analizy, opracowania, wnioski itp.	E
			0011	Doraźne	A	Bc	Jak w klasie 0010	E
		002		Komisje Resortowe	A	Bc	Do kat. A kwalifikuje się dokumentację tych komisji, których sekretariat prowadzony jest przez MSWiA. W innych przypadkach do kat. A kwalifikuje się teksty wystąpień pracowników MSWiA i ich sprawozdania	E
		003		Komisje Międzyresortowe	A	Bc	Jak w klasie 002	P
		004		Zjazdy, konferencje itp.	A	Bc	Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał	Z
		005		Udział w obcych organach kolegialnych	A	Bc	Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania	P
		006		Narady pracownicze	A	Bc	Protokoły, sprawozdania, wnioski	E
	01			ORGANIZACJA
		010		Organizacja organów nadrzędnych i współdziałających	B5	Bc	Ustawy, dekrety, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, wykazy imienne obsady stanowisk kierowniczych	Z
		011		Organizacja MSWiA
			0110	Podstawy prawne działania	A	B5	akty normatywne
			0111	Struktura i zakres działania Ministerstwa	A	B5	Statut, decyzje Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, schematy organizacyjne, zakresy działania, regulaminy itp.	E
			0112	Struktura i zakres działania komórek organizacyjnych	A	Bc	Jak w klasie 0111 oraz uprawnienia dyrektorów, naczelników wydziałów itp.	E
			0113	Reorganizacja lub likwidacja komórek organizacyjnych Ministerstwa	A	Bc
		012		Organizacja jednostek nadzorowanych lub podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji			Jak w klasie 0111
			0120	Biura Ochrony Rządu	A	Bc		E
			0121	Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego	A	Bc		E
			0122	Wyższej Szkoły Policji	A	Bc		E
			0123	Szkoły Głównej Służby Pożarniczej	A	Bc
			0124	Instytutu Technicznych Wyrobów Włókienniczych "Moratex" w Łodzi	A	Bc		E
			0125	Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej PHARE	A	Bc		E
			0126	Inspekcji Sanitarnej MSWiA	A	Bc		E
			0127	Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA	A	Bc		E
			0128	Zarządu Zasobów Mieszkaniowych MSWiA	A	Bc		E
		013		Organizacja jednostek ratownictwa			Dla każdej jednostki zakłada się odrębne teczki
			0130	Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego	A	Bc		E
			0131	Wodnego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego	A	Bc		E
			0132	Tatrzańskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego	A	Bc		E
			0133	Mazurskiej Służby Ratowniczej	A	Bc		E
		014		Organizacja innych jednostek organizacyjnych będących we właściwości
			0140	Komendy Głównej Policji i jednostek terenowych	A	Bc		E
			0141	Komendy Głównej Straży Granicznej i jednostek terenowych	A	Bc		E
			0142	Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej i jednostek terenowych	A	Bc		E
			0143	Biura Szefa Obrony Cywilnej Kraju	A	Bc		E
			0144	Urzędu do Spraw Repatriacji i Cudzoziemców	A	Bc		E
			0145	Urzędu Zamówień Publicznych	A	Bc		E
			0146	Wyższego Urzędu Górniczego	A	Bc		E
			0147	Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA	A	Bc		E
			0148	Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWiA	A	Bc		E
		015		Organizacja biurowości
			0150	Przepisy kancelaryjne	A	B10	Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o postępowaniu z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową	E
			0151	Wzory druków i formularzy	A	-		E
			0152	Ewidencja pieczęci i ich odciski, inwentaryzacja	A	-	Między innymi rejestry pieczęci	E
			0153	Rejestry wpływów i korespondencji wychodzącej	B20	-	Dzienniki podawcze, dzienniki korespondencyjne, skorowidze do dzienników korespondencyjnych, spisy spraw	P
			0154	Dowody doręczeń i opłat pocztowych	Bc	-	Książki doręczeń, książki pocztowe, rozdzielniki, wykazy przesyłek otrzymanych, nadawanych, wydanych	Z
		016		Zarządzanie Archiwum MSWiA
			0160	Organizacja zarządzania	A	-	Regulaminy, instrukcje, wytyczne itp.	E
			0161	Gromadzenie zasobu archiwalnego	A	-	Protokoły, spisy zdawczo-odbiorcze, księgi nabytków i ubytków	E
			0162	Opracowywanie i ewidencja zasobu archiwalnego	A	-	Karty zespołów, wykaz (rejestr) spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarze kartkowe i książkowe, wstępy do inwentarzy, skorowidze	E
			0163	Brakowanie akt	A	-	Protokóły brakowania, spisy akt wybrakowanych, protokóły Komisji Oceny Wartości Archiwalnej Dokumentacji, zezwolenia (decyzje) na wybrakowanie akt	E
			0164	Udostępnianie akt. Odtajnianie dokumentów udostępnianych	B2	-	Decyzje, zezwolenia i karty udostępniania dla akt tajnych kat. B20	Z
			0165	Kwerendy	B5	-		Z
			0166	Konserwacja akt	BE5	-		P
			0167	Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych	A	-	Spisy akt przekazanych, notatki informacyjne	E
			0168	Zaginięcie dokumentacji	A	-		E
			0169	Scontrum zasobu archiwalnego	A	-		E
		017		Biblioteka
			0170	Zasady działania biblioteki	A	-		E
			0171	Gromadzenie zbiorów bibliotecznych	B10	-	Zakup, wymiana, dary itp.	P
			0172	Ewidencja zbiorów bibliotecznych	B50	-	Księgi inwentarzowe, katalogi. Kwalifikacja zależna od rangi biblioteki	P
			0173	Udostępnianie zbiorów bibliotecznych	B5	-	Zezwolenia, rewersy itp.	Z
		018		Ochrona informacji niejawnych
			0180	Podstawowe zasady polityki ochronnej	A	B5	Ustawa, zarządzenia wykonawcze Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji	E
			0181	Postępowania sprawdzające	A	Bc	Ankiety, oceny itp.	E
			0182	Dostęp osób do informacji niejawnych	B10	Bc	Decyzje służb ochrony państwa, pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych albo kierownika jednostki organizacyjnej	Z
			0183	Odmowa dostępu osób do informacji niejawnych	B10	Bc	Decyzje służb ochrony państwa, pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych albo kierownika jednostki organizacyjnej	Z
			0184	Zmiana klauzuli tajności dokumentu	A	Bc	Decyzje Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji	E
			0185	Stanowiska i funkcje związane z dostępem do tajemnicy państwowej i służbowej	A	-	Wykazy	E
			0186	Świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego	B5	Bc	Decyzje służb ochrony państwa	Z
			0187	Wyjaśnienia i uzupełnienia	B5	Bc		P
			0188	Rodzaje wiadomości stanowiących tajemnicę państwową i służbową	B5	Bc		P
			0189	Zabezpieczenie kryptograficzne systemów	A	-		E
	02			AKTY NORMATYWNE. POMOC PRAWNA
		020		Zbiór zewnętrznych aktów normatywnych
			0200	Dziennik Ustaw	B10	B5		P
			0201	Monitor Polski	B10	B5		P
			0202	Przepisy prawne Rady Ministrów (nie publikowane)	BE10	Bc	Uchwały dotyczące resortu przechowuje się w kat. A	E
			0203	Zbiór aktów prawa miejscowego. Opiniowanie aktów prawa miejscowego	B10	Bc	Rozporządzenie i zarządzenia wojewodów	Z
			0204	Inne zewnętrzne przepisy prawne	B5	Bc		Z
		021		Zbiór aktów normatywnych Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji			Obejmuje komplet wtórników podpisanych aktów normatywnych. Oryginały wraz z materiałami źródłowymi przechowuje się w odpowiednich teczkach rzeczowych
			0210	Rozporządzenia	A	B10		E
			0211	Zarządzenia	A	B10		E
			0212	Decyzje	A	B10		E
			0213	Wytyczne	A	B10		E
		022		Zbiór aktów normatywnych dyrektorów departamentów i równorzędnych
			0220	Zarządzenia	A	Bc		E
			0221	Decyzje	A	Bc		E
		023		Projekty aktów prawnych
			0230	Projekty aktów prawnych własnych	A	Bc	Kolejne wersje robocze projektów, uwagi	E
			0231	Projekty resortowych aktów normatywnych i uzgodnienie ich z zainteresowanymi jednostkami	A	Bc		E
			0232	Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnych	BE5	Bc	Obejmuje projekty aktów prawnych innych resortów i uzgadnianie ich z zainteresowanymi	P
		024		Rejestry przepisów prawnych MSWiA	A	Bc		E
		025		Interpretacja przepisów prawnych MSWiA	A	Bc		E
		026		Opinie prawne	B5	-		P
		027		Sprawy sądowe	BE5	Bc
			0270	Sprawy z powództwa cywilnego przeciwko Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji	A	Bc		E
			0271	Inne sprawy sądowe	A	Bc	Wyroki, apelacje, ugody, postanowienia, zażalenia itp. oraz korespondencja z tym związana	E
			0272	Decyzje administracyjne	A	Bc		E
	03			PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. STATYSTYKA
		030		Metodyka planowania i sprawozdawczości
			0300	Opracowania zewnętrzne	B5	Bc	Rady Ministrów, GUS itp.	Z
			0301	Opracowania własne	A	Bc		E
		031		Prognozowanie i planowanie perspektywiczne	A	Bc	Opracowania, oceny, opinie, uwagi itp.	E
			0310	Projekty wstępne	B5	Bc	Opracowania własne	P
			0311	Opracowania robocze	B5	Bc	Jak w klasie 0310	P
			0312	Wersja ostateczna	A	Bc	Jak w klasie 0310 oraz decyzje zatwierdzające	E
			0313	Oceny, opinie i uwagi	A	Bc	Jak w klasie 0310	E
			0314	Materiały pomocnicze	A	Bc	Do kategorii A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe - kategoria B	P
			0315	Opracowania jednostek podległych lub nadzorowanych	B10	Bc	Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów	P
			0316	Opracowania innych resortów (jednostkowe)	B5	Bc		P
		032		Plany i sprawozdania wieloletnie
			0320	Ministerstwa	A	Bc		E
			0321	Jednostek podległych i nadzorowanych	A	Bc		E
			0322	Zbiorcze resortu	A	Bc		E
		033		Plany i sprawozdania roczne
			0330	Ministerstwa	A	Bc		E
			0331	Komórek organizacyjnych Ministerstwa	A	Bc		E
			0332	Jednostek podległych lub nadzorowanych	A	Bc		E
			0333	Zbiorcze resortu	A	Bc		E
		034		Plany operacyjne i sprawozdania z ich realizacji			Półroczne, kwartalne, miesięczne, dekadowe i inne
			0340	Komórek organizacyjnych Ministerstwa	BE10	Bc		E
			0341	Jednostek podległych lub nadzorowanych	BE5	Bc		E
			0342	Zbiorcze resortu	BE10	Bc		E
		035		Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych
			0350	Plany pracy	B5	Bc		P
			0351	Sprawozdania z działalności	A	Bc	Tylko sprawozdania komórek merytorycznych. Sprawozdania komórek usługowych (administracyjnych, budżetowych itp.)-kategoria B	E
		036		Statystyka
			0360	Źródłowe materiały statystyczne	BE5	-	Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego obejmującego całość danych źródłowych	Z
			0361	Statystyczne opracowanie cząstkowe	B5	Bc	Opracowanie MSWiA	Z
			0362	Statystyczne opracowanie końcowe	A	Bc	Własne i zbiorcze	E
			0363	Publikacje statystyczne Głównego Urzędu Statystycznego	Bc	-		Z
		037		Analizy (kompleksowe i problemowe)
			0370	Własne	A	Bc		E
			0371	Jednostek podległych lub nadzorowanych	B10	Bc	Jak w klasie 0315. Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów	P
			0372	Zbiorcze	A	Bc		E
			0373	Materiały pomocnicze (robocze)	A	Bc		E
		038		Analizy wycinkowe
			0380	Własne	A	Bc	Do kategorii "A" kwalifikuje się te analizy wycinkowe, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe-kategoria B5	E
	04			INFORMATYKA
		040		Projektowanie i programowanie
			0400	Założenia projektowo-programowe	A	-	Opracowania i akty wykonawcze	E
			0401	Dokumentacja systemów informatycznych	A	-		E
			0402	Wdrażanie systemów informacyjnych	A	-	Protokóły, oceny	E
		041		Bank danych	A	-		E
			0410	Udostępnianie danych	A	B5	Wnioski o udostępnienie danych, dokumenty i książki ewidencyjne	E
		042		Przetwarzanie danych
			0420	Wydruki komputerowe	BE10	-	Do kat. A kwalifikują się tylko wyniki badań	Z
			0421	Materiały pomocnicze	B5	-		Z
			0422	Opracowania problemowe	A	Bc	Dla każdego tematu zakłada się odrębną teczkę	E
			0423	Materiały robocze	Bc			Z
		043		Koordynacja działalności resortowe sieci teleinformatycznych i informatycznych	B5	-	Dokumentacja koordynowania, korespondencja	Z
			0430	Zbiór "PESEL"	B5	Bc		Z
			0431	Terenowe banki danych	B5	Bc		Z
			0432	Podsieci informatyczne służb resortu spraw wewnętrznych i administracji	B5	Bc		Z
		044		Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych			Standardy, zalecenia
			0440	Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach normalnych funkcjonowania Państwa	A	Bc	Akty normatywne, oceny, opinie, raporty	E
			0441	Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach zagrożenia funkcjonowania Państwa	A	Bc	Jak w klasie 0440	E
			0442	Certyfikaty kwalifikacyjne dla systemów i sieci teleinformatycznych	A	Bc	Decyzje "służb ochrony państwa"	E
		045		Standardy informatyczne w administracji publicznej	A	Bc	Akty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki, korespondencja	E
			0450	Standardy oprogramowania podstawowego	A	Bc		E
			0451	Standardy oprogramowania użytkowego i baz danych	A	Bc		E
			0452	Standardy sprzętu komputerowego	A	Bc		E
			0453	Inne standardy	A	Bc		E
			0454	Certyfikacja i weryfikacja systemów ewidencji ludności	B5			Z
			0455	Współpraca z autorami systemów ewidencji ludności	B5	-		Z
			0465	Dokumenty certyfikacyjne	B10	-		Z
		046		Koordynacja budowy rozwoju i eksploatacji informatyki w administracji rządowej
			0460	Założenia i rozwiązania projektowo-programowe	A	Bc	Akty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki, korespondencja	E
			0461	Programy rozwoju informatyki	A	Bc		E
			0462	Zasady organizacji i utrzymania systemów informatycznych	A	Bc	Projekty, opinie, korespondencja	E
			0463	Krajowy System Informatyczny	A	Bc		E
			0464	System Informacji Schengen (SIS)	A	Bc	Narodowy Węzeł SIS i Biuro SIRENE	E
		047		Współdziałanie systemów informatycznych w województwach	A	Bc	Projekty, statystyka, zalecenia, korespondencja	E
		048		Obsługa zapytań do systemów informatycznych i zleceń organów administracji państwowej	B5	-		Z
			0481	Obsługa zapytań do systemu PESEL	B2	-		Z
			0482	Obsługa zapytań do systemu OEWiUDO	B2	-		Z
			0483	Obsługa zapytań do systemu CEPiK	B2	-		Z
		049		Dokumenty wytworzone z użyciem środków informatyki			Dla każdego rodzaju dokumentów zakłada się odrębne teczki (dowody osobiste, paszporty, wizy, karty stałego pobytu i inne dokumenty)
			0490	Założenia, specyfikacje	A	Bc		E
			0491	Podstawa prawna	A	Bc	Ustawy, normy	E
			0492	Dokumentacja ekonomiczna	A	Bc	Opracowania, oszacowania	Z
			0493	Dokumentacja techniczna	A	-	Projekty, plany, harmonogramy	Z
			0494	Obsługa techniczna	B3	Bc	Korespondencja	P
	05			SKARGI I WNIOSKI
		050		Tryb załatwiania	A	Bc		E
		051		Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio	A	-	W razie masowości tego typu spraw do kategorii A kwalifikuje się przykładowo 5-10%	E
		052		Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości	B5	-		Z
		054		Anonimy	BE5	-		Z
		055		Analizy skarg i wniosków	A	Bc		E
		056		Rejestry skarg, wniosków i anonimów	A	B25		E
	06			WYDAWNICTWA. INFORMACJE. PRACE NAUKOWO-BADAWCZE
		060		Polityka wydawnicza	A	Bc	Plany, programy, badanie potrzeb, ustalenie tematyki	E
		061		Wydawnictwa własne (teki wydawnicze)	A	-	Dla każdego tytułu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne opinie, recenzje i 1 egzemplarz wydawniczy	E
		062		Wykonanie poligraficzne	Bc	Bc		Z
		063		Rozpowszechnianie wydawnictw	Bc	-		Z
		064		Ewidencja wydawnictw MSWiA	A	-		E
		065		Wydawnictwa zewnętrzne	B5	-		Z
		066		Informacje w środkach masowego przekazu	B5	-
			0660	Informacje własne dla prasy, radia i telewizji	A	Bc	Informacje, sprostowania, oświadczenia itp.	E
			0661	Zewnętrzne informacje o działalności MSWiA	A	-	Między innymi wycinki prasowe	E
			0662	Zewnętrzne informacje o działalności resortu	BE5	-	Jak w klasie 0661	P
			0663	Wywiady z kierownictwem resortu i przedstawicielami MSWiA	A	Bc		E
			0664	Odpowiedzi na krytykę prasową	A	Bc		E
			0665	Konferencje prasowe Rzecznika Prasowego MSWiA	A	Bc		E
			0666	Zestawienia informacji zamieszczonych w prasie krajowej oraz publikacjach zagranicznych	A	-		E
		067		Prace naukowo-badawcze
			0670	Kierunki rozwoju działalności naukowo-badawczej resortu (polityka badawczo-rozwojowa)	A	Bc	Wytyczne	E
			0671	Plany rozwoju nauki i sprawozdania z ich realizacji	A	Bc		E
			0672	Programy badawcze	A	Bc		E
			0673	Prace naukowo-badawcze	A	Bc	Własne opracowania lub na zlecenia MSWiA	E
			0674	Działalność ogólnotechniczna i wspomagająca badania	B5	Bc		Z
	07			WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
		070		Z Prezydentem RP i Kancelarią Prezydenta	A	Bc		E
		071		Z Sejmem RP
			0710	Stenogramy z posiedzeń plenarnych Sejmu RP	BE5	Bc		Z
			0711	Druki sejmowe	B5	Bc	Informator Sejmowy i inne	Z
			0712	Uchwały sejmowe	BE20	Bc	Do kat. A kwalifikują się uchwały niepublikowane dot. MSWiA i resortu. Pozostałe kat. B20	Z
			0713	Interpelacje poselskie i odpowiedzi na nie MSWiA	A	Bc		E
			0714	Zapytania poselskie i odpowiedzi na nie MSWiA	A	Bc		E
			0715	Interwencje poselskie	A	Bc		E
			0716	Oświadczenia i wnioski poselskie dotyczące Rządu, resortu spraw wewnętrznych i administracji lub obronnych i odpowiedzi na nie MSWiA	A	Bc		E
			0717	Opracowania i informacje resortu dla Sejmu RP i komisji sejmowych	A	Bc		E
		072		Z Senatem RP
			0720	Stenogramy z posiedzeń Senatu RP	BE5	Bc		Z
			0721	Uchwały Senatu RP	BE20	Bc	Do kat. A kwalifikują się uchwały dotyczące spraw wewnętrznych i obronności, pozostałe kat. B20	Z
			0722	Interwencje i wystąpienia senatorów dotyczące resortu	A	Bc		E
			0723	Opracowania i informacje MSWiA i resortu dla Senatu RP i jego komisji	A	Bc		E
		073		Z Prezesem Rady Ministrów. Radą Ministrów, Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, komisjami
			0730	Protokóły posiedzeń Rady Ministrów i ustalenia	BE20	Bc	Do kat. A kwalifikują się opracowania dotyczące MSWiA, resortu i obronności, pozostałe kat. B20	E
			0731	Komitety, Rady i Komisje Rady Ministrów	B5	Bc	Protokoły posiedzeń. Dla każdego organu kolegialnego zakłada się odrębne teczki.	Z
			0732	Karty informacyjne zadań przewidzianych dla Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji zgodnie z protokołami ustaleń Rady Ministrów	A	-		E
			0733	Poufne meldunki sytuacyjne Kancelarii Prezesa Rady Ministrów	A	-		Z
			0734	Opracowania i informacje MSWiA i resortu dla Rady Ministrów i Prezesa Rady Ministrów	A	Bc		E
		074		Współpraca z naczelnymi organami kontroli, administracją państwową i samodzielnymi urzędami centralnymi
			0740	Z Najwyższą Izbą Kontroli	BE5	Bc		P
			0741	Z Ministerstwem Obrony Narodowej	BE5	Bc		Z
			0742	Z Ministerstwem Spraw Zagranicznych	BE5	Bc		Z
			0743	Z Prokuraturą Krajową	BE5	Bc		Z
			0744	Z Ministerstwem Sprawiedliwości	BE5	Bc		Z
			0745	Z Trybunałem Konstytucyjnym i Naczelnym Sądem Administracyjnym	BE5	Bc		Z
			0746	Z Sądem Najwyższym	BE5	Bc		Z
			0747	Z Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego i z Agencją Wywiadu	BE5	Bc		Z
			0748	Z Ministerstwem Nauki i Informatyzacji (Komitetem Badań Naukowych)	B5	B5		E
			0749	Z innymi organami	BE5	Bc		Z
		075		Współdziałanie z organami podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
			0750	Komendantem Głównym Policji	BE5	Bc		Z
			0751	Komendantem Głównym Straży Granicznej	BE5	Bc		Z
			0752	Komendantem Głównym Państwowej Straży Pożarnej	BE5	Bc		Z
			0753	Szefem Obrony Cywilnej Kraju	BE5	Bc		Z
			0754	Prezesem Urzędu do Spraw Repatriacji i Cudzoziemców	BE5	Bc
			0755	Prezesem Urzędu Zamówień Publicznych	BE5	Bc		P
			0756	Prezesem Wyższego Urzędu Górniczego	BE5	Bc		P
			0757	Dyrektorem Zakładu Emerytalno-Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji	BE5	Bc		P
			0758	Krajowym Centrum Informacji Kryminalnej	BE5	Bc		Z
		076		Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi nadzorowanymi lub podległymi Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji
			0760	Biurem Ochrony Rządu	BE5	Bc		P
			0761	Centralnymi Ośrodkami Naukowo-Badawczymi	BE5	Bc		P
			0762	Wyższą Szkołą Policji	BE5	Bc		P
			0763	Szkołą Główną Służby Pożarniczej	BE5	Bc		P
			0764	Władzą Wdrażającą Program Współpracy Przygranicznej PHARE	BE5	Bc		P
			0765	Samodzielnymi Publicznymi Zakładami Opieki Zdrowotnej MSWiA	BE5	Bc		P
			0766	Inspekcją Sanitarną MSWiA	BE5	Bc		P
			0767	Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA	BE5	Bc		P
			0768	Zarządem Zasobów Mieszkaniowych MSWiA	BE5	Bc		P
			0769	Pełnomocnikiem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji ds. związków zawodowych	BE5	-
		077		Z organami administracji	BE5	Bc	Obejmuje sprawy ogólne, niemieszczące się w klasie 7	P
			0770	Z organami administracji rządowej w województwie			jak w klasie 077
			0771	Z organami samorządu terytorialnego			jak w klasie 077
		078		Z organizacjami politycznymi, społecznymi i związkami zawodowymi	BE5	Bc	Dla każdej organizacji, związku i stowarzyszenia zakłada się odrębne teczki	P
		079		Z Rzecznikiem Praw Obywatelskich	B20	Bc		P
	08			WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ			Nie obejmuje współpracy transgranicznej i międzyregionalnej
		080		Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej	A	Bc	Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne - kategoria B5	E
		081		Współpraca wielostronna
			0810	Programy, umowy i sprawozdania z ich realizacji	A	Bc		E
			0811	Konferencje międzynarodowe	A	Bc	Do kat. A kwalifikują się własne referaty, sprawozdania z udziału w imprezach międzynarodowych itp. Opracowania zewnętrzne kat. B5	E
		082		Integracja europejska
			0820	Komitet Integracji Europejskiej	A	Bc	Przygotowywane stanowiska Ministra SWiA na posiedzenia Komitetu	E
			0821	Regulacja prawna - unifikacja aktów prawnych z przepisami Unii Europejskiej	BE10	Bc		E
			0822	Stowarzyszenie Polski z Unią Europejską	BE10	Bc	Analizowanie przepisów i umów w zakresie zadań MSWiA	E
			0823	Pomoc ze środków Unii Europejskiej dla Polski	A	Bc	Nadzór nad realizacją programów	E
		083		Współpraca z cywilnymi strukturami Paktu Północnoatlantyckiego
			0831	Zasady współpracy	A	-		E
			0832	Organizacja ćwiczeń, szkoleń, konferencji-sprawozdania	A	-		E
			0833	Opracowania problemowe	A	Bc		E
		084		Współpraca dwustronna			Dla każdego kraju zakłada się odrębne teczki
			0840	Zasady współpracy	A	Bc	Umowy o współpracy, porozumienia o zwalczaniu przestępstw i o zapewnieniu bezpieczeństwa w ruchu drogowym itp.	E
			0841	Informacje zewnętrzne	A	Bc		E
			0842	Obsada stanowisk w ministerstwach spraw wewnętrznych innych państw	A	-	Notki biograficzne	E
		085		Zagraniczne wyjazdy służbowe
			0850	Programy pobytu i sprawozdania z delegacji	A	Bc		E
			0851	Pracownicy oddelegowani służbowo	A	-	Wykazy	E
			0852	Sprawy dewizowe	B5	Bc		Z
		086		Przyjazdy delegacji zagranicznych
			0860	Programy pobytu i sprawozdania z ich realizacji	A	Bc		E
			0861	Obsługa delegacji zagranicznych	B5	Bc	Zlecenia, wykazy wydatków, przydziały samochodów służbowych, zakwaterowanie w obiektach reprezentacyjnych	Z
		087		Reprezentacja	B2	-	Życzenia, gratulacje, podziękowania itp.	P
	09			KONTROLA
		090		Zasady i tryb przeprowadzania kontroli	A	Bc		E
		091		Kontrole wewnętrzne kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji	A	B5	Sprawozdania, protokóły, notatki służbowe, oświadczenia i wyjaśnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne i informacje o wykonaniu zaleceń i wniosków	E
		092		Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające centralnych organów administracji rządowej, nadzorowanych lub podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji	A	Bc	Jak w klasie 091 Akta każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczce	E
		093		Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające innych organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji	A	Bc	Jak w klasie 091 i 092	E
		094		Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające terenowych organów rządowej administracji ogólnej	A	Bc	Jak w klasie 091 i 092	E
		095		Kontrole dotacji udzielonych jednostkom niezaliczonym do sektora finansów publicznych w tym stowarzyszeniom i fundacjom	A	Bc	Jak w klasie 091 i 092
		096		Kontrole zewnętrzne w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji	A	Bc	Obejmuje protokóły, sprawozdania, wystąpienia i zarządzenia pokontrolne oraz sprawozdania z ich realizacji	E
		097		Książki kontroli	B10	-		Z
		098		Upoważnienia do kontroli	Bc	-		Z
		099		Obsługa techniczna kontroli B3 BcZ			m.in. ustalanie terminów i warunków zawieranych umów
1				KADRY
	10			OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC
		100		Przepisy zewnętrzne	B20	Bc	Ministerstwa Gospodarki Pracy i Polityki Socjalnej i innych	P
		101		Przepisy własne	A	Bc	Taryfikatory płac, listy przeszeregowań pracowników	E
	11			ZATRUDNIENIE
		110		Limity zatrudnienia	B5	Bc		Z
		111		Nabór pracowników i ich zwalnianie	B5	-	Oferty kandydatów - kat. Bc Oferty dotyczące pracowników przyjętych do pracy odkłada się do akt osobowych (klasa 120)	P
		112		Staże i praktyki zawodowe	B5	-		Z
		113		Etaty	A	-		E
			1130	MSWiA	A	-	Wykazy ilościowe i jakościowe	E
			1131	Jednostek podległych lub nadzorowanych	A	-	Okresowe meldunki i analizy	E
		114		Kwalifikacja pracowników
			1140	Imienne wykazy funkcjonariuszy i pracowników podlegających kwalifikacji	A	-		E
			1141	Decyzje Centralnej Komisji Kwalifikacyjnej	A	-		E
			1142	Decyzje wojewódzkich komisji kwalifikacyjnych	A	-		E
			1143	Odwołanie od decyzji komisji	A	-		E
		115		Prace zlecone	B10	-	Umowy, zezwolenia itp.	P
			1150	Ze składką ZUS	B50	-		E
			1151	Bez składki na ZUS	B5	-		P
	12			SPRAWY OSOBOWE
		120		Akta osobowe pracowników	BE50	-	Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: podanie o pracę, życiorys, ankietę, świadectwa i dyplomy, umowa o pracę, zakres czynności, zaświadczenia o odznaczeniach, nagrodach, awansach	E
		121		Oświadczenia majątkowe pracowników	BE5	-
		122		Ewidencja pracowników	A	-	Spisy alfabetyczne, kartoteka osobowa	E
		123		Kadra kierownicza MSWiA	A	-	Komunikaty o zmianach personalnych	Z
		124		Awanse	B5		Wnioski, decyzje, rozkazy personalne Ministra itp. Kopie odkłada się do akt osobowych (klasa 120)	Z
		125		Odznaczenia	B5	-	Jak w klasie 124	Z
		126		Nagrody, dodatki osłonowe	B5	-	Jak w klasie 124 oraz rejestry i listy imienne	Z
		127		Kary	B5	-	Jak w klasie 124	Z
		128		Wojskowe sprawy pracowników	B5	-		Z
		129		Opinie i oceny pracowników	B5	-	Opinie dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych	Z
	13			BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
		131		Podstawowe zasady	BE5	-	Własne przepisy - kat. A, zewnętrzne (ZUS, PZU, itp.) - kat. B5	P
		132		Wypadki przy pracy	BE10	-	Materiały, notatki	P
			1320	Wypadki śmiertelne, powodujące inwalidztwo	A	Bc	Dotyczy wypadków przy pracy	E
			1321	Inne wypadki	B10	Bc		Z
			1322	Analiza wypadków i chorób zawodowych	A	Bc		Z
	14			SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
		140		Szkolnictwo resortowe
			1400	Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego
			1401	Własne opracowania	A	Bc	Plany, założenia programowe, programy, formy i metody	E
			1402	Zewnętrzne opracowania	B5	Bc	MON, MEN itp.	Z
		141		Rekrutacja uczestników	B2	Bc		Z
		142		Realizacja szkoleń
			1420	Ewidencja szkolonych w kraju	B50	-		Z
			1421	Ewidencja szkolonych za granicą	B50	-		Z
		143		Dzienniki zajęć	B10	-		P
		144		Szkolnictwo resortowe
			1440	Ogólne założenia polityki w zakresie rozwoju szkolnictwa	A	Bc	Przepisy MSWiA - kat. A. Przepisy zewnętrzne - kat. B5	E
			1441	Plany nauczania i sprawozdania z ich realizacji	A	Bc		E
			1442	Programy studiów	A	Bc	Dalszy podział według typów szkół i przedmiotów nauczania	E
			1443	Podręczniki	A	Bc	Własne. Zewnętrzne - kat. B5	E
			1444	Pomoce naukowe i dydaktyczne	A	Bc	Jak w klasie 1442	E
			1445	Obiekty do ćwiczeń	A	-	Wykazy	E
			1446	Kadra naukowo-dydaktyczna	A	-	Analizy, oceny	E
			1447	Rekrutacja słuchaczy	A	-	Jak w klasie 1442	E
			1448	Realizacja programu nauczania	A	-	Jak w klasie 1442	E
		145		Koordynacja działalności szkół resortowych			Regulaminy, plany, sprawozdania, protokóły z kontroli itp.
			1450	Wyższej Szkoły Policji	A	Bc		E
			1451	Szkoły Głównej Służby Pożarniczej	A	Bc		E
			1452	Innych szkół	A	Bc		E
		146		Seminaria szkoleniowe dostosowawcze do wejścia Polski do Unii Europejskiej	A	Bc		E
		147		Szkolenie i doskonalenie zawodowe polskich służb za granicą i zagranicznych w Polsce	A	Bc		P
	15			METODY PRACY
		150		Podstawowe zasady	A	-	Ustalenia MSWiA dotyczące m.in. harmonogramu pracy. Opracowania zewnętrzne -kat. B5	E
		151		Racjonalizacja pracy	B10	Bc		P
	16			DYSCYPLINA PRACY
		160		Dokumentacja obecności w pracy	Bc	-	Listy obecności, ewidencja wyjść w godzinach służbowych	Z
		161		Absencja	B5	-	Zwolnienia lekarskie, urlopy okolicznościowe	Z
		162		Urlopy pracownicze	B2	-	Listy i karty urlopowe	Z
		163		Delegacje służbowe	B3	-		Z
	17			SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
		170		Podstawowe zasady	A	Bc	Ustalenia MSWiA. Przepisy zewnętrzne - kat Bs	E
		171		Dojazdy do pracy	Bc	-	Bilety pracownicze (PKP, PKS, środki komunikacji miejskiej) - zamówienia	Z
		172		Wczasy pracownicze	B5	-	Ewidencja miejsc, rozdzielniki, rejestry skierowań itp.	Z
		173		Sanatoria	B5	-	Jak w klasie 172	Z
		174		Kolonie i obozy młodzieżowe	B3	-	Jak w klasie 172	P
		175		Zaopatrzenie rzeczowe pracowników	B3	-	Stołówki, bilety itp.	P
		176		Opieka nad pracownikami	B3	-	Rencistami, emerytami, kobietami i dziećmi	P
	18			UBEZPIECZENIA OSOBOWE
		180		Podstawowe zasady	B5	-	Przepisy ZUS i PZU	Z
		181		Ubezpieczenia społeczne	B5	-		Z
		182		Legitymacje ubezpieczeniowe	B5	-	Rejestry	P
		183		Zasiłki	B5	-	Dowody uprawnień do zasiłków chorobowych rodzinnych; pogrzebowych	P
		184		Emerytury i renty	B5	-	Wnioski	Z
		185		Ubezpieczenia zbiorowe w PZU	B10	-	Okres przechowywania liczy się od upływu terminu ważności	P
	19			OPIEKA ZDROWOTNA
		190		Podstawowe zasady funkcjonowania resortowej służby zdrowia - kierunki rozwoju świadczeń	A	B5		E
		191		Świadczenia zdrowotne	B5	-		Z
			1910	Udzielane osobom zajmującym kierownicze stanowiska państwowe	BE5	-		P
			1911	Udzielane funkcjonariuszom służby kandydackiej	BE5	-		P
			1912	Udzielane obywatelom innych państw	BE5	-		P
			1913	Jakość świadczeń zdrowotnych	A	Bc	Analizy, oceny	E
		192		Gospodarka lekami, aparaturą i sprzętem medycznym	B10	-		P
		193		Inspekcja sanitarna
			1930	Ogólne zasady działania inspekcji sanitarnej	A	Bc		E
			1931	Higiena środowiska	B10	Bc		P
			1932	Higiena pracy w zakładach pracy	B10	Bc		P
			1933	Higiena w szkołach	B10	Bc		P
			1934	Nadzór nad warunkami zdrowotnymi żywności i żywienia	B10	Bc		P
		194		Medycyna pracy
			1941	Ewidencja osób posiadających uprawnienia do przeprowadzania badań profilaktycznych	B10	Bc		Z
			1942	Orzecznictwo Komisji Lekarskich	B50			Z
		195		Programy zdrowotne	A	Bc	Do kategorii A kwalifikuje się własne opracowania zewnętrzne kat. B5
			1950	Narodowy Program Zdrowia	A	Bc		E
			1951	Program Ochrony Serca	A	Bc		E
			1952	Narodowy Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych	A	-		E
			1953	Krajowy Program Przeciwdziałania Narkomanii	A	Bc		E
			1954	Inne programy	A	B		E
2				ŚRODKI RZECZOWE				P
	20			ŚRODKI TRWAŁE				P
		200		Przepisy własne	A	Bc		E
		201		Przepisy zewnętrzne	B5	Bc		Z
	21			INWESTYCJE I KAPITALNE REMONTY
		210		Ogólne zasady prac budowlano-remontowych w resorcie
			2100	Przepisy własne	A	B5		E
			2101	Przepisy zewnętrzne	B5	Bc		Z
		211		Dokumentacja techniczna inwestycji i remontów	B99	-	Okres przechowywania liczy się od utraty lub przekazania obiektu	E
		212		Wykonawstwo inwestycyjne	B10	Bc	Umowy, harmonogramy robót, protokóły odbioru	P
		213		Zaopatrzenie inwestycyjne	B5	Bc		P
	22			ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
		220		Ogólne zasady gospodarki nieruchomościami w resorcie
			2200	Przepisy własne	A	Bc		E
			2201	Przepisy zewnętrzne	B5	Bc		Z
		221		Nabywanie i zbywanie nieruchomości przez Ministerstwo	BE25	-	Dokumentacja prawna i techniczna. Okres przechowywania liczy się od utraty lub przekazania obiektu	E
		222		Ogólne zasady gospodarki mieszkaniowej w resorcie
			2220	Przepisy własne	A	Bc		E
			2221	Przepisy zewnętrzne	B5	Bc		Z
			2222	Przydział i najem lokali użytkowych i mieszkalnych	B5	Bc	Korespondencja	Z
			2223	Wykazy potrzeb mieszkaniowych	A	Bc		P
			2224	Zakwaterowanie zwartych oddziałów Policji	A	Bc		E
			2225	Obiekty specjalne	B25	Bc		E
		223		Eksploatacja nieruchomości	B10	Bc	Konserwacje, bieżące remonty, ogrzewanie, oświetlenie, utrzymanie czystości w obiektach
			2230	Obiekty szkolne	B2	Bc		Z
			2231	Szpitale i sanatoria	B2	Bc		Z
			2232	Ośrodki wczasowe i kolonijne	B2	Bc		Z
			2233	Inne obiekty	B2	Bc		Z
		224		Podatki i opłaty publiczne	B10	-		P
	23			GOSPODARKA MATERIAŁOWA
		230		Podstawowe zasady zaopatrzenia
			2300	Przepisy własne	A	Bc		E
			2301	Przepisy zewnętrzne	B5	Bc		Z
		231		Zaopatrzenie
			2310	Zapotrzebowanie i zamówienia	B5	Bc	Między innymi umowy z dostawcami	Z
			2311	Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń	B25	-		P
			2312	Rozdzielniki	Bc	-	Protokóły przyjęć i przekazań	Z
			2313	Gospodarka magazynowa	B5	-	Dokumenty przychodów, rozchodów, księgi inwentarzowe	Z
			2314	Analizy i oceny wyposażenia - okresowe	A	Bc		E
			2315	Analizy i oceny wyposażenia - doraźne	B5	Bc		Z
			2316	Analiza środków rzeczowych	B10	-	Kartoteki materiałowe	P
			2317	Rejestry kart wyposażenia osobistego	B5	-		Z
		232		Eksploatacja maszyn	B5	-	Między innymi naprawy	Z
		233		Zapasy	B5	-	Zestawienia, meldunki, wykazy	Z
		234		Normalizacja
			2340	Przepisy zewnętrzne	BE10	Bc		P
			2341	Przepisy własne	A	Bc		E
			2342	Koordynacja polityki normalizacyjnej w resorcie spraw wewnętrznych	A	Bc		E
			2343	Polskie normy wprowadzone do obowiązkowego stosowania przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji	BE10	Bc	Okresowa nowelizacja	P
			2344	Odstępstwa od obowiązujących Polskich Norm	BE10	Bc	Zezwolenia	P
			2345	Projekty Polskich Norm	BE10	Bc	Opinie MSWiA	P
			2346	Notyfikacje zagranicznych przepisów technicznych	B5	Bc		P
			2347	Normalizacja związana z obronnością i bezpieczeństwem państwa	A	B5		E
			2348	Normy obronne	A	B5		E
		235		Certyfikacja
			2350	Przepisy zewnętrzne	BE10	Bc		P
			2351	Przepisy własne	A	Bc		E
			2352	Jednostki certyfikujące wyroby	B5	Bc		P
			2353	Jednostki certyfikujące systemy jakości	B5	Bc		P
			2354	Jednostki certyfikujące personel	B5	Bc		P
			2355	Jednostki akredytujące laboratoria	B5	Bc		P
		236		Zabezpieczenie meteorologiczne				P
			2360	Przepisy zewnętrzne	BE10	Bc		P
			2361	Przepisy własne	A	Bc		E
			2362	Resortowa baza danych sprzętu meteorologicznego	BE10	Bc	Okresowa nowelizacja	P
		237		Zamówienia Publiczne
			2370	Przepisy własne	A	Bc		E
			2371	Interpretacja przepisów	B5	-		P
			2372	Rejestry zamówień publicznych	A	-		E
			2373	Opinie	B5	-	Opinie dotyczące przeprowadzanych w MSWiA postępowań o zamówienia publiczne	P
			2374	Dokumentacja zamówień publicznych	B5	Bc	Oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja technicznych warunków zamówienia, protokoły komisji, odwołania. Korespondencja m.in. z Urzędem Zamówień Publicznych	P
			2375	Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych	B10	Bc
			2375	Sprawozdania	BE10	Bc	Dot. funkcjonowania systemu zamówień publicznych i dla potrzeb kontroli	Z
	24			GOSPODARKA SAMOCHODOWA
		240		Zasady gospodarowania sprzętem samochodowym	B10	Bc		P
		241		Eksploatacja własnych środków transportu	B2	Bc		Z
		242		Wypadki i uszkodzenia samochodów. Odszkodowania	B10	Bc		P
		243		Samochody prywatne używane do celów służbowych	B2	Bc	Arkusze ewidencyjne wykorzystania przyznanych limitów, korespondencja
		244		Kierowcy - ewidencja pracy	B2	-		Z
		245		Gospodarka paliwowa	B2	Bc		Z
	25			LOTNICTWO SŁUŻB PORZĄDKU PUBLICZNEGO
		250		Zasady działania i funkcjonowania lotnictwa
			2500	Przepisy zewnętrzne	BE10	Bc		E
			2501	Przepisy własne	A	Bc		E
			2502	Organizacja	A	Bc		E
			2503	Plany, programy, koncesje	A	Bc		E
			2504	Zezwolenia na działalność lotniczą	A	Bc		E
		251		Operacje i zadania lotnictwa
			2510	Policyjnego	A	Bc		E
			2511	Granicznego	A	Bc		E
			2512	Ratowniczego	A	Bc
		252		Sprzęt lotniczy
			2520	Statki powietrzne	B20	Bc		E
			2521	Wyposażenie pokładowe	B20	Bc		E
			2522	Oferty i analizy techniczne	B10	Bc		E
			2523	Eksploatacja sprzętu lotniczego	B20	Bc	Certyfikaty, biuletyny	E
		253		Rejestry sprzętu lotniczego
			2530	Statków powietrznych	A	Bc	Wnioski, świadectwa	E
			2531	Radiostacji pokładowych	A	B20	Wnioski, homologacje, zezwolenia	E
		254		Infrastruktura lotnicza
			2540	Lotniska (Lądowiska)	A	Bc		E
			2541	Systemy osłony lotów	A	Bc		E
			2542	Ochrona lotnictwa	B20	Bc		E
		255		Personel lotniczy	A	Bc	Ewidencja, szkolenie lotnicze, uprawnienia	E
		256		Technika lotnicza	A	Bc		E
		257		Ruch lotniczy	B20	Bc		Z
		258		Bezpieczeństwo lotów (BL)	B20	Bc		Z
			2570	Problematyka (BL)	B20	Bc		Z
			2571	Zdarzenia lotnicze	A	Bc	Protokoły, orzeczenia, wnioski	E
			2572	Ratownictwo lotnicze	B20	Bc	Systemy, organizacja	E
		258		Nadzór lotniczy	B20	Bc	Informacje, decyzje, zlecenia	E
	26			ŁĄCZNOŚĆ (TELEKOMUNIKACJA)
		260		Organizacja i kontrola systemów łączności	A	Bc		E
		261		Zabezpieczenie i funkcjonowanie systemów łączności
			2610	Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemów kryptografii	A	B20		E
			2611	Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemu łączności rządowej	A	B20		E
			2612	Opisy organizacyjne i schematy działania różnych rodzajów i systemów łączności	B20	-		Z
			2613	Funkcjonowanie systemów łączności	B5	Bc		P
			2614	Funkcjonowanie wydzielonych systemów łączności	B5	Bc		P
		262		Gospodarka częstotliwościami i numeracją telekomunikacyjną	B20	-		E
		263		Rodzaje łączności i jej zabezpieczenia
			2630	Plany, programy, koncesje	A	-		E
			2631	Zabezpieczenie łączności na okres SGO, sytuacji kryzysowych i dużych operacji	B10	-		E
		264		Ewidencja
			2640	Świadectw homologacyjnych urządzeń telekomunikacyjnych	B10	-		E
			2641	Sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnych	B20	-		E
			2642	Świadectw operatorów radiowych	B10	-		P
		265		Eksploatacja środków łączności	Bc	Bc		P
			2650	Zarządzenia, wytyczne i instrukcje dotyczące eksploatacji	Bc	-		P
			2651	Eksploatacja środków bezprzewodowych	Bc	-		P
			2652	Eksploatacja środków przewodowych i urządzeń komutowanych	Bc	-		P
		266		Korespondencja bieżąca dotycząca tematyki łączności	B3	Bc	Dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym	P
	27			Gospodarka energetyczna	B3	-	Przepisy zewnętrzne, limity energii itp.	Z
	28			Ochrona zakładu pracy
		280		Podstawowe zasady ochrony	A	Bc	Przepisy własne. Przepisy zewnętrzne B2	E
		281		Mienia MSWiA	B2	-		Z
		282		Przeciwpożarowe	B5	Bc		Z
		283		Ubezpieczenia rzeczowe	B10	Bc	Od ognia, kradzieży, autocasco	P
		284		Ochrona i zabezpieczenie transportu środków pieniężnych (z banku i do banku)	B10	Bc	Przepisy własne i zewnętrzne	P
		285		Ochrona i zabezpieczenie środków pieniężnych i innych walorów w kasie Ministerstwa	B10	Bc	Czeki i papiery wartościowe i inne	P
	29			Nadzór techniczno-budowlany			Obejmuje nadzór nad budownictwem służącym bezpieczeństwu wewnętrznemu
		290		Zasady zagospodarowania terenów objętych nadzorem resortu	A	Bc		E
		291		Zatwierdzenie planów realizacyjnych i rozwiązań architektoniczno-budowlanych projektów	BE10	-		P
		292		Zezwolenia na budowę lub zamianę sposobu użytkowania obiektów i wykorzystania terenów	BE10	-		P
		293		Rozbiórki obiektów budowlanych	B5	-	Zgłoszenia	Z
		294		Katastrofy budowlane	BE10	-	Postępowania dochodzeniowo-śledcze	P
		295		Nadzór techniczny nad budownictwem w zakresie bezpieczeństwa wewnętrznego	A	Bc	Materiały, decyzje, zlecenia	E
		296		Interwencje w zakresie naruszania przepisów budowlanych	BE5	Bc		P
3				FINANSE			Plany i sprawozdania finansowe (budżety i bilanse) klasa 03
	30			PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ
		300		Przepisy własne	A	Bc		E
		301		Przepisy zewnętrzne	B5	Bc		E
		302		Systemy ekonomiczno-finansowe	A	Bc	Ministerstwa Finansów i in.	Z
		303		Systemy ewidencji i plan kont	A	Bc	W tym interwencyjno-finansowe	E
	31			BUDŻET I FINANSE. DZIAŁALNOŚĆ POZABUDŻETOWA			Budżety, plany finansowe, bilanse - klasa 03
		310		Obrót gotówkowy	Bc	Bc	Plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy	Z
		311		Finansowanie i obrót bezgotówkowy	B5	Bc		P
		312		Zasady prowadzenia działalności pozabudżetowej	BE5	Bc	Interpretacja przepisów, wyjaśnienia, informacje, korespondencja	P
		313		Finansowanie działalności pozabudżetowej	B5	-		P
		314		Powołanie i likwidacja działalności pozabudżetowej	B5	Bc		P
		316		Zobowiązania zakładów opieki zdrowotnej	B5	-		P
	32			KSIĘGOWOŚĆ
		320		Dowody księgowe własne i obce	B5	-	W tym faktury	P
		321		Dokumentacja księgowa
			3210	Dzienniki	B5	-		P
			3211	Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)	B5	-		P
			3212	Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)	B5	-		P
			3213	Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych	B5	-		P
		322		Rozliczenia	B5	-		Z
		323		Windykacja należności	Bc	-		Z
		324		Uzgadnianie sald	B5	-		P
		325		Zakładowy plan kont	B5	-		P
		326		Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych	B5	Bc		P
	33			PŁACE
		330		Podstawowe założenia polityki płacowej w resorcie
			3300	Przepisy własne	A	Bc		E
			3301	Przepisy zewnętrzne	B5	Bc	MON, MENiS, MGPiPS i in.	Z
		331		Płace			Decyzje, opinie Departamentu Prawnego
			3310	Kierownictwa resortu	A	-		E
			3311	Urzędników	BE50	-		E
			3312	Funkcjonariuszy, żołnierzy	BE50	-		E
			3313	Pracowników służby zdrowia	BE50	-		E
			3314	Nauczycieli	BE50	-		E
			3315	Innych kategorii zatrudnionych	BE50	-		E
		332		Rozliczenia płac	B5	-	Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii, potrąceń z płac, (składki itp.)	Z
		333		Listy płac	B50	-		E
		334		Kartoteki wynagrodzeń	B50	-		E
		335		Zaświadczenia o płacach	Bc	-		Z
		336		Dowody księgowe	B5	-		P
		337		Dokumentacja księgowa	B5	-		P
	34			FUNDUSZE SPECJALNE
		340		Zasady gospodarowania funduszem	A	Bc	Własne ustalenia. Przepisy zewnętrzne kat. B5	E
		341		Fundusze specjalne	B5	Bc	Rozdzielniki. Korespondencja. Dalszy podział wg rodzajów np. fundusze dewizowe, operacyjne, finansowanie inwestycji budownictwa, środków specjalnych itp.	E
	35			INWENTARYZACJA
		350		Ogólne zasady	A	Bc	Jak w klasie 340	E
		351		Główna Komisja Inwentaryzacyjna i zespoły spisowe	B5	-		P
		352		Spisy z natury oraz protokoły komisji i zespołów spisowych z przeprowadzonych inwentaryzacji	B5	-		P
		353		Sprawozdania Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej z przebiegu inwentaryzacji oraz zestawienia różnic z przeprowadzonych inwentaryzacji	B5	-		Z
		354		Kontrola kasy	B5	-	Protokóły i zalecenia pokontrolne	Z
	36			DYSCYPLINA FINANSÓW PUBLICZNYCH	BE10	Bc	Zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny, informacje, wystąpienia Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych MSWiA do komisji orzekającej, decyzje komisji orzekającej	P
4				OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA
	40			SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA KRAJU
		400		Informacje bieżące	A	Bc		E
		401		Analizy i oceny sytuacji (problemowe)	A	Bc	Dla każdego zagadnienia zakłada się odrębną teczkę	E
		402		Analizy i oceny sytuacji (zbiorcze)	A	Bc		E
		403		Prognozy o zagrożeniach wewnętrznych	A	Bc		E
		404		Prognozy o zagrożeniach zewnętrznych	A	Bc		E
		405		Przestępstwa przeciwko państwu	A	Bc		E
		406		Przestępstwa przeciwko obronności	A	Bc		E
		407		Ochrona informacji	A	Bc		E
		408		Przestępstwa przeciwko pokojowi i ludzkości	A	Bc		E
	41			SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA W ŚWIECIE
		410		Sytuacja międzynarodowa	A	Bc	Informacje, analizy, oceny	E
		411		Sytuacja w poszczególnych państwach	A	Bc	Jak w klasie 410	E
	42			WALKA Z TERRORYZMEM I PRZESTĘPCZOŚCIĄ ZORGANIZOWANĄ	A	Bc		E
		420		Prognozy i kierunki rozwoju przestępczości zorganizowanej	A	Bc		E
		421		Analiza rozwoju przestępczości zorganizowanej	A	Bc		E
		422		Strategia państwa w zwalczaniu przestępczości zorganizowanej	A	Bc		E
		423		Struktury i formy działania grup przestępczych	A	Bc		E
	43			POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY
		430		Obowiązek służby wojskowej oraz świadczeń	A			E
			4300	Współpraca rsw i a z innymi organami i instytucjami	B10	B	informacje zbiorcze	E
			4301	Kontrola rejestracji	B5	-	Protokóły z kontroli dokumentów i przebiegu rejestracji	P
			4302	Sprawozdania wojewodów	BE5	-		Z
			4303	Informacje zbiorcze	A	Bc		E
		431		Pobór
			4310	Rejestracja przedpoborowych oraz wytyczne dla wojewodów	B5	Bc	Wytyczne Ministra
			4311	Kontrole poboru	B5	-	Protokóły z kontroli dokumentów i przebiegu poboru	P
			4312	Sprawozdania wojewodów	BE5	-		Z
			4313	Informacje zbiorcze	A	Bc		E
			4314	Odroczenia i przedterminowe zwolnienia z zasadniczej służby wojskowej, kierowanie do służby zastępczej oraz określenie zdolności do służby wojskowej	BE5	-	Skargi i wnioski, odwołania, decyzje Ministra SWiA	Z
		432		Służba w obcym wojsku	BE5	-		E
		433		Natychmiastowe uzupełnienie Sił Zbrojnych
			4330	Kontrole akcji kurierskiej	B5	-	Protokóły z kontroli dokumentów i przebiegu akcji kurierskiej	Z
			4331	Sprawozdania wojewodów z akcji kurierskiej	B5	-		Z
			4332	Informacje zbiorcze	B10	-		Z
			4333	Meldunki z akcji	B2	-		Z
	44			PRZYGOTOWANIA OBRONNE RESORTU SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
		440		Założenia i plany przygotowań obronnych	A	Bc	Materiały dotyczące prac legislacyjnych	E
			4400	Materiały związane z problematyką terenów zamkniętych	A	Bc		E
			4401	Problematyka obiektów szczególnie ważnych dla bezpieczeństwa i obronności państwa oraz przygotowania ich szczególnej ochrony	A	Bc		E
			4402	Materiały opracowane na potrzeby stałego komitetu Rady Ministrów i Rady Ministrów	A	Bc		E
			4403	Materiały opracowane przez stały komitet Rady Ministrów i Radę Ministrów	A	Bc		E
			4404	Plany działalności obronnej rsw i a	A	Bc		E
			4405	Koordynacja, kontrola i sprawozdawczość dotycząca przygotowań obronnych rsw i a	A	Bc		E
			4406	Pobyt wojsk obcych na terytorium RP	B5	Bc	materiały do analizy	Z
			4407	Umowy międzynarodowe obejmujące sprawy obronne	B5	Bc	materiały do analizy	E
		441		Plany obronne Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz kierowników jednostek i komórek organizacyjnych	A	A		E
		442		Planowanie operacyjno-obronne	A	B10		E
			4420	Planowanie systemów teleinformatycznych na potrzeby obronności	A	B10		E
		443		Zabezpieczenie potrzeb obronnych
			4430	Kadrowych	A	B10		E
			4431	Finansowych	A	B10		E
			4432	Logistycznych
			4433	Wsparcie państwa gospodarza HNS	B10	Bc		Z
			4434	Cele Sił Zbrojnych	B10	Bc		Z
			4435	Organizacje działające na rzecz utrzymania pokoju	B10	Bc		Z
		444		Stanowiska kierowania	A	B10		E
			4440	Obronnością państwa	A	Bc		E
			4441	Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji	A	Bc		E
			4442	Organów nadzorowanych i podległych MSWiA	A	Bc		E
		445		Ćwiczenia i szkolenia obronne	BE10	B5		E
		446		Gotowość obronna MSWiA	A	B5	Analizy i oceny stanu faktycznego oraz badanie potrzeb	E
		447		Obsługa techniczna (kancelaryjna)	B5	Bc		Z
	45			OCHRONA GRANIC PAŃSTWA
		450		Podstawowe założenia	A	Bc		E
		451		Analizy i oceny sytuacji	A	Bc		E
	46			ZAGOSPODAROWANIE GRANICY PAŃSTWOWEJ. WSPÓŁPRACA TRANSGRANICZNA I MIĘDZYREGIONALNA
		460		Międzyresortowa Komisja do Spraw Zagospodarowania Granicy Państwowej	A	Bc	Skład, protokóły posiedzeń, opinie, wnioski, postulaty	E
		461		Pełnomocnicy Rządu do współpracy			Organizacyjno-techniczna i merytoryczna obsługa
			4610	Północno-wschodnich województw RP z Obwodem Kaliningradzkim Federacji Rosyjskiej	A	Bc		E
			4611	Regionów RP z regionem Sankt Petersburga	A	Bc		E
		462		Regulacje prawne	A	Bc		E
		463		Programy zagospodarowania granicy państwowej	A	Bc	opracowanie i nadzór nad ich realizacją	E
		464		Drogowe przejścia graniczne - budowa, modernizacja, rozbudowa	A	Bc	Koordynacja prac	E
		465		Współpraca transgraniczna i międzyregionalna -dwustronna z państwami graniczącymi z RP	A	Bc	Umowy, porozumienia, protokoły ze spotkań ekspertów, tezy do rozmów, opracowania, analizy, informacje	E
			4650	Białoruś	A	Bc		E
			4651	Czechy	A	Bc		E
			4652	Litwa	A	Bc		E
			4653	Republika Federalna Niemiec	A	Bc		E
			4654	Rosja	A	Bc		E
			4655	Słowacja	A	Bc		E
			4656	Ukraina	A	Bc		E
		466		Współpraca międzyregionalna z innymi państwami	A	Bc	Jak w klasie 465. Dla każdego państwa zakłada się odrębne teczki (Chorwacja, Grecja, Łotwa, Rumunia, Turcja, Włochy...)	E
		467		Inicjatywy wielostronne
			4670	Rada Państw Morza Bałtyckiego	A	Bc		E
			4671	Konferencja Peryferyjnych Regionów Morskich Europy	A	Bc		E
			4672	Konferencja współpracy subregionalnej Morza Bałtyckiego	A	Bc		E
			4673	Zgromadzenia Regionów Europejskich	A	Bc		E
		468		Euroregiony
			4680	Euroregion "Niemen"	A	Bc	Podstawy prawne	E
			4681	Euroregion "Bug"	A	Bc		E
			4682	Euroregion "Karpacki"	A	Bc		E
	47			CUDZOZIEMCY
		470		Podstawowe założenia polityki w stosunku do cudzoziemców	A	Bc	Przepisy MSWiA	E
		471		Opieka nad uchodźcami	BE10	Bc		P
		472		Nabywanie mienia przez cudzoziemców
			4720	Nieruchomości	BE100	-		E
			4721	Udziałów lub objęcie akcji w spółkach prawa handlowego (kontrolowanych przez cudzoziemców) z siedzibą w Polsce, będących właścicielami lub wieczystymi użytkownikami nieruchomości	BE100	-
			4722	Rejestry nabytych nieruchomości, udziałów i akcji przez cudzoziemców	A	Bc		E
5				OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
	50			STAN BEZPIECZEŃSTWA PUBLICZNEGO I PORZĄDKU	A	Bc	Oceny	E
	51			ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPCZOŚCI I ZJAWISKOM KRYMINOGENNYM
		510		Podstawowe założenia działań profilaktyczno-ochronnych	A	Bc		E
		511		Analizy i oceny sytuacji (problemowe)	A	Bc		E
		512		Analizy i oceny sytuacji (zbiorcze)	A	Bc
	52			WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW PRZECIWKO ZDROWIU I ŻYCIU OBYWATELI
		520		Podstawowe założenia działań operacyjno-rozpoznawczych	BE5	Bc		E
		521		Zabójstwa lub ich usiłowanie	BE5	Bc	Do kat. A kwalifikują się opracowania zbiorcze i 10% spraw jednostkowych	E
		522		Nagłe zgony	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
		523		Gwałty	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
		524		Uprowadzenia osób	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
		525		Wypadki w ruchu lądowym, wodnym i powietrznym	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
		526		Handel dziećmi i kobietami	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
		527		Dewiacje seksualne (pedofilia)	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
		528		Działalność sekt	BE5	Bc	Jak w klasie 521
	53			WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW GOSPODARCZYCH
		530		Podstawowe założenia działań operacyjno-rozpoznawczych w zakresie ochrony własności społecznej i prywatnej	A	Bc		E
		531		Kradzieże (zagarnięcie mienia)	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
		532		Przemyt	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
		533		Nielegalna produkcja i obrót:
			5330	Narkotykami	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
			5331	Bronią i materiałami wybuchowymi	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
			5332	Alkoholem	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
		534		Oszustwa	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
		535		Fałszerstwa	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
		536		Łapownictwo	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
		537		Spekulacja	BE5	Bc	Jak w klasie 521	P
	54			GOTOWOŚĆ CYWILNA I ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE
		540		Organy kolegialne do spraw zarządzania kryzysowego	A	Bc		E
			5400	Plany pracy-sprawozdania	A	Bc		E
			5401	Ćwiczenia-sprawozdania	A	Bc		E
		541		Rządowy Zespół Koordynacji Kryzysowej
			5410	Roczny plan pracy	A	Bc	sprawozdania	E
			5411	Plany reagowania kryzysowego	A	Bc	sprawozdania	E
			5412	Plany ćwiczeń	A	Bc		E
			5413	Protokoły posiedzeń grup roboczych	A	Bc		E
			5414	Raporty bieżące i okresowe	A	Bc		E
			5415	Karty zdarzeń	A	Bc		E
			5416	Raporty odbudowy	A	Bc		E
		542		Zespół Reagowania Kryzysowego MSWiA
			5420	Zarządzanie kryzysowe-koordynacja działań	A	Bc	sprawozdania	E
			5421	Ćwiczenia	A	Bc	sprawozdania	E
		543		Zarządzanie kryzysowe na szczeblu wojewódzkim
			5430	Wytyczne dla wojewodów	BE5	Bc		P
			5431	Planowanie cywilne	A	Bc		E
			5432	Sprawozdania wojewodów	BE5	Bc		P
			5433	Centra Zarządzania Kryzysowego	BE5	Bc		P
			5434	Organizacja systemu	A	Bc		E
		544		Zarządzanie kryzysowe na szczeblu samorządowym
			5440	Organizacja systemu	A	Bc		E
			5441	Planowanie cywilne	A	Bc		E
			5442	Powiatowe centra koordynacji ratownictwa	BE5	Bc		P
			5443	Rada ds. Ratownictwa Ochotniczego-sprawozdania	A	Bc		E
			5444	Finansowanie	BE5	Bc		P
		545		Współpraca z cywilnymi strukturami Paktu Północnoatlantyckiego	A	Bc		E
		546		Współpraca Międzynarodowa	A	Bc		E
			5460	Współpraca z Komisją Europejską ds. Bezpieczeństwa Cywilnego	A	Bc		E
			5461	Współpraca z Grupą roboczą ds. Obrony Cywilnej	A	Bc		E
			5462	Współpraca z podmiotami Rady Państw Morza Bałtyckiego	A	Bc		E
	55			RATOWNICTWO - ZWALCZANIE SKUTKÓW KLĘSK ŻYWIOŁOWYCH. KATASTROF, AWARII
		550		Ochrona przeciwpożarowa
			5500	Podstawowe założenia działań profilaktyczno-ochronnych	A	Bc		E
			5501	Stan zagrożenia pożarowego	A	Bc	Informacje, analizy, oceny i wnioski	E
			5502	Działalność jednostek organizacyjnych ochrony przeciwpożarowej	A	Bc	Jak w klasie 5601	E
		551		Ratownictwo medyczne
			5510	Organizacja systemu	A	Bc		E
			5511	Finansowanie Systemu	BE5	Bc		P
			5512	Centra Powiadamiania Ratunkowego	A	Bc		E
		552		Usuwanie skutków klęsk żywiołowych, katastrof, awarii
			5520	Działania porządkowo-ochronne	A	Bc	Analizy, oceny, wnioski	E
			5521	Czynności ratownicze	BE10	Bc		P
		553		Współpraca z ratowniczymi organizacjami pozarządowymi	A	Bc		E
			5530	Finansowanie	A	Bc		E
			5531	Współpraca - sprawozdania	A	Bc		E
		554		Współpraca międzyresortowa	A	Bc		E
			5640	Zespoły międzyresortowe do spraw przygotowania projektów aktów prawnych	A	Bc		E
		555		Zarządzanie kryzysowe na szczeblu jednostek samorządu terytorialnego
			5550	Finansowanie	A	Bc		E
			5551	Współpraca - sprawozdania	A	Bc		E
	56			OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI POLSKICH ZA GRANICĄ	BE5	Bc		E
	57			OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI INNYCH PAŃSTW W POLSCE	BE5	Bc		E
	58			NADZÓR NAD POSTĘPOWANIEM MANDATOWYM
		580		Podstawy prawne nadzoru	A	Bc		E
		581		Dystrybucja blankietów mandatowych	B2	Bc		P
		582		Sprawozdania z nałożonych mandatów karnych	A	Bc		P
		583		Współdziałanie z jednostkami stosującymi postępowanie mandatowe	B5	Bc		P
6				SPRAWY SPOŁECZNE
	60			REJESTRACJA STANU CYWILNEGO
		600		Nadzór i kontrola
			6000	Podstawowe zasady - sprawy ogólne	A	Bc	Interpretacja przepisów prawa, odpowiedzi na zapytania obywateli, wyjaśnienia i opinie prawne	E
			6001	Obrót prawny z zagranicą	BE5	Bc	Współpraca z MSZ, placówkami konsularnymi i organizacjami międzynarodowymi	Z
			6002	Odwołania od decyzji	BE5	Bc	Decyzje w I i II instancji, pisma procesowe NSA	Z
	61			EWIDENCJA LUDNOŚCI
		610		Nadzór nad ewidencją ludności	A	Bc	Wytyczne MSWiA, interpretacja przepisów	E
			6101	Podstawowe zasady - sprawy ogólne	A	Bc	Interpretacja przepisów prawa, odpowiedzi na zapytania, wyjaśnienia i opinie prawne	E
			6102	Odwołania od decyzji	BE5	Bc	Decyzje w I i II instancji, pisma procesowe do NSA	P
		611		Kartoteka adresowa	B10	-	Okres liczony od daty zgonu osoby której dane dotyczą	E
		612		Numery PESEL (nadawanie, wymiana, usuwanie)	B5	-	Wnioski o nadanie numeru PESEL, faxy, korespondencja	P
		613		Kartoteka osób o zastrzeżonych adresach	A	-		E
		614		Rozbieżności w danych identyfikacyjno-adresowych	B5	-	Korespondencja wyjaśniająca	P
			6140	Materiały pomocnicze	Bc	-	Wydruki danych osobowych-adresowych, materiały manipulacyjne (pomocnicze) o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, opracowania, protokoły rozbieżności po technologicznym przetwarzaniu danych	P
		615		Zmiana imion i nazwisk	BE5	-	Interpretacja ustawy, odwołania od decyzji	E
		616		Zamówienia na wydruki z Centralnego Rejestru Państwowego "PESEL" i podsystemów
			6160	Umowy - kontrakty	B5	-		P
			6161	Protokóły odbioru	B5	-		P
			6162	Analizy	A	-		E
			6163	Rozliczenia kosztów i czasu pracy EMC	B5	-		P
			6164	Rozliczenia finansowe umów	B5	-		P
		617		Zapytania adresowe
			6170	Zlecenia krajowe	B2	-		Z
			6171	Zlecenia zagraniczne	B2	-		Z
		618		Zasady sporządzania spisów wyborców	A	Bc		E
		619		Dowody osobiste
			6190	Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistych	BE5	Bc	Interpretacja przepisów - korespondencja	Z
			6191	Odwołania od decyzji odmowy wydania dowodu osobistego	BE5	Bc	Decyzje w I i II instancji, pisma procesowe do NSA	P
	62			OBYWATELSTWO POLSKIE
		620		Nadzór i kontrola	A	Bc	Kontrola w oparciu o przepisy i wytyczne MSWiA	E
			6201	Podstawowe zasady - sprawy ogólne	A	Bc	Interpretacja przepisów ustawy o zmianie imion i nazwisk, odpowiedzi na zapytania obywatelskie oraz opinie prawne	E
			6202	Odwołania od decyzji	BE5	Bc	Decyzje w I i II instancji, pisma procesowe do NSA	Z
	63			STOWARZYSZENIA. ZBIÓRKI PUBLICZNE. FUNDACJE.			Stowarzyszenia i fundacje kościelne klasa 67
		630		Stowarzyszenie i inne organizacje	A	-		E
		631		Ustanawianie i używanie odznak	A	-		E
		632		Zbiórki publiczne o zasięgu ogólnopolskim	BE5	-		P
		633		Fundacje	A	-		E
		634		Inne sprawy społeczne	BE5	-		P
			6340	Pojazdy uprzywilejowane w ruchu drogowym	B50	Bc		E
	64			REPATRIACJA			Obejmuje problematykę repatriacji osób narodowości i pochodzenia polskiego z Kazachstanu i innych państw b. ZSRR
		640		Koordynacja pracy innych resortów	BE5	Bc		E
	65			MNIEJSZOŚCI NARODOWE
		650		Opracowania ogólne	A	-		E
		651		Poszczególne mniejszości narodowe	A	-		E
			6510	Białoruska				E
			6511	Czeska	A	-	Stan liczbowy, rozmieszczenie	E
			6512	Litewska	A	-		E
			6513	Niemiecka	A	-		E
			6514	Ormiańska	A	-		E
			6515	Rosyjska	A	-		E
			6516	Słowacka	A	-		E
			6517	Ukraińska	A	-		E
			6518	Żydowska	A	-		E
			6519	Inne mniejszości	A	-		E
		652		Poszczególne mniejszości etniczne
			6520	Karaimska	A	-		E
			6521	Łemkowska	A	-		E
			6522	Romska	A	-		E
			6523	Tatarska	A	-		E
			6524	Inne mniejszości etniczne	A	-		E
		653		Międzyresortowy Zespół ds. Mniejszości Narodowych	A	-		E
		654		Konferencje, sympozja i spotkania	A	-		E
		655		Problemy społeczno-kulturalne mniejszości narodowych	A	-		E
			6550	Język	A	Bc		E
			6551	Kultura	A	Bc		E
			6552	Edukacja	A	Bc		E
		656		Inne sprawy mniejszości narodowych	A	Bc		E
		657		Mniejszości narodowe w innych państwach	A	Bc		E
			6570	Międzynarodowe rozwiązania dotyczące mniejszości narodowych	A	Bc		E
			6571	Koordynacja polityki wobec mniejszości narodowych - kwestie organizacyjne	A	Bc		E
	66			KONCESJE I ZEZWOLENIA
		660		Zasady i warunki udzielania koncesji i zezwoleń na wykonywanie działalności gospodarczej	A	Bc	Przepisy MSWiA	E
		661		Udzielanie koncesji i zezwoleń w zakresie:
			6610	Ochrony osób i mienia	B50	-	Dokumentacja koncesyjna: wnioski, podania, status prawny przedmiotu, opinie, protokoły, notatki, decyzje	P
			6611	Wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym	B50	-		P
			6612	Usług detektywistycznych	B50	-		P
		662		Rejestry koncesji i zezwoleń	A	-	Księgi, rejestry alfabetyczne, dyski	E
		663		Cofnięcia koncesji i zezwoleń	BE10	Bc		P
		664		Odmowy udzielania koncesji i zezwoleń	BE5	Bc
		664		Wygaśnięcie koncesji i zezwoleń	B5	Bc		P
		665		Umorzenie postępowania	B5	Bc		P
		666		Pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia	B5	Bc		P
		667		Kontrola koncesjonowanej działalności gospodarczej	B50	-	Protokóły, sprawozdania, wnioski, zlecenia	P
	67			WYZNANIA
		670		Zasady polityki wyznaniowej	A	Bc	Regulacje prawne	E
		671		Komisje			Skład, protokóły posiedzeń
			6710	Komisja Wspólna Przedstawicieli Rządu i Episkopatu Polski	A	Bc		E
			6711	Komisje Wspólne Rządu i władz innych kościołów i związków wyznaniowych	A	Bc		E
			6712	Rządowa Komisja Konkordatowa	A	Bc
		672		Organizacja kościołów i innych związków wyznaniowych			Organizacja i przekształcenie lub wykreślenie
			6720	Kościoła Katolickiego w RP	A	Bc		E
			6721	Innych kościołów i związków wyznaniowych posiadających ustawowo uregulowany status prawny	A	Bc	Dla każdego kościoła i związku wyznaniowego zakłada się odrębną teczkę	E
			6722	Kościołów i innych związków wyznaniowych wpisanych do rejestru w dziale A	A	Bc	Dla każdego kościoła i związku wyznaniowego prowadzi się odrębne akta rejestrowe obejmujące akta postępowań o zarejestrowanie, oraz dokonanie dalszych wpisów w rejestrze	E
			6723	Organizacji międzykościelnych wpisanych do rejestru w dziale B	A	Bc	Jak w klasie 6722	E
			6724	Fundacji i stowarzyszeń związanych z działalnością kościołów i innych związków wyznaniowych	A	Bc	Statuty, opinie, regulaminy i in.	E
			6725	Wnioski o wpis do rejestru	BE10	Bc		P
		673		Ewidencja
			6730	Rejestr kościołów i inny związków wyznaniowych	A	-		E
			6731	Obsługa administracyjna prowadzenia rejestru	B5	Bc	Wyjaśnienia, odpowiedzi na pytania	P
			6732	Wyciągi z rejestru kościołów i innych związków wyznaniowych	B5	Bc		P
			6733	Zaświadczenia i poświadczenia osobowości prawnej kościelnych osób prawnych Kościoła Katolickiego	B5	Bc		P
			6734	Zaświadczenia i poświadczenia osobowości prawnej kościelnych osób prawnych innych kościołów i związków wyznaniowych	B5	Bc		P
			6735	Powiadomienia o erygowaniu kościelnych osób prawnych w trybie art. 4 ust. 2 Konkordatu	A	-
		674		Grupy i nowe ruchy religijne nie wpisane do rejestru działalność	BE10	Bc	Opracowania analityczne, informacje zewnętrzne korespondencja	E
		675		Fundusz kościelny
			6750	Zasady działania	A	-	Akty prawne	E
			6751	Zarząd Funduszu Kościelnego	A	-	Protokóły posiedzeń, uchwały	E
			6752	Budżet Funduszu Kościelnego i jego realizacja	A	-	Preliminarze, bilanse, okresowe sprawozdania	E
			6753	Urządzenia księgowe Funduszu Kościelnego	B10	-	Kartoteki ewidencji księgowej, polecenia księgowania i dokumenty bankowe	P
		676		Dotacje i rozliczenia z wykorzystania dotacji			Podania, opinie, kosztorysy, ankiety, decyzje przyznanych dotacji i zestawienia z wydatków
			6760	Dotacje na działalność charytatywno-opiekuńczą	B10	-		P
			6761	Rozliczenia dotacji na działalność charytatywno-opiekuńczą	B5	-		P
			6762	Dotacje na działalność oświatowo-wychowawczą	B10	-		P
			6763	Rozliczenia dotacji na działalność oświatowo-wychowawczą	B5	-		P
			6764	Dotacje na remonty i konserwację zabytkowych obiektów sakralnych	B10	-		P
			6765	Rozliczenia dotacji na remonty i konserwację zabytkowych obiektów sakralnych	Bc	-		P
			6766	Realizacja dotacji w województwach	A	-	Zestawienie statystyczne i opisowe przyznanych dotacji według celów, kościołów i związków wyznaniowych	E
		677		Ubezpieczenia społeczne duchownych - zobowiązań	B10	-	Kartoteka i roczne sprawozdania ZUS z wypłaconych świadczeń	P
		678		Majątek kościołów i związków wyznaniowych - regulacje
			6780	Sprawy majątkowe rozstrzygane w trybie administracyjnym	A	-	Decyzje Ministra jako organu I i II instancji kategoria A, decyzje wojewodów kategoria B5	E
			6781	Komisja Majątkowa (do spraw Kościoła Katolickiego)	A	Bc	Wnioski rewidykacyjne. Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę	E
			6782	Komisja Regulacyjna (do spraw Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego)	A	Bc	Jak w klasie 6781	E
			6783	Komisja Regulacyjna do Spraw Gmin Wyznaniowych Żydowskich	A	Bc	Jak w klasie 6781	E
			6784	Komisja Regulacyjna do Spraw Polskiego Autokefalicznego Kościoła Prawosławnego	A	-	Jak w klasie 6781	E
			6785	Międzykościelna Komisja Regulacyjna	A	-	Jak w klasie 6781	E
			6786	Sprawozdania z działalności komisji	A	-	Dla każdej komisji zakłada się odrębną teczkę	E
		679		Dary dla kościołów i innych związków wyznaniowych-zwolnienia od cła i podatków	B5	-	Wykazy	P
	68			PASZPORTY
		680		Podstawowe zasady polityki paszportowej	A	Bc	Opracowania własne MSWiA	E
		681		Akta paszportowe i ich ewidencja
			6810	Teczki osobowe	B60	-		E
			6811	Kartoteka	B60	-		E
			6812	Paszporty i paszporty służbowe	B5	-	Paszporty sfałszowane, paszporty wydane niezgodnie z prawem, paszporty reklamowane przez obywatela z powodu wady technicznej. Paszporty służbowe, które ustawowo utraciły ważność w dniu 31.12.1992 r.	Z
			6813	Paszporty odnalezione po utracie przez właściciela	B2	-		Z
			6814	Ewidencja przyjętych wniosków paszportowych	B10	-		P
			6815	Rejestry wykonanych paszportów	B50	-		E
			6816	Przyjmowanie blankietów paszportowych	B10	-	Asygnaty + korespondencja	P
			6817	Próby paszportowe, specyfikacje dostaw	B10	-	Korespondencja
		682		Ewidencja wniosków o odmowę wydania lub unieważnienia paszportu
			6820	Rejestry wniosków o odmowę wydania lub unieważnienie paszportu	B10	-		P
			6821	Wnioski o odmowę wydania lub unieważnienia paszportu	B5	-		P
			6822	Zawiadomienia o ustaniu przesłanek uzupełniających	B2	-		Z
		683		Decyzje
			6830	Decyzje w I i II instancji	B3	-		P
			6831	Odwołania od decyzji	B3	-		P
			6832	Wydawanie paszportów z pominięciem właściwości miejscowej	B5	-	Postanowienia Ministra SWiA	P
		684		Inne sprawy paszportowe
			6840	Fałszerstwa paszportów	B5	-	Korespondencja	P
			6841	Utrata paszportów	B10	-		P
			6842	Wady fabryczne blankietów paszportowych	B10	-	Korespondencja	P
			6843	Wywóz paszportów za granicę	Bc	-	Upoważnienia	Z
			6844	Ustalenia tożsamości osób i potwierdzenie wydawania paszportów	B2	-	Odpowiedzi na zapytania Sądu, Prokuratury, Policji i innych upoważnionych jednostek	Z
			6845	Zgody na wystawienie paszportów metodą ręczną	B10	-		P
		685		Obywatele polscy przebywający za granicą
			6850	Ustalenie tożsamości osób	B2	-	Nieszczęśliwe wypadki, zgony, zatrzymania w aresztach	Z
			6851	Deportacja obywateli polskich	B10	-		P
7				ADMINISTRACJA PUBLICZNA
	70			PRAWO ADMINISTRACYJNE - USTALENIA, WERYFIKACJA
		700		Projekty ustawy i aktów wykonawczych	BE5	Bc	Wnioski, opinie, oceny, projekty i propozycje	P
		701		Ustawy i akty wykonawcze	A	Bc		E
	71			ORGANIZACJA TERYTORIALNA ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ I SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
		710		Koncepcja organizacji terytorialnej administracji -rządowej	BE10	Bc	Do kat. A kwalifikują się zwłaszcza opinie MSWiA i opinie do koncepcji Rządu	E
		711		Reforma administracji państwowej i samorządu terytorialnego	A	Bc	Programy prac, projekty rozstrzygnięć prawnych	E
		712		Tworzenie, łączenie, znoszenie jednostek podziału terytorialnego. Zmiany granic	A	Bc	Wnioski, decyzje	E
		713		Organizacja urzędów wojewódzkich	BE10	Bc	Statuty, zakres działania	P
		714		Organy samorządu terytorialnego - ustalenie zasad organizacji i funkcjonowania	A	Bc	Opinie, rozstrzygnięcia itp.	E
		715		Organy samorządu terytorialnego
			7150	Samorząd gminny	A	Bc	Opinie, wyjaśnienia, korespondencja, uzgodnienia	E
			7151	Samorząd powiatowy	B5	Bc	Opinie, wyjaśnienia, korespondencja, uzgodnienia	P
			7152	Samorząd województwa	B5	Bc	Opinie, wyjaśnienia, korespondencja, uzgodnienia	P
			7153	Związki, stowarzyszenia i porozumienia międzygminne	A	-	Statuty, opinie, uzgodnienia, korespondencja	E
			7154	Związki, stowarzyszenia i porozumienia powiatów	A	Bc	Statuty, opinie, uzgodnienia, korespondencja	E
			7155	Stowarzyszenia i porozumienia samorządów województw	A	Bc	jak w klasie 7154
	72			KOMISJA WSPÓLNA RZĄDU I SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO	A	Bc		E
	73			POLITYKA GOSPODARCZA RZĄDU
		730		Założenia przedsięwzięć gospodarczych Rządu	BE5	Bc	Meldunki, rozporządzenia, opinie	P
		731		Reformy przemysłu, handlu, budownictwa	B5	Bc	Opinie, uwagi, rozporządzenia, korespondencja	P
		732		Polityka rolna, leśna, ochrona środowiska	B5	Bc	Jak w klasie 731	P
		733		Budżet Państwa	B5	Bc	Oceny	P
		734		Budżet wojewodów	B5	Bc		P
		735		Przekształcenia własnościowe	BE5	Bc	Uwagi, opinie, korespondencja	P
		736		Regionalne Izby Obrachunkowe	B5	Bc	Budżety, wystąpienia, opinie	P
		737		Działalność gospodarcza organów administracji publicznej	A	Bc	Nadzór nad prowadzeniem ewidencji. Rozstrzygnięcia, opinie, wyjaśnienia, interpretacje	E
	74			POLITYKA SPOŁECZNA RZĄDU
		740		Założenia polityki społecznej Rządu	BE5	Bc		P
		741		Opieka socjalna	BE5	Bc		P
		742		Bezrobocie	BE5	Bc		P
	75			NADZÓR NAD DZIAŁALNOŚCIĄ ORGANÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE I ORGANÓW SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
		750		Nadzór nad działalnością organów administracji rządowej w województwie	BE5	Bc	Wystąpienia, interwencje, korespondencja	P
		751		Nadzór nad działalnością legislacyjną wojewodów i administracji niezespolonej	BE5	Bc	Wystąpienia, uwagi, opinie, uchylenia, korespondencja	P
		752		Rozstrzyganie spraw kompetencyjnych i odwołania od decyzji wojewodów	BE5	Bc	Decyzje, postanowienia, korespondencja	P
		753		Nadzór nad działalnością legislacyjną organów jednostek samorządu terytorialnego	BE5	Bc	Opinie, wystąpienia, interpretacje, wyjaśnienia, korespondencja	P
		754		Samorządowe kolegia odwoławcze	BE10	Bc	odwołania	P
		755		Nadzór nad współdziałaniem organów administracji rządowej w województwie z jednostkami samorządu terytorialnego	BE5	Bc	Opinie, wystąpienia, interpretacje, wyjaśnienia, korespondencja	P
	76			KIEROWNICTWO URZĘDÓW WOJEWÓDZKICH
		760		Powoływanie i odwoływanie osób zajmujących stanowiska kierownicze	A		Nominacje, decyzje, opinie, uzgodnienia, informacje	E
		761		Urlopy wojewodów	Bc	-	Opinie, zezwolenia, korespondencja	Z
	77			ODWOŁANIA OD DECYZJI ORGANÓW ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ	A	Bc	Rozstrzygnięcia, opinie, wyjaśnienia, interpretacja	E
	78			KOMISJA HERALDYCZNA	A	Bc	Opinie, korespondencja	E
	79			WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO	BE5	Bc	Wyjaśnienia, informacje, korespondencja	E
8				BUDOWNICTWO
	80			POLITYKA RZĄDU W ZAKRESIE BUDOWNICTWA I ARCHITEKTURY
		800		Sytuacja w budownictwie - stan bieżący i potrzeby	BE10	Bc		P
			8000	Badania statystyczne	A	Bc		E
			8001	Okresowe informacje	BE10	Bc		E
			8002	Analizy i oceny	A	Bc		E
			8003	Stan BHP	A	Bc	Analizy, oceny	E
			8004	Katastrofy budowlane	A	Bc	Raporty w zakresie działania Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego	E
		801		Prawo budowlane			Interpretacja, nowelizacje, aktualizacje
			8010	Ustawa i akty wykonawcze	A	Bc		E
			8011	Projekty nowelizacji aktów wykonawczych	BE10	Bc	Opinie MSWiA - kat. A	P
			8012	Interpretacja przepisów techniczno-budowlanych	A	Bc		E
			8013	Skutki działania przepisów	A	Bc	Analizy, oceny	E
		802		Zamówienia publiczne na roboty budowlane
			8020	Ustawa i przepisy wykonawcze	A	Bc		E
			8021	Projekty nowelizacji	A	Bc		E
			8022	Interpretacja przepisów	A	Bc		E
			8023	Ocena funkcjonowania	A	Bc		E
			8024	Baza normatywna	A	Bc		E
			8025	System informacji	A	Bc		E
		803		Proces inwestycyjny
			8030	Standaryzacja	A	Bc		E
			8031	Zasady i metody planowania i organizacji	A	Bc		E
			8032	Zasady i podstawy szacowania kosztów	A	Bc		E
	81			TECHNIKA I NORMALIZACJA
		810		Przepisy techniczno-budowlane	A	Bc	Przepisy o szczegółowych zasadach ustalania geotechnicznych warunków stawiania obiektów	E
		811		Nowe techniki i technologie	A	Bc	Opracowania, analizy, oceny, wnioski	E
		812		Polityka normalizacyjna
			8120	Podstawowe założenia polityki normalizacyjnej	A	Bc	Opinie MSWiA	E
			8121	Polskie Normy	BE10	-	Przygotowanie i okresowe nowelizacje	P
			8122	Udział w pracach Polskiego Komitetu Normalizacyjnego	BE10	Bc		P
		813		Dostosowanie norm do wymogów Unii Europejskiej
			8130	Programy	A	Bc
			8131	Dyrektywy i decyzje o ich wdrażaniu	A	Bc	Wykazy tytułów, programy, sprawozdania	E
			8132	Kwestionariusze Komisji Europejskiej	BE5	-		P
			8133	Rozliczenia z Ministerstwem Nauki i Informatyzacji (Komitetem Badań Naukowych)	BE5	-		P
	82			REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO- BUDOWLANYCH
		821		Rządowe programy strategiczne	BE10	Bc		P
			8210	Program działania na rzecz osób niepełnosprawnych	A	Bc		E
			8211	"Oświęcimski Strategiczny Program Rządowy"	A	Bc		E
			8212	Narodowy Program Zdrowia	A	Bc		E
			8213	Inne programy	A	Bc		E
		822		Architektura i projektowanie w budownictwie	A	Bc	Podstawowe zasady projektowe, nadzór nad realizacją prac	E
		823		Warunki techniczne wykonania i odbioru robót budowlanych	A	Bc		E
		824		Warunki użytkowania budynków	A	Bc		E
		825		Prace rozbiórkowe w budownictwie oraz prace z użyciem materiałów wybuchowych	BE5	Bc	Badanie warunków, określenie metod	P
		826		Prace remontowe	BE5	Bc		P
		827		Eksport i import usług budowlanych
			8270	Zasady wyceny robót i usług budowlanych	A	Bc		E
	83			WYROBY BUDOWLANE. USŁUGI
		830		Certyfikacja wyrobów	B5			P
		831		Dopuszczanie wyrobów budowlanych do obrotu i stosowania	BE10	Bc	Wnioski, decyzje, opinie	P
		832		Targi i wystawy	B5	-	Foldery, prospekty	P
	84			KOORDYNACJA DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTEK BADAWCZO-ROZWOJOWYCH			Programy, plany i sprawozdania z działalności statutowej, protokoły z nadzoru, wnioski, umowy na wykonanie prac
		840		Instytutu Technicznych Wyrobów Włókienniczych "Moratex" w Łodzi	BE10	Bc		P
		841		Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego	BE10	Bc
	85			GOSPODARKA PRZESTRZENNA
		850		Podstawowe zasady gospodarki gruntami i nieruchomościami Skarbu Państwa	A	Bc	Ustawa, jej zmiany, interpretacja	E
		851		Ewidencja nieruchomości	A	-	Adresy, protokoły, mapy, decyzje, korespondencja
		852		Przejmowanie nieruchomości	BE10	Bc		E
		853		Przekazywanie gruntów, sprzedaż, dzierżawa, zarząd	A	Bc		E
		854		Gospodarka nieruchomościami Skarbu Państwa na potrzeby organów państwowych
			8540	Urzędów centralnych	A	Bc		E
			8541	Urzędów wojewódzkich	A	Bc		E
		855		Nadzór nad wykorzystaniem nieruchomości	A	Bc		E
9				AUDYT
	90			AUDYT WEWNĘTRZNY
		900		Bieżące akta audytu wewnętrznego Stałe akta audytu wewnętrznego	A	Bc	akty normatywne, akty prawne, sprawozdania, plany, programy, harmonogramy, notatki służbowe, oświadczenia, imienne upoważnienia, protokoły, wnioski, inne	E
	91			AUDYT ZEWNĘTRZNY
		910		Ocena funkcjonowania kontroli finansowej audytu wewnętrznego	A	Bc	normatywy, protokoły, inne	E