Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.UPRP.2014.2

Akt utracił moc

Wersja od: 7 kwietnia 2021 r.

ZARZĄDZENIE Nr 3

PREZESA URZĘDU PATENTOWEGO RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

z dnia 6 sierpnia 2014 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej

Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) postanawia się, co następuje:

§ 1. W uzgodnieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych ustala się:

1) Instrukcję Kancelaryjną Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) Instrukcję w sprawie organizacji i działania archiwum zakładowego Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia.

§  2. 

1. Zgodnie z § 28 ust. 18 Instrukcji Kancelaryjnej przyjmuje się, że znak sprawy zgłoszenia przedmiotu własności przemysłowej, w zależności od kategorii przedmiotu własności przemysłowej składa się z dwóch elementów i zawiera:

1) dla zgłoszenia wynalazku: symbol "P." oraz kolejny numer ewidencji zgłoszenia uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość sześciu znaków cyfrowych np. "P.123456";

2) dla europejskich zgłoszeń patentowych symbol "EP." uzupełniony dziewięciocyfrowym numerem nadawanym z listy przekazanej przez Europejski Urząd Patentowym przy czym ostatnia cyfra oddzielona jest kropką np. "EP.12345678.9";

3) dla zgłoszenia wzoru użytkowego: symbol "W." oraz kolejny numer ewidencji zgłoszenia uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość sześciu znaków cyfrowych np.: "W.123456";

4) dla zgłoszenia wzoru przemysłowego: symbol "Wp." oraz kolejny numer ewidencji zgłoszenia uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość pięciu znaków cyfrowych np. "Wp.12345";

5) dla zgłoszenia znaku towarowego: symbol "Z." oraz kolejny numer ewidencji zgłoszenia uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość sześciu znaków cyfrowych np. "Z.123456";

6) dla rejestracji międzynarodowej znaku towarowego: symbol "IR" oraz numer międzynarodowej rejestracji uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość siedmiu znaków cyfrowych np.: "IR1234567";

7) dla zgłoszenia oznaczenia geograficznego: symbol "Og." oraz kolejny numer ewidencji zgłoszenia uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość czterech znaków cyfrowych np. "Og.1234";

8) dla zgłoszenia topografii układów scalonych: symbol "S." oraz kolejny numer ewidencji zgłoszenia uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość czterech znaków cyfrowych np. "S.1234";

9) dla wniosku o udzielenie dodatkowego prawa ochronnego: symbol "DPO." oraz kolejny numer ewidencji zgłoszenia dodatkowego prawa ochronnego uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość czterech znaków cyfrowych np. "DPO.1234";

10) dla zgłoszenia dokonanego w ramach Układu o Współpracy Patentowej: symbol "PCT." uzupełniony kodem kraju, rokiem i sześciocyfrowym numerem, w którym z lewej strony zapisywany jest numer kolejnej sprawy w danym roku poprzedzany zerami np. "PCT.PL2014.123456".

2. Dodatkowe oznaczenie sprawy po udzieleniu prawa wyłącznego, w zależności od kategorii przedmiotu własności przemysłowej składa się z dwóch elementów i zawiera:

1) dla spraw dotyczących udzielenia patentu: symbol "Pat." oraz kolejny numer rejestru patentowego uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość sześciu znaków cyfrowych np. "Pat.023456";

2) dla spraw dotyczących udzielonego patentu europejskiego: symbol "EP." oraz kolejny siedmiocyfrowy numer wyodrębnionej dla patentów europejskich części rejestru patentowego wpisany z lewej strony np.: "EP.1234567";

3) dla spraw dotyczących udzielenia prawa wyłącznego na wzór użytkowy: symbol "Ru." oraz kolejny numer rejestru praw ochronnych na wzory użytkowe uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość sześciu znaków cyfrowych np.: Ru.023459";

4) dla spraw dotyczących udzielenia prawa wyłącznego na wzór przemysłowy: symbol "Rp." oraz kolejny numer rejestru wzorów przemysłowych uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość pięciu znaków cyfrowych np. "Rp.02345";

5) dla spraw dotyczących udzielenia prawa ochronnego na znak towarowy: symbol "R." oraz kolejny numer rejestru znaków towarowych uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość sześciu znaków cyfrowych np. "R.023416";

6) dla spraw dotyczących udzielenia prawa ochronnego na oznaczenie geograficzne: symbol "G." oraz kolejny numer rejestru oznaczeń geograficznych uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość czterech znaków cyfrowych np. "G.0006";

7) dla spraw dotyczących udzielenia prawa ochronnego na topografię układu scalonego: symbol "T." oraz kolejny numer zgłoszenia rejestru topografii układów scalonych uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość czterech znaków cyfrowych np. "T.0012";

8) dla spraw dotyczących udzielenia dodatkowego prawa ochronnego: symbol "Rd." oraz kolejny numer rejestru dodatkowych praw ochronnych uzupełniony wpisanymi z lewej strony zerami tak, aby cały ciąg cyfr miał długość czterech znaków cyfrowych np. "Rd.0123".

3. Na pismach wychodzących dotyczących przedmiotów własności przemysłowej należy zamieścić następujące elementy:

1) symbol komórki organizacyjnej zgodny z regulaminem organizacyjnym Urzędu;

2) numer zgłoszenia przedmiotu własności przemysłowej lub numer prawa wyłącznego;

3) numer kolejny pisma lub dokumentu w aktach sprawy;

4) symbol pracownika odpowiadającego za załatwienie sprawy na danym etapie procedury.

4. Poszczególne elementy oznaczenia pisma oddziela się kropkami i umieszcza w kolejności w następujący sposób: "DR-I.Pat.326129.12.jnow", gdzie:

DR-I. stanowi oznaczenie komórki organizacyjnej w strukturze Departamentu Rejestrów;

Pat.326129 - oznacza numer prawa wyłącznego;

12 - oznacza numer kolejnego pisma lub dokumentu w aktach sprawy;

jnow - oznacza symbol pracownika załatwiającego sprawę.

5. Znak sprawy będącej w trybie postępowania spornego składa się z symbolu "Sp." oraz kolejnego numeru z rejestru spraw spornych i roku, w którym wszczęto sprawę np.: "Sp.324.2014".

5b. 1  Znak sprawy dotyczącej postępowania w sprawie sprzeciwu wobec decyzji o udzieleniu patentu składa się z symbolu "PatS." oraz roku, w którym wszczęto sprawę i kolejnego numeru sprawy np.: "PatS.2020.0001".

5c. 2  Znak sprawy dotyczącej postępowania w sprawie sprzeciwu wobec decyzji o udzieleniu prawa ochronnego na wzór użytkowy składa się z symbolu "WuS." oraz roku, w którym wszczęto sprawę i kolejnego numeru sprawy np.: "WuS.2020.0001".

5d. 3  Znak sprawy dotyczącej postępowania w sprawie sprzeciwu wobec decyzji o udzieleniu prawa z rejestracji wzoru przemysłowego składa się z symbolu "WpS." oraz roku, w którym wszczęto sprawę i kolejnego numeru sprawy np.: "WpS.2020.0001".

6. Na pismach dotyczących sprawy w trybie postępowania spornego wychodzących z Urzędu należy wpisywać symbol komórki, znak sprawy, kolejny numer pisma w sprawie oraz symbol pracownika np. "DO-III.Sp.324.2014.2.jnow".

7. Dla wniosków o ponowne rozpatrzenie sprawy prowadzi się odrębną ewidencję (rejestr). Wniosek o ponowne rozpatrzenie składa się z kolejnego numeru ewidencji w danym roku np.: "34.2014", gdzie:

34 - oznacza kolejny numer wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy;

2014 - oznacza rok w którym wpłynął wniosek.

8. Na pismach dotyczących wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy należy zamieścić następujące elementy:

1) symbol komórki organizacyjnej zgodny z regulaminem organizacyjnym Urzędu;

2) numer sprawy, której dotyczy wniosek;

3) numer ewidencyjny wniosku;

4) numer kolejny pisma lub dokumentu w aktach sprawy;

5) symbol pracownika prowadzącego sprawę.

9. Poszczególne elementy oznaczenia pisma oddziela się kropkami i umieszcza w kolejności, określonej w następujący sposób: "DR.R.186753.219.2009.11.jnow", gdzie:

DR - stanowi oznaczenie Departamentu Rejestrów;

R.186753 - numer sprawy, której dotyczy wniosek;

219.2009 - numer ewidencyjny wniosku;

11 - numer kolejny pisma w aktach sprawy;

jnow - symbol pracownika prowadzącego sprawę.

10. Dla sprzeciwów prowadzi się odrębną ewidencję. Sprzeciw otrzymuje kolejny numer ewidencyjny w danym roku np.: "Sprz.34.2014",gdzie:

1) Sprz. oznacza sprzeciw;

2) 34 - oznacza numer ewidencyjny sprzeciwu;

3) 2014 - oznacza rok w którym wpłynął sprzeciw.

11. Poszczególne elementy oznaczenia pisma oddziela się kropkami i umieszcza w kolejności, w następujący sposób " DR.R.134982.Sprz.23.2014.10.jnow", gdzie:

DR- oznaczenie Departamentu Rejestrów;

R.134982 - numer sprawy, której dotyczy sprzeciw;

Sprz.23.2014 - numer ewidencyjny sprzeciwu;

10 - kolejny numer pisma według kolejności z akt;

jnow - symbol pracownika prowadzącego sprawę.

§  3. 

1. Dla dokumentacji spraw niezakończonych, z wyłączeniem spraw przedmiotów własności przemysłowej, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietworzącą akt sprawy.

2. Sprawy przedmiotów własności przemysłowej niezakończone przed dniem wejścia w życie Instrukcji Kancelaryjnej, a które będą procedowane elektronicznie, należy procedować w formie elektronicznej w systemie EZD bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy. Sprawy powinny być zakładane w systemie EZD na podstawie pierwszego pisma w sprawie. Istniejącą teczkę papierową (niemającą odwzorowania cyfrowego) należy przekazać w celu zeskanowania. Powstałą w systemie EZD "koszulkę" należy powiązać ze sprawą lub na jej podstawie założyć nową sprawę. Zeskanowaną teczkę papierową należy przekazać do odpowiedniego składu chronologicznego.

3. Sprawy przedmiotów własności przemysłowej niezakończone przed dniem wejścia w życie Instrukcji Kancelaryjnej, a które będą procedowane nieelektronicznie, należy procedować tak, jak dotychczas, wspierając się systemem EZD (w szczególności, jeżeli w systemie EZD będą znajdowały się odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy) aż do ich zakończenia.

4. W przypadku przesyłek dotyczących postępowania spornego będących częścią spraw, o których mowa w § 3 ust. 2 Instrukcji Kancelaryjnej, dekretację wykonaną na przesyłce w postaci nieelektronicznej przenosi się na przesyłkę w postaci elektronicznej w formie dekretacji zastępczej".

§ 4. Traci moc zarządzenie nr 1 Prezesa Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 26 czerwca 2008 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego z późn. zm.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Zatwierdzam:

Władysław Stępniak

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. Nr 123 z późn. zm.)

dnia 4 sierpnia 2014 r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA URZĘDU PATENTOWEGO RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, zwanym dalej "Urzędem".

2. Określone w instrukcji zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą dokumentacji od chwili jej wpływu lub powstania w Urzędzie do momentu uznania jej za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub do momentu jej zniszczenia.

3. Instrukcja reguluje postępowanie z dokumentacją niezależnie od techniki jej wykonania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, o ile przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie stanowią inaczej.

4. Dokumentację składaną przez osoby zatrudnione w Urzędzie w sprawach dotyczących zatrudnienia (np. wnioski o urlop macierzyński i ojcowski, wnioski o urlop bezpłatny, wnioski o urlop wychowawczy) uważa się za przesyłki wpływające do Urzędu.

§ 2. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1)		akceptacja	-	wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma;
2)		akta sprawy	-	dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;
3)		archiwista	-	pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego;
4)		archiwum zakładowe	-	archiwum zakładowe Urzędu Patentowego Rzeczpospolitej Polskiej;
5)		dekretacja	-	adnotację w systemie EZD, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy; dekretacja może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;
6)		dekretacja zastępcza	-	adnotację umieszczaną na piśmie w postaci nieelektronicznej, odzwierciedlającą treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie EZD i potwierdzoną podpisem odręcznym osoby dołączającej treść dekretacji;
7)		EZD	-	elektroniczne zarządzanie dokumentacją - wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw, gromadzenie i tworzenie dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowane w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą archiwalną";
8)		ESP	-	elektroniczną skrzynkę podawczą, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.);
9)		informatyczny nośnik danych	-	materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej;
10)		kierownik komórki organizacyjnej	-	osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania zadań tej osoby;
11)	komórka organizacyjna		-	wydzieloną organizacyjnie część Urzędu, wymienioną w regulaminie organizacyjnym Urzędu lub wewnętrzną komórkę organizacyjną;
12)	metadane		-	zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;
13)	naturalny dokument elektroniczny		-	dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwy do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;
14)	odwzorowanie cyfrowe		-	dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
15)	pieczęć wpływu		-	odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający nazwę Urzędu, nazwę komórki organizacyjnej, w której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wpływu;
16)	pismo		-	wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;
17)	Prezes		-	Prezesa Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej;
18)	prowadzący sprawę		-	osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne;
19)	przedmioty własności przemysłowej		-	wynalazki, wzory użytkowe, wzory przemysłowe, znaki towarowe, oznaczenia geograficzne, topografie układów scalonych oraz produkty lecznicze i produkty ochrony roślin;
20)	przesyłka		-	dokumentację otrzymaną lub wysłaną przez Urząd, w szczególności za pomocą listu, paczki, telefaksu, środków komunikacji elektronicznej, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn, zm), zwanej dalej ustawą o informatyzacji;
21)	przesyłka pilna		-	przesyłkę rodzajowo wskazaną w procedurach i zasadach postępowania z dokumentacją w Urzędzie Patentowym RP;
22)	punkt kancelaryjny		-	komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, kancelarię lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni w szczególności do przyjmowania lub wysyłania przesyłek;
23)	rejestr		-	narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju (na przykład rejestr przesyłek przychodzących, rejestr pism wychodzących, rejestr pism wewnętrznych, rejestr zarządzeń Dyrektora Generalnego Urzędu), które w systemie EZD stanowi raporty automatycznie generowane na podstawie metadanych przyporządkowanych do tych pism i przesyłek;
24)	skład chronologiczny		-	uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD;
25)	skład informatycznych nośników danych		-	uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;
26)	spis spraw		-	narzędzie w systemie EZD do rejestrowania spraw w obrębie klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt wdanym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej lub w obrębie numeru jednego zgłoszenia przedmiotu własności przemysłowej;
27)	sprawa		-	zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;
28)	System EZD		-	system teleinformatyczny w ramach którego realizowane jest Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją;
29)	teczka aktowa		-	materiał biurowy używany do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw w postaci nieelektronicznej, objętych tą samą klasą ustaloną jednolitym rzeczowym wykazem akt, jak również teczkę obejmującą akta jednej sprawy oraz teczkę zbiorczą;
30)	UPO		-	urzędowe poświadczenie odbioru, określone w art. 3 pkt 20 ustawy o informatyzacji.

§  3. 

1. Czynności kancelaryjne w Urzędzie oraz dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dokonywane są w systemie EZD. W szczególności dotyczy to:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) wykonywania dekretacji;

3) wykonywania akceptacji, w szczególności poprzez podpisanie naturalnych dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym;

4) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD, innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż system EZD;

5) tworzenia możliwych do zrealizowania w ramach systemu EZD raportów dotyczących przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;

6) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw, wszelkich dokumentów elektronicznych (w tym odwzorowań cyfrowych), mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;

7) rozpowszechniania treści pism wewnętrznych (np. zarządzenia, regulaminy, komunikaty).

2. Prezes Urzędu lub Dyrektor Generalny ustala wyjątki od zasady, określonej w ust. 1, przez określenie klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt jeżeli:

1) przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji w postaci nieelektronicznej;

2) istnieją ważne przyczyny, proceduralne, organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej. Całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

4. Przy realizacji spraw, o których mowa w ust. 2, wykorzystuje się system EZD w celu:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

3) udostępniania i rozpowszechniania treści pism wewnątrz Urzędu;

4) przesyłania przesyłek.

5. Przy realizacji spraw, o których mowa w ust. 2, dopuszcza się wykorzystanie systemu EZD w celu dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.

6. Odwzorowania cyfrowe, wykonane z przesyłek przychodzących, powiązanych z aktami spraw, o których mowa w ust. 2, traktuje się w systemie EZD jak dokumentację nietworzącą akt spraw o kategorii Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.

7. W Urzędzie prowadzi się jeden rejestr przesyłek wpływających i jeden rejestr przesyłek wychodzących.

§  4. 

1. Użytkownicy systemu EZD posiadają upoważnienie do przetwarzania danych osobowych nadane przez administratora danych.

2. Użytkownicy systemu EZD przetwarzają dane osobowe zgodnie z indywidualnym zakresem obowiązków.

§  5. 

1. Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w Urzędzie.

2. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w Urzędzie.

Rozdział  2

System kancelaryjny oraz jednolity rzeczowy wykaz akt

§  6. 

1. W Urzędzie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej "wykazem akt".

2. Wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji, niedotyczącej przedmiotów własności przemysłowej.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2, dokonywane są przy wszczynaniu spraw w Urzędzie i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

4. Do spraw dotyczących przedmiotów własności przemysłowej stosuje się wykaz akt przede wszystkim w celu określenia kategorii archiwalnej.

§ 7 . 

1. Jeżeli w działalności Urzędu pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom, wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań lub niezwłocznie po nałożeniu tych zadań na Urząd.

2. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych klas dokonuje się, w drodze zarządzenia Prezesa, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.

§  8. 

1. Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy niedotyczącej przedmiotów własności przemysłowej z innymi komórkami organizacyjnymi, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom.

2. Przez komórkę merytoryczną należy rozumieć komórkę organizacyjną, do której zadań należy prowadzenie i załatwienie danej sprawy, i która w związku z tym zakłada sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy.

3. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.

4. System EZD umożliwia ustalenie pracownika, włączającego opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej oraz terminu włączenia tej dokumentacji.

5. System EZD umożliwia przygotowanie raportów pokazujących zaangażowanie innych komórek organizacyjnych niż merytoryczne przy załatwianiu spraw, w szczególności przez wykonywanie zestawień pism włączonych w akta spraw przez inne komórki organizacyjne w podziale na:

1) komórki organizacyjne, z którymi dana komórka współpracowała jako komórka merytoryczna;

2) komórki organizacyjne, z którymi dana komórka współpracowała jako komórka inna niż merytoryczna.

6. Informacje lub dokumentacja o charakterze wewnętrznym mogą być przekazywane pocztą elektroniczną.

7. Informacje lub dokumentacja, o których mowa w ust. 6, powinny być włączane do akt spraw przez prowadzących sprawy w sposób określony w § 16 ust. 4, jeżeli zostaną przez nich uznane za mające znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez Urząd.

Rozdział  3

Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek

§  9. 

1. W Urzędzie punktami kancelaryjnymi są:

1) Kancelaria Ogólna;

2) sekretariaty członków kierownictwa Urzędu oraz sekretariaty komórek organizacyjnych;

3) prowadzący sprawy w zakresie przesyłek elektronicznych:

a) kierowanych do nich bezpośrednio,

b) automatycznie przekazywanych przez system teleinformatyczny w ramach ustalonej reguły.

2. Uprawnionymi do przyjmowania korespondencji po godzinach pracy Urzędu są portierzy, którzy potwierdzają otrzymanie korespondencji pieczęcią wpływu, a informację o doręczeniu korespondencji wpisują do odrębnego zeszytu. Po rozpoczęciu pracy Urzędu korespondencja jest przekazywana do Kancelarii Ogólnej, gdzie następuje jej rejestracja.

3. Kancelaria Ogólna przyjmuje i odbiera przesyłki kierowane do Urzędu, w tym przesyłki przekazane pocztą elektroniczną na oficjalny adres zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej, przesyłki przesłane na elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy o informatyzacji, zwaną dalej "ESP", przesyłki na informatycznych nośnikach danych oraz przesyłki odebrane przez portierów.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 3, mogą przyjmować sekretariaty, pod warunkiem wykonania wszystkich przewidzianych dla Kancelarii Ogólnej czynności.

§  10. 

1. Zarejestrowanie przesyłki wpływającej polega na przyporządkowaniu do każdej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

2. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

3. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą powinny być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

4. Każda przesyłka otrzymuje automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

5. Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa załącznik nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

6. Dopuszcza się nierejestrowanie przesyłek niemających żadnego znaczenia dla udokumentowania działalności Urzędu, takich jak np. kartki z życzeniami, reklamy.

§  11. 

1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach, punkt kancelaryjny sprawdza stan ich opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki nieelektronicznej w stopniu, umożliwiającym osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, punkt kancelaryjny sporządza w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3. W sytuacji, wskazanej w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. Protokół, po podpisaniu przez doręczającego i pracownika Kancelarii Ogólnej, dołącza się do uszkodzonej przesyłki.

§  12. 

1. Przesyłkę mylnie doręczoną, punkt kancelaryjny zwraca operatorowi pocztowemu.

2. Ujawnione w przesyłkach pieniądze i inne walory, po ustaleniu ich ilości i wartości, składa się do kasy komórki organizacyjnej Urzędu właściwej w sprawach finansowych, dokonując odpowiedniej adnotacji o walorach obok pieczęci wpływu.

3. Kancelaria Ogólna potwierdza przyjęcie przesyłki pieczęcią wpływu.

§ 13. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma - w przypadku, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której zamknięte są pisma - w przypadkach, o których mowa w § 14 ust. 1.

§  14. 

1. Kancelaria Ogólna otwiera wszystkie przesyłki za wyjątkiem przesyłek:

1) adresowanych imiennie do kierownictwa Urzędu lub z dopiskiem "do rąk własnych";

2) których nie otwiera się ze względu na regulacje zawarte w przepisach odrębnych, w szczególności:

a) przesyłek niejawnych,

b) ofert składanych na podstawie przepisów dotyczących zamówień publicznych,

c) ofert kandydatów złożonych w naborze na stanowiska pracy w Urzędzie.

2. Jeżeli po otwarciu przesyłki, o której mowa w ust. 1 pkt 2, nieoznaczonej na zewnątrz w sposób informujący o jej zawartości, okaże się, że nie powinna ona być otwierana, przesyłkę przekazuje się bezzwłocznie w zamkniętej kopercie, po dokonaniu rejestracji na podstawie danych na kopercie.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1:

1) pkt 1 - przekazywane są adresatom;

2) pkt 2 lit. a - przekazywane są Pełnomocnikowi ds. Informacji Niejawnych;

3) pkt 2 lit. b i pkt 2 lit. c - przekazywane są komórce organizacyjnej właściwej dla prowadzonego postępowania.

4. Jeżeli pracownik Urzędu otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, zobowiązany jest przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu odnotowania jej w rejestrze przesyłek przychodzących.

5. Po otwarciu koperty punkt kancelaryjny sprawdza:

1) prawidłowość adresu;

2) czy wymienione w piśmie załączniki zostały załączone do przesyłki.

§  15. 

1. Punkty kancelaryjne umieszczają na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym niepowtarzalny w całym zbiorze przesyłek identyfikator oraz pieczęć wpływu.

2. Identyfikator oraz pieczęć wpływu umieszcza się na:

1) kopertach - w przypadku przesyłek, do otwierania których punkt kancelaryjny nie jest uprawniony;

2) pierwszej stronie pism - w pozostałych przypadkach.

3. W przypadku, gdy do pisma dołączone są załączniki, podaje się w obrębie pieczęci wpływu liczbę załączników, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 1, lub stwierdza ich brak.

4. Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania również bez konieczności stosowania urządzeń technicznych.

5. Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:

1) rozmiar strony większy niż format A4;

2) treść, formę lub postać.

6. W przypadkach, o których mowa w ust. 5, wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tę przesyłkę informacje o rozmiarze przesyłki.

7. Kierownik komórki organizacyjnej administrującej systemem EZD, po uzyskaniu akceptacji kierownictwa Urzędu, uwzględniając aktualnie posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, może ustalić wielkości graniczne parametrów, o których mowa w ust. 5, określając rozmiar strony, wielkość pliku wynikowego, z których nie wykonuje się już pełnych odwzorowań cyfrowych, a także określić rodzaje dokumentacji, której się nie odwzorowuje cyfrowo ze względu na jej formę lub postać.

8. Jeżeli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:

1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

2) może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;

3) może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

9. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.

10. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

11. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej.

§  16. 

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z Urzędem;

2) przesyłki adresowane na indywidualne adresy poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez Urząd,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez Urząd,

c) pozostałe, nie odzwierciedlające działalności Urzędu.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez Kancelarię Ogólną, sekretariat lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany, o którym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.

6. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

7. Jeżeli przesyłki przekazane pocztą elektroniczną stanowią część akt spraw, o których mowa w § 3 ust. 2 to, po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem:

1) przesyłki o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a i b, drukuje się i włącza w takiej postaci do akt sprawy;

2) przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c nie drukuje się, nie rejestruje i nie włącza do akt sprawy.

§  17. 

1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tę przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz UPO.

§ 18. Jeżeli przesyłki, o których mowa w § 17 stanowią część akt sprawy, o których mowa w § 3 ust. 2, to po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem, drukuje się je wraz z UPO i włącza w takiej postaci do akt sprawy.

§  19. 

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.

3. Pisma na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (na przykład materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, nie przenosząc zawartości nośnika do zasobów systemu EZD.

5. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują.

6. Kierownik komórki organizacyjnej administrującej systemem EZD, uwzględniając aktualnie posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, może ustalić maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.

§ 20. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej, stanowiące część akt sprawy, o których mowa w § 3 ust. 2, zawierają podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy o informatyzacji, na wydruku przeznaczonym do włączenia do akt sprawy nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego oraz dacie weryfikacji podpisu (na przykład "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ........... [data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji"), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

§ 21. Dopuszcza się prowadzenie w Urzędzie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

§ 22. W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub nośnika ze składu informatycznych nośników danych należy to udokumentować przez odnotowanie informacji o wypożyczeniu (jaki dokument, osoba wypożyczająca oraz data wypożyczenia i zwrotu) w systemie EZD, jeżeli zapewnia on powiązanie informacji o wyjęciu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy.

§  23. 

1. Przesyłki na nośnikach papierowych, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowywane są w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.

2. Przesyłki na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, przechowywane są w składzie informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych przesyłek.

Rozdział  4

Przeglądanie i przydzielanie przesyłek

§  24. 

1. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek Kancelaria Ogólna dokonuje ich rozdziału do właściwych sekretariatów lub osób. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji określonych w regulaminie organizacyjnym Urzędu lub regulaminach organizacyjnych komórek organizacyjnych.

2. Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.

3. W sprawach procedowanych elektroniczne w przypadku przesyłek w postaci elektronicznej (niezależnie od formy doręczenia) w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się do składu chronologicznego bezpośrednio po zarejestrowaniu.

4. W sprawach procedowanych nieelektronicznie w przypadku przesyłek w postaci elektronicznej (niezależnie od formy doręczenia) w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się do właściwej komórki organizacyjnej bezpośrednio po zarejestrowaniu.

5. W przypadku przesyłek w sprawach procedowanych nieelektronicznie, dla których nie wykonano odwzorowania do systemu EZD, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:

1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz

2) poza systemem EZD przez przekazanie całości przesyłki.

6. W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:

1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz

2) poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD.

7. Przekazywanie przesyłek, o których mowa w ust. 3 oraz ust. 4, jest realizowane na bieżąco, każdego dnia roboczego. Przesyłki pilne przekazywane są niezwłocznie.

§  25. 

1. Jeżeli z regulaminu organizacyjnego lub odrębnej dyspozycji osoby uprawnionej jednoznacznie wynika, że przesyłka powinna być skierowana do załatwienia do określonej komórki organizacyjnej lub na określone stanowisko pracy, przesyłki rozdziela się bez dekretacji do właściwych komórek organizacyjnych lub na stanowiska pracy. Rozdziału może dokonać:

1) Kancelaria Ogólna bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki, o czym mowa w § 24 ust. 1;

2) sekretariat po otrzymaniu przesyłki przydzielonej przez Kancelarię Ogólną.

2. Jeżeli nie jest jednoznacznie wskazane, gdzie ma być skierowana przesyłka, przesyłki kieruje się do dekretacji dyrektora Gabinetu Prezesa.

3. Dopuszcza się definiowanie procesów automatycznej dekretacji, w przypadku gdy:

1) uprawniony do dekretowania pracownik sam zleci w systemie EZD automatyczne kierowanie pism o określonych metadanych do załatwienia pod wskazany adres;

2) został zdefiniowany i zatwierdzony proces załatwiania w systemie EZD określonego rodzaju spraw.

4. W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.

5. Przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD, w tym także przesyłki, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD.

6. W przypadku przesyłek, będących częścią spraw, o których mowa w § 3 ust. 2, dekretację wykonaną w systemie EZD przenosi się na przesyłkę w postaci nieelektronicznej w formie dekretacji zastępczej.

7. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.

8. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

9. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

§  26. 

1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych i zostały one wskazane w dekretacji, wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona w ten sposób komórka organizacyjna stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

3. Jeżeli przesyłka dotyczy przedmiotu własności przemysłowej wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwiania sprawy na poszczególnych etapach postępowania przed Urzędem.

Rozdział  5

Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania

§  27. 

1. Dokumentacja nadsyłana i składana w Urzędzie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

1) tworzącą akta sprawy;

2) nietworzącą akt spraw.

2. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

3. Dokumentacja nietworzącą akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

§  28. 

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

2. W przypadku przesyłek, stanowiących część akt sprawy, o których mowa w § 3 ust. 2, znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

4. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropkami i umieszcza w kolejności, określonej w ust. 3, w następujący sposób: ABC.123.68.2014, gdzie:

1) ABC - to przykładowe oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 - to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 68 - to liczba określająca sześćdziesiątą ósmą sprawę rozpoczętą w 2014 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2014 - to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w Urzędzie.

6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to do danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

7. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 4, oddziela się kropkami w następujący sposób: ABC.123.66.2.2014, gdzie:

1) ABC - to przykładowe oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 - to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 66 - to liczba określająca sześćdziesiątą szóstą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2014 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2 - to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą sześćdziesiąt sześć;

5) 2014 - to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

8. Dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej znaku rozdzielającego minus "-" w następujący sposób: ABC-DEF.000.55.2014, gdzie "ABC-DEF" jest przykładowym oznaczeniem komórki organizacyjnej.

9. Jeżeli zachodzi potrzeba dodania do znaku sprawy nanoszonego na pismo numeru tego pisma wynikającego z jego kolejności w danej sprawie, to ten numer umieszcza się po znaku sprawy po oznaczeniu roku, w którym rozpoczęto sprawę, oddzielając go kropką w następujący sposób: ABC-DEF.000.55.1.jnow.

10. Oznaczając pismo znakiem sprawy, należy po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go kropką od znaku sprawy lub od numeru pisma w sprawie w następujący sposób: ABC.000.55.2014.jnow lub ABC.000.55.2014.1.jnow, gdzie "jnow" jest przykładowym symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.

11. Przepisów ust. 3-10 nie stosuje się dla konstrukcji znaku sprawy przedmiotu własności przemysłowej oraz znaku sprawy prowadzonej w trybie postępowania spornego.

12. Znak sprawy przedmiotu własności przemysłowej stanowi unikatowy numer, na który składa się oznaczenie literowe oraz ciąg cyfr, odrębny dla każdej kategorii przedmiotu własności przemysłowej

13. Na pismach dotyczących przedmiotów własności przemysłowej należy umieścić symbol komórki organizacyjnej, znak sprawy, numer kolejny pisma lub dokumentu w aktach sprawy i symbol prowadzącego sprawę. Symbole komórki i pracownika są elementami zmiennymi.

14. Poszczególne elementy oznaczenia pism, o których mowa w ust. 13, umieszcza się w następującej kolejności i oddziela się od siebie kropkami w następujący sposób: ABC.X.12345.24.jnow., gdzie:

1) ABC - to przykładowe oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) X.12345 - znak sprawy;

3) 24 - to liczba określająca dwudzieste czwarte pismo lub dokument w sprawie;

4) jnow - to przykładowy symbol prowadzącego sprawę.

15. Znak sprawy będącej w trybie postępowania spornego składa się z symbolu "Sp.", kolejnego numeru z rejestru spraw spornych i czterech cyfr roku kalendarzowego, w którym wszczęto sprawę, przy czym poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w następującej kolejności i oddziela się od siebie kropkami w następujący sposób: Sp.324.2014.

16. Na pismach wychodzących z Urzędu w sprawach prowadzonych w trybie postępowania spornego, po znaku sprawy, o którym mowa w ust. 15, należy wpisywać dodatkowo kolejny numer pisma w sprawie oraz symbol prowadzącego sprawę w następujący sposób: DO-III.Sp.324.2014.2.jnow.

17. W sprawach przedmiotu własności przemysłowej dokonanie wpisu do właściwego rejestru przedmiotu własności przemysłowej skutkuje nadaniem sprawie drugiego unikatowego numeru z właściwego rejestru lub numeru udzielonego prawa ochronnego.

18. Szczegółowe zasady nadawania znaków sprawom przedmiotów własności przemysłowej oraz sprawom prowadzonym w trybie postępowania spornego określają odrębne przepisy wewnętrzne wprowadzone przez Prezesa Urzędu.

§  29. 

1. Dokumentacja nietworząca akt spraw nie jest rejestrowana w spisach spraw.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawy;

2) niezamawiane przez Urząd oferty, które nie zostały wykorzystane;

3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;

4) dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe), o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;

5) listy obecności;

6) wnioski urlopowe;

7) dokumentacja magazynowa;

8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;

10) rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych).

§  30. 

1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej;

2) rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku, określonym w ust. 1 pkt 1, przesyłkę dołącza się do akt sprawy, a w przypadku, określonym w ust. 1 pkt 2, na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę, wybierając właściwą klasę końcową z wprowadzonego do systemu EZD wykazu akt.

3. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.

4. W przypadku spraw, o których mowa w ust. 1 pkt 1:

1) przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy;

2) przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, traktuje jako podstawę założenia sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.

§  31. 

1. System EZD pozwala w szczególności na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:

1) dane odnoszące się do całego spisu spraw, co najmniej:

a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt,

b) datę utworzenia raportu,

c) oznaczenie komórki organizacyjnej,

d) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

e) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

2) dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) kolejny numer sprawy,

c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

d) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

g) datę wszczęcia sprawy,

h) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

i) imię i nazwisko aktualnie prowadzącego daną sprawę,

j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.

2. System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla:

1) dowolnie wybranych okresów chronologicznych;

2) dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezależnie od tego jakiego rzędu jest to klasa.

§ 32. W przypadku spraw, o których mowa w § 3 ust. 2.

1) spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywana w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt;

2) na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki z wyłączeniem spraw przedmiotów własności przemysłowej;

3) dopuszcza się, w sytuacji znikomej liczby spraw (od 1 do 10) założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt, prowadzenie teczek aktowych przez okres dłuższy niż jeden rok; w takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw;

4) dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu i przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej; w takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw;

5) w przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe);

6) dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

§  33. 

1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa, lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych, przejmuje nowa komórka organizacyjna.

3. W sytuacji zmiany znaku sprawy przy ponownym założeniu sprawy, przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i odnotowuje krzyżowo znaki spraw. Wymagane jest dokonanie połączenia tych spraw w systemie EZD. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego dokumentacji znaku sprawy.

4. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się dla spraw przedmiotu własności przemysłowej.

Rozdział  6

Załatwianie spraw

§  34. 

1. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

1) sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy oraz

2) odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD.

2. Forma ustnego załatwiania spraw może być stosowana w odniesieniu do spraw, niewymagających sporządzenia pisemnej odpowiedzi.

§  35. 

1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

2. Pismo w sprawie przygotowuje się z uwzględnieniem następujących zasad:

1) pismo sporządza się z odpowiednim nagłówkiem oznaczającym twórcę pisma (Prezes, Zastępca Prezesa, Dyrektor Generalny Urzędu, Urząd z nazwą komórki organizacyjnej) - umieszczonym w lewym górnym rogu;

2) dopuszcza się umieszczenie wizerunku orła ustalonego dla godła państwowego;

3) w lewym górnym rogu pod nagłówkiem umieszcza się znak sprawy;

4) pod treścią pisma z lewej strony umieszcza się informacje o liczbie załączników, a następnie rozdzielnik;

5) dopuszcza się umieszczenie pod rozdzielnikiem danych identyfikacyjnych prowadzącego sprawę lub sporządzającego czystopis pisma wraz z numerem telefonu;

6) w dolnej stopce pisma po prawej stronie umieszcza się numerację stron pisma.

3. Jeżeli obowiązuje wzór lub formularz określony odrębnymi przepisami, zasady, określone w ust. 2, stosuje się jeśli nie są sprzeczne z danym formularzem lub wzorem.

4. W przypadku, gdy prowadzącym sprawę jest Prezes, Zastępca Prezesa, tub kierownik komórki organizacyjnej, czystopis pisma może sporządzić właściwy sekretariat lub wyznaczony pracownik.

§  36. 

1. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności poza siedzibą Urzędu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3) wiadomości poczty elektronicznej, o których mowa w § 16 ust. 2 pkt 2 lit. b;

4) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez osoby upoważnione oraz uwagi i adnotacje tych osób odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie;

5) inne materiały znaczące dla sprawy.

2. Prowadzący sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek i pism włączonych do niej, w tym:

1) nadaje sprawie tytuł;

2) wpisuje metadane dotyczące przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 2-5, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w załączniku nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;

3) uzupełnia metadane przesyłek wpływających, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;

4) wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części B załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

Rozdział  7

Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism

§  37. 

1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD.

2. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.

4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;

2) ustnie;

3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

§  38. 

1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej poza Urząd akceptujący podpisuje pismo podpisem elektronicznym, który identyfikuje go w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy o informatyzacji, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu lub dopuszczają możliwość użycia innego rodzaju podpisu.

2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.

3. Jeżeli pismo, o którym mowa w ust. 1, jest częścią akt sprawy, o których mowa w § 3 ust. 2, to prowadzący sprawę drukuje i podpisuje pismo (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy), na którym umieszcza się informację, co do sposobu wysyłki - np. doręczenie elektroniczne.

§  39. 

1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

1) wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;

2) podpisanie odręczne wydruku lub stworzenie odpisu.

2. Wydruk, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).

3. Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym, który identyfikuje akceptującego w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu lub dopuszczają możliwość użycia innego rodzaju podpisu.

4. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa w ust. 3.

5. Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.

6. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba, że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w Urzędzie takiego egzemplarza. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym przesyłek wychodzących odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

7. Jeżeli pismo przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej stanowi część akt sprawy, o których mowa w § 3 ust. 2, sporządza się dwa egzemplarze pisma (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy).

8. Wysyłki korespondencji w postaci nieelektronicznej dokonuje wyłącznie Kancelaria Ogólna. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy Kancelaria Ogólna umieszcza informację o przyjęciu do wysyłki lub doręczeniu z datą dzienną.

§ 40. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysłane;

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;

2) przez punkt kancelaryjny.

§  41. 

1. Pisma przeznaczone do wysyłki na nośniku papierowym wysyłane są przez punkt kancelaryjny.

2. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację o przyjęciu do wysyłki lub odbiorze osobistym.

3. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy egzemplarz pisma wychodzącego - w przypadku spraw procedowanych na papierze.

Rozdział  8

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  42. 

1. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.

2. Dokumentację w postaci elektronicznej nie dotyczącą przedmiotów własności przemysłowej uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Dokumentację w postaci elektronicznej dotyczącą przedmiotów własności przemysłowej uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po ostatecznym bądź prawomocnym zakończeniu sprawy.

4. Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji archiwalnej, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie.

5. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, kwalifikowana jest do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.

6. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji archiwalnej, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie.

7. W przypadku dokumentacji, o której mowa w § 3 ust. 2, która nie dotyczy spraw przedmiotów własności przemysłowej, jest ona przekazywana do archiwum zakładowego po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji archiwalnej. Jeżeli jest ona niezbędna do bieżącej pracy można ją pozostawić w komórce organizacyjnej, wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego.

8. W przypadku dokumentacji, o której mowa w § 3 ust. 2, która dotyczy spraw przedmiotów własności przemysłowej jest ona przekazywana do archiwum zakładowego po ostatecznym bądź prawomocnym zakończeniu sprawy, w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji archiwalnej. Jeżeli jest ona niezbędna do bieżącej pracy można ją pozostawić w komórce organizacyjnej, wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego.

§  43. 

1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych, o których mowa w § 3 ust. 2, powinna być opisana.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1) pełnej nazwy Urzędu oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej kończącej sprawę - na środku u góry;

2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 27 ust. 6, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw - po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B - również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku;

5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce - pod tytułem;

6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.

3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa:

1) w § 32 pkt 4 - tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;

2) w § 32 pkt 5 - tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);

3) w § 32 pkt 6 - zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

§  44. 

1. Wewnątrz teczki aktowej, niedotyczącej przedmiotów własności przemysłowej, o której mowa w § 43, akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki.

2. Dokumentacja akt przedmiotów własności przemysłowej przeznaczona do przekazania do archiwum powinna być ułożona wg kolejności spisu pism i dokumentów zawartych w teczce w układzie chronologicznym - najstarsze pisma powinny się znaleźć na spodzie.

3. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

Rozdział  9

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Urzędu lub jego reorganizacji

§  45. 

1. W przypadku, gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności Urzędu lub do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowego podmiotu Dyrektor Generalny Urzędu zawiadamia o tym fakcie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

2. W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez nową komórkę:

1) akta spraw niezakończonych w postaci elektronicznej właściwa komórka przekazuje w systemie EZD nowej komórce organizacyjnej z pełnymi uprawnieniami do zarządzania aktami sprawy;

2) akta spraw niezakończonych w postaci nieelektronicznej właściwa komórka przekazuje protokolarnie nowej komórce organizacyjnej.

3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z § 33 ust. 3.

4. Pozostała dokumentacja, z wyłączeniem dokumentacji praw własności przemysłowej jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

Załącznik Nr  1

CZĘŚĆ  A

- STRUKTURA METADANYCH OPISUJĄCYCH PRZESYŁKĘ WPŁYWAJĄCĄ

L.p.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*
1.	Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki w tym:
1a	Nazwa pomiotu niebędącego osobą fizyczną	Tekst	Wymagane, jeżeli nie określono w 1b
1b	Imię i nazwisko osoby fizycznej		Wymagane, jeżeli nie określono 1a
2.	Adres podmiotu, o którym mowa w pkt 1, a w tym:
2a	Kod pocztowy	Tekst		Wymagane, jeżeli jest
2b	Miejscowość	Tekst		Wymagane
2c	Ulica	Tekst		Wymagane, jeżeli jest
2d	Budynek	Tekst		Wymagane, jeżeli jest
2e	Lokal	Tekst		Wymagane, jeżeli jest
2f	Skrytka pocztowa (nr skrytki pocztowej w urzędzie pocztowym)	Tekst		Wymagane, jeżeli jest
2g	Kraj	Tekst		Wymagane
2h	e-mail (adres poczty elektronicznej)	Tekst		Wymagane - jeśli jest możliwe do ustalenia
2i	Adres skrytki e-PUAP	Tekst		Wymagane - jeśli jest możliwe do ustalenia
3.	Dane identyfikacyjne podmiotu:
3a	NIP			Wymagane, jeżeli jest dla podmiotów wskazanych w rozporządzeniach wykonawczych do ustawy Prawo własności przemysłowej
3b	PESEL			jw.
3c	REGON			jw.
4.	Data widniejąca na piśmie - Data pisma	Data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana		Wymagane
5.	Data nadania przesyłki - Data stempla pocztowego	Data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana		Wymagane, jeżeli jest
6.	Data wpływu przesyłki - Data wpłynięcia	Data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia		Wymagane
7.	Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisana automatycznie) - Data wprowadzenia	Data i czas w formacie RRRR-MM-DD hh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund,		Wymagane
8	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu - UNP	Tekst bez spacji rozdzielony znakiem (-), gdzie przed znakiem (-) oznaczony jest rok przesyłki a za znakiem (-) oznaczony jest numer przesyłki w danym roku kalendarzowym. Na przykład: 2012-00001		Wymagane
9.	Tytuł (Opis) - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład nr zgłoszenia przedmiotu własności przemysłowej)	Tekst		Wymagane
10.	Ilość załączników	Liczba naturalna		Wymagane, jeśli są
11.	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny		Wymagane
12.	Format	Tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu		Wymagane dla dokumentów elektronicznych
13.	Uwagi (Komentarze) - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowane przesyłki wpływającej (na przykład: kopia, załączona płyta CD zapisana 500 MB, załączony film na płycie DVD)	Tekst		Opcjonalne
14.	Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego słownika (na przykład list, fax, mail, osobiście, elektroniczna skrzynka podawcza)	Tekst		Wymagane
15.	Typ (wg Dublin Core Metadata lnitiative. Typ Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy	Automatyczne mapowanie na podstawie załącznika głównego		Wymagane
18.	Znak nadany przesyłce (Sygnatura nadawcy) przez podmiot odpowiedzialny za jej treść	Tekst		Wymagane, jeżeli jest

CZĘŚĆ  B

- STRUKTURA METADANYCH OPISUJĄCYCH PRZESYŁKĘ WYCHODZĄCĄ

L.p.	Nazwa elementu	Sposób zapisu		Wymagalność
1.	Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki w tym:
1a	Imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD tj. przygotowanie projektu pisma, akceptacja pisma	Tekst wpisany automatycznie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika		Wymagane
1b	Stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, ok. których mowa w 1a	Tekst wpisany automatycznie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika		Wymagane
2.	Oznaczenie adresata, w tym:
2a	Nazwa podmiotu niebędącego osobą fizyczną	Tekst		Wymagane, jeśli nie określono 2b
2b	Nazwisko i imię osoby fizycznej	Tekst		Wymagane, jeżeli nie określono 2a
3.	Adres podmiotu, o którym mowa w pkt 1, a w tym:
3a	Kod pocztowy	Tekst		Wymagane, jeżeli jest
3b	Miejscowość	Tekst		Wymagane
3c	Ulica	Tekst		Wymagane, jeżeli jest
3d	Budynek	Tekst		Wymagane, jeżeli jest
3e	Lokal	Tekst		Wymagane, jeżeli jest
3f	Skrytka pocztowa (nr skrytki pocztowej w urzędzie pocztowym)	Tekst		Wymagane, jeżeli jest
3g	Kraj	Tekst		Wymagane
3h	e-mail (adres poczty elektronicznej)	Tekst		Wymagane - jeśli jest możliwe do ustalenia
3i	Adres skrytki e-PUAP	Tekst		Wymagane - jeśli jest możliwe do ustalenia
4.	Data widniejąca na piśmie - Data pisma	Data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia.		Wymagane
5.	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu - UNP	Tekst bez spacji rozdzielony znakiem (-), gdzie przed znakiem (-) oznaczony jest rok przesyłki a za znakiem (-) oznaczony jest numer przesyłki w danym roku kalendarzowym. Na przykład: 2012-00001		Wymagane
6.	Tytuł (Opis) - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład wezwanie, decyzja, faktura)	Tekst		Wymagane
7.	Dostęp - określenie dostępu		możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	Wymagane
8.	Format		Tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	Wymagane
9.	Uwagi (Komentarze) - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki (na przykład: załączona płyta CD zapisana 500 MB, załączony film na płycie DVD)		Tekst	Opcjonalne
10.	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Typ Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy		Automatyczne mapowanie na podstawie załącznika głównego	Wymagane
11.	Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego słownika (na przykład list, fax, mail, osobiście, elektroniczna skrzynka podawcza)		Tekst	Wymagane

CZĘŚĆ  C

- STRUKTURA METADANYCH OPISUJĄCYCH ELEMENTY AKT SPRAWY NIEBĘDĄCE PRZESYŁKAMI

L.p.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność
1.	Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść
1a	Imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD tj. przygotowanie projektu pisma, akceptacja pisma	Tekst wpisany automatycznie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika	Wymagane
1b	Stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a	Tekst wpisany automatycznie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika	Wymagane
2.	Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisana automatycznie) - Data wprowadzenia	Data i czas w formacie RRRR-MM-DD hh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund,	Wymagane
3.	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu - UNP	Tekst bez spacji rozdzielony znakiem (-), gdzie przed znakiem (-) oznaczony jest rok przesyłki a za znakiem (-) oznaczony jest numer przesyłki w danym roku kalendarzowym. Na przykład: 2012-00001	Wymagane
4.	Tytuł (Opis) - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład odpis z KRS, faktura)	Tekst	Wymagane
5.	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	Wymagane
6.	Format	Tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	Wymagane
7.	Uwagi (Komentarze) - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej (na przykład: załączona płyta CD zapisana 500 MB, załączony film na płycie DVD)	Tekst	Opcjonalne
8.	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Typ Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy	Automatyczne mapowanie na podstawie załącznika głównego	Wymagane

CZĘŚĆ  D

- STRUKTURA METADANYCH OPISUJĄCYCH SPRAWĘ

L.p.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność
1.	Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść
1a	Imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę	Tekst wpisany automatycznie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika	Wymagane
1b	Stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a	Tekst wpisany automatycznie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika	Wymagane
2.	Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisana automatycznie) - Data wprowadzenia sprawy	Data i czas w formacie RRRR-MM-DD, hh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund,	Wymagane
3.	Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika	Data i czas w formacie RRRR-MM-DD, hh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia. Na przykład: 2012-08-04	Wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy
4.	Znak sprawy (zapisany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt lub unikatowy numer dla przedmiotów własności przemysłowej)	Zgodnie z zapisami określonymi w Instrukcji Kancelaryjnej	Wymagane
5.	Tytuł (Temat sprawy) - zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy	Tekst	Wymagane
6.	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	Wymagane
7.	Format	Ustalona wartość "Multipart/Head-Set"	Wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy
8.	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Typ Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy	Automatyczne mapowanie na podstawie załącznika głównego	Wymagane

* Wymagalność elementu metadanych oznacza obowiązek jego określenia, jeżeli to określenie jest możliwe

Załącznik Nr  2

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu	Rozdzielczość	Ilość bitów na piksel	Format	Kompresja
teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenie* format A4 do A3	150 dpi	1 bit (czarno-białe)	wielostronicowy TIFF, wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub bezstratna
rękopisy A4 do A3	200 dpi	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy TIFF, wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno)	1600 pikseli na dłuższym boku	8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit	JPG	≥ 50%
teksty drukowane -czarno-białe, mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	1 bit	wielostronicowy TIFF, wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub bezstratna
rękopisy mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy TIFF, wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
materiały wielkoformatowe większe od A3	200 dpi	dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości	JPG DJVU	≥ 50%
Teksty drukowane w których kolor ma znaczenie **	200 dpi	8 bit - kolor	wielostronicowy TIFF, wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
Fotografia kolorowa	2500 pikseli na dłuższym boku	24 bit - kofor	JPG	≥ 50%

* To znaczy, że kolor nie ma znaczenia dla zrozumienia treści, na przykład gdy cały tekst jest w jednym kolorze, a jedynie nagłówki, stopki, podpisy itp. są w innym kolorze.

** Na przykład fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem, tekst zawiera kolorowe rysunki itp.

ZAŁĄCZNIK Nr  2  ⁴  

W porozumieniu

Władysław Stępniak

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

na podstawie § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375) dnia 4 sierpnia 2014 r.

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT URZĘDU PATENTOWEGO RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

Symbol klasyfikacyjny				Hasło klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna dokumentacji		Uwagi
					w komórce merytorycznej	w innych komórkach
1	2	3	4	5	6	7	8
0				Zarządzanie
	00			Organy kolegialne
		000		Posiedzenia Kierownictwa UPRP	A	Bc	Protokoły z posiedzeń, wnioski i wytyczne
		001		Posiedzenia Kolegium Ekspertów	A	Bc	Protokoły z posiedzeń, uchwały Kolegium Ekspertów
		002		Posiedzenia Zespołów i komisji roboczych własnych	A	Bc	Protokoły z posiedzeń, wytyczne i wnioski
	01			Organizacja UPRP. Zarządzanie dokumentacją w UPRP. Obsługa kancelarii tajnej i ochrona informacji niejawnych
		010		Podstawy prawne działalności UPRP	A	Bc	Przepisy dotyczące bezpośrednio działalności UPRP
		011		Organizacja
			0110	Organizacja UPRP	A	Bc	Statuty, regulaminy organizacyjne, wnioski i decyzje dotyczące zmian organizacyjnych, schematy organizacyjne
			0111	Zarządzanie Jakością i Przeciwdziałanie Zagrożeniom Korupcyjnym	A	Bc	Procedury procesu głównego i procesów wspomagających i zarządczych oraz analizy ryzyka korupcyjnego
			0112	Przekazywanie funkcji i obowiązków	B5	Bc	Pełnomocnictwa decyzyjne (upoważnienia), protokoły zdawczo-odbiorcze
		012		Zarządzanie dokumentacją w UPRP
			0120	Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo	A	Bc
			0121	Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji	B3	Bc	Rejestry wpływającej i wysyłanej korespondencji, wykazy wpływów, pocztowe książki nadawcze, dowody doręczeń i opłat pocztowych, rejestry przesyłek zwykłych, rejestry paczek, rejestry paczek, kartoteka listów zastrzeżonych
			0122	Wzory odcisków pieczęci i stempli	A	Bc
			0123	Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym	A	Bc	Spisy zdawczo-odbiorcze akt, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
			0124	Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego	A	BC	Spisy materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego
			0125	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	A	Bc	Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia,
			0126	Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym	A	Bc
			0127	Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym	B2	Bc	Ewidencja udostępnianych akt z archiwum zakładowego dla potrzeb komórek organizacyjnych Urzędu oraz udostępnianie osobom i podmiotom zewnętrznym
			0128	Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym	A	BC
		013		Ochrona informacji niejawnych
			0130	Rejestr teczek w kancelarii tajnej	A	Bc
			0131	Dzienniki i książki ewidencyjne dokumentacji niejawnej	B10	BC	Dokumenty ewidencyjne materiałów niejawnych
			0132	Przepisy dotyczące ochrony informacji niejawnych oraz wyjaśnienia i poradnictwo	B10	Bc
			0133	Przepisy dotyczące Szczególnych Wymagań Bezpieczeństwa i Procedur Bezpiecznej Eksploatacji dla systemów i sieci teleinformatycznych przeznaczonych do przetwarzania informacji niejawnych	B5	Bc	Korespondencja Pięcioletni termin przechowywania należy liczyć od daty dezaktualizacji przepisów lub upływu terminu ważności akredytacji systemu lub sieci teleinformatycznej.
			0134	Plan ochrony informacji niejawnych, dokumentacja określająca poziom zagrożeń	B40	Bc
			0135	Akta postępowania sprawdzającego	B20	Bc	Okres 20 lat należy liczyć od daty zakończenia zwykłego (kontrolnego) postępowania sprawdzającego przeprowadzonego przez pełnomocnika
			0136	Stan ochrony informacji niejawnych, zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych i szacowanie ryzyka w tym zakresie	B5	Bc	Protokoły kontroli, notatki, korespondencja, opracowania, dokumentacja
			0137	Certyfikaty bezpieczeństwa pomieszczeń i sprzętu	B10	Bc	Dokumentacja związana z wydawaniem certyfikatów bezpieczeństwa pomieszczeń i sprzętu wykorzystywanego do przetwarzania informacji niejawnych
			0138	Przegląd, znoszenie i zmiana klauzuli materiałów zawierających informacje niejawne	BE5	Bc	Protokoły przekazania i zniszczenia dokumentów niejawnych, notatki, korespondencja
	02			Legislacja i obsługa prawna UPRP
		020		Prace legislacyjne związane z przepisami dotyczącymi ochrony własności przemysłowej i rzeczników patentowych	A	BC	Przygotowywanie projektów aktów prawnych dotyczących ochrony własności przemysłowej i rzeczników patentowych, uzasadnienie, ocena skutków regulacji prawnej, uwagi, korespondencja
		021		Wewnętrzne akty prawne UPRP	A	Bc	Akty prawne wydane przez Prezesa i Dyrektora Generalnego oraz ewidencja tych aktów, Dziennik Urzędowy
		022		Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych	B5	Bc
		023		Przygotowywanie opinii prawnych	BB	Bc	Opinie opracowane przez komórkę prawną oraz stanowiska radców prawnych w sprawach nieobjętych innymi klasami
		024		Sprawy sądowe przed sądami powszechnym i trybunałami	BE10	Bc	m.in. sprawy w postępowaniu cywilnym i z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Okres przechowywania liczy się od daty prawomocnego orzeczenia sądu lub umorzenia sprawy
		025		Sprawy sądowe w postępowaniu administracyjnym	BE10	Bc	Skargi do WSA i NSA, korespondencja. Okres przechowywania liczy się od daty prawomocnego orzeczenia lub umorzenia
		026		Analizy krajowych i międzynarodowych aktów prawa dotyczących ochrony własności przemysłowej i rzeczników patentowych	A	Bc	Analizy porównawcze krajowych uregulowań prawnych z regulacjami międzynarodowymi ze szczególnym uwzględnieniem ich zgodności z prawem unijnym
	03			Planowanie i sprawozdawczość. Analizy i zestawienia statystyczne			Nie dotyczy planów i sprawozdań finansowo-księgowych
		030		Plany i sprawozdania UPRP
			0300	Plany działalności UPRP	A	Bc	Plany działalności komórek organizacyjnych i całego Urzędu. Jeżeli plany cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych z planami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie planowania cząstkowego zakwalifikować do kategorii B5
			0301	Plany, programy i realizacja przedsięwzięć promocyjnych	BE10	Bc	Konferencje, seminaria, warsztaty szkoleniowe, wykłady, wystawy itp.
			0302	Sprawozdania z działalności UPRP	A	Bc	Sprawozdania z działalności komórek organizacyjnych UPRP, kwalifikacja jak przy klasie 0300
		031		Analizy działalności UPRP	A	Bc	Analizy działalności komórek organizacyjnych UPRP.
		032		Opracowania danych statystycznych z działalności Urzędu	A	Bc	Dokumentacja źródłowa i opracowania danych statystycznych z działalności Urzędu i z działalności komórek organizacyjnych Urzędu
	04			Obsługa informatyczna UPRP
		040		Projektowanie i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych	B10	Bc
		041		Umowy na projekty modułów, programy, systemy informatyczne i bazy danych	B5	Bc	Dokumenty przetargowe, umowy. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy
		042		Licencje na oprogramowanie i na systemy teleinformatyczne	B2	Bc	Dwuletni termin przechowywania należy liczyć od daty wygaśnięcia licencji
		043		Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania
			0430	Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych i oprogramowania	A	Bc
			0431	Ewidencja stosowanych systemów i programów	A	Bc
			0432	Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów	B5	Bc
		044		Eksploatacja sprzętu i urządzeń teleinformatycznych			W tym eksploatacja środków łączności stacjonarnej, środków łączności satelitarnej i telefonów mobilnych
			0440	Serwis techniczny sprzętu i urządzeń teleinformatycznych	B5	Bc
			0441	Ewidencja sprzętu i urządzeń teleinformatycznych	B5	Bc
		045		Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych
	05			Skargi i wnioski
		050		Rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli	BE10	Bc	Klasa dotyczy zarówno skarg i wniosków przesyłanych pisemnie, jak i zgłoszonych ustnie. Każda skarga lub wniosek stanowią osobną sprawę, w ramach której należy gromadzić pełną dokumentację tej sprawy. Nie dotyczy skarg i wniosków w sprawach własności przemysłowej
		051		Rejestr skarg i wniosków	A	Bc
	06			Informacja o działalności UPRP
		060		Obsługa prasowa UPRP	BE10	Bc	Zawiadomienia, zaproszenia, korespondencja z mediami, listy uczestników konferencji, wykazy adresograficzne mediów, relacje z konferencji, teksty wywiadów i wystąpień, artykuły do publikacji, odpowiedzi na zapytania mediów
		061		Dostęp do informacji publicznej	B5	Bc	Wnioski o udostępnienie informacji publicznej
		062		Informacje z zakresu informatyzacji Urzędu dla zewnętrznych użytkowników	B2	Bc	Np. wyjaśnienia, interpretacje i opinie dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji
		063		Biuletyn Informacji Publicznej	B5	Bc
		064		Wizyty i spotkania reprezentacyjne Prezesa i członków kierownictwa UPRP	B2	Bc	Korespondencja w sprawie objęcia patronatem honorowym oraz zawiadomienia o wizytach i spotkaniach w sprawach nieobjętych innymi klasami
	07			Współpraca z krajowymi instytucjami
		070		Współpraca z Sejmem i Senatem RP
			0700	Odpowiedzi na interpelacje i zapytania poselskie oraz oświadczenia senatorskie skierowane do Prezesa UPRP	A	Bc
			0701	Opracowania UPRP dla komisji sejmowych 1 senackich oraz udział w posiedzeniach	A	Bc
		071		Współpraca z organami administracji rządowej dotycząca polityki rządu w zakresie ochrony własności intelektualnej	A	Bc	Sprawy związane między innymi z nadzorem nad Urzędem Patentowym, nad poszczególnymi obszarami własności intelektualnej, funkcjonowaniem służby cywilnej itp.
		072		Współpraca z organami ścigania i wymiaru sprawiedliwości w prowadzonych przez nie sprawach w obszarze własności przemysłowej	B3	Bc	Korespondencja, m.in. odpowiedzi na zapytania organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości, służb celnych, administracji podatkowej i kontroli skarbowej, komorników oraz syndyków
		073		Umowy z ośrodkami informacji patentowej w celu realizacji wspólnych zadań i wymiany doświadczeń	A	Bc	Umowy, korespondencja oraz realizacja wspólnych projektów
	08			Współpraca z zagranicznymi instytucjami
		080		Umowy międzynarodowe o współpracy w dziedzinie ochrony własności przemysłowej	A	Bc	Teksty umów i porozumień oraz dokumentacja merytoryczna negocjacji w sprawie ich zawarcia (założenia, instrukcje do rokowań, protokoły rozmów, sprawozdania), korespondencja
		081		Udział w realizacji zadań i posiedzeniach organów organizacji międzynarodowych działających na rzecz ochrony własności przemysłowej
			0810	Udział w realizacji zadań i posiedzeniach organów Światowej Organizacją Własności Intelektualnej (WIPO)	A	Bc	materiały z prac Organizacji, sprawozdania z udziału w pracach tych organizacji, własne opracowania przygotowane dla tych organizacji, korespondencję merytoryczną.
			0811	Udział w realizacji zadań i posiedzeniach organów Europejskiego Urzędu Patentowego (EPO)	A	Bc	Jak w klasie 0810
			0812	Udział w realizacji zadań i posiedzeniach organów Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (OHIM)	A	Bc	Jak w klasie 0810
		082		Współpraca z organami Rady Unii Europejskiej
			0820	Udział w pracach grup roboczych Rady Unii Europejskiej, komitetów oraz Komisji Europejskiej w sprawach ochrony własności przemysłowej	A	Bc	instrukcje dla przedstawicieli UPRP, sprawozdania z prac, notatki, opracowania przygotowane dla tych organów, korespondencja merytoryczna
			0821	Opiniowanie projektów dokumentów rządowych dotyczących współpracy z instytucjami Unii Europejskiej w sprawach ochrony własności przemysłowej i rzeczników patentowych	BE10	Bc	Projekty dokumentów rządowych, opinie, uwagi, korespondencja
			0822	Współpraca dwustronna i wielostronna z urzędami ochrony własności przemysłowej w zakresie realizacji wspólnych zadań	A	Bc	umowy o współpracy, protokoły i sprawozdania, notatki, własne opracowania przygotowane w ramach współpracy dwustronnej i wielostronnej, korespondencję merytoryczną
		083		Zagraniczne wyjazdy służbowe pracowników UPRP	BS	Bc	Korespondencja, sprawozdania
		084		Wizyty delegacji zagranicznych	B5	Bc
	09			Kontrola, audyt, kontrola zarządcza w UPRP
		090		Zasady i tryb przeprowadzania kontroli	A	Bc	Kat. A dotyczy wewnętrznych przepisów
		091		Kontrole wewnętrzne i kontrole przeprowadzone przez podmioty zewnętrzne w UPRP	A	BC	Kat .A dokumenty pokontrolne
		092		Zasady i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego	A	Bc
		093		Dokumentacja audytu zewnętrznego i wewnętrznego	A	Bc	Raporty, wnioski, zalecenia, notatki, korespondencja merytoryczna
		094		Plany działalności i realizacja kontroli zarządczej	A	Bc	Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej
1				Sprawy osobowe UPRP
	10			Zasady pracy i płac w UPRP
		100		Przepisy zewnętrzne w sprawie wynagrodzenia i premiowania pracowników	B5	Bc
		101		Przepisy własne w sprawie wynagrodzenia i premiowania pracowników	A	Bc	W tym regulaminy pracy
	11			Zatrudnienie
		110		Rekrutacja i zatrudnienie	B3	Bc	Ogłoszenia do biuletynu, oferty kandydatów, wnioski o przyjęcie do pracy, korespondencja
		111		Etatyzacja	A	Bc
		112		Opisy i wartościowanie stanowisk pracy	A	Bc	Opisy stanowisk pracy, analizy i zestawienia wyników wartościowania
		113		Oceny okresowe pracowników UPRP	B5	Bc
		114		Nagrody, kary	B*		Kopie pism o przyznaniu nagród i kar odkłada się do akt osobowych (klasa 120),pisma o karach są usuwane z akt osobowych zgodnie z przepisami *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 002.
		115		Odznaczenia pracowników	B10	Bc	Wnioski o nadanie odznaczeń i orderów oraz korespondencja
		116		Awanse i przeszeregowania pracowników	B10	Bc	Wnioski, decyzje
	12			Akta osobowe pracowników UPRP	BE10	Bc	Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę. Jeśli akta osobowe prowadzone są w postaci elektronicznej, to ich archiwizacja odbywa się również w postaci elektronicznej, przy czym dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii BE50
	13			Bezpieczeństwo i higiena pracy
		130		Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy	B10	Bc	Protokoły, orzeczenia. Dokumentacja wypadków śmiertelnych i zbiorowych - kat. A
		131		Badania czynników szkodliwych dla zdrowia pracowników w środowisku pracy	B50	Bc	Rejestr pomiarów czynników szkodliwych, karty pomiarów,
		132		Inspekcja warunków pracy	B10	Bc	Protokoły i decyzje komisji ds. bezpieczeństwa i higieny pracy, korespondencja
		133		Szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy	B5	Bc
	14			Szkolenie pracowników UPRP. Doskonalenie zawodowe
		140		Organizacja szkolenia pracowników UPRP	B5	Bc	Oferty instytucji szkoleniowych, umowy z instytucjami szkoleniowymi, korespondencja
		141		Świadectwa udziału w szkoleniach	B50	Bc	Zaświadczenia po przeprowadzonych szkoleniach, praktykach, stażach i egzaminach (z wyjątkiem dokumentów dot. pracowników, które wpinane są do akt osobowych)
		142		Doskonalenie zawodowe
			1420	Staże zawodowe aplikantów	B5	Bc	Korespondencja z instytucjami szkoleniowymi
			1421	Egzaminy kandydatów na ekspertów	B50	Bc	Wyniki egzaminu do akt osobowych
			1422	Indywidualne Programy Rozwoju Zawodowego	B50	Bc
	15			Wykorzystanie czasu pracy
		150		Dowody obecności w pracy	B10	Bc	Listy obecności
		151		Absencja	B10	Bc	Kat. B3 dotyczy kopii zaświadczeń lekarskich o niezdolności do pracy i rejestru tych zaświadczeń
		152		Urlopy pracownicze	B10	Bc	Wnioski urlopowe
		153		Ewidencja delegacji służbowych	B5	Bc
	16			Świadczenia socjalno-bytowe
		160		Regulaminy świadczeń socjalno-bytowych pracowników	B5	Bc
		161		Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych	B5	-
	17			Ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne
		170		Wnioski w sprawie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników, zaświadczenia o składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne	B10	Bc
		171		Emerytury i renty	B5	Bc	Wnioski o świadczenia emerytalne i rentowe, korespondencja
	18			Ochrona danych osobowych	B10	Bc	Korespondencja, zgłoszenia zbiorów danych osobowych
	19			Pracownicze Plany Kapitałowe	B10	Bc	Dokumentacja dotycząca PPK w tym: deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat, wnioski o dokonywanie wpłat, deklaracje uczestnika o zmianach warunków uczestnictwa w PPK
2				Administrowanie mieniem UPRP
	20			Administracja nieruchomości UPRP
		200		Dokumentacja prawna i techniczna obiektów UPRP	BE5	Bc	Okres przechowywania liczy się od momentu utraty obiektu; jeżeli dokumentacja dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii A
		201		Najem budynków i lokali	B5	Bc	Umowy najmu lub użyczenia, dowody opłat za wynajem, korespondencja. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy
		202		Usługi eksploatacyjne w obiektach UPRP	B5	Bc	Umowy dotyczące zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, ogrzewanie, utrzymania czystości, dozoru mienia, usług pocztowych, dowody opłat związanych z eksploatacją budynków i lokali, korespondencja. Okres przechowywania należy liczyć od daty wygaśnięcia umowy
		203		Remonty nieruchomości	B10	Bc	Wnioski, decyzje oraz umowy na wykonanie robót, kosztorysy ofertowe i powykonawcze, dokumentacja techniczna wykonawcza, protokoły odbioru robót, korespondencja
	21			Postępowanie o udzielenie zamówień publicznych
		210		Zasady i tryb udzielania zamówień publicznych	B10	Bc
		211		Postępowanie o udzielenie zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy i poza ustawowe do których stosuje się przepisy wewnętrzne	B5	Bc	Wnioski o udzielenie zamówień publicznych, ogłoszenia o wszczęciu postępowania przetargowego, oferty, protokoły postępowania o udzielenie zamówień publicznych, notatki komisji przetargowych, umowy o udzielenie zamówień publicznych, odwołań, skarg, zawiadomienia. Każde zamówienie stanowi osobną sprawę, w ramach której gromadzi się całość dokumentacji. Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
	22			Gospodarka materiałowo - eksploatacyjna
		220		Zaopatrzenie UPRP w sprzęt, urządzenia i materiały biurowe	B5	Bc	Decyzje dotyczące nabycia środków trwałych lub usług, zlecenia, dowody zakupu, protokoły odbioru towarów i usług, korespondencja
		221		Konserwacja i naprawy oraz dokumentacja techniczno-eksploatacyjna sprzętu i urządzeń	B5	Bc	Instrukcje obsługi, karty gwarancyjne, wnioski o likwidację. Termin przechowywania należy liczyć od daty wycofania sprzętu z eksploatacji. Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna samochodów służbowych - zobacz pozycja 231
		223		Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników	B5	Bc	Kartoteki imienne, dowody zmiany miejsc użytkowania środka trwałego wykazy
	23			Eksploatacja środków transportu	B5	Bc	Karty drogowe służbowych samochodów, karty eksploatacyjne Dla każdego pojazdu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą umowę w sprawie zakupu pojazdu, kartę rejestracji, dokumentację eksploatacyjną (przeglądy, naprawy), dokumentację opłat ubezpieczeniowych. Okres przechowywania liczy od daty wycofania pojazdu z eksploatacji
	24			Plany ochrony budynku UPRP i ewakuacji pracowników oraz organizacja systemu kontroli wejść i wyjść	B5	Bc
	25			Zarządzanie kryzysowe, sprawy obronne, obrona cywilna
		250		Zarządzanie kryzysowe	B10	Bc
		251		Przedsięwzięcia obronne	B10	Bc
		252		Obrona cywilna	B10	Bc
	26			Ochrona przeciwpożarowa
		260		Plany zabezpieczeń elektronicznych i sprzętu przeciwpożarowego	B5	Bc
		261		Instrukcje przeciwpożarowe	B5	Bc
3				Gospodarka finansowa UPRP
	30			Planowanie i sprawozdawczość
		300		Plany finansowe	A	Bc
		30ł		Sprawozdania finansowe i budżetowe miesięczne, kwartalne i roczne	A	Bc	sprawozdania okresowe - miesięczne i kwartalne, jeżeli zawierają się co do treści i zakresy w sprawozdaniach rocznych mogą być kwalifikowane do kat. B5
	31			Budżet UPRP	A	Bc
		310		Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe	A	Bc	Kat. A dotyczy własnych ustaleń, zewnętrzne przepisy - kat. B5
		311		Finansowanie i kredytowanie	B5	Bc
		312		Finansowanie inwestycji	B5	Bc
		313		Rozliczenie z budżetem	B5	Bc
	32			Finanse i księgowość
		320		Dokumentacja księgowa	B5	Bc
		321		Dokumentacja finansowa	B5	Bc
		322		Dowody księgowe	B5	Bc
		323		Dowody płacowe
			3230	Dokumentacja wynagrodzeń	B5	Bc	Materiały źródłowe do obliczania wysokości wynagrodzeń (potrącenia, zaliczki, składki z tytułu ubezpieczeń, podatki, nagrody, premie) . Umowy zlecenia i umowy o dzieło, rachunki, listy płatnicze. Dokumentację wynagrodzeń umów, których realizacja jest objęta ubezpieczeniem społecznym, przechowuje się 50 lat
			3231	Listy wynagrodzeń osobowych i bezosobowe pracowników UPRP oraz wypłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych	B10	Bc	Okres przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii B50
			3232	Karty zbiorcze wynagrodzeń pracowniczych	B10	Bc	Okres przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii B50
		324		Dowody kasowe	B5	Bc
		325		Dokumenty dotyczące środków trwałych	B5	Bc
	33			Księgowość majątkowa i materiałowo - towarowa
		330		Dowody księgowe środków trwałych	B5	Bc
		331		Dowody księgowe obrotu materiałowego	B5	Bc
		332		Wycena i przecena składników majątkowych	B5	Bc	Arkusze i protokoły spisu inwentaryzacyjnego, wnioski komisji inwentaryzacyjnej
		333		Potwierdzenie sald	B5	Bc
	34			Inwentaryzacja	B5	Bc
		340		Ogólne wytyczne i zasady przeprowadzania inwentaryzacji	B5	Bc	Zarządzenia wewnętrzne
		341		Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, spisy i protokoły spisu inwentaryzacyjnego	B5	Bc
		342		Różnice inwentaryzacyjne	B5	Bc
4				Informacje o systemie ochrony własności przemysłowej i informacja patentowa
	40			Informacje o systemie ochrony własności przemysłowej	BE5	Bc	Udzielanie informacji o systemie ochrony własności przemysłowej i odpowiedzi na pytania kierowane do UPRP, w tym również interpretacja przepisów, harmonogram spotkań klientów z ekspertami w ramach Punktu Kontaktowego Urzędu
	41			Działalność promocyjna w zakresie ochrony własności przemysłowej	A	Bc	Organizowanie i współorganizowanie konferencji, seminariów, warsztatów szkoleniowych dla określonych grup odbiorców oraz wystaw i konkursów. Kosztorysy przedsięwzięć promocyjnych, umowy, faktury, korespondencja
	42			Wydawnictwa własne, gromadzenie i udostępnianie publikacji patentowych
		420		Wydawnictwa własne
			4200	Publikacje wydawnicze UPRP	A	Bc	Jeden egzemplarz każdego tytułu wydawnictw periodycznych ("Biuletynu Urzędu Patentowego", "Wiadomości Urzędu Patentowego") i wydawnictw nieperiodycznych należy zakwalifikować do wieczystego przechowywania
			4201	Przygotowanie redakcyjne i wykonanie poligraficzne publikacji	B2	Bc	Opracowanie redakcyjne, opisy przedmiotów zamówień na zakup materiałów i usług poligraficznych, korespondencja w sprawach przygotowania publikacji oraz kalkulacja cen wydawnictw Urzędu
			4202	Rozpowszechnianie wydawnictw własnych	B5	Bc	Ewidencja zamówień, reklamacje sprzedaży, korespondencja z klientami, potwierdzenia realizacji zamówień
		421		Gromadzenie i udostępnianie informacji patentowej
			4210	Gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie zbiorów dokumentacji i literatury patentowej	B5	Bc	Umowy, korespondencja, zamówienia, ewidencja zamówień, faktury,
			4211	Gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie literatury naukowo-technicznej i prasy	B5	Bc	Umowy, korespondencja, zamówienia, ewidencja zamówień, faktury,
5				Udzielanie praw wyłącznych
	50			Zgłaszanie i udzielanie ochrony na przedmioty własności przemysłowej			Akta spraw dotyczące dokonania zgłoszenia, rozpatrywania, utrzymywania i ustania ochrony - w tym wnioski o ponowne rozpatrzenie sprawy, sprzeciwy i skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego i Naczelnego Sądu Administracyjnego.
		500		Wynalazki
			5000	Zgłaszanie i udzielanie ochrony na wynalazki w trybie krajowym	A	Bc	Zgłoszenia nieopublikowane zakończone decyzję negatywną - kat. B10
			5001	Wynalazki zgłoszone w trybie międzynarodowym (Polska jako kraj przyjmujący)	BE10	Bc
			5002	Zgłaszanie i udzielanie ochrony na wynalazki w trybie międzynarodowym (Polska jako kraj wyznaczony)	A	Bc
			5003	Walidacja patentu europejskiego	A	Bc
			5004	Wynalazki zgłoszone w trybie europejskim	BE10	Bc	Zgłoszenia o udzieleniu patentu europejskiego, tłumaczenia zastrzeżeń patentowych o tymczasową ochronę, konwersja europejskiego zgłoszenia patentowego, dotyczy spraw, które nie przechodzą w tryb krajowy
			5006	Sprzeciw wobec decyzji o udzieleniu patentu	BE10	Bc	Okres przechowywania należy liczyć od daty uprawomocnienia się decyzji w sprawie sprzeciwu
			5007	Wnioskowanie o ograniczenie patentu	BE10	Bc	Okres przechowywania należy liczyć od daty uprawomocnienia się decyzji w sprawie ograniczenia patentu
		501		Wzory użytkowe
			5010	Zgłaszanie i udzielanie ochrony na wzory użytkowe w trybie krajowym	A	Bc	Zgłoszenia nieopublikowane zakończone decyzję negatywną - kat. B10
			5011	Wzory użytkowe zgłoszone w trybie międzynarodowym (Polska jako kraj przyjmujący)	BE10	Bc
			5012	Zgłaszanie i udzielanie ochrony na wzory użytkowe w trybie międzynarodowym (Polska jako kraj wyznaczony)	A	Bc
			5013	Wzory użytkowe zgłoszone w trybie europejskim	BE10	Bc	Konwersja europejskiego zgłoszenia patentowego, dotyczy spraw, które nie przechodzą w tryb krajowy
			5014	Sprzeciw wobec decyzji o udzieleniu prawa ochronnego na wzór użytkowy	BE10	Bc	Okres przechowywania należy liczyć od daty uprawomocnienia się decyzji w sprawie sprzeciwu
			5015	Wnioskowanie o ograniczenie prawa ochronnego na wzór użytkowy	BE10	Bc	Okres przechowywania należy liczyć od daty uprawomocnienia się decyzji w sprawie ograniczenia prawa ochronnego
		502		Wzory przemysłowe
			5020	Zgłaszanie i udzielanie ochrony na wzory przemysłowe w trybie krajowym	A	Bc
			5021	Wspólnotowe wzory	B10	Bc	kopia dokumentacji zgłoszenia przekazanej do Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (OHIM)
			5022	Wzory przemysłowe zgłoszone w trybie międzynarodowym	A	Bc
			5023	Sprzeciw wobec decyzji o udzieleniu prawa z rejestracji wzoru przemysłowego	BE10	Bc	Okres przechowywania należy liczyć od daty uprawomocnienia się decyzji w sprawie sprzeciwu
		503		Znaki towarowe
			5030	Zgłaszanie i udzielanie ochrony na na znaki towarowe w trybie krajowym	A	Bc	Zgłoszenia nieopublikowane zakończone decyzją negatywną - kat. B10
			5031	Znaki towarowe zgłoszone w trybie międzynarodowym	B10	Bc
			5032	Znaki towarowe zarejestrowane w trybie międzynarodowym	A	Bc
			5033	Wspólnotowe znaki towarowe	B10	Bc	kopia dokumentacji zgłoszenia przekazanej do Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (OHIM)
			5034	Konwersja wspólnotowych znaków towarowych	B10	Bc	dotyczy spraw, które nie przechodzą w tryb krajowy
		504		Zgłaszanie i udzielanie ochrony na topografie układów scalonych	A	Bc
		505		Zgłaszanie i udzielanie ochrony na oznaczenia geograficzne	A	Bc
		506		Zgłaszanie i udzielanie ochrony na dodatkowe prawa ochronne	A	Bc
	51			Rejestry udzielonych praw wyłącznych
		510		Rejestr patentowy	A	-
		511		Wyodrębniona część rejestru patentowego (patenty europejskie)	A	-
		512		Rejestr dodatkowych praw ochronnych	A	-
		513		Rejestr wzorów użytkowych	A	-
		514		Rejestr znaków towarowych	A	-
		515		Rejestr wzorów zdobniczych	A	-
		516		Rejestr wzorów przemysłowych	A	-
		517		Rejestr topografii układów scalonych	A	-
		518		Rejestr oznaczeń geograficznych	A	-
	52			Prowadzenie postępowań spornych
		520		Postępowanie sporne w sprawach ochrony własności przemysłowej przed kolegiami orzekającymi	BE10	Bc	Okres przechowywania należy liczyć od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy
		521		Wokandy	35	Bc
6				Postępowanie związane z nadzorem nad działalnością samorządu rzeczników patentowych
	61			Postępowanie związane z prowadzeniem listy rzeczników patentowych	BE50	Bc	Decyzje o wpisie i o skreśleniu, informacje o zmianach na liście, akta osobowe rzeczników patentowych
	62			Lista rzeczników patentowych	A	Bc	Rejestr
	63			Nadzór nad działalnością samorządu rzeczników patentowych	A	Bc	Korespondencja
7				Wnioskowanie do organów państwowych o nadanie odznaczeń za zasługi dla wynalazczości	A	Bc	W tym rejestr nadanych odznak "Za zasługi dla wynalazczości", wnioski oraz korespondencja

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Zatwierdzam

Władysław Stępniak

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. Nr 123 z późn. zm.)

dnia 4 sierpnia 2014 r.

INSTRUKCJA

W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO URZĘDU PATENTOWEGO RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Urzędzie Patentowym RP, zwana dalej "instrukcją archiwalną", określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego w Urzędzie Patentowym RP oraz postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

§ 2. Użyte w instrukcji archiwalnej określenia oznaczają:

1)	archiwista		pracownika Urzędu Patentowego RP realizującego zadania archiwum zakładowego;
2)	archiwum zakładowe	-	archiwum zakładowe Urzędu Patentowego RP;
3)	EZD	-	elektroniczne zarządzanie dokumentacją - wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw, gromadzenie i tworzenie dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowane w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą archiwalną";
4)	informatyczny nośnik danych	-	informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;
5)	kierownik komórki organizacyjnej	-	osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań, a także osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy;
6)	komórka organizacyjna	-	wydzieloną organizacyjnie część Departamentu lub Biura np. wydział, zespół lub samodzielne stanowisko pracy;
7)	skład chronologiczny	-	uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania do systemu EZD;
8)	skład informatycznych nośników danych	-	uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej napływająca i powstająca w związku z załatwianiem spraw;
9)	system EZD	-	system teleinformatyczny, w ramach którego realizowane jest Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją;
10)	teczka aktowa	-	materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
11)	wykaz akt	-	jednolity rzeczowy wykaz akt Urzędu Patentowego RP.

§  3. 

1. Dokumentacja przekazywana i przechowywana w archiwum zakładowym musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona.

3. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

§  4. 

1. Archiwum zakładowe gromadzi i przechowuje materiały archiwalne (akta kategorii A) i dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B) ze wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu Patentowego RP,

2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych do obsługi dokumentacji będącej częścią akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności w celu:

1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i w celu sporządzania środków ewidencyjnych dokumentami przechowywanej w archiwum zakładowym;

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;

3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;

4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;

5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynie archiwum zakładowego;

6) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

3. Narzędzia informatyczne, o których mowa w ust. 2, mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej:

1) są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;

2) są zabezpieczone przed utratą przez co najmniej sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.

4. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno na co najmniej dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby stale dysponować co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.

5. Wymagania, określone w ust. 3, uważa się za spełnione, jeśli dla Urzędu Patentowego RP został opracowany i wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji, w którym określono wymagania bezpieczeństwa zgodnie z Polską Normą PN-ISO/IEC27001 oraz PN-ISO/IEC17799.

Rozdział  2

Organizacja i zadania archiwum zakładowego

§  5. 

1. W Urzędzie Patentowym RP funkcjonuje jedno archiwum zakładowe usytuowane w strukturze organizacyjnej urzędu.

2. Dla dokumentacji postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.

§ 6. Do zadań archiwum zakładowego należy:

1) przyjmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych;

b) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego;

c) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD;

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;

7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;

8) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazywaniu do właściwego archiwum państwowego;

9) sporządzanie rocznych planów i sprawozdań dotyczących działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;

10) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy sposobem tradycyjnym w postaci nieelektronicznej.

Rozdział  3

Obsada archiwum zakładowego

§  7. 

1. Archiwista jest odpowiedzialny za realizację zadań archiwum zakładowego, o których mowa w § 6.

2. Liczba pracowników archiwum zakładowego musi umożliwiać sprawną realizację zadań archiwum zakładowego.

3. W przypadku zatrudnienia w archiwum zakładowym co najmniej dwóch archiwistów można wyznaczyć spośród nich osobę koordynującą prace archiwum zakładowego.

4. Bezpośredni nadzór nad archiwistą sprawuje kierownik komórki organizacyjnej Urzędu Patentowego RP w strukturze której usytuowane jest archiwum zakładowe.

§  8. 

1. Archiwista powinien posiadać odpowiednie kwalifikacje, tj, co najmniej wykształcenie średnie i przeszkolenie archiwalne (co najmniej kurs archiwalny I stopnia) lub wykształcenie wyższe ze specjalizacją archiwalną i pogłębiać swą wiedzę zgodnie z potrzebami Urzędu Patentowego RP.

2. Archiwista powinien wykazać się znajomością systemów kancelaryjnych, według których była i jest prowadzona dokumentacja w Urzędzie Patentowym RP.

3. Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego (w szczególności fartucha i rękawiczek).

§ 9. W razie zmiany na stanowisku archiwisty, przekazanie archiwum zakładowego nowemu archiwiście lub osobie nadzorującej odbywa się protokolarnie.

Rozdział  4

Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego

§ 10. Lokal archiwum zakładowego składa się ze stałego miejsca do pracy dla archiwisty, miejsca do korzystania z dokumentacji oraz pomieszczenia magazynowego, przy czym stałe miejsce do pracy dla archiwisty oraz miejsce do korzystania z dokumentacji nie mogą znajdować się w pomieszczeniu magazynowym. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu akceptacji kierownika komórki organizacyjnej, dopuszcza się zorganizowanie pomieszczenia biurowego oraz pomieszczenia umożliwiającego korzystanie z dokumentacji na miejscu w pomieszczeniach pełniących funkcję magazynów, jeśli posiadają one okna.

§ 11. W pomieszczeniu magazynowym archiwum zakładowego do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej zapewnia się warunki do realizacji zadań archiwum zakładowego oraz zabezpieczenia przechowywanej w nim dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą; w szczególności pomieszczenie to powinno:

1) składać się z elementów konstrukcyjnych o odpowiedniej nośności i wytrzymałości;

2) być suche i zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;

3) posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;

4) być zabezpieczone przed włamaniem i dostępem osób nieuprawnionych;

5) być zabezpieczone przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia i dymu oraz wyposażone w gaśnice proszkowe odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;

6) być zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;

7) zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji, bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;

8) posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.

§  12. 

1. Pomieszczenia magazynowe wyposaża się w:

1) ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne) zabezpieczone przed korozją, usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;

2) drabinki lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek;

3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza.

2. Numerowanie regałów, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, polega na nadaniu unikatowej liczby rzymskiej regałom i unikatowej liczby arabskiej poszczególnym półkom w obrębie regału.

3. W pomieszczeniach magazynowych:

1) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;

2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen;

3) nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;

4) jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów;

5) należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku nr 1 do instrukcji archiwalnej;

6) należy rejestrować przynajmniej w dni robocze warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontrolować i analizować przynajmniej raz na dwa tygodnie;

7) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 13. Wstęp do pomieszczenia magazynowego archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty.

Rozdział  5

Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  14. 

1. Przyjęcie dokumentacji przez archiwum zakładowe oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację archiwum zakładowego.

2. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według ustalonego z archiwistą terminarza.

§  15. 

1. W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do:

1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;

2) przeprowadzenie procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) przeprowadzenie procedury przekazania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;

4) uzupełnienia metadanych, jeśli jest taka potrzeba.

2. Przekazanie uprawnień, o których mowa w ust. 1, może następować automatycznie po upływie okresu przewidzianego w § 42 instrukcji kancelaryjnej.

3. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 1, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.

4. System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień, o których mowa w ust. 1.

§  16. 

1. Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.

2. Spis zdawczo-odbiorczy nośników, o których mowa w ust. 1, powinien zawierać:

1) dla całego spisu:

a) nazwę komórki organizacyjnej przekazującej nośniki;

b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis;

c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład informatycznych nośników danych;

d) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego nośniki;

e) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową;

b) oznaczenie nośnika, o którym mowa w ust. 1;

c) określenie typu nośnika;

d) odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik;

e) numer seryjny nośnika, jeśli występuje.

§ 17. Przyjmowanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na jej przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) nazwę komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację;

b) informację, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, lub też czy jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo;

c) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis;

d) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny;

e) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację;

f) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową;

b) informację o skrajnych identyfikatorach przesyłek, o których mowa w § 10 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej;

c) rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle lub paczce.

§  18. 

1. Przejmowanie dokumentacji gromadzonej sposobem tradycyjnym w postaci nieelektronicznej, polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) nazwę komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację;

b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis;

c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację;

d) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację;

e) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową;

b) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (np. pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce;

c) rok założenia teczki aktowej;

d) rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej;

e) rok najpóźniejszego pisma w teczce;

f) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazywanych w ramach danej pozycji spisu;

g) oznaczenie kategorii archiwalnej.

2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.

3. W ramach podziału, o którym mowa w ust. 2, sporządza się odrębne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (np. dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb podmiotu lub zaleceń dyrektora właściwego archiwum państwowego, jeśli dane wymienione w ust. 1 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.

4. Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.

5. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w postaci elektronicznej w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 2.

6. Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:

1) w systemie teleinformatycznym archiwum zakładowego, jeśli system ten posiada taką funkcję, albo

2) na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.

7. Spis zdawczo-odbiorczy na nośniku papierowym sporządza się w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 2:

1) w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych,

2) w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.

8. Oprócz spisów na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 7, archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służy do przygotowania ich wydruku. Spis taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dane, o których mowa w § 4 ust. 3.

§  19. 

1. Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika.

2. Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD polega na:

1) sprawdzeniu kompletności akt spraw;

2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;

3) przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

4) uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

5) sprawdzeniu, czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej,

3. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na:

1) pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;

2) umieszczeniu jej w pudłach lub paczkach;

3) opisaniu pudeł lub paczek:

a) pełna nazwą komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny - na środku u góry;

b) oznaczeniem roku rejestracji w systemie EZD przesyłek znajdujących się w pudle lub w paczce - pod nazwą komórki;

c) informacją, czy jest to dokumentacja, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, lub też czy jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo - pod oznaczeniem roku;

d) informacją, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego pism wpływających czy wychodzących - pod informacją, o której mowa w lit. c;

e) skrajnymi identyfikatorami, o których mowa w § 10 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej - pod informacją o której mowa w lit. d;

4) w przypadku dokumentacji, dla której nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, usunięciu części metalowych i plastikowych (np. spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek).

4. Uporządkowanie dokumentacji gromadzonej sposobem tradycyjnym w postaci nieelektronicznej polega na:

1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat

a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 44 instrukcji kancelaryjnej, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami;

b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism;

c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw;

d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (np. spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek);

e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;

f) numerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: "Niniejsza teczka zawiera ... stron kolejno ponumerowanych, [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]";

g) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 43 instrukcji kancelaryjnej;

h) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt;

2) w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:

a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw;

b) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub umieszczenie dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;

c) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 43 instrukcji kancelaryjnej;

d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

§  20. 

1. Archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji, jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w § 19;

2) spisy zdawczo-odbiorcze, o których mowa w § 15 - 18, zawierają braki lub błędy;

3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

2. O powodach odmowy przyjęcia dokumentacji archiwista powiadamia Dyrektora Generalnego.

Rozdział  6

Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

§ 21. Po sprawdzeniu i przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej lub informatycznych nośników danych, w przypadku gdy archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 2, archiwista kolejno:

1) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego;

2) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w "wykazie spisów zdawczo-odbiorczych", zawierającym co najmniej następujące elementy:

a) liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego;

b) datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe;

c) pełną nazwę komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację;

d) pełną nazwę komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację;

e) liczbę pozycji w spisie;

f) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie;

3) nanosi na spis zdawczo-odbiorczy w prawym górnym rogu tego spisu, numer wynikający z wykazu spisów;

4) nanosi na każdą teczkę aktową w lewym dolnym rogu, sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;

5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym;

6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w § 18 ust. 1.

§  22. 

1. Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych,

2) zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.

2. W porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego ustala się postępowanie z czwartym egzemplarzem spisu materiałów archiwalnych.

3. Przepisów ust. 1 pkt 2 i ust. 2 nie stosuje się, jeżeli archiwum zakładowe posiada narzędzia informatyczne, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 2.

§  23. 

1. Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych, i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.

2. Kopie bezpieczeństwa o których mowa w ust. 1 powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.

3. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku pod warunkiem, że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika.

4. Jeśli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:

1) datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika,

2) imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację,

3) informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.

5. W przypadku gdy uszkodzenie uniemożliwiające wykonanie kopii bezpieczeństwa dotyczy nośnika, którego zawartości nie skopiowano w całości do systemu EZD, informacje, o których mowa w ust. 4, odnotowuje się w systemie EZD w metadanych.

§ 24. Dokumentację elektroniczną w systemie EZD chroni się przed zniszczeniem lub utratą, stosując się do:

1) polityki bezpieczeństwa dla systemów teleinformatycznych używanych przez Urząd Patentowy RP;

2) przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.

§ 25. Dokumentację w postaci nieelektronicznej układa się w archiwum zakładowym w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w tym archiwum, przy czym odrębnie przechowuje się:

1) materiały archiwalne w teczkach aktowych w szczególności akta merytoryczne związane z działalnością Urzędu Patentowego RP;

2) akta osobowe i listy płac;

3) dokumentację techniczną;

4) dokumentację ze składu chronologicznego;

5) informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników.

§  26. 

1. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zgromadzona w archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.

2. Poddaje się konserwacji uszkodzone lub częściowo zniszczone materiały archiwalne w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

§ 27. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób, Dyrektor Generalny Urzędu Patentowego RP powiadamia właściwe organy, a także właściwe archiwum państwowe.

Rozdział  7

Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 28. Skontrum dokumentacji polega na:

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych, a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

§  29. 

1. Skontrum przeprowadza, na polecenie Dyrektora Generalnego Urzędu Patentowego RP lub na wniosek dyrektora właściwego archiwum państwowego, komisja skontrowa składająca się z co najmniej dwóch członków.

2. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala Dyrektor Generalny Urzędu Patentowego RP.

3. Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:

1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;

2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym;

3) podpisy członków komisji.

§ 30. Skontrum nie przeprowadza się dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD.

§ 31. Do porządkowania przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, stosuje się odpowiednio przepisy § 18 i § 19, przy czym sposób porządkowania uzgadnia się z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, jeżeli dokumentacja nie narastała i nie była tworzona w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym.

Rozdział  8

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

§ 32. Dokumentację w postaci elektronicznej w systemie EZD udostępnia się za pomocą komputera z dostępem do systemu EZD albo w postaci kopii tej dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych.

§  33. 

1. Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się poprzez umożliwienie do niej wglądu na miejscu w archiwum zakładowym przez jej wypożyczenie, lub przekazanie kopii.

2. Wypożyczając dokumentację można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji.

§ 34. Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

§  35. 

1. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku pracownika Urzędu Patentowego RP zawierającego co najmniej:

1) datę;

2) nazwę wnioskującego;

3) wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem udostępnienia;

4) informację o sposobie udostępnienia;

5) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie.

2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom wydawana jest zgoda podpisana przez kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego.

3. Do udostępniania dokumentacji osobom spoza Urzędu Patentowego RP wymagane jest złożenie wniosku, zawierającego cel udostępnienia oraz uzasadnienie.

4. Zgodę na udostępnienie dokumentacji w przypadku, o którym mowa w ust. 3., wydaje Dyrektor Generalny Urzędu Patentowego RP.

§  36. 

1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej mu dokumentacji.

2. Niedopuszczalne jest:

1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;

2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;

3) nanoszenie na dokumentację na nośniku papierowym adnotacji i uwag.

§  37. 

1. Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

2. W przypadku stwierdzenia zaginięcia, uszkodzenia lub braków wypożyczonej z archiwum zakładowego dokumentacji, archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:

1) datę sporządzenia;

2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;

3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.

3. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których:

1) jeden wkłada się w miejsce brakującej dokumentacji;

2) drugi przekazuje się do komórki, która dokumentację wypożyczała, w celu wyjaśnienia sprawy;

3) trzeci przechowuje się w archiwum w odrębnej teczce.

Na podstawie protokołu Dyrektor Generalny Urzędu Patentowego RP zarządza postępowanie wyjaśniające.

§ 38. Archiwista w sposób określony przez kierownika komórki organizacyjnej Urzędu Patentowego RP w strukturze której usytuowane jest archiwum zakładowe, odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji, z podaniem daty udostępnienia, a także daty zwrotu do archiwum zakładowego.

Rozdział  9

Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

§ 39. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek kierownika komórki organizacyjnej wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tej komórki.

§  40. 

1. Wycofanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego polega na:

1) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego, zawierającego co

najmniej:

a) datę wycofania;

b) numer protokołu;

c) nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano;

d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy;

e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej;

2) przyporządkowaniu informacji o wycofaniu (dacie i numerze protokołu wycofania), do właściwej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w której jest ujęta wycofywana dokumentacja.

2. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego do komórki organizacyjnej, protokół podpisują archiwista i kierownik komórki organizacyjnej.

§  41. 

1. W systemie EZD wycofanie dokumentacji w postaci elektronicznej z archiwum zakładowego polega na udzieleniu uprawnień do sprawy wnioskującemu kierownikowi komórki lub pracownikowi tej komórki wskazanemu we wniosku.

2. W przypadku o którym mowa w ust. 1, wniosek składa się w postaci elektronicznej.

3. W systemie EZD prowadzi się rejestr wniosków, o których mowa w ust. 2.

Rozdział  10

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§  42. 

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.

2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, archiwista sporządza spis tej dokumentacji.

3. Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania.

4. W wyniku czynności opiniowania, o której mowa w ust. 3, można wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym jeżeli takie stanowisko prezentuje kierownik komórki organizacyjnej, podlega ono zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego Urzędu Patentowego RP.

§ 43. Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2, 2b i 4 ustawy.

§  44. 

1. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej właściwe archiwum państwowe uzna całość lub część tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany:

1) w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD - do dokonania zmian w kwalifikacji archiwalnej,

2) w przypadku dokumentacji w postaci nieelektronicznej:

a) do jej uporządkowania,

b) do sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego.

2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.

§ 45. W systemie EZD brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.

§  46. 

1. Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD archiwista wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

2. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdziału  11

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§ 47. Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego następuje na podstawie przepisów art. 5 ustawy archiwalnej oraz przepisów wydanych na ich podstawie.

§ 48. W systemie EZD przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego w systemie EZD, lub ze składu informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD oraz sporządza się ich spisy.

§  49. 

1. Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD, wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

2. Dokumentacja z przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział  12

Sprawozdawczość archiwum zakładowego

§  50. 

1. Archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym.

2. Sprawozdanie jest przekazywane Dyrektorowi Generalnemu Urzędu Patentowego RP oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego.

3. W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:

1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe archiwisty;

2) opis lokalu archiwum zakładowego;

3) ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych, w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną;

4) ilość dokumentacji przejętej ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych;

5) ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających;

6) ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego;

7) ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

4. Ilość, o której mowa w ust. 3 pkt 3 - 7, oznacza odpowiednio:

1) dla dokumentacji w postaci elektronicznej tworzącej akta spraw w systemie EZD - liczbę spraw;

2) dla dokumentacji w postaci elektronicznej nietworzącej akt spraw w systemie EZD - liczbę klas z wykazu akt dla danego roku kalendarzowego;

3) dla dokumentacji elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych - liczbę nośników i liczbę przesyłek zapisanych na tych nośnikach;

4) dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej - liczbę teczek aktowych (pudeł, paczek) oraz, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 3 pkt 5, liczbę metrów bieżących.

Załącznik:

Zał. nr 1 - Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniu magazynowym archiwum zakładowego.

Załącznik Nr  1

Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego

Rodzaj dokumentacji	Właściwa temperatura powietrza (w °C)		Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza (w °C)	Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH)		Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH)
	min.	max.		min.	max.
1. Papier	14	18	1	30	50	3
2. Dokumentacja audiowizualna
2.a. Fotografia czarno-biała (negatywy i pozytywy)	3	18	2	20	50	5
2.b. Fotografia kolorowa (negatywy i pozytywy), taśma filmowa	3	18	2	20	50	5
2.c. Taśmy magnetyczne do analogowego zapisu obrazu lub dźwięku	8	18	2	20	50	5
3. Informatyczne nośniki danych	12	18	2	30	40	5

¹ § 2 ust. 5b dodany przez § 1 zarządzenia nr 9 z dnia 29 września 2020 r. (Dz.Urz.UPRP.2020.10) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 września 2020 r.

² § 2 ust. 5c dodany przez § 1 zarządzenia nr 9 z dnia 29 września 2020 r. (Dz.Urz.UPRP.2020.10) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 września 2020 r.

³ § 2 ust. 5d dodany przez § 1 zarządzenia nr 9 z dnia 29 września 2020 r. (Dz.Urz.UPRP.2020.10) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 września 2020 r.

⁴ Załącznik nr 2:

- zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 9 z dnia 29 września 2020 r. (Dz.Urz.UPRP.2020.10) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 września 2020 r.

- zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 6 z dnia 7 kwietnia 2021 r. (Dz.Urz.UPRP.2021.7) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 kwietnia 2021 r.