Dziennik resortowy

Dz.Urz.MSWiA.2013.27

| Akt obowiązujący
Wersja od: 1 marca 2017 r.

ZARZĄDZENIE Nr 21
MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH1)
z dnia 25 stycznia 2013 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Państwowej Straży Pożarnej *

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) zarządza się, co następuje:
§  1. Wprowadza się do użytku służbowego:
1) w Komendzie Głównej "Instrukcję kancelaryjną dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej" stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;
2) w komendach wojewódzkich i powiatowych (miejskich) Państwowej Straży Pożarnej, Szkołach Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu i Krakowie, Centralnej Szkole Państwowej Straży Pożarnej w Częstochowie i Szkole Podoficerskiej Państwowej Straży Pożarnej w Bydgoszczy, a także Centralnym Muzeum Pożarnictwa, "Instrukcję kancelaryjną dla komend wojewódzkich i powiatowych (miejskich) Państwowej Straży Pożarnej, Szkół Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu i Krakowie, Centralnej Szkole Państwowej Straży Pożarnej w Częstochowie i Szkoły Podoficerskiej Państwowej Straży Pożarnej w Bydgoszczy, a także Centralnego Muzeum Pożarnictwa" stanowiącą załącznik nr 2 do zarządzenia;
3) "Jednolity rzeczowy wykaz akt Państwowej Straży Pożarnej" stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia.
§  2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2013 r.
______

1) Minister Spraw Wewnętrznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1491).

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej

Rozdział  1.

Postanowienia ogólne

§  1.
1. Instrukcja kancelaryjna dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zwanej dalej "KG PSP", określa szczegółowe zasady, sposób i tryb postępowania z dokumentacją jawną w KG PSP i zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów jawnych oraz ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą, do momentu przekazania ich do archiwum.
2. Tryb postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy.
3. Dane osobowe zabezpiecza się zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
§  2.
1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w KG PSP sprawuje Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej.
2. Za prawidłową organizację pracy kancelaryjnej oraz obieg dokumentów odpowiedzialny jest dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego.
§  3. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
1) akta sprawy - całą dokumentację, zawierającą dane lub informacje istotne przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej sprawy;
2) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów powstałych w toku działalności KG PSP lub napływających do niej, bez względu na jego postać;
3) dokumentacja tworząca akta spraw - dokumentację, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy;
4) dokumentacja nietworząca akt sprawy - dokumentację, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt;
5) ESP - elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.);
6) jednolity rzeczowy wykaz akt - jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej i ich archiwalną kwalifikację, oznaczoną w poszczególnych pozycjach: symbolem klasyfikacyjnym, hasłem klasyfikacyjnym i kategorią archiwalną;
7) Kancelaria Ogólna - komórkę organizacyjną zajmującą się rejestrowaniem w systemie elektronicznego obiegu dokumentów pism wpływających i ich rozdzielaniem oraz ekspedycją pism wychodzących;
8) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę zastępującą, upoważnioną do wykonywania jej zadań;
9) komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie;
10) korespondencja - dokumentację wpływającą do KG PSP lub wysyłaną przez KG PSP, także drogą elektroniczną;
11) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na korespondencji wpływającej w formie papierowej, zawierający nazwę Kancelarii Ogólnej, datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru korespondencji wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników, sposobie dostarczenia korespondencji oraz miejsce na podpis przyjmującego;
12) prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę;
13) rejestr korespondencji - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych korespondencji lub pism;
14) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania akt spraw wpływających lub zapoczątkowanych w komórce organizacyjnej, prowadzony odrębnie dla każdego hasła klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt, dla którego zakłada się oddzielną teczkę, w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;
15) symbol komórki organizacyjnej - zestaw oznaczeń literowych albo literowych i cyfrowych zgodny z Regulaminem Organizacyjnym KG PSP;
16) system kancelaryjny - zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do archiwum;
17) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;
18) UPO - urzędowe poświadczenie odbioru, określone w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
19) znak sprawy - zespół symboli literowych i cyfrowych określających przynależność dokumentacji do danej sprawy.
§  4.
1. W KG PSP obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, według którego dokumentację zgromadzoną w KG PSP dzieli się na materiały archiwalne kategorii "A" oraz dokumentację niearchiwalną kategorii "B".
2. Do kategorii "A" zalicza się dokumentację posiadającą wartość historyczną i stanowiącą część składową narodowego zasobu archiwalnego.
3. Do kategorii "B" zalicza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu:
1) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich, która po upływie obowiązującego okresu jej przechowywania podlega ekspertyzie, w wyniku której można dokonać zmiany oceny wartości archiwalnej tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne (kategoria "A") lub przedłużając jej okres przechowywania;
2) symbolem "B" z dodaniem cyfry arabskiej, która po okresie przechowywania wynikającym z oznaczenia cyfrowego ulega brakowaniu za zgodą Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej;
3) symbolem "BC", która ma krótkotrwałe znaczenie praktyczne, nie podlega przekazaniu do archiwum wyodrębnionego, a po pełnym jej wykorzystaniu jest niszczona za zgodą właściwego archiwum w komórkach organizacyjnych, w których ta dokumentacja została wytworzona lub do których wpłynęła.
4. Wzór:
1) protokołu brakowania akt kat. "BC", określa załącznik nr 1 do Instrukcji;
2) zgody na zniszczenie, określa załącznik nr 2 do Instrukcji.
5. Występujące przy symbolach "B" i "BE" cyfry arabskie oznaczają okresy obowiązkowego przechowywania tych akt. Okresy te liczą się w pełnych latach kalendarzowych od dnia 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy.
§  5.
1. Podstawowym sposobem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji jest system tradycyjny.
2. Wykorzystanie w systemie tradycyjnym narzędzi informatycznych jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.
3. Nadzór nad zabezpieczeniem właściwego funkcjonowania narzędzi informatycznych sprawuje kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw informatyki KG PSP.
§  6.
1. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe ewidencje, nie mające jednak wpływu na znak sprawy.
2. Rejestracji spraw dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Pisma rejestruje się w sprawie zarejestrowanej lub nowej, którą należy zarejestrować, jeżeli dane pismo ją wszczyna.
§  7.
1. W KG PSP znak sprawy nadaje prowadzący sprawę z wykorzystaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a numer pisma w sprawie nadaje elektroniczny system obiegu dokumentów.
2. Elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności i oddziela w następujący sposób: ABC-123/44-5/12, gdzie:
1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt;
3) 44 to liczba określająca czterdziestą czwartą sprawę rozpoczętą w danym roku kalendarzowym w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4) 5 to kolejny numer pisma w sprawie 44;
5) 12 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
3. W oznaczeniu komórki organizacyjnej dodatkowo może być umieszczony znak rozdzielający minus w następujący sposób: ABC-III-123/44-5/12, gdzie "ABC-III" jest oznaczeniem wydziału, sekcji lub stanowiska pracy komórki organizacyjnej, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym KG PSP.
§  8.
1. Dokumentację dzieli się na tworzącą akta spraw albo nietworzącą akt spraw.
2. Dokumentację nietworzącą akt sprawy stanowią w szczególności:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje;
2) niezamawiane przez KG PSP oferty, które nie zostały wykorzystane;
3) publikacje oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
4) dokumentacje finansowo-księgowe;
5) listy obecności;
6) karty urlopowe;
7) dokumentacje magazynowe;
8) rejestry i ewidencje;
9) środki ewidencyjne archiwum.

Rozdział  2.

Podział czynności kancelaryjnych

§  9.
1. Do czynności kancelaryjnych należy:
1) przyjmowanie korespondencji wpływającej;
2) skanowanie dokumentów;
3) rejestrowanie wpływów i przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych;
4) dekretowanie pism;
5) przygotowanie odpowiedzi w sprawie;
6) zaakceptowanie przygotowanych odpowiedzi;
7) wysyłanie korespondencji.
2. W KG PSP czynności kancelaryjne wykonują:
1) Kancelaria Ogólna;
2) sekretariat Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej;
3) sekretariat Zastępców Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej;
4) sekretariaty komórek organizacyjnych;
5) kierownicy komórek organizacyjnych;
6) naczelnicy wydziałów;
7) kierownicy sekcji;
8) wyznaczeni pracownicy prowadzący sprawę.
§  10.
1. Do zadań Kancelarii Ogólnej należy:
1) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej za pomocą rejestru korespondencji;
2) pobieranie ze skrzynki e-PUAP i rejestrowanie dokumentów wpływających do KG PSP poprzez ESP;
3) rozdzielanie i doręczanie korespondencji lub przekazywanie poczty elektronicznej do poszczególnych komórek organizacyjnych;
4) odbieranie i nadawanie korespondencji za pośrednictwem Poczty Specjalnej;
5) frankowanie i opłacanie korespondencji wychodzącej;
6) ekspedycja korespondencji wychodzącej;
7) prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru listów poleconych.
2. Do zadań sekretariatu Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej oraz sekretariatu Zastępców Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej należy:
1) przyjęcie z Kancelarii Ogólnej korespondencji elektronicznej i tradycyjnej adresowanej do Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej lub jego zastępców;
2) skanowanie i rejestrowanie za pomocą rejestru korespondencji pism imiennie adresowanych do Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej lub jego zastępców;
3) przekazywanie Komendantowi Głównemu Państwowej Straży Pożarnej lub jego zastępcom do dekretacji korespondencji wpływającej;
4) przekazywanie zadekretowanej korespondencji właściwym sekretariatom biur, za pokwitowaniem odbioru w rejestrze korespondencji lub na kopii pisma;
5) zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów.
3. Do zadań sekretariatów komórek organizacyjnych należy:
1) odbiór korespondencji wpływającej do komórki organizacyjnej;
2) sprawdzenie, czy w otrzymanej korespondencji wpływającej nie ma pisma mylnie skierowanego; w przypadku stwierdzenia pomyłki należy zwrócić pismo;
3) skanowanie i rejestrowanie za pomocą rejestru korespondencji pism imiennie adresowanych do kierowników komórek organizacyjnych oraz załączników do pism wchodzących;
4) rejestrowanie korespondencji;
5) prowadzenie i przechowywanie ewidencji korespondencji;
6) przedkładanie kierownikowi komórki organizacyjnej otrzymanej korespondencji wpływającej;
7) przekazywanie zadekretowanej korespondencji prowadzącemu sprawę;
8) wykonywanie na polecenie przełożonego prac technicznych związanych z dokumentacją;
9) zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów;
10) przekazywanie do Kancelarii Ogólnej przygotowanej do wysłania korespondencji;
11) w wyjątkowych sytuacjach doręczanie korespondencji bezpośrednio adresatowi za potwierdzeniem odbioru.

Rozdział  3.

Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji

§  11.
1. Korespondencję przeznaczoną dla KG PSP przyjmuje Kancelaria Ogólna lub sekretariaty.
2. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania KG PSP i w dni wolne od pracy przyjmuje dyżurny operacyjny kraju, zastępca dyżurnego operacyjnego kraju lub pomocnik dyżurnego operacyjnego kraju i przekazuje ją następnego dnia lub pierwszego roboczego dnia po dniach wolnych do Kancelarii Ogólnej lub sekretariatu za pokwitowaniem.
3. Dokumentację przychodzącą w formie faksu, dyżurny operacyjny kraju, zastępca dyżurnego operacyjnego kraju lub pomocnik dyżurnego operacyjnego kraju, rejestruje w odpowiednim rejestrze przychodzących faksów. O nadejściu pilnych korespondencji niezwłocznie powiadamia się adresata.
4. Pracownicy odbywający podróż służbową mogą przyjmować korespondencję podczas jej odbywania. Po zakończeniu delegacji niezwłocznie przekazują korespondencję do Kancelarii Ogólnej lub sekretariatu, do którego korespondencja ta jest adresowana.
§  12.
1. Kancelaria Ogólna w ustalonych godzinach, odbiera korespondencję wpływającą i wysyła korespondencję wychodzącą za pośrednictwem Poczty Specjalnej, której działanie regulują odrębne przepisy.
2. Kancelaria Ogólna potwierdza fakt otrzymania korespondencji na żądanie składającego korespondencję.
3. Kancelaria Ogólna sprawdza prawidłowość zaadresowania korespondencji oraz stan opakowania.
4. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia korespondencji w stopniu, który mógł umożliwić osobom trzecim ingerencję w zawartość korespondencji, pracownik Kancelarii Ogólnej sporządza w obecności składającego korespondencję adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od składającego korespondencję spisania protokołu o doręczeniu korespondencji uszkodzonej.
5. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej korespondencji powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
6. Korespondencję mylnie nadesłaną Kancelaria Ogólna przekazuje niezwłocznie składającemu korespondencję.
§  13.
1. Kancelaria Ogólna otwiera otrzymaną korespondencję z wyjątkiem:
1) adresowanych imiennie lub oznaczonych "do rąk własnych";
2) niejawnych;
3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub osobie upoważnionej za pokwitowaniem;
4) ofert zamawiającego wpływających w związku z toczącymi się postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego;
5) adresowanych do Odwoławczej Komisji Dyscyplinarnej przy Komendancie Głównym Państwowej Straży Pożarnej;
6) adresowanych do Biura Kontroli, Skarg i Wniosków KG PSP;
7) zastrzeżonych dodatkowo przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, jego zastępców lub kierownika komórki organizacyjnej.
2. Jeżeli po otwarciu opakowania nieoznaczonego w sposób sugerujący, że zawiera materiały niejawne okaże się, że zawiera ona dokumentację niejawną, należy bezzwłocznie przekazać ją, w dodatkowej kopercie, osobie upoważnionej do jej odbioru, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.
3. Po otwarciu opakowania sprawdza się:
1) czy została wyjęta cała zawartość opakowania;
2) czy zostały dołączone wszystkie wymienione załączniki;
3) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;
4) czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole wyszczególniono na opakowaniu.
4. Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na danym piśmie lub opakowaniu, które dołącza się do pisma.
5. Opakowanie należy dołączyć do akt w przypadku:
1) korespondencji w sprawach sądowych oznaczonej terminem, wraz z dowodem doręczenia;
2) korespondencji wartościowych, poleconych i za potwierdzeniem odbioru;
3) korespondencji w sprawach kontroli, skarg i wniosków oraz krytyki bądź informacji prasowej;
4) korespondencji, w których brak nazwiska (nazwy) nadawcy, jego adresu, daty pisma lub gdy dane są nieczytelne;
5) w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością oraz gdy koperta zawiera załączniki bez pisma przewodniego.
§  14.
1. Na każdym wpływającym piśmie Kancelaria Ogólna odciska pieczęć wpływu.
2. Osoba rejestrująca pismo w elektronicznym systemie obiegu dokumentów wpisuje w polu pieczęci numer, pod którym została ona zarejestrowana, nadany przez system oraz symbol komórki organizacyjnej będącej odbiorcą.
3. Pieczęć wpływu odciska się na:
1) przedniej stronie opakowania - w przypadku korespondencji przekazywanej adresatom bez otwierania;
2) pierwszej stronie pism - w pozostałych przypadkach.
4. Na telegramach, pilnej korespondencji oraz ofertach, oznacza się także godzinę ich otrzymania.
5. Jeżeli pracownik otrzymał korespondencję w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do Kancelarii Ogólnej w celu uzupełnienia danych w rejestrze korespondencji wpływających. Obowiązek ten nie dotyczy korespondencji, które zawierają informacje prawnie chronione.
§  15.
1. Wszystkie sprawy w KG PSP rejestrowane są za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów.
2. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie.
3. Każde pismo dotyczące danej sprawy otrzymuje ten sam znak sprawy.
§  16. Nie podlegają rejestracji i skanowaniu:
1) dokumenty kierowane do Odwoławczej Komisji Dyscyplinarnej przy Komendancie Głównym Państwowej Straży Pożarnej;
2) publikacje;
3) potwierdzenia odbioru;
4) zaproszenia, życzenia podziękowania i kondolencje;
5) załączniki do pism;
6) dokumenty stanowiące osobistą własność.
§  17. Prenumerowaną prasę codzienną i wydawnictwa specjalistyczne odbierają z Kancelarii Ogólnej pracownicy sekretariatów komórek organizacyjnych w każdym dniu roboczym.
§  18.
1. Dokumentacja finansowo-księgowa jest rejestrowana przez Kancelarię Ogólną i nie podlega skanowaniu w Kancelarii Ogólnej.
2. Rejestrację spraw wymagających specjalnej formy ewidencji prowadzi się na podstawie odrębnych przepisów.
§  19.
1. Sprawę w spisie spraw rejestruje prowadzących sprawy lub sekretariat komórki organizacyjnej za zgodą kierownika komórki organizacyjnej.
2. Sekretariaty komórek organizacyjnych rejestrują korespondencję wpływającą i wychodzącą dotyczącą tej samej sprawy pod kolejnym numerem porządkowym dziennika korespondencji.
3. Numer nadany w komórce organizacyjnej przez prowadzącego sprawę, sekretariat Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej lub sekretariat Zastępców Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej wpisuje się na pierwszej stronie pisma na dole kartki.
§  20.
1. Przyjmując korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji, mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną.
2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, korespondencję otrzymaną pocztą elektroniczną dzieli się na:
1) korespondencję adresowaną na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z KG PSP;
2) korespondencję adresowaną na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:
a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw,
b) mające robocze znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw,
c) pozostałe.
3. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
4. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji bezpośrednio do akt sprawy.
5. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.
§  21.
1. Korespondencję przekazaną na ESP dzieli się na:
1) przeznaczoną do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do obsługi danego rodzaju korespondencji;
2) pozostałą.
2. Dokumenty wpływające poprzez ESP do KG PSP oraz UPO pobiera się ze skrzynki za pomocą udostępnionego przez e-PUAP interfejsu obsługiwanego przez przeglądarkę internetową, a następnie rejestruje się je.
§  22.
1. Korespondencję przekazaną na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego w formie papierowej.
2. Korespondencję przekazaną bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku, z zastrzeżeniem § 23.
3. W przypadku, gdy do pisma przekazanego w formie papierowej dołączono załączniki na informatycznym nośniku danych, pisma w postaci papierowej rejestruje się umieszczając pieczęć wpływu oraz odnotowując w rejestrze korespondencji wpływających informację o załącznikach zapisanych na informatycznym nośniku danych.
§  23.
1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści korespondencji, należy:
1) wydrukować część korespondencji lub sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej korespondencji oraz nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną korespondencją dołączyć do wydruku, aż do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.
2. Jeśli korespondencja w postaci elektronicznej lub załącznik do niej, zawiera podpis elektroniczny, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji, a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.
3. Na wydruk UPO nanosi się czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

Rozdział  4.

Obieg korespondencji

§  24.
1. Obieg korespondencji między komórkami organizacyjnymi odbywa się bez udziału Kancelarii Ogólnej za pokwitowaniem na kopii przekazywanego pisma.
2. W przypadku, gdy korespondencja została zadekretowana do załatwienia przez kilka komórek organizacyjnych sekretariat komórki organizacyjnej dekretującej korespondencję powiela ją.
§  25.
1. Korespondencję należy kierować bezpośrednio do miejsca przeznaczenia.
2. Obieg korespondencji wchodzącej przyjmowanej przez Kancelarię Ogólną powinien przebiegać w następujący sposób:
1) korespondencję wchodzącą przyjmuje Kancelaria Ogólna;
2) Kancelaria Ogólna wykonuje czynności ewidencyjne, segreguje korespondencję, wprowadza do rejestru i rozdziela je na poszczególne komórki organizacyjne;
3) sekretariaty lub osoby wyznaczone odbierają korespondencję z Kancelarii Ogólnej;
4) kierownik komórki organizacyjnej przegląda wpływające sprawy, dekretuje wpisując dyspozycje odnośnie sposobu ich załatwienia i przydziela je odpowiednim naczelnikom wydziałów, a w przypadku gdy w komórce organizacyjnej nie ma wydziałów, prowadzącemu sprawę;
5) w przypadku, gdy komórka organizacyjna podzielona jest na wydziały, naczelnik wydziału przegląda wpływające sprawy, dekretuje wpisując dyspozycje odnośnie sposobu ich załatwienia i przydziela je odpowiednim osobom prowadzącym sprawę;
6) prowadzący sprawę podejmuje niezbędne czynności w celu jej właściwego załatwienia i przygotowuje projekt odpowiedzi, który przedstawia przełożonemu do akceptacji;
7) po akceptacji właściwy przełożony lub upoważniona przez niego osoba podpisuje pismo;
8) prowadzący sprawę przygotowuje pismo do wysłania i dostarcza ją do Kancelarii Ogólnej;
9) Kancelaria Ogólna wysyła korespondencję.
§  26. Obsługa elektronicznej formy odpowiedzi na dokumenty wpływające poprzez ESP, przedstawia się następująco:
1) projekt odpowiedzi sporządzany jest w elektronicznym systemie obsługi dokumentów przez prowadzącego sprawę, który podejmuje niezbędne czynności w celu jej właściwego załatwienia i przedstawia przełożonemu do akceptacji;
2) po akceptacji właściwy przełożony lub upoważniona przez niego osoba, przedstawia odpowiedź Komendantowi Głównemu PSP lub Zastępcy Komendanta Głównego PSP, który ją akceptuje ostatecznie;
3) pismo z dekretacją "wyślij" trafia do prowadzącego sprawę, który pobiera plik z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, przenosi na informatyczny nośnik danych i dostarcza do Komendanta Głównego PSP;
4) Komendant Główny PSP podpisuje dokument bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem kwalifikowanym;
5) prowadzący sprawę dołącza podpisany dokument elektroniczny do elektronicznego systemu obsługi dokumentów, a następnie dostarcza do Kancelarii Ogólnej;
6) Kancelaria Ogólna wysyła dokument do adresata za pomocą ESP e-PUAPu.

Rozdział  5.

Załatwianie spraw

§  27.
1. Forma załatwienia sprawy może być korespondencyjna, odręczna lub ustna.
2. O ustnym załatwieniu sprawy należy sporządzić na pierwszej lub ostatniej stronie pisma bądź dokumentu stosowną adnotację opisującą sposób załatwienia sprawy.
§  28. Dekretacja korespondencji polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji dotyczących wskazania osoby prowadzącej sprawę, ewentualnego terminu i sposobu załatwienia sprawy bezpośrednio na korespondencji wraz z datą i podpisem dekretującego.
§  29.
1. Korespondencja może być przyjęta do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.
2. Korespondencja zadekretowana do załatwienia przez komórkę organizacyjną może być przyjęta do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.
§  30.
1. Jeżeli korespondencja dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy.
2. Jeżeli korespondencja dotyczy kilku spraw, to wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.
§  31.
1. Osoby wyznaczone do prowadzenia sprawy, załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
2. Prowadzący sprawę przygotowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przekłada przełożonemu do akceptacji.
3. Przekazanie projektów pism do akceptacji następuje w postaci elektronicznej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.
4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden egzemplarz przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba, że jest wymagana większa liczba egzemplarzy. Pisma wysyłane faksem sporządzane są w jednym egzemplarzu.
5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących naniesienia zmian.
§  32.
1. Z przeprowadzonych w sprawie czynności, jeżeli nie jest wymagana dla nich forma protokołu, sporządza się notatki służbowe, lub adnotacje na aktach w formie odręcznej, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości bądź informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie.
2. Notatki służbowe dołącza się do akt danej sprawy.
§  33.
1. W przypadku nieudzielenia odpowiedzi w terminie, prowadzący sprawę zwraca się o przyspieszenie załatwienia sprawy.
2. Gdy ponaglenie nie odnosi skutku, prowadzący sprawę przedkłada sprawę do decyzji przełożonego.
§  34. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe:
1) należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu postępowania administracyjnego;
2) gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów, o których mowa w pkt 1, a sprawa dotyczy organu nadrzędnego, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przyczyny uniemożliwiające załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia.

Rozdział  6.

Sporządzanie i podpisywanie pism oraz umieszczanie pieczęci urzędowej

§  35.
1. Dla każdej sprawy załatwianej pisemnie należy przygotować osobne pismo, które poza treścią zawiera:
1) imię i nazwisko lub nazwę komórki organizacyjnej;
2) znak sprawy;
3) datę wysyłki pisma; w dacie umieszcza się jedynie rok i miesiąc, dzień miesiąca wpisuje podpisujący;
4) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku deklinacji wraz z adresem;
5) powołanie się na znak i datę pisma, której odpowiedź dotyczy;
6) podpis odręczny w obrębie pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko uprawnionego do podpisu;
7) inicjały prowadzącego sprawę, który sporządził pismo.
2. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny zawierać również:

1) w przypadku, kiedy treść pisma znajduje się na kilku stronach, numerację stron, w stopce strony, po prawej stronie;

2) w przypadku kiedy pismo zawiera załączniki, pod treścią pisma, po lewej stronie, liczbę przesłanych załączników lub ich zestawienie z podaniem liczb porządkowych;

3) po lewej stronie pisma, pod treścią, klauzulę "otrzymują" lub "do wiadomości" oraz adresatów, do których będzie przesłana kopia pisma, w przypadku kiedy treść pisma ma być podana do wiadomości innym osobom, komórkom organizacyjnym lub instytucjom.

§  36.
1. Blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane tylko do sporządzania czystopisów pism wychodzących na zewnątrz.
2. Pisma adresowane poza KG PSP powinny być sporządzane na blankietach urzędowych z nagłówkiem lub pieczęcią nagłówkową KG PSP.
§  37.
1. Skargi i wnioski podlegają odrębnej ewidencji zawierającej informacje o dacie ich wpływu, przedmiocie, sposobie i terminie załatwienia.
2. Skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska oraz adresu wnoszącego nie podlegają rozpoznaniu.
§  38.
1. Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko.
2. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.
§  39. Jeżeli podpisujący działa z upoważnienia Komendanta Głównego PSP, kierownika komórki organizacyjnej lub naczelnika wydziału, zamieszcza pod stanowiskiem znak "z up.", jeżeli pismo podpisuje pełniący obowiązki znak "p.o.", a jeżeli osoba podpisująca w jego zastępstwie znak "w.z.".
§  40. Pieczęć urzędową okrągłą umieszcza się w szczególności na decyzjach, umowach, świadectwach, dyplomach, aktach mianowania, legitymacjach.

Rozdział  7.

Wysyłanie i doręczanie korespondencji

§  41.
1. Korespondencja wysyłana poza KG PSP może być przekazywana odbiorcy w formie:
1) przesyłki listowej;
2) faksu;
3) korespondencji na informatycznym nośniku danych wysyłanym przesyłką listową;
4) wiadomości pocztą elektroniczną.
2. W przypadku przesyłek listowych, pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
3. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją. Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
§  42. Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje sekretariat komórki merytorycznej lub prowadzący sprawę, który:
1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki;
2) dokonuje w spisie spraw adnotacji o wysłaniu pisma lub stwierdza na kopii pisma jego wysłanie lub w inny sposób potwierdza wysłanie;
3) w przypadku przesyłki listowej sprawdzoną korespondencję wkłada do kopert, na których umieszcza:
a) znak sprawy,
b) nazwę (nazwisko) adresata,
c) dokładny adres, łącznie z numerem kodu pocztowego,
d) cechę pilności lub sposób nadania korespondencji;
4) włącza kopię pisma do odpowiedniej teczki rzeczowej do czasu przekazania jej do archiwum.
§  43.
1. Kancelaria Ogólna przyjmuje z sekretariatów komórek organizacyjnych korespondencję przygotowaną do wysłania w godzinach 800 -1100 oraz 1300 -1600 każdego dnia roboczego.
2. W godzinach 1100 -1300 Kancelaria Ogólna wykonuje wewnętrzną pracę merytoryczną związaną z przygotowaniem korespondencji. Korespondencja dostarczona po godzinie 1000 oraz korespondencja dostarczona w dniu poprzedzającym dzień wolny od pracy jest ekspediowana dopiero w następnym dniu roboczym.
§  44. Pracownik Kancelarii Ogólnej pisma przeznaczone do wysyłki:
1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy są dołączone przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo prowadzącemu sprawę do uzupełnienia;
2) potwierdza wysyłkę pisma stemplem Kancelarii Ogólnej z datą;
3) wpisuje korespondencję specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych;
4) uzupełnia o odpowiedni formularz i dołącza go do koperty, jeśli pisma te wysyłane są przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
§  45.
1. Pieczęć adresową KG PSP nadaje maszyna frankująca w Kancelarii Ogólnej.
2. W KG PSP korespondencję przeznaczoną do komend wojewódzkich Państwowej Straży Pożarnej, szkół Państwowej Straży Pożarnej, Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej - Państwowego Instytutu Badawczego i Centralnego Muzeum Pożarnictwa, przekazuje się do Kancelarii Ogólnej bez wkładania do kopert.
§  46.
1. Kancelaria Ogólna przyjmuje i nadaje faksy dla biur nie posiadających własnych faksów.
2. Pisma wychodzące, z wyjątkiem kierowanych do obywateli w sprawach indywidualnych, mogą być wysyłane za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej, a oryginał pisma z odręcznym podpisem osoby upoważnionej znajduje się w aktach.
3. Każdy ze sposobów doręczenia korespondencji powinien być zaznaczony w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.

Rozdział  8.

Sporządzanie odpisów i kserokopii

§  47.
1. Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z zachowaniem dokładnego tekstu oryginału.
2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie, nad tekstem, umieszcza się napis "odpis", jeżeli z odpisu, umieszcza się napis "odpis z odpisu".
3. Jeżeli na oryginale odciśnięta jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP", a dalej wpisuje się treść pieczęci.
4. Przed nazwiskiem osoby podpisanej na oryginale, na odpisie umieszcza się znak /-/, a następnie wpisuje się imię i nazwisko podpisanego lub "podpis nieczytelny".
5. Zgodność odpisów lub wyciągów z oryginałem dokumentów potwierdza naczelnik wydziału lub prowadzący sprawę, przytaczając formułę "za zgodność z oryginałem" oraz odciskając pieczęć - trójkątną, jeżeli odpis przeznaczony jest dla resortu spraw wewnętrznych lub okrągłą, jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.
§  48.
1. Przy braku zastrzeżeń natury proceduralnej zamiast odpisów sporządza się kopie.
2. Uwierzytelnienia kopii dokonują naczelnicy wydziałów lub prowadzący sprawę.
3. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "za zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
§  49. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie sekretariaty lub prowadzący sprawę na polecenie kierowników komórek organizacyjnych lub naczelników wydziałów.

Rozdział  9.

Spis spraw i zakładanie teczek aktowych

§  50.
1. Spis spraw prowadzony jest w formie elektronicznej oddzielnie dla każdej teczki założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
2. Dla akt spraw można prowadzić dodatkowy spis spraw w układzie innym niż hasło klasyfikacyjne z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
3. Rejestracja spraw w spisach spraw należy do obowiązków prowadzącego sprawę lub zgodnie z decyzją kierownika komórki organizacyjnej, sekretariatów komórek organizacyjnych lub wyznaczonych do tego celu pracownicy.
§  51.
1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji korespondencja:
1) dotyczy sprawy już wszczętej;
2) rozpoczyna nową sprawę.
2. W przypadku określonym w ust. 1 w pkt 1, prowadzący sprawę dołącza korespondencję do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.
3. W przypadku określonym w ust. 1 w pkt 2, prowadzący sprawę zakłada sprawę wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na niej znak sprawy.
4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie lub w obrębie pieczęci wpływu do komórki organizacyjnej.
§  52.
1. Spis spraw zawiera następujące dane według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Instrukcji:
1) odnoszące się do całego spisu:
a) oznaczenie roku w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,
b) oznaczenie komórki organizacyjnej,
c) symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt,
d) hasło klasyfikacyjne z jednolitego rzeczowego wykazu akt;
2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie:
a) liczbę porządkową,
b) tytuł, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,
c) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
f) datę wszczęcia sprawy,
g) datę ostatecznego załatwienia sprawy,
h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.
2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych, zakłada się dla klasy końcowej w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.
4. W przypadku znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w jednolitym rzeczowym wykazie akt mogą być prowadzone teczki aktowe ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
5. W teczkach aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, można grupować wiele akt spraw o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.
6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami, zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw, zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw.
7. Teczki aktowe mogą być zakładane dla akt jednej sprawy.
§  53.
1. Sprawę, która nie została zakończona ostatecznie w ciągu roku kalendarzowego, kontynuuje się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego jej znaku, a elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw nie zakończonych, przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: "przeniesiono do znaku sprawy ..........." i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy, znaku sprawy.
§  54. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści korespondencji lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:
1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;
2) umieszcza korespondencję wraz z notatką w aktach sprawy;
3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.
§  55. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:
1) korespondencje zarejestrowane w rejestrach korespondencji wpływających i wychodzących;
2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych w terenie, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;
3) pisma przesłane za pomocą faksu;
4) wydruki treści dokumentów elektronicznych;
5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w § 31 ust. 5, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.
§  56.
1. Na wierzchniej stronie teczki aktowej zawierającej dokumentację spraw zakończonych zamieszcza się dane według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Instrukcji.
2. Grubość teczek nie może przekraczać 5 centymetrów.
3. Teczkom należy nadać układ zgodny z kolejnością symboli klasyfikacyjnych z jednolitego rzeczowego wykazu akt, a w obrębie tego samego symbolu teczkom nadaje się układ chronologiczny.

Rozdział  10.

Przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych oraz archiwizowanie akt

§  57.
1. Akta spraw do załatwienia przechowują prowadzący sprawy w teczkach oznaczonych napisem "do załatwienia", które układa się w kolejności wpływu.
2. Poza kolejnością załatwia się sprawy pilne.
3. Akta spraw załatwionych przechowuje się u prowadzącego sprawę lub u wyznaczonej osoby, w teczkach prowadzonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, przez okres nie dłuższy niż dwa lata, licząc od pierwszego stycznia następującego po roku zakończenia spraw, które znajdują się w teczce.
4. W spisach spraw odnotowuje się fakt ostatecznego załatwienia sprawy.
5. Po upływie tego okresu dokumentację należy przekazać do archiwum, w trybie i na warunkach określonych w odrębnych przepisach.
6. Akta spraw zakończonych niezbędne do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej, wypożyczając je z archiwum.
7. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą, która powinna zawierać:
1) znak sprawy;
2) jej przedmiot;
3) nazwę komórki organizacyjnej i nazwisko pracownika wypożyczającego akta;
4) nazwę i adres podmiotu, do której akta sprawy wysłano oraz termin zwrotu.
8. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.
§  58. Dla skarg i wniosków prowadzi się odrębną ewidencję, zawierającą informację o dacie ich wpływu, przedmiocie oraz sposobie i terminie załatwienia.
§  59. Przechowywanie akt spraw w formie papierowej musi być zgodne z przechowywaniem dokumentów w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.
§  60.
1. Archiwa przejmują akta jedynie w stanie uporządkowanym i kompletnymi rocznikami.
2. Przez uporządkowanie akt stanowiących materiały archiwalne (kat. "A") rozumie się:
1) zgrupowanie akt spraw w teczkach założonych zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi i kategorią archiwalną określonymi w jednolitym rzeczowym wykazie akt;
2) wydzielenie akt kategorii "B" z teczek zawierających akta kategorii "A";
3) wydzielenie dokumentów i pism stanowiących akta kategorii "BC", wtórników oraz kopii akt przekazanych do archiwum, które nie podlegają przekazaniu do archiwum, a są niszczone we własnym zakresie w komórce organizacyjnej, która je wytworzyła bądź otrzymała;
4) sprawom w teczce i pismom w obrębie spraw należy nadać układ w porządku chronologicznym, a zatem od najstarszej sprawy na wierzchu do najnowszej na spodzie;
5) usunięcie wszelkich części metalowych oraz plastikowych z teczek akt;
6) ponumerowanie zapisanych stron ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, a jeżeli akta jednej sprawy skompletowane są w kilku teczkach, to strony w każdym tomie należy numerować oddzielnie;
7) akta w teczce powinny być zszyte;
8) dołączenie spisów spraw zawartych w teczce, sporządzonych zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do Instrukcji;
9) dołączenie karty kontrolnej, sporządzonej zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do Instrukcji;
10) opisanie teczek na okładce.
3. Do porządkowania akt stanowiących dokumentację niearchiwalną (kat. "B") stosuje się ust. 2 pkt 1, 3-5 i 10.
4. Archiwum przejmuje akta w czterech egzemplarzach na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do Instrukcji, sporządzonych odrębnie dla akt kategorii "A" i akt kategorii "B".
5. W spisie zdawczo-odbiorczym kategorii "A" jedna pozycja spisu to jedna teczka aktowa, także dla akt osobowych.
6. Jeden egzemplarz spisu przeznaczony jest dla komórki organizacyjnej przekazującej akta, trzy egzemplarze otrzymuje archiwum KG PSP.
7. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje czytelnie osoba przekazująca i przejmująca akta z podaniem daty przekazania.

Rozdział  11.

Ochrona wewnętrznego obiegu dokumentacji oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na informatycznych nośnikach danych

§  61.
1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników;
2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na informatycznych nośnikach danych.
2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:
1) system haseł indywidualnych dla każdego pracownika;
2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień.
3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:
1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu informatycznych nośników danych zakupionego oprogramowania operacyjnego, narzędziowego i aplikacyjnego;
2) archiwizowanie w cyklach kilkudniowych danych przechowywanych w pamięci komputerów lokalnych na informatycznych nośnikach danych przechowywanych w innym pomieszczeniu;
3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklach tygodniowych wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na informatycznych nośnikach danych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.
§  62.
1. Obieg informatycznych nośników danych wiąże się z zainstalowaniem programów antywirusowych sukcesywnie aktualizowanych.
2. Informatyczne nośniki danych, z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami zawartymi w tradycyjnych źródłach informacji, przechowywane są tak długo w komórce organizacyjnej, jak długo potrzebne są użytkownikowi.
3. Do archiwum przekazuje się wydruki komputerowe z informacjami jednostkowymi albo zbiorczymi.

Rozdział  12.

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§  63.
1. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników należy do kierownika komórki organizacyjnej lub naczelnika wydziału.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych lub naczelnicy wydziałów przeprowadzają systematyczną kontrolę prawidłowego wykonywania przez podległych pracowników czynności kancelaryjnych.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych lub naczelnicy wydziałów ustalają przyczyny opóźnień w załatwianiu spraw i podejmują niezbędne czynności zmierzające do przyspieszenia ostatecznego ich załatwienia.
4. Sekretariaty biur w terminie do 1 stycznia każdego roku sprawdzają wykazy spraw niezałatwionych, które stanowią podstawę do podjęcia przez kierownictwo niezbędnych czynności zmierzających do przyśpieszenia ostatecznego załatwienia zaległych spraw.
§  64. Kontrola czynności kancelaryjnych polega na sprawdzeniu:
1) prawidłowości przyjmowania i wysyłania korespondencji;
2) prawidłowości rejestrowania i znakowania pism;
3) terminowości i prawidłowości przekazywania akt do komórki organizacyjnej właściwej w danej sprawie;
4) prawidłowości obiegu dokumentacji ustalonego instrukcją;
5) prawidłowego stosowania pieczęci.

Rozdział  13.

Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej

§  65.
1. W przypadku, kiedy jest wszczynane postępowanie zmierzające do likwidacji komórki organizacyjnej lub jej reorganizacji, akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje niezwłocznie do archiwum, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.
2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę, kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania dokumentację spraw niezakończonych. Protokół przekazywany jest, do wiadomości, do archiwum.
3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z § 53 ust. 3.

Załącznik Nr  1

Protokół brakowania akt kat. "BC"

Komisja w składzie: (imiona, nazwiska, stanowiska członków komisji)

……………………..

……………………..

……………………..

przeprowadziła w dniu ………………… brakowanie akt i zakwalifikowała do zniszczenia akta kategorii BC w ilości około …………….. mb., wymienione w dołączonym wykazie, zawierającym ……………… pozycji i wnosi o przedstawienie tego protokołu do zatwierdzenia przez właściwe archiwum.

Podpis członków komisji …………………………….…..

…………………………….…..

………..…………………….…

Załącznik:

Wykaz akt przeznaczonych na makulaturę

na ………........kartach (................. poz. spisu)

Wykaz akt przeznaczonych na makulaturę/do zniszczenia

Lp.Symbol klasyfikacyjnyTytuł teczkiDaty skrajne od-doLiczba teczekUwagi

Załącznik Nr  2

Zgoda Nr …..

(stempel archiwum) (data)

znak

na zniszczenie dokumentacji

niearchiwalnej kat. BC

Wyrażam zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej wymienionej w załączniku do niniejszej zgody,

objętej wnioskiem:

z dnia ………………….. znak: ………………………….

w ilości około ………… mb.

Uwaga: Za zachowanie akt potrzebnych jeszcze do bieżących prac, do celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mogących być w przyszłości przedmiotem postępowania sądowego, arbitrażowego lub dyscyplinarnego, odpowiada kierownik komórki organizacyjnej Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej brakującej akta.

…………………………..

(podpis)

Załącznik Nr  3

SPIS SPRAW

RokSymbol komórki organizacyjnejZnak teczki

(symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt)

Tytuł teczki

(hasło klasyfikacyjne z jednolitego rzeczowego wykazu akt)

Lp.Tytuł sprawyOd kogoDataUwagi
znak pismadatawpływu sprawyostatecznego załatwienia sprawy

Załącznik Nr  4

TYTUŁ: ……………………………………………………….. 5)

…………………………………………………………...………………

(komórka merytoryczna)

……………………………………………………………………………

(wydział, sekcja komórki merytorycznej)

………….... 1)

…………… 2) …………… 3)

…………… 4)

ZAWARTOŚĆ: …………………………………………………………………….. 6)

Daty skrajne: ……………………………. 7)

Ilość stron: ………... 8)

OBJAŚNIENIA:

1) klauzula tajności, jeśli teczka zawiera informacje niejawne;
2) znak teczki spraw
3) kategoria archiwalna;
4) symbol postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny;
5) tytuł teczki spraw, tj. hasło klasyfikacyjne;
6) dodatkowe, uzupełniające informacje dotyczące zawartości dokumentacji zgromadzonej w teczce;
7) data rozpoczęcia pierwszej i ostatniej sprawy;
8) w przypadku akt kat. "A", akt osobowych lub dokumentacji niejawnej ilości stron akt.

Załącznik Nr  5

SPIS SPRAW ZAWARTYCH W TECZCE

Lp.Nr sprawyTreśćNr str.Uwagi

Załącznik Nr  6

KARTA KONTROLNA

Każdorazowe zapoznanie się z materiałami winno

być udokumentowane w niniejszym arkuszu.

(wykaz osób, które zapoznały się z materiałami archiwalnymi)

Lp.Nazwisko i imięStanowisko służboweCel zapoznania się z teczkąDataPodpis

Załącznik Nr  7

Spis zdawczo-odbiorczy nr ………..

(nazwa jednostki organizacyjnej

i komórki organizacyjnej)

Lp.Znak teczkiTytuł teczkiDaty skrajne od-doKat. aktLiczba teczekMiejsce przechowywania akt w archiwumData zniszczenia lub przekazania do archiwum
12345678

………………………….. …………………………………

(podpis przekazującego) (data i podpis przyjmującego)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

dla komend wojewódzkich i powiatowych (miejskich)

Państwowej Straży Pożarnej,

Szkół Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu i Krakowie,

Centralnej Szkoły Państwowej Straży Pożarnej w Częstochowie,

Szkoły Podoficerskiej Państwowej Straży Pożarnej w Bydgoszczy,

Centralnego Muzeum Pożarnictwa

Rozdział  1.

Postanowienia ogólne

§  1.
1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady, sposób i tryb postępowania z dokumentacją jawną w komendach wojewódzkich i powiatowych (miejskich) Państwowej Straży Pożarnej, Szkołach Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu i Krakowie, Centralnej Szkole Państwowej Straży Pożarnej w Częstochowie, Szkole Podoficerskiej Państwowej Straży Pożarnej w Bydgoszczy, zwanych dalej "szkołami", Centralnym Muzeum Pożarnictwa i zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów jawnych oraz ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą do momentu przekazania ich do archiwum.
2. Tryb postępowania z aktami niejawnymi regulują odrębne przepisy.
§  2.
1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w jednostce organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej.
2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie klasyfikacji spraw według jednolitego rzeczowego wykazu akt, właściwego zakładania i prowadzenia akt spraw, kierownik jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
§  3. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
1) akta sprawy - całą dokumentację, zawierającą dane lub informacje istotne przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej sprawy;
2) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów powstałych w toku działalności jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej lub napływających do niej;
3) dokumentacja tworząca akta spraw - dokumentację, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy;
4) dokumentacja nietworząca akt sprawy - dokumentację, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt;
5) ESP - elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.);
6) jednolity rzeczowy wykaz akt - jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej i ich archiwalną kwalifikację, oznaczoną w poszczególnych pozycjach: symbolem klasyfikacyjnym, hasłem klasyfikacyjnym i kategorią archiwalną;
7) jednostka organizacyjna PSP - komendy wojewódzkie Państwowej Straży Pożarnej, komendy powiatowe (miejskie) Państwowej Straży Pożarnej, szkoły oraz Centralne Muzeum Pożarnictwa;
8) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę zastępującą, upoważnioną do wykonywania jej zadań;
9) komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie;
10) korespondencja - dokumentację wpływającą do jednostki organizacyjnej PSP lub wysyłaną przez jednostkę organizacyjną PSP;
11) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na korespondencji wpływającej w formie papierowej, zawierający nazwę jednostki organizacyjnej PSP, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru korespondencji wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników, sposób dostarczenia korespondencji oraz miejsce na podpis przyjmującego;
12) prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, a także przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwiania sprawy i kompletującą akta sprawy;
13) punkt kancelaryjny - komórkę organizacyjną zajmującą się rejestrowaniem pism wpływających i ich rozdzielaniem oraz ekspedycją pism wychodzących;
14) rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych korespondencji lub pism;
15) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania akt spraw wpływających lub zapoczątkowanych w komórce organizacyjnej, prowadzony odrębnie dla każdego hasła klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt, dla którego zakłada się oddzielną teczkę w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;
16) symbol komórki organizacyjnej - zestaw oznaczeń literowych albo literowych i cyfrowych, stanowiący jej znak rozpoznawczy;
17) UPO - urzędowe poświadczenie odbioru, określone w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
18) znak sprawy - zespół symboli literowych i cyfrowych określających przynależność dokumentacji do danej sprawy.
§  4.
1. W jednostkach organizacyjnych PSP obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, według którego dokumentację zgromadzoną w jednostkach organizacyjnych PSP dzieli się na materiały archiwalne kategorii "A" oraz dokumentację niearchiwalną kategorii "B".
2. Do kategorii "A" zalicza się dokumentację posiadającą wartość historyczną i stanowiącą część składową narodowego zasobu archiwalnego.
3. Do kategorii "B" zalicza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu:
1) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich, która po upływie obowiązującego okresu jej przechowywania podlega ekspertyzie, w wyniku której można dokonać zmiany oceny wartości archiwalnej tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne (kategoria "A") lub przedłużając jej okres przechowywania,
2) symbolem "B" z dodaniem cyfry arabskiej, która po okresie przechowywania wynikającym z oznaczenia cyfrowego ulega brakowaniu za zgodą archiwum Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej,
3) symbolem "BC" mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która nie podlega przekazaniu do archiwum zakładowego, a po pełnym jej wykorzystaniu jest niszczona za zgodą właściwego archiwum w komórkach organizacyjnych, w których ta dokumentacja została wytworzona lub do których wpłynęła.
4. Wzór:
1) protokołu brakowania akt kat. "BC", określa załącznik nr 1 do Instrukcji;
2) zgody na zniszczenie, określa załącznik nr 2 do Instrukcji.
5. Występujące przy symbolach "B" i "BE" cyfry arabskie oznaczają okresy obowiązkowego przechowywania tych akt. Okresy te liczą się w pełnych latach kalendarzowych od dnia 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy.
6. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych do wykonywania czynności kancelaryjnych, pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.
§  5.
1. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności i oddziela kropkami w następujący sposób: ABC.123.44.2011, gdzie:
1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt;
3) 44 to liczba określająca czterdziestą czwartą sprawę rozpoczętą w danym roku kalendarzowym w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
2. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w jednolitym rzeczowym wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.44.5.2011, gdzie:
1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt;
3) 44 to liczba określająca czterdziestą czwartą sprawę rozpoczętą w danym roku kalendarzowym w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4) 5 to liczba określająca piątą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą czterdzieści cztery;
5) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
3. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.44.5.2011.DF, gdzie "DF" jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.
4. Dopuszczalne jest w oznaczeniu komórki organizacyjnej umieszczenie znaku rozdzielającego minus w następujący sposób: ABC-III.123.44.5.2011.DF, gdzie "ABC-III" jest oznaczeniem sekcji lub stanowiska pracy komórki organizacyjnej.
§  6.
1. Dokumentacja dzieli się na tworzącą akta spraw albo nietworzącą akt spraw.
2. Dokumentację nietworzącą akt sprawy stanowią w szczególności:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje;
2) niezamawiane przez jednostkę organizacyjną PSP oferty, które nie zostały wykorzystane;
3) publikacje oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
4) dokumentacje finansowo-księgowe;
5) listy obecności;
6) karty urlopowe;
7) dokumentacje magazynowe;
8) rejestry i ewidencje;
9) środki ewidencyjne archiwum.

Rozdział  2.

Podział czynności kancelaryjnych

§  7.
1. Do czynności kancelaryjnych należy:
1) przyjmowanie korespondencji wpływającej;
2) skanowanie dokumentów;
3) rejestrowanie wpływów i przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych;
4) dekretowanie pism;
5) przygotowanie odpowiedzi w sprawie;
6) zaakceptowanie przygotowanych odpowiedzi;
7) wysyłanie korespondencji.
2. W jednostkach organizacyjnych PSP czynności kancelaryjne wykonują:
1) punkt kancelaryjny;
2) sekretariaty komórek organizacyjnych;
3) wyznaczeni pracownicy prowadzący sprawę.
3. W przypadku, gdy w jednostce organizacyjnej PSP nie utworzono punktu kancelaryjnego, jego zadania wykonuje sekretariat kierownika jednostki organizacyjnej PSP.
§  8.
1. Do zakresu czynności kancelaryjnych punktu kancelaryjnego należy:
1) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej;
2) rozdzielanie i doręczanie korespondencji lub przekazywanie poczty elektronicznej do poszczególnych komórek organizacyjnych;
3) ekspedycja korespondencji wychodzącej;
4) prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej.
2. Do zakresu czynności kancelaryjnych sekretariatu komórki organizacyjnej należy:
1) odbiór korespondencji wpływającej do komórki organizacyjnej;
2) rejestracja wpływów z punktu kancelaryjnego;
3) przekazywanie kierownikowi komórki organizacyjnej lub jego zastępcom do dekretacji korespondencji wpływającej;
4) przekazywanie zadekretowanej korespondencji prowadzącemu sprawę;
5) wykonywanie na polecenie przełożonego prac technicznych związanych z dokumentacją;
6) zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów;
7) przekazywanie do punktu kancelaryjnego odpowiednio przygotowanej do wysłania korespondencji.
3. Do zakresu czynności kancelaryjnych prowadzącego sprawę należy:
1) rejestrowanie pism otrzymanych do załatwienia i nadanie znaku sprawy;
2) zakładanie, zgodnie z wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwionych;
3) załatwianie spraw zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy;
4) przygotowanie projektów pism i przedstawianie ich do akceptacji przełożonym;
5) przygotowanie korespondencji do ostatecznego zatwierdzenia;
6) przekazywanie do punktu kancelaryjnego odpowiednio przygotowanej do wysłania korespondencji;
7) w wyjątkowych sytuacjach doręczanie korespondencji bezpośrednio adresatowi za potwierdzeniem odbioru;
8) kompletowanie, przygotowanie przechowywanej dokumentacji i przekazywanie jej do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum.

Rozdział  3.

Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji

§  9.
1. Korespondencję przeznaczoną dla jednostki organizacyjnej PSP przyjmuje punkt kancelaryjny lub sekretariat kierownika jednostki organizacyjnej PSP.
2. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania jednostki organizacyjnej PSP i w dni wolne od pracy przyjmuje dyżurny operacyjny, pomocnik dyżurnego operacyjnego lub dyżurny stanowiska kierowania i przekazuje ją następnego dnia roboczego do punktu kancelaryjnego lub sekretariatu za pokwitowaniem.
3. Dokumentację przychodzącą w formie faksu, dyżurny operacyjny, pomocnik dyżurnego operacyjnego lub dyżurny stanowiska kierowania, rejestruje w odpowiednim rejestrze przychodzących faksów. O nadejściu pilnych korespondencji niezwłocznie powiadamia się adresata.
4. Pracownicy odbywający podróż służbową mogą przyjmować korespondencję podczas jej odbywania. Po zakończeniu delegacji niezwłocznie przekazują korespondencję do punktu kancelaryjnego lub sekretariatu, do którego korespondencja ta jest adresowana.
§  10.
1. Punkt kancelaryjny lub sekretariat potwierdza fakt otrzymania korespondencji na żądanie składającego korespondencję.
2. Przyjmując korespondencję punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość zaadresowania korespondencji oraz stan opakowania.
3. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia korespondencji w stopniu, który mógł umożliwić osobom trzecim ingerencję w zawartość korespondencji, pracownik punktu kancelaryjnego sporządza w obecności składającego korespondencję adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od składającego korespondencję spisania protokołu o doręczeniu korespondencji uszkodzonej.
4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej korespondencji powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
5. Korespondencję mylnie nadesłaną punkt kancelaryjny przekazuje niezwłocznie składającemu korespondencję.
§  11.
1. Punkt kancelaryjny otwiera otrzymaną korespondencję z wyjątkiem:
1) adresowanych imiennie lub oznaczonych "do rąk własnych";
2) niejawnych;
3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub osobie upoważnionej za pokwitowaniem;
4) zastrzeżonych dodatkowo przez kierownika jednostki organizacyjnej PSP;
5) adresowanych do komisji dyscyplinarnych.
2. Jeżeli po otwarciu opakowania nieoznaczonego w sposób sugerujący, że zawiera materiały niejawne okaże się, że zawiera ona dokumentację niejawną, należy bezzwłocznie przekazać ją, w dodatkowej kopercie, osobie upoważnionej do jej odbioru, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.
3. Po otwarciu opakowania sprawdza się:
1) czy została wyjęta cała zawartość koperty;
2) czy zostały dołączone wszystkie wymienione załączniki;
3) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;
4) czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole wyszczególniono na kopercie.
4. Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na danym piśmie lub opakowaniu, które dołącza się do pisma.
5. Opakowanie należy dołączyć do akt w następujących przypadkach:
1) do korespondencji w sprawach sądowych oznaczonej terminem, wraz z dowodem doręczenia;
2) do korespondencji wartościowych, poleconych i za potwierdzeniem odbioru;
3) do korespondencji w sprawach kontroli, skarg i wniosków oraz krytyki bądź informacji prasowej;
4) do korespondencji, w których brak nazwiska (nazwy) nadawcy, jego adresu, daty pisma lub gdy dane są nieczytelne;
5) w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością oraz gdy koperta zawiera załączniki bez pisma przewodniego.
§  12.
1. Na każdym wpływającym piśmie punkt kancelaryjny lub sekretariat odciska pieczęć wpływu.
2. Osoba rejestrująca pismo wpisuje w polu pieczęci numer, pod którym została ona zarejestrowana, liczbę załączników oraz symbol komórki organizacyjnej będącej odbiorcą.
3. Pieczęć wpływu odciska się na:
1) przedniej stronie opakowania - w przypadku korespondencji przekazywanej adresatom bez otwierania;
2) pierwszej stronie pism - w pozostałych przypadkach.
4. Na telegramach i korespondencji pilnej oznacza się także godzinę ich otrzymania.
5. Jeżeli pracownik otrzymał korespondencję w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze korespondencji wpływających. Obowiązek ten nie dotyczy korespondencji, które zawierają informacje prawnie chronione.
§  13. Nie podlegają rejestracji:
1) dokumenty kierowane do komisji dyscyplinarnych;
2) publikacje;
3) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;
4) zaproszenia, życzenia, podziękowania i kondolencje;
5) załączniki do pism;
6) dokumenty stanowiące osobistą własność.
§  14.
1. Rejestrowanie korespondencji wpływających polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym w formie papierowej lub w postaci elektronicznej:
1) liczby porządkowej;
2) daty wpływu korespondencji do podmiotu;
3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści korespondencji;
4) nazwy podmiotu, od którego pochodzi korespondencja;
5) daty widniejącej na korespondencji;
6) sygnatury występującej na korespondencji;
7) wskazania, komu przydzielono korespondencję;
8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do korespondencji;
9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.
2. Jeżeli nie jest możliwe określenie przez punkt kancelaryjny informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 3-6, do rejestru wpisuje się w odpowiednich miejscach "brak danych".
§  15.
1. Przyjmując korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji, mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną.
2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, korespondencję otrzymaną pocztą elektroniczną dzieli się na:
1) korespondencję adresowaną na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z jednostką organizacyjną PSP;
2) korespondencję adresowaną na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:
a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez jednostkę organizacyjną PSP;
b) mające robocze znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez jednostkę organizacyjną PSP;
c) pozostałe.
3. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
4. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji bezpośrednio do akt sprawy.
5. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.
§  16.
1. Korespondencję przekazaną na ESP dzieli się na:
1) przeznaczoną do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do obsługi danego rodzaju korespondencji;
2) pozostałe.
2. Korespondencji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie, co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego korespondencja pochodzi.
3. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
§  17.
1. Korespondencję przekazaną na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1) przekazaną bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2) stanowiącą załącznik do pisma przekazanego w formie papierowej.
2. Korespondencję przekazaną bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku, z zastrzeżeniem § 18.
3. W przypadku, gdy do pisma przekazanego w formie papierowej dołączono załączniki na informatycznym nośniku danych, pisma w postaci papierowej rejestruje się umieszczając pieczęć wpływu oraz odnotowując w rejestrze korespondencji wpływających informację o załącznikach zapisanych na informatycznym nośniku danych.
§  18.
1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści korespondencji w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, należy:
1) wydrukować część korespondencji lub jeśli jest to także niemożliwe sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej korespondencji oraz nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną korespondencją dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, aż do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.
2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze korespondencji wpływającej.
3. Jeśli korespondencja w postaci elektronicznej lub załącznik do niej, zawiera podpis elektroniczny, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji, a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.
4. Na wydruk UPO nanosi się czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

Rozdział  4.

Obieg korespondencji

§  19.
1. Obieg korespondencji między komórkami organizacyjnymi odbywa się bez udziału punktu kancelaryjnego za pokwitowaniem na kopii przekazywanego pisma.
2. W przypadku, gdy korespondencja została zadekretowana do załatwienia przez kilka komórek organizacyjnych sekretariat komórki organizacyjnej dekretującej korespondencję powiela ją.
§  20.
1. Korespondencję należy kierować bezpośrednio do miejsca przeznaczenia.
2. Obieg dokumentów dla pism przyjmowanych przez punkt kancelaryjny powinien przebiegać w następujący sposób:
1) korespondencję otrzymaną przyjmuje punkt kancelaryjny;
2) punkt kancelaryjny wykonuje niezbędne czynności ewidencyjne, segreguje korespondencje, wprowadza do rejestru i rozdziela je na poszczególne komórki organizacyjne;
3) sekretariaty lub osoby wyznaczone odbierają korespondencję z punktu kancelaryjnego;
4) właściwy kierownik komórki organizacyjnej przegląda wpływające sprawy, dekretuje wpisując dyspozycje odnośnie sposobu ich załatwienia i przydziela je odpowiednim kierownik sekcji, a w przypadku gdy w komórce organizacyjnej nie ma sekcji, prowadzącemu sprawę;
5) w przypadku, gdy komórka organizacyjna podzielona jest na sekcje, kierownik sekcji przegląda wpływające sprawy, dekretuje wpisując dyspozycje odnośnie sposobu ich załatwienia i przydziela je prowadzącemu sprawę;
6) prowadzący sprawę podejmuje niezbędne czynności w celu jej właściwego załatwienia i przygotowuje projekt odpowiedzi, który przedstawia przełożonemu do akceptacji;
7) po akceptacji właściwy przełożony lub upoważniona przez niego osoba podpisuje pismo;
8) prowadzący sprawę przygotowuje pismo do wysłania i dostarcza ją do punktu kancelaryjnego;
9) punkt kancelaryjny wysyła korespondencję.

Rozdział  5.

Załatwianie spraw

§  21.
1. Forma załatwienia sprawy może być korespondencyjna, odręczna lub ustna.
2. O ustnym załatwieniu sprawy należy sporządzić na pierwszej lub ostatniej stronie pisma bądź dokumentu stosowną adnotację opisującą sposób załatwienia sprawy.
§  22. Dekretacja korespondencji polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji dotyczących wskazania osoby prowadzącej sprawę, ewentualnego terminu i sposobu załatwienia sprawy bezpośrednio na korespondencji wraz z datą i podpisem dekretującego.
§  23.
1. Korespondencja może być przyjęta do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.
2. Korespondencja zadekretowana do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę.
3. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
4. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.
§  24.
1. Jeżeli korespondencja dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy.
2. Jeżeli korespondencja dotyczy kilku spraw, to wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.
§  25.
1. Osoby wyznaczone do prowadzenia sprawy, załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
2. Prowadzący sprawę przygotowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przekłada przełożonemu do akceptacji.
3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić w postaci papierowej lub elektronicznej.
4. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik jednostki organizacyjnej PSP.
5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach, chyba, że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.
6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących naniesienia zmian.
§  26.
1. Z przeprowadzonych w sprawie czynności, jeżeli nie jest wymagana dla nich forma protokołu, sporządza się notatki służbowe, lub adnotacje na aktach w formie odręcznej, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości bądź informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie.
2. Notatki służbowe dołącza się do akt danej sprawy.
§  27.
1. W przypadku nieudzielenia odpowiedzi w terminie, prowadzący sprawę zwraca się o przyspieszenie załatwienia sprawy.
2. Gdy ponaglenie nie odnosi skutku, prowadzący sprawę przedkłada sprawę do decyzji przełożonego.
§  28. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe:
1) należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu postępowania administracyjnego;
2) gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów, o których mowa w pkt 1, a sprawa dotyczy organu nadrzędnego, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przyczyny uniemożliwiające załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia.

Rozdział  6.

Sporządzanie i podpisywanie pism oraz umieszczanie pieczęci urzędowej

§  29.
1. Dla każdej sprawy załatwianej pisemnie należy przygotować osobne pismo, które poza treścią zawiera:
1) imię i nazwisko lub nazwę komórki organizacyjnej;
2) znak sprawy;
3) datę wysyłki pisma; w dacie umieszcza się jedynie rok i miesiąc, dzień miesiąca wpisuje podpisujący;
4) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku deklinacji wraz z adresem;
5) powołanie się na znak i datę pisma, której odpowiedź dotyczy;
6) podpis odręczny w obrębie pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko uprawnionego do podpisu;
7) inicjały prowadzącego sprawę, który sporządził pismo.
2. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny zawierać również:
1) w przypadku kiedy treść pisma znajduje się na kilku stronach, numerację stron, w stopce strony, po prawej stronie;
2) w przypadku kiedy pismo zawiera załączniki, pod treścią pisma, po lewej stronie, liczbę przesłanych załączników lub ich zestawienie z podaniem liczb porządkowych
3) po lewej stronie pisma, pod treścią, klauzulę "otrzymują" lub "do wiadomości" oraz adresatów, do których będzie przesłana kopia pisma, w przypadku kiedy treść pisma ma być podana do wiadomości innym osobom, komórkom organizacyjnym lub instytucjom.
§  30.
1. Blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane tylko do sporządzania czystopisów pism wychodzących na zewnątrz.
2. Pisma adresowane poza jednostkę organizacyjną PSP powinny być sporządzane na blankietach urzędowych z nagłówkiem lub pieczęcią nagłówkową jednostki organizacyjnej PSP.
§  31.
1. Skargi i wnioski podlegają odrębnej ewidencji zawierającej informacje o dacie ich wpływu, przedmiocie, sposobie i terminie załatwienia.
2. Skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska oraz adresu wnoszącego nie podlegają rozpoznaniu.
§  32. Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.
§  33. Jeżeli podpisujący działa z upoważnienia kierownika jednostki organizacyjnej, kierownika komórki organizacyjnej lub naczelnika wydziału, zamieszcza pod stanowiskiem znak "z up.", jeżeli pismo podpisuje pełniący obowiązki znak "p.o.", a jeżeli osoba podpisująca w jego zastępstwie znak "w.z.".
§  34. Pieczęć urzędową okrągłą umieszcza się w szczególności na decyzjach, umowach, świadectwach, dyplomach, aktach mianowania, legitymacjach.

Rozdział  7.

Wysyłanie i doręczanie korespondencji

§  35.
1. Korespondencja wysyłana poza jednostkę organizacyjną PSP może być przekazywana odbiorcy w formie:
1) przesyłki listowej;
2) faksu;
3) korespondencji na informatycznym nośniku danych wysyłanym przesyłką listową;
4) wiadomości pocztą elektroniczną.
2. W przypadku przesyłek listowych, pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
3. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją. Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako korespondencja zwykła.
§  36. Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje sekretariat komórki merytorycznej lub prowadzący sprawę, który:
1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki;
2) dokonuje w spisie spraw adnotacji o wysłaniu pisma lub stwierdza na kopii pisma jego wysłanie lub w inny sposób potwierdza wysłanie;
3) w przypadku przesyłki listowej sprawdzoną korespondencję wkłada do kopert, na których umieszcza:
a) znak sprawy,
b) nazwę (nazwisko) adresata,
c) dokładny adres, łącznie z numerem kodu pocztowego,
d) cechę pilności lub sposób nadania korespondencji;
4) włącza kopię pisma do odpowiedniej teczki rzeczowej do czasu przekazania jej do archiwum.
§  37. Pracownik punktu kancelaryjnego pisma przeznaczone do wysyłki:
1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy są dołączone przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo prowadzącemu sprawę do uzupełnienia;
2) potwierdza wysyłkę pisma stemplem punktu kancelaryjnego z datą;
3) wpisuje korespondencję specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych;
4) uzupełnia o odpowiedni formularz i dołącza go do koperty, jeśli pisma te wysyłane są przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
§  38. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania lub w pierwszym terminie, kiedy wysyłka jest możliwa.

Rozdział  8.

Sporządzanie odpisów i kserokopii

§  39.
1. Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z zachowaniem dokładnego tekstu oryginału.
2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie, nad tekstem, umieszcza się napis "odpis", jeżeli z odpisu, umieszcza się napis "odpis z odpisu".
3. Jeżeli na oryginale odciśnięta jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP", a dalej wpisuje się treść pieczęci.
4. Przed nazwiskiem osoby podpisanej na oryginale, na odpisie umieszcza się znak /-/, a następnie wpisuje się imię i nazwisko podpisanego lub "podpis nieczytelny".
5. Zgodność odpisów lub wyciągów z oryginałem dokumentów potwierdza naczelnik wydziału lub prowadzący sprawę, przytaczając formułę "za zgodność z oryginałem" oraz odciskając pieczęć trójkątną, jeżeli odpis przeznaczony jest dla resortu spraw wewnętrznych lub okrągłą jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.
§  40.
1. Przy braku zastrzeżeń natury proceduralnej zamiast odpisów sporządza się kopie.
2. Uwierzytelnienia kopii dokonują naczelnicy wydziałów lub prowadzący sprawę, w których dokumenty były kopiowane. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "za zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
§  41. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie sekretariaty lub prowadzący sprawę na polecenie kierowników komórek organizacyjnych lub naczelników wydziałów.

Rozdział  9.

Spis spraw i zakładanie teczek aktowych

§  42.
1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji korespondencja:
1) dotyczy sprawy już wszczętej;
2) rozpoczyna nową sprawę.
2. W przypadku określonym w ust. 1 w pkt 1, prowadzący sprawę dołącza korespondencję do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.
3. W przypadku określonym w ust. 1 w pkt 2, prowadzący sprawę zakłada sprawę wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.
4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie lub w obrębie pieczęci wpływu do komórki organizacyjnej.
§  43.
1. Spis spraw zawiera następujące dane, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Instrukcji:
1) odnoszące się do całego spisu:
a) oznaczenie roku w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,
b) oznaczenie komórki organizacyjnej,
c) symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt,
d) hasło klasyfikacyjne z jednolitego rzeczowego wykazu akt;
2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie:
a) liczbę porządkową,
b) tytuł, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,
c) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
f) datę wszczęcia sprawy,
g) datę ostatecznego załatwienia sprawy,
h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.
2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych, zakłada się dla klasy końcowej w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.
4. W przypadku znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w jednolitym rzeczowym wykazie akt mogą być prowadzone teczki aktowe ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
5. W teczkach aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, można grupować wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.
6. W przypadkach, określonych odrębnymi przepisami, zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw, zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw.
7. Teczki aktowe mogą być zakładane dla akt jednej sprawy.
§  44.
1. Sprawę, która nie została zakończona ostatecznie w ciągu roku kalendarzowego kontynuuje się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego jej znaku, a elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw nie zakończonych, przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: "przeniesiono do znaku sprawy ............" i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy, znaku sprawy.
§  45. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści korespondencji lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:
1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;
2) umieszcza korespondencję wraz z notatką w aktach sprawy;
3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.
§  46. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:
1) korespondencję zarejestrowaną w rejestrach korespondencji wpływających i wychodzących;
2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych w terenie, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;
3) pisma przesłane za pomocą faksu;
4) wydruki treści dokumentów elektronicznych;
5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.
§  47.
1. Na wierzchniej stronie teczki aktowej zawierającej dokumentację spraw zakończonych zamieszcza się dane według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Instrukcji.
2. Grubość teczek nie może przekraczać 5 centymetrów.
3. Teczkom należy nadać układ zgodny z kolejnością symboli klasyfikacyjnych z jednolitego rzeczowego wykazu akt, a w obrębie tego samego symbolu teczkom nadaje się układ chronologiczny.

Rozdział  10.

Przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych oraz archiwizowanie akt

§  48.
1. Akta spraw do załatwienia przechowują prowadzący sprawy w teczkach oznaczonych napisem "do załatwienia", które układa się w kolejności wpływu.
2. Poza kolejnością załatwia się sprawy pilne.
3. Akta spraw załatwionych przechowuje się u prowadzącego sprawę lub u wyznaczonej osoby, w teczkach prowadzonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, przez okres nie dłuższy niż dwa lata, licząc od pierwszego stycznia następującego po roku zakończenia spraw, które znajdują się w teczce. W spisach spraw odnotowuje się fakt ostatecznego załatwienia sprawy. Po upływie tego okresu dokumentację należy przekazać do archiwum, w trybie i na warunkach określonych w odrębnych przepisach.
4. Akta spraw zakończonych niezbędne do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej, wypożyczając je z archiwum.
5. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą, która powinna zawierać:
1) znak sprawy;
2) jej przedmiot;
3) nazwę komórki organizacyjnej i nazwisko pracownika wypożyczającego akta;
4) nazwę i adres podmiotu, do której akta sprawy wysłano oraz termin zwrotu.
6. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.
§  49.
1. Archiwa przejmują akta jedynie w stanie uporządkowanym i kompletnymi rocznikami.
2. Przez uporządkowanie akt stanowiących materiały archiwalne (kat. "A") rozumie się:
1) zgrupowanie akt spraw w teczkach założonych zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi i kategorią archiwalną określonymi w jednolitym rzeczowym wykazie akt;
2) wydzielenie akt kategorii "B" z teczek zawierających akta kategorii "A";
3) wydzielenie dokumentów i pism stanowiących akta kategorii "BC", wtórników oraz kopii akt przekazanych do archiwum, które nie podlegają przekazaniu do archiwum, a są niszczone we własnym zakresie w komórce organizacyjnej, która je wytworzyła bądź otrzymała;
4) sprawom w teczce i pismom w obrębie spraw należy nadać układ w porządku chronologicznym, a zatem od najstarszej sprawy na wierzchu do najnowszej na spodzie;
5) usunięcie wszelkich części metalowych oraz plastikowych z teczek akt;
6) ponumerowanie zapisanych stron ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, a jeżeli akta jednej sprawy skompletowane są w kilku teczkach, to strony w każdym tomie należy numerować oddzielnie;
7) akta w teczce powinny być zszyte;
8) dołączenie spisów spraw zawartych w teczce, sporządzonych zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do Instrukcji;
9) dołączenie karty kontrolnej, sporządzonej zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do Instrukcji;
10) opisanie teczek na okładce.
3. Do porządkowania akt stanowiących dokumentację niearchiwalną (kat. "B") stosuje się ust. 2 pkt 1, 3-5 i 10.
4. Archiwum przejmuje akta w czterech egzemplarzach na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do Instrukcji, sporządzonych odrębnie dla akt kategorii "A" i akt kategorii "B".
5. W spisie zdawczo-odbiorczym kategorii "A" jedna pozycja spisu to jedna teczka aktowa, także dla akt osobowych.
6. Jeden egzemplarz spisu przeznaczony jest dla komórki organizacyjnej przekazującej akta, dwa egzemplarze otrzymuje archiwum, czwarty egzemplarz otrzymuje jednostka prowadząca ewidencję centralną.
7. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje czytelnie osoba przekazująca i przejmująca akta z podaniem daty przekazania.
§  50. Dla skarg i wniosków prowadzi się odrębną ewidencję, zawierającą informację o dacie ich wpływu, przedmiocie oraz sposobie i terminie załatwienia.

Rozdział  11.

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§  51.
1. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników należy do kierownika komórki organizacyjnej lub kierownik sekcji.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych lub kierownicy sekcji przeprowadzają systematyczną kontrolę prawidłowego wykonywania przez podległych pracowników czynności kancelaryjnych.
3. Kierownik komórki organizacyjnej ustala przyczyny opóźnień w załatwianiu spraw i podejmuje niezbędne czynności zmierzające do przyspieszenia ostatecznego ich załatwienia.
4. Sekretariaty komórek organizacyjnych w terminie do 1 stycznia każdego roku sprawdzają wykazy spraw niezałatwionych, które stanowią podstawę do podjęcia przez kierownictwo niezbędnych czynności zmierzających do przyśpieszenia ostatecznego załatwienia zaległych spraw.
§  52. Kontrola czynności kancelaryjnych polega na sprawdzeniu:
1) prawidłowości przyjmowania i wysyłania korespondencji;
2) prawidłowości rejestrowania i znakowania pism;
3) terminowości i prawidłowości przekazywania akt do komórki organizacyjnej właściwej w danej sprawie;
4) prawidłowości obiegu dokumentacji ustalonego instrukcją;
5) prawidłowego stosowania pieczęci.

Rozdział  12.

Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej PSP lub komórki organizacyjnej

§  53.
1. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania dokumentację spraw niezakończonych. Protokół przekazywany jest, do wiadomości, do archiwum.
2. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z § 44 ust. 3.
3. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum, w trybie i na warunkach określonych w odrębnych przepisach.

Rozdział  13.

Postanowienia końcowe

§  54. Czynności związane z pracą kancelaryjną i obiegiem akt, które nie zostały uregulowane niniejszą instrukcją lub wymagają uszczegółowienia, mogą być uzupełnione przez kierowników jednostek organizacyjnych PSP w wewnętrznie wydanej instrukcji kancelaryjnej.

Załącznik Nr  1

Protokół brakowania akt kat. "BC"

(nazwa jednostki organizacyjnej)

Komisja w składzie: (imiona, nazwiska, stanowiska członków komisji)

……………………..

……………………..

……………………..

przeprowadziła w dniu ………………… brakowanie akt i zakwalifikowała do zniszczenia akta kategorii BC w ilości około …………….. mb., wymienione w dołączonym wykazie, zawierającym ……………… pozycji i wnosi o przedstawienie tego protokołu do zatwierdzenia przez właściwe archiwum.

Podpis członków komisji …………………………….…..

…………………………….…..

………..…………………….…

Załącznik:

Wykaz akt przeznaczonych na makulaturę

na ………....... kartach (................. poz. spisu)

Wykaz akt przeznaczonych na makulaturę/do zniszczenia

Lp.Symbol klasyfikacyjnyTytuł teczkiDaty skrajne od-doLiczba teczekUwagi

Załącznik Nr  2

Zgoda Nr …

(stempel archiwum) (data)

znak

na zniszczenie dokumentacji

niearchiwalnej kat. BC

Wyrażam zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej wymienionej w załączniku do niniejszej zgody,

objętej wnioskiem:

z dnia ………………….. znak: ………………………….

w ilości około ………… mb.

Uwaga : Za zachowanie akt potrzebnych jeszcze do bieżących prac, do celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mogących być w przyszłości przedmiotem postępowania sądowego, arbitrażowego lub dyscyplinarnego, odpowiada kierownik jednostki (komórki organizacyjnej) Państwowej Straży Pożarnej brakującej akta.

…………………………..

(podpis)

Załącznik Nr  3

SPIS SPRAW

RokSymbol komórki organizacyjnejZnak teczki

(symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt)

Tytuł teczki

(hasło klasyfikacyjne z jednolitego rzeczowego wykazu akt)

Lp.Tytuł sprawyOd kogoDataUwagi
znak pismadatawpływu sprawyostatecznego załatwienia sprawy

Załącznik Nr  4

TYTUŁ: ………………………………………………………..5)

(jednostka organizacyjna Państwowej Straży Pożarnej)

…………………………………………………………...………………

(komórka merytoryczna)

……………………………………………………………………………

(sekcja komórki merytorycznej)

………….... 1)

…………… 2) …………… 3)

…………… 4)

ZAWARTOŚĆ: ……………………………………………………………………..6)

Daty skrajne: …………………………….7)

Ilość stron: ………...8)

OBJAŚNIENIA:

1) klauzula tajności, jeśli teczka zawiera informacje niejawne;
2) znak teczki spraw
3) kategoria archiwalna;
4) symbol postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny;
5) tytuł teczki spraw, tj. hasło klasyfikacyjne;
6) dodatkowe, uzupełniające informacje dotyczące zawartości dokumentacji zgromadzonej w teczce;
7) data rozpoczęcia pierwszej i ostatniej sprawy;
8) w przypadku akt kat. "A", akt osobowych lub dokumentacji niejawnej ilości stron akt.

Załącznik Nr  5

SPIS SPRAW ZAWARTYCH W TECZCE

Lp.Nr sprawyTreśćNr str.Uwagi

Załącznik Nr  6

KARTA KONTROLNA

Każdorazowe zapoznanie się z materiałami winno

być udokumentowane w niniejszym arkuszu.

(wykaz osób, które zapoznały się z materiałami archiwalnymi)

Lp.Nazwisko i imięStanowisko służboweCel zapoznania się z teczkąDataPodpis

Załącznik Nr  7

Spis zdawczo-odbiorczy nr ………..

(nazwa jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej)
Lp.Znak teczkiTytuł teczkiDaty skrajne od-doKat. aktLiczba teczekMiejsce przechowywania akt w archiwumData zniszczenia lub przekazania do archiwum
12345678

………………………….. …………………………………

(podpis przekazującego) (data i podpis przyjmującego)

ZAŁĄCZNIK Nr  3

JEDNOLITY RZECZOWY

WYKAZ AKT

PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

ZASADY KLASYFIKACJI I KWALIFIKACJI AKT

I. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, niezależną od struktury organizacyjnej instytucji, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku jej działalności oraz zawiera kwalifikację archiwalną. Obejmuje wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

Rzeczowa klasyfikacja oznacza podział dokumentacji na grupy tematyczne (rzeczowe).

Symbol klasyfikacyjny oznacza umowny znak do oznaczenia określonego zagadnienia.

Hasło wykazu akt oznacza sformułowanie słowne, określające temat grupy spraw, któremu odpowiada właściwy symbol klasyfikacyjny.

Wytworzoną dokumentację dzieli się (kwalifikuje) pod względem jej wartości archiwalnej na dwie zasadnicze kategorie:

1) materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, wchodzące w skład narodowego zasobu archiwalnego, przechowywane wieczyście, niepodlegające brakowaniu, oznaczone w jednolitym rzeczowym wykazie akt kategorią archiwalną "A";

2) dokumentację niearchiwalną, oznaczoną w wykazie akt kategorią archiwalną "B", z tym że:

a) symbolem "B" z dodatkiem cyfr arabskich (np.: "B2", "B5", "B10", "B25" i "B50") oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego, po utracie przez tę dokumentację praktycznego znaczenia dla Państwowej Straży Pożarnej,

b) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np.: "BE-5", "BE10" i "BE50") podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. W wyniku ekspertyzy teczka z taką kategorią akt może być przekwalifikowana do materiałów archiwalnych albo wybrakowana lub jej okres przechowywania może zostać wydłużony. Ekspertyzy należy przeprowadzać również po upływie 50-letniego okresu przechowywania akt osobowych, ponieważ czasami może okazać się, że niektóre z nich zawierają informacje o ludziach zajmujących znaczące miejsce w historii pożarnictwa,

c) symbolem "BC" oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne (manipulacyjne), która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana przez komórkę organizacyjną za wiedzą i zgodą właściwego archiwum.

Przy budowie jednolitego rzeczowego wykazu akt stosuje się zazwyczaj klasyfikację dziesiętną opartą na symbolach numerycznych. Klasyfikacja dziesiętna polega na tym, że wszystkie zagadnienia występujące w działalności każdej instytucji dzieli się w pierwszej kolejności na dziesięć klas głównych (grup tematycznych), oznaczonych liczbami jednocyfrowymi od "0" do "9". Klasy główne jednocyfrowe zwane są klasami pierwszego rzędu. Każda z tych klas ulega dalszemu podziałowi na klasy:

1) drugiego rzędu - liczby dwucyfrowe od "00" do "99";

2) trzeciego rzędu - liczby trzycyfrowe od "000" do "999";

3) kolejnego rzędu - jak w pkt 1 i 2.

W klasyfikacji dziesiętnej w układzie pionowym występuje zawsze 10 klas (od "0" do "9" lub od "00" do "99" lub od "000" do "999" itd.).

W układzie poziomym każda klasa może być dowolnie rozbudowana na klasy niższego rzędu.

Podstawą podziału klasy na każdym jej stopniu klasyfikacyjnym stanowi wybrana wspólna cecha (temat) spraw objętych daną klasą. W trakcie klasyfikacji każda klasa otrzymuje swoją nazwę, tak zwane "hasło".

Jednolity rzeczowy wykaz akt musi być zbudowany logicznie, tzn. każde hasło jest tematycznie powiązane z hasłami wyższego i niższego rzędu, czyli jest hierarchicznie uszeregowane w danej grupie tematycznej. Niższe hasło wywodzi się z hasła rzędu wyższego. W praktyce oznacza to, że tematy główne (klasy główne) dzielone są na tematy bardziej szczegółowe, wchodzące w zakres pojęciowy tematu głównego (klasy głównej). Taki sam sposób postępowania obowiązuje również w klasach niższego rzędu. Pozwala to na przechodzenie od pojęć ogólnych do szczegółowych.

Rozbudowa jednolitego rzeczowego wykazu akt (tak w układzie pionowym, jak i poziomym) zależy od potrzeb, tzn. od zakresu tematycznego realizowanych zadań w danej instytucji, w tym Państwowej Straży Pożarnej.

W klasach głównych oznaczonych symbolem od "0" do "3" klasyfikuje się dokumentację występującą we wszystkich instytucjach związaną z zarządzaniem, kadrami, środkami rzeczowymi oraz ekonomiką. Jest to tak zwana dokumentacja typowa. Tematyka objęta tymi symbolami nie jest powtarzana przy zagadnieniach ujętych w dalszych klasach od "4" do "9", pozostawiając te grupy dla specyfiki działalności każdego aktotwórcy.

II. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla Państwowej Straży Pożarnej zawiera rubryki o następujących tytułach:

1) symbole klasyfikacyjne - symbole cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw;

2) hasło klasyfikacyjne - grupa zagadnień zdefiniowana za pomocą krótkiej nazwy określająca temat dokumentów. Tytuł teczki powinien ściśle oddawać treść akt znajdujących się w teczce. Oprócz tytułu, będącego odzwierciedleniem hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt, można dodać podtytuł określający zawartość teczki.

Dokładny tytuł teczki formułuje się w oparciu o zapisy wykazu, wyjaśniające i uściślające zakres tematyczny hasła klasyfikacyjnego (dodatkowe określniki, informacje z rubryki "uwagi") oraz przede wszystkim o dokumenty zawarte w teczce. Jest niezmiernie ważne, aby tytuł teczki bardzo dokładnie informował o jej zawartości, ponieważ ułatwia to i upraszcza poszukiwania materiałów złożonych w archiwum. Daty, nazwy miejscowości, nazwiska są zawsze istotną częścią tytułu teczki.

Sposób formułowania tytułu teczki, adekwatnego do jej zawartości, w oparciu o zapisy jednolitego rzeczowego wykazu akt zilustrują niżej podane przykłady:

- Plany i sprawozdania roczne KG PSP - Plan pracy na 2010 rok;

- Plany i sprawozdania roczne KG PSP - Realizacja planu pracy za I-IV kwartał 2010 rok;

- Brakowanie akt - zezwolenia jednorazowe dla jednostek organizacyjnych PSP od nr 1 do 35.

Jeżeli w haśle klasyfikacyjnym wskazano kilka rodzajów spraw, jest to równoznaczne z tym, że dla każdej sprawy należy założyć odrębną teczkę. Wspólną cechą opisu poszczególnych teczek będzie symbol klasyfikacyjny (np.: "092" i "051"), natomiast tytuł będzie dokładnie wskazywał, jakiej sprawy dana dokumentacja dotyczy.

Symbol 092 - Kontrole w trybie zwykłym lub uproszczonym w jednostkach organizacyjnych PSP.

Przykładowy tytuł teczki:

- Kontrola w trybie uproszczonym przeprowadzona przez KG PSP w KW PSP w Szczecinie - Realizacja zadań w zakresie gospodarowania zakładowym funduszem socjalnym.

Symbol 051 - Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio.

Przykładowy tytuł teczki:

- Skarga J. Kowalskiego na działanie KW PSP w Opolu dot. zaniechania obowiązku nadzoru oraz na bezczynność organu.

Kategoria archiwalna - rubryka ta wskazuje kwalifikację archiwalną (kat. "A" lub "B"). Odrębną dla komórek wiodących KG PSP, KW, KP (KM) PSP, innych jednostek PSP (szkoły, CMP) i innych komórek, dla których określona dokumentacja stanowi materiał cząstkowy lub pomocniczy oraz okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (zawsze dłuższy w komórce wiodącej), który wskazuje minimalny czas przechowywania. Podział ten przy kwalifikowaniu jest bardzo ważny, ponieważ dokumenty o tej samej tematyce mają inną kategorię lub inny okres przechowywania w komórce wiodącej niż w komórce innej. Faktyczny termin brakowania zależy tylko i wyłącznie od potrzeb wytwórcy lub użytkownika. Z tego względu okres przechowywania można zawsze wydłużyć. Przy kwalifikowaniu dokumentacji zawsze należy dokładnie rozgraniczyć obie komórki, dlatego trzeba pamiętać, że według definicji:

1) komórka merytoryczna - to komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym, opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie posiada całość zasadniczych akt;

2) komórka inna - to komórka wykonująca pomocnicze czynności w określonej sprawie lub otrzymująca tylko dalsze egzemplarze akt spraw do wiadomości.

Z definicji "komórki merytorycznej" wynika, że w skład jej materiałów mogą wchodzić akta niebędące produktem jej działalności, np.: w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej komórka organizacyjna odpowiedzialna merytorycznie (zgodnie z regulaminem organizacyjnym) za opracowanie sprawozdań komendy, sporządziła sprawozdanie roczne, którego podstawą wykonania były sprawozdania opracowane przez inne komórki organizacyjne. W komórce tej, jako wiodącej, sprawozdanie roczne będzie zakwalifikowane i złożone do archiwum jako materiały archiwalne (kategoria "A"), natomiast sprawozdania "innych" komórek organizacyjnych, których sprawozdania były podstawą do opracowania sprawozdania rocznego, będą stanowiły tylko materiał pomocniczy (kategoria "B"), ponieważ nie były one merytorycznie odpowiedzialne za przygotowanie opracowania finalnego (sprawozdania rocznego).

Uwagi - w tej rubryce umieszczono wszelkie dodatkowe informacje, wyjaśnienia i komentarze, których celem jest ułatwienie prawidłowego sklasyfikowania dokumentów.

Podane objaśnienia dotyczą dokumentów, jakie powinny być zgromadzone w danej teczce oraz kwalifikacji dokumentacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej, np.:

Symbol 011 - Powoływanie, likwidacja i organizacja jednostek organizacyjnych PSP - Akty powołania i likwidacji, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, regulaminy. Dokumentacja dot. komórek organizacyjnych - kat. "B-30".

Symbol 0811 - Konferencje międzynarodowe, seminaria - Własne referaty, sprawozdania, z wyłączeniem materiałów dot. obsługi. Opracowania zewnętrzne kat. "B-5".

Okres zagrożenia - tu wskazano tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny. Dokumentację podlegającą ewakuacji oznaczono symbolem "E", zniszczeniu symbolem "Z", pozostawieniu na miejscu symbolem "P". W przypadku zagrożenia, dokumentacja zawierająca informacje niejawne nie podlega pozostawieniu. Sposób postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne określają przepisy o ochronie informacji niejawnych.

Inną kwestię stanowią akty normatywne i akty wewnętrznego kierowania niebędące aktami normatywnymi.

Akty normatywne:

1) będące źródłem prawa powszechnie obowiązującego (Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe oraz rozporządzenia). Wymienione rodzaje aktów prawnych muszą być ogłoszone w Dzienniku Ustaw. Źródłem prawa powszechnie obowiązującego na obszarze działania organów, które je ustanowiły (organy samorządu terytorialnego oraz terenowe organy administracji rządowej), są akta prawa miejscowego;

2) będące źródłem prawa o charakterze wewnętrznym (uchwały Rady Ministrów oraz zarządzenia Prezesa Rady Ministrów i ministrów). Obowiązują tylko jednostki organizacyjne podległe organowi wydającemu te akty. Akty te muszą być ogłoszone we właściwym dzienniku urzędowym.

Niezmiernie ważne jest, aby przy wyszukiwaniu tematów posługiwać się całym jednolitym rzeczowym wykazem akt.

III. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla Państwowej Straży Pożarnej został przygotowany w związku z ustawowym obowiązkiem zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą dokumentacji powstającej w jednostkach i komórkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej, co odpowiada zadaniom nałożonym w art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016).

Dokument ten opracowano z wykorzystaniem kilkuletnich doświadczeń w stosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt. Uwzględniono również zmiany w przepisach prawa oraz zmiany organizacyjne w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.

Okres przechowywania akt podlega wydłużeniu (np.: z "B5" na "B20"), w przypadku dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach Państwowej Straży Pożarnej, które zostały sklasyfikowane na podstawie obowiązującego w danym okresie jednolitego rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.

Jeżeli zmiana przepisów polega na skróceniu okresu przechowywania akt (np.: z "B10" na "B5"), uwzględnia się ją tylko na nowo założonych teczkach spraw, nie można jej zmienić na teczkach już prowadzonych przez referentów.

SPIS HASEŁ KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0 ZARZĄDZANIE

00 Organy kolegialne

01 Organizacja i zarządzanie

02 Akty normatywne. Pomoc prawna

03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka. Materiały analityczne

04 Informatyka. Koordynacja systemów informatycznych

05 Skargi i wnioski

06 Wydawnictwa. Informacje. Prace naukowo-badawcze

07 Współpraca krajowa

08 Współpraca z zagranicą

09 Nadzór i kontrola

1 KADRY

10 Ogólne zasady pracy i płac

11 Zatrudnienie. Stosunek służbowy

12 Sprawy osobowe

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe. Szkolnictwo resortowe

15 Metody i organizacja pracy oraz służby

16 Dyscyplina pracy i służby

17 Sprawy socjalno-bytowe

18 Ubezpieczenia osobowe

19 Opieka zdrowotna i rehabilitacja

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 Środki trwałe

21 Realizacja prac inwestycyjno-budowlanych i remontowych

22 Administracja nieruchomości

23 Gospodarka materiałowa

24 Gospodarka samochodowa. Transport

25 Lotnictwo w ramach KSRG

26 Łączność (Telekomunikacja)

27 Gospodarka energetyczna

28 Ochrona zakładu pracy

3 FINANSE

30 Podstawowe zasady gospodarki finansowej

31 Budżet i finanse. Działalność pozabudżetowa

32 Księgowość

33 Płace

34 Fundusze specjalne

35 Inwentaryzacja

36 Dyscyplina budżetowa

37 Kontrola kasy

38 Darowizny pieniężne i rzeczowe

4 OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA

40 Sytuacja polityczno-społeczna i ekonomiczna kraju

44 Przygotowania obronne Państwowej Straży Pożarnej

46 Współpraca transgraniczna i międzyregionalna

5 OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA

OBYWATELI I PORZĄDKU

PUBLICZNEGO

50 Stan bezpieczeństwa publicznego

54 Gotowość cywilna i zarządzanie kryzysowe

55 Ochrona przeciwpożarowa i ochrona ludności

56 Klęski żywiołowe, katastrofy i awarie

6 ADMINISTRACJA PUBLICZNA

61 Organizacja terytorialna administracji rządowej i samorządu

terytorialnego

62 Polityka gospodarcza Rządu

63 Odwołania od decyzji terenowych organów administracji publicznej

w sprawach pracowniczych pracowników

7 AUDYT

70 Audyt wewnętrzny

Symbole klasyfikacyjneHasła klasyfikacyjneKategoria archiwalnaUwagiOkres zagrożenia
KG PSP (biuro wiodące)KW PSP (wydział wiodący)KP (KM) PSP (komórka wiodąca)Inne jednostki PSP (szkoły, CMP)Inne komórki w danej jednostce organizacyjnej
123456789101112
0ZARZĄDZANIE
00ORGANY KOLEGIALNE
000Posiedzenia MSWBCBCBCBCBCMateriały dot. ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności - kat. A.Z
001Posiedzenia kierownictwa
0010KG PSPABE-5BE-5BE-5BCProtokoły, sprawozdania, analizy, wnioski, referaty, uchwały, opracowania, programy.

- Materiały pomocnicze do przygotowania posiedzenia i opracowań zbiorczych - kat. B-5.

- Projekty dokumentów - kat. B-2.

- Harmonogramy posiedzeń - kat. BC.

E
0011KW PSPBE-5ABE-5BE-5BCJak w klasie 0010.E
0012KP (KM) PSPBE-5BE-5ABE-5BCJak w klasie 0010.E
0013Inne jednostki organizacyjne PSPBE-5BE-5BE-5ABCJak w klasie 0010.E
002Kolegia
0020Kolegium Komendanta Głównego PSPAB-3B-3B-3BCJak w klasie 0010.E
0021Kolegium komendanta wojewódzkiego PSPB-3AB-3B-3BCJak w klasie 0010.E
0022Kolegium komendanta powiatowego (miejskiego) PSPB-3B-3AB-3BCJak w klasie 0010.E
0023Kolegia kierowników innych jednostek organizacyjnych PSPB-3B-3B-3ABCJak w klasie 0010.E
003Odprawy, narady, posiedzenia w wydziałach/komórkach organizacyjnych PSPBE-5BE-5BE-5BE-5BCJak w klasie 0010.E
004Komisje, zespoły doradcze kierownictwa PSPAAAABCDla każdej komisji zakłada się odrębną teczkę zawierającą akta dot. powołania komisji, listy członków, protokóły posiedzeń, referaty, analizy, wnioski.

- Materiały pomocnicze - kat. B5.

- Harmonogramy posiedzeń - kat. BC.

E
005Udział w zewnętrznych zjazdach, naradach, odprawach i konferencjachBE-5BE-5BE-5BE-5BCWłasne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe. Sprawozdania - klasa 03.E
006Komisja dyscyplinarna
0060Komisja dyscyplinarna I instancjiB-5B-5---Z
0061Komisja dyscyplinarna II instancjiB-5B-5---Z
0062Postępowanie dyscyplinarneBE-50BE-50---Wnioski, zarządzenia, protokóły, postanowienia, orzeczenia, notatki; kopie orzeczeń odkłada się do akt osobowych - klasa 120.Z
0063Sekretariat komisji dyscyplinarnejB-5B-5---Z
0064Rzecznicy dyscyplinarniB-5B-5---Z
01ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE
010Organizacja organów nadrzędnych i współdziałającychB-5B-5B-5B-5BCUstawy, dekrety, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, wykazy imienne stanowisk kierowniczych.Z
011Powoływanie, likwidacja i organizacja jednostek organizacyjnych PSPAkty powołania i likwidacji, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, regulaminy. Dokumentacja dot. komórek organizacyjnych - kat. B-30.
0110KG PSPABCBCBCBCJak w klasie 011.E
0111KW PSPAABCBCBCJak w klasie 011.E
0112KP (KM) PSPAAABCBCJak w klasie 011.E
0113SzkółABCBCABCJak w klasie 011.E
0114Centralnego Muzeum PożarniczegoABCBCABCJak w klasie 011.E
012Organizacja innych jednostek ochrony przeciwpożarowej
0120Jednostki OSP-B-20B-20BCBCZ
0121Jednostki zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczychB-20B-20B-20BCBCZ
0122Powiatowe (miejskie) i gminne zawodowe straże pożarneB-20B-20B-20BCBCZ
0123Inne jednostki ratowniczeB-20B-20B-20BCBCZ
0124Zarządy ZOSP-B-20B-20BCBCZ
013Organizacja krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego
0130Organizacja i zasady prowadzenia akcji ratowniczychAAABCBCE
0131Zestawienia sił i środków ksrgB-5B-5B-5B-5BCZ
0132Krajowe bazy sprzętu specjalistycznego i środków gaśniczychBE-5BE-5BE-5BE-5BCDecyzje i rozkazy - klasa 02.E
0133Odwody operacyjneB-5B-5B-5B-5BCDecyzje i rozkazy - klasa 02.E
0134Ewidencja jednostek OSP wchodzących w skład ksrgBE-20BE-20BE-20BCBCE
0135Ewidencja innych jednostek wchodzących w skład ksrgBE-20BE-20BE-20BCBCE
0136Ewidencja specjalistów ds. ratownictwa włączonych do ksrgBE-20BE-20BE-20BCBCE
0137Podmioty ratownicze spoza ochrony przeciwpożarowejBE-20BE-20BE-20BCBCZ
0138Rozliczenie dotacji (finansowania) ksrgBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
0139Wnioski o włączenie/wyłączenie jednostek organizacyjnych ochrony ppoż. do/z ksrgBE-20BE-20BE-20BE-20BCDecyzje - kat. A.Z
014Przekazywanie kompetencji. Pełnomocnictwo. UpoważnieniaB-25B-25B-25B-25BCUpoważnienia do wykonywania określonych czynności, podejmowania decyzji w określonym zakresie. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia, cofnięcia , zmiany upoważnienia (poza upoważnieniami wymienionymi w klasie 09).

Upoważnienia o krótkotrwałym znaczeniu np: do odbioru odznaczeń, awansów z KG PSP - kat. B-5.

E
015Organizacja biurowościPrzepisy - klasa 02.
0150Rejestry wpływu korespondencji wychodzącej i przychodzącejB-20B-20B-20B-20-Dzienniki korespondencyjne, dzienniki ewidencji wykonanych dokumentów (DEWD), spisy spraw.P
0151Dowody doręczeń i opłat pocztowychBCBCBCBC-Książki doręczeń, pocztowe, rozdzielcze i wykazy przesyłek.Z
0152Ewidencja pieczęci i stempliAAAA-E
0153Zamówienia pieczęci i stempliB-3B-3B-3B-3-Z
0154Protokoły przekazania pieczęci i stempliB-10B-10B-10B-10-Z
0155Protokoły zniszczeń pieczęci i stempliAAAA-E
0156Tłumaczenia pisemneB-2B-2B-2B-2-Korespondencja, zlecenia, rejestry.P
016Archiwa wyodrębnione w jednostkach organizacyjnych PSPSprawozdania, plany - klasa 03. Przepisy - klasa 02.
0160Organizacja i zarządzanie archiwów wyodrębnionych w jednostkach organizacyjnych PSPB-10B-10B-10B-10-Wyciąg z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, pisma informacyjne. Okres przechowywania liczony od momentu utraty ważności w/w wyciągu.E
0161Gromadzenie zasobu archiwalnego. Środki ewidencyjne archiwum wyodrębnionego i ewidencja zasobuAAAA-Spisy zdawczo-odbiorcze, wykaz (rejestr) spisów zdawczo-odbiorczych.E
0162Brakowanie aktAAAA-Decyzja o powołaniu komisji, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, ekspertyzy, brakowania akt kat. "BC", spisy akt wybrakowanych, zezwolenia (decyzje) na brakowanie, brak zezwolenia na brakowanie akt, protokoły zniszczenia. Inna dokumentacja - kat. B-5.E
0163Udostępnianie akt.B-2B-2B-2B-2-Decyzje, zezwolenia i karty udostępnień.

Dla akt niejawnych - kat. B-10.

Z
0164Gromadzenie zasobu archiwalnego zlikwidowanych jednostek organizacyjnych PSP.AAA--Spisy zdawczo-odbiorcze, wykaz (rejestr) spisów zdawczo-odbiorczych.E
0165Przekazywanie akt przez archiwa do archiwów państwowychAAAA-Zezwolenia, spisy akt przekazanych, notatki i informacje. Inna dokumentacja kat. B-5.E
0166Przekazywanie akt między archiwami Państwowej Straży PożarnejAAAA-Jak w klasie 0165.E
0167Zaginięcie dokumentacjiAAAA-Ewidencja, protokóły dochodzeń.E
0168Skontrum zasobu archiwalnegoAAAA-Powołanie komisji, protokół, wyjaśnienia.E
0169KwerendyB-5B-5B-5B-5-Poszukiwania, korespondencja, informacje sporządzone na podstawie zbiorów, wyjaśnienia.Z
017Biblioteka
0170Zasady działania biblioteki-A-A-E
0171Gromadzenie zbiorów-B-10-B-10-Np. przydział, zakupy, wymiana, dary.P
0172Ewidencja zbiorów bibliotecznych-BE-50-BE-50-Księgi inwentarzowe, katalogi (kwalifikacja zależna od rangi biblioteki).P
0173Udostępnianie zbiorów bibliotecznych-B-5-B-5-Np. zezwolenia, rewersy.Z
018Ochrona informacji niejawnychPrzepisy - klasa 02.
0180Podstawowe zasady polityki ochronnejBE-50BE-50BE-50BE-50-Np. plany ochrony informacji niejawnych, instrukcje..E
0181Akta postępowań sprawdzającychBE-50BE-50BE-50BE-50-Dla każdej osoby sprawdzanej zakłada się odrębną teczkę.E
0182Udostępnianie dokumentacji niejawnej w trybie szczególnymB-10B-10B-10B-10BCOdtajnianie akt, zwolnienie z obowiązku zachowania tajemnicy .Z
0183Zmiana klauzuli i okresów ochronyAAAA-Decyzje innych jednostek organizacyjnych PSP - kat. BE-5.E
0184Analiza zagrożeń i środki ochrony fizycznejB-5B-5B-5B-5-E
019Muzealia
0190Organizacja wystawiennictwa-A-ABCOrganizacja i dokumentacja wystaw.E
0191Gromadzenie zbiorów-B-10B-10B-10BCNp. zakupy, wymiana, dary.P
0192Opracowywanie i ewidencja zbiorów-AAABCInwentaryzacja, katalogi.E
0193Rewersy wypożyczeń-B-5-B-5BCP
0194Depozyty-B-5B-5B-5BCP
0195Konserwacja zbiorów-BE-5BE-5BE-5BCDokumentacja konserwatorska.P
0196Konsultacje historyczne---B-50BCE
02AKTY NORMATYWNE POMOC PRAWNAOkres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej aktu prawnego.

Decyzje i rozkazy personalne - klasa 123 lub 125.

Decyzje dotyczące spraw mieszkaniowych - klasa 223 lub 224.

020Zbiór zewnętrznych aktów prawnych, rejestryAAAANiedotyczące ochrony ppoż. i ochrony ludności przechowuje się w kat. B-10.

- Rejestry - kat. B-15.

E
021Zbiór aktów normatywnych Komendanta Głównego PSP, rejestryDot. przepisów ogłaszanych w dziennikach urzędowych. Opracowania robocze - kat. B-5. Komórka organizacyjna odpowiedzialna za kompletowanie aktów normatywnych w danej jednostce przekazuje jeden kompletny rocznik do archiwum.
0210ZarządzeniaAB-10B-10B-10BCE
0211DecyzjeAB-10B-10B-10BCE
0212RozkazyAB-10B-10B-10BCE
022Zbiór aktów prawnych Komendanta Wojewódzkiego PSP, rejestryOpracowania robocze - kat. B-5. Komórka organizacyjna odpowiedzialna za kompletowanie aktów prawnych w danej jednostce przekazuje jeden kompletny rocznik do archiwum.
0220ZarządzeniaB-10B-25B-10B-10BCE
0221DecyzjeB-10B-25B-10B-10BCE
0222RozkazyB-10B-25B-10B-10BCE
023Zbiór aktów prawnych kierowników pozostałych jednostek organizacyjnych PSP, rejestryJak w klasie 022.
0230ZarządzeniaB-10B-10B-25B-25BC
0231DecyzjeB-10B-10B-25B-25BCE
0232RozkazyB-10B-10B-25B-25BCE
024Projekty aktów prawnych
0240Opiniowanie aktów prawnych MSWBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
0241Opiniowanie własnych aktów prawnychB-10B-10B-10B-10BCZ
0242Opiniowanie aktów prawnych innych resortówBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
025Dokumentacja niebędąca aktami normatywnymiJak w klasie 022. Rejestry - kat. B-25.
0250UmowyBE-5BE-5BE-5BE-5BCE
0251PorozumieniaBE-5BE-5BE-5BE-5BCE
0252WytyczneBE-5BE-5BE-5BE-5BCE
0253Pozostałe dokumenty prawneBE-5BE-5BE-5BE-5BCE
026Opinie prawne
0260Opinie prawne dotyczące umów, porozumień i decyzji administracyjnychBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
0261Pozostałe opinie prawneBE-10BE-10BE-10BE-10BCZ
027Sprawy sądoweInformacje - kat. B-2.
0270Sprawy z powództwa cywilnegoAAAABCE
0271Inne sprawy sądoweAAAABCNp. wyroki, rewizje, ugody oraz korespondencja z tym związana.E
028Zbiór aktów normatywnych Szefa Obrony Cywilnej Kraju, rejestry
0280ZarządzeniaAB-10B-10B-10BCZ
0281Wytyczne i instrukcjeAB-10B-10B-10BCZ
0282RegulaminyAB-10B-10B-10BCZ
029Dokumentacja prawna Szefa Obrony Cywilnej Kraju, nie będąca aktami normatywnymiBE-10BE-10BE-10BE-10BCNp. pisma okólne, komunikaty, porozumienia, umowy, kierunki działania, strategie. Rejestry - kat. B-25.Z
03PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ, STATYSTYKA, MATERIAŁY ANALITYCZNEObejmuje planowanie i sprawozdawczość dotyczącą całokształtu działalności PSP. Planowanie i sprawozdawczość dot. finansów - okres przechowywania oblicza się od początku roku następnego po roku kalendarzowym, którego dane zbiory dotyczą, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa podatkowego
030Metodyka planowania i sprawozdawczości.
0300Opracowania zewnętrzneB-5B-5B-5B-5BCNp. Rady Ministrów lub GUS. .Z
0301Opracowania własneAAAABCE
031Prognozowanie i planowanie perspektywiczne
0310Prognozy i plany perspektywiczne własneAAAABCOpracowania końcowe. Materiały wstępne, robocze, pomocnicze, opinie - kat. B-5.P
0311Prognozy i plany perspektywiczne jednostek nadrzędnychB-10B-10B-10B-10BCP
0312Prognozy i plany perspektywiczne jednostek podległych lub nadzorowanychB-10B-10B-10B-10BCE
0313Prognozy i plany perspektywiczne innych resortówB-5B-5B-5B-5BCE
032Plany i sprawozdania wieloletnie
0320KG PSPABCBCBCBCMateriały pomocnicze, uwagi, projekty - kat. B-5.E
0321KW PSPB-10ABC-BCJak w klasie 0320.E
0322KP (KM) PSPB-10B-10A-BCJak w klasie 0320.E
0323Inne jednostki organizacyjne PSPB-10--ABCJak w klasie 0320.E
033Plany i sprawozdania roczneDo kat. A kwalifikuje się plany i sprawozdania półroczne/kwartalne, gdy brak opracowań rocznych.
0330KG PSPABCBCBCBCJak w klasie 0320.E
0331KW PSPB-10ABC-BCJak w klasie 0320.E
0332KP (KM) PSPB-10B-10A-BCJak w klasie 0320.E
0333Inne jednostki organizacyjne PSPB-10--ABCJak w klasie 0320.E
034Plany i sprawozdania okresowe jednostek PSP
0340Komórek organizacyjnych (wydziały, biura, JRG) B-10B-10B-10B-10BCMiesięczne, kwartalne, półroczne. Materiały pomocnicze, uwagi, projekty - kat. B-2.Z
0341Jednostek podległych i nadzorowanychB-5B-5--BCJak w klasie 0340.Z
035Statystyka
0350Statystyczne opracowania cząstkoweB-5B-5B-5B-5BCZ
0351Statystyczne opracowania końcoweAAAABCE
0352Publikacje GUSBCBCBCBCBCZ
036Analizy, informacjeNp. skarg i wniosków, wypadkowości, akcji ratowniczych.
0360WłasneAAAABCE
0361Jednostek podległych i nadzorowanychB-10B-10--BCZ
04INFORMATYKA. KOORDYNACJA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH
040Projektowanie i programowanie
0400Założenia projektowo - programoweAAAABCE
0401Dokumentacja systemów informatycznychAAAABCOpracowania i akty wykonawcze.E
0402Wdrożenia i eksploatacja informatycznych systemów przetwarzania danychAAAABCProtokóły, oceny, opinie, projekty.E
041Bank danychAAAABCE
042Przetwarzanie danych
0420Materiały pomocniczeB-5B-5B-5B-5BCZ
0421Opracowania problemowe, wyniki badańAAAABCDla każdego tematu zakłada się osobną teczkę.E
043Nadzór i koordynacja działalności sieci informatycznej w PSP
0430Centralny Bank DanychB-5B-5B-5B-5BCZ
0431Terenowe banki danychB-5B-5B-5B-5BCZ
0432Podsieci informatyczne jednostek organizacyjnychB-5B-5B-5B-5BCZ
044Ochrona i bezpieczeństwo systemów informatycznych
0440Bezpieczeństwo systemów informatycznych w warunkach normalnych funkcjonowania państwaAAAABCOceny, opinie, raporty, notatki, korespondencja.

Kody i hasła do systemów po utracie ważności - kat. BC

E
0441Bezpieczeństwo systemów informatycznych w warunkach zagrożenia funkcjonowania państwaAAAABCJak w klasie 0440.

Kody i hasła do systemów po utracie ważności - kat. BC

E
0442Certyfikacja i akredytacja systemów lub sieci teleinformatycznychAAAA-Dokumentacja bezpieczeństwa systemów lub sieci TI (decyzje właściwych służb).E
0443Kontrola systemów teleinformatycznychBE-5BE-5BE-5BE-5BCP
045Standardy informatyczne w PSPJak w klasie 0440.
0450Standardy oprogramowania podstawowegoAAAABCE
0451Standardy oprogramowania użytkowego i baz danychAAAABCE
0452Standardy sprzętu komputerowegoAAAABCE
0453Inne standardyAAAABCE
046Koordynacja budowy, rozwoju i eksploatacji informatyki
0460Założenia i rozwiązania projektowo - programoweAAAABCJak w klasie 0440.E
0461Programy rozwoju informatykiAAAABCE
0462Zasady organizacji i utrzymania systemów informatycznychB-10B-10B-10B-10BCProjekty, opinie, korespondencja.E
047Współdziałanie systemów informatycznych w województwach w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludnościBE-10BE-10BE-10BE-10BCProjekty, statystyka, zalecenia, korespondencja.E
048Systemy wspomagania dowodzeniaB-10B-10B-10B-10BCZ
049Redagowanie stron internetowychAAAABCW tym Biuletyn Informacji Publicznej.Z
05SKARGI I WNIOSKIRozpatrywane wg działu VIII kpa. Analizy - klasa 036.
050Tryb załatwianiaAAAABCE
051Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednioAAAA-Dla każdej skargi zakładamy osobną teczkę.E
052Skargi i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwościB-3B-3B-3B-3-Z
053AnonimyBE-5BE-5BE-5BE-5-Z
054Rejestry skarg i wnioskówAAAA-Z
06WYDAWNICTWA, INFORMACJE, PRACE NAUKOWO-BADAWCZE
060Plany i programy wydawniczeAAAABCPlany, programy.

Badanie potrzeb, ustalenia tematyki - kat. B-5.

E
061Wydawnictwa własne.AAAA-Dla każdego tytułu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: karty wydawnicze, umowy autorskie i wydawnicze, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, projekty graficzne, jeden egzemplarz wydawniczy.

- Wycena materiałów do publikacji - kat. B-5.

- Np. niewykorzystane artykuły, zdjęcia, materiały pomocnicze - kat. BC.

E
0610Kroniki i monografie własneAAAABCE
062Informacje w środkach masowego przekazu
0620Informacje własne dla prasy, radia, telewizjiAAAABCInformacje, sprostowania, oświadczenia itp.E
0621Zewnętrzne informacje o działalności dotyczącej ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności PSPAAAABCNp. wycinki prasowe.E
0622Wywiady z kierownictwem jednostek organizacyjnychAAAABCE
0623Odpowiedzi na krytykę prasowąAAAABCE
0624Konferencje prasowe rzeczników prasowych jednostek organizacyjnych PSPAAAABCE
063Prace naukowo-badawcze
0630Kierunki rozwoju działalności naukowo-badawczej (polityka badawczo-rozwojowa)BE-10BCBCBCBCE
0631Plany rozwoju nauki i sprawozdania z ich realizacjiBE-10BCBCBCBCE
0632Programy badawczeB-10BCBCBCBCE
0633Prace naukowo-badawczeB-10BCBCBCBCE
0634Certyfikacja zgodnościB-5BCBCBCBCE
0635System jakościB-5BCBCBCBCE
0636WynalazczośćB-5BCBCBCBCE
0637Normalizacja i standaryzacjaB-5BCBCBCBCE
0638Badania kwalifikacyjneB-5BCBCBCBCE
064Popularyzacja ochrony przeciwpożarowej
0640Programy, scenariusze, materiały pomocnicze, księgi pamiątkowe o wystawach, pokazach i imprezach własnychAAAABCDokumentacja dot. danej jednostki organizacyjnej.

Opracowania zewnętrzne kat. B-5

E
0641Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznychAAAABCJak w klasie 0640.E
0642Techniczna obsługa wystaw, pokazów i imprez-B-2B-2B-2BCP
07WSPÓŁPRACA KRAJOWA
070Współpraca z Prezydentem RP, Kancelarią PrezydentaA----Opracowania, projekty dokumentów.

Korespondencja bieżąca - kat. BE-5

E
071Współpraca z Sejmem i Senatem RPAAAABCMateriały dot. PSP, interpelacje, zapytania poselskie. Odpowiedzi PSP, oświadczenia. Opracowania własne.

- Wydawnictwa sejmowe i senackie oraz pozostała korespondencja - kat. B-5.

E
072Współpraca z Prezesem Rady Ministrów, Radą Ministrów, Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, komisjamiBE-20B-5B-5B-5BCDla każdego podmiotu zakłada się osobną teczkę. Ustalenia dot. PSP, projekty dokumentów.

- Opracowania własne PSP - kat. A

E
073Współpraca z naczelnymi organami kontroli i administracji państwowej i urzędami centralnymiPisma przewodnie bez załączników o krótkotrwałym znaczeniu, przekazywanie pism wg właściwości, korespondencja o charakterze seryjnym - kat. B-5.
0730Najwyższą Izbą KontroliBE-5BE-5BE-5BE-5BCP
0731Ministerstwem Spraw WewnętrznychBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
0732Ministerstwem Obrony NarodowejBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
0733Ministerstwem Spraw ZagranicznychBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
0734Ministerstwem SprawiedliwościBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
0735Prokuraturą GeneralnąBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
0736Sądem NajwyższymBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
0737Trybunałem Konstytucyjnym i NSABE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
0738Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencją Wywiadu, Centralne Biuro AntykorupcyjneBE-5BE-5BE-5BE-5BCDla każdego podmiotu zakłada się odrębną teczkę.Z
0739Innymi organamiBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
074Współpraca z jednostkami organizacyjnymi Związku Ochotniczych Straży PożarnychBE-5BE-5BE-5BE-5BCJak w klasie 073.Z
075Współpraca z jednostkami podległymi, nadzorowanymi i podporządkowanymi MSW
0750Komendą Główną Policji i jednostkami terenowymiBE-5BE-5BE-5BE-5BCJak w klasie 073.Z
0751Komendą Główną Straży Granicznej i jednostkami terenowymiBE-5BE-5BE-5BE-5BCJak w klasie 073.Z
0752Biurem Ochrony RząduBE-5----Jak w klasie 073.Z
0753ZER MSWBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
0754Jednostkami organizacyjnymi PSPBE-5BE-5BE-5BE-5BCApele o pomoc, informacje o pogrzebach, pisma okólne, komunikaty - kat. BC.Z
0755Rzecznikiem Praw ObywatelskichABE-10BE-10BE-10BCZ
0756Innymi jednostkamiBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
076Współpraca z organami terenowej administracji rządowej i samorządowejJak w klasie 073.
0760Organami administracji rządowej w województwieBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
0761Organami samorządu terytorialnegoBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
077Współpraca z organizacjami politycznymi, społecznymi, związkami zawodowymi, zakładami pracy, placówkami badawczymi, towarzystwami ubezpieczeniowymi, osobami fizycznym oraz innymi instytucjami i podmiotamiBE-5BE-5BE-5BE-5BCJak w klasie 073.Z
078Współpraca wewnętrznaB-2B-2B-2B-2BCZ
079Reprezentacja
0790Akty nadania sztandarów jednostkom organizacyjnym PSPAAAA-E
0791Ogólnopolskie i terenowe obchody Dnia Strażaka i inne imprezy okolicznościoweB-5B-5B-5B-5BCZ
0792Dokumentacja okolicznościowego Honorowego Medalu im. J. TuliszkowskiegoA----E
0793Zaproszenia, życzenia, gratulacje, podziękowania, kondolencje. .BCBCBCBCBCZ
0794Udział w obchodach świąt państwowych i innych uroczystościachB-2B-2B-2B-2BCZ
08WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ
080Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowejAAAABCOpracowania własne. - Opracowania zewnętrzne nie dot. bezpośrednio PSP - kat. B-5.E
081Współpraca wielostronna
0810Programy, umowy i sprawozdania z ich realizacjiAAAABCUmowy zawarte, sprawozdania z negocjacji.

- Projekty umów, materiały przygotowane w związku z negocjacjami - kat. BE-20.

- Dok. pomocnicza - kat. B-2.

E
0811Konferencje międzynarodowe, seminariaAAAABCWłasne referaty, sprawozdania. Z wyłączeniem materiałów dot. obsługi.

- Opracowania zewnętrzne kat. B-5

E
0812Współpraca w ramach Międzynarodowego Komitetu Technicznego Prewencji i Zwalczania Pożarów (CTIF) ABE5BE5ABCJak w klasie 0811.E
0813Współpraca z innymi organizacjami międzynarodowymi niż UEABE5BE5ABCJak w klasie 0811.E
082Unia Europejska
0820Ogólne zasady integracji europejskiejBE-20BE-5BE-5BE-20BCE
0821Regulacje prawne - unifikacja aktów prawnych z przepisami Unii EuropejskiejBE-10BE-10BE-10BE-10BCE
0822Współpraca w ramach grup roboczych i komitetów UEBE-10BE-10BE-10BE-10BCE
0823Fundusze strukturalne i pomocoweB-20B-20B-20B-20BCW tym realizacja programów. Dok. informacyjna - kat. B-5.E
0824Pomoc ze środków Unii Europejskiej dla PolskiB-20B-20B-20B-20BCE
0825Inne inicjatywy unijneBE-10BE-10BE-10BE-10BCE
083Współpraca dwustronna
0830Zasady współpracyAAAABCUmowy o współpracy, porozumienia, sprawozdania.

- Projekty umów, materiały przygotowane w związku z negocjacjami - kat. BE-20.

- Dok. pomocnicza - kat. BE-5, okres przechowywania liczony od chwili wejścia w życie umowy.

E
084Zagraniczne wyjazdy służbowe
0840Programy pobytu, instrukcje, rejestry wyjazdów i z delegacjiB-5B-5B-5B-5BCSprawozdania - klasa 03.E
0841Wykazy pracowników oddelegowanych służbowo za granicęB-5B-5B-5B-5BCE
0842Sprawy dewizoweB-5B-5B-5B-5BCZ
0843Wnioski wyjazdoweB-5B-5B-5B-5BCZ
085Przyjazdy delegacji zagranicznych
0850Programy pobytu i sprawozdania z ich realizacjiABE-5BE-5ABCE
0851Obsługa delegacji zagranicznychB-2B-2B-2B-2BCZlecenia, wykazy wydatków, przydziały samochodów służbowych, zakwaterowanie w obiektach reprezentacyjnych.Z
09NADZÓR I KONTROLADotyczy całokształtu działalności PSP.

- Przepisy - klasa 02.

- Plany - klasa 03.

- Analizy - klasa 036.

090Zasady i tryb prowadzenia kontroliAAAABCE
091Kontrole wewnętrzne w trybie zwykłym lub uproszczonym w komórkach organizacyjnychB-10B-10B-10B-10BCProgram kontroli, upoważnienia do kontroli, projekt wystąpienia pokontrolnego/wystąpienie pokontrolne, sprawozdanie z kontroli, akta kontroli, informacja o odstąpieniu od kontroli, informacja o realizacji zaleceń, informacja o wynikach kontroli.E
092Kontrole w trybie zwykłym lub uproszczonym w jednostkach organizacyjnych PSPAAAABCDokumentację każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczce. Zakres dokumentów jak w klasie 091.E
093Inspekcje gotowości operacyjnejB-25B-25B-25B-25BCJak w klasie 091.Z
094Inspekcje operacyjno-techniczne jednostek OSPB-25B-25B-25B-25BCJak w klasie 091.Z
095Kontrole zewnętrzne w Państwowej Straży PożarnejAAAABCDokumentację każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczce. Protokoły kontroli, wystąpienia pokontrolne, umotywowane zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w protokołach kontroli lub co do ocen, uwag i wniosków zawartych w wystąpieniach pokontrolnych, informacje o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań, informacje o wynikach kontroli.E
096Ewidencja kontroli oraz upoważnionych do kontroliB-10B-10B-10B-10-Książka kontroli jednostki, rejestr upoważnień do kontroli.

- Inne rejestry pomocnicze w zakresie działań kontrolnych - kat. B-5.

Z
097Postępowanie wyjaśniająceB-10B-10B-10B-10-Czynności wyjaśniające dot. kontroli w komórkach i jednostkach organizacyjnych PSP. Wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych.E
098Nadzór dydaktyczny i pedagogiczny
0980Zasady sprawowania nadzoru dydaktycznegoA--A-W tym szczegółowe zasady sprawowania poszczególnych form działalności diagnostyczno-oceniającej.E
0981Plan nadzoru dydaktycznego oraz plan nadzoru pedagogicznegoA--A-W tym, w nadzorze dydaktycznym priorytety do realizacji badań pedagogicznych na dany rok oraz aneksy do planu nadzoru dydaktycznego i wersje ujednolicone planu nadzoru dydaktycznego.E
0982Działalność wspomagająca w nadzorze dydaktycznymB-10B-5-B-10-W przypadku zewnętrznego nadzoru dydaktycznego; programy działalności wspomagającej, sprawozdania z działalności wspomagającej; w przypadku wewnętrznego nadzoru dydaktycznego - programy odpraw metodycznych i tematycznych z kadrą dydaktyczną - kat. B-5.E
0983Działalność diagnostyczno-oceniająca w nadzorze dydaktycznymB-25B-10-B-25-Plany wizytacji, plany hospitacji, koncepcje badań pedagogicznych, arkusze hospitacyjne, protokoły z wizytacji, doniesienia z badań pedagogicznych (sprawozdania). Akta każdej z form działalności diagnostyczno-oceniającej grupuje się w osobnej teczce.

W przypadku szkół PSP do kat. B-25 należy zaliczyć plany wizytacji, protokoły z wizytacji, koncepcje badań pedagogicznych i doniesienia z badań pedagogicznych (sprawozdania). Natomiast dokumenty z hospitacji (zarówno w nadzorze dydaktycznym zewnętrznym, jak i wewnętrznym) szkoły PSP zaliczają do kat. B-10.

E
0984Działalność wspomagająca w nadzorze pedagogicznym---B-10-Programy form działalności wspomagającej, realizowanych przez dyrektora szkoły.E
0985Ewaluacja wewnętrzna i kontrola w nadzorze pedagogicznym---B-25-Harmonogram ewaluacji wewnętrznej, plan kontroli dyrektora szkoły.E
0986Raport z nadzoru dydaktycznego oraz wyniki i wnioski ze sprawowania nadzoru pedagogicznegoA--A-E
099Inne czynności nadzoruB-5B-5B-5B-5BCUrzędowe badanie dokumentów, lustracja dokumentów, sprawdzenie realizacji zadań w formie notatek służbowych lub urzędowych.Z
0990Kontrola zarządczaB-10B-10B-10B-10BCZgodnie z odrębnymi przepisami. Przepisy - klasa 02.Z
0991Oświadczenia o stanie kontroli zarządczejAAAABCOraz inne dokumenty dot. przedmiotowego zakresu.E
0992Monitoring wykonania rekomendacji audytu, czynności sprawdzające, zalecenia kierownika jednostki organizacyjnej PSPB-10B-10B-10B-10BCPisma w sprawie realizacji zaleceń audytu, weryfikacja dokumentów, czynności sprawdzające sposób i termin realizacji zaleceń, zalecenia kierownika jednostki organizacyjnej PSP w sprawie realizacji zaleceń.
1KADRYPrzepisy - klasa 02.

Statystyka - klasa 035.

10OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁACYAAAA-Taryfikatory płac, listy przeszeregowań pracowników.P
11ZATRUDNIENIE / STOSUNEK SŁUŻBOWY
110Polityka kadrowaB-5B-5B-5B-5-Limity zatrudnienia, rezerwa kadrowa.P
111Dokumentacja pracownicza
1110Nabór pracownikówBCBCBCBC-Całość dokumentacji z postępowania rekrutacyjnego:

- pracowników przyjętych do pracy (służby) odkłada się do akt osobowych - klasa 120.

- nierozpatrzone, rozpatrzone odmownie - kat. BC.

P
1111Mianowanie, powołanie, umowy o pracęB-5B-5B-5B-5-Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 120.E
1112Zwalnianie pracownikówB-5B-5B-5B-5-Wypowiedzenie stosunku, pracy, decyzje o zwolnieniu ze służby. Jak w klasie 1111.E
1113Świadectwa służby (pracy) B-5B-5B-5B-5-Rejestr/ewidencja świadectw. Jak w klasie 1111.Z
1114Legitymacje służbowe i karty identyfikacyjne pracowników własnej jednostkiB-10B-10B-10B-10-Rejestry wydanych legitymacji. - Nieaktualne legitymacje i karty identyfikacyjne - kat. BC.Z
1115ZaświadczeniaB-2B-2B-2B-2-P
112Staże i praktyki zawodoweB-5B-5B-5B-5-Z
113Etaty
1130KG PSP, KW PSP, KP (KM) PSPAAAA-Wykazy ilościowe i jakościowe, okresowe meldunki, analizy. - Materiały pomocnicze kat. B-5.E
1131Inne jednostki PSPAAAA-Jak w klasie 1130.E
114Dodatkowe zajęcie zarobkoweB-5B-5B-5B-5-Całość dokumentacji.P
115Umowy cywilnoprawneUmowy zlecenia, o dzieło i inne z własnymi pracownikami i innymi podmiotami.P
1150Ze składką na ZUSB-50B-50B-50B-50-P
1151Bez składki na ZUSB-5B-5B-5B-5-P
116Służba cywilna
1160Służba przygotowawczaB-5B-5B-5--Zaświadczenia o odbyciu służby przygotowawczej odkłada się do akt osobowych - klasa 120.P
1161Opis i wartościowanie stanowiskB-5B-5B-5--P
117Oświadczenia majątkowe pracownikówB-10B-10B-10B-10-Sposób postępowania na podstawie odrębnych przepisów.Z
12SPRAWY OSOBOWE
120Akta osobowe pracowników cywilnych i funkcjonariuszyBE-50BE-50BE-50BE-50-Dla każdego pracownika prowadzi się osobną teczkę.

- Zawartość teczki akt osobowych określają odrębne przepisy.

E
121Ewidencja pracownikówB-10B-10B-10B-10-Spisy, kartotekiE
122Komunikaty dot. zmian personalnych kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych PSPBCBCBCBC-Z
123Awanse, nadanie pierwszego stopnia po ukończeniu kształcenia w zawodzie strażaka i technika pożarnictwaB-5B-5B-5B-5-Korespondencja, wnioski awansowe Np. decyzje, rozkazy personalne komendantów ; jeden egzemplarz do akt osobowych - klasa 120. Rejestry i listy imienne zbiorcze - kat. B-50.Z
124Odznaczenia, medale, odznakiB-2B-2B-2B-2-Wnioski.

Kserokopię legitymacji/dyplomu nadania odkłada się do akt osobowych - klasa 120.

Z
125Nagrody, wyróżnienia, zapomogi i inneB-5B-5B-5B-5-Jak w klasie 123.

Rejestry i listy imienne zbiorcze - kat. B-50.

Z
126Odpowiedzialność dyscyplinarna i porządkowa
1260Postępowanie dyscyplinarneB-5B-5B-5B-5-Z
1261Odpowiedzialność porządkowa pracownikówB-5B-5B-5B-5-Z
127Wojskowe sprawy pracowniczeB-5B-5B-5B-5-Z
128Opinie i oceny pracowników cywilnych/funkcjonariuszyB-5B-5B-5B-5-Dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych klasa 120.Z
129Inne sprawy pracownicze
1290Sprawy kadrowe wojskowej ochrony przeciwpożarowejB-5B-5B-5B-5-Z
1291Utrata i przywracanie stopniB-5B-5B-5B-5-Z
1292Skracanie okresu służby przygotowawczejB-5B-5B-5B-5-Z
1293Odstępstwa kwalifikacyjneB-5B-5B-5B-5-Z
1294Rozdział absolwentów szkół PSPB-5B-5B-5B-5-Z
1295Przeniesienia służbowe, oddelegowania do innych jednostek organizacyjnych PSP oraz wyznaczenie poza jednostki organizacyjne PSPB-5B-5B-5B-5-Jak w klasie 128.Z
13BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACYPrzepisy - klasa 02.

Plany i sprawozdania - klasa 03.

Analizy - klasa 036.

Kontrole - klasa 09.

130Stan bezpieczeństwa i higieny pracy, służby
1300Analizy, przeglądy, oceny stanu BHPB-5B-5B-5B-5BCZ
1301Protokoły z posiedzeń komisji BHPB-5B-5B-5B-5BCZ
131Wypadki w służbie, pracy
1310Meldunki o zaistniałych wypadkach, protokoły powypadkowe, ewidencja wypadków. Postępowanie wyjaśniające dot. zaistniałego wypadku.B-10B-10B-10B-10BCDecyzje o przyznaniu jednorazowego odszkodowania z tytułu wypadku w służbie. Orzeczenia dotyczące wypadku - jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 120.Z
1311Wypadki śmiertelne, zbiorowe i powodujące trwałe kalectwoAAAABCZ
132Choroby związane ze służbą w PSPBE-50BE-50BE-50BE-50-Z
133Medycyna pracy
1330Badania okresoweB-5B-5B-5B-5-Z
1331Okresowa ocena zdolności do służby strażaka PSPB-5B-5B-5B-5-Z
1332Badania wstępne i specjalistyczne, WKLB-5B-5B-5B-5-Z
1333Orzecznictwo Komisji LekarskiejB-10B-10B-10B-10BCJeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 120.Z
134Zapobieganie zagrożeniom zdrowiaB-5B-5B-5B-5-Z
135Prace w warunkach szkodliwych
1350Dokumentacja dot. stanowisk pracy w warunkach uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia - badania, pomiary środowiskaBE-40BE-40BE-40BE-40BCCzynniki szkodliwe - rejestry, karty badań i pomiarów.

- Inna dokumentacja - kat. B-5.

Z
1351Oceny, analizy dot. pracy w warunkach uciążliwych i szkodliwych dla zdrowiaB-2B-2B-2B-2BCZ
1352Wnioski, decyzje dot. przyznania ekwiwalentu za warunki pracy, służbyB-10B-10B-10B-10BCJeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 120. Rejestry - B-25.Z
14SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE. SZKOLNICTWO RESORTOWEPrzepisy - klasa 02.
140Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego dla potrzeb ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności
1400Opracowania własneAAAABCZałożenia systemowe dotyczące kształcenia, szkolenia, doskonalenia zawodowego, w tym i zasady w tej sprawie. Ponadto, analizy, w tym notatki służbowe, dotyczące ewaluacji kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego. Analiza wyników egzaminów zewnętrznych - kat. B-25.E
1401Opracowania zewnętrzne przez jednostki organizacyjne spoza PSPB-5B-5B-5B-5B-5Jak w klasie 1400.Z
1402Rozdzielnik na kształcenie i szkolenieB-5----Rozdzielniki na kształcenie w zawodach pożarniczych, szkolenia specjalistyczne itd.

Akta każdego rodzaju rozdzielnika grupuje się w osobnej teczce.

Z
141Rekrutacja na kształcenie, szkolenie i doskonalenie zawodowe
1410Rekrutacja na kształcenie w zawodzie technika pożarnictwa---B-2-Teczki kandydatów zawierające kompletną wymaganą (np. programami nauczania) dokumentację. Po zakończeniu kształcenia teczki kandydatów są przekazywane do jednostek organizacyjnych, w których kandydaci podjęli służbę. Dokumenty z teczek, które nie są przekazywane do jednostek organizacyjnych - kat. B-2.E
1411Rekrutacja na kształcenie w zawodzie strażaka-B-2-B-2-Teczki kandydatów zawierają kompletną dokumentacją, wymaganą programami nauczania.E
1412Rekrutacja na szkolenia OSP-B-2B-2B-2-Jak w klasie 1411.E
1413Rekrutacja na szkolenia specjalistyczne-B-2-B-2-Jak w klasie 1411.E
1414Rekrutacja na pozostałe szkolenia, w tym doskonalenie zawodoweB-2B-2B-2B-2B-2Jak w klasie 1411.E
142Planowanie kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego
1420Plany pracy dydaktycznej i wychowawczej-B-10B-10B-10-Z
1421Plany kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego-B-5B-5B-5-Plany poszczególnych kursów/szkoleń, zgodnie z wymaganiami określonymi w programach nauczania.E
1422Programy nauczaniaA--A-Programy nauczania zatwierdzane przez Komendanta Głównego PSP oraz pisma Komendanta Głównego PSP korygujące zapisy programowe. Dodatkowo, w przypadku szkół PSP kształcących w zawodzie technika pożarnictwa - programy autorskie.E
1423Program wychowawczy---B-25-Np. zasady oceniania wewnątrzszkolnego, program wychowawczy szkoły, program profilaktyki; program poprawy efektów kształcenia i wychowania. .Z
1424Programy innowacyjne i eksperyment pedagogiczny---B-25-Dokumenty w rozumieniu przepisów oświatowych.Z
143Realizacja kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego
1430Realizacja kształcenia w zawodzie inżyniera pożarnictwaB-5B-5-B-5-Korespondencja dotycząca organizacji i realizacji kształcenia, szkolenia i innych form doskonalenia zawodowego, w tym studiów podyplomowych.Z
1431Realizacja programu kształcenia w zawodzie technik pożarnictwaB-5--B-5-Jak w klasie 1430.Z
1432Realizacja kształcenia w zawodzie strażakaB-5B-5-B-5-Jak w klasie 1430.Z
1433Realizacja szkoleń specjalistycznychB-5B-5-B-5-Jak w klasie 1430.Z
1434Realizacja pozostałych szkoleń, w tym doskonalenia zawodowegoB-5B-5B-5B-5-Np.: OSP, BHP, informacji niejawnych, UE, inspektorów ochrony ppoż., OC i OL. .

Jak w klasie 1430.

Z
1435Akredytacja na realizację kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowegoB-10--B-10-Procedura akredytacyjna, uzyskanie zgody na realizację w wyniku akredytacji.

Pozostałe dokumenty - kat. B-5.

Z
144Środki kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego
1440Podręczniki i skrypty-B-15-B-15-E
1441Środki dydaktyczne-B-10-B-10-W tym pomoce dydaktyczne.E
1442Poligony pożarnicze-B-10-B-10-E
145Dokumentacja przebiegu nauczania
1450Dzienniki lekcyjne-B-10B-10B-10-Dzienniki, w których znajdują się arkusze ocen - kat. B-50.E
1451Arkusze ocen-B-50B-50B-50-Z podziałem na rodzaje szkoleń. Jeżeli arkusz ocen jest elementem dziennika - nie trzeba go osobno archiwizować.E
1452Księga arkuszy ocen---B-50-Z podziałem na kształcenie dzienne i zaoczne.E
1453Protokóły egzaminacyjneB-50B-50B-50B-50-Jeżeli protokół jest elementem dziennika - nie trzeba go osobno archiwizować.E
1454Egzaminacyjne narzędzia diagnostyczneB-10B-10B-10B-10-Z
1455Pozostała dokumentacja przebiegu nauczania-B-5B-5B-5-Z
146Ewidencja
1460Ewidencja dyplomów-B-50-B-50-W tym duplikaty i odpisy.E
1461Ewidencja świadectw-B-50-B-50-W tym duplikaty i odpisy.E
1462Ewidencja zaświadczeńB-20B-20-B-20-Zaświadczenia z działalności wspomagającej realizowanej w ramach nadzoru dydaktycznego i pedagogicznego - w szkołach PSP - kat. B-5. W tym duplikaty i odpisy.E
1463Ewidencja innych dokumentów potwierdzających kwalifikacje---B-10-W tym duplikaty i odpisy.E
1464Ewidencja wyszkolenia OSP-B-25B-25B-25-W tym duplikaty i odpisy.E
1465Ewidencja wydanych indeksów---B-10-E
1466Księgi ewidencji uczniów---B-50-Z podziałem na kształcenie dzienne i zaoczne.E
147Rada Pedagogiczna
1470Protokoły z posiedzeń-B-5-B-5-W tym protokoły z posiedzeń o charakterze szkoleniowym.Z
1471Uchwały rady pedagogicznej---A-Z
1472Opinie rady pedagogicznej-B-10-B-10-Z
148Ćwiczenia i manewryB-5B-5B-5B-5-Z
149Wychowanie fizyczne
1490Zawody sportoweB-5B-5B-5B-5-W tym sport pożarniczy.Z
1491Testy sprawności fizycznej strażakówB-5B-5B-5B-5-Z
15METODY I ORGANIZACJA PRACY ORAZ SŁUŻBY
150Podstawowe zasadyAAAA-Ustalenia, własne zasady merytoryczno-organizacyjne.E
151Racjonalizacja pracy i służbyB-10B-10B-10B-10BCZ
152System zarządzania jakością
1520Dokumentacja systemu zarządzania jakościąAAAABCPolityka jakości, Misja, Księga Jakości, procedury systemu zarządzania jakością.E
1521Aktualizacje dokumentacji systemu zarządzania jakościąBE-5BE-5BE-5BE-5BE-5Korespondencja związana z aktualizacjami dokumentacji systemu zarządzania jakością.P
1522Audity wewnętrzneBE-5BE-5BE-5BE-5BE-5Listy auditorów, zawiadomienia, plany, harmonogramy, raporty, z auditów, meldunki z realizacji działań korygujących i zapobiegawczy.E
1523Elektroniczny zbiór dokumentów systemu zarządzania jakościąBE-5BE-5BE-5BE-5BCNp. baza danych systemu, narzędzia udostępniania dokumentacji w środowisku sieciowym..Z
1524Badanie satysfakcji klientaBE-5BE-5BE-5BE-5BE-5Np. ankiety, analizy. .P
1525Przegląd systemu zarządzania jakościąBE-5BE-5BE-5BE-5BE-5Korespondencja w sprawie przeglądów, protokoły z przeglądów, listy obecności.P
1526Procedury komórek organizacyjnychAAAABE-5Procedury tworzone w komórkach organizacyjnych , załączniki do procedur, korespondencja, wykazy procedur, opisy stanowisk pracy; do kat. A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej.E
1527Polityka informacyjna o systemie zarządzania jakościąB-5B-5B-5B-5BCKorespondencja i materiały informacyjne dotyczące zasad funkcjonowania systemu zarządzania jakością. Informacje własne - kat. A.E
16DYSCYPLINA PRACY I SŁUŻBY
160Dokumentacja obecności w pracyB-5B-5B-5B-5-Listy obecności, ewidencja wyjść w godzinach służbowych. - Grafiki dyżurów, służby - kat. BCZ
162AbsencjaB-5B-5B-5B-5-Zwolnienia lekarskie.Z
163UrlopyB-2B-2B-2B-2-Listy i karty urlopoweZ
164Delegacje służboweB-3B-3B-3B-3-Z
165Ewidencja czasu służby i pracyB-5B-5B-5B-5-Z
17SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
170Podstawowe zasadyAAAABCUstalenia własne jednostki organizacyjnej.

- Ustalenia resortowe - kat. B-20.

- Przepisy zewnętrzne - kat. B-5.

E
171Dojazdy do pracyBCBCBCBC-Dotyczy delegowanych czasowo do innych miejscowości.Z
172Wczasy pracownicze - dopłata do wypoczynku, równoważnik 1000 kilometrówB-5B-5B-5B-5-Np. ewidencja i rezerwacja miejsc, rozdzielniki, rejestry skierowań. .Z
173Sanatoria - obozy kondycyjneB-5B-5B-5B-5-Jak w klasie 172.Z
174Opieka nad pracownikami, emerytami i rencistami
1740Zakładowy Fundusz Świadczeń SocjalnychB-3B-3B-3B-3-Zapomogi, zwroty za wypoczynek pracowników.P
1741Fundusz Socjalny Emerytów i RencistówB-3B-3B-3B-3-P
18UBEZPIECZENIA OSOBOWEPrzepisy - klasa 02.
180Interpretacja przepisów ubezpieczeniowychB-5B-5B-5B-5-Wyjaśnienia, instrukcje ZUS, PZU, innych ubezpieczycieli.Z
181Ubezpieczenia społeczne i zdrowotneB-10B-10B-10B-10-Np. dokumentacja zgłoszeniowa do ZUS i NFZ (kopie zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych oraz kopie dokumentów zmieniających, korygujących), wnioski, informacje, zaświadczenia. .Z
182Legitymacje ubezpieczenioweB-10B-10B-10B-10-Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji i duplikatów.P
183ZasiłkiB-5B-5B-5B-5-Dowody uprawnień do zasiłków chorobowych, rodzinnych, pogrzebowych, pielęgnacyjnych i innych.P
184Emerytury i rentyB-5B-5B-5B-5-Wnioski, wyjaśnienia, interwencje, zażalenia.Z
185Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowychB-10B-10B-10B-10-Okresy przechowywania liczy się od upływu terminu ważności.P
186Deklaracje rozliczeniowe ZUSB-50B-50B-50B-50-P
19OPIEKA ZDROWOTNA I REHABILITACJAPrzepisy - klasa 02. Kontrola inspekcji sanitarnej - klasa 09.
190Świadczenia zdrowotne---B-5-P
191Gospodarka lekami---B-10-P
192Szczepienia ochronneB-5B-5B-5B-5-W tym wykazy imienne.Z
193Opieka psychologicznaB-5B-5B-5B-5-P
2ŚRODKI RZECZOWEPrzepisy - klasa 02. Planowanie i sprawozdawczość - klasa 03.
20ŚRODKI TRWAŁE
200Ewidencja środków trwałych i pozostałych środków trwałychB-10B-10B-10B-10BCKsięgi inwentarzowe, karty analityczne środków trwałych.Z
201Gospodarka środkami trwałymi i pozostałymi środkami trwałymiB-10B-10B-10B-10BCDowody przychodu, protokóły likwidacji, dowody rozchodu.Z
21REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO - BUDOWLANYCH I REMONTOWYCH
210Przygotowanie inwestycji, remontówB-50B-50B-50B-50BCWnioski na budowę obiektów.

- Analizy potrzeb, założenia, uzasadnienia, oceny projektów dot.:

- inwestycji - kat. B-10,

- remontów - kat. B-5.

E
211Dokumentacja techniczna i prawna inwestycji i remontówB-99B-99B-99B-99-Dla każdego obiektu/projektu prowadzi się odrębną teczkę przechowywaną u użytkownika. Dokumentacja projektowa (architektoniczna, branżowa), formalno-prawna obiektów, opinie, uzgodnienia, zezwolenia. Okres przechowywania liczy się od daty rozbiórki obiektu, w przypadku sprzedaży obiektu dokumentację przekazuje się nowemu użytkownikowi.

Dla obiektów zabytkowych - kat. A.

E
212Wykonawstwo inwestycyjneB-10B-10B-10B-10BCUmowy, harmonogramy robót, protokoły odbioru, sprawozdania.P
213Zaopatrzenie inwestycyjneB-5B-5B-5B-5BCP
214PonagleniaB-5B-5B-5B-5BCRejestr ponagleń.P
215RemontyB-10B-10B-10B-10BCJak w klasie 212.P
22ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
221Nabywanie i zbywanie nieruchomościBE-25BE-25BE-25BE-25-Nabycie, wywłaszczenie, zbycie, użytkowanie wieczyste - dokumentacja prawna i techniczna. Regulacja czynności dot. prawa trwałego zarządu, praw rzeczowych do nieruchomości.

- Najem, wynajem, użyczenie - kat. BE-5.

- Ewidencja nieruchomości - kat. BE-25, nieruchomości wpisanych do ewidencji zabytków - kat. A.

Przez cały okres eksploatacji obiektu dokumentacja przechowywania u użytkownika. Okres przechowywania liczy się od daty przekazania, zbycia, utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu, wynajmu, użyczenia.

E
222Przydział i najem lokali użytkowychB-5B-5B-5B-5BCKorespondencja.Z
223Gospodarka mieszkaniowaB-5B-5B-5B-5BCKorespondencja.Z
2230Przydział/zwolnienie lokali mieszkalnychB-10B-10B-10B-10BCPo przeprowadzeniu postępowania administracyjnego z akt sprawy wyłącza się oryginał decyzji wraz z oświadczeniem mieszkaniowym albo stosownym wnioskiem lub postanowienia o wszczęciu postępowania z urzędu, z przeznaczeniem do akt mieszkaniowych - klasa 225.Z
2231Przydział/zwolnienie kwater tymczasowychB-10B-10B-10B-10BCJak w klasie 2230.Z
2232Ewidencja lokali, kwater wraz z dokumentacją z której wynika prawo jednostki organizacyjnej PSP do tego lokalu/kwatery (dysponowania) B-50B-50B-50B-50BCE
224Świadczenia finansowe związane z prawem do lokalu mieszkalnegoB-5B-5B-5B-5BCKorespondencja.Z
2240Pomoc finansowa na uzyskanie lokalu mieszkalnegoB-10B-10B-10B-10BCJak w klasie 2230.Z
2241Równoważnik za brak lokalu mieszkalnegoB-10B-10B-10B-10BCJak w klasie 2230.Z
2242Równoważnik za remont mieszkaniaB-10B-10B-10B-10BCCałość dokumentacji dotyczącej postępowania administracyjnego wraz z decyzją.Z
225Akta mieszkaniowe strażaka/emerytaB-50B-50B-50B-50-Akta tworzy się od momentu wstąpienia do służby stałej, sukcesywnie dołączając nowe elementy w miarę upływu lat służby. Zawierają one oryginały wszystkich decyzji z klas 2230, 2231, 2240, 2241 wraz z elementami, o których mowa w klasie 2230. Akta należy przesyłać do kolejnych miejsc pełnienia służby.Z
226Obiekty specjalneB-10B-10B-10B-10-E
227Eksploatacja nieruchomościB-2B-2B-2B-2-Korespondencja, bieżące przeglądy techniczne, remonty, usuwanie awarii, konserwacja, media, oświetlenie, ogrzewanie, wywóz nieczystości, utrzymanie czystości w obiektach i na posesjachZ
228Czynsze, podatki, media i inne opłatyB-5B-5B-5B-5-P
23GOSPODARKA MATERIAŁOWAPrzepisy - klasa 02.
230Podstawowe zasady zaopatrzeniaB-5B-5B-5B-5BCNp. Tabele, normy należności maszyn i urządzeń oraz innych ruchomości, systemy kwalifikacji i identyfikacji przedmiotowo-podmiotowej. Indeksy materiałowe, katalogi, normy, klasyfikatory. .Z
231Zaopatrzenie
2310Zaopatrzenie w umundurowanieB-5B-5B-5B-5BCMiędzy innymi umowy z dostawcami.Z
2311Zaopatrzenie w odzież specjalną, ochronną i robocząB-5B-5B-5B-5BCZ
2312Zaopatrzenie w sprzęt kwatermistrzowski, polowy i obrony cywilnejB-5B-5B-5B-5BCZ
2313Dokumentacja techniczna sprzętu silnikowego, maszyn, urządzeń oraz wyposażenia specjalistycznegoB-25B-25B-25B-25-Dokumentacja techniczna, instrukcje obsługi, opisy techniczne, gwarancje, katalogi. Okres przechowywania liczy się od daty kasacji.Z
2314RozdzielnikiBCBCBCBC-Protokóły przyjęć i przekazania.Z
2315Gospodarka magazynowaB-5B-5B-5B-5BCDokumenty przychodów-rozchodów, księgi inwentarzowe.Z
2316Analizy i oceny wyposażenia - okresoweAAAABCE
2317Analizy i oceny wyposażenia - doraźneB-5B-5B-5B-5BCZ
2318Ewidencja środków rzeczowychB-10B-10B-10B-10-Karty mundurowe, karty wyposażenia osobistego, karty wyposażenia pomieszczeń.Z
2319Rejestr kart wyposażenia osobistegoB-5B-5B-5B-5-Z
232Eksploatacje
2320Maszyn i urządzeńB-5B-5B-5B-5-Z
2321Sprzętu silnikowego, pożarniczego i obrony cywilnejB-10B-10B-10B-10-Z
2322Zlecenia naprawB-5B-5B-5B-5-Z
233ZapasyB-5B-5B-5B-5-Zestawienia, meldunki i wykresy.Z
234Sprzęt pożarniczy i obrony cywilnej
2340ModernizacjaB-10B-10B-10B-10BCZ
2341Analizy i opinie wyposażenia w sprzętB-5B-5B-5B-5BCZ
2342Wykazy sprzętuB-10B-10B-10B-10-Z
235Dostawy sprzętu
2351Sprzęt importowanyB-10B-10B-10B-10BCZ
2352Sprzęt krajowyB-10B-10B-10B-10BCZ
236ZapotrzebowaniaB-10B-10B-10B-10BCZ
237Zamówienia publiczneOkres przechowywania liczy się od zakończenia postępowania.

Sprawozdania - klasa 03.

2370Dokumentacja zamówień publicznychB-5B-5B-5B-5BCAkta postępowania przetargowego lub zakończenia inwestycji - całość dokumentacji komisji do spraw zamówienia publicznego w tym: oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja techniczna warunków zamówienia, protokóły komisji, odwołania.

- Korespondencja z Urzędem Zamówień Publicznych.

- SPOT oraz pozostałe fundusze strukturalne i pomocowe - kat. B20.

Z
2371Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznychB-10B-10B-10B-10BCZ
2372Rejestry zamówień publicznychAAAABCE
238Przeciwpożarowe zaopatrzenie wodneB-10B-10B-10B-10BCZ
239Gospodarka żywnościowaB-5B-5B-5B-5BCZ
24GOSPODARKA SAMOCHODOWA.

TRANSPORT

240Gospodarka samochodowaB-10B-10B-10B-10BCZarządzenia, decyzje, komunikaty.P
241Wypadki i uszkodzenia samochodów, odszkodowaniaB-10B-10B-10B-10BCP
242Samochody prywatne używane do celów służbowychB-2B-2B-2B-2-P
243Gospodarka paliwowa
2430Okresowe karty pracy pojazdówB-2B-2B-2B-2-Z
2431Okresowe karty pracy sprzętu i urządzeńB-2B-2B-2B-2-Z
244Ewidencja pojazdówB-10B-10B-10B-10-Zapotrzebowanie na pojazdy.Z
245Pojazdy pozyskaneB-10B-10B-10B-10-Z
246Pojazdy zbyteB-10B-10B-10B-10-Z
247Zaplecza techniczne
2470Stacje kontroli pojazdówB-10B-10B-10B-10BCZ
2471Warsztaty naprawy pojazdówB-5B-5B-5B-5BCZ
2472Warsztaty naprawy sprzętu silnikowegoB-5B-5B-5B-5BCZ
25LOTNICTWO W RAMACH KSRGPrzepisy - klasa 02.
250Operacje i zadania lotnictwaAAAABCHarmonogramy, instrukcje, plany działania.

Pozostała korespondencja - kat. BC.

E
251LotniskaAAAABCE
252Ratownictwo lotniczeB-20B-20B-20B-20BCJak w klasie 250.E
26ŁĄCZNOŚĆ

(TELEKOMUNIKACJA)

260Organizacja i kontrola systemów łącznościAAAABCE
261Zabezpieczenie i funkcjonowanie systemów łączności
2610Urządzenia zabezpieczająceAAAAB-5E
2611Świadectwa homologacyjneAAAAB-5E
2612Opisy organizacyjne i schematy działania różnych rodzajów i systemów łącznościB-20B-20B-20B-20-Z
2613Funkcjonowanie systemów łącznościB-5B-5B-5B-5BCP
2614Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemów kryptografiiB-20B-20B-20B-20BCE
2615Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemu łączności rządowejB-20B-20B-20B-20BCE
262Gospodarka częstotliwościamiB-20B-20B-20B-20-Z
263Rodzaje łączności i jej zabezpieczenie
2630Plany, programy, koncesjeAAAABCE
2631Zabezpieczenie łączności na okres sytuacji kryzysowych i dużych akcji ratowniczo-gaśniczychB-10B-10B-10B-10BCZ
264Ewidencja
2640Świadectw homologacyjnych urządzeń telekomunikacyjnychB-10B-10B-10B-10-Z
2641Sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnychB-20B-20B-20B-20-Z
2642Świadectw operatorów radiowychB-20B-20B-20B-20-Z
265Eksploatacja środków łączności
2650Eksploatacja środków bezprzewodowychBCBCBCBC-P
2651Eksploatacja środków przewodowych i urządzeń komutowanychBCBCBCBC-P
266Opinie i analizy dotyczące systemów, organizacji i sprzętu łącznościB-10B-10B-10B-10BCZ
27GOSPODARKA ENERGETYCZNAB-3B-3B-3B-3-Limity energii.Z
28OCHRONA ZAKŁADU PRACY
280Podstawowe zasady ochronyBE-50BE-50BE-50BE-50BCNp.: plany ochrony fizycznej, plany ewakuacyjne.E
281Mienia PSPB-2B-2B-2B-2-Z
282PrzeciwpożaroweB-5B-5B-5B-5BCZ
283Ubezpieczenia rzeczoweB-10B-10B-10B-10BCOd ognia, kradzieży, AC.Z
284Ochrona i zabezpieczenie transportu środków pieniężnychB-10B-10B-10B-10BCP
285Ochrona i zabezpieczenie środków pieniężnych i innych walorów w kasieB-10B-10B-10B-10BCNp. czeki, papiery wartościowe. .E
286Służby dyżurne. Ochrona obiektu
2860Ewidencja przepustekB-2B-2B-2B-2-Z
2861Ewidencja kluczy do pomieszczeń chronionychB-5B-5B-5B-5-Z
2862Grafiki służbyBCBCBCBC-Z
2863Raport dobowyB-2B-2B-2B-2-Z
287Szkody w mieniu PSPB-10B-10B-10B-10BCP
3FINANSEPrzepisy - klasa 02. Planowanie i sprawozdawczość - klasa 03.

Okres przechowywania oblicza się od początku roku następnego po roku kalendarzowym, którego dane zbiory dotyczą, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa podatkowego.

30PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ
300Nadzór finansowyB-10B-10B-10B-10BCInterpretacje, wyjaśnienia, wskazówki - kat. B-5.E
301Systemy ewidencji i planu kontB-5B-5B-5B-5BCZakładowe plany kont i zasady ewidencji gospodarczej. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości.

Okres przechowywania liczony od utraty ważności.

E
31BUDŻET I FINANSE.

DZIAŁALNOŚĆ POZABUDŻETOWA

Bez względu na rodzaj dokumentu:

- dokumentacja finansowa dot. realizacji projektów finansowanych ze środków UE lub innych źródeł zagranicznych - kat. B-20/E.

310Obrót gotówkowyB-5B-5B-5B-5BCPlany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy, raportów kasowych, blankiety czeków anulowanych.Z
311Finansowanie i obrót bezgotówkowyB-5B-5B-5B-5BCP
312Zasady kredytowaniaB-5B-5B-5B-5BCP
313Obrót bezgotówkowyB-5B-5B-5B-5BCNp. W tym umowy, wzory podpisów, uzgodnienia.Z
314Zasady prowadzenia działalności pozabudżetowejB-5B-5B-5B-5BCP
315Finansowanie ochrony przeciwpożarowej ze środków otrzymanych z zakładów ubezpieczeńB-5B-5B-5B-5BCP
32KSIĘGOWOŚĆJak w klasie 31.
320Dowody księgowe własne i obceB-5B-5B-5B-5BCNp. dowody stanowiące podstawę do ujęcia w ewidencji księgowej - faktury, rachunki, noty. Dowody wpłaty i wypłaty wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów.

Dokumentacja księgowa związana z realizacją projektów unijnych zgodnie z warunkami określonymi w umowie o dofinansowaniu danego projektu. Każdy projekt w osobnej teczce.

P
321Dokumentacja księgowa
3210DziennikiB-5B-5B-5B-5-P
3211Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna) B-5B-5B-5B-5-P
3212Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) B-5B-5B-5B-5-P
3213Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczychB-5B-5B-5B-5-P
322RozliczeniaB-5B-5B-5B-5-Np. z kontrahentami, z pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi .Z
323Windykacja należnościBCBCBCBC-Okres przechowywania liczy się od początku roku następnego po roku kalendarzowym, w którym została zakończona sprawa.Z
324Uzgadnianie saldB-5B-5B-5B-5-P
33PŁACEPrzepisy oraz założenia polityki płacowej - klasa 02.

Planowanie wydatków - klasa 03.

331Płace
3310KomendantówB-5B-5B-5B-5-Jeden egzemplarz decyzji odkłada się do akt osobowych - klasa 120.E
3311Pozostałych funkcjonariuszy PSPB-5B-5B-5B-5-Jak w klasie 3310.E
3312Pracowników cywilnychB-5B-5B-5B-5-Jak w klasie 3310.E
3313Pracowników innych kategorii zatrudnieniaB-5B-5B-5B-5-Jak w klasie 3310.E
332Rozliczenia płacB-5B-5B-5B-5-Z
333Listy płac, premii i nagródB-50B-50B-50B-50-E
334Kartoteki wynagrodzeńB-50B-50B-50B-50-E
335Zaświadczenia o płacachB-5B-5B-5B-5-Rejestry, kopie zaświadczeń. Otrzymane lub wysłane do innych jednostek w związku z przeniesieniem, o wynagrodzeniu, dla ZUS (Rp-7)

- Wystawione przez inne podmioty do celów podatkowych - kat. BC.

- Zaświadczenia dla ZUS (Rp-7) jeden egz. dołączyć do akt osobowych klasa 120.

Z
336Dowody księgoweB-5B-5B-5B-5-P
337Deklaracje podatkoweB-5B-5B-5B-5-Z
338Dokumentacja księgowa PKZPB-5B-5B-5B-5-P
3380Dokumenty księgowe PKZPB-5B-5B-5B-5-P
3381Kartoteki pracowników PKZPB-5B-5B-5B-5-P
3382Deklaracje byłych członków PKZPB-5B-5B-5B-5-P
3383Dokumentacja związana z prowadzeniem PKZPB-5B-5B-5B-5-P
3384Wnioski o pożyczęB-5B-5B-5B-5-P
34FUNDUSZE SPECJALNEPrzepisy - klasa 02.
340Zasady gospodarowania funduszemAAAABCUstalenia własne.E
341Fundusze specjalneB-5B-5B-5B-5BCNp. rozdzielniki, korespondencja, dalszy podział wg rodzajów np: fundusze dewizowe, operacyjne, finansowanie inwestycji budownictwa, środków specjalnych .E
342Rozliczenia funduszy specjalnychB-5B-5B-5B-5BCE
35INWENTARYZACJAPrzepisy - klasa 02.
350Inwentaryzacja składników majątkowych.B-5B-5B-5B-5-Całość dokumentacji związana z zarządzeniem, przeprowadzeniem inwentaryzacji. Decyzje, arkusze spisowe, protokoły, zestawienia różnic, wyjaśnienia.

Sprawozdania z inwentaryzacji.

Z
36DYSCYPLINA BUDŻETOWABE-10BE-10BE-10BE-10BCZawiadomienia o naruszeniu dyscypliny budżetowej, wystąpienia do komisji orzekającej, decyzje komisji.Z
37KONTROLA KASYB-5B-5B-5B-5-Protokoły i zalecenia pokontrolne.Z
38DAROWIZNY PIENIĘŻNE I RZECZOWEB-10B-10B-10B-10BCP
4OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA
40SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA KRAJU
400Informacje bieżąceAAAABCE
401Analizy, oceny i prognozy zagrożeń dla ludnościAAAABCE
402Prognozy
4020O zagrożeniach wewnętrznychAAAABCE
4021O zagrożeniach zewnętrznychAAAABCE
403Obrona cywilna i ochrona ludnościAAAABCOrganizacja, opracowania końcowe i plany zbiorcze.

Pozostała korespondencja kat. BE-5

E
44PRZYGOTOWANIA OBRONNE PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJSprawozdawczość - klasa 03.
440Stanowiska Kierowania
4400Obronnością państwaAAAABE-10Plany, instrukcje, regulaminy. Pozostała dokumentacja kat. BE-10.E
4401Jednostek organizacyjnych PSPAAAABE-10Jak w klasie 4400.E
441Gotowość obronnaAAAAB-5E
442Planowanie obronneAAAAB-10Jak w klasie 4400.E
4420Planowanie operacyjneAAAAB-5Programy, kwestionariusze. Pozostała dokumentacja - kat. B-5E
4421Programowanie obronneAAAAB-5Jak w klasie 4420.E
443Zabezpieczenie potrzeb obronnych
4430KadrowychBE-50BE-50BE-50BE-50B-5E
4431LogistycznychB-10B-10B-10B-10B-5E
4432FinansowychB-10B-10B-10B-10B-5E
444Szkolenia obronne
4440Programy i plany szkoleń obronnychBE-10BE-10BE-10BE-10B-2E
4441Ćwiczenia i szkolenia obronneB-5B-5B-5B-5B-5E
445Klasyfikacja obiektów i terenów
4451Obiekty szczególnie ważne dla bezpieczeństwa i obronności państwa i ich szczególna ochronaB-10B-10B-10B-10BCE
4452Tereny zamknięteB-50B-50B-50B-50BCE
446Realizacja zadań na rzecz sił zbrojnychB-10B-10B-10B-10BCE
447Militaryzacja jednostek PSPAAAAB-5Plany, instrukcje, wykazy. Inna dokumentacja - kat. B-5.E
46WSPÓŁPRACA TRANSGRANICZNA I MIĘDZYREGIONALNAPrzepisy - klasa 02.

Umowy, porozumienia - klasa 083

461Współpraca transgraniczna i międzyregionalna - dwustronnaOkres przechowywania dok. pomocniczej liczony od chwili wejścia w życie umowy.
4610BiałoruśBE-5BE-5BE-5BE-5BCE
4611CzechyBE-5BE-5BE-5BE-5BCE
4612LitwaBE-5BE-5BE-5BE-5BCE
4613NiemcyBE-5BE-5BE-5BE-5BCE
4614RosjaBE-5BE-5BE-5BE-5BCE
4615SłowacjaBE-5BE-5BE-5BE-5BCE
4616UkrainaBE-5BE-5BE-5BE-5BCE
462Współpraca międzyregionalna z innymi państwamiBE-5BE-5BE-5BE-5BCJak w klasie 461.E
5OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
50STAN BEZPIECZEŃSTWA PUBLICZNEGOAAAABCOceny.E
54GOTOWOŚĆ CYWILNA I ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE
540Zarządzanie kryzysowe na szczeblu centralnymB-10---BCZ
5400Rządowy Zespół Zarządzania KryzysowegoB-10---BCZ
5401Zespół Zarządzania Kryzysowego MSWB-10---BCZ
5402Zespół Zarządzania Kryzysowego KG PSPB-10---BCZ
5403Planowanie cywilneB-10---BCZ
541Zarządzanie kryzysowe na szczeblu wojewódzkim
5410Zespół Zarządzania KryzysowegoBCB-10BC-BCZ
5411Planowanie cywilneBCB-10BC-BCZ
5412Sprawozdania wojewodówBCB-5BC-BCZ
5413Centra Zarządzania KryzysowegoBCB-10BC-BCZ
5414Organizacja systemuBCABC-BCZ
542Zarządzanie kryzysowe na szczeblu samorządowymZ
5420Zespół Zarządzania KryzysowegoBCBCB-10-BCZ
5421Organizacja systemuBCBCB-50-BCZ
5422Planowanie cywilneBCBCB-10-BCZ
5423Powiatowe centrum zarządzania kryzysowegoBCBCB-10-BCZ
5424FinansowanieBCBCBE-5--Z
55OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA I OCHRONA LUDNOŚCI
550Sprawy rzeczoznawców ds. zabezpieczeń przeciwpożarowych
5500Nadzór nad działalnością rzeczoznawców ds. zabezpieczeń przeciwpożarowychBE-15BE-15--BCZawiadomienia o uzgodnieniu oraz protokoły kontroli, wystąpienia w sprawie nieprawidłowości.Z
5501Nadawanie uprawnień rzeczoznawcówBE-5---BCAkt powołania odkładamy do dokumentacji osobowej rzeczoznawców - klasa 5503.Z
5502Ewidencja wydanych uprawnieńBE-50---BCZ
5503Dokumentacja osobowa rzeczoznawcówB-50B-10--BCZ
5504Protokoły komisjiA---BCE
551Analizy, prognozy i oceny stanu ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności w kraju
5510W obiektach użyteczności publicznej, zamieszkania zbiorowego, administracji rządowej i samorządowejB-5B-5B-5B-5BCZ
5511W rolnictwieB-5B-5B-5B-5BCZ
5512W lasachB-5B-5B-5B-5BCZ
5513W przemyśleB-5B-5B-5B-5BCZ
5514W obiektach technologicznych i instalacjach użytkowychB-5B-5B-5B-5BCZ
5515W pozostałych obiektachB-5B-5B-5B-5BCZ
5516Inne miejscowe zagrożenia , opracowania i analizyB-5B-5B-5B-5BCZ
5517Analiza, prognozy i ocena stanu ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności województwaBE-20BE-20BE-20BE-20BCE
5518Analiza, prognozy i ocena stanu ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności powiatuBE-20BE-20BE-20BE-20BCE
552Monitoring ppoż.B-10B-10B-10B-10BCZ
553Zabezpieczenie operacyjne
5530MiejscowościB-10B-10B-10B-10BCDokumentacja kartograficzna, z zaznaczeniem dróg dojazdowych.Z
5531ObiektówB-10B-10B-10B-10BCZ
5532Zakładów pracyB-10B-10B-10B-10BCZ
5533Obszarów leśnychB-10B-10B-10B-10BCZ
5534TransportuB-10B-10B-10B-10BCZ
5535Obszarów wodnychB-10B-10B-10B-10BCZ
554Zestawienia dobowe zdarzeń
5540Dobowe informacje ze zdarzeń prowadzonych przez PSPB-5B-5B-5B-5BCZ
5541Okresowe zestawienia i analizy ze zdarzeń prowadzonych przez PSPB-10B-10B-10B-10BCZ
555Działania ratowniczeAnalizy - klasa 036.
5550Akcje specjalneAAAABCSprawozdania, plany, korespondencja.E
5551Informacje ze zdarzeń - meldunkiB-20B-20B-20B-20BCE
5552Zestawienia wykorzystania sprzętu w czasie akcji ratowniczychB-10B-10B-10B-10BCZ
5553Służba operacyjno-techniczna, działalność WSKR, PSK, PAB-10B-10B-10B-10BCDziałalność KCKR wojewódzkich i powiatowych (miejskich).Z
5554Książka podziału bojowego-BE-50BE-50BE-50BCE
5555Działalność ratownicza innych jednostek ochrony przeciwpożarowejB-10B-10B-10B-10BCZ
5556Ewidencja zdarzeńB-50B-50B-50B-50BCE
5557Rozkazy dzienne dowódcy JRG-B-10B-10B-10BCZ
5558Zaświadczenia ze zdarzeń-B-5B-5B-5-Z
556Opiniowanie pod względem ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności
5560Opinie w sprawie technicznych

zabezpieczeń

przeciwpożarowych

B-50B-50B-50B-50BCE
5561Opinie w sprawie instalacji użytkowychB-50B-50B-50B-50BCE
5562Plany zagospodarowania przestrzennego-B-5B-5-BCP
5563Opiniowanie pod względem zabezpieczenia przeciwpożarowego obiektów i terenów dla imprez masowych-B5B-5-BCP
5564Stanowiska w sprawie przekazywania do użytkowania obiektów budowlanych-B-10B-10-BCP
5565Uzgadnianie i opiniowanie dokumentacji projektowej oraz planów (w zakresie planów urządzania lasów dróg ekspresowych i autostrad, lotnisk cywilnych, parkingów dla pojazdów przewożących materiały niebezpieczne, plany ochrony infrastruktury krytycznej)-B5B-5-BCP
557Ratownictwo specjalistyczne jednostek PSP
5570Wodno-nurkowe-B-10B-10B-10BCZ
5571Wysokościowe-B-10B-10B-10BCZ
5572Poszukiwawczo-ratownicze-B-10B-10B-10BCZ
5573Medyczne-B-10B-10B-10BCZ
5574Ekologiczno-chemiczne-B-10B-10B-10BCZ
5575Inne ratownictwo specjalistyczne-B-10B-10B-10BCZ
558Czynności kontrolno rozpoznawcze i postępowanie administracyjne przed terenowymi organami PSP, w tym decyzje administracyjne i postępowanie egzekucyjne oraz nałożenie grzywnyDotyczy wyłącznie czynności opisanych w art. 23 ustawy o PSP. W przypadku fizycznej likwidacji zakładu dokumentację przechowywać w kat. B-5 licząc od momentu rozbiórki obiektu.
5580W obiektach użyteczności publicznej-B-50B-50-BCE
5581W budynkach zamieszkania zbiorowego-B-50B-50-BCE
5582W budynkach mieszkalnych wielorodzinnych-B-50B-50-BCE
5583W gospodarstwach rolnych-B-50B-50-BCE
5584W lasach-B-50B-50-BCE
5585W obiektach produkcyjnych i magazynowych-B-50B-50-BCE
5586W zakładach dużego i zwiększonego ryzyka-B-50B-50-BCE
5587Przewozu drogowego towarów niebezpiecznychB-50B-50-BCE
5588Wstępne ustalenia przyczyn oraz okoliczności powstania i rozprzestrzeniania się pożaru-B-50B-50-BCE
5589Informacje o nieprzestrzeganiu przepisów przeciwpożarowych--B-5-BCZ
559Postępowanie administracyjne przed centralnym i wojewódzkim organem administracji publicznej,Całość dokumentacji wraz z decyzjami administracyjnymi.
5590Wnioski o wszczęcie postępowania administracyjnegoB-10B-10B-10B-10BCZ
5591Postępowanie egzekucyjneB-10B-10B-10-BCZ
5592Odwołania i zażalenia na akty administracyjneB-10B-10--BCZ
5593Postępowanie administracyjne w trybie nadzoruB-10B-10--BCZ
5594Odpowiedzi na skargi NSA i WSAB-10B-10--BCZ
5595Postanowienia w sprawie spełnienia wymagań w zakresie bezpieczeństwa pożarowego w inny sposób niż określono w przepisach techniczno-budowlanych i rozwiązania zamienne określone w przepisach przeciwpożarowychB-50B-50BCBCBCNp. ekspertyzy, pisma rzeczoznawców, upoważnienia, postanowienia.E
56KLĘSKI ŻYWIOŁOWE KATASTROFY I AWARIE
560Usuwanie skutków klęsk żywiołowych, katastrof i awarii
5600Czynności ratownicze na terenie krajuB-10B-10B-10B-10BCZ
5601Czynności ratownicze poza granicami krajuB-10B-10B-10B-10BCZ
5602Przywracanie do stanu sprzed klęski żywiołowej, katastrofy i awariiB-10B-10B-10B-10BCZ
5603Działania porządkowo-ochronneB-10B-10B-10B-10BCZ
561Informacje dotyczące klęsk żywiołowych, katastrof i awarii
5610Zbiorcze informacje dotyczące klęsk żywiołowych, katastrof i awariiAAAABCZ
5611Informacje z województw dotyczące klęsk żywiołowych, katastrof i awariiB-5AB-5B-5BCZ
5612Informacje z innych instytucjiB-5B-5B-5B-5BCZ
562Środki ochrony ludności przed skutkami zagrożeń
5620Budowle ochronneBE-10BE-10BE-10BE-10BCZ
5621Systemy wykrywania i alarmowania oraz systemy wczesnego ostrzeganiaBE-10BE-10BE-10BE-10BCZ
5622Ewakuacja ludziBE-10BE-10BE-10BE-10BCZ
5623Pozostałe środkiBE-10BE-10BE-10BE-10BCZ
563Postępowanie w sprawie odszkodowań za straty w mieniu osób trzecich wyrządzonych podczas działań ratowniczych-B-10B-10B-10BCZ
6ADMINISTRACJA PUBLICZNA
61ORGANIZACJA TERYTORIALNA ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ I SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
610Urzędy wojewódzkieB-5B-5B-5B-5BCZ
611Organy samorządu terytorialnego
6110Samorząd gminyB-5B-5B-5B-5BCP
6111Samorząd powiatowyB-5B-5B-5B-5BCP
62POLITYKA

GOSPODARCZA RZĄDU

620Budżet PaństwaB-5B-5B-5B-5BCZ
621Budżet wojewodówB-5B-5B-5B-5BCZ
622Przekształcenia własnościoweBE-5BE-5BE-5BE-5BCZ
63ODWOŁANIA OD DECYZJI TERENOWYCH ORGANÓW ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ W SPRAWACH PRACOWNICZYCHAAAABCRozstrzygnięcia, opinie, wyjaśnienia, interpretacje.E
7AUDYT
70AUDYT WEWNĘTRZNY
700Bieżące akta audytu wewnętrznego. Stałe akta audytu wewnętrznegoAAAABCE
* Z dniem 1 marca 2017 r. nin. rozporządzenie utraciło częściowo podstawę prawną na skutek zmiany art. 5 ust. 3 pkt 5 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r.

poz. 1506) przez art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. (Dz.U.2016.1948).