Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone".
Dz.Urz.GDOŚ.2011.1.7
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE Nr 6
GENERALNEGO DYREKTORA OCHRONY ŚRODOWISKA
z dnia 1 lutego 2011 r.
w sprawie "Instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone"
ZAŁĄCZNIK
INSTRUKCJA DOTYCZĄCA SPOSOBU I TRYBU PRZETWARZANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI "ZASTRZEŻONE"
INSTRUKCJA DOTYCZĄCA SPOSOBU I TRYBU PRZETWARZANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI "ZASTRZEŻONE"
Przetwarzanie informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone"
1. Dostęp do dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczonego klauzulą "zastrzeżone" może mieć osoba:
1) posiadająca ważne poświadczenie bezpieczeństwa, upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą co najmniej "poufne" lub upoważnienie wydane w trybie art. 21 ust. 4 pkt 1 i art. 34 ust. 5 i 9;
2) posiadająca zaświadczenie o przeszkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych.
2. Dokument zawierający informacje niejawne oznaczony klauzulą "zastrzeżone" może wytwarzać wyłącznie osoba spełniająca warunki określone w pkt 1 niniejszej Instrukcji.
3. Dokument zawierający informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" może być wytwarzany wyłącznie w warunkach zapewniających ochronę przed dostępem osób nie upoważnionych, przy zastosowaniu środków ochrony fizycznej oraz bezpieczeństwa teleinformatycznego.
4. Wytwarzanie i przetwarzanie dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" może odbywać się w systemach i sieciach teleinformatycznych, które posiadają akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego, zgodnie z postanowieniami ustawy o ochronie informacji niejawnych.
5. Wytwarzanie informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" z wykorzystaniem sprzętu teleinformatycznego nie spełniającego wymagań wskazanych w pkt 4 jest zabronione i podlega odpowiedzialności karnej oraz dyscyplinarnej.
6. Sposób oznaczania dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone", umieszczania na nich klauzuli, zmiany nadanej klauzuli, a także zasady oznaczania kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczeń pism, określa się na podstawie rozporządzenia określającego sposób oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli.
7. Dokumenty niejawne o klauzuli "zastrzeżone", przetwarzane będą głównie w systemach informatycznych. Wynika stąd konieczność zapewnienia ich bezpieczeństwa, aby ustrzec się naruszenia bezpieczeństwa w systemach informatycznych i wynikających stąd incydentów.
8. Aby przetwarzać dokumenty niejawne o klauzuli "zastrzeżone" w systemach informatycznych konieczne jest opracowanie dokumentacji procedur bezpiecznej eksploatacji systemu teleinformatycznego i przeprowadzona akredytacja bezpieczeństwa teleinformatycznego. W tym celu, zgodnie z art. 49 ustawy, opracowuje się szczególne wymagania bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego, które powinny zawierać w szczególności wyniki procesu szacowania ryzyka dla bezpieczeństwa informacji niejawnych przetwarzanych w systemie teleinformatycznym oraz określać przyjęte w ramach zarządzania ryzykiem sposoby osiągania i utrzymywania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa systemu, a także opisywać aspekty jego budowy, zasady działania i eksploatacji, które mają związek z bezpieczeństwem systemu lub wpływają na jego bezpieczeństwo.
9. Opracowana, zgodnie z wymaganiami ustawy i niniejszej Instrukcji dokumentacja procedur bezpiecznej eksploatacji systemu teleinformatycznego musi zawierać sposób działania zapobiegający celowej działalności osób nieuprawnionych do dostępu do informacji w systemach, a w tym nieautoryzowany dostęp, nieuprawnione modyfikacje czy niszczenie informacji niejawnych.
10. Informacje niejawne o klauzuli "zastrzeżone" mogą być powielane w różnych technikach realizacyjnych.
11. Sporządzone kopie, odpisy, wyciągi, tłumaczenia pism, wypisy z nich i wydruki dokumentów elektronicznych przetwarzanych wyłącznie w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w art. 2 pkt 8 ustawy, oraz wydrukach z informatycznych nośników danych przesyłanych jako załączniki do pism oznacza się zgodnie rozporządzeniem określającym sposób oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli.
12. Zaklasyfikowania dokumentacji niejawnej do klauzuli "zastrzeżone" dokonuje osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału.
13. Klasyfikowanie informacji niejawnej zawartej w dokumencie, polega na oznaczeniu tego materiału odpowiednią klauzulą tajności.
14. Informacjom niejawnym, przyznaje się klauzulę tajności co najmniej równą najwyżej zaklasyfikowanej informacji lub najwyższej klauzuli w zbiorze.
15. Dopuszczalne jest przyznawanie różnych klauzul tajności częściom dokumentu (rozdziałom, załącznikom, aneksom) lub poszczególnym dokumentom w zbiorze dokumentów, pod warunkiem wyraźnego ich oznaczenia i wskazania klauzuli tajności po odłączeniu dokumentu bądź jego części.
16. Informacje niejawne, którym przyznano określoną klauzulę tajności, są chronione zgodnie z przepisami ustawy, które dotyczą informacji niejawnych oznaczonych daną klauzulą tajności.
17. Oznacza to w szczególności, że informacje takie:
1) mogą być udostępnione wyłącznie osobie uprawnionej do dostępu do informacji niejawnych o określonej klauzuli tajności,
2) muszą być wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane w warunkach uniemożliwiających ich nieuprawnione ujawnienie, zgodnie z przepisami określającymi wymagania dotyczące kancelarii tajnych, obiegu i środków fizycznej ochrony informacji niejawnych, odpowiednich dla przyznanej im klauzuli tajności,
3) muszą być chronione, odpowiednio do przyznanej klauzuli tajności, przy zastosowaniu środków określonych ochrony.
18. Uprawnienie do przyznawania, obniżania i znoszenia klauzuli tajności przysługuje wyłącznie w zakresie posiadanego prawa dostępu do informacji niejawnych.
19. Osoba, która jest upoważniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału, ponosi odpowiedzialność za przyznanie klauzuli tajności i bez jej zgody albo zgody jej przełożonego klauzula nie może być obniżona lub zniesiona. Dotyczy to również osoby, która przekazała dane do dokumentu zbiorczego.
20. Zawyżanie lub zaniżanie klauzuli tajności jest niedopuszczalne.
21. Uprawnienie do dekretacji otrzymanego z zewnątrz dokumentu zawierającego informacje niejawne oznaczonego klauzulą "zastrzeżone" posiada jego adresat, w granicach posiadanego przez siebie aktualnego poświadczenia bezpieczeństwa.
22. Ewidencję materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska prowadzi kancelaria materiałów niejawnych Stanowiska Ochrony Informacji Niejawnych.
23. W kancelarii materiałów niejawnych, która przyjmuje się, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty niejawne o klauzuli "zastrzeżone" prowadzone są następujące rejestry:
1) rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek, którego wzór określa załącznik nr 1 do Instrukcji;
2) dziennik ewidencji, którego wzór określa załącznik nr 2 do Instrukcji;
3) karta zapoznania się z dokumentem, której wzór określa załącznik nr 3 do Instrukcji;
4) książka doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 4 do Instrukcji;
5) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 5 do Instrukcji.
24. W kancelarii materiałów niejawnych SOIN dodatkowo prowadzi się rejestr wydanych przedmiotów, który służy do ewidencjonowania wydanych nośników do zapisów informacji w postaci cyfrowej, dysków optycznych i taśm elektromagnetycznych oraz innych przedmiotów, jego wzór określa załącznik nr 6 do Instrukcji.
25. Ewidencja dokumentów w kancelarii materiałów niejawnych może być prowadzona w formie elektronicznego rejestru dokumentów.
26. Ewidencja prowadzona w formie elektronicznego rejestru dokumentów musi w szczególności zapewniać:
1) rozliczalność,
2) niezaprzeczalność,
3) integralność,
4) dostępność.
27. Do obowiązków pracownika kancelarii materiałów niejawnych, który jest odpowiedzialny za obieg, przechowywanie i ewidencję dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" należy:
1) przyjmowanie i otwieranie kopert, których oznaczenie wskazuje, że zawierają materiały zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", sprawdzenie zawartości przesyłki, ustalenie zgodności załączników i stron;
2) ewidencjonowanie materiałów niejawnych, w odrębnych dziennikach, przeznaczonych tylko dla materiałów niejawnych zgodnie z niniejszą Instrukcją;
3) uzyskanie imiennej dekretacji od kierownika właściwej komórki organizacyjnej na dokumencie niejawnym, określającej dalszy sposób postępowania z tym materiałem;
4) udostępnianie i wydawanie materiałów niejawnych tylko osobom wskazanym w dekretacji, które spełniają warunki wymienione w punkcie 1 Instrukcji,
5) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad obiegiem materiałów niejawnych w GDOŚ;
6) niezwłoczne powiadamianie Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych, w przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów o postępowaniu z materiałami niejawnymi;
7) egzekwowanie zwrotu udostępnionych lub wydanych materiałów niejawnych,
8) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami niejawnymi, które zostały udostępnione lub wydane pracownikom,
9) zapewnienie ochrony przechowywanym materiałom niejawnym przewidzianej w obowiązujących przepisach,
10) prowadzenie na bieżąco i w sposób czytelny następujących ewidencji określonych punktach od 22 do 24 niniejszej Instrukcji.
11) wydawanie materiałów zawierających informacje niejawne oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" adresatom lub osobom wskazanym w dekretacji odbywa się za pokwitowaniem w "Dzienniku ewidencyjnym" lub na "Karcie pokwitowania dokumentu". Wzór "Karty pokwitowania dokumentu" stanowi załącznik Nr 7 do niniejszej Instrukcji.
28. Dokumenty niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", przyjmuje się za pośrednictwem kancelarii ogólnej, a wysyła za pośrednictwem kancelaria materiałów niejawnych Stanowiska Ochrony Informacji Niejawnych jako przesyłki polecone, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, za pomocą wykazu przesyłek nadanych lub za pokwitowaniem w "Książce doręczeń przesyłek miejscowych". Dopuszczalne jest przekazywanie materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" bezpośrednio do adresata za pokwitowaniem w "Książce doręczeń przesyłek miejscowych" lub na "Wykazie przesyłek nadanych".
29. Sposób pakowania, adresowania i przesyłania materiałów zawierających informacje niejawne oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w postaci przesyłek listowych i paczek określają aktualnie obowiązujące przepisy wykonawcze do ustawy o ochronie informacji niejawnych.
30. W przypadku zmiany na stanowisku pracownika kancelarii materiałów niejawnych odpowiedzialnego za obieg, przechowywanie i ewidencję materiałów zawierających informacje niejawne oznaczonych klauzulą "zastrzeżone", sporządza się w dwóch egzemplarzach protokół zdawczo-odbiorczy, podpisany przez pracownika zdającego obowiązki i pracownika przejmującego obowiązki.
31. Protokół zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w pkt 28, powinien zawierać spis materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone", będących w dyspozycji pracownika przekazującego. Pracownik przejmujący materiały zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" powinien potwierdzić w protokole, czy ich stan ewidencyjny zgadza się ze stanem faktycznym.
32. Jeden egzemplarz protokołu, o którym mowa w pkt 28, po jego podpisaniu, podlega przekazaniu Pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych, a drugi egzemplarz pozostaje na stanowisku pracy pracownika kancelarii materiałów niejawnych SOIN odpowiedzialnego za obieg, przechowywanie i ewidencję materiałów zawierających informacje niejawne oznaczonych klauzulą "zastrzeżone".
33. Dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" mogą być przechowywane w pomieszczeniach biurowych, pod warunkiem ich zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
34. Przechowywanie dokumentów niejawnych o klauzuli "zastrzeżone" po zakończonym dniu pracy, realizowane jest przez kancelarię materiałów niejawnych Stanowiska Ochrony Informacji Niejawnych.
35. Po zakończeniu pracy dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" powinny być przechowywane w zamkniętej szafie metalowej, do której dostęp ma tylko pracownik kancelarię materiałów niejawnych Stanowiska Ochrony Informacji Niejawnych.
36. W sporadycznych wypadkach można odstąpić od przechowywania dokumentów oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w kancelarii materiałów niejawnych Stanowiska Ochrony Informacji Niejawnych.
37. Za właściwe zabezpieczenie dokumentu niejawnego oznaczonego klauzulą "zastrzeżone" będącego w posiadaniu osoba, która otrzymała dokument na podstawie dekretacji przełożonego ponosi ta osoba odpowiedzialność.
38. Dokumenty niejawne o klauzuli "zastrzeżone" należy przechowywać w biurkach lub szafach wyposażonych w zamek mechaniczny kluczowy wielozastawkowy. Konstrukcja zamka umożliwia wyjęcie klucza tylko w pozycji zamkniętej, szafa może być jedno lub dwudrzwiowa. Każdorazowo przed opuszczeniem pomieszczenia należy schować dokumenty do sejfu lub do szafy, nie pozostawiając ich na biurku.
39. W Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska obieg dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" odbywa się przez kancelarię materiałów niejawnych Stanowiska Ochrony Informacji Niejawnych.
40. Po załatwieniu sprawy lub na koniec dnia pracy dokument o klauzuli "zastrzeżone", zwraca się do kancelarii materiałów niejawnych Stanowiska Ochrony Informacji Niejawnych.
41. Kancelaria materiałów niejawnych Stanowiska Ochrony Informacji Niejawnych która gromadzi dokumenty w teczkach tematycznych, prowadzonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Teczkę oznacza się klauzulą "zastrzeżone".
42. Wytworzona dokumentacja wchodzi jako materiał archiwalny do zasobu archiwalnego i podlega usystematyzowaniu w teczkach przedmiotowych, następnie przechowywaniu i przekazaniu do właściwego archiwum.
43. Teczkę oznacza się odpowiednią klauzulą tajności.
Załącznik Nr 1
REJESTR DZIENNIKÓW, KSIĄŻEK EWIDENCYJNYCH I TECZEK
REJESTR DZIENNIKÓW, KSIĄŻEK EWIDENCYJNYCH I TECZEK
| Oznaczenie klauzuli tajności dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | Numer kolejny dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | Adnotacje dot. przedłużenia okresu ochrony, zniesienia bądź zmiany klauzuli tajności | Data rejestracji dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | Nazwa teczki, dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | Data | Liczba stron dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | Komórka organizacyjna, odpowiedzialna za prowadzenie dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | Pokwitowanie odbioru dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | Informacje uzupełniające /Uwagi/ | |||
| rozpoczęcia dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | zakończenia dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | imię i nazwisko | data oraz podpis osoby prowadzącej dziennik, rejestr, książkę ewidencyjną itp. | potwierdzenie zwrotu data i podpis | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
Załącznik Nr 2
DZIENNIK EWIDENCJI
DZIENNIK EWIDENCJI
| Oznaczenie klauzuli tajności | Numer kolejny zapisu | Adnotacje dot. przedłużenia okresu ochrony, zniesienia bądź zmiany klauzuli tajności | Data rejestracji dokumentu | Nazwa nadawcy/ adresata | Numer i data dokumentu otrzymanego | Nazwa dokumentu lub czego dotyczy | Liczba egzemplarzy/ stron jednego egzemplarza | Liczba (wychodzących/przychodzących) | ||
| stron dokumentu lub innych jednostek miary | załączników | stron wszystkich załączników lub innych jednostek miary | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
strona prawa
| Nr dokumentu, z którego sporządzono kopię, wyciąg, odpis, tłumaczenie lub numer nośnika | Nazwisko osoby sporządzającej/wykonującej dokument | Potwierdzenie zwrotu dokumentu, data i podpis | Adnotacje | Informacje uzupełniające/ Uwagi | |
| o wysłaniu dokumentu lub załącznika (poz. ks. dor. przesyłek miejscowych/poz. wykazu przesyłek nadanych/ zał. do pisma nr ...) | o wybrakowaniu lub archiwizacji | ||||
| 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
Załącznik Nr 3
KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM Nr ...........
KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM Nr ...........
| UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTU | ZWROT DOKUMENTU | ||||||
| Lp. | imię i nazwisko osoby, której dokument udostępniono | data | podpis | imię i nazwisko osoby, której dokument zwrócono | data | podpis | Uwagi |
Załącznik Nr 4
KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH
KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH
| Numer kolejny zapisu | Data | Adresat | Numer pisma (rodzaj przesyłki) | Potwierdzenie odbioru (podpis, pieczęć i data) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Załącznik Nr 5
(pieczęć nagłówkowa (miejscowość)
jednostki organizacyjnej)
WYKAZ Nr .............
PRZESYŁEK NADANYCH
przekazanych przez ......................................................................................................................
(nazwa i adres jednostki organizacyjnej wysyłającego)
do wysłania ......................................................................... w .....................................................
(nazwa przewoźnika lub nazwisko doręczyciela)
| Lp. | Numer przesyłki | Rodzaj przesyłki (list, paczka itp.) | Do kogo adresowany | Uwagi |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Ogółem przesyłek .................... .....................................................
(liczbowo) (słownie)
.....................................................
(podpis sporządzającego wykaz)
.....................................................
(podpis doręczającego)
.....................................................
(podpis przyjmującego)
.....................................................
(data i godzina przyjęcia)
mp.
(pieczątka przewoźnika)
Załącznik Nr 6
REJESTR WYDANYCH PRZEDMIOTÓW
REJESTR WYDANYCH PRZEDMIOTÓW
| Oznaczenie klauzuli | Nr kolejny zapisu | Data rejestracji | Rodzaj przedmiotu, pojemność (dysku, taśmy, itp.) | Imię i nazwisko pobierającego, data i podpis | Potwierdzenie zwrotu do kancelarii, data i podpis | Adnotacje o wysłaniu dokumentu (nr z Dziennika Ewidencji) lub zniszczeniu przedmiotu (nr protokołu zniszczenia) | Informacje uzupełniające/ Uwagi |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Załącznik Nr 7
KARTA POKWITOWANIA DOKUMENTU
KARTA POKWITOWANIA DOKUMENTU
Nazwa dokumentu
.......................................................................................................................................................
Nazwa dokumentu
| Lp. | Nr ewidencyjny dokumentu | Ilość stron nr egz. | Imię i nazwisko pobierającego | Data i pokwitowanie pobierającego | Data i pokwitowanie zwrotu |