Funkcjonowanie kancelarii tajnych oraz obieg dokumentów niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2002.3.33

Akt utracił moc

Wersja od: 1 stycznia 2004 r.

DECYZJA NR 56

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 22 maja 2002 r.

w sprawie funkcjonowania kancelarii tajnych oraz obiegu dokumentów niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej

W związku z § 19 zarządzenia nr 41 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej i obiegu informacji niejawnych (Dz. Urz. MSWiA Nr 7, poz. 82), postanawia się, co następuje:

Rozdział  1

Postanowienia ogólne

§ 1. Decyzja określa zasady funkcjonowania kancelarii tajnych w Straży Granicznej, obieg informacji niejawnych oraz wzory urządzeń ewidencyjnych.

§ 2. Użyte w decyzji określenia, oznaczają:

1) ustawa - ustawę z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95, z 2000 r. Nr 12, poz. 136 i Nr 39, poz. 462 oraz z 2001 r. Nr 22, poz. 247, Nr 27, poz. 298, Nr 56, poz. 580, Nr 110, poz. 1189, Nr 123, poz. 1353 i Nr 154, poz. 1800),

2) pion ochrony - wyodrębnioną, wyspecjalizowaną jednostkę (komórkę) organizacyjną do spraw ochrony informacji niejawnych, o której mowa w art. 18 ust. 4 ustawy,

3) kancelaria tajna - wyodrębnioną komórkę organizacyjną pionu ochrony odpowiedzialną za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie dokumentów niejawnych uprawnionym osobom,

4) oddział kancelarii tajnej lub zespół kancelarii tajnej - wyodrębnioną etatowo strukturę organizacyjną kancelarii tajnej,

5) pracownik kancelarii tajnej - funkcjonariusza lub pracownika Straży Granicznej pełniącego służbę (pracującego) w kancelarii tajnej,

6) czynność kancelaryjna - pojedynczy element strony formalnej wytwarzania i obiegu dokumentów wykonywany przez pracownika kancelarii tajnej (np. zaewidencjonowanie dokumentu w dzienniku korespondencji, opakowanie przesyłki, udział w niszczeniu dokumentu itp.),

7) wykonawca merytoryczny - osobę opracowującą merytorycznie dokument,

8) wykonawca techniczny - osobę utrwalającą informację niejawną w sposób określony w art. 2 pkt 5 ustawy,

9) urządzenie ewidencyjne - księgę, dziennik, wykaz, spis, rejestr i kartotekę o ustalonych rubrykach, służące do rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne oraz umożliwiających kontrolę ich stanu i obiegu,

10) dokument niejawny - zapis zawierający informację o zdarzeniu posiadający cechy tajemnicy służbowej lub państwowej, datę sporządzenia i podpis uprawnionego funkcjonariusza lub pracownika Straży Granicznej, a także oznaczenia określone w odrębnych przepisach,

11) zbiór dokumentów - nie mniej niż dwa odrębne dokumenty wytworzone dowolną techniką przez jednego lub więcej wykonawców merytorycznych o równej lub różnej klauzuli tajności, dotyczące jednostkowej sprawy realizowanej przez wykonawcę merytorycznego.

Rozdział  2

Urządzenia ewidencyjne wykorzystywane w pracy kancelarii tajnej

§ 3. Materiały stanowiące tajemnicę państwową lub służbową wytworzone w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej albo otrzymane przez tę jednostkę, ewidencjonuje się w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych przez kancelarię tajną i urządzeniach ewidencyjnych wydanych przez tę kancelarię właściwym osobom.

§  4.

1. Urządzenia ewidencyjne wykorzystywane w kancelarii tajnej występują w formie broszur lub pojedynczych kart (arkuszy).

2. W urządzeniach ewidencyjnych w formie broszur pracownik kancelarii tajnej numeruje ich karty (strony), przeszywa je, opisuje i opieczętowuje w sposób, którego wzór określa załącznik nr 1 do decyzji, a także zaznacza datą rozpoczęcie i zakończenie prowadzenia tych urządzeń.

3. Po zakończeniu roku kalendarzowego sporządza się adnotację na jakiej pozycji zakończono ewidencję. Adnotację potwierdza się pieczęcią do pakietów.

§  5.

1. Urządzenia ewidencyjne wykorzystywane w kancelarii tajnej dzielą się na trwałe i pomocnicze.

2. Do trwałych urządzeń ewidencyjnych zalicza się:

1) rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych, zwany dalej "rejestrem dokumentacji", którego wzór określa załącznik nr 2 do decyzji,

2) dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych określoną klauzulą tajności, zwany dalej "dziennikiem korespondencji", którego wzór określa załącznik nr 3 do decyzji,

3) książka ewidencji wydawnictw, której wzór określa załącznik nr 4 decyzji,

4) książki ewidencyjne, które podlegają archiwizowaniu np. książka ewidencji pieczęci i stempli, książka strażnicy Straży Granicznej, księga obsady etatowej, itp.

3. Do pomocniczych urządzeń ewidencyjnych zalicza się:

1) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 5 do decyzji,

2) kartoteka wydanych dokumentów, w skład której wchodzą:

a) skorowidz rejestrów, którego wzór określa załącznik nr 6 do decyzji,

b) rejestr wydanych dokumentów (karta), zwany dalej "RWD", którego wzór określa załącznik nr 7 do decyzji,

3) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 8 do decyzji,

4) książka doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 9 do decyzji,

5) karta zapoznania się z dokumentem, której wzór określa załącznik nr 10 decyzji,

6) metryka nośnika magnetycznego, magnetooptycznego, optycznego lub innego, której wzór określa załącznik nr 11 do decyzji.

4. Dopuszcza się prowadzenie urządzeń ewidencyjnych, nie wymienionych w ust. 2 i 3, gdy usprawnią one pracę kancelarii tajnej.

Rozdział  3

Organizacja i ewidencjonowanie obiegu dokumentów zawierających informacje niejawne

§  6.

1. Rejestr dokumentacji, prowadzony w kancelarii tajnej oraz w oddziałach i zespołach kancelarii jest urządzeniem ewidencyjnym, nadrzędnym w stosunku do innych urządzeń ewidencyjnych.

2. Rejestr dokumentacji przeznaczony jest do ewidencjonowania:

1) trwałych urządzeń ewidencyjnych oraz skorowidzów rejestrów, o których mowa w § 5 ust. 3 pkt 2 lit. a,

2) teczek z dokumentacją przedmiotową - każdy tom pod oddzielną pozycją,

3) książek rozkazów dziennych, meldunków, protokołów finansowych, materiałowych, sprzętu uzbrojenia itp. prowadzonych przez poszczególne komórki jednostki organizacyjnej, jeżeli zawierają informacje niejawne i podlegają przekazaniu do archiwum.

3. Rejestr dokumentacji prowadzony w kancelarii tajnej nie podlega rejestracji.

4. Rejestry dokumentacji wprowadzone w oddziałach kancelarii tajnej, rejestruje się w rejestrze dokumentacji prowadzonym w kancelarii tajnej, o którym mowa w ust. 3.

5. Rejestr dokumentacji opatruje się adnotacją o ilości kart (stron), przesznurowuje się i poświadcza podpisem pełnomocnika ochrony oraz pieczęcią urzędową jednostki organizacyjnej z godłem państwa.

6. Rejestr dokumentacji zakłada się dla kancelarii tajnej lub jej oddziału z chwilą ich powołania.

7. Rejestr dokumentacji prowadzony w kancelarii tajnej lub jej oddziale podlega przekazaniu:

1) w przypadku likwidacji kancelarii tajnej - do Archiwum Straży Granicznej w Szczecinie,

2) w przypadku likwidacji oddziału kancelarii tajnej - do archiwum zakładowego jednostki organizacyjnej Straży Granicznej.

§  7.

1. Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, rejestruje się w RWD osoby, która go prowadzi.

2. Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów służy do ewidencjonowania dokumentów niejawnych wytworzonych w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, jednostce organizacyjnej Straży Granicznej albo ich komórkach organizacyjnych i jest prowadzony przez upoważnione osoby.

3. W dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów pod odrębną pozycją rejestruje się również wykonane kopie, wyciągi, wypisy, odpisy i tłumaczenia materiałów zawierających tajemnicę państwową lub służbową.

4. W dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów rejestruje się wszystkie dokumenty zawierające informacje niejawne niezależnie od klauzuli tajności i techniki ich wykonania, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. Dokumenty służące do utrwalania lub opracowywania informacji niejawnych, o których mowa w § 32 ust. 2 pkt 1, ewidencjonowane są w RWD. Numer RWD tych dokumentów jest odpowiednikiem numeru z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów.

§  8.

1. Numer dokumentu zarejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów powinien zawierać:

1) symbol klauzuli tajności,

2) numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

3) literowe oznaczenie:

a) w Komendzie Głównej Straży Granicznej - jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, o którym mowa w § 9 ust. 1,

b) w komendach oddziałów Straży Granicznej, w ośrodkach szkolenia Straży Granicznej, oraz w Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie - jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, o którym mowa w § 10, oraz po myślniku literowe oznaczenie komórki organizacyjnej wykonującej dokument, na zasadach, o których mowa w § 9 ust. 2,

c) w granicznych jednostkach organizacyjnych oddziałów Straży Granicznej - jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, oraz literowe oznaczenie tej granicznej jednostki organizacyjnej, na zasadach, o których mowa w § 9 ust. 3,

4) cyfrowe oznaczenie (cyfra rzymska) numeru dziennika ewidencji wykonanych dokumentów w danej jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub komórce organizacyjnej w pozostałych jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej.

2. Jeśli w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub komórce organizacyjnej oddziału, ośrodka szkolenia Straży Granicznej albo w Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie prowadzony jest jeden dziennik ewidencji wykonanych dokumentów oznaczenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, pomija się, a w przypadku wprowadzenia drugiego i kolejnych dzienników ewidencji wykonanych dokumentów, numeruje się je rozpoczynając od cyfry "1".

3. Wzory oznaczeń dokumentów rejestrowanych w dziennikach ewidencji wykonanych dokumentów nanoszonych na rejestrowane dokumenty, zawiera załącznik nr 12 do decyzji.

4. Kierownik kancelarii tajnej opracowuje według wzoru zamieszczonego w załączniku nr 13 do decyzji wykaz oznaczeń dokumentów według dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, w który wpisuje wszystkie oznaczenia używane do oznaczania dokumentów w danej jednostce organizacyjnej Straży Granicznej.

§  9.

1. Ustala się literowe oznaczenia jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej:

1) Gabinet Komendanta Głównego Straży Granicznej - GK,

2) Zarząd Graniczny - ZG,

3) Zarząd Operacyjno-Śledczy - OŚ,

4) Centrum Koordynacji Działań Straży Granicznej - KD,

5) Biuro Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej - SW,

6) Biuro Łączności i Informatyki - ŁI,

7) Biuro Techniki i Zaopatrzenia - TZ,

8) Biuro Prawne - BP,

9) Biuro Finansów - FI,

10) Biuro Kadr i Szkolenia - KS,

11) Biuro Współpracy Międzynarodowej i Integracji Europejskiej - IE,

12) Inspektorat Nadzoru i Kontroli Komendanta Głównego Straży Granicznej - NK,

13) Biuro Ochrony Informacji Niejawnych - OI,

14) Laboratorium Kryminalistyczne Straży Granicznej - LK,

15) Archiwum Straży Granicznej - AR,

16) 1 Zespół Audytu Wewnętrznego - AW.

2. Literowe oznaczenia ustalone w ust. 1 stosuje się odpowiednio do oznaczania komórek organizacyjnych oddziałów i ośrodków szkolenia Straży Granicznej, oraz Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, o których mowa w § 10, przyporządkowując je tym komórkom organizacyjnym, w sposób właściwy ze względu na sprawowany nadzór.

3. Dla oznaczania granicznych jednostek organizacyjnych oddziałów Straży Granicznej, o których mowa w § 10, stosuje się literowe oznaczenie Zarządu Granicznego Komendy Głównej Straży Granicznej.

§ 10. Ustala się literowe oznaczenia jednostek organizacyjnych Straży Granicznej:

1) Karpacki Oddział Straży Granicznej - KA,

2) Śląski Oddział Straży Granicznej - ŚL,

3) Sudecki Oddział Straży Granicznej - SU,

4) Łużycki Oddział Straży Granicznej - ŁU,

5) Lubuski Oddział Straży Granicznej - LB,

6) Pomorski Oddział Straży Granicznej - PM,

7) Morski Oddział Straży Granicznej - MO,

8) Warmińsko-Mazurski Oddział Straży Granicznej - WM,

9) Podlaski Oddział Straży Granicznej - PD,

10) Nadbużański Oddział Straży Granicznej - NA,

11) Bieszczadzki Oddział Straży Granicznej - BI,

12) Graniczna Placówka Kontrolna Straży Granicznej Warszawa-Okęcie - OK,

13) Centralny Ośrodek Szkolenia Straży Granicznej - CO,

14) Centrum Szkolenia Straży Granicznej - CS,

15) Ośrodek Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej - OT.

§ 11. Numerację dokumentów niejawnych rejestrowanych w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów rozpoczyna się w każdym roku kalendarzowym od cyfry 1.

§  12.

1. Osoba odbierająca dokument po zarejestrowaniu w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów potwierdza ten fakt podpisem.

2. Wykonawca merytoryczny przechowujący dokument niejawny zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów ma obowiązek niezwłocznie poinformować prowadzącego ten dziennik o przesłaniu dokumentu poza jednostkę lub komórkę organizacyjną podając numer pisma za jakim został on przesłany, a prowadzący dziennik odnotowuje ten fakt we właściwych rubrykach.

§  13.

1. W dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów odnotowuje się fakt zniszczenia dokumentu pod warunkiem, iż nie był on zarejestrowany w dzienniku korespondencji.

2. Brakowanie i niszczenie dokumentów niejawnych zarejestrowanych w dziennikach ewidencji wykonanych dokumentów przeprowadza się na ogólnych zasadach.

§  14.

1. W przypadku zwolnienia funkcjonariusza ze służby lub rozwiązania z pracownikiem stosunku zatrudnienia albo przeniesienia ich do innej jednostki, komórki organizacyjnej, bezpośredni przełożony potwierdza fakt rozliczenia tych osób z dokumentów zarejestrowanych w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. W przypadku, gdy dziennik, o którym mowa w ust. 1, prowadzony jest w kancelarii tajnej, fakt rozliczenia z dokumentów zarejestrowanych w tym dzienniku potwierdza kierownik tej kancelarii.

§  15.

1. W przypadku zwolnienia ze służby lub rozwiązania stosunku pracy albo przeniesienia do innej jednostki, komórki organizacyjnej wykonawcy merytorycznego prowadzącego dziennik ewidencji wykonanych dokumentów w odniesieniu do dokumentów niejawnych wykonywanych przez tego wykonawcę, prowadzenie dziennika kończy się w dniu rozliczenia tej osoby.

2. Wszystkie zaewidencjonowane w tym dzienniku dokumenty powinny być przekazane zgodnie z potrzebami innym wykonawcom merytorycznym albo zdane do kancelarii tajnej, a fakt ten potwierdzony właściwymi adnotacjami.

3. Dokumenty przejęte przez innych wykonawców merytorycznych, a nie zarejestrowane w dziennikach korespondencji należy zarejestrować na nowo we właściwych dziennikach ewidencji wykonanych dokumentów poprzez:

1) dokonanie zapisu pod kolejną pozycją dziennika ewidencji wykonanych dokumentów,

2) skreślenie na dokumencie jedną poziomą linią poprzedniego numeru z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów,

3) wpisanie na dokumencie nowego numeru z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów,

4) odnotowanie w rubryce "Uwagi" w zakończonym dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów informacji o przekazaniu dokumentów nowemu wykonawcy merytorycznemu i o nowym numerze z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów.

4. Skreśleń i wpisów, o których mowa w ust. 3 pkt 2-3, dokonuje się czerwonym atramentem lub tuszem.

§  16.

1. W przypadku przeniesienia lub zwolnienia ze służby lub pracy albo zmiany osoby prowadzącej dziennik ewidencji wykonanych dokumentów dla danej jednostki albo komórki organizacyjnej, prowadzenie dziennika powierza się innej osobie.

2. Przy przekazaniu obowiązków dotyczących prowadzenia dziennika ewidencji wykonanych dokumentów mają zastosowanie przepisy dotyczące przekazania obowiązków kierownika kancelarii tajnej.

§  17.

1. Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów po upływie roku od całkowitego rozliczenia zaewidencjonowanych w nim dokumentów, osoba prowadząca przekazuje do kancelarii tajnej.

2. Kancelaria tajna dzienniki, o których mowa w ust. 1, przechowuje przez okres jednego roku.

3. Po upływie okresu przechowania, o którym mowa w ust. 2, dziennik ewidencji wykonanych dokumentów podlega komisyjnemu brakowaniu i zniszczeniu.

§ 18. Dokumenty niejawne wytworzone do wewnętrznego użytku w:

1) komórkach organizacyjnych jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej,

2) komórkach organizacyjnych oddziałów i ośrodków szkolenia Straży Granicznej oraz w granicznych jednostkach organizacyjnych,

3) komórkach organizacyjnych Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie,

rejestrowane są wyłącznie we właściwych dziennikach ewidencji wykonanych dokumentów.

§  19.

1. Dzienniki korespondencji, rejestruje się w rejestrze dokumentacji.

2. W dzienniku korespondencji rejestruje się otrzymane dokumenty niejawne, oznaczone klauzulą "poufne" lub wyższą, zwane dalej "korespondencją wchodzącą", oraz dokumenty niejawne wysyłane, zwane dalej "korespondencją wychodzącą".

3. Kancelaria tajna dla rejestrowania korespondencji wchodzącej i wychodzącej zakłada i prowadzi:

1) dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne";

2) dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "tajne";

3) dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "poufne".

4. Dopuszcza się rejestrowanie w jednym dzienniku, korespondencji wchodzącej i wychodzącej, zapisywanej w kolejnych pozycjach dziennika.

5. W przypadku niewielkiej liczby korespondencji w danej klauzuli zezwala się na prowadzenie dziennika korespondencji dłużej niż jeden rok.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, na zakończenie roku należy:

1) oddzielić pozycje wykorzystane do rejestrowania dokumentów w danym roku jedną poziomą linią;

2) wpisać adnotację o zakończeniu rejestracji dokumentów w danym roku kalendarzowym o treści: "Rok......... zakończono na pozycji..........";

3) na wolnej następnej karcie dziennika wpisać oznaczenie następnego roku kalendarzowego;

4) numerację dokumentów w nowym roku rozpocząć od cyfry 1;

5) wpisów, o których mowa w pkt. 1-3, dokonuje się atramentem lub tuszem w kolorze czerwonym w sposób uniemożliwiający dopisanie kolejnego numeru ewidencyjnego w zakończonym roku.

7. W dzienniku korespondencji nie rejestruje się:

1) dowodów materiałowo-finansowych (np. rachunki, faktury), które przekazuje się za pokwitowaniem w wykazie przesyłek lub książce doręczeń właściwej komórce organizacyjnej jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, gdzie podlegają ewidencji zgodnie z odrębnymi przepisami;

2) dokumentów jawnych i niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" wchodzących do kancelarii tajnej w zbiorach dokumentów zakończonych spraw;

3) przesyłek doręczonych omyłkowo.

8. 2 Akty normatywne rejestruje się w odrębnych dziennikach korespondencji, wspólnych dla wszystkich klauzul tajności i aktów jawnych, prowadzonych w:

1) Biurze Prawnym Komendy Głównej Straży Granicznej, dla aktów prawnych wydanych przez Komendanta Głównego Straży Granicznej, kierowników jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej;

2) wyznaczonej decyzją komendanta oddziału Straży Granicznej, komendanta ośrodka szkolenia Straży Granicznej, komendanta Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, komórce organizacyjnej tego oddziału, ośrodka szkolenia lub Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie.

8a. 3 Jeśli w dziennikach korespondencji, o których mowa w ust. 8, są rejestrowane akty normatywne oznaczone klauzulą "poufne" lub wyższą dzienniki te podlegają zaewidencjonowaniu w rejestrze dokumentacji właściwej kancelarii tajnej.

9. Akty normatywne wpływające do Komendy Głównej Straży Granicznej, jej jednostki organizacyjnej albo jednostki organizacyjnej Straży Granicznej rejestruje się w odrębnych dziennikach korespondencji, wspólnych dla wszystkich klauzul tajności jako korespondencję wchodzącą.

§  20.

1. Z zachowaniem zasad określonych w § 19 w odrębnych urządzeniach ewidencyjnych rejestruje się dokumenty dotyczące:

1) bezpieczeństwa informacji niejawnych przetwarzanych w stacjach łączności specjalnej;

2) czynności zleconych Straży Granicznej.

2. Urządzenia ewidencyjne, o których mowa w ust. 1, prowadzi kancelaria tajna bądź osoby upoważnione, o których mowa w § 51.

§  21.

1. W dziennikach korespondencji wchodzącej rejestruje się:

1) korespondencję niejawną nadesłaną do jednostki organizacyjnej Straży Granicznej,

2) dokumenty niejawne przekazane do kancelarii tajnej przez wykonawców merytorycznych celem ich dalszego przechowywania,

3) korespondencję niejawną otrzymaną z innego oddziału lub zespołu tej kancelarii tajnej,

4) dokumenty niejawne przekazywane między komórkami organizacyjnymi: oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, granicznej jednostki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, tylko w przypadku przepływu tej korespondencji wewnątrz oddziału kancelarii tajnej lub zespołu kancelarii tajnej.

2. Przepis ust. 1 pkt 4 stosuje się odpowiednio do kancelarii tajnych, w których nie występują oddziały albo zespoły.

§ 22. Kierownik kancelarii tajnej lub jej pracownik przyjmując korespondencję wchodzącą wykonuje następujące czynności:

1) opatruje otrzymany dokument pieczęcią wpływu w górnej, wolnej od zapisów, części pierwszej strony oraz odciska pieczęć formularzową do załączników na pierwszej stronie każdego załącznika;

2) wpisuje w kolejnych pozycjach dziennika korespondencji:

a) numer porządkowy, który jest jednocześnie numerem ewidencyjnym dokumentu,

b) datę wpływu dokumentu,

c) dane ewidencyjne dokumentu, nadane przez nadawcę (numer i datę podpisania przez uprawnioną osobę),

d) nazwę instytucji nadawcy,

e) jakiej sprawy korespondencja dotyczy,

f) ilość arkuszy dokumentu wraz z załącznikami,

g) ilość załączników i ilość arkuszy załączników,

3) wpisuje dane wymienione w pkt. 2 lit. a) i f) - g) do odpowiednich pozycji pieczęci odciśniętej na dokumencie;

4) rejestrując korespondencję wchodzącą oznaczoną jako "pilne" lub "bardzo pilne" odnotowuje w rubryce "Uwagi" również godzinę ich doręczenia.

§  23.

1. Oprócz przypadków szczególnych, o których mowa w § 19 ust. 7 i 8, numer dokumentu rejestrowanego jako korespondencja wchodząca zawiera:

1) oznaczenie klauzuli tajności,

2) kolejny numer z dziennika korespondencji,

3) określenie za pomocą cyfr rzymskich oddziału lub zespołu w kancelarii tajnej, który dokument zarejestrował, z tym że numer "I" posiada komórka główna, a dalsze, kolejne zespoły lub oddziały kancelarii tajnej według kolejności przyjętej w etacie.

2. Jeśli w kancelarii tajnej nie występują jej oddziały lub zespoły, oznaczenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, pomija się.

3. Wzory oznaczeń dokumentów rejestrowanych w dziennikach korespondencji jako korespondencja wchodząca określa załącznik numer 12 do decyzji.

4. Numer dokumentu rejestrowanego jako korespondencja wchodząca nanosi się w miejscu wolnym od zapisów, w górnej części jego pierwszej strony.

5. Korespondencję dotyczącą zleconych czynności oznacza się dodatkowo poprzedzając numer rejestracyjny dokumentu literami "Zc-".

§  24.

1. Dokumentom zarejestrowanym jako pisma wchodzące, przekazywanym pomiędzy poszczególnymi oddziałami lub zespołami kancelarii tajnej nadaje się zawsze nowy numer wchodzący.

2. Wcześniejszy numer osoba dokonująca rejestracji przekreśla w sposób umożliwiający odczytanie danych naniesionych przez poprzedni oddział albo zespół kancelarii tajnej.

§ 25. 4 (uchylony).

§ 26. 5 (uchylony).

§ 27. W dziennikach korespondencji wychodzącej rejestruje się:

1) dokumenty niejawne wytworzone w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej przesyłane poza tę jednostkę;

2) dokumenty niejawne wytworzone w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej przekazywane lub przesyłane do innych jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej oraz jednostek organizacyjnych Straży Granicznej, jeśli przekazanie lub przesłanie następuje między kancelariami tajnymi albo oddziałami i zespołami kancelarii tajnej Biura Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Głównej Straży Granicznej;

3) dokumenty niejawne wytworzone w komórkach organizacyjnych oddziałów Straży Granicznej lub granicznych jednostkach organizacyjnych, przesyłane lub przekazywane poza te komórki organizacyjne lub graniczne jednostki organizacyjne, tylko wówczas, gdy przekazanie lub przesłanie następuje między oddziałami lub zespołami kancelarii tajnej.

§ 28. Dokumentom zarejestrowanym w kancelarii tajnej jako korespondencja wchodząca, przesyłanym lub przekazywanym do innego oddziału lub zespołu tej kancelarii nie nadaje się numeru pisma wychodzącego.

§  29.

1. Kierownik lub pracownik kancelarii tajnej przyjmując korespondencję do wysłania wykonuje następujące czynności:

1) sprawdza sposób umieszczenia klauzul tajności, adres, rozdzielnik i podpis osoby uprawnionej,

2) wpisuje w kolejnych pozycjach dziennika korespondencji:

a) numer porządkowy, który jest jednocześnie numerem ewidencyjnym dokumentu,

b) datę wpływu dokumentu,

c) dane ewidencyjne dokumentu z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, nadane przez nadawcę (numer i datę podpisania przez uprawnioną osobę).

d) nazwę instytucji nadawcy,

e) jakiej sprawy korespondencja dotyczy,

f) ilość arkuszy dokumentu wraz z załącznikami pozostającymi w kancelarii tajnej,

g) ilość załączników i ilość arkuszy załączników pozostających w kancelarii tajnej,

h) nazwę instytucji adresata,

i) ilość arkuszy dokumentu wraz z załącznikami przesyłanymi adresatowi,

j) ilość załączników i ilość arkuszy załączników przesyłanych adresatowi,

k) po wysłaniu - datę wykonania tej czynności.

3) odciska na pismach pieczęć nagłówkową, na załącznikach pieczęć do załączników, wpisując w ich obrębie:

a) na piśmie numer dokumentu w sposób określony w § 30,

b) na załączniku - numer załącznika, numer pisma, przy którym załącznik jest przesyłany oraz datę rejestracji pisma.

2. Sposób oznaczania dokumentów w poszczególnych klauzulach tajności określa załącznik nr 14 do decyzji.

3. Kancelaria tajna wysyłając materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, nadawane jako listy za pośrednictwem przewoźnika, powinna je opakować w dwie nieprzezroczyste koperty, na których muszą być umieszczone:

1) na kopercie wewnętrznej:

a) nazwa jednostki organizacyjnej nadawcy,

b) numer dokumentu,

c) klauzula tajności i ewentualne dodatkowe oznaczenia np. "Do rąk własnych", "Pilne", "Bardzo pilne",

d) imienne określenie adresata,

e) imię, nazwisko i podpis osoby pakującej,

2) na kopercie zewnętrznej:

a) nazwa jednostki organizacyjnej nadawcy,

b) nazwa jednostki organizacyjnej adresata z adresem jego siedziby,

c) numer wykazu i pozycji w wykazie przesyłek nadanych.

4. Miejsca sklejenia każdej koperty muszą być zabezpieczone odciskiem pieczęci "Do pakietów" oraz przezroczystą taśmą samoprzylepną, przy czym na kopercie zewnętrznej, zamiast taśmy samoprzylepnej, może stosować pieczęć z laku.

5. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, nadawane w postaci paczek przewożonych przez przewoźników, muszą być opakowane w dwie nieprzezroczyste warstwy mocnego papieru oraz zabezpieczone i oznaczone w sposób określony w ust. 3 i 4.

6. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, nadawane w postaci listów, przekazuje się jako listy polecone lub wartościowe, w dwóch nieprzezroczystych mocnych kopertach, które oznacza się i zabezpiecza w sposób określony w ust. 3 i 4.

7. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, nadawane w postaci paczek, przekazuje się jako paczki wartościowe w dwóch nieprzezroczystych warstwach papieru, które oznacza się i zabezpiecza w sposób określony w ust. 3 i 4.

8. Materiały wymienione w ust. 5-7 kancelaria tajna przekazuje poczcie specjalnej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej na podstawie wykazu przesyłek nadanych - sporządzanym w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz wykazu przesyłek przekazuje się uprawnionym przedstawicielom poczty specjalnej a drugi egzemplarz z pokwitowaniem pozostawia się w kancelarii.

9. Materiały pozostawione w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej gromadzi się w aktach lub przekazuje się uprawnionym osobom do wykorzystania służbowego z zachowaniem zasad określonych w § 40.

§  30.

1. Numer nanoszony na dokumenty niejawne stanowiące korespondencję wychodzącą składa się z:

1) oznaczenia klauzuli tajności,

2) kolejnego numeru w dzienniku korespondencji,

3) literowego oznaczenia jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, o których mowa w § 9 i 10,

4) rzymskiego oznaczenia oddziału kancelarii, który dokonał rejestracji dokumentu z tym, że numer "I" przeznaczony jest dla komórki głównej, a pozostałe oddziały albo zespoły według kolejności przyjętej w etacie.

2. Numer wychodzący nanosi się na pierwszej stronie bezpośrednio pod nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej, która go wytworzyła.

3. Pod numerem umieszcza się datę rejestracji dokumentu.

4. Wzory oznaczeń dokumentów rejestrowanych w dziennikach korespondencji jako korespondencja wychodząca określa załącznik numer 12 do decyzji.

5. Korespondencję dotyczącą zleconych czynności oznacza się dodatkowo poprzedzając numer rejestracyjny dokumentu literami "Zc-".

§  31.

1. Książka ewidencji wydawnictw jest przeznaczona do rejestrowania wytworzonych w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej lub otrzymywanych dokumentów niejawnych występujących w formie:

1) wydawnictw fachowych Straży Granicznej;

2) materiałów szkoleniowych i informacyjnych;

3) dokumentacji technicznej (schematy, rysunki);

4) gotowych materiałów filmowych.

2. Kancelaria tajna lub biblioteka jednostki organizacyjnej Straży Granicznej rejestruje dokumenty, o których mowa w ust. 1, wpisując:

1) numer porządkowy, nazwę (tytuł) każdego dokumentu, otrzymanego lub wytworzonego na potrzeby jednostki organizacyjnej, według kolejności ich wpływu;

2) ogólną ilość dokumentów i numery egzemplarzy (np. 5 egz. od nr I do nr 5);

3) numer i datę faktury, asygnaty (pisma przewodniego), za którym je otrzymano.

3. Numer porządkowy, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, jest jednocześnie numerem ewidencyjnym wszystkich egzemplarzy danego tytułu dokumentu. Numer ten wpisuje się na okładce, stronie tytułowej oraz na załącznikach (nie zszytych z dokumentem) każdego egzemplarza dokumentu i oznacza pieczęcią kancelaryjną.

4. Asygnaty, faktury i pisma przewodnie, za którymi przesłano dokumenty, o których mowa w ust. 1, opatruje się numerem, pod którym zarejestrowano pierwszy z wymienionych w nich materiałów.

5. Dokumentację techniczną oraz gotowe materiały filmowe, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, ewidencjonuje się w oddzielnych książkach ewidencji wydawnictw. W razie otrzymania niewielu tytułów w ciągu roku kalendarzowego, ich rejestrację można prowadzić łącznie z wydawnictwami fachowymi.

6. Negatywy i pozytywy filmów, zawierające informacje niejawne ewidencjonuje się oddzielnie. W razie wytwarzania pozytywów z negatywów już zarejestrowanych, rejestruje się je w dalszych pozycjach książki ewidencji wydawnictw.

§  32.

1. Rejestr wydanych dokumentów służy do rejestrowania dokumentów wydawanych wykonawcom merytorycznym i technicznym lub komórkom organizacyjnym jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej albo jednostek organizacyjnych Straży Granicznej.

2. W RWD rejestruje się:

1) dokumenty, służące do utrwalania lub opracowania informacji niejawnych:

a) zeszyty pracy, notatniki,

b) kalki i taśmy, taśmy karbonizowane (jednorazowego użytku),

c) nośniki magnetyczne, magnetooptyczne, optyczne i inne oraz ich metryki,

2) urządzenia ewidencyjne (zbroszurowane lub kartoteki) dokumentów niejawnych, nie podlegające przekazaniu do archiwum zakładowego jednostki organizacyjnej Straży Granicznej albo Archiwum Straży Granicznej w Szczecinie,

3) załączniki odłączane od pism przewodnich nie podlegające ewidencji w innych urządzeniach.

3. W RWD rejestruje się również wydane wykonawcom dokumenty niejawne:

1) zarejestrowane we właściwych urządzeniach ewidencyjnych, jeżeli:

a) rubryka urządzenia ewidencyjnego, przeznaczona do pokwitowania pobrania dokumentu została całkowicie wykorzystana,

b) rodzaj dokumentu albo dekretacja sporządzona na nim wskazują, że będzie on udostępniany większej liczbie osób,

2) wydawnictwa, dokumentację techniczną, mapy, teczki akt i inne dokumenty, zarejestrowane w urządzeniach ewidencyjnych, które nie przewidują możliwości pokwitowania w nich pobrania i zwrotu dokumentów.

4. Rejestr wydanych dokumentów rejestruje się w skorowidzu rejestrów według:

1) układu alfabetycznego, jeżeli jest prowadzony imiennie dla wykonawców merytorycznych i technicznych, albo komórki organizacyjnej jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub jednostki organizacyjnej Straży Granicznej;

2) numerów dokumentów, jeżeli jest prowadzony dla poszczególnych dokumentów.

5. Numerem ewidencyjnym karty RWD jest numer porządkowy, pod którym została ona zarejestrowana w skorowidzu rejestrów.

6. Na dokumentach, zarejestrowanych w RWD, nanosi się numer ewidencyjny oraz pieczęć "Do pakietów".

7. Numer, o którym mowa w ust. 6, składa się z numeru karty RWD łamanego przez oznaczenie klauzuli tajności i po myślniku liczby porządkowej pozycji dokumentu w karcie RWD, łamanej przez oznaczenie oddziału lub zespołu kancelarii tajnej prowadzącej RWD, łamany przez ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym dokument zarejestrowano w RWD, np. RWD Nr 2/0-15/II/02.

8. Karty RWD prowadzi się do całkowitego wyczerpania wszystkich pozycji i niszczy komisyjnie po upływie jednego roku od daty zwrotu wszystkich zarejestrowanych w nich dokumentów zawierających informacje niejawne.

9. Fakt brakowania i zniszczenia karty RWD odnotowuje się w skorowidzu rejestrów.

§  33.

1. Wykaz przesyłek nadanych jest przeznaczony do ewidencji przesyłek przekazanych przewoźnikowi w obiegu zewnętrznym.

2. Wykazy przesyłek nie podlegają rejestracji w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii tajnej.

3. Wykazy przesyłek niszczy się komisyjnie, po przeprowadzeniu wewnętrznej kontroli rocznej.

§  34.

1. Książka doręczeń przesyłek miejscowych jest przeznaczona do ewidencjonowania korespondencji przekazywanej pomiędzy oddziałami i zespołami kancelarii tajnej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej adresowanej lub kierowanej na wskazaną osobę funkcyjną bądź wykonawcę merytorycznego.

2. Książka doręczeń rejestrowana jest w RWD kancelarii tajnej.

3. Książkę doręczeń wykorzystuje się, aż do zapisania wszystkich pozycji i niszczy komisyjnie, po przeprowadzeniu wewnętrznej kontroli rocznej.

4. Fakt wybrakowania i zniszczenia książki doręczeń odnotowuje się w karcie RWD.

§  35.

1. Karta zapoznania się z dokumentem jest przeznaczona do odnotowania faktu zapoznania się przez osobę uprawnioną z dokumentem zawierającym informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową.

2. Kartę zapoznania się z dokumentem zakłada się do każdego dokumentu, o którym mowa w ust. 1, z chwilą jego zarejestrowania w dzienniku korespondencji.

3. Kartę zapoznania się z dokumentem przedkłada się uprawnionej osobie wraz z dokumentem.

4. Po zapoznaniu się uprawnionej osoby z treścią dokumentu, fakt ten musi być przez nią potwierdzony przez wpisanie do karty zapoznania się z dokumentem nazwiska, imienia i daty oraz poświadczony podpisem.

5. Karta zapoznania się z dokumentem oznacza się numerem dokumentu, do którego ją założono.

6. Dokumenty przesyła się wraz z kartą zapoznania się z dokumentem.

7. Kartę zapoznania się z dokumentem, któremu obniżono klauzulę tajności do klauzuli "poufne" albo "zastrzeżone" lub zniesiono tę klauzulę tajności, niszczy pracownik kancelarii tajnej.

§  36.

1. Metryka nośnika magnetycznego, magnetooptycznego lub optycznego jest urządzeniem ewidencyjnym zapisu, odtwarzania oraz kasowania informacji niejawnych utrwalonych na tym nośniku.

2. Nośniki informacji niejawnych, wydane wykonawcom merytorycznym, ewidencjonuje się w rejestrze wydanych dokumentów tych wykonawców.

3. Metrykę, o której mowa w ust. 1, zakłada się do nośnika magnetycznego z chwilą jego zaewidencjonowania w kancelarii tajnej. Przechowuje się ją wraz z nośnikiem, do którego ją założono i niszczy wraz z tym nośnikiem.

§  37.

1. Dziennik wykonawcy, którego wzór określa załącznik nr 15 do decyzji, stanowi pomocnicze urządzenie ewidencyjne wykonawcy merytorycznego i jest prowadzony w celu ewidencjonowania przez niego posiadanych dokumentów wydanych mu na czas niezbędny dla załatwienia sprawy.

2. Dziennik wykonawcy rejestruje się w RWD wykonawcy, który go prowadzi.

3. Dziennik wykonawcy nie stanowi podstawy do rozliczania wykonawcy z udostępnionych mu przez kancelarię tajną dokumentów.

4. Dziennik wykonawcy niszczony jest na żądanie jego właściciela (wykonawcy), za wyjątkiem tych, którym nadano klauzulę tajności, które niszczone są komisyjnie.

§  38.

1. Zapisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niebieskim lub czarnym atramentem albo tuszem.

2. Zmiany nanosi się kolorem czerwonym poprzez:

1) skreślenie pierwotnego zapisu jedną poziomą linią w sposób umożliwiający jego odczytanie,

2) podanie przyczyny zmiany albo skreślenia zapisu, daty dokonania zmiany albo skreślenia, imienia i nazwiska pracownika kancelarii dokonującego tej czynności,

3) w przypadku zmiany treści zapisu wpisanie nowej treści, w miarę możliwości nad skreślonym zapisem,

4) potwierdzenie zmiany albo skreślenia podpisem pracownika kancelarii tajnej.

3. Niedopuszczalne jest używanie do korygowania błędnych zapisów w dokumentacji kancelaryjnej substancji usuwających zmienianą lub kreśloną treść albo czyniących ją nieczytelną, takich jak: korektory, gumki itp.

§  39.

1. W kancelarii tajnej nie otwiera się przesyłek oznaczonych "Do rąk własnych".

2. Korzystając z informacji zawartych na opakowaniu wewnętrznym przesyłkę rejestruje się w dzienniku korespondencji wpisując w odpowiednie jego rubryki: nadawcę, numer wychodzący (nadawcy) oraz datę wpływu przesyłki. W rubryce "Uwagi" odnotowuje się, że przesyłka oznaczona jest "Do rąk własnych".

3. Na opakowaniu przesyłek, o których mowa w ust. 1, odciska się pieczątkę "wpływu", wpisuje się w jej obrębie numer, pod którymi zarejestrowano przesyłkę w dzienniku korespondencji oraz datę wpływu.

4. Przesyłkę "Do rąk własnych", adresowaną na kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Straży Granicznej lub kierowników ich komórek organizacyjnych (bez imiennego wskazania) przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w czasie jego nieobecności, osobie pełniącej obowiązki kierownika tej jednostki albo komórki organizacyjnej.

5. Przesyłkę "Do rąk własnych", adresowaną na określoną imiennie osobę, przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w czasie jego nieobecności, osobie wskazanej przez nadawcę lub postępuje się zgodnie z jego dyspozycją.

6. Przesyłki oznaczone "Do rąk własnych", zwracane po wykorzystaniu do kancelarii tajnej w stanie:

1) otwartym - opatruje się pieczątką wpływu i wpisuje się w jej obrębie numer wchodzący z dziennika korespondencji, datę wpływu oraz dane dotyczące załączników, jeśli są one dołączone do dokumentu;

2) zamkniętym - przekazuje się osobom funkcyjnym lub wykonawcom merytorycznym albo włącza do teczek w prowadzonych w kancelarii tajnej jej oddziale albo zespole, zgodnie z adnotacją adresata, dokonaną na opakowaniu.

§  40.

1. Kancelaria tajna przekazuje dokumenty zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową uprawnionym wykonawcom, na podstawie dekretacji adresata lub osób przez niego upoważnionych, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji lub innym urządzeniu ewidencyjnym.

2. Dokumenty stanowiące tajemnicę państwową oraz oznaczone klauzulą tajności "poufne" mogą być wydawane poza kancelarię tajną jedynie w przypadku, gdy odbiorca zapewnia warunki ochrony takich dokumentów przed nieuprawnionym ujawnieniem. W razie wątpliwości, co do zapewnienia warunków ochrony, dokumenty mogą być udostępnione wyłącznie w kancelarii tajnej.

3. Przesyłki pilne, telegramy, szyfrogramy przekazuje się adresatom niezwłocznie.

4. Zbędne w bieżącej działalności służbowej dokumenty niejawne i sprawy ostatecznie załatwione, opatrzone przez wykonawcę wpisem określającym numer teczki (segregatora), do której dokument należy wpiąć w kancelarii tajnej oraz datą i podpisem wykonawcy, zwraca się niezwłocznie do kancelarii tajnej za pokwitowaniem zwrotu w urządzeniu ewidencyjnym, w którym odnotowano udostępnienie tego dokumentu.

5. Przekazanie dokumentów niejawnych poza jednostkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej lub jednostkę organizacyjną Straży Granicznej odbywa się za pośrednictwem kancelarii tajnej na polecenie oraz za zgodą kierowników tych jednostek organizacyjnych lub osób przez nich upoważnionych.

6. Wykorzystane dokumenty zawierające informacje niejawne, otrzymane i wytworzone w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej podlegają:

1) skompletowaniu przez ułożenie ich w teczkach, według układu tematycznego, oraz chronologicznego numerów ewidencyjnych,

2) zwrotowi do nadawcy, jeżeli określił on taki sposób postępowania,

3) bieżącemu brakowaniu i niszczeniu.

§  41.

1. Podstawę zdjęcia z ewidencji jednostki organizacyjnej utraconego dokumentu niejawnego stanowi wniosek osoby prowadzącej postępowanie wyjaśniające zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej Straży Granicznej.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej o każdym przypadku zdjęcia z ewidencji utraconego dokumentu niejawnego powiadamia Komendanta Głównego Straży Granicznej przez Pełnomocnika Komendanta Głównego Straży Granicznej do spraw Ochrony Informacji Niejawnych.

Rozdział  3a ⁶

Szczególne zasady ewidencji i obiegu dokumentów niejawnych włączanych do teczek akt: personalnych, postępowań sprawdzających i operacyjnych.

§  41a.

1. Do rejestracji dokumentów niejawnych wytworzonych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej bądź uzyskanych przez te jednostki w toku realizacji czynności związanych z prowadzeniem spraw osobowych funkcjonariuszy lub pracowników Straży Granicznej, postępowaniami sprawdzającymi albo procedurami operacyjnymi, włączanych następnie do teczek akt: personalnych, postępowań sprawdzających lub operacyjnych zwanych dalej "teczkami", służą urządzenia ewidencyjne, o których mowa w § 5, oraz inne, których założenie i prowadzenie nakazują odrębne przepisy lub decyzja.

2. Urządzenia ewidencyjne, o których mowa w ust. 1, są prowadzone przez kancelarię tajną, jej oddział lub zespół, albo przez osobę pełniącą służbę (zatrudnioną) we właściwej komórce organizacyjnej jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, albo Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie.

§  41b.

1. Dokumenty niejawne, wytworzone albo uzyskane przez jednostki organizacyjne Straży Granicznej lub Graniczną Placówkę Kontrolną Straży Granicznej Warszawa-Okęcie w toku realizacji czynności, o których mowa w § 41a ust. 1, oznacza się klauzulami tajności oraz innymi oznaczeniami zgodnie z odrębnymi przepisami.

2. Dopuszcza się inny sposób oznaczenia dokumentów klauzulami tajności i pozostałymi oznaczeniami niż ten, o którym mowa w ust. 1, jeśli wzory formularzy i sposób nanoszenia na nie klauzul oraz pozostałych oznaczeń określiły właściwe organy.

§  41c.

1. W przypadku, gdy dokumenty niejawne, o których mowa w § 41a ust. 1, zostały wytworzone lub uzyskane w celu włączenia do właściwych teczek, rejestruje się wyłącznie w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, za wyjątkiem kart zapytań i próśb o udzielenie informacji podlegających rejestracji w rejestrze zapytań, którego wzór określa załącznik nr 15a do decyzji.

2. Rejestry zapytań, o których mowa w ust. 1, prowadzone są przez osoby pełniące służbę (zatrudnione) w komórkach organizacyjnych oddziałów lub ośrodków szkolenia Straży Granicznej, jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej, albo Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, realizujących czynności operacyjno-rozpoznawcze albo postępowania sprawdzające.

3. Numer z rejestru zapytań nanoszony na kartę zapytania lub prośbę o udzielenie informacji powinien zawierać elementy, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 1-3.

4. Osoba włączająca dokument do właściwej teczki, wpisuje pod kolejną pozycją spisu zawartości teczki, którego wzór określa załącznik nr 15b do decyzji, dane ewidencyjne dokumentu z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów lub rejestru zapytań oraz nazwę włączanego dokumentu i datę jego wytworzenia, a następnie pod pozycją, w której zarejestrowano ten dokument w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, w kolumnie "Adnotacje o wysłaniu (Nr wychodzący)", a w rejestrze zapytań w kolumnie "Uwagi", wpisuje numer ewidencyjny teczki, do której włączono dokument oraz potwierdza ten wpis podpisem.

§  41d.

1. Każdy dokument niejawny, za wyjątkiem karty zapytania, prośby o udzielenie informacji, wytworzony lub uzyskany w toku realizacji czynności, o których mowa w § 41a ust. 1, który nie został włączony do właściwej teczki, podlega rejestracji we właściwym dzienniku korespondencji z zastrzeżeniem § 18.

2. W przypadku późniejszego włączenia dokumentu, o którym mowa w ust. 1, do właściwej teczki, osoba odpowiedzialna za jej prowadzenie, wpisuje pod kolejną pozycją spisu zawartości teczki dane ewidencyjne tego dokumentu z dziennika korespondencji, datę rejestracji i nazwę dokumentu, a następnie informuje o wykonanej czynności pracownika kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu.

3. Pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, pod pozycją dziennika korespondencji, w której zarejestrowano dokument, o którym mowa w ust. 2, w kolumnie "Numer lub sygnatura akt, w których dokument jest przechowywany", wpisuje numer ewidencyjny teczki, do której został on włączony oraz potwierdza ten wpis podpisem.

4. Wpis, o którym mowa w ust. 3, obok pracownika kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, potwierdza podpisem również osoba, która wykonała czynność, o której mowa w ust. 2.

§  41e.

1. W przypadku, gdy dokumenty zawierające informacje niejawne zostały sporządzone poza jednostką organizacyjną Straży Granicznej lub Graniczną Placówką Kontrolną Straży Granicznej Warszawa-Okęcie i nie są oznaczone klauzulami tajności oraz nie zostały zaewidencjonowane w żadnym urządzeniu ewidencyjnym osoba, która otrzymała taki dokument, zobowiązana jest do oznaczenia go zgodnie z odrębnymi przepisami zarejestrowania we właściwym urządzeniu ewidencyjnym.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, w stopce dokumentu, jako wykonawcę wpisuje się imię i nazwisko osoby lub jej pseudonim, albo nazwę instytucji, która sporządziła dokument, natomiast jako sporządzającego wpisuje się imię i nazwisko osoby, która otrzymała dokument.

§  41f.

1. Dla dokumentów niejawnych, o których mowa w § 41a ust. 1, zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, które niezwłocznie po ich wytworzeniu i zarejestrowaniu podlegają włączeniu do właściwej teczki, nie zakłada się karty, o której mowa w § 35.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, funkcję karty zapoznania się z dokumentem spełnia karta kontrolna, której wzór określa załącznik nr 15c do decyzji.

3. Każda osoba, która zapoznaje się z zawartością teczki lub z niektórymi jej dokumentami nawet, jeśli nie zawierają one informacji niejawnych, obowiązana jest do odnotowania tego faktu w karcie kontrolnej, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem ust. 5.

4. Za przestrzeganie przepisu ust. 3 odpowiada osoba prowadząca teczkę oraz osoba, której została ona udostępniona, jeśli w ramach realizowanych procedur, zapoznaje z jej zawartością inne uprawnione osoby.

5. Przepisu ust. 3 nie stosuje się wobec osób prowadzących teczki.

§  41g.

1. Osoba prowadząca teczkę jest obowiązana do systematycznego uzupełniania spisu zawartości teczki oraz karty kontrolnej.

2. Karty spisu zawartości teczki zawierającej dokumenty niejawne podlegają rejestracji w RWD założonym przez właściwą kancelarię tajną, jej oddział lub zespół indywidualnie, dla każdej osoby prowadzącej teczkę.

3. Rejestracji kart spisu zawartości teczki dokonuje się z chwilą włączenia do teczki pierwszego dokumentu niejawnego.

4. Numer karty spisu zawartości teczki składa się z:

1) numeru RWD; łamanego przez

2) oznaczenie klauzuli tajności i po myślniku numeru pozycji w RWD; łamanego przez

3) oznaczenie oddziału lub zespołu kancelarii tajnej prowadzącej RWD; łamanego przez

4) ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano kartę spisu zawartości; łamanego przez

5) numer ewidencyjny teczki wynikający z właściwego rejestru.

5. W przypadku, gdy w kancelarii tajnej nie występują oddziały albo zespoły, w numerze karty spisu zawartości teczki nie zamieszcza się oznaczenia, o którym mowa w ust. 4 pkt 3.

6. W przypadku, gdy charakter sprawy wskazuje, że będzie ona obszerna lub teczka, która została dla niej założona, będzie składała się z rozdziałów lub części i do każdego z nich wymagany jest odrębny spis zawartości teczki, wszystkie karty spisu lub spisów zawartości teczki rejestruje się pod jednym numerem RWD.

7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, na każdej karcie spisu zawartości teczki nanosi się numer, o którym mowa w ust. 4, oraz dodatkowe oznaczenie w postaci numeru kolejnego arkusza spisu zawartości teczki.

8. Karty kontrolne podlegają archiwizacji wraz z teczką, do której je założono.

9. Wzory numerów spisów zawartości teczki określa załącznik nr 12 do decyzji.

§  41h.

1. Przekazanie teczki przez prowadzącą ją osobę, do dalszego prowadzenia innej osobie, odbywa się protokolarnie.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać:

1) stanowisko, stopień imię i nazwisko osoby przekazującej teczkę do dalszego prowadzenia;

2) stanowisko, stopień, imię i nazwisko osoby przyjmującej teczkę do dalszego prowadzenia;

3) datę przekazania;

4) nazwisko i imię osoby, na którą prowadzi się teczkę akt personalnych lub teczkę akt postępowania sprawdzającego oraz numer ewidencyjny przekazywanej teczki, a w przypadku teczek spraw operacyjnych, kryptonim i numer ewidencyjny tej teczki;

5) numer ewidencyjny spisu zawartości teczki na podstawie, którego ustalono jej zawartość;

6) liczbę arkuszy teczki, łącznie z kartą kontrolną i kartami spisu zawartości teczki;

7) stwierdzenie o zgodności stanu dokumentów wymienionych w kartach spisu zawartości teczki, ze stanem faktycznym, dokonane przez osobę przekazującą teczkę do dalszego prowadzenia oraz osobę przyjmującą teczkę do dalszego prowadzenia;

8) podpisy osoby przekazującej teczkę do dalszego prowadzenia oraz osoby przyjmującej teczkę do dalszego prowadzenia.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 1, zatwierdza bezpośredni przełożony osoby przekazującej teczkę do dalszego prowadzenia oraz osoby przyjmującej teczkę do dalszego prowadzenia.

4. Na podstawie protokołu, o którym mowa w ust. 1, kancelaria tajna, jej oddział lub zespół dokonuje zmian w zakresie numerów ewidencyjnych RWD spisów zawartości teczki, po czym protokół, przekazuje się do komórki organizacyjnej jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Straży Granicznej lub Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, prowadzącej właściwy rejestr teczek.

§  41i.

1. W uzasadnionych przypadkach, a w szczególności w razie długotrwałej nieobecności osoby prowadzącej teczkę, dopuszcza się komisyjne otwarcie szafy, w której jest ona przechowywana i przekazanie jej innej osobie do dalszego prowadzenia.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, decyzję o komisyjnym otwarciu szafy podejmuje kierownik komórki organizacyjnej oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, w której nieobecna osoba pełni służbę (jest zatrudniona), z równoczesnym powiadomieniem komendanta oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, albo komendanta Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie.

3. Z czynności, o której mowa w ust. 1, komisja sporządza protokół.

§  41j.

1. W przypadku, gdy zachodzi konieczność przeniesienia określonych dokumentów lub materiałów z jednej teczki do innej, prowadząca teczkę osoba skreśla odpowiednie pozycje ze spisu zawartości teczki, wpisując w tych pozycjach: datę przeniesienia i numer ewidencyjny teczki, do której je włączono.

2. Skreślenia i wpisy, o których mowa w ust. 1, potwierdzają czytelnym podpisem, osoba prowadząca teczkę i osoba włączająca przenoszone dokumenty lub materiały do prowadzonej przez siebie teczki.

3. Wpisów, o których mowa w ust. 1, dokonuje się czerwonym atramentem lub tuszem.

4. Osoba włączająca dokumenty lub materiały, o których mowa w ust. 1, do prowadzonej przez siebie teczki, niezwłocznie po ich włączeniu, ujmuje je w spisie zawartości teczki, wpisując dodatkowo numer ewidencyjny teczki, z której je przeniesiono.

§  41k.

1. Udostępnienie lub przekazanie teczki poza jednostkę organizacyjną Straży Granicznej, jednostkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej lub Graniczną Placówkę Kontrolną Straży Granicznej Warszawa-Okęcie może nastąpić wyłącznie za podpisanym przez uprawnioną osobę pismem przewodnim, dotyczącym przesłania określonej w nim teczki.

2. Określenie przekazywanej teczki następuje poprzez wyszczególnienie jej jako załącznika wymieniając:

1) nazwę teczki;

2) klauzulę tajności teczki;

3) numer ewidencyjny teczki;

4) liczbę arkuszy teczki.

3. Przepisu ust. 1 nie stosuje się wobec teczek przekazywanych do właściwego archiwum.

§  41l.

1. Udostępniając lub przekazując teczkę akt postępowania sprawdzającego lub teczkę akt operacyjnych, prowadząca ją osoba, przedstawia pracownikowi kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu do zarejestrowania wyłącznie pismo przewodnie, o którym mowa w § 41k ust. 1, bez załączników.

2. Udostępniając lub przekazując teczkę akt personalnych, prowadząca ją osoba, przedstawia pracownikowi kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu do zarejestrowania pismo przewodnie, o którym mowa w § 41k ust. 1, wraz z udostępnianą lub przekazywaną teczką.

3. Pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, rejestrując pismo przewodnie, o którym mowa w ust. 1 i 2, korzystając z zawartych w nim danych, wypełnia pozycje dziennika korespondencji, przy czym w kolumnach:

1) "Jakiej sprawy dokument dotyczy" - wpisuje tytuł przesyłanej teczki oraz jej numer ewidencyjny;

2) "kart dokumentu (wraz z załącznikami)" - wpisuje liczbę kart pisma przewodniego powiększoną o liczbę kart przesyłanej teczki wynikającą z wykazu załączników;

3) "załączników" - wpisuje liczbę załączników, a poniżej określenie załącznika stosując skróty:

a) - teczka akt postępowania sprawdzającego,

b) - teczka akt operacyjnych,

c) - teczka akt personalnych;

4) "kart załączników" - wpisuje się liczbę arkuszy przesyłanej teczki.

4. Po zarejestrowaniu pisma przewodniego, o którym mowa w ust. 1, pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu przygotowuje kopertę wewnętrzną do opakowania pisma przewodniego i przekazywanej teczki, na której umieszcza:

1) nazwę adresata;

2) odcisk pieczęci nagłówkowej jednostki organizacyjnej nadawcy z wpisanym w jej obrębie numerem wychodzącym dokumentu;

3) oznaczenie klauzuli tajności teczki wraz z pismem przewodnim;

4) odcisk pieczęci o treści "Kopertował ......... dnia .........";

5) odcisk pieczęci "Do rąk własnych".

5. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 1 i 3-4, osoba prowadząca teczkę:

1) odbiera z kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu zarejestrowane pismo przewodnie i przygotowaną kopertę wewnętrzną, o której mowa w ust. 4;

2) pakuje pismo przewodnie i przekazywaną teczkę do koperty wewnętrznej;

3) na odcisku pieczęci o treści "Kopertował ......... dnia ........." wpisuje czytelnie swoje nazwisko i datę kopertowania;

4) zakleja kopertę i przekazuje ją celem przesłania do kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu.

6. Pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, po otrzymaniu koperty, w obecności osoby, która ją przygotowała, zabezpiecza ją pieczęciami do pakietów i okleja taśmą.

7. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 6, pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, podejmuje dalsze czynności przewidziane w postępowaniu z przesyłkami niejawnymi.

§  41m.

1. W przypadku, gdy teczka przekazywana jest na stałe innej jednostce organizacyjnej Straży Granicznej, jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, fakt ten należy odnotować w rejestrze, dzienniku lub książce, w której była ona zaewidencjonowana.

2. Teczka, o której mowa w ust. 1, podlega ponownej rejestracji we właściwym rejestrze jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie.

3. Osoba, która obowiązana jest do dalszego prowadzenia teczki, o której mowa w ust. 2, niezwłocznie po jej zarejestrowaniu, powinna powiadomić o powyższym kancelarię tajną, jej oddział lub zespół, w których odnotowano wpływ pisma, za którym ją otrzymano.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, w dzienniku korespondencji w pozycji, pod którą zarejestrowano otrzymaną teczkę, w kolumnie "Numer lub sygnatura akt, w których dokument jest przechowywany" wpisuje: "Przerejestrowano w (podać nazwę komórki organizacyjnej). Numer ewidencyjny (podać nowy numer ewidencyjny)".

5. Wpis, o którym mowa w ust. 4, potwierdzają podpisem pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu oraz osoba, o której mowa w ust. 3.

§  41n.

1. Przed przekazaniem teczki do Archiwum Straży Granicznej, prowadząca ją osoba dokonuje przeglądu jej zawartości, w celu:

1) wyłączenia materiałów i dokumentów niearchiwalnych kategorii Bc nie podlegających archiwizacji;

2) uporządkowania zawartości teczki, zgodnie z zasadami, o których mowa w rozdziale 4b.

2. Czynność, o której mowa w ust. 1 pkt 1, polega na:

1) wykonaniu w dwóch egzemplarzach spisu dokumentów i materiałów niearchiwalnych kategorii Bc nie podlegających archiwizacji, wyłączonych z teczki, z których jeden włącza się do teczki, a drugi pozostawia w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, jednostce organizacyjnej Straży Granicznej albo Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie wraz z wyłączonymi z teczki dokumentami i materiałami;

2) skreśleniu odpowiednich pozycji ze spisu zawartości teczki i wpisaniu w nich, symbolu "Bc".

Rozdział  4

Zmiana i znoszenie klauzuli tajności

§  42.

1. W przypadku, gdy zmiany lub zniesienia klauzuli tajności dokonuje osoba upoważniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału, wykonuje ona czynności określone w § 45 ust. 1 pkt 1, a następnie przekazuje dokument do kancelarii tajnej w celu dokonania zmian ewidencyjnych i powiadomienia adresatów.

2. Po wykonaniu przez kancelarię tajną czynności, o których mowa w § 44 i § 45 ust. 1 pkt 2 dokument może być ponownie udostępniony wykonawcy.

§  43.

1. W przypadku zmiany lub zniesienia klauzuli tajności na dokumencie znajdującym się w kancelarii tajnej osoba, o której mowa w § 42 ust. 1, na ostatniej stronie egzemplarza nr 1 tego dokumentu nanosi odpowiednio adnotację o treści:

1) "Postanawiam podnieść klauzulę dokumentu zarejestrowanego w dzienniku korespondencji jako (podać: klauzulę tajności i numer z dziennika korespondencji) do klauzuli (wpisać nową klauzulę tajności).",

2) "Postanawiam obniżyć klauzulę dokumentu zarejestrowanego w dzienniku korespondencji jako (podać: klauzulę tajności i numer z dziennika korespondencji) do klauzuli (wpisać nową klauzulę).", lub

3) "Postanawiam znieść klauzulę dokumentu zarejestrowanego w dzienniku korespondencji jako (podać: klauzulę tajności i numer z dziennika korespondencji).".

2. Pod adnotacją, o której mowa w ust. 1 pkt 1-3, osoba uprawniona wpisuje datę zmiany albo zniesienia klauzuli tajności, a następnie wpisuje czytelnie swoje imię i nazwisko oraz podpisuje się.

3. Adnotacji, o których mowa w ust. 1-2, dokonuje się atramentem albo tuszem w kolorze niebieskim lub czarnym.

§  44.

1. Po wykonaniu przez uprawnioną osobę czynności, o których mowa w § 42 lub 43, pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału albo zespołu wykonuje następujące czynności:

1) poleca osobie prowadzącej dziennik ewidencji wykonanych dokumentów dokonać zmiany oznaczenia klauzuli tajności dokumentu lub skreślenia dokumentu z ewidencji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów jeśli klauzula została zniesiona, podając w obu przypadkach kto i kiedy dokonał zmiany;

2) skreśla dokument z ewidencji w dotychczas właściwym dzienniku korespondencji wpisując w rubryce "Uwagi": kto i kiedy dokonał zmiany lub zniesienia klauzuli tajności;

3) rejestruje ponownie dokument we właściwym dzienniku korespondencji, a w dzienniku, gdzie ten dokument był zarejestrowany poprzednio, w rubryce "Uwagi" wpisuje dane, pod jakimi dokument jest zarejestrowany obecnie;

4) niszczy kartę zapoznania się z dokumentem niejawnym, w przypadku zniesienia klauzuli tajności dokumentu lub obniżenia klauzuli tajności zawartych w nim informacji niejawnych z tajemnicy państwowej do poziomu tajemnicy służbowej;

5) przekazuje za pokwitowaniem w odpowiedniej rubryce dziennika korespondencji do właściwej kancelarii jawnej dokumenty, którym zniesiono klauzulę tajności i które nie wchodzą w skład zbioru dokumentów, żądając podania numeru pod jakim zostanie tam zarejestrowany i wpisuje ten numer w dzienniku korespondencji, w którym byt on zarejestrowany dotychczas w rubryce "Uwagi";

6) powiadamia pisemnie kancelarię tajną adresata (adresatów) o zmianie klauzuli tajności dokumentu, podając kto i kiedy dokonał zmiany lub zniesienia klauzuli tajności dokumentu oraz obecny numer w dzienniku korespondencji.

2. Pracownik kancelarii tajnej adresata po otrzymaniu informacji o zmianie albo zniesieniu klauzuli tajności dokumentu:

1) wykonuje czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 2-5;

2) powiadamia o zmianie lub zniesieniu klauzuli tajności dokumentu jego odbiorców albo odbiorców wykonanych kopii, odpisów, wyciągów, tłumaczeń, tylko wówczas gdy w jednostce organizacyjnej materiał był dodatkowo rozsyłany.

3. Odbiorcy, o których mowa w ust. 2 pkt 2, zmieniają klauzulę tajności na otrzymanym materiale, przerejestrowują go w dziennikach korespondencji i powiadamiają ewentualnych kolejnych odbiorców.

§  45.

1. Zmiany lub zniesienia klauzuli tajności dokonuje się czerwonym atramentem lub tuszem poprzez:

1) na pierwszej stronie dokumentu:

a) przekreślenie klauzuli tajności umieszczonej w górnym prawym rogu i wpisanie pod nią nowej,

b) wpisanie pod dokonaną zmianą daty jej dokonania oraz imienia i nazwiska osoby, która jej dokonuje,

c) złożenie podpisu przez osobę, która dokonuje zmiany albo zniesienia klauzuli tajności,

d) przekreślenie dotychczasowego oznaczenia klauzuli tajności jako elementu w numerze z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów i wpisanie nad nim nowego oznaczenia klauzuli tajności,

e) przekreślenie poprzedniej klauzuli tajności umieszczonej w dolnym prawym rogu i wpisanie nad nią nowej;

2) na kolejnych stronach dokumentu:

a) przekreślenie klauzuli tajności umieszczonej w górnym prawym rogu i wpisanie pod nią nowej,

b) przekreślenie dotychczasowego oznaczenia klauzuli tajności jako elementu w numerze z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów i wpisanie nad nim nowego oznaczenia klauzuli tajności,

c) przekreślenie poprzedniej klauzuli tajności umieszczonej w dolnym prawym rogu i wpisanie nad nią nowej;

2. Wzór sposobu dokonania zmian klauzuli tajności dokumentu niejawnego określa załącznik nr 16 do decyzji.

§  46.

1. Zmianę lub zniesienie klauzuli tajności na piśmie przewodnim, przy którym przesłano załączniki niejawne o treści zawierającej informacje o klauzuli wyższej niż informacje na tym piśmie, a na którym nadawca umieścił dyspozycję dla adresata o obniżeniu lub zniesieniu klauzuli tajności tego pisma, dokonuje pracownik kancelarii tajnej po zwrocie pisma przez adresata.

2. Zmiany lub zniesienia klauzuli tajności dokonuje się poprzez wykonanie czynności, o których mowa w § 45, a ponadto:

1) na piśmie przewodnim przekreśla się wykaz załączników, a następnie rejestruje to pismo we właściwym dzienniku korespondencji lub jeśli określono klauzulę tajności na "zastrzeżone" albo ją zniesiono i nie wchodzi w skład zbioru dokumentów przekazuje się do kancelarii jawnej;

2) na załączniku lub pierwszym z załączników odciska się pieczęć wpływu i nadaje mu numer taki, jaki posiadało pismo przewodnie, w przypadku, gdy załączniki lub załącznik adresowany jest do jednego wykonawcy merytorycznego,

3) jeśli za pismem przewodnim przesłano więcej załączników stanowiących zbiór dokumentów, pozostałe dopisuje się na ostatniej stronie załącznika nr 1 jako załączniki do niego, natomiast w sytuacji, gdy adresat określi je jako odrębne dokumenty, każdy z nich rejestruje się we właściwym dzienniku korespondencji jako dokument wchodzący, z tym że załącznik lub jeden z załączników o klauzuli tajności równej z pismem przewodnim przed jej obniżeniem lub zniesieniem otrzymuje numer tego pisma,

4) w dzienniku korespondencji, w pozycji, pod którą zarejestrowano pismo przewodnie wraz z załącznikami w chwili jego wpływu do jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, dokonuje się odpowiednich zmian dotyczących liczby kart dokumentu, liczby załączników, a także dodatkowych opisów umożliwiających odszukanie poszczególnych załączników i pisma przewodniego.

§  47.

1. Zmiany albo zniesienia klauzuli tajności na dokumentach zarejestrowanych wyłącznie w dziennikach ewidencji wykonanych dokumentów dokonuje osoba, która jest upoważniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału, z zachowaniem postanowień § 45 i 46, za wiedzą bezpośredniego przełożonego, potwierdzoną jego podpisem.

2. Przepis ust. 1 nie dotyczy kierowników jednostek organizacyjnych Straży Granicznej i kierowników jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej.

Rozdział  4a ⁷

Przedłużanie okresu ochrony dokumentów lub materiałów niejawnych zawierających tajemnicę służbową.

§  47a.

1. Przedłużając okres ochrony dokumentów lub materiałów niejawnych zawierających tajemnicę służbową, osoba, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy, jej przełożony albo następca prawny, na pierwszej i następnych stronach dokumentu lub materiału, w prawym górnym rogu, pod klauzulą tajności dokonuje adnotacji o treści "Chronić do ......... (określić datę kończącą okres ochrony)".

2. Na pierwszej stronie dokumentu lub materiału, pod adnotacją, o której mowa w ust. 1, osoba przedłużająca okres ich ochrony wpisuje: datę dokonania adnotacji, swoje nazwisko i imię oraz składa podpis.

3. Wpisów, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje się czerwonym atramentem lub tuszem, w ostatnim dniu okresu ochrony dokumentów lub materiałów, liczonym od dnia ich sporządzenia.

4. W przypadku, gdy dokument lub materiał, o których mowa w ust. 1, przechowywany jest poza kancelarią, osoba przedłużająca okres jego ochrony, informuje o tym fakcie kancelarię, w której jest on zarejestrowany.

§ 47b. Przedłużając okres ochrony włączonych do teczek i zarchiwizowanych, dokumentów lub materiałów niejawnych zawierających tajemnicę służbową, adnotację, o której mowa w § 47a ust. 1 i 2, umieszcza się na właściwym dokumencie lub materiale oraz pod klauzulą tajności na etykiecie teczki, w której są one przechowywane.

§ 47c. Czynności, o których mowa w § 47a i 47b, nie można wykonać w stosunku do dokumentów lub materiałów, po upływie terminów, o których mowa w art. 25 ust. 3 ustawy.

§  47d.

1. O przedłużeniu, okresu ochrony dokumentu lub materiału niejawnego zawierającego tajemnicę służbową, pracownik kancelarii, w której on jest zarejestrowany, niezwłocznie informuje na piśmie osobę lub osoby, do których został on przesłany.

2. Pracownik kancelarii adresata dokumentu lub materiału, któremu przedłużono okres ochrony zawartych w nim informacji, wykonuje czynności, o których mowa w § 47a ust. 1 i 2, oraz jeśli dokument był z tej kancelarii przesyłany innym adresatom, powiadamia tych adresatów.

Rozdział  4b ⁸

Rejestracja spraw i korespondencji powstałej w trakcie ich prowadzenia.

§  47e.

1. Wykonawca merytoryczny po otrzymaniu lub wytworzeniu pierwszego w danej sprawie dokumentu, klasyfikuje go określając według jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej: symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne i kategorię archiwalną oraz sposób postępowania z dokumentem na wypadek zagrożenia, przy czym za wytworzony uważa się dokument, podpisany przez uprawnioną osobę.

2. Symbol klasyfikacyjny, kategorię archiwalną oraz sposób postępowania z dokumentem na wypadek zagrożenia, o których mowa w ust. 1, wykonawca merytoryczny wpisuje w górnym prawym rogu pierwszej strony dokumentu i potwierdza podpisem.

3. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, wykonawca merytoryczny ma obowiązek zarejestrować sprawę we właściwej dla niego kancelarii tajnej, jej oddziale lub zespole, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. W przypadkach szczególnych, dopuszcza się rejestrację sprawy po jej zakończeniu.

§  47f.

1. Do rejestracji spraw służy rejestr dokumentacji prowadzony przez właściwą dla wykonawcy merytorycznego, kancelarię tajną, jej oddział lub zespół.

2. Pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, rejestruje sprawy w kolejnych pozycjach rejestru dokumentacji, przy czym:

1) rejestrując sprawę z chwilą otrzymania bądź wytworzenia pierwszego dokumentu, w rubrykach:

a) "Liczba porządkowa" - wpisuje kolejny numer sprawy w danym roku kalendarzowym bez poprzedzania numeru oznaczeniem klauzuli tajności sprawy,

b) "Nazwa teczki, dziennika, książki itp." - wpisuje tytuł sprawy zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej,

c) "Klauzula tajności" - wpisuje klauzulę tajności sprawy, z zastrzeżeniem ust. 3 pkt 1,

d) "Data rozpoczęcia" - wpisuje datę otrzymania albo wytworzenia pierwszego dokumentu;

2) rejestrując sprawę zakończoną, wypełnia rubryki, o których mowa w pkt 1, a ponadto w rubrykach:

a) "Data zakończenia" - wpisuje datę zakończenia sprawy,

b) "Liczba arkuszy" - wpisuje liczbę arkuszy sprawy,

c) "Uwagi" - wpisuje symbol klasyfikacyjny, kategorię archiwalną i sposób postępowania na wypadek zagrożenia.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1:

1) dopuszcza się wypełnienie rubryki "Klauzula tajności" po jej zamknięciu, jeśli w chwili wszczęcia sprawy nie można przewidzieć klauzuli tajności kolejnych otrzymanych lub wykonanych dokumentów;

2) pozostałe rubryki: "Data zakończenia", "Liczba arkuszy" i "Uwagi" - wypełnia się po zamknięciu sprawy.

4. W przypadku, gdy tytuł sprawy, nadany zgodnie z hasłem określonym w jednolitym rzeczowym wykazie akt Straży Granicznej nie wyczerpuje jej zawartości, dopuszcza się jego rozwinięcie przez użycie po kropce dookreślenia.

5. W przypadku, kiedy akta sprawy składają się z kilku teczek, wszystkie teczki rejestruje się w rejestrze dokumentacji pod jedną pozycją i oznacza, używając cyfr rzymskich, jako kolejne tomy akt sprawy.

§  47g.

1. W przypadku, gdy w tej samej sprawie prowadzi się korespondencję jawną i niejawną, pozostającą w kompetencjach kancelarii tajnej, sprawę rejestruje się wyłącznie w kancelarii tajnej, jej oddziale lub zespole.

2. Zabrania się rejestrowania tej samej sprawy równocześnie w kancelarii tajnej i jawnej.

3. Po zarejestrowaniu sprawy, stanowi ona odrębną teczkę.

§  47h.

1. Z chwilą zarejestrowania teczki, numery korespondencji wychodzącej w tej sprawie składają się z następujących elementów:

1) oznaczenia klauzuli tajności dokumentu;

2) numeru pozycji z dziennika korespondencji;

3) oznaczenia literowego jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Straży Granicznej albo Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie;

4) numeru, pod jakim zarejestrowano teczkę w rejestrze dokumentacji;

5) ostatnich dwóch cyfr roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano teczkę w rejestrze dokumentacji;

6) cyfry oznaczającej kolejne pismo wysyłane w tej sprawie;

7) oznaczenia komórki organizacyjnej kancelarii tajnej, poprzez którą prowadzi się korespondencję.

2. Elementy, o których mowa w ust. 1 pkt 3-6, w miejscu przeznaczonym na numer pisma wychodzącego wpisuje wykonawca techniczny zgodnie z instrukcją wykonawcy merytorycznego, bądź wykonawca merytoryczny, przed przekazaniem dokumentu do kancelarii tajnej, w celu jego rejestracji i wysłania.

3. Wzór oznaczeń korespondencji wychodzącej w sprawie zarejestrowanej w rejestrze dokumentacji określa załącznik nr 12 do decyzji.

4. W przypadku, kiedy sprawa nie jest zarejestrowana w rejestrze dokumentacji, do oznaczania korespondencji wychodzącej stosuje się zasady, o których mowa w § 30 ust. 1 i 5.

5. Do oznaczania korespondencji jawnej wchodzącej w skład teczek zarejestrowanych w kancelarii tajnej, jej oddziale lub zespole, przepisy ust. 1 pkt 2-6 oraz ust. 2, stosuje się odpowiednio.

Rozdział  4c ⁹

Archiwizacja dokumentów.

§  47i.

1. Dokumentacja dotycząca jednej sprawy stanowi gromadzony w teczce zbiór dokumentów, którą przechowuje właściwa kancelaria tajna, jej oddział lub zespół albo prowadzący sprawę wykonawca merytoryczny

2. Wykonawca merytoryczny zakłada i prowadzi dla każdej prowadzonej przez siebie teczki przegląd dokumentów zbioru, którego wzór określa załącznik nr 16a do decyzji.

3. Z chwilą zakończenia sprawy wykonawca merytoryczny dokonuje przeglądu i uporządkowania zebranych w jej toku dokumentów poprzez:

1) wydzielenie z teczki dokumentów manipulacyjnych o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym określonych w odrębnych przepisach jako kategoria Bc;

2) sprawdzenie zawartości teczki pod względem skompletowania dokumentów;

3) ułożenie dokumentów;

4) ponumerowanie, przy użyciu ołówka grafitowego, arkuszy teczki;

5) sporządzenie spisu zawartości teczki, którego wzór określa załącznik nr 15b do decyzji.

4. Ułożenie dokumentów, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, winno odzwierciedlać kolejność zdarzeń, uzyskiwanych informacji i sporządzanych w sprawie dokumentów od dokumentu najwcześniejszego, rozpoczynającego sprawę, na górze, do najpóźniejszego stanowiącego jej zakończenie, na dole.

5. W przypadku, gdy w sprawie występują kolejno pisma zawierające zapytania i odpowiedzi, pismo zawierające odpowiedź umieszcza się po piśmie zawierającym zapytanie, a całość sprawy układa się w kolejności pism zawierających zapytania.

6. W przypadku, gdy wymaga tego charakter sprawy, do ułożenia dokumentów można stosować także inne kryteria, a w szczególności geograficzne, organizacyjne, osobowe, alfabetyczne, stosując w ich obrębie zasady, o których mowa w ust. 4 i 5.

7. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 1-6, wykonawca merytoryczny przekazuje teczkę do kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu.

§  47j.

1. Elektroniczne nośniki informacji z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami, przechowywane są tak długo, jak długo są niezbędne do potrzeb własnych użytkownika.

2. W przypadkach szczególnych, dopuszcza się włączanie elektronicznego nośnika informacji do teczki, o której mowa w § 47i, i zarchiwizowanie go z zastrzeżeniem, iż okres przechowywania teczki, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej, nie przekracza pięciu lat.

3. W przypadku, gdy określony jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej, okres przechowywania teczki przekracza 5 lat, umieszcza się w niej wydruki informacji utrwalonych na elektronicznym nośniku informacji.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, elektroniczny nośnik informacji umieszcza się w kopercie, na której wpisuje się informację o nazwie i wersji edytora tekstu albo oprogramowania służącego do odtworzenia utrwalonej informacji oraz zawartości tego nośnika.

5. Elektroniczny nośnik informacji wyszczególnia się jako odrębną pozycję w spisie zawartości teczki opisując typ nośnika i jego zawartość, a w przypadku nośnika zarejestrowanego w kancelarii tajnej, jej oddziale lub zespole, także numer ewidencyjny tego nośnika.

6. W przypadku, gdy zachodzi konieczność wydłużenia okresu przechowywania teczki, w której znajduje się elektroniczny nośnik informacji o okres, który łącznie z wcześniejszym okresem przechowywania przekroczy 5 lat, wówczas jego zawartość przenosi się na nowy, wcześniej nie używany nośnik, a przechowywany dotychczas nośnik należy zniszczyć.

7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, na kopercie, w której przechowywany jest nośnik obok informacji, o których mowa w ust. 4, umieszcza się datę dokonania nowego zapisu informacji.

§  47k.

1. W przypadkach szczególnych, podyktowanych koniecznością szczególnej ochrony zawartych w dokumencie informacji, wykonawca merytoryczny przygotowujący teczkę do archiwizacji, może włączyć ten dokument do teczki w zamkniętej kopercie.

2. Na kopercie, o której mowa w ust. 1, umieszcza się informację o jej zawartości oraz dodatkowo adnotację o treści: "Otwierać za zgodą ......... (podać stanowisko właściwego przełożonego)".

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wykonawca merytoryczny:

1) umieszcza dokument w nowej, nie używanej kopercie i opisuje ją zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 16b do decyzji oraz zakleja kopertę nie zabezpieczając miejsc sklejenia taśmą;

2) kopertę, o której mowa w pkt 1, umieszcza w większej, nie zaklejonej kopercie umożliwiającej wszycie jej do teczki;

3) w spisie zawartości teczki, o której mowa w pkt 2, w rubryce "Nazwa dokumentu" wpisuje nazwę dokumentu z dopiskiem "W kopercie";

4) na kopercie, o której mowa w pkt 2, wpisuje numer kolejnego arkusza teczki bez względu na liczbę arkuszy umieszczonego w niej dokumentu.

§  47l.

1. W przypadku spraw o niewielkiej objętości lub, które nie zostały odrębnie zaewidencjonowane w rejestrze dokumentacji, dopuszcza się układanie w jednej teczce więcej niż jednej sprawy.

2. Teczkę, o której mowa w ust. 1, zakłada pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu:

1) z chwilą powstania pierwszej sprawy;

2) jeśli teczka taka była już prowadzona w ubiegłym roku kalendarzowym, na początku następnego roku.

3. Podstawę do założenia teczki, o której mowa w ust. 1, stanowi pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, zatwierdzony przez komendanta oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub komendanta Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, oraz przez kierownika kancelarii tajnej.

4. Wniosek, o którym mowa w ust. 3, powinien zawierać:

1) nazwę oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie oraz nazwę komórki organizacyjnej zakładającej teczkę;

2) symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne, kategorię archiwalną teczki oraz postępowanie sposób postępowania z teczką na wypadek zagrożenia zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej;

3) przewidywaną klauzulę tajności gromadzonych dokumentów lub spraw.

5. Gromadzone w teczce, o której mowa w ust. 1, sprawy powinny spełniać następujące kryteria:

1) posiadać jednakowy symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne, kategorię archiwalną teczki oraz postępowanie sposób postępowania z teczką na wypadek zagrożenia zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej;

2) dotyczyć tego samego zagadnienia bądź zakresu spraw.

6. W teczce, o której mowa w ust. 1, gromadzi się kompletne i uporządkowane sprawy, w sposób, o którym mowa w § 47i ust. 3-6, zachowując kolejność ich powstania, od najwcześniejszej na górze do najpóźniejszej na dole, a każdą sprawę poprzedza się przeglądem dokumentów zbioru, o którym mowa w § 47i ust. 2.

7. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wykonawca merytoryczny, który porządkuje teczkę, w miejsce spisu zawartości teczki sporządza spis spraw zawartych w teczce, którego wzór określa załącznik nr 16c do decyzji.

§  47m.

1. Po otrzymaniu uporządkowanej teczki, pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu:

1) przegląda zawartość teczki pod kątem poprawności jej ułożenia;

2) usuwa z dokumentów przeznaczonych do archiwizacji części metalowe, a w szczególności zszywki i spinacze;

3) zakłada kartę kontrolną, której wzór określa załącznik nr 15c do decyzji;

4) układa zawartość teczki w kolejności:

a) karta kontrolna,

b) spis zawartości teczki bądź spis spraw zawartych w teczce,

c) dokumenty;

5) przeszywa i obkłada teczkę w okładki, umieszcza na niej odcisk pieczęci suchej na laku lub kleju oraz opisuje zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 16d do decyzji;

6) na teczkę nakleja etykietę, której wzór określa załącznik nr 16e do decyzji;

7) w dzienniku korespondencji, w pozycjach, pod którymi zarejestrowano dokumenty znajdujące się w teczce, w rubryce "Numer lub sygnatura akt, w których dokument jest przechowywany" wpisuje:

a) numer teczki, na który składają się:

- numer teczki zgodnie z rejestrem dokumentacji, łamany przez ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano teczkę, łamane przez

- oznaczenie, za pomocą cyfr rzymskich, tomu akt,

b) numery arkuszy, które ten dokument stanowi w teczce.

2. Na etykiecie, o której mowa w ust. 1 pkt 6, prócz innych opisów, umieszcza się znak akt oraz numer teczki.

3. Znak akt, o którym mowa w ust. 2, składa się:

1) w Komendzie Głównej Straży Granicznej - literowego oznaczenia jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, o których mowa w § 9 ust. 1, tworzącej teczkę i po myślniku, symbolu klasyfikacyjnego ustalonego według jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej;

2) w pozostałych jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej - literowego oznaczenia jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, o których mowa w § 10, po myślniku, oznaczenia komórki organizacyjnej tworzącej akta określonego na podstawie zasad, o których mowa w § 9 ust. 2-3, i po myślniku, symbolu klasyfikacyjnego według jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej.

4. Wzory znaków akt, o których mowa w ust. 3, określa załącznik nr 12 do decyzji.

5. Numer teczki, o którym mowa w ust. 2:

1) w przypadku kancelarii tajnych, które posiadają swoje oddziały lub zespoły, składa się z:

a) numeru teczki określonego według rejestru dokumentacji, po myślniku

b) ostatnich dwóch cyfr roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano teczkę, i po myślniku

c) oznaczenia za pomocą cyfr rzymskich oddziału lub zespołu kancelarii tajnej, w których zarejestrowano teczkę;

2) w przypadku kancelarii tajnych, które nie posiadają swoich oddziałów lub zespołów, składa się z:

a) numeru teczki określonego według rejestru dokumentacji, oraz po myślniku

b) ostatnich dwóch cyfr roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano teczkę.

§  47n.

1. Czynności w zakresie archiwizowania teczek, o których mowa w § 47e-47k, wykonuje się niezwłocznie po zakończeniu sprawy.

2. W przypadku teczek prowadzonych w sposób, o którym mowa w § 47l, czynności w zakresie archiwizowania teczek należy zakończyć do 10 stycznia każdego roku kalendarzowego, w stosunku do spraw i teczek prowadzonych w roku ubiegłym.

3. W przypadkach, o których mowa w § 47l, i niewielkiej liczby spraw dopuszcza się prowadzenie teczki przez okres dwóch i więcej lat.

4. Nie archiwizuje się teczek spraw nie zakończonych.

5. W przypadku wznowienia sprawy znajdującej się w zarchiwizowanej teczce, kolejne napływające w tej sprawie dokumenty gromadzi się w nowej teczce oznaczając ją jako "Tom II" i kolejne.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, tytuł zarchiwizowanej teczki należy uzupełnić o oznaczenie "Tom I":

1) na etykiecie teczki;

2) w rejestrze dokumentacji, w rubryce "Nazwa teczki, dziennika, książki itp.";

3) w dziennikach korespondencji, gdzie odnotowano zarchiwizowanie dokumentów zawartych w teczce.

7. Dla zarchiwizowanych teczek, pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu zakłada kartę teczki, której wzór określa załącznik nr 16f do decyzji.

8. W karcie teczki, o której mowa w ust. 7, ewidencjonuje się przypadki udostępnienia teczki.

§  47o.

1. Zarchiwizowane teczki niejawne przechowuje kancelaria tajna, jej oddział lub zespół, w których są one zarejestrowane.

2. Okres przechowywania teczek w kancelarii tajnej, jej oddziale lub zespole wynosi:

1) 2 lata, jeśli w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej funkcjonuje archiwum zakładowe lub jednostka ta jest obsługiwana przez archiwum zakładowe innej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej;

2) 5 lat, jeśli w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej nie powołano archiwum zakładowego i do obsługi tej jednostki nie wyznaczono archiwum zakładowego innej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej.

3. Po upływie okresów, o których mowa w ust. 2, teczki przekazywane są do:

1) właściwego archiwum zakładowego w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1;

2) Archiwum Straży Granicznej w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 2.

4. Bieg okresów, o których mowa w ust. 2, rozpoczyna się od dnia 1 stycznia roku kalendarzowego następnego po roku, w którym zamknięto sprawę, a kończy 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym upływają określone okresy.

§  47p.

1. Kancelaria tajna udostępnia teczki spraw zakończonych i spraw pozostających w toku:

1) prowadzącym je wykonawcom merytorycznym;

2) przełożonym wykonawców, o których mowa w pkt 1.

2. Udostępnienie teczek, o których mowa w ust. 1, ewidencjonuje się w karcie RWD osoby, której zostały one udostępnione, a w przypadku teczek zarchiwizowanych, także w karcie teczki, o której mowa w § 47n ust. 7.

3. Udostępnienie teczek, o których mowa w ust. 1, innym, niż wymienione w ust. 1, osobom, odbywa się na podstawie pisemnej zgody kierownika komórki organizacyjnej oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie lub kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, w których zostały one wytworzone.

Rozdział  4d ¹⁰

Przechowywanie dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne" lub wyższą przez wykonawców merytorycznych.

§  47r.

1. Pełnomocnik ochrony właściwy dla danej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej może udzielić zgody na przechowywanie przez wykonawców merytorycznych dokumentów lub materiałów niejawnych poza kancelarią tajną, jej oddziałem lub zespołem na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych dokumentów lub materiałów.

2. Zgody, o której mowa w ust. 1, udziela się:

1) w Komendzie Głównej Straży Granicznej - na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej;

2) w oddziałach lub ośrodkach szkolenia Straży Granicznej - odpowiednio na wniosek kierownika komórki organizacyjnej lub kierownika granicznej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej;

3) w Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie - na wniosek kierownika komórki organizacyjnej Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie.

3. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 2, określa załącznik nr 16g do decyzji.

§  47s.

1. Zgoda, o której mowa w § 47r ust. 1, może być udzielona po spełnieniu wymogów bezpieczeństwa określonych w odrębnych przepisach.

2. Za dostosowanie pomieszczeń do wymogów bezpieczeństwa, o których mowa w ust. 1, odpowiada:

1) w Komendzie Głównej Straży Granicznej - wnioskujący kierownik jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej;

2) w oddziałach lub środkach szkolenia Straży Granicznej - odpowiednio wnioskujący kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik granicznej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej;

3) w Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie - wnioskujący kierownik komórki organizacyjnej Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie.

§  47t.

1. Po otrzymaniu wniosku, o którym mowa w § 47r ust. 2, kierownik kancelarii tajnej ocenia poziom dostosowania, określonego we wniosku, pomieszczenia do wymogów bezpieczeństwa i opiniuje w tym zakresie wniosek.

2. W przypadku nie spełnienia wymogów bezpieczeństwa, kierownik kancelarii tajnej sporządza spis zaleceń w zakresie wymogów bezpieczeństwa, jakie należy spełnić by zgoda, o której mowa w § 47r ust. 1, mogła być udzielona.

3. Zalecenia, o których mowa w ust. 2, zatwierdza pełnomocnik ochrony właściwy dla danej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, który następnie przesyła je osobie występującej z wnioskiem, o której mowa w § 47r ust. 2.

4. O wykonaniu zaleceń, o których mowa w ust. 2, osoba występująca z wnioskiem, pisemnie informuje pełnomocnika ochrony właściwego dla danej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej.

5. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 4, pełnomocnik ochrony zleca kierownikowi kancelarii tajnej, powtórną ocenę poziomu dostosowania pomieszczenia określonego we wniosku, o którym mowa w § 47r ust. 2, do wymogów bezpieczeństwa i powtórne zaopiniowanie wniosku.

Rozdział  5 ¹¹

Brakowanie i niszczenie dokumentów i materiałów niejawnych.

§  48.

1. Materiały i dokumenty niejawne o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, oznaczone w myśl odrębnych przepisów symbolem "Bc" brakuje i niszczy:

1) komisja dokonująca wewnętrznej kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych;

2) komisja powoływana doraźnie lub okresowo przez komendanta oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, komendanta Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie albo kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej.

2. Z czynności, o których mowa w ust. 1, komisja sporządza protokół brakowania/zniszczenia, którego wzór określa załącznik nr 16h do decyzji.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których pierwszy przeznaczony jest dla jednostki lub komórki organizacyjnej, w której dokonuje się brakowania i niszczenia dokumentów i materiałów, a drugi dla właściwej kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu.

4. Zgodę na wybrakowanie i niszczenie dokumentów oraz materiałów wymienionych w protokole, o którym mowa w ust. 2, udzielają:

1) kierownicy jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej - w odniesieniu do dokumentów i materiałów posiadanych przez te jednostki;

2) komendanci oddziałów i ośrodków szkolenia Straży Granicznej - w odniesieniu do dokumentów i materiałów posiadanych przez te jednostki;

3) komendant Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie - w odniesieniu do dokumentów i materiałów posiadanych przez tą jednostkę organizacyjną.

§  49.

1. Wydruki próbne albo wadliwe, zawierające informacje niejawne, niewłaściwe wykonane odbitki, klisze, matryce, wykorzystane kalki i taśmy atramentowe służące do wytworzenia dokumentów lub materiałów niejawnych niszczy wykonawca niezwłocznie po ich wykorzystaniu w sposób uniemożliwiający odczyt.

2. Zbędne zapisy zawierające informacje niejawne umiejscowione na nośnikach wielokrotnego zapisu, wykonawca kasuje we własnym zakresie.

3. Elektroniczne, magnetyczne, magnetooptyczne i optyczne nośniki informacji, o których mowa w ust. 2, wydane przez kancelarię tajną, jej oddział lub zespół niszczą wykonawca, któremu je wydano lub jego przełożony i pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu w sposób uniemożliwiający ponowne ich wykorzystanie.

§  50.

1. Wybrakowane dokumenty i materiały, do czasu ich zniszczenia przechowuje się wraz z podpisanymi przez komisję i zatwierdzonymi przez właściwych przełożonych protokołami w kancelarii tajnej, jej oddziale lub zespole, w warunkach zapewniających ochronę zawartych w nich informacji.

2. Zniszczenie dokumentów lub materiałów polega na rozdrobnieniu ich, w stopniu uniemożliwiający odtworzenie zawartych w nich informacji, lub spalenie.

3. Dokumenty i materiały zdejmuje się z ewidencji kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu po ich zniszczeniu odnotowanym w protokole, o którym mowa w § 48 ust. 2.

Rozdział  6

Przepisy przejściowe i końcowe

§  51.

1. W przypadkach szczególnych, dopuszcza się wykonywanie czynności kancelaryjnych przez upoważnione osoby nie będące pracownikami pionu ochrony.

2. Upoważnienia, o którym mowa w ust. 1, udziela pełnomocnik ochrony właściwy dla danej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 17 do decyzji, na wniosek odpowiednio kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej albo kierownika komórki organizacyjnej w pozostałych jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej.

3. Osoba, o której mowa w ust. 1, w zakresie objętym upoważnieniem ma takie same uprawnienia i obowiązki oraz ponosi taką samą odpowiedzialność jak pracownik kancelarii tajnej.

4. Upoważnienie może być wydane na czas określony lub nie określony.

5. Upoważnienie sporządza się w 3 egzemplarzach odpowiednio: dla właściwej kancelarii tajnej, do teczki akt osobowych oraz dla osoby upoważnionej.

6. Przeniesienie osoby, o której mowa w ust. 1, do innej: jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej albo Straży Granicznej, jak też innej komórki organizacyjnej powoduje utratę ważności udzielonego upoważnienia z dniem przeniesienia.

7. Do przekazania obowiązków osoby, o której mowa w ust. 1, innej upoważnionej osobie lub kancelarii tajnej, mają zastosowanie przepisy o przekazaniu obowiązków kierownika kancelarii tajnej, bądź likwidacji kancelarii tajnej.

§ 52. Dopuszcza się do stosowania przez jednostki organizacyjne Straży Granicznej zapasów urządzeń ewidencyjnych według dotychczasowych wzorów do czasu wyczerpania tych zapasów.

§ 53. Decyzja wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2002 r.

ZAŁĄCZNIKI

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

ZAŁĄCZNIK Nr 1

WZÓR PRZESZYCIA I OPIECZĘTOWANIA ZBROSZUROWANEGO URZĄDZENIA EWIDENCYJNEGO, ZESZYTU BRUDNOPISU, NOTATNIKA ITP.

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 2

...................

(klauzula tajności)

................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

Wg Rtdn. Nr...................

REJESTR

teczek dokumentów niejawnych dzienników i książek ewidencyjnych

Rozpoczęto: ........................

Zakończono: ........................

Rok ......

Lp.	Nazwa teczki, dziennika, książki itp.	Klauzula tajności

Strona lewa

Rok ......

Data		Liczba arkuszy	Adnotacje o przekazaniu do archiwum	Uwagi
rozpoczęcia	zakończenia	(pozycji)	lub zniszczeniu

Strona prawa

ZAŁĄCZNIK Nr 3

...................

(klauzula tajności)

................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

Wg Rtdn. Nr...................

DZIENNIK KORESPONDENCJI

DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ

...............................

Rozpoczęto: ........................

Zakończono: ........................

Wpływ dokumentu	Przekazanie dokumentu
Numer kolejny sprawy	Data wpływu dokumentu	Numer i data dokumentu otrzymanego	Nazwa instytucji nadawcy	Jakiej sprawy dokument dotyczy	Liczba	Komu przekazano (imię i nazwisko)	Data i podpis pobierającego dokument
					Kart dokumentu (wraz z załącznikami)			załączników	kart załączników
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Data i	Informacje	Sposób załatwiania					Numer lub	Uwagi
potwierdzenie	uzupełniające	Data wysiania dokumentu	Adresat	Liczba			sygnatura akt,
zwrotu dokumentu				Kart dokumentu (wraz z załącznikami)	załączników	kart załączników	w których dokument jest przechowywany
11	12	13	14	15	16	17	18	19

ZAŁĄCZNIK Nr 4

KSIĄŻKA

EWIDENCJI WYDAWNICTW, DOKUMENTACJI TECHNICZNEJ ORAZ MATERIAŁÓW FILMOWYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 5

...................

(klauzula tajności)

................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

Wg RWD Nr...................

DZIENNIK EWIDENCJI WYKONANYCH DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ: ŚCIŚLE TAJNE, TAJNE, POUFNE I ZASTRZEŻONE

(techniką maszynopisania, kopiowania, powielania, fotografowania itp.)

Rozpoczęto: ........................

Zakończono: ........................

Lp.	Pokwitowanie dokumentu oddanego do wykonania
	Data oddania brudnopisu do przepisania - dokumentu do reprodukcji	Adresat bądź nazwa dokumentu	Nazwisko pracownika lub nazwa komórki organizacyjnej oddającej dokument do reprodukcji	Nr dokumentu z dziennika korespondencji, klauzula tajności i liczba stron	Nazwisko wykonującego dokument
1	2	3	4	5	6

Strona .......... (strona lewa)

Liczba wykonanych		Pokwitowanie odbioru wykonanego dokumentu			Adnotacje		Uwagi
egz.	ark.	Imię i nazwisko	data	podpis	o wystaniu (Nr wychodzący)	o zniszczeniu
7	8	9	10	11	12	13	14

(strona prawa) Strona ..........

ZAŁĄCZNIK Nr 6

...................

(klauzula tajności)

................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

Wg Rtdn. Nr...................

SKOROWIDZ REJESTRÓW

..............................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

Rozpoczęto: ........................

Zakończono: ........................

Lp.	Stopień, imię i nazwisko lub nazwa komórki organizacyjnej	Data założenia	Data zakończenia	Uwagi lub adnotacje o zniszczeniu
1	2	3	4	5

Strona ..........

ZAŁĄCZNIK Nr 7

REJESTR WYDANYCH	.................................................. (stopień, imię i nazwisko lub nazwa dokumentu)
DOKUMENTÓW Nr .................	.................................................. (nazwa jednostki organizacyjnej)
Lp.	Nr ewidencyjny dokumentu	Nazwa dokumentu lub stopień i nazwisko wykonawcy	Liczba ark. lub nr egz.	Data i pokwitowanie wykonawcy	Data i pokwitowanie kancelarii	Adnotacje o zniszczeniu lub ujęciu na ewidencji
1	2	3	4	5	6	7

ZAŁĄCZNIK Nr 8

.................. ............, dnia ......... r.

(pieczęć jednostki (miejscowość)

organizacyjnej)

WYKAZ Nr ............

PRZESYŁEK NADANYCH

przez:

..............................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

................................... w ........................

(nazwa przewoźnika)

Lp.	Numer przesyłki	Rodzaj przesyłki	Adresat	Uwagi
1	2	3	4	5

Ogółem przesyłek:

..............................

(podpis sporządzającego wykaz)

..........................

(liczbowo) ................................

(podpis przyjmującego przesyłki)

...............................

(słownie) ................................

(data przyjęcia)

...................................

(pieczęć do pokwitowań przewoźnika)

ZAŁĄCZNIK Nr 9

Wg RWD Nr ................

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

..........................................

(nazwa jednostki i komórki organizacyjnej)

Rozpoczęto: ........................

Zakończono: ........................

Lp.	Data	Odbiorca i jego adres	Znak pisma (rodzaj przesyłki)	Potwierdzenie odbioru (data, pieczęć i podpis)

ZAŁĄCZNIK Nr 10

KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM OZNACZONYM KLAUZULĄ ŚCIŚLE TAJNE/TAJNE*)

Nr ...............

..................

(data)

Lp.	Udostępnienie dokumentu	Zwrot dokumentu	Uwagi
	Nazwa dokumentu	Klauzula		Stopień, imię i nazwisko	Data	Podpis	Stopień, imię i nazwisko	Data	Podpis
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

^*) niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK Nr 11

	Rodzaj nośnika	Wypełnia kancelaria
	Marka fabryczna
Metryka nośnika magnetycznego	Pojemność, długość, ewentualnie inne dane techniczne
(taśmy) Nr ........... ..............	Data zaewidencjonowania nośnika i wydania metryki
	Stopień, imię i nazwisko osoby ewidencjonującej nośnik
	Podpis kierownika kancelarii i pieczęć
	Data zniszczenia nośnika			Sposób zniszczenia
	Stopień, imię i nazwisko osoby zarządzającej zniszczenie nośnika
	Stopień, imię i nazwisko osób biorących udział w zniszczeniu nośnika

Data	Pozycja	Temat	Klauzula tajności	Stopień, imię i nazwisko zapisującego plik	Oznaczenie pliku	Data skasowania	Stopień, imię i nazwisko oraz podpisy osób oraz kasujących

ZAŁĄCZNIK Nr 12 ¹²

WZORY OZNACZEŃ DOKUMENTÓW REJESTROWANYCH W URZĄDZENIACH EWIDENCYJNYCH PROWADZONYCH W KANCELARII TAJNEJ

1. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, gdy jest prowadzony więcej niż jeden dziennik:

Pf-152/ZG/IV

Objaśnienie:

Pf - oznaczenie klauzuli tajności,

152 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

ZG - Zarząd Graniczny Komendy Głównej Straży Granicznej,

IV - kolejny numer dziennika ewidencji wykonanych dokumentów w Zarządzie Granicznym Komendy Głównej Straży Granicznej.

2. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, gdy jest prowadzony jeden dziennik:

Pf-152/ZG

Objaśnienie:

Pf - oznaczenie klauzuli tajności,

152 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

ZG - Zarząd Graniczny Komendy Głównej Straży Granicznej.

3. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej poza Komendą Główną Straży Granicznej, gdy w komórce organizacyjnej jest prowadzony więcej niż jeden dziennik:

0-52/MO-ZG/IV

Objaśnienie:

0 - oznaczenie klauzuli tajności,

52 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

MO - Morski Oddział Straży Granicznej,

ZG - ochrona granicy państwowej,

IV - kolejny numer dziennika ewidencji wykonanych dokumentów w Zarządzie Granicznym Komendy Głównej Straży Granicznej.

4. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej poza Komendą Główną Straży Granicznej, gdy w komórce organizacyjnej jest prowadzony jeden dziennik:

Pf-152/MO-KS

Objaśnienie:

Pf - oznaczenie klauzuli tajności,

152 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

MO - Morski Oddział Straży Granicznej,

KS - kadry i szkolenie.

5. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku korespondencji jako wychodzący, gdy w kancelarii tajnej występują komórki organizacyjne:

00-46/WM/V

Objaśnienie:

00 - oznaczenie klauzuli tajności,

46 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

WM - Warmińsko-Mazurski Oddział Straży Granicznej,

V - numer przypisany komórce organizacyjnej.

6. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku korespondencji jako wychodzący, gdy w kancelarii tajnej nie występują komórki organizacyjne:

00-6/CS

Objaśnienie:

00 - oznaczenie klauzuli tajności,

6 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

CS - Centrum Szkolenia Straży Granicznej.

7. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku korespondencji jako wchodzący, gdy w kancelarii tajnej występują komórki organizacyjne:

0-146/V

Objaśnienie:

0 - oznaczenie klauzuli tajności,

146 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

V - numer przypisany komórce organizacyjnej.

8. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku korespondencji jako wchodzący, gdy w kancelarii tajnej nie występują komórki organizacyjne:

0-746

Objaśnienie:

O - oznaczenie klauzuli tajności,

746 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

9. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku korespondencji jako wchodzący albo wychodzący dotyczącego zleconych czynności:

Zc-Pf- 746/II (wchodzący)

Zc-Pf-746/WM/V (wychodzący)

10. Wzór numeru karty spisu zawartości zarejestrowanej w RWD, gdy w kancelarii tajnej występują komórki organizacyjne:

RWD Nr 25/PF-125/II/02/A 15248

Objaśnienie:

25 - numer karty RWD właściwy dla funkcjonariusza lub pracownika prowadzącego teczkę,

Pf - oznaczenie klauzuli tajności,

125 - numer pozycji w karcie RWD, pod którą zarejestrowano spis zawartości,

II - numer przypisany komórce organizacyjnej,

02 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego,

A 15248 - numer ewidencyjny teczki.

11. Wzór numeru karty spisu zawartości zarejestrowanej w RWD, gdy w kancelarii tajnej nie występują komórki organizacyjne:

RWD Nr 25/PF-125/02/A 15248

Objaśnienie:

25 - numer karty RWD właściwy dla funkcjonariusza lub pracownika prowadzącego teczkę,

Pf - oznaczenie klauzuli tajności,

125 - numer pozycji w karcie RWD, pod którą zarejestrowano spis zawartości,

02 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego,

A 15248 - numer ewidencyjny teczki.

12. Wzór numeru karty spisu zawartości zarejestrowanej w RWD, gdy w kancelarii tajnej występują komórki organizacyjne, jeśli pod jedną pozycją zarejestrowano 3 karty spisu zawartości:

RWD Nr 25/PF-125/II/02/A 15248

RWD Nr 25/PF-125/II/02/A 15248/1

RWD Nr 25/PF-125/II/02/A 15248/2

Objaśnienie:

25 - numer karty RWD właściwy dla funkcjonariusza lub pracownika prowadzącego teczkę,

Pf - oznaczenie klauzuli tajności,

125 - numer pozycji w karcie RWD, pod którą zarejestrowano spis zawartości,

II - numer przypisany komórce organizacyjnej,

02 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego,

A 15248 - numer ewidencyjny teczki,

1, 2 - numer kolejnej karty.

13. Wzór numeru korespondencji wychodzącej w sprawie zarejestrowanej w rejestrze dokumentacji kancelarii tajnej, gdy w kancelarii tajnej występują komórki organizacyjne:

0-128/OI-154-02-5/I

Objaśnienie:

0 - oznaczenie klauzuli tajności,

128 - numer pozycji w dzienniku korespondencji,

OI - Biuro Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Głównej Straży Granicznej,

154 - numer sprawy zgodnie z rejestrem dokumentacji kancelarii tajnej,

02 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego,

I - numer przypisany komórce organizacyjnej.

14. Wzór numeru korespondencji wychodzącej w sprawie zarejestrowanej w rejestrze dokumentacji kancelarii tajnej, gdy w kancelarii tajnej nie występują komórki organizacyjne:

0 - 128/CS-154-02-5

Objaśnienie:

0 - oznaczenie klauzuli tajności,

128 - numer pozycji w dzienniku korespondencji,

CS - Centrum Szkolenia Straży Granicznej,

154 - numer sprawy zgodnie z rejestrem dokumentacji kancelarii tajnej,

02 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego.

15. Wzór znaku akt w Komendzie Głównej Straży Granicznej:

OI-0154

Objaśnienie:

OI - Biuro Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Głównej Straży Granicznej,

0154 - symbol hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej.

16. Wzór znaku akt w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej:

KA-OI-0154

Objaśnienie:

KA - Karpacki Oddział Straży Granicznej,

OI - Wydział Ochrony Informacji Niejawnych,

0154 - symbol hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej.

ZAŁĄCZNIK Nr 13

WYKAZ OZNACZEŃ DOKUMENTÓW WEDŁUG DZIENNIKÓW EWIDENCJI WYKONANYCH DOKUMENTÓW

w ............................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

Lp.	Nazwa granicznej jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej	Oznaczenie nadawane na dokumencie	Osoba odpowiedzialna za prowadzenie	Rozpoczęto dziennik	Zakończono dziennik	Uwagi

ZAŁĄCZNIK Nr 14

Wzór dokumentu niejawnego

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 15

...................

(klauzula tajności)

................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

Wg RWD Nr...................

DZIENNIK WYKONAWCY

..............................................................

(stopień, imię i nazwisko)

Rozpoczęto: ........................

Zakończono: ........................

Lp.	Numery dokumentów	Liczba arkuszy (stron) dokumentu	Skąd wpłynął lub dokąd wysłano dokument
	wchodz.			wych.	wg dziennika ewidencji wykonanych dokumentów
1	2	3	4	5	6

Strona .......... (strona lewa)

Czego dokument dotyczy	Komu przekazano dokument		Numer teczki w której znajduje się dokument	Uwagi
	stopień, imię i nazwisko	data i podpis
7	8	9	10	11

(strona prawa) Strona ..........

ZAŁĄCZNIK Nr 15a ¹³

REJESTR ZAPYTAŃ

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 15b ¹⁴

SPIS ZAWARTOŚCI TECZKI

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 15c ¹⁵

KARTA KONTROLNA

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 16

Wzór sposobu dokonania zmiany klauzuli tajności dokumentu niejawnego

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 16a ¹⁶

PRZEGLĄD DOKUMENTÓW ZBIORU

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 16b ¹⁷

Wzór opisu koperty wewnętrznej

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 16c ¹⁸

SPIS SPRAW ZAWARTYCH W TECZCE

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 16d ¹⁹

Wzór opisu pierwszej karty teczki (karton)

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 16e ²⁰

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 16f ²¹

KARTA TECZKI

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 16g ²²

WNIOSEK

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 16h ²³

Protokół

brakowania/zniszczenia dokumentów

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 17

miejscowość, dnia ............

...............................

(nazwa jednostki organizacyjnej

Straży Granicznej)

UPOWAŻNIENIE Nr .......

z dnia ....................

Z dniem .............. na wniosek .......................

..............................................................

(nazwa stanowiska kierownika komórki lub granicznej jednostki

organizacyjnej Straży Granicznej)

upoważniam na okres do:....... na czas nie określony^*):

(data)

..............................................

(stopień, imię i nazwisko osoby upoważnionej)

..............................................

(stanowisko służbowe upoważnionej osoby)

..............................................

..............................................

do wykonywania czynności kancelarii tajnej w zakresie ........

..............................................................

(określić czynności lub "w pełnym zakresie")

w odniesieniu do korespondencji i dokumentacji ...............

..............................................................

(nazwa komórki organizacyjnej lub granicznej jednostki

organizacyjnej Straży Granicznej)

UZASADNIENIE

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

............................

(pieczęć i podpis właściwego

pełnomocnika ochrony)

^*) - niepotrzebne skreślić

¹ § 9 pkt 16 dodany przez § 1 pkt 1 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

² § 19 ust. 8 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. a) decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

³ § 19 ust. 8a dodany przez § 1 pkt 2 lit. b) decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

⁴ § 25 uchylony przez § 1 pkt 3 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

⁵ § 26 uchylony przez § 1 pkt 3 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

⁶ Rozdział 3a dodany przez § 1 pkt 4 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

⁷ Rozdział 4a dodany przez § 1 pkt 5 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

⁸ Rozdział 4b dodany przez § 1 pkt 5 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

⁹ Rozdział 4c dodany przez § 1 pkt 5 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

¹⁰ Rozdział 4d dodany przez § 1 pkt 5 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

¹¹ Rozdział 5 zmieniony przez § 1 pkt 6 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

¹² Załącznik nr 12 zmieniony przez § 1 pkt 7 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

¹³ Załącznik nr 15a dodany przez § 1 pkt 8 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

¹⁴ Załącznik nr 15b dodany przez § 1 pkt 8 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

¹⁵ Załącznik nr 15c dodany przez § 1 pkt 8 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

¹⁶ Załącznik nr 16a dodany przez § 1 pkt 9 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

¹⁷ Załącznik nr 16b dodany przez § 1 pkt 9 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

¹⁸ Załącznik nr 16c dodany przez § 1 pkt 9 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

¹⁹ Załącznik nr 16d dodany przez § 1 pkt 9 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

²⁰ Załącznik nr 16e dodany przez § 1 pkt 9 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

²¹ Załącznik nr 16f dodany przez § 1 pkt 9 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

²² Załącznik nr 16g dodany przez § 1 pkt 9 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.

²³ Załącznik nr 16h dodany przez § 1 pkt 9 decyzji nr 136 z dnia 9 grudnia 2003 r. (Dz.Urz.KGSG.03.10.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2004 r.