Dysponowanie środkami budżetowymi na działalność prasowo-informacyjną w placówkach zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2004.4.66

Akt obowiązujący

Wersja od: 13 maja 2004 r.

INSTRUKCJA NR 3

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 13 maja 2004 r.

w sprawie dysponowania środkami budżetowymi na działalność prasowo-informacyjną w placówkach zagranicznych.

§  1.

1. Środki na działalność prasowo-informacyjną stanowią wydzieloną z ogólnego budżetu Ministerstwa Spraw Zagranicznych sumę środków finansowych przeznaczoną na informację i promocję Polski poprzez współpracę z mediami kraju urzędowania.

2. Środki na działalność prasowo-informacyjną składają się z:

1) części przeznaczonej na koszty przygotowania materiałów informacyjnych na różnych nośnikach;

2) części przeznaczonej na pokrycie kosztów działalności prasowo-informacyjnej placówki zagranicznej.

3. Nadzór nad podziałem i wydatkowaniem środków na działalność prasowo-informacyjną sprawuje Dyrektor Departamentu Systemu Informacji.

§  2.

1. Środki na działalność prasowo-informacyjną placówki zagranicznej mogą być przeznaczane w drodze samodzielnej decyzji kierownika placówki zagranicznej na:

1) tworzenie i tłumaczenia materiałów przeznaczonych do publikacji, wywiadów, innych materiałów prasowych i informacyjnych,

2) organizacja konferencji prasowych,

3) wydawanie biuletynów i umieszczanie informacji w internecie,

4) spotkania i kontakty (wraz z drukiem zaproszeń) z dziennikarzami, przedstawicielami organizacji politycznych, środowisk opiniotwórczych, przedstawicielami attachatów prasowych państw akredytowanych w kraju urzędowania,

5) zakup niezbędnych materiałów do gablot placówki, spełniających warunki informacyjne,

6) zakup zdjęć do prasowego serwisu informacyjnego placówki,

7) zakup wydawnictw niezbędnych do pracy pionu prasowego (np. leksykony tytułów prasowych, "who is who" itp.),

2. Przeznaczenie środków na działalność prasowo-informacyjną placówki zagranicznej na tworzenie i modernizację stron internetowych oraz opłatę za publikacje prasowe o charakterze informacyjnym, a także inne cele niż wymienione w ust. 1 wymaga uprzedniej akceptacji Dyrektora Departamentu Systemu Informacji.

§  3.

1. Wysokość środków na działalność prasowo-informacyjną placówki zagranicznej w danym roku budżetowym ustala Dyrektor Departamentu Systemu Informacji, na podstawie nadesłanych planów merytorycznych i finansowych.

2. Projekt planu finansowego opracowuje pracownik odpowiedzialny za działalność prasowo-informacyjną placówki zagranicznej, zgodnie z wytycznymi zawartymi w załączniku Nr 1 do instrukcji i przedkłada do akceptacji kierownikowi placówki zagranicznej.

3. Do 31 października każdego roku placówka zagraniczna przesyła do Departamentu Systemu Informacji oraz do Biura Budżetu i Finansów zatwierdzony przez jej kierownika plan finansowy.

§  4.

1. Za gospodarkę środkami na działalność prasowo-informacyjną placówki zagranicznej odpowiedzialny jest jej kierownik, księgowy oraz pracownik odpowiedzialny za działalność prasowo-informacyjną placówki zagranicznej.

2. Kierownik placówki w szczególności czuwa nad celowym wydatkowaniem środków na działalność prasowo-informacyjną.

§  5.

1. W przypadku braku możliwości wykorzystania całości przyznanych środków na działalność prasowo-informacyjną, placówka obowiązana jest w trybie korekty budżetowej, w terminie do 30 września danego roku, podać wysokość niewykorzystanej kwoty.

2. Realizacja zadań o wartości przekraczającej limit określony w przepisach o zamówieniach publicznych wymaga zastosowania odpowiednich procedur przewidzianych w tej ustawie oraz postępowania zgodnego z przepisami zarządzeń i instrukcji obowiązujących w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych.

3. Wypłaty mogą być dokonywane przez placówkę wyłącznie na podstawie dowodów księgowych otrzymanych od kontrahentów. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania dowodu księgowego od kontrahenta kierownik placówki zagranicznej może zezwolić pracownikowi dokonującemu operacji finansowej na udokumentowanie jej za pomocą zastępczego dowodu księgowego, którego wzór określa załącznik nr 4 do instrukcji.

4. Wydatki poniesione na działalność prasowo-informacyjną należy księgować na koncie 400 - koszty budżetowe. Układ kont analitycznych powinien odpowiadać pozycjom preliminarza.

5. Przesunięcie zatwierdzonych środków między pozycjami w tym samym rozdziale wymaga każdorazowej zgody Dyrektora Departamentu Systemu Informacji.

§  6.

1. Po zakończeniu I, II i III kwartału każdego roku placówki przesyłają do Departamentu Systemu Informacji informacje o wykorzystaniu środków w poszczególnych pozycjach.

2. Placówki sporządzają sprawozdania budżetowe: kwartalne, półroczne i roczne, według układu odpowiadającego pozycjom preliminarza wydatków, w terminach ustalonych dla sprawozdawczości budżetowej. Sprawozdanie podpisuje kierownik placówki zagranicznej, pracownik odpowiedzialny za działalność prasowo-informacyjną placówki zagranicznej oraz księgowy.

3. Do sprawozdania rocznego przeznaczonego dla Departamentu Systemu Informacji placówki załączają:

1) informację o wykorzystanych środkach, według wzoru określonego w załączniku Nr 2 do Instrukcji;

2) szczegółową specyfikację wydatków według wzoru określonego w załączniku Nr 3 do Instrukcji.

§ 7. Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr 1

Wytyczne do projektu planu finansowego

Symbol konta analitycznego	Klasyfikacja budżetowa, rozdział, paragraf	Komentarz	Uwagi
400.520	75058	koszty - przy planowaniu specyfikacja wydatków - przy sprawozdaniu
400.523	wydatki na działalność prasowo-informacyjną
400.5231	75058 . 421002	zakup materiałów - wydatki rzeczowe na zakup materiałów do gablot, zdjęć, kaset magnetofonowych, materiałów do organizowanej we własnym zakresie małej recepcji (art. spożywcze, alkohole itp.)
400.5232	75058 . 424002	zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek - wydatki na zakup niezbędnych wydawnictw do pracy prasowo-informacyjnej
400.5233	75058 . 430001	zakup usług pozostałych - wydatki na utworzenie i modernizację stron internetowych, prace zlecone (tłumaczenia), opłaty za publikacje w prasie miejscowej, koszty spotkań poza siedzibą placówki (na podstawie rachunków), konferencje prasowe (nagłośnienie, tłumaczenie)
400.5234	75058 . 442002	podróże służbowe - koszty pobytu osób delegowanych przez DSI w ramach realizacji programu (diety, hotele)
400.5235	75058 . 421702	zakup materiałów - tak jak w poz. 421002 - dotyczy zadań unijnych
400.5236	75058 . 430701	zakup usług pozostałych - tak jak w poz. 430001 - dotyczy zadań unijnych
400.533	wydatki na działalność prasowo-informacyjną - NATO
400.5334	75205 . 430007	zakup usług pozostałych - tak jak w poz. 430001 - dot. projektów nt. NATO
400.5335	75205 . 442005	podróże służbowe - tak jak w poz. 442002 - dot. projektów nt. NATO

ZAŁĄCZNIK Nr 2

Wzór informacji o wykorzystanych środkach na działalność prasowo-informacyjną

...............

nazwa placówki

rok............

Symbol konta analitycznego	Klasyfikacja budżetowa, rozdział paragraf	Nazwa pozycji	Przyznane środki na rok ....	Wykonanie za I półrocze	Wykonanie za III kwartały (podać przy planowaniu środków na rok następny)	Wykonanie za rok ..... Plan na rok ....
400.523	wydatki na działalność prasowo-informacyjną	wydatki na działalność prasowo-informacyjną
400.5231	75058 . 421002	zakup materiałów
400.5232	75058 . 424002	zakup pomocy naukowych i książek
400.5233	75058 . 430001	zakup usług pozostałych
400.5234	75058 . 442002	podróże służbowe
400.5235	75058 . 421702	zakup materiałów (zadania unijne)
400.5236	75058 . 430701	zakup usług pozostałych (zadania unijne)
400.533	wydatki na działalność prasowo-informacyjną -NATO	wydatki na działalność prasowo-informacyjną NATO
400.5334	75205 . 430007	zakup usług pozostałych
400.5335	75205 . 442005	podróże służbowe

Kierownik Placówki Pracownik merytorycznie Księgowy

odpowiedzialny

ZAŁĄCZNIK Nr 3

Wzór szczegółowej specyfikacji wydatków na działalność prasowo-informacyjną za I/II półrocze ....... r.

nazwa placówki

waluta........

Symbol konta analitycznego	Wydatki^3	Nr. Dz. Gł. Poz. księgowej	Kwota	Uwagi
400.5231	zakup art. spożywczych na spotkanie z dziennikarzami zakup zdjęć
400.5232	zakup wydawnictwa "Who is who"
400.5233	utworzenie strony internetowej tłumaczenie tekstów na stronę internetową lunch z dziennikarzem			zgoda cl. nr .../DSI
400.5234	opłacenie hotelu i wypłacenie diet dla 2 dziennikarzy			zgoda cl. nr .../DSI
400.5235	zakup kawy, wina, ciasteczek na spotkanie z dziennikarzami nt. roli Polski w UE
400.5236	opłata za publikacje prasowe dot. roli Polski w UE tłumaczenie tekstu na stronę internetową nt. roli Polski w UE			zgoda cl. nr .../DSI
	Razem
400.5334	nagłośnienie sali na konferencje prasową dot. współpracy Polska-NATO
400.5335	opłacenie hotelu i wypłacenie diet dla 2 dziennikarzy biorących udział w konferencji Polska-NATO			Zgoda cl. nr ... /DSI
	Razem

_________

³ Specyfikacja ma charakter przykładowy.

ZAŁĄCZNIK Nr 4

Wzór zastępczego dowodu księgowego

Akceptacja

Kierownika placówki zagranicznej

................................

Zastępczy dowód księgowy Nr ....

OŚWIADCZENIE

Niniejszym oświadczam, że w dniu ...... wydatkowałem kwotę

(data)

......... co stanowi równowartość ..... w PLN według

(słownie)

obowiązującego kursu⁴, celem pokrycia kosztów .................

...............................................................

(określenie operacji gospodarczej, np. zakupu, z podaniem

rodzaju i ilości zakupionego towaru)

Kwotę powyższą przekazałem......(nazwa i adres kontrahenta)....

Uzasadnienie wydatku (z podaniem przyczyny braku dowodu

księgowego)

...............................................................

...............................................................

.......................................

podpis pracownika dokonującego operacji

..................

podpis kontrahenta

_________

⁴ średni kurs ustalony dla danej waluty przez Narodowy Bank

Polski w dniu dokonania operacji gospodarczej