Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w komórce organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w Ministerstwie Finansów oraz sposób postępowania z dokumentacją w przypadku trwałego zaprzestania działalności komórki organizacyjnej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MF.2022.63

Akt obowiązujący

Wersja od: 18 maja 2022 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA FINANSÓW ¹

z dnia 12 maja 2022 r.

w sprawie brakowania dokumentacji niearchiwalnej w komórce organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w Ministerstwie Finansów oraz sposobu postępowania z dokumentacją w przypadku trwałego zaprzestania działalności komórki organizacyjnej

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa:

1) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej w komórce organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w Ministerstwie Finansów, zwanej dalej "komórką organizacyjną";

2) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności komórki organizacyjnej.

§ 2. Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:

1) archiwum - archiwum wyodrębnione komórki organizacyjnej;

2) elektroniczne zarządzanie dokumentacją - sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz tworzenia i gromadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164);

3) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną albo osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;

4) komórka wewnętrzna - wydział, zespół, jednoosobowe lub wieloosobowe stanowisko pracy, sekretariat wchodzące w skład komórki organizacyjnej;

5) klasyfikacja rzeczowa - system podziału i układu dokumentów według grup rzeczowych ustalonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt Ministerstwa Finansów;

6) kwalifikacja archiwalna - przyporządkowanie dokumentacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej określającej okres jej przechowywania, na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów;

7) system EZD - podstawowy system teleinformatyczny, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w ramach którego jest realizowane elektroniczne zarządzanie dokumentacją;

8) system SI*GIIF - system informatyczny wspomagający pracę Generalnego Inspektora Informacji Finansowej;

9) ustawa archiwalna - ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Rozdział  2

Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej

§  3. 

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwum inicjuje pracownik archiwum przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.

2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się przez:

1) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

2) sprawdzenie poprawności kwalifikacji archiwalnej i klasyfikacji rzeczowej dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Ministerstwa Finansów, zwanym dalej "jrwa";

3) sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, zwanego dalej "spisem" oraz protokołu oceny tej dokumentacji, zwanego dalej "protokołem", zgodnie z wzorem stanowiącym odpowiednio załączniki nr 1 i 2 do zarządzenia.

3. Dokumentację z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej sporządza się w systemie EZD.

4. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje komisja powołana przez kierownika komórki organizacyjnej.

5. W skład komisji wchodzi pracownik archiwum oraz odpowiednio jeden lub dwóch pracowników komórki wewnętrznej, której dokumentacja podlega brakowaniu.

6. W przypadku, gdy dokumentacja niearchiwalna podlegająca brakowaniu zawiera informacje niejawne, osoby wchodzące w skład komisji muszą posiadać uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych odpowiednie do klauzuli tajności brakowanej dokumentacji.

7. Potwierdzenie posiadania uprawnień, o których mowa w ust. 6 wraz z datą obowiązywania wydaje pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie Finansów z chwilą powołania komisji, o której mowa w ust. 4.

8. Po sprawdzeniu przydatności dokumentacji niearchiwalnej oraz poprawności klasyfikacji rzeczowej i kwalifikacji archiwalnej, komisja może zaproponować wydłużenie okresu przechowywania brakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

9. Spis podlega akceptacji przez kierownika komórki wewnętrznej, której dokumentacja została oceniona przez komisję.

10. Spis i protokół z przeprowadzonej procedury brakowania zatwierdza kierownik komórki organizacyjnej.

§  4. 

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "BE" przeprowadza się po uprzednim dokonaniu ekspertyzy archiwalnej dokumentacji, w celu zbadania i oceny jej wartości historycznej.

2. Ekspertyzę archiwalną przeprowadza komisja powołana przez kierownika komórki organizacyjnej do przeprowadzenia brakowania. Przepis § 3 ust. 6 stosuje się.

3. Po przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej dokumentacji oznaczonej symbolem "BE" komisja może wnieść o utrzymanie albo przedłużenie dotychczasowego okresu jej przechowywania sporządzając protokół oceny dokumentacji kategorii BE, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do zarządzenia.

4. Dokumentację z przeprowadzonej ekspertyzy archiwalnej sporządza się w sposób określony w § 3.

§ 5. Zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, którą wydaje minister właściwy do spraw finansów publicznych, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do zarządzenia.

§  6. 

1. Bezpośredni nadzór nad przekazaniem wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia sprawuje pracownik archiwum.

2. Przekazanie do fizycznego zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej organizuje pracownik archiwum.

3. Fizycznego zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, niezwłocznie po otrzymaniu zgody, o której mowa w § 5. Potwierdzenie zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, z datą i czytelnym podpisem pracownika archiwum nadzorującego zniszczenie, załącza się do akt sprawy.

4. Zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne dokonuje się przy użyciu sprzętu o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa według Polskiej Normy DIN 66399.

§  7. 

1. Informację o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się w spisie zdawczo-odbiorczym.

2. Do sporządzenia informacji o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej jawnej w postaci elektronicznej w systemie EZD wykorzystuje się narzędzia w systemie EZD.

3. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana w archiwum odrębnie i stanowi materiał archiwalny.

§  8. 

1. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc" dokonuje się bezpośrednio po utracie praktycznej przydatności dokumentacji w komórce wewnętrznej, w której została wytworzona albo do której wpłynęła bez przekazywania dokumentacji do archiwum.

2. Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc" stosuje się odpowiednio przepis § 3.

3. Fizycznego zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem Bc dokonuje się w komórce wewnętrznej, w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, niezwłocznie po otrzymaniu zgody, o której mowa w § 5. Przepis § 6 ust. 4 stosuje się odpowiednio.

§  9. 

1. Dokumentacja niearchiwalna przetwarzana i zgromadzona w systemie SI*GIIF podlega brakowaniu w trybie i na zasadach określonych w § 3-6, po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jrwa i utracie praktycznej przydatności dla komórki wewnętrznej.

2. Brakowanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1, polega na trwałym i nieodwracalnym usunięciu plików zawierających dokumenty wymienione w spisie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia przy wykorzystaniu właściwego polecenia w tym systemie.

Rozdział  3

Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności komórki organizacyjnej

§  10. 

1. W przypadku trwałego zaprzestania działalności komórki organizacyjnej materiały archiwalne przekazywane do archiwum państwowego przygotowuje się do przekazania do właściwego archiwum państwowego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy.

2. Dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania upłynął podlega brakowaniu w sposób określony w zarządzeniu.

Rozdział  4

Przepisy końcowe

§ 11. Traci moc zarządzenie nr 6 Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie brakowania dokumentacji niearchiwalnej w komórce organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w Ministerstwie Finansów oraz sposobu postępowania z dokumentacją w przypadku trwałego zaprzestania działalności komórki organizacyjnej.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Wzór

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII ......* PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Wzór

PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Wzór

PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KAT. BE

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  4

Wzór

ZGODA NR ............... na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. ...*)

grafika

¹ Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej - finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 kwietnia 2022 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 939).