Aplikacja Ewidencja Mienia i Logistyki w jednostkach organizacyjnych Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.ABW.2016.6

Akt obowiązujący

Wersja od: 8 marca 2016 r.

DECYZJA Nr 65

SZEFA AGENCJI BEZPIECZEŃSTWA WEWNĘTRZNEGO

z dnia 8 marca 2016 r.

w sprawie aplikacji Ewidencja Mienia i Logistyki w jednostkach organizacyjnych Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

Na podstawie § 1 statutu Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 73 Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 czerwca 2002 r. w sprawie nadania statutu Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (M.P. z 2014 r. poz. 203) postanawia się, co następuje:

§ 1. Decyzja określa:

1) użytkowników aplikacji Ewidencja Mienia i Logistyki,

2) sposób i tryb korzystania z aplikacji Ewidencja Mienia i Logistyki,

3) administratorów aplikacji Ewidencja Mienia i Logistyki,

4) sposób i tryb wdrożenia aplikacji Ewidencja Mienia i Logistyki

- w jednostkach organizacyjnych Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej "ABW".

§ 2. Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) system ewidencji - system bazodanowy funkcjonujący w Biurze Logistyki ABW, składający się z kilku modułów, przeznaczony w szczególności do prowadzenia ewidencji składników rzeczowych majątku oraz prowadzenia gospodarki magazynowej;

2) aplikacja EMiL - aplikację Ewidencja Mienia i Logistyki, dostępną w sieci teleinformatycznej ABWAN i powiązaną funkcjonalnie z systemem ewidencji;

3) użytkownik aplikacji EMiL - funkcjonariusza lub pracownika ABW posiadającego dostęp oraz odpowiednie uprawnienia w aplikacji EMiL;

4) elektroniczne zlecenie - ogół czynności prowadzonych w aplikacji EMiL pomiędzy użytkownikami tej aplikacji, mających na celu dokonanie zmian w systemie ewidencji, związanych ze zmianą użytkownika składnika rzeczowego majątku lub miejsca użytkowania tego składnika;

5) komórka ewidencyjna - komórkę organizacyjną w Biurze Logistyki ABW prowadzącą ewidencję składników rzeczowych majątku na podstawie przepisów Szefa ABW w sprawie regulaminu organizacyjnego Biura logistyki ABW;

6) zarządzenie - zarządzenie nr 48 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 18 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu i trybu prowadzenia ewidencji i gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego w jednostkach organizacyjnych Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (Dz. Urz. ABW poz. 33).

§ 3. Dostęp do aplikacji EMiL posiadają użytkownicy tej aplikacji z:

1) jednostek organizacyjnych ABW z siedzibą w Warszawie,

2) Centralnego Ośrodka Szkolenia ABW

- obsługiwanych przez komórkę ewidencyjną.

§  4.

1. Aplikacja EMiL umożliwia wystawianie elektronicznego zlecenia do systemu ewidencji dla pojedynczego użytkownika składnika rzeczowego majątku.

2. Elektroniczne zlecenie przetwarzane w aplikacji EMiL jest równoważne z protokołem przekazania, którego wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

§  5.

1. Wystawione przez użytkownika aplikacji EMiL elektronicznie zlecenie:

1) podlega weryfikacji przez funkcjonariusza lub pracownika komórki ewidencyjnej obsługującego system ewidencji;

2) podlega wyjaśnieniu przez funkcjonariusza lub pracownika komórki ewidencyjnej w przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących przekazywanego składnika rzeczowego majątku lub miejsca użytkowania tego składnika;

3) może zostać odrzucone, co nie powoduje zmiany użytkownika składnika rzeczowego majątku lub miejsca użytkowania tego składnika w systemie ewidencji.

2. Wystawione przez użytkownika aplikacji EMiL elektroniczne zlecenie podlega zaakceptowaniu przez bezpośredniego przełożonego tego użytkownika, a w przypadku przekazania składnika rzeczowego majątku poza jednostkę organizacyjną ABW - przez kierownika tej jednostki.

3. Bezpośredni przełożony użytkownika aplikacji EMiL albo kierownik jednostki organizacyjnej ABW otrzymują elektroniczne powiadomienie o wystawionym elektronicznym zleceniu.

4. Po akceptacji elektronicznego zlecenia, o której mowa w ust. 2, jest generowany komunikat przesyłany do systemu ewidencji.

5. Nowy użytkownik składnika rzeczowego majątku przekazanego na podstawie elektronicznego zlecenia potwierdza kodem PIN:

1) przyjęcie tego składnika na swój stan, lub

2) zmianę miejsca użytkowania tego składnika.

§  6.

1. Bezpośredni przełożony użytkownika aplikacji EMiL albo kierownik jednostki organizacyjnej ABW, o których mowa w § 5 ust. 2, a także nowy użytkownik składnika rzeczowego majątku, w przypadku stwierdzenia niezgodności lub wystąpienia wątpliwości związanych z przekazywanym składnikiem rzeczowym majątku, mogą odrzucić elektroniczne zlecenie.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, komunikat do systemu ewidencji nie jest generowany.

§ 7. W przypadku uniemożliwiającym wykorzystanie aplikacji EMiL do wystawienia elektronicznego zlecenia, dopuszcza się przekazanie składnika rzeczowego majątku w postaci protokołu przekazania, o którym mowa w § 4 ust. 2, zgodnie z przepisami zarządzenia.

§ 8. Użytkownik aplikacji EMiL jest obowiązany do bieżącej aktualizacji zapisów dotyczących składników rzeczowych majątku będących na jego stanie i wyjaśniania wszelkich wątpliwości z funkcjonariuszami lub pracownikami komórki ewidencyjnej.

§ 9. Na administratorów aplikacji EMiL wyznacza się:

1) dyrektora Departamentu Bezpieczeństwa Teleinformatycznego ABW, odpowiedzialnego za sprawy techniczne związane z funkcjonowaniem aplikacji EMiL i systemu ewidencji;

2) dyrektora Biura Logistyki ABW, odpowiedzialnego za wkład merytoryczny związany z prowadzeniem systemu ewidencji.

§ 10. Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych ABW, o których mowa w § 3, do zapoznania podległych im funkcjonariuszy i pracowników ABW z niniejszą decyzją.

§ 11. Wdrożenie wersji produkcyjnej aplikacji EMiL w:

1) Departamencie Bezpieczeństwa Teleinformatycznego ABW oraz Biurze Logistyki ABW rozpocznie się w dniu 15 marca 2016 r. i zakończy po potwierdzeniu przez te jednostki organizacyjne ABW prawidłowego funkcjonowania aplikacji EMiL i zamknięciu najbliższego miesięcznego okresu rozliczeniowego w systemie ewidencji;

2) pozostałych jednostkach organizacyjnych ABW wymienionych w § 3, odbędzie się po pozytywnym zakończeniu wdrożenia, o którym mowa w pkt 1.

§ 12. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania, z wyjątkiem § 11 pkt 2, który wejdzie w życie po zakończeniu wdrożenia wersji produkcyjnej aplikacji EMiL, o którym mowa w § 11 pkt 1.