"Instrukcja dotycząca szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w urzędach górniczych".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.WUG.2007.3.9

Akt utracił moc

Wersja od: 23 lutego 2007 r.

ZARZĄDZENIE Nr 4

PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 23 lutego 2007 r.

w sprawie "Instrukcji dotyczącej szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w urzędach górniczych"

Na podstawie art. 107 ust. 1 i 9 oraz art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. - Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2005 r. Nr 228, poz. 1947, z późn. zm.¹⁾) oraz art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się w urzędach górniczych "Instrukcję dotyczącą szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w urzędach górniczych", zatwierdzoną w dniu 23 lutego 2007 r., stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Traci moc "Instrukcja w sprawie szczegółowych wymagań ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w Wyższym Urzędzie Górniczym, okręgowych urzędach górniczych i UGBKUE, opracowana zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95, zm. Dz. U. z 2001 r. Nr 22, poz. 247)", zatwierdzona przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego w dniu 14 maja 2001 r.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK 

Zatwierdzam

23 lutego 2007 r.

Prezes Wyższego Urzędu Górniczego: Piotr Buchwald

INSTRUKCJA

dotycząca szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w urzędach górniczych

§ 1. Instrukcja dotycząca szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" w urzędach górniczych, zwana dalej "Instrukcją", określa sposób wytwarzania, przetwarzania, przekazywania i przechowywania dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" przez komórki organizacyjne Wyższego Urzędu Górniczego, okręgowe urzędy górnicze i specjalistyczne urzędy górnicze.

§ 2. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o "komórce organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego", należy przez to rozumieć departamenty i komórki równorzędne Wyższego Urzędu Górniczego oraz zespoły i stanowiska, których prace nadzoruje bezpośrednio, sprawuje nad nimi nadzór albo sprawuje nad nimi bezpośredni nadzór merytoryczny osoba kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego, określone w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 1 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 8 lipca 2002 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego (Dz. Urz. WUG Nr 1, poz. 2, z późn. zm.³⁾).

§ 3. Wykaz rodzajów dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", występujących lub mogących występować w działalności urzędów górniczych, stanowi załącznik do Instrukcji.

§ 4. Przyznawanie, obniżanie i znoszenie klauzul tajności odbywa się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.²⁾) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 205, poz. 1696).

§ 5. Zabrania się stosowania poza Kancelarią Tajną Wyższego Urzędu Górniczego systemów i sieci teleinformatycznych do wytwarzania, przetwarzania, przekazywania i przechowywania informacji niejawnych.

§ 6. Dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" mogą być wytwarzane poza Kancelarią Tajną Wyższego Urzędu Górniczego tylko odręcznie lub przy pomocy maszyny do pisania; do wytwarzania tych dokumentów nie stosuje się maszyn elektronicznych.

§  7.

1. Wytworzone w komórkach organizacyjnych Wyższego Urzędu Górniczego dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" rejestruje się w dzienniku ewidencji wytworzonych dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

2. Przekazywane do Wyższego Urzędu Górniczego dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" rejestruje się w dzienniku korespondencji dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

§  8.

1. Dyrektorzy okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych, w których są wytwarzane dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", prowadzą dziennik ewidencji wytworzonych dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

2. Dyrektorzy okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych, do których są przekazywane dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", prowadzą dziennik korespondencji dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

§  9.

1. Dziennik ewidencji wytworzonych dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", o którym mowa w § 7 ust. 1, oraz dziennik korespondencji dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", o którym mowa w § 7 ust. 2, są prowadzone przez Kierownika Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego.

2. W przypadku wytwarzania dużej ilości dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" dyrektorzy komórek organizacyjnych Wyższego Urzędu Górniczego mogą podjąć decyzję o założeniu dla danej komórki organizacyjnej dziennika ewidencji wytworzonych dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", informując o tym uprzednio Kierownika Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego.

3. W przypadku przekazywania do komórki organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego dużej ilości dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" dyrektorzy komórek organizacyjnych Wyższego Urzędu Górniczego mogą podjąć decyzję o założeniu dla danej komórki organizacyjnej dziennika korespondencji dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", informując o tym uprzednio Kierownika Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego.

4. Przeznaczone do prowadzenia poza Kancelarią Tajną Wyższego Urzędu Górniczego: dziennik ewidencji wytworzonych dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" oraz dziennik korespondencji dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", są rejestrowane w Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego jako dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", oddzielnie na każdy rok kalendarzowy, i przekazywane do komórki organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego, okręgowego urzędu górniczego i specjalistycznego urzędu górniczego na wniosek jej dyrektora.

§ 10. Dzienniki ewidencji wytworzonych dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" oraz dzienniki korespondencji dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" przechowuje się do chwili wybrakowania lub przekazania do archiwum zakładowego zarejestrowanych w nich dokumentów zawierających informacje niejawne, wobec których zniesiono przyznaną klauzulę tajności lub minął ustawowy okres ochrony lub ustanowiony przez osobę, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych; klauzula tajności na tych dziennikach jest przedłużona do czasu upływu okresu ochrony na ostatnim zarejestrowanym w nim dokumencie.

§  11.

1. Dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", zarejestrowane w Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego, w zależności od decyzji dyrektora komórki organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego, mogą być przechowywane w Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego bądź w pomieszczeniach biurowych komórki organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego.

2. Dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", zarejestrowane poza Kancelarią Tajną Wyższego Urzędu Górniczego, nie są w niej przechowywane; dopuszcza się przekazanie do Kancelarii Tajnej Wyższego Urzędu Górniczego takich dokumentów w celu przechowywania, jedynie wraz z zakończonymi dziennikami, w których były zarejestrowane.

§ 12. Dokumentom zawierającym informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", przechowywanym poza Kancelarią Tajną Wyższego Urzędu Górniczego, zapewnia się warunki gwarantujące ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem; minimum ochrony zapewnia umieszczenie tych dokumentów w meblu biurowym zamykanym na klucz i przechowywanie klucza w bezpiecznym miejscu.

§ 13. Dostęp do dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" mogą mieć tylko osoby uprawnione, które uzyskały poświadczenie bezpieczeństwa, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych.

§ 14. Za ochronę dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone", przechowywanych poza Kancelarią Tajną Wyższego Urzędu Górniczego, odpowiadają odpowiednio:

1) dyrektor komórki organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego;

2) dyrektor okręgowego urzędu górniczego;

3) dyrektor specjalistycznego urzędu górniczego.

§ 15. W przypadku utraty dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" lub ich nieuprawnionego ujawnienia, dyrektor komórki organizacyjnej Wyższego Urzędu Górniczego, dyrektor okręgowego urzędu górniczego lub dyrektor specjalistycznego urzędu górniczego niezwłocznie powiadamia pisemnie, wraz z opisem okoliczności zdarzenia, Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego; Prezes Wyższego Urzędu Górniczego może polecić podjęcie działań wyjaśniających pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych.

§  16.

1. Dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" są przekazywane pomiędzy komórkami organizacyjnymi Wyższego Urzędu Górniczego za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

2. Dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" są przesyłane pomiędzy okręgowymi urzędami górniczymi lub specjalistycznymi urzędami górniczymi a Wyższym Urzędem Górniczym poprzez państwowe przedsiębiorstwo użyteczności publicznej "Poczta Polska", zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 200, poz. 1650); dopuszcza się osobiste przewożenie dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" między Wyższym Urzędem Górniczym a okręgowymi urzędami górniczymi lub specjalistycznymi urzędami górniczymi, jeśli przewożący pracownik podróżuje samochodem w towarzystwie drugiego pracownika.

§  17.

1. Oświadczenia o stanie majątkowym, sporządzone w trybie określonym odrębnymi przepisami, do chwili wpływu do Wyższego Urzędu Górniczego są traktowane jako dokumenty chronione ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.⁴⁾).

2. Po zapoznaniu się z oświadczeniami, o których mowa w ust. 1, przez osoby uprawnione w rozumieniu odrębnych przepisów, oświadczenia są rejestrowane w dzienniku ewidencji wytworzonych dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

3. Oświadczenia o stanie majątkowym przesyła się pomiędzy okręgowymi urzędami górniczymi lub specjalistycznymi urzędami górniczymi a Wyższym Urzędem Górniczym za pośrednictwem państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska", jako przesyłkę poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, zapakowaną w dwie nieprzezroczyste koperty, zabezpieczoną pieczęcią do pakietów i taśmą samoprzylepną oraz opatrzoną adnotacją "Do rąk własnych".

§  18.

1. Dane osobowe i uzasadnienie do wniosku o nadanie orderu lub odznaczenia do chwili wpływu do Wyższego Urzędu Górniczego są traktowane jako dokumenty chronione ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

2. Wypełniony i zatwierdzony przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego wniosek o nadanie orderu lub odznaczenia jest rejestrowany w dzienniku ewidencji wytworzonych dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone".

3. Dokumenty zawierające dane i informacje, o których mowa w ust. 1, umieszczone na informatycznych nośnikach danych, przesyła się pomiędzy okręgowymi urzędami górniczymi lub specjalistycznymi urzędami górniczymi a Wyższym Urzędem Górniczym za pośrednictwem państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska", jako przesyłkę poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, zapakowaną w dwie nieprzezroczyste koperty, zabezpieczoną pieczęcią do pakietów i taśmą samoprzylepną oraz opatrzoną adnotacją "Do rąk własnych"; do tych nośników załącza się pismo przewodnie, sporządzone zgodnie z przepisami zarządzenia nr 10 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 30 listopada 2005 r. w sprawie postępowania z dokumentacją oraz działalności archiwalnej w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG Nr 12, poz. 47).

§ 19. Brakowanie i archiwizowanie dokumentów, które utraciły klauzulę "zastrzeżone", odbywa się w oparciu o przepisy zarządzenia nr 10 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 30 listopada 2005 r. w sprawie postępowania z dokumentacją oraz działalności archiwalnej w urzędach górniczych.

§ 20. Wszelkie wątpliwości co do trybu postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" konsultuje się z pełnomocnikiem do spraw ochrony informacji niejawnych.

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 133, poz. 934, Nr 170, poz. 1217, Nr 190, poz. 1399 i Nr 249, poz. 1834 oraz z 2007 r. Nr 21, poz. 125.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600.

³⁾ Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. WUG z 2003 r. Nr 4, poz. 15, z 2004 r. Nr 5, poz. 24, z 2005 r. Nr 6, poz. 22, z 2006 r. Nr 10, poz. 51 oraz z 2007 r. Nr 1, poz. 1.

⁴⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285 oraz z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711.

Załącznik 

WYKAZ RODZAJÓW DOKUMENTÓW ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE OZNACZONE KLAUZULĄ "ZASTRZEŻONE", WYSTĘPUJĄCYCH LUB MOGĄCYCH WYSTĘPOWAĆ W DZIAŁALNOŚCI URZĘDÓW GÓRNICZYCH

I. Dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone":

1) oświadczenia o stanie majątkowym osób pełniących funkcje publiczne;

2) wnioski o nadanie orderu lub odznaczenia oraz dokumentacja ich dotycząca (notatka, wykaz osób);

3) dzienniki ewidencji wytworzonych dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone";

4) dzienniki korespondencji dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone";

5) projekty techniczne zawierające informacje o zabezpieczeniach systemów komputerowych (systemów operacyjnych lub oprogramowania użytkowego);

6) informacje o hasłach dostępu do systemów komputerowych w urzędach górniczych (hasła administratorów i użytkowników).

II. Dokumenty, które mogą być uznane za dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone":

1) dzienniki korespondencji oraz dzienniki ewidencji wytworzonych dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "poufne";

2) dokumenty dotyczące ochrony informacji niejawnych;

3) dokumentacja zawierająca konfigurację internetowych skrzynek pocztowych oraz korespondencja z dostarczania usług internetowych z danymi w tej sprawie.