Decyzja 2011/151/UE zmieniająca decyzję 2008/457/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji Rady 2007/435/WE ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007-2013 jako część programu ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi" w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2011.62.32

Akt jednorazowy

Wersja od: 9 marca 2011 r.

DECYZJA KOMISJI

z dnia 3 marca 2011 r.

zmieniająca decyzję 2008/457/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji Rady 2007/435/WE ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007-2013 jako część programu ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi" w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu

(notyfikowana jako dokument nr C(2011) 1289)

(Jedynie tekst w języku angielskim, bułgarskim, czeskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, maltańskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, rumuńskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim oraz włoskim jest autentyczny)

(2011/151/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 9 marca 2011 r.)

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając decyzję Rady 2007/435/WE z dnia 25 czerwca 2007 r. ustanawiającą Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007-2013 jako część programu ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi"⁽¹⁾, w szczególności jej art. 21 i art. 33 ust. 4,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W świetle doświadczeń zebranych od czasu uruchomienia Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich należy sprecyzować zawarte w decyzji Komisji 2008/457/WE⁽²⁾ zobowiązania dotyczące przejrzystości, równego traktowania i niedyskryminacji przy realizacji projektów.

(2) Państwa członkowskie są zobowiązane informować o realizacji swoich programów rocznych. Należy zatem uściślić rodzaj informacji, jakie muszą przekazywać państwa członkowskie.

(3) Aby zmniejszyć obciążenia administracyjne spoczywające na państwach członkowskich i zapewnić większą pewność prawa, należy uprościć i uściślić zasady kwalifikowalności kosztów działań współfinansowanych przez Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich.

(4) Większość zmian wprowadzonych niniejszą decyzją powinna stosować się bezzwłocznie. Niemniej jednak, ponieważ realizacja programów rocznych 2009 i 2010 już trwa, zmienione zasady kwalifikowalności kosztów działań współfinansowanych przez Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich powinny stosować się, począwszy od programu rocznego 2011. Niezależnie od tego państwa członkowskie powinny mieć możliwość wcześniejszego stosowania tych zasad, pod pewnymi warunkami.

(5) Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii, dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Zjednoczone Królestwo jest związane aktem podstawowym, a tym samym niniejszą decyzją.

(6) Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii, dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Irlandia jest związana aktem podstawowym, a tym samym niniejszą decyzją.

(7) Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii, dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Dania nie jest związana niniejszą decyzją ani nie podlega jej stosowaniu.

(8) Środki przewidziane w niniejszej decyzji są zgodne z opinią wspólnego komitetu "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi", ustanowionego w decyzji nr 574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 maja 2007 r. ustanawiającej Fundusz Granic Zewnętrznych na lata 2007-2013 jako część programu ogólnego Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi⁽³⁾.

(9) Należy zatem odpowiednio zmienić decyzję 2008/457/WE,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

W decyzji 2008/457/WE wprowadza się następujące zmiany:

1) art. 9 ust. 1 zdanie drugie otrzymuje brzmienie:

"Wszelkie znaczące zmiany w treści zaproszeń do składania projektów są publikowane na tych samych warunkach.";

2) art. 11 otrzymuje brzmienie:

"Artykuł 11

Umowy na wykonawstwo

Przy udzielaniu zamówień na realizację projektów organy państwowe, regionalne lub lokalne, podmioty prawa publicznego, stowarzyszenia utworzone przez jeden lub wiele takich organów lub podmiotów prawa publicznego działają zgodnie z właściwymi zasadami i przepisami unijnymi i krajowymi dotyczącymi zamówień publicznych.

Organy inne niż te, o których mowa w akapicie pierwszym, udzielają zamówień na realizację projektów w oparciu o odpowiednie działania publikacyjne mające zagwarantować zgodność z zasadą przejrzystości, niedyskryminacji i równego traktowania. Zamówienia o wartości poniżej 100.000 EUR mogą być udzielane pod warunkiem że dany organ wymaga co najmniej trzech ofert. Bez uszczerbku dla obowiązujących zasad krajowych zamówienia o wartości poniżej 5.000 EUR nie podlegają żadnym obowiązkom proceduralnym.";

3) art. 21 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Instytucja odpowiedzialna powiadamia Komisję w drodze oficjalnego pisma o wszelkich istotnych zmianach w systemach zarządzania i kontroli oraz przesyła Komisji najszybciej jak to możliwe, lecz najpóźniej z chwilą wejścia takich zmian w życie, zmieniony opis systemu zarządzania i kontroli.";

4) art. 24 ust. 3 otrzymuje brzmienie:

"3. Tabele finansowe dołączane do sprawozdań okresowych i końcowych przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na priorytety i szczególne priorytety określone wytycznymi strategicznymi.";

5) w art. 25 wprowadza się następujące zmiany:

a) w ust. 1 dodaje się zdania w brzmieniu:

"Wszelkie zmiany do strategii audytu przedłożonej zgodnie z art. 28 ust. 1 lit. c) aktu podstawowego i zatwierdzonej przez Komisję przesyłane są Komisji najszybciej jak to możliwe. Zmienioną strategię audytu sporządza się zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku VI, zaznaczając wprowadzane zmiany.";

b) ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Z wyjątkiem sytuacji, gdy każdy z dwóch poprzednich programów rocznych przyjętych przez Komisję odpowiada rocznemu wkładowi Wspólnoty poniżej 1 mln EUR, począwszy od 2010 r. instytucja audytowa przedkłada roczny plan audytu przed dniem 15 lutego każdego roku. Plan audytu sporządza się zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku VI. Państwa członkowskie nie są zobowiązane do ponownego przedkładania strategii audytu przy okazji przedstawiania rocznych planów audytu. W przypadku połączonej strategii audytu, o której mowa w art. 28 ust. 2 aktu podstawowego, można przedłożyć połączony plan audytu.";

6) art. 26 otrzymuje brzmienie:

"Artykuł 26

Dokumentacja sporządzana przez instytucję certyfikującą

1. Poświadczenie dotyczące wniosku o drugą płatność zaliczkową, o której mowa w art. 37 ust. 4 aktu podstawowego, sporządzane jest przez instytucję certyfikującą i przesyłane Komisji przez instytucję odpowiedzialną w formie zgodnej z załącznikiem VIII.

2. Poświadczenie dotyczące wniosku o płatność końcową, o której mowa w art. 38 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego, sporządzane jest przez instytucję certyfikującą i przesyłane Komisji przez instytucję odpowiedzialną w formie zgodnej z załącznikiem IX.";

7) art. 37 otrzymuje brzmienie:

"Artykuł 37

Elektroniczna wymiana dokumentów

Oprócz podpisanych wersji papierowych dokumentów, o których mowa w rozdziale 3, informacje przesyła się również drogą elektroniczną.";

8) w załącznikach wprowadza się zmiany zgodnie z załącznikiem do niniejszej decyzji.

Artykuł  2

1. Artykuł 1 ust. 1-7 oraz pkt 1-5 załącznika stosuje się od dnia przyjęcia niniejszej decyzji.

2. Punkt 6 załącznika stosuje się najpóźniej od momentu wdrażania programów rocznych 2011.

3. Państwa członkowskie decydują o stosowaniu pkt 6 załącznika w odniesieniu do trwających i przyszłych projektów, począwszy od programów rocznych 2009 i 2010 w pełnym poszanowaniu zasad równego traktowania, przejrzystości i niedyskryminacji. W takim przypadku państwo członkowskie stosuje w całości nowe zasady do danego projektu i, we właściwych przypadkach, wprowadza zmiany do umowy o dotację. Jedynie w odniesieniu do wydatków na pomoc techniczną państwa członkowskie mogą zdecydować o stosowaniu pkt 6 załącznika, począwszy od programu rocznego 2008.

Artykuł  3

Niniejsza decyzja skierowana jest do Królestwa Belgii, Republiki Bułgarii, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Estońskiej, Irlandii, Republiki Greckiej, Królestwa Hiszpanii, Republiki Francuskiej, Republiki Włoskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Królestwa Niderlandów, Republiki Austrii, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Portugalskiej, Rumunii, Republiki Słowenii, Republiki Słowackiej, Republiki Finlandii, Królestwa Szwecji i Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.

Sporządzono w Brukseli dnia 3 marca 2011 r.

	W imieniu Komisji
	Cecilia MALMSTRÖM
	Członek Komisji

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 168 z 28.6.2007, s. 18.

⁽²⁾ Dz.U. L 167 z 27.6.2008, s. 69.

⁽³⁾ Dz.U. L 144 z 6.6.2007, s. 22.

ZAŁĄCZNIK 

W załącznikach do decyzji 2008/457/WE wprowadza się następujące zmiany:

1) w załączniku III wprowadza się następujące zmiany:

1.1. skreśla się pkt 2;

1.2. skreśla się ppkt 4.2;

2) w załączniku IV wprowadza się następujące zmiany:

2.1. w części A ppkt 1.2 otrzymuje brzmienie:

"1.2. Opis procesu wyboru projektów (na poziomie instytucji odpowiedzialnej/instytucji delegowanej lub jednostek powiązanych) i ich wyników";

2.2. w części A pkt 2 tabela 1 ostatnia kolumna skreśla się słowo "kwalifikowalne";

3) w załączniku V część A wprowadza się następujące zmiany:

3.1. ppkt 1.2 otrzymuje brzmienie:

"1.2. Aktualizacja sprawozdania okresowego w zakresie opisu organizacji wyboru projektów (na poziomie instytucji odpowiedzialnej/instytucji delegowanej lub jednostek powiązanych) i ich wyników, w odpowiednich przypadkach";

3.2. dodaje się ppkt 1.8 w brzmieniu:

"1.8. Potwierdzenie, że od ostatnich zmian zgłoszonych Komisji w dniu... r. nie nastąpiły znaczące zmiany w zakresie systemów zarządzania i kontroli.";

3.3. pkt 4 otrzymuje brzmienie:

"4. REALIZACJA FINANSOWA

grafika

4) w załączniku VIII wprowadza się następujące zmiany:

4.1. tytuł otrzymuje brzmienie:

"WZÓR POŚWIADCZENIA DRUGIEJ PŁATNOŚCI ZALICZKOWEJ";

4.2. w przypisie 1 skreśla się słowo "kwalifikowalnych";

4.3. pkt 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Deklarowane wydatki zostały poniesione w związku z działaniami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami programu rocznego;";

5) w załączniku IX wprowadza się następujące zmiany: tytuł otrzymuje brzmienie:

"WZÓR POŚWIADCZENIA PŁATNOŚCI KOŃCOWEJ";

6) załącznik XI otrzymuje brzmienie:

"ZAŁĄCZNIK XI

KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW FUNDUSZ INTEGRACYJNY

I. Przepisy ogólne

I.1. Zasady podstawowe

1. Zgodnie z aktem podstawowym wydatek jest kwalifikowalny, gdy:

a) mieści się w ramach Funduszu i jego celów, jak określono w art. 1, 2 i 3 aktu podstawowego;

b) dotyczy kwalifikowalnych działań wymienionych w art. 4 aktu podstawowego;

c) jest konieczny do realizacji działań objętych projektem, stanowiących część programów wieloletnich i rocznych, zatwierdzonych przez Komisję;

d) jest uzasadniony i zgodny z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności, opłacalności oraz efektywności kosztowej;

e) został poniesiony przez beneficjenta końcowego lub partnerów w ramach projektu, którzy muszą prowadzić działalność zarejestrowaną w jednym z państw członkowskich, co nie dotyczy organizacji sektora publicznego ustanowionych w drodze porozumień międzyrządowych oraz specjalnych agencji ustanowionych przez takie organizacje, Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża oraz Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca. Zgodnie z art. 39 ust. 2 niniejszej decyzji przepisy dotyczące beneficjenta końcowego stosuje się mutatis mutandis wobec partnerów w ramach projektu;

f) jest związany z grupami docelowymi określonymi w ramach aktu podstawowego;

g) został poniesiony zgodnie z odpowiednimi postanowieniami umowy o dotację.

2. W przypadku działań wieloletnich w rozumieniu art. 13 ust. 6 aktu podstawowego jedynie część działania współfinansowanego w ramach programu rocznego jest uznawana za projekt, do którego zastosowanie mają zasady kwalifikowalności.

3. Projekty wspierane przez Fundusz nie są finansowane z innych źródeł objętych budżetem Wspólnoty. Projekty wspierane przez Fundusz są współfinansowane ze źródeł publicznych lub prywatnych.

I.2. Budżet projektu

Budżet projektu przedstawiany jest w następujący sposób:

Wydatki	Przychody
+ Koszty bezpośrednie (KB) + Koszty pośrednie (stały udział KB, określony w umowie o dotację)	+ Wkład WE (określony jako najniższy z trzech wartości wskazanych w art. 12 niniejszej decyzji) + Wkład beneficjenta końcowego oraz partnerów w ramach projektu + Wkład osób trzecich + Zyski wygenerowane przez projekt
= Łączny kwalifikowalny koszt (ŁKK)	= Przychody całkowite (PC)

Budżet jest zbilansowany: łączny kwalifikowalny koszt równy jest przychodom całkowitym.

I.3. Przychody i zasada braku zysku (ang. Non-Profit Principle)

1. Projekty wspierane przez Fundusz nie mogą być nastawione na zysk (non-profit). Jeżeli na koniec projektu źródła przychodów (w tym otrzymane zyski) przekroczą wydatki, wkład Funduszu w projekt zostanie odpowiednio zredukowany. Wszystkie źródła przychodu projektu muszą zostać odnotowane w księgach beneficjenta końcowego lub dokumentach podatkowych, a także muszą być identyfikowalne i dostępne do kontroli.

2. Przychody projektu pochodzą z wszystkich wkładów finansowych przyznanych na projekt przez Fundusz, ze źródeł publicznych lub prywatnych, w tym własnego wkładu beneficjenta końcowego, oraz ze wszelkich zysków otrzymanych w ramach projektu. Na potrzeby niniejszej zasady zyski te obejmują przychody projektu w okresie kwalifikowalności, zgodnie z punktem I.4, ze sprzedaży, dzierżawy, usług, opłat oraz innych podobnych przychodów.

3. Wkład Wspólnoty wynikający ze stosowania zasady braku zysku, jak określono w art. 12 lit. c) niniejszej decyzji, jest równy »łącznemu kwalifikowalnemu kosztowi« pomniejszonemu o »wkład osób trzecich« oraz »zyski otrzymane w ramach projektu«.

I.4. Okres kwalifikowalności

1. Koszty związane z projektem muszą zostać poniesione, a odpowiednie płatności (poza amortyzacją) dokonane po dniu 1 stycznia roku wskazanego w decyzji o finansowaniu, zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich. Okres kwalifikowalności trwa do dnia 30 czerwca roku N^(*) + 2, co oznacza, że koszty związane z projektem muszą zostać poniesione przed tym dniem.

2. Wyjątek od okresu kwalifikowalności określonego w ust. 1 dotyczy:

a) projektów wspieranych w ramach programu rocznego na rok 2007 zgodnie z art. 33 ust. 3 aktu podstawowego;

b) pomocy technicznej dla państw członkowskich (zob. punkt IV.3).

______

^(*) Gdzie »N« oznacza rok wskazany w decyzji o finansowaniu zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich.

I.5. Rejestrowanie wydatków

1. Wydatki odpowiadają płatnościom beneficjenta końcowego. Muszą one mieć postać operacji finansowych (gotówkowych), z wyjątkiem amortyzacji.

2. Zasadniczo wydatki powinny być potwierdzone rachunkami. Jeżeli jest to niemożliwe, wydatki powinny być potwierdzone dokumentami księgowymi lub dokumentami uzupełniającymi o równorzędnej wartości ewidencyjnej.

3. Wydatki muszą być identyfikowalne i weryfikowalne. W szczególności muszą być:

a) zarejestrowane w księgach beneficjenta końcowego;

b) określone zgodnie z odpowiednimi standardami rachunkowości kraju siedziby beneficjenta końcowego oraz zwyczajową praktyką księgowania kosztów beneficjenta końcowego; oraz

c) zadeklarowane zgodnie z wymogami odpowiednich przepisów podatkowych i socjalnych.

4. W stosownych przypadkach beneficjenci końcowi są zobowiązani do przechowywania poświadczonych kopii dokumentów księgowych, potwierdzających przychody osiągnięte i wydatki poniesione przez partnerów w związku z danym projektem.

5. Przechowywanie i przetwarzanie dokumentów, o których mowa w ust. 2-4 musi być zgodne z krajowymi przepisami o ochronie danych.

I.6. Zasięg terytorialny

1. Wydatki na działania określone w art. 4 aktu podstawowego muszą zostać poniesione:

a) przez beneficjentów końcowych określonych w pkt I.1 ust. 1 lit. e); oraz

b) na terytorium państw członkowskich, z wyjątkiem działań dotyczących środków podejmowanych przed wyjazdem obywateli państw trzecich, określonych w art. 4 ust. 1 lit. c) aktu podstawowego, które mogą zostać poniesione na terytorium państw członkowskich lub państwa pochodzenia.

2. Partnerzy w ramach projektu, którzy prowadzą działalność zarejestrowaną w kraju trzecim, mogą uczestniczyć w projektach jedynie na zasadzie bezkosztowej, z wyjątkiem międzynarodowych organizacji sektora publicznego ustanowionych w drodze porozumień międzyrządowych oraz specjalnych agencji ustanowionych przez takie organizacje, Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża oraz Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.

II. Kategorie wydatków kwalifikowalnych (na poziomie projektu)

II.1. Bezpośrednie wydatki kwalifikowalne

Bezpośrednie wydatki kwalifikowalne projektu stanowią koszty, które - biorąc pod uwagę ogólne zasady kwalifikowalności określone w części I - są identyfikowalne jako konkretne koszty związane bezpośrednio z realizacją projektu. Koszty bezpośrednie muszą być uwzględnione w prognozie całkowitego budżetu projektu.

Kwalifikowalne są następujące koszty bezpośrednie:

II.1.1. Koszty personelu

1. Koszty personelu oddelegowanego do projektu odpowiadające płacom realnym powiększonym o składki na zabezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe są kwalifikowalne, pod warunkiem że odpowiadają polityce zwyczajowo stosowanej przez beneficjenta w zakresie wynagrodzeń.

2. W przypadku organizacji międzynarodowych kwalifikowalne koszty personelu mogą obejmować świadczenia na pokrycie ustawowych zobowiązań i uprawnień w zakresie wynagrodzenia.

3. Odpowiednie koszty wynagrodzeń personelu organów publicznych stanowią koszty kwalifikowalne w stopniu, w jakim są związane z kosztami zadań, które nie byłyby realizowane przez dany organ publiczny, gdyby nie przystąpiono do realizacji danego projektu; personel ten musi być oddelegowany lub przydzielony do realizacji projektu na mocy pisemnej decyzji beneficjenta końcowego.

4. Koszty personelu muszą być szczegółowo określone w planie budżetowym, z podaniem stanowisk i liczby personelu.

II.1.2. Koszty podróży i utrzymania

1. Koszty podróży i utrzymania są kwalifikowalne jako koszty bezpośrednie w przypadku personelu i innych osób, które uczestniczą w działaniach związanych z projektem i których podróże są konieczne dla realizacji projektu.

2. Koszty podróży są kwalifikowalne na podstawie rzeczywistych poniesionych kosztów. Stawki zwrotu kosztów muszą bazować na najtańszej formie transportu publicznego, a przeloty - z zasady - są dopuszczalne tylko w przypadku podróży na odległość ponad 800 km (podróż w obie strony) lub gdzie uwarunkowania geograficzne uzasadniają podróż samolotem. Przy korzystaniu z prywatnego samochodu, zwrot ma miejsce z reguły na podstawie kosztu transportu publicznego lub stawki kilometrowej, zgodnie z opublikowanymi przepisami w tym zakresie w danym państwie członkowskim lub stosowanymi przez beneficjenta końcowego.

3. Koszty utrzymania są kwalifikowalne na podstawie rzeczywistych kosztów lub diety dziennej. Jeżeli organizacja posiada własne stawki dzienne (dodatek z tytułu kosztów utrzymania), stosuje się je do limitów określonych przez państwo członkowskie zgodnie z krajowym ustawodawstwem i praktyką. Dodatek z tytułu kosztów utrzymania obejmuje koszty transportu lokalnego (w tym taksówek), zakwaterowanie, posiłki, lokalne rozmowy telefoniczne oraz wydatki różne.

II.1.3. Wyposażenie

II.1.3.1. Zasady ogólne

1. Koszty związane z nabyciem sprzętu są kwalifikowalne tylko, jeżeli są konieczne do realizacji projektu. Sprzęt musi mieć właściwości techniczne wymagane do spełnienia przez projekt odpowiednich norm i standardów.

2. Wybór pomiędzy leasingiem, dzierżawą a zakupem zawsze musi się opierać na zasadzie wyboru najtańszej opcji. Niemniej jednak zakup dopuszcza się, jeśli leasing lub wynajem nie jest możliwy ze względu na krótki okres trwania projektu lub szybki spadek wartości.

II.1.3.2. Dzierżawa i leasing

Wydatki związane z dzierżawą i leasingiem są kwalifikowalne do współfinansowania zgodnie z przepisami państwa członkowskiego, ustawodawstwa krajowego oraz praktyki krajowej, a także okresem dzierżawy lub leasingu na potrzeby projektu.

II.1.3.3. Zakup

1. Jeżeli zakup sprzętu odbywa się w trakcie trwania projektu, w budżecie należy wskazać, czy finansowanie obejmuje pełen koszt, czy jedynie tą część amortyzacji sprzętu, która odpowiada okresowi użycia na potrzeby projektu oraz stawce rzeczywistego zużycia w ramach projektu. W drugim przypadku obliczeń dokonuje się zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami krajowymi.

2. Koszty sprzętu nabytego przed rozpoczęciem projektu, lecz użytkowanego na potrzeby projektu, są kwalifikowalne w wysokości amortyzacji. Koszty te nie są jednak kwalifikowalne, jeżeli sprzęt został nabyty z dotacji Wspólnoty.

3. W przypadku poszczególnych elementów, których koszt jest niższy niż 20.000 EUR, kwalifikowalny jest całkowity koszt nabycia, pod warunkiem że sprzęt jest zakupiony przed trzema ostatnimi miesiącami projektu. Poszczególne elementy, których koszt jest równy lub wyższy niż 20.000 EUR, kwalifikowalne są jedynie w oparciu o koszty amortyzacji.

II.1.4. Nieruchomości

II.1.4.1. Zasady ogólne

Nieruchomość musi mieć właściwości techniczne wymagane do spełnienia przez projekt odpowiednich norm i standardów.

II.1.4.2. Najem

Najem nieruchomości stanowi koszt kwalifikowalny do współfinansowania, jeżeli istnieje wyraźny związek między najmem a celami danego projektu, pod następującymi warunkami, bez uszczerbku dla stosowania surowszych przepisów krajowych:

a) nieruchomość nie została nabyta z dotacji Wspólnoty;

b) nieruchomość wykorzystywana jest jedynie w celu realizacji projektu. W przeciwnym razie kwalifikowalna jest tylko część kosztów odpowiadająca wykorzystaniu w ramach projektu.

II.1.5. Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne

Koszty nabycia towarów konsumpcyjnych, zaopatrzenia i usług ogólnych są kwalifikowalne, pod warunkiem że można je zidentyfikować oraz że są bezpośrednio potrzebne do realizacji projektu.

II.1.6. Podwykonawstwo

1. Jako zasadę ogólną należy przyjąć, że beneficjenci końcowi muszą posiadać możliwość samodzielnego zarządzania projektem. Kwota odpowiadająca zadaniom podzlecanym w ramach projektu musi zostać wyraźnie wskazana w umowie o dotację.

2. Wydatki związane z następującymi rodzajami podwykonawstwa są niekwalifikowalne do współfinansowania przez Fundusz:

a) podwykonawstwo zadań związanych z ogólnym zarządzaniem projektem;

b) podwykonawstwo, które zwiększa koszty projektu bez dodania proporcjonalnej wartości;

c) podwykonawstwo przez pośredników lub doradców z zapłatą określaną jako udział łącznego kosztu projektu, chyba że taka zapłata jest uzasadniona przez beneficjenta końcowego poprzez odniesienie do rzeczywistej wartości świadczonej pracy lub usług.

3. W każdym przypadku podwykonawcy muszą zobowiązać się do dostarczenia wszystkim instytucjom audytowym i kontrolnym wszelkich wymaganych informacji w związku z wykonywanymi działaniami.

II.1.7. Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym

Koszty ponoszone w celu spełnienia wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym, na przykład w związku z upublicznieniem, przejrzystością, oceną projektu, audytem zewnętrznym, gwarancjami bankowymi, tłumaczeniami itd. są kwalifikowalne jako koszty bezpośrednie.

II.1.8. Wynagrodzenie ekspertów

Koszty obsługi prawnej, notarialnej oraz dotyczące ekspertów technicznych i finansowych są kwalifikowalne.

II.1.9. Szczególne wydatki dotyczące obywateli państw trzecich objętych Funduszem

1. Na potrzeby pomocowe zakupy dokonane przez beneficjenta końcowego dla obywateli państw trzecich objętych Funduszem zgodnie z aktem podstawowym oraz zwrot przez beneficjenta końcowego kosztów poniesionych przez tych obywateli są kwalifikowalne pod następującymi warunkami:

a) beneficjent końcowy przechowuje wymagane informacje oraz dowody na to, że obywatele państw trzecich otrzymujący wsparcie są objęci Funduszem zgodnie z aktem podstawowym, przez okres wymagany na podstawie art. 41 aktu podstawowego;

b) beneficjent końcowy przechowuje dowody udzielenia wsparcia (takie jak faktury i rachunki) obywatelom państw trzecich przez okres określony w art. 41 aktu podstawowego.

2. W przypadku działań wymagających obecności osób objętych Funduszem (np. szkolenie) można wypłacać niewielkie zachęty finansowe jako wsparcie uzupełniające, pod warunkiem że nie przekroczą one w sumie 25.000 EUR na projekt i że są rozdzielane na osobę w ramach każdego organizowanego wydarzenia, szkolenia itp. Beneficjent końcowy zachowuje listę osób, czasu i daty dokonania płatności i zapewnia odpowiednie działania w celu uniknięcia podwójnego finansowania lub niewłaściwego wykorzystania funduszy.

II.2. Pośrednie wydatki kwalifikowalne

1. Kwalifikowalne koszty pośrednie działania to koszty, które - przy poszanowaniu warunków kwalifikowalności określonych w pkt I.1 ust. 1 - nie mogą zostać uznane za koszty specyficzne działania, związane bezpośrednio z jego realizacją.

2. W drodze odstępstwa od pkt I.1 ust. 1 lit. e) i pkt I.5 koszty pośrednie poniesione podczas realizacji działania mogą się kwalifikować do finansowania na podstawie ryczałtu ustalonego w wysokości co najwyżej 7 % kwoty całkowitych kosztów kwalifikowalnych.

3. Organizacje otrzymujące dotacje na działalność z budżetu Unii nie mogą włączyć kosztów pośrednich do swojego planu budżetowego.

III. Wydatki niekwalifikowalne

Następujące koszty są niekwalifikowalne:

a) VAT, chyba że beneficjent końcowy udowodni, że nie jest w stanie go odzyskać;

b) zysk z kapitału, zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia, odsetki od debetu, prowizje z tytułu wymiany walut oraz straty z tego tytułu, rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania, należne odsetki, wątpliwe wierzytelności, mandaty, kary finansowe, koszty postępowania sądowego oraz zbyt wysokie lub nieuzasadnione wydatki;

c) koszty reprezentacyjne wyłącznie dla personelu projektu. Uzasadnione koszty goszczenia na imprezach towarzyskich w interesie projektu, na przykład na koniec projektu lub spotkania grupy sterującej projektem, są dopuszczalne;

d) koszty zadeklarowane przez beneficjenta końcowego objęte innym projektem lub programem prac dotowanym przez Wspólnotę;

e) zakup gruntu oraz zakup, budowa lub remont nieruchomości;

f) wkłady rzeczowe.

IV. Pomoc techniczna z inicjatywy państw członkowskich

1. Wszelkie koszty konieczne do wdrożenia Funduszu przez instytucję odpowiedzialną, instytucję delegowaną, instytucję audytową, instytucję certyfikującą i inne organy wspierające wykonanie działań wymienionych w ust. 2 są kwalifikowalne w ramach pomocy technicznej w zakresie określonym w art. 15 aktu podstawowego.

2. Obejmuje to następujące środki:

a) wydatki związane z przygotowaniem, wyborem, wyceną, zarządzaniem i monitoringiem działań;

b) wydatki związane z audytami i kontrolami na miejscu obejmującymi działania lub projekty;

c) wydatki związane z oceną działań lub projektów;

d) wydatki związane z informacją, rozpowszechnianiem i przejrzystością działań;

e) wydatki z tytułu nabycia, instalacji i obsługi komputerowych systemów zarządzania, monitoringu i oceny Funduszu;

f) wydatki na spotkania komitetów monitorujących i podkomitetów związanych z realizacją działań; wydatki te mogą również uwzględniać koszty ekspertów i innych uczestników takich komitetów, w tym uczestników z krajów trzecich, jeśli ich obecność jest konieczna do skutecznej realizacji działań;

g) wydatki na zwiększenie zdolności administracyjnych w zakresie wdrażania Funduszu.

3. Działania i płatności związane z pomocą techniczną muszą zostać wykonane po dniu 1 stycznia roku określonego w decyzji finansowej zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich. Okres kwalifikowalności twa do terminu składania ostatecznych sprawozdań z wykonania programu rocznego.

4. Wszelkie zamówienia muszą być przeprowadzane zgodnie z krajowymi zasadami zamówień publicznych przyjętymi w danym państwie członkowskim.

5. Państwa członkowskie mogą wykorzystać środki na pomoc techniczną dla Funduszu razem ze środkami na pomoc techniczną dla niektórych lub wszystkich czterech Funduszy. Jednakże w tym przypadku tylko część kosztów w związku z realizacją wspólnych środków w ramach tego Funduszu jest kwalifikowalna w ramach Funduszu, a państwo członkowskie zapewnia, że:

a) część kosztów na wspólne środki jest podejmowana z odpowiedniego Funduszu w sposób uzasadniony i weryfikowalny; oraz

b) koszty nie są finansowane podwójnie.".