Zawiadomienie Komisji w sprawie wytycznych dotyczących sposobu wypełniania sekcji 9 wzoru formularza zawartego w załączniku do rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2019/723
Dz.U.UE.C.2021.507.1
Akt obowiązującyZawiadomienie Komisji w sprawie wytycznych dotyczących sposobu wypełniania sekcji 9 wzoru formularza zawartego w załączniku do rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2019/723
(2021/C 507/01)
1. Cel wytycznych
2. Punkt 9.1 "Ogólny wniosek dotyczący osiągniętego poziomu zgodności"
3. Punkt 9.2 "Wskazanie państwa członkowskiego/właściwego organu, który składa sprawozdanie roczne"
4. Tabela 1: liczba kontroli przeprowadzonych przez wszystkie właściwe organy - organy kontrolne - jednostki certyfikujące
1.1. Zarejestrowane podmioty posiadające certyfikat w dniu 31 grudnia roku sprawozdawczego
1.2. Grupy podmiotów posiadające certyfikat w dniu 31 grudnia roku sprawozdawczego
5. Tabela 2: przypadki niezgodności z przepisami
2.1. Liczba ustalonych przypadków niezgodności z przepisami
2.2. Środki podjęte w odniesieniu do stwierdzonych przypadków poważnych i krytycznych niezgodności
6. Tabela 3: nadzór i audyty
3.1. Nowe jednostki certyfikujące, którym właściwy organ przekazał zadania kontrolne/jednostki certyfikujące, którym odebrano przekazane uprawnienia
3.2. Nadzór nad jednostkami certyfikującymi sprawowany przez właściwy organ (istotne wyłącznie w przypadku, gdy właściwy organ przekazał zadania kontrolne organom kontroli)
3.3. Czynności audytowe zrealizowane przez właściwy organ w odniesieniu do organów kontroli (istotne wyłącznie w przypadku, gdy właściwy organ przekazał zadania kontrolne organom kontroli)
7. Tabela 4: indywidualny formularz dotyczący nadzoru nad jednostką certyfikującą
8. Tabela 5: czynności i środki podjęte przez właściwy organ w czasie roku sprawozdawczego w celu zapewnienia skuteczności kontroli urzędowych przeprowadzanych przez organy kontrolne/jednostki certyfikujące
1. Cel wytycznych
Celem niniejszych wytycznych jest pomoc państwom członkowskim w przedkładaniu informacji i danych dotyczących produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych w rocznych sprawozdaniach z realizacji ich wieloletnich krajowych planów kontroli, o których mowa w części II sekcja 9 załącznika do rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2019/723 1 , zmienionego rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2021/1935 z dnia 8 listopada 2021 r. 2
Niniejsze wytyczne mają stanowić uzupełnienie zawiadomienia Komisji w sprawie wytycznych dotyczących sposobu wypełniania wzoru formularza zawartego w załączniku do rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2019/723 ustanawiającego zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/625 w odniesieniu do wzoru formularza, który ma być wykorzystywany w sprawozdaniach rocznych przedkładanych przez państwa członkowskie 3 .
W tym względzie definicje zawarte w sekcji 4 zawiadomienia Komisji 2021/C 71/01 mają również zastosowanie do sektora ekologicznego.
Do dokonywania obowiązującej wykładni przepisów UE upoważniony jest jedynie Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
2. Punkt 9.1 "Ogólny wniosek dotyczący osiągniętego poziomu zgodności"
Informacje należy przedstawić w polu tekstowym, w którym można wpisać dowolny tekst.
Państwa członkowskie powinny uwzględnić wytyczne zawarte w części II sekcja A.1 zawiadomienia Komisji 2021/C 71/01.
3. Punkt 9.2 "Wskazanie państwa członkowskiego/właściwego organu, który składa sprawozdanie roczne"
Informacje należy przedstawić w formularzu.
Państwa członkowskie przekazują następujące informacje służące identyfikacji:
- dane od: nazwa państwa członkowskiego i nazwa właściwego organu, który przedkłada sprawozdanie;
- liczba właściwych organów, które nadesłały dane uwzględnione w sprawozdaniu (A): łączna liczba właściwych organów, jak określono w art. 3 pkt 3 rozporządzenia (UE) 2017/625, w tym, w stosownych przypadkach, na szczeblu krajowym, regionalnym lub lokalnym;
- liczba organów kontrolnych, które nadesłały dane uwzględnione w sprawozdaniu (B): łączna liczba organów kontrolnych, jak określono w art. 3 pkt 55 rozporządzenia (UE) 2018/848, w tym, w stosownych przypadkach, na poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym;
- liczba jednostek certyfikujących, które nadesłały dane uwzględnione w sprawozdaniu (C): łączna liczba organów kontrolnych zgodnie z definicją w art. 3 pkt 56 rozporządzenia (UE) 2018/848 4 ;
- łączna liczba organów/jednostek certyfikujących, które nadesłały dane uwzględnione w sprawozdaniach (A) + (B) + (C): suma A, B i C;
- okres sprawozdawczy: państwa członkowskie powinny uwzględnić wytyczne zawarte w sekcji 6 zawiadomienia Komisji 2021/C 71/01.
4. Tabela 1: Liczba kontroli przeprowadzonych przez wszystkie właściwe organy/organy kontrolne/jednostki certyfikujące
Informacje należy przedstawić w dwóch tabelach 1.1 i 1.2.
1.1. Zarejestrowane podmioty posiadające certyfikat w dniu 31 grudnia roku sprawozdawczego
W odniesieniu do każdego wiersza tabeli 1.1 (1.a, 1.b...) państwa członkowskie powinny podać w odpowiednich kolumnach następujące informacje:
- numer kodu lub nazwa właściwego organu/organu kontrolnego/jednostki certyfikującej:
w przypadku organów delegowanych numer odnosi się do numeru kodu nadanego im przez właściwy organ zgodnie z art. 28 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2017/625;
w przypadku organów kontrolnych nazwa lub numer kodu odnosi się do nazwy lub numeru kodu obu organów kontrolnych;
w przypadku właściwych organów nazwa odnosi się do nazwy właściwych organów;
- liczba podmiotów:
w przypadku właściwych organów: liczba podmiotów bezpośrednio kontrolowanych i certyfikowanych przez właściwe organy, które znajdują się w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 34 ust. 6 rozporządzenia (UE) 2018/848 na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego;
w przypadku organów kontrolnych i jednostek certyfikujących: liczba podmiotów kontrolowanych i certyfikowanych przez organy kontrolne i jednostki certyfikujące, które znajdują się w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 34 ust. 6 rozporządzenia (UE) 2018/848 na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego.
Podmioty "zawieszone" i "wycofane" nie powinny być liczone w przypadku, gdy zawieszenie lub cofnięcie ich certyfikatu miało miejsce w trakcie roku sprawozdawczego. To samo dotyczy "podmiotów gospodarczych, których certyfikacja jest nadal w toku";
- liczba weryfikacji zgodności, o których mowa w art. 38 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2018/848 (fizyczne i pozostałe):
liczba ta odnosi się do całkowitej liczby weryfikacji zgodności, które miały miejsce w roku sprawozdawczym, niezależnie od tego, czy obejmują one fizyczne kontrole na miejscu;
- liczba przeprowadzonych fizycznych kontroli na miejscu: odnosi się ona do kontroli, które obejmowały fizyczne kontrole na miejscu w następujących przypadkach:
- coroczne kontrole dotyczące wydania lub odnowienia certyfikatu, o których mowa w art. 38 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2018/848;
- dodatkowe kontrole oparte na analizie ryzyka, o których mowa w art. 38 ust. 4 lit. b) rozporządzenia (UE) 2018/848;
- suma "kontroli rocznych" i "kontroli opartych na analizie dodatkowego ryzyka" oraz
- suma "kontroli rocznych" i "kontroli opartych na analizie dodatkowego ryzyka", przeprowadzonych bez uprzedniego powiadomienia, o których mowa w art. 38 ust. 4 lit. a) rozporządzenia (UE) 2018/848.
Państwa członkowskie powinny również uwzględnić wytyczne poprzez odniesienie do tekstu w sekcji 4 lit. a) zawiadomienia Komisji 2021/C 71/01 (Sposób liczenia kontroli urzędowych);
- liczba próbek pobranych zgodnie z art. 38 ust. 4 lit. c) rozporządzenia (UE) 2018/848
Państwa członkowskie powinny podać liczbę próbek pobranych podczas wszystkich kontroli urzędowych (rocznych, dodatkowych, opartych na ryzyku, niezapowiedzianych) w następujący sposób:
całkowita liczba pobranych i przeanalizowanych próbek oraz
liczba próbek, w których wykryte zostały produkty i substancje niedopuszczone do stosowania w produkcji ekologicznej.
W przypadku jednorazowego pobrania od jednego podmiotu wielu próbek z tej samej partii produktów państwa członkowskie powinny zgłosić je jako jedną próbkę.
Jednakże w przypadku jednorazowego pobrania od jednego podmiotu wielu próbek z kilku partii/produktów państwa członkowskie powinny zgłosić każdą osobno.
1.2. Grupy podmiotów posiadające certyfikat w dniu 31 grudnia roku sprawozdawczego
W odniesieniu do każdego wiersza tabeli 1.2 (2.a, 2.b...) państwa członkowskie zamieszczają w odpowiednich kolumnach następujące informacje:
- numer kodu lub nazwa właściwego organu/organu kontrolnego/jednostki certyfikującej;
- liczba grup:
- odnosi się do łącznej liczby grup podmiotów skontrolowanych i certyfikowanych przez każdy właściwy organ/organ kontrolny/każdą jednostkę certyfikującą;
- identyfikacja grupy: odnosi się do nazwy lub innej identyfikacji każdej grupy podmiotów;
- łączna liczba podmiotów będących członkami grup: odnosi się do całkowitej liczby członków każdej grupy podmiotów;
- łączna liczba kontroli urzędowych w odniesieniu do grup: odnosi się do całkowitej liczby kontroli urzędowych każdej grupy podmiotów w następujący sposób:
roczna weryfikacja ustanowienia i funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, niezależnie od tego, czy obejmuje ona fizyczną kontrolę na miejscu, o której mowa w art. 38 ust. 1 lit. d) rozporządzenia (UE) 2018/848;
powtórne inspekcje członków grup, o których mowa w art. 38 ust. 4 lit. d) rozporządzenia (UE) 2018/848 i art. 7 rozporządzenia (UE) 2021/279;
audyty obserwacyjne, o których mowa w art. 2 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2021/771 oraz
dodatkowe inspekcje oparte na analizie ryzyka, o których mowa w art. 38 ust. 4 lit. b) rozporządzenia (UE) 2018/848.
- liczba powtórnych inspekcji przeprowadzonych w odniesieniu do członków grup: odnosi się do powtórnych inspekcji członków przeprowadzanych przez właściwy organ/organ kontrolny/jednostkę certyfikującą w odniesieniu do każdej grupy podmiotów oraz
- inspekcje, w ramach których pobrano co najmniej jedną próbkę.
5. Tabela 2: Przypadki niezgodności z przepisami
Informacje należy przedstawić w dwóch tabelach 2.1 i 2.2.
2.1. Liczba ustalonych przypadków niezgodności z przepisami
W odniesieniu do każdego wiersza tabeli 2.1 (1.a, 1.b...) państwa członkowskie powinny podać w odpowiednich kolumnach następujące informacje:
- nazwa lub numer kodu właściwego organu/organu kontrolnego/jednostki certyfikującej;
- ogólne przepisy dotyczące produkcji: odnosi się do stwierdzonych poważnych i krytycznych przypadków niezgodności z przepisami, które dotyczą ogólnych zasad produkcji, o których mowa w art. 9, 10 i 11 rozporządzenia (UE) 2018/848 i w odpowiednim prawodawstwie wtórnym;
- szczegółowe przepisy dotyczące produkcji: odnosi się do stwierdzonych poważnych i krytycznych przypadków niezgodności z przepisami, które dotyczą szczegółowych zasad produkcji, o których mowa w art. 12-21 rozporządzenia (UE) 2018/848 oraz w załączniku II do tego rozporządzenia oraz w rozporządzeniach (UE) 2020/464 i (UE) 2021/1189;
- niedozwolone substancje lub produkty: odnosi się do stwierdzonych poważnych i krytycznych przypadków niezgodności z przepisami, które dotyczą obecności produktów i substancji niedopuszczonych w przypadku produkcji ekologicznej;
- wyjątki: odnosi się do stwierdzonych poważnych i krytycznych przypadków niezgodności z przepisami, które dotyczą wyjątków, o których mowa w art. 22 rozporządzenia (UE) 2018/848 i w rozporządzeniu (UE) 2020/1691;
- dokumenty i rejestry: odnosi się do stwierdzonych poważnych i krytycznych przypadków niezgodności z przepisami, które dotyczą dokumentów i rejestrów, o których mowa w art. 39 rozporządzenia (UE) 2018/848 i w rozporządzeniu (UE) 2021/1691;
- przepisy dotyczące grup podmiotów: odnosi się do stwierdzonych poważnych i krytycznych przypadków niezgodności z przepisami w zakresie grup podmiotów, o których mowa w art. 36 rozporządzenia (UE) 2018/848 oraz w art. 4-7 rozporządzenia (UE) 2021/279 i art. 2 rozporządzenia (UE) 2021/771;
- znakowanie: odnosi się do stwierdzonych poważnych i krytycznych przypadków niezgodności z przepisami, które dotyczą zasad znakowania, o których mowa w art. 30-33 rozporządzenia (UE) 2018/848 i w art. 3 rozporządzenia (UE) 2021/279 oraz
- inne: odnosi się do stwierdzonych poważnych i krytycznych przypadków niezgodności z przepisami, które dotyczą wszelkich innych przepisów niewymienionych powyżej.
2.2. Środki podjęte w odniesieniu do stwierdzonych przypadków poważnych i krytycznych niezgodności
Państwa członkowskie powinny podać zarówno całkowitą liczbę środków podjętych przez właściwe organy/organy kontrolne/jednostki certyfikujące w celu przywrócenia zgodności, jak i liczbę środków w kolumnach B1 do B9 tabeli 2.2.
Przekazując takie informacje, państwa członkowskie powinny wziąć pod uwagę fakt, że właściwe organy/organy kon- trolne/jednostki certyfikujące mogą podjąć więcej niż jeden środek w niektórych przypadkach stwierdzonych niezgodności, a zatem łączna liczba stwierdzonych niezgodności i całkowita liczba środków mogą być różne.
6. Tabela 3: Nadzór i audyty
Informacje należy przedstawić w trzech tabelach 3.1, 3.2 i 3.3.
3.1. Nowe jednostki certyfikujące, którym właściwy organ przekazał zadania kontrolne/jednostki certyfikujące, którym odebrano przekazane uprawnienia
Państwa członkowskie powinny wskazać liczbę nowych jednostek, którym właściwy organ przekazał zadania kontrolne w roku sprawozdawczym (wiersz B), oraz liczbę jednostek certyfikujących, którym odebrano przekazane uprawnienia w trakcie roku sprawozdawczego (wiersz C).
W celu zapewnienia spójności danych państwa członkowskie powinny również podać liczbę organów delegowanych na początku (wiersz A) i na koniec roku sprawozdawczego (wiersz D).
Państwa członkowskie mogą również przedstawić uwagi, jeżeli jest to konieczne do wyjaśnienia sytuacji.
3.2. Nadzór nad jednostkami certyfikującymi sprawowany przez właściwy organ (istotne wyłącznie w przypadku, gdy właściwy organ przekazał zadania kontrolne organom kontroli)
Tabela ta składa się z dwóch części 3.2.a i 3.2.b.
Państwa członkowskie powinny przedstawić ogólne informacje na temat nadzoru nad jednostkami certyfikującymi w pierwszej części 3.2.a., jak wskazano w kolumnach D, E i F tabeli.
"Audyty nadzorcze" w kolumnie E odnoszą się do audytów lub inspekcji, o których mowa w art. 33 lit. a) rozporządzenia (UE) 2017/625.
Państwa członkowskie mogą wykorzystać kolumnę "uwagi" do przedstawienia wyjaśnień, jeżeli zakres zastosowania wynosi mniej niż 100 % lub więcej niż 100 %, gdy państwo członkowskie posiada więcej niż jeden właściwy organ sprawujący nadzór.
W drugiej części tabeli 3.2.b państwa członkowskie powinny przedstawić szczegółowe informacje dotyczące nadzoru nad poszczególnymi jednostkami certyfikującymi, jak wskazano w kolumnach G do M tabeli.
"Przegląd dokumentacji podmiotów gospodarczych" w kolumnie J tabeli odnosi się do przeglądu dokumentacji z kontroli podmiotów gospodarczych certyfikowanych przez daną jednostkę certyfikującą podczas zdalnej analizy dokumentów lub podczas kontroli fizycznej podmiotu na miejscu. Kontrole na miejscu mogą być przeprowadzane bezpośrednio przez pracowników właściwego organu lub przez inspektorów jednostki certyfikującej (audyt obserwacyjny).
Podobnie "przegląd dokumentacji grupy podmiotów" w kolumnie L tabeli odnosi się do przeglądu dokumentacji z kontroli grup podmiotów gospodarczych certyfikowanych przez daną jednostkę certyfikującą i może dotyczyć weryfikacji utworzenia i funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej (ICS) lub powtórnych inspekcji członków grup lub audytów obserwacyjnych.
Państwa członkowskie powinny wypełnić kolumnę N tabeli tylko wówczas, gdy wypełniają nieobowiązkową tabelę 4. W takim przypadku powinny one podać numer referencyjny "indywidualnego formularza" dla każdej jednostki certyfikującej.
3.3. Czynności audytowe zrealizowane przez właściwy organ w odniesieniu do organów kontroli (istotne wyłącznie w przypadku, gdy właściwy organ przekazał zadania kontrolne organom kontroli)
Państwa członkowskie powinny przekazywać informacje na temat audytów organów kontrolnych produkcji ekologicznej przeprowadzanych zgodnie z art. 6 rozporządzenia (UE) 2017/625, jak wskazano w kolumnach K do M tabeli 3.3.
7. Tabela 4: Indywidualny formularz dotyczący nadzoru nad jednostką certyfikującą
Ta informacja w tabeli 4 jest nieobowiązkowa.
W przypadku gdy państwa członkowskie zdecydują się wypełnić tę tabelę, powinny stworzyć osobny formularz dla każdej jednostki certyfikującej znajdującej się pod ich nadzorem oraz utworzyć jeden numer referencyjny dla każdego indywidualnego formularza.
Państwa członkowskie powinny przedstawić krótkie opisy głównych ustaleń z audytów nadzorczych w ramach pięciu wcześniej określonych kategorii tabeli 4. Mogą również dodać opisy dotyczące innych ustaleń, które nie wchodzą w zakres pięciu wcześniej określonych kategorii.
Państwa członkowskie powinny w podsumowaniu podać opis działań podjętych przez właściwy organ w celu przywrócenia zgodności.
8. Tabela 5: Czynności i środki podjęte przez właściwy organ w czasie roku sprawozdawczego w celu zapewnienia skuteczności kontroli urzędowych przeprowadzanych przez organy kontrolne/jednostki certyfikujące
Informacje te są takie same jak informacje wymagane w części I załącznika do rozporządzenia (UE) 2019/723. Wypełniając tę tabelę w systemie informatycznym rolnictwa ekologicznego, państwa członkowskie nie muszą wypełniać części I specjalnego modułu służącego do składania sprawozdań rocznych w ramach skomputeryzowanego systemu zarządzania informacjami w zakresie kontroli urzędowych (roczne sprawozdania z kontroli urzędowych).
Państwa członkowskie powinny przedstawić opis działań podjętych w celu zapewnienia skuteczności krajowego systemu kontroli ekologicznych w ramach sześciu wcześniej określonych kategorii tekstu i mogą dodać inne inicjatywy, które nie zostały wcześniej określone w tabeli 5.