Zatwierdzenie zalecenia dla Komisji w sprawie prawodawstwa dotyczącego postępowania administracyjnego w Unii Europejskiej (2012/2024(INL)).
Dz.U.UE.C.2015.440.17
Akt nienormatywnyPostępowanie administracyjne w UE
Rezolucja Parlamentu Europejskiego z dnia 15 stycznia 2013 r. zawierające zalecenia dla Komisji w sprawie prawodawstwa dotyczącego postępowania administracyjnego w Unii Europejskiej (2012/2024(INL))
(2015/C 440/04)
(Dz.U.UE C z dnia 30 grudnia 2015 r.)
Parlament Europejski,
ZAŁĄCZNIK
SZCZEGÓŁOWE ZALECENIA DOTYCZĄCE TREŚCI PRZEDSTAWIONEGO WNIOSKU
SZCZEGÓŁOWE ZALECENIA DOTYCZĄCE TREŚCI PRZEDSTAWIONEGO WNIOSKU
Celem rozporządzenia powinno być zagwarantowanie prawa do dobrej administracji za pomocą otwartej, efektywnej i niezależnej administracji w oparciu o europejskie prawodawstwo dotyczące postępowania administracyjnego.
Rozporządzenie powinno mieć zastosowanie do instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii ("administracja unijna") w ich kontaktach ze społeczeństwem. Zakres rozporządzenia powinien być zatem ograniczony do administracji bezpośredniej.
Rozporządzenie powinno określać podstawowe zasady dobrej administracji i regulować procedury stosowane przez administrację unijną podczas rozpatrywania poszczególnych przypadków, w których stroną jest osoba fizyczna lub prawna, lub w innych sytuacjach, w których jednostka ma bezpośredni lub osobisty kontakt z administracją unijną.
Zalecenie 2 (dotyczące związku między rozporządzeniem a instrumentami sektorowymi)
Rozporządzenie powinno zawierać uniwersalny zbiór zasad i określać procedurę stosowaną jako zasadę de minimis, gdy nie istnieje lex specialis.
Gwarancje przyznane obywatelom w ramach instrumentów sektorowych nie mogą zapewniać mniejszej ochrony niż gwarancje przewidziane w rozporządzeniu.
Zalecenie 3 (dotyczące ogólnych zasad odnoszących się do administracji)
Rozporządzenie powinno określać następujące zasady:
Podejmowane decyzje i przyjmowane środki nigdy nie powinny być arbitralne ani wynikać z celów, które nie są oparte na prawie lub motywowane interesem publicznym.
Osoby, które znajdują się w podobnej sytuacji, powinny być traktowane jednakowo. Różnice w traktowaniu mogą być usprawiedliwione jedynie obiektywnymi aspektami danej sprawy.
Podejmując decyzje, urzędnicy powinni zachowywać odpowiednią równowagę między interesami osób prywatnych a interesem publicznym. W szczególności nie powinni nakładać obciążeń administracyjnych lub ekonomicznych, które są nadmierne w stosunku do oczekiwanych korzyści.
Administracja unijna zawsze działa w interesie Unii i dla dobra publicznego. Żadne działanie nie będzie się opierać na interesie osobistym (w tym finansowym), rodzinnym ani narodowym, ani też podlegać presji politycznej. Administracja unijna gwarantuje odpowiednią równowagę między poszczególnymi rodzajami interesów obywateli (przedsiębiorców, konsumentów i innych).
Uzasadnione i słuszne oczekiwania osób wynikające ze sposobu, w jaki administracja unijna działała w przeszłości, powinny być respektowane.
Administracja unijna nie powinna przetwarzać danych osobowych w celach prawnie niedozwolonych ani przekazywać tych danych osobom trzecim.
Wnioski o dostęp do dokumentów są rozpatrywane zgodnie z ogólnymi zasadami i ograniczeniami określonymi w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001.
Członkowie personelu informują opinię publiczną na temat sposobu, w jaki rozpatrywana jest sprawa leżąca w ich kompetencjach.
Po otrzymaniu wniosku w sprawie, która nie znajduje się w zakresie ich kompetencji, kierują osobę składającą wniosek do właściwego punktu obsługi.
Zalecenie 4 (dotyczące zasad regulujących decyzje administracyjne)
Zalecenie 4.1: dotyczące wszczęcia postępowania administracyjnego
Decyzje administracyjne są podejmowane przez administrację unijną z własnej inicjatywy lub na wniosek zainteresowanej strony.
Zalecenie 4.2: dotyczące potwierdzania odbioru
Wnioski o decyzje indywidualne powinny być potwierdzane na piśmie, ze wskazaniem terminu podjęcia decyzji w danej sprawie. Określa się też konsekwencje jakiegokolwiek uchybienia w zakresie podjęcia decyzji w określonym terminie (milczenie administracji).
W przypadku wadliwego wniosku potwierdzenie zawiera termin poprawy błędu lub dostarczenia brakujących dokumentów.
Zalecenie 4.3: dotyczące bezstronności decyzji administracyjnych
Żaden członek personelu nie bierze udziału w podejmowaniu decyzji administracyjnej, w której ma interes finansowy.
Informacje o wszelkich konfliktach interesów pracownik przekazuje swojemu bezpośredniemu przełożonemu, który może podjąć decyzję o wykluczeniu tego członka personelu z postępowania, z uwzględnieniem okoliczności konkretnej sprawy.
Obywatel będący stroną zainteresowaną może zażądać wykluczenia urzędnika z procesu podejmowania decyzji, która wpłynie na indywidualne interesy tej osoby. Wniosek w tej sprawie składa się na piśmie i określa w nim podstawy, na których jest oparty. Bezpośredni przełożony urzędnika podejmuje decyzję po przesłuchaniu zainteresowanego urzędnika.
Należy ustalić odpowiednie terminy postępowania w przypadku konfliktów interesów.
Zalecenie 4.4: dotyczące prawa do bycia wysłuchanym
Należy przestrzegać prawa do obrony na każdym etapie postępowania. Jeśli unijna administracja podejmie decyzję, która ma bezpośredni wpływ na prawa lub interesy osób, osoby te będą miały możliwość wyrażenia swoich poglądów na piśmie lub ustnie przed podjęciem decyzji, jeśli to konieczne lub jeśli tak zdecydują, za pośrednictwem wybranej przez siebie osoby.
Zalecenie 4.5: dotyczące prawa dostępu do akt sprawy
Zainteresowana strona ma zagwarantowany pełen dostęp do akt swojej sprawy. Decyzja o tym, które jawne dokumenty są istotne, powinna należeć do zainteresowanej strony.
Zalecenie 4.6: dotyczące terminów
Decyzje administracyjne podejmowane są w rozsądnym terminie i bez opóźnień. Terminy określa się w odpowiedniej zasadzie dotyczącej konkretnego postępowania. Jeśli termin nie został ustalony, nie powinien on przekraczać trzech miesięcy od daty podjęcia decyzji w sprawie wszczęcia postępowania, jeżeli zostało ono wszczęte z urzędu, lub od daty złożenia wniosku przez zainteresowaną stronę.
Jeżeli decyzja nie może zostać podjęta w tym terminie z przyczyn obiektywnych, takich jak konieczność zapewnienia czasu na poprawę wadliwego wniosku, złożoność sprawy, obowiązek zawieszenia postępowania do czasu podjęcia decyzji przez stronę trzecią itp., osoba zainteresowana zostanie o tym poinformowana, a decyzja zostanie podjęta w możliwie najkrótszym czasie.
Zalecenie 4.7: dotyczące formy decyzji administracyjnych
Decyzje administracyjne powinny mieć formę pisemną i być sformułowane w sposób jasny, prosty i zrozumiały. Są one sporządzane w języku wybranym przez adresata, pod warunkiem, że jest to jeden z języków urzędowych Unii.
Zalecenie 4.8: dotyczące obowiązku przedstawienia przyczyn
W treści decyzji administracyjnych należy wyraźnie wskazać powody, na których są oparte, w tym istotne fakty i podstawę prawną.
Decyzje zawierają indywidualne uzasadnienia. Jeśli nie jest to możliwe ze względu na to, że podobne decyzje dotyczą dużej liczby osób, należy zezwolić na przekazywanie standardowych komunikatów. W tym przypadku jednak każdy obywatel, który wyraźnie zażąda indywidualnego uzasadnienia, powinien je otrzymać.
Zalecenie 4.9: dotyczące powiadomienia w sprawie decyzji administracyjnych
Informacje o decyzjach administracyjnych, które mają wpływ na prawa i interesy osób, przekazuje się na piśmie osobie zainteresowanej lub osobom zainteresowanym natychmiast po przyjęciu tych decyzji.
Zalecenie 4.10: dotyczące wskazania dostępnych środków odwoławczych
W decyzjach administracyjnych należy jednoznacznie wskazywać - tam, gdzie prawo unijne przewiduje taką możliwość - że możliwe jest odwołanie, a także opisać procedurę prowadzącą do złożenia takiego odwołania, w tym nazwę i adres siedziby osoby lub wydziału, do których należy złożyć odwołanie, i termin na jego złożenie.
W stosownych przypadkach w decyzjach administracyjnych podaje się informację o możliwości wszczęcia postępowania sądowego i/lub złożenia skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.
Zalecenie 5 (dotyczące przeglądu i zmiany własnych decyzji)
Rozporządzenie powinno przewidywać możliwość skorygowania błędu pisarskiego, arytmetycznego lub podobnego przez administrację unijną w dowolnej chwili, z własnej inicjatywy lub na wniosek osoby zainteresowanej.
Należy uwzględnić postanowienia dotyczące sprostowania decyzji administracyjnych z innych powodów, wyraźnie określając procedury postępowania w przypadku zmiany decyzji, które wpływają niekorzystnie na interesy osoby zainteresowanej, oraz tych, które są korzystne dla tej osoby.
Zalecenie 6 (dotyczące formy i jawności rozporządzenia)
Rozporządzenie powinno być sporządzone w sposób jasny, zwięzły i zrozumiały dla opinii publicznej.
Powinno być odpowiednio opublikowane na stronach internetowych każdej instytucji, każdego organu i każdej jednostki organizacyjnej Unii.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.